Manuel Cti Pharm

Date dernire mise jour : 31/12/2013
CTI_PHARM
Logiciel de gestion de pharmacie
MANUEL UTILISATEUR
C.T.I.B. Site Web: www.ctib.dz TEL. (034) 206969/220524/216491/ Mob. 05550319 00/01/02/03
Plan du manuel
Fiche technique MENU PRINCIPAL Boutons et raccourcis NOMENCLATURE (PODUITS) INVENTAIRE DEBUT DE PERIODE LES VENTES LES RETOURS LES ACHATS LE CONTROL Mise jour du stock Mise jour des fichiers de bases Produit Lot Client Fournisseur Assur Famille Produit Forme Produit Bordereau Actuel Facture CHIFA Pharmacie Famille Produit Mise jour des paiements Paiement Fournisseur Paiement client Paiement acheteur Paiement Assureur LES EDITIONS
LE CODE BARRE LES UTILITAIRES INSTALLATION Control daces utilisateurs CONCLUSION
FICHE TECHNIQUE
CTI_PHARM est un logiciel de gestion pour les officines pharmaceutiques il permet : Dstockage des ventes CHIFA (cnas et casnos) AVANT ou APRES signature Impression directe sur logiciel de la facture chifa globale ou dtaille Control de facture CHIFA avant signature avec rapport derreurs Mise jour automatique de la nomenclature par rapport au logiciel CHIFA Vente au comptant, Vente entreprise et Echanges inter pharmacies Recherche de lots par PPA, par Dsignation ou par code barre (boitte, Lot) Affichage de vignettes de dpannage et le solde de la carte CHIFA avant signature Correction automatique du stock en cours des oprations de ventes Suivi de la caisse (Monnaie, Remise, Transfert, fond de caisse, Journal des encaissements, ) Suivi des clients ayant des instances de paiements (Assur, Non assur, Entreprise, ) Suivi des encaissements et crdits par vendeur pour une gestion multiutilisateur Suivi des recettes et dpenses caisse et banque avec dition de journaux dtaills Suivi des paiements et rejets CHIFA par centre, bordereau, facture ou par assur Gestion des premptions, des units Gratuites et des ruptures de stock en fonction des ventes Gestion des psychotropes avec impression de lordonnancier Gestion des retours clients par PPA ou par date de vente Gestion des achats, retours et paiements fournisseurs Gestion et control daccs la base de donnes avec historique des connections Prise en charge dimprimante ticket, tiroir caisse, Afficheur et lecteur code barres Prise en charge dun ou plusieurs VENDEURS sur un seul poste Impression de Facture, Bon de rception, Bon de livraison, Bon dentre-Sortie, Bon dchange, Editions dtats statistiques (Marge, Remise et Ristournes, Caisse, Stock, Relves, Journaux, ) Possibilit dexportation de touts les tats vers EXCEL, WORD, PDF et E-mail Possibilit de saisir de factures dachats domicile puis les importes au serveur de la pharmacie Logiciel sous rseau, multiutilisateurs sans limite de postes Mise jour gratuite sur internet Gnration automatique ou manuelle de code barre par produit ou par lot Impression dtiquettes code barres sur imprimante laser A4 ou imprimante spciale
MENU PRINCIPAL
Comme indiquer par cette image, le menu principal du logiciel est compos de menus suivants : Fichier : Pour la mise jour des fichiers de bases (Nomenclature, Lot, Assur, Fournisseur, ) Sortie : Pour effectuer une vente, un change ou une mise jour du stock Entre : Pour effectuer un achat ou une mise jour du stock Facturation : Pour tablir des factures de vente pour socits ou entreprises Paiement : Pour enregistrer un paiement dun client, dun fournisseur ou dun assur Caisse : Pour enregistrer les montants des caisses dpart et finale par poste Vision : Pour visualiser un rsum des ventes de la journe Edition : Pour consulter par priode ou autres critres le dtail des ventes, achat, stock, Utilitaires : Pour scuriser et maintenir les donnes Info : Infos sur le fournisseur du logiciel Quitter : Fermer le logiciel
Boutons et raccourcis
Nouvelle fiche Raccourci clavier ALT N Modifier la fiche non valide Raccourci clavier ENTREE Imprimer un document ou un tat Raccourci clavier Aucun Supprimer la fiche slectionne non valide Raccourci clavier Aucun Fermer la table ou la fiche en cours Raccourci clavier ECHAP Rendre en instance une fiche dj valide pour pouvoir la modifie Raccourci clavier Aucun Ajouter un Nouveau lot Raccourci clavier F2 Morfier un lot Raccourci clavier F7 Ajouter un nouveau produit la nomenclature Raccourci clavier F6 Modifier la fiche dun produit Raccourci clavier F8 Rechercher un lot vendu par PPA pour effecteur un retour Raccourci clavier Aucun Rechercher sil existe, un lot en cours de saisi dun bon dachat Raccourci clavier F3 Ajouter une ligne (lot) dans un bon dentre ou de sortie Raccourci clavier ALT + Supprimer la ligne slectionne dans le bon dentre ou de sortie Raccourci clavier ALT Enregistrer un document en cours de saisi Raccourci clavier CTRL S Fermer SANS ENREGISTRER la fiche en cours de saisi
Raccourci clavier ECHAP Rcuprer et dstocker la facture partir du logiciel CHIFA Raccourci clavier F5 Visualiser le contenu dune facture CHIFA pour la comparer entre le dstockage du logiciel CTI_PHARM et le logiciel CHIFA Control la facture en cours de saisi dans le logiciel CHIFA avant de la sign Les erreurs de stock et de PPA sont signales avec des couleurs diffrentes Enregistrer le paiement dun client en cours de saisi dune ordonnance sans sortir de la fentre des ventes Exporter lordonnance en cours en fichier texte pour la saisir rapidement dans le logiciel CHIFA. Rechercher tout les lots dun produit saisi dans le logiciel CHIFA pour vrifier son dstockage dans lordonnance en cours Extraire nouveau une ordonnance dj extraite du logiciel CHIFA
Afficher les consommations des trois derniers mois dun assur slectionn par son numro et ce en cours de saisi dune ordonnance Remettre A Zro une ordonnance en cours de saisi et lannule pour effectuer une nouvelle vente Parcourir la liste (produit, Client, fournisseur, Lots ou autre) pour
slectionner un de ses lments Afficher un nouveau rsultat de recherche selon les critres de slections choisis par le vendeur (Exemple la priode,)
NOMENCLATUR (LES PODUITS)
Une fois lapplication installe, il faut rcuprer la nomenclature (liste des produits remboursables) du logiciel CHIFA_OFFICINE et la nomenclature de la PARA-PHARMACIE (produits non remboursables) du fichier EXCEL LISTE PARA qui se trouve dans le dossier cti_pharm_install livr par le fournisseur CTIB Pour rcuprer la nomenclature CHIFA Slectionner le menu Utilitaires / Mise jour nomenclature/ nomenclature CHIFA Confirmer par OUI
Remarques Il faut indiquer le chemin du logiciel CHIFA_OFFICINE dans la fiche pharmacie (Fichier/Pharmacie) A chaque mise jour de la nomenclature CHIFA, Il faut la mettre jours dans CTI_PHARM Lajout dun nouveau produit remboursable nest pas possible car il est automatiquement ajout aprs la mise jour CHIFA
Pour rcuprer la nomenclature PARA (Non remboursables) Slectionner le menu Utilitaires / Mise jour nomenclature/ nomenclature PARA Cliquer sur le bouton parcourir() Slectionner le fichier LISTE PARA.xls qui se trouve dans le dossier cti_pharm_install Cliquer sur ENREGISTRER
Remarque La mise jour de produits non remboursables doit se faire uniquement une fois
Pour modifier la fiche dun produit Slectionner le menu Fichier/Produit Slectionner le produit dans la Table Produit Cliquer sur le bouton Modifier Corriger les erreurs (Ex. PPA, SHP, Prix Achat, .) VALIDER
Pour ajouter un nouveau produit, gnralement non remboursable Slectionner le menu Fichier/Produit Cliquer sur le bouton Nouveau Remplir la fiche produit VALIDER
INVENTAIRE DEBUT DE PERIODE
