UTE UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tesis de grado para la obtencin del ttulo de: Licenciatura en Contabilidad y Auditoria

TTULO DEL TEMA DE TESIS DE GRADO

ELABORACIN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL REA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES

Autora: Rosario Narcisa Meza Cedeo

Director: Econ. Freddy Soledispa

Manta, Ecuador Marzo del 2009

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DECLARACIN

Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora ROSARIO MEZA CEDEO .

_____________________________ Hna Rosario Meza Cedeo

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iv

AGRADECIMIENTO

Elevo mi gratitud sincera a Dios, fuente de Luz y Sabidura, a la Congregacin de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, en especial a nuestras Madres Francisca Bernardita Superiora General, Bernardita Esperanza Superiora Regional, Mara Clotilde mi querida Maestra y Mara Elisabeth Superiora de las Hermanas Oblatas de la Comunidad de Manta, que me han brindado esta oportunidad de perfeccionarme para servir mejor en el apostolado educativo.

A la Universidad Tecnolgica Equinoccial que me abri sus puertas para ofrecerme la Ciencias Contables, a nuestros estimados Catedrticos tutores que a lo largo de mi carrera universitaria me hicieron partcipe de su saber y

experiencia. El Economista Freddy Soledispa, tutor del trabajo de Tesis, que me dedic su valioso tiempo, apoyo y fortaleza para orientarme en la tarea investigativa; a las personas que de una u otra forma me ayudaron a cumplir con la meta propuesta.

Hna. Rosario Meza Cedeo

DEDICATORIA

El presente trabajo de investigacin dedico a mis Superioras de la Congregacin de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, quienes me ofrecieron todo su apoyo y estmulo para alcanzar esta meta. A mi querida mam por su compaa silenciosa en la oracin y el sacrifico amoroso ofrecidos a Dios para que alcance el fin propuesto.

Hna Rosario Meza Cedeo

vi

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCIN............................................................................................. 1

CAPTULO I

PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN.....................................

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12

Enunciado del Tema...................................................................... Planteamiento del Problema......................................................... Formulacin del Problema............................................................. Sistematizacin del Problema....................................................... Objetivos de la Investigacin......................................................... Justificacin del Tema.................................................................. Marco Referencial......................................................................... Hiptesis........................................................................................ Variables........................................................................................ Metodologa de la Investigacin.................................................... Diseo de la investigacin............................................................. Tratamiento y anlisis de los datos...............................................

5 5 7 7 8 9 11 23 24 24 25 28

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CAPTULO II

ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS

31

2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.5 2.5.1 2.6 2.7

Generalidades............................................................................... Marco Legal................................................................................... Estructura Orgnica de la Unidad Educativa Stella Maris............. Del domicilio y su funcionamiento................................................. Autoridades y organismos............................................................ Anlisis de la estructura del Organigrama.................................... Objetivo del Organigrama.............................................................. Ventajas del Organigrama............................................................ Organizacin y Funciones del personal........................................ Organizacin funcional de la Directora o Rectora......................... De la Subdirectora o Vicerrectora................................................ De la seccin administrativa........................................................ De la Secretara............................................................................. De la Colectura............................................................................ Servicios generales....................................................................... De los objetivos especficos del Reglamento Interno................... Los objetivos institucionales......................................................... Misin institucional........................................................................ Propsito fundamental....................................................................

31 33 33 33 34 37 37 38 38 38 39 40 41 42 45 46 49 50 50

viii

2.8 2.9

Visin.............................................................................................. Alcance.........................................................................................

50 51

CAPTULO III

3.

ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO...........................................

53

3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.5.1

Generalidades del Control Interno................................................. Definicin del Control Interno........................................................ Fundamentos del Control interno................................................. Objetivos del Control Interno......................................................... Objetivos Bsicos del Control interno............................................ Objetivos Generales del Control Interno....................................... Objetivos Generales del Control Interno aplicables a los sistemas........................................................................................

53 54 58 59 60 60

61

3.1.5.2

Objetivos Generales del Control Interno aplicables al ciclo de transaccin.................................................................................... 61 63 63 64 64 66 66 67 67

3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3

Modalidades de la funcin de Control........................................... Control Previo............................................................................... Control Concurrente...................................................................... Control Posterior............................................................................. Principios rectores del Control Interno........................................... Segregacin de funciones.............................................................. Autocontrol..................................................................................... De arriba hacia abajo.....................................................................

ix

3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.4 3.4.1

Costo menor que beneficio............................................................. Eficacia........................................................................................... Confiabilidad................................................................................... Documentacin............................................................................... Elementos de un buen Sistema de Control Interno........................ Elementos del procedimiento de control que ayudan a la Prevencin del fraude....................................................................

68 68 69 69 69

71 72 72 73 75 75 76 77 78 81 82 83 83 84 84

3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 3.6.6 3.6.7

Componentes de la estructura de Control Interno.......................... El Ambiente de control.................................................................. Evaluacin de riesgos.................................................................... Control de actividades de gestin.................................................. Informacin y comunicacin........................................................... Supervisin..................................................................................... Actividades de control................................................................... Roles y procesos............................................................................ Diseo............................................................................................ Implementacin.............................................................................. Mejoramiento.................................................................................. Evaluacin/ Valoracin................................................................... Auditora......................................................................................... Supervisin..................................................................................... Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control ...........................................................................................

85

3.7

Anlisis de la importancia de la aplicacin del Control

Interno............................................................................................

86

3.8 3.8.1

Normas de Contabilidad................................................................. Normas Internacionales de Contabilidad, NIC y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC................................................

88

88

3.8.1.1

Aplicacin de las Normas Internacionales de Informacin Financiera, NIIF en el Proceso Contable........................................ 93

CAPTULO IV

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD STELLA MARIS 98

4.1

Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa Stella Maris.................................................................................... 98 100 101 104 105 105 106 106 107 107 108

4.2 4.3 4.4 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6 4.7

Caracterstica del Departamento Contable..................................... Funciones y procedimientos............................................................ Propsitos y fines............................................................................ Anlisis FODA................................................................................. Fortalezas........................................................................................ Oportunidades................................................................................. Debilidades...................................................................................... Amenazas........................................................................................ Misin.............................................................................................. Visin...............................................................................................

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4.8 4.9 4.9.1

Polticas y Estrategias..................................................................... Resultados de la Investigacin........................................................ Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II)...........

108 110

110

4.9.2

Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento Contable: Referente a la colectura/ tesorera (Anexos II)............ 124 136

4.10

Comprobacin de objetivos.............................................................

CAPTULO V

5.

PRESENTACIN DE PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL REA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS......................................................... 140

5.1 5.2

Presentacin..................................................................................... Base legal y normativa que rige el rea contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta.......................................

140

141 141 141 142 142 145 145 147 148 149

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.5.1 5.2.5.2 5.2.5.3 5.2.5.4

Base Legal...................................................................................... Normatividad contable.................................................................... Fines............................................................................................... Objetivos......................................................................................... Estructura de la reas de la Unidad Educativa Stella Maris........... De la Colectora.............................................................................. De la Contadora............................................................................ De la Auxiliar Contable.................................................................. De la Guarda de bienes.................................................................

xii

5.3.

Principios de Control Interno en el Departamento del rea Contable........................................................................................ 152

CAPTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................

167

6.1 6.2

Conclusiones.................................................................................. Recomendaciones..........................................................................

167 170

BIBLIOGRAFA........................................................................................ ANEXOS

174

ANEXO I

Acuerdo de la Direccin Provincial de Educacin y Cultura de Manab........................................................................... 179

ANEXO II

Encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris............................................ 181

ANEXO III

Entrevista dirigida al personal que labora en el Departamento de Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris...................................................................................... 186 189

ANEXO IV

Plan de Cuentas...................................................................

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NDICE DE CUADROS

Cuadro # 1 Cuadro # 2 Cuadro # 3 Cuadro # 4 Cuadro # 5 Cuadro # 6 Cuadro # 7 Cuadro # 8 Cuadro # 9

Tcnicas Categoras Operacionalizacin de las variables Estructura financiera rea financiera Organigrama funcional Manuales de procedimiento Departamento Contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliacin bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados

25 26 27 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134

Cuadro # 10 Cuadro # 11 Cuadro # 12

Cuadro # 13 Cuadro # Cuadro # 14 15

Cuadro # 16

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NDICE DE GRAFICOS

Grfico # Grfico # Grfico # Grfico #

1 2 3 4

Organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris Esquema de Oakland Flujograma del Reportes Contables El proceso y los roles de control interno en un contextos de cadena de valor

36 44 48 80

Grfico #

Procedimiento de control interno Estructura financiera rea financiera Organigrama funcional Manuales de procedimientos Departamento contable Modalidad de Control Interno Presupuestos anuales Trabajos contables Responsabilidades contables Conciliacin bancaria Arqueos de caja Informes financieros Pagos autorizados Organigrama estructural Flujograma Funciones de guarda de bienes

103 110 112 114 116 118 120 122 124 126 128 130 132 134 144 151

Grfico # 6 Grfico # 7 Grfico # 8 Grfico # 9 Grfico # 10 Grfico # Grfico # Grfico # Grfico # Grfico # Grfico # Grfico # Grfico # Grfico # Grfico # 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

xv

Grfico # Grfico #

21 22

Responsabilidad Delimitada Separacin de Funciones de carcter Incompatible

153 154

Grfico # Grfico #

23 24

Separacin de Transacciones completas Seleccin de Funcionarios Hbiles y Capacitados

155 156

Grfico # 25 Grfico # 26 Grfico # 27 Grfico # Grfico # 28 29

Pruebas continuas de exactitud Rotacin de Deberes Instrucciones por escrito Control y uso de Formularios Prenumerados Evitar el uso de Dinero en Efectivo Contabilidad por Partida Doble Depsitos intactos e inmediatos Uso Mnimo de Cuentas Bancarias Uso de Equipo Mecnico con Dispositivos de Control

157 158 159 160 161 162 163 164 165

Grfico # 30 Grfico # 31 Grfico # 32 Grfico # 33

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RESUMEN DE LA TESIS

ELABORACIN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL REA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES.

La investigacin, parti del problema: carencia de un Sistema de Control Interno en el rea Contable en la Unidad Educativa Stella Maris, que podra generar inseguridad en las operaciones financieras y obstculos en el desarrollo institucional.

El propsito principal fue: elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno en el rea Contable, para asegurar una administracin financiera eficiente y eficaz para la Institucin y el entorno.

La investigacin indag el tipo de control interno que se ha estado implementando en el movimiento econmico; las actividades que cumplen el personal de la Colectura; las estrategias y principios que se han puesto en prctica en la administracin financiera.

La metodologa fue explicativa, campo, como tcnica: la encuesta, como instrumento: el cuestionario. Los datos recopilados fueron procesados en sendos cuadros y grficos de barra.

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Como resultados destacan: las actividades contables que rigen las Normas Ecuatorianas de Contabilidad; el tipo de control interno es el Concurrente; el Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones que se concentran en la Colectora; carencia del Manual de Funciones.

En la propuesta, se hace constar la Normativa Contable, Fines y Objetivos a fin de que la institucin educativa los ponga en vigencia y asegure una excelente administracin financiera.

Como conclusiones relevantes, se citan: el Departamento de Colectura

que

realiza, el arqueo de caja, la conciliacin bancaria mensual, determina los saldos de caja, efecta balances de comprobacin, estado de situacin financiera, acciones que permiten proteger los recursos y advertir errores de manera oportuna.

Los principios de transparencia y eficacia, se los ejercita en la institucin. La coordinacin entre Directivos y Colectora solo se concreta en acatar las disposiciones emanadas por los Organismos Superiores; se capacita al personal del rea Contable, con talleres, seminarios y cursos.

Se maneja el sistema contable Diskcover System, que facilita las transacciones y operaciones diarias, pero no se dispone de un equipo informtico moderno.

Hna Rosario Meza Cedeo

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Control Interno. Principios. Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana. Normas Internacionales de Contabilidad. Manual de control Interno en el rea contable. Organigrama Misin. Visin.

Manta, Ecuador Marzo de 2009

xix

THESIS SUMMARY

CREATION OF AN INTERNAL CONTROL MANUAL FOR THE ACCOUNTING DEPARTMENT AT STELLA MARIS HIGH SCHOOL, DIRECTED BY THE OBLATAS SISTERS OF SAN FRANCISCO DE SALES.

The research began from the fact: lack of an internal control system in the Accounting department at Stella Maris High School, which generates insecurity in the financial transactions and obstacles for institutional development.

The main intention was: to create a procedure manual for internal control in order to assure an efficient and effective financial administration in this institution. Through the research we first studied the current internal control method Stella Maris has been using, the duties that the accounting personnel fulfills and the strategies applied for the financial administration.

The research methodology we used was: explanatory, field work, and technical. We did surveys with the questionnaire as the instrument. collected was processed in charts and column charts. The information

As a result we can highlight: the accounting activities required by the Ecuadorian Accounting Rules, the type of internal control is Concurrence, the Accounting Department lacks of professional personnel, all the work is done but one single person: the collector. Absence of a manual of functions.

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In the proposal we include: The Accounting Normative, Aims an Objectives for the school to look toward in order to have an excellent financial administration.

Important conclusions: The accounting department is in charge of making: daily register balance, monthly checking account balance and present the financial statements, in order to control the financial resources and correct any mistakes promptly. Stella Maris personnel apply the principles of: effectiveness and

transparency.

Accounting personnel attends training and workshops.

They use Diskcover

Computer Program to facilitate the job but they do not have modern computers.

Hna Rosario Meza Cedeo

Key words: Internal Control. Principles. Present norms of Ecuadorian Accounting.

International norms of Accounting . InternalControl Manual in the accountant area. Organizational chart. Mission.Vision. Manta, Ecuador March 10th, 2009

INTRODUCCIN

Dentro del marco general del desarrollo social, la educacin como actividad humana implica cada da ms, desafos y oportunidades para las instituciones educativas y los profesionales de la docencia, de manera que se contribuya a elevar los cnones educativos.

Mejorar la calidad de la enseanza-aprendizaje, requiere que las instituciones desplieguen sus mejores estrategias y polticas en el servicio a la colectividad; el maestro/a sea una persona pensante y comprometida con la educacin misma, es decir, con la evolucin terica y prctica, con los avances de la ciencia y la tecnologa y con el cambio de los procesos sociales, de la cultura y sociedad, hacindose necesario que el anlisis, reflexin e investigacin se constituyan en los pilares de la tarea educativa.

Enmarcada en estos parmetros, la Unidad Educativa Stella Maris como institucin que busca la excelencia acadmica, requiere atender los diversos Departamentos que se involucran en su organigrama, por eso no solamente son importantes los procedimientos administrativos, pedaggicos, o de gestin, sino tambin los contables, razn por lo que, con el presente estudio investigativo, se propuso elaborar un Manual de procedimientos de Control Interno en el rea Contable, con la finalidad que el Departamento de Colectura acreciente la eficacia y eficiencia en los procesos contables y se eleve el servicio que se presta a la comunidad educativa.

En el Captulo I se presenta el marco de trabajo para realizar la propuesta. Se establecieron las etapas ms importantes del proyecto, como es el Planteamiento del Problema, los Propsitos y Justificacin, el Marco Terico, el Marco Conceptual, el Marco Espacial-Temporal, la Hiptesis y la Metodologa de la investigacin.

En el II Captulo se abordan los Antecedentes Generales de la Unidad Educativa Stella Maris, detallndose aspectos valiosos de la institucin: su historia, Marco Legal, la Estructura Orgnica donde se especifican las funciones de todo el personal que labora en la entidad, el Reglamento Interno, la Visin que orienta el desarrollo de las actividades y la Misin o razn de la existencia del establecimiento educativo.

El Captulo III, pormenoriza lo referido al Control Interno: sus Objetivos, Modalidades, Principios, Procedimientos, Componentes y los elementos de un buen Sistema de Control Interno. Se incluyen aspectos bsicos de la Contabilidad, las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC).

En el IV Captulo, se estableci el Diagnstico del Sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris, partiendo del Anlisis FODA y los datos que se recopilaron de la poblacin investigada, con ellos se elaboraron sendos cuadros y grficos con su correspondiente anlisis e interpretacin.

Entre los resultados destacan: las actividades contables en el Departamento de Colectura que se realizan bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad; las responsabilidades del departamento que se concentran en la Colectora; se carece del Manual de funciones; se efecta el Control Concurrente, aplicndoselo a la realizacin de las operaciones contables que se estn verificando.

En el V Captulo, se presenta la propuesta de un Manual de Control Interno en el rea Contable para la Unidad Educativa Stella Maris de Manta, en la que consta el organigrama que detalla el personal que se requiere en el Departamento de Colectura para facilitar el trabajo contable y las funciones que debe desempear cada empleado que asuma el cargo, acorde con los requisitos estipulados.

Como producto de la investigacin de campo, se presentan en el Captulo VI, las Conclusiones y Recomendaciones. Siendo pertinente que las autoridades revisen y aprueben el Manual de Control Interno en el rea Contable, nominen al nuevo personal de incremento para la Colectura, hacindoles conocer sus

responsabilidades; se fortalezca la coordinacin entre directivos y personal de colectura, al igual que, se capaciten a todos los profesionales que laboran en el Departamento de Contabilidad.

Se adiciona la bibliografa y los anexos pertinentes.

CAPTULO I
1. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN

1 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIN

1.1

Enunciado del Tema

ELABORACIN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL REA CONTABLE PARA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS REGENTADA POR LAS HERMANAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES.

1.2

Planteamiento del problema

Las actividades econmicas exponen a las entidades a varios tipos de riesgos, algunos difciles de controlar, tales como los cambios adversos en leyes que afectan impuestos y operaciones de distinto gnero.

Se vive en un mundo donde cada da se experimentan cambios profundos y acelerados. Las variaciones constantes que se dan en el Ecuador no solo a nivel econmico y de control de las entidades, sino tambin de tipo organizacional, involucran a las instituciones educativas a enfocar el control interno de un modo actualizado, creativo e innovador.

La competitividad educativa, actualmente en boga, hace que los directivos de los colegios en el Ecuador se muestren abiertos a las innovaciones frecuentes de tipo tecnolgico que ocurren da a da.

Las instituciones educativas deben estar a la par de todas las empresas y por lo tanto manejarse de acuerdo a las normas legales, econmicas y contables que rigen en el Ecuador.

El Control Interno es una parte esencial en la administracin financiera, hace posible realizar un seguimiento de las estrategias internas para comprobar que est funcionando, si la organizacin es viable econmicamente y si los recursos se estn invirtiendo correctamente para lograr los objetivos.

La Unidad Educativa Stella Maris de Manta, ha estado atravesando por un sinnmero de problemas ocasionados por la falta de un sistema de control interno en el rea contable, porque no se ha dispuesto de un plan de organizacin en todos los procedimientos, coordinados de manera coherente a las necesidades de la Institucin para que se puedan proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables para satisfacer los requerimientos del plantel educativo y las exigencias derivadas de la capacidad Directiva.

Al no poseer un sistema de Control Interno efectivo y eficiente

en el rea

Contable, la Unidad Educativa Stella Maris, corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones financieras y por supuesto las decisiones que se tomen no sern las ms adecuadas para la gestin e incluso podran llevar a una crisis operativa, que perjudicaran los resultados de sus actividades.

Por lo expuesto, se considera que la Unidad Educativa Stella Maris necesita urgentemente un manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes

econmicos de una manera gil y oportuna, ya que en la Institucin a lo largo de su trayectoria se han llevado los estados financieros basados en la confianza de las personas que han sido responsables de este control, aspectos que corroboran la conveniencia de elaborar un manual de procedimiento de Control Interno en el rea Contable para la Institucin Educativa .

1.3 Formulacin del problema

Cul es el beneficio que representa contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno en el rea Contable en la Unidad Educativa Stella Maris en los actuales momentos?

1.4 Sistematizacin del problema

.Qu requisitos debe considerar la elaboracin

de un Manual de

Procedimientos de Control Interno en el rea Contable, para asegurar en la Unidad Educativa Stella Maris de la ciudad de Manta, una administracin financiera eficiente y eficaz que responda a las demandas de la Institucin y del entorno? Qu tipo de Control Interno se ha estado implementando en la Institucin Educativa, en el control de los ingresos y egresos econmicos? Cules son las operaciones financieras que se llevan a cabo en el rea Contable?

Cules son las estrategias y principios de administracin financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos, apoyar el crecimiento del plantel y la gestin directiva?

