Professional Documents
Culture Documents
Identificar y reconocer el nivel de importancia del personal segn la organizacin Participar activamente en definicin de cada concepto: (la dinmica lluvia de ideas) Estructura organizacional Funciones (personal) Departamento rea Responsabilidad Procedimiento Compromiso Asignacin Realizar una investigacin de los conceptos administracin, funcin e informtica, para comentarlo en sesin plenaria, una vez definido el concepto debers detectar y analizar ejemplos donde se de la aplicacin de esta funcin. Producto a entregar: Conceptos y ejemplos.
Objetivo Educacional Conocer la estructura organizacional, funciones, responsabilidades y controles administrativos de los centros de informtica.
Actividades de Aprendizaje
Elaborar organigramas que representen la estructura organizacional de los centros de informtica para identificar en consenso las ventajas y desventajas de cada tipo. Obtener informacin sobre las actividades de personas con algn tipo de puesto relacionado con la informtica y confrontarlo con las funciones expuestas en clase. Visitar Centros Informticos para conocer las estrategias aplicadas en cuanto a contratacin y capacitacin de personal y la administracin de tareas. Presentar los avances del proyecto final.
Fuentes de Informacin 2
Unidad 2: Organizacin y direccin de los centros de Informtica. Debido a que el rea de informtica es un rea de servicio, cuyo propsito es apoyar el resto de las reas de la organizacin, tenemos que hacer un buen planteamiento de cmo se va a organizar y dirigir esta rea.
2.1 Estructura organizacional Se define como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organizacin para alcanzar la coordinacin del mismo orientndolo al logro de los objetivos. Estas reas de trabajo se pueden dividir de la siguiente forma: AGRUPAMIENTO DE MERCADO: Son constituidos para brindar una mejor atencin al mercado (consumidores) 1-POR LUGAR: Los cargos se agrupan teniendo en cuenta la ubicacin geogrfica en la que desarrollan sus tareas.
2- POR PRODUCCIN: Los cargos se agrupan de acuerdo con los productos fabricado o los servicios prestados.
3- POR CLIENTE: Los cargos de agrupan para satisfacer necesidades de distintos tipos de clientes o consumidores.
1- POR FUNCIONES O PROCESOS: Responde a reunir los cargos de acuerdo con la similitud de tareas que se desarrollan en los mismos.
2- POR CONOCIMIENTOS O DESTREZAS: Los cargos se agrupan teniendo en cuenta los conocimientos y habilidades que los individuos traen al cargo que ocupan. Se ve en organizaciones donde los ncleos operativos son profesionales.
AGRUPAMIENTO FUNCIONAL O DE MERCADO: Depende de la intencin de constituirse. 1-POR TIEMPO: Los cargos se agrupan teniendo en cuenta el momento en el que es realizado el trabajo.
2.1.1.3 Departamento o rea de produccin y control. Construye soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de informacin de los usuarios. Usa tcnicas de construccin de sistemas de informacin orientadas a la productividad del personal y a la satisfaccin plena del usuario.
Elaboran y modifican los programas que se ejecutan en las computadoras y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras. As como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: Programadores junior o Aprendices de Programacin que son personas recin graduadas, personal de operacin que demuestra inters en la programacin o graduados de escuelas tcnicas de computacin, Programadores Senior son los que ya tienen varios aos de experiencia en proyectos grandes. Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o lder de programacin que dirija el trabajo de cada grupo adems de establecer y reportar el trabajo del grupo. 2.1.1.6 Departamento o rea de implementacin. Esta rea es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuacin a las necesidades de los usuarios. Algunas funciones principales generales que realiza esta rea son: Coordinar con las reas de sistemas y usuarios la implantacin de las aplicaciones.
El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito. Su importancia es tal, que debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para cualquier organizacin, sin embargo se considera como un procedimiento no importante, o al menos no tan necesario, como otras herramientas utilizadas.
2.1.2.1 Gerente. Encargado de dirigir y administrar el rea de Procesamiento de Datos, as como relacionarse con las otras reas del centro de cmputo. Formula y administra todo el procesamiento de la informacin que maneja el Centro de Cmputo.
2.1.2.2 Jefe de rea. Sus funciones sern, entre otras: supervisar a los programadores, checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso dentro de la empresa
2.1.2.3 Supervisores. Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo con base a la carga de trabajo establecida.
2.1.2.4 Capturitas. Manejar y convierten los datos de su forma original a un formato accesible para la computadora. Su educacin no requiere una formacin tcnica formal, un mecangrafo competente puede adquirir en pocas horas de instruccin especializada las habilidades necesarias para la preparacin de datos.
