ndice

Captulo 1: Introduccin - Elementos de Excel ................................................................................... 5 1.1. Iniciar Excel 2010...................................................................................................................... 6 1.2. La pantalla inicial ...................................................................................................................... 7 1. . La !ic"a #rc"i$o ........................................................................................................................ % 1.&. Las 'arras ................................................................................................................................. % 1.5. La a(uda ................................................................................................................................. 11 Captulo 2: Empe)ando a tra'a*ar con Excel ..................................................................................... 12 2.1 Conceptos +,sicos de Excel..................................................................................................... 12 2.2. -o$imiento r,pido en la "o*a ................................................................................................ 1& 2. . -o$imiento r,pido en el li'ro ............................................................................................... 15 2.&. Introducir datos...................................................................................................................... 16 2.5. -odi!icar datos ...................................................................................................................... 17 2.6. .ipos de datos ........................................................................................................................ 17 2.7. Errores en los datos................................................................................................................ 1% Captulo : /peraciones con arc"i$os ............................................................................................... 20 .1. 0uardar un li'ro de tra'a*o ................................................................................................... 20 .2 Cerrar un li'ro de tra'a*o........................................................................................................ 21 . . Empe)ar un nue$o li'ro de tra'a*o........................................................................................ 22 .&. #'rir un li'ro de tra'a*o (a existente .................................................................................... 2 Captulo &: -anipulando celdas........................................................................................................ 25 &.1. 1eleccin de celdas................................................................................................................. 25 &.2. #2adir a una seleccin ........................................................................................................... 26 &. . #mpliar o reducir una seleccin ............................................................................................. 26 &.&. Copiar celdas utili)ando el 3ortapapeles ............................................................................... 26 &.5. Copiar celdas utili)ando el ratn ............................................................................................ 24 &.6. Copiar en celdas ad(acentes .................................................................................................. 0 &.7. 3e5ado Especial ...................................................................................................................... 1 &.% -o$er celdas utili)ando el 3ortapapeles ................................................................................ &.4. -o$er celdas utili)ando el ratn............................................................................................ &.4 +orrar celdas ........................................................................................................................... & Captulo 5: Los datos ......................................................................................................................... 6

5.1. Eliminar !ilas duplicadas ......................................................................................................... 6 5.2. La $alidacin de datos ............................................................................................................ 6 5. . /rdenar datos ........................................................................................................................ % 5.&. +uscar ( reempla)ar datos ..................................................................................................... &0 Captulo 6: Las !unciones................................................................................................................... &2 6.1. Introducir !unciones ............................................................................................................... &2 6.2. #utosuma ( !unciones m,s !recuentes .................................................................................. & 6. . Insertar !uncin ...................................................................................................................... && 6.&. 6unciones de !ec"a ( "ora...................................................................................................... &7 6.5. 6unciones de texto ................................................................................................................. &4 6.6. 6unciones de '7s8ueda.......................................................................................................... 51 6.7. 6unciones !inancieras ............................................................................................................. 5 6.%. /tras !unciones ...................................................................................................................... 55 6.4. Controlar errores en !unciones .............................................................................................. 57 6.10. Enla)ando ( consolidando "o*as de tra'a*o......................................................................... 54 Captulo 7: 6ormato de celdas .......................................................................................................... 60 7.1. 6uente .................................................................................................................................... 60 7.2. #lineacin ............................................................................................................................... 62 7. . +ordes .................................................................................................................................... 66 7.&. 9ellenos .................................................................................................................................. 6% 7.5. Estilos prede!inidos ................................................................................................................ 64 7.6. Copia r,pida de !ormato ........................................................................................................ 70 7.7. 6ormato de los $alores num:ricos ......................................................................................... 70 7.% El !ormato condicional ............................................................................................................ 72 7.4. Los temas................................................................................................................................ 75 Captulo %: Cam'ios de estructura .................................................................................................... 76 %.1. #lto de !ila .............................................................................................................................. 76 %.2. #utoa*ustar............................................................................................................................. 77 %. . #nc"o de columna.................................................................................................................. 7% %.&. #utoa*ustar a la seleccin ...................................................................................................... 74 %.5 #nc"o est,ndar de columna ................................................................................................... %0 %.6 Cam'iar el nom're de la "o*a ................................................................................................. %1

%.7. Cam'iar el color a las eti8uetas de "o*a ................................................................................ %2 %.%. /cultar "o*as .......................................................................................................................... %2 %.4. -ostrar "o*as ocultas............................................................................................................. % Captulo 4: Insertar ( eliminar elementos......................................................................................... %& 4.1. Insertar !ilas en una "o*a ........................................................................................................ %& 4.2. Insertar columnas en una "o*a............................................................................................... %5 4. . Insertar celdas en una "o*a .................................................................................................... %5 4.&. Insertar "o*as en un li'ro de tra'a*o...................................................................................... %6 4.5. Eliminar !ilas ( columnas de una "o*a .................................................................................... %7 4.6. Eliminar celdas de una "o*a.................................................................................................... %7 4.7. Eliminar "o*as de un li'ro de tra'a*o ..................................................................................... %% Captulo 10: Correccin orto5r,!ica .................................................................................................. %4 10.1. Con!i5urar la #utocorreccin ............................................................................................... %4 10.2. ;eri!icacin de la orto5ra!a ................................................................................................. 41 Captulo 11: Impresin ...................................................................................................................... 4 11.1. ;ista de <ise2o de p,5ina .................................................................................................... 4 11.2. Con!i5urar p,5ina ................................................................................................................. 45 11. . Imprimir................................................................................................................................ 4% Captulo 12: 0r,!icos ....................................................................................................................... 100 12.1. Introduccin ....................................................................................................................... 100 12.2. Crear 5r,!icos ..................................................................................................................... 100 12. #2adir una serie de datos ................................................................................................... 101 12.& Caractersticas ( !ormato del 5r,!ico .................................................................................. 10& 12.5. -odi!icar el tama2o ( distri'ucin de un 5r,!ico .............................................................. 107 12.6. -odi!icar la posicin de un 5r,!ico .................................................................................... 10% 12.7. Los mini5r,!icos.................................................................................................................. 104 Captulo 1 : Im,5enes= dia5ramas ( ttulos .................................................................................... 110 1 .1. Introduccin ....................................................................................................................... 110 1 .2. Insertar im,5enes predise2adas ........................................................................................ 110 1 . . Insertar im,5enes desde arc"i$o ....................................................................................... 111 1 .&. Insertar captura de pantalla ............................................................................................... 112 1 .5. -anipular im,5enes........................................................................................................... 11

1 .6 Insertar 6ormas ( di'u*ar .................................................................................................... 115 1 .7 -odi!icar 5r,!icos................................................................................................................ 115 1 .%. Insertar dia5ramas con 1mart#rt ....................................................................................... 11% 1 .4 Insertar >ord#rt ................................................................................................................. 120 1 .10 Insertar un cuadro de texto .............................................................................................. 121 Captulo 1&: .a'las de Excel ............................................................................................................ 122 1&.1 Introduccin ........................................................................................................................ 122 1&.2 Crear una ta'la .................................................................................................................... 122 1&. -odi!icar los datos de una ta'la......................................................................................... 12 1&.& -odi!icar la estructura de la ta'la ...................................................................................... 125 1&.5 Estilo de la ta'la .................................................................................................................. 127 1&.6 /rdenar una ta'la de datos ................................................................................................ 127 1&.7 6iltrar el contenido de la ta'la ............................................................................................ 1 1 Captulo 15: -acros ........................................................................................................................ 1 & 15.1 Introduccin ........................................................................................................................ 1 & 15.2 Crear una macro autom,ticamente .................................................................................... 1 & 15. E*ecutar una macro ............................................................................................................. 1 6

&

Captulo 1: Introduccin - Elementos de Excel

Qu es y para qu sirve Excel 2 1 !
Excel 2010 es una aplicacin que permite reali"ar #o$as de c%lculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimtico de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, ccess, Outloo!, "o#er"oint, ... te resultar familiar utili$ar Excel, puesto que muc%os iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. &na %oja de clculo sir'e para tra&a$ar con n'meros de (orma sencilla e intuitiva. "ara ello se utili$a una cuadr(cula donde en cada celda de la cuadr(cula se pueden introducir n)meros, letras y grficos. "or ejemplo, para sumar una serie de n)meros s*lo tienes que introducirlos uno de+ajo de otro, como %ar(as en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres %acer la suma de lo que tienes encima. ,ui$s pienses que para %acer una suma es mejor utili$ar una calculadora. "ero piensa qu- ocurre si te equi'ocas al introducir un n)mero en una suma de 20 n)meros, tienes que 'ol'er a introducirlos todos. mientras que en Excel no importa si te equi'ocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y autom%ticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests %aciendo la declaraci*n de la renta a mano y al final descu+res un error, tendr(as que 'ol'er a calcularlo todo. /i lo %aces con Excel s*lo tienes que corregir un dato. Esta caracter(stica de recalculo automtico te permite tam+i-n %acer simulaciones fcilmente. "or ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un pr-stamo %ipotecario, +asta que 'ayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del pr-stamo para que 'eas lo que tendr(as que pagar en cada caso. s( de fcil e intuiti'o es Excel. /eguro que ya ests deseando seguir el resto del curso para aprender a utili$arlo. Otra cosa +uena de Excel es que no es necesario sa&er matem%ticas para utili$arlo. En muc%as ocasiones es suficiente con utili$ar las operaciones +sicas. "or supuesto, si sa+es matemticas muc%o ms partido podrs sacar de Excel. unque en este ejemplo no se 'e, Excel tam+i-n es capa$ de di&u$ar )r%(icos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de +arras que se 'en en las encuestas. Excel se puede utili$ar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. 0esde lle'ar las cuentas familiares %asta los ms complejos clculos financieros.

1*1* Iniciar Excel 2 1

6ormas ',sicas de iniciar Excel 2010. <esde el 'otn Inicio situado= normalmente= en la es8uina in!erior i)8uierda de la pantalla. Coloca el cursor ( "a) clic so're el 'otn Inicio se desplie5a un men7? al colocar el cursor so're Todos los programas, aparece otra lista con los pro5ramas 8ue "a( instalados en tu ordenador? coloca el puntero del ratn so're la carpeta con el nom're Microsoft Office ( "a) clic so're Microsoft Excel= ( se iniciar, el pro5rama.

Desde el icono de Excel del escritorio.

3uedes iniciar Excel 2010 a"ora para ir pro'ando todo lo 8ue te explicamos. 3ara cerrar Excel 2010= puedes utili)ar cual8uiera de las si5uientes operaciones: @acer clic en el 'otn cerrar derec"a de la $entana de Excel. = este 'otn se encuentra situado en la parte superior 6

.am'i:n puedes pulsar la com'inacin de teclas ALT+F4= con esta com'inacin de teclas cerrar,s la $entana 8ue ten5as acti$a en ese momento. @acer clic so're el men7 . ( ele5ir la opcin

1*2* +a pantalla inicial

#l iniciar Excel aparece una pantalla inicial como :sta= $amos a $er sus componentes !undamentales= as conoceremos los nombres de los diferentes elementos ( ser, m,s !,cil entender el resto del curso. La pantalla 8ue se muestra a continuacin A( en 5eneral todas las de este cursoB puede no coincidir exactamente con la 8ue $es en tu ordenador= (a 8ue cada usuario puede decidir 8u: elementos 8uiere 8ue se $ean en cada momento= como $eremos m,s adelante.

1*,* +a (ic#a -rc#ivo

1aciendo clic en la pesta2a -rc#ivo que se encuentra en la parte superior i$quierda de la pantalla podrs desplegar un men) desde donde podrs 'er las acciones que puedes reali$ar so+re el documento, incluyendo .uardar, Imprimir o crear uno /uevo. este men) tam+i-n puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como 'eremos en la Cinta de opciones. 3ontiene dos tipos +sicos de elementos4 5os que muestran un panel justo a la derec%a con ms opciones, ocupando toda la superficie de la 'entana Excel. 3omo In(ormacin o Imprimir. l situar el cursor so+re las opciones de este tipo o+ser'ars que tienen un efecto 'erde oscuro. El color permanecer al %acer clic para que sepas qupanel est acti'o. 5os que a&ren un cuadro de di%lo)o. 3omo -&rir, o .uardar como. l situar el cursor so+re las opciones de este tipo o+ser'ars que tienen un efecto 'erde claro. El color s*lo permanece mientras el cursor est encima, ya que al %acer clic, el propio cuadro de dilogo a+ierto muestra el nom+re de la acci*n en su +arra de t(tulo. "ara cerrar la fic%a -rc#ivo y volver al documento pulsamos E/3 o %acemos clic en otra pesta2a.

1*0* +as &arras

+a &arra de ttulo

3ontiene el nom&re del documento so&re el que se est% tra&a$ando en ese momento. 3uando creamos un li+ro nue'o se le asigna el nom+re pro'isional Libro1, %asta que lo guardemos y le demos el nom+re que queramos. En el extremo de la derec%a estn los +otones para minimi"ar +a &arra de acceso r%pido 1 maximi"ar y cerrar *

5a +arra de acceso rpido contiene las operaciones ms %a+ituales de Excel como .uardar , 2es#acer o 3e#acer .

Esta +arra puede personali$arse para a2adir todos los +otones que quieras. "ara ello %a$ clic en una opci*n y aparecer marcada. 0e igual forma, si 'uel'es a %acer clic so+re ella se eliminar de la +arra. /i no encuentras la opci*n en la lista que te propone, puedes seleccionar 4%s comandos***.

+a cinta de opciones

5a cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del pro)rama or)ani"adas en pesta5as. l pulsar so+re una pesta2a, accedemos a la (ic#a. 5as (ic#as principales son Inicio, Insertar, 2ise5o de p%)ina, 6rmulas, 2atos, 3evisar y 7ista. En ellas se encuentran los distintos +otones con las opciones disponi+les. "ero adems, cuando tra+ajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual4 las (ic#as de #erramientas. "or ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la fic%a 8erramientas de )r%(icos, que nos ofrecer +otones especiali$ados para reali$ar modificaciones en los grficos.

"ulsando la tecla 56 entraremos en el modo de acceso por teclado. 0e esta forma aparecern peque2os recuadros junto a las pesta2as y opciones indicando la tecla 7o conjunto de teclas8 que de+ers pulsar para acceder a esa opci*n sin la necesidad del rat*n.

5as opciones no disponi+les en el momento actual se muestran con n)meros semitransparentes. "ara salir del modo de acceso por teclado 'uel'e a pulsar la tecla -+9* /i %aces do+le clic so+re cualquiera de las pesta2as, la +arra se ocultar, para disponer de ms espacio de tra+ajo. 5as opciones 'ol'ern a mostrarse en el momento en el que 'uel'as a %acer clic en cualquier pesta2a. 6am+i-n puedes mostrar u ocultar las cintas desde el +ot*n con forma de flec%a, que encontrars en la $ona derec%a superior +a &arra de (rmulas .

9os muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. 3uando 'ayamos a modificar el contenido de la celda, dic%a +arra 'ariar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. +a &arra de etiquetas

"ermite movernos por las distintas #o$as del li+ro de tra+ajo. +as &arras de despla"amiento

"ermiten movernos a lo lar)o y anc#o de la #o$a de forma rpida y sencilla, simplemente %ay que despla$ar la +arra arrastrndola con el rat*n, o %acer clic en los tringulos.

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+a &arra de estado

:ndica en qu- estado se encuentra el documento a+ierto, y posee %erramientas para reali$ar "oom so&re la #o$a de tra&a$o, despla$ando el marcador o pulsando los +otones ; y <. 6am+i-n dispone de tres +otones para cam&iar r%pidamente de vista 7forma en que se 'isuali$a el li+ro8. "rofundi$aremos en las 'istas ms adelante.

1*:* +a ayuda
6enemos 'arios m-todos para o+tener -yuda con Excel. &n m-todo consiste en utili$ar la Cinta de opciones, %aciendo clic en el interro)ante4 Otro m-todo consiste en utili$ar la tecla =1 del teclado. parecer la 'entana de ayuda desde la cual tendremos que +uscar la ayuda necesaria.

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Captulo 2: Empe"ando a tra&a$ar con Excel

2*1 Conceptos ;%sicos de Excel
+i&ro de tra&a$o &n li&ro de tra&a$o es el arc#ivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que %acemos en este programa se almacenar formando el li+ro de tra+ajo. 5os li+ros de tra+ajo de Excel tienen la extensi*n *<+=< para que el ordenador los recono$ca como tal. Cuando se inicia una sesi*n de Excel automticamente se a&re un nuevo li&ro de tra&a$o con el nom+re pro'isional de +i&ro1. Esto lo puedes compro+ar en la pantalla de Excel, en la +arra de t(tulo en la parte superior de la 'entana 'ers como pone Libro1 Microsoft Excel.

3ada 'e$ que empe$amos un nue'o tra+ajo con Excel el n)mero del li+ro ir 'ariando dependiendo de cuntos se %ayan creado en esta sesi*n. s( si empe$amos otro tra+ajo, el nom+re que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as( sucesi'amente. 3uidado que el nom+re asignado s*lo sir'e como referencia para identificar los tra+ajos mientras no se %ayan guardado, en ning)n caso significa que el arc%i'o ya se encuentra guardado. &n li+ro de tra+ajo est formado por 'arias %ojas, en principio constar de > %ojas aunque el n)mero de -stas puede 'ariar entre 1 y 2??, /i miras en la parte inferior de la 'entana de Excel encontrars las diferentes %ojas del li+ro de tra+ajo, cada una de ellas nom+radas de la forma 1oja1, 1oja2...

5os li+ros de tra+ajo son una gran %erramienta de organi$aci*n, ya que por ejemplo todas las %ojas referidas a un mismo proyecto o tra+ajo podr(an agruparse en un s*lo li+ro. 8o$a de c%lculo 5a #o$a de c%lculo es uno de los distintos tipos de %ojas que puede contener un li+ro de tra+ajo. Es una %erramienta muy 'til paratodas aquellas personas que tra&a$en con )ran cantidad de n'meros y necesiten reali$ar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran %oja cuadriculada formada por 1@>AB columnas y 1.0BA.?C@ filas. 5as %ojas de clculo estn formadas por columnas y filas.

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&na columna es el conjunto de celdas seleccionadas 'erticalmente. 3ada columna se nom&ra por letras, por ejemplo , D, 3,....... , D,........:E.

3ada (ila se numera desde 1 %asta 1.0BA.?C@ y es la selecci*n %ori$ontal de un conjunto de celdas de una %oja de datos.

5a intersecci*n de una columna y una fila se denominan Celda y se nom+ra con el nom+re de la columna a la que pertenece y a continuaci*n el n)mero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna y la fila 1 por lo tanto la celda se llama 1. /i o+ser'as la 'entana de Excel podrs compro+ar todo lo explicado anteriormente. 3uando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para tra+ajar con -sta, dic%a celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. 0e igual forma tenemos la (ila activa, fila donde se encuentra la celda acti'a y columna activa, columna de la celda acti'a. Otro concepto muy importante en una %oja de clculo es el de 3an)o, que es un +loque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. 5os rangos son 'itales en la 1oja de 3lculo, ya que todo tipo de operaciones se reali$an a +ase de rangos. Ms adelante 'eremos las distintas formas de definir un rango.

2*2* 4ovimiento r%pido en la #o$a

9an solo una peque5a parte de la #o$a es visi&le en la 'entana de documento. 9uestra %oja, la mayor(a de las 'eces, ocupar mayor n)mero de celdas que las 'isi+les en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento r%pidamente. 3uando no est a+ierto ning)n men), las teclas activas para poder despla"arse a travs de la #o$a son4 4>7I4IE/9> 3elda +ajo 3elda rri+a 3elda 0erec%a 3elda :$quierda "antalla +ajo "antalla rri+a 3elda 1 "rimera celda de la columna acti'a Jltima celda de la columna acti'a "rimera celda de la fila acti'a Jltima celda de la fila acti'a 9EC+-2> =5E31 =5E31 D FO GG:D

=5E31 0EGE31 =5E31 :H,&:EG0 E" I GE" I 36G5;:9:3:O =:9 =5E31 =:9 =5E31 GG:D D FO

=:9 =5E31 :H,&:EG0 o :9:3:O =:9 =5E31 0EGE31

>tra (orma rpida de mo'erse por la %oja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escri+ir su nom+re de columna y fila en el cuadro de nom&res a la i$quierda de la +arra de f*rmulas4

"or ejemplo, para ir a la celda DF15 de+ers escri+irlo en la caja de texto y pulsar la tecla :96GO. unque siempre puedes utili$ar el rat*n, mo'i-ndote con las &arras despla"amiento para 'isuali$ar la celda a la que quieres ir, y %acer clic so+re -sta. de

1&

2*,* 4ovimiento r%pido en el li&ro

0entro de nuestro li+ro de tra+ajo existen 'arias %ojas de clculo. "or defecto aparecen > %ojas de clculo aunque el n)mero podr(a cam+iarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas #o$as del li&ro de tra&a$o. Empe$aremos por utili$ar la &arra de etiquetas.

