2.1 Manuel de procdures : Dans cette section, nous allons voir la procdure de vente dtaille de la socit.

2.1.1 Principes gnraux : Daprs le manuel des procdures, il faut sassurer que : * Toutes les ventes sont autorises ; * Toutes les commandes clients sont excutes rapidement ; * Toutes les ventes de marchandises ou de prestations de service sont correctement factures ; * Toutes les crances nes des ventes sont correctement enregistres et rapidement recouvrs et * Les fonctions incompatibles sont spares. Il est trs important aussi dassurer la sparation des tches savoir : la livraison ; les facturations ; lencaissement et le suivi des comptes clients.

2.1.2 Documents utiliss : Les documents ncessaires lors dune vente sont : * Bon de commande client ; * Tarif ; * Devis, prix ; * Fiche de suivi client ; * Bon de sortie ; * Bon de livraison ; * Factures ; * Tableau de suivi client- chancier.

2.1.3 Description des procdures :

2.1.3.1Etablissement et mise jour des tarifs :

Le responsable Marketing effectue au moins tous les 4 mois une tude de prix .Dans ce cas, il devrait trouver le moyen de connaitre les prix des journaux des concurrents afin quil puisse comparer par rapport aux prix de la socit afin de rester toujours meilleur par rapport eux. Le responsable devrait transmettre le rsultat de ltude au Conseil dadministration pour lapprobation et fixation des prix de vente.

2.1.3.2Etablissement de Devis ou pro forma la demande du client : Cette phase consiste dtablir un devis ou une Facture Pro forma partir des Tarifs en vigueur. Apres, le responsable fait viser le devis ou la Facture pro forma par la Direction. Circuit des ventes * Rception et approbation des bons de commande- client (BC- CLI) Le service courrier reoit, enregistre et transmet au Responsable commercial le Bon de commande- client reu. Ensuite, le responsable commercial lenregistre, met jour son rpertoire client. Apres, il vrifie la solvabilit du client et les conditions de vente convenues. Le commercial tablit un Bon de Commande Interne conforme au BC .Enfin, il le transmet au responsable marketing pour que ce dernier puisse faire une contrle. * Etablissement de fiche client et livraison des prestations des marchandises : Lors de cette phase, le commercial tablit une Fiche- client avant denregistrer les prestations effectues et le transmet au service facturation * Etablissement et approbation de facture de vente : Le responsable de facturation ouvre le compte client et tablit la facture de vente en quatre (04) exemplaires partir de la fiche client, BL et le BCI. Ensuite, il vrifie le montant, les quantits, les prix, les taxes, et les remises de la Facture de vente. Puis, il vrifie les modalits de paiement convenu avec le client et joint la fiche client dment approuv au BL et BC CLI la facture de vente en 4 exemplaires et le transmet la direction pour visa. Aprs la signature des factures, un exemplaire de la facture doit tre remis aux clients. Dans ce cas, les clients effectuent une dcharge de rception de la facture ; * Un exemplaire de la facture dment sign par le client la comptabilit ;

* Un exemplaire de la facture est remis au responsable de recouvrement ; * Un exemplaire est enregistr dans le registre des ventes ou le journal des ventes avant de les classer ; Un livre journal faisant ressortir les dtails de vente crdit et au comptant est tenu par le responsable. * Ventes crdit, * Ventes au comptant : payes par chques et payes en espces. 2.1.3.3 Traitement des retours de marchandises : Le responsable des Stocks doit : * Vrifier si les procdures de sorties ont t respectes lors de la livraison des articles retourns ; * Etablir un Bon de Rception (BR) en 2 exemplaires pour le retour de marchandises au vu de la facture certifie par le client sur le motif du retour ; * Mettre jour la situation de stock et classe BR1 ; * Transmettre le BR2 au facturier. Le responsable facturation doit: * Vrifier les BC client, BS, BL et BR de retour ; * Etablir une demande davoir appuye par la facture retourne et certifie par le client et soumet cette demande la Direction Gnrale pour approbation ; * Etablir une Facture dAvoir (FA) pr-numrot en 2 exemplaires, lAvoir fait rfrence la facture modifier et porte le motif, ou lAvoir (avarie, non-conformit de marchandises ou services) ; * Joindre la facture faisant lobjet de lAvoir, le BR e lAvoir et transmet le tout pour approbation e signature la Direction Gnrale ; * Envoyer un exemplaire de lAvoir (AV1) vis au client ; * Transmettre AV2 au RCO pour comptabilisation

