DIRECCIN DE NORMAS ARCHIVSTICASDNDAAI

CURSO A DISTANCIA Introduccin a la Archivstica y su normatividad

PRIMER MDULO:

ARCHIVSTICA Y GESTIN DOCUMENTAL

TUTOR: JORGE SARMIENTO SICOS

Lima 2013

El presente mdulo de aprendizaje tiene por finalidad: Delimitar, precisar y homogenizar las nociones bsicas con las que cuentan los participantes sobre la Archivstica, Archivos, Documentos, Informacin y otros trminos archivsticos. Generar una reflexin crtica respecto a la cientificidad de la Archivstica y como disciplina interdisciplinaria analizar las relaciones con otras disciplinas diferenciando los objetos de estudio. clarificar los conceptos fundamentales y las definiciones sobre los documentos de archivo.

El concepto ha ido variando a travs del tiempo y el espacio. Quiere decir tres cosas: 1. En el pasado el Archivo era considerado el Depsito de informacin de la elite gobernante y privada. 2. En la sociedad moderna es el centro de informacin por excelencia. 3. Segn el tipo de sociedad varia su importancia

Segn el diccionario de terminologa Archivstica: es el estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos". Consejo
Internacional de Archivos (C.I.A.)

En la definicin de Antonia Heredia la Archivstica es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en ltima instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Por lo tanto considera que la funcin primordial de las Archivstica sern los archivos, poniendo en un segundo plano a los documentos.
objeto archivos Archivos objeto documentos Documento objeto informacin
Archivstica

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Al custodiar informacin pertinente clasificada, son vitales en la conservacin y permanencia de los regmenes sociales y de toda estabilidad poltica, ya que el principio de servicio al publico no es cumplido en su totalidad, a excepcin de algunos regmenes. Por la informacin conservada permiten la elaboracin de toda historia del poder, social, cultural, etc. (mediante la seleccin y el expurgo se permite el acceso a cierto tipo de informacin)

Las disciplinas cuyos mtodos o resultados son utilizados en trabajos o investigaciones, son consideradas auxiliares en cuanto son utilizadas en un trabajo especfico

El objeto de las disciplinas auxiliares de la Archivstica es el documento.

Cada una tiene su manera de preguntar a los documentos y distintas respuestas El Archivista debe cuestionar y contestar todas, por lo que, tiene la necesidad de todas las disciplinas auxiliares.

 Es

la disciplina que tiene por objeto el estudio y crtica de la tradicin, forma y elaboracin de los documentos escritos resultantes de acciones jurdicas y actividades administrativas, realizadas por personas fsicas o jurdicas. (Diccionario de Terminologa
Archivstica)

Juzga la autenticidad o falsedad de los documentos Valora los documentos a partir de ciertos caracteres intrnsecos y extrnsecos La crtica abarca tres funciones:

Clasifica el documento segn tipologas existentes Explica el documento segn sus caracteres internos y externos Declara su autenticidad

 La

Diplomtica, como estudio de los documentos, a travs de sus elementos integrantes (como soporte, escritura, lenguaje, otros) permite interpretarlos y decidir sobre su autenticidad

Es la ciencia que trata del conocimiento y la interpretacin de la escritura, y que estudia sus orgenes y evolucin El Archivista necesita de la Paleografa de lectura como de la de anlisis

Sancin real a la Compaa de Jess

Disciplina que trata del cmputo del tiempo de los acontecimientos histricos Para el Archivista es necesaria en cuanto que la fecha en el documento es uno de los elementos indispensables para su identificacin

Tiene por objeto el estudio de los sellos

Describe y estudia de manera critica desde el punto de vista histrico, artstico, tcnico y valor probatorio Es auxiliar de la Archivstica en cuanto que todos los tipos de sellos existentes son parte del microcosmos del documento de archivo

Los documentos se generan de acuerdo con unas normas y procedimientos que fijan los pasos a seguir por la Administracin en la resolucin de sus asuntos
Ayuda a estudiar la tipologa documental para establecer las diferentes categoras que se forman en cada dependencia de cualquier institucin Permite realizar la seleccin de los documentos porque establece los plazos de vigencia administrativa.

Es una disciplina auxiliar como instrumento, como medio en la labor archivstica.

Existe una dificultad en la automatizacin de los archivos porque un mismo programa no puede aplicarse a distintos archivos.

Memoria de la evolucin de la humanidad

La organizacin de un archivo exige el conocimiento de la historia de su creador para
Comprender la forma y el orden como se han producido los documentos Conocer su estructura orgnica, las funciones y las actividades desarrolladas Comprender el significado de los documentos

Es fundamental el conocimiento de las instituciones para el estudio de las organizaciones, jurisdiccin, competencias y evolucin a lo largo del tiempo El archivista parte de la historia de las instituciones para organizar un fondo

Viene dada por la propia naturaleza de los fondos documentales Proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley El Archivista debe conocer determinados campos:
Legislacin bsica del Estado Legislacin del mbito archivstico Legislacin sobre el procedimiento administrativo

Ciencia que estudia la lengua humana El Archivista y dems profesionales de la informacin la necesitan para el anlisis de los documentos

Etimologicamente proviene del latn documentum, derivado del verbo docere: ensear, instruir; mas como quiera que este es un significado poco preciso, ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente utilizado en el vocabulario legislativo

El Diccionario de Terminologa Archivstica elaborado en 1993 por la Direccin de Archivos Estatales Espaoles lo define de esta manera: Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal. Es la combinacin de un soporte y la informacin registrada en l.