O+ser'ars como en nuestro caso tenemos > %ojas de clculo, siendo la #o$a activa, es decir, la %oja en la que estamos situados para tra+ajar, la Hoja1. 1aciendo clic so+re cualquier pesta2a cam+iar de %oja, es decir, si %aces clic so+re la pesta2a Hoja3 pasars a tra+ajar con dic%a %oja. /i el n)mero de %ojas no ca+en en la +arra de etiquetas, tendremos que %acer uso de los +otones de la i$quierda de dic%a +arra para 'isuali$arlas4 "ara 'isuali$ar a partir de la 8o$a1. "ara 'isuali$ar la #o$a anterior a las que estamos 'isuali$ando. "ara 'isuali$ar la #o$a si)uiente a las que estamos 'isuali$ando. "ara 'isuali$ar las 'ltimas #o$as. &na 'e$ 'isuali$ada la %oja a la que queremos acceder, +astar con %acer clic so+re la etiqueta de -sta. /i todas las %ojas del li+ro de tra+ajo ca+en en la +arra, estos +otones no tendrn ning)n efecto. 6am+i-n se pueden utili$ar com&inaciones de teclas para reali$ar despla$amientos dentro del li+ro de tra+ajo, como pueden ser4 4>7I4IE/9> 1oja /iguiente 1oja nterior 9EC+-2> 36G5; E" I 36G5;GE" I

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2*0* Introducir datos

En cada una de las celdas de la %oja, es posi+le introducir textos1 n'meros o (rmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes4 /ituar el cursor so+re la celda donde se 'an a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. parecern en dos lugares4 en la celda activa y en la ;arra de 6rmulas, como puedes o+ser'ar en el di+ujo siguiente4

"ara introducir el 'alor en la celda puedes utili$ar cualquiera de los tres m-todos que te explicamos a continuaci*n4 I/93>4 /e valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra $usto por de&a$o* 6EC+-= 2E 4>7I4IE/9>4 /e valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cam&iar% dependiendo de la (lec#a pulsada, es decir, si pulsamos =5E31 0EGE31 ser la celda contigua %acia la derec%a. C?-23> 2E -CE@9-CIA/4 Es el +ot*n de la &arra de (rmulas, al %acer clic so+re -l se 'alida el 'alor para introducirlo en la celda pero la celda activa se)uir% siendo la misma* /i antes de introducir la informaci*n cam+ias de opini*n y deseas restaurar el contenido de la celda a su 'alor inicial, s*lo %ay que pulsar la tecla Esc del teclado o %acer clic so+re el +ot*n Cancelar de la &arra de (rmulas. s( no se introducen los datos y la celda seguir con el 'alor que ten(a. /i %emos introducido mal una f*rmula posi+lemente nos apare$ca un recuadro dndonos informaci*n so+re el posi+le error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correcci*n o no. Otras 'eces la f*rmula no es correcta y no nos a'isa, pero aparecer algo raro en la celda, compro+ar la f*rmula en la +arra de f*rmulas para encontrar el error. En ocasiones, es posi+le que nos interese introducir varias lneas dentro de una misma celda, pero al pulsar :96GO para reali$ar el salto de l(nea lo que ocurre es que se 'alida el 'alor y pasamos a la celda inferior. "ara que esto no ocurra de+eremos pulsar 56;:96GO.

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2*:* 4odi(icar datos

/e puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est- escri+iendo o ms tarde, despu-s de la introducci*n. =i a)n no se #a validado la introduccin de datos y se comete alg)n error, se puede modificar utili$ando la tecla Getroceso del teclado para +orrar el carcter situado a la i$quierda del cursor, %aciendo retroceder -ste una posici*n. /o se puede utili$ar la tecla =5E31 :H,&:EG0 porque equi'ale a 'alidar la entrada de datos. =i ya se #a validado la entrada de datos y se desea modificar, /eleccionaremos la celda adecuada, despu-s acti'aremos la ;arra de 6rmulas pulsando la tecla =2 o iremos directamente a la +arra de f*rmulas %aciendo clic en la parte del dato a modificar. 5a ;arra de Estado cam+iar de +isto a 4odi(icar. En la ;arra de 6rmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, a%ora es cuando podemos modificar la informaci*n. 0espu-s de teclear la modificaci*n pulsaremos :96GO o %aremos clic so+re el +ot*n Introducir .

/i despu-s de %a+er modificado la informaci*n se cam+ia de opini*n y se desea restaurar el contenido de la celda a su 'alor inicial, s*lo %ay que pulsar la tecla Esc del teclado o %acer clic so+re el +ot*n Cancelar de la +arra de f*rmulas. s( no se introducen los datos y la celda muestra la informaci*n que ya ten(a. /i se desea reempla$ar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escri+e el nue'o 'alor directamente so+re -sta.

2*B* 9ipos de datos

En una 1oja de clculo, los distintos 6:"O/ 0E 0 6O/ que podemos introducir son4 7-+>3E= C>/=9-/9E=, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. "uede ser un n)mero, una fec%a u %ora, o un texto. 6A34?+-=, es decir, una secuencia formada por4 'alores constantes, referencias a otras celdas, nom+res, funciones, u operadores. Es una t-cnica +sica para el anlisis de datos. /e pueden reali$ar di'ersas operaciones con los datos de las %ojas de clculo como ;, <, K, L, /en, 3os, etc. En una f*rmula se pueden me$clar constantes, nom+res, referencias a otras celdas, operadores y funciones. 5a f*rmula se escri+e en la +arra de f*rmulas y de+e empe"ar siempre por el si)no C*

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2*D* Errores en los datos

3uando introducimos una f*rmula en una celda puede ocurrir que se produ$ca un error. 0ependiendo del tipo de error puede que Excel nos a'ise o no.

3uando nos a'isa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que 'es a la derec%a4 9os da una posi+le propuesta que podemos aceptar %aciendo clic so+re el +ot*n = o rec%a$ar utili$ando el +ot*n /o. 0ependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.

"odemos detectar un error sin que nos a'ise cuando aparece la celda con un s(m+olo en la esquina superior i$quierda tal como esto4 l %acer clic so+re el s(m+olo aparecer un cuadro como so+re el error. . que nos permitir sa+er ms

0ependiendo del tipo de error, al %acer clic so+re el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuaci*n4

1%

Este cuadro nos dice que la f*rmula es inco%erente y nos deja elegir entre diferentes opciones. "osi+lemente el error sea simplemente que la f*rmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems f*rmulas adyacente 7por ejemplo, -sta sea una resta y todas las dems sumas8. /i no sa+emos qu- %acer, disponemos de la opci*n -yuda so&re este error* /i lo que queremos es compro+ar la f*rmula para sa+er si %ay que modificarla o no, podr(amos utili$ar la opci*n 4odi(icar en la &arra de (rmulas* /i la f*rmula es correcta, se utili$ar la opci*n >mitir error para que desapare$ca el s(m+olo de la esquina de la celda. "uede que al introducir la f*rmula nos apare$ca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un 'alor que puede cam+iar dependiendo del tipo de error. "or ejemplo4 EEEEE se produce cuando el anc%o de una columna no es suficiente o cuando se utili$a una fec%a o una %ora negati'a. EF/?4G cuando se %a introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. EF2I7H G cuando se di'ide un n)mero por cero. E/>4;3E! cuando Excel no reconoce el texto de la f*rmula. E/H- cuando un 'alor no est disponi+le para una funci*n o f*rmula. EF3E6G se produce cuando una referencia de celda no es 'lida. EF/?4G cuando se escri+en 'alores num-ricos no 'lidos en una f*rmula o funci*n. EF/?+>G cuando se especifica una intersecci*n de dos reas que no se intersectan. 6am+i-n en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un s(m+olo en la esquina superior i$quierda tal como4 utili$ar como %emos 'isto antes. . Este s(m+olo se

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Captulo ,: >peraciones con arc#ivos

Eamos a 'er las operaciones referentes a arc%i'os como a&rir1 nuevo1 )uardar1 )uardar como y cerrar para poder manejarlas sin pro+lemas a la %ora de tra+ajar con li+ros de tra+ajo de Excel. Dsicamente todas estas operaciones se encuentran en el men) -rc#ivo.

,*1* .uardar un li&ro de tra&a$o

3uando empe$amos a crear un li+ro de tra+ajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasi*n para modificarlo, imprimirlo, en fin, reali$ar cualquier operaci*n posterior so+re -ste, tendremos que almacenarlo en al)una unidad de disco, esta operaci*n se denomina .uardar.. Existen dos formas de guardar un li+ro de tra+ajo4 1. .uardar como. 3uando se guarda un arc%i'o por primera 'e$, o se guarda una copia de uno existente. 2. .uardar. 3uando guardamos los cam+ios que %aya podido sufrir un arc%i'o, so+rescri+i-ndolo. @ara almacenar el arc#ivo asi)n%ndole un nom&re4 1a$ clic el men) -rc#ivo y elige la opci*n .uardar como***

parecer el siguiente cuadro de dilogo4

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/i el fic%ero ya exist(a, es decir ya ten(a un nom+re, aparecer en el recuadro /om&re de arc#ivo su antiguo nom+re, si pulsas el +ot*n .uardar, sin indicarle una nue'a ruta de arc%i'o, modificaremos el documento so+re el cual estamos tra+ajando. "or el contrario si quieres crear otro nue'o documento con las modificaciones que %as reali$ado, sin cam+iar el documento original tendrs que seguir estos pasos4 =elecciona la carpeta donde vas a )ra&ar tu tra+ajo. "ara ello de+ers utili$ar el explorador que se incluye en la 'entana. En el recuadro /om&re de arc#ivo, escri+e el nom+re que quieres ponerle a tu arc%i'o. M por )ltimo %a$ clic so+re el +ot*n.uardar.

@ara )uardar los cam&ios reali"ados so&re un arc#ivo4 /elecciona la opci*n .uardar del men) -rc#ivo

. O +ien, %a$ clic so+re el +ot*n .uardar de la ;arra de -cceso 3%pido. 6am+i-n puedes utili$ar la com+inaci*n de teclas CtrlI.. /i tratamos de guardar un arc%i'o que a)n no %a sido guardado nunca, aparecer el cuadro de dilogo .uardar como*** que nos permitir darle nom+re y elegir la ruta donde lo 'amos a guardar.

,*2 Cerrar un li&ro de tra&a$o

&na 'e$ %ayamos terminado de tra+ajar con un arc%i'o, con'endr salir de -l para no estar utili$ando memoria in)tilmente. 5a operaci*n de salir de un documento reci+e el nom+re de Cierre del documento. /e puede cerrar un documento de 'arias formas. &na de ellas consiste en utili$ar el men) -rc#ivo /elecciona el men) -rc#ivo y elige la opci*n Cerrar. En caso de detectar un arc%i'o al cual se le %a reali$ado una modificaci*n no almacenada, Excel nos a'isar de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres opciones4

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< Cancelar4 El arc%i'o no se cierra. .uardar4 /e guardan los cam+ios y luego se cierra el arc%i'o. /i a)n no se %a+(a guardado aparecer el cuadro .uardar como para asignarle un nom+re y u+icaci*n. /o )uardar4 /e cierra el arc%i'o sin guardar los cam+ios reali$ados desde la )ltima 'e$ que guardamos. Otra forma consiste en utili$ar el &otn Cerrar de+ajo del +ot*n que cierra Excel. de la +arra de men), que est justo

/i lo que cierras es la aplicaci*n, ya sea desde el men)

o desde el

+ot*n Cerrar , se cerrar%n todos los li&ros que ten)as a&iertos, en caso de que est-s tra+ajando con ms de uno. El funcionamiento ser el mismo, si alg)n li+ro no %a guardado los cam+ios se mostrar el mismo cuadro de dilogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

,*,* Empe"ar un nuevo li&ro de tra&a$o

3uando entramos en Excel automticamente se inicia un li+ro de tra+ajo 'ac(o, pero supongamos que ya estamos tra+ajando con un documento y queremos crear otro li&ro nuevo. Nsta operaci*n se denomina /uevo. "ara empe$ar a crear un nue'o li+ro de tra+ajo, de+ers seguir los siguientes pasos4 /elecciona el men) -rc#ivo y elige la opci*n /uevo.

O +ien utili$ar la com+inaci*n de teclas C93+I?. /e mostrar, a la derec%a del men), un conjunto de opciones4

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5o %a+itual ser seleccionar +i&ro en &lanco en la lista de opciones y a continuaci*n %acer clic en Crear, en el panel situado ms a la derec%a.

,*0* -&rir un li&ro de tra&a$o ya existente

/i queremos recuperar al)'n li&ro de tra&a$o ya guardado, la operaci*n se denomina -&rir. "ara a+rir un arc%i'o ya existente selecciona la opci*n -&rir del men) -rc#ivo.

/e a+rir un asistente de exploraci*n similar al de la opci*n guardar. Explora tus carpetas %asta encontrar el li+ro que te interesa, selecci*nalo con un clic y despu-s pulsa el +ot*n -&rir. /i en la carpeta donde se encuentra el arc%i'o que +uscas %ay muc%os otros arc%i'os, puedes optar por escri+ir el /om&re de arc#ivo en el recuadro. medida que 'ayas

escri+iendo, se mostrar un peque2o listado de los arc%i'os que coincidan con los caracteres introducidos. /implemente %a$ clic so+re -l. /ota4 5a forma de explorar las carpetas puede 'ariar en funci*n del sistema operati'o que utilices. Otra forma disponi+le tam+i-n para a+rir un documento, consiste en utili"ar una lista de documentos a&iertos anteriormente. /elecciona 3eciente en el men) -rc#ivo y %a$ clic so+re el que quieras a+rir. /e mostrarn ordenados por fec%a de )ltima utili$aci*n, siendo el primero el ms recientemente utili$ado.

/i quieres que un documento se muestre siempre en la lista de +i&ros recientes %a$ clic so+re la c%inc%eta que se encuentra a su derec%a. Esto lo fijar en la lista %asta que lo 'uel'as a desacti'ar.

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Captulo 0: 4anipulando celdas

Eamos a 'er los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de -stas, as( como diferenciar entre cada uno de los m-todos y sa+er elegir el ms adecuado seg)n la operaci*n a reali$ar.

0*1* =eleccin de celdas

-ntes de reali$ar cualquier modi(icacin a una celda o a un ran)o de celdas con Excel 2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas so+re las que queremos que se realice la operaci*n. continuaci*n encontrars algunos de los m-todos de selecci*n ms utili$ados. 6e recomendamos iniciar Excel 2010 a%ora para ir pro+ando todo lo que te explicamos. la %ora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del rat*n para sa+er si realmente 'amos a seleccionar celdas o reali$ar otra operaci*n. 5a (orma del puntero del ratn a la #ora de seleccionar celdas consiste en una cru" )ruesa &lanca, tal como se 'e a continuaci*n4 .

=eleccin de una celda4 /*lo tienes que #acer clic so&re ella. =eleccin de un ran)o de celdas4

"ara seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el +ot*n i$quierdo del rat*n en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el &otn del ratn mientras se arrastra #asta la 'ltima celda a seleccionar, despu-s soltarlo y 'ers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cam+ian de color. 6am+i-n puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda O a la celda M. 1a$ clic so+re una celda, mant-n pulsada la tecla Mayus 7/1:=68 y luego pulsa la otra. =eleccin de una columna4 1acer clic en el identi(icativo superior de la columna a seleccionar. =eleccin de una (ila: 1acer clic en el identi(icativo i"quierdo de la (ila.

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=eleccin de una #o$a entera:

1acer clic so+re el &otn superior i"quierdo de la #o$a situado entre el indicati'o de la columna y el de la fila 1 o pulsar la com+inaci*n de teclas 3trl ; E. /i reali$amos una operaci*n de %ojas como eliminar #o$a o insertar una #o$a, no %ace falta seleccionar todas las celdas con este m-todo ya que el estar situados en la %oja +asta para tenerla seleccionada.

0*2* -5adir a una seleccin

Muc%as 'eces puede que se nos ol'ide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas /> conti)uas, para ello se %a de reali$ar la nue'a selecci*n manteniendo pulsada la tecla 36G5. Este tipo de selecci*n se puede aplicar con celdas, columnas o filas. "or ejemplo podemos seleccionar una fila y a2adir una nue'a fila a la selecci*n %aciendo clic so+re el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla 36G5.

0*,* -mpliar o reducir una seleccin

/i queremos ampliar o reducir una seleccin ya reali$ada siempre que la selecci*n sea de celdas contiguas, reali$ar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla M MJ/, #acer clic donde queremos que termine la selecci*n.

0*0* Copiar celdas utili"ando el @ortapapeles

5a operaci*n de copiar duplica una celda o ran)o de celdas a otra posicin. 3uando utili$amos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. 5a operaci*n de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windo#s y @e)ar copia la informaci*n del portapapeles a donde nos encontramos situados. "ara copiar unas celdas a otra posici*n, tenemos que %acerlo en dos tiempos4 En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar4 /elecciona las celdas a copiar y pulsa 36G5 ; 3. O +ien selecci*nalas y %a$ clic en el +ot*n Copiar de la +arra Inicio.

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O+ser'ars como aparece una l(nea punteada que la informaci*n que se %a copiado en el portapapeles. dems, en la 'ersi*n Excel 2010 se %a incluido una peque2a flec%a que permite seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. /i elegimos Copiar como ima)en, aparecer un peque2o cuadro que nos permite con'ertir los datos seleccionados en una )nica imagen.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la %oja4 /it)ate so+re la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. M %a$ clic en la opci*n @e)ar de la +arra Inicio, o +ien pulsa la com+inaci*n de teclas CtrlI7.

Excel 2010 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tama2o y la forma del rea copiada. 5a celda seleccionada ser la esquina superior i$quierda del rea pegada. En caso de que lo que quieras sea sustituir el contenido de unas celdas por la informaci*n copiada, selecci*nalas antes de pegar la informaci*n y se so+reescri+irn. "ara quitar la l(nea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla E/3 del teclado. Mientras tengas la l(nea de marca puedes 'ol'er a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de 'ol'er a copiar

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3on el @ortapapeles podremos pegar %asta 2B o+jetos almacenados en -l con sucesi'as copias. "uedes acceder al @ortapapeles %aciendo clic en la peque2a flec%a que aparece en la parte superior derec%a de la secci*n @ortapapeles de la pesta2a Inicio. Esta +arra tiene el aspecto de la figura de la derec%a. En nuestro caso puedes o+ser'ar que %ay B elementos, aunque indica que %ay 1A de 2B o+jetos en el portapapeles. "ara pegar uno de ellos, %acer clic so+re el o+jeto a pegar. "ara pegar todos los elementos a la 'e$, %acer clic so+re el +ot*n M si lo que queremos es 'aciar el "ortapapeles, %acer clic so+re el +ot*n /i no nos interesa 'er la ;arra del @ortapapeles, %acer clic so+re su +ot*n cerrar panel o 'ol'er a pulsar el +ot*n con el que lo mostramos. . . del

"odemos tam+i-n elegir si queremos que apare$ca automticamente esta +arra o no a la %ora de copiar alg)n elemento. "ara ello4 1acer clic so+re el +ot*n .

2%

/eleccionar la opci*n 4ostrar autom%ticamente el @ortapapeles de >((ice, para acti'ar en caso de querer 'isuali$arla automticamente, o para desacti'arla en caso contrario. l desplegar el +ot*n de opciones tam+i-n podemos acti'ar algunas de las siguientes opciones descritas a continuaci*n4 /i acti'amos la opci*n 3ecopilar sin mostrar el @ortapapeles de >((ice copiar el contenido del portapapeles sin mostrarlo. /i acti'amos la opci*n 4ostrar el icono del @ortapapeles de >((ice en la &arra de tareas aparecer en la +arra de tareas del sistema 7junto al reloj del sistema8 el icono del portapapeles .

/i acti'amos la opci*n 4ostrar estado cerca de la &arra de tareas al copiar mostrar en la parte inferior derec%a de la 'entana un mensaje informndote del n)mero de elementos copiados .

0*:* Copiar celdas utili"ando el ratn

"ara duplicar un rango de celdas a otra posici*n dentro de la misma %oja, sin utili"ar el portapapeles, seguir los siguientes pasos4 1. /eleccionar las celdas a copiar. 2. /ituarse so+re un +orde de la selecci*n y pulsar la tecla 36G5. >. O+ser'a como el puntero del rat*n se transforma en .

B. Manteniendo pulsada 36G5, pulsar el +ot*n del rat*n y manteni-ndolo pulsado, arrastrarlo %asta donde se quiere copiar el rango. ?. O+ser'a como aparece un recuadro que nos indica d*nde se situar el rango en caso de soltar el +ot*n del rat*n. @. /oltar el +ot*n del rat*n cuando est-s donde quieres copiar el rango. C. /oltar la tecla 36G5.

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0*B* Copiar en celdas adyacentes

Eamos a explicarte un m-todo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. 0ic%o m-todo utili$a el autorrelleno, a continuaci*n te explicamos c*mo utili$arlo y qu- pasa cuando las celdas que copiamos contienen f*rmulas. "ara copiar un ran)o de celdas a otra posicin siempre que sea adyacente a la selecci*n a copiar, seguir los siguientes pasos4 1. /eleccionar las celdas a copiar. 2. /ituarse so+re la esquina inferior derec%a de la selecci*n que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. >. l situarse so+re el controlador de relleno, el puntero del rat*n se con'ertir en una cru$ negra. B. "ulsar entonces el +ot*n del rat*n y manteni-ndolo pulsado, arrastrarlo %asta donde quieres copiar el rango. O+ser'a como aparece un recuadro que nos indica d*nde se situar el rango. ?. /oltar el +ot*n del rat*n cuando est-s donde quieres copiar el rango. @. 0espu-s de soltar el +ot*n del rat*n aparecer en la esquina inferior derec%a de las celdas copiadas el icono de >pciones de autorrelleno . -sta )ltima

0esplegando el +ot*n podemos 'er el 3uadro y elegir el tipo de copiado4

/ota4 /i no aparece el controlador de relleno podemos acti'arlo entrando en el men) -rc#ivo, >pciones, en la fic%a -van"adas acti'ar la casilla @ermitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas. 3uando copiamos celdas con (rmulas que contienen re(erencias a otras celdas, como por ejemplo =A2 3, la (rmula variar%1 dependiendo de donde 'ayamos a copiar la f*rmula, esto es porque las referencias contenidas en la f*rmula son lo que denominamos 3E6E3E/CI-= 3E+-9I7-= son relati'as a la celda que las contiene. s(, si en la celda !3 tenemos la f*rmula =A2 3 y copiamos la celda !3 a la celda !", esta )ltima contendr la f*rmula =A3 3# 'eces puede resultar inc*moda la actuali$aci*n

anterior a la %ora de tra+ajar y por ello Excel 2010 dispone de otros tipos de referencias como son las -;=>+?9-= y las 4I<9-=. "ara indicar una re(erencia a&soluta en una f*rmula tendremos que poner el signo P delante del nom+re de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as( aunque copiemos la celda a otra, nunca 'ariar la referencia. "ara indicar una re(erencia mixta, pondremos el signo P delante del nom+re de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

0*D* @e)ado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la (rmula1 o copiar la (rmula pero no el (ormato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posi+ilidad nos la proporciona el @e)ado especial. "ara utili$ar esta posi+ilidad4 3opia las celdas, y luego, en 'e$ de pulsar el +ot*n @e)ar de la pesta2a Inicio, %a$ clic en la peque2a flec%a que %ay +ajo -l. /e desplegar un men) con ms opciones para pegar. 0e+ers elegir @e)ado especial***.

parecer el cuadro de dilogo @e)ado especial en el que tendrs que acti'ar las opciones que se adapten al pegado que quieras reali$ar4

9odo% "ara copiar tanto la f*rmula como el formato de la celda. 6rmulas4 "ara copiar )nicamente la f*rmula de la celda pero no el formato de -sta. 7alores4 "ara copiar el resultado de una celda pero no la f*rmula, como tampoco el formato.