Cules

son

las

caractersticas

que

debe

poseer

un

Manual

de

Procedimientos de Control Interno Financiero para otorgar transparencia, agilidad y eficacia en los procesos contables en la Unidad Educativa Stella Maris de Manta?

1.5 Objetivos de la investigacin 1.5.1 Objetivo General

Establecer un Manual de Procedimientos

de Control Interno en el rea

Contable que permita a la Unidad Educativa Stella Maris, de la ciudad de Manta, asegurar una administracin financiera eficiente para responder eficazmente a las demandas institucionales y del entorno.

1.5.2 Objetivos especficos:

Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos econmicos en la Institucin.

Analizar Contable.

las operaciones financieras que se llevan a cabo en el rea

Identificar las estrategias y principios de la administracin financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos, apoyar los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestin directiva.

Proponer un manual de Procedimientos de Control Interno en el rea Contable en la Unidad Educativa Stella Maris que otorgue transparencia, agilidad y eficacia a los procesos contables.

1.6 Justificacin del tema

Un buen Control Interno hace posible que una organizacin sea responsable econmicamente ante todos los interesados directos, aportando de esta manera al desarrollo institucional.

A nivel de pases de Europa y Norteamrica, la informtica e Internet ha constituido el medio ms eficaz para el desarrollo de la ciencia contable, lo que ha favorecido la implantacin de nuevas polticas y estrategias en el campo de los sistemas de contabilidad.

En Latinoamrica, el uso de sistemas contables actualizados va acrecentndose, y en pases como Chile cubren el 95 % de las empresas pblicas y privadas (Pedrosa, R 2005, p. 28), criterio que resalta la importancia de la actualizacin en materia de control interno contable.

El presente trabajo de investigacin se considera tambin importante, ya que visualiza a la Institucin desde un enfoque sistmico, de tal manera que el control

10

interno se ubica como un componente de dicho sistema, encargado de proteger no slo el buen funcionamiento del sistema de Control Interno, sino adems, de salvaguarda del movimiento de la Institucin a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas.

A nivel del Ecuador, sostiene Arciniega, P. (2003, p.11), La corrupcin se ha implantado generalmente, en las instituciones pblicas, lo que ha restado el desenvolvimiento exitoso de muchas de ellas, estos desequilibrios frecuentemente se han suscitado en el aspecto contable, al realizar por ejemplo, en el manejo del departamento de contabilidad: contrataciones pblicas sin el debido respaldo, en el desvo o malversacin de fondos, en la coima a empleados o contratistas.

De esa manera se desvirta la labor responsable de los jefes y personal del rea Contable produciendo descontento en la gran mayora de las instituciones y en la poblacin, datos que rubrican la importancia de la temtica.

Un alto porcentaje de organizaciones e instituciones del Estado, no han llevado un manejo contable basado en los principios y normas actualizadas, esto es lo que puede suceder en la Unidad Educativa Stella Maris, por lo que se vuelve importante que se lleve un Control Interno en el rea Contable, basado en principios y directrices emanadas por el Ministerio de Educacin, cuyos procesos se encuentran diagramados en programas contables computarizados, que aseguran eficacia y efectividad a quienes los adoptan.

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Con el Manual de Control Interno en el rea Contable, se podr conocer en la Unidad Educativa Stella Maris de manera oportuna y con certeza, el estado financiero real de la Institucin Educativa, controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de la entidad, con lo que se ganar en transparencia y credibilidad de la comunidad educativa, lo que favorecer la imagen de la Unidad Educativa Stella Maris

Adems, el presente estudio tendr repercusin prctica sobre la actividad econmica que se realiza en la Unidad Educativa Stella Maris, de la ciudad de Manta, aportar informacin valiosa para las dems instituciones que la Congregacin posee en el Pas.

1.7 Marco Referencial 1.7.1 Marco terico

En la actualidad toda institucin educativa debe contar con un sistema de control interno que asegure transparencia, efectividad y eficacia en todos los procesos contables, siendo importante que este sistema haga uso de un manual de procedimientos de control interno en el rea contable que viabilice los procesos administrativos y asegure el desarrollo y gestin de la Institucin.

La mayora de las instituciones educativas en el Ecuador, se encuentran insertas y supervisadas por el Ministerio de Educacin, lo que les asegura credibilidad y el manejo adecuado de los ingresos y egresos econmicos, pero en varios planteles educativos particulares este proceso se ha retrasado, siendo uno de ellos la

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Unidad Educativa Stella Maris de Manta, la cual ha tenido que vivir un sinnmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los procesos contables, puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones directivas y por tanto, las decisiones financieras.

Hoy en da, las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC), estn presentes en todas las reas de las organizaciones. Se hace necesario mejorar la planificacin para futuras implementaciones, la compactibilidad entre sistemas y la organizacin del personal y de la Institucin.

En los ltimos tiempos el ejercicio en las actividades econmicas a nivel educacional, ha auspiciado un desenvolvimiento ms que acelerado de todas las actividades inmersas en estas instituciones. Esto, da pie a pensar que muy pronto las operaciones realizadas por ellas han de ser igualmente auditadas.

El control interno tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada, en base a controles tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente pblico o privado (Steven J., Root. 1998).

El papel del control interno de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como tambin de registros manuales e informes impresos

El Control Interno abarca el plan de la organizacin, las tcnicas, y decretos sistematizados que se adoptan en una actividad para tutelar los activos, verificar

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la exactitud, la confiabilidad de los datos contables y estados financieros, establecer la eficiencia operacional y vigorizar la adhesin a las estrategias prescritas y diseadas para proveer seguridad razonable.

Cuando se carece de un buen control interno, ocurren grandes falencias en las instituciones, no slo en las pequeas y medianas sino tambin en las grandes organizaciones como en los Bancos y Empresas estatales, tal es el caso del Banco Barings.1

En primer lugar se debe sealar la negligencia en acatar las normas bsicas primordiales en materia de control interno, as como la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al custodio del patrimonio, y de los mtodos e instrumentos de anlisis a ser utilizados por los auditores internos.

Lo mismo que el control interno de calidad, la falta de planificacin y prevencin es la poltica de muchas sociedades e instituciones, los auditores examinan la eficiencia y efectividad, con la que se desarrolla la actividad, pero, lo ms provechoso es actuar preventivamente, evitando fraudes y errores para un

rendimiento y salvaguardia de los activos.

Otro aspecto importante a cuestionar en el control interno, es que sea percibido como una entidad dedicada solo a la difusin y no al mejoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organizacin. Al respecto muchas

Barings Bank Banco Britnico creado en 1762, cay por falta de control interno, fue vctima de fraude se colaps en 1995.

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empresas han dejado de existir como consecuencia de sus falencias en el control interno y en la falla de una auditora interna que evale eficazmente la misma.

La carencia de buenos controles internos han dado lugar a estafas o fraudes (sea sta por parte de ejecutivos, empleados o clientes) e incluso a graves deslices en materia de produccin o de informacin. En lo que atae al cuidado de activos o patrimonio.

El Control Interno tradicional pone su acento en los activos fsicos, derechos y obligaciones de las instituciones, dejando desprotegidos activos tan valiosos como son los clientes, sus niveles de satisfaccin, el personal, su capital intelectual y, la calidad de los bienes y servicios producidos por la entidad.

Dentro del control interno, se hace necesario tener presente los elementos y principios que deben cumplirse en el desarrollo de actividades dentro de las organizaciones, puesto que constituyen preceptos fundamentales definidos para encaminar procedimientos y otorgar orientacin estratgica a la toma de decisiones.

Estos principios estn presentes en todos los procesos, actividades o tareas emprendidas por la entidad a fin de cumplir con su propsito institucional, es decir apoyan a la organizacin a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de su objeto social establecido.

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Dentro de los principios de control interno, se destacan: La responsabilidad, entendida como la capacidad de la institucin y personas, para cumplir los compromisos contrados con la comunidad y dems grupos de inters, en relacin con los fines esenciales de la Congregacin. La transparencia, principio que se pretende instaurarlo en la actualidad en el Ecuador, consiste en demostrar un manejo til y acertado de los fondos, como en las decisiones que se adopten. Se materializa en la entrega de informacin adecuada para facilitar la participacin de los ciudadanos dentro de las organizaciones de la Sociedad Civil. La moralidad, entendida como las actuaciones bajo el cumplimiento de las normas constitucionales, legales vigentes y los principios ticos y morales en la sociedad ecuatoriana. El principio de igualdad, establece que todos los hombres y mujeres son iguales ante la ley; reconoce, la capacidad para ejercer los mismos derechos y garantiza el cumplimiento del Precepto Constitucional de la Repblica del Ecuador (2008), segn el cual todas las personas son

iguales y gozarn de los mismos derechos, deberes y oportunidades.

Adems se seala tambin en la misma Constitucin de la Repblica del Ecuador (2008). Nadie podr ser discriminado por razones de etnia, lugar de nacimiento, edad, identidad de gnero, identidad cultural, estado civil, idioma religin ideologa filiacin poltica, pasado judicial, condicin social econmica, condicin migratoria, orientacin sexual, estado de salud, portar VIH, discapacidad diferencia fsica, ni por cualquier otra distincin personal, colectiva ,temporal o permanente.

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Eficiencia significa velar porque, en calidad de condiciones y oportunidad, la entidad deber obtener mxima productividad de los recursos que se le han asignado y confiado para el logro de los propsitos.

Eficacia es el grado de impacto de los resultados de una entidad en relacin con las metas y los objetivos previstos. Se mide en todas las actividades, especficamente al concluir un proceso, un proyecto o un programa.

En general, la adecuada operacin del sistema de Control Interno, debe garantizar el acatamiento a estos principios por parte de los servidores pblicos y privados, considerndoselos como punto de partida para el desempeo de sus funciones.

En sntesis, lo que se aspira en la Unidad Educativa Stella Maris, es que el Control Interno tenga como objetivo fundamental establecer las acciones, las polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y mejoramiento continuo de la Institucin, que le permitan la autoproteccin para garantizar una funcin administrativa transparente, eficiente, enmarcada en la Constitucin, Leyes y Normas que la regulan, coordinando sus actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona para contribuir en el cumplimiento de la finalidad social de la Institucin y el Estado.

Para alcanzar estos logros, un buen Sistema de Control Interno requiere varios elementos, entre los que se destacan: Un plan de organizacin que proporcione

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una apropiada distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad, un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para otorgar un buen control contable sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

Se requiere tcnicas eficaces para llevar a cabo el plan proyectado, de manera prioritaria un personal debidamente competente en lo que concierne a deberes y derechos de los principios de la tica profesional.

La concrecin de ptimos procesos contables, requiere una Auditora Interna o formal del Control Interno, que tiene como uno de los objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestin, para lograr mayores niveles en la prestacin de sus servicios.

Otro aspecto importante dentro de este sistema es el referido al Plan de Cuentas que sirve para establecer la clasificacin, distribucin y agrupacin de cuentas, de acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial, segn la naturaleza de los elementos que lo integran y de las operaciones que realiza, organizando las cuentas por afinidades contables en grupos que permitan una fcil verificacin de la situacin econmica de la Institucin en un momento dado.

En lo concerniente al Plan de Cuentas de la Unidad Educativa Stella Maris, hasta marzo de 1999 las comunidades religiosas eran exentas de declarar la contabilidad al gobierno y presentar informe al Servicio de Rentas Internas, SRI y Ministerio de Finanzas.

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Desde Abril de ese ao, rige una nueva ley del gobierno para presentar informes contables anuales. Para ejecutar estos requerimientos, se hace necesario implementar y adaptar un nuevo sistema contable financiero, diferente al que la comunidad acostumbraba llevar.

A partir del ao 2003 el Sistema Educativo Nacional avanza hacia la implementacin de un catlogo contable nico que moderniza y brinda la fortaleza de contar con un instrumento de uso general en todos y cada uno de los Centros Educativo Oficiales; la Unidad Educativa Stella Maris acata, no slo la obligacin de la transparencia y la rendicin de cuentas sino, que tambin provee de un mecanismo que brinde informacin oportuna que ayude en el proceso formador de la educacin para generaciones futuras.

La elaboracin de un Manual de procedimientos de Control Interno en el rea contable en la Unidad Educativa Stella Maris, servir para desarrollar la propia contabilidad con criterios consistentes.

1.7.2 Marco conceptual

En el presente acpite, se expone una terminologa propia del tema y aceptada con alcance internacional por los organismos mundiales relacionados con el medio; terminologa que otorgar mayor grado de comprensin y claridad al trabajo de investigacin:

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Administracin financiera.- Es el rea de la administracin que cuida de los recursos financieros de la empresa. La administracin financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez.

Capital.- Es un factor de produccin constituido por inmuebles maquinarias o instalaciones de cualquier gnero, que en colaboracin con otros factores, principalmente el trabajo y bienes intermedios se destina a la produccin de bienes de consumo. Es una cantidad de dinero que se presta. Recursos materiales que pueden generar un beneficio o renta.

Cdigo.- Se compone de cinco dgitos: los tres primeros dgitos, que conforman el campo, indican el rea y sub-rea y el cuarto y quinto dgitos, que constituye el segundo campo, sealan el ttulo.

Control.- Proceso de observacin y medicin, consistente en la comparacin regular de las magnitudes previstas con los resultados, lo que permite disponer de las diferencias; ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados; adems, implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso.

Control Interno.- El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarn obligaciones sin autorizacin.

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Cuenta.- Registro de todas las transacciones, y de la fecha de cada una de ellas, que afecta a una fase particular de una institucin. Se expresan en forma de cargos y abonos, evaluados.

Cuentas de activos.- Representan todo lo que cada institucin posee o tiene.

Cuentas de pasivos.- Representan aquello que la institucin debe a terceros.

Cuentas de Capital o Patrimonio.- Representa la propiedad neta de cada establecimiento.

Cuentas de Ingreso.- Representan los valores de entradas de la institucin.

Cuentas de Egresos o Gastos.- Representan las salidas que ocasionaron gastos al plantel.

Cuentas de Orden y contingentes.- No representan ni activos, ni pasivos propios de la institucin: como garantas otorgadas o recibidas en trminos monetarios, y mostrando el saldo actual, si existe.

El Plan de cuentas.- Es una relacin que comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una institucin para poder as reflejar sus operaciones, indicando para cada una de las cuentas los motivos de cargo y abono, el significado de su saldo y la coordinacin establecida entre ellas.

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Egresos.- Erogacin o salida de recursos financieros, motivada por el compromiso de liquidacin de algn servicio recibido, o por algn otro concepto, desembolsos o salidas de dinero, aun cuando no constituyan gastos que afecten las prdidas o ganancias.

Ingresos.- Son los ingresos por concepto de sueldos o salarios. Ganancias del trabajo provenientes del trabajo independiente. Representa el ingreso que tiene la persona como resultado de su trabajo.

Salario.- Precio del trabajo efectuado por cuenta y orden de un patrn. El salario es uno de los problemas ms complejo de la organizacin econmica y social de los pueblos.

Banco.- Entidad crediticia que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de crditos, recibe y concentra en forma de depsito los capitales.

Inversiones.- En economa la inversin es un trmino con varias acepciones relacionadas con el ahorro, la colocacin de capital, dinero empleado en equipo, existencias o mejoras, que tiene una duracin de ms de un ao y que aumentan la capacidad productiva de una empresa.

Inventario.- Documento en el que se enlistan los nombres de los materiales disponibles en la compaa. Estos materiales pueden estar ya terminados y listos para la venta, encontrarse en proceso de fabricacin o ser simples materias

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primas. El inventario permite conocer el nombre de los productos que se encuentran disponibles, bien para el uso en produccin o para su envo a los clientes.

Control Interno.- Mtodos coordinados y medidas que adopta una organizacin para comprobar la exactitud y veracidad de la informacin y la salvaguardia del patrimonio. Las actividades se registran mediante asientos contables, involucra tambin un plan o catlogo de cuentas que tiene por finalidad codificar.

Normas de Control Interno.- Se encuentran agrupadas por reas, sub-reas y ttulos. Las reas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios afines: naciones o gobiernos, empresas o individuos, para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un inters y a veces, otras ventajas para el prestamista.

Presupuesto.- Resumen sistemtico de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos. Existen algunos tipos de presupuestos.

Subsidio.- Asistencia financiera que llega de orden del gobierno a empresas, ciudadanos o instituciones para apoyar una actividad. En la actualidad en el Ecuador, entre los subsidios: el bono de desarrollo humano y los subsidios agrcolas, como el de la rea, que se entregan a campesinos, el subsidio a determinados colegios fisco-misionales, para atender a poblaciones de nios y jvenes de estrato pobre.

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1.7.3 Marco espacial temporal

Este trabajo se circunscribi a la Unidad Educativa Particular Religiosa Stella Maris, ubicada en la ciudad de Manta, en la Avenida 3, calle 14 -15 , seccin Primaria y Avenida 6 calle 14 15 seccin secundaria, donde se educan alrededor de 700 alumnas (os), durante el ao 2008.

En la institucin trabaja el siguiente personal: 10 administrativos, 12 religiosas, 80 docentes y 15 personas que se desempean como auxiliares de servicio.

700/80 = 8.75 horas clases que cada estudiante recibe del personal docente. 700/10 = 70 estudiantes o padres de familia atendidos por cada persona que trabaja en el rea administrativa.

700 /12 = 58.33 estudiantes y padres de familia atendidos por las religiosas. 700/15= 46.66 estudiantes y padres de familia atendidos por personal de servicio.

1.8 Hiptesis 1.8.1. Hiptesis general

La implementacin de un Manual de Control Interno contribuir a mejorar la eficacia y eficiencia en el rea Contable de la Unidad Educativa Stella Maris.

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1.9 Variables 1.9.1 Variable Independiente:

Implementacin de un manual de Control Interno.

1.9.2 Variable Dependiente:

Eficacia y eficiencia en el rea Contable de la Unidad Educativa Stella Maris.

1.10 Metodologa de la investigacin. 1.10.1 Mtodos

La investigacin que se realiz se ubic dentro de la Investigacin Aplicada, utilizndose el mtodo cientfico para investigar lo que est pasando con los procedimientos de control interno financiero en la institucin educativa Stella Maris de Manta, incluyndose por lo tanto, el anlisis de la situacin y el planteamiento de una propuesta como alternativa de solucin al problema.

La tcnica utilizada fue la encuesta, aplicando como instrumento el cuestionario, con la finalidad de conocer datos referentes al manejo del control interno en la Institucin Educativa motivo del estudio; la aplicacin de la encuesta proporcion los datos importantes sobre el objeto de estudio.

Entre los mtodos tericos, se har uso de los procesos de anlisis y sntesis.

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CUADRO # 1 TCNICAS

TCNICAS Cuantitativa Encuesta

HERRAMIENTAS/INSTRUMENTOS - Batera de preguntas cerradas

A QUINES Personal: Directivo. Personal:

Cuantitativa

Encuesta

- Serie de preguntas cerradas

Administrativo Contable./Financiero

Fuente: Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

1.11 Diseo de la investigacin

La investigacin fue de tipo explicativa, puesto que el proyecto se fundament en la presentacin de un diseo: El Manual de Control Interno para el rea Contable de la Unidad Educativa Stella Maris, lo que beneficiar el funcionamiento de la Institucin Educativa.

Se trabaj con muestras representativas de la poblacin, lo que permiti obtener conclusiones del fenmeno en estudio y posteriormente socializar los resultados al personal directivo de la Unidad Educativa Stella Maris.

Involucr tambin la utilizacin de la modalidad de campo, porque se estudiaron los hechos en el lugar donde ocurrieron, es decir en la Unidad Educativa Stella Maris.

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La investigacin fue documental bibliogrfica, se emple como fuente de anlisis libros relacionados con la Contabilidad y el manejo de las finanzas, con la finalidad de obtener la informacin de primera mano y de acuerdo a los objetivos del proyecto.

1.11.1 Universo

El presente estudio se centr en investigar lo que ocurre con los procedimientos de control interno financiero en la Institucin Educativa Stella Maris de Manta.

El universo de la poblacin ascendi a:

CUADRO # 2 CATEGORAS

Categoras Personal administrativo Personal Religioso Personal Docentes Personal de servicio Estudiantes Total
Fuente: Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza

Cantidad 10 12 80 15 700 817

De esta poblacin se utiliz como muestra 7 personas que forman parte del rea administrativa, y 3 personas que laboran en el personal de la Colectura.

