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UNIDADE

Nesta Unidade, voc aprender a planejar, organizar e executar reunies, mesmo com a presena de estrangeiros, valendo-se de tecnologias sofisticadas. Ver como proceder quando se ausentar e precisar que algum o substitua, alm de verificar como se deve apresentar no mercado de trabalho.

REUNIO
Quem de ns nunca participou de um evento chamado reunio (social, familiar, profissional, escolar, etc.). Veremos, a partir deste tpico, como planejar, organizar e participar desse evento to importante no meio corporativo. Reunio encontro com hora marcado para anlise, discusses e resolues diversas. Segundo o Dicionrio Aurlio, acontecimento que proporciona o encontro de diversas pessoas, em determinado local (residncia, clube etc.). Na prtica, as reunies esto, cada vez mais, voltadas para trocas de informaes, opinies ou idias. O importante o intercmbio, a possibilidade da comunicao e o enriquecimento do produto final, a partir do trabalho em conjunto. Os perfis de cada reunio dependem, obviamente, de quem as conduz e do contedo a ser discutido. Algumas reunies so voltadas para gerar comprometimento, ou seja, mesmo que os participantes no sejam responsveis direto pelas decises, o espao aberto para perguntas, questionamento e discusso de assuntos imediatos ou aes futuras, visando ao desenvolvimento e maximizao dos resultados da empresa. A seguir, relacionamos algumas dicas que podem at mesmo ser chamadas de regras bsicas, uma vez que se torna necessrio segui-las para o planejamento de uma reunio. Essas regras servem para voc conduzir ou secretariar a reunio. 1) Definio de hora e lugar: Cabe a voc ter a certeza de que tudo vai se encaixar. Certifique-se de que a carga horria no ultrapasse outros compromissos do lder. Tente encontrar um local que se harmonize com a quantidade de pessoas e o tipo de reunio. Por exemplo: se o assunto em pauta for explosivo ou polmico, procure se possvel destinar um local mais aprazvel, algo que ajude a desarmar os espritos. 2) Comunicao Interna: Faa uma parceria produtiva com o pessoal responsvel pela Comunicao Interna. Certifique-se de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio Eletrnico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importncia, confirme ou tenha a certeza de que algum o fez as presenas por escrito. 3) Papis e lpis/canetas: No deixe que ningum d a desculpa de que no anotou alguma coisa porque se esqueceu dos instrumentos bsicos para isso. Preste ateno quantidade e qualidade, de acordo com o nmero de pessoas

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Preste ateno quantidade e qualidade, de acordo com o nmero de pessoas 4) Disposio geral: Ao lder dever ser reservado um lugar de onde possa ser observado por todos, sem distino. Coloque, estrategicamente, um objeto de seu uso no local, mesa. Combine com ele se h necessidade de uma distribuio estratgica de lugares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa... De preferncia, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de forma separada, porque a tendncia de pessoas que convivem no dia-a-dia conversarem paralelamente. 5) Protocolo: Em determinadas reunies, necessrio observar detalhes protocolares. Por exemplo: os lugares bem ao lado do lder tm de ser ocupados por cargos de maior importncia, ou de importncia capital para o evento em si. 6) Bebidas: Nada alm de gua (gelada e sem gelo), caf e ch. 7) Fumo: Crescem na cultura empresarial/organizacional as restries aos fumantes, mas o lder quem determina se, naquela reunio, se pode ou no fumar. De preferncia, isso deve ser avisado na comunicao interna ou depender da poltica da empresa a esse respeito. 8) Saber ouvir: Quando voc estiver participando de uma reunio de cuja ata no responsvel, sua tentao ser falar, fazer perguntas ou intervir, para se fazer observar e sentir, mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reunio aquela pessoa que sabe ouvir. Preste ateno cada palavra e sua entonao. Muitos perdem o melhor do encontro, pois, enquanto o outro est falando, eles esto pensando em como sobressair. 9) Interrupes: Estabelea com o lder um acordo sobre a oportunidade ou no das interrupes ocasionadas por fatores externos. Ligaes urgentes, chamados de servio, etc., tudo dever ser comunicado aps a reunio. esperada alguma ligao urgente? Quem poder sair da sala para atender a emergncias? importante preparar-se para antecipar imprevistos. 10) Lista de presena: Geralmente, o lder gosta de saber quem faltou e por qu. Prepare tudo antes e se certifique de que todos os presentes puderam assinar a lista. 11) Crach: Providencie que todos estejam com os respectivos crachs de identificao. O lder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e, obviamente, pode no se lembrar de todos, principalmente em reunies em que novos contratados esto presentes. 12) Ata: Geralmente, de sua responsabilidade. Seja minuciosa. Data, hora e local. Assunto. Ordem do Dia. Quem falou o qu. Que temas ficaram pendentes. O essencial e as concluses. Sempre que possvel, faa o lder ler e assinar.

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Outras dicas: 1) Analisar a necessidade da reunio: Crie uma agenda com os tpicos que sero discutidos, providenciando todas as informaes e documentos necessrios ao bom andamento da reunio. 2) Definir a pauta: Defina os objetivos a serem tratados (que devem ser pautados com o executivo). Tome o cuidado de no deixar nenhum assunto pendente, em uma ordem prioritria de assunto, evitando agendas extensas demais. 3) Participantes: Devem ser convocados/convidados apenas as pessoas que tenham ligao direta com o(s) objetivo(s) da reunio, as quais contribuiro e auxiliaro na tomada de decises. 4) Convocao: Envie a convocao com antecedncia, para que todos tenham tempo hbil de se preparar. Fonte: <www.secretariamoderna.com.br>.

Planejamento e Organizao de uma Reunio


Neste tpico, veremos alguns itens fundamentais para que toda e qualquer reunio suceda com xito. Falaremos das razes para convocar ou no uma reunio, at fatores considerados importantes para que ela ocorra com sucesso. Maria Ester Cambra Alonso (2002, p. 119) afirma que fundamental que seja, primeiramente, avaliado o custo x benefcio de uma reunio, isto , necessrio saber se o retorno dela ser compatvel com seu investimento e, ainda, a reunio um recurso caro para a empresa, por isso deve ser previamente avaliada e planejada [...] . Afinados com esse pensamento, exporemos, a seguir, algumas dicas importantes para tirar o mximo de proveito de uma reunio, os cuidados necessrios desde sua concepo, planejamento e organizao, que passam pela analise da real necessidade de sua realizao. Razes para se convocar uma reunio
? Apresentar um novo diretor/gerente; ? Esclarecer acerca do planejamento estratgico da empresa; ? Deliberar sobre uma deciso importante; ? Analisar processos para possveis solues de problemas; ? Conciliar divergncia; ? Instruir colaboradores em diferentes nveis hierrquicos da realizao de

atividades/tarefas/metas;

? Discutir informaes indispensveis, necessrias e essenciais ao bom

andamento dos negcios da empresa.