2.1.2.5 Bibliotecario. 1. Establecen alianzas con otras instituciones similares a la que pertenece con el fin de formar grupos ms grandes para tener mayor capacidad de negociacin y controlar los incrementos de precio de las colecciones o bien enfrentar los presupuestos insuficientes. 2. Son los que tienen el poder de negociacin con los proveedores de los servicios electrnicos y exigir a stos el cambio de sus polticas para que resulten ms ventajosas para los clientes. 3. Analizan los contratos que ofrecen los proveedores de servicios y concientizan a sus autoridades en lo que se est invirtiendo, ya que en la mayora de los casos los contratos son de arrendamiento de la informacin y no en la adquisicin de la misma. 4. Generan anlisis de costo-beneficio de los recursos contratados, con el fin de contar con indicadores que les permitan tomar decisiones. 5. Tienen una visin integradora de los servicios con el fin de facilitar su consulta. 6. Generan, adoptan o adaptan polticas, normas y estndares internacionales para sus procesos o servicios. 2.2 Controles Administrativos. Miden los resultados en la etapa de ejecucin, comparar estos resultados con los objetivos definidos en la funcin de planeacin y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control Control de s o no. En el cual se detiene el proceso de ejecucin y se hace depender su
continuacin de la decisin que se tome. El control de calidad por inspeccin es de esta naturaleza.
10
proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo. En ste los resultados se pronostican antes de que termine la
ejecucin, seguidamente se calcula la desviacin entre el resultado proyectado y el estndar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratgico. Sistemas de control Sistema de control preventivo. Aplica las medidas correctivas antes que termine el periodo
de actuacin. Se compone de un pronstico del resultado probable seguido de una evaluacin y correccin respectiva. Sistema de informacin y control. Es indispensable en el proceso de toma de decisiones,
pero muy especialmente en los procesos de planeacin y control. Sistema de control empresarial. Es el conjunto de todos los controles de la compaa y sus
interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como: Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales. Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organizacin, incluyendo un anlisis de los sistemas de informacin para que se lleve a cabo la integracin de la empresa. Garantizar la obtencin de los objetivos de la organizacin, lo cual se puede lograr mediante la fijacin de objetivos estratgicos, que arrastraran todas las dems metas. Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentacin para la identificacin de problemas. En este sentido se requiere una operacin continua de los sistemas de informacin. 2.2.1 Elaboracin y aplicacin de procedimientos de trabajo.
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: A) PROGRAMA DE TRABAJO -Identificacin: nombre del manual. -Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. -rea(s): universo bajo estudio. -Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas. -Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin. -Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades. -Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. -Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. -Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo. -Reportes de avance: seguimiento de las acciones. -Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.
11
emplearn.(cuestionarios, formatos, etctera), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de informacin a captar y distribucin del trabajo a cada persona. b) Levantamiento de la informacin Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de hechos que permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Esta actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas emisoras de la informacin, as como con las reas u organizaciones con otra ubicacin fsica. Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas de recopilacin: Investigacin documental: Permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios
12
El fondo de este problema es bien conocido: sencillamente no existen carreras profesionales y tcnicas en informtica diseadas para satisfacer completamente los requerimientos de las empresas. Los maestros y catedrticos que imparten actualmente la ctedra, en su mayora no han trabajado u ocupado puestos destacados en informtica dentro de alguna empresa, por ello no tiene la experiencia sobre lo que deben ensear. La realidad es que los alumnos y profesores no alcanzan a visualizar dentro de las aulas lo que se vive en las empresas y si a eso se agrega que en la escuelas no se cuenta con los recursos tcnicos apropiados para ensear, el problema se agudiza.