6ormatos4 "ara copiar )nicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios4 "ara copiar comentarios asignados a las celdas 7no estudiado en este curso8. 7alidacin4 "ara pegar las reglas de 'alidaci*n de las celdas copiadas 7no estudiado en este curso8. 9odo excepto &ordes4 "ara copiar las f*rmulas as( como todos los formatos excepto +ordes. -nc#o de las columnas4 "ara copiar la anc%ura de la columna. 6ormato de n'meros y (rmulas4 "ara copiar )nicamente las f*rmulas y todas los opciones de formato de n)meros de las celdas seleccionadas. 6ormato de n'meros y valores4 "ara copiar )nicamente los 'alores y todas los opciones de formato de n)meros de las celdas seleccionadas.

3omo %emos 'isto, al %acer clic so+re la flec%a del +ot*n aparece una lista desplega+le en la que, a parte de la opci*n @e)ado especial, aparecen las opciones ms importantes de las 'istas anteriormente. /*lo tendremos que elegir el tipo de pegado.

0*J 4over celdas utili"ando el @ortapapeles

5a operaci*n de mover despla"a una celda o rango de celdas a otra posicin* 3uando utili$amos el portapapeles entran en juego dos operaciones &ortar y 'e(ar. 5a operaci*n de Cortar despla"ar% las celdas seleccionadas al portapapeles de Windo#s y @e)ar copia la in(ormacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.

"ara mo'er unas celdas a otra posici*n, sigue los siguientes pasos4 /eleccionar las celdas a mo'er. /eleccionar la pesta2a Inicio y %acer clic en el +ot*n Cortar. O +ien, utili$a la com+inaci*n de teclado C93+ I <. O+ser'a como aparece una l(nea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informaci*n situada en el portapapeles. continuaci*n seleccionar las celdas donde quieres que se sit)en las celdas cortadas 7no %ace falta seleccionar el rango completo so+re el que se 'a a pegar, ya que si se selecciona una )nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tama2o y la forma del rea cortada. 5a celda seleccionada ser la esquina superior i$quierda del rea pegada8. /eleccionar la pesta2a Inicio y %a$ clic en el +ot*n @e)ar. O +ien, utili$a la com+inaci*n de teclado C93+ I 7. Cuidado, ya que al pe)ar unas celdas so&re otras no vacas1 se &orrar% el contenido de stas 'ltimas1 no podemos utili"ar el pe)ado especial visto en el tema anterior. 6ampoco se modifican las referencias relati'as que se encuentran en la f*rmula asociada a la celda que mo'emos.

0*K* 4over celdas utili"ando el ratn

"ara despla"ar un ran)o de celdas a otra posicin dentro de la misma #o$a, sin utili"ar el portapapeles, seguir los siguientes pasos4 1. /eleccionar las celdas a mo'er. 2. /ituarse so+re un +orde de la selecci*n.

>. El puntero del rat*n se con'ertir en una flec%a +lanca apuntando %acia la i$quierda y una cru$ de B puntas, tal como esto4 . B. "ulsar el +ot*n del rat*n y manteni-ndolo pulsado, arrastrarlo %asta donde quieres mo'er el rango. ?. O+ser'a como aparece un recuadro que nos indica d*nde se situar el rango en caso de soltar el +ot*n del rat*n. @. /uelta el +ot*n del rat*n cuando %ayas llegado a donde quieres dejar las celdas. /i queremos mover al)'n ran)o de celdas a otra #o$a seguiremos los siguientes pasos4 1. /eleccionar las celdas a mo'er. 2. /ituarse so+re un +orde de la selecci*n. >. El puntero del rat*n se con'ertir en una flec%a +lanca apuntando %acia la i$quierda y una cru$ de B puntas, tal como esto4 . B. "ulsar el +ot*n del rat*n y sin soltarlo pulsar la tecla -+9, despu-s pasar el puntero del rat*n so+re la pesta2a de la %oja a la cual quieras mo'er el rango de celdas que %ayas seleccionado, 'ers que esta %oja pasa a ser la %oja acti'a. ?. &na 'e$ situado en la %oja deseada soltar la tecla -+9. @. 0espu-s, soltar el puntero del rat*n una 'e$ situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

0*K ;orrar celdas

"uede que alguna 'e$ introdu$cas informaci*n en una celda y a continuaci*n decidas +orrarla. "ara ello de+es seleccionar la celda o rango de celdas a +orrar y a continuaci*n...

:r a la pesta2a Inicio. Escoger la opci*n ;orrar, entonces aparecer otro su+men).

&

/eleccionar una de las opciones disponi+les entre4 - ;orrar 9odo4 Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier (ormato excepto la anc%ura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo4 En una celda tenemos introducido el siguiente 'alor4 12#))) *, +orramos la celda con la opci*n 9odo. /i a%ora introducimos el 'alor 23))) aparecer tal como lo aca+amos de escri+ir sin formato. - ;orrar 6ormatos4 ;orra el (ormato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Est%ndar, pero no &orra su contenido y sus comentarios. 3uando %a+lamos de formato nos referimos a todas las opciones disponi+les en el cuadro de dilogo 6ormato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo4 En una celda tenemos introducido el siguiente 'alor4 12#))) *+ +orramos la celda con la opci*n 6ormato. %ora en la celda aparecer 12))) ya que )nicamente %emos +orrado el formato o aspecto de -sta, no el contenido. - ;orrar Contenido4 Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no f*rmulas, pero mantiene sus comentarios y su (ormato. Ejemplo4 En una celda tenemos introducido el siguiente 'alor4 12#))) *, +orramos la celda con la opci*n Contenido. /i a%ora introducimos el 'alor 23))) aparecer con el formato anterior, es decir 23#))) *# - ;orrar Comentarios4 =uprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y (ormatos. El estudio de los comentarios no es o+jeto de este curso. - ;orrar 8ipervnculos4 /i seleccionas -sta opci*n se +orrar el enlace pero el formato que excel aplica 7color a$ul y su+rayado8 se mantendr. "ara eliminar tam+i-n el formato de+ers pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar ;orrar #ipervnculos y (ormatos. O +ien elegir en el men) +orrar la opci*n Quitar #ipervnculos. Otra forma de eliminar el contenido de una celda4 /eleccionar la celda a +orrar y pulsar la tecla /&"G. 3on esta opci*n )nicamente se &orrar% el contenido de la celda.

Captulo :: +os datos

Ma %emos 'isto que Excel se utili$a principalmente para introducir datos, ya sean literales como f*rmulas. En este tema nos 'amos a centrar en algunas de las operaciones t(picas que se pueden reali$ar so+re ellos.

:*1* Eliminar (ilas duplicadas

=recuentemente, cuando tra+ajamos con un gran 'olumen de informaci*n o recopilamos datos desde 'arios or(genes diferentes, aparecen en nuestro li+ro de tra+ajo filas id-nticas. menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayor(a de las 'eces no nos interesar tener duplicados, porque no aportan in(ormacin adicional y pueden comprometer la (ia&ilidad de las estadsticas +asadas en los datos. "or ejemplo, si disponemos de un listado de tra+ajadores y queremos sa+er la media de edad, el clculo se 'er(a comprometido en el caso de que un mismo tra+ajador apareciese 'arias 'eces. "ara eliminar filas duplicadas4 < 0e+eremos tener como celda activa uno de los re)istros a compro&ar, de forma que, si existen 'arias ta+las distintas, Excel sepa interpretar a cul nos referimos. Eisuali$ars un marco alrededor de todos los registros que se 'ern afectados por la compro+aci*n.

< En la pesta2a 2atos pulsamos Quitar duplicados

/i te quieres asegurar de que realmente se comprue+an las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el +ot*n.

:*2* +a validacin de datos

5a 'alidaci*n de datos nos permite asegurarnos de que los 'alores que se introducen en las celdas son los adecuados. pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o a'iso si nos equi'ocamos. "ara aplicar una validacin a una celda* < /eleccionamos la celda que queremos 'alidar. < ccedemos a la pesta2a 2atos y pulsamos 7alidacin de datos. En -l podremos escoger remarcar los errores con c(rculos o +orrar estos c(rculos de 'alidaci*n. "ero nos 'amos a centrar en la opci*n 7alidacin de datos****

9os aparece un cuadro de dilogo 7alidacin de datos como el que 'emos en la imagen donde podemos elegir entre 'arios tipos de 'alidaciones.

En la secci*n Criterio de validacin indicamos la condici*n para que el datos sea correcto. 0entro de @ermitir podemos encontrar Cualquier valor1 /'mero entero, 2ecimal, +ista, 6ec#a, 8ora, +on)itud de texto y personali"ada. "or ejemplo si elegimos /'mero entero, Excel s*lo permitir n)meros enteros en esa celda, si el usuario intenta escri+ir un n)mero decimal, se producir un error. "odemos restringir ms los 'alores permitidos en la celda con la opci*n 2atos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los 'alores est-n entre 2 y ,. /i en la opci*n @ermitir: elegimos +ista1 podremos escri+ir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un 'alor de los disponi+les en la lista. En el recuadro que aparecer, >ri)en: podremos escri+ir los distintos 'alores separados por . 7punto y coma8 para que apare$can en forma de lista. En la pesta2a 4ensa$e de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sir'e para informar de qu- tipos de datos son considerados 'lidos para esa celda.

En la pesta2a 4ensa$e de error podemos escri+ir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introdu$ca en la celda un 'alor incorrecto.

:*,* >rdenar datos

3uando disponemos de muc%os datos, lo ms %a+itual es ordenarlos siguiendo alg)n criterio. Esta ordenaci*n se puede %acer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la 'e$, siguiendo una jerarqu(a. "ara %acer una ordenacin simple de+emos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la pesta2a 2atos y los +otones de la secci*n >rdenar y (iltrar, para que la ordenaci*n sea ascendente o descendente respecti'amente. 6am+i-n podemos pulsar so+re >rdenar*** y escoger el criterio de ordenaci*n, aunque en este caso esta opci*n es menos rpida. Esto ordenar% todo el con$unto de la (ila. qu( puedes 'er un ejemplo de ordenaci*n.

El +ot*n >rdenar est ms enfocado a ordenar por m%s de un criterio de

ordenaci*n. l pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

En el desplega+le >rdenar por elegiremos la columna. /i los datos tienen un enca+e$ado que les da nom+re, Excel los mostrar. /i no, mostrar los nom+res de columna 7col-./a A, col-./a !, ...8. 0e+eremos indicar en qu- se +asa nuestra ordenaci*n 7>rdenar se)'n8. /e puede elegir entre tener en cuenta el 'alor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono. M cul es el Criterio de ordenacin4 /i ascendente 7- a L8, descendente 7L a -8. O +ien si se trata de un criterio personali$ado como4 l-/es+ .artes+ .i0rcoles### 3uando %emos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando -)re)ar nivel, como se muestra en la imagen. 0e forma que podremos ordenar por ejemplo por nom+re y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nom+re, por apellido. /eleccionando un ni'el, y pulsando las flec%as %acia arri+a o %acia a+ajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenaci*n de este ni'el. 5os datos se ordenarn, primero, por el primer ni'el de la lista, y sucesi'amente por los dems ni'eles en orden descendente. En la parte superior derec%a tenemos un +ot*n >pciones***, este +ot*n sir'e para a+rir el cuadro >pciones de ordenacin d*nde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenaci*n.

:*0* ;uscar y reempla"ar datos

3uando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos locali$ar en el li+ro un dato concreto. "ara facilitarnos esta tarea existe la %erramienta de +)squeda. 5a encontraremos en la pesta2a Inicio Q ;uscar y seleccionar. ;uscar*** 7C93+I;8 a+rir un cuadro de dilogo que te permite introducir el dato que deseas encontrar.

l %acer clic en ;uscar si)uiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contienen el 'alor introducido. Duscar a partir de donde estemos situados, por lo que de+eremos situarnos en la primera celda para que +usque en toda la %oja. dems, si tenemos 'arias celdas seleccionadas, s*lo +uscar en ellas. 6am+i-n podemos pulsar ;uscar todos, para mostrar en la propia 'entana un listado con la locali$aci*n de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. 5a lista de resultados ser un conjunto de enlaces y simplemente %aciendo clic so+re uno de ellos nos situar en la celda en cuesti*n. El +ot*n >pciones nos permite ampliar la 'entana de +)squeda con opciones extra. "odremos elegir d*nde +uscar 7si en la %oja en que estamos o en todo el li+ro8, si +uscamos )nicamente las celdas con un formato concreto 7por ejemplo, s*lo las celdas con formato de moneda8, etc. En la pesta2a 3eempla"ar de esta misma 'entana, o +ien en la opci*n 3eempla"ar*** del +ot*n ;uscar y seleccionar 7teclas C93+I+8 podremos reali$ar una sustituci*n de los datos, cam+iando un 'alor original por otro. 5a opci*n de reempla$o no se limita )nicamente a 'alores, tam+i-n puede referirse a formatos. "or ejemplo, podr(amos +uscar todos las celdas que contengan el 'alor 0 en formato moneda y reempla$arlo por el mismo 'alor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

&0

5a opci*n Ir a*** 7teclas C93+II8 nos permite situarnos en una celda en concreto. 5a 'entaja que tiene frente a otras formas de despla$arnos entre las celdas es que guarda un %istorial de las celdas que se 'an 'isitando, de forma que si 'amos a tra+ajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posi+le que nos interese utili$ar esta opci*n. 5uego encontramos una serie de opciones4 6rmulas, Comentarios, 6ormato condicional, Constantes, 7alidacin de datos, =eleccionar o&$etos que nos permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de informaci*n a la 'e$. Es decir, seleccionar todas las f*rmulas del documento, por ejemplo.

&1

Captulo B: +as (unciones

Esta unidad es la unidad una de las m%s importantes del curso, pues en su comprensi*n y manejo est la +ase de Excel. ,u- es una %oja de clculo sino una +ase de datos que utili$amos con una serie de f*rmulas para e'itar tener que recalcular por cada cam+io que %acemos. "or eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la +uena utili$aci*n de Excel. Eamos a pro(undi"ar en el mane$o de (unciones ya definidas por Excel 2010 para agili$ar la creaci*n de %ojas de clculo, estudiando la sintaxis de -stas as( como el uso del asistente para (unciones, %erramienta muy )til cuando no conocemos muy +ien las funciones existentes o la sintaxis de -stas.

B*1* Introducir (unciones

&na (uncin es una (rmula predefinida por Excel 7o por el usuario8 que opera con uno o m%s valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utili$ado para calcular la f*rmula que la contiene. 5a sintaxis de cualquier funci*n es4 nom&reM(uncin Nar)umento1O ar)umento2O ***O ar)umento/ P /iguen las siguientes reglas4 < < < < /i la funci*n 'a al comien$o de una f*rmula de+e empe$ar por el signo R. 5os argumentos o 'alores de entrada 'an siempre entre par-ntesis. 9o dejes espacios antes o despu-s de cada par-ntesis. 5os argumentos pueden ser 'alores constantes 7n)mero o texto8, f*rmulas o funciones. 5os argumentos de+en de separarse por un punto y coma O.

Ejemplo4 =12MA3A1%&,4 6enemos la funci*n =?4-NP que de'uel'e como resultado la suma de sus argumentos. El operador S:S nos identi(ica un ran)o de celdas, as( -1:CJ indica todas las celdas incluidas entre la celda 1 y la 3A, as( la funci*n anterior ser(a equi'alente a4 =A1 A2 A3 A" A5 A5 A6 A, !1 !2 !3 !" !5 !5 !6 !, &1 &2 &3 &" &5 &5 &6 &, En este ejemplo se puede apreciar la 'entaja de utili$ar la funci*n. 5as f*rmulas pueden contener ms de una funci*n, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la f*rmula.

&2

Ejemplo4 =12MA3A1%!"4712MA3&1%D"4 Existen muc%os tipos de funciones dependiendo del tipo de operaci*n o clculo que reali$an. s( %ay funciones matemticas y trigonom-tricas, estad(sticas, financieras, de texto, de fec%a y %ora, l*gicas, de +ase de datos, de +)squeda y referencia y de informaci*n. "ara introducir una f*rmula de+e escri+irse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del si)no C.

B*2* -utosuma y (unciones m%s (recuentes

&na funci*n como cualquier dato se puede escri&ir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de %erramientas que facilitan esta tarea. En la pesta2a Inicio o en la de 6rmulas encontrars el +ot*n de -utosuma r%pida que nos permite reali"ar la (uncin =?4- de (orma m%s

. 3on este +ot*n tenemos acceso tam+i-n a otras funciones utili$ando la flec%a de la derec%a del +ot*n. l %acer clic so+re -sta aparecer la lista desplega+le de la imagen. M podremos utili$ar otra funci*n que no sea la =uma, como puede ser @romedio 7calcula la media aritm-tica8, Cuenta 7cuenta 'alores8, 4%x 7o+tiene el 'alor mximo8 o 4n 7o+tiene el 'alor m(nimo8. dems de poder accesar al dilogo de funciones a tra'-s de 4%s 6unciones***. "ara utili$ar -stas opciones, aseg)rate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operaci*n antes de pulsar el +ot*n.

&

B*,* Insertar (uncin

"ara insertar cualquier otra funci*n, tam+i-n podemos utili$ar el asistente. /i queremos introducir una funci*n en una celda4 /ituarse en la celda donde queremos introducir la funci*n. 1acer clic en la pesta2a 6rmulas Elegir la opci*n Insertar (uncin.

O +ien, %acer clic so+re el +ot*n

de la +arra de f*rmulas.

parecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar (uncin4

Excel 2010 nos permite &uscar la (uncin que necesitamos escri&iendo una &reve descripcin de la (uncin necesitada en el recuadro ;uscar una (uncin: y a continuaci*n %acer clic so+re el +ot*n , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista =eleccionar una (uncin: las funciones que tienen que 'er con la descripci*n escrita.

&&

"ara que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar pre'iamente una categor(a del cuadro com+inado > seleccionar una cate)ora:, esto %ar que en el cuadro de lista s*lo apare$can las funciones de la categor(a elegida y redu$ca por lo tanto la lista. /i no estamos muy seguros de la categor(a podemos elegir 9odas. En el cuadro de lista =eleccionar una (uncin: %ay que elegir la funci*n que deseamos %aciendo clic so+re -sta. O+ser'a como conforme seleccionamos una funci*n, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una +re'e descripci*n de -sta. 6am+i-n disponemos de un enlace -yuda so&re esta (uncin para o+tener una descripci*n ms completa de dic%a funci*n. final, %acer clic so+re el +ot*n -ceptar* 5a 'entana cam+iar al cuadro de dilogo -r)umentos de (uncin, donde nos pide introducir los argumentos de la funci*n4 Este cuadro 'ariar seg)n la funci*n que %ayamos elegido, en nuestro caso se eligi* la funci*n 12MA 78.

En el recuadro /'mero1 %ay que indicar el primer ar)umento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1%!" . "ara ello, %acer clic so+re le +ot*n para que el cuadro se %aga ms peque2o y podamos 'er toda la %oja de clculo, a continuaci*n seleccionar el ran)o de celdas o la celda deseadas como primer ar)umento 7para seleccionar un rango de celdas %a$ clic con el +ot*n i$quierdo del rat*n so+re la primera celda del rango y sin soltar el +ot*n arrstralo %asta la )ltima celda del rango8 y pulsar la tecla :96GO para 'ol'er al cuadro de dilogo.

&5

En el recuadro /'mero2 %a+r que indicar cul ser el se)undo ar)umento. /*lo en caso de que existiera. /i introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as( sucesi'amente. 3uando tengamos introducidos todos los argumentos, %acer clic so+re el +ot*n -ceptar. /i por alg)n moti'o insert%ramos una (ila en medio del ran)o de una (uncin, Excel expande autom%ticamente el ran)o incluyendo as( el 'alor de la celda en el rango. "or ejemplo4 /i tenemos en la celda A5 la funci*n =12MA3A1%A"4 e insertamos un fila en la posici*n > la f*rmula se expandir automticamente cam+iando a =12MA3A1%A54. ?tili"ar Expresiones como ar)umentos de las 6unciones Excel permite que en una funci*n tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas 7 1; >8. El orden de ejecuci*n de la funci*n ser primero resol'er las expresiones y despu-s ejecutar la funci*n so+re el resultado de las expresiones. "or ejemplo, si tenemos la siguiente funci*n =1-.a33A1 A3483A2-A"44 donde4 1 'ale 1 2 'ale ? > 'ale 2 B 'ale > Excel resol'er primero las expresiones N-1I-,P y N-2--0P por lo que o+tendremos los 'alores , y 2 respecti'amente, despu-s reali$ar la suma o+teniendo as( : como resultado. ?tili"ar 6unciones como ar)umentos de las 6unciones Excel tam+i-n permite que una funci*n se con'ierta en argumento de otra funci*n, de esta forma podemos reali$ar operaciones realmente complejas en una simple celda. "or ejemplo =MAX312MA3A1%A"48!34 , esta f*rmula consta de la com+inaci*n de dos funciones, la suma y el 'alor mximo. Excel reali$ar primero la suma 12MA3A1%A"4 y despu-s calcular el 'alor mximo entre el resultado de la suma y la celda D>.