Razes para no se convocar uma reunio


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? Quando, aps anlise dos assuntos a serem tratados na reunio, estes no

forem suficientes para uma convocao;

? Quando a utilizao de meios de comunicao modernos, como a

teleconferncia, produzirem os mesmos resultados e os itens de pauta puderem ser discutidos igualmente; ? Insuficincia de tempo para a organizao adequada; ? Quando participantes indispensveis no puderem comparecer. ? Itens a serem considerados na elaborao da pauta da reunio ? Objetivo da reunio: Devem-se informar aos participantes da reunio, se possvel encaminhe com a pauta, documentos/relatrios que sero discutidos, para que possam inteirar-se do assunto antecipadamente. O conhecimento prvio facilitar e agilizar a tomada de decises; ? Previso do tempo: Ao elaborar a pauta, defina o incio e, principalmente, o trmino suposto da reunio, pois isso facilitar o planejamento do tempo dos participantes. A pauta deve ser definida por assunto. Normalmente, os mais importantes por primeiro, pois demandam mais tempo. Quando da participao de um convidado externo, este deve saber com antecedncia quanto tempo ter para sua fala e o horrio que dever comparecer reunio; ? Local, data e horrio: Estes itens so importantes para que sejam evitados atrasos e desencontros; ? Nome dos participantes: importante que todos saibam quem ir participar. Alguns itens considerados importantes ao xito de uma reunio

? Entrar em contato com cada participante, confirmando sua presena; ? Examinar se a pauta da reunio complemento de reunies anteriores. Caso seja, providenciar os assuntos/documentaes que ficaram pendentes; ? Informar o lder/executivo/chefia as providncias tomadas, aproveitando para verificar se a sua presena, como secretrio, ser necessria durante a reunio; ? Providenciar a limpeza do local, bem como verificar se as instalaes (tomadas, lmpadas, ar-condicionado) esto em perfeitas condies de uso; ? Solicitar servios de copa; ? Contando com participao de convidados externos de outras empresas, designar algum para recepcion-los; ? Sinalizar o local da reunio com cartazes de identificao, alm de informar a recepo e, tambm, a portaria; ? Coordenar os intervalos, cumprindo os horrios pr-estabelecidos; ? Durante a reunio, evitar interrupes. Se houver necessidade, usar bilhetes; ? Quando do trmino da reunio, ajudar sua chefia no despedir-se dos participantes, informando-os a respeito das diretrizes estabelecidas durante a reunio;
Aps o trmino da reunio, redija a minuta da ata, que depois de ser analisada pelo executivo, ser encaminhada, se necessrio, aos demais participantes, para

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anlise e aprovao para a prxima reunio. Para exemplificar, segue abaixo modelo de uma carta formal de convocao para uma reunio e, ainda, um modelo de pauta orientativa com os itens a serem seguidos durante a reunio. Outros modelos de cartas de convocao de reunies, atas e memrias podem ser encontrados em livros de correspondncia comercial/empresarial, bem como em livros especficos da rea secretarial, como A arte de assessorar executivos, de Maria Ester Cambra Alonso (Edies Pulsar), e Manual da secretria, de Joo Bosco Medeiros e Sonia Hernandes (Editora Atlas). Exemplo de uma Carta de Convocao : =.=.=. USAR PAPEL TIMBRADO COM A LOGOMARCA DA EMPRESA.=.=.=.=.=.
Carta n 10/08 Sec. Geral Senhor(a) Diretor(a), De ordem do Senhor Presidente da ZYZ, Sr. Fulano de Tal, convocamos Vossa Senhoria a comparecer na XX Reunio Ordinria, a realizar-se no dia tal, ms tal, ano tal, das 14h s 17h, como segue: LOCAL: Sede do ZYZ Rua tal, 1.500 Jardim das Amricas Cidade XX (sigla do Estado) 1. EXPEDIENTE 1.1. Anlise, discusso e aprovao da Ata da sesso anterior. 2. ORDEM DO DIA: 2.1. Apresentao do Balano Patrimonial do Exerccio do ano xxxx aos membros do Conselho Fiscal. 2.2. Discusso sobre o novo plano estratgico da empresa. 2.3. Apresentao dos novos diretores administrativo e financeiro. 3. OUTROS ASSUNTOS 3.1. Sugestes de pauta para a prxima reunio. 3.2. Data e local da prxima reunio (Obs.: para reunies que podem ocorrer em outras filiais). Convidados presenas confirmadas: Sr Beltrana de Tal Diretora Nacional de Gesto de Pessoas Sr. Sicrano de Tal Superintendente Nacional Por gentileza, confirmar presena, por e-mail: nnnnnn@com.br ou por telefone (0XX) XXXXXXX. Atenciosamente, Eliana Maria leger, SECRETRIA EXECUTIVA ZYZ (Cidade), (dia) de (ms) de (ano).

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Exemplo de Pauta Orientativa Pauta Orientativa da XX Reunio Ordinria do Conselho Superior da ZYZ (Cidade), (dia) de (ms) de (ano). 1. EXPEDIENTE 1.1. Anlise, discusso e aprovao da Ata da sesso anterior. 2. ORDEM DO DIA 2.1. Apresentao do Balano Patrimonial do Exerccio do ano xxxx aos membros do Conselho Fiscal. 2.2. Discusso sobre o novo plano estratgico da empresa. 2.3. Apresentao dos novos diretores Administrativo e Financeiro. 3. OUTROS ASSUNTOS 3.1. Sugestes de Pauta para a prxima reunio. 3.2. Data e local da prxima reunio. Obs.: Usar papel timbrado com a logomarca da empresa. Executando Reunies Agora, abordaremos a questo da postura e comportamento de um profissional que participa e coordena reunies, usando tcnicas de conduo e envolvimento de seus participantes, visando a um resultado final positivo para aquilo que foi proposto na convocao. Esse o momento em que tudo o que foi planejado e organizado ser posto prova. Porm, para se chegar ao xito e sucesso desse evento, a participao efetiva de todos os envolvidos condio sine qua non. Uma boa reunio no depende apenas de quem est responsvel por ela (quem a solicitou/convocou chefia/executivo), mas depende tambm de todos os envolvidos saberem aproveitar ao mximo o tempo disponvel e reservado para discusses dos temas propostas na pauta para tentar se chegar a resultados, esperados ou no. Como coordenar e participar de uma reunio

? Antes de tudo, fazer a convocao da reunio, seguida da pauta (com objetivos e assuntos a serem tratados); ? Designar o secretrio que providenciar a logstica da reunio, e tambm participar dela para a confeco da ata; ? Dar as boas-vindas, desejando que o trabalho seja profcuo,

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agradecendo a presena de todos. Fazer as devidas apresentaes


? Se possvel, fazer circular o documento em pauta, antes do incio da

reunio. Isso ajudar na discusso dos itens;

