Plan de Implementacion Normas Iso 14001 2

PLAN DE IMPLEMENTACION NORMAS ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Y SU INTEGRACIN AL SITEMA DE
GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000 - SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
SERVIGENERALES S.A. ESP
PLAN DE IMPLEMENTACION NORMAS ISO 14001:2004 Y

OHSAS 18001:2007 Y SU INTEGRACIN AL SITEMA DE
GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
LINA FABIOLA MOLANO PINEDA GERENTE DEL SGC

WILLIAM JAVIER AMEZQUITA GARCA ADMINISTRADOR
SGC

BOGOTA 2007

Tabla De Contenido
Justificacin 1
Alcance... 2
Objetivos. 3
Metodologa 4
Cronograma5
Costos proyecto 10
Beneficios...
12

JUSTIFICACIN
Prevencin, calidad y excelencia. Conceptos

bsicos
Las empresas se encuentran en un entorno cambiante en todos los
mbitos, tanto a nivel tecnolgico, como de sistemas de gestin. Ello
conlleva que deban hacer un esfuerzo importante para adaptarse lo
ms rpidamente posible a las nuevas situaciones para seguir siendo
competitivas y eficientes en los mercados en los que se
desenvuelven, sujetos inevitablemente al proceso de globalizacin,
con sus ventajas pero tambin con sus dificultades. stos y otros
factores determinan que se estn produciendo modificaciones
sustanciales en la cultura empresarial. As, han aparecido los nuevos
enfoques de gestin sobre los que se centran los intereses
empresariales, tales como la mejora continua de productos, procesos
y en general de todos los sistemas, el liderazgo de directivos y
mandos, la gestin por valores para el desarrollo de polticas que den
respuesta a todos los grupos de inters: clientes, trabajadores,
proveedores y la propia sociedad, la gestin del conocimiento o mejor
dicho del capital intelectual, verdadero valor de las organizaciones en
donde la informacin, el conocimiento y la experiencia son
compartidos y estn al servicio de los intereses empresariales.
En este proyecto se establece la forma en la cual SERVIGENERALES
S.A. ESP pretende realizar la integracin, especialmente en materia
de procedimientos documentales, a fin de lograr la necesaria
racionalizacin, simplificacin y sinergia de sistemas ISO 9001:2000
ya certificado ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007
POR QUE
Un sistema de gestin integral que proporcione directrices para
establecer un proceso estructurado.
Ayuda a conocer y controlar el nivel de comportamiento ambiental.
Identificar los requisitos legales actuales y futuros de nuestro
sector.
Permitir la deteccin de oportunidades de mejora.
Proporciona datos objetivos que permiten establecer prioridades.
Estamos perdiendo ventajas competitivas en el sector.

ALCANCE A CERTIFICAR
LAS ACTIVIDADES DE MANEJO INTEGRAL DEL SISTEMA

COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS TALES
COMO: LECTURA, RELECTURA, CRTICA, FACTURACIN, CORTE
Y RECONEXIN, COBROS JURDICOS Y PREJURDICOS, P.Q.R.
(PETICIONES,
QUEJAS
Y
RECLAMOS),
LIQUIDACIN
Y
DISTRIBUCIN DE FACTURAS, RECAUDO Y CENSO DE
USUARIOS.
PRESTACIN INTEGRAL DE SERVICIO DE ASEO URBANO EN
TODOS
SUS
COMPONENTES:
RECOLECCIN,
BARRIDO,
LIMPIEZA, TRANSPORTE Y DISPOSICIN FINAL DE RESIDUOS
SLIDOS.
ADMINISTRACIN Y OPERACIN DE RELLENOS SANITARIOS.
PODA Y MANTENIMIENTO DE ZONAS VERDES EN REAS
PUBLICAS
AGENCIAS
MONTERIA
YUMBO
BUGA
ARMENIA
SOACHA
FACATATIVA
BOGOTA CHICO
EMPRESAS CONEXAS
CAF ASEO S.A. ESP
SERVITUNJA S.A. ESP


OBJETIVOS
Objetivo general
Implementar y certificar las normas ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007 e integrarlas y alinearlas al sistema de gestion de calidad
ISO 9001:2000 de SERVIGENERALES S.A. ESP en diciembre del ao
2008.
Objetivos especficos
Implementar y certificar el sistema de gestion integrados (ISO

9001. 14001 y OHSAS 18001) de las empresas SERVITUNJA S.A
ESP y CAF ASEO S.A. ESP en diciembre de 2008 (alcances por
definir)
Crear conciencia dentro de la organizacin de la importancia de

los diferentes sistemas de gestion y su valor agregado que
prestan a la misma
Optimizacin de recursos tanto fsicos, financieros y a aun ms

importante humanos.
Capacitar y formar un grupo de apoyo al sistema de gestion

integrado, que sea el responsable al interior de su agencia o
rea del mismo y del mejoramiento continuo de este en Pro de
la mejora de la agencia y rea respectiva