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CUADRO # 3 OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES

Variables

Parmetro Conceptual Control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la institucin. Con el manual de control Interno se evitar el desembolso de fondos y se ofrecer la seguridad de que no se contratarn obligaciones sin autorizacin. Es el rea Administrativa que cuida de los recursos financieros de la institucin. La administracin financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros, como lo son la rentabilidad y la liquidez

Parmetro operacional

Indicadores susceptibles de medicin Objetivos de control. Grado de satisfaccin del requerimiento institucional.

Principios.

Elaboracin de un manual de procedimientos de control interno en el rea contable

Objetivos.

-Resultados de la Planificacin y organizacin. -Cantidad y calidad en la Adquisicin e implementacin.

Estructura

- Cantidad y calidad en la Produccin y servicios. . Nmero de operaciones registradas en el Libro Diario. Cantidad de bienes e inmuebles registrados en el Inventario.

.Objetivo Administrativo Objetivo financiero Contabilidad de libros: Libro Diario Inventario Libro Mayor Libros auxiliares Principios contables. Procedimientos contables. (Tcnicas de Auditora asistidas por computadoras).

Administracin financiera eficiente y eficaz.

Grado de aplicacin de los principios en las transacciones comerciales. % de exactitud vertidas en los reportes.

Fuente: Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

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1.11.3. Fuente

Entre las fuentes que se utilizaron consta: el cuestionario de encuesta que se aplic al personal administrativo, conformado por las autoridades del plantel y el Consejo Directivo, y la segunda encuesta aplicada al personal que labora en el Departamento Contable, lo que permiti conocer las dificultades por las que est atravesando el control interno financiero en la Unidad Educativa Stella Maris.

Tambin se hizo uso de las fuentes secundarias, recurriendo a los archivos contables que ha manejado la institucin: reportes, inventarios, informes; a la bibliografa que se consult en libros de contabilidad, en la red de Internet con la finalidad de obtener teoras, hechos y datos vlidos que aportaran a la solucin de la hiptesis y a la elaboracin del Manual de Control Interno en el rea Contable.

1.12.

Tratamiento y anlisis de los datos

La aplicacin de los instrumentos de investigacin: encuesta, fue realizada por la investigadora, entregando en la Institucin Educativa a cada participante el cuestionario, accin que facilit la tabulacin de datos.

Para el anlisis de los resultados, se evaluaron los datos obtenidos en el procesamiento de la informacin, utilizando el anlisis de pares con el fin de estudiar la fuente del problema y las prioridades relativas a sus causas.

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Se diagramaron cuadros y grficos, que sirvieron para analizar e interpretar los datos obtenidos en el trabajo de campo. La discusin se hizo contrastando los resultados del estudio con la informacin presentada en el marco terico, para llegar a una clara explicacin de las mismas.

CAPTULO II

2. ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA

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ANTECEDENTES GENERALES SOBRE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS

2.1 Generalidades

A mediados del siglo XIX, se inicia la fundacin de la Congregacin de Oblatas de San Francisco de Sales. Su labor sirvi para identificarla dentro de una nueva corriente en la tarea social de la Iglesia, encargada de ayudar y desarrollar la formacin de la juventud trabajadora. Hoy en el siglo XXI esta tarea se proyecta a travs de la Unidad Educativa Stella Maris, apoyando la formacin, capacitacin y profesionalizacin de nias, nios y jvenes.

De acuerdo a la ubicacin del plantel, se ha visto la necesidad que los alumnos que se educan en la Unidad Educativa Stella Maris, reciban una educacin alternativa, integral y cientfica; que les capacite para que a tempranas edades se conviertan en entes activos en la economa de los hogares y para s mismas.

El proyecto planteado por la Institucin Stella Maris de esta ciudad se ubica en la Unidad Educativa (aspectos curriculares) y vocacional (utilizacin de rincones, ambientes, talleres y laboratorios) desde la sub-etapa inicial hasta la especializacin.

La Unidad Educativa Particular Stella Maris de Manta, surge con esta denominacin en el ao 2006, mediante Acuerdo No 036-AJDECM expedido por la Direccin Provincial de Educacin de Manab, en virtud del reconocimiento a su

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trayectoria de 75 aos de labores y al cumplimiento de una labor pedaggica innovadora y formativa, que le ha llevado a hacerse merecedora de la aprobacin del certificado ISO 9000.

Su creacin como Escuela Stella Maris se dio desde 1930, a la que se denomin Colegio a partir de 1948 cuando se incorpora la seccin secundaria, para fines de 1956 incrementar la seccin de Pre-Primaria.

La Unidad Educativa Stella Maris, est administrada por religiosas de la Congregacin de Oblatas de San Francisco de Sales, dedicadas a la formacin integral de la niez y juventud mantense, manabita y ecuatoriana.

Esta institucin forma bachilleres en la especializacin de Ciencias con las optativas de: Fsico matemticas, Qumico Biolgicas y Sociales, y en la especializacin de Polivalente, a travs del Bachillerato en Administracin con mencin en Contabilidad, Gerencia y Secretariado.

Se complementa la labor ejecutando trabajos de proyeccin social dirigidos hacia la comunidad ms necesitada, y se atiende en jornadas vespertinas a estudiantes involucrados en los grupos de expresin artstica, con el propsito de alcanzar el desarrollo de destrezas musicales, nias, nios y jvenes que tienen una labor destacada en el medio cultural de la ciudad de Manta.

Atiende adems la seccin superior tcnica y tecnolgica en jornadas vespertina y nocturna, en la actualidad el personal directivo de la Unidad Educativa Stella

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Maris, se encuentra comprometido en la optimizacin de la Institucin con el fin de obtener la acreditacin de calidad de parte del Consejo Nacional de Evaluacin y Acreditacin (CONEA), siendo prioritario, a ms de la parte curricular, la consideracin de un control interno eficiente como parte esencial de la administracin financiera.

2.2 Marco Legal

La Unidad Educativa Stella Maris para su normal funcionamiento ha estructurado el Reglamento Interno, el mismo que posee fecha de aprobacin del 09 de marzo de 1987, mediante acuerdo Ministerial No 003-DPECM y el Reglamento del Instituto, aprobado por el Ministerio de Educacin con fecha del 08 de abril de 1997.

2.3 Estructura Orgnica de la Unidad Educativa Stella Maris 2.3.1 Del domicilio y su funcionamiento

La Unidad Educativa Stella Maris, tiene su domicilio en la ciudad de Manta, provincia de Manab. Es un establecimiento particular sin fines de lucro, regentado por las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, sujeto a las normas legales de la Constitucin del Estado, Ley y Reglamento de Educacin y su Reglamento Interno.

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En cuanto a su funcionamiento, es de rgimen Costa, jornada de trabajo matutina, de financiamiento particular religioso, por el alumnado mixto, sector urbano, con los ciclos Nocional, Formal, Conceptual y Categorial.

2.3.2 Autoridades y Organismos

La Unidad Educativa Particular Stella Maris para su funcionamiento cuenta con las siguientes autoridades y organismos:

Autoridades: a. Director de la Unidad o Rector del ciclo Categorial y Profesional. b. Subdirector o Vicerrector del Ciclo Profesional. c. Director del Ciclo Conceptual. d. Directora del Ciclo Nocional. e. Inspector General.

Organismos: a. Consejo Directivo. b. Junta General de Directivos y Profesores. c. Consejo de Coordinadores Acadmicos de cada ciclo. d. Junta de Profesores de cursos y aos. e. Junta de Directores de rea, Ambientes y Talleres. f. Junta de Profesores de rea. g. Junta de Profesores Guas. h. Profesores.

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i. j.

Inspectores Profesores. Bienestar Estudiantil: Orientador Vocacional. Servicio Mdico, Dental y Social. Otros profesionales necesarios.

k. Dependencias Administrativas: Secretara. Colectura. Auxiliares Parvularias. Servicios Generales: Conserjera.

l. Estudiantes y Asociacin Estudiantil Estudiantes. Asociacin estudiantil.

m. Comit de Padres de Familia Padres de Familia De las Comisiones.

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GRFICO # 1 Organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris

RECTORA
COORDINADORA GENERAL DE LA PRIMARIA
CONSEJO DIRECTIVO

ASESOR PEDAGGICO DE LA PRIMARIA

VICERRECTOR

COMISIN DE INNOVACIN CURRICULAR

FORMACIN

JEFES DE REAS DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE DOCENTE

DOBE

ADMINISTRACIN

PSICOLOGA MDICO INSPECCIN

SECRETARA

COLECTURA SERVICIOS

MATEMTICAS CIENCIAS LENGUAJE TCNICA SOCIALES IDIOMAS

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2.3.2.1 Anlisis de la estructura del organigrama

El organigrama de la Unidad Educativa Stella Maris presenta una visin general de la manera cmo est organizada la institucin, identificando con claridad las relaciones de jerarqua existentes entre el personal, proporcionando a cada empleado el conocimiento de su ubicacin, las lneas de autoridad y subordinacin dentro de la estructura orgnica y su grado de responsabilidad.

Por estar representada la estructura orgnica de la

Unidad Educativa Stella

Maris, en un organigrama de tipo vertical, el puesto de ms alto nivel aparece en la cspide: Rectora, y los dems puestos se ubican en orden descendente de jerarqua.

2.3.2.2 Objetivo del Organigrama

El Objetivo principal del organigrama, es permitir que todo el personal que labora en la institucin, conozca cul es la estructura orgnica de la entidad, lo que a su vez facilita el cumplimiento de los fines propuestos.

Para el personal directivo, el organigrama, es un medio que provee el conocimiento de su campo de accin y de las relaciones que debe establecer con las restantes unidades que integran la respectiva organizacin; as mismo, para el personal de la Unidad Educativa Stella Maris, significa el vnculo que permite apropiarse del conocimiento de su posicin dentro de la organizacin y las responsabilidades que esto conlleva; para el padre de familia, constituye el medio

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ms adecuado para tener una visin de conjunto de la estructura del organismo o entidad.

2.3.2.3 Ventajas del Organigrama

Dentro de las ventajas que ofrece el organigrama se resalta el conocimiento de la estructura de la Unidad Educativa Stella Maris, lo que posibilita a las autoridades el estudio de los aciertos y de las anomalas detectadas en el funcionamiento de la Institucin, viabilizando trazar, un plan de reformas de esas singularidades, con una visin de conjunto de la entidad educativa, entre las que se involucra la revisin de los puestos de trabajo cuando el caso lo amerite.

2.4 Organizacin y Funciones del personal 2.4.1 Organizacin funcional de la Directora o Rectora de la Unidad Educativa

Es la primera autoridad de la Unidad Educativa. Son funciones, atribuciones y deberes de la Directora, a ms de lo establecido en el Reglamento de la Ley de Educacin, Ley de Carrera Docente y Escalafn y su Reglamento, Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, los siguientes: a. Solicitar anualmente o cuando creyere conveniente la auditora acadmica y administrativa de la Institucin e informar a la autoridad inmediata superior sobre la marcha y necesidades de la Unidad.

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b. Conocer y autorizar las gestiones y comisiones que fueren necesarias en los diferentes niveles, ante las instituciones privadas. c. Conocer y resolver asuntos y problemas que se presentaren en el campo administrativo, docente y dicente en el mbito de sus atribuciones. d. Establecer y mantener permanente vinculacin con las autoridades, con las organizaciones de los estudiantes, de los profesores y de los padres de familia para asegurar la buena marcha de la Unidad Educativa. e. Presentar a consideracin del Ministerio de Educacin por rgano regular, previo estudio detenido de las comisiones y aprobacin del Consejo directivo, las reformas que convenga introducir en la

Organizacin de la Institucin, sus planes y programas. f. Analizar en reuniones peridicas con el subdirector y ms autoridades de la misma, los problemas reales que se presentan y darles solucin oportuna o hacerle conocer a tiempo al Consejo Directivo.

2.4.2 De la Subdirectora o Vicerrectora de la Unidad Educativa

Es la segunda autoridad de la Unidad Educativa, cuyos deberes y atribuciones son los siguientes: a. Orientar y requerir la planificacin didctica a ponerse en vigencia en el nuevo ao escolar, tanto en lo que corresponde a los departamentos, organismos, personal docente y de los correspondientes niveles. b. Coordinar las actividades tcnico pedaggicas. c. Vigilar y coordinar el cumplimiento de las actividades de los organismos acadmicos internos.

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d. Planificar las actividades docentes durante el ao escolar y someterlas a la probacin del Consejo Directivo. e. Realizar la supervisin pedaggica en los diferentes ciclos.

Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. f. Informar de las actividades cumplidas en el ejercicio de sus funciones mensuales al Director y Consejo Directivo. g. Recibir los informes peridicos de las comisiones permanentes, especiales y directores de rea, as como actas y documentos de las Juntas de Paralelos y Cursos dentro de la Educacin Bsica y Categorial. h. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y reglamentarias y las emanadas por la autoridad inmediata superior. i. Asesorar al Director de la Unidad Educativa en asuntos tcnicos y administrativos. j. Promover y dirigir la organizacin de clubes estudiantiles orientados a fomentar la aficin y prctica de las actividades cientfico recreativas. k. Coordinar y controlar los actos sociales que se realicen en la Institucin y responsabilizarse de ellos.

2.4.3 De la Seccin Administrativa

La Seccin Administrativa es la encargada de: planificar, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar las resoluciones de los diferentes organismos y actividades a travs de las siguientes dependencias:

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a) Secretara b) Colectura c)Auxiliares Parvularias y, d) Servicios Generales

2.4.4 De la Secretara

Es la dependencia administrativa que depende de la Direccin y Subdireccin y es responsable de la elaboracin, control, despacho de las comunicaciones y documentos, de acuerdo con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educacin y el especfico interno de la Unidad Educativa.

Son deberes y atribuciones de la Secretaria a ms de los estipulados en el art. 128 del Reglamento de la Ley de Educacin y Cultura los siguientes:

a) Cumplir y hacer cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes. b) Controlar que el personal de la dependencia a su cargo cumpla con el horario de trabajo encomendado. c) Cumplir con las leyes, acuerdos, reglamentos, circulares, cronogramas, planes de estudios y documentos y dems disposiciones relacionadas con la Educacin, Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, Ley de Carrera Docente y Escalafn del Magisterio Nacional, capaz de poder informar oportunamente sobre cualquier aspecto legal.

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2.4.5 De la Colectura

La Colectura es la dependencia administrativa de la Unidad que depende de la Direccin y Consejo Directivo, es la encargada de recaudar, custodiar e invertir los fondos, rentas de la Institucin, de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes, adems del cuidado y conservacin de sus bienes.

Son deberes y atribuciones de la Colectora (or) a ms de los artculos 130 y 131 los siguientes: a) Organizar y conservar en el archivo todos los documentos relacionados con la dependencia. b) Facilitar la informacin de los documentos necesarios para el trabajo e informes que peridicamente deben presentar las comisiones de control, en lo que el movimiento econmico o contable requiere, as como de los inventarios.

La colectura, es la oficina encargada de llevar las finanzas de la Institucin, en consecuencia, el empleado principal de esta rea de trabajo es responsable, conjuntamente con la rectora, del movimiento econmico contable, tal como lo establecen las leyes ecuatorianas.

En todo departamento de Colectura se requiere de un Manual de Procedimiento, en el que se expliciten con claridad y pertinencia las actuaciones fundamentales que corresponde desempear a cada empleado.

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La Unidad Educativa Stella Maris de Manta, no dispone de este Manual de Procedimiento, por lo que el personal que labora en el rea Contable ejerce su labor sin conocer a ciencia cierta lo que, en la administracin de calidad, seala Oakland, J. (2006, p. 40)

el despliegue de la funcin de calidad requiere de un equipo interfuncional. Su propsito es tomar las necesidades del mercado y traducirlas de manera que puedan ser satisfechas dentro de la unidad operacional y entregadas a los usuarios o clientes.

De tal manera que el desempeo de las funciones de los empleados de la colectura, se realiza con el mejor de los propsitos, pero careciendo, en muchos casos, del conocimiento especfico para resolver algn problema o desconociendo con exactitud las actividades que les competen.

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GRFICO # 2 ESQUEMA DE OAKLAND

Interacciones Tcnicas los CMO contra Los CMO Clasificacin del Cliente los PORQUE Peor Mejor 1 5

Requisito del cliente Los QUE

Clasificacin por importancia

Requisitos de diseo tcnico los CMO

Matriz de relacin central

Principal

Detalles

Los QU en contraste con los POR QU

Los QU en contraste con los CMO

Clasificaciones tcnicas/costo del CUNTO

Los CMO en contraste con CUNTO

Clasificaciones tcnicas (Puntos de referencia)

Valores establecidos como metas de las caractersticas tcnicas (incluyendo costos)

Fuente: Oakland, J. (2006, p.40) Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

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2.4.6 Servicios generales

Constituyen las secciones encargadas de dar atencin oportuna y adecuada al personal docente, dicente y ms solicitantes, en base a las disponibilidades existentes en la Unidad Educativa.

Son servicios generales:

a) b) c) d) e) f) g) h)

Biblioteca. Laboratorios. Talleres. Teatro. Canchas Deportivas. Internado. Comedor Escolar. Bar.

El organigrama, la institucin lo utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se proponen en la reorganizacin, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.

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2.5 De los objetivos especficos del Reglamento Interno

Los objetivos especficos del Reglamento Interno son: a. Establecer normas concretas y adecuadas para el funcionamiento de la Unidad Educativa de acuerdo con las caractersticas particulares del entorno o las disposiciones legales y reglamentos vigentes, que satisfagan las necesidades internas de la Unidad Educativa. b. Incentivar y promover en el personal docente, administrativo y de servicio el conocimiento pleno de las Leyes y Reglamentos vigentes. c. Dinamizar un proceso administrativo gil, funcional y moderno, acorde con las nuevas exigencias socio educativas del medio. d. Disponer que cada uno de los organismos y dependencias de la Unidad cumplan especficamente las funciones encomendadas.

Cada institucin, empresa u organizacin, se caracteriza por poseer una organizacin propia, por lo que la existencia del organigrama requiere complementarse con un manual de procedimiento que define y especifique la actividad de cada uno de los miembros del personal, para optimizar su servicio y coadyuvar al crecimiento de la Institucin.

De lo expuesto se deduce, que en la Unidad Educativa Stella Maris debe revisarse y actualizarse el diseo del organigrama, puesto que en l, no estn constando algunos puestos de trabajo.

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De manera urgente, este organigrama debe complementarse con un manual de procedimiento en el cual se explicar a cada uno de los departamentos, las competencias administrativas que les conciernen desarrollar, los enlaces y las relaciones entre los distintos departamentos, como tambin las sujeciones a las cuales se someten, considerando que la revisin de las cuentas y la evaluacin es un proceso que permite mejorar el desempeo de las funciones.

Actualmente el Departamento de Colectura, enva mensualmente a los directivos de la Institucin, el informe del movimiento contable, el organismo directriz a su vez, lo remite al Consejo Gubernativo Docente de las Oblatas San Francisco de Sales, organismo que es el encargado de analizar, aprobar o reprobar, como de enviar las observaciones pertinentes.

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GRFICO # 3 FLUJOGRAMA DE REPORTES CONTABLES

1

Flujograma de Reportes Contables

Departamento Colectura

Directivos Institucin

Consejo Gubernativo

1 Reporte Contable 4 3 2 1 A

SIMBOLOGA

Punto de inicio

Unin de varios documentos

A
Archivo

Documentos

Documento principal

Fin de proceso

Fuente: Reglamento Interno. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

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El conocimiento y aplicacin de las funciones asignadas en el Manual de Procedimientos, facilitar al Departamento de Colectura desplegar con eficiencia y efectividad, todas las atribuciones que le competen, lo que permitir el suministro de informacin acerca de la situacin econmica , del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea til a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar decisiones econmicas, lo que redundar en el mejoramiento de los procesos contables y servir para que se eleve la calidad de la Unidad Educativa Stella Maris.

2.5.1 Los objetivos institucionales

a) Cultivar una conciencia de libertad, tica, tolerancia, respeto, solidaridad, responsabilidad, pluralismo y participacin dentro del sistema democrtico y la prctica de los derechos humanos y valores cristianos segn el espritu de San Francisco de Sales. b) Formar personas que conozcan la sociedad en la cual viven, la problemtica del mundo, las corrientes del pensamiento contemporneo y las interrelaciones entre pueblos. c) Ofrecer una especializacin acadmica integrada y acciones prcticas en las ms amplias manifestaciones de la cultura para el desarrollo armnico del pas. d) Capacitar en forma integral al estudiante para que acceda al conocimiento, investigacin, creacin y produccin.

