Martha Monografia

INSTITUTO TCNICO SUPERIOR
DR. ALFONSO AGUILAR RUILOVA

REGISTRO INSTITUCIONAL CONESUP N 13-012 ANEXO A LA UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABI JIPIJAPA MANAB
TEMA:
CULTURA LABORAL DE LA SECRETARIA ACTUAL EN LOS PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS

I.
RESMEN
La cultura laboral
es definida como el conjunto de valores, creencias,
principios normas o supuestos bsicos que comparten los miembros de una organizacin, la definicin puede ampliarse si se incluye a elementos de la comunidad y se habla de cultura laboral. Su estudio resulta importante
cuando las empresas deben realizar cambios estratgicos de largo alcance. El conocimiento de las normas incluidas en la Ley del Trabajo en este caso de la secretaria debera ser uno de los elementos mnimos de informacin compartida por todos estos actores. Este estudio tuvo como objetivo
determinar el conocimiento que existe de la legislacin laboral de la secretaria en los procesos contables financieros. La Secretaria Ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visin, dinmica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio profesional, manejar adecuadamente los trminos, alcance de los tpicos gerenciales modernos, procesos contables y financieros, interrelaciones humanas, conocimiento de s mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , tica, comportamiento que genere un clima
organizacional positivo en su ejercicio, que garantice el manejo de conflictos,

de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el desempeo de las funciones administrativas y contables. Siendo as la figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta qu punto dicha evolucin se deba a ella. Cada da es ms trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada da es ms importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

II.
INTRODUCCIN
La globalizacin ha provocado profundos cambios en todo el mundo y en todas las organizaciones, generando particularmente un gran impacto en las estructuras polticas y administrativas del Estado, modernizaciones y significativos progresos en materia que le exigen de comunicacin,
transparencia, eficiencia y coordinacin. Las exigencias anteriores estn estrechamente relacionadas con los cambios estructurales y con el nuevo estilo de gestin pblica que demandan estas nuevas estructuras. Por otra parte, el impacto de la globalizacin en las cambiado significativamente las estrategias atencin preferencial al paradigma del cliente organizaciones ha
de competencia, dando una en donde la cultura laboral frente a las diversas
de la secretaria actual toma mucha importancia
dificultades conocidas en lo que concierne al manejo econmico presupuestario, debido a la ausencia de procesos contables. Se desarroll la investigacin, en base a la pregunta Ser ms eficiente la gestin contable administrativa con el diseo y elaboracin de procesos contables a su vez mejorar la cultura laboral de la secretaria actual Su importancia de realizar un diagnstico est basada en el hecho de que es necesario conocer para actuar con eficiencia, eficacia y lograr efectividad de investigacin, en la medida que a travs de ste se puede tener u

conocimiento real y concreto de una situacin sobre la que se va a intervenir, teniendo en cuenta que las acciones de una investigacin buscan resolver una situacin o un problema detectado.
III. Delimitacin del ejercicio de investigacin
3.1 Problema
La contabilidad tradicional debe buscar las herramientas necesarias para subsanar las fallas estructurales que presenta dentro de su concepcin terica, ya que estas pueden sesgar de alguna forma la veracidad de esta frente al anlisis financiero que puedan realizar los administradores de la empresa o en su debido caso la secretaria ejecutiva de la empresa.
En muchos de los casos la contabilidad no es utilizada de la mejor forma para fundamentar el anlisis financiero y esto no solo se debe a la metodologa que se emplea en la aplicacin de las herramientas financieras,
sino a algunos problemas estructurales que tiene la prctica contable dentro de su interior.

Una secretaria puede ser responsable de la contabilidad y la caja chica, mientras que una secretaria ejecutiva maneja un presupuesto. Las secretarias podran realizar la entrada de datos en una hoja de clculo a su vez puede tener otros miembros del personal administrativo reportndole a ella, mientras que una secretaria no tiene responsabilidades de supervisin.
