10 Questions

La facturation

10 Rponses
AFFACTURAGE

A la suite de ltude conduite en 1994 par lAssociation Franaise des Socits Financires, nous avons dcid de publier un guide afin de clarifier certaines ides reues sur laffacturage. Le succs rencontr par cette premire dition a encourag lASF renouveler lexprience, dautant plus que le besoin dinformation concernant laffacturage est grandissant. Les pistes de rflexion que nous proposons dans ce second livret concernent le domaine de la facturation. Le Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables, prsid par M. Ren RICOL, avec lequel lASF a sign une convention de coopration en fvrier 1996, a soutenu ce projet. En effet, depuis trente ans, la qualit croissante de loffre des factors apporte aux entreprises une vritable expertise. Laffacturage, mtier spcifique, assure la gestion globale et quotidienne des comptes clients de plus de 11 000 entreprises franaises. Cette exprience nous a permis, en collaboration avec lOrdre des Experts-Comptables, de dgager des conseils sur les diffrents points soulevs. Ce livret na pas la volont dtre exhaustif, mais plutt de guider le lecteur vers des pistes approfondir.

Francis Rougeot
Prsident de la Section des socits daffacturage de lASF

Face la multiplication des dfaillances dentreprises, lallongement des dlais de paiement et la difficult pour les entreprises de trouver des financements, une gestion rigoureuse en amont des comptes clients parat aujourdhui plus quindispensable. Dans le cadre du partenariat entre lOrdre et les socits daffacturage regroupes au sein de lAssociation Franaise des Socits Financires, un guide sur la facturation qui se veut avant tout mthodologique et pdagogique a t labor. Cet outil sinscrit dans le cadre de laction que la profession comptable a initie par la cration dune commission de la Compagnie des Conseils et Experts Financiers sur la gestion du compte clients avec pour objectif daider les entreprises fragilises par la conjoncture actuelle. Lobjet de ce document nest autre que prsenter, de manire pratique, les piges et cueils en matire dtablissement de factures. Il constitue au surplus un outil pratique et de dveloppement de notre mission de conseil.

Ren Ricol
Prsident du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables

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Avant-Propos

La facture, document banal de la vie des affaires, est rgie par un ensemble complexe de rgles. En dix ans, pas moins de quatre lois ont t adoptes sur la facturation. Ce livret na aucune prtention dexhaustivit, mais se veut un document commode pour apprhender les divers aspects de ce vaste sujet tel quil se prsente en septembre 1997. Aussi propose-t-il des rponses aux 10 questions les plus courantes sur la facturation. Fruits dune rflexion commune deux professions, ces pages pourront tre lues dans lordre ou consultes dans le dsordre : esprons que le lecteur y trouvera quelques informations utiles et quelques orientations pralables une tude plus approfondie des textes.

Sommaire

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Conditions gnrales de vente Conditions gnrales dachat Clause de rserve de proprit Mentions obligatoires Dlais et modalits de paiement Date dchance et pnalits de retard Relevs de facturation Facturation aux administrations Justificatifs et litiges Facture dmatrialise

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Question
Comment exprimer les conditions gnrales de vente ?

CONDITIONS GNRALES DE VENTE

Rponse

est le document crit, tabli par le vendeur, dfinissant obligatoirement

quer ses conditions gnrales de vente la demande de lacheteur sous peine de sanctions pnales. Le vendeur se constitue ainsi des justificatifs (lettres, devis, bons de commande, bons de livraison...) ce qui rend dautant plus efficace le recouvrement.

les conditions tarifaires, de rglement et les pnalits de retard et facultativement les modalits de vente de ses produits ou de ses prestations. Elles doivent donc tre

Les conditions gnrales de vente doivent figurer sur les documents changs entre le vendeur et lacheteur pendant la priode pr-contractuelle.

connues de lacheteur au plus tard au moment de la livraison (les conditions gnrales de vente portes au dos dune facture ne sont pas suffisantes). Le vendeur a lobligation de communi-

Il est prfrable que les conditions gnrales de vente figurent de faon explicite sur les devis afin dviter toute contestation ultrieure. Elles doivent tre lisibles, claires, prcises et quitables.

Le conseil du spcialiste : il est fortement recommand de faire apparatre les conditions gnrales de vente sur tous les documents changs avec lacheteur avant la ralisation de la vente, y compris sur le papier en-tte, et au plus tard sur le bon de livraison .

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Question
Les conditions gnrales dachat sont-elles opposables aux conditions gnrales de vente ?

