Windows Server 2003’de Fax Servisi

Bu ayki yazımızda windows Server 2003 ile birlikte gelen Fax Servisini ele alıp küçük ve orta
ölçekli firmalarda faks server çözümü olarak kullanılabilecek bu servisin kurulumu ve
konfigürasyonuna değineceğiz.

Windows Server 2003 ile birlikte gelen Fax Servisini kullanarak bu bilgisayara bağlı bir fax
modem’i network’deki tüm kullanıcıların kullanımına açabilirsiniz. Bu sayede kullanıcıların
faks yollamaları için dökümanları yazıcıdan çıktı almalarına gerek kalmadan direkt olarak
sizin bilgisayarınızdaki paylaştırılmış faks cihazına tıpkı yazıcıya belge yollar gibi
yollamalarını sağlayarak gereksiz kağıt tüketiminin önüne geçebilirsiniz.

Windows Server 2003’de Fax servisi varsayılan olarak kurulmaz. Bu bileşeni eklemek için
Control Panel->Add or Remove Programs->Windows Components yolunu izleyerek Windows
Components sihirbazını çalıştırıyoruz. Karşımıza Şekil-1’deki pencere çıkacaktır.

Şekil-1:Fax Services bileşenini yüklemek için Windows Component Wizard’ı çalıştırıyoruz.

Bu pencerede listelenen bileşenlerden Fax Services bileşenini seçip Next butonuna basarak
ilerliyoruz. Bu kez karşımıza kuracağımız Fax Printer’ı paylaştırmak isteyip istemediğimizi
soran bir Şekil-2’deki pencere çıkacaktır. Eğer bu penceredeki seçeneklerden “Do not share
the fax printer” seçeneğini seçerseniz faks servisini sadece o bilgisayardan logon olacak
kullanıcılar kullanabileceklerdir.Eğer kuracağımız Fax Server’ın diğer kullanıcılara da hizmet
vermesini istiyorsak bu durumda “Share the fax printer” seçeneğini seçmeliyiz. Paylaşımla
alakalı ayarları kurulumdan sonra da değiştirebilirsiniz. Uygun seçeneği seçip Next butonuna
bastığımızda faks servisi için gerekli olan dosyalar sisteme kopyalanmaya başlayacaktır.
Şekil-2: Fax Printer’ı network’deki diğer kullanıcılarla paylaşmak isteyip istemediğimizi soran
pencere

Fax servisi kurulduktan sonra sistemde servis olarak çalışmaya başlayacaktır. Bu servisi
çalıştıran Fxssvc.exe, kullanıcılardan gelen faks isteklerini alıp Telephony API (TAPI)
vasıtasıyla fax modem’e yönlendirilmesini sağlar. Fax server’da standart faks modemleri
kullanabileceğiniz gibi akıllı faks kartlarını da Fax Server’ın hizmetine sunabilirsiniz. Örneğin
Brooktrout TruFax yada Intel/Dialogic Gammalik gibi akıllı faks kartlarını da kullanabilirsiniz.
Tekrar hatırlatmak gerekirse,Windows Server 2003’deki fax servisi kesinlikle profesyonel
Fax Server yazılımlarının yerini tutamaz. Fakat küçük yada orta ölçekli bir firmanın temel
faks ihtiyaçlarını gayet başarılı bir şekilde karşılar. Windows Server 2003’deki fax servisi
Direct-Inbound-Dialing (DID) ve diğer yönlendirme teknolojilerini desteklemez ve
maksimum dört port desteği vardır.

Not:

Windows Server 2003 Web Edition yüklü bilgisayardaki fax printer’ı networkdeki kullanıcılara
paylaştıramazsınız.