Como problema central tenemos:
Inexistencia de una cultura laboral de la secretaria actual en los procesos contables y financieros La formulacin del problema central sera: Cmo establecer una cultura laboral de la secretaria actual en los procesos contables y financieros? 3.2. Justificacin Desempearse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos aos, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnologa y los nuevos formatos de comunicacin amenazaron con reemplazar su funcin, est

lejos de lograrlo la secretaria actual debe manejar sistemas contables y financieros. Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrs propio y el de su jefe, as como a la contencin y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados. Resulta fundamental desarrollar habilidades no slo actitudinales.
3.3. Hiptesis Al establecer una cultura laboral procesos contables y financieros de la secretaria actual se mejoran los
3.4 Objetivo general Establecer una cultura laboral de la secretaria contables y financieros. actual en los procesos

3.4.1 Objetivos especficos Determinar que cultura laboral tiene la secretaria actual.
Revisar la economa, eficiencia y efectividad de operaciones incluyendo los controles no financieros de una entidad.
Aplicar tcnicas de cultura laboral en un proceso contable.

IV.
REVISIN DE LITERATURA
4.1. Cultura laboral La cultura laboral se refiere a la relacin patrn empleado en donde se sugiere a ambas partes conducirse de acuerdo a las normas laborales, esto es , que el patrn tiene obligaciones de proporcionar al empleado, y
prestaciones, pero tambin un trato digno, de igual manera el empleado esta obligado a conducirse bajo las normas de la empresa cumpliendo de la mejor manera con su labor. La cultura laboral es poca creo yo porque ninguno nos tomamos la molestia de investigar nuestros derechos y obligaciones ni los patrones ni los empleados tampoco nos gusta seguir al pie de la letra con horarios y reglas, es mas bien cuestin de educacin. CLIMA LABORAL
El clima laboral es el ambiente de trabajo que existe en un rea, un departamento de la empresa.
Mientras que la cultura es nica en la organizacin, sin embargo, el clima puede ser diferente en cada seccin o unidad.

Hablar de clima es hablar de un concepto dinmico que se ve afectado por casi todo lo que ocurre en la empresa.
El clima influye en la motivacin, el desempeo y la satisfaccin. Un ambiente estable es una inversin a largo plazo, la media forma parte del activo de la organizacin y como tal, debe ser valorado.
Una disciplina exagerada o demasiadas presiones pueden lograr un buen desempeo a corto plazo, pero con un costo importante a largo plazo respecto al clima.
Los valores que componen el clima son valores que no necesitan ser repartidos. Para conseguir la satisfaccin de un empleado no hace falta perjudicar a otro.
Un experto en Comunicacin y Personas debe conocer y utilizar instrumentos que definan el Clima laboral existente en un momento determinado, en un rea concreta de la Organizacin o en cada una de las reas.1
4.1.1. Objetivos Centrales de la Cultural Laboral
paginaspersonales.deusto.es/mpoblete2/orientaci%C3%B3ndepersonal/clima01.htm
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La Nueva Cultura Laboral que proponen trabajadores y patronos est constituida por un conjunto de principios y normas de conducta cuyos objetivos centrales se enuncian en los siguientes planteamientos: Fomentar en todos los centros de trabajo, entre los trabajadores y empresarios, la revaloracin del trabajo humano, otorgndole la dignidad que le corresponde como medio para la satisfaccin de las necesidades materiales, sociales y culturales de los trabajadores y sus familias y como elemento fundamental en la empresa para alcanzar niveles superiores de productividad y competitividad.
Propiciar niveles de remuneracin justa y equitativa que promuevan un equilibrio armnico entre los factores de la produccin, fomenten el desarrollo de la productividad y la competitividad y premien el esfuerzo individual y de grupo al interior de la empresa. El trabajo que posibilita la superacin personal es garanta de paz social.