? Iniciar a reunio, discorrendo sobre o objetivo a ser discutido; ? Conduzir a reunio instigando a participao de todos sobre as sugestes

pronunciadas, evitando assim conversas paralelas e, tambm, que algum membro do grupo tome posse do tempo e do assunto; ? Controlar o horrio, cumprindo o tempo estabelecido; ? Controlar os nimo dos participantes se houver discusses calorosas sobre determinado item de pauta, tentar acalmar os participantes, assim como, se houver calmaria em demasia, instigar os participantes, envolvendo-os nos assuntos, fazendo perguntas, por exemplo; ? Havendo interrupes freqentes, use de delicadeza/fineza e pea ao ouvinte que espere voc terminar de falar; ? Encerrar o encontro, recapitulando as decises tomadas, estabelecendo itens de ao e agradecendo mais uma vez a presena de todos. Cabe ainda ao dirigente da reunio
? Procurar no influenciar o grupo, mantendo o controle ao expressar sua

opinio;

? Expor claramente suas idias e auxiliar os outros participantes a apresentar

suas opinies, em linguagem clara e objetiva; reunio; grupo;

? Ser hbil ao tratar de situaes delicadas que possam surgir durante a ? Encorajar o pensamento e o grupo a interagir; ? Mostrar rapidez e clareza de raciocnio, emitindo opinies e perguntas ao ? Na hora apropriada, usar de bom-humor, visando descontrair o grupo; ? Selecionar idias e sugestes de grande importncia para os resultados

esperados em relao ao objetivo da reunio.

Ao participar de uma reunio


? Ao chegar, cumprimente as pessoas com aperto de mo (se voc

chegou antes do inicio da reunio);

? Evite chegar atrasado ou sair no meio de uma fala. Caso acontea de

chegar atrasado, o cumprimento deve ser geral com um aceno de cabea, procurando no tumultuar o ambiente. Sente-se no lugar que o coordenador ou o secretrio indicarem; ? No momento oportuno, questione ou exponha seu ponto de vista. Faa perguntas curtas e precisas; ? Concentre-se no que o coordenador est falando. Olhe para o interlocutor, demonstrando ateno; ? No provoque conversas paralelas. Voc no poder ouvir enquanto fala; ? No seja agressivo. Se houver divergncia de idias, discorde com civilidade (devemos discutir idias, e no pessoas); ? Ao trmino do encontro, seja discreto e educado. Se desejar fazer consideraes ou agradecimentos, faa-os em outro dia ou, se possvel, por e-mail; ? Desligue o celular ou deixe no modo silencioso, isso antes mesmo de entrar no ambiente da reunio;
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Que existem empresas especializadas em planejar e organizar reunies, usando da tecnologia da informao, por meio de videoconferncia e teleconferncia, atendendo s necessidades de empresas de todos os portes (pequenos, mdias e grandes) que no dispem desses sistemas de tecnologia?

SABER M

Caso tenha interesse em saber mais sobre planejamento e execuo de reunies, consulte o stio: ] < www.meetingrooms.regus.com.br>.

O Uso de Tecnologia e Reunies com Convidados Estrangeiros No planejamento de reunies, quando o tempo curto e a distncia longa, devemos, desde que possvel, fazer uso das inovaes tecnolgicas a nosso favor. Falaremos dessas inovaes tecnolgicas, de sugestes de como otimizar tal recurso e, ainda, quais os cuidados que devemos tomar no planejamento de uma reunio com convidados estrangeiros. Reunies com Recursos Multimdia Quando o tempo exguo e a geografia no permite um encontro presencial, graas s inovaes tecnolgicas, os encontros administrativos decisrios podero ocorrer sem grandes problemas em seu planejamento e organizao. Recursos muito usados, com o intuito de diminuir custos e tambm distncia entre os partcipes de uma reunio, so a teleconferncia e a videoconferncia, que vieram para ficar e facilitar a vida dos executivos. O uso desse recurso no substitui a reunio ao vivo e in loco, porm um aliado muito forte quando o problema a distncia geogrfica e a falta de tempo e de recursos. Uma reunio realizada por meio desse tipo de equipamento multimdia dispensa a presena in loco dos participantes de localidades diferentes e permite, em tempo real, os resultados de uma reunio tradicional. Esse tipo de reunio exige um planejamento e uma organizao com um pouco mais de detalhes que as demais. Vamos a eles:

? Devem-se testar os equipamentos antes do incio da reunio/transmisso; ? A pauta deve ser detalhada e enviada com um pouco mais de antecedncia; ? Mesmo estando no Brasil, deve-se levar em considerao a questo do fuso horrio; ? fundamental que a comunicao, usando esse tipo de recurso, seja clara e objetiva; ? Antes do inicio da transmisso, cada participante dever se preparar no ambiente/ sala, como se estivesse de fato na presena dos demais participantes. O ideal que as portas estejam fechadas, evitando

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qualquer tipo de interrupo e rudos externos; ? Hoje, dados como grficos e planilhas so perfeitamente possveis de ser visualizados, devido qualidade dos equipamentos que existem no mercado, sendo porm necessrio o envio do material com antecedncia para ser impresso e utilizado durante a reunio ? So dispensadas apresentaes individuais de cada participante. Um cumprimento coletivo no incio est de bom tamanho; ? Cuide da aparncia como se estivesse em uma reunio formal; ? Evite falar alto demais, assim como baixo demais e gesticular muito rpido. Os participantes devem agir como se estivessem em uma reunio formal e normal;. ? Uma minuta da memria da reunio dever, dependendo do objetivo, ser enviada eletronicamente a cada participante; ? Ao encerrar a reunio, agradea a participao de cada um individualmente, aproveitando para se despedir. Como Receber Estrangeiros em uma Reunio Fato comum entre os diferentes tipos de empresa, hoje, as parcerias globalizadas trouxeram consigo necessidades especiais ao planejamento e organizao de encontros de negcios, cabendo ao profissional de secretariado atualizar-se para adequar-se a essa realidade. Portanto, alguns cuidados a mais so necessrios quando recebemos, em nossas empresas, os parceiros de negcios de outros pases com suas lnguas, costumes e hbitos diferentes. Abaixo fazemos algumas observaes e cuidados que podero ser utilizados, quando da presena desses participantes diferentes nas reunies da empresa:
? Esse tipo de reunio envolve providncias de viagem e reserva de hotel,

data de chegada e retorno;

? O encontro dever ser agendado com maior antecedncia do que a de

costume, para que seu planejamento seja satisfatrio, pois depende de confirmao de datas; ? necessrio designar uma pessoa da empresa, de preferncia que fale a lngua do participante estrangeiro, para recepcion-lo e acompanh-lo em todos os seus deslocamentos, durante sua permanncia, servindo inclusive de motorista, se for o caso; ? Auxiliar na coordenao da agenda do visitante, dando suporte em relao s suas necessidades (cmbio, indicao de lugares para compras, restaurantes, teatros e cinemas, entre outras); ? Verificar se o convidado vem ao pas regularmente, ou est vindo pela primeira vez; ? Verificar se o convidado vir acompanhado. Se vier, providenciar agenda de eventos para o(a) acompanhante, bem como fazer a gentileza de providenciar as reservas (extras) em hotis; ? Deve-se verificar o tempo de permanncia e providenciar roteiro de visitas tcnicas e de turismo; ? Deve-se ter especial ateno em relao aos hbitos e costumes do participante estrangeiro, em relao alimentao, bebidas e at mesmo forma de cumprimentos; ? Dependendo do grau de importncia do estrangeiro, providenciar uma faixa de bem-vindo na lngua de seu pas, com o nome do convidado e,
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se necessrio, identificao visual da logomarca da empresa do visitante. A bandeira hasteada do pas do visitante, de bom-tom; ? O material a ser entregue na reunio como pauta, documentos, flderes com divulgao dos produtos e servios da empresa que o est recebendo dever ser, preferencialmente, bilnge; ? Durante a reunio, o idioma poder ser o do convidado. Para tanto, devem-se providenciar tradutores ou interpretes, dependendo da situao; ? No ps-reunio, esto relacionados carta de agradecimento, envio de relatrio da visita, etc. Se for filosofia da empresa, presentear o convidado estrangeiro com algo tpico de nosso pas. Faa-o, de preferncia, com algo do artesanato regional. Ele, com certeza, ficar muito honrado e agradecido.