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2.6 Misin institucional

El carisma de las Hermanas Oblatas, a ejemplo de San Francisco de Sales y de sus fundadores el Padre Lus Brisson y Madre Francisca de Sales Aviat, inspiran la accin educativa que busca ensear a las nias, nios y jvenes a ser alguien y hacer algo formando hombres y mujeres de conviccin y temple, de conciencia y sensibilidad bajo el principio de hacer todo por amor nada a la fuerza.

2.7 Propsito fundamental

La Educacin, debe procurar generar agentes de transformacin social, fundamentados en el evangelio y en la doctrina social, por ende:

La Unidad Educativa Stella Maris tiene como propsito: Dar a la niez y juventud una formacin humana y cristiana para que aprenda a SER, a HACER y a CONVIVIR, innovando continuamente los recursos tecnolgicos, cientficos y pedaggicos, segn los requerimientos de las familias y las exigencias de la sociedad cambiante.

2.8 Visin

Para enfrentar con xito las nuevas tecnologas y tcnicas del siglo XXI, la Unidad Educativa Stella Maris se incorpora con decisin y entusiasmo al

programa del Diploma Bachillerato Internacional y al ISO 9001-2000, como un

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proceso de formacin integral, un trabajo permanente y personalizado, en el que el alumno es el centro.

Se quiere promover una educacin que ayude a rescatar valores morales y cristianos, como disciplina, la responsabilidad, solidaridad, no solo en beneficio propio, sino como un compromiso frente a la sociedad.

Se busca consolidar el compromiso en el proceso pedaggico de toda la Unidad Educativa con el fin de incrementar y desarrollar las obras en accin y mantener una visin de futuro que permita una proyeccin cristiana a las exigencias del mundo en todos los ambientes y en todos los tiempos.

2.9 Alcance

Los procesos que conforman el Sistema de Gestin de Calidad de la Unidad Educativa Stella Maris, proyecta sus objetivos a la consecucin de una educacin, cuyos procesos de realizacin garanticen la efectividad del proceso Enseanza-Aprendizaje, que respaldado por un documento proceso de Planificacin curricular y Formacin Humana, garantice la Promocin de las Estudiantes al Nivel Inmediato Superior.

CAPTULO III

3. ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO

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3 ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO

3.1 Generalidades del Control Interno

El control interno establece un proceso previo a las circunstancias

de cada

organizacin; aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada institucin, que provee seguridad formal en el uso de los recursos y se logren los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organizacin, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos.

La funcin del control interno es aplicable a todas las reas de operacin y actividades, de su eficacia depende que la administracin adquiera la informacin requerida para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de las instituciones.

Segn las normas de Control Interno las entidades y organismos tienen una misin que cumplir, para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos.

En la administracin educativa son importantes los procesos de planificacin, gestin, seguimiento y evaluacin (control), entendidos como medidores o indicadores para la direccin escolar, constituyendo uno de los grandes aportes administrativos, que permiten tener una visin de la situacin que se desea controlar.

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Para Cons R., N. (2003, p. 11), Los directores de las Instituciones Educativas (IE) manifiestan las necesidades de consolidar y asegurar la supervivencia de las mismas y trabajar los temas administrativos, no basados en la moda de los conceptos, sino desarrollando unas opciones para apoyar y mejorar el alcance del trabajo cultural en la comunidad.

Para ello el autor propone un modelo que incluye acciones que buscan asegurar el reconocimiento y permanencia de la Institucin Educativa (IE), es decir un conjunto de polticas para llevar adelante las actividades requeridas por la entidad, respondiendo a la pregunta qu hacer? para cumplir con la misin de la organizacin, lo que implica a la administracin financiera, que constituye una de las reas ms importantes dentro de la vida de la institucin educativa.

3.1.1 Definicin del Control interno

La obtencin de la calidad total o excelencia en la administracin de una institucin, entendida as como una estrategia de gestin cuyo objetivo es que la organizacin satisfaga de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de los clientes, de los empleados, de los accionistas y de la sociedad en general, Oakland, J. (2004, p. 5).

Esto amerita que la actual administracin financiera de la organizacin, exija la inclusin de una adecuada tarea de control interno; aspecto que debe tener presente todo el personal que labora en la organizacin, pero principalmente los directores

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financieros, puesto que se vincula con el xito y crecimiento econmico de la organizacin.

Mantilla, S. (2006, p. 11), en su obra Control Interno de los nuevos instrumentos financieros, seala, que el control interno: Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las polticas prescritas por la administracin.

Acorde con esta definicin, el control interno se centra en el cumplimiento de las leyes gubernamentales y normas propias de la institucin, para que exista fiabilidad de la informacin financiera y operativa, con la finalidad de proteger los recursos de la entidad, advertir errores e irregularidades de manera oportuna, que lleven a la organizacin a la eficacia y eficiencia en sus operaciones.

El control interno es un proceso que lo efecta la Junta Directiva de la Entidad, la gerencia y dems personal, diseado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos propuestos.

En el artculo 12 del Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, (2002, p. 3), enfatiza:

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La respectiva entidad y organismo del sector pblico que controla la Contralora sern responsables de instalar, mantener y perfeccionar el sistema de control interno. Se aplicarn los componentes del control interno que incluirn el ambiente de control, la evaluacin de los riesgos de control, las actividades de control, el sistema de informacin y comunicacin y las actividades de monitoreo y supervisin del control interno.

Si bien la Unidad Educativa Stella Maris de Manta es una institucin particular, el artculo en mencin resalta la importancia de que la propia institucin sea la que formule y aplique un sistema de control interno que sirva para alcanzar claridad, exactitud, efectividad y xito en el manejo contable; adems estipula que se deben tener presente las normas tcnicas y los componentes de control interno que especifica la Contralora General del Estado.

El artculo 16 de la misma ley, respecto al control interno, seala: El manual de procesos y procedimientos que emitirn las entidades establecer las funciones incompatibles, la distincin entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago, los procedimientos y los procesos administrativos, financieros, operativos y ambientales, para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mnimos, el pago con cheques o por la red bancaria, el depsito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos.

Por lo tanto, la elaboracin del Manual de Control Interno en el rea Contable para la Unidad Educativa Stella Maris permitir el desempeo correcto de los funcionarios del departamento de contabilidad, aspecto que influir en la vida institucional de la entidad.

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La definicin que elabor el Basle Committee de Control Interno, en Aspiazu, N. (2005, p. 34), es la siguiente: Control Interno es un proceso efectuado por la junta de directores, la administracin principal y todos los niveles del personal. La junta de directores y la administracin principal son responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de control interno y por monitorear su efectividad.

En las instituciones educativas de nivel medio del Ecuador, acorde a las leyes vigentes, los responsables directos de las finanzas del plantel son: el rector o rectora conjuntamente con el colector, involucrndose adems en el control interno, el Consejo Directivo como organismo asesor-veedor de las distintas instancias de la vida institucional.

Siguiendo lo prescrito en la Ley de Educacin, en lo correspondiente a las funciones que debe desempear el Consejo Directivo, se prescribe que este organismo puede nominar Comisiones Eventuales las mismas que tendrn vigencia por el lapso de dos aos.

Amparndose en la prescripcin referida, la mayora de establecimientos educativos de tipo fiscal o particular, nominan una comisin que tiene como funcin especfica el control interno del manejo del presupuesto asignado por el Estado y de los ingresos econmicos obtenidos por autogestin, o en el caso de las instituciones particulares, de los ingresos generados por su labor.

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El control interno servir para asegurar el correcto manejo de los ingresos y egresos financieros y evitar errores que promuevan la disminucin o prdida del patrimonio de la institucin.

Para Herrera, O. (2005, p. 4), el control interno es: El acto evaluado por los jefes inmediatos, directos o jefes encargados del control: previo, concurrente o posterior.

3.1.2 Fundamentos del Control Interno

Lo determinan las condiciones primordiales y bsicas que autentifican la efectividad del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades signadas por la Constitucin y la Ley a cada entidad y las caractersticas que le son propias. La Autorregulacin, el Autocontrol y la Autogestin son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno.

Autorregulacin.- Mediante la autorregulacin la entidad adopta los principios, normas y procedimientos precisos para la operacin del

Sistema de Control Interno. Favorece el autocontrol al normalizar los comportamientos requeridos para el cumplimiento de los objetivos, y hace efectivo y transparente el ejercicio de su funcin constitucional en los diferentes grupos de inters.

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Autocontrol.- Se fundamenta en

la capacidad de cada empleado,

independientemente de su nivel jerrquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, ejecutar enmiendas, mejorar y solicitar ayuda cuando lo crea oportuno de tal manera que la realizacin de los procesos, actividades y tareas bajo su

responsabilidad certifiquen el ejercicio de una funcin administrativa transparente y eficaz.

Autogestin.- Facilita promover a la entidad pblica a la autonoma organizacional ineludible para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la funciones requeridas y recomendadas por los rganos de control.

3.1.3 Objetivos del Control Interno

El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo de la entidad pblica que le permitan la autoproteccin necesaria para garantizar una funcin administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la Constitucin, leyes y normas que la regulan, coordinacin de actuaciones con las diferentes instancias con las que l se relaciona y una alta contribucin al cumplimiento de la finalidad social del Estado.

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El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de las instituciones. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarn obligaciones sin autorizacin.

3.1.4 Objetivos Bsicos del Control Interno

Los objetivos bsicos del control interno abarcan aspectos de controles internos contables y controles internos administrativos, los primeros, involucran los propsitos de la proteccin de los activos de la institucin y la operacin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna; los segundos, pretenden la promocin de la eficacia en la operacin de la actividad, y el cumplimiento de las polticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecucin de las operaciones.

3.1.5 Objetivos Generales del Control Interno

El Control Interno Contable comprende el Plan de Organizacin y los procedimientos y registros que se refieren a la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Por lo tanto, el control interno contable est diseado en funcin de los objetivos de la organizacin; ofrece la seguridad, que las operaciones se realizan acorde con las normas y polticas sealadas por la administracin.

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En

los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos

niveles:

3.1.5.1. Objetivos Generales del Control Interno aplicables a todos los sistemas

Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a partir de los elementos bsicos de control interno enumerados anteriormente siendo ms especficos para facilitar su aplicacin.

Los objetivos generales de control interno de sistemas abarcan: a) Los Objetivos de Autorizacin.

Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administracin.

Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de la administracin.

3.1.5.2. Objetivos de Control Interno aplicables a ciclos de transacciones

Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales de control de sistemas, para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones agrupadas en un ciclo.

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Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir la preparacin de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los estados financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos sujetos a custodia.

Las transacciones deben clasificarse en forma tal, que permita la preparacin de estados financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administracin.

Las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable cuidndose especficamente que se registren aquellas que afectan ms de un ciclo.

En general los objetivos de Control Interno pretenden:

Proteger los objetivos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o negligencia

Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones.

Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la administracin.

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Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos externos. y

3.2 Modalidades de la funcin de control.

Durante el desarrollo y culminacin de los actos administrativos en la organizacin, existe el control previo, control concurrente y control posterior.

3.2.1 Control Previo

Para Julio y Adrin Flores Konja, profesores de la UNMSM, de la Facultad de Ciencias Contables de Lima, Per. (2003, p. 26), el control previo, es el examen de las operaciones propuestas antes de la autorizacin para que el acto administrativo surta efectos, con el propsito de establecer su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad.

El Control Interno constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar su legalidad, autenticidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentacin que respalde cada una de las actividades y la actuacin de los empleados que participen en ellas. En este caso el control, por ejemplo, se realiza antes de proceder a adquirir un bien o servicio, el cual deber ser considerado dentro del cuadro de necesidades.

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De acuerdo con el Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Captulo II: Objeto, mbito y Rgimen de Control para las Instituciones del Sector Pblico, Decreto Ejecutivo 548, Presidente: Gutirrez Borba, L. (2002. p. 2), para cumplir con el control previo no se crearn unidades especficas, esta actividad est implcita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso, el Control Previo, lo realizan las mismas reas de la entidad, vinculadas a la gestin.

3.2.2 Control Concurrente

El Control Concurrente, es el que se aplica conjuntamente a la realizacin de las operaciones cuya correccin se est verificando Herrera, . (2005, p. 5). Por ejemplo, si la compra es por adjudicacin directa, deber contar con tres cotizaciones, dependiendo del precio; y para el giro del cheque, con la factura, orden de compra, gua de remisin, la conformidad de ingreso al almacn en buenas condiciones del bien adquirido.

El Control Concurrente se realiza conforme se desarrolla la gestin, puede participar el Organismo de Control Interno como veedor.

3.2.3 Control Posterior

El Control posterior, es el referido a todos aquellos procedimientos administrativos diseados con el propsito de cautelar el correcto cumplimiento de las condiciones

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sealadas en las normas internas y de acuerdo a la ley, con posterioridad a los actos propios de la ejecucin. Por ejemplo, este control se puede realizar despus de varios meses o al finalizar el ao, en la cual verificaremos si la compra ha cumplido con las exigencias necesarias.

El artculo 10 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, (2002, p.3), seala expresamente: El Auditor Interno no dictaminar estados financieros, pero podr realizar evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es funcin exclusiva de la Contralora General del Estado.

El control posterior, como elemento efectivo del sistema de control, la Unidad de Auditora Interna, realizar la evaluacin de la gestin institucional en forma posterior a las actividades sealadas.

El Control Posterior lo realiza el Organismo de Control Interno, la Auditora Externa tiene como finalidad supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluacin de la gestin y el efectivo ejercicio de la rendicin de cuentas, proponiendo a que ste contribuya con el logro de la misin y objetivos de la entidad a su cargo.

En conclusin, el control interno ayuda a una entidad a alcanzar sus logros de desempeo y economa, prevenir la prdida de recursos y asegurar informes

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financieros confiables. Asimismo, preserva o resguarda que las entidades y privadas cumplan con las leyes y regulaciones, evitando daos a su reputacin y otras consecuencias.

3.3 Principios rectores del Control Interno

De acuerdo a Wanda Wallace, quien goza de gran prestigio y reconocimiento entre los profesionales de la auditoria de estados financieros y autora del ms importante manual sobre control interno, determina los siguientes principios: citado en Menndez, J. (2006, p. 24).

1. Segregacin de funciones, 2. Autocontrol, 3. De arriba hacia abajo, 4. Costo menor que beneficio, 5. Eficacia, 6. Confiabilidad y 7. Documentacin.

3.3.1 Segregacin de funciones

La segregacin de funciones implica, la no simple separacin de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables. De

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manera ideal en las corporaciones grandes, complejas ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transaccin.

3.3.2 Autocontrol

La direccin, gestin, supervisin y evaluacin/valoracin del control interno son resortes de la administracin. No hay controles internos que sean externos; el sistema de control interno, se controla as mismo. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempeados por gente capaz, apoyada en tecnologa.

3.3.3 De arriba hacia abajo

Significa que el control interno es una forma de presin o influencia ejercida por los mximos niveles administrativos, o sea que un empleado de nivel bajo u operativo, no puede controlar a los directivos principales.

Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de menor nivel (sub-procesos, tareas, actividades). El direccionamiento proviene de la alta gerencia y se traslada a la accin por mecanismos operativos. El tono desde lo alto es fundamental, que se convierten en cumplimiento forzoso, por mecanismos de carcter legal.

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3.3.4 Costo menor que beneficio

Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno genera valor a la organizacin, lo que implica de salida, que los controles internos no pueden ser ms costosos que las actividades que controla, ni los beneficios que proveen.

Si el control interno genera sobre costos, es mejor eliminarlo. O dicho de otra manera, el beneficio que genera tiene que ser sustancialmente mayor que el costo que conlleva.

3.3.5 Eficacia

Aqu se tiene una gran connotacin, y es que si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve, de ah que la evaluacin bsica del control interno sea siempre una evaluacin (valoracin) de eficacia. Y sta, es sustancialmente diferente del control de gestin y resultados.

En resumen, el control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer.

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3.3.6 Confiabilidad

Se entiende como la relacin que existe entre la efectividad del diseo y operacin del sistema de control interno y la extensin de la documentacin, y conciencia monitoreo del control interno.

3.3.7 Documentacin

Significa que toda la informacin relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier interesado.

3.4 Elementos de un buen Sistema de Control Interno

Para Goxens, A. y Goxens, M. (1994, p. 27), La administracin eficiente de los activos es la clave para el xito de la empresa. El manejo eficiente de los activos tangibles e intangibles, que es responsabilidad absoluta de la gerencia, permitir a las empresas, y a sus propietarios, alcanzar los resultados econmicos deseados.

Estos son recursos conocidos como activos, muchos de ellos tangibles como el efectivo, muebles, vehculos, equipos mercaderas y otros bienes, valores y derechos adquiridos, por tanto susceptibles de ser valorados y que la contabilidad los registra bajo normas tcnicas.

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Los activos intangibles como el talento humano competente y comprometido, el prestigio, la experiencia, el posicionamiento, la confianza entre otros, la contabilidad no puede reflejar en los balances por cuanto no es posible medirlos en unidades monetarias, pero que a la hora de explotarlos en conjunto, generan rentas importantes que se evidencian en el estado de los resultados.

Gran parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las instituciones a partir de una organizacin slida, pero a la vez flexible, con personal preparado y comprometido, con procesos y procedimientos giles dentro del marco de polticas y objetivos claros y que opere en un ambiente de valores y principios ticos que sean la gua hacia el xito presente y futuro.

Entre los elementos de un buen sistema de control interno, destacan:

Un plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad.

Un plan de autorizaciones, registro contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporcin con sus responsabilidades.

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La Auditora Interna forma parte del Control Interno, tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestin a los efectos de lograr mayores niveles en la prestacin de sus servicios.

3.4.1 Elementos del procedimiento de control que ayudan a la prevencin del fraude

Dentro de la institucin es muy importante tener presente algunos elementos de procedimiento de control que evitarn el mal manejo de los fondos.

Intrnsecamente esta prevencin engloba, de acuerdo a Goxens, A. y Goxens, M. (1994, p. 36), reconocer las cuentas del activo, su correcta ubicacin y razonable valuacin. Siendo pertinente, tener presente el siguiente procedimiento:

1. Procedimientos de control. 2. Personal competente y rotacin de puestos. 3. Custodios de activos. 4. Separacin de funciones. 5. Medidas de seguridad. 6. Firmas autorizadas.

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Goxens, A. y Goxens, M. (1994, p. 37) resaltan adems la importancia del desarrollo de tcnicas para controlar el efectivo, con la finalidad de salvaguardar el efectivo y lograr una contabilidad ms precisa.

Para concretar todas estas pautas, se hace necesario, que desde la gerencia se dicten polticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudo, custodia, y desembolsos del efectivo, as:

Separar las funciones financieras, especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable.

3.5 Componentes de la estructura de Control Interno

Entre los componentes de la estructura del Control Interno se cuentan:

3.5.1 El Ambiente de control

Componente que establece la tnica de una organizacin al influenciar el conocimiento de control de su gente; es decir, la honradez, competencia y valores ticos del personal; la filosofa de gestin y estilo de operacin; la gestin y el modo que se asigna la autoridad, la responsabilidad, organizacin y desarrollo de su gente, atencin y la direccin proporcionada por la alta direccin; en consecuencia el control asegura el cumplimiento de metas y objetivos.

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El ambiente de control est dado por los valores, la filosofa, la conducta tica y la integridad dentro y fuera de la organizacin, por lo que se hace necesario que el personal de la institucin, los clientes y las terceras personas relacionadas con la entidad, los conozcan y se identifiquen con ellos.

3.5.2. Evaluacin de riesgos

Consiste en la identificacin de los factores que podran hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifican los riesgos, estos deben

gestionarse, analizarse y controlarse. Desde las fuentes externas e internas, cada institucin o empresa, afronta una variedad de riesgos que deben analizarse para lograr los objetivos planteados. Estos riesgos pueden ser:

Riesgos inherentes

Se refieren a la posibilidad de que ocurran errores o irregularidades significativas antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Estos riesgos estn totalmente fuera de control del Auditor, porque es propio de la operacin del ente.

Riesgos de control

Existe el peligro de que los controles internos no detecten o eviten errores e irregularidades significativas en forma oportuna.

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Riesgos de deteccin

Se refieren al riesgo de que los procedimientos de auditora seleccionados no detecten errores o irregularidades significativas. De acuerdo a Mantilla, S. (2001, p. 35), los riesgos de mercado que se pueden administrar se deben valorar al menos mensualmente y en respuesta a los movimientos significativos del mercado y a los cambios en las actividades que exponen a la entidad al riesgo.