Impulsar la capacidad de los trabajadores y de los empresarios como un proceso permanente y sistemtico a lo largo de su vida activa, posibilitando as un ms amplio dominio de su entorno laboral, y promoviendo en ellos una mayor capacidad de aportacin a la tarea productiva, as como de
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adaptacin al cambio, de tal manera que contribuya al desarrollo de sus capacidades y a su realizacin como seres humanos en el mbito del trabajo.
Favorecer que en los centros de trabajo se promueva el ciudadano del medio ambiente y la aplicacin integral de las disposiciones relativas a seguridad e higiene, lo que incidir en la salud y el bienestar de los trabajadores, as como en la productividad de las empresas.
Estimular la creacin de empleos y la preservacin de los existentes mediante el uso racional de los recursos disponibles y la gestin en la empresa de una mayor capacidad de previsin y adaptacin del cambio. Consolidar el dilogo y la concertacin como los mtodos idneos para que las relaciones obrero-patronales se desarrollen en un clima de armona.
Promover, en el mbito de sus respectivos intereses, el pleno cumplimiento de los derechos constitucionales, legales y contractuales de carcter laboral,
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y acuerdan por consenso que dichos derechos deben ejercerse siempre con responsabilidad y mutuo respeto.2
4.1.2. Nueva Cultura Laboral es un cambio de paradigma.
El patrn paradigmtico tradicional que ve en la productividad una forma velada de explotacin, no corresponde al fin legtimo del trabajo ni a la naturaleza y aspiraciones de la persona. Por eso, estamos empeados en romper este paradigma y subrayar que la productividad no genera riqueza, sino que es la riqueza de los trabajadores, lo que genera productividad. Este es el reto, transformar la forma de ver y medir la productividad para situarla en su justa dimensin: como un resultado de la actividad laboral organizada, responsable y participativa. A medida que se rompan viejos paradigmas y se genere una cultura laboral basada en estos nuevos criterios que reconocen el valor, capacidad y dignidad de la persona y de su trabajo, nuestro pas -en un esfuerzo compartido y comprometido entre los diversos actores sociales y
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Felcman, I., Blutman Ediciones cooperativas.
G.
Mndez
S.
(2002). Cultura
organizacional
en la
administracin pblica.
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econmicos- estar en posibilidades de contar con mayores opciones de desarrollo y bienestar social para todos. De hecho, la palabra opciones deber ser el parmetro con el que se midan todas y cada una de las acciones que den sustento a la Nueva Cultura Laboral.3
4.1.3. La Nueva Cultura Laboral es un crculo virtuoso. La Nueva Cultura Laboral es un crculo virtuoso que inicia con el reconocimiento, respeto y promocin de la dignidad de la persona. El trabajo ya no puede caer en la injusta miopa de que el es trabajo humano es una mercanca, mucho menos de que las personas como los prescriba el materialismo dialctico que maniqueamente divida entre los buenos (los pobres) y los malos (los detentadores de los medios de produccin), en constante lucha dialctica de clases. El trabajo no es mercanca Luego entonces el trabajo no es mercanca, por lo que el segundo elemento del crculo virtuoso de la Nueva Cultura Laboral es la revaloracin del trabajo humano como expresin de la dignidad de la persona, en donde a travs del trabajo la persona imprime su propia subjetividad en lo que hace.
Artculo: Arbes Verduzco, Luis Ignacio y Gonzlez Santos Reina J., "Cutura y trabajo en el contexto de la globalizacin", Revista Mexicana del Trabajo, no. 2, 2001.
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El tercer elemento de este crculo virtuoso es el proceso permanente de educacin, capacitacin, formacin integral, que permite que la persona sea ms. No debemos aspirar a que con el trabajo la gente slo tenga ms, sino que adems de su justa retribucin y prosperidad personal y familiar, la persona sea ms. No slo que tenga ms, sino que sea ms.