13
A los directivos se les supone el compromiso, pero cada vez se espera un mayor compromiso del resto de trabajadores. Mientras haya una notoria distancia entre el nosotros y el ellos en las empresas, no puede esperarse que los compromisos respectivos sean comparables. Las empresas ms inteligentes han optado por reducir la distancia a que nos referamos, e intentar compartir la imagen del futuro deseado, para que constituya una meta colectiva. Un buen directivo sabe cmo ganar la adhesin y el compromiso de sus colaboradores, cmo conseguir su mejor rendimiento y cmo crear un clima de satisfaccin profesional. Al hablar del grado en que cada uno de nosotros contribuye a los resultados de la organizacin, parece que lo relacionamos con elementos como la satisfaccin profesional, la motivacin, la inteligencia, el talento, el conocimiento, la diligencia y el compromiso. No se relaciona necesariamente el talento al alto rendimiento, ni se puede deducir que una elevada satisfaccin profesional coincida siempre con una extraordinaria motivacin o contribucin a resultados, ni creemos que la inteligencia se ponga siempre al servicio de la organizacin, ni el conocimiento vence siempre a la ignorancia, ni podemos asegurar que una visible insatisfaccin vaya a generar siempre un bajo rendimiento. El compromiso intrnseco Pero el compromiso (ms que la propia motivacin) parece un eficaz catalizador del rendimiento; por eso no puede sorprender que a menudo se formule como destacado valor corporativo en grandes empresas: innovacin, orientacin al cliente, compromiso con los resultados Hemos de tener claro, con quin nos comprometemos y a qu. Cabe distinguir niveles generales de compromiso: me pagan, trabajo; me gustan mis compaeros y mi trabajo, y lo hago lo mejor que puedo; me parece un proyecto estimulante y quiero formar parte de l Esta ltima reflexin se relaciona con el compromiso intrnseco. Hemos de convenir en que el compromiso -como la motivacin- es ms profundo y determinante cuando genera voluntad intrnseca (exenta de impurezas), ms all del cumplimiento.
14
15
Una plataforma de evaluacin de la calidad de los sistemas informticos proporciona un esquema orientador a los productores, operadores, utilizadores, promotores y evaluadores de sistemas informticos, para mejorar la toma de decisiones. La plataforma propuesta consiste de tres dimensiones: proyecto, sistema y utilidad.
Desde las primeras etapas de factibilidad de los sistemas, pasando por la concepcin y produccin, hasta la operacin en las organizaciones, que brindan servicios a la comunidad, se requieren actividades de evaluacin para la toma de decisiones.
1 rea administrativa. A continuacin se mencionan las actividades de cada una de estas reas con el objetivo de cumplir sus funciones dentro de un centro de cmputo. Capacitacin. Coordinar y desarrollar cursos y seminarios para preparar al personal a fin de que pueda ser un mejor uso de los recursos tecnolgicos y materiales del centro de cmputo. Biblioteca. Mantener al da la informacin acerca de los recursos tecnolgicos existentes en el centro de cmputo a travs de documentales, manuales del equipo y revistas especializadas de computacin. Seguridad. Garantizar la proteccin del personal que labora dentro de la organizacin, as como mantener la integridad de la informacin y equipo. Control de personal. Seleccionar y asignar el personal idneo para cada puesto as como controlar su ausencia y cumplimiento de obligaciones. Contabilidad. Llevar el registro del estado financiero en que se encuentra el centro de cmputo esto es para que el presupuesto asignado se distribuya y se gaste en lo planeado. Presupuestos. Controlar los montos ($) y los recursos asignados a cada uno de los rubros que le corresponden al centro de cmputo. Almacenes. Controlar y garantizar la existencia de los materiales, equipos y suministros que se utilizan dentro del centro de cmputo. Mantenimiento. Conservar en buen estado las instalaciones el equipo y el software de la entidad. Transporte. Cubrir las necesidades de distribucin de materiales, equipo suministro e informacin fuera de la empresa y que requiera el centro de computo. Organizacin. Definir procedimientos acordes a los objetivos del centro de cmputo para lograr un adecuado funcionamiento dentro de la organizacin. Inventario. Controlar la asignacin de materiales a las diferentes reas del centro de cmputo.
16
17
18
19
Trabajo Final: Elaborar un proyecto para Implementar un AFI dentro de una organizacin Sugerencia de solucin Primer objetivo: Descentralizar el rea de informtica. 1 2 3 4 5 6 Formacin de un comit de poltica informtica Anlisis de la situacin actual del rea de informtica Anlisis de las ventajas que traera la descentralizacin Visualizacin de la organizacin total de la empresa Esquematizacin de la funcin informtica Exposicin ante los directivos de la empresa de los argumentos ventajosos que implica la
Segundo Objetivo: Formar un mecanismo para la administracin global del entorno informtico de la empresa. 1 2 3 Contar con la estructura descentralizada del rea de informtica Constituir el rea administradora de la funcin informtica de la empresa. Elaborar organigramas que representen la estructura organizacional de los centros de
informtica para identificar en consenso las ventajas y desventajas de cada tipo. 4 Obtener informacin sobre las actividades de personas con algn tipo de puesto
relacionado con la informtica 5 Elaborar las estrategias aplicadas en cuanto a contratacin y capacitacin de personal y la
administracin de tareas.