2.2.2 Procdures : Toutes les factures sont tablies aprs rception de la commande du client. En effet, il nest pas exig des simples clients tels que les grossistes (vente des journaux), les clients potentiels (vente surface publicitaire), un BC ; les commandes sont donc prises par tlphone, soit de bouche- oreille. Les commerciaux remplissent le BC ou le Devis ou le pro forma dans lequel il est possible de voir la liste de toutes les commandes quelles soient formelles ou non. Suite cela, si le client achte au comptant, le commercial transmet une photocopie du BC au caissier. La facturire tablit la facture sur le GESCOM, ainsi elles apparaissent directement dans la comptabilit. Celles- ci sont tablies en quatre exemplaires dont loriginal est remis au client, une copie au service comptabilit, une autre copie au responsable de recouvrement et la dernire copie est conserve par le responsable de facturation. Dans le cas dune vente au comptant, la vente est effectue directement auprs du caissier lencaissement est effectu par le caissier et la saisie des encaissements par le responsable de facturation. Dans le cas dune vente crdit, lencaissement est effectu par lagent de recouvrement la date de lchance prvue. Une fois que la commerciale a fini dtablir le BC, elle lenvoie directement au responsable de facturation pour que ce dernier puisse tablir la facture qui correspond au BC (04 exemplaires). Ensuite, le responsable lenvoie au DAF ou au responsable marketing pour le faire signer et comptabiliser. Aprs, le facture sera comptabilise et classer pour attendre la date dchance du paiement.

Le diagramme se prsente comme suit : Figure n01 : schma des procdures de vente des surfaces publicitaire ou des journaux : (Source : investigations personnelles)

Rception commande Commercial

Enregistrement dans le BC

Paiement au comptant Demande dautorisation au DG

Oui

Non

Caissier Transmission la caisse

Autorisation

Avis au client Rception paiement

Responsable facturation

Transmission au responsable de facturation Transmission au responsable de facturation

Facturation Facturation

Transmission au DAF ou Responsable marketing

Transmission au responsable de recouvrement

Transmission original au client

Responsable facturation

Classement dfinit/ attente de paiement

3. DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS -------------------------------------------------

-------------------------------------------------

Cette partie sera consacre aux discussions et la prsentation des recommandations dans le but de contribuer lamlioration de lorganisation de la socit, la rsolution de ses problmes ainsi quau dveloppement de ces dernires.

3.1 Discussion Ces diverses tudes ont permis didentifier les forces et les points amliorer qui ncessite des amliorations sur la socit. De plus, lenvironnement o se trouve la socit est compos dindividus trs influents, tel que dans le concurrents ,les clients, les institutions financires et le reste du monde. De ce fait, il y a lieu de voir les opportunits et les menaces se prsentant la socit. 3.1.1 Discussion de la premire hypothse : Les procdures de vente sont bien appliqus au sein de lentreprise

Afin de pouvoir confirmer ou infirmer lhypothse, nous avons identifi les points forts ainsi que les points amliorer de la socit daprs les rsultats du questionnaire du contrle interne. Mais avant de voir tout cela, nous allons passer dabord aux discussions sur les deux hypothses. * Protection du patrimoine : Avant de raliser une vente, la commerciale doit suivre trois (03) tapes.

