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Organizacion previa de elaboracion de presupuestos

Enviado por ArceliaKim, agosto 2010 | 6 Pginas (1320 Palabras) | 129 Visitas|

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2.2 ORGANIZACIN PREVIA DE ELABORACION DE PRESUPUESTOS

Etapas de la preparacin del presupuesto

El empresario recurre al presupuesto como herramienta de planeamiento y control, deben considerarse las etapas siguientes en su preparacin, cuando se tenga implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo.

1. Preiniciacion. 2. Elaboracin del presupuesto. 3. Ejecucin. 4. Control. 5. Evaluacin.

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Muestra que las experiencias obtenidas con el aporte del control retroalimenta

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1. PRIMERA ETAPA Preiniciacin En esta etapa se evalan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestin gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc), se efectuara la evaluacin de los factores ambientales no controlados por la direccin y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnostico contribuir a sentar los fundamentos del planteamiento, estratgico y tctico, de manera que exista objetividad al tomar en los campos siguientes:

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La escogencia de las estrategias competitivas o de las opciones de crecimiento interpreta la naturaleza de los objetivos generales y especficos determinados por la direccin.

Objetivos Generales.

Colocar productos en los canales de comercializacin previstos que posean calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan mrgenes de utilidad atractivos.

 Incrementar la cobertura geogrfica de los mercados mediante el aumento de las zonas de distribucin de los productos. Proporcionar al accionista una tasa de rendimiento atractiva mediante la integracin de los factoras valorizacin y dividendos Establecer mecanismos que auspicien las construccin de una empresa dinmica, pujante y creciente en sus operaciones comerciales. Consolidar la participacin en el mercado con buenos productos, campaas promocionales agresivas y una fuerza de ventas adecuadamente capacitada. Crear y mantener un clima organizacional que conjugue las metas empresariales y los objetivos de quienes trabajan en la empresa.

Objetivos Especficos. Alcanzar un crecimiento del X% en el volumen anual de ventas, expresado en un Y% por variacin de precios y en un Z% por captacin de mercados. Obtener un rendimiento sobre la inversin promedio anual del X% antes de impuestos. Lograr un grado de integracin del X% en la fabricacin del producto y mediante la creacin de una empresa que atender el suministro de los insumos Z1 y Z2. Las operaciones normales de la empresa deben financiarse con los fondos monetarios generados por el giro interno de los negocios (ventas en efectivo, recuperacin de cartera, rendimiento de las inversiones temporales).

Ejemplos:

Si el objetivo es incrementar las ventas ser necesario considerar las ventajas, las desventajas y las posibilidades de opciones como la concesin de mayores plazos, el otorgamiento de mayores descuentos, la creacin de

mercados, el mejoramiento de los productos, la reduccin del tiempo de despacho o el refuerzo financieros de la publicidad. Si el objetivo es la adquisicin de activos ser indispensable determinar el financiamiento de la negociacin (fondos aportados por los accionistas o por organismo crediticios), sin descartar la viabilidad del leasing. Si el radica en minimizar los costos de almacenamiento de inventarios debern estudiarse las implicaciones de dicha medida sobre los costos de colocacin de pedidos que tienden a crecer cuando el inters de reducir los volmenes de inventarios almacenados tiene la contraparte de mayores pedidos.

Los objetivos, las estrategias y las polticas propuestas por la gerencia y su comit asesor deben ponerse en conocimiento del personal administrativo y operativo. Las jefaturas, una vez enteradas, elaboran sus propios planes sin pasar por alto que como los diversos niveles organizacionales no son islas y hacen parte de un engranaje, es indispensable que los planes sean articulados.

2. SEGUNDA ETAPA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin monetaria en trminos presupuestales, precedindose segn las pautas siguientes:

En el campo de las ventas, su valor se subordinara a las perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomaran decisiones inherentes a los

alcance de los objetivos mercantiles se tomaran decisiones inherentes a los medios de distribucin los canales promocionales y la poltica crediticia. En el frente productivo se programaran las cantidades a fabricar o ensamblar segn los estimativos de ventas y las polticas sobre inventarios. Con base en los programas de produccin y en las polticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en trminos cuantitativos o monetarios. Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura segn los criterios de la remuneracin y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ellas la jefatura de relacin industriales o de recursos humanos debe prepara el presupuesto de la nomina en todos los ordenes administrativos y operativos. Los proyectos de inversin especiales demandaran un tratamiento especial relacionado con la cuantificacin de recursos. En efecto, el computo de la exigencias financieras pertinentes a los estudios de pre factibilidad o de factibilidad o a la ejecucin de los proyectos pueden recaer en una instancia a la que se asigne el liderazgo, en la oficina de planeacin es parte de la estructura, o en empresas consultoras contratadas. Es competencia de los encargados de la funcin presupuestal recopilar la informacin de la operacin normal y los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto consolidado se remitir a la gerencia o presidencia con los comentarios y las recomendaciones pertinentes. Analizado el presupuesto y discutidas sus conveniencias financieras se produce a ajustarlo, publicarlo y difundirlo

3. TERCERA ETAPA EJECUCION.

En el proceso administrativo la ejecucin se relaciona con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente inters de alcanzar los objetivos trazados, con el comit de presupuesto como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos fsicos, financieros y humanos colocados a su disposicin, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas. En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboracin a las jefaturas en aras de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear. Igualmente, prestara informes de ejecucin peridicos

4. CUARTA ETAPA CONTROL.

Si el presupuesto es una especie de termmetro para medir la ejecucin de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso seria parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta que punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrn de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronsticos con la realidad. Las actividades ms importantes por realizar en esta etapa son:

1. preparar informes de ejecuciones parciales y acumuladas que incorporen comparaciones numericas y porcentuales de lo real y lo presupuestado. Cuando la cotejacion se aplique a proyectos de inversin, adems de aspectos monetarios debern incluirse tpicos como el avance en obras, en tiempo y en compras expresadas en unidades ya que los contratos suscritos constituyen la base del control. 2. analizar y explicar las razones de las deviaciones ocurridas.

2. analizar y explicar las razones de las deviaciones ocurridas. 3. implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de inters o de los coeficientes de devaluacin que afectan las proyecciones de compaas que realizan negocios internacionales.

5. QUINTA ETAPA EVALUACION.

Al culminar el periodo de presupuestacion se separa un informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Sera necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los xitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.

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(2010, 08). Organizacion previa de elaboracion de presupuestos. BuenasTareas.com. Recuperado 08, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Organizacion-Previa-De-Elaboracion-DePresupuestos/657517.html
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