Implantao de Escritrios de Projetos

Em organizaes pblicas

Programao
Projetos na instituio

Implantao

Escritrio de Projetos

Sucesso, maturidade & excelncia

Tipos & Funes

Histrico

1. Projetos num contexto corporativo

Conceito de controle
... fiscalizao exercida sobre a atividade de pessoas, rgos ou departamento, ou sobre produtos, etc., para que tais atividades ou produtos no desviem das normas preestabelecidas. (Dicionrio Aurlio) Para exercer controle: Monitorar - acompanhar o desenvolvimento, a implantao em busca de possveis desvios no padro; Analisar - significa investigar o contexto dos dados coletados, entender seus efeitos e suas causas;

Avaliar - necessita das duas atividades anteriores para ser efetiva. Somente aps a coleta dos dados e do seu exame que pode ser apreciado e atribudo um conceito.

1. Projetos num contexto corporativo

Gesto do processo de mudana Segundo Henry Mintzberg a flexibilidade fundamental para a estratgia, uma vez que ela no um fim em si mesma e que mudanas no contexto organizacional podem provocar alteraes nas mais slidas das estratgias.

1. Projetos num contexto corporativo

1. Projetos num contexto corporativo

Funo do controle

1. Projetos num contexto corporativo

Projeto como um instrumento de controle

EC TA P X

S DO S A V

LI

ENT E S

1. Projetos num contexto corporativo

Conceitos de projeto ... projeto deve ser definido como uma atividade multifuncional , pois o papel do gerente tem-se tornado mais o de integrador do que o de um especialista. Assim, a gesto de projetos pode ser definida como o planejamento, a programao e o controle de uma srie de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos como xito, para benefcio dos participantes dos projeto.
(Kerzner, 2006)

1. Projetos num contexto corporativo

Estrutura organizacional e os projetos
FINANAS PRODUO RH

NVEL INSTITUCIONAL

PRESIDENTE / DIRETORES

DEPARTAMENTALIZAO

NVEL INTERMEDIRIO

GERENTES

NVEL OPERACIONAL

SUPERVISORES

EXECUO

FUNCIONRIOS

VERTICALIZAO

1. Projetos num contexto corporativo

Escritrio de Projetos como catalisador de cultura

Como contribuir para implantao de cultura de projetos na organizao?

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2. Sucesso, maturidade & excelncia

Definio de sucesso em projetos

Para empreendermos uma jornada fundamental a clareza sobre o destino. Em gesto de projetos tambm importante a compreenso do objetivo e a definio, com exatido, do sucesso na iniciativa. Como voc definiria SUCESSO de um projeto?

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2. Sucesso, maturidade & excelncia

Definio de sucesso em projetos

Primeiras definies do termo sucesso

Produto entregue de forma adequada Concluso no prazo, no custo e com a qualidade definida pelo cliente

Definies modernas de sucesso

Fatores primrios: Produtos: no tempo, na qualidade e no custo
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Fatores secundrios: Incluso / Expectativas dos clientes

2. Sucesso, maturidade & excelncia

Conceito de maturidade em gesto de projetos

Maturidade o desenvolvimento de sistemas e processos que so por natureza repetitivos e garantem uma alta probabilidade de que cada um deles seja um sucesso. Entretanto, processos e sistemas repetitivos no so, por si s, garantia de sucesso. Apenas aumentam a sua probabilidade.
(Kerzner, 2006)

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2. Sucesso, maturidade & excelncia

Fases do ciclo de vida para maturidade em GP
EMBRIONRIA

Reconhecer: necessidade; benefcios.

Sistema de controle de custo e programao; integrar o controle de custos e da programao.

MATURIDADE

Fases do ciclo de vida para maturidade em GP

ACEITAO PELA GERNCIA EXECUTIVA

Apoio formal dos executivos; Mudar a maneira de gesto.

Metodologia de gesto de projetos; Comprometimento com o planejado; Software de GP .

CRESCIMENTO

ACEITAO PELOS GERENTES DA REA

Apoio formal dos gerentes da rea; comprometimento dos gerentes de rea.