El siguiente elemento de este crculo virtuoso es la participacin pro activa y solidaria del trabajador con su empresa, entendindola sta como una comunidad socialmente productiva. Que cualquier trabajador, sea dueo de empresa, sea operario, la participacin del trabajador para lograr por un lado proyectar mejor su esencia de persona en lo que hace a travs de la calidad, pero por otro lado a travs de su inteligencia, mejorar los procesos productivos, entendiendo por productividad ciertamente o hacer lo mismo con menos, o, preferentemente, hacer ms con lo mismo. La participacin implica el trabajo en equipo, porque la participacin no es una parte individual para ver cmo se mejora el proceso, sino junto con otros. Despus de la participacin, tiene lugar forzosamente en este crculo virtuoso de la Nueva Cultura Laboral, la innovacin y el desarrollo tecnolgico, es as como mejoran los procesos productivos.
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Despus del proceso de innovacin y desarrollo tecnolgico sigue sin duda el uso responsable de los recursos naturales, el gran tema del cuidado del entorno es parte esencial de la Nueva Cultura Laboral. La siguiente etapa del crculo virtuoso es entonces, ahora s, el incremento de la productividad, entendida no como trabajar ms fuerte, no como trabajar ms horas, sino como el producto de usar con mayor inteligencia los recursos y de cuidar el entorno. El aumento de la productividad, lo cual se traduce inmediatamente en generacin de valor econmico agregado, en generacin de nueva riqueza. Consiguientemente el siguiente elemento por definicin es, lograr una ms equitativa distribucin de la riqueza de la nueva riqueza generada. Entonces se avanzar hacia la fase de la satisfaccin del trabajador, que habiendo seguido este crculo desde el reconocimiento, respeto y promocin de su dignidad hasta tener un mejor acceso a los bienes del desarrollo porque se reparte la riqueza con l, esto produce la satisfaccin del trabajador, sea este empleado o empleador.4 Sumado todo lo anterior, el nuevo elemento es el del aumento de la competitividad de la unidad productiva, que concretando un resultado
Estrategia Internacional de Mxico en el mundo del trabajo, Secretaria del Trabajo y Previsin Social, Mxico, dic. 2002.
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tangible de mejora, lleva a que la empresa no slo mantenga la sobreviv enca, sino que siga el natural impulso que propende a la expansin. Todo este proceso, entraa a su vez como elemento aprovisionador de todo el proceso el dilogo social, mismo que vincula desde el reconocimiento, promocin, respeto de la dignidad de la persona, hasta la competitividad para resolver los problemas y para aprovechar las oportunidades, las dos cosas, logrando hacer, digamos tambin como un denominador del proceso de educacin, formacin integral, capacitacin continua el mtodo de superacin permanente del bien ser para lograr el bienestar como una consecuencia. Entonces si esa es la Nueva Cultura Laboral prevalece y construye beneficios a todos los involucrados, quin podra dudar de la conveniencia de estos postulados. Ese crculo virtuoso es el que justifica un derrotero para avanzar en la transicin hacia el cambio. Cambio para navegar hacia un punto de encuentro y centro del dilogo social en el trabajo. Este mandato nos plantea conducir con responsabilidad los destinos de la sociedad mexicana, pensando incluso en las mexicanas y mexicanos que an no han nacido. Pues la Nueva Cultura Laboral comprende que nuestro pas, en estos tiempos y los ms inciertos y complejos del futuro, se merece un hoy y un
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maana acorde con la riqueza de sus recursos naturales y su cultura, pero sobre todo, del potencial de su gente.
4.1.4. El perfil de una secretaria ejecutiva que buscan las empresas Ahora en da, desempear el puesto de secretaria de un alto ejecutivo, es muy diferente al concepto que se tena unos aos atrs, cuando se consideraba que las funciones a realizar eran nicamente de oficina y por consecuente las exigencias del mercado laboral eran menores y vindose amenazado el cargo por desaparecer, ante la aparicin de nuevas tecnologas, pero por el contario se encuentra muy lejos ese da.