&6

B*0* 6unciones de (ec#a y #ora

0e entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fec%as y %oras. M estas son todas las posi+les funciones ofrecidas por Excel. En 'arias funciones 'eremos que el argumento que se le pasa o el 'alor que nos de'uel'e es un Sn'mero de serieS. "ues +ien, Excel llama n)mero de serie al n)mero de d(as transcurridos desde el 0 de enero de 1T00 %asta la fec%a introducida, es decir coge la fec%a inicial del sistema como el d(a 0L1L1T00 y a partir de a%( empie$a a contar, en las funciones que tengan n)mUdeUserie como argumento, podremos poner un n)mero o +ien la referencia de una celda que contenga una fec%a. 6uncin -8>32escripcin 0e'uel'e el n)mero de serie correspondiente a la fec%a y %ora actuales 3on'ierte un n)mero de serie en un 'alor de a2o 3on'ierte un n)mero de serie en un 'alor de d(a del mes 0e'uel'e el n)mero de serie de la fec%a que tiene lugar antes o despu-s de un n)mero determinado de d(as la+ora+les 0e'uel'e el n)mero de serie de la fec%a anterior o posterior a un n)mero especificado de d(as la+ora+les mediante parmetros para indicar cules y cuntos d(as son d(as de fin de semana 0e'uel'e el n)mero de todos los d(as la+ora+les existentes entre dos fec%as 3alcula el n)mero de d(as entre dos fec%as a partir de un a2o de >@0 d(as 3on'ierte un n)mero de serie en un 'alor de d(a de la semana 0e'uel'e el n)mero de serie correspondiente a una fec%a determinada 0e'uel'e el n)mero de serie de la fec%a equi'alente al n)mero indicado de meses anteriores o posteriores a la fec%a inicial 3on'ierte una fec%a con formato de texto en un 'alor de n)mero de serie

-Q> 2I2I-*+-;

2I-*+-;*I/9+

2I-=*+-;

2I-=,B

2I-=E4 6EC8-

6EC8-*4E=

6EC8-/?4E3>

&7

6I/*4E=

0e'uel'e el n)mero de serie correspondiente al )ltimo d(a del mes anterior o posterior a un n)mero de meses especificado 0e'uel'e la fracci*n de a2o que representa el n)mero total de d(as existentes entre el 'alor de fec%aUinicial y el de fec%aUfinal 3on'ierte un n)mero de serie en un 'alor de %ora 0e'uel'e el n)mero de serie correspondiente al d(a actual

63-C*-Q>

8>38>R

4E= 4I/?9> /=8>3-

3on'ierte un n)mero de serie en un 'alor de mes 3on'ierte un n)mero de serie en un 'alor de minuto 0e'uel'e el n)mero de serie correspondiente a una %ora determinada

/?4*2E*=E4-/- 3on'ierte un n)mero de serie en un n)mero que representa el lugar num-rico correspondiente a una semana de un a2o

=E.?/2>

3on'ierte un n)mero de serie en un 'alor de segundo

7-+8>3-

3on'ierte una %ora con formato de texto en un 'alor de n)mero de serie

&%

B*:* 6unciones de texto

&na %oja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los n)meros, pero Excel tam+i-n tiene un conjunto de funciones espec(ficas para la manipulaci*n de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. 6uncin C-3-C9E3 C>2I.> 2escripcin 0e'uel'e el carcter especificado por el n)mero de c*digo 0e'uel'e un c*digo num-rico del primer carcter de una cadena de texto 3oncatena 'arios elementos de texto en uno solo 0a formato a un n)mero como texto con un n)mero fijo de decimales 0e'uel'e los caracteres del lado derec%o de un 'alor de texto Dusca un 'alor de texto dentro de otro 7distingue may)sculas de min)sculas8 0e'uel'e un n)mero espec(fico de caracteres de una cadena de texto que comien$a en la posici*n que se especifique Dusca un 'alor de texto dentro de otro 7no distingue may)sculas de min)sculas8 3omprue+a si dos 'alores de texto son id-nticos 0e'uel'e los caracteres del lado i$quierdo de un 'alor de texto 0e'uel'e el n)mero de caracteres de una cadena de texto ,uita del texto todos los caracteres no imprimi+les 3on'ierte el texto en may)sculas o en min)sculas respecti'amente 3on'ierte un n)mero en texto, con el formato de moneda P 7d*lar8

C>/C-9E/-3 2ECI4-+

2E3EC8-1 2E3EC8-; E/C>/93-31 E/C>/93-3; E<93-E1 E<93-E;

8-++-31 8-++-3;

I.?-+ ILQ?IE32-1 ILQ?IE32-; +-3.>1 +-3.>; +I4@I-3 4-R?=C H 4I/?=C

4>/E2-

&4

/>4@3>@I>

"one en may)scula la primera letra de cada pala+ra de un 'alor de texto Geempla$a caracteres de texto

3EE4@+-L-31 3EE4@+-L-3; 3E@E9I3 =?=9I9?I3

Gepite el texto un n)mero determinado de 'eces /ustituye texto nue'o por texto antiguo en una cadena de texto /i el 'alor es un texto lo de'uel'e, y si no de'uel'e una cadena 'ac(a

9E<9> 9E<9>;-89 3on'ierte un n)mero en texto, con el formato de moneda V 7Da%t8

50

B*B* 6unciones de &'squeda

En una %oja de Excel es muy importante coger los datos correctos para tra+ajar con las f*rmulas dise2adas. "or eso existe una agrupaci*n de funciones espec(ficas para reali$ar +)squedas de datos. 3omprendamos qu- es en s( una +)squeda, cuando queremos encontrar alguna informaci*n de algo no +uscamos directamente por lo que +uscamos pues lo desconocemos, reali$amos una +)squeda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que +uscamos. "or ejemplo, si +uscamos a una persona, descri+imos su aspecto f(sico, si +uscamos el nW de tel-fono de un restaurante, +uscamos en la gu(a de tel-fonos por el nom+re del restaurante. 9ormalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso +uscamos por otros datos que s( conocemos. Estas son las funciones disponi+les por Excel para reali$ar +)squedas4 6uncin -3E-= ;?=C-3 ;?=C-38 2escripcin 0e'uel'e el n)mero de reas de una referencia Dusca 'alores de un 'ector o una matri$ Dusca en la fila superior de una matri$ y de'uel'e el 'alor de la celda indicada Dusca en la primera columna de una matri$ y se mue'e en %ori$ontal por la fila para de'ol'er el 'alor de una celda Dusca 'alores de una referencia o matri$ 0e'uel'e el n)mero de columna de una referencia 0e'uel'e el n)mero de columnas de una referencia 0e'uel'e un despla$amiento de referencia respecto a una referencia dada 0e'uel'e una referencia como texto a una sola celda de una %oja de clculo Elige un 'alor de una lista de 'alores 0e'uel'e el n)mero de fila de una referencia 0e'uel'e el n)mero de filas de una referencia

;?=C-37

C>I/CI2I3 C>+?4/C>+?4/-= 2E=3E6

2I3ECCI>/

E+E.I3 6I+6I+-=

51

8I@E37I/C?+>

3rea un acceso directo o un salto que a+re un documento almacenado en un ser'idor de red, en una intranet o en :nternet

I4@>39-32-9>=2I/-4IC>= 0e'uel'e los datos almacenados en un informe de ta+la dinmica I/2ICE &sa un (ndice para elegir un 'alor de una referencia o matri$ 0e'uel'e una referencia indicada por un 'alor de texto 0e'uel'e la transposici*n de una matri$

I/2I3EC9>

93-/=@>/E3

52

B*D* 6unciones (inancieras

Excel es una de las %erramientas ms potentes para tra+ajar con informaci*n y clculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones predise2adas para crearte tu propia Scaja de a%orros en casaS. 6odas estas funciones estn agrupadas en la categor(a de 6inancieras* Eamos a estudiar la amplia gama de (unciones (inancieras que nos ofrece Excel4 6uncin -4>39IL*+I/ 2escripcin 0e'uel'e la amorti$aci*n de cada uno de los per(odos conta+les 0e'uel'e la amorti$aci*n de cada per(odo conta+le mediante el uso de un coeficiente de amorti$aci*n 0e'uel'e el n)mero de d(as del per(odo 7entre dos cupones8 donde se encuentra la fec%a de liquidaci*n 0e'uel'e el n)mero de d(as desde el principio del per(odo de un cup*n %asta la fec%a de liquidaci*n 0e'uel'e el n)mero de d(as desde la fec%a de liquidaci*n %asta la fec%a del pr*ximo cup*n 0e'uel'e la fec%a de cup*n anterior a la fec%a de liquidaci*n 0e'uel'e la fec%a del pr*ximo cup*n despu-s de la fec%a de liquidaci*n 0e'uel'e el n)mero de pagos de cup*n entre la fec%a de liquidaci*n y la fec%a de 'encimiento 0e'uel'e la amorti$aci*n de un +ien durante un per(odo espec(fico a tra'-s del m-todo de amorti$aci*n de saldo fijo 0e'uel'e la amorti$aci*n de un +ien durante un per(odo espec(fico a tra'-s del m-todo de amorti$aci*n por do+le disminuci*n de saldo u otro m-todo que se especifique 0e'uel'e la amorti$aci*n de un +ien durante un per(odo especificado usando el m-todo de amorti$aci*n acelerada con una tasa do+le y seg)n el coeficiente que se especifique. 0e'uel'e la duraci*n anual de un 'alor +urstil con pagos de

-4>39IL*@3>.3E

C?@>/*2I-=

C?@>/*2I-=*+1

C?@>/*2I-=*+2

C?@>/*6EC8-*+1 C?@>/*6EC8-*+2

C?@>/*/?4

2;

22;

27=

2?3-CI>/

inter-s peri*dico I/9*-C?4 0e'uel'e el inter-s acumulado de un 'alor +urstil con pagos de inter-s peri*dicos 0e'uel'e el inter-s acumulado de un 'alor +urstil con pagos de inter-s al 'encimiento 0e'uel'e la tasa de inter-s anual efecti'a 3alcula el inter-s pagado durante un per(odo espec(fico de una in'ersi*n. Esta funci*n se incluye para proporcionar compati+ilidad con 5otus 1<2<>. 3on'ierte una coti$aci*n de un 'alor +urstil expresada en forma fraccionaria en una coti$aci*n de un 'alor +urstil expresada en forma decimal 3on'ierte una coti$aci*n de un 'alor +urstil expresada en forma decimal en una coti$aci*n de un 'alor +urstil expresada en forma fraccionaria 0e'uel'e el n)mero de pagos de una in'ersi*n, +asada en pagos constantes y peri*dicos y una tasa de inter-s constante. 0e'uel'e el inter-s acumulado pagado entre dos per(odos

I/9*-C?4*7

I/9*E6EC9I7> I/9*@-.>*2I3

4>/E2-*2EC

4>/E2-*63-C

/@E3

@-.>*I/9*E/93E

@-.>*@3I/C*E/93E 0e'uel'e el capital acumulado pagado de un pr-stamo entre dos per(odos @-.>I/9 0e'uel'e el pago de intereses de una in'ersi*n durante un per(odo determinado 0e'uel'e el pago de un capital de una in'ersi*n determinada, +asado en pagos constantes y peri*dicos y una tasa de inter-s constante. 0e'uel'e la depreciaci*n por m-todo de anualidades de un +ien durante un per(odo espec(fico. 0e'uel'e la tasa de inter-s por periodo de un pr-stamo o una in'ersi*n. 0e'uel'e la tasa de descuento de un 'alor +urstil

@-.>@3I/

=R2

9-=-

9-=-*2E=C

5&

B*J* >tras (unciones

dems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran a+anico de funciones de diferentes categor(as que nos pueden ser de gran utilidad. En este cap(tulo 'eremos algunas de ellas clasificndolas por categor(as. 6uncin -;= -+E-9>3I> C>4;I/-9 2escripcin 0e'uel'e el 'alor a+soluto de un n)mero 0e'uel'e un n)mero entre 0 y 1 0e'uel'e el n)mero de com+inaciones para un n)mero determinado de elementos 0e'uel'e el coseno de un ngulo Gedondea un n)mero %asta el entero inferior ms pr*ximo Geali$a el clculo de ele'ar SeS a la potencia de un n)mero determinado 0e'uel'e el factorial de un n)mero

C>= E/9E3> E<@

6-C9

/?4E3>*3>4-/> 0e'uel'e el n)mero pasado en formato decimal a n)mero Gomano @I @>9E/CI@3>2?C9> 0e'uel'e el 'alor de la constante pi Geali$a el clculo de ele'ar un n)mero a la potencia indicada 0e'uel'e el resultado de reali$ar el producto de todos los n)meros pasados como argumentos 0e'uel'e la rai$ cuadrada del n)mero indicado 0e'uel'e el resto de la di'isi*n 0e'uel'e la media arm*nica de un conjunto de n)meros positi'os 0e'uel'e el 'alor mximo de la lista de 'alores 0e'uel'e el 'alor m(nimo de la lista de 'alores 0e'uel'e la mediana de la lista de 'alores 0e'uel'e el 'alor que ms se repite en la lista de 'alores

3-IL 3E=I2?> 4E2I-*-34> 4-< 4I/ 4E2I-/4>2-

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@3>4E2I> 7-3 S*E=I4>*4-R>3 S*E=I4>*4E/>3 6-+=> 7E32-2E3> =I /> R >

0e'uel'e la media aritm-tica de la lista de 'alores 0e'uel'e la 'arian$a de una lista de 'alores 0e'uel'e el 'alor !<-simo mayor de un conjunto de datos 0e'uel'e el 'alor !<-simo menor de un conjunto de datos 0e'uel'e el 'alor l*gico =also 0e'uel'e el 'alor l*gico Eerdadero 0e'uel'e un 'alor u otro, seg)n se cumpla o no una condici*n :n'ierte el 'alor l*gico proporcionado 3omprue+a si todos los 'alores son 'erdaderos 3omprue+a si alg)n 'alor l*gico es 'erdadero y de'uel'e EEG0 0EGO 3omprue+a si se refiere a una celda 'ac(a 3omprue+a si un 'alor es un error 3omprue+a si un 'alor es l*gico 3omprue+a si un 'alor no es de tipo texto 3omprue+a si un 'alor es de tipo texto 3omprue+a si un 'alor es de tipo num-rico 0e'uel'e un n)mero que representa el tipo de datos del 'alor

E=;+-/C> E=E33 E=+>.IC> E=/>9E<9> E=9E<9> E=/?4E3> 9I@>

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B*K* Controlar errores en (unciones

l igual que pod(amos definir condiciones de 'alidaci*n para los datos, podemos controlar los errores en las f*rmulas. "ara corregirlos necesitaremos, primero, locali$arlos. "or ejemplo, al introducir una f*rmula manualmente podemos cometer un error sintctico como ='9OMEDO3A1%A:4, lo que pro'ocar(a que apareciese en la celda un error de tipo #;<OM!9E=. /i pulsamos so+re la pesta2a 6ormulas encontraremos el +ot*n Compro&acin de errores*** dentro del grupo -uditora de (rmulas.

0esde la peque2a flec%a de la derec%a podemos desplegar un men), con opciones interesantes como locali$ar 3e(erencias circulares. /i %ay alguna, aparece su locali$aci*n en el su+men). En -ste apartado 'amos a 'er la primera opci*n, Compro&acin de errores***, que reali$a la misma acci*n que pulsar directamente so+re el +ot*n sin desplegar el men). parece el cuadro de dilogo Compro&aciones de errores como el que 'emos en la imagen donde nos informa de qu- tipo de error se %a detectado y en ocasiones nos puede ofrecer una correcci*n.

5a parte ms interesante es la descripci*n del error. 5o normal es que con ella sepamos cul es el pro+lema y pulsando 4odi(icar en la &arra de (rmulas, la rectifiquemos manualmente.

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3on los +otones -nterior y =i)uiente podremos ir mo'i-ndonos entre los errores del li+ro, si es que %ay ms de uno. dems, disponemos de %erramientas )tiles como la -yuda so&re este error, u >mitir error, para dejar la f*rmula tal y como est. El +ot*n 4ostrar pasos de c%lculo*** nos a+re un cuadro de dilogo donde e'alua la f*rmula y nos informa d*nde se encuentra el error, si es en el nom+re de la funci*n o si est en los parmetros de la f*rmula. >tras #erramientas de -uditora de (rmulas En la pesta2a de 6rmulas tam+i-n %ay disponi+les otras opciones )tiles.

- 3astrear precedentes di+uja unas flec%as indicando d*nde estn las celdas in'olucradas en la f*rmula. - 3astrear dependientes di+uja flec%as indicando a qu- f*rmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna f*rmula. 6am+i-n se pueden rastrear desde la opci*n 3astrear error del men) Compro&acin de errores****. - Quitar (lec#as elimina las flec%as indicati'as de celdas creadas con 3astrear dependientes o 3astrear precedentes. - Evaluar (rmula a+re un cuadro de dilogo que muestra la f*rmula de la celda acti'a y sus resultados.

< 5a 7entana inspeccin celdas.

permite %acer un seguimiento del 'alor de las

5%

B*1 * Enla"ando y consolidando #o$as de tra&a$o

Ma %emos 'isto c*mo tra+ajar con datos y c*mo tra+ajar con f*rmulas. Es ine'ita+le %a+lar de los conceptos enla$ar y consolidar %ojas. Enla"ar #o$as de tra&a$o* El concepto de enla$ar en Excel es el %ec%o de utili$ar f*rmulas de 'arias %ojas para com+inas datos. l enla$ar %ojas de tra+ajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo as( dos conceptos4 < < el li&ro de tra&a$o dependiente4 es el que contiene las f*rmulas. el li&ro de tra&a$o (uente4 es el que contiene los datos.

5a cuesti*n que de+emos plantearnos antes de enla$ar %ojas de tra+ajo, es si realmente nos %ace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos %acerlo todo en una misma %oja. 9o existe una respuesta gen-rica, depender de la en'ergadura de los datos y de las f*rmulas. si las %ojas las 'an a utili$ar 'arias personas, etc. "ara crear un li+ro de tra+ajo dependiente de+emos crear f*rmulas de referencias externas, es decir f*rmulas que %acen referencia a datos que se encuentran en una %oja externa a la que est la f*rmula.

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Captulo D: 6ormato de celdas

Excel nos permite no solo reali$ar cuentas sino que tam+i-n nos permite darle una +uena presentaci*n a nuestra %oja de clculo resaltando la in(ormacin m%s interesante1 de esta (orma con un solo vista"o podremos perci&ir la in(ormacin m%s importante y as sacar conclusiones de (orma r%pida y e(iciente. "or ejemplo podemos lle'ar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del a2o y resaltar en color rojo las p-rdidas y en color 'erde las ganancias, de esta forma sa+remos rpidamente si el a2o %a ido +ien o mal. continuaci*n 'eremos las di(erentes opciones disponi+les en Excel 2010 respecto al cam&io de aspecto de las celdas de una %oja de clculo y c*mo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineaci*n, +ordes, som+reados y forma de 'isuali$ar n)meros en la celda.

D*1* 6uente
Excel nos permite cam&iar la apariencia de los datos de una %oja de clculo cam+iando la fuente, el tama2o, estilo y color de los datos de una celda. "ara cam+iar la apariencia de los datos de nuestra %oja de clculo, podemos utili$ar los cuadros de dilogo o la +anda de opciones, a continuaci*n te descri+imos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero de+ers pre'iamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto4 &tili$ando los cuadros de dilogo4 En la pesta2a Inicio %a$ clic en la flec%a que se encuentra al pie de la secci*n 6uente.

/e a+rir el cuadro de dilogo 6ormato de celdas, y ms concretamente la pesta2a 6uente

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&na 'e$ elegidos todos los aspectos deseados, %acemos clic so+re el +ot*n -ceptar. 3onforme 'amos cam+iando los 'alores de la fic%a, aparece en el recuadro 7ista previa un modelo de c*mo quedar nuestra selecci*n en la celda. Esto es muy )til a la %ora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos. continuaci*n pasamos a explicarte las distintas opciones de la fic%a 6uente. < 6uente: /on los tipos de letra disponi+les. 1ay que elegir una de la lista. /i elegimos un tipo de letra con el identificati'o delante de su nom+re, nos indica que la fuente elegida es 9rue 9ype, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escala+le 7podemos escri+ir un tama2o de fuente aunque no apare$ca en la lista de tama2os disponi+les8. < Estilo: /e elegir de la lista un estilo de escritura. 9o todos los estilos son disponi+les con cada tipo de fuente. 5os estilos posi+les son4 9ormal, Cursiva, /e)rita, <e(rita &-rsi>a. < 9ama5o: 0ependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tama2o u otro. /e puede elegir de la lista o +ien teclearlo directamente una 'e$ situados en el recuadro. < =u&rayado: O+ser'a como la opci*n acti'a es /in)uno, %aciendo clic so+re la flec%a de la derec%a se a+rir una lista desplega+le donde tendrs que elegir un tipo de su+rayado. < Color: "or defecto el color acti'o es -utom%tico, pero %aciendo clic so+re la flec%a de la derec%a podrs elegir un color para la letra. < E(ectos: 6enemos disponi+les tres efectos distintos4 9ac#ado, =uperndice y =u&ndice. "ara acti'ar o desacti'ar uno de ellos, %acer clic so+re la casilla de 'erificaci*n que se encuentra a la i$quierda. < 6uente normal: /i esta opci*n se acti'a, se de'uel'en todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por defecto. En la Cinta de opciones disponemos de unos +otones que nos permiten modificar algunas de las opciones 'istas anteriormente y de forma ms rpida. /i seleccionas pre'iamente un texto, los cam+ios se aplicarn a -l, y si no se aplicarn al nue'o texto que escri+as. "uedes encontrar los +otones para4 < Elegir el tipo de (uente y el tama5o del texto. tama2o tam+i-n puedes utili$ar los +otones tama2o un ni'el por cada clic, respecti'amente. < 3am+iar los estilos4 . "ara cam+iar el , que aumentan o disminuyen el

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cti'a o desacti'a la /e)rita. nteriormente se representa+a con una ;. cti'a o desacti'a la Cursiva. nteriormente se representa+a con una I. cti'a o desacti'a el =u&rayado simple. "uedes utili$ar los tres a la 'e$ so+re el mismo texto. O colorear la celda 7+ote de pintura8 o el texto 7-8. respecti'amente. l %acer clic so+re la flec%a de la derec%a se a+rir la paleta de colores para escoger uno.

D*2* -lineacin
/e puede asignar (ormato a las entradas de las celdas a (in de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. "ara cam+iar la alineaci*n de los datos de nuestra %oja de clculo, seguir los siguientes pasos4 /eleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineaci*n. 1a$ clic en la flec%a que se encuentra al pie de la secci*n -lineacin.

parecer la fic%a de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el +ot*n -ceptar.