Pesquise o significado e aponte a diferena entre os itens abaixo: Teleconferncia:

Videoconferncia:

A seguir, deixaremos de lado as tcnicas atinentes s atividades secretariais para abordarmos outro item muito importante, que a substituio temporria de outro funcionrio quando voc se ausentar do trabalho por determinado tempo e motivo.

Substituio Temporria
Todo funcionrio precisa, necessariamente, tirar frias ou sair para uma licena especial. No caso do secretrio, isso no seria diferente, diria at mesmo ser, dependendo do nvel hierrquico onde se atua, uma questo delicada, em razo das informaes muitas vezes sigilosas que se detm. O profissional de Secretariado tirando frias... Um planejamento especial necessrio para esse perodo de ausncia. Escolher, dentre as pessoas colaboradoras, quem ir substitu-lo requer cuidados especiais,

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mas essa uma tarefa que pode ser facilmente executvel se observar alguns critrios, a eles obedecendo:
? Escolher uma pessoa que tenha algum conhecimento das atividades

desempenhadas por voc (no precisa ser necessariamente formada na rea ou ter trabalhado como secretrio); ? importante que essa pessoa tenha bom conhecimento dos nveis hierrquicos da empresa, bem como de seus produtos ou servios; ? E, principalmente, que voc tenha confiana nela, para que ela possa desempenhar as atividades com capricho, comprometimento, responsabilidade e comportamento tico, necessrios ao bom desempenho da funo, mesmo que temporariamente. Depois, necessrio uma organizao de tudo para que a pessoa que ir substitu- lo possa atender de maneira satisfatria sua chefia, fazendo-o de modo que nem passe pela cabea de seu chefe nunca mais permitir que voc tire frias ou licenas. Algumas observaes importantes devem ser levadas em considerao. Vejamos algumas delas:
? Antes de qualquer coisa, no tenha receio em repassar suas atividades a

outra pessoa, com medo de que ela venha a ocupar seu lugar interinamente. Lembre-se: se voc um bom profissional, o seu lugar est garantido; ? Quanto ao executivo: oriente detalhadamente a pessoa que ir substitu-lo em relao melhor maneira de atend-lo, seus hbitos, por exemplo, quando e como levar os documentos a serem despachados, arrumao da sala, quando e como repassar as ligaes, quem ele costuma atender diretamente (pessoalmente ou ao telefone), etc.; ? Oriente, em relao ao funcionamento do escritrio, onde fica o material de uso cotidiano, funcionamento dos equipamentos, como deve ficar o escritrio, ao sair, no final do expediente; ? Faa todos os pagamentos que forem possveis. Os que no forem possveis, oriente a pessoa para que o faa, explicando o trmite necessrio burocracia interna, obedecendo aos prazos;
? Oriente sobre a tramitao da documentao (interna e externa),

reservando um local em que ser armazenada toda documentao que foi manuseada no perodo que voc esteve fora (assim, quando retornar, ficar inteirado com tudo o que se deu na sua ausncia); ? Um telefonema ou uma passada no escritrio, antes do teu retorno, seria muito conveniente, para que a pessoa que o substituiu possa inteir-lo de tudo o que ocorreu durante o perodo que esteve fora; ? Por fim, ao reassumir o cargo, agradea o empenho e desprendimento da pessoa que o substituiu (se possvel, at traga um presentinho), esquivando-se de crticas de qualquer ordem. O substituto, com certeza, fez o melhor que podia dentro de seu prprio conhecimento. Informe-se das ocorrncias e bom reincio de trabalho Caso haja uma emergncia e voc necessite de ajuda, Dalen Jacomino (2002, p. 68-69) aconselha:

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[...] Voc sempre tirou boas notas. um profissional interessado e motivado. Mas travou completamente na ultima reunio quando seu chefe disparou o seguinte pedido: 'Por favor, prepare um relatrio sobre os modelos matemticos de gesto de risco'. O qu? Gesto de risco? Como assim?... Como pedir orientao sem parecer que completamente ignorante no assunto? Para se dar bem e no arruinar sua imagem, o melhor a fazer manter a calma e traar um plano de trabalho, orientando-se com as seguintes dicas: 1 Entenda o que foi pedido a voc. Saiba qual problema ter de resolver ou o que exatamente no consegue entender. Pode parecer bvio demais e , mas, quando a pessoa entende pouco sobre um assunto, ela mal consegue formular questes sobre o tema. Para agilizar a soluo, muito importante que voc saiba exatamente onde est o n. 2 Nunca fale antes de fazer uma pesquisa. No se exponha por precipitao ou insegurana. Consulte tudo o que estiver a seu alcance, desde relatrios da empresa, livros, revistas, jornais e at internet. 3 Se no conseguir esclarecer sua dvida sozinho, procure colegas de trabalho. Pode ser gente de seu departamento ou de outros setores da empresa. O importante, nesse caso, que voc confie na pessoa. Alm disso, fundamental que mantenha sua rede de contatos em dia, com pessoas competentes e dispostas a colaborar com a equipe. 4 Se no tiver outro sada, busque orientao com quem a tem. Fala com seu chefe ou com outro diretor. Faa todas as perguntas necessrias. Mas ateno: muito cuidado ao formular as questes. Jamais faa uma pergunta passiva, ou seja, que apresente o problema de maneira negativa. Demonstre que voc est interessado em resolver o problema ou em esclarecer determinada questo. Deixe claro que achar uma sada um desafio para voc. Doutro lado, para isso, precisa de uma orientao ou de um sinal de quem tem mais experincia no negcio ou mais informao sobre o assunto. 5 Ateno mxima ao que for dito. Trate de prestar bastante ateno quando for esclarecer todas as dvidas logo na primeira conversa. Afinal, voc no deve entrar novamente na sala de seu chefe e repetir a mesma pergunta vrias vezes. Assim, no h estratgia que resista. J que falamos da substituio temporria e da importncia de nos planejarmos bem para sairmos em frias, em seqncia, abordaremos um assunto similar: como encontrar nova colocao no mercado de trabalho, que est cada vez mais competitivo.

Nova Colocao no Mercado de Trabalho


Buscar nova colocao no mercado de trabalho ou, ainda, um primeiro emprego, no tarefa fcil, mas tambm no to complicado assim. Neste tpico, abordaremos alguns pontos considerados importantes na busca dessa nova oportunidade profissional.