Muchas mujeres consideran esta clase de puestos muy demandante, ya que son muchos los agentes externos que incluyen sobre el cargo, entre los cuales podemos mencionar; nivel de aprendizaje y la presentacin personal. Los ejecutivos que encuentran reclutando a sus asistentes, buscan solidez actitudinal entre su talento ideal; comunicaciones, empata y con capacidad para simplificar las tareas diarias, son cualidades sumamente importantes. Otro factor a considerar es el potencial para tomar diferentes
responsabilidades y funciones, as como habilidad para coordinarlas.
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La firmeza y seguridad son cualidades que no pueden faltar en una persona, que se encuentra solicitando un puesto de secretaria ejecutiva. Para reducir el nivel de estrs, como el de su jefe, es importante poseer buen humor y don de gente; de igual forma contribuir a mantener un equilibrio entre la relacin de ambos y colaborar a buen ambiente laboral. Pero no son nicamente necesarias las habilidades actitudinales, sino que de igual forma las profesionales. Es necesario mantenerse en constate aprendizaje y capacitacin.
Al iniciar la bsqueda de una secretaria ejecutiva, son vario requisitos a tomar en cuenta por las empresas, pero cada vez es ms comn que prefieran una persona especializada, ya que aunque posean estudios en cierta carrera, no son aptas para el cargo.
Igualmente que contar con formacin completa, poseer conocimiento sobre temas culturales, econmicos y polticos; es importante manejar un segundo idioma como es el ingls y conocer un poco sobre el rubro de la compaa donde se desempear para estar capacitada con el rea que debe asistir5
4.1.5. El perfil de la secretaria ejecutiva
www.tecoloco.com/blog/el-perfil-de-una-secretaria-ejecutiva-que-buscan-las-empresas.aspx
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Desempearse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos aos, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnologa y los nuevos formatos de comunicacin amenazaron con reemplazar su funcin, est lejos de lograrlo.
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitacin y el cuidado de la imagen personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empata, la comunicacin y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. Tambin suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, as como contar con la facilidad para coordinarlas. Caractersticas del perfil de la secretaria ejecutiva
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrs propio y el de su jefe, as como a la contencin y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.
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Resulta fundamental desarrollar habilidades no slo actitudinales sino tambin profesionales. La capacitacin y el entrenamiento continuos son primordiales.
En el momento de iniciar la bsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez ms personal especializado. No todas las secretarias aunque tengan estudios especficos- son aptas para todas las bsquedas.
Adems de contar con una formacin completa en temas de cultura general y del mbito poltico y econmico esto depender del rubro de la compaaresultan indispensables sus competencias tcnicas y conocimientos especficos de acuerdo al rea a la que deba asistir.
La Secretaria Ejecutiva Proactiva
Son muchos los gerentes que se quejan de no contar con una buena secretaria ejecutiva que le colabore en el ejercicio de su profesin, que le permita desempear eficazmente sus funciones, dado a que considera que hay mucha ineficacia en las secretarias, en donde se descuida su seleccin, competencias, conllevando que en vez de favorecerlos lo
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perjudican, teniendo muchas veces que realizar funciones que la deberan desempear la secretaria.
Es muy vlido lo que anota mujeressinfronteras.com., que el nivel de conocimientos e informacin que hoy una asistente necesita dominar ya no abarca el campo puramente administrativo ni la atencin telefnica.
En muchos de los casos, las tareas que aplican hoy a esta profesin requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones humanas, e incluso de asuntos pblicos y relaciones directas con los clientes de las compaas.
Hoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestin de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos.
El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management, porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y econmicos.
Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no slo seguir a otros. Antes el rol era reactivo, haca lo que le pedan. Hoy el rol es proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar de ella. Esto sucede porque est, por un lado,
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mucho ms inmersa en el core business de las empresas y, adems porque se informan mucho ms, incluso en aspectos de la realidad nacional poltica y econmica.