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5as opciones de la fic%a son4 -lineacin del texto 8ori"ontal: linea el contenido de las celdas seleccionadas %ori$ontalmente, es decir respecto de la anc%ura de las celdas. l %acer clic so+re la flec%a de la derec%a podrs elegir entre una de las siguientes opciones4

.E/E3-+4 Es la opci*n de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los n)meros a la derec%a y los textos a la i$quierda. ILQ?IE32- N=an)raP4 linea el contenido de las celdas seleccionadas a la i$quierda de -stas independientemente del tipo de dato. O+ser'a como a la derec%a aparece un recuadro =an)ra: que por defecto est a 0, pero cada 'e$ que se incrementa este 'alor en uno, la entrada de la celda comien$a un carcter ms a la derec%a, para que el contenido de la celda no est- pegado al +orde i$quierdo de la celda. CE/93-34 3entra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de -stas. 2E3EC8- N=an)raP4 linea el contenido de las celdas seleccionadas a la derec%a de -stas, independientemente del tipo de dato. O+ser'a como a la derec%a aparece un recuadro de =an)ra: que por defecto est a 0, pero cada 'e$ que se incrementa este 'alor en uno, la entrada de la celda comien$a un carcter ms a la i$quierda, para que el contenido de la celda no est- pegado al +orde derec%o de la celda. 3E++E/-34 Esta opci*n no es realmente una alineaci*n sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anc%ura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito T y elegimos la opci*n 3ellenar, en la celda aparecer KKKKKKKKKKKK %asta completar la anc%ura de la celda. U?=9I6IC-34 3on esta opci*n el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derec%a como por la i$quierda. CE/93-3 E/ +- =E+ECCIA/4 3entra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en +lanco seleccionadas a la derec%a, o de la siguiente celda en la selecci*n que contiene datos. 2I=93I;?I2> N=an)raP4 El contenido se alinea a i$quierda y derec%a, y adems trata de ocupar todo el espacio de la l(nea 'ertical, separando las pala+ras tanto como sea necesario.

-lineacin del texto 7ertical: linea el contenido de las celdas seleccionadas 'erticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opci*n s*lo tendr sentido si la altura de las filas se %a ampliado respecto al tama2o inicial. l %acer clic so+re la flec%a de la derec%a podrs elegir entre una de las siguientes opciones4

=?@E3I>34 linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de -stas. CE/93-34 3entra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. I/6E3I>34 linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de -stas. U?=9I6IC-34 linea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. 2I=93I;?I2>4 0istri+uye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. /i es necesario ampl(a el tama2o de la celda.

>rientacin: "ermite cam+iar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en %ori$ontal 7opci*n por defecto8, de arri+a a a+ajo o en cualquier ngulo desde T0W en sentido opuesto a las agujas de un reloj a T0W en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientaci*n 'ertical, a no ser que se fije expl(citamente la altura de -sta. -$ustar texto: "or defecto si introducimos un texto en una celda y -ste no ca+e, utili$a las celdas contiguas para 'isuali$ar el contenido introducido, pues si acti'amos esta opci*n el contenido de la celda se tendr que 'isuali$ar exclusi'amente en -sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se 'isuali$ar en 'arias filas dentro de la celda.

6&

3educir #asta a$ustar: /i acti'amos esta opci*n, el tama2o de la fuente de la celda se reducir %asta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Com&inar celdas: l acti'ar esta opci*n, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. 2ireccin del texto: "ermite cam+iar el orden de lectura del contenido de la celda. /e utili$a para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo ra+e, %e+reo, etc. En la Cinta de opciones disponemos de unos +otones que nos permitirn modificar algunas de las opciones 'istas anteriormente de forma ms rpida, como4 5os +otones de alineaci*n 'ertical 7superior, medio e inferior8. /i nos situamos en una celda con texto se marcar la que est- siendo utili$ada. 5os +otones de alineaci*n %ori$ontal 7i$quierda, centrado y derec%a8. 5a opci*n para ajustar el texto en la celda que amplia la celda si el texto no ca+e.

El +ot*n Com&inar y centrar unir% todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y a continuaci*n nos centrar los datos. "ulsando en la peque2a flec%a de la derec%a se puede acceder a otras opciones de com+inaci*n.

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D*,* ;ordes
Excel nos permite crear lneas en los &ordes o lados de las celdas.

"ara cam+iar la apariencia de los datos de nuestra %oja de clculo a2adiendo +ordes, seguir los siguientes pasos4 1. /eleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2. /eleccionar la pesta2a Inicio. >. 1acer clic so+re la flec%a que se encuentra +ajo la secci*n 6uente. B. En el cuadro de dilogo que se a+rir %acer clic so+re la pesta2a ;ordes. ?. parecer el cuadro de dilogo de la derec%a.

@. Elegir las opciones deseadas del recuadro. C. &na 'e$ elegidos todos los aspectos deseados, %acer clic so+re el +ot*n -ceptar. l elegir cualquier opci*n, aparecer en el recuadro ;orde un modelo de c*mo quedar nuestra selecci*n en la celda.

continuaci*n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. @reesta&lecidos:/e elegir una de estas opciones4 /in)uno4 "ara quitar cualquier +orde de las celdas seleccionadas. Contorno4 "ara crear un +orde )nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior4 "ara crear un +orde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selecci*n. ;orde: Este recuadro se suele utili$ar cuando no nos sir'e ninguno de los +otones preesta+lecidos. 0ependiendo del +orde a poner o quitar 7superior, inferior, i$quierdo,...8 %acer clic so+re los +otones correspondientes. X3&:0 0OY l utili$ar los +otones preesta+lecidos, el +orde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el +orde, primero %a+r que elegir Estilo y Color y a continuaci*n %acer clic so+re el +orde a colocar. Estilo4 /e elegir de la lista un estilo de l(nea. Color4 "or defecto el color acti'o es -utom%tico, pero %aciendo clic so+re la flec%a de la derec%a podr elegir un color para los +ordes. En la 3inta de opciones disponemos de un +ot*n que nos permitir modificar los +ordes de forma ms rpida4 /i se %ace clic so+re el +ot*n se di+ujar un +orde tal como 'iene representado en -ste. En caso de querer otro tipo de +orde, elegirlo desde la flec%a derec%a del +ot*n. "ara a+rir la 'entana con las opciones que %emos 'isto, elegir 4%s &ordes***.

D*0* 3ellenos
Excel nos permite tam+i-n som&rear las celdas de una %oja de clculo para remarcarlas de las dems. "ara ello, seguir los siguientes pasos4

/eleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 1. /eleccionar la pesta2a Inicio. 2. 1acer clic so+re la flec%a que se encuentra +ajo la secci*n 6uente. >. 1acer clic so+re la pesta2a 3elleno. B. parecer la fic%a de la derec%a.

?. Elegir las opciones deseadas del recuadro. @. &na 'e$ elegidos todos los aspectos deseados, %acer clic so+re el +ot*n -ceptar. l elegir cualquier opci*n, aparecer en el recuadro 4uestra un modelo de c*mo quedar nuestra selecci*n en la celda. continuaci*n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de (ondo: /e elegir de la lista un color de (ondo o se pulsar el +ot*n =in Color. Color de trama: /e elegir de la lista desplega+le un estilo de trama, as( como el color de la trama. En la 3inta de opciones disponemos de un +ot*n que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida4 /i se %ace clic so+re el +ot*n se som+rear la celda del color indicado en -ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de som+reado, elegirlo desde la flec%a derec%a del +ot*n. qu( no podrs a2adir trama a la celda, para ello tendrs que utili$ar el cuadro de dilogo 6ormato de celdas.

D*:* Estilos prede(inidos

/i no quieres perder muc%o tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opci*n son los estilos predefinidos. En la fic%a Inicio, dentro de la secci*n Estilos encontrars

los +otones 2ar (ormato como ta&la y Estilos de celda. =i vas a dar (ormato a las celdas, de+ers seleccionarlas y pulsar el +ot*n Estilos de celda. Eers muc%as opciones entre las que elegir. l %acer clic so+re una de ellas, el estilo se aplicar automticamente. &no de los estilos predefinidos es /ormal, de forma que si quieres que una celda formateada, ya sea con un estilo predefinido o con uno personali$ado, recupere el formato normal, s*lo tendrs que elegir esta opci*n. /i 'as a dar formato a 'arias celdas, para formar una ta+la, selecci*nalas y pulsa 2ar (ormato como ta&la. 5a forma de proceder es similar a la anterior, elegirs de un listado el estilo que prefieras y se aplicar. 5a )nica diferencia es que aparecer un peque2o cuadro de dilogo para que selecciones las celdas que quieres que formen parte de la nue'a ta+la y elijas si -sta contendr enca+e$ados. &na 'e$ finalices el formateo, lo que %a+rs creado ser una ta+la, por lo que aparecer la pesta2a 8erramientas de ta&la. "rofundi$aremos en esta fic%a y las distintas opciones que contiene posteriormente, en el tema dedicado a las ta+las. m+as opciones, los estilos de celda y el formato como ta+la, tienen en com)n que te permiten crear un /uevo estilo. /i quieres aprender c*mo crear estilos de celda prede(inidos, puedes 'isitar el siguiente a'an$ado .

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D*B* Copia r%pida de (ormato

/i queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo ms rpido muc%as 'eces es copiar el formato. 5a forma de %acerlo es4 1. "rimero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar. 2. 5uego, en la pesta2a Inicio, seleccionar la %erramienta Copiar (ormato . Est situada en la categor(a @ortapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar. >. O+ser'ars que al pasar el cursor por la %oja de clculo, el cursor tiene el siguiente aspecto . B. /eleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato. M ya est. 0e esta sencilla forma nos a%orraremos el tra+ajo de tener que 'ol'er a esta+lecer todos y cada uno de los parmetros de formato a mano4 color, fuente, relleno, +ordes, etc.

D*D* 6ormato de los valores numricos

Excel nos permite modi(icar la visuali"acin de los n'meros en la celda. "ara ello, seguir los siguientes pasos4 /eleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los n)meros. /eleccionar la pesta2a Inicio y %acer clic so+re la flec%a que se encuentra +ajo la secci*n /'mero.

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/e a+rir el cuadro de dilogo 6ormato de celdas, situado en la pesta2a /'mero. Elegir la opci*n deseada del recuadro Cate)ora: 1acer clic so+re el +ot*n -ceptar. l elegir cualquier opci*n, aparecer en el recuadro 4uestra un modelo de c*mo quedar nuestra selecci*n en la celda. continuaci*n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Cate)ora: se elegir de la lista una categor(a dependiendo del 'alor introducido en la celda. 5as categor(as ms utili$adas son4

.eneral4 Eisuali$a en la celda exactamente el 'alor introducido. Es el formato que utili$a Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, n)meros en forma exponencial si la cifra no toma por completo en la celda. /'mero4 3ontiene una serie de opciones que permiten especificar el n)mero de decimales, tam+i-n permite especificar el separador de millares y la forma de 'isuali$ar los n)meros negati'os. 4oneda4 Es parecido a la categor(a 9)mero, permite especificar el n)mero de decimales, se puede escoger el s(m+olo monetario como podr(a ser Z y la forma de 'isuali$ar los n)meros negati'os. Conta&ilidad4 0ifiere del formato moneda en que alinea los s(m+olos de moneda y las comas decimales en una columna. 6ec#a4 3ontiene n)meros que representan fec%as y %oras como 'alores de fec%a. "uede escogerse entre diferentes formatos de fec%a. 8ora4 3ontiene n)meros que representan 'alores de %oras. "uede escogerse entre diferentes formatos de %ora. @orcenta$e4 Eisuali$a los n)meros como porcentajes. /e multiplica el 'alor de la celda por 100 y se le asigna el s(m+olo [, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1?2A como 1?[, y con 2 decimales lo mostrar(a como 1?,2A[. 6raccin4 "ermite escoger entre nue'e formatos de fracci*n. Cient(ica4 Muestra el 'alor de la celda en formato de coma flotante. "odemos escoger el n)mero de decimales. 9exto4 5as celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre alg)n n)mero en la celda. Especial4 3ontiene algunos formatos especiales, como puedan ser el c*digo postal, el n)mero de tel-fono, etc.

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@ersonali"ada4 qu( podemos crear un nue'o formato.

En la 3inta de opciones 6ormato disponemos de una serie de +otones que nos permitirn modificar el formato de los n)meros de forma ms rpida4 /i se %ace clic so+re el +ot*n, los n)meros de las celdas seleccionadas se con'ertirn a formato moneda 7el s(m+olo depender de c*mo tenemos definido el tipo moneda en la configuraci*n regional de Windo#s, seguramente tendremos el s(m+olo Z8. "ara asignar el formato de porcenta$e 7multiplicar el n)mero por 100 y le a2adir el s(m+olo [8. "ara utili$ar el formato de millares 7con separador de miles y cam+io de alineaci*n8. "ara quitar un decimal a los n)meros introducidos en las celdas seleccionadas. "ara a5adir un decimal a los n)meros introducidos en las celdas seleccionadas.

D*J El (ormato condicional

El formato condicional sir'e para que dependiendo del 'alor de la celda, Excel aplique un formato especial o no so+re esa celda. El formato condicional suele utili$arse para resaltar errores, para 'alores que cumplan una determinada condici*n, para resaltar las celdas seg)n el 'alor contenido en ella, etc.

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3*mo aplicar un (ormato condicional a una celda4 < /eleccionamos la celda a la que 'amos a aplicar un formato condicional. < ccedemos al men) 6ormato condicional de la pesta2a Inicio. qu( tenemos 'arias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relaci*n con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un 'alor mayor o menor que otro. &tili$a las opciones ;arras de datos, Escalas de color y Con$unto de iconos para aplicar di'ersos efectos a determinadas celdas. 9osotros nos fijaremos en la opci*n /ueva re)la que permite crear una regla personali$ada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. 9os aparece un cuadro de dilogo /ueva re)la de (ormato como el que 'emos en la imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. 9ormalmente querremos que se aplique el (ormato 'nicamente a las celdas que conten)an un 'alor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripcin de re)la de+eremos indicar las condiciones que de+e cumplir la celda y de qu- forma se marcar. 0e esta forma si nos +asamos en el 7alor de la celda podemos escoger entre 'arias opciones como pueden ser un 'alor entre un rango m(nimo y mximo, un 'alor mayor que, un 'alor menor que y condiciones de ese estilo.

5os 'alores de las condiciones pueden ser 'alores fijos o celdas que contengan el 'alor a comparar. /i pulsamos so+re el +ot*n 6ormato*** entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condici*n se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el +orde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. l pulsar so+re -ceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. /i el 'alor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ning)n formato especial. /i pulsamos so+re Cancelar, no se aplicarn los cam+ios efectuados en el formato condicional.

7&

D*K* +os temas

&n tema es un conjunto de (ormatos que con(orman el estilo )eneral que presenta un li&ro. Englo+a los colores, la fuente y los distintos efectos que utili$ar por defecto del documento al completo. Nsto no implica que no se pueda personali$ar las celdas de forma independiente, como %emos aprendido anteriormente, pero s( de+eremos tener en cuenta que, si utili$amos colores del tema al colorear un relleno o un texto, -stos cam+iarn si modificamos el tema. "ara cam+iar el tema nos situaremos en la pesta2a 2ise5o de p%)ina, en la secci*n 9emas.

0esde el +ot*n 9emas, podremos seleccionar de una amplia lista el que ms nos guste. /i %a+ilitamos las actuali$aciones de contenido de Office.com, Excel se conectar con la pgina #e+ de Microsoft para adquirir ms temas cuando -stos est-n disponi+les. "odemos crear nuestro propio tema. /i esta+lecemos los estilos con los colores de nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar.uardar tema actual*** para conser'arlo y utili$arlo en otros documentos. "ara recuperar un tema personali$ado y aplicarlo a nuestro li+ro, %aremos clic en ;uscar temas*** y lo +uscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, all donde lo %ayamos guardado.

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/i %ay un tema que se aproxima a lo que +uscas, pero no es exactamente lo que desear(as, puedes cam+iar alguno de sus aspectos mediante los +otones Colores, 6uentes y E(ectos.

Captulo J: Cam&ios de estructura

Eamos a utili$ar los m-todos disponi+les en Excel 2010 para modi(icar el aspecto de las (ilas1 columnas1 el aspecto )eneral de una #o$a de c%lculo y o+tener as( un aspecto ms elegante.

J*1* -lto de (ila

Excel 2010 a$usta autom%ticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utili"ado en esa fila. "or ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 1)puntos, la altura de esa fila es 12+65. /i aplicamos Ti.es <e? 9o.a/ de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15+65. /i deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utili$ar dos m-todos4 El primer m-todo consiste en utili"ar el men'. "ara ello, seguiremos los siguientes pasos4 /eleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se reali$ar la operaci*n a la fila en la que nos encontramos. En la pesta2a Inicio, pulsar el +ot*n 6ormato del men) Celdas.

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Elegir la opci*n -lto de (ila***

parecer el cuadro de dilogo -lto de (ila en el que tendrs que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utili$ar el punto decimal de teclado num-rico, de+ido a que seg)n el sistema puede 'ariar entre sistema decimal 7punto8 o el sistema ingl-s 7coma8. Escri+ir la altura deseada, en este caso est 12+65 que es la altura que tiene la fila por defecto. 1acer clic so+re el +ot*n -ceptar para que los cam+ios se %agan efecti'os. El segundo m-todo consiste en utili"ar el ratn. "ara ello4 1. 3olocar el puntero del rat*n en la l(nea situada de+ajo del n)mero de la fila que desees modificar, en la ca+ecera de la fila.

2. El puntero del rat*n adopta la forma de una flec%a de dos puntas, tal como4 >. Mantener pulsado el +ot*n del rat*n, y arrastrar la l(nea a la nue'a posici*n. 3onforme mo'emos el rat*n, la altura de la fila cam+ia. B. l final soltar el +ot*n del rat*n.

J*2* -utoa$ustar
/i %emos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para a$ustarla a la entrada m%s alta de la (ila, utili$ando dos m-todos distintos. El primer m-todo consiste en utili"ar el men'. "ara ello4 1. /elecciona las filas a las que desees modificar la altura. 2. /eleccionar del men) 6ormato que se encuentra en la pesta2a Inicio. >. Elige la opci*n -utoa$ustar alto de (ila.

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Este segundo m-todo es muc%o m%s r%pido4 1. /ituarse so+re la l(nea di'isoria por de+ajo de la fila que deseas modificar, en la ca+ecera de la fila. 2. 6al como 'imos a la %ora de modificar la altura con el rat*n, el puntero del rat*n se con'ertir en una flec%a de dos puntas. >. 1a$ do+le clic, el tama2o se reajustar automticamente.

J*,* -nc#o de columna

En Excel 2010 la anc#ura por de(ecto de una columna es de J10, caracteres o 1 1D1 puntos. menudo, la anc%ura estndar de una columna no es suficiente para 'isuali$ar el contenido completo de una celda. /i deseamos modi(icar la anc#ura de alguna columna, podemos utili$ar dos m-todos4 El primer m-todo consiste en utili"ar el men'. "ara ello, seguiremos los siguientes pasos4

/eleccionar las columnas a las que quieres modificar la anc%ura. En caso de no seleccionar ninguna, se reali$ar la operaci*n a la columna en la que nos encontramos.

7%

0esplegar el men) 6ormato de la pesta2a Inicio. /e a+rir otro su+men). Elegir la opci*n -nc#o de columna*** parecer el siguiente cuadro de dilogo.

Escri+ir la anc%ura deseada. 1acer clic so+re el +ot*n -ceptar. El segundo m-todo consiste en utili"ar el ratn. "ara ello4 1. /ituar el puntero del rat*n en la l(nea situada a la derec%a del nom+re de la columna que desees modificar, en la ca+ecera de la columna. 2. El puntero del rat*n adopta la forma de una flec%a de dos puntas, tal como4 >. Mantener pulsado el +ot*n del rat*n, y arrastrar la l(nea a la nue'a posici*n. B. O+ser'a como conforme nos mo'emos la anc%ura de la columna 'a cam+iando. ?. /oltar el +ot*n del rat*n cuando el anc%o de la columna sea el deseado. .

J*0* -utoa$ustar a la seleccin

"odemos modificar la anc%ura de una columna para acomodarla al dato de entrada m%s anc#o, utili$ando dos m-todos distintos.

El primer m-todo consiste en utili"ar el men'. "ara ello4 /eleccionar las columnas a las que desees modificar la anc%ura.

74

0esplegar el men) 6ormato de la pesta2a Inicio. /e a+rir otro su+men). Eligir la opci*n -utoa$ustar anc#o de columna. El segundo m-todo es muc%o m%s r%pido. /ituarse so+re la l(nea di'isoria a la derec%a de la columna que deseas modificar, en la ca+ecera de la columna. 6al como 'imos a la %ora de modificar la anc%ura con el rat*n, el puntero del rat*n se con'ertir en una flec%a de dos puntas. 1acer do&le clic, automticamente se ajustar el tama2o de la columna al mayor texto que %ayas introducido en la columna.

J*: -nc#o est%ndar de columna

Excel 2010 nos permite modi(icar la anc#ura est%ndar para todas las columnas de la #o$a que tienen asignada dic%a anc%ura. /i deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos4

0esplegar el men) 6ormato de la pesta2a Inicio. /e a+rir otro su+men). Elegir la opci*n -nc#o predeterminado***

parecer el siguiente cuadro de dilogo. Escri+ir la anc%ura estndar deseada y pulsar el +ot*n -ceptar. 6odas las columnas pasan a tener la anc%ura estndar, excepto aquellas que tu'ieran asignada una anc%ura particular.

%0

J*B Cam&iar el nom&re de la #o$a

3omo ya sa+es, en Excel 2010 creamos li+ros de tra+ajo formados por 'arias %ojas. "or defecto cada #o$a se re(erencia como 8o$a11 8o$a21 *** /i tra+ajamos con 'arias %ojas dentro del li+ro es aconse$a&le utili"ar un nom&re de #o$a para identi(icarla de (orma m%s r%pida, as( si utili$amos una %oja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera %oja se podr(a nom+rar E/ero, la segunda Febrero, ... 5a lon)itud m%xima de los nom+re de las %ojas es de ,1 caracteres. 9o puede %a+er dos %ojas de clculo dentro del mismo li+ro de tra+ajo con el mismo nom+re. /i deseamos modificar el nom+re de una %oja, podemos utili$ar dos m-todos4

El primer m-todo consiste en utili"ar el men'. "ara ello, seguir los siguientes pasos4 /ituarse en la %oja a la cual se quiere cam+iar el nom+re. /eleccionar el men) 6ormato y Elegir la opci*n Cam&iar el nom&re de la #o$a, dentro del apartado >r)ani"ar #o$as. /i te fijas en la etiqueta de la %oja, su nom+re Hoja1 se seleccionar, tal como4 Escri+ir el nue'o nom+re y pulsar :96GO. El segundo m-todo es muc%o m%s directo y r%pido4 1acer do&le clic so+re el nom+re de la %oja en su etiqueta Escri+ir el nue'o nom+re de la %oja. "ulsar :96GO. . .