Metodologa
Para el xito del presente proyecto se pretende trabajar apoyados
del grupo de lderes dentro de cada una de las agencias, y con el
liderazgo de los respectivos directores de agencia y gerentes de
rea, esto conlleva a un trabajo en equipo y coordinacin junto con
el equipo responsable de la implementacin y el grupo consultor
as:
Seleccin de grupo de apoyo compuestos por 25 funcionarios

que sern postulados por las respectivas direcciones de
agencia y gerentes de rea con la siguiente distribucin :
Armenia
Montenegro
Buga
Facatativa
Montera
Soacha
Tunja
Yumbo
Comercial BTA
Administracin BTA
Gestion Humana BTA
DRS BTA
SGC BTA
Asignacin de tareas a los miembros del equipo de apoyo,

estas tareas se distribuirn de acuerdo al perfil, agencia y
competencia de cada uno de los integrantes del equipo.
Formacin y capacitacin de 2 auditores lideres en ISO

14001:2004 y 2 en OHSAS 18001:2007, apoyo al SGI
(Sistema de Gestion Integral)
Trabajo en equipo del responsable de proyecto en la

empresa (Administrador SGI) y el consultor para una pronta
implementacin y certificacin del las normas
Trabajo en equipo junto con los asesores jurdicos en el rea

ambiental y laboral para la elaboracin de las matrices de
requerimientos legales.
Formacin de 25 auditores integrales (9000, 14000, y

18000), los cuales sern los responsables junto con el
director de agencia, los gerentes de rea y el Administrador
del SGI de la implementacin, certificacin sostenimiento y
mejora continua del SGI.
3
1
2
2
3
2
3
2
2
1
2
1
1

La totalidad del proyecto de desarrollara en 6 etapas:

diagnostico,
planeacin,
implementacin,
validacin,
certificacin y seguimiento y mejora continua. Estas etapas
de se detallan en el cronograma del proyecto
PLAN DE IMPLEMENTACION NORMAS ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Y SU INTEGRACIN AL SITEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000 - SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
PLAN DE IMPLEMENTACIN ISO 14001:2004

N
TEMA A
TRATAR
6
7
CAPITULO 4, REQUISITOS DEL SISTEMA DE

GESTION AMBIENTAL Y DE S&SO
ACTIVIDADE
S
GENERALES
DETALLE
RESPONSABLE
DIAGNSTICO
Consultor
SENSIBILIZACIN AMBIENTAL Y DE S&SO

FUNDAMENTACIN EN LOS REQUISITOS
DE LAS NORMAS
Consultor
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
PLANIFICACIN
4.3.1 ASPECTOS Ambientales, elaboracin y
documentacin del procedimiento para la continua
identificacin de aspectos ambientales. Establecer y
documentar los criterios de valoracin de los aspectos en
un procedimiento
Responsable
Sistema
Integrado de
Gestin,
Consultor Althviz
Elaboracin y documentacin de la matriz de aspectos

ambientales en condiciones normales y anormales de
operacin e identificacin de riesgos potenciales
4.3.1 PLANIFICACIN PARA IDENTIFICACIN DE

PELIGROS: Elaboracin y documentacin del
procedimiento para la continua identificacin de peligros y
evaluacin y control de riesgos. Establecer y documentar
los criterios de valoracin en un procedimiento
4.3.1 IPECR Elaboracin de la matriz de IPECR para

actividades rutinarias y no rutinarias en cada proceso
4.3.2. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

Identificacin de los requisitos legales aplicables a los
aspectos ambientales
DIC
Identificacin de los requisitos legales aplicables a S&SO
Divulgacin de los mismos a los cargos que aplique
12
13
14
15
16
CAPITULO 4, REQUISITOS DEL SISTEMA DE

