Los documentos de archivo se originan en las oficinas productoras en razn al cumplimiento de una funcin o actividad.

Como producto de su trmite adquieren algunos valores como son: Administrativo, fiscal, legal, contable o tcnico, lo

cual convierte a un documento en un instrumento importante para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misin de la entidad o persona que lo genera. Posteriormente, los documentos son sometidos a un proceso de valoracin de carcter cultural e histrico el cual se denomina en archivstica CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

En Colombia el ciclo vital de los documentos tambin se conoce como Archivo Total, es decir, es el control y seguimiento del proceso archivstico en sus distintos estadios desde su produccin hasta su disposicin final o eliminacin. En esta unidad denominada ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO se pretende que el estudiante CIDBA reconozca los procesos de un Programa de Gestin Documental los cuales se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento.

 Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un Programa de Gestin Documental que se desarrollan en cada una de las etapas. Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos. Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en ella. Identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase. Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases.

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina o dependencia y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administracin y valor secundario es el que pueden tener para la investigacin histrica).

Fase Activa ARCHIVO DE GESTIN

Fase Semiactiva ARCHIVO CENTRAL

Fase Inactiva ARCHIVO HISTORICO

VALORES PRIMARIOS

VALORES SECUNDARIOS

Administrativo Tcnico Fiscal

Legal Contable

Cultural Cientfico Histrico

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin , centrales e histricos.

Gestionar los procesos o programas de gestin documental para promover la conservacin adecuada de toda la documentacin escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilizacin de procedimientos y operaciones Archivsticas.

1)

Control de Ingreso de la Documentacin.

2)Organizacin del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservacin. 4) Servicio y Control de Prstamo de los documentos. 5)Seleccin y Traslado de la Documentacin al archivo central. 6) Digitalizacin de los Documentos. 7)Atencin de estudiantiles. consultas sobre informes

8) El rea de Correspondencia debe velar tambin por la

adecuada conservacin y el control en la produccin documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos; se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

Definicin:

Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (GRGA)

Marco normativo del proceso

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Cdigo Penal Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos pblicos. Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Cdigo de Procedimiento Penal Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico. Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Cdigo de Comercio Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones. Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Actividades
La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.

Definicin:

Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. (GRGA)

Marco normativo del proceso

Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1.Radicacin de documentos

Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Impresin de rtulo de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control.

2. Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

Definicin: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)

Marco normativo del proceso

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin. Acuerdo 060 de 2001. Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribucin de documentos externos

3. Distribucin de documentos enviados

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. ? Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

2. Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

Definicin: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (GRGA) Marco normativo del proceso
Constitucin Poltica. Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones. Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin. Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22. Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de: 1. Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

Definicin: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los

documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos (GRGA)

Marco normativo del proceso

Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. Artculo 289. Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles relativos a los mismos. Ley 80 de 1993. Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50, 51,52 y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos. Cdigo de Comercio. Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D. Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional. Artculo 36. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo AGN 007 de 1994. Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija la funciones. Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD. Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD. Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin. Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados. Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin de historias laborales. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin. Resolucin MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histrica Clnica. (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN. Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo General de la Nacin. Resolucin MinProteccin Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999. NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica. NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de:
1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad (GRGA).

Actividades:

Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Actividades:

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin.

3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin (GRGA).

Actividades:

Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos. Para el caso de la descripcin archivstica, la ISAD(G), Norma Internacional General de la Descripcin Archivstica, trata las reglas generales aplicables a la descripcin archivstica sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nacin y es la norma NTC 4095, en ella se determina la formulacin de la informacin mediante veintisis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de una entidad archivstica. La organizacin de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripcin.

Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

Definicin: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

informacin que contienen. (GRGA)

Marco normativo del proceso

Constitucin Poltica. Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin. Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra. Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales... Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades pblicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les estn confiados por razn de su empleo. ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarn dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extender, pero se reservar en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregrsele al interesado. De los certificados se dejar copia en un libro de papel comn. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretaras y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carcter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspeccin de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de sta. Ningn empleado podr dar copia de documentos que segn la Constitucin o la ley tengan carcter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Ley 57 de 1985. Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin. Decreto 2126 de 1992. Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

1. Formulacin de la consulta

Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta.

2. Estrategia de bsqueda

Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta

Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.