Pour introduire le stock de dmarrage, gnralement la premire installation du logiciel - Slectionner le menu principal Entre Cliquer sur AJOUT ou le Botton NOUVEAU, La fentre fiche bon dentre saffiche - Taper la date de linventaire - Cliquer sur le bouton parcourir (), la fentre vision fournisseur saffiche - Slectionner STOCK DEBUT DE PERIODE puis VALIDER - Taper le numro du rayon ou de la feuille dinventaire dans le champ Rf. Doc. Entre - Slectionner le type de document dachat (BL, Facture, ) - Taper le nom du produit dans le champ Nom , taper ENTREE, la fentre fiche lot saffiche pour saisir les diffrents renseignements du lot - Enfin VALIDER pour enregistrer le nouveau lot, La fentre se ferme pour revenir lcran prcdent Fiche Bon dentre - Taper directement la quantit dans la colonne Qte , - Taper ENTREE, le curseur reprend le champ Nom pour saisir le prochain lot - Rpter cette squence jusqu' fin - Taper * ou cliquer sur le Botton ENREGISTRER pour enregistrer le document
Remarque : - Taper ENTREE pour passer dun champ lautre - Taper * ou cliquer sur le Botton ENREGISTRER pour enregistrer le document en cours de saisi - Si le produit nexiste pas, utiliser le bouton Nouv. Produit (F6) pour crer le produit. - Si le lot existe dj, slectionner le lot dans table lot puis taper ENTREE pour ajouter une ligne dans la table Lignes de factures , enfin taper la quantit - Si le lot existe dj avec le mme numro de lot, la mme date, le mme prix il est automatiquement cumul avec lancien lot de mmes caractristiques - Si le lot existe dj avec le mme numro de lot, la mme date mais de prix diffrent il est automatiquement cre avec code interne diffrent - Pour introduire linventaire en fin danne, aprs au moins une anne dexistence, Cliqu sur le menu Utilitaires/Inventaire physique, suivre les tapes indiques par ce menu - Il est important de savoir quil est possible de raliser un inventaire en cours de vente (sans fermeture de lofficine) ou un inventaire avec arrt des ventes (Fermeture de lofficine) - Pour les officines ayants activs le code barres par LOT, il est possible dutiliser un lecteur codebarres mobiles (Code-barres, Quantit)
LES VENTES Pour effectuer une vente - Slectionner le menu principal Sortie - Cliquer sur AJOUT, La fentre Fiche bon de sotie saffiche, pour effectuer une vente au comptoir, un change inter pharmacie, une vente pour entreprise ou une vente chifa (CNAS et CASNOS). - A louverture de la fentre Fiche bon de sotie , le curseur se positionne dans le champ PPA, sinon dans le champ CB (Code Barre) si loption code barre est active
Vente au comptant Taper le PPA dans le champ PPA Taper ENTREE pour slectionner le lot ayant le mme PPA (utiliser les flches de direction) Taper ENTREE pour ajouter le lot slectionn lordonnance Taper la Quantit vendue Taper ENTREE, le curseur reprend le champ PPA Rpter cette squence jusqu' fin de lordonnance Taper * ou ENREGISTRER pour enregistrer lordonnance Taper ENTREE pour enregistrer le montant pay par le client, si lordonnance nest pas paye taper la valeur 0 au lieu de montant total de lordonnance
Remarque : Le nom du client slectionn est par dfaut VENTE COMPTANT Pour faire une vente crdit il faut garder les renseignements de lacheteur, Effacez le code 000000000000 du Champs Ref. Acheteur, puis taper ENTREE, une liste dacheteurs saffiche, Ajouter le code et le nom du nouvel acheteur avant de lui faire un crdit Pour faire une vente pour un client particulier (Ex. CHU, EPSP, Ecole, ), utiliser le bouton parcourir() pour slectionner le client avant de procder la vente Si le client ncessite une tierce payante, Par exemple lacheteur est une personne dans une socit, il faut taper dans le champ Ref. Acheteur le code de la personne (Acheteur), dans ce cas le crdit concerne la socit toute en tenant compte de la personne qui a pris les mdicaments Pour Changer le champ de recherche des lots, utiliser F9 pour le PPA, F10 pour le Nom ou F11 pour le Code barre Pour modifier ou supprimer une vente, Cliquer sur Sortie/Dtail
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Vente CHIFA CNAS
Pour saisir une facture CHIFA Avant de dstocker, vrifier le numro du centre payeur concern dans le champ Liste des centres payeurs CNAS ou CASNOS cliquer sur le Botton CHIFA F5 , tout les lots saisis dans la facture chifa vont tres automatiquement dstockes Une boite de dialogue saffiche (Enregistre, Vrifier, Ne pas enregistrer), cliquer sur le bouton de votre choix En cas derreur, le message UNE ERREUR DANS LA FACTURE saffiche pour vous demander une ventuelle correction en fonctions des produits saisis dans la facture chifa. Confirmer par (NON ou OUI), En cas de OUI La fentre Facture Chifa saffiche pour visualiser le contenu de la facture saisie dans le logiciel CHIFA. Slectionner le produit qui a caus lerreur. Cliquer sur le bouton Rechercher pour visualiser tous les lots en stock rpondant au critre de vente chifa. Slectionner le lot dans la table lot , taper ENTREE, taper la quantit et en fin de correction enregistrer la modification
Remarque : Le Dstockage de factures CHIFA peut tre immdiat ou dfr Tant que toutes les factures CHIFA du bordereau actuel ne sont pas dstockes, le logiciel les rcupra aprs avoir cliqu sur CHIFA F5 Une fois le bordereau cltur dans CHIFA, il faut passer au prochain bordereau dans le logiciel CTI_PHARM, sinon les factures CHIFA ne seront pas dstockes Pour clturer le bordereau dans CTI_PHARM, utilis le menu Fichier/Bordereau Actuel, Puis cliquer sur (+) ou taper uniquement le numro du bordereau actuel puis valider Pour dstocker les factures CHIFA dun centre payeur spcifique, Slectionner dans la liste liste des centres Payeurs le centre concern puis cliquer sur F5 Pour visualiser le relev des factures chifa pour une priode donne, cliquer sur le menu Edition/Relve des ES/Relve des factures CHIFA Pour visualiser la liste des ventes chifa de la journe cliquer sur le menu Vision puis sur le bouton dtail CHIFA Pour corriger une facture chifa errone (INSTANCE), slectionner la facture dans la table bon de sortie, Cliquer sur Modifier , lordonnance errone saffiche ainsi que la facture saisie dans le logiciel Chifa, Les erreurs de stock sont signales par une couleur et les erreurs de PPA avec une autre couleur, Corriger les erreurs en utilisant le Botton Rechercher et enfin enregistrer les modifications
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Vente CHIFA CASNOS Slectionner le numro du centre payeur CASNOS dans la liste des centres payeurs ou slectionner le client CASNOS Cliquer sur CHIFA F5 . En cas derreur, Utiliser la mme procdure de correction que la vente CNAS
Avancement de mdicaments pour un assur (CNAS, CASNOS) Pour avancer des produits un assur possdant une carte chifa il faut : Taper le numro de sa carte chifa dans le champ Ref. Acheteur sans changer du client Vente comptant Taper la liste des produits dans lordonnance Valider lordonnance TAPER LA VALEUR 0 DANS LE CHAMP Vers, c'est--dire que lachat nest pas pay, il faut attendre la confirmation de la carte CHIFA pour saisir et dstocker lordonnance en entier A la prochaine vente chifa, le logiciel cti_pharm control la carte et affichera le SOLDE et LA LISTE DES PRODUITS DEJA SERVIS pour le client Pour contrler la facture chifa en cours, Cliquer sur le bouton Control , dans le bon de sortie, une fentre saffiche et indique la liste des produits de lordonnance en cours ainsi que le solde et les produits dj servi pour cette carte, dans ce cas vous pouvez dstocker avant mme de signer la facture chifa et imprimer la facture chifa dans le logiciel cti_pharm (en dtail en global). Pour envoyer la facture chifa de chifa_officine vers cti_pharm, au moment de laperu avant impression dans chifa, choisir limprimante Two Pilots Demo Printer puis imprimer (Impression virtuelle), la facture est automatiquement rcuprer par cti_pharm et peut tre contrle et dstocke avant signature
Echange Inter pharmacies Pour effectuer un change inter pharmacie slectionner le client (Nom de la pharmacie) continuer lopration comme une vente au comptant