%1

J*D* Cam&iar el color a las etiquetas de #o$a

Excel 2010 tam+i-n nos permite cam&iar o asi)nar un color a las etiquetas de las #o$as de c%lculo. "ara ello, seguir los siguientes pasos4 1. /eleccionar el men) 6ormato de la pesta2a Inicio. 2. Elegir la opci*n Color de etiqueta. parecer otro su+men). >. /eleccionar el color deseado. qu( te mostramos como quedar(an si colorearemos las etiquetas de las %ojas.

Es posi+le que no aprecies el cam+io mientras la %oja que %ayas coloreado est- acti'a. /elecciona otra para 'er los cam+ios aplicados. "ara quitar el color de la etiqueta de la %oja %ay que seguir los mismos pasos, pero en 'e$ de elegir un color, elegimos la opci*n =in color. Otra forma de cam+iar el color es %acer clic con el +ot*n derec%o so+re la propia etiqueta. En el men) contextual encontrars la opci*n Color de etiqueta.

J*J* >cultar #o$as

/i deseas ocultar %ojas de clculo del li+ro de tra+ajo, seguir los siguientes pasos4

1. /eleccionar las %ojas a ocultar. "ara seleccionar ms de una recuerda que de+es %acer clic so+re las pesta2as inferiores mientras pulsas la tecla 3trl. 9o se pueden seleccionar todas las %ojas, de+er quedar al menos una en el li+ro de tra+ajo. 2. /eleccionar el men) 6ormato. >. Elegir la opci*n >cultar y mostrar.

%2

B.

parecer otro su+men).

?. /eleccionar la opci*n >cultar #o$a.

J*K* 4ostrar #o$as ocultas

/i deseamos mostrar #o$as ocultas, seguir los siguientes pasos4 1. /eleccionar el men) 6ormato. 2. Elegir la opci*n >cultar y mostrar. parecer otro su+men). >. Elegir la opci*n 4ostrar #o$a***. %ojas ocultas. parecer el cuadro de dilogo 4ostrar con las

B. /eleccionar la %oja a mostrar. ?. 1acer clic en -ceptar.

Captulo K: Insertar y eliminar elementos

Eamos a 'er las diferentes (ormas de insertar y eliminar (ilas1 columnas1 celdas y #o$as operaciones muy )tiles cuando tenemos un li+ro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del dise2o de una %oja nos damos cuenta que se nos %a ol'idado colocar una fila o columna.

K*1* Insertar (ilas en una #o$a

En muc%as ocasiones, despu-s de crear una %oja de clculo, nos daremos cuenta de que nos (alta al)una (ila en medio de los datos ya introducidos. "ara a5adir una (ila, seguir los siguientes pasos4 1. /eleccionar la fila so+re la que quieres a2adir la nue'a, ya que las filas siempre se a2aden por encima de la seleccionada. 2. /eleccionar el men) Insertar del apartado Celdas en la pesta2a Inicio. >. Elegir la opci*n Insertar (ilas de #o$a.

6odas las filas por de+ajo de la nue'a, +ajarn una posici*n. En caso de no %a+er seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor como fila seleccionada. /i quieres a5adir varias (ilas, +asta con seleccionar1 en el primer paso1 tantas (ilas como (ilas a a5adir. -5adir (ilas a nuestra #o$a de c%lculo no %ace que el n)mero de filas 'ar(e, se)uir%n #a&iendo 1 0J:DB (ilas, lo que pasa es que se eliminan las )ltimas, tantas como filas a2adidas. /i intentas a2adir filas y Excel no te deja, seguro que las )ltimas filas contienen alg)n dato. 3uando insertamos filas con un formato diferente al que %ay por defecto, nos aparecer el +ot*n para poder ele)ir el (ormato que de&e tener la nueva (ila.

%&

K*2* Insertar columnas en una #o$a

Excel 2010 tam+i-n nos permite a5adir columnas, al igual que filas. "ara a2adir una columna, seguiremos los siguientes pasos4

/eleccionar la columna delante de la cual quieres a2adir otra, ya que las columnas siempre se a2aden a la i$quierda de la seleccionada. /eleccionar el men) Insertar de la pesta2a Inicio. Elegir la opci*n Insertar columnas de #o$a. 6odas las columnas por la derec%a de la nue'a se incrementarn una posici*n. En caso de no %a+er seleccionado ninguna columna, Excel 2010 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. /i quieres a5adir varias columnas, +asta con seleccionar tantas columnas1 en el primer paso1 como columnas a a5adir. -5adir columnas a nuestra #o$a de c%lculo no %ace que el n)mero de columnas 'ar(e, se)uir%n #a&iendo 1B,J0 columnas, lo que pasa es que se eliminan las )ltimas, tantas como columnas a2adidas. /i intentas a2adir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las )ltimas columnas contienen alg)n dato. 3uando insertamos columnas con un formato diferente al que %ay por defecto, nos aparecer el +ot*n para poder elegir el formato que de+e tener la nue'a columna.

K*,* Insertar celdas en una #o$a

En ocasiones, lo que nos interesa a5adir no son ni filas ni columnas enteras sino )nicamente un con$unto de celdas dentro de la %oja de clculo. "ara a2adir 'arias celdas, seguir los siguientes pasos4 /eleccionar las celdas so+re las que quieres a2adir las nue'as y pulsa el men) Insertar. 0e forma predeterminada se insertarn las celdas so+re las seleccionadas. /i no quieres que sea as( de+ers4

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/eleccionar la flec%a del men) Insertar.

Elegir la opci*n Insertar celdas*** Esta opci*n no aparecer si no tienes celdas seleccionadas. parece el cuadro de dilogo Insertar celdas.

Elegir la opci*n deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen %acia la derec%a o %acia a+ajo de la selecci*n. =(jate como desde aqu( tam+i-n te permite a2adir filas o columnas enteras. 1acer clic so+re -ceptar. l a2adir celdas a nuestra %oja de clculo, el n'mero de celdas no vara ya que se eliminan las del (inal de la #o$a. 3uando insertamos celdas, con un formato diferente al que %ay por defecto, al igual que para las filas y columnas, nos aparecer el +ot*n para poder elegir el formato que de+e tener la nue'a celda. 0ependiendo de si se inserta despla$ando %acia la derec%a o %acia a+ajo nos aparecer el cuadro 'isto anteriormente para la inserci*n de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas.

K*0* Insertar #o$as en un li&ro de tra&a$o

/i necesitas tra+ajar con ms de tres %ojas en un li+ro de tra+ajo, tendrs que a2adir ms. El n'mero de #o$as puede variar de 1 a 2::.

%6

@ara a5adir una #o$a, seguiremos los siguientes pasos4 /ituarse en la %oja posterior a nuestra nue'a %oja, ya que las %ojas siempre se a2adirn a la i$quierda de la seleccionada. /eleccionar el men) Insertar. Elegir la opci*n Insertar #o$a. O +ien pulsar la com+inaci*n de teclas Mayus ; =11. Otra forma es pulsar el +ot*n Insertar #o$a de c%lculo de la $ona inferior. En este caso se insertar a continuaci*n de las existentes, es decir, a la derec%a del todo.

K*:* Eliminar (ilas y columnas de una #o$a

"ara eliminar (ilas, seguir los siguientes pasos4 /eleccionar las filas o columnas a eliminar. /eleccionar el men) Eliminar de la pesta2a Inicio. Elegir la opci*n Eliminar (ilas de #o$a o Eliminar columnas de #o$a. l eliminar filas o columnas de nuestra %oja de clculo, no 'ar(a el n)mero de filas o columnas, seguir %a+iendo 10BA?C@ filas y 1@>AB columnas, lo que pasa es que se a2aden al final de la %oja, tantas como filas o columnas eliminadas.

K*B* Eliminar celdas de una #o$a

"ara eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos4

%7

/eleccionar las celdas y despliega el men) Eliminar de la pesta2a Inicio. 5uego, elige la opci*n Eliminar celdas***. O +ien seleccionar las filas y pulsa la com+inaci*n de teclas 36G5 ; <.

parecer el cuadro de dilogo de la imagen. Elige c*mo quieres reali$ar el despla$amiento. O+ser'a como desde aqu( tam+i-n te permite eliminar filas o columnas enteras. "or )ltimo, %acer clic so+re -ceptar.

K*D* Eliminar #o$as de un li&ro de tra&a$o

"ara eliminar una #o$a, seguir los siguientes pasos4

1. /ituarse en la %oja a eliminar. 2. /eleccionar el men) Eliminar de la pesta2a Inicio. >. Elegir la opci*n Eliminar #o$a.

%%

Captulo 1 : Correccin orto)r%(ica

Eamos a 'er la %erramienta -utocorreccin de Excel para que el programa nos corri$a autom%ticamente ciertos errores que se suelen cometer a la %ora de escri+ir texto en una %oja de clculo, as como manejar la correccin orto)r%(ica y dejar nuestras %ojas de clculo li+res de errores lo que las %ace ms presenta+les.

1 *1* Con(i)urar la -utocorreccin

Esta %erramienta nos ayuda a corre)ir autom%ticamente errores #a&ituales de escritura. "ara 'isuali$ar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrecci*n asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos4 1. 1acer clic en el men) -rc#ivo 2. /eleccionar >pciones. >. En el cuadro de dilogo que se a+rir selecciona la categor(a 3evisin. qu( tienes muc%as de las opciones que conciernen a la correcci*n de textos en Excel. .

Eeamos las ms importantes. 1a$ clic en el +ot*n de >pciones de -utocorreccin*** parecer el cuadro de dilogo -utocorreccin como el que te mostramos en la imagen.

%4

/i acti'as la casilla Corre)ir 2>s 4-y'sculas =E)uidas, no permitir que a la %ora de escri+ir una pala+ra las dos primeras letras est-n en may)scula y el resto en min)scula. Este es un error frecuente a la %ora de escri+ir, por lo que interesa que esta opci*n estacti'ada. /i acti'as la casilla @oner en may'scula la primera letra de una oracin, Excel comprue+a a la %ora de escri+ir una frase, si la primera letra est en may)scula, en caso de que no lo est- automticamente la cam+iar. /i escri+imos la frase toda con may)scula, no se cam+iar. Esta opci*n tam+i-n interesa que est- acti'ada. /i acti'as la casilla @oner en may'scula los nom&res de das, en caso de encontrar una pala+ra que corresponda a un d(a de la semana, Excel pondr automticamente la primera letra en may)scula. Esta opci*n no siempre interesa que est- acti'ada. /i acti'as la casilla Corre)ir el uso accidental de &loq mayus, en caso de empe$ar una frase, si la primera letra est en min)scula y el resto en may)scula, Excel entiende que D5O, M M&/ del teclado est acti'ado por error y automticamente corrige el texto y desacti'a la tecla. Esta opci*n interesa que est- acti'ada. 5a opci*n 3eempla"ar texto mientras escri&e, acti'a la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muc%os de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reempla$ar el texto que coincida con alguno de la columna de la i$quierda por el texto que aparece en la columna de la derec%a.

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/i deseas a2adir alg)n elemento a la lista +astar con escri+ir en el recuadro 3eempla"ar: el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con: escri+ir la correcci*n a reali$ar, y %acer clic en el +ot*n -)re)ar. /i deseas eliminar alg)n elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y %acer clic so+re el +ot*n Eliminar. final cuando %ayamos configurado la autocorrecci*n %acemos clic so+re el +ot*n -ceptar para aceptar los cam+ios y cerrar el cuadro de dilogo.

1 *2* 7eri(icacin de la orto)ra(a

Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos dentro de nuestra %oja de clculo. "ara ello Excel &usca cada pala&ra en su diccionario1 y cualquier pala+ra que no encuentre la considerar como posi&le pala&ra errnea. E'itar que %ayan errores en nuestros textos es a%ora muc%o ms fcil. 9o o+stante con'iene sa+er que si al re'isar un documento, Excel no encuentra ning)n error no quiere decir que, necesariamente, sea as(. Ma que %ay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y est@ como las dos pala+ras estn en el diccionario si escri+imos Esta Aoja esta bie/, no detectar el error en el segundo esta. "ara corregir una %oja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos4 /ituarse en la primera celda de la %oja de clculo. /eleccionar la pesta2a 3evisar y elegir la opci*n >rto)ra(a.

En caso de encontrar alg)n posi+le error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo >rto)ra(a.

41

O+ser'a como en la +arra de t(tulo aparece el diccionario que est utili$ando para corregir la ortograf(a, si queremos cam+iar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utili$ar un diccionario personal con pala+ras propias, solo tenemos que elegir el nue'o diccionario de la lista desplega+le del recuadro Idioma del diccionario* En la parte superior aparece un mensaje que nos ad'ierte de la pala+ra que no %a encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser err*nea. En el recuadro =u)erencias: tenemos una lista con posi+les soluciones a nuestra correcci*n. =i la pala&ra es correcta, podremos utili$ar cualquiera de los siguientes +otones4 >4I9I3 ?/- 7EL para ignorar esta pala+ra. >4I9I3 9>2-= para ignorar todas las ocurrencias de la pala+ra en la %oja de clculo. -.3E.-3 -+ 2ICCI>/-3I> para a2adir la pala+ra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario: =i la pala&ra es errnea, y la pala+ra correcta se encuentra en la lista de =u)erencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de =u)erencias la escri+iremos directamente en el recuadro /o est% en el diccionario:, y a continuaci*n utili$aremos cualquiera de los siguientes +otones4 C-4;I-3 para sustituir la pala+ra err*nea por la que %emos escrito. C-4;I-3 9>2-= para sustituir todas las ocurrencias de la pala+ra err*nea por la que %emos escrito. -?9>C>33ECCIA/ para que adems de reali$ar la correcci*n en la %oja, la sustituci*n se a2ada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. l utili$ar cualquiera de los +otones anteriores, Excel seguir con la correcci*n %asta el final, si encuentra otro error nos 'ol'er a a'isar con un mensaje. 3uando Excel %aya llegado al final del documento nos a'isar, %acer clic so+re el +ot*n -ceptar.

42

Captulo 11: Impresin

Eamos a 'er las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser el dise5o y la con(i)uracin de las pginas a imprimir y la operaci*n de imprimir los datos.

11*1* 7ista de 2ise5o de p%)ina

En anteriores 'ersiones exist(a la vista preliminar como %erramienta para visuali"ar nuestra #o$a antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos est-ticos. En Excel 2010 la 'ista preliminar como tal est muc%o ms limitada y sir'e )nicamente para dar una )ltima ojeada al aspecto general antes de imprimir. 5o 'eremos ms adelante. En Excel 2010, para 'er y ajustar las celdas y o+jetos de nuestro documento para la impresi*n se utili$a el 2ise5o de p%)ina. ccedemos a esta opci*n desde la pesta2a 7ista.

5a forma de 'isuali$ar la %oja cam+iar de aspecto4

0esde esta 'ista podemos seguir tra+ajando con la %oja de clculo como %asta a%ora, la )nica diferencia es que sa+remos c*mo quedar la %oja al imprimirla. Eeremos los saltos de pgina, mrgenes, enca+e$ados y pies de pgina y sa+remos cuntas %ojas ocuparn y c*mo se ajustan los datos a la pgina. /i los datos ocupan ms de una pgina, de+eremos utili$ar las +arras de despla$amiento para ir 'i-ndolas4

l mo'er las +arras de despla$amiento, un peque2o cuadro informati'o nos indicar en qu- columna o fila estamos situados. 6am+i-n aparecen las reglas superior e i$quierda. En ellas podremos ajustar los mrgenes de forma sencilla, arrastrndo sus l(mites. 5a pesta2a 7ista permite personali$ar qu- elementos mostrar.

"odemos ocultar o mostrar la 3e)la, las +neas de cuadrcula, la ;arra de (rmulas y los 9tulos. En caso de estar en la 'ista normal, y no en la de dise2o, tam+i-n dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla. Otra opci*n muy utili$ada es la de Loom.

3on la opci*n Loom, se a+re una 'entana que te permite escoger entre 'arios 'alores. 5a opci*n central de'uel'e la 'ista al 1 V, es decir, al tama2o real. M -mpliar seleccin aumenta el $oom a "))B, centrndolo en la celda u o+jeto seleccionado. 3uando 'ol'emos a la 'ista /ormal, aparecern unas l(neas discontinuas que nos indicarn donde %ar Excel los saltos de pgina. Estas l(neas no se imprimirn.

4&

11*2* Con(i)urar p%)ina

ntes de imprimir una %oja de clculo, es con'eniente que configuremos la pgina, para modi(icar factores que afectan a la presentaci*n de las pginas impresas, como la orientacin, enca&e"ados y pies de p%)ina, tama5o del papel, ... "ara ello, nos situaremos en la pesta2a 2ise5o de p%)ina.

En la secci*n Con(i)urar p%)ina encontraremos +otones rpidos a muc%as de las opciones4 para configurar mrgenes, la orientaci*n del papel, el tama2o, etc. "ero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuraci*n, de+eremos pulsar el peque2o +ot*n de la esquina inferior derec%a. 3omo siempre, se a+rir una nue'a 'entana. El cuadro de dilogo Con(i)urar p%)ina est organi$ado en 'arias pesta2as4 5a primera de las fic%as se denomina @%)ina y permite indicar caracter(sticas como la orientaci*n del papel, el tama2o del papel que utili$amos y otros parmetros.

/elecciona la orientacin del papel, vertical u #ori"ontal. 7En la impresora se colocar el papel siempre de la misma forma8. En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora 'enga determinada por un factor de escala 7100[, ?0[, 200[,...8 o +ien ajustando automticamente la %oja en un n)mero de pginas espec(fico 7una pgina de anc%o por 1 de alto, as( se imprimir en una sola %oja,...8.

45

"ara modi(icar los m%r)enes superior, inferior, derec%o e i$quierdo de las %ojas a imprimir, utili$ar la fic%a 4%r)enes.

/i la %oja tiene enca&e"ado4 o pie de p%)ina4, tam+i-n nos permite indicar a cuntos cent(metros del +orde del papel queremos que se sit)en. /i deseas que tu salida tenga centradas las %ojas tanto %ori$ontal como 'erticalmente, Excel nos lo reali$ar automticamente acti'ando las casillas 8ori"ontalmente yHo 7erticalmente respecti'amente. En la fic%a Enca&e"ado y pie de p%)ina podrs personali$arlos y ajustar diferentes parmetros.

46

5a )ltima fic%a es 8o$a, que nos permite definir c*mo queremos que se impriman los datos contenidos en la %oja.

En Wrea de impresin: podrs indicar el rango de celdas a imprimir. En Imprimir ttulos podrs acti'ar las siguientes opciones4 < 3epetir (ilas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima apare$ca como t(tulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro. 3epetir columnas a la i"quierda para que en cada pgina que se imprima apare$ca como t(tulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

<

En el recuadro Imprimir podrs acti'ar opciones, como4 < < < +neas de divisin para imprimir las l(neas que delimitan cada celda de la %oja. ;lanco y ne)ro para no gastar las tintas de colores. Calidad de &orrador para reali$ar una impresi*n rpida pero menos +onita de nuestra %oja. /*lo tendr sentido si la impresora dispone de esta %erramienta. Enca&e"ados de (ilas y columnas para imprimir los enca+e$ados de filas 7los n)meros de filas de la i$quierda8 y columnas 7las letras de los nom+res de las columnas superiores8 de la %oja.

<

47

<

Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que %ayas podido incluir, y si quieres %acerlo donde los %as insertado o al final de la %oja. 6am+i-n podrs elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

<

"or )ltimo, podrs elegir el >rden de las p%)inas, es decir, la direcci*n que seguirn para la impresi*n. 6anto en -sta fic%a como en las otras, podrs acceder a las >pciones espec(ficas de la impresora seleccionada para la impresi*n, as( como dirigirte a la opci*n Imprimir***, desde sus correspondientes +otones.

11*,* Imprimir
/i %emos pulsado Imprimir o 7ista previa desde la 'entana anterior, o +ien si seleccionamos la opci*n Imprimir del men) -rc#ivo, 'eremos la siguiente 'entana4

6am+i-n podemos utili$ar la com+inaci*n de teclas 3trl ; " para acceder a ella. En la $ona i$quierda dispondremos de una serie de opciones de configuraci*n de la impresi*n, que nos permitirn4

Elegir cuntas copias imprimir del documento. Escoger qu- impresora queremos utili$ar en la impresi*n del documento, en caso de que no queramos utili$ar la predeterminada que 'iene seleccionada por defecto. 6am+i-n podremos modificar las@ropiedades de impresora seleccionada.

4%

Opciones de Con(i)uracin como4 < < ,u- %ojas imprimir4 5as %ojas acti'as, todo el li+ro, o +ien la selecci*n reali$ada. 5a intercalaci*n. 3uando imprimimos 'arias copias sin intercalacin se imprime O 'eces cada pgina, por ejemplo4 1,1,1 2,2,2 >,>,> B,B,B ser(a la impresi*n de tres copias de un li+ro que ocupa cuatro pginas. En cam+io, si utili$amos el intercalado, se imprime el tra+ajo completo, una 'e$ tras otra. El mismo ejemplo ser(a4 1,2,>,B 1,2,>,B 1,2,>,B 5a orientaci*n y el tama2o del papel. Modificar los mrgenes. justar la escala de impresi*n. cceder a la Con(i)uracin de p%)ina.

< < < <

En la $ona de la derec%a 'emos la vista previa de la pgina. caso de tener ms de una pgina, podremos cam+iar la pgina a 'isuali$ar utili$ando los +otones inferiores o escri+iendo el n)mero de la pgina a 'isuali$ar pgina -stos +otones estarn inacti'os. . /i nuestra %oja s*lo tiene 1

6am+i-n en la $ona inferior derec%a, encontramos dos +otones para personali$ar la 'ista pre'ia, pudiendo mostrarHocultar los m%r)enes y elegir si visuali"ar la p%)ina completa. 3uando est- todo listo para la impresi*n y quede como deseas, podrs pulsar el

+ot*n

de la $ona superior.