Adems de las actividades diarias de monitoreo, segn Menndez, J. (2001, p. 45) la responsabilidad de administracin del riesgo debe monitorear los resultados de las actividades de derivados y el cumplimiento con los procedimientos y controles.

Para evitar los diferentes tipos de riesgos, Wanda Wallace, citado en Menndez, J. (2006, p. 28), El foco de atencin del control interno se debe centrar en resolver las diversas situaciones entendidas como oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades derivadas de: estructura, pensamiento estratgico, planeacin interna, establecimientos de metas, mantenimiento de las competencias centrales, soluciones innovadoras, toma de riesgos, procesos, metodologa, generacin de incentivos, mejoramiento continuo, valor de accionistas, informacin, anlisis, orientacin a resultados, capacidad de generar respuestas, y planeacin de la sucesin.

De manera que se involucra el funcionamiento de toda la organizacin.

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3.5.3 Control de actividades de gestin

Son polticas y procedimientos emitidos por la direccin que aseguran que las acciones de gestin sean llevadas a cabo, por lo que aseguran el cumplimento de los objetivos de la entidad. Las actividades de control incluyen una gama de actividades muy diversas, ocurren a lo largo de la organizacin, en todos los niveles y funciones. Adems brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos: como aprobaciones, autorizaciones, comprobaciones, conciliaciones, revisiones.

Las polticas del control de las actividades de gestin, debe tener presente

la

decisin de inversin, es decir el estudio y anlisis de la forma en que conviene examinar las situaciones en cuanto a la oportunidad, eficiencia y eficacia. Generalmente, la inversin est orientada al incremento del activo fijo, siendo importante tener presente las decisiones de financiamiento que elija la empresa durante un perodo, que pueden ser recursos propios o recursos de endeudamiento, aspectos que deben ser sujetos de control.

3.5.4

Informacin y comunicacin

Se utilizan para identificar, procesar y comunicar la informacin al personal, de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades.

76

La comunicacin efectiva tiene que ocurrir en un sentido ms amplio, fluyendo por toda la organizacin de desempeo, segregacin de deberes entre otros, por lo tanto la alta administracin debe de transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestin y control que realizan cada una de ellas.

Igualmente, se puede obtener informacin de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomala a la administracin.

3.5.5

Supervisin

Es necesario un proceso que evala la calidad de desempeo del sistema de control interno a travs del tiempo. Las mediciones se realizan mediante actividades en proceso de verificacin, evaluaciones separadas o una combinacin de ambos.

Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administracin se evala si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios.

La supervisin comprende supervisin interna (auditora interna) por parte de las personas de la institucin y evaluacin externa (auditora externa) que la realizan entes externos de la entidad.

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El sistema de control interno se entreteje con las actividades operativas del ente y por razones fundamentales de la empresa.

El control interno es muy efectivo cuando los controles se basan en la infraestructura de la entidad y son una parte de la esencia de la institucin; es decir, son estructurados para apoyar la calidad y las iniciativas de fortalecimiento, evitando costos innecesarios y posibilitando respuestas rpidas en condiciones cambiantes.

3.5.6

Actividades de control

La accin de control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas, procedimientos y principios que regulan el control interno, efecta la verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones institucionales.

Las actividades de control, acorde con Mantilla, S. (2001, p. 90), incluyen polticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se cumplan las directivas administrativas. Las actividades de control se dan a travs de toda la organizacin, en todos los niveles y funciones. Estas acciones, por lo tanto, incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisin del desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de funciones.

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Como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes correspondientes, los mismos que se formularn para el mejoramiento de la gestin de la entidad, incluyendo el sealamiento de responsabilidades que, en su caso, se hubieran identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal.

Conseguir que el efectivo recaudado durante el da sea depositado, a ms tardar, al siguiente da, en forma exacta a las cuentas bancarias de la institucin.

Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre del beneficiario, y para el libramiento conste con las firmas de dos directivos autorizados.

3.6

Roles y procesos

Si el control interno es un proceso, el cual es efectuado por todas las personas de la organizacin, involucrando especialmente a los niveles directivos ms altos, esto implica que no se trata de un simple procedimiento o poltica a ser desempeada, es el proceso que est continuamente funcionando en todos los niveles.

Para la realizacin de las acciones que concreten las metas y los objetivos previamente definidos, es bsica la gestin, concebida como la aplicacin de mtodos, tcnicas e instrumentos administrativos en el proceso de obtencin,

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utilizacin y mantenimiento de los medios necesarios en una organizacin. El cumplimiento a cabalidad de los roles y procesos dentro una institucin, requiere necesariamente de los siguientes aspectos:

80

GRFICO # 4 EL PROCESO Y LOS ROLES DE CONTROL INTERNO EN UN CONTEXTO DE CADENA DE VALOR.

Diseo

Implementacin

Mejoramiento

Evaluacin/ Valoracin

Auditora

Supervisin

Emisores de criterios/ estndares

Alta gerencia/ consultores

Alta gerencia/ staff

Auditores Internos/ Externos

Auditores Externos/
(Independiente)

Autoridades de supervisin

Fuente: Mantilla, S y Cante, S.(2006,p.44) Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

81

3.6.1 Diseo

Esta actividad del sistema de control interno es, por lo tanto, la actividad ms importante y clave, en una perspectiva estratgica.

Para Fernndez Maestre, D. (2005, p. 38), la clave en el diseo del sistema de control interno est conduciendo a subrayar la importancia de los criterios de control, como referentes comunes y con altas dosis de objetividad,

particularmente a partir de estndares internacionales.

Por lo tanto, si el diseo es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos. El rol principal relacionado con el diseo corresponde a los emisores de los criterios estndares, y la alta direccin, siendo importante que participen todos los involucrados en la organizacin.

Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que les parecen a cada quien sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones.

En particular, para una organizacin el diseo del sistema de control interno consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades caractersticas particulares de dicha organizacin.

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La importancia de este es tal, que para mucho las actividades restantes se recogen en una sola: anlisis del sistema de control interno. Ello puede hacerse sin mayores problemas en las entidades pequeas y en algunas medianas. Sin embargo en las grandes y, sobre todo, en la de inters pblico (particularmente mercados de capital: financieros y de valores), cada etapa tiene su funcionalidad especfica.

3.6.4 Implementacin

Esta actividad consiste en poner a funcionar, en plazos prudentes el diseo de control interno aprobado. La responsabilidad de esta actividad recae en la alta direccin, normalmente a travs de consultores externos. La capacitacin a los mximos niveles directivos como al personal clave en la organizacin, respecto del criterio de control seleccionado, las razones para ello y la metodologa asociada con el mismo, es usualmente el primer paso.

Para Escamilla, J. (2005, p. 38) El asunto clave, en la actividad de implementacin, es la coherencia y la alineacin entre el criterio seleccionado y la metodologa asociada con el mismo.

En ocasiones las organizaciones compran diseos de sistemas de control interno, con la finalidad de responder con mayor acierto a las obligatoriedades legales o a las modas, lo que constituye un gran error, pues el diseo es propio de cada institucin. Otra prctica comn, es que la alta direccin delegue el asunto en un comit.

83

3.6.5 Mejoramiento

Esta actividad se basa en que el mejoramiento consiste en un accionar continuo, por lo que, la consolidacin del sistema de control interno es un asunto que se da paulatinamente, con el paso del tiempo.

Para Daz-Fes, C. (2004, p. 98), no existe ningn sistema de control interno que sea carente de error, por consiguiente conviene su mejoramiento continuo.

3.6.6 Evaluacin/valoracin

Esta actividad es la que mayor xito ha tenido, ha sido prctica tradicional que los sistemas de control estn sometido a evaluaciones.

De acuerdo a Rodrguez, R. (2004, p. 35), esta actividad involucra dos roles importantes y diferentes: Los auditores internos, quienes valoran el control interno para ayudar a la administracin en sus actividades, y los auditores externos usan la evaluacin para determinar el alcance de las pruebas de auditora.

En la auditora de los estados financieros se han introducido modificaciones importantes, pero no se han eliminado la evaluacin del control interno.

La evaluacin del sistema de control interno seguir siendo la causa de su incorporacin en los estndares/normas de auditora generalmente aceptadas,

84

como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditora y como objeto de informes destinados a la institucin.

3.6.7 Auditora

Esta actividad es extremadamente nueva, pues implica someter a examen independiente a cargo del auditor de la institucin, la valoracin que a partir de un criterio de control realiza la administracin principal.

Lo nuevo, segn Escamilla, J. (2005, p. 43), es que: Se precisa que tiene que existir un referente externo, que se denomina criterio de control. La administracin tiene que hacer una evaluacin del sistema de control. El responsable del control interno es la administracin principal. La auditora del control interno se convierte en un asunto de inters pblico.

3.6.8 Supervisin

Se refiere principalmente a cul es el rol de las actividades de control en concordancia con el control interno, que deben realizar las autoridades de supervisin; involucra que esta actividad tenga carcter obligatorio en entidades, monitorear su funcionamiento y sancionar cuando no se cumplen.

85

3.6.9 Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control

El personal encargado de las funciones financieras debe regirse por lo prescrito en el manual de control interno de su entidad, debiendo rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el pblico por los fondos o bienes encomendados a su cargo y/o por la ejecucin de una misin o cumplimiento de un objetivo.

La evaluacin del adecuado desempeo de los funcionarios, le incumbe a la ms alta autoridad de la entidad a la que pertenece y al directorio, ser realizada con la finalidad de medir el desempeo de los mismos en sus cargos.

Cuando este personal, sea sujeto de acciones de control por los estamentos superiores, tal como lo prescribe el artculo 21 del Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, debern ser notificados previamente.

Antes de cerrar el informe de parte de las autoridades que auditan las finanzas de una institucin, debern otorgar al personal responsable comprendido en ellas, la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los casos justificados sealados en las normas reglamentarias.

Como resultado de las acciones de control efectuadas, la comisin que audita emitir los informes respectivos con el debido sustento tcnico y legal, constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas por dichos informes.

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Cuando en el informe respectivo se identifiquen las responsabilidades, sean stas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a Ley (artculo 15), adoptarn inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo, aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad sealada.

Las acciones se imponen por el Titular de la entidad y, respecto a ste en su caso por el organismo o sector jerrquico superior o por ley.

En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el artculo 47 del Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado (2002, p. 6), de acuerdo a la gravedad del caso, se aplicarn las siguientes sanciones:

a) Amonestacin escrita; b) Suspensin sin goce de remuneracin de treinta a noventa das; c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses; y, d) Destitucin.

3.7 Anlisis de la importancia de la aplicacin del control interno

El control interno entendido como el conjunto de procedimientos, polticas, directrices y planes de organizacin que tienen por objeto asegurar eficiencia, seguridad y orden en la gestin financiera contable de la institucin, rubrican la

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importancia de su aplicacin, ya que garantizan la proteccin de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. De esta manera, se asegura que las operaciones se realizan de acuerdo con las normas y polticas sealadas por la administracin, teniendo presente las regulaciones del Estado.

Se debe resaltar tambin que este control interno contable no slo se refiere a normas de control con fundamento puramente contable, sino tambin a todos aquellos procedimientos que se relacionan con la situacin financiera o con el proceso informativo, como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobacin de inventarios, entre otros.

Si el control interno es efectuado por los directores y la administracin principal, y participa todo el personal involucrado en esta rea, se va a conseguir no slo el conocimiento del estado de las finanzas sino que los beneficios sean colaterales, acrecentndose principalmente el desempeo de las funciones encomendadas a cada empleado, ya que se manejarn procedimientos y procesos administrativosfinancieros acordes con los estipulados en el Manual de Control Interno, reducindose el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mnimos.

Si se procede de esta manera se alcanzar eficiencia en la organizacin, elevndose la eficacia en el cumplimiento de las polticas establecidas por los administradores de la empresa y en la ejecucin de las operaciones.

El control interno asegura el cumplimiento de los objetivos, el logro del objeto social y la concrecin de la visin. El cumplimiento cabal de las obligaciones,

88

asegurar transparencia en el manejo de las finanzas de la organizacin, lo que conlleva a la elevacin del prestigio institucin y del grado de servicio que presta a la comunidad.

3.8 3.8.1

Normas de Contabilidad Normas Internacionales de Contabilidad, NIC y las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, NEC

Todas estas normas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de todo el mundo. Hasta 2001 se han emitido 41 NIC. Los pases latinoamericanos, entre ellos los del Pacto Andino, han efectuado adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos aplicables a cada pas.

En Ecuador se han emitido 27 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) que, conjuntamente con las dems leyes, principios y reglamentos, regularn el registro y control contable, la elaboracin y presentacin de estados financieros, A continuacin se presentan varias NEC con referencia a las NIC

NEC 1 Presentacin de estados financieros

Ref. NIC 1 Presentacin de estados financieros.

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentacin de los estados financieros de propsito general, para asegurar la compatibilidad con los estados financieros de periodos anteriores de la misma empresa y con los estados

89

financieros de otras empresas, porque esta Norma se aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y compaas.

Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector pblico que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los estados financieros y para los estados financieros en s mismos. Tales entidades tambin pudieran presentar componentes adicionales de los estados financieros. Federacin Nacional de Contadores del Ecuador. (1999, p)

NEC 4 Contingencia y sucesos que ocurren despus de la fecha del Balance

Ref. NIC 10 Contingencias y Hechos Ocurridos despus de la Fecha del Balance

Esta Norma debe aplicarse en la contabilizacin y revelacin de contingencias, y sucesos que ocurren despus de la fecha del balance. Se requieren ajustes del activo y pasivo por hechos que ocurren despus de la fecha del balance y que suministran informacin adicional para determinar las cifras relacionadas con las condiciones existentes a la fecha del balance. Por ejemplo, puede hacerse el ajuste por la prdida del saldo de un cliente cuya quiebra es declarada despus de la fecha del balance (Corporacin Edi-baco Ca. Ltda. p.5)

NEC 8 Reportando informacin financiera por segmentos

Ref. NIC 14 Informacin financiera por reas.

El objetivo de esta norma es establecer los principios para el reporte de la informacin financiera por segmentos: Informacin acerca de los diferentes tipos

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de productos y servicios que una empresa produce, y de las diferentes reas geogrficas en las que opera para ayudar a los usuarios de los estados financieros.

NEC 9 Ingresos

Ref. NIC 18 Ingresos

El ingreso es reconocido cuando es probable que haya un flujo de beneficios econmicos futuros hacia la empresa, y que estos beneficios econmicos puedan ser cuantificados confiablemente; es de decir a la entrada bruta de beneficios econmicos durante el perodo que se originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, incluye slo las entradas brutas de beneficios econmicos recibidos y por recibir por la empresa en su propio beneficio.

NEC 11 Inventarios

Ref. NIC 2 Inventarios.

El objetivo de esta norma es prescribir o sealar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histrico. Esta norma proporciona guas prcticas sobre la determinacin del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida cualquier disminucin de su valor neto de realizacin.

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NEC 12 Propiedades, planta y equipo

Ref. NIC16 Propiedad, planta y equipo.

El objetivo de esta norma es sealar el tratamiento contable para la propiedad, planta y equipo. Los temas principales son: el momento indicado de reconocimiento de los activos, la determinacin de sus valores en libros, los cargos por depreciacin que deben ser reconocidos en relacin con ellos y la determinacin y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros.

NEC 13 Contabilizacin de la Depreciacin

Ref. NIC 16

Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas. Por consiguiente, la depreciacin puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situacin financiera y los resultados de las operaciones de esas empresas.

Por la utilidad que dan los bienes de plantas y equipos; van disminuyendo los beneficios econmicos incorporados a un activo, se reducir el importe en libros del mismo, con el fin de reflejar dicho consumo, mediante cargos a resultados por depreciacin.

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NEC 15 Contratos de construccin

Ref. NIC 11 Contratos de construccin.

El objetivo de esta norma es sealar el tratamiento contable de los ingresos y costos asociados con los contratos de construccin.

NEC N-18 Tratamiento contable de las inversiones

Ref. NIC 40

Se refiere al tratamiento contable de las inversiones de los estados financieros de las empresas y a los requerimientos de valor relativo.

NEC N-25 Tratamiento de los activos intangibles

Ref. NIC 38

Describe el tratamiento de los activos intangibles y su registro obligatorio solamente en casos en los que se cumplan tres criterios elementales:

1) que el activo sea perfectamente identificable; 2) que la empresa posea control sobre el recurso en cuestin y, 3) existencia de beneficios econmicos futuros.

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NEC N-26 Provisiones del activo y pasivo

Ref. NIC 37

Su objetivo es asegurar que se utilicen las bases apropiadas para el reconocimiento y la medicin de las provisiones, activos y pasivos de carcter contingente.

3.8.1.1

Aplicacin de las Normas Internacionales Financiera, NIIF en el Proceso Contable

de Informacin

Los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados son reglas y procedimientos necesarios para definir la prctica de contabilidad aceptada en un perodo determinado. Con el proceso de globalizacin de la economa e inversiones directas e indirectas tras fronteras, se ha visto la necesidad de optimizar y ajustar los informes financieros en todo el mundo y formular y publicar normas de contabilidad para ser observadas en la preparacin de estados financieros.

El Comit de Normas Internacionales de Contabilidad, IASC es la entidad privada independiente que tiene por objetivo lograr uniformidad en los principios y normas de contabilidad que son utilizados por los negocios y otras organizaciones en la informacin financiera alrededor del mundo.

94

Las Normas Internacionales de Contabilidad que se conocen con las siglas NIC y NIIF elaboradas por el International Accounting Standord Board Board, IASB2.

Los Normas Internacionales de Informacin Financiera NIIF, tambin conocidas por sus siglas en ingls como IFRS, International Financial Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el IASB, institucin privada con sede en Londres. Constituyen los Estndares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual del Contable, ya que en l se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable en el mundo.

Al 28 de marzo de 2008, alrededor de 75 pases han optado el uso de las NIIF, o parte de ellas. Otros muchos pases han decidido adoptar las normas en el futuro, mediante su aplicacin directa o mediante su adaptacin a las legislaciones nacionales de los distintos pases.

Los cambios que manifiesta el mundo actual en razn de la internacionalizacin de la economa, unidos a los requerimientos de informacin de las empresas en un mercado altamente competitivo, en el cual, la eficiencia es factor fundamental del xito, sealan la importancia de las normas internacionales de contabilidad y la necesidad de su adecuacin al interior de cada pas.

Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de "Normas Internacionales de Contabilidad" NIC y fueron dictadas por el IASC International Accounting Standards Committee, precedente del actual IASB. Desde abril 2001, ao de constitucin del IASB, este organismo adopt todas las NIC y continu su desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas Internaciones de Informacin Financiera" NIIF

95

Tales normas se consideran fundamentales para comercializar

en un mercado

abierto dentro de una base homognea y con parmetros slidos, que le brinden seguridad a quienes interactan con los entes econmicos, a efecto de que los usuarios de la informacin, posean elementos de juicio estructurados desde un sistema de informacin contable nacional configurado a partir de las normas internacionales de contabilidad.

Es por ello que para participar en esta rea, los trabajos debern concentrarse en elaborar un planteamiento que permita recoger las normas internacionales y su utilizacin en el nivel nacional, reconociendo mediante un modelo estructural las diferencias que deben ser asimiladas en el orden nacional de cada pas.

Los miembros del IASC consideran que la adopcin de las Normas Internacionales de Contabilidad, por los diferentes pases, ms la pertinente revelacin respecto al cumplimiento de las mismas, tendr un efecto importante a travs de los aos. Mejorar la calidad de los estados financieros y se obtendr un grado cada vez mayor de comparatividad. La credibilidad y, por consiguiente, la utilidad de los estados financieros se ver acrecentada en todo el mundo.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se encuentran generalmente armonizadas, con las Internacionales, no tienen mayores diferencias, quizs en algunos casos en las NIC, se engloban un poco ms los trminos, Pero en ciertos conceptos hay semejanzas que son muy importantes para el fin que persigue la contabilidad, como es dar una exacta y servible informacin a los usuarios, con la mayor claridad y eficacia posible.

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La conversin a

las NIIF provee la oportunidad de evaluar

lo sistemas y

optimizar los controles internos, las compaas y las empresas creen que habr beneficios a largo plazo.

Los estados financieros preparados bajo las NIFF, necesariamente reflejarn ms razonablemente la realidad econmica de los negocios de cualquier entidad.