Fax Server’ı konfigürasyonunu yapmak için Start->Programs->Accessories-

>Communications->Fax->Fax Services Manager programını çalıştırıyoruz.(Yada Start-
>Run’dan Fxsadmin.msc yazın.) Karşımıza Şekil-3’deki pencere çıkacaktır. Şimdi bu
pencerede konfigüre edebileceğiniz ayarlardan biraz bahsedelim. Yönetim konsolunun sol
tarafında bulunan Fax(Local)’in üzerine sağ tıklayıp Properties’i seçiyoruz. Karşımıza
Şekil-3’deki pencere çıkacaktır. Bu penceredeki Activity kısmında Fax Serverdaki işler
hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. Buradaki “Queued faxes” kısmındaki değer Fax Server’da
kuyrukta bekleyen iş sayısını, “Outgoing faxes in progress” kısmıdaki değer kuyruğa
gönderilmek üzere işlenen fazların sayısını ve “Incoming faxes in progress” kısmındaki değer
de Fax Server’a gelen ve o an işlenen faksların sayısını gösterir. Aynı penceredeki “Disable
submission of new outgoing faxes” seçeneğini seçerseniz Fax Server yeni faks gönderim
isteklerini kabul etmeyecektir. “Disable transmission of outgoing faxes” seçeneği Fax
Server’ın kuyruğunda gönderilmeyi bekleyen faksların gönderilmesini engelleyecektir. Son
olarak “Disable reception of new faxes” seçeneği de Fax Server’a gelecek yeni faks
mesajlarının kabul edilmesini engelleyecektir.

Şekil-3:Fax Server’ın genel ayarlarının yapıldığı pencere

Receipts sekmesine tıkladığınızda karşınıza Şekil-4’deki pencere karşınıza çıkacaktır. Bu

penceredeki “Enable message boxes as receipts” seçeneği faksı yollayan kişinin ekranına
faksın başarılı bir şekilde yollandığına dair bir pop-up mesajı çıkartılmasını sağlar. Bu
seçeneğin çalışabilmesi için Fax Server’da Messenger servisini çalışıyor olması
gerekir.”Enable SMTP e-mail receipts delivery” kısmında ise faksı yollayan kişiye faksın
başarılı bir şekilde yollandığına dair bilginin bir mail olarak yollanmasını sağlayacak ayarları
yapıyoruz. Bu kısımdaki “Use these SMTP settings for the Route Through E-mail incoming
routing method” seçeneği ise Fax Server’a gelen faks mesajlarının bizim belirlediğimiz bir
posta kutusuna mail olarak yollanmasını istediğimiz zaman seçmemiz gereken seçenek. Fax
Server’ın gelen faksları bizim belirleyeceğimiz bir posta kutusuna yönlendirmesi için
yapılması gereken ayarları yazının ilerleyen bölümlerinde bulabilirsiniz.

Şekil-4:Fax Server üzerinden fax yollayan kişiler fax gönderim işleminin başarılı bir şekilde
gerçekleştiği bilgisinin nasıl gönderileceğinin belirlendiği pencere.

Event Reports tabına tıkladığınızda ise Fax Server’ın log tutma seviyesinin ayarlandığı
Şekil-5’deki pencere karşınıza çıkacaktır. Bu penceredeki General, Incoming, Outgoing ve
Initialization or shotdown kısımlarındaki çubuk yardımıyla Fax Server’ın bu olaylarla alakalı
tutacağı logların seviyesi belirliyoruz.
Şekil-5:Fax Server servisinin log seviyesinin belirlendiği pencere

Activity Logging tabına tıkladığınızda ise karşınıza Şekil-6’deki pencere çıkacaktır. Bu

penceredeki ayarlar yardımıyla Fax Server’ın aktivitelerini izleyebilirsiniz. Bu sayade en çok
faks yollayan kişi, en çok faks yollanan numara, en çok faks yollayan numara vs. gibi
bilgileri bu log dosyaları yardımıyla çıkartabilirsiniz. Gelen fakslara ilişin aktivitelerinin log
tutulmasını istiyorsanız bu penceredeki “Log incoming fax activity” seçeneğini seçmelisiniz.
Bu seçeneği seçtiğinizde varsayılan olarak “Documents and Settings\All Users\Application
Data\Microsoft\Windows NT\MSFax\ActivityLog” klasörünün altında “InboxLOG.txt” isimli bir
log dosyası oluşturulacak ve gelen fakslara ait aktivite bilgileri bu dosyaya yazılacak. Aynı
penceredeki “Log outgoing fax activity” seçeneğini seçtiğiniz durumda ise yukarıdaki
klasörün içinde “OutboxLOG.txt” isimli bir log dosyası daha oluşturulacaktır. Oluşturulacak
log dosyalarının boyutu için varsayılan olarak bir limit koyulmamıştır. Eğer log dosyalarının
boyuyunu kısıtlandırmak istiyorsanız registry’deki
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Fax\ActivityLogging