* Autorisation de vente, * Vrification, * Etablissement du BC. En conclusion, la socit ne court pas de risque imminent sur la protection de ses biens. Mais la socit connait souvent des problmes de liquidits car les clients ne rglent pas leurs dus lchance. Daprs le test sur les crances,( tableau n04), 41.8 des crances seulement sont rgles lchance. Certaines crances nont mme pas t payes 80 jours aprs lchance. Cela rside dans le fait quil ny a pas de suivi des chances temps car lagent de recouvrement nest pas toujours disponible pour le faire cause de linexistence de moyens de transport. Il devrait marcher pieds et/ou prendre le bus pour faire le recouvrement do il na pu recouvrer tout les clients un temps rel. Par consquent, les clients ne payeront pas de leur propre gr si la socit ne rclame pas. * Lorganisation des procdures : Pour le QCI sur lorganisation des procdures, nous pouvons dire que la socit a une bonne organisation. Toutes les oprations de vente sont dissocies des oprations dencaissement. Les oprations sur la vente sont indpendant des oprations dachat. Tous les chques sont endosss ds rception pour viter les risques de vol et les argents liquides sont verss dans la banque tous les jours. Le caissier est une autre que le comptable. La commerciale ne peut pas accorder un crdit au client sans avoir lautorisation de la direction afin dviter lexistence des clients douteux. A propos de la conciliation comptable, les comptes clients sont concilis avec le grand livre. Le comptable effectue chaque mois une vrification au niveau des comptes clients par rapport aux grands livres de la socit. Ces diffrentes dmarches permettent didentifier les risques possibles qui peuvent en freiner la bonne marche de la vente au sein de la socit. Cette procdure est dj tablie dans le manuel de procdures et est appliqu par le personnel qui participe la ralisation de la vente. Ainsi, les procdures sont biens appliques dans la socit. Ce qui confirme notre premire hypothse. 3.1.2 Discussion de la deuxime hypothse : les procdures de vente ne sont pas appliqus que par quelques membres du personnel * Sparation des tches : Daprs le tableau didentification, nous avons vu que le responsable commercial fait quelque fois le travail de lagent de recouvrement tel que le recouvrement et lencaissement des dpts. De ce fait, rien ne les empche dencaisser le chque s pour leurs propres comptes, de percevoir

des intrts, puis de restituer le montant initial de chques la socit. Il en est de mme pour le paiement en espces. Le responsable commercial pourrait tre tent de les utiliser et les restituer la socit aprs certain temps. Il pourrait sarranger avec le client de la date de paiement. * Suivi des procdures : A propos du diagramme de circulation de documents, le rsultat nous montre quil y a quelques procdures que le personnel ne suit pas .Certains membre du personnel dans le dpartement Marketing et commercial ne suivent pas correctement la procdure. Les BC original ne sont pas transmis temps auprs du client. Il est noter qu chaque commande ou paiement du client, le commercial doit tablir un reu en 04 exemplaires et de retourner loriginal au client aprs signature du client et du commerciale mme la date du paiement .Il a t constat grce un sondage que le commercial ntablissent pas le reu en temps rel ; c'est--dire la date mme du paiement car daprs le rsultat du sondage sur les reus, 66 ,66 % des reus originaux nont pas t transmis au client. Cela concerne les reus de paiement des grossistes sur les provinces. Le responsable a peut tre oubli de les transmettre aux clients ou il ne le fait pas tout simplement car il ne voudrait pas le faire ou il a encore beaucoup de travail faire. * Les factures davoir : Il est notre que le commercial devrait toujours vrifier le montant, le nom du client, la mode de facturation et les demandes du client avant de signer le BC, de mme pour le responsable de facturation, il devrait toujours faire de contrle et de vrification avant dimprimer le facture .Sil existe quelque chose qui lui semble flou, il devrait demand au commercial qui avait tablit le BC avant dtablir la facture. Mais, daprs les rsultats, des observations que nous avons faites, sur les factures de vente ralises par la socit du Janvier en Octobre 2010, nous avons constat lexistence des demandes de facture davoir par les clients. Les raisons sont diverses (cf. Tableau n08). Le responsable de facturation mme le responsable marketing qui signe et contrle le facture ne remarque pas lexistence des fautes sur le facture. Do, quand lagent de recouvrement remet la facture avec les pices justificatives auprs des clients lors du recouvrement, ces derniers refusent de payer car la facture ne correspond pas leur demande : le montant payer et/ou le nom du client est erronCes avoirs grves le chiffre daffaires, freinent lencaissement car les clients mcontents bloquent les paiements et entachent la bonne rputation de la socit. Somme tout, tout cela nous permet de dire que la deuxime hypothse est confirme. Le responsable marketing signe aveuglement les factures sans vrifier si les informations contenu dans le BC sont conformes celles de la facture de plus il fait le recouvrement. Voici un tableau qui rcapitule les points forts et les points amliorer sur lorganisation interne de la socit.

