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N: __________
DESTINATARIO:____________
REALIZADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
NDICE
1. 2. 3. 4. 5.
5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8.
3 3 3 3 4
DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PUESTO DE TRABAJO ...................................... 5 DIMENSIONES DEL PUESTO............................................................................ 5 MISIN DEL PUESTO ..................................................................................... 6 FINALIDADES O FUNCIONES BSICAS ............................................................. 6 ACTIVIDADES O TAREAS INCLUIDAS EN CADA FUNCIN BSICA ........................ 6 NATURALEZA DEL PUESTO ............................................................................. 7 REQUISITOS DEL PUESTO .............................................................................. 8 OBSERVACIONES .......................................................................................... 9
6. 7. 8.
1. Objeto
El objetivo de este procedimiento es establecer las directrices para la elaboracin del Manual de Funciones de LA ORGANIZACIN, de forma que sea posible una gestin de las competencias eficaz y eficiente.
2. Alcance
Se aplica a todo el personal de LA ORGANIZACIN.
3. Responsabilidades
Las responsabilidades de la revisin, aprobacin, trascripcin y presentacin de las fichas de funciones se describen a continuacin. ACTIVIDAD Elaboracin Revisin Aprobacin Trascripcin Entrega Aceptacin RESPONSABLE
Responsable proceso o tarea Propietario del proceso Responsable de GTH Auxiliar de GTH Responsable de GTH Todos los empleados
Nota: En caso de tratarse de la ficha de un propietario de proceso la ficha ser revisada por el Responsable de Calidad.
4. Definiciones
El Manual de Funciones, comprende todas las fichas de funciones que permiten definir la posicin de cada uno de los puestos de trabajo de LA ORGANIZACIN. La descripcin de puestos es necesaria para realizar una correcta seleccin de personal y para la formacin de los futuros trabajadores, adems de servir como un referente a la hora de establecer los incentivos y salarios correspondientes conociendo las tareas que debe desempear la persona que lo ocupe. As pues, se trata de una tarea en el cual se pretenden enumerar todas aquellas actividades y tareas que conforman un puesto de trabajo y que lo diferencian de los dems puestos dentro de la empresa. Mediante la descripcin de puestos se definen temas claves como: qu hace cada persona en su puesto de trabajo, cmo lo hace, cundo y por qu. Esto permite delimitar las obligaciones, tareas y atribuciones de cada uno de los elementos que componen un trabajo determinado y que la persona que ocupa el puesto debe cumplir.
Competencias: Las competencias se pueden definir como las caractersticas de las personas, ya sean innatas o adquiridas, que estn relacionadas con una actuacin exitosa en un puesto de trabajo y con su saber hacer. Todas las personas tienen un conjunto de atributos y conocimientos, ya sean adquiridos o innatos, que definen sus competencias para una cierta actividad. En consecuencia se hace nfasis en aquellas caractersticas que hagan eficaces y eficientes a las personas dentro de la empresa. Toda empresa debe decidir que competencias necesita desarrollar en su personal para conseguir sus fines especficos, sin olvidar aquellas que sean importantes, se debe evitar ahogar el sistema con demasiadas competencias. Un nmero recomendable de competencias puede variar entre siete y diez. El perfil de competencias elegido es una expresin clara y especifica de la cultura que la empresa quiere promover y se utiliza como herramienta para la mejora continua.
5. Desarrollo
Para LA ORGANIZACIN el Manual y las Fichas de Funciones tienen los siguientes objetivos: Establecer la estructura organizativa. Nos permitir precisar la estructura de la organizacin, reflejando las lneas de autoridad y responsabilidad de cada puesto y las relaciones que mantienen tanto con los interlocutores internos como externos a la empresa. Guiar el reclutamiento. Nos proporciona informacin sobre las caractersticas que debe poseer el candidato que ocupe el puesto de trabajo y tambin ayudar a determinar las fuentes de reclutamiento, donde es ms probable que encontremos suficiente nmero de personas que se ajusten a nuestros requisitos. Guiar la seleccin de Personal. Las fichas ofrecen datos suficientes para elaborar el perfil del puesto de trabajo en el que se especifican las caractersticas y requisitos tanto profesionales como personales, que debe cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las actividades y tareas propias del puesto. sta informacin guiar la eleccin de los procedimientos selectivos que se utilicen: tipo de pruebas psicotcnicas, tipo de entrevista, pruebas especficas, etc. Guiar la planificacin y efectividad de la formacin. En las fichas se pone de manifiesto las exigencias de los puestos de trabajo y en consecuencia la formacin que necesitan los trabajadores para desempearlos eficazmente. Guiar la evaluacin de desviaciones. Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y caractersticas que posee el ocupante del mismo, podemos determinar la existencia de desajustes que indican la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias o a potenciar los aspectos positivos.
