Universidad Nacional de Ingeniera Facultad de Arquitectura Departamento de Tecnologa

Administracin de Proyectos de la Construccin

Cuentas tpicas relacionadas con el proyecto en las Prcticas Contables en la Industria de la Construccin

Conocer cuentas tpicas relacionadas con el proyecto en las las prcticas contables que se usan en la industria de la construccin.
1 09/12/2013

CUENTAS TPICAS RELACIONADAS CON EL PROYECTO

Como el objetivo final en la industria de la construccin se

produce en el contexto de un formato de proyecto, las entradas y gastos generados por una compaa constructora estn relacionados primordialmente con los proyectos. Algunos de estos gastos se relacionan directamente con los elementos fsicos del proyecto (por ejemplo, concreto, cajas elctricas, etc.) y otros con la supervisin o el control de la produccin de campo. Los costos asociados directamente con la colocacin de un componente fsico en particular del proyecto se llaman costos directos de campo. stos estn formados por los costos de la mano de obra, los materiales y de los equipos, e incluyen los cargos asociados (por ejemplo, los impuestos de venta y otros similares), que se requieren para colocar un elemento fsico de construccin.

CUENTAS TPICAS RELACIONADAS CON EL PROYECTO

Los costos que pertenecen a la supervisin y el control directo del

proyecto en el sitio de las obras se denominan costo de campo o sobrecosto administrativo del proyecto. A veces se les llama tambin costos indirectos de campo. stos son todos los costos asociados con el hecho de mantener un grupo de supervisin de campo en el sitio. Tambin incluyen costos tales como la renta de una oficina de campo o el mantenimiento de un remolque en el sitio, los costos de telfono y servicios en el sitio, los salarios del grupo de supervisores, etc.

CONTABILIDAD PARA MANTENER LOS SERVICIOS DE LA OFICINA MATRIZ (COSTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS)
Adems de los gastos del proyecto hay otros costos asociados con

el personal de administracin de la oficina matriz. Para poder dar apoyo a los proyectos en marcha, se requiere contar con un grupo de expertos tanto en las oficinas regionales como en la oficina matriz. Este grupo desempea muchas funciones centralizadas como la de adquisiciones, estimacin, programacin de proyectos y otras actividades a nivel de la compaa. En adicin a este grupo, los funcionarios de la compaa pueden considerarse como personal administrativo experto de soporte. Determinar qu funciones se realicen en forma centralizada es una decisin de la gerencia. Debido a su naturaleza, es ms conveniente contabilizar el costo de las funciones administrativas de la compaa por separado de las cuentas del proyecto.

CONTABILIDAD PARA MANTENER LOS SERVICIOS DE LA OFICINA MATRIZ (COSTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS)

Sera tedioso y complicado para la secretaria del presidente

distribuir su tiempo entre cada uno de los proyectos que se tienen en construccin. Esto mismo es aplicable en general para mucho personal de apoyo que trabaja en los servicios administrativos. Por tanto, este personal y los costos que se relacionan con l se contabilizan centralmente y en forma separada de cada uno de los proyectos individuales. A las cuentas que se llevan para acumular los gastos de los servicios de apoyo se les llama normalmente cuentas para gastos generales y administrativos (G y A). Tambin se les llama cuentas para gastos de oficina matriz o de sobrecosto fijo.
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CONTABILIDAD PARA MANTENER LOS SERVICIOS DE LA OFICINA MATRIZ (COSTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS)

Si la gerencia de la compaa elije prorratear el costo G y A

acumulado entre los proyectos individuales, esta asignacin de bloque del costo administrativo de la oficina matriz a los proyectos individuales recibe el nombre de costeo de absorcin. Es decir, los costos administrativos y de direccin son absorbidos por los proyectos individuales. Si se pone en vigor este procedimiento cuando se aplica el mtodo del contrato terminado, la declaracin real de estos gastos para fines de impuestos se difiere hasta el final del proyecto. Estos costos habrn de convertirse en parte del valor de activo fijo (trabajo en proceso) hasta que el contratista transfiere la propiedad del proyecto al cliente.
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CONTABILIDAD PARA MANTENER LOS SERVICIOS DE LA OFICINA MATRIZ (COSTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS)

El contratista puede optar por mantener separados los costos G y A de la

actividad de costos del proyecto. Es decir, puede preferir que estos costos se conserven como costos fijos dependientes de cada perodo o plazo, los cuales se acumulan ya sea que haya o no haya actividad en los proyectos. A los costos generales y administrativos se les llama costos fijos, en vista de que no tienden a variar significativamente con el nivel de actividad de los proyectos (es decir, con el nmero de proyectos y la magnitud de la carga de trabajo de los mismos). Este enfoque de asignar los costos G y A a un periodo dado se le llama costeo directo del costo administrativo de la oficina matriz. Esto significa simplemente que se habrn de tomar esos costos como gastos en el perodo en el que ocurren y que no estarn asociados con los costos del proyecto como un gasto diferido para ser tomado en la fecha en que se reconozca el ingreso del proyecto.

CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL (BASE DE EFECTIVO)

En la siguiente tabla se presenta resumida la relacin de las cuentas clave del

balance general respecto a la practica contable que se siga.

Prctica Efectivo Cuentas clave del balance general 1. No hay cuentas por cobrar 2. No hay cuentas por pagar 3. No hay inventario 1. Cuenta de activotrabajo en proceso o 2. Costos no facturados de trabajo en proceso 1. Cuenta de activocostos y ganancias estimadas en exceso de la facturacin 2. Cuenta de pasivofacturacin en exceso de los costos y ganancias estimadas

Acumulacin-facturas Acumulacinporcentaje de obra terminada

Acumulacincontrato terminado

1. Cuenta de activocostos sobre contratos no terminados en exceso de la facturacin 2. Cuenta de pasivofacturacin en exceso de los costos sobre contratos no terminados

CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL (BASE DE EFECTIVO)

La aplicacin de la contabilidad con base de efectivo por un

contratista en particular puede detectarse por la ausencia de ciertas cuentas sumarias en la hoja de balance. No hay concepto alguno por cuentas por cobrar en la seccin de activos circulantes del balance, porque no se hacen las entradas al sistema contable sino hasta que se transfieren fondos. Por tanto, no hay provisin alguna para cuentas que reflejen facturaciones hechas pero no recibidas. De modo semejante, no se reporta concepto alguno de cuentas por pagar como parte de la porcin de pasivos circulantes en el balance.

CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL (BASE DE EFECTIVO)

Como cuando se utiliza la base de efectivo no se reconoce una

obligacin sino hasta que se paga, se mantienen cuentas que reflejen facturas de los acreedores pendientes de pagado. Por otra parte, los materiales comprados para instalacin en los proyectos que hay en marcha no se reflejan como inventario en los activos circulantes. Tales inventarios se consideraran de propiedad de la compaa y de naturaleza fsica bajo el mtodo de efectivo. Como tales, no se les considerara como medios lquidos, aunque se compren para ser usados en un proyecto.

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CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL (BASE DE EFECTIVO)

Cuadro que refleja la ausencia de cuentas clave en el

balance de efectivo.
Balance de efectivo
Faltan cuentas por cobrar e inventario

Activo circulante

Pasivo circulante Pasivo a largo plazo

Faltan las cuentas por pagar

Activo fijo Capital contable

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CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL UTILIZANDO EL MTODO DE FACTURACIN

En el caso del mtodo del porcentaje de obra terminada, las

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cuentas clave de la hoja de balance deben representar la cantidad de subfacturacin y de sobrefacturacin. La subfacturacin es una situacin en la cual el valor ganado (basado en el POT) excede a la cantidad facturada, y est generando un activo. La sobrefacturacin es una situacin en la cual el valor ganado (basado en el POT) es menor que la cantidad facturada, y est generando un pasivo. El mtodo del POT da lo necesario para el reconocimiento del ingreso (con base el valor ganado o devengado) al trmino de cada perodo contable. Las entradas se registran en la cuenta de facturacin del proyecto y los gastos en la cuenta de trabajo en proceso a medida que avanzan las obras.

CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL UTILIZANDO EL MTODO DE FACTURACIN

Al final de cada perodo contable, las corrientes de entradas para

todos los proyectos aparecen en el estado de resultados y en el balance general cuando se emplea el mtodo POT. Las cuentas que reflejan sobrefacturacin o subfacturacin en los proyectos se actualizan al final de cada perodo contable. La suma de la subfacturacin que ocurre en los proyectos conduce a la formacin un activo, ya que se trata de obra realizada por la que no se ha emitido todava una factura. El contratista es an "dueo" del trabajo, porque no se ha transferido la propiedad al cliente en la forma de una factura que lo obligue a reembolsar su valor al contratista.
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CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL UTILIZANDO EL MTODO DE FACTURACIN

A la cuenta de activo que refleja el monto de la subfacturacin

mediante el mtodo del POT se le llama costos y ganancias estimadas en exceso de la facturacin. Al final del perodo contable se calcula el porcentaje completo para cada proyecto. Para aquellos proyectos en los que el porcentaje de obra terminada sobrepasa al monto facturado, el monto del exceso se registra en esta cuenta de activo. En el caso de sobrefacturacin, el porcentaje de obra terminada representa costo y ganancias menores respecto al monto real facturado. Esto significa que el contratista est obligado a realizar obra por la que ya ha transferido la obligacin de pago al cliente. En efecto, el contratista ha facturado por un "anticipo" contra obra por ejecutar. Esta obligacin se reconoce como un pasivo en la cuenta en la facturacin en exceso costos y ganancias estimadas.
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CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL UTILIZANDO EL MTODO DE FACTURACIN