Definicin: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad

fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (GRGA)

Marco normativo del proceso

Constitucin Poltica. Artculo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un ambiente sano. Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y liberta de reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Cdigo Procedimiento Civil. Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares. Ley 47 de 1920. Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin. Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.
LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones. Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La reproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio". Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern medidas para preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la Nacin. Artculo 12. Del Patrimonio Bibliogrfico, Hemerogrfico, Documental y de Imgenes en Movimiento.
Cdigo de Comercio. Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 1798 de 1990 Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes. Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso de sellos; prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 23. Valoracin documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservacin. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.

En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento). Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas.

Implantacin de Planes de contingencia.

Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.

Definicin: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con

miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. (GRGA)

Marco normativo del proceso

Constitucin Poltica de 1991 Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artculo 70. CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin. Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin. Ley 39 de 1981. Artculos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que de mande la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio. Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos. Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros. Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin. Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico. Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. NTC 3723. Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin. NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes. NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC 5238. Micrografa : microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.

Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas.
Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta: Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos. 1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. (Mini- manual tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.)

Recepcin de transferencias secundarias. Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservacin y preservacin de los documentos.

2. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. (GRGA)

Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoracin avalada por el Comit de Archivo.

Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin

3. Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente (GRGA).

Aplicacin de mtodo elegido. Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.

4. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. (RGA)

Determinacin de metodologa y plan de trabajo. Fines en la utilizacin de la tcnica. Control de calidad durante todo el proceso. Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. (GRGA)

Determinacin de la metodologa y plan de trabajo. Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso.

Este decreto aplica a todas las entidades pblicas en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, las entidades del estado en las diferentes ramas del poder. La norma se aplica a cualquier tipo de informacin producida o recibida por las entidades pblicas en cualquier soporte (fsico o electrnico) y que se conservan en los diferentes archivos. Es responsabilidad de los empleados pblicos aplicar las normas establecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la gestin de documentos. La coordinacin de la gestin documental se realizara por la secretaria general a travs la oficina de archivo, la gestin de los documentos se rige bajo los siguientes principios: Planeacin, eficiencia, economa, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupacin, vinculo archivstico, proteccin del medio ambiente, autoevaluacin, coordinacin y acceso, cultura archivstica, modernizacin, interoperabilidad, orientacin al ciudadano, neutralidad tecnolgica, proteccin de la informacin y los datos.

Las entidades deben formular una poltica de gestin documental con los siguientes componentes: marco conceptual, conjunto de estndares, programa de gestin de documentos, cooperacin, articulacin y coordinacin de las diferentes reas. Para la buena gestin de los documentos hay que tener en cuenta las etapas de creacin, mantenimiento y administracin de los documentos, la gestin de los documentos se realizara a partir de los instrumentos archivsticos como el cuadro de clasificacin, tabla de retencin documental, programa de gestin documental, plan institucional de archivos, inventario documental, gestin de documentos electrnicos, mapas de procesos, tablas de control y acceso. La gestin de los documentos debe contemplar los procesos de Planeacin, produccin, gestin y trmite, organizacin, transferencia, disposicin de documentos, preservacin a largo plazo y valoracin.

Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestin documental a largo, mediano y corto plazo, la implementacin y seguimiento del PGD es responsabilidad del rea de archivo de la entidad, la entidad debe tener un plan de capacitacin en el alcance y desarrollo del PGD.
Por ltimo el archivo general de la nacin realizara inspecciones sobre la implementacin y el funcionamiento del programa de gestin documental de las diferentes entidades.

Las entidades deben tener un sistema de gestin de documentos que les permita organizar, establecer plazos de conservacin, garantizar la autenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar los documentos y sus agrupaciones documentales. Las caractersticas que debe tener un sistema de gestin documental son confiabilidad, interoperabilidad, seguridad, meta descriptores, adicin de contenidos, diseo y funcionamiento, gestin distribuida (importar y exportar masivamente los documentos hacia otros sistemas), disponibilidad y acceso, neutralidad tecnolgica a travs de estndares que no dependan de la tecnologa. Los sistemas de archivo electrnico deben velar por la disponibilidad y legibilidad, visualizacin e interpretacin de los documentos al igual que su conservacin a largo plazo, se debe asegura una integridad de la informacin en los sistemas de gestin de archivos.