Guiar la evaluacin del Rendimiento. Al contener la descripcin del puesto, las actividades, tareas, deberes y obligaciones de un puesto, se convierte en nuestro punto de partida para disear e implantar un sistema de evaluacin del rendimiento. Nos facilita el establecimiento de parmetros que permitirn evaluar si la persona est obteniendo un rendimiento adecuado a las exigencias del puesto. Ayudar a la valoracin de puestos de trabajo. Las fichas ponen de manifiesto y concretan cul es la contribucin de los distintos puestos y personas a la organizacin, por lo que sirve de base para establecer cul es el valor relativo de cada puesto en la misma. A partir de ah se facilita el establecimiento de una poltica salarial justa que mantenga la equidad interna. Guiar los requerimientos en materia de Seguridad e Higiene en el trabajo. Las fichas plasman datos relativos a la penosidad y peligrosidad sirviendo de orientacin para la implantacin de medidas de seguridad e higiene en el trabajo, que contribuyen a la disminucin de accidentes y enfermedades laborales. Ayudan en el establecimiento de planes de carrera. Las fichas de funciones adems de referirse a las tareas que se llevan a cabo en los puestos, explicitan los requisitos que son necesarios para acceder a ello, por lo tanto permiten establecer las rutas lgicas y directas de desarrollo de los profesionales dentro de la organizacin.
Con base en estos objetivos cada Ficha de Funciones contiene la siguiente informacin:
5.2.1. Organigrama: Con el fin de ofrecer una informacin clara del puesto de trabajo descrito, se dibuja el organigrama de la empresa haciendo ms visible el puesto analizado. Esto permite contextualizar el puesto de trabajo dentro de la empresa y ver con claridad la informacin expuesta en los puntos anteriores. 5.2.2. Dependencia directa de: Se menciona cul es el puesto que tiene responsabilidad inmediata sobre el puesto de trabajo que describimos. 5.2.3. Puestos a su cargo: En este punto se hace referencia al nmero y nombre de puestos subordinados, ya sean directos o indirectos.
a) Responsabilidades econmicas. Se indica si la persona que ocupa el puesto tiene a responsabilidad sobre algn presupuesto econmico. En caso afirmativo, se seala a qu va destinado este presupuesto. b) Responsabilidades materiales. Se indica si la persona que ocupa el puesto es responsable de algn bien material dentro de la empresa. En caso afirmativo, se seala sobre qu bienes tiene tal responsabilidad. c) Responsabilidades sociales. Se indica si la persona que ocupa el puesto tiene responsabilidades para con alguna persona. En caso afirmativo, se hace referencia a la/s persona/s en cuestin y se indica cules son las acciones que debe llevar a cabo para cumplir con esa responsabilidad que le conlleva el cargo que ocupa dentro de la empresa.
5.6.8. Relaciones humanas: Se sealan las personas con quien se relaciona ms habitualmente el ocupante del puesto, especificando las causas de dicha relacin. Se distingue entre relaciones internas (con el personal de la empresa) y externas (personas ajenas a la organizacin). 5.6.9. Entorno fsico de trabajo: Se refiere a las condiciones fsicas en que el ocupante del puesto debe realizar sus funciones y tareas. Se trata de describir, a grandes rasgos, el espacio fsico, la iluminacin, la temperatura, etc. en que desarrolla su trabajo.
del puesto. Es importante especificar en qu otros puestos se precisa esta experiencia y el tiempo mnimo de permanencia en ellos. 5.7.8. Experiencia profesional previa en el puesto: Indicar, en caso de ser necesario, la experiencia previa que la persona debe disponer en un puesto similar o igual al que ocupar. Asimismo, tambin es importante especificar el tiempo mnimo de experiencia. 5.7.9. Recursos de los que debe disponer: Bienes materiales que el ocupante del puesto debe tener en su poder para desempear las funciones correspondientes a su cargo. Por ejemplo: coche, telfono mvil, etc.
5.8. OBSERVACIONES
Este apartado esta destinado a realizar cualquier comentario que se quiera hacer respecto al puesto de trabajo descrito. Una vez establecidas las Fichas de Funciones de acuerdo a lo explicado se procede segn el DGP5.3: Gestin de las Competencias.
6. Referencias
Manual de Calidad Manual de Procesos Documento General de Proceso DGP5.3: Gestin de las Competencias
7. Anexos
ANEXO 1: DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
8. Registros
DGP5.3-RC2: Fichas de Funciones