Al igual que para la subfacturacin, se calcula el monto de la

sobrefacturacin al trmino del perodo contable para cada proyecto. Esto se hace comparando el costo y las ganancias con base en el porcentaje de obra terminada con las cantidades facturadas. Las facturas en exceso se registran en esta cuenta de pasivo para reflejar la obligacin del contratista. El ingreso se calcula y reconoce para todos los proyectos al trmino del perodo contable. ste se basa en el nivel de entradas por el porcentaje de obra terminada, cualquiera que sea la cantidad facturada. Cuando se cierran las cuentas, las cuentas de gastos se comparan con el costo, ms las ganancias estimadas basadas en el porcentaje de obra terminada, para determinar el monto del ingreso por reconocer con base de proyecto a proyecto. El monto neto de sobrefacturacin en todos los proyectos tomados en grupo se refleja en el balance.
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CUENTAS CLAVE DEL BALANCE GENERAL UTILIZANDO EL MTODO DE FACTURACIN

Cuentas clave del balance utilizando el mtodo POT.

Balance POT
Activo circulante 1. Cuentas por cobrar 2. Inventario 3. Costos y ganancias estimados en exceso de la facturacin Activo fijo Pasivo circulante 1. Cuentas por pagar 2. Facturacin en exceso de los costos y ganancias estimados Pasivos a largo plazo Capital contable

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CUENTAS CLAVE UTILIZANDO EL MTODO CT

En el caso del mtodo de contrato terminado, la funcin de las

cuentas clave de la hoja de balance (actualizada al fin del perodo contable) es similar a la de las cuentas de sobrefacturacin y subfacturacin en el mtodo POT. Reflejan el monto de facturacin en exceso de los costos del proyecto (sobrefacturacin) e inversamente los costos en exceso de la facturacin sobre contratos no terminados. Los contratos terminados se registran para fines del ingreso en el estado de resultados. Sin embargo, los contratos no terminados generan cuentas de sobrefacturacin y de subfacturacin.

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CUENTAS CLAVE UTILIZANDO EL MTODO CT

A la cuenta de activo costo de contratos no terminados

tambin se le cita como trabajo en proceso o en progreso o como construccin en proceso. Es un activo en el sentido de que todos los gastos en que se ha incurrido en los contratos no terminados continan siendo propiedad del contratista hasta que sean transferidos al cliente a la terminacin del proyecto. Aunque las cuentas que contienen los activos y pasivos relacionados con el proyecto en ambos mtodos, el POT y el CT tienen ttulos similares, puede determinarse el mtodo empleado por la presencia o ausencia de las palabras y ganancias estimadas.
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CUENTAS CLAVE UTILIZANDO EL MTODO CT

Por ejemplo, si la hoja de balance contiene la cuenta de activo

costos y ganancias estimadas en exceso de la facturacin, se est empleando el mtodo POT. En el caso del mtodo CT, no aparecen las palabras e ingreso estimado y se agrega la frase sobre contratos no terminados. La cuenta correspondiente para el lado de activos de contrato terminado es entonces, costos sobre contratos no terminados en exceso en la facturacin. Puede aplicarse la misma prueba a las cuentas de pasivo. Este hecho proporciona un medio rpido para determinar el mtodo de contabilidad empleado cuando se ve el balance por vez primera.
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CUENTAS CLAVE UTILIZANDO EL MTODO CT

Cuentas clave del balance utilizando el mtodo CT.

Balance CT
Activo circulante 1. Cuentas por cobrar 2. Inventario 3. Costos y ganancias estimados en exceso de la facturacin Pasivo circulante 1. Cuentas por pagar 2. Facturacin en exceso de los costos y ganancias estimados

Activo fijo
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Pasivos a largo plazo

Capital contable

Resuelva las siguientes cuestiones

1. 2. 3. 4.

5.
6.

7.
8.
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Explique el concepto de costos directos de campo y cules son sus componentes. A ms de los ejemplos de costos indirectos de campo que se mencionan en este documento Qu otros elementos del costo administrativo de campo conoce usted? Cree que es ms apropiado contabilizar el costo de las funciones administrativas de la compaa por separado de las cuentas del proyecto? Por qu? Explique en qu consiste el costeo de absorcin. Cmo explicara lo que se conoce como costeo directo del costo administrativo de la oficina matriz? Cmo se caracteriza, en trminos de cuentas clave del balance general, la contabilidad en base de efectivo? Caracterice el mtodo de facturacin en trminos de cuentas clave del balance general. Establezca similitudes y diferencias en trminos de cuentas clave entre el Mtodo CT y el Mtodo POT.