En un sentido muy amplio y genrico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

CARACTERES EXTERNOS

CARACTERES INTERNOS

CLASE. TIPO. FORMATO. CANTIDAD. FORMA.

ENTIDAD PRODUCTORA. ORIGENES FUNCIONALES.

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIN.

CONTENIDO SUSTANTIVO.

Clase. Esta determinado por el procedimiento empleado para transmitir la informacin (Doc. Textuales, iconogrficos, sonoros, audiovisuales, electrnicos.) Tipo. Revela el contendido y su estructuracin en el documento. (ley, cuestionario, informe, real cedula, etc.) Formato. Esta en funcin de la forma y del soporte (legajos, volmenes, A 3 A 4, CD ROM, USB Diskette) Cantidad. Se refiere al numero de unidades y al espacio (legajos, volmenes, metros lineales, etc.) Forma. tradicin documental, consiste en la ingenuidad, es decir la condicin de original copia y sus variantes: Copia certificada, copia simple , etc.

Entidad productora. El autor del documento (persona fsica, moral publica o privada. Orgenes funcionales. Las razones por las que ha producido el documento. Comprende la funcin, la actividad y el tramite por los que ha sido realizado. Fecha y lugar de produccin. Constituye la datacin crnica y tpica. (tiempo y espacio) Contenido sustantivo. El asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines y objetivos perseguidos con su redaccin.

Los elementos que lo caracterizan son: El soporte que les confiere corporeidad fsica: puede ser desde una tablilla de barro hasta un disco ptico. La informacin, es decir la noticia que transmite. El registro, o sea, la fijacin de la informacin en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos electromagnticos, etc.

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

Son los documentos que contienen informacin escrita sobre el soporte que es papel.

Son los documentos que aunque pueden contener informacin escrita, sin embargo lo ms importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel.

Son caractersticas que tienen que ver con el carcter informativo. Las caractersticas intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificacin: documentos primarios, secundarios y terciarios. Los documentos primarios son aquellos que contienen informacin original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los documentos secundarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los documentos terciarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.

Carcter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas, etc.) La gnesis. Se producen dentro de un proceso natural de actividades, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a el. La exclusividad. La informacin que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idntica extensin o intensidad, es exclusiva. La interrelacin. Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido tienen muy poco, su razn de ser viene dada por la pertenencia a un conjunto la unidad archivstica expediente - y por las relaciones establecidas entre si.

AGN

ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO INTERMEDIO

ARCHIVO DE GESTIN Documentacin Activa

ARCHIVO CENTRAL Documentacin Semi-activa

ARCHIVO HISTRICO Documentacin Inactiva Valores secundarios

Valores Primarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Investigacin Cientfico

Histrico Cultural

AGN
OAA ARCHIVO INSTITUCIONAL
ARCHIVO PERIFERICO ARCHIVO GESTIN ARCHIVO GESTIN ARCHIVO GESTIN

ARCHIVO GESTIN

ARCHIVO GESTIN

TRAMITE DOCUMENTARIO

Es el responsable de la organizacin, conservacin y uso de la documentacin recibida y generada en un rea establecida orgnicamente, sea cual sea el nivel asignado. Su permanencia en las oficinas no deben durar mas de cinco aos. Su importancia es fundamental ya que de su organizacin depende el desarrollo de los dems niveles de archivo.

Son archivos creados por la realidad de cada institucin, ya que constituyen segmentos del archivo central administrativo, que por su distribucin geogrfica, no son administrados de forma directa.

Impedir la dispersin o eliminacin de documentos Formacin correcta de las series documentales Coordinacin fluida con el Archivo Central para identificacin de series. Prepara las transferencias de acuerdo con las normas siguiendo un registro de estas.
Controla las salidas y entradas de los documentos(Pueden utilizarse sistemas informticos) Solicitar y devolver correctamente al documentos que ya han sido transferidos. archivo central los

Elabora instrumentos que faciliten el acceso a la informacin y a la documentacin

Es el responsable de cumplir y hacer cumplir las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos y del Sistema Institucional coordinando las actividades archivsticas, as como la conservacin y el uso de la documentacin proveniente de los archivos perifricos y de gestin No puede poseer documentos de mas de 30 aos de antigedad.

Es el responsable de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta ya no sea frecuente al archivo histrico. No puede conservar documentacin de mas de 50 aos de antigedad.

Contiene la documentacin no eliminada y trasferida por el archivo intermedio. Puede conservar o poseer donaciones y colecciones de documentos concernientes a la historia nacional.

Consulta

Reproduccin y Reprografa

Certificacin

Referencia

Encuadernacin
ARCHIVISTICA