Los escenarios econmicos actuales presentan mucho dinamismo en la competitividad, en donde las empresas exitosas muestran
organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las actividades de los negocios , en donde triunfan quienes has sabido organizarse, formar equipos de trabajo que garanticen resultados, En donde la gerencia genera. Cuenta con la colaboracin de una secretaria ejecutiva adaptada a esta realidad, preactiva, creativa, innovadora que sabe usar su talento.
No obstante a pesar de esta realidad, son muchas las empresas que han descuidado cul debe ser el nuevo rol de la secretaria ejecutiva moderna y muchas se preguntan Qu hacer al respecto?
Simplemente, se debe seleccionar la secretaria que cumpla con los requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades, destrezas, conocimientos, seriedad, asertividad, autoestima, manejo de interrelaciones humanas, trato , presentacin, comunicacin, todo aquello, que permita facilitar la labor del gerente y adems que le
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colabore en administrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones, reuniones, organizacin de actividades prioritarias.
El departamento de seleccin de personal debe tener bien definido el cargo de la secretaria ejecutiva, con competencias de acuerdo a los requerimientos de la dinmica de los actuales escenarios,
secretarias eficaces, atentas, de buen carcter, confiables, que generen entusiasmo, aplicabilidad en su desempeo, atencin, manejo de idiomas, preferiblemente el ingls. Secretarias bien identificadas con el manejo del lenguaje organizacional que la gerencia utiliza.
Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorezca con su actuacin la labor del gerente y evite al mximo en el trato el que se den conflictos que afecten la armona y generen un clima organizacional negativo.
La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro, mostrar en su desempeo sus habilidades, destrezas, eficiencia.
Es muy vlido como lo seala Anne Marie Richard, que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en herramientas para trabajar en equipo, autonoma para resolver situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar
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presupuestos.
Adems,
las
secretarias
tienen
que
desarrollar
habilidades
de
management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones interpersonales con criterio.
"Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en gerencia se hace por coaching", explica Jorge Hambra, de JOH Psicotecnia.
En la era de las computadoras de mano y el e-mail, ningn ejecutivo necesita una secretaria que tipee cartas o le lleve la agenda, sino personas proactivas que conozcan el negocio de la empresa.
La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuacin de su secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeo, no acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeo de manera ms eficiente. No sebe utilizar jams el mal trato, lenguaje inapropiado, insulto, regaos, todo lo contrario buscar la manera de cmo solventar las debilidades y prestar la colaboracin posible para transformarlas en
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fortalezas.
El gerente debe ser un motivador, un actor bsico en el logro de sus funciones, y para ello debe estar atento de cmo son sus interrelaciones y desempeo con sus secretaria de tal forma que la unin garantice resultados beneficiosos.
Por ltimo, es muy vlido lo que aporta mujeres sin fronteras. Con que se tome muy en cuenta el hecho de que las secretarias de las empresas chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho ms fuerte que las de las grandes empresas en su trabajo.
No suelen tener un slo jefe, como las asistentes de las grandes empresas, por tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en su conjunto. Y esto conlleva tambin que este tipo de asistentes tengan funciones conciliadoras y de armonizacin.
Bsicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas: por un lado, la alta importancia que le dan a la retribucin afectiva y emocional; por otro lado, un modelo ms clsico y tradicional de secretaria y de mujer.
Finalmente,
consideramos
muy
importante
que
las
empresas,
especialmente sus gerentes deben estar ms atento en definir un perfil
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de la secretaria que requiere, considerando las caractersticas de los actuales escenarios, las funciones que hay que desempear, que ayuden a que las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstculos, que sienta realmente el apoyo de una secretaria proactiva, confiable, que le permita desempearse de acuerdo al ritmo que hoy se demanda.
Del gerente depender el que su secretaria sea una gran ayuda, colaboracin en todo lo que pretende realizar. Por lo tanto, debe estar atento de su comportamiento, eficiencia, productividad.