La aplicacin obligatoria de las Normas Internacionales de Informacin Financiera NIIF por parte de las compaas y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas se aplicarn a partir del 1 de enero del 2010; las compaas y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores, as como todas las compaas que ejercen actividades de auditora externa. Registro Oficial 498, 31 XII - 2008

A partir del 1 de enero del 2011 aplicarn las NIIF las compaas que tengan activos totales iguales o superiores a US $ 4000.000,00 al 31 de diciembre del 2007. Registro Oficial 498, 31 XII-2008 Aplicarn a partir del 1 de enero del 2012: Las dems compaas no consideradas en los dos grupos anteriores. Registro Oficial 498, 31 XII - 2008

CAPTULO IV

4. DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS

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4 . DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS

4.1 . Estructura financiera y contable de la Unidad Educativa Stella Maris

Con el propsito de diagnosticar el sistema de Control Interno que se maneja en la Unidad Educativa Stella Maris de Manta, se procedi a la aplicacin de encuestas y entrevistas al personal directivo, administrativo y del Departamento de Colectura de la Institucin, datos que han permitido conocer la realidad actual en la que se desenvuelve este departamento y planear la proyeccin ideal enmarcada en las, Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), Ley del

Rgimen tributario y la Ley de Educacin y su Reglamento para alcanzar eficiencia y efectividad en el funcionamiento del Departamento Contable y por ende el desarrollo y servicio que presta la Institucin.

Acorde con los resultados, respecto de la estructura financiera y contable se obtuvo lo siguiente: la Unidad Educativa Stella Maris, ha respondido exclusivamente a funciones constructivas o estructurales, puesto que ha tenido como objetivo el ordenamiento de la Institucin; se enmarca dentro de la estructura funcional de organizacin, ya que el Departamento de Colectura, se rige por las leyes emitidas en la Ley Educacin del Ecuador, las Normativas Contables, las Leyes Tributaria, Leyes Laborales las que determinan el manejo financiero de la Institucin Educativa.

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El Manual de Control Interno del rea Contable, debe responder a una estructura funcional dinmica, ya que como lo seala Goxens, A. y Goxens, M., (2002, p. 18) el objeto de esta estructura funcional es el desarrollo ordenado de toda la actividad propia de la empresa misma que debe involucrar las funciones de direccin, funciones de previsin y funciones coordinativas.

Las funciones de direccin, prioriza realizar el mando efectivo de la institucin, funciones que se complementan con las de gestin, de manera que se posibilite la puesta en prctica de las disposiciones establecidas por las funciones constructivas. Las funciones de previsin, emitidas con la finalidad de proteger los bienes y personas que laboran en el establecimiento educativo.

Las funciones coordinativas, con el propsito de facilitar el desarrollo eficiente de las funciones anteriores, teniendo como caractersticas ser registrativas, de control, supervisin, fiscalizacin, presupuestarias y de investigacin.

La estructura contable se debe fundamentar en el proceso de registro contable, constituido por las sucesivas labores que requiere la contabilidad, pues sta facilita datos para guiar la correcta gestin administrativa y que la contabilidad los registra bajo normas tcnicas; siendo necesario una labor de anlisis, desglosando y clasificando acorde a criterios adecuados, las partidas de las cuentas, con la finalidad de poder estudiar con detalle preciso las operaciones, labor que involucra el manejo de los libros auxiliares y las estadsticas; de igual manera se requiere la labor de sntesis que recae en las cuentas y el balance.

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El manejo eficiente de los procesos contables, permitir a la institucin alcanzar los resultados deseados y el cumplimiento de las metas y objetivos trazados con antelacin; pero, es importante relievar que el manejo eficiente descansa en el control interno contable que debe establecerse en las empresas, instituciones u organizaciones a partir de una organizacin slida, pero a la vez flexible, con personal preparado y comprometido, con procesos y procedimientos giles dentro del marco de polticas y objetivos claros, que operen en un ambiente de valores y principios ticos que sean la gua hacia el xito presente y futuro.

4.2 Caractersticas del departamento contable

Segn el criterio del personal que labora en la colectura de la Institucin la principal caracterstica de este departamento, es que en la actualidad se cumple con las disposiciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, y con las Leyes y Reglamentos de la Ley de Educacin, puesto que este Departamento al ser el encargado de llevar las finanzas, se responsabiliza de los bienes y recursos presupuestarios del establecimiento educativo.

La Colectura realiza los egresos que sean debidamente justificados, recauda con diligencia los fondos y asignaciones del establecimiento; debido al sistema de organizacin interna que posee la Congregacin religiosa, no participa en la elaboracin de la proforma del presupuesto del plantel, pero si enva las sugerencias respectivas; presenta al Consejo Regional y a la conoma Regional de manera semestral, el informe del estado financiero y las necesidades

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presupuestarias; se preocupa tambin del cumplimiento de los principios y valores que orientan a la Congregacin.

4.3 Funciones y procedimientos

En la Unidad Educativa Stella Maris, el control interno es ejercido por la superioridad de la Congregacin de Oblatas de San Francisco de Sales, para el efecto el departamento de Colectura, presenta mensualmente el informe

contable para su correspondiente revisin, organismo que ser el encargado de dictaminar aciertos y errores, introducir cambios, suprimir o incrementar las asignaciones econmicas, pero siempre guiado por la misin que toca cumplir u orientado por la visin que se aspira alcanzar.

Cuando se considera que el informe requiere un estudio ms amplio, la titular de la superioridad que regenta la congregacin o su delegada, visitan el plantel educativo para conocer en la fuente los datos requeridos y proporcionar un asesoramiento directo al personal encargado del manejo de las finanzas, respecto de las medidas que se hace necesario implementar para afrontar riesgos.

Por lo tanto, los procedimientos de control que se aplican en la Unidad Educativa, son emitidos por la direccin y consisten en polticas y procedimientos que aseguran el cumplimento de los objetivos de la institucin, y que son acatados por todos los establecimientos de la Congregacin.

102

Siguiendo a Cante, S. (2006, p. 18), los procedimientos de control interno involucran a toda la cadena de valor: mediante una metodologa que involucra 4 fases:

Fase 1: Cadena de valor. Aplicado al departamento financiero significara que involucra los procesos contables relevantes, la valoracin y los requerimientos de informacin financiera, controles a nivel de actividad.

Fase 2: Documentacin, que atae a riesgos y controles crticos, el diseo de los controles y la efectividad de la operacin de los controles.

Fase 3: El diseo de solucin a las brechas de control.

Fase 4: Implementacin de solucin a las brechas de control. Estas dos ltimas fases dan como resultado ventajas de control permitidas.

103

GRFICO # 5 PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO

FASE 1 CADENA DE VALOR Procesos Contables Informacin Financiera Controles a Nivel de calidad

FASE 2 DOCUMENTACIN Fuente: Cante, S. (2006, p. 18)

Riesgos Diseo de Controles Efectividad de Controles

FASE 3 DISEO DE SOLUCIN A las Brechas de Control

Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

VENTAJAS DE CONTROL PERMITIDAS

Fuente: Cante, S. (2006, FASE 4 p. 18) Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

IMPLEMENTACIN DE LA SOLUCIN

Fuente: Cantes.(2006,p.18) Elaboracin: Hna. Rosario Meza

104

4.4 . Propsitos y fines

El propsito fundamental del sistema de Control Interno de la Unidad Educativa Stella Maris, debe ser, tal como lo sealan Mantilla, S. y Cante, S. (2006, p. 42), pasar de un sistema basado exclusivamente en reglas a un sistema basado en principios y orientado a objetivos, siendo necesario, que se apliquen todos los componentes del control interno.

El propsito, incluye tambin la aplicacin de las normas tcnicas de control interno especficas para la contabilidad, el manejo del presupuesto, la tesorera, la gestin de bienes, el recurso humano, el procesamiento automtico de datos, las inversiones en proyectos y programas de la organizacin institucional.

Los fundamentos bsicos que regir el rea contable sern: Principios, roles, procesos, fundamentos claves para entender y aplicar lo relacionado con el control interno, los que deben ser incluidos en el manual de control interno. Teniendo presente a la Sarbanes-Oxley (2006, p. 15):

Las organizaciones se ven limitadas para producir reportes financieros exactos y confiables cuando se perjudica la integridad de las operaciones. Los fuertes controles operacionales ayudan a crear slidos controles financieros. De manera inversa, las operaciones inefectivas de las cadenas de suministro no slo direccionan ineficiencias sino que tambin generan la probabilidad de declaraciones financieras equivocadas.

Por lo tanto, se vuelve imprescindible el cumplimiento legal ms all de lo legal, como lo puntualiza Cante, S. (2006, p. 18).

105

4.5 ANALISIS FODA

El diagnstico del sistema de Control Interno del Departamento Contable de la Unidad Educativa Stella Maris, dio como resultado la deteccin de los siguientes aspectos:

4.5.1 Fortalezas

Acatamiento de los artculos pertinentes del Reglamento de la Ley Orgnica y Rgimen Tributaria, Normas de Ecuatoriana de Contabilidad y de la Ley de Educacin y su Reglamento. Manejo cuidadoso de los libros de contabilidad y de los procesos contables conocidos, que demuestran honradez y responsabilidad del personal del departamento de colectura. Cumplimiento cabal de lo prescrito por la Direccin del establecimiento educativo y de la Superioridad de la Congregacin de Oblatas de San Francisco de Sales. Presentacin mensual de informes al Consejo Regional y cuando el caso lo requiera. Aplicacin de varios principios del control interno, como: Buenas relaciones interpersonales entre el personal del departamento, las autoridades del plantel y los usuarios. Asesoramiento directo de la Ecnoma Regional y de su Consejo para el cumplimiento de las normas de contabilidad y las leyes tributarias.

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Se posee

un sistema informtico acorde a las concepciones, que regulan

todos los procesos contables, facilitando el funcionamiento del departamento financiero.

4.5.2 Oportunidades

Asistencia

seminarios

de

actualizacin

dictados

por

organismos Federacin

gubernamentales, como el Ecuatoriana de

Servicio de Rentas Internas,

Establecimientos

de Educacin Catlica FEDEC , Leyes

Laborales, del Estado Distrito Manab, Direccin Provincial de Educacin de Manab, ANSEDES, (Asociacin Nacional de Supervisores Escolares), entre otros.

Acceso a consulta de libros actualizados de control interno y a la revisin de documentos en la red de Internet.

4.5.3 Debilidades

El departamento de Colectura no dispone de un Manual de Control Interno que le permita manejar sus bienes econmicos de una manera gil, oportuna y transparentar sus acciones. No se dispone de un plan de organizacin de los procesos contables. No se conocen ni manejan los Nuevos Instrumentos Financieros del control interno.

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Escaso personal en el Departamento Contable, lo que no permite la rotacin de puestos, por lo que la misma persona debe asumir diferentes

responsabilidades. Eventual participacin de las autoridades del plantel para un control interno contable efectivo.

4.5.4 Amenazas

La desvinculacin de sistemas actuales de control interno retrasan y ponen en peligro las actividades contables. Al no poseer la Unidad Educativa Stella Maris, un sistema de control interno efectivo y eficiente, corre el riesgo de tener desviaciones en las operaciones de su sistema financiero, afectndose las decisiones de gestin, que incluso podran llevar a una crisis operativa, que perjudicaran los resultados de sus actividades. Los incesantes cambios del mundo globalizado afectan a las regulaciones que a nivel nacional se determinan.

4.6 Misin

En el aspecto financiero la Unidad Educativa Stella Maris, tiene como misin transparentar el proceso contable, lo que involucra todas las actividades, operaciones y actuaciones contables, con el fin de garantizar que la informacin financiera, econmica y social cumpla con las normas conceptuales, tcnicas y

108

procedimentales establecidas en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las NIIF.

4.7. Visin

La Unidad Educativa Stella Maris tiene como visin en el aspecto financiero, aplicar un control interno integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por la Congregacin de Oblatas San Francisco de Sales, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y funciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a los objetivos previstos, y prescritos en el manual de control interno, para alcanzar eficacia y eficiencia.

4.8 Polticas y Estrategias

Fortalecer el compromiso de los dems colaboradores frente al proceso contable, como base de la transparencia, eficacia y eficiencia. Coordinar directamente con el departamento de colectura el cumplimiento de los parmetros de la accin de su rea, hacia el logro de sus objetivos. Definir un estilo de gestin responsable en el rea contable, orientado a las necesidades y el cumplimiento del Objeto Social.. Prescribir polticas que determinen por escrito los procedimientos de recaudo, custodia y desembolsos del efectivo.

109

Actuar preventivamente para identificar los factores que podran hacer que la entidad no cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifican los riesgos, estos deben gestionarse, analizarse y controlarse. Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin. Capacitar al personal del departamento de colectura en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informtico actualizado.

110

4.9 Resultados de la investigacin 4.9.1 Resultados de la encuesta dirigida al personal administrativo que regenta la Unidad Educativa Stella Maris (Anexo II)

CUADRO # 4 ESTRUCTURA FINANCIERA

ESTRUCTURA FINANCIERA Ley de Rgimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad. NEC Reglamento y Modelo Contable de la Congregacin de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.
Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

f 2 3 2

% 28.6 42.8 28.6

GRFICO # 6 ESTRUCTURA FINANCIERA

28.6 42.8 Ley de Rgimen Tributario Interno

28.6 Normas Ecuatorianas de Contabilidad

Reglamento y Modelo Contable de la Congregacin de Hermanas Oblatas de San Francisco de sales

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

111

Acorde a la opinin del personal administrativo que labora en la Unidad Educativa Stella Maris, el 42.8% opinan que el departamento financiero se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. NEC; el 28.6% consideran que el

establecimiento educativo en el aspecto financiero y contable se maneja, por el reglamento y modelo contable de la Congregacin de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales e igual porcentaje 28.6% expresa que la Ley de

Rgimen Tributario Interno rige el movimiento contable.

Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal administrativo se ha cerciorado que el Departamento de Colectura se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, las que especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad para conocer los estados financieros de la Institucin educativa.

Se debe tambin recalcar que un porcentaje significativo ha opinado que el movimiento contable est sujeto al reglamento de la Congregacin de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, que a su vez tiene como sustento las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, de manera que se obtiene fiabilidad de la informacin financiera y operativa, con la finalidad de proteger los recursos de la entidad, advertir errores e irregularidades de manera oportuna, que lleven a la organizacin a la eficacia y eficiencia en sus operaciones

112

CUADRO # 5 REA FINANCIERA

REA FINANCIERA Si No

f 6 1

% 85.7 14.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna Rosario Meza

GRFICO # 7 REA FINANCIERA

85.7%

14.3%

Si

No

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna Rosario Meza

113

Para el 85.7% del personal administrativo que se le hizo la encuesta; el rea Contable y financiera de la Institucin s utiliza tecnologa informtica para el registro de sus operaciones, ya que las nuevas tcnicas contribuyen a que la informacin contable se mueva de una manera ms rpida y fcil, as mismo almacena, procesa, distribuye, analiza la informacin y agiliza el proceso para una toma de decisiones y pone a disposicin la informacin para el momento que sea requerida.

Mientras que para el 14.3% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza tecnologa informtica.

114

CUADRO # 6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

ORGANIGRAMA FUNCIONAL Si No

f 0 7

% 0 100

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna Rosario Meza

GRFICO # 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

100%

Si 0% No

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna Rosario Meza

115

El 100% del personal administrativo seala que no existe un organigrama funcional en el Departamento Contable-financiero, as lo confirman las

respuestas a las preguntas realizadas; carece de un sistema de organizacin y por cierto las asignaciones de trabajo del personal contable, incurriendo en la misma persona, los cargos en el rea de contabilidad.

116

CUADRO # 7 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

MANUALES DE f PROCEDIMIENTOS Si No 0 7 0 100 %

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Si No 100%

0%

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

117

La Institucin no posee

un manual

de procedimiento que satisfaga las

necesidades y expectativas del Departamento Contable-Financiero, carece del proceso que logra los objetivos propuestos. As lo indican las respuestas en un 100% en la encuesta que se hizo al personal administrativo.

118

CUADRO # 8 DEPARTAMENTO CONTABLE

DEPARTAMENTO CONTABLE
Presidiendo la comisin de control interno. Integrando la comisin de control interno.

f 1 6

% 14.2 85.8

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 10 DEPARTAMENTO CONTABLE

85.8%
Presidiendo la comisin de control interno

14.2%

Integrando la comisin de Control

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

119

El 85.8% del personal administrativo opin que participa en el control interno siendo parte de la comisin, realizando la actividad que ha sido asignado por el Consejo Directivo, lo que beneficia la ejecucin en el Departamento Financiero; la Hermana rectora, 14.2%, expres que a ella le atae presidir la Comisin de Control interno, responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de Educacin del Ecuador, siendo positivo para el desenvolvimiento eficiente del Departamento Contable, redundando en la marcha acertada de la Unidad Educativa Stella Maris.

120

CUADRO # 9

MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO

MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO Previo Concurrente Posterior

f 2 4 1

% 28.6 57.1 14.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 11 MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO

57.1%

28.6% 14.3 Previo Concurrente Posterior

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

121

El criterio de 4 personas del nivel administrativo, que equivale a 57.1%, expone que la modalidad de control interno que generalmente se efecta en la Unidad Educativa Stella Maris es el control concurrente, que se aplica a la realizacin de las operaciones contables que se estn verificando.

En realidad las adquisiciones, hasta determinado monto, estn sujetas a la decisin del Consejo Local, debindose enviar la misma, al Consejo Regional para su correspondiente aprobacin.

La compra est sujeta a las normas especificadas en las Leyes de la Contralora del Estado y las Normas de Contabilidad. El 14.3 % del personal administrativo manifiesta que se aplica el control posterior, puesto que al finalizar el ao lectivo, el Consejo Regional, realiza una auditora en la que verifica si las compras realizadas, han cumplido con las exigencias necesarias, aspectos que avalan la evaluacin de la gestin y el efectivo ejercicio de la rendicin de cuentas. De igual manera el 28.6 % considera que la modalidad de control interno que se efecta es el control previo.

122

CUADRO # 10 PRESUPUESTOS ANUALES

PRESUPUESTOS ANUALES Si No

f 7 0

% 100 0

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 12 PRESUPUESTOS ANUALES

100%

0% Si

No

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

123

Con seguridad el personal administrativo confirma en un 100%

que si se

preparan los presupuestos anuales. El presupuesto que constituye una buena base para la contabilidad y transparencia, resulta clave para la administracin financiera.

La asignacin presupuestaria ser conforme al presupuesto de ingresos y egresos para cada ejercicio fiscal.

124

4.9.2 Resultado de la encuesta aplicada al personal del departamento contable: Referente a la colectura/ tesorera.(Anexo II)

CUADRO # 11
TRABAJOS CONTABLES

TRABAJOS CONTABLES Si No A veces

f 2 1

% 66.7 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 13 TRABAJOS CONTABLES

66.7%

33.3%

Si No A veces

0%

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna Rosario Meza

125

El 66.7% del personal que labora en el Departamento Contable, estima que las actividades contables que se efectan en la Unidad Educativa Stella Maris se rigen por las Normas actuales de Contabilidad Ecuatoriana, lo que se considera altamente significativo, puesto que las normas favorecen el trabajo contable y facilitan el control interno del movimiento econmico de la Entidad. Por el contrario el 33.3% considera que estas normas solo se las aplica a veces.

126

CUADRO # 12 RESPONSABILIDADES CONTABLES

Responsabilidades contables
Llevarlosregistrosdeingresosyegresos Efectuardeclaracionesdeimpuestos Hacerbalances Todosellos

f 1 2

% 33.3 66.7

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 14 RESPONSABILIDADES CONTABLES

66.7%

Llevar registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones de impuestos Hacer balances

33.3%

Todos ellos 0% 0%

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

127

La Colectura o Departamento Financiero, segn la opinin del 66.7 % del personal que labora en esta dependencia, expresa que las responsabilidades son mltiples, incluyendo llevar al da los registros de ingresos y egresos econmicos, en los que se incluyen: los roles de pago al personal que labora en la Institucin, los gastos por inversiones, los ingresos por venta de uniformes de cultura fsica y el pago de pensiones; efectuar las declaraciones tributarias del Servicio de Rentas Internas; elaborar mensualmente los balances presentando los respectivos informes a la Ecnoma Regional; para el 33.3 %, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del

personal del Departamento Contable.