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O que o profissional de Secretariado deve fazer quando est em busca de nova colocao no mercado de trabalho? Todo e qualquer profissional, quando busca nova oportunidade de crescimento e ascenso na carreira seja porque se sentiu estagnado no antigo local de trabalho, seja por uma imposio interna de migrao para o mercado de trabalho, ou, ainda, por fora maior (ser excludo do quadro funcional da empresa, por exemplo) deve fazer uma auto-anlise, identificando seus pontos fortes/fracos, a fim de reestrutur-los. Seja qual for o motivo de sua sada da empresa, lembre-se de que voc um profissional dotado de um conjunto de habilidades e competncias tcnicas e pessoais, portanto saiba sair de cabea erguida, deixando tudo devidamente organizado, despedindo-se de todos sem lamentaes ou melindres. A partir da, vida profissional nova, e alguns pontos devem ser levados em considerao na busca de nova colocao no mercado de trabalho: :

? Atualize seu curriculum vitae, deixando-o pronto para ser distribudo (lembre-se de que a finalidade do currculo conseguir a entrevista); ? Identifique e escolha as melhores agncias de emprego para distribuir seu curriculum vitae, assim como o anncio de jornais; ? Faa uso do Networking (rede de relacionamentos amigos e conhecidos, avise-os de que voc est procurando nova colocao no mercado de trabalho) a melhor maneira de conseguir boas oportunidades de empregos seguros e at mesmo rendveis ? Quando a vaga indicada por um amigo, envie uma carta de apresentao com o currculo (no se esquecendo de pedir autorizao a seu amigo de, se for o caso, citar o nome dele no texto da carta); ? Atualize-se em relao s novas prticas de entrevista de trabalho, bem como em relao a dinmicas de grupos aplicadas durante os testes admissionais; ? Cuidado com a boa aparncia: ela deve ser levada em considerao; ? Assim como a preocupao em relao sua postura e ao seu comportamento antes, durante e depois da entrevista. importante, por exemplo, ir sozinho na entrevista, no mascar chicletes, no atender e no deixar tocar o telefone celular ou qualquer outro equipamento sonoro; ? Manter-se tranqilo. Em hiptese alguma, fale mal dos empregos anteriores; ? No minta com relao s suas habilidades e competncias;

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Realce seus conhecimentos tcnicos e, principalmente, demonstre ? quanto voc sabe trabalhar em equipe (isso considerado um diferencial pela maioria das empresas; Faa todos os testes e dinmicas com muita segurana e tranqilidade; ? Demonstre interesse pela vaga ofertada (informando-se sobre a empresa ? que est oferecendo a vaga); Ligue para saber o resultado, mas no seja insistente demais. Como o profissional de Secretariado quem, muitas vezes, representa a empresa, uma boa imagem necessria mesmo antes de ingressar na empresa pretendida. Portanto, cuide de sua postura e comportamento.

Curriculum Vitae: o documento que fornece dados e informaes, a respeito de algum, quanto sua formao intelectual, profissional, especificando todos os cursos que tenha realizado, experincias profissionais, interesses pessoais, objetivos, planos de trabalho. O curriculum vitae pode ser utilizado nas mais variadas situaes, tais como: solicitao de emprego, concesso de bolsas e auxlios, inscrio para auxlios a projetos, acompanhando trabalhos enviados a congressos, simpsios, apresentando conferencistas, etc. Esse documento, usualmente, encaminhado por meio de um ofcio, de uma carta de apresentao ou por uma resposta de anncio. Dinmica: determinao do comportamento emocional ou como se desenvolve; ativo; energtico.
Fonte: <www.portaldosecretariado.com.br/index>.

COMO SE PREPARAR PARA PARTICIPAR DE UMA DINMICA DE GRUPO Saiba como se preparar para encarar uma dinmica de grupo, que, muitas vezes, o primeiro passo para sua aprovao ou eliminao em um processo de contratao. Dormir cedo; Relaxar, tentar se esquecer das preocupaes; No tomar nenhum medicamento forte antes da dinmica; Ler bastante. A leitura ativa o crebro; Usar uma roupa discreta e coerente com o ambiente. Veja as principais dvidas sobre dinmica de grupo Como a dinmica pode avaliar se os candidatos esto aptos, ou no, para o cargo disponvel? Ao iniciar o processo seletivo, o selecionador j sabe quais so as caractersticas profissionais e pessoais que a empresa est buscando no mercado de trabalho. Portanto, a dinmica de grupo auxilia a revelar as caractersticas dos profissionais que esto participando do processo.

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Em um processo seletivo, a dinmica eliminatria? Como tcnica, a dinmica de grupo compe o conjunto de instrumentos utilizados para avaliar o candidato, portanto no deve ser eliminatria quando utilizada isoladamente. Quais as atividades mais utilizadas? Jogos dramticos, jogos de aquecimento. No existe uma atividade especialmente utilizada nas dinmicas de grupo. Existe a definio do objetivo do trabalho e a melhor tcnica que a ele se adequa, bem como ao estilo do profissional. Como o candidato deve se preparar? O candidato no precisa se preparar para a dinmica, basta ser espontneo e coerente com seus objetivos pessoais e profissionais. Mas no h um comportamento pr-definido? Em primeiro lugar, o candidato deve perceber quais so seus limites e suas potencialidades para que possa respeitar a si mesmo e aos outros, independentemente da participao no processo seletivo. Para isso, o ideal ser espontneo, coerente, objetivo e flexvel, porm sem deixar de expor suas idias e opinies. Estar disponvel para participar das atividades propostas, utilizar este processo para o crescimento pessoal e profissional.
Fonte: <www.nape.com.br/dicas/dinamica>.

Saiba como elaborar e cadastrar o seu curriculum vitae acessando stios de agncias de emprego:
SABER M

<www.empr egando.com>. <www.catho.com.br>. <www.vagas.com.br> <www.carreiras.empregos.com.br/carreira/comunique_se/ especialista/index.shtm>. <www.prossiga.ibict.br

A seguir, falaremos sobre como se manter com bom nvel de empregabilidade.

Nova Oportunidade de Trabalho


Parabns!! Voc acaba de conseguir um bom emprego como secretrio, na empresa com que sempre sonhou. Mas ser que conseguir a vaga esperada basta para se manter na empresa? Neste tpico, vamos ver que no. necessrio muito mais do que passar em todos os testes e entrevistas de emprego. Falaremos sobre o primeiro dia de trabalho na empresa, como se portar e, ainda, daremos dicas importantes acerca de qualidade total no trabalho, nas atividades secretariais.