Tableau n09 : les points forts et les points amliorer POINTS FORTS | CONSEQUENCES |

* La socit suit les normes de la procdure qui concerne leur relle application | * La direction et/ou lauditeur peut faire facilement de contrle au niveau des ventes ralis | * Les dossiers des mauvaises crances sont analyss par une personne responsable qui est capable de prendre des dcisions afin que la socit ne perde pas assez dargent | * Patrimoine protg * Protection des actifs | * La socit effectue de versement auprs de la banque tous les jours * Tous les chques sont non endossables | * Rduction de risque de vol |

POINTS A AMELIORER | CONSEQUENCES

* Les commerciaux ntablissent pas les reus de paiement des clients en province la date du paiement et les originaux des reus ne sont pas retourns aux clients temps rels | * Risque de dtournement car les commerciaux pourraient tre tent de profiter largent de la socit. | * Les clients ne rglent pas leurs dus lchance | | * Problmes de liquidits frquents

* Pas de conciliation dtaille des comptes clients majeurs

| * Risque dcarts

| | *

* Les recouvrements sont effectus quelques fois par le responsable marketing Risque de mauvaise foi et de dtournements de la part du responsable marketing ; * Incompatibilits de tches. |

* Pas de double contrle de lenregistrement comptable de toutes les factures. | * Risque domission ou de double comptabilisation des factures ; * Incidences sur les recettes, le rsultat et la TVA | * Pas de contrles effectus sur les factures, ni sur les prix, ni sur les conditions | * Risque derreur de calcul du prix de vente, les taxes ; * Comptes de recettes et de rsultats minors ou majors. | * Les factures une fois tablies ne sont pas compares avec les bons de commande | * Risque dcarts entre quantits livres et quantits factures ; * Incidence sur le rsultat. |

* La comptabilisation des mouvements dans le journal nest pas effectue tous les jours | * Risque domission et dincidence sur le rsultat | * Absence dorganisation de travail au niveau du dpartement de la finance et de la comptabilit | * Non accomplissement des tches et existence de dsordre. |

3.1.3 Les opportunits : La pratique de nouvelle mthode comme lchange de service avec des nouveaux clients est une grande opportunit pour la socit car cela le permet dtre connu par tout le monde. 3.1.4 Les menace : Dans le secteur o se trouve la SMC presse, nous pouvons constater une certaine menace vu limportance du media Internet qui permet un suivi, une polyvalence (vido, image, blog) quaucun autre mdia ne peut prsenter, avec une discrtion de la lecture dune page web contre la lecture dun journal au bureau. Daprs le sondage dopinion que nous avons fait, la crise politique qui frappe le peuple malgache actuellement reprsente une menace pour la socit. Le pouvoir dachat des clients ne cesse pas de diminuer alors que le prix des fournitures augmente toujours. Le nombre des clients qui font des publicits et achte des journaux ont diminu.

3.2 Recommandations : Suite aux rsultats identifis en sus, des recommandations seront apportes ci aprs au niveau du cycle vente de la socit.

* Service commercial : La socit devrait faire un contrle chacun doit rester dans son fonction de faire le car ce nest pas conforme aux principes de la socit. Le responsable marketing devrait toujours connatre ou avoir quelques informations sur les clients avant de les accorder un crdit pour viter le risque de non paiement (clients douteux) Pour le recouvrement, un tat des chances devra tre remis lagent de recouvrement afin quils puissent faire le suivi rgulier. Pour viter les retards de recouvrement, les agents devront prvenir 03 jours avant lchance les clients afin que ces derniers prparent le paiement temps.

Pour instaurer une remonte de la communication, les agents devront rendre compte la Direction Gnrale chaque fin de journe, des crances qui ont t payes au cours de la journe et celles qui ne lont pas t. Des rclamations devront tre faites aux clients qui ne rglent pas lchance. Enfin, les reus de paiement devront tre tablis et remis en temps rel par les agents recouvreurs sil sagit de clients Tananarive et/ou par le commercial sil sagit des grossistes en province.