128

CUADRO # 13 CONCILIACIN BANCARIA

CONCILIACIN BANCARIA

Mensual
Con otra periodicidad Anual

2 1

66.7 33.3

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 15

CONCILIACIN BANCARIA

66.7% 33.3%

0%

Anual Mensual

Mensual

Con otra periodicidad

Anual

Fuente: Encuesta a personal administrativo de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

129

Como resultado de la encuesta el bancaria

66.7% establece que

la conciliacin

se verifica mensualmente, porque la conciliacin bancaria es un

proceso de anlisis y de investigacin y aclara por las cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual no coincide con el saldo que revela los libros del banco. A final de cada mes el banco suele enviar a sus cuentas correntistas un estado de cuentas en el que especifica todo el movimiento registrado; como hay operaciones en los libros de la Institucin sin registrar en los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por esta razn se hace la conciliacin bancaria.

Para el 33,3%, solo se hace la conciliacin bancaria anualmente, periodo demasiado largo para verificar lo saldos en los libros del banco con el estado de cuenta.

130

CUADRO # 14 ARQUEOS DE CAJA

ARQUEOS DE CAJA

Diariamente Semanal Mensual Anual

1 2 -

33.3 66.7 -

Fuente: Encuesta a personal de la Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 16 ARQUEOS DE CAJA

66.7%%

Diariamente 33.3% Semanal Mensual Anual 0%

0%

Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza

131

El 66.7% garantiza que el arqueo de caja debe realizrselo mensualmente para confrontar el saldo de caja, la conformidad y efectividad material de dicho saldo en sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro. Sin embargo el 33,3% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana para argumentar al saldo que seala el libro de caja.

132

CUADRO # 15 INFORMES FINANCIEROS

INFORMES FINANCIEROS Siempre

A veces Nunca

f 3 -

% 100 -

Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 17 INFORMES FINANCIEROS

100%

Siempre A veces Nunca 0% 0%

Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

133

Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que s realizan los informes del movimiento contable de manera mensual, los que son presentados a la Ecnoma Regional para su respectiva revisin y aprobacin, esto asegura la confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectan en las operaciones contables.

134

CUADRO # 16 PAGOS AUTORIZADOS

PAGOS AUTORIZADOS Siempre En ocasiones

f 3 -

% 100 -

Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

GRFICO # 18

PAGOS AUTORIZADOS

100%

Siempre 0% En ocasiones

Fuente: Encuesta a personal de Colectura de la Unidad Educ. Stella Maris Elaboracin: Hna Rosario Meza.

135

La respuesta del personal contable-financiero es afirmativa en un 100%, siempre que se hace un pago es previamente autorizado por el Consejo Directivo, si es ms elevada la cantidad se espera la autorizacin del Consejo Regional.

136

4.10. Comprobacin de objetivos.

Para el cumplimiento del primer objetivo especfico: Investigar el tipo de control interno que se ha estado implementando en el control de los ingresos y egresos econmicos en la institucin, se pregunt al confirmaron personal administrativo, quienes

que la modalidad que generalmente se efecta en la Unidad

Educativa Stella Maris es el Control Concurrente, en menor porcentaje, 14% expresaron que se aplica el Control Posterior, puesto que al trmino del ao lectivo el Consejo Regional realiza una auditora para verificar las inversiones efectuadas.

Para el cumplimiento del segundo objetivo: Analizar las operaciones financieras que se llevan a cabo en el rea Contable, se pregunt: Cules son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del Departamento Financiero?, respondiendo el 66.7 % del personal administrativo, que las

responsabilidades son mltiples, puesto que se deben llevar al da los registros de ingresos y egresos econmicos, como los roles de pago al personal, las declaraciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas, efectuar conciliacin bancaria de manera mensual , arqueo de caja y para el 100% de empleados la presentacin de informes a la Ecnoma Regional, actividades contables que

garantizan el buen manejo del movimiento econmico de la Institucin. De esta manera el objetivo No 2 fue cumplido.

El objetivo No 3: Identificar las estrategias y principios de la administracin financiera que se han desarrollado para proteger y resguardar los activos, apoyar

137

los requerimientos del crecimiento del plantel y la gestin directiva. Al respecto se tiene que: el 42.8% del personal administrativo sostuvo que, el Departamento Contable se basa en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, a lo que se suma el Reglamento y Modelo Contable de la Congregacin de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales al igual que las Leyes del Rgimen Tributario Interno, los que posibilitan advertir errores e irregularidades de manera oportuna, para el manejo acertado de las operaciones del Departamento de Colectura.

Una dificultad que se encontr, fue que la Institucin Educativa no dispone del Manual de Control interno para el rea contable, obstaculizndose la asignacin de funciones al personal que labora en el Departamento Financiero.

Uno de los principios que se aplica en el rea Contable es la responsabilidad en las funciones que competen a la Colectora, en el manejo de los fondos de la Institucin, puesto que siempre se acatan las disposiciones reguladas por los principios contables, asegurando transparencia.

Destaca tambin el principio de eficiencia por el cuidadoso manejo de

los

recursos que han sido confiados a la Colectora: De igual manera se aplica el principio de eficacia, trabajando siempre el rea Contable con la orientacin del cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa Stella Maris.

El objetivo tambin se ha logrado porque dentro de las estrategias, se ha podido detectar, que existe la provisin oportuna de los recursos econmicos para atender las diferentes necesidades que requieren inversin. Otra estrategia

138

implementada por la institucin, es la capacitacin al personal del rea Contable, a travs de seminarios o talleres desarrollado en la ciudad de Manta, Provincia de Manab o en la Capital de la Repblica.

Los datos recabados en la investigacin resaltan la necesidad urgente de elaborar la propuesta de Elaboracin del Manual de Control Interno en el rea Contable, que se hace constar en la presente Tesis, de esta manera se da cumplimiento al objetivo general.

CAPTULO V

5. PRESENTACIN DE LA PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL REA CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS DE MANTA

140

5 PRESENTACION DE PROPUESTA DE UN INTERNO EN EL REA STELLA MARIS DE MANTA.

MANUAL DE CONTROL

CONTABLE EN LA UNIDAD EDUCATIVA

5.1 Presentacin.

El desarrollo vertiginoso de la ciencia, la tecnologa, la comunicacin y la evolucin constante en la manera de direccionar los procesos administrativos, conlleva que en los momentos actuales las instituciones, organizaciones y empresas incorporen en su accionar nuevos enfoques y procedimientos financieros, que posibiliten transparentar las acciones contables, la rendicin de Cuentas y que sirva como un mecanismo formador de la ciudadana y de las futuras generaciones.

Bajo estas consideraciones, y con la finalidad de economizar tiempo, actividades y recursos que se reflejarn ineludiblemente en la eficiencia, eficacia y calidad de los servicios que brinda la institucin, la Unidad Educativa Stella Maris de Manta, presenta a las autoridades educativas, un Manual de Control Interno en el rea Contable, que ha sido elaborado con el propsito de orientar en el cumplimiento de las funciones, en el desempeo de los puestos de trabajo, descripciones y perfiles del puesto, como parte de la modernizacin administrativa.

Las funciones sealadas en el Manual, son guas para el cumplimiento de las tareas que debe realizar cada empleado, tendientes al logro de los objetivos,

141

proyectndose de esta manera una imagen positiva del rea contable y de la Institucin.

5.2. Base legal y normativa que rige el rea contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta. 5.2.1. Base Legal.

El rea contable de la Unidad Educativa Stella Maris de Manta, se rige por las Normas de Contabilidad del Ecuador y por la Ley de Educacin y su Reglamento.

5.2.2 Normatividad contable.

El rea de contabilidad, se rige por los procedimientos siguientes: Identificacin, clasificacin, medicin, registro y ajustes de la Informacin contable. Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones, amortizaciones de la informacin contable. Ajuste, reclasificaciones y cierre contable. Elaboracin, rendicin, presentacin de Estados Financieros a la Superiora de la Congregacin, Rectora o entes de Control y terceros. Anlisis e interpretacin de indicadores, y comunicacin de los estados financieros.

142

5.2.3 Fines.

Implementar el Manual de Control Interno en el rea Contable para optimizar procedimientos financieros y transparentar acciones contables.

Generar y comunicar informacin til para la toma de decisiones en la institucin educativa, que faciliten al cumplimiento de objetivos, las metas institucionales y el desarrollo social comunitario.

5.2.4

Objetivos.

Dar cumplimiento al manual de funciones, procesos y procedimientos, como a la normatividad vigente.

Cumplir con las actividades y tareas propuestas, manteniendo el rea Contable actualizada.

Asistir, recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones. Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de funciones, procesos y procedimientos y control interno del rea contable de la institucin.

Registrar las operaciones y/o transacciones financieras, objeto del desarrollo institucional.

Proveer informacin cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemtica sobre las operaciones contables de la Institucin.

Cumplir con la presentacin de los informes contables a los diferentes entes de control (fechas y plazos).

143

Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del rea como de la Institucin.

Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la comunicacin y el clima organizacional.

144

GRFICO # 19 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.

CONSEJO GUBERNATIVO DE LA CONGREGACIN DOCENTE - RELIGIOSAS OBLATAS DE SAN FRANCISCO DE SALES

SUPERIORA

COLECTORA

RECTORA

DIRECTORA JARDIN

DIRECTORA ESCUELA

VICE-RECTOR/A

CONSEJO TCNICO

CONSEJO DIRECTIVO

COMISIONES DEPARTAMENTO CONTADORA JUNTAS

INSPECCIN AUXILIAR COLECTURA

ORIENTACIN

PASTORAL

REA

GUADA DE BIENES CURSO

IMNOVACIN CURRICULAR

DISCIPLINA

CULTURA ESTETICA

ASUNTOS SOCIALES

JEFES DE REA

145

5.2.5

Estructura de las reas de la Unidad Educativa Stella Maris

El Departamento Contable, es el rea de la Unidad Educativa Stella Maris, encargada de llevar la contabilidad de los estados financieros, de cumplir con la declaracin de los impuestos en base a los resultados que arroje la misma y de salvaguardar los bienes de la institucin.

Este Departamento, para su eficaz desempeo, requiere del siguiente personal: Una Colectora, una Contadora, una auxiliar de contabilidad y dos Hermanas Guarda de bienes, una destinada a la seccin Primaria y otra a la seccin Secundaria.

5.2.5.1

De la Colectora.

a) Requisitos para desempearse como Colectora:

Ser designada por la Superiora Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.

Ser profesional en la rama contable. Tener experiencia en puestos similares, mnimo dos aos. Responder ante auditoras internas y externas.

146

b) Funciones.

La Colectora es la persona responsable del movimiento econmico de la Institucin conjuntamente con la Hermana Rectora y la Superiora local correspondindole realizar lo siguiente: Elaborar el presupuesto anual en base a los ingresos y gastos previstos para el ao lectivo y presentarlo a la Hermana rectora y a la Superioridad de la Congregacin. Participar en el Consejo Local para aprobar las inversiones que benefician a la Institucin, enviarlas al Consejo Regional para la ratificacin Esto se har de acuerdo al monto. Facilitar la informacin y documentos necesarios para el trabajo e informes que peridicamente deben presentar las comisiones de control, en lo que el movimiento econmico y contable requiere, as como de los inventarios de la Unidad Educativa. Firmar los documentos contables: cheques, informes, inventarios, los comprobantes de egresos e ingresos. Analizar documentacin y autorizar al departamento contabilidad o al personal responsable la elaboracin de los diferentes roles de pago. Ubicar y mantener custodiado la documentacin que ya ha sido analizada por parte de los organismos de control correspondiente, en un lugar donde no interfiera con el archivo de la nueva informacin hasta cumplir los tiempos establecidos en el manejo de la misma. definitiva.

147

5.2.5.2

De la Contadora

a. Requisitos para desempearse como Contador:

Ser contador pblico con ttulo otorgado por una Universidad o Instituto Superior ecuatoriano o extranjero y lo hayan refrendado o revalidado segn las leyes ecuatorianas o convenios internacionales vigentes. Ser contadores - bachilleres en Ciencias de Comercio y Administracin, acorde a las prescripciones anteriormente anotadas. Estar inscrito en el Registro Nacional de Contadores y obtener la licencia profesional que los autoriza para tal ejercicio operativo. Poseer conocimientos bsicos vinculados con su carrera y con aspecto tcnico de cultura general. Practicar y propiciar el trabajo en equipo, buscando siempre el servicio de la Institucin.

b) Funciones:

Practicar y propiciar el trabajo en equipo, buscando siempre el servicio de la Institucin.

Planificar, organizar y controlar diariamente las actividades contables de la Institucin Educativa.

Mantener actualizado un sistema de informacin que integre las operaciones financieras y patrimoniales.

148

Mantener y custodiar los archivos de cada una de las transacciones realizadas durante el ejercicio econmico.

Registrar las operaciones diarias en los respectivos libros, como en su correspondientes auxiliares: caja general, caja chica, caja banco. As se evitar fraudes, malversacin o dolo.

Realizar diariamente

los comprobantes de pago con sus

retenciones y

cheques pertinentes, previa autorizacin de la Hna. Rectora. Certificar balances con su firma previa verificacin de la contabilidad. Realizar labores administrativas a fines a su cargo. Coordinar peridicamente la elaboracin de pagos, informes mensuales, archivos, que garanticen la transparencia en el manejo contable. Elaborar los balances financieros, analticos, estado de situacin inicial y final y presentarlos a la Ecnoma Regional, para su correspondiente aprobacin.

5.2.5.3

De la Auxiliar Contable

a) Requisitos para desempearse como auxiliar contable:

Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la contabilidad.

Capacidad para interactuar con otras personas.

149

b) Funciones

Atender oportunamente las consultas requeridas por los diferentes usuarios de la institucin.

Elaborar los roles de pago, de acuerdo a las disposiciones legales, reglamento de la institucin, utilizando el formato definido por la entidad.

Llevar con diligencia el libro de caja chica, registrando el monto con sus respectivos comprobantes.

Verificar la documentacin soporte en cada uno de los comprobantes de pagos, su numeracin y documentar el procedimiento con la contadora.

Ubicar inmediatamente los comprobantes y documentos segn la fecha y la numeracin correspondiente.

Organizar diariamente de manera secuencial los comprobantes de pagos. Emitir al final de cada mes un resumen donde se refleje la numeracin de comprobantes generados.

5.2.5.4 De la Guarda de bienes.

a) Requisitos para desempearse como Guarda de bienes.

Ser bachiller contable o estudiante contabilidad.

en alguna especialidad referente a la

Capacidad para interactuar con otras personas. Certificados de honorabilidad y honradez.

150

b) Funciones.

Diariamente verifica, ingresa, legaliza y entrega materiales requeridos por las dependencias de la Unidad Educativa, emitiendo el correspondiente comprobante.

Elabora mensualmente inventarios con la codificacin respectiva de los bienes, tanto general como por secciones.

Colabora al final del ejercicio econmico en la elaboracin del plan de adquisiciones de acuerdo a la existencia de los diferentes bienes.

Realiza constataciones peridicas de los bienes entregados a las distintas dependencias de la Institucin.

Realiza informes peridicos como transferencias de informacin hacia el departamento de contabilidad.

151

GRFICO # 20 FLUJOGRAMA FUNCIONES GUARDA DE BIENES

FUNCIONES GUARDA DE BIENES

Diariamente Verifica, ingresa, legaliza y entrega materiales

Mensualmente Elabora inventarios

Peridicamente Constata bienes entregados. Transfiere informacin al departamento de Colectura

Final del ao Participa en la elaboracin del Plan de adquisiciones

Fuente: Entrevista a personal administrativo de la Unidad Educativa Stella Maris. Elaboracin: Hna. Rosario Meza.

152

5.3 Principios del Control Interno en el Departamento del rea Contable

Se recomienda guardar los siguientes principios de Control Interno en el Departamento del rea Contable.

Responsabilidad Delimitada (Grfico # 21) Separacin de Funciones de Carcter Incompatible Grfico # 22) Separacin de Transacciones Completas (Grfico # 23) Seleccin de Funcionarios Hbiles y Capacitados (Grfico # 24) Pruebas Continuas de Exactitud (Grfico # 25) Rotacin de Deberes (Grfico # 26) Instrucciones por Escrito (Grfico # 27) Control y Uso de Formularios Prenumerados (Grfico # 28) Evitar el Uso de Dinero en Efectivo (Grfico # 29) Contabilidad por Partida Doble (Grfico # 30) Depsitos Intactos e Inmediatos (Grfico # 31) Uso Mnimo de Cuentas Bancarias (Grfico # 32) Uso de Equipos Mecnicos (Grfico # 33)

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GRFICO # 21

RESPONSABILIDAD DELIMITADA

La responsabilidad en:

Funciones Deberes Atribuciones

Personal que laboran en el rea contable

CLARAMENTE DEFINIDA

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Los cargos, deberes y atributos que se asignan a cada empleado deben constar por escrito; todos los departamentos tiene funciones establecidas de manera especfica para ser cumplida por cada uno de las personas que trabajan en el Departamento Contable.

154

GRFICO # 22 SEPARACIN DE FUNCIONES DE CARCTER INCOMPATIBLE

Evitar que un:

Personal del rea Contable)

Realice una funcin de trabajo a la vez que otro

Separacin de Funciones de Carcter incompatible Evitar que un empleado realice una funcin de trabajo a la vez que otro, ocasionando fraudes y errores.

ocasionando
FRAUDES ERRORES Uso de equipo mecnico con dispositivos de control

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

La separacin se funciones se refiere claramente que un empleado debe evitar hacer dos funciones al mismo tiempo, porque pueden conducir a fraudes o errores porque son incompatibles, por ejemplo: quien recauda fondos no deben hacer depsitos y llevar el libros de bancos.

155

GRFICO # 23

SEPARACIN DE TRANSACCIONES COMPLETAS

SEPARACIN DE TRANSACCIONES COMPLETAS

Evitar que un:
Empleado
Grfico 22

Realice un ciclo completo de operaciones

COTIZAR

COMPRAR CONTABILIZAR

PAGO DE ADQUISICIONES

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

No conviene que una persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones, por ejemplo: cotizar, comprar, contabilizar y pagar las adquisiciones.

156

GRFICO # 24

SELECCIN DE FUNCIONARIOS HBILES Y CAPACITADOS

Cada puesto de trabajo disponga: Alarmas

Personal idneo Claves Que se relacione con la especialidad Llaves registradoras requerida Control cinta auditora tico en de sus funciones

Evitando fraudes y robos.

EFICIENCIA

PARA REALIZAR LAS OPERACIONES

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

En una empresa, institucin, o entidad hay que seleccionar el personal. La ley de servicio civil y carreras administrativas, el cdigo de trabajo y otras disposiciones exigen el cumplimiento de este principio de control interno, por ejemplo: la institucin por privilegio contrata como contador general a una persona que estudia arquitectura.

157

GRFICO # 25

PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD

Las funciones financieras que debe realizar un empleado en el rea contable:

Aritmtica Contable Administrativamente

El objetivo es que los procesos dentro de una El objetivo es que los empresa sean procesos dentro de una eficientes empresa sean eficientes

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Las funciones financiera que realiza una persona deben ser revisadas, contable y administrativamente por otra, por ejemplo la persona encargada que lleva el inventario en una bodega debe coincidir con los Kardex que paralelamente debe llevar el Departamento de Contabilidad.

158

GRFICO # 26

ROTACIN DE DEBERES

Es conveniente que cada servidor conozca las

funciones de la empresa.
Es conveniente que el personal rote cuando la

empresa lo requiera.

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y sea reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente.

En estos casos hay que cuidarse con las disposiciones del cdigo de trabajo, ya que pueden considerar como despido intempestivo a una rotacin inadecuada de funciones.

159

GRFICO # 27

INSTRUCCIONES POR ESCRITO

Es conveniente dar disposiciones por escrito pues las verbales se corre el riesgo de confundir al Grfico 22 personal Lo mas recomendables es utilizar:

MEMORANDUM

OFICIOS

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y que se equivoquen en sus labores; para evitar estos problemas que se den instrucciones por escrito y detalladas en memos u oficios con la finalidad que entiendan las disposiciones

160

GRFICO # 28

CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

Son los formularios que respaldan las transacciones financieras (numeradas) como:
Facturas Retenciones Comprobantes de ingreso Comprobantes de egreso

Los documentos pre numerados facilitan el control de los documentos y el archivo lgico de papeles.

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Los

formularios que respaldan transacciones financieras deben ser al momento de su impresin en la imprenta. Esta medida

numerados

facilita el control de los documentos por la secuencia numrica y permite un archivo lgico de los papeles. Cuando se anula un comprobante debe archivarse el juego completo de los formularios.

161

GRFICO # 29

EVITAR EL USO DE DINERO EN EFECTIVO

Todo desembolso debe hacerse con cheque Los cheques en lo posible deben girarse utilizando mquinas de seguridad y cruzarse.