Remarque : Vrifier le sens du mouvement (Sortie, Retour) pour effectuer une sortie ou un retour En cas de retour, taper le nom du produit puis cliquer sur le bouton nouveau lot pour crer le lot reu de la pharmacie, remplir la fiche du nouveau lot, valider puis taper la quantit retourne Utiliser le menu Edition / Relev des E-S / Relev des Echanges pour contrler les montants des changes pour une priode donne Utiliser le menu Edition / Journal des ES / Journal des Echanges pour contrler les produits changs pour une priode donne Pour effectuer le control avant signature il faut installer limprimante virtuelle Two Pilots Demo Printer propos par le fournisseur CTIB
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LES RETOURS
Retour de vente comptant Pour effectuer un retour en cas de vente comptant Slectionner Retour dans le champ Mouvement slectionner la date de la vente du lot concern par le retour si la date est connu slectionner le lot dans la table Mes ventes du jour et non pas dans la table lots , utiliser licone loup pour effectuer une recherche Cliquer sur Nouv Lig. ALT + ou double clic de la souris dans la table Mes ventes du jour Taper la quantit retourne dans la colonne Qte , par dfaut toute la quantit vendue est retourne Si la date de vente nest pas connue, cliquer sur Retour de lot , taper le PPA puis valider Slectionner dans la table Mes ventes du jour le lot retourn, cliquer deux fois ou cliquer sur le bouton Nouv Lig Taper la quantit (en valeur ngative) En fin taper * pour enregistrer
Retour change inter pharmacie Slectionner Retour dans le champ Mouvement Slectionner le client Nom de la pharmacie Taper le nom ou une partie du nom du produit retourn dans le champ Nom Taper TABULATION pour le slectionne dans la table lot sil existe, sinon taper ENTREE pour le cre Taper la quantit retourne Le curseur reprend le champ Nom , rpter cette procdure pour retourn tout les lots En fin taper * pour enregistrer
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LES ACHATS Pour enregistrer une facture dachat fournisseur : - Slectionner le menu principal Entre - Cliquer sur AJOUT, La fentre fiche bon dentre saffiche - Taper la date de la facture fournisseur et non pas la date du jour - Cliquer sur le bouton parcourir (), la fentre vision fournisseur saffiche - Slectionner le nom du fournisseur puis VALIDER, Sil nexiste pas, cliquer sur NOUVEAU - Taper le numro de facture fournisseur dans le champ Rf. Doc. Entre - Slectionner le type de document dachat (BL, Facture, ) - Taper le nom du produit dans le champ Nom , taper ENTREE pour crer le nouveau lot, si le lot existe dj pour rechercher un lot dans la table lot utiliser la touche F3 ou taper TABULATION pour le slectionner - Remplir la fiche lot puis VALIDER, La fentre se ferme pour revenir lcran prcdent - Taper directement la quantit dans la colonne Qte puis tap ENTREE pour passer automatiquement la saisie du prochain lot, ainsi de suite jusqu' fin de saisie de la facture Remarque : - Taper ENTREE pour passer dun champ lautre - Taper * ou cliquer sur ENREGISTRER pour enregistrer le document en cours de saisi - Si le lot nexiste pas, utiliser le bouton Nouveau Lot (F2) pour le crer - Si le produit nexiste pas, utiliser le bouton Nouv. Produit (F6) pour le crer - Slectionner dans la liste Type le type dachat Bon de livraison, Facture dachat ou Unit Gratuite, le champ SELECTION prend automatiquement le mot BL , FA ou UG - Vrifier le total HT, TTC, PPA sans HSP de la facture. Ils doivent correspondent exactement la facture fournisseur - Si le TTC est diffrent de quelque centimes, Utiliser le champ REMISE en bas du document pour corriger la somme paye au fournisseur pour ne pas avoir dcart dans le solde du fournisseur - Utiliser la colonne remise dans la table Lignes facture en cas de remise par produits - Utiliser la colonne UG aprs avoir cocher le champ Grer UG , Pour enregistrer les units gratuites par lignes - En cas de saisi des UG par ligne, la quantit totale achete est gale la somme des deux colonnes Qte et UG - Pour grer le stock des UG, il faut enregistrer les lots sur deux lignes, la premire concerne le lot avec facture et la deuxime le lot en UG, dans ce cas chaque lot est identifi sparment selon le choix indiqu dans le champ Type dachat du Lot de la fiche lot - Dans la table lot la colonne Choix indique le choix du lot BL, FA, UG ou Blanc (aucun choix) - Pour connaitre ltat du stock par BL, FA ou UG , Utilis le menu Edition/Etat du stock/Inventaire du stock, puis filtrer la colonne Choix en fonction du type dachat BL, FA ou UG - Pour imprimer la liste des factures dun fournisseur, utiliser le menu Editions/Relev des ES/Relev des Entres puis slectionner la priode et le fournisseur concern - Pour modifier ou supprimer une facture dachat, Cliquer sur Entre/Dtail
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LES CONTROL IMPORTANTS Parmi ces contrles on peut signaler le control des ventes, des ruptures, des premptions, des psychotropes et de la caisse
Control Les ventes Gnralement le pharmacien a besoin davoir une vu globale des ventes de la journe sur un seul tat sans avoir besoin a manipul plusieurs fentres, Dans ce cas utiliser le menu principal Vision qui indiquera : Le nombre et le montant des ventes comptant Le nombre et le montant des ventes CNAS Le nombre et le montant des ventes CASNOS Le nombre et le montant des changes et autres oprations de sorties Le total des recettes Le dtail des erreurs des ventes de lots en fonction des leurs dates de premption Le dtail des ventes comptant Le dtail des ventes CHIFA Le montant Total des crdits clients
Control des Ruptures Les ruptures sont calcules la base des rotations de produits, un produit qui se vend le plus aura la plus grande quantit en stock de rupture (ou stock dalerte) Exemple, si la quantit mensuelle moyenne des ventes dun produit est de 500 boites, la rupture est calcule fonction du taux indiqu dans le champ Stock minimum/mois(%) dans le menu Fichier/Pharmacie Si Stock minimum/mois=100%, dans ce cas la rupture est de 500 (500 x 100%) Si Stock minimum/mois=50%, dans ce cas la rupture est de 250 (500x x 50%) Si Stock minimum/mois=150%, dans ce cas la rupture est de 750 (500 x 150%) Si Stock minimum/mois=25%, dans ce cas la rupture est de 125 (500 x 25%), stock min dune semaine Pour recalculer le stock minimum de tous les produits, utiliser le menu Edition/Etat du Stock/Liste des Ruptures puis cliquer sur actualiser Pour imprimer ltat des ruptures utiliser le menu Edition/Etat du Stock/Liste des Ruptures puis cliquer sur imprimer
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Remarque : - A chaque Ractualisation des ruptures, les quantits minimales par produits sont recalcules en fonctions des ventes pour la priode du dbut dexercice la date actuelle (Du : Au :) - La liste des ruptures peut tre utilise comme commande fournisseur aprs avoir afficher toutes les ruptures et avoir filtrer les produits et quantits souhaites - Les produits qui ne sont pas mouvements auront une rupture de stock zro - La liste des ruptures peut tre affiche chaque dmarrage du logiciel en fonction du paramtrage indiqu dans la fiche pharmacie Fichier/Pharmacie