* Service facturation : Le responsable devrait faire un rapprochement entre le bon de commande et le chemin de fer avant dtablir les factures (vente surface publicitaire). Pour amliorer le contrle, il est prfrable que le numro de facture et du BC soit le mme, et deffectuer le cumul de ces factures par le service facturation. Concernant les omissions ou les erreurs sur les factures, le responsable de facturation doit le vrifier avec le bon de commande : rapprochement des quantits commandes, date de parution sil sagit de la publicit, ces documents seront ensuite envoys aux commerciales pour quils puissent faire une dernire vrification avant de les transfrer au responsable marketing pour approbation. * Service comptabilit : Il est recommand que le responsable administratif financier faire contrler sur un mois les factures comptabilises, payes et celles qui sont classes par le service de facturation. Cette procdure permettra de prserver le patrimoine de la socit. Pour cela, le responsable de facturation doit totaliser les factures tablies mensuellement. En effet, des contrles effectus ont permis de dtecter des carts entre le solde du brouillard du journal tenu par le comptable et le solde des recettes une date donne. Ceci permis daffirmer que le responsable de recouvrement ou le responsable marketing utilise largent de la socit pour ses propres comptes pendant un certain temps avant de le retourner la caisse. Afin dassurer le bon fonctionnement du travail au sein du service comptabilit et finance, la socit devrait penser une provocation dune runion hebdomadaire afin de : * voir le droulement des activits, * voir le perfectionnement des agents * de restaurer la discipline. Diagramme de circulation du cycle des ventes : nouvelle organisation (cf. annexe11)

CONCLUSION

La mise en place du contrle interne nest pas seulement ddie aux grandes entreprises mais elle est possible de ladapter selon les besoins de tout un chacun et selon les objectifs viss. Mme en matire de cot, il est toujours possible de concevoir quelque chose de plus simple pour commencer amliorer au fur et mesure selon lobjectif. Ce rapport a t rdig pour montrer comment nous pourrions amliorer lorganisation interne de la socit. Pour avoir des rsultats escompte, la possibilit de donner des recommandations, plusieurs matriels et mthodes ont t utiliss. En effet, le travail a commenc par la prise de connaissance gnrale de la socit afin de connatre et de comprendre ses pratiques. Aprs avoir compris et apprcie limportance relative devant tre accorde au domaine contrler, des points de contrle ont t dfinis pour le cycle de vente afin de ne pas dpasser le cadre dtude. Les points de contrle ont t tests puis analyss scrupuleusement afin de dboucher des recommandations ralistes. Il est noter que ces recommandations nauront aucune importance si elles ne seront pas suivies. Les rsultats de lanalyse ont permis de conclure que la socit court des risques de dysfonctionnement. De ce fait, la premire hypothse concernant lapplication des procdures au sein de la socit a t confirme. La seconde hypothse a galement t confirme car certains personnel dans le dpartement marketing et commercial ne suit pas les procdures quelques fois. Il est recommand la socit de faire des contrles rguliers des factures de vente ainsi que sur les comptes de client afin dviter les risques de dtournement dargent. De plus, elle devrait organiser un recyclage des employs pour dvelopper leur savoir pour quils puissent apporter des nouvelles stratgies pour amliorer lorganisation interne de vente au sein de la socit. Vue la limite du temps, nous navons pas eu loccasion de faire un contrle sur le cycle stock qui pourrait contenir quelques problmes qui peuvent particips aux diminutions du chiffre daffaire de la socit, pourtant cest un bon sujet qui mrite dtre trait.

LISTE DES ANNEXES ANNEXE 01 : Diagramme de SMC presse ANNEXE 02 : Circuit des dossiers ANNEXE 03 : Questionnaire de contrle interne ANNEXE 04 : Test sur la situation de crances impayes

ANNEXE 05 : Identification des tches ANNEXE 06 : Diagramme de circulation de document ANNEXE 07 : Sondage sur les reus ANNEXE 08 : Bon de commande ANNEXE 09 : Bon de livraison ANNEXE 10 : Facture ANNEXE 11 : Diagramme de circulation du cycle des ventes : nouvelle organisation

5- IMMOBILISATIONS * SUIVI DES IMMOBILISATIONS

Lorsquune immobilisation rentre dans le stock de DEVEA CI, une fiche dimmobilisation est automatiquement cre par la comptabilit enfin de suivre cette immobilisation et de procder la comptabilisation ainsi que les ventuels amortissements. Aussi, il est important de noter que toute facture comportant une immobilisation doit tre conserv dan un classeur des immobilisations. * SORTIE DES IMMOBILISATIONS