Anahtarı altındaki LogLimitCriteria’nin değerini 0x00000000’dan 0x00000001’e değiştirmeniz

gerekiyor. Daha ayrıntılı registry değişiklikleri için Fax Server’ın help dosyalarını
kullanabilirsiniz.Yapmış olduğunuz registry değişikliğinin geçerli olması için Fax Server
servisini yeniden başlatmanız gerekmektedir.
Şekil-6:Activity Logging kısmındaki seçenekler yardımıyla Fax Server’ın gelen ve giden
faxlar hakkında log tutmasını sağlayabilirsiniz.

Outbox tabına tıkladığımızda ise karşımıza Şekil-7’deki pencere çıkacaktır. Bu penceredeki

ayarlardan biraz bahsedelim.”Include Banner” seçeneğini seçerseniz Fax Server gönderdiği
tüm faksların başına aşağıdaki bilgileri içeren bir text mesaj ekleyecektir. Bu text mesajda;

· Fax’ın gönderildiği tarih ve saat

· Göndericinin TSID numarası

· Alıcının telefon numarası

· Sayfanın gönderilen sayfalar içinde kaçıncı olduğu bilgisi.

“Allow use of personal cover pages” seçeneğini seçerseniz bu durumda faks yollayacak
kişiler kendi cover page’lerini kullanabileceklerdir. Eğer sadece Fax Server üzerindeki cover
page’ler kullanılsın istiyorsanız bu seçeneği pasif yapın.

“Use device Transmitting Subscriber ID (TSID)” seçeneğini seçerseniz gönderilen fakslarda

faksı gönderen tarafı belirtmek için kullanılan TSID kısmındaki değer, Fax Server’ın o faksı
göndeririken kullandığı cihazın özelliklerindeki General tabında belirtilen TSID değeri
olacaktır. Eğer bu seçeneği seçmezseniz yollanan fakslarda TSID değeri yerine faks
gönderilirken kullanılan telefon numarası yer alacaktır.

“Number of retries” kısmında faks gönderme işleminin başarısız olması halinde aynı faksı
göndermek için kaç kez daha deneme yapılacağını belirliyoruz. Varsayılan olarak bu değer
3’dür. “Retry after” kısmındaki değer ise bir sonraki faks gönderme denemesinin ne kadar
süer sonra tekrarlanacağını belirtiyor. Varsayılan olarak bu değer 10 dakikadır.

Şekil-7:Fax Server’ın faks gönderirken kullandığı kuyruk olan Outbox’ın konfigürasyonun

yapıldığı pencere.

Eğer hizmet aldığınız servis sağlayıcı günün belirli saatlerinde ücretlerinde indirime gidiyorsa
bu penceredeki “Discount rate start” ve “Discount rate stop” kısımları kullanarak bu saat
aralığını belirleyebilirsiniz. Bu sayede faks yollayacak kişiler yolladıkları faksların indirimin
geçerli olduğu saat dilimi içerisinde gönderilmesini istemişlerse o kişilerin yolladığı fakslar
kuyrukta tutulacak ve burada belirlemiş olduğunuz zaman dilimi başladığında Fax Server
tarafından işleme sokulacaklardır. Örneğin Şekil-8’de faks yollarken kullanıcıların karşısına
çıkan Send Fax Wizard’daki Schedule penceresinde yollanan faksın indirim saatleri içerisinde
yollanmasını sağlayacak “When discount rates apply” seçeneğini görebilirsiniz.
Şekil-8: Gönderilen faksin ne zaman işleme sokulacağının belirlendiği Schedule başlıklı
pencere.

Şekil-7’deki “Automatically delete faxes older than” kısmındaki değer ise gönderilemeyen
faksların ne kadar süre kuyrukta saklanacağını belirler. Varsayılan olarak gönderilemeyen
fakslar en fazla 7 gün kuyrukta saklanacaktır.