Control des premptions La date de premption des lots est compare la date systme, toute date suprieure ou gale la date systme son lot est ajouter la liste des premptions La date de premption dans la fiche lot est un champ trs important, son remplissage est obligatoire, si la fiche lot est valide avec une erreur de date, elle doit tre supprime puis crer nouveau La liste des premptions peut tre affiche chaque dmarrage du logiciel en fonction du paramtrage dans la fiche pharmacie, cette alerte peut tre attribue un ou plusieurs postes en fonction de la configuration des doits daccs du Bouton Vrifier les produits prims Pour afficher la liste des premptions, utiliser le menu Edition/Etat du stock/Liste des premptions, la date de comparaison est par dfaut la date systme plus trois mois lavance, cette date peut tre modifie pour afficher les ruptures une date quelconque en gnral une date prvue (Ex. fin du mois) Pour le dstockage physique des produits, il faut imprimer la liste, puis enlev physiquement les produits concerns des rayons de la pharmacie Pour le dstockage thorique , cliquer sur Dstocker du menu Liste des premptions, un bon de sortie est automatiquement cre et enregistr dans le compte des primes, ce bon peut tre imprim, modifi ou supprim pour revenir ltat avant dstockage des produits prims Pour imprimer ou mtre jour le bon de dstockage utiliser le menu Bon de sortie , Slectionner le bon concern puis cliquer sur Imprimer ou modifier Pour avoir un journal des produits primes pour une priode donnes, utiliser le menu Edition/Journal de ES/Journal des Sorties, Slectionner le compte Prims ainsi que la priode souhaite en utilisant la loupe des colonnes, cliquer sur Actualiser puis imprimer
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Control des psychotropes Pour dclarer un produit psychotrope, slectionner le menu Fichier/Produit, slectionner le produit en utilisant la loupe de la colonne Nom commercial , cliquer sur Modifier , cocher Psychotrope puis valider Si un produit psychotrope est vendu, Le message ATTENTION, produit sous control saffiche Si une ordonnance contient au mois un produit psychotrope, son enregistrement passe par laffichage du message Ordonnance sous control, Voulez vous enregistrer les renseignements du malade , une fois confirmer par oui , la saisie des ces renseignements est obligatoire savoir : La rfrence du malade (un code interne, le nom prnom, numro de CNI et ladresse) Nom du mdecin traitant
Pour consulter lordonnancier psychotrope, slectionner le menu Edition/Journal de ES/Journal des consommations, slectionner la famille Psychothrapie et la priode puis cliquer sur Actualiser Pour consulter les consommations dun assur, slectionner le numro de sa carte et la priode puis cliquer sur Actualiser , utiliser les loupes de chaque colonne pour filtrer par dsignation, forme ou autre critres de slection Pour Imprimer ltat cliquer sur Actualiser puis Imprimer
Control de la caisse Quatre diffrents tats sont possibles pour le control de caisse, tous accessibles dans le menu Editions/Etat Financiers 1- Etat des recettes: cet tat indique le dtail des encaissements, ainsi que le total des encaissements par vendeur. choisir la priode, par dfaut la date du jour puis cliquer sur Actualiser . Pour avoir le dtail des encaissements pour un vendeur X, filtrer la colonne vendeur sur la valeur Est gale X . La table globale des encaissements indique Le montant de la caisse de dpart, le total des encaissements ainsi que le total thorique de la caisse par vendeur. La dernire ligne de la table indique la somme de chaque colonne. 2- Etat des dpenses: cet tat indique le dtail des dpenses, ainsi que le total des dpenses par vendeur. choisir la priode, par dfaut la date du jour puis cliquer sur Actualiser . Pour avoir le dtail des dpenses pour un vendeur X, filtrer la colonne vendeur sur la valeur Est gale X . La table globale des dpenses indique le nom du vendeur ainsi que le total de ses dpenses 3- Etat de la caisse : Cet tat indique le dtail (Date, Dbit, Crdit, Solde, Vendeur, ..) de toutes les oprations de la caisse en commenant par les recettes avec le nouveau solde par ligne puis les dpenses avec le nouveau solde par ligne. Pour savoir le dtail des mouvements de la caisse pour une priode, Slectionner la priode puis cliquer sur Actualiser . Pour avoir un tat des recettes et dpenses pour un vendeur X, Filtrer la colonne vendeur sur Est gale X . Dans tout les cas, la premire ligne de la table indique le solde initial, La dernire ligne indique le total des recettes, le total des dpenses, le solde de la priode ainsi que le solde final de la caisse.
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4- Journal des Encaissements : Cet tat indique le journal des encaissements et carts entre le total (Caisse dpart + Ventes) et la caisse Finale pour chaque vendeur. La caisse dpart est enregistrer par chaque vendeur au dbut de la journe, la caisse finale est enregistre par chaque vendeur la fin de la journe, Le total des ventes est calcul partir des ventes de chaque vendeur. Pour avoir les carts dune priode, Slectionner la priode puis cliquer sur Actualiser
Si le fond de caisse est toujours le mme, il nest pas ncessaire denregistrer chaque matin la caisse de dpart par vendeur, mais aussi il ne faut pas linclure dans la caisse finale, donc il suffit denregistrer le total de la caisse sans le fond la fin de journe Dans le cas ou la caisse dpart nest pas fixe, c'est--dire quil ya des ajouts la caisse dpart (Gnralement la monnaie) dans la mme journe, donc chaque ajout il faut ajouter une ligne dans la table caisse dpart, utiliser le menu Caisse/Caisse dpart puis cliquer sur Nouveau, En affichage, une seule ligne est indiqu le total des ajouts la caisse
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MISE A JOUR DU STOCK
Le stock est compos par les quantits totales des diffrents lots, Les quantits changent en fonction des oprations dentres et de sorties Le stock dproduit est la somme total du stock de ces lots, Chaque lots du produit possde son stock, pour augmenter le stock il faut enregistrer un bon dentre, pour dmineur le stock il faut enregistrer un bon de sortie
Correction par bon dentre Slectionner le menu Entre Cliquer sur AJOUT Taper la date de correction du stock Slectionner le fournisseur REAJUSTEMENT DU STOCK Taper le nom du produit dans le champ Nom Tap ENTREE en cas de nouveau lot, Sinon F3 pour choisir un lot existant dans la table Lots Taper la Quantit manquante, puis ENTREE Enregistrer le bon dentre
Remarque : - Le champ type de mouvement concerne un mouvement interne (REAJUSTEMENT DU STOCK, DECHET, DONS, PERIMES, ) ou un mouvement externe (achats fournisseurs) - Le Champ Mouvement concerne une entre (achat) ou une sortie(Avoir)
Correction par bon de sortie En cours de vente, plusieurs cas derreurs peuvent se prsents
Le stock thorique est suprieur au stock physique, dans ce cas il faut dstocker la quantit en plus Slectionner le client REAJUSTEMENT DU STOCK dans Bon de sortie Slectionner le sens du mouvement (Sortie), qui est le sens par dfaut. Ajouter le lot concern dans la table ordonnance Taper la quantit en plus ENREGISTRER
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Le stock physique est suprieur au stock thorique, dans ce cas il faut ajouter la quantit manquante - En cours de vente, la quantit dun lot nest pas suffisante - Taper la quantit vendre (Logiquement suprieur au stock thorique), Le message Quantit insuffisante, Pour le Lot, Aligner le stock Thorique eu stock physique saffiche - Confirmer par OUI, La fiche lot apparait - Indiquer la quantit existante (Stock physique aprs le comptage de boites), lcart entre le stock physique et thorique est automatiquement affich - ENREGISTRER
Remarque : - Au prochain dmarrage du logiciel, un message Vous avez mis jour votre stock, Ajuster ses quantits vous demande la confirmation de toutes les corrections du stock pendent la journe - Confirmer par OUI - La fiche Bon dentre saffiche - VALIDER
Un lot existe dans le stock physique mais ne saffiche pas dans la table lots Slectionner le client REAJUSTEMENT DU STOCK Slectionner le sens du mouvement (Retour) pour une entre en stock Crer le nouveau lot Ajouter le lot la table ordonnance Taper la quantit manquante ENREGISTRER
Le lot existe mais ce nest pas le lot quil faut pour la vente Dans ce cas il faut dstocker le mauvais lot et faire une entre en stock du bon lot Slectionner le client REAJUSTEMENT DU STOCK Ajouter dans la table ordonnance le lot avec la quantit totale VALIDER . Slectionner le client REAJUSTEMENT DU STOCK Slectionner le sens du mouvement (Retour) pour une entre en stock Crer le lot manquant (Remplir la fiche lot puis valider) Taper la quantit totale en stock du lot ENREGISTRER