Toute sortie dimmobilisation doit tre valide par le directeur gnral et transmit la comptabilit pour constater les critures de cession dimmobilisation. * PRISE DINVENTAIRE

Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit contrler au moins tous les douze mois lexistence et la valeur des lments dactifs et passifs du patrimoine ; elle doit tablir les comptes annuels la clture de lexercice au vu des enregistrements comptables et de linventaire. Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au moins tous les douze mois, a la date de clture de lexercice. Lorsquil existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent tre ajustes et les carts expliqus. Le comptage matriel des existants en stock est dune importance essentielle : le stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement une grande partie des actifs. De plus, il peut parfois apporter des informations utiles sur lvaluation des biens, par exemple :

* * *

Les stocks en rotation lente Quantits des actifs inventoris Bien incomplets ou dtriors,

Afin que le recensement soit effectu avec un maximum de fiabilit et dexactitude, il convient que lentreprise prvoie les modalits de droulement des oprations dinventaire au moyen dinstrument crit et rigoureuses. 1-date et heures de linventaire La date de linventaire sera imprativement la date de clture de lexercice. Il est ncessaire ensuite de fixer les heures de dbut et de fin dopration de faon prvoir la disponibilit du personnel pendant la priode.

2-prparation des lieux de stockage Un inventaire physique ne simprovise pas, il doit tre organis et seule une bonne prparation matrielle garantit la qualit des comptages. Cela suppose : -la dlimitation des aires de stockage pour viter les omissions et les double-emplois. -le rangement pralable des articles et leur regroupement par rfrence. Il est ncessaire aussi de demander aux tiers de confirmer ltat des stocks appartenant a lentreprise et en dpt chez eux. Les units de comptage doivent tre clairement dfinies afin dviter des erreurs. 3-personnel charg de linventaire Un responsable de linventaire doit tre dsign. Il est charg de contrler les rsultats, de coordonner et centraliser les informations et dexercer une supervision sur les quipes .il est ncessaires que ce responsable soit totalement disponible pendant toute la dure de linventaire pour sassurer que les comptages se droulent selon les instructions prvues et afin de pouvoir rsoudre rapidement les problmes qui pourraient survenir et pour lesquels un solution na pas t prvue. Les quipes de comptage sont gnralement composes de deux (2) personnes. Le nombre dquipes doit tre suffisant pour assurer le comptage de tous les articles pendant le priode prvu. -une personne ayant une connaissance suffisante des articles compter ; -une personne indpendante de toute opration lie au stock. 4- arrt des mouvements pendant linventaire Dans toute la mesure du possible, les mouvements de stocks doivent tre arrts pendant linventaire, notamment : arrt des livraisons et rceptions Cela permet dviter : quun article dj compt ne fasse lobjet dune livraison et facture avant la clture.

6 -VENTES * COMMANDES

Les commandes parviennent lentreprise aprs devis mis par le commercial par moyens suivants : -commandes crites reues par courrier ; -commandes tlphoniques ; -commandes reues par fax ; -commandes prises par les commerciaux. Les commandes reues par le commercial (responsable du client) sont ensuite transmises au directeur gnral qui tudie les conditions de prix, de rglement de livraison et de crdit du client. Cette liasse comporte les renseignements suivants : -nom et adresse du client -adresse de livraison ; -dsignation du reprsentant ; -dsignation exacte des produits commands ; -dlais de livraison ; -quantits commandes ; -prix unitaires ; -conditions de paiement. Avant diffusion, tous les exemplaires des accuss de rception sont signs par le responsable du client qui donne ainsi son autorisation pour livrer. Lexemplaire destin au client doit porter de faon claire et prcise les mentions valant clause de rserve de proprit. * LIVRAISONS

Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison pr numrot mis en trois(3) exemplaires(carnet souche)et tabli par le commercial (responsable du client). Cette liasse comporte les renseignements suivants : -nom et adresse du client ;

-adresse de livraison ; -dsignation des produits livrs ; -quantits commandes ; -prix unitaires. Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de lenvoi ainsi que de laccus de rception de commande. Laccus de rception de commande est ensuite class par lassistante dans un dossier commandes livres Un exemplaire est ensuite remis lassistante avec la mention A facturer pour la facturation. Chaque criture doit indiquer : -la date de la facture -le numro de la pice justificative -la codification du compte client -le montant TTC de la facture -la ventilation du montant HT -la TVA collecte -lchance prvue. Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois laide du lettrage des critures. La comptabilit tablit une balance ventile par chances, qui dtaille chaque solde en plusieurs colonnes, en distinguant : -la partie du compte en retard de paiement, -le mois en cours -les chances venir Cette balance ge doit tre prsente au directeur gnral chaque mois Chaque retard de paiement doit faire lobjet dune lettre de relance et dun relev de compte.