GESTION AMBIENTAL
10
11

X
Elaboracin, documentacin e implementacin del

procedimiento para la identificacin de los requisitos
legales y otros incluyendo la evaluacin de su
cumplimiento (4.5.2) para los dos sistemas
4.2 POLITICA INTEGRADA Con base en los aspectos

significativos identificados y la naturaleza y escala de los
riesgos en S&SO realizar la formulacin de la poltica
integrada
4.3.3 OBJETIVOS, METAS Formular los objetivos

ambientales y de S&SO en las funciones y niveles
pertinentes y los programas de gestin a ejecutar para el
cumplimiento de los objetivos
4.3.4 PROGRAMAS Formular los programas de gestin a

ejecutar para el cumplimiento de los objetivos
Divulgacin de la Poltica, objetivos y metas a todo el

personal
X
X
IMPLEMENTACION Y OPERACIN
4.4.1 RECURSOS, ESTRUCTURA FUNCIONES,
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD designar
formalmente al representare de la direccin y hacer su
divulgacin. Elaborar la matriz de funciones,
responsabilidad y autoridad del los cargos para S&SO
Definir, documentar y comunicar las funciones,
responsabilidades y autoridad de los cargos crticos para el
sistema de gestin ambiental incluyendo el representante
de la direccin y los contratistas
Responsable
Sistema
Integrado de
Gestin,
Consultor Althviz
4.4.2 COMPETENCIA FORMACION Y TOMA DE

CONCIENCIA Integrar los procedimientos existentes
asociados con el procedimiento para la toma de
conciencia del personal incluyendo contratistas y mantener
los registros de competencia
17

X
19
Identificar las necesidades de formacin y entrenamiento

de los cargos crticos con base a los aspectos ambientales
significativos y los riesgos identificados. Elaborar un plan
de capacitacin con base a estas necesidades
20
4.4.3 COMUNICACIN Establecer procedimientos para el

manejo de las comunicaciones internas y externas con
partes interesadas
21
4.4.4 DOCUMENTACION Integrar al manual de la calidad

los requisitos establecidos la norma ambiental y la de S&SO
22
23
24
CAPITULO 4, REQUISITOS
DEL SISTEMA DE GESTION
AMBIENTAL
18
Modificar y adecuar las descripciones de cargo con base a

la educacin, entrenamiento y experiencia requeridas para
asegurar la competencia de los cargos para los dos
sistemas
4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Complementar los

procedimientos obligatorios para el control de los
documentos del SGC con los relacionados al SGA y de
S&SO (incluyendo listados maestros)
4.4.6 CONTROL OPERACIONAL Incluir los requisitos
ambientales y de S&SO para el control de los riesgos en los
procedimientos e instrucciones de operacin y elaborar y
documentar los que se hagan necesarios
Entrenamiento del personal en los procedimientos
integrados y la importancia del control operacional
25
26
4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE

EMERGENCIAS Elaboracin y documentacin de los
procedimientos para identificacin de situaciones
potenciales de emergencia ambientales y de S&SO (Plan de
emergencias y contingencias)
Formulacin de planes de verificacin peridicas
incluyendo simulacros
X
VALIDACION
27
4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICION Formular y levantar

registros de indicadores de gestin de los sistemas que
incluyan el aseguramiento del cumplimiento legal.
28
Definir acciones para seguir y medir las caractersticas

fundamentales
29
Entrenamiento de los responsables de proceso en el

levantamiento de los indicadores de gestin ambientales y
de S&SO
30
4.5.3 ACCIDENTES, INCIDENTES, NO CONFORMIDAD,

ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA Incluir en
el procedimiento para el SGC los requisitos ambientales y
de S&SO
31
4.5.4 CONTROL DE REGISTROS Complementar los

procedimientos obligatorios para el control de registros del
SGC con los relacionados al sistema ambiental y de S&SO
(incluyendo listados maestros)
32
4.5.5 AUDITORIA INTERNA Complementar el

procedimiento del SGC con los requisitos de ambiental y
S&SO. Definir el grupo de auditores
33
Realizar la formacin de auditores internos en ISO

14001:2004 y OHSAS 18001
34
Programar y ejecutar primer ciclo de auditorias internas
Responsable
Sistema
Integrado de
Gestin,
Consultor Althviz
Consultor
Responsable
X
X
10
35
Cerrar las no conformidades generadas del primer ciclo de

Auditoras Internas
36
4.6 REVISION POR LA DIRECCIN Incluir en el proceso

de direccin y planeacin los requisitos y las entradas del
sistema de gestin ambiental y de S&SO para la revisin
por la direccin
Sistema
Integrado de
Gestin,
Consultor Althviz
Responsable
Sistema
Integrado de
Gestin,
Consultor Althviz
Consultor
Responsable
Sistema
Integrado de
Gestin,
Consultor Althviz
37
REVISIN DEL
SISTEMA DE
GESTIN
AMBIENTAL Y
DE S&SO
Preauditoria Althviz
Revisin de los ajustes de acuerdo con los resultados de la

preauditoria.
38
CERTIFICACION
96
Certificacin del SGI

CERTIFICACIO
N SGI
40
Cierre de las posibles No conformidades resultante
Responsables
Sistema
Integrado de
Gestin, auditor
BVQI
Responsable
Sistema
Integrado de
Gestin,
Consultor Althviz
SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA SGI