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Remarque : Le lot en plus va disparaitre du stock (sortie) et le lot manquant apparait dans le stock (Retour)
Ractualiser le stock
Si le stock prsente des dcalages ou des erreurs de quantits, Il faut ractualiser le stock la date du jour Slectionner le menu Utilitaires/Ractualiser le stock Saisir la date fin (Au : Date du jour) Cliquer sur Actualiser(F9) Confirmer par OUI
Remarque : - Ractualiser le stock permet de retrouver ltat du stock nimporte quelle date antrieure (Selon la date saisie dans le champ Au :) - Si le stock est ractualis une date antrieure la date du jour il faut le ractualiser nouveau la date du jour pour retrouver le stock actuel
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Mise jour des fichiers de bases
Ce menu concerne la mise jour des fichiers de bases qui sont utiliss dans les mouvements achats ventes En slectionnant un sous menu (Exemple Sous menu Produit), Une fentre TABLE est affiche, elle comporte la liste des lments dj enregistrs par le bouton Nouveau ou modifis par le Bouton Modifier , les lments supprims par le bouton Supprimer ne sont plus rcuprables, Il faut savoir quun lment mouvement NE PEUT PAS ETRE SUPPRIME (Erreur dintgrit), pour le supprimer il faut liminer tout ses mouvements. Pour visualiser ses mouvements utiliser le menu Editions En cliquant sur le bouton Nouveau ou Modifier, Une fentre FICHE de llment saffiche pour remplir ses diffrents renseignements Licone loupe qui se trouve dans les colonnes importantes est utilise pour effectuer des recherches En cliquant sur le bouton droit de la souris sur la loupe cela permet de filtrer et de slectionner quelque lment de la table selon les critres souhaits Pour modifier un document VALIDER, il faut le dvalider, en cliquant sur le bouton Dvalider , ce bouton peut tre bloqu par le superviseur pour une catgorie dutilisateurs pour viter la suppression et la modification de documents dj valides Le menu Fichier est compos de plusieurs sous menus pour la mise jours de fichiers suivants : Produit, Lot, Client, Fournisseur, Assur, Famille Produit, Forme Produit, Bordereau et Pharmacie.
Produit Le fichier produit indique la liste des produits (DCI) ou la nomenclature utilise pour crer les diffrents lots, Cette liste comporte les produits remboursables et non remboursables selon la forme, le dosage et le conditionnement Remarque : - Le produit ne dispose pas de quantit en stock, son stock est le total des quantits de ses lots - La rupture de stock est indiqu par DCI et non pas par lot, elle est calcule en fonction des ventes - Pour imprimer linventaire par produits et non pas par lot, utilis le menu Edition/Etat du stock/Inventaire du stock, puis coch (Imprimer par produit)
Lot Le fichier lot indique la liste des lots ou le stock thorique, Cette liste comporte tout les lots en fonction du PPA, de la date de dexpiration ou du numro de fabrication (N Lot), des lots prims ou non, disponibles ou en rupture de stock
Remarque : - Il est possible de bloquer un lot pour quil devienne HORS VENTES, il suffit de cocher le champ Hors vente dans la fiche du Lot - La date dexpiration et le numro de lot ne sont pas modifiables. Si le lot est mal enregistrer, il faut le supprim avant de le mouvement - Dans le bon dentre, tout les lots sont affichs, par contre dans le bon de sortie seules les lots qui ne sont pas prims et disponibles en stock sont affichs Un produit de la nomenclature peut avoir un ou plusieurs lots selon la date de premption, le PPA ou le numro du lot. Si la date, le PPA ou le numro de lot est diffrent il faut crer un nouveau lot
Ajouter un nouveau lot Pour ajouter un nouveau lot dans le Bon dEntre ou dans le Bon de Sortie - Taper le nom du produit dans le champ Nom (F10) puis tap ENTREE - Utiliser la flche de direction BAS pour slectionner le dosage, le conditionnement et la forme du nouveau lot ou taper uniquement ENTREE si le lot ne possde quun seul dosage - Taper ENTREE pour valider la slection - Remplir la fiche lot - VALIDER Une autre mthode pour lajout dun lot Slectionner le menu Fichier/Lot
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- Cliquer sur le bouton Nouveau - Slectionner le produit puis valider - Utiliser la flche de direction BAS pour slectionner le dosage, le conditionnement et la forme du nouveau lot ou taper uniquement ENTREE - Taper ENTREE pour valider la slection - Remplir la fiche lot - VALIDER Remarque : - Le champ Lot numro reoit la valeur X si le produit est non remboursable - Le champ Remboursable est coch si le produit est remboursable sinon il est dcoch - La date dexpiration peut tre saisie sous forme de (Mois/Anne) ou (Jours/Mois/Anne) - Indiquer dans le champ type dachat du lot Rien, Bon de livraison, Facture ou Unit Gratuite - Si le produit nexiste pas il faut ajouter le produit avant dajouter ses lots - Si le champ Nom F10 contient un nom ou partie du nom dun produit, la table Vision Produits affichera une liste de produits en fonction du dosage, la forme et autre paramtre
Modifier un lot En cas derreur dans la fiche lot, Deux mthodes sont possibles pour la corriger Premire mthode : correction en cours de vente ou dachat Slectionner le lot dans la table ordonnance(Ventes) ou lignes factures (Achat) Cliquer sur le bouton Modifier Lot F7 Corriger les erreurs VALIDER
Remarque : - Une fois corrig, le lot est automatiquement modifier dans la table Ordonnance en cas de vente ou dans la table Lignes facture en cas dachat
Deuxime mthode : Slectionner le menu Fichier/lot Slectionner le lot en utilisant les loupes de recherches par colonnes de la table lot Cliquer sur le bouton Modifier Corriger les erreurs VALIDER
Client
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Le fichier client indique la liste des motifs de sorties ou ventes, Cette liste comporte Les motifs de sorties (REAJUSTEMENT DU STOCK) pour les mouvements internes Les noms des clients (CNAS, CASNOS, ANP, Entreprises ou socits clientes) pour la vente Les noms des pharmacies pour les changes inter pharmacies
C'est--dire trois modles de clients ou motif dentrs Remarque : - Le champ Type de sortie effectu dans la fiche client indique le motif de sortie qui peut tre une VENTE, UN ECHANGE ou une opration INTERNE (Gnralement des rajustements du stock), chaque client doit tre class (VENTE, ECHANGE ou INTERNE), ce champ est OBLIGATOIRE - Le champ contacte indique le nom dune personne particulire dans la socit cliente - Le champ slection permet de classer les clients et deffectuer des recherches rapides dans la table client
Fournisseur Le fichier fournisseur indique la liste des motifs dentrs ou dachats, Cette liste comporte Les motifs dentres (STOCK DEBUT DE PERIODE, REAJUSTEMENT DU STOCK, ) Les noms de fournisseurs
Remarque : - Le champ contacte dans la fiche fournisseur indique le nom dune personne particulire dans la socit fournisseur - Le champ slection permet de classer les fournisseurs et deffectuer des recherches rapides dans la table fournisseur
Assur Le fichier assur indique la liste des assurs (Nom prnom, Numro de la carte CHIFA, observation et solde initial de lassur) Lajout de numros de cartes CHIFA est automatique durant les oprations de ventes CHIFA. A chaque vente CHIFA, lassur est ajout la liste. Pour le suivi des impays, Il faut ajouter des personnes avec leur numro de carte didentit nationale ou autre code interne la pharmacie
Remarque : - Durant les ventes CHIFA, la sortie du champ rf. acheteur , si le nom du malade nest pas inscrit, une boite de dialogue saffiche pour enregistrer le nom de lassur