Tercer objetivo: Planeacin del centro de informtica (Apoyo 3) 1 2 3 4 5 Discutir sobre los diferentes tipos de planeacin, identificando su alcance y naturaleza. Discutir sobre el plan integral de desarrollo informtico y el plan operativo anual. Elaborar una propuesta de planeacin Aplicar las tcnicas de evaluacin de requerimientos. Realizar investigaciones de campo en centros de informtica para conocer la forma en que
20
informtico y elaborar un informe al respecto. 2 Visitar organismos que se dediquen a la instalacin de equipo con el fin de conocer la
manera de instalar y acondicionar una sala informtica. 3 Resolver su caso prctico mediante la elaboracin de una maqueta representativa de una
sala informtica o simulacin con software especial de diseo grfico apoyndose en los conocimientos adquiridos en este curso. 4 Presentar los avances del proyecto final.
Quinto Objetivo: Normatividad en la funcin Informtica (Apoyo U5) 1 Identificar y explicar los diversos tipos de estndares a ser aplicados a un centro de informtica. 2 Realizar actividades de investigacin en empresas, elaborar un reporte de las observaciones realizadas y, en los casos que se permita, presentar sugerencias sobre el rea de normatividad de la funcin informtica de la empresa visitada. 3 Resolver sus casos de estudio en el que se identifiquen los controles y estndares aplicables a la tecnologa de informtica actual. 4 Concluir y presentar el proyecto final.
REALIZAR
UNA
INVESTIGACIN
DE
LOS
CONCEPTOS
ADMINISTRACIN,
FUNCIN E INFORMTICA
ADMINISTRACIN Administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de alcanzar los objetivos. CONCEPTO DE ADMINISTRACIN La administracin se ha llamado: El Arte de hacer las cosas por conducto de las personas. Esta definicin, que se debe a Mary Parker Follet, llama la atencin al hecho de que los gerentes alcanzan las metas organizacionales haciendo que otros lleven a cabo las tareas necesarias, pero no realizando ellos mismo tales tareas. CONCEPTO DE ADMINISTRACIN La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir controlar los esfuerzos de los miembros de una organizacin y de utilizar todos los dems recursos para alcanzar metas declaradas.
21
FUNCIN Una funcin se refiere a la actividad o al conjunto de actividades que pueden desempear uno o varios elementos a la vez, obviamente de manera complementaria, en orden a la consecucin de un objetivo definido. Aunque, sin dudas, esta actividad y objetivo se pueden presentar en distintos contextos, por lo cual el trmino de funcin se aplica indistintamente en mbitos como el informtico, matemtico, artstico, tcnico y semitico entre otros.
Definicin de funcin administrativa: Conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organizacin los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operacin institucional. Actividad preponderante que desarrolla la Administracin Pblica en el ejercicio de sus atribuciones. Conjunto de actos administrativos realizados en cumplimiento de normas o leyes llevadas a cabo por un rgano responsable del sector pblico.
estudio y aplicacin del tratamiento automtico de la informtica, utilizando sistemas computacionales, generalmente implementados como dispositivos electrnicos. Tambin est definida como el procesamiento automtico de la informacin. Es el tratamiento racional, automtico y adecuado de la informacin, por medio del computador, para lo cual se disean y desarrollan estructuras y aplicaciones especiales buscando seguridad integridad. En el contexto de la
22
Trmino informtica proviene del francs informatique, implementado por el ingeniero Philippe Dreyfus a comienzos de la dcada del 60. La palabra es, a su vez, un acrnimo de information y automatique. De esta forma, la informtica se refiere al procesamiento automtico de informacin mediante dispositivos electrnicos y sistemas computacionales. Los sistemas informticos deben contar con la capacidad de cumplir tres tareas bsicas: entrada (captacin de la informacin), procesamiento y salida (transmisin de los resultados). El conjunto de estas tres tareas se conoce como algoritmo.
La informtica rene a muchas de las tcnicas que el hombre ha desarrollado con el objetivo de potenciar sus capacidades de pensamiento, memoria y comunicacin. Su rea de aplicacin no tiene lmites: la informtica se utiliza en la gestin de negocios, en el almacenamiento de informacin, en el control de procesos, en las comunicaciones, en los transportes, en la medicina y en muchos otros sectores.
La informtica abarca tambin los principales fundamentos de las ciencias de la computacin, como la programacin para el desarrollo de software, la arquitectura de las computadoras y del hardware, las redes como Internet y la inteligencia artificial. Incluso se aplica en varios temas de la electrnica.
Se considera que la primera mquina programable y completamente automtica de la historia fue el computador Z3, diseado por el cientfico alemn Konrad Zuse en 1941. Esta mquina pesaba 1.000 kilogramos y se demoraba tres segundos para realizar una multiplicacin o una divisin. Las operaciones de suma o resta, en cambio, le insuman 0,7 segundos.
23