“Inbox” tabına tıklarsanız karşınıza Şekil-9’daki pencere çıkacaktır. Bu pencerede gelen

faksların arşivleneceği klasörü belirliyoruz. Varsayılan olarak gelen fakslar Documents and
Settings\All Users\Application Data\Microsoft\Windows NT\MSFax\Inbox klasöründe
saklanırlar.Bu pencere yardımıyla ayrıca arşiv klasörünün boyutunun belirli bir değeri
geçmesi durumunda ki bu değeri “Size quota high watermark” belirler, bir Warning
üretmesini sağlayabilirsiniz. Bunun haricinde arşiv klasöründe en fazla kaç gün öncesine ait
faks mesajları saklanacak bunu da bu pencere yardımıyla belirleyebilirsiniz. Varsayılan
olarak bir faks arşivde en fazla 90 gün tutulur.

“Sent Items” tabına tıkladığımızda karşımıza çıkan pencerede Fax Server tarafından
gönderilen faksların nerede arşivleneceğini, “Size quota high watermark” ve “Size quota low
watermark”değerlerini ne olacağını ve arşiv klasöründe en fazla kaç gün öncesine ait faks
mesajlarının saklanacağını belirliyoruz. Varsayılan olacak gönderilen fakslar en falza 60 gün
arşivde kalabilirler.

“Security” tabına tıkladığınızda ise karşınıza Fax Server’ın konfigürasyonunu kimlerin

gerçekleştirebileceğini ve Fax Server’a yollanan faksları kimlerin yönetebileceğini görüp
değiştirebileceğiniz bir pencere çıkacaktır.
Şekil-9:Gelen faksların tutulacağı arşiv ile alakalı ayarların yapıldığı pencere.

Microsoft Fax Service Manager konsolunda kaldığımız yerden devam ediyoruz(Şekil-10). Bu

konsoldaki Devices and Providers kısmında fax server’ın fax almak ve göndermek için
kullanacağı cihazların ayarlarını yapıyoruz.
Şekil-10:Fax Service Manager programı yardımıyla Fax Server’ın konfigürasyonunu
yapabilirsiniz.

Örneğin bizim sistemimizde Creative marka bir fax modem mevcut. Bu fax modem’ın
ayarlarını gerçekleştirmek için listedeki cihazın üzerine sağ tıklayıp Properties’i seçiyoruz.
Karşımıza Şekil-11’deki pencere çıkıyor.

Bu penceredeki seçenekler yardımıyla Fax Server’ın bu cihaz üzerinde fax yollayabilmesi ve

alabilmesini sağlayabiliyoruz. Ayrıca Fax Server’ın bu cihaz üzerindeki otomatik cevaplama
özelliğini kullanıp kullanamayacağını ve eğer otomatik cevaplama özelliği kullanılacaksa kaç
zil çalmasından sonra hattı fax server’ın alacağını da bu pencere yardımıyla ayarlıyoruz.
Varsayılan olarak 2 zil çalışından sonra hattı fax server alacaktır. Bu değer 1 ila 99 arasında
bir değer olabilir. Bunun yanında fax yollarken fax’ı alan kişinin fax ekranında
görüntülenecek Transmitting Subscriber ID (TSID) ile fax server’ın fax alması sırasında fax’ı
yollayan tarafın fax ekranında görüntülenecek Called Subscriber ID (CSID)’leri de bu
pencere yardımıyla düzenleyebiliyoruz. Bu değerler 20 karakterden fazla olamaz.
Şekil-11:Fax Server’ın kullanacağı cihazın ayarlarının yapıldığı pencere.

Bu penceredeki Microsoft Modem FSP tabındaki “Enable adaptive answering if supported by

the modem” seçeneği seçerseniz ve modeminizde bu özelliği destekliyorsa fax cihazlarından
gelen çağrılar fax server servisine, diğer şekilde data trafiği için gelen bağlantı istekleri ise
RRAS servisine yönlendirilecektir.