44

Captulo 12: .r%(icos

12*1* Introduccin
&n )r%(ico es la representacin )r%(ica de los datos de una %oja de clculo y (acilita su interpretacin. Eamos a 'er en esta unidad, c*mo crear )r%(icos a partir de unos datos introducidos en una #o$a de c%lculo* 5a utili$aci*n de grficos %ace ms sencilla e inmediata la interpretaci*n de los datos. menudo un grfico nos dice muc%o ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. 3uando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo4 < < 3omo )r%(ico incrustado4 :nsertar el grfico en una %oja normal como cualquier otro o+jeto. 3omo #o$a de )r%(ico4 3rear el grfico en una %oja exclusi'a para el grfico, en las %ojas de grfico no existen celdas ni ning)n otro tipo de o+jeto.

Eeamos c*mo crear de un )r%(ico.

12*2* Crear )r%(icos

"ara insertar un grfico tenemos 'arias opciones, pero siempre utili$aremos la secci*n .r%(icos que se encuentra en la pesta2a Insertar.

Es recomenda+le que tengas seleccionado el ran)o de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en +lanco o no se crear de+ido a un tipo de error en los datos que solicita. 3omo puedes 'er existen di'ersos tipos de grficos a nuestra disposici*n. "odemos seleccionar un grfico a insertar %aciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponi+les. En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra 9odos los tipos de )r%(ico*** 1acer clic en esa opci*n equi'aldr(a a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar )r%(ico que se muestra al %acer clic en la flec%a de la parte inferior derec%a de la secci*n .r%(icos.

100

qu( puedes 'er listados todos los pulsa -ceptar para empe$ar a crearlo.

grficos

disponi+les,

selecciona

uno

parecer un cuadro que contendr el grfico ya creado 7si seleccionaste los datos pre'iamente8 o un cuadro en +lanco 7si no lo %iciste8. dems, 'ers que aparece en la +arra de men)s una secci*n nue'a, 8erramientas de )r%(icos, con tres pesta2as4 2ise5o, @resentacin y 6ormato.

12*, -5adir una serie de datos

Este paso es el ms importante de todos ya que en -l definiremos qu- datos queremos que apare$can en el grfico. /i o+ser'amos la pesta2a 2ise5o encontraremos dos opciones muy )tiles relacionadas con los 2atos4

"rimero nos fijaremos en el +ot*n =eleccionar datos* 0esde -l se a+re el siguiente cuadro de dilogo4

101

En el campo 3an)o de datos del )r%(ico de+emos indicar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen, %emos englo+ado de la celda A1 a la !13 72@ celdas8. "ara escoger los datos puedes escri+ir el rango o +ien, pulsar el +ot*n y seleccionar las celdas en la %oja. &na 'e$ %ayamos acotado los datos que utili$aremos, Excel asociar unos al eje %ori$ontal 7categor(as8 y otros al eje 'ertical 7series8. 6en en cuenta que %ay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse 7por ejemplo los grficos de superficie8, y otros en cam+io, 7como el que 'es en la imagen8 se +astan con uno solo. &tili$a el +ot*n Editar para modi(icar el literal que se mostrar en la leyenda de series del grfico, o el rango de celdas de las series o categor(as. El +ot*n Cam&iar (ilaHcolumna permuta los datos de las series y las pasa a categor(as y 'ice'ersa. Este +ot*n act)a del mismo modo que el que podemos encontrar en la +anda de opciones Cam&iar entre (ilas y columnas que %emos 'isto antes en la pesta2a 2ise5o. /i %aces clic en el +ot*n Celdas ocultas y vacas a+rirs un peque2o cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu- %acer con las celdas que no ten)an datos o estn ocultas. 5os cam+ios que 'as reali$ando en la 'entana se 'an 'iendo plasmados en un grfico. 3uando aca+es de configurar el origen de datos, pulsa el +ot*n -ceptar.

102

Irfico Eentas < Mes

Irfico Mes < Eentas

10

12*0 Caractersticas y (ormato del )r%(ico

En la pesta2a @resentacin podrs encontrar todas las opciones relati'as al aspecto del grfico. "or ejemplo, en la secci*n E$es podrs decidir que e$es mostrar o incluir +neas de la cuadrcula para leer mejor los resultados4 si quieres

En am+os casos dispondrs de dos opciones4 las l(neas o ejes verticales y los #ori"ontales. M para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones4 cuntas lneas mostrar, si los ejes tendrn o no etiquetas descripti'as, o qu- escala de valores manejarn, entre otras. 6e recomendamos que explores estas opciones, inclusi'e la )ltima opci*n S4%s opciones de***S.

En la secci*n Etiquetas podrs esta+lecer qu literales de texto se mostrar%n en el grfico o configurar la +eyenda4

"ulsando el +ot*n +eyenda puedes elegir no mostrarla 7/in)uno8 o cualquiera de las opciones para posicionarla 7a la derec%a, en la parte superior, a la i$quierda, etc.8. 6am+i-n puedes elegir 4%s opciones de leyenda. 0e esta forma se a+rir una 'entana que te permitir configurar, adems de la posicin, el aspecto est-tico4relleno, color y estilo de &orde, el som&reado y la iluminacin. /i lo que quieres es despla$arlos, s*lo de+ers seleccionarlos en el propio grfico y colocarlos donde desees.

10&

=inalmente destacaremos las opciones de la secci*n 6ondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

5a primera opci*n Wrea de tra"ado, s*lo estar disponi+le para los grficos +idimensionales. Cuadro .r%(ico, @lano interior del )r%(ico y .iro ,2 modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponi+les4 Excel 2010 %a sido dise2ado para que todas sus opciones sean sencillas e intuiti'as, as( que despu-s de un par de prue+as con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados. "ractica primero con unos cuantos grficos con datos al a$ar y 'ers el pro'ec%o que puedes sacarle a estas caracter(sticas. "uedes dar un estilo rpidamente a tu grfico utili$ando la pesta2a 2ise5o.

En funci*n del tipo de grfico que %ayas insertado 7l(neas, +arras, columnas, etc.8 te propondr unos u otros. Estos estilos rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descripti'as en el propio grfico, etc. "ara terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pesta2a 6ormato, donde encontrars la secci*n Estilos de (orma 7que utili$aremos tam+i-n ms adelante para enriquecer la 'isuali$aci*n de los o+jetos que insertemos8, y los Estilos de Xord-rt.

Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos so+re tus grficos. "ara ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes 7reas, +arras, leyenda...8 y luego %a$ clic en el estilo que ms se ajuste a lo que +uscas.

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/i no quieres utili$ar uno de los preesta+lecidos puedes utili$ar las listas 3elleno de (ormaHtexto, Contorno de (ormaHtexto y E(ectos de (ormaHtexto para personali$ar a)n ms el estilo del grfico. l aplicar estilos, normalmente %a+lamos de un estilo gen-rico para todo el grfico, pero tam+i-n podemos personali"ar cada uno de sus elementos4 el %rea de tra"ado, la leyenda, las lneas de divisin principales, etc. "ara %acerlo, lo ms c*modo es seleccionar en el propio grfico el elemento que quieres modificar, o +ien seleccionarlo en el desplega+le de la fic%a de @resentacin o en la de 6ormato.

En la imagen 'emos que est seleccionada el rea de tra$ado. continuaci*n, podemos pulsar el +ot*n -plicar (ormato a la seleccin, para iniciar la 'entana que ya coment+amos al configurar la leyenda. 0ependiendo del elemento seleccionado podremos modificar unos aspectos u otros. "or ejemplo, las l(neas de di'isi*n principales no tienen opci*n de modificar el relleno, porque o+'iamente no se puede rellenar una l(nea. En cam+io, la serie de datos s( que permite colorear el relleno, e incluso esta+lecer el grado de transparencia. /i la modificaci*n que %emos reali$ado no nos con'ence, siempre podemos pulsar el +ot*n 3esta&lecer para #acer coincidir el estilo. s( recuperar el aspecto del estilo predeterminado que le %u+i-semos aplicado. "or )ltimo, no %emos de ol'idar tam+i-n que los elementos de texto que contenga el grfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos utili$ar las %erramientas de la pesta2a Inicio como son lane)rita, la cursiva, el tipo de (uente o su tama5o, el relleno, etc. En ocasiones, -stas %erramientas se comportarn de forma SinteligenteS. "or ejemplo, si tratamos de cam+iar el color de relleno de un elemento de la leyenda con la %erramienta , lo que %ar Excel ser asignar el color indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las +arras, sectores o l(neas, es decir, a la serie que identifique en el grfico. 5o mismo ocurrir a la in'ersa. /i cam+ias con la %erramienta de relleno el color de una serie, automticamente se modificar el de la leyenda.

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12*:* 4odi(icar el tama5o y distri&ucin de un )r%(ico

6am+i-n puedes seleccionar un elemento del grfico para modi(icarlo. 3uando tienes un elemento seleccionado aparece una especie de marco en el grfico, este marco consta de A conjuntos de > puntos cada uno

5os controles que se encuentran al medio de cada una de las esquinas esta+lecen el anc#o y lar)o del o+jeto, %a$ clic so+re ellos y arrstralos para modificar sus dimensiones. 1aciendo clic y arrastrando los controles de las esquinas podrs modificar su tama2o manteniendo el alto y anc%o que %ayas esta+lecido, de esta forma podrs escalar el o+jeto y %acerlo m%s )rande o peque5o.

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12*B* 4odi(icar la posicin de un )r%(ico

Excel te permite decidir la posici*n del grfico en el documento. "ara ello4 /elecciona el grfico. /it)ate en la pesta2a 2ise5o de las 8erramientas de )r%(icos. "ulsa so+re el +ot*n 4over )r%(ico que encontrars en la secci*n ?&icacin

. /e a+rir el siguiente cuadro de dilogo4

< 5a primera opci*n te permite esta+lecer el grfico como una 8o$a nueva. 6endrs la 'entaja de que no molestar en la %oja de clculo, pero no podrs contrastar los datos num-ricos si la mantienes en una %oja a parte. 0epende del formato que quieras utili$ar. Escri+e el nom+re para la %oja en la caja de texto y pulsa -ceptar. < Eligiendo >&$eto en, podremos mo'er el grfico a una %oja ya existente. /i utili$as este m-todo, el grfico quedar (lotante en la %oja y podrs situarlo en la posici*n y con el tama2o que t) elijas. Nsta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nue'o grfico. dems, tam+i-n puedes mo'er el grfico arrastrndolo dentro de la misma %oja o +ien a otra

10%

12*D* +os mini)r%(icos

%ora que ya sa+es c*mo utili$ar grficos, 'amos a %a+lar de los minigrficos. /e trata de una no'edad de Excel 2010 que permite insertar un peque5o )r%(ico representativo en una 'nica celda que representar% a una 'nica serie de datos. 0e esta forma podrs 'er de una ojeada la tendencia que representan unos determinados 'alores. El grupo 4ini)r%(icos se encuentra tam+i-n en la pesta2a Insertar de la cinta de opciones.

0isponemos de tres posi+les tipos de grfico4 de lnea, de columna y de )anancia o prdida. /i insertamos uno de ellos, dispondremos de una nue'a +arra de %erramientas en la cinta4 8erramientas para mini)r%(ico. En ella encontrars la fic%a 2ise5o que te permitir reali$ar acciones +sicas, como cam&iar las celdas que se utili$an como (uente de datos, el tipo de )r%(ico 7para cam+iarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos disponi+les8, los estilos, o remarcar determinados puntos 7el ms alto, el ms +ajo...8. pesar de que el minigrfico se contiene en una )nica celda, no es posi+le +orrarlo seleccionndola y pulsando /&"G, como %ar(amos con otro tipo de contenido. "ara ello, de+emos utili$ar la opci*n ;orrar que se encuentra en la pesta2a 2ise5o de las 8erramientas para mini)r%(ico. /eleccionaremos el minigrfico o minigrficos a eliminar para que apare$ca la +arra y pulsaremos el +ot*n ;orrar. &n detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automticamente al tama2o de la celda, por lo que, si consideramos que es demasiado peque2o, s*lo de+emos aumentar el anc%o de la columna que lo contiene para darle ms anc%o o modificar la altura de la fila para darle ms altura. /i lo que queremos es cam+iar el grosor de la l(nea, por ejemplo, podremos %acerlo desde sus %erramientas de estilo.

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Captulo 1,: Im%)enes1 dia)ramas y ttulos

1,*1* Introduccin
&na 'e$ tengamos nuestro li+ro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones. Excel permite insertar4

:mgenes desde arc%i'o, :mgenes predise2adas, pertenecientes a una galer(a que tiene Excel, =ormas, es decir, l(neas, rectngulos, elipses, etc., para dise2ar nuestros propios di+ujos, /mart rt, 'arias plantillas para crear organigramas, Word rt, r*tulos disponi+les de una galer(a que se pueden personali$ar con di'ersas opciones. /o+re las imgenes y los di+ujos pueden reali$arse multitud de operaciones, como mo'er, copiar, cam+iar el tama2o, 'ariar la intensidad, etc. "ara ello disponemos de 'arias +arras de %erramientas que iremos 'iendo, fundamentalmente las pesta2as de 2ise5o y 6ormato que 'imos para los grficos. 3on todos estos elementos no %ay excusa para no dise2ar %ojas de clculo con una componente grfica atracti'a.

1,*2* Insertar im%)enes predise5adas

"ara insertar una imagen predise2ada del catlogo de Office o de nuestra propia colecci*n de+emos seguir los siguientes pasos4

1acer clic so+re el +ot*n de la pesta2a Insertar. panel Im%)enes predise5adas a la derec%a de la 'entana de Excel.

parecer

el

< 5as ilustraciones de la galer(a estn etiquetadas +ajo conceptos. 0e forma que, por ejemplo, la imagen de la torre Eiffel est relacionada con los conceptos arC-itect-ra, eDificios, E-roEa, Fra/cia, 'arFs, etc. En el recuadro ;uscar: podemos escri+ir el concepto que +uscamos. /i se trata de una de las pala+ras cla'e relacionadas a una imagen, se mostrar.

110

TTTT+as pala&ras clave asociadas a cada ilustracin se pueden editar desde la (lec#a que aparece si situamos el cursor so&re una ilustracin de la )aleraTTT* < En +os resultados de&en ser: podemos especificar qu- tipo de arc%i'os multimedia estamos +uscando 7imgenes, fotograf(as, sonido, etc 8 < /i tienes conexi*n a internet y marcas la casilla para Incluir contenido de >((ice*com, permitirs que se +usquen ms recursos en la #e+. < 3uando ya tengamos todos los parmetros de la +)squeda definidos pulsamos so+re el +ot*n ;uscar y nos aparecer una lista con una 'ista pre'ia con los arc%i'os locali$ados. /i no encuentras nada con las pala+ra cla'e que %as introducido, puedes pulsar el +ot*n ;uscar sin escri+ir ning)n concepto. 0e esa forma se mostrar la lista completa. < "ara a2adir la ilustraci*n a la %oja de clculo, simplemente %aremos clic so+re ella. l reali$ar +)squedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el 30<GOM de Office 2010 para copiar la imagen a tu disco duro.

1,*,* Insertar im%)enes desde arc#ivo

6am+i-n podemos insertar im%)enes no clasi(icadas como predise5adas, como pueden ser imgenes fotogrficas creadas por nosotros o descargadas desde internet. "ara insertar cualquier arc%i'o de imagen de+emos %acer clic en el +ot*n

. parecer el cuadro de dilogo Insertar ima)en para escoger la imagen desde el disco duro. El aspecto del cuadro puede 'ariar en funci*n del sistema operati'o que utilices.

111

&na 'e$ seleccionado el arc#ivo que queremos importar pulsaremos el +ot*n Insertar y la imagen se copiar en nuestra %oja de clculo.

1,*0* Insertar captura de pantalla

&na opci*n que puede resultar )til es la de Captura de pantalla. 5a captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se est 'isuali$ando en la pantalla de tu ordenador. 5os pasos para reali$ar una captura de pantalla, normalmente son4 1. "ulsar la tecla :mp pant 7:mprimir pantalla8. "ara %acer la SfotoS 7copia de lo que estamos 'isuali$ando8 y que se guarde en el portapapeles. 2. "egar la imagen a un editor de di+ujo, como puede ser el paint. >. Iuardar la imagen. B. :nsertar la imagen en Excel desde la pesta2a :nsertar y la opci*n Ima)en desde arc%i'o.

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En Excel 2010 podemos e'itarnos todos estos pasos simplemente con un +ot*n.

l %acer clic so+re Captura de pantalla, se despliega un men) que permite escoger qucaptura queremos. Esto se de+e a que, esta %erramienta lo que %ace es una imagen por cada una de las 'entanas a+iertas no minimi$adas. 6am+i-n dispone de la opci*n Gecorte de pantalla. Es similar a la %erramienta Gecorte incluida en Windo#s C. 6e permite escoger con qu- $ona concreta de la 'entana quieres quedarte. Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia 'entana de Excel no aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin preocuparnos por que Excel nos tape $onas de la 'entana o nos quite espacio en la pantalla. 5as capturas se insertarn en su tama2o real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la imagen para cam+iarle el tama2o y otras propiedades.

1,*:* 4anipular im%)enes

0e forma general para manipular cualquier o+jeto 7imagen, di+ujo, Word rt...8 insertado en nuestra %oja de clculo, de+eremos seguir los mismos pasos4 "ara mover un o&$eto tenemos que seleccionarlo %aciendo clic so+re -l, una 'e$ seleccionado aparecer enmarcado en unos puntos, los controladores de tama2o. /i posicionamos el puntero del rat*n so+re el o+jeto, cam+iar de aspecto a una flec%a parecida esta , s*lo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el +ot*n del rat*n %asta llegar a la posici*n deseada.

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"ara modi(icar su tama5o, situar el cursor en las esquinas del o+jeto y cuando cam+ie de forma a una do+le flec%a, %acer clic y arrastrarlo para conseguir el nue'o tama2o. "ara cam+iar otras propiedades del o+jeto de+eremos utili$ar las opciones definidas para ese o+jeto y que iremos 'iendo a lo largo del tema. "ara manipular una imagen de+eremos seleccionarla %aciendo clic en ella. En ese momento aparecer el men) 8erramientas de ima)en, con la pesta2a 6ormato.

&tili$ando esta +arra, podremos reali$ar modificaciones como4 "ermite cam+iar el aspecto de la imagen, ti2-ndola con un determinado color o utili$ando efectos art(sticos como el En(oque, el 9exturi"ador o el efecto 6otocopia. "ermite cam+iar la imagen existente por otra almacenada en disco. En Excel 2010, el +rillo y el contraste se ajustan desde el mismo +ot*n4 Correcciones. "ermite %acer 'ol'er a la imagen a su estado original, antes de que le %u+i-semos aplicado ning)n cam+io. 1ace que la imagen se comprima, ocupando muc%o menos espacio en el documento de Excel. /i ejecutas esta opci*n es posi+le que no puedas 'ol'er al estado original. dems la imagen puede perder resoluci*n.

"uedes recortar la imagen utili$ando esta %erramienta, simplemente selecciona el rea 7rectangular8 de la imagen que quieras mantener, el resto de desec%ar. .irar. 6e 'oltear %ori$ontal o 'erticalmente la imagen. "ermite elegir entre los diferentes +ordes para la imagen.

Estilos de ima)en. "ermite aplicar un estilo rpido a la imagen para %acerla ms atracti'a.

11&

dimensiones8 a configuraci*n.

"uedes aplicar diferentes estilos 7muc%os de ellos tu imagen utili$ando este men) de

en >

1,*B Insertar 6ormas y di&u$ar

Word dispone de %erramientas que nos permiten reali$ar nuestros propios di+ujos. /i no eres muy %+il di+ujando con el rat*n, no te preocupes, mediante las =ormas dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn reali$ar esquemas, diagramas de flujo, y otros muc%os grficos. M si te gusta reali$ar tus propios di+ujos tam+i-n dispones de rectas, cur'as ajusta+les y di+ujo a mano al$ada para que tu imaginaci*n se ponga a tra+ajar. l %acer clic en el men) =ormas aparecer el listado de todas las formas disponi+les en el programa. /elecciona la que ms te guste y %a$ clic so+re ella, enseguida podrs 'ol'er a la %oja de clculo y esta+lecer el tama2o que tendr la forma. "ara ello %a$ clic en una $ona de la %oja y sin soltar el rat*n arrstralo %asta ocupar toda la $ona que quieres que tome la forma.

1,*D 4odi(icar )r%(icos

5os grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cam+ios de tama2o y proporciones. "ara modificar un grfico lo primero que %ay que %acer es seleccionarlo, para ello %acer clic so+re -l y aparecern unos puntos de control a su alrededor. 7=igura 18 "ara modificar el tama2o, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cam+ie de forma a una do+le flec%a, %acer clic en el punto y arrastrarlo para conseguir el nue'o tama2o. 7=igura 28

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=igura 18

=igura 28

=igura >8

=igura B8

=igura ?8

"ara mantener la proporci*n mantener pulsada la tecla M MJ/3&5 / mientras se arrastra desde una de las esquinas. 3omo se puede 'er en esta imagen que se %a %ec%o un poco ms grande que la original. 7=igura >8 lgunos grficos tam+i-n tienen un rom+o amarillo que sir'e para distorsionar o cam+iar la forma del grfico. En este caso un triangulo is*sceles se %a con'ertido en escaleno. 7=igura B8 "ara girar el grfico, seleccionarlo y %acer clic so+re el circulo 'erde que 'emos en la parte superior central de la imgen, y mo'er el rat*n para %acer girar el o+jeto, para aca+ar el proceso dejamos de presionar el rat*n. 7=igura ?8 6am+i-n se pueden cam+iar los colores de las l(neas, el color de relleno, a2adir efectos de som+ra y >0, ... Estas modificaciones se pueden reali$ar a partir de la pesta2a 6ormato. 116

3on estos iconos de la +arra de di+ujo se pueden reali$ar muc%as de las acciones que ya 'imos para las imagenes, adems deestilos r%pidos y de forma.

En esta imagen se %a aplicado color 'erde degradado de fondo, color a$ul del contorno, grosor de > ptos. y tipo de contorno discontinuo.