La gestin de documentos electrnicos debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservacin para mantener su valor testimonial, las caractersticas de los documentos electrnicos de archivo deben tener las siguientes caractersticas, contenido estable, forma documental fija, vinculo archivstico y equivalencia funcional. Para garantizar la presuncin de autenticidad de los documentos electrnicos de archivo las entidades deben definir los procedimientos de proteccin para evitar la prdida o corrupcin de los documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de almacenamiento y tecnolgico. Se debe garantizar que los documentos de archivo electrnico generados por la entidad no sea modificados a lo largo del ciclo vital mediante la utilizacin de sistemas de seguridad con el fin de conservar a largo plazo

La fiabilidad de los documentos electrnicos de archivo es una representacin completa, fiel y precisa de los hechos que da testimonio, los documentos electrnicos y la informacin contenida en ellos debe estar disponible en cualquier momento mediante sistemas que aseguren su registro o medio de registro original, para la conservacin y preservacin de los documentos electrnicos se puede conservar los documentos en sistema anlogo y digital, se debe garantizar la conservacin a travs del ciclo vital del documento electrnico. Los expedientes electrnicos como unidad mnima de archivo deben reflejar a secuencia de la diligencia dentro de un mismo trmite, se adoptara programas de foliacin de expedientes electrnicos.

En esta circular se emiten algunas recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestin de documentos, asegurando la gestin de los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la informacin, la preservacin y acceso a los documentos y a la interoperabilidad con los sistemas de informacin existentes o futuros, la anterior circular surge debido a que El Archivo General de la Nacin, dando cumplimiento a lo establecido en Ley General de Archivos y teniendo en cuenta la importancia que para el sector pblico tiene la modernizacin de la gestin documental a partir de la aplicacin de las nuevas tecnologas de la informacin.

Articulo 9 - Dec. 2609de 2012

La gestin documental en las diferentes entidades pblicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mnimo los siguientes procesos

a. Planeacin.

Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin documental.

b. Produccin.

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados esperados.

c. Gestin y trmite. Conjunto de actuaciones

necesarias para el registro, la' vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la resolucin de los asuntos.

d. Organizacin. Conjunto de operaciones tcnicas

para declarar el documento en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

e. Transferencia.

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validacin del formato de generacin, la migracin, refreshing, emulacin o conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de preservacin y los metadatos descriptivos.

f.

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental.

Disposicin

de

documentos.

g. Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y

estndares aplicados a los documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

h. Valoracin.

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva).

Ejemplo: Expediente Contractual

1. 2.

3. 4.

5.

6.

Surge a partir de la necesidades que se tienen en la entidad. Dada dicha necesidad se elaboran documentos que permitan dar a conocer la misma, lo cual son creados por la secretaria de la cual surja la necesidad. (Valor Primario) teniendo en cuenta el costo de la necesidad se lleva a cabo un proceso de contratacin estatal. (Valor Primario) Ya llevado este proceso de contratacin estatal surge el contrato, lo cual se destinara con un numero y un contratista, naciendo as a la vida jurdica para dar cumplimiento al objeto asignado para cubrir la necesidad que surgi. (Valor Primario) Al culminar el cumplimiento del expediente contractual de acuerdo al tiempo pactado por las dos partes y dadas a satisfaccin las obligaciones pactadas, debidamente finalizado y liquidado, se deja en el archivo de gestin por dos aos, luego veinte aos en el central y finalmente se decide su destino final de acuerdo objeto. (Valor Primario) Por lo general cumplidos los veinte aos se da a su eliminacin, ya que su tiempo prescribe y no son de carcter cultural, cientfico e histrico (Valor Secundario)

En se adopta y reglamenta el comit evaluador de documentos del Archivo General de la Nacin, por lo tanto el comit evaluador de documentos del Archivo general de la nacin es la instancia responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas y velar por su conservacin permanente.

Modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las tablas de Valoracin Documental, lo cual aplica para las entidades del estado del orden nacional, Departamental, Distrital y Municipal y las entidades privadas con funciones pblicas

En el se establecen los criterios bsicos para la clasificacin ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, al igual que la obligacin de la descripcin documental en el desarrollo de contratos de organizacin , custodia o administracin documental; responsabilidad de otras entidades publicas en el desarrollo de las normas sobre la gestin de documentos, al igual que la integracin de l sistema nacional de archivos de otros sistemas