Fax Server’ın kullandığı her bir modem’e yada fax kartına gelen faxlar üç farklı şekilde
işlenebilir. Bunlar ;

· Gelen faxlar sizin belirleyeceğiniz bir mail adresine yollanır.(Route through e-mail)

· Gelen faxlar bir klasörde toplanır.(Store in a folder)

· Gelen faxları sizin belirleyeceğiniz bir yazıcıya gönderilir. (Print)

Şekil-12:Fax Server’a gelen faksların ne şekilde işleme sokulacağını belirleyebileceğiniz
pencere

Bu üç metoddan hangisini kullanacaksanız Şekil-12’de gösterildiği gibi o metodun üstüne

mouse ile sağ tıklayıp açılan menüden Enable’ı seçmelisiniz. Aktif edilen metodla alakalı
ayarları yapmak içinse listeden o metodun üzerine çift tıklayarak metodun özellikler
penceresini açmalısınız. Örneğin ben Route through e-mail metodunun özelliklerini
değiştirmek istediğim için bu metodu çift tıklayarak Şekil-13’deki pencereyi açtım. Bu
penceredeki E-mail tabına tıklayarak gelen faksların hangi mail adresine yollanacağını
belirtiyorum. Fax Server servisi burada belirtmiş olduğunuz mail adresine mail yollarken
Şekil-4’de konfigüre ettiğimiz ayarları kullanır. Bu yüzden mail yollama metodunun çalışması
için Şekil-4’deki pencerede yapılan ayarların düzgün olması gerekir.

Bu üç metodun öncelik sırasını ise Microsoft Fax Service Manager konsolundaki Incoming
Routing->Global Methods yolunu izleyerek sol tarafta listelenen metodların üzerine mouse
ile sağ tıklayarak ve açılan menüden Move Up veya Move Down seçeneklerini seçerek
gerçekleştirebilirsiniz.

Microsoft Fax Service Manager konsolundaki Outgoing Routing kısmında oluşturacağınız

gruplar ile bir yada birden fazla faks modem’i bir araya toplayabilir ve bunlar için gerekli
kuralları (Rules) tanımlayarak herbir grubun farklı bölgelerdeki faksları aramasını
sağlayabilirsiniz. Örneğin oluşturacağınız bir faks grubunu yurtiçi aramalarda kullanırken
diğer bir grubu da yurtdışı aramaları gerçekleştirecek şekilde ayarlayabilirsiniz.
Şekil-13: “Route through e-mail” metodunun özelliklerinin ayarlandığı pencere

Microsoft Fax Service Manager konsolundaki Cover Pages kısmında ise yollanacak fakslarda
kullanılabilecek ilk sayfaları belirliyebiliyorsunuz. Şekil-14’de gösterilen Fax Cover Page
Editor yardımıyla kendi Cover Page’lerinizi kendiniz oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz Cover
Page’leri kullanıcıların kullanımına sunmak için Microsoft Fax Service Manager konsolundaki
Cover Pages ‘in üstüne mouse ile sağ tıklayıp “Copy From” seçeneğin seçmeniz ve cov
uzantılı dosyanın yolunu göstermeniz yeterli olacaktır.
Şekil-14:Fax Cover Page Editor yardımıyla kendi Cover Page’lerinizi oluşturabilirsiniz.

Birazda Fax Console uygulamasından bahsedelim. Bu uygulama ile Fax Server servisini
izleyebilir, kuyrukta bekleyen faksları görebilirsiniz. Aynı zamanda herhangi bir sebepten
ötürü gönderilemeyen faksları iptal edebilir yada yeniden gönderilmesi için restart
edebilirsiniz.

Şekil-15: Fax Console uygulaması sayesinde alınan ve gönderilen fakslar ile kuyruktaki
fakslar hakkında özet bilgilere sahip olabilirsiniz.

Network’deki kullanıcıların bu Fax Server üzerinden faks yollayabilmeleri için bu kullanıcıların

gönderecekleri faksları Fax Server üzerindeki paylaştırılmış Fax Printer’a göndermeleri
yeterli olacaktır. Kullanıcılar faks yollamak istedikleri belgeyi bu paylaştırılmış yazıcıya
yolladıklarında karşılarına faks yollama sihirbazı gelecek ve bu sihirbaz yardımıyla belgeyi
istedikleri numaraya faks olarak yollayabileceklerdir.