4.1.6. La cultura de la secretaria ejecutiva en la empresa moderna Ser secretaria es una profesin ms que un oficio, mucho ms que un simple trampoln para acercarse a otro puesto, y muchsimo ms que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los peridicos de todos los das y en todas partes solicitan un buen nmero de secretarias altamente calificadas.
Definitivamente, en el presente, las empresas deben contar con el insumo del recurso humano bien definido a fin d dar paso a caractersticas bsicas que se requieren para ser altamente operativas, adems de su tecnologa,
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finanzas, produccin, como contar con una excelente capacitacin, desarrollo, integracin, productividad, pertenencia, cultura organizacional compromiso, responsabilidad a fin de colaborar con la gerencia en pro del logro de los objetivos establecidos. Justamente, dentro de ese equipo humano no se puede ignorar el rol que representa la secretaria ejecutiva, colaboradora dinmica de la gerencia, a quien le debe prestar su apoyo, a fin de dar paso a que las acciones, compromisos, funciones, responsabilidades de ste se pueden realizar sin dificultades.
La gerencia moderna proactiva, requiere de una secretaria ,que adems de sus cualidades personales en donde se manifieste un buen carcter , trato, personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atencin, sepa manejar eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una alta autoestima y sobre todo, con los conocimientos bsicos que la gestin administrativa requiere para apoyar al gerente en aquellas acciones necesarias que le faciliten la realizacin de sus funciones. Definitivamente como nos lo recuerda imagen. google.com.ve: Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca tambin construir su propio puesto, como quien dice,
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modelarlo y animarlo. Si la gran mayora de las secretarias se desempean con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrn dado categora social a su puesto. 6
4.1.7. Realidad actual de la cultura de la secretaria ejecutiva Las empresas en el presente se enfrentan a grandes retos, a cambios que conllevan a reestructurar su operatividad, obligando a que su gerencia este ms atenta en el tipo de estructura organizacional que se necesita, as como en la descripcin de las funciones que deben desempear el equipo de trabajo, ese que le acompaara en pro de resultados que favorezca a la organizacin. Se requiere de profesionales proactivos, visionarios, altamente capacitados, motivados a usar adecuadamente su potencial creativo, innovador. Verdaderos emprendedores que conlleven a crear un comportamiento organizacional favorable para la empresa.
Se necesita
de una nueva secretaria ejecutiva, ms adaptada a las
necesidades de las exigencias del presente, secretarias con otra cultura organizacional, con ms visin espritu de pertenencia, capacitada de
www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-la-empresa-moderna-408925.html
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acuerdo a los requerimientos del lenguaje, comunicacin organizacional del presente.
Cambios que se han generado
Reestructuracin de las organizaciones en pro de su funcionamiento, una nueva arquitectura estructural que permita afrontar los retos, dar paso a las transformaciones que conlleven a productividad, operatividad, que garantice beneficios, participacin en los mercados, crecimiento
Liderazgo gerencial proactivo, democrtico, motivador, capaz de desarrollar planes estratgicos, acciones que permitan a la empresa participar eficazmente en los actuales escenarios, ser competitivos, conquistar y permanecer en los mercados, enfrentar los retos, riesgos e incertidumbre.
Nuevas tecnologa que garantizan competitividad, innovacin, desarrollo de productos, calidad y productividad, costos.
Profesionales ms capacitados de acuerdos a las funciones a desarrollar, profesionales con espritu de pertenencia bien definido, innovadores, creativos, colaboradores, responsables, productivos.
Nuevas aperturas , producto de una poltica de comercio exterior ms abierta, que ha dado paso a alianzas, acuerdos, convenios, que favorezcan
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al pas, a las empresas en su participacin e integracin con programas econmicos del gobierno.
Nuevos conocimientos, habilidades, destrezas de la funcin administrativa de acuerdo a las exigencias competitivas del presente, Conocimientos que han dado paso a nuevos estilos de capacitacin, aprendizaje ms dinmicos, ms positivos en funcin del desempeo.