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2. Sucesso, maturidade & excelncia

Fases do ciclo de vida para maturidade em GP

Se no documentar as lies aprendidas, a organizao pode rapidamente regredir a maturidade para imaturidade em gesto de projetos. O conhecimento perdido, e os erros do passado se repetem.
(Kerzner, 2006)

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2. Sucesso, maturidade & excelncia

Modelos de maturidade em gesto de projetos

Kerzners PMMM - Project Management Maturity Model CMMI - Capabilit Maturity Model Integration Modelo OPM3 - Organizational Project Management Maturity Model Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

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2. Sucesso, maturidade & excelncia

Excelncia em gesto de projetos

A excelncia em projetos requer um fluxo contnuo de projetos gerenciados com sucesso.

As decises tomadas em cada projeto considerem os interesses do projeto e da instituio como um todo.

A concluso prematura de um projeto, sob as circunstncias adequadas, pode ser vista como bem sucedida...
(Kerzner, 2006)
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3. Histrico dos escritrios de projetos

1950 - 1990 1990 - 2000

2000 - atualidade

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3. Histrico dos escritrios de projetos

Escritrio de projetos: 1950 - 1990

Equipe de projetos destinada a trabalhar com um projeto especfico, geralmente de grande porte; A proposta era aproximar a organizao do cliente dedicando um estrutura especialmente para ele; As despesas operacionais do escritrio de projetos no eram consideradas como extrema importncia; As nicas pessoas treinadas e que realmente compreendiam a gesto de projetos eram os membros do escritrio; Na dcada de 80 mais pessoas foram capacitadas em GP e os custos do EP passaram a ser considerados.
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3. Histrico dos escritrios de projetos

Escritrio de projetos: 1990 - 2000

As prticas de gesto de projetos passaram a ser utilizadas em outras reas de conhecimento; A gesto de projetos passa a ser integrada e compatvel com os sistemas de gratificao; Reconhecimento da GP como profisso pela organizao fortalecimento do PMP; O escritrio de projetos passa a ser conhecido como centro de excelncia (COE center of excellence) em gesto de projetos fornecimento de informaes.

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3. Histrico dos escritrios de projetos

Escritrio de projetos: 2000 momento atual

Atualmente o escritrio de projetos tem a responsabilidade de manter toda a propriedade intelectual relativa a gesto de projetos e de ativamente sustentar o planejamento estratgico da corporao; O escritrio de projetos est a servio da organizao no mais a um projeto ou cliente especficos; Grande valorizao da GP e do EP pela alta administrao; Integrao e suporte a sistemas de comunicao (sistemas GP; intranet; portais; banco de dados; etc.).
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3. Histrico dos escritrios de projetos

Escritrio de projetos: 2000 momento atual

Benefcios do EP durante os ltimos dez anos: Padronizao de operaes; Decises baseadas na corporao como um todo; Melhor capacidade de planejamento (alocao de recursos); Acesso mais rpido a informao de maior qualidade; Menos necessidades de reestruturao; Priorizao mais realista do trabalho.

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4. Tipos & funes de um EP

Tipos de um escritrio de projetos - PMI

Escritrio de controle Estao Nvel 1 de projetos meteorolgica Escritrio de suporte Nvel 2 Torre de controle a projetos Escritrio estratgico Nvel 3 Pool de Pilotos de projetos

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4. Tipos & funes de um EP

Tipos de um escritrio de projetos - PMI
ALTA ADM

DEPARTAMENTO SETOR
SETOR

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO SETOR
SETOR

EP NVEL 3

PROJETO COMIT GESTOR GESTOR DO PROJETO

EP NVEL 2

EP NVEL 1 SUBPROJETO SUBPROJETO

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4. Tipos & funes de um EP

Funes de um escritrio de projetos - PMI
Nvel 1 Escritrio de controle de projetos

Monitoramento de atributos fundamentais para os projetos: progresso fsico, custo, tempo e riscos; Elaborao de relatrios gerenciais; Gerenciamento de uma base de informaes histrica sobre os projetos; Monitoramento dos produtos gerados pelos projetos.