CONDITIONS GNRALES DACHAT

Rponse

ertaines grandes entreprises, principalement dans la grande distribution,

termes des conditions gnrales dachat entrane expressment labandon des conditions gnrales de vente. Par exemple, les dlais de paiement sont dfinis par les conditions gnrales dachat dans la mesure o elles restent conformes la loi. Certains grands de la distribution pratiquent des pnalits pouvant aller jusqu 5 % du montant de la commande par jour de retard de livraison. La loi Galland de 1996 a prcis les obligations des parties dans un souci de plus grande transparence et de rquilibrage des forces en prsence.

opposent aux conditions gnrales de vente de leurs fournisseurs leurs propres conditions gnrales dachat. Celles-ci peuvent tre exprimes sous plusieurs formes : dans le cadre dun contrat de rfrencement, dans le cadre dun appel doffres et du march qui sensuit, notamment avec les administrations et les collectivits locales, ou, plus simplement, au verso des commandes. Lacceptation formelle (contrat sign) des

Les conditions gnrales dachat priment sur les conditions gnrales de vente.

Le conseil du spcialiste : dans les conditions gnrales dachat, lisez attentivement les clauses qui vous engagent concernant les dlais de livraison, les pnalits de retard, la limitation de responsabilit, le retour dinvendus,

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Question
Comment se protger grce la clause de rserve de proprit ?

CLAUSE DE RSERVE DE PROPRIT

Rponse

a clause de rserve de proprit subordonne le transfert de proprit dun

Il doit faire attention : bien respecter la procdure, indiquer de faon exhaus-

bien au paiement intgral de son prix et constitue une protection du vendeur

contre la dfaillance ou linsolvabilit de son contractant. Cette clause doit figurer sur

Pour tre efficace la clause de rserve de proprit doit figurer sur un crit tabli au moment de la livraison (article 121 Loi du 25 janvier 1985).

tive les quantits, rfrences et (sil y a lieu) les numros de srie des marchandises livres. La revendication doit intervenir dans les trois mois de la

un crit, tabli au plus tard au moment de la livraison et rgissant un ensemble doprations commerciales convenues entre les parties. Le vendeur doit apporter, par tout moyen, la preuve de lidentification des marchandises impayes revendiques.

publication du jugement ouvrant la procdure collective, sauf ce que la clause ait fait lobjet dune publicit. Laction en revendication ne dispense pas le vendeur de dclarer sa crance dans les dlais.

Le conseil du spcialiste : il est vivement recommand de mentionner la clause de rserve de proprit de faon trs apparente, lisible et non quivoque, de prfrence en carac-

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Question
Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur la facture ?

MENTIONS OBLIGATOIRES

Rponse

oute vente de produit ou prestation de service pour une activit profes-

adresse, ainsi que le numro dimmatriculation au RCS du vendeur. En outre, devront tre prci-

sionnelle doit faire lobjet dune facturation. Le vendeur est tenu de dlivrer la facture ds la ralisation de la vente ou de la prestation et lacheteur doit la rclamer.

La facture mentionne obligatoirement les lments dterminants de la transaction.

ss tous lments de la vente, savoir quantit, dnomination prcise et prix unitaire HT (la TVA apparatra distinctement), ainsi que les rabais ou

La facture est rdige en au moins deux exemplaires. Elle doit tre date et mentionner le nom ou la raison sociale des parties, leur

ristournes. Le vendeur y indiquera aussi les dlais et modalits de rglement.

Le conseil du spcialiste : dans les entreprises de moins de 10 personnes, 75 % des factures sont libelles de faon incorrecte ou insuffisante... Une

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Question
Comment formaliser les termes de paiement ?

DLAIS ET MODALITS DE PAIEMENT

Rponse

a facture doit mentionner la date prcise (Jour, Mois, Anne) laquelle le

Une mme facture ne peut porter sur des marchandises dont les dlais de paiement sont diffrents, sauf men-

rglement doit intervenir, le mode de paiement, le taux descompte en cas de rglement anticip. Dans certains secteurs, les dlais de paiement sont rglements (moins de 20 jours pour le btail, 30 jours pour les denres prissables et les boissons alcoolises).

Chaque facture doit mentionner les dlais et modalits de paiement.

tionner pour chaque produit les dlais considrs. Les dlais sont calculs entre la date de livraison et la date de rception du chque ou

dchance de leffet.

Le conseil du spcialiste : les dlais et modalits de paiement doivent tre convenus sans ambiguit avec votre acheteur. Ils doivent tre apprcis pour chaque transaction en fonction des enjeux et des risques actualiss vis--vis du client .

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Question
Comment faire respecter ses chances ?

DATE DCHANCE ET PNALITS DE RETARD

Rponse

a loi du 31 dcembre 1992 prcise que la facture doit mentionner la date

tions de vente qui en fait la demande. Celles-ci contiennent les conditions de rglement mentionnant le cal-

laquelle le rglement doit intervenir, ainsi que les pnalits en cas de retard de paiement. Ces pnalits sont au moins quivalentes un taux gal une fois et demi le taux lgal.