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A funo de secretrio exige discrio at mesmo quando se muda de emprego. Deve-se evitar falar mal dos colegas e da empresa na qual tenha trabalhado. As comparaes em relao estrutura fsica ou organizacional, alm de fatores econmicos e financeiros, devem ser evitados. O que se pode e se deve fazer usar o conhecimento adquirido acumulado em prol da nova oportunidade de trabalho, executando as atividades quotidianas com esmero e dedicao, no se esquecendo da parceria de trabalho construda entre o profissional da rea secretarial, executivo, colaboradores e os clientes. Vera Mattos (2002, p. 107) nos apresenta a seguinte situao, quando do ingresso em uma nova empresa: O primeiro passo conhecer seu departamento e as rotinas dele. Informe-se sobre tudo para saber em que terreno est pisando. Consulte, antes de qualquer outra fonte, sua chefia imediata, perguntando-lhe tudo para saber, inclusive, o que ela espera de voc. [...] O segundo passo ler todo o arquivo. Nele, voc ir conhecer a empresa e familiarizar-se com seu linguajar tcnico, especfico. J o autor Joo Bosco Medeiros (2003, p. 21) nos esclarece: No obstante a exigncia de que deva dispor de grande soma de conhecimentos, a secretria s obtm xito se se dedicar ao conhecimento do servio que deve realizar. E uma das condies para alcanar bom xito ter conscincia de que o comeo pressupe obstculo e exige perseverana, aprendizagem, coragem par rejeitar prticas antigas e determinados vcios adquiridos na constncia do desempenho do trabalho. Outros pontos importantes devem ser levados em considerao quando voc ingressar em nova empresa:

(observar e procurar adaptar-se e seguir os horrios de entrada e sada, o estilo comportamental no escritrio); P Conhecer as pessoas ligadas a seu setor de trabalho (telefonistas, motoristas, pessoal de servios gerais, copeira, estagirios, enfim pessoas com quem voc ir trabalhar diretamente); P Fazer reunies com as pessoas que iro trabalhar com voc, para identificar limitaes ou necessidades de mudanas no setor (se houver);C P Conhecer a forma em que a empresa administrada (organograma, hierarquias e formas de gesto); P Procurar gravar na memria os nomes das pessoas com as quais voc falar diariamente, bem como seus setores/departamentos; P Apresentar-se aos demais setores da empresa;

P Conhecer a cultura (seus valores), misso e filosofia da empresa

P Conhecer as tarefas inerentes sua funo e descrio de seu cargo


no momento da contratao (no se esquecendo da importncia do registro do cargo de secretrio executivo, por exemplo, na carteira de trabalho);

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P Procurar inteirar-se dos mtodos de trabalho e os hbitos do executivo


que ir assistir; P Procurar demonstrar seus prprios valores pessoais e profissionais, sem, entretanto, impor suas vontades aos colegas de trabalho.

J devidamente instalado e a par de toda a estrutura organizacional, hora de pr em prtica tudo o que foi visto at aqui e aplicar um conceito da rea administrativa que, embora da dcada de 1980, atual e vem crescendo muito no meio corporativo: a chamada qualidade total no trabalho aplicada s tcnicas secretariais. Qualidade Total no Trabalho (aplicada s Tcnicas Secretariais) Hoje, falar de qualidade total, tanto para funcionrios quanto para gerentes e executivos, sinnimo da busca pela eliminao de desperdcio, em todas as ordens, melhoria no ambiente de trabalho e no s apenas para os produtos ou servios prestados pela empresa. Qualidade em tudo que se faz e se produz gera algo chamado fidelizao que, por sua vez, gera aumento na cartela de clientes, garantindo permanncia e competitividade no mundo dos negcios, sem se esquecer do resultado final o lucro. O fator da aplicabilidade da qualidade total, nos processos produtivos das empresas, independe de seu porte. Alis, empresas de menor porte tm a vantagem de esses processos ocorrerem de uma maneira mais rpida (desde que reconhecidos e aplicados com conhecimento de causa/processo), pois h uma aproximao maior entre os clientes com as diferentes camadas administrativas. Para Maria Ester Cambra Alonso (2002, p. 78): A atuao voltada para o cliente e o comprometimento dos funcionrios com a empresa reduzem custos, aumentam o lucro e trazem competitividade. A empresa que pratica a Qualidade Total mantm e amplia seus clientes, enfrenta a concorrncia e garante bons negcios. um esforo amplamente compensador, por muitas razes:
P Reduo de custos; P Direcionamento certo; P Novas oportunidades; P Clima de participao; P Novos mercados; P Retorno compensador. [...]

Qualidade est ligada intimamente ao comportamento humano. Assim, a base Qualidade depende de trs fatores importantes: querer, saber, e poder.
P Querer emoo: adeso interna, compromisso, alavancagem P Saber razo: conhecimento, certeza, tcnica. P Poder confiana: postura, entendimento entre os seres humanos,

responsabilidade compartilha

Para as atividades laborais dos profissionais em Secretariado, isso implica que todos os mtodos e processos at ento exercidos devem ser cuidadosamente
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repensados e reavaliados em sua aplicabilidade. Dentre tantas atividades inerentes funo secretarial, podem-se destacar aquelas que requerem maior cuidado em sua elaborao e desenvolvimento. Maior ateno nos seguintes procedimentos se faz necessrio:
? Repensar sua participao efetiva e pr-ativa nas atividades da empresa,

reconhecendo, para tanto, seus procedimentos administrativos; ? Reavaliar o processo de comunicao, sua fluidez e fator fidedigno; ? Considerar o fator humano como ponto primordial para a colaborao nas atividades do cotidiano (trabalho em equipe); ? Reavaliar e aplicar conhecimentos tcnicos apropriados para cada situao, buscando inovaes e tecnologias para o processo de execuo dessas atividades; ? Conhecer e aplicar a qualidade de vida no trabalho, referente ergonomia, melhoria no ambiente fsico, pausas para ginstica laboral; ? Atualizao em reas especficas ao bom desenvolvimento do trabalho (redao comercial, novos aplicativos na rea de informtica, setor financeiro).

Qualidade no sinnimo de diferencial de produtos ou servios, ela inerente a todos eles. A empresa que ainda faz propaganda de seu produto ou servio dizendo que tem qualidade deve rever seus conceitos e planejamento estratgico. Isso tambm se aplica a todos ns, colaboradores diretos ou indiretos das organizaes. A qualidade nunca acidental. Ela sempre o resultado de boa inteno, esforo, inteligncia direcionada e execuo habilidosa. Ela representa uma escolha sbia entre muitas alternativas.
William Foster

Responda s questes abaixo e confira as respostas no gabarito, no final do livro.


1 Coloque V (verdadeiro) ou F (falso): I. Pode-se considerar uma reunio como um encontro voltado ao intercmbio de informaes. II. Em algumas reunies, questionamentos nunca so permitidos. III. Regras bsicas para o planejamento de uma reunio so desnecessrias, pois a reunio considerada um evento comum. IV. O envio da convocao para uma reunio deve ser feito com antecedncia. V. Pode-se considerar o material necessrio para a reunio: lpis, caneta, blocos para anotaes, projetor multimdia, computador, microfone e demais acessrios.