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4. Tipos & funes de um EP

Funes de um escritrio de projetos - PMI
Nvel 2 Escritrio de suporte a projetos

Contempla as funes do escritrio de controle; Realiza auditorias nos processos de gerenciamento de projetos; Realiza treinamentos em gerenciamento de projetos; Tem foco nas unidades e alinha os projetos as prioridades do setor; Gerenciamento de recursos entre os projetos; Desenvolve e padroniza ferramentas de gerenciamento; Controla e armazena lies aprendidas e outras informaes geradas pelos projetos; Assessora os gerentes de projetos nas atividades de gesto (mentor dos projetos); Referncia metodolgica e conhecimentos sobre gerenciamento de projetos.
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4. Tipos & funes de um EP

Funes de um escritrio de projetos - PMI
Nvel 3 Escritrio de estratgico de projetos

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4. Tipos & funes de um EP

Funes de um escritrio de projetos - PMI
Nvel 3 Escritrio de estratgico de projetos Contempla as funes do escritrio de suporte; Nvel corporativo; Alinhamento dos projetos a estratgia da organizao; Identificao, priorizao e seleo dos projetos; Implantao e manuteno de um sistema de informaes sobre gerenciamento de projetos; Gerenciamento de recursos (nvel corporativo); Educao continuada dos gerentes de projetos; Centro de gesto de conhecimento de projetos na organizao; Desenvolvimento profissional e dos planos de carreira dos profissionais de gerenciamento de projetos da organizao.
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4. Tipos & funes de um EP

Tipos de um escritrio de projetos - Kerzner
Situa-se em uma rea ou unidade da organizao, seu foco principal gerenciar um conjunto crtico de recursos.
Objetiva um melhor gerenciamento e comunicao com clientes. Na prtica funciona como um organizao dentro da organizao.

Atende toda a organizao e concentra-se em questes estratgicas e corporativas e no em assuntos funcionais.

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4. Tipos & funes de um EP

Estrutura bsica de um escritrio de projetos

GERENTE DO ESCRITRIO DE PROJETOS

ESPECILISTA NA METODOLOGIA [mentor]

CONSULTOR DE PROJETOS [assessoria]

GERENTE DE PROJETOS [execuo]

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5. Implantao de um EP
Premissas bsicas
POR ONDE COMEAR?

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5. Implantao de um EP
Premissas bsicas
Clareza sobre a necessidade do escritrio de projetos: por que precisamos de um EP?; O escritrio de projetos no garantia de sucesso nos projetos; A implantao dever ser participativa incorporando, de fato, a viso das partes interessadas; As partes interessadas devem estar niveladas conceitualmente; A comunicao vital para o sucesso da nova unidade; Apoio da chefia e da alta administrao: o conceito deve estar claro; A implantao do escritrio de projetos um projeto.
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5. Implantao de um EP
Projeto de implantao do escritrio de projetos

Ciclo de vida do projeto

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5. Implantao de um EP
Projeto de implantao do escritrio de projetos

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5. Implantao de um EP
1. DIAGNSTICO SOBRE A GESTO DE PROJETOS

NVEL DE MATURIDADE EM GESTO DE PROJETOS

5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0
AM Srie2
5

AP
5

BA
5

CE
5

GO
5

MA
5

MG
5

MS
5

MT
5

PA
5

PE
5

PR
5

RO
5

RS
5

SC
5

SE
5

MDIA GERAL 5

Srie1 1,52

1,82

1,14

1,62

1,19

1,59

1,31

2,04

2,21

1,54

2,09

1,35

1,26

1,63

1,35

2,11

1,57

35

5. Implantao de um EP
1. DIAGNSTICO SOBRE A GESTO DE PROJETOS
Baixa capacidade de realizao dos projetos.
Projetos geridos de forma amadora e desarticulada.
Desconhecimento da metodologias e ferramentas sobre gesto de projetos. No existe acmulo de experincias compartilhadas sobre projetos.

Dificuldade de implantao novos modelos de gesto.

Isolamento entre as unidades da instituio.

Viso setorial dos servidores e gestores da instituio. Fragmentao da informao entre as diversas reas.

Descrdito da gesto de projetos entre servidores e lideranas.

Viso enviesada do controle.

Resistncia a mudana.

Deficincias no planejamento.

Baixo interesse dos servidores em trabalhar com projetos.

Desnivelamento entre os servidores da organizao.

Viso imediatista (curto prazo).

Valorizao do esforo e detrimento dos resultados ou planejamento.

Dificuldade do pessoal vencer barreiras externas ao seu setor.

Fragilidade nos canais de comunicao internos.