La loi donne aux entreprises les moyens juridiques de se faire payer bonne date.

cul et les conditions dapplication des pnalits pour paiement tardif. Linfraction ces dispositions est punie par une amende de

Le dbiteur qui ne respecte pas les dlais lgaux sexpose une amende de 500 000 F, plus une ventuelle condamnation pnale pour les personnes morales. Par ailleurs, tout producteur ou prestataire est tenu de communiquer ses condi-

100 000 F. Les pnalits de retard dues par le client font natre au profit du vendeur une crance qui doit tre prise en compte dans les rsultats (cf. instruction du SLF du 7 mai 1997).

Le conseil du spcialiste : bien mentionner la date dchance laquelle le rglement doit intervenir sur la facture, et prciser, dans les conditions de vente, les pnalits pour retard de paiement.

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Question
Comment viter de multiplier les factures ?

RELEVS DE FACTURATION

Rponse

e vendeur est tenu de dlivrer la facture ds ralisation de la vente ou de la

factures rcapitulatives qui regroupent une succession de livraisons sur une priode donne ; les factures-relevs qui regroupent plusieurs facturations intermdiaires en une seule afin de simplifier le rglement. Dune faon gnrale, un diffr de facturation de quelques jours est toujours admis au titre des ncessits administratives. Il est prfrable de ne pas dpasser le mois calendaire comme priode maximale pour ltablissement dun relev de factures, qui doit dtailler prcisment les transactions concernes.

prestation de service (article 31 de lOrdonnance du 1er dcembre 1986). En sus de cette obligation lgale, les exigences de comptabilit analytique ou de gestion des stocks en juste temps multiplient les occasions de facturation. Or, toute facturation possde un cot intrinsque tant par son tablissement que par le traitement de son rglement. Cest pourquoi sont rglementairement tolres sous certaines conditions : les

Les factures rcapitulatives et les factures-relevs permettent sous certaines conditions dviter la multiplicit des facturations.

Le conseil du spcialiste : viter aussi bien lmiettement des facturations que le regroupement excessif en tenant compte des souhaits et pratiques du dbiteur de qui dpend le rglement .

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Question
Quelles prcautions prendre pour facturer lEtat, les Collectivits locales ou les Etablissements publics ?

FACTURATION AUX ADMINISTRATIONS

Rponse

es factures mises sur ladministration doivent imprativement faire rfren-

notification au titulaire par lettre recommande. Le dcompte gnral ou final est lacte qui rgle dfinitivement les droits et obligations des parties. Il doit tre tabli au maximum 45 jours aprs la notification de rception des travaux.

ce des commandes ou des marchs. Pour les marchs, il convient de se reporter aux conditions de rglement figurant sur lexemplaire unique. Le march est obligatoire pour toute prestation annuelle suprieure 300 000 F TTC. Appel exemplaire unique, il est tabli en un seul original, sign par les parties. Il devient excutoire et opposable ds sa

Il est essentiel de faire rfrence une commande ou un march, lesquels portent toujours un numro.

Des possibilits de prfinancement du march existent auprs des administrations ou dorganismes spcialiss.

Le conseil du spcialiste : mentionner le service et le nom de la personne responsable du march peut savrer utile pour sassurer du mandatement de la crance .

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Question
Comment viter les litiges grce aux justificatifs ?

JUSTIFICATIFS ET LITIGES

Rponse

e litige est souvent le prtexte pour le dbiteur de diffrer son rglement ou

Chaque secteur possde ses propres justificatifs : bons de commande, acceptation doffre, de sous-traitance, bons de livraison, bons de rception, procs-verbaux... accepts, signs, revtus dun cachet commercial du client. Ces justificatifs devront tre

de sy soustraire. Les frais financiers gnrs par cette situation psent lourd sur la trsorerie du vendeur et obrent la rentabilit de la vente. Mme parfaitement libelle

Les justificatifs, des crances sont incontournables : ils consolident et valident lexigibilit de la facture.

une facture ne suffit pas viter le litige. Lopposabilit dune crance se fonde sur des justificatifs permettant de valider les prestations effectues et/ou les produits livrs.

prvus dans les conditions gnrales ou les conditions particulires de vente dont ils sont partie intgrante.

Le conseil du spcialiste : formaliser la vente par des justificatifs adapts, prvus dans les conditions gnrales ou particulires de vente, cest faciliter le rglement de la facture, viter les

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Question
Comment intgrer le processus de facturation dans les Echanges de Donnes Informatiss (EDI) ?