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Assinale a alternativa correta: a) Somente as afirmaes I , II e III so corretas. b) Somente as afirmaes I, IV e V so corretas. c) Somente as afirmaes III e IV so corretas. d) Somente as afirmaes I, II e V so corretas. e) Somente a afirmao V correta. 2 Antes de convocar pessoas para participar de uma reunio, necessrio uma anlise em relao real necessidade para que esse encontro (reunio) ocorra. Partindo desse pressuposto, dentre as alternativas abaixo identifique a que confirma tal sentena. a) b) c) d) e) Definio dos itens da pauta, com os respectivos graus de importncia. Definio do local. Definio dos participantes. Definio dos recursos a serem utilizados. Definio dos itens de copa a serem comprados.

3 Quais os itens mnimos necessrios, para o planejamento de uma reunio. a) b) c) d) e) Analise se h necessidade de que ela ocorra. Definio de pauta, com os respectivos convocados/convidados. Definio de local e data. Carta de convocao. Todos os itens esto corretos.

4 O espao fsico, onde se dar a reunio, deve estar preparado com alguns itens considerados indispensveis ao bom andamento dos trabalhos. Quais so eles: a) b) c) d) e) Sobre a mesa, deve ter papel e canetas para possveis anotaes. Sala abastecida com equipamentos de multimdia e, ainda, pauta orientativa, canetas, papel, servio de copa (gua, caf, ch, etc.). Recursos audiovisuais. Cada participante deve levar seu prprio material. Nenhuma das alternativas correta.

5 Quais os itens mnimos que devem constar em uma carta convocatria de reunies a) b) c) d) e) Objetivo da reunio. Data, horrio e local de realizao (incio e trmino). Assuntos a serem tratados. Nome de quem convoca o encontro. Se somadas, todas as alternativas esto corretas.

6 Qual a alternativa correta, em relao autonomia do profissional de Secretariado, na hora de planejar e organizar uma reunio: a) Para uma reunio entre sua chefia imediata e a de outro departamento, voc tem autonomia para definir a pauta.

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b)

Quando da definio do local para a realizao da reunio, o que deve ser levado em considerao que o local seja confortvel, desprezando tamanho do local. c) Quando da confeco da ata da reunio, deve-se levar em considerao dados como data, horrio, nome dos participantes, objetivos, concluses e decises tomadas. d) A anlise da real necessidade da realizao de uma reunio deve ser de responsabilidade do secretrio, pois ele quem cuida da agenda do executivo.

7 Assinale a alternativa incorreta. a) O objetivo de uma reunio deve ser informado com antecedncia aos participantes. b) Ao elaborar a pauta de uma reunio, prudente definir o incio e o trmino previsto dessa reunio. c) Os itens mnimos que devem constar da elaborao da pauta so: o objetivo da reunio, previso de tempo de durao, local, data e horrio, relao de participantes. d) Quando da participao de um convidado externo, necessrio que ele saiba com antecedncia quanto tempo ter para sua fala e o horrio em que dever apresentar-se reunio. e) O conhecimento antecipado do objetivo independe para o sucesso da reunio e para a tomada de decises, por parte dos participantes. 8 Dentre os itens abaixo, qual(s) (so) considerados importantes para o xito de uma reunio. a) Entrar em contato com cada participante, confirmando sua presena. b) Examinar se a pauta da reunio complemento de reunies anteriores. Caso seja, providenciar os assuntos/documentaes que ficaram pendentes. c) Informar o lder/executivo/chefia das providncias tomadas, aproveitando para verificar se sua presena (como secretrio) ser necessria durante a reunio. d) Aps o trmino da reunio, redija a minuta da ata, que depois de ser analisada pelo executivo, ser encaminhada, se necessrio, aos demais participantes, para anlise e aprovao para a prxima reunio. e) Todas as opes esto corretas. 9 Ao coordenar uma reunio, deve-se: a) Dar as boas-vindas, desejando que o trabalho seja profcuo, e agradecendo a presena; controlar o horrio, cumprindo o tempo estabelecido. b) Se possvel, fazer circular a documentao de pauta, antes do incio da reunio. c) Iniciar a reunio, discorrendo o objetivo a ser discutido. d) Conduzir a reunio instigando a participao de todos; controlar os nimos dos participantes, caso haja discusses calorosas sobre determinado item de pauta. e) Todas as alternativas esto corretas.

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10 Assinale a resposta incorreta a respeito de participao em reunies. a) Quando voc participa de uma reunio, e este encontro comeou aps o horrio agendado, voc se lembra que tem outro compromisso voc: sai discretamente sem falar nada a ningum para no interromper a reunio. b) Quando voc participa de uma reunio, evita chegar atrasado ou sair no meio da fala. c) Quando voc participa de uma reunio, evita provocar conversas paralelas. d) Quando voc participa de uma reunio, olha para o interlocutor, demonstrando ateno. e) Quando voc participa de uma reunio, procura ser o mais discreto e educado possvel, fazendo consideraes e agradecimento necessrio 11 Caso seja necessria a utilizao de equipamentos multimdia (teleconferncia), para a realizao de uma reunio, assinale a alternativa correta em relao aos cuidados que devemos ter no preparo deste tipo de evento. a) desnecessrio levar em considerao a questo do fuso horrio. b) A pauta deve ser detalhada, porm no h necessidade de envi-la com um pouco de antecedncia. c) Os equipamentos utilizados para este tipo de evento so de alta tecnologia, fato que os torna imunes s falhas durante o uso. d) O uso este tipo de recurso requer uma objetividade e clareza no repasse das informaes. e) No se deve cuidar da aparncia como se estivesse em uma reunio formal. 12 Quando da participao de estrangeiros em reunies, deve-se ter alguns cuidados especiais em relao organizao da reunio. Assinale a alternativa incorreta em relao a esse assunto. a) Deve-se verificar o tempo de permanncia e providenciar roteiro de visitas tcnicas e de turismo. b) Deve-se ter especial ateno especial aos hbitos, costumes, preferncias quanto alimentao e bebidas. c) O material a ser entregue durante a reunio deve ser em nossa lngua materna. d) de bom tom verificar se o convidado vir acompanhado. Se vier, providenciar agenda de eventos para o(a) acompanhante. e) A reunio deve ser agendada com maior antecedncia para que seu planejamento seja satisfatrio, pois depende de confirmao de datas. 13 - Nas atividades laborais dos profissionais em secretariado, necessrio maior ateno para aplicar os procedimentos de qualidade total nos servios e em especial no planejamento e organizao de reunies. Repensar e reavaliar esses procedimentos levando em considerao o que segue a) Conhecer e aplicar a qualidade de vida no trabalho, referente ergonomia, melhoria no ambiente fsico, pausas para ginstica
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b) Repensar sua participao efetiva e pr-ativa nas atividades da empresa, reconhecendo para tanto seus procedimentos administrativos. c) Reavaliar e aplicar conhecimentos tcnicos apropriados para cada situao, buscando inovaes e tecnologias para o processo de execuo dessas atividades. d) Atualizar os conhecimentos em reas especficas ao bom desenvolvimento do trabalho (redao comercial, novos aplicativos na rea de informtica, setor financeiro, planejamento e organizao e execuo de eventos). e) Todas as alternativas esto corretas. 14 A qualidade total, em tudo o que se faz ou produz, gera um fator considerado: a) Lucro. b) Bem-estar dos funcionrios. c) Fidelizao dos clientes e, conseqentemente, lucro para a empresa. d) Aumento na produtividade. e) Melhor qualidade dos produtos e servios. 15 uando da substituio temporria de outro profissional ocupar seu lugar, deve-se: a) Deixar tudo organizado, porm no repassar as atividades laborais. b) Deixar tudo organizado, tendo a preocupao de no repassar as manias de sua chefia. c) Ter o cuidado, dependendo do nvel hierrquico em que se atua, de repassar as informaes com cautela. d) Ter o cuidado de independente do nvel hierrquico onde se atua, repassar as informaes com cautela, procurando fazer um planejamento das atividades. e) O planejamento desnecessrio, pois parte-se do princpio que, se um outro colaborador veio substitu-lo, ele j conhece os procedimentos desse setor. 16 Voc conseguiu a vaga de emprego que tanto buscou. A partir de agora, nova postura se faz necessrio. Dentre as consideraes abaixo, identifique a que melhor traduz essa postura. a) Conhecer os colegas de trabalho. b) Conhecer os jarges tcnicos utilizados no departamento. c) Conhecer o departamento e suas rotinas, tendo como fonte segura de informaes sua chefia imediata, alm de fazer uma visita aos arquivos. d) Conhecer a fundo os arquivos. e) Conhecer o organograma da empresa. 17 Um dos itens abaixo considerado ponto importante quando assumimos a chefia de uma secretaria-geral em nova empresa. Identifique-o. a) Conhecer a cultura, misso e filosofia da empresa. b) Conhecer as pessoas ligadas a seu setor de trabalho (telefonistas, motoristas, pessoal de servios gerais, copeira, estagirios, enfim pessoas com quem voc ir trabalhar diretamente).