Fragilidade dos processos formais de avaliao de projetos.

Inexistncia de cultura de desenvolvimento de projetos.

Inexistncia de cultura de desenvolvimento de projetos.

Desmotivao dos sevidores. Baixa maturidade em gesto de projetos.

Desconhecimento das iniciativas e dos projetos das unidades.

Falta de comunicao entre as reas.

Valorizao do esforo e detrimento dos resultados ou planejamento.

Inexistncia de metodologia padronizada.

Baixo interesse dos servidores em trabalhar com projetos.

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5. Implantao de um EP
2. METODOLOGIA DE GESTO DE PROJETOS

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5. Implantao de um EP
3. ARQUITETURA DO ESCRITRIO DE PROJETOS

MAPA DOS OBJETIVOS DO ESCRITRIO DE PROJETOS

Apoiar gestores e servidores na realizao de projetos no mbito da Criminalstica e da Identificao, contribuindo para a melhoria de sua eficincia e eficcia.
OBJETIVOS FINALSTICOS

GERENTE DO ESCRITRIO DE PROJETOS

EPIFNDE
O N E SU X L T T E O R R N I A A
REDE GESTO INI REDE GESTO Utec (23)
AMBIENTE VIRTUAL

E D E HO IP L U A Q B E A R T

Difundir a cultura de gesto de projetos.

Atuar de forma integrada e em rede com as unidades da Criminalstica e da Identificao.

EP
Prover informaes sobre os projetos. Apoiar na captao de recursos.
REDE GESTO INC

Profissionalizar a gesto dos projetos.

OBJETIVOS ESTRUTURANTES DOTAR O ESCRITRIO DE PROJETOS DE EQUIPE QUALIFICADA E SUFICIENTE PARA CUMPRIMENTO DE SUAS FUNES. CRIAR UMA INFRAESTRUTURA CENTRAL E DEDICADA PARA O ESCRITRIO DE PROJETOS.
REDE GESTO Setec (27)

REDE DE GESTO

ESTRUTURAR TODOS OS PROCESSOS DO ESCRITRIO DE PROJETOS.

DESENVOLVER A GESTO DO ESCRITRIO DE PROJETOS.

REDE GESTO Nutec (2)

PARTES INTERESSADAS
PLANO ESTRATGICO DITEC INFORMAES INFORMAES ATENDIMENTO EQUIPE ATENDIMENTO EQUIPE ATENDIMENTO EQUIPE ATENDIMENTO EQUIPE ATENDIMENTO EQUIPE EVENTOS CAPACITAO

INFORMAES

INFORMAES

GESTO ESTRATGICA

Definir as diretrizes, polticas e estratgias da DITEC

Monitorar a implantao do Plano Estratgico da DITEC

Difundir informaes sobre a gesto estratgica da DITEC

Assessorar a elaborao dos projetos de captao de recursos

Assessorar o processo de captao de recursos

Assessorar a utilizao do GEPnet

Assessorar as equipes de projetos em atividades de gesto

Agilizar os processos de aquisies

Prover informaes estratgicas e gerenciais para os gestores

Compartilhar os aprendizados da rede de gesto

Promover aes de capacitao em gesto de projeto

APRENDIZADO

INFORMAO

ASSESSORIA

Estimular a participao colaborativa nos projetos

MGP-DITEC ATUALIZADA

REPOSITRIO ATUALIZADO

FONTES FINANCIAMENTO

MGP-DITEC ATUALIZADA

REPOSITRIO ATUALIZADO

AMBIENTE VIRTUAL

Desenvolver metodologia de gesto da estratgia da DITEC

Gerenciar repositrio de informaes relativas gesto estratgica

Prospectar linhas de financiamento

MGP-DITEC ATUALIZADA

Desenvolver e manter atualizada a metodologia de gesto de projetos

REPOSITRIO ATUALIZADO

Gerenciar repositrio de informaes relativas aos projetos

REPOSITRIO ATUALIZADO

Manter um sistema para discusso e proposio de idias

RECURSOS HUMANOS / MATERIAIS / FINANCEIROS

RELATRIO DE MONITORAMENTO DOS INDICADORES

Gerir os recursos do EP I DTEC

RECURSOS HUMANOS / MATERIAIS / FINANCEIROS

Monitorar os indicadores do EP I DTEC

EXECUTOR

PESQUISADOR

ARTICULADOR

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5. Implantao de um EP
4. PLANO DE DIVULGAO ESCRITRIO DE PROJETOS