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- Le numro 000000000000000 indique la vente au comptant (Divers clients) - Durant le control avant signature dune facture CHIFA, lassur est automatiquement ajout la liste des assurs avec son numro et son nom-prnom - Pour ajouter un assur, utiliser aussi le menu fichier/Assur puis cliquer sur Nouveau - Pour modifier le nom-prnom ou le solde initial de lassur connaissant son numro de carte, utiliser le menu fichier/Assur puis cliquer sur Modifier
Famille Produit Le fichier famille indique la liste des familles pour le classement en groupe de produits, Exemple (Para, Cosmtique, Psychothrapie, )
Forme Produit Le fichier forme indique les diffrentes formes de mdicaments (AMPOULE, GELULES, CREME, .), ce fichier est gnralement repli avec mise jours de la nomenclature CHIFA
Bordereau Actuel Cette fiche indique les numros de bordereaux actuels CNAS et CASNOS Pour clturer le bordereau actuel et passer au prochain, il suffit de cliquer sur le bouton + puis VALIDER pour la CNAS comme pour la CASNOS, sinon taper directement le numro du bordereau puis valider Si le numro du bordereau actuel indiqu dans cette fiche est diffrent de celui dans le logiciel CHIFA, le dstockage ne seffectuera qupres correction de cette fiche
Facture CHIFA La table facture CHIFA reprsente le journal des produits vendus par carte CHIFA CNAS et CASNOS Pour visualiser une facture, rechercher son numro dans la colonne facture puis cliquer sur le bouton Visualiser
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Pharmacie
La fiche Pharmacie regroupe tous les renseignements concernant la pharmacie Les champs centre payeur cnas, centre payeur casnos, bordereau actuel cnas, bordereau actuel casnos et officine n sont importants pour le dstockage de factures chifa (Ils peuvent tre rcuprer dans le rpertoire (exemple D:\CHIFA_OFFICINE\CNAS_SIGNED\) qui se trouvent dans le serveur CHIFA Pour le bon fonctionnement du logiciel, il faut bien renseigner les paramtres par dfaut suivants - Stock minimum par DCI : Pourcentage indiquant le taux des consommations mensuelles moyennes pour le calcul du stock minimum par DCI (Exemple 25% indique que le stock minimum par produit est gal la consommation dune semaine du mois) - Nbr. de jours Premption : Pour bloquer lentre des lots ayant moins de Nbr. Jours avant la date dexpiration par rapport la date du jour, la valeur 0 dsactive ce control - Afficher la liste des premptions au dmarrage : Cocher ce paramtre pour signaler chaque dmarrage du logiciel la liste des premptions, Cette liste est accessible dans le menu Etat du stock/Liste des premptions - Afficher la liste des ruptures au dmarrage : Cocher ce paramtre pour signaler chaque dmarrage du logiciel la liste des produits en rupture de stock, Cette liste est accessible dans le menu Etat du stock/Liste des ruptures - Saisir le prix en centimes sans virgule : Pour slectionner les lots (le champ PPA F9) dans le bon dentre ou sortie en centimes (Exemple le prix 50.00 DA il faut taper 5000), cette mthode est valable pour les entres comme pour les sorties ainsi que le remplissage de la fiche lot (PPA sans SHP, PPA, Prix dachat) seront tous saisis en centimes - Utilisateur par session: ce slecteur a deux valeurs, UN pour indiquer que le logiciel lanc sur un pote est utilis par un seul vendeur, Plusieurs pour indiquer que le logiciel lanc sur un poste peut tre utilis par plusieurs vendeurs au mme temps en changeant le nom dutilisateur et le mot de passe avant de valider lopration de vente - Ne pas grer les Numros de lots : Cocher ce paramtre pour ne pas saisir les numros de lots en cours doprations dentres ou sorties, Donc les numros de lots ne sont pas pris en compte - Corriger le stock en cours de vente : Permet de saisir les quantits physiques en stock en cas de stock insuffisant en cours de vente, toutes les corrections seront enregistres dans le bon Inventaire priodique accessible aussi dans Utilitaires/Inventaire priodique, au prochain lancement du logiciel ce bon est enregistr - Activer le code Barres par lots : Cocher cette option pour permettre la saisie des achats et les ventes en utilisant la douchette code barres. Cette option peut tre active ou dsactive sur touts les postes en fonction de la disponibilit du lecteur sur le poste concern, cocher cette option pour saisir par code barres des Lots sinon des boittes
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Mise jour des paiements
Ce menu permet la mise jour des paiements des fournisseurs, clients, acheteur et assureurs - Le fournisseur concerne toute entreprise ou personne qui offre la pharmacie un produit, un service (Vendeur, Ouvrier) ou prestation de service (SONELGAZ, ACTEL, ) - Le client concerne toute entreprise diffrent de la CNAS et CASNOS, un client inconnu est identifier par le nom global VENTE COMPTANT - Lacheteur concerne toute personne qui paye un tarif de rfrence, il est identifi par sa carte CHIFA, le client inconnu identifi par le code 000000000000000 - Lassureur concerne les clients tiers payants comme la CNAS et CASNOS Le paiement peut tre effectu - Par rapport aux montant des oprations dachats et de ventes, dans ce cas chaque ligne de la table paiement doit tre mise jour par le bouton Modifier, le Montant de lopration doit tre gale au montant du paiement c'est--dire la colonne reste doit avoir la valeur total de lopration si le paiement nest effectu ou la valeur zro si le paiement est effectu - Par la mthode de versement global (un paiement pour plusieurs oprations) dans ce cas il faut utiliser le bouton Nouveau au lieu de bouton Modifier, La colonne reste aura toujours une valeur diffrente de zro, mais si le montant total des oprations est gale au montant total des paiements dans ce cas cest le montant total de la colonne reste qui est gale zro Pour connaitre le solde dans la table paiement, Utiliser le bouton Parcourir(), slectionn le client ou le fournisseur, La table paiement affichera toutes les oprations du client ou fournisseur slectionn, si aucune slection nest faite tout les mouvements seront affichs
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Paiement Fournisseur En gnral le paiement du fournisseur est par chance, Pour connaitre le montant total payer au fournisseur pour un mois donne Sectionner le menu Editions/Relves des E-S/Relev des Entres Cliquer sur le bouton Parcourir(), pour slectionner le fournisseur (ID Four.) Taper la priode (Du : dbut du mois, Au : Fin du mois) Cliquer sur Actualiser Cliquer sur Imprimer
Remarque : - Ltat imprim comporte toutes les informations concernant les achats du fournisseur (Date, Ref. facture fournisseur, Achat ou Avoir, Total TTC, etc.) - Pour sparer entre les Achats BL et FA, avant dimprimer il faut filtrer la colonne slection et choisir BL ou FA en fonction de linformation saisie dans le champ slection des bons dentres, Dans ce cas il faut imprimer deux tats (BL et FA) Pour effectuer un paiement fournisseur : Slectionner le menu Paiement/Fournisseur Cliquer sur Nouveau pour ouvrir la fiche Paiement Fournisseur Cliquer sur le bouton parcourir() Slectionner le fournisseur puis valider Cliquer sur Liste des factures , La liste des factures non payes du fournisseur saffiches Cocher les factures a payer (Dans la colonne paye), en fin cliquer sur valider Slectionner le mode de paiement Banque ou Espce Taper la date de paiement Taper la Rfrence de la pice de paiement (En gnral numro de chque) Taper le nom de ltablissement de paiement (Ex. BADR, BDL, ) Taper une observation si cest ncessaire VALIDER