Se excepta: El pago de gastos urgentes y de poca cuanta que se atiende por caja chica. Ejemplo: tiles de oficina

Grfico 22

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuanta que se atienden por caja chica todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del

beneficiario y suscrito por dos firmas registradas de la entidad, se excepta de esta modalidad el pago de remuneraciones que debe hacerse en efectivo al personal amparado por el cdigo de trabajo. Los cheques deben en lo posible girarse utilizando mquina de seguridad y cruzarse para que se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorro.

162

GRFICO # 30
PARTIDA DOBLE CONTABILIDAD POR

Esta prctica es concordante con la prctica de la profesin del contador pblico que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pblica o privada.
DEBE $500,00 HABER $500,00

Caja Servicio de Mantenimiento

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Este principio es concordante con la prctica de la profesin del contador pblico que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pblica o privada.

163

GRFICO # 31

DEPSITOS INTACTOS E INMEDIATOS

Toda recaudacin debe:

DEPOSITARSE EN EL BANCO Grfico 22 TAL COMO FUE RECIBIDA AYUDE

CONTROL DE OPERACIONES

CRUCE DE INFORMACIN

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco tal como fueron recibidas al siguiente da de su recaudacin, medida que facilita el control de las operaciones y el cruce de informacin.

164

GRFICO # 32

USO MINIMO DE CUENTAS BANCARIAS

Es conveniente tener una sola cuenta corriente

ENTORPECER EL CONTROL FINANCIERO

EVITANDO ASI
CONFUSIN EN LOS EMPLEADOS

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Se ve conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos empleados puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones. Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque dificulta el control financiero y crea confusin en el personal que labora en el rea Contable.

165

GRFICO # 33

USO DE EQUIPO MECNICO CON DISPOSITIVOS DE CONTROL

Es importante el uso de dispositivos de control : Alarmas Claves Llaves registradoras EVITANDO Control de cinta auditora

FRAUDES O ROBOS

Tomado: Seminario taller. Estrella Alexei, (2009) Elaboracin: Hna Rosario Meza

Con el avance tecnolgico se ha automatizado la gestin financiera de las entidades, siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas, claves, llaves de registradoras, etc., para evitar fraudes y robos.

CAPTULO VI 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

167

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 Conclusiones.

La Direccin de la Unidad Educativa Stella Maris con la finalidad de

asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, y el cumplimiento de los objetivos institucionales, ha implementado la modalidad de Control Interno Concurrente, que se aplica a la realizacin de las operaciones contables que se estn verificando.

Las adquisiciones de compras estn sujetas a la decisin del Consejo

Local y del Consejo Regional segn el monto, permitiendo a la institucin alcanzar buen grado de eficacia y eficiencia en sus operaciones.

La estructura financiera y contable actual est regida por las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, observndose que si se preparan los presupuestos anuales, la conciliacin bancaria mensual, los saldos de caja, los balances de comprobacin, estado de situacin financiera, con las que se obtienen fiabilidad de la informacin financiera y operativa, permitiendo proteger los recursos de la Institucin, advertir errores de manera oportuna, asegurando honestidad e integridad.

168

Uno de los principios que rige la administracin financiera es la transparencia, ya que siempre ha existido un manejo acertado de los fondos de la Institucin, las decisiones han sido reguladas por los principios contables generalmente aceptados, asegurando un alto grado de responsabilidad.

La Institucin ha logrado en buena medida eficiencia, porque se ha obtenido productividad de los recursos que han sido confiados al

Departamento; eficacia, porque todas las actividades realizadas han sido dirigidas al cumplimiento de las metas y los objetivos de la Unidad Educativa Stella Maris, pensando siempre en el servicio a la comunidad educativa.

Entre las estrategias que se aplican en la Institucin, la coordinacin no es una fortaleza, ya que solo se concreta en lo relacionado al acatamiento de las disposiciones emanadas por el organismo directivo del Plantel y en el inicio del ao lectivo.

Los Directivos de la Institucin con el Sistema presentado estarn atentos para proveer los recursos econmicos que servirn para el desarrollo del proceso educativo integral. Cuando se trata de actividades misionales en algunos casos los recursos provienen de padres y madres de familia.

Otra estrategia a cumplirse es la capacitacin al personal que actualmente labora en el Departamento de Colectura, envindoles a talleres,

169

seminarios y cursos relacionados con el aspecto contable lo que les confiere actualizacin y seguridad en el trabajo diario.

En el Departamento de Colectura se maneja el sistema contable Diskcover System lo que facilita las transacciones y operaciones diarias, aunque no se dispone de un equipo informtico moderno.

Al realizar el anlisis del estado financiero de la Institucin se observ, que en todos los procesos contables existe transparencia, a pesar de no

disponer del Manual de procedimiento de Control Interno para esta rea, por lo cual, con su aplicacin se pretende fortalecer el movimiento

econmico del Departamento de Contabilidad.

Existe recargo de trabajo en la colectora ya que asume responsabilidades de contadora, manejo de caja chica, auxiliar de contabilidad, requirindose urgentemente el incremento del personal que permita descongestionar el trabajo de la Colectora.

Por tratarse de una investigacin Aplicada, la eficacia y eficiencia en el rea Contable de la Unidad Educativa Stella Maris, la variable dependiente de la hiptesis planteada, se alcanzar cuando entre en vigencia la implementacin del Manual de Control Interno, que consta en la propuesta.

170

6.2 Recomendaciones.

Que el Consejo Directivo de la Institucin y el Consejo Regional de las Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales, revisen el Manual de Procedimientos del Control Interno en el rea Contable que se plantea en la presente Tesis, para su correspondiente aprobacin y vigencia, lo que beneficiar el fortalecimiento de los objetivos institucionales.

Agilizar las decisiones para la aprobacin oportuna de las compras por montos mayores de parte del Consejo Regional.

Estar atentos a las modificaciones que puedan existir en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad vigentes, y a la implantacin de otras nuevas para actualizar oportunamente los procesos contables y el manual de funciones.

Continuar aplicando las leyes de la administracin financiera y los principios contables, que aseguren siempre que el personal que labora en la Colectura realiza sus acciones financieras con transparencia y responsabilidad.

Incrementar el servicio a la comunidad educativa, maximizando la productividad de los diversos recursos que custodia el rea Contable, y el logro de las metas de la Unidad Educativa Stella Maris.

171

Fortalecer la estrategia de coordinacin entre los Directivos y el Departamento de Colectura, para asegurar durante todo el ao lectivo, una participacin activa del personal de esta dependencia en las decisiones relacionadas con los procesos contables que se instauren en la Institucin Educativa.

Se requiere continuar la provisin oportuna de los recursos para atender de una manera gil y oportuna a los usuarios y acrecentar el servicio a la Comunidad Educativa.

Extender los procesos de capacitacin permanente a todo el personal de colectura sobre el cumplimiento de determinados procesos, requisitos legales y formalidades que son necesarios e indispensables para la oportuna atencin en el Departamento Contable.

Proveer al Departamento de Colectura de un equipo informtico moderno, dotado de todos los programas actuales, de manera que los procesos estn respaldados en la tecnologa, que facilite el trabajo en el rea Contable

Socializar las funciones estipuladas en el manual de procedimiento de Control Interno en el rea Contable, al personal que se designe para que facilite el conocimiento de las responsabilidades que les compete a cada uno de ellos y se alcance transparencia.

172

Incrementar el personal profesional en el Departamento de colectura, para desempearse como colectora, contadora, auxiliar de contabilidad y guarda almacn, lo que permitir agilizar los procesos contables.

BIBLIOGRAFA

174

BIBLIOGRAFA
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ANEXOS

ANEXO I

179

ANEXO II

181

ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE REGENTA LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS.

Hna. Rectora: srvase contestar la siguiente encuesta, que tiene por objeto conocer su opinin respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en el departamento del rea contable de la institucin. Su criterio es importante, y servir para la tesis de licenciatura que se est realizando. 1. Aspectos Generales del departamento del rea contable. 2. En lo concerniente a la planificacin y control interno. 3. Referente a la colectura/ tesorera Instruccin: marque una x en sus respuestas. 1. La estructura financiera y contable actual de la Unidad Educativa Stella Maris, se rige por: Ley de Rgimen Tributario Interno Normas Ecuatoriana de Contabilidad. NEC Reglamento y modelo contable de la Congregacin de Hermanas Oblatas de San Francisco de Sales.

2. El rea financiera y contable utiliza tecnologa informtica para el registro de sus operaciones? Si No

3 Existe un organigrama funcional en el rea contable financiero? Si

No

182

4. La institucin cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades contables? Si No

5 De qu manera participa Ud. en el control interno del departamento contable? Presidiendo la comisin de control interno Revisando el informe elaborado por la comisin del control Interno

6 Qu modalidad de control interno se ha estado implementando en la institucin educativa, en el control de los ingresos y egresos econmicos? Previo Concurrente

Posterior

7. Se preparan presupuestos anuales? Si No

8. El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de contabilidad ecuatoriana? Si No

A veces

183

9. Cules son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del departamento financiero? Llevar los registros de ingresos y egresos Efectuar declaraciones e impuestos

Hacer balances

Todos ellos

10. La conciliacin bancaria se verifica: Mensual Con otra periodicidad

Anual

11. Los arqueos de caja se realizan: Diariamente Semanal

Mensual

Anual

12. Se elaboran informes financieros mensualmente? Siempre A veces

Nunca

184

13. Los pagos efectuados son previamente autorizados: Siempre En ocasiones

Encuestadora

ANEXO III

186

ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL QUE LABORA EN EL DEPARTAMENTO DE COLECTURA DE LA UNIDAD EDUCATIVA STELLA MARIS.

1. Qu

estrategias se aplican

en la Unidad Educativa Stella Maris para un

eficiente manejo contable?

Coordinar directamente con el departamento de colectura el cumplimiento de los parmetros de la accin de su rea, hacia el logro de sus objetivos.

Proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin.

Capacitar al personal del departamento de colectura en el manejo de los procedimientos contables y el manejo informtico actualizado.

Coordinar directamente con el departamento de colectura el cumplimiento de los parmetros de la accin de su rea, hacia el logro de sus objetivos

2. Qu normas de contabilidad que rigen el departamento contable? Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, desde el 2012 sern las NIIF.

187

3Cules son las principales Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades que se presentan en el funcionamiento de la Colectura?

Fortalezas:

Manejo cuidados de los libros de contabilidad Cumplimiento a cabalidad de de lo prescrito por el Establecimiento Educativo. Buenas relaciones entre el personal del Departamento contables y las autoridades.

Oportunidades

Participacin en Seminarios de actualizacin contables, Impuesto a la Renta, Leyes Laborales. Consultas en libros de control interno.

Debilidades

No se dispone de un plan de organizacin Escaso personal en el Departamento Contable En Colectura no existe un manual de Control interno

Amenazas

Desvinculacin de sistemas actuales de Control Interno Riesgo de tener desviaciones en las operaciones de un sistema financiero. Permanentes cambios del mundo globalizado.

ANEXO IV

189

PLAN DE CUENTAS

CDIGO 1 1.1 1.1.01 1.1.01.01 1.1.01.02 1.1.01.03 1.1.01.04 1.02 1.02.01

CUENTAS ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Efectivo Caja General Caja Chica Caja Cheque Caja Facturacin Banco Banco del Pichincha Cta.

1.02.01.001 Banco del Pichincha Cta. 1.02.02 Banco Internacional Cta.

1.02.02.001 Banco internacional Cta. 1.03 1.04 1.04.01.01 1.04.01.02 1.05 1.05.01 1.05.02 1.05.03 INVERSIONES CUENTAS A RECIBIR Deudas anteriores de alumnas internas Cheques protestados PRSTAMOS PERSONAL DEL PLANTEL Prstamos personal docente Prstamos personal administrativo Prstamos personal de servicio

190

1.05.06 1.05.06.01 1.05.06.02 1.05.06.03 1.05.06.04 1.06 1.06.01 1.06.02 1.2 1.2.01 1.2.01.01 1.2.01.02 1.2.01.03 1.2.02 1.2.02.01 1.2.02.02 1.2.03 1.2.03.01 1.2.03.02 1.2.04 1.2.04.01 1.2.04.02 1.2.05 1.2.05.01

CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar a internas Cuentas por cobrar clientes Anticipos a tercero Prstamos a terceros INVENTARIO Inventario de mercadera Uniforme ACTIVO NO CORRIENTE MUEBLES Utensillios Enseres Depreciacin muebles y enseres EQUIPAMIENTO DE OFICINA Equipos de oficina Depreciacin Equipos de Oficina EQUIPAMIENTO DE INFORMTICA Equipos de Computacin Depreciaciones Equipo de Computacin LABORATORIO DE TALLER Laboratorio y talleres Depreciacin laboratorio y talleres EQUIPAMIENTO MEDICO Equipo Mdico y Enseres

191

1.2.05.02 1.2.06 1.2.06.01 1.2.06.02 2 2.1 2.1.1 2.1.1.01 2.1.1.01.01 2.1.1.01.02 2.2 2.2.01 2.2.02 2.2.03 2.2.04 2.2.05 2.2.06 2.2.07 2.2.08 2.2.09 2.2.10 2.2.11 2.2.12 2.2.14

Depreciacin Equipo Mdico ADECUACIONES-REMODELACIONES Adecuaciones Amortizacin Adecuaciones PASIVO PASIVO CORRIENTE SUELDOS POR PAGAR Sueldos personal docentes por pagar Sueldos personal administrativo por pagar Sueldos personal de servicio por pagar CUENTAS POR PAGAR IVA por pagar Retenciones fuente IVA Retencin. Fuente relacin dependencia Retencin. Fuente Honorarios Retencin Fuente Suministros y Materiales Retencin. Fuente Repuestos y Herramientas Retencin. Fuente Suministros Retencin. Fuente deporte entrenadores Retencin. Fuente notarios registradores Retencin Fuentes promocin y publicidad Retencin Fuente otros servicios Retencin. Fuente Agua, Luz, Telfono Retencin. Fuente IVA 30% compras

192

2.2.15 2.2.16 2.2.17 2.2.18 2.3 2.3.01 2.3.02 2.3.03 2.4 2.4.1.01 2.4.1.02 2.4.1.03 2.4.1.04 2.4.1.05 2.4.1.06 2.5 2.5.01 2.5.02 2.6 2.6.02 3 3.1 3.1.01 3.2

Retencin. Fuente IVA 70% servicios Retencin. Fuente IVA 100% profesionales Retencin. Fuente IVA 100% liq. servicio Retencin. Fuente IVA 30% construccin. PROVISIONES SOCIALES A PAGAR Aporte por pagar Prestamos por pagar al IESS Fondos de reserva por pagar PROVISIONES Provisiones dcimo tercero Provisiones dcimo cuarto Provisiones vacaciones Provisin sueldos vacacional Provisin IESS vacaciones Provisin jubilacin PROVISION MANTENIMIENTO ADECUACION Provisin mantenimiento extraordinario Provisin adecuaciones y reparaciones CONTRIBUCIN Cuotas por pagar a la regin PATRIMONIO CAPITAL Capital Social RESULTADOS

193

3.2.01 3.2.02 3.2.03 4 4.1 4.1.01 4.2 4.2.01 4.3 4.3.01 4.3.02 4.3.03 4.3.04 4.3.05 4.4 4.4.01 4.4.02 4.4.03 4.5 4.5.01 4.6 4.6.01 4.6.2 4.7

Supervit acumulados Dficit acumulados Resultado del ejercicio CUENTAS DE INGRESOS PENSIONES Pensin (internados ) PENSIONES EDUCATIVAS Matrcula PENSIN Pensiones primarias Pensiones segundarias Pensiones Instituto Pensiones ejercicios anteriores Pensiones incobrables ejercicio anterior DERECHOS Derechos de grado Derechos de exmenes Curso de ingls DONACIONES RECIBIDAS Contribuciones padres de familia VENTAS PEQUEAS Ingresos por ventas de material didctico Costos ventas pequeas BAR

194

4.7.01 4.7.02 4.9 4.9.01 4.9.02 5 5.1 5.1.1 5.1.1.02 5.1.1.03 5.1.1.04 5.1.1.05 5.1.1.06 5.2 5.2.01 5.2.02 5.2.03 5.2.04 5.2.05 5.2.06 5.2.07

Ingresos bar. Costos bar. VENTAS AL CONTADO Ventas al contado Costo ventas al contado EGRESOS EGRESOS ORDINARIO CARGA PERSONAL Salario nominal Subsidio de antigedad Subsidio de responsabilidad Adicionales Otros gastos de personal CARGAS SOCIALES Dcimo tercer sueldo Dcimo cuarto sueldo Aporte patronal Fondos de reserva Jubilacin patronal Liquidacin Vacaciones

5.3 5.3.01 5.3.02

SERVICIOS BASICOS Agua Energa elctrica

195

5.3.03 5.3.04 5.3.05 5.4 5.4.01 5.4.02 5.4.03 5.4.04 5.5 5.5.01 5.5.02 5.5.03 5.5.04 5.6 5.6.01 5.6.02 5.7 5.7.1 5.7.1.01 5.7.1.02 5.8 5.8.01 5.8.02 5.8.03

Gas Telfono celular Enlace de Internet UTENSILLIOS Y MATERIALES PEQUEOS Material didctico Material deportivo Utensilios y herramientas Insumos y mantenimiento de laboratorio PAPELERA Y LIBROS tiles y suministro de oficina Suministro de computacin Publicaciones e impresiones Libros y material audiovisual GASTOS DE ALIMENTACIN Y CULTO Gasto de alimentacin Gasto de culto OTRAS CARGAS EXTERNAS MANTENIMIENTO GENERAL Mantenimiento y desarrollo de sistema Mantenimiento de copiadora MANTENIMIENTO MOBILIARIO Mantenimiento otros activos fijos Reparaciones varias Amueblamiento

196

5.9 5.9.01 5.10 5.10.01 5.11 5.11.01 5.12 5.12.01 5.12.02 5.13 5.13.01 5.13.02 5.14 5.14.01 5.15.01 5.15.02 5.15.03 5.16 5.16.01 5.16.02 5.16.03 5.16.04 5.17 5.17.01

MATERIAL DE ASEO Y LIMPIEZA Aseo y limpieza REPARACIONES Mantenimiento y reparaciones edifico ARRIENDO Arrendamiento JARDN Mantenimiento reas verdes Alimentacin y cuidado animales SEGUROS Seguros personales Seguros de bienes VIGILANCIA Guardin y vigilancia Mantenimiento de extintores Mantenimiento de ascensores Mantenimiento de equipo de computacin OTROS SERVICIOS EXTERNO Y HONORARIOS Cursos y estudio Gastos legales Asesora Honorarios capacitacin SUSCRIPCIONES Suscripciones- revistas-libros

197

5.18. 5.18.01 5.20 5.20.01 5.20.02 5.21 5.21.01 5.22 5.22.01 5.22.02 5.22.03 5.22.04 5.23 5.23.1 5.23.1.01 5.24 5.24.01 5.25 5.25.01 5.26 5.26.1 5.26.1.01 5.26.1.02 5.26.1.03

REHABILITACIN Y REPOSO Medicinas y departamento mdico CORREO Y GASTOS BANCARIOS Correo Gastos Bancarios CUOTAS Y CONTRIBUCIONES Cuotas y contribuciones OTROS GASTOS Copias Internas Paseos y Funciones Sociales Internas Medicinas Internas Otros Gastos Internas MOVILIZACIN Mantenimiento vehculos Mantenimiento de vehculos TRANSPORTE Y MOVILIZACIN Movilizacin VIAJES Gastos de viajes y viticos OTROS IMPUESTOS Impuestos Impuestos fiscales Impuesto Municipales Multas e Intereses

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5.27 5.27.01 5.27.02 5.28 5.28.1 5.28.1.01 5.30.01 5.30.02 5.30.03 5.31 5.31.01 5.31.02 5.32 5.32.01 5.33 5.33.1.01 5.33.1.02 5.33.1.03

TASAS Tasas y patentes Especie valoradas SOLIDARIDAD Donaciones Participacin en Acciones Solidarias Agasajos y Refrigerios Atenciones dependientes Uniformes Profesores GASTOS EXCEPCIONALES Adecuaciones y mantenimiento extraordinario Gastos de Graduacin y celebraciones MISIONES Y PASTORAL Gasto de pastoral y misioneros PARTICIPACIN Contribuciones regional Uso de instalaciones Uso de equipos