39

5. Implantao de um EP
5. NORMA DE FUNCIONAMENTO DO EP

40

5. Implantao de um EP
6. INDICADORES DE GESTO DO EP

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5. Implantao de um EP
7. DEFINIO DE EQUIPE

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5. Implantao de um EP
8. LANAMENTO DO ESCRITRIO DE PROJETOS

Objetivo: tornar o escritrio de projetos conhecido na organizao, sua misso, funes e seus principais benefcios. Atividades: Produzir as peas publicitrias definidas do plano de divulgao do escritrio de projetos; Executar a divulgao do escritrio de projetos.

43

5. Implantao de um EP
9. CAPACITAO INTERNA ESCRITRIO DE PROJETOS 10. REPASSE METODOLGICO

44

5. Implantao de um EP
11. PROGRAMA DE CAPACITAO TCNICA

MAPEAMENTO DOS MACRO PROCESSOS

MAPEAMENTO DAS COMPETNCIAS

ELABORAO DO PLANO DE CAPACITAO

GERENCIAMENTO DA IMPLANTAO

ELABORAO DE RELATRIO DE EXECUO

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5. Implantao de um EP
12. SUPORTE TCNICO S ATIVIDADES DO ESCRITRIO NA GESTO DOS PROJETOS

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5. Implantao de um EP
13. AUDITORIA ATIVIDADES DE GESTO DE PROJETOS 14. AUDITORIA ATIVIDADES ESCRITRIO DE PROJETOS
Auditar os processos de gesto de projetos.

Analisar o Roteiro de auditoria.

SGE RECOMENDAES DOS GERENTES

Selecionar os projetos foco da auditoria.

LISTA DE PROJETOS
SELECIONADOS

SGE PLANILHA NDICE GEOR

Realizar monitoramento do ndice GEOR.

NDICE GEOR

NDICE GEOR DOS PROJETOS

Sistematizar ndice GEOR dos projetos.

NDICE GEOR CONSOLIDADO

Agendar reunies de auditoria.

AGENDA DE AUDITORIA

RELATRIO DE ROTEIRO DE AUDITORIA

Realizar auditoria.

RECOMENDAES

DE GESTO

Enviar Relatrio ao gestor.

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5. Implantao de um EP
15. PESQUISA DOS INDICADORES 16. RESULTADOS DO ESCRITRIO DE PROJETOS

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Bibliografia
Alonso Mazini Soler. Maturidade Organizacional e o Modelo de Avaliao PMI-OPM3, 2004. Carvalho e Rabechini Jr - Construindo Competncias para gerenciar projetos. Atlas, 2005. Cleland, D.I.; Ireland, L.R. Gerncia de Projetos. Reichmann & Affonso, 2002. CLELAND, David L; IRELAND, Lewis R. Gerenciamento de Projetos. 2. ed. So Paulo: LTC, 2007. Ttulo do original: Project Managers Portable Handbook. Darci Prado. MMGP - Um modelo brasileiro de maturidade em gerenciamento de Projetos. 2005. Disponvel em: < http://pontogp.wordpress.com/2006/05/06/mmgp>. HELDMAN, Kim. Gerncia de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 2. ed. Traduo de Cristina de Assis Serra. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. Ttulo do original: PMP:Project Management Professional. KERZNER, Harold. Gesto de Projetos: as melhores prticas. 2 edio, Porto Alegre: Bookman, 2006. Kerzner, Harold. Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling, and Controlling - 8th ed. John Wiley & Sons, 2003. Mansur, Ricardo. Escritrio Avanado de Projetos na prtica: Plano de Negcio uma mquina de fazer dinheiro. Rio de Janeiro, Brasport, 2009. OPM3 (PMI). 2003. Disponvel em: < http://www.12manage.com/methods_pmi_opm3_pt.html >. Patah, Leandro Alves. Alinhamento Estratgico de Estrutura Organizacional de Projetos: Uma Anlise de Mltiplos Casos, 2004. PMBOK. Project Management Institute. Um guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos. O PMBOK Quarta Edio, 2008.

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