-5adir texto a los )r%(icos /e puede a2adir texto a un di+ujo mediante el +ot*n 3uadro de texto de la pesta2a =ormato, de+eremos %acer clic y arrastrar para di+ujar el cuadro de texto en la $ona en la que queremos insertar el texto, y a continuaci*n insertar el texto. Otra forma ms c*moda de a2adir texto en el interior de un grfico es %aciendo clic en el grfico con el +ot*n derec%o del rat*n, para que apare$ca el men) contextual, elegir la opci*n Modificar texto y automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponi+le en el grfico. qu( tienes un ejemplo de un di+ujo con texto.

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1,*J* Insertar dia)ramas con =mart-rt

/i lo que queremos es crear un diagrama de procesos u organigrama no ser necesario que lo creemos a partir de formas. "odr(a ser muy tedioso ir di+ujando cada uno de sus elementos. "ara esa funci*n existe la opci*n =mart-rt en la pesta2a Insertar. , que encontraremos

l %acer clic en ella, se a+re una 'entana que nos permite elegir el tipo de diagrama que queremos. 1ay muc%os tipos entre los que podremos elegir4 listas, procesos, ciclos, jerarqu(as, pirmides, etc.

1ay que seleccionar uno y pulsar -ceptar. 0e esta forma se insertar en la %oja de clculo y apreciaremos algunos cam+ios en el entorno de tra+ajo. Mientras el diagrama est- seleccionado, 'eremos en la $ona superior una nue'a +arra de 1erramientas de /mart rt, que incluye dos pesta2as4 una para el 2ise5o y otra para el 6ormato.

5as %erramientas de formato son similares a las que ya %emos 'isto. En la pesta2a 2ise5o, la opci*n ms utili$ada es la de -)re)ar (orma, que nos permite ir a2adiendo elementos al diagrama en la posici*n que necesitemos. 5a posici*n ser relati'a al elemento que tengamos seleccionado.

11%

Otra opci*n muy utili$ada es 2e derec#a a i"quierda, que cam+ia de lado el elemento seleccionado. 6odo lo dic%o %asta a%ora so+re /mart rt concierne a la organi$aci*n y formato de sus elementos. "ero un diagrama no tiene sentido si sus elementos no contienen un texto. 3uando creamos un diagrama con /mart rt y se inserta en la %oja de clculo, se incluye adems un peque2o recuadro con el esquema que sigue el mismo. "odremos modificar el texto de los elementos desde a%(, o +ien directamente desde el interior de los elementos.

/i +orras todo el texto de uno de los elementos desde el panel i$quierdo, -ste se eliminar del diagrama. 0el mismo modo si pulsas la tecla :ntro desde un elemento, se crear uno nue'o al mismo ni'el. "uedes con'ertirlo en %ijo pulsando la tecla 6a+ulaci*n, y en padre pulsando Getroceso.

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1,*K Insertar Xord-rt

Mediante Xord-rt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra %oja de clculo. /*lo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de Word rt y automticamente Word crear un o+jeto grfico Word rt. &na 'e$ %emos aplicado Word rt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto Word rt, y tam+i-n que el texto Word rt seguir las reglas de alineaci*n de los grficos. "ara iniciar Word rt %acemos clic en el +ot*n Xord-rt de la pesta2a Insertar.

l %acer clic so+re el icono aparecer un listado con la .alera de Xord-rt como la que 'emos aqu(. 1aciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

continuaci*n se mostrar el texto en la %oja de clculo dispuesto para ser modificado. /i %emos seleccionado texto pre'iamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito. 6am+i-n podemos elegir la fuente, el tama2o y el estilo del texto desde las pesta2as Inicio y 6ormato.

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1,*1 Insertar un cuadro de texto

l igual que Word rt crea o+jetos de tipo imagen que representan un t(tulo, el cuadro de texto tam+i-n sir'e para contener texto. /e suele utili$ar cuando necesitamos escri+ir so+re una imagen, por ejemplo, o queremos dejarlo SflotandoS entre 'arias celdas, sin que el texto se encuentre contenido en una de ellas. 5a principal 'entaja que ofrece pues, es la flexi+ilidad a la %ora de situarlo en cualquier parte de la %oja, sin las limitaciones que tiene el texto plano. dems, conser'a algunas caracter(sticas del texto4 desde la pesta2a Inicio se puede aplicar formato de negrita, cursi'a y su+rayado, modificar la fuente y su tama2o, entre otras propiedades. 6am+i-n se somete a la re'isi*n ortogrfica. "or contra, tam+i-n tiene limitaciones4 al tratarse de un o+jeto, se comporta como tal. Esto significa que no se pueden %acer clculos ni tra+ajar con los datos escritos dentro de -l. "or esta ra$*n no con'iene utili$arlo ms que cuando es necesario. "ara insertarlo, pulsa la pesta2a Insertar y luego %a$ clic en el +ot*n Cuadro de texto

. 0e+ers %acer clic en cualquier $ona del li+ro de clculo para introducir el texto. pro'ec%aremos este o+jeto para explicar algunos conceptos4 5os o+jetos de tipo imagen, como son las autoformas, las imgenes importadas desde un arc%i'o o de la galer(a multimedia, y por supuesto los cuadros de texto, tienen caracter(sticas que en ocasiones nos pueden resultar muy )til. "odrs esta+lecer en qu- orden quieres que se encuentre cada uno de los o&$etos en la tercera dimensin, es decir, cul est encima de cul. 0e forma predeterminada, cuando insertamos un o+jeto y luego insertamos otro y lo colocamos so+re el anterior, el )ltimo insertado es el que se muestra delante. "ero es posi+le que eso no nos interese, para eso existen los +otones 9raer adelante y Enviar atr%s, del grupo >r)ani"acin, en la fic%a 6ormato. dems, tam+i-n es posi+le que quieras agrupar o+jetos, para que se comporten como uno solo. "ara ello, dispones del +ot*n -)rupar, tam+i-n en el grupo >r)ani"acin. s( no tendrs, por ejemplo, que mo'er uno a uno los o+jetos %asta otra posici*n, sino que podrs mo'erlos todos juntos. "or supuesto, podremos 2esa)rupar los o+jetos que %an sido agrupados pre'iamente utili$ando el +ot*n con este nom+re.

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Captulo 10: 9a&las de Excel

10*1 Introduccin
&na ta+la en Excel es un conjunto de datos organi$ados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las ca+eceras de las columnas 7los nom+res de los campos8, y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una ta+la de +ase de datos, de %ec%o tam+i-n se denominan listas de +ase de datos. 3ada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 2?? campos y @??>? registros. 5as ta+las son muy )tiles porque adems de almacenar informaci*n, incluyen una serie de operaciones que permiten anali$ar y administrar esos datos de forma muy c*moda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos reali$ar con las listas tenemos4 Ordenar la los registros. =iltrar el contenido de la ta+la por alg)n criterio. &tili$ar f*rmulas para la lista a2adiendo alg)n tipo de filtrado. 3rear un resumen de los datos. plicar formatos a todos los datos. En 'ersiones ms antiguas de Excel, las ta+las se denomina+an Listas De Datos. :ncluso es posi+le que en algunos cuadros de dilogo, se referir a las ta+las como listas. En este tema profundi$aremos so+re este tipo de ta+las.

10*2 Crear una ta&la

"ara crear una ta+la tenemos que seguir los siguientes pasos4 < /eleccionar el rango de celdas 7con datos o 'ac(as8 que queremos incluir en la lista. < /eleccionar del 9a&la en la pesta2a Insertar.

parecer a continuaci*n el cuadro de dilogo Crear ta&la.

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/i nos %emos saltado el paso de seleccionar pre'iamente las celdas, lo podemos %acer a%ora. < /i en el rango seleccionado %emos incluido la fila de ca+eceras 7recomendado8, acti'aremos la casilla de 'erificaci*n +a lista tiene enca&e"ados. < l final %acer clic en -ceptar. l cerrarse el cuadro de dilogo, podemos 'er que en la +anda de opciones aparece la pesta2a 2ise5o, correspondiente a las 8erramientas de ta&la4

M en la %oja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la ta+la.

10*, 4odi(icar los datos de una ta&la

"ara modificar o introducir nue'os datos en la ta+la podemos teclear directamente los nue'os 'alores en ella, o +ien podemos utili$ar un formulario de datos. Esta segunda opci*n 'iene muy +ien so+re todo si la lista es muy grande. Eeamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con informaci*n de nuestros clientes. &n (ormulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escri+ir o mostrar con facilidad una fila entera de datos 7un registro8.

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"ara a&rir el (ormulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que estacti'a, y pulsar en el icono 6ormulario .

3omo esta opci*n no est directamente disponi+le en la Cinta de opciones, 'amos a a2adirla a la ;arra de acceso r%pido. "ulsando el men) -rc#ivo Q >pciones Q @ersonali"ar Cinta, y-)re)ar el icono 6ormulario***, en la secci*n de Comandos que no est%n en la cinta de opciones.

l crear el formulario, disponemos de siguientes +otones4 /uevo4 /ir'e para introducir un nue'o registro. Eliminar4 Eliminar el registro que est acti'o. 3estaurar4 0es%ace los cam+ios efectuados.

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;uscar anterior4 /e despla$a al registro anterior. ;uscar si)uiente4 /e despla$a al siguiente registro. Criterios4 /ir'e para aplicar un filtro de +)squeda. Cerrar4 3ierra el formulario. "ara cam&iar los datos de un re)istro, primero nos posicionamos so+re el registro, luego rectificamos los datos que queramos 7para despla$arnos por los campos podemos utili$ar las teclas de ta+ulaci*n8, si nos %emos equi'ocado y no queremos guardar los cam+ios %acemos clic en el +ot*n 3estaurar, si queremos guardar los cam+ios pulsamos la tecla Intro. "ara crear un nuevo re)istro, %acemos clic en el +ot*n /uevo, Excel se posicionar en un registro 'ac(o, s*lo nos quedar rellenarlo y pulsar :ntro o 3estaurar para aceptar o cancelar respecti'amente. 0espu-s de aceptar Excel se posiciona en un nue'o registro en +lanco por si queremos insertar 'arios registros, una 'e$ agregados los registros, %acer clic en Cerrar. "ara &uscar un re)istro y posicionarnos en -l podemos utili$ar los +otones ;uscar anterior y ;uscar si)uiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de +)squeda. "ulsamos en el +ot*n Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de +)squeda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de +otones aparece la pala+ra Criterios. "or ejemplo, si +uscamos un registro con el 'alor A/a en el campo <o.bre, escri+imos A/a en <o.bre y pulsamos el +ot*n ;uscar =i)uiente, Excel 'uel'e al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nom+re A/a.

10*0 4odi(icar la estructura de la ta&la

"ulsando en el icono Cam&iar tama5o de la ta&la, podemos seleccionar un nue'o rango de datos. "ero si la ta+la contiene enca+e$ados, estos de+en permanecer en la misma posici*n, as( que s*lo podremos aumentar y disminuir filas. "odemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la ta+la desde su esquina inferior derec%a.

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3uando necesitemos a2adir una fila al final de la ta+la para continuar introduciendo datos, s*lo tendremos que pulsar la tecla 6 D desde la )ltima celda y aparecer una fila nue'a. /i necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la ta+la, podemos %acerlo desde el +ot*n Insertar, en la pesta2a de Inicio. 6am+i-n desde el men) contextual de la ta+la.

< "ara eliminar filas o columnas, de+eremos posicionarnos so+re una celda, y elegiremos 6ilas o Columnas de la ta&la en el +ot*n Eliminar, disponi+le en la pesta2a de Inicio y en el men) contextual de la ta+la.

/eleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla /&"G, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la ta+la. "ara eliminar la ta+la completa, seleccionamos toda la ta+la y pulsamos /&"G. /i deseamos eliminar la estructura de la ta+la, pero conser'ar los datos en la %oja, entonces pulsamos en la pesta2a de 2ise5o de la ta+la.

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10*: Estilo de la ta&la

&na forma fcil de dar una com+inaci*n de colores a la ta+la que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponi+les en la pesta2a 2ise5o de la ta+la.

En >pciones de estilo de la ta&la, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas apare$can remarcadas con +andas, o se muestre un resaltado especial en la primera o )ltima columna. 5as +andas y resaltados dependern del estilo de la ta+la. "or lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la %oja de clculo.

En est ta+la, se %a cam+iado el estilo, y se %an marcado las opciones @rimera y Yltima columna.

10*B >rdenar una ta&la de datos

"ara ordenar los datos de una ta+la lo %aremos de la misma forma que ordenamos los datos en celdas sin ninguna estructura4 a tra'-s de los +otones pesta2a 2atos, o +ien desde el +ot*n situados en la

. 5a )nica diferencia ser que, al estar los datos tan +ien delimitados, la ordenaci*n siempre se reali$ar so+re la propia ta+la y no so+re columnas completas. "ero adems, si nos fijamos en los enca+e$ados de la propia ta+la, 'emos que contienen una peque2a flec%a en el lateral derec%o. /i la pulsamos se despliega un men) que nos proporciona las opciones rpidas de ordenaci*n, as( como la posi+ilidad de ordenar por colores

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.5a ordenaci*n por colores no incluye los colores predefinidos de la ta+la, como la que se 'e en la imagen que alterna el color de las filas entre +lanco y a$ul. /ino que afecta a las que %an sido coloreadas de forma expl(cita, para destacarlas por alg)n moti'o. 1@.C. =iltrar el contenido de la ta+la =iltrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la ta+la, seleccionar aquellos que se correspondan con al)'n criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. &tili$ando el 6iltro 7autofiltro8. &tili$ando (iltros avan"ados. &tili$ar el 6iltro.

"ara utili$ar el 6iltro nos ser'imos de las listas desplega+les asociadas a las ca+eceras de campos 7podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pesta2a 2atos, marcando o desmarcando el +ot*n 6iltro8.

/i pulsamos, por ejemplo, so+re la flec%a del campo 1er AEelliDo+ nos aparece un men) desplega+le como este, donde nos ofrece una serie de opciones para reali$ar el filtro. "or ejemplo, si s*lo marcamos 4oreno, Excel filtrar todos los registros que tengan More/o en el 1er apellido y las dems filas \desaparecern\ de la lista.

12%

Otra opci*n, es usar los 6iltros de texto que 'eremos en ese mismo men), donde se despliegan una serie de opciones4

En cualquier opci*n, accedemos a una 'entana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condici*n o las dos. Excel e'aluar la condici*n elegida con el texto que escri+amos, y si se cumple, mostrar la fila. &saremos el carcter = para determinar que en esa posici*n %a+r un carcter, sea cual sea, y el asterisco G para indicar que puede %a+er o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er AEelliDo tenga una o en el segundo carcter y no contenga la letraH. "ara indicarnos que %ay un filtro acti'o, la flec%a de la lista desplega+le cam+ia de icono. "ara quitar el filtro, 'ol'emos a desplegar la lista y elegimos la opci*n N=eleccionar 9odoP, reaparecern todos los registros de la lista. 6am+i-n podemos quitar el filtro pulsando en ;orrar (iltro en la pesta2a 2atos. &tili$ar 6iltros avan"ados.

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/i queremos filtrar los registros de la lista por una condici*n ms compleja, utili$aremos el cuadro de dilogo 6iltro avan"ado. "re'iamente de+eremos tener en la %oja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

"ara a+rir el cuadro de dilogo 6iltro avan"ado, pulsaremos en secci*n >rdenar y (iltrar de la pesta2a 2atos. 3an)o de la lista4 el filtro.

en la

qu( especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar

3an)o de criterios4 qu( seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado 7la $ona de criterios8. 6am+i-n podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opci*n Copiar a otro lu)ar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que reci+irn el resultado del filtrado. /i marcamos la casilla =lo re)istros 'nicos, las repeticiones de registros 7filas con exactamente los mismos 'alores8 desaparecern. "ara 'ol'er a visuali"ar todos los re)istros de la lista, acceder al men) 2atos < 6iltro < 4ostrar todo.

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10*D 6iltrar el contenido de la ta&la

=iltrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la ta+la, seleccionar aquellos que se correspondan con al)'n criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. < &tili$ando el 6iltro 7autofiltro8. < &tili$ando (iltros avan"ados. &tili$ar el 6iltro. "ara utili$ar el 6iltro nos ser'imos de las listas desplega+les asociadas a las ca+eceras de campos 7podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pesta2a 2atos, marcando o desmarcando el +ot*n 6iltro8.

/i pulsamos, por ejemplo, so+re la flec%a del campo <o.bre+ nos aparece un men) desplega+le como este, donde nos ofrece una serie de opciones para reali$ar el filtro. "or ejemplo, si s*lo marcamos -n)el 3icardo, Excel filtrar todos los registros que tengan A/(el 9icarDo en el 9om+re y las dems filas \desaparecern\ de la lista.

1 1

Otra opci*n, es usar los 6iltros de texto que 'eremos en ese mismo men), donde se despliegan una serie de opciones4

En cualquier opci*n, accedemos a una 'entana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condici*n o las dos. Excel e'aluar la condici*n elegida con el texto que escri+amos, y si se cumple, mostrar la fila. &saremos el carcter = para determinar que en esa posici*n %a+r un carcter, sea cual sea, y el asterisco G para indicar que puede %a+er o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo <o.bre tenga una o en el segundo carcter y no contenga la letra H. "ara indicarnos que %ay un filtro acti'o, la flec%a de la lista desplega+le cam+ia de icono.

"ara quitar el filtro, 'ol'emos a desplegar la lista y elegimos la opci*n N=eleccionar 9odoP, reaparecern todos los registros de la lista. 6am+i-n podemos quitar el filtro pulsando en ;orrar (iltro en la pesta2a 2atos.

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&tili$ar 6iltros avan"ados. /i queremos filtrar los registros de la lista por una condici*n ms compleja, utili$aremos el cuadro de dilogo 6iltro avan"ado. "re'iamente de+eremos tener en la %oja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

"ara a+rir el cuadro de dilogo 6iltro avan"ado, pulsaremos en secci*n >rdenar y (iltrar de la pesta2a 2atos. 3an)o de la lista4 el filtro.

en la

qu( especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar

3an)o de criterios4 qu( seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado 7la $ona de criterios8. 6am+i-n podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opci*n Copiar a otro lu)ar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que reci+irn el resultado del filtrado. /i marcamos la casilla =lo re)istros 'nicos, las repeticiones de registros 7filas con exactamente los mismos 'alores8 desaparecern. "ara 'ol'er a visuali"ar todos los re)istros de la lista, acceder al men) 2atos < 6iltro < 4ostrar todo.

Captulo 1:: 4acros

En esta unidad estudiaremos qu- son las 4acros, en qu- nos pueden ayudar y c*mo crear macros autom%ticamente.

1:*1 Introduccin
3uando tra+ajamos con un li+ro personali$ado, es decir, que nos %emos definido con una serie de caracter(sticas espec(ficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caracter(sticas similares, perdemos muc%o tiempo en formatear todo el li+ro si disponemos de muc%as %ojas. 3on las macros lo que se pretende es automati$ar 'arias tareas y fusionarlas en una sola, a2adiendo por ejemplo un +ot*n en nuestro li+ro que al pulsar so+re -l realice todas esas tareas.

1:*2 Crear una macro autom%ticamente

5a forma ms fcil e intuiti'a de crear macros es crearlas mediante el gra+ador de macros del que dispone Excel. Este gra+ador de macros te permite gra+ar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en ED , las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programaci*n.

"ara gra+ar una macro de+emos acceder a la pesta2a 7ista y despliega el su+men) 4acros y dentro de este su+men) seleccionar la opci*n .ra&ar macro*** dems de esta opci*n en el men) podemos encontrar las siguientes opciones4 7er 4acros*** < 0onde accedemos a un listado de las macros creadas en ese li+ro. ?sar re(erencias relativas < 3on esta opci*n utili$aremos referencias relati'as para que las macros se gra+en con acciones relati'as a la celda inicial seleccionada.

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l seleccionar la opci*n .ra&ar macro***, lo primero que 'emos es el cuadro de dilogo .ra&ar macro donde podemos dar un nom+re a la macro 7no est permitido insertar espacios en +lanco en el nom+re de la macro8. "odemos asignarle un 4todo a&reviado: mediante la com+inaci*n de las tecla 36G5 ; Suna tecla del tecladoS. El pro+lema est en encontrar una com+inaci*n que no utilice ya Excel. En .uardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el li+ro acti'o, en el li+ro de macros personal o en otro li+ro. En 2escripcin: podemos descri+ir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos con'eniente. "ara comen"ar la )ra&acin de la macro pulsamos el +ot*n -ceptar y a continuaci*n, si nos fijamos en la +arra de estado, encontraremos este +ot*n en la +arra de estado donde tenemos la opci*n de detener la gra+aci*n.

partir de entonces de+emos reali$ar las acciones que queramos gra+ar, es con'eniente no seleccionar ninguna celda a partir de la gra+aci*n, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selecci*n nos puede ocasionar pro+lemas de celdas fuera de rango. &na 'e$ concluidas las acciones que queremos gra+ar, presionamos so+re el +ot*n 2etener clic en de la +arra de estado, o accediendo al men) de 4acros y %aciendo .

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1:*, E$ecutar una macro

&na 'e$ creada una macro, la podremos ejecutar las 'eces que queramos. ntes de dar la orden de ejecuci*n de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. "or ejemplo si %emos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas pre'iamente antes de ejecutar la macro.

"ara ejecutar la macro de+emos acceder al men) 7er 4acros***, que se encuentra en el men) 4acros de la pesta2a 7ista, y nos aparece el cuadro de dilogo 4acro como el que 'emos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. 0e+emos seleccionar la macro deseada y pulsar so+re el +ot*nE$ecutar. /e cerrar el cuadro y se ejecutar la macro. En cuanto al resto de +otones4 Cancelar < 3ierra el cuadro de dilogo sin reali$ar ninguna acci*n. @aso a paso < Ejecuta la macro instrucci*n por instrucci*n a+riendo el editor de programaci*n de Eisual Dasic.

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4odi(icar < +re el editor de programaci*n de Eisual Dasic para modificar el c*digo de la macro. Estos dos )ltimos +otones son para los que sapan programar. Eliminar < Dorra la macro. >pciones < +re otro cuadro de dilogo donde podemos modi(icar la tecla de mtodo a&reviado 7com+inaci*n de teclas que pro'oca la ejecuci*n de la macro sin necesidad de utili$ar el men)8 y la descripcin de la macro. &n detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posi&le des#acer la acci*n desde la %erramienta des%acer com)n, por lo que es interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que 'ayan a reali$ar cam+ios importantes.

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