FACTURE DMATRIALISE

Rponse

es entreprises peuvent changer des factures par voie tlmatique si leur

ne sappliquent quau seul domaine fiscal sans rgir les questions connexes de droit commercial (convention

systme de tltransmission assure certaines fonctionnalits telles que lidentit des messages mis et reus, et la restitution des factures en langage clair et sur support papier la demande de lAdministration. De telles dispositions favorisent le dveloppement des changes de donnes informatiss (EDI) qui optimisent la productivit des entreprises. Cependant, elles

La transmission des factures par voie tlmatique est possible, mais soumise autorisation pralable de lAdministration fiscale (article 289 bis CGI).

de preuve, etc.). Une confirmation de

commande et une facturation par crit restent aujourdhui souhaitable en complment de la transaction tlmatique.

Des socits spcialises peuvent fournir les moyens techniques et de gestion oprationnelle de ces transactions dmatrialises.

Le conseil du spcialiste : ne pas omettre dinclure lusage de la facture dmatrialise avec vos partenaires commerciaux dans un protocole global dit contrat dinterchange . Des crits restent souhaitables en complment de la

Rfrences de textes et bibliographie

Textes :
Ordonnance no 86-1243 du 1er dcembre 1986 sur la libert des prix et de la concurrence Loi no 92-1442 du 31 dcembre 1992 sur les dlais de paiement entre les entreprises Loi no 85-98 du 25 janvier 1985 sur le redressement et la liquidation des entreprises Loi no 94-475 du 10 juin 1994 sur la prvention et le traitement des difficults des entreprises Loi no 96-588 du 1er juillet 1996 dite Loi Galland sur la loyaut et lquilibre des relations commerciales - Instruction no 4-A-9-97 du 7 mai 1997 du Service de la Lgislation Fiscale

Bibliographie :
- Tout savoir sur laffacturage par Michel RACHLINE et Michel AUSSAVY (Editions Atlas 1996) - Laffacturage par Jean-Pierre DESCHANEL et Laurent LEMOINE (Que sais-je no 2747 1993) - Les spcificits des socits daffacturage et leurs impacts sur la rvision des comptes (mmoire en vue de lobtention du diplme dexpertise comptable de Marie-Laure JACOB - 1996 - mmoire disponible la Bibliothque de lOrdre des Experts-Comptables, 88 rue de Courcelles, 75008 Paris). Les socits dAffacturage, comme les banques, sont des tablissements de crdit rgis par la loi bancaire du 24 janvier 1984. A ce titre, elles doivent tre agres par le Comit des Etablissements de Crdit et des Entreprises dInvestissement et sont soumises au contrle de la Commission Bancaire. Elles doivent respecter la rglementation bancaire qui leur impose notamment des ratios de couverture et de division des risques.

Achev dimprimer sur les presses de lImprimerie CHIRAT 42540 Saint-Just-la-Pendue Dpt lgal septembre 1997 N 4150

Cette communication a t mene linitiative des membres de la Section Affacturage de lAssociation Franaise des Socits Financires : BANQUE DU DOME BANQUE SOFIREC BNP FACTOR CANON FINANCE CATERPILLAR FINANCE FRANCE S.A. CENTRABAIL CGA-COMPAGNIE GENERALE DAFFACTURAGE COFACREDIT DE LAGE LANDEN FACTORS ETOILE CREDIT FACTOBAIL FACTOCIC FACTOFRANCE HELLER FACTOREM FIAT FACTORING S.A. F.M.N. FACTORING FINIFAC FORD CREDIT EUROPE Plc IBM FRANCE FINANCEMENT IFN FINANCE INTERCOMI Socit pour le Dveloppement International du Commerce et de lIndustrie INTERETUD Socit dEtudes et de Reprsentation pour le Commerce International INTERNATIONAL CREDIT SERVICES S.A.S. ISIS FACTOR S.p.A. LAVIOLETTE FINANCEMENT LONDON FORFAITING A PARIS SA S.F.F. SOCIETE FRANCAISE DE FACTORING International Factors France SLIFAC Socit Lyonnaise dAffacturage SOGEXTER Socit Gnrale pour le Commerce Extrieur TRANSAMERICA COMMERCIAL FINANCE FRANCE S.A. TRANSFACT UFB LOCABAIL et des membres de la Compagnie des Conseils et Experts Financiers, dpendant du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables.

Srie 10 Questions / 10 Rponses Dj paru N Affacturage

ASSOCIATION FRANAISE DES SOCITS FINANCIRES

24, avenue de la Grande Arme - 75854 Paris Cedex 17 Tl. : 01 53 81 51 51 Tlcopieur : 01 53 81 51 50 Contact : Marc-Pierre JANICOT

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