REGLEMENTS La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse.

Ds rception de lencaissement ou de lavis dencaissement par la banque, il en fait mention sur lexemplaire class par lassistante dans le dossier commandes livres la mention rgl le.par Le comptable mentionne galement le rglement dans son journal de trsorerie * AVOIRS-CLIENTS

Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises. Lassistante indique les quantits reprises ainsi que les rfrences et la nature des articles. Un exemplaire est destin au directeur gnral qui prend la dcision dmettre un avoir. Il est transmit ensuite la comptabilit pour enregistrement. * FACTURATION

Les factures sont tablies par lassistante du directeur gnral partir des bons de livraison portant la mention A facturer Les factures sont mises en deux(2) exemplaires. Elles doivent porter les mentions obligatoires suivantes : -raison social de lentreprise ; -dnomination sociale suivie ou prcd des mots SA ou SARL ; -adresse entreprise ; -nonciation du capital social ; -numro dimmatriculation au RCCM ; -nom et adresse du client ; -date de la vente ; -quantit, dnomination des produits vendus ou des services rendus ; -prix unitaire HT ; -frais de facturations imputes lacheteur ; -mention du taux de TVA ; -mention du montant global de la TVA ;

-mention des rabais, remises ou ristournes accords ; -mention de loption exerce en matire dexigibilit de la TVA ; -numro dordre interne (pour classement chronologique) ; -clause de rserve de proprit. Le bon de livraison est agraf un exemplaire de la facture. Les factures font ensuite lobjet dun contrle arithmtique par la comptabilit et sont classes dans le dossier en attente de comptabilisation REMARQUE IMPORTANTE : les factures doivent tre comptabilises chaque jour. Un autre exemplaire est transmit au client. * COMPTABILISATION

NB : toute cette procdure doit tre suivie dans le logiciel de gestion interne BACK OFFICE qui part dun devis, dune commande, dun bon de prparation et dun bon de livraison.

NB : toute cette procdure doit tre suivie dans le logiciel de gestion interne BACK OFFICE qui part dun devis, dune commande, dun bon de prparation et dun bon de livraison.

Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlais partir dun exemplaire. Aprs enregistrement, la facture reoit le tampon comptabilise puis est classe dans le dossier factures de ventes (classement par ordre chronologique). Le service comptabilit tient un journal des ventes permettant denregistrer les factures dans lordre chronologique, au jour le jour. NB : toute cette procdure doit tre suivie dans le logiciel de gestion interne BACK OFFICE qui part dun devis, dune commande, dun bon de prparation et dun bon de livraison. 7 -SAV * SUIVI CLIENTELE

Aprs chaque sortie de matriels le technicien du SAV doit assurer le suivi clientle qui lui permettra de bien renseigner son tableau de bord afin deffectuer le point chaque semaine au directeur gnral. Ce suivi se fera de la manire suivante : le technicien devra tlphoner le client ds que le matriel est en la possession du client afin de lui demander sil a rencontr des soucis quant a linstallation ou lexploitation du matriel.

De prime bord, toute machine sortie du stock pour la vente est enregistr dans la base de donnes SAV. Cette base de donnes a t conue par le technicien. * RECEPTION MATERIEL SOUS GARANTIE NB : il est important de noter le dlai de garantie par dfaut fixer par DEVEA CI est de 1 an. * RECEPTION

Le client vient DEVEA CI avec la machine, accompagne du bon de livraison, la Facture dachat et la description du Problme. Aprs Vrification le technicien, remet au client un bon de rception sur lequel est mentionn en plus du contact du client, du nom et numro de srie du produit ; la panne signale par le client. On vrifie les encoures financier du client avant la prparation pour intervention. * INTERVENTION