41
VISITAS DE
SEGUIMIENTO
Programar y ejecutar ciclos de auditorias internas
Responsables
Sistema
Integrado de
Gestin
11
42
implementacin acciones de mejora (preventivas y

correctivas)
Responsables
Sistema
Integrado de
Gestin
Responsables
Sistema
Integrado de
Gestin, auditor
BVQI

43
visista de seguimiento
12

COSTOS GENERALES PROYECTO

ITEM
CONSULTARA E
IMPLEMENTACIN
FORMACIN
PLAN DE MANEJO
AMBIENTAL
CONSULTARA
JURDICA ISO 14000
CONSULTARA
JURDICA OHSAS
18000
VALOR
OBSERVACIONES
Este valor contempla un total de 510 horas
$ 35.496.000,00
consultor
El valor adicional por hora consultor en
caso que se requiera ser de $ 55.000
Contempla logstica formacin de auditores
$ 43.881.380,00
integrales internos y formacin auditores
lideres en 14000 y 18000
Valor planes de manejo ambiental
agencias y Chico
Estos planes de manejo ambiental pueden
$ 24.000.000,00
revelar costos no contemplados en este
plan, estos costos pueden ser obligatorios
dependiendo de la matriz de
requerimientos legales
Consultara con abogado ambiental para
$ 7.000.000,00
elaboracin de matriz de requisitos legales
Consultara con abogado laboral para
$ 3.500.000,00 elaboracin de matriz de requisitos legales
ADECUACIONES
AGENCIAS
$ 26.000.000,00
AUDITORIAS
INTERNAS
$ 7.500.000,00
PRE-AUDITORIA
AUDITORIA DE
CERTIFICACIN
TOTAL
$ 8.000.000,00
$ 39.564.000,00
Este valor contempla inversiones de

adecuacin a las agencias en las reas de
mantenimiento, esta inversin es
susceptible de aumentar de acuerdo a lo
que arrogue el respectivo plan de manejo
ambiental
Tampoco contempla la agencia Montera
(razones ya conocidas)
Este valor contempla logstica auditorias
internas cruzadas *(ver relacin pagina
siguiente )
Valor de desplazamientos, hospedaje y
alimentacin auditores de segunda parte
Valor incluye valor certificacin BVQI, y
desplazamientos, hospedaje y
alimentacin auditores de tercera parte
$
194.941.380,00
13

Auditoria interna
AUDITORIAS CRUZADAS ENTRE AGENCIAS AS:
ARMENIA:
BUGA:
YUMBO:
BUGA:
MONTENEGRO:
ARMENIA:
MONTERA:
SOACHA:
BOGOTA:
FACA:
TUNJA:
FACA:
BOGOTA:
TUNJA:
SOACHA:
TUNJA:
BOGOTA:
MONTERA:
1
1
2
1
1
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
AUDITOR MONTENEGRO
AUDITOR PARA ARMENIA Y MONTENEGRO
AUDITOR PARA ARMENIA
AUDITOR PARA YUMBO
AUDITOR PARA YUMBO
AUDITORES PARA BUGA
AUDITOR TUNJA
AUDITOR TUNJA
AUDITOR TUNJA
AUDITOR SOACHA
AUDITOR SOACHA
AUDITOR BOGOTA
2 AUDITOR BOGOTA
AUDITOR FACATATIVA
AUDITOR FACATATIVA
AUDITOR MONTERA
AUDITOR MONTERA
AUDITOR ACOMPAANTE MONTERA
(VALOR PASAJES TERRESTRES Y AREOS, ALIMENTACIN Y

HOSPEDAJES)
14

BENEFICIOS
1. Competitividad en el mercado
2. Control sobre los aspectos mas relevantes de la operacin
3. Retorno de inversin (beneficios tributarios)
Otro beneficio tributario es el consagrado con el artculo 78 de la Ley
788 de diciembre 27 de 2002, el cual modifica el estatuto tributario,
Ley 624 de 1989 artculo 158-2, creando un nuevo incentivo fiscal
para el impuesto de renta de las personas jurdicas que inviertan de
manera directa en control y mejoramiento del medio ambiente, en el
sentido de poder deducir anualmente, dentro de los lmites de la
renta lquida, de su renta el valor de las inversiones que por este
concepto hayan realizado para el correspondiente ao gravable,
previa acreditacin de la autoridad ambiental respectiva, para lo cual
se estudiarn los beneficios ambientales obtenidos.
Este beneficio opera para las inversiones en que incurra el
contribuyente de manera voluntaria y no por mandato de la autoridad
ambiental.
Decreto 3172 de noviembre de 2003
15

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