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Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones:
FUNCIONES DE COMPRAS
Deteccin de la necesidad. Solicitud y anlisis de alternativas de compra. Negociacin con los proveedores. Colocacin de rdenes de compra (doc. que inicia el procedimiento de compras). Seguimiento y activacin de rdenes de compra. Recepcin de efectos comprados. Almacenaje y registro. Entrega de los insumos al sector que los requiri. Estudio permanente del mercado de oferta. Mantenimiento de registros de stock. Control de calidad.
Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles.
Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: Asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y La distribucin y entrega del producto terminado a los clientes.
Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre ellos con:
Direccin General: Fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de los cambios del entorno.
Produccin: Informacin sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible.
Resulta til deslindar la parte normativa de la parte prctica, con lo cual se gana agilidad y seguridad en la realizacin de las tareas y se delimita con claridad lo qu es estrictamente procedimental y lo que forma parte de una normatividad o especie de constitucin a la que se acude en ocasiones muy especiales Ayuda al uso racional de recursos, para contar con informacin oportuna y claridad en la ejecucin de las actividades y ser eficiente. Se agrupan en reglamentos, al cual se acude para aclarar dudas sobre el cumplimiento de la ley, las disposiciones generales, los estatutos, los cdigos, orientaciones y las instrucciones especficas que se consultan espordicamente y para casos muy particulares
DEFINICIN
REGISTRO DE COMPRAS
Este registro es sumamente importante para el Estado pues permite controlar el crdito fiscal del IGV a que tiene derecho la empresa y por lo tanto tambin sirve para liquidar y pagar mensualmente el Impuesto General a las Ventas.
En este libro se anotan en forma cronolgica las compras de bienes y servicios que realiza la empresa. Es un libro que puede ser de foliacin simple o doble. Desde el punto de vista tcnico contable, es auxiliar. Desde el punto de vista legal, es obligatorio para las empresas que deben llevar contabilidad completa. Tambin es obligatorio para las empresas que, no estando obligadas a llevar contabilidad completa, realizan operaciones gravadas por el Impuesto General a las Ventas.
Un detalle importante es el siguiente: aqu habr ms variedad de cuentas que en el registro de ventas.
Una empresa vende bsicamente mercaderas, productos terminados o servicios. Pero sus compras son muchas ms variadas. Si es una empresa comercial deber comprar mercaderas. Si es industrial, deber comprar materias primas, suministros para fabricacin y embalajes.
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
1. Escriba una lista que describa todos los materiales y elementos
2. Identifica todos los departamentos que harn compra de suministros y documenta
Permitir que los empleados compren sin directrices en un negocio puede aumentar los costos y reducir los mrgenes de beneficio. Comprar sabiamente comienza con la compra de cantidad y calidad de los artculos al mejor precio, creando entonces un procedimiento que permite monitorear el proceso de compra. Usar un presupuesto y establecer un proceso de revisin estndar puede revelar las tendencias del mercado para aprovechar las estructuras de precios, que de otro modo podran ser pasados por alto.
5. Establece relaciones con los proveedores
1. Escriba un proceso paso a paso a seguir para cada departamento al hacer tus compras
2. Formule un proceso paso a paso para la gestin de trmites en el proceso de compras 5. Crea un manual de procedimientos de compra
El manual de compras se somete a las disposiciones generales de la empresa, pero contiene elementos que influyen directamente en las compras: - Respuesta a un estmulo o razn de compra. - Elemento econmico o costo. - Aprobacin social y la conveniencia de compra. - Requisicin del almacn de la empresa Para ello en trminos generales debe haber como mnimo tres cotizaciones.
Contenido: Es la divisin del manual en diversos captulos: - Antecedentes o referencia - Objetivos - reas afectadas de compras - Definicin de trminos - Resumen - Responsabilidad de las reas involucradas - Desarrollo o tramite - Anexos Polticas: Incluye exclusivamente todas las polticas emanadas por la gerencia.
LA ORDEN DE COMPRA
Procedimientos: Representan el aspecto mas abundante dentro del manual, establecen la secuencia de los pasos a seguir
Circulares y boletines: Los circulares comprende todas aquellas disposiciones de aplicacin general al personal, tales como medidas disciplinarias y administrativas. Los boletines se refieren a aquellas publicaciones dirigidas a los proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa, tramites o aspectos que deben conocer.
Una orden de compra es un documento que emite la organizacin o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir as, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prcticas de negocio establecidas. Este documento de manera implcita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestacin que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; asimismo, se considera el detonador del proceso comercial.
Insumos de reposicion permanente necesarias para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionadas con el area de produccin, comercializacion o administracion. Posibilitando que las compras sean presupuestadas mediante pedidos de cotizacion.
PROVEDOR
Compras MENORES