Aprs vrification, on procde au diagnostique, si la solution de rechange est possible, cest.-dire que le composant dfectueux peut tre trouv sur place en Cote dIvoire ; DEVEA CI achte le composant, remplace et met en service le produit. Sinon DEVEA CI signal la panne DEVEA France, afin que le matriel de rechange face lobjet dune cotation de la part de DEVEA France. La dure maximum dun produit au SAV est 3 jours quand le matriel de rechange est disponible sur place. * LIVRAISON Lorsque le matriel est dpann, le technicien fait la sortie du matriel de son tableau de bord (fichier) et un bon de livraison est remit au client. * RECEPTION MATERIEL HORS GARANTIE RECEPTION Le client vient DEVEA CI avec la machine, accompagne du bon de livraison, la Facture dachat et la description du Problme. Aprs Vrification DEVEA CI, remet au client un bon de rception sur lequel est mentionn en plus du contact du client, du nom et numro de srie du produit ; la panne signale par le client. On vrifie les encoures financier du client avant la prparation pour intervention. INTERVENTION Aprs vrification, on procde au diagnostique, si la solution de rechange est possible, cest.-dire que le composant dfectueux peut tre trouv sur place en Cote dIvoire ; DEVEA CI envoie une cotation au client pour le matriel de rechange. Pour quil ait rparation il faut que le client

accepte la cotation pour le matriel de rechange. Dans le cas contraire le matriel est retourn au client sans rparation. LIVRAISON Lorsque le client accepte la cotation pour le matriel de rechange, le technicien procde la rparation du matriel. Fait la sortie du matriel de son tableau de bord (fichier), et un bon de livraison est remit au client. 8 -STOCK * RECEPTION

Rapprochement bon de commande - bon de livraison Lors de la rception physique des marchandises, elles sont pointes et leurs quantits rapproches pour chaque bon de commande (ou ordre dappel) ou par rapport lensemble des bons de commande. Les services peuvent tre confirms. En cas de dpassement dun pourcentage de divergence prcis, le systme le signale et propose une recommande. Lors de la rception physique de marchandises de stock, larticle peut tre marqu comme tant consomm ou tre attribu un emplacement de stock prcis. Rapprochement bon de commande - facture Les factures rsultant dun bon de commande sont envoyes par voie lectronique ou par courrier la comptabilit et sont enregistres provisoirement. La facture ne doit donc plus tre saisie manuellement. Le bon de commande et la facture peuvent tre rapprochs tant du point de vue des quantits que de celui des montants, et tre ventuellement complts par des frais supplmentaires, comme les frais de transport ou de douane (frais dapproche). * STOCKAGE

La mise en stock physique de marchandises consiste transporter depuis la zone de rception et contrle jusqu la zone de stockage prdfini en utilisant les moyens de manutention adquats chaque produit. Local Tout grossiste de matriel informatique doit au moins avoir : un local de rception de marchandises lui permettant de stoker ces marchandises. En ce qui concerne DEVEA CI, ce local est lintrieur de lentreprise et est dot dun systme de scurit efficace qui en cas de vol, dclenche lalarme et contact le directeur gnral et quelque agent de lentreprise ainsi que la police. Le stockage se fait par rfrence de produit et assure un environnement optimal pour la protection des marchandises et la prservation de la conformit des produits. Les variables

tempratures, humidit, luminosit, pression entre autre sont tudies pour garantir la qualit de chaque produits. * MISE A DISPOSITION DE MARCHANDISE

La mise disposition de marchandises dmarre avec lenregistrement dans le BACK OFFICE de la commande du client et du bon de livraison. La clef du stock est conserve par lassistante qui, chaque fois quun commercial ou le technicien dsire entrer dans le stock, doit tout dabord emmarger dans un carnet en inscrivant son nom, la date, lheure de prise et dpt des cls. * INVENTAIRE

DEVEA CI doit contrler au moins tous les mois lexistence et la valeur de son stock ; elle doit tablir un reporting sur la gestion au vu des enregistrements comptables et de linventaire. Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au moins tous les mois, la date de clture du mois ou le premier jour du mois suivant. Le comptage matriel des existants en stock est dune importance essentielle : le stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement une grande partie des actifs. De plus, il peut parfois apporter des informations utiles sur lvaluation des biens, par exemple : * * * Les stocks en rotation lente Quantits des actifs inventoris Bien incomplets ou dtriors