Remarque - Le montant Total TTC change en fonction de la slection et de la dslection de factures - Le Total TTC augmente en cas dachat et diminu en cas davoir fournisseur - La colonne choix permet de filtrer les factures en BL ou FA - La colonne date permet de trier les facture par date dachat - La colonne facture permet de trier les factures en fonction du numro de facture fournisseur, dans ce cas la saisie de ces numros dans la fentre Entre doit respecter le numro exacte qui se trouve sur la facture fournisseur (Ex. 000125 et non pas 125, 350/2013 et non pas 350,.) - IMPORTANT, sil ya lieu de filtrer les factures, il faut appliquer les filtres (sur la date, Numro, Choix, ) avant de commencer la slection de factures - En cas de traite bancaire, Cliquer sur la colonne date (Titre de la colonne) pour trier les factures selon la date puis cocher facture par facture jusqu' avoir le montant Total TTC en bas de la fentre se rapproche du montant payer au fournisseur
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Les Charges Pour enregistrer les dpenses comme charges ( savoir, Les salaires des vendeurs, les factures tlphoniques, la location, ), Il faut crer ces fournisseurs de service (Nom de chaque vendeur, ACTEL, Location, ) puis cliquer sur le bouton nouveau dans Table paiement fournisseur remplir les renseignements concernant lopration et le paiement puis valider Toutes les charges sont enregistres dans la table paiement fournisseur Les charges ne concernent pas les achats fournisseurs ou autres oprations dentres sorties qui augmente au diminue le stock
Les Dpenses Toute opration qui conduit une dduction du solde caisse ou banque est considre comme dpense savoir les achats fournisseurs, les charges et les retraits personnels du pharmacien Chaque opration de paiement fournisseur affecte automatiquement ltat des dpenses et ltat de la caisse (ou de la Banque) Pour visualiser ltat des dpenses, Utiliser le menu Edition/Etat financier , plusieurs tats sont disponibles en impression Toutes les dpenses espces ou bancaires sont enregistres dans la table paiement fournisseur Les dpenses avoirs clients (remboursement des ventes) sont enregistres dans la table paiement client mais avec un signe ngatif(-) et non pas dans la table paiement fournisseur
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Paiement Assureur (CNAS, CASNOS) Une fois la CNAS ou CASNOS remit le cheque au pharmacien avec les remarques concernant le bordereau pay, Il faut mtre jours les paiements de lassureur pour avoir un solde exacte vis--vis de lassureur cnas ou casnos. - Slectionner le menu Paiement /Assureur - La table paiement assureur (Client cnas casnos) saffiche - Slectionner dans la colonne Bordereaux , le numro du bordereau pay - Cliquer sur Modifier - La liste de toutes les factures du bordereau saffiche (N Carte, N facture, Montant CNAS, MAJ, FAE,.) - Taper la date de paiement dans le champ Date de paiement - Taper le numro du cheque dans le champ pice de paiement - Taper le nom de la banque du cheque dans le champ Etablissement de paiement - Taper une observation dans le champ Observation - Cliquer sur Actualiser , toutes les factures du bordereau seront considres comme payes, dans ce cas le montant total du bordereau qui est le total de la colonne Montant Pay est gale montant total du cheque qui est le total de la colonne Montant du cheque - Si aucun rejet nest signal dans le bordereau, cliquer sur fermer - Si vous avez cliqu sur Actualiser par erreur, cliquer sur Annuler pour annuler lopration aprs actualisation - Pour imprimer le dtail du bordereau cliquer sur Imprimer
Remarque En gnrale le bordereau comporte toujours des erreurs (Facture annule, Facture rejete, Surfacturation, ). - Pour annuler une facture, slectionner le numro de la facture dans la colonne Facture , Slectionner Annule dans la colonne Pay . Les montants de la facture seront remis zro, il ne restera que la trace de la facture annule dans le bordereau - Pour signaler une facture rejete, slectionner le numro dans la colonne Facture , Slectionner Non Paye dans la colonne Pay . Dans ce cas le solde du bordereau nest pas nul, le total de la colonne Montant Reste est positif il est gale au total des factures non payes ou rejetes - En cas derreur dans le montant de lordonnance (Ex. au lieu dune boite, on a factur deux boites), Dans ce cas il faut taper le montant exact pay par lassureur dans la colonne Montant du Cheque . Un cart dans le solde sera signal, mettre le montant de lcart de la colonne Diffrence pour annuler cet cart et pour solder le bordereau actuel
- Pour annuler une facture avant le rapport de la CNAS c'est--dire juste aprs le dstockage, Slectionner lordonnance dans la table des ventes Sortie , Cliquer sur Modifier puis sur RAZ , Lordonnance gnralement en double sera annule est remise zro toute en gardant la trace de la facture dans le bordereau en cours
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LES EDITIONS
La recherche, le tri et le filtrage de tables En gnral, chaque colonne de table comporte le nom de la colonne, droite du nom une petite LOUPE et gauche du nom deux flches superposs (Haut/Bas) - Si on clique directement sur la loupe, un champ de saisie souvre pour taper un texte, un chiffre ou une date pour effectuer une recherche dans la table selon la valeur saisie dans le champ colonne - Si on clique directement sur le nom de la colonne dans ce cas le premier cliquer tri la table selon lordre croissant le deuxime clique la trie selon lordre dcroissant - Si on clique AVEC LE BOUTON DROIT de la souris sur la loupe un menu contextuel saffiche pour choisir entre rechercher ou filtrer , On slectionnant filtrer, plusieurs conditions saffichent pour choisir une, par exemple : o Est gal : pour nafficher que les lignes de table ayant la valeur saisie o Suprieur : pour nafficher que les lignes de valeur suprieur la valeur saisie o Est diffrent de o .
Filtre sur une colonne DATE
Filtre sur une colonne TEXTE
Dans le cas de champs texte, dautres conditions sont possibles (Exemple : Commence par, Contient, Se termine, Ne contient pas, .)
Remarque : - Si une colonne de table est sous filtre il faut supprimer le filtre aprs consultation des rsultats recherchs, Cliquer sur le bouton droit de la souris sur la loupe de la colonne sous filtre, Sectionner Supprimer le filtre du menu contextuel - Il est possible de filtrer une table sur plusieurs colonnes la fois dans ce cas cliquer sur le bouton droit de la souris sur la loupe de la premire colonne, Filtrer, cliquer sur le bouton droit de la souris sur la loupe de la deuxime colonne, filtrer, ainsi de suite, une fois visualiser le rsultat de recherche il faut supprimer les filtres ou fermer uniquement la table (en fermant la table, tout les filtres sont dsactivs) - Seules les colonnes possdant licne loupe peuvent tres filtres - Si une colonne est filtre, licne filtre est affiche la place de licne loupe, licone loupe saffichera aprs avoir supprim le filtre de la colonne
- Utiliser un ou plusieurs filtres pour diter un tat selon les critres de votre choix.
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Le menu principal Edition est compos des sous menus suivants :
Les sous menus du menu Edition sont dtaills ci-aprs Etat du stock
Etat Financier
Relev des E-S
Journal des E-S
Etat des paiements
LE CODE BARRE
Le logiciel utilise deux type de code barre, le code qui se trouve sur la boitte et le code barre du lot gnr automatiquement par le logiciel Le code barre de la boitte permet la saisi des achats avant limpression des tiquettes codes barres Le code barre du lot permet la vente en respectant le numro, la date et le PPA du lot, ce code est trs important pour les inventaires rapprochs La liste des codes barres des boittes sont remis avec le logiciel pour les clients ayant activ loption code barre, pour rcuprer la liste des codes Barres Produits, Slectionner le menu Utilitaires/Mise jours nomenclature/Codes Barres Boittes Les produits nayant pas de code barre peuvent tre imprims directement sur une imprimante laser A4 de bureau (lImprimante code barre est aussi supporte) pour cela Utiliser le menu Edition/Vignette code-barres , ces codes sont gnrs automatiquement par le logiciel sans aucune intervention de lutilisateur Le code barre peut tre activ sur un ou plusieurs postes selon la disponibilit du lecteur, Cocher le champ Lecteur Code Barre pour activer ou dcocher pour dsactiver le code barre sur un poste donne Pour les inventaires il est prfrable dutiliser un LECTEUR MOBIL (sous forme dun portable), scanner les produits (Code barre ; Quantit), Connecter le lecteur au microordinateur, rcuprer linventaire puis enregistrer