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c) Fazer reunies com staff para identificar limitaes ou necessidades de mudanas no setor. d) Conhecer a forma em que a empresa administrada. e) Procure gravar nomes e departamentos das pessoas com as quais voc fala diariamente. 18 Quais os pontos que devem ser levados em considerao quando procuramos nova colocao do mercado de trabalho, ou uma ascenso profissional dentro do atual emprego. a) Fazer uma auto-anlise identificando os pontos fortes (que devem ser realados) e os pontos fracos (que devem ser mais bem trabalhados). b) Atualizao de curriculum vitae o bastante. c) Preocupar-se com a aparncia fundamental e suficiente. d) Sair-se bem nos testes e dinmicas de raciocnio lgico o suficiente. e) Preparar-se para a entrevista de trabalho. 19 A impresso que voc deixa (ao telefone ou pessoalmente) pode ter impacto significativo nas opinies que o ouvinte forma sobre voc e o que est sendo vendido/ofertado. Diante desse fato, identifique quais fatores abaixo podem implicar-se nessa afirmao: a) b) c) d) e) O volume e a entonao da voz. Volume, entonao da voz e o uso de grias. Volume, entonao da voz, respirao e atitudes. Grias, em particular, denigrem a imagem do profissional. Volume, entonao, respirao, atitudes como o uso de grias e termos tcnicos/jarges.

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RETOMANDO A CONVERSA INICIAL


Estamos encerrando nosso mdulo. Espero que voc se sinta mais seguro e mais bem orientado para ingressar e se estabelecer no mercado de trabalho. Fao minhas as palavras de Stefi Maerker diretora e consultora da SEC Secretary Search & Training, autora dos livros Mulheres de Sucesso Os Segredos das Mulheres Que Fizeram Histria e Secretria Uma Parceria de Sucesso: Dicas para se Tornar um Profissional de Sucesso
Preocupe-se menos com promoes e mais em desenvolver novas

habilidades, ainda que com a mesma nomenclatura de cargo.

conhecimentos possveis, independentemente de estarem diretamente relacionados ou no com seu cargo. A cada incio do ano, coloque suas metas no papel pense sempre em ampliar sua formao acadmica. Socialize mais, faa pequenos intervalos para respirar, coma menos em sua mesa sozinho, faa mais amigos no ambiente de trabalho. Organize-se e programe-se para aproveitar melhor o tempo de trabalho. No se acomode com o que no satisfatrio invista em coisas boas e elimine as que no lhe acrescentam nada. Saiba escolher projetos importantes no ocupe todo seu tempo com coisas insignificantes e saiba esperar por trabalhos que realmente lhe tragam experincia. Arrisque-se mais, d-se mais chances de crescer, de fazer mais e melhor. Afete-se menos com pequenos imprevistos, malcriaes e atitudes das pessoas deixe que elas sofram as conseqncias de seus atos. Aprenda com seus erros. Eles servem de lio para que voc no tome essa atitude novamente. Mais importante ainda: aprenda comas experincias e erros dos outros. Procure saber as expectativas que seus colegas e superiores tm de voc. Evite o estresse, mas no deixe de se preocupar com o trabalho. Aprenda a se esquecer um pouco, para arejar a cabea. Curta sua carreira e aproveite todas as fases, sejam elas boas sejam ruins. Trabalhar o que voc mais faz na vida, ento viva intensamente! Fonte: <http://carreiras.empregos.com.br>. ( Enfim, desejo a voc muito sucesso pessoal e profissional. Muito obrigada pela ateno, e at uma prxima oportunidade. Um abrao, Eliana Maria Ieger

Aproveite os cursos oferecidos pela empresa e extraia todos os

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GABARITO
UNIDADE 1 1- b 2- a 3- d 4- e 5- b 6- c 7- e 8- e 9- e 10- a 11- e 12- a 13- e 14- e 15- b 16- c 17- a 18- e 19- e 20- d 21- b 22- e 23- a 24- c 25- e 26- a 27- c 28- e 29- d 30- e UNIDADE 2 1- b 2- e 3- c 4- d 5- d 6- c 7- d 8- c 9- e 10- e 11- d 12- b 13- e 14- c 15- e 16- a 17- c 18- d 19- Melhor ordem
de resposta (livre) 4, 5, 3, 2, 1

UNIDADE 3 1- b 2- a 3- e 4- b 5- e 6- c 7- e 8- e 9- e 10- a 11- d 12- c 13- e 14- c 15- d 16- c 17- b 18- a 19- e

20- d 21- e 22- a 23- c 24- c 25- e 26- c

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Autora

Eliana Maria Leger se graduou em Secretariado Executivo,


pela Pontifcia Universidade Catlica do Paran (PUCPr), e se especializou em Planejamento e Gerenciamento Estratgico, tambm pela UCPr. Leciona as disciplinas Cerimonial, Protocolo e Eventos, Tcnicas Secretariais e Gesto Secretarial. vice-coordenadora do Curso Tcnico em Secretariado da Escola Tcnica da Universidade Federal do Paran (UFPr), alm de ministrar cursos e palestras voltadas ao crescimento profissional na rea administrava, sobre os temas: Postura e Comportamento no Meio Corporativo (Etiqueta Empresarial), Tcnicas de Excelncia ao Atendimento, Gesto do Tempo Administrativo, Ser Profissional, entre outros.

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