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LES UTILITAIRES
Ractualiser le stock Vrifier et corrige le stock, cette opration est automatiquement effectue chaque fin de journe sur le serveur. Pour cela il faut toujours teindre le serveur du logiciel en dernier
Sauvegarde de donnes Effectue une sauvegarde par jours dans le dossier archives du logiciel, cette opration est automatiquement effectue chaque fin de journe sur le serveur
Importer-Exporter BDD Cette option vous permet dexporter la base de donnes gnralement vers un flash disque pour la rcupre sur un PC portable ou PC domicile dans le but de visualiser les oprations effectues dans la pharmacie
Cette option peut tre utilise pour saisir des factures dachats la maison puis les fusionnes avec celles saisie la pharmacie en utilisant le bouton Importer de la table Entre
INSTALLATION Pour installer le logiciel sous rseau, il faut au minimum deux postes, le serveur CHIFA et un autre micro comme serveur pour le logiciel CTI_PHARM, Mais pour une installation mono poste les tapes suivantes ne sont pas ncessaires Chaque micro doit avoir une adresse IP fixe (Exemple 192.168.1.2 pour le poste CTI_PHARM), ces micros doivent tres relis soit par cble crois (02 potes) ou par un Switch (plus de 02 potes) pour former un rseau local avec un nom du groupe (Ex. MSHOME, WORKGROUP ou autre nom) Sur le serveur CHIFA il faut Partager le dossier CHIFA_OFFICINE en lecteur seule.
Sur le serveur du logiciel CTI_PHARM Crer un dossier cti_pharm_exe qui servira de dossier dinstallation pour les autres postes et le partag en autorisant les utilisateurs du rseau modifier son contenu. Crer un dossier cti_pharm_bdd qui servira de dossier de base de donnes pour lapplication CTI_PHARM et le partag en autorisant les utilisateurs du rseau le modifier Crer un dossier cti_pharm_archive qui servira de dossier darchive pour les copies de secours et le partag en autorisant les utilisateurs du rseau modifier son contenu.
Une fois les 03 dossiers sont cres et partags, il faut installer le logiciel partir du dossier cti_pharm_install
Etape 01 Cliquer sur Install_Serveur.exe se trouvant dans le dossier dinstallation cti_pharm_install Le logiciel doit tre install dans le dossier cti_pharm_exe sur le volume (D :) ou autre
Etape 02 Taper dans le champ Chemin des fichiers de donnes lemplacement de la base de donnes comme dj indiqu prcdemment (exemple \\192.168.1.2\cti_pharm_bdd) ou utiliser le nom de partage (exemple \\nom_serveur\cti_pharm_bdd)
IMPORTANT : la mthode par nom du groupe est la meilleure du point de vu vitesse
daccs par rapport la solution par adresses IP, donc il est conseillez dutiliser un rseau avec nom de groupe
Dans cet exemple Prive est le nom du serveur cti_pharm, le chemin de la base de donnes est donc \\prive\cti_pharm_bdd
Etape 03 Cette tape concerne la configuration du groupeware c'est--dire lemplacement des LOGIN utilisateurs et leurs droit daccs, taper la mme adresse que lemplacement de la base de donnes comme indiqu dans ltape prcdente (Ex. \\192.168.1.11\cti_pharm_bdd) ou (\\nom_serveur\cti_pharm_bdd) dans les deux champs.
Remarque Pour une installation sur un poste, gnralement le poste CHIFA, dans le cas dune pharmacie qui npas de rseau, le contenu des champs Chemins des fichiers de donnes et le chemin du groupeware indiqus dans les tapes 02 et 03 est remplac par d:\cti_pharm_bdd qui reprsente un chemin local de la base de donnes c'est--dire ce nest pas ncessaire dindiqu \\192.168.1.11\cti_pharm_bdd ni \\nom_serveur\cti_pharm_bdd comme expliqu dans les tapes prcdentes
Etape 04 Les 03 tapes prcdentes sont les tapes dinstallation de lapplication sur le serveur du logiciel Pour utiliser le serveur comme un poste Ouvrir le dossier d:\cti_pharm_exe Cliquer sur INSTALL.EXE , linstallation va dmarrer cliquer uniquement suivant
Pour installer lapplication sur les postes rseaux : Allez dans Favoris rseau, slectionner cti_pharm_exe dj cre et partag Cliquer sur INSTALL.EXE , linstallation va dmarrer cliquer uniquement suivant
A la fin de la premire installation cliente, le logiciel se lance automatiquement en vous demandant le nom utilisateur qui par dfaut superviseur majuscule ou minuscule et le mot de passe qui est aussi superviseur
Taper OK puis lancer lapplication , une fentre vierge souvre pour remplir les informations de lofficine
Etape 05 Remplir la fiche pharmacie, compose des champs suivants : Nom de la pharmacie Centre payeur et Bordereau CNAS, Centre payeur et Bordereau CASNOS, Officine Numro Chemin du logiciel CNAS et chemin logiciel CASNO, Utiliser le nom du groupe de travail rseau (Ex. MSHOME) en cliquant sur le bouton parcourir puis favoris rseau, Tout le rseau, Rseau Microsoft Windows, nom du groupe, Nom du serveur CHIFA et enfin slectionner Le rpertoire CHIFA_OFFICINE . Remplir les autres champs,., VALIDER Si la mise jour de la nomenclature est demande, taper OK.
Dsinstaller le logiciel Pour dsinstaller le logiciel, ouvrir le dossier cti_pharm_exe, excuter WDUNINST.EXE Une fois le logiciel dsinstall, vous pouvez le rinstall sans aucune perte de donnes Pour changer de serveur cti_pharm, il faut copier le dossier cti_pharm_bdd vers la nouvelle machine, puis installer nouveau lapplication sur le serveur comme indiquer dans les tapes prcdentes Pour reconnecter les potes au nouveau serveur, il suffit de dsinstaller cti_pharm sur chaque machine, puis rinstaller partir de favoris rseau (Exemple \\serveur\cti_pharm_exe)
Control daces utilisateurs
Si lutilisateur est un superviseur Mode superviseur , le bouton Configurer les droits daccs saffiche, on cliquant sur ce bouton, une table de la liste des menus saffiche pour active ou dsactiv Gris, Invisible ou inactif un menu ou un sous menu, Exemple le menu Fichier ou le sous menu Fichier/Lot
Conclusion CTI_PHARM est un logiciel de gestion qui a pour objectif de simplifier lutilisation de loutil informatique pour tous les utilisateurs novices dans la micro-informatique Son avantage par rapport la majorit des logiciels existants est sa vitesse de recherche mme sous un rseau local plusieurs postes sans oublier les techniques dintelligences artificielles intgres dans le but de rduire la taille de lapplication et daugment son efficacit
Remerciements Nous remerciant toutes personnes Pharmacien, Docteur, Distributeur ou Collaborateur pour nous avoir aid ltude et la ralisation de ce projet que nous esprons aidera lutilisateur a bien gr son officine et amliorer sa mthode de travail dans lintrt de son entourage socioprofessionnel Merci pour tous Nordine IGHIT Copyright 2012
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Date dernire mise jour : 31/12/2013

Logiciel de gestion de pharmacie

LE CODE BARRE LES UTILITAIRES INSTALLATION Control daces utilisateurs CONCLUSION

NOMENCLATUR (LES PODUITS)

INVENTAIRE DEBUT DE PERIODE

Vente CHIFA CNAS

MISE A JOUR DU STOCK

Mise jour des fichiers de bases

Mise jour des paiements

Filtre sur une colonne DATE

Filtre sur une colonne TEXTE

Le menu principal Edition est compos des sous menus suivants :

Relev des E-S

Journal des E-S

Etat des paiements

IMPORTANT : la mthode par nom du groupe est la meilleure du point de vu vitesse

Control daces utilisateurs

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