La secretaria ejecutiva del presente
De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestin.
La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visin, dinmica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar
adecuadamente los trminos, alcance de los tpicos gerenciales modernos, negociacin interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores ,
tica, comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su
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ejercicio, dominio de idiomas, especialmente ingles, los aspectos bsicos de las herramientas tecnolgicas de informtica.
Ser una secretaria con los conocimientos y aplicacin de las herramientas bsicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el desempeo de las funciones de la gerencia.
Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza, le colabore en la minimizacin de problemas con la ayuda de sus comentarios, participacin en todo aquello que beneficie el desempeo del gerente.
Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios. Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visin global del negocio de la empresa, asertiva y con autoestima alta. Que sepa planificar su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la informacin adecuadamente, concertar, acoger y atender a las visitas, preparar presentaciones de productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras funciones.7 Aptitud y Actitud de la Secretaria Ejecutiva Actual
www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-el-tiempo-presente-650584.html
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Aptitud: La aptitud se refiere a la capacidad de conocimiento y a las habilidades o talentos de una persona. Para jugar basketball, por lo general, debes ser ms alto que el promedio. Para ser jockey de un caballo, debes ser en cambio ms bajo que el promedio. Una persona disciplinada tiene aptitud para ser militar. Deriva de la palabra apto, idneo para realizar una actividad.
Actitud: Quizs ms importante que la aptitud, la actitud tiene que ver con la forma de pensar y el sentir de una persona. Es como el motor que nos mantiene enfocados en lograr nuestros objetivos.
Tal vez una persona no tenga el tamao requerido para jugar basketball, pero su actitud podra convertirlo en un jugador muy bueno a pesar de su tamao. Otra persona podra tener la estatura requerida para ser jockey, pero si el mundo hpico no es su tema, por ms que lo obliguen a entrenar para jockey, no lo har.
4.1.8. La Secretaria eficiente Y Su Rol Frente AL Siglo XXI.
Como profesional multidisciplinar, sus funciones y competencias se han visto ampliadas con la finalidad de hacer ms fcil el trabajo de direccin.
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La secretaria ejecutiva del presente debe adems, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemtica, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el ingls, igualmente contar con los soportes de los conocimientos bsicos del lenguaje actual administrativo Definitivamente todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de las instituciones y les toca tambin construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayora de las secretarias si se desempean con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrn dado categora social a su puesto.
Funciones de la Secretara Ejecutiva
La secretaria Ejecutiva es la encargada de ejecutar las resoluciones emanadas del Consejo, siendo sta la responsable de dar seguimiento, coordinar y supervisar los programas, proyectos y actividades delegadas por el Consejo y/o el Presidente en pro del desarrollo Cientfico y Tecnolgico del Pas y sirviendo de enlace entre organismos nacionales e internacionales con el Consejo. CONICYT). Las funciones y atribuciones de la Secretaria Ejecutiva, son las siguientes: Acuerdo administrativo 001-01(Reglamento Interno del
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a) Ejecutar las resoluciones emanadas del Consejo. b) Elaborar y proponer al Consejo para su aprobacin, el Plan Nacional de Ciencia y Tecnologa y su correspondiente cronograma de trabajo. c) Disear, formular, gestionar y proponer proyectos ante el Consejo. d) Planificar, organizar, ejecutar, administrar y controlar la Poltica Nacional de ciencia y tecnologa previamente aprobadas por el Consejo. e) Promover y apoyar las actividades vinculadas con la investigacin y desarrollo tecnolgico del pas. f) Mantener informado al Presidente del Consejo y a los organismos que financian los proyectos, a travs de la elaboracin y presentacin peridica de informes de avance, indicando claramente los resultados parciales y estado de situacin de los fondos asignados a cada proyecto. g) Trabajar en Coordinacin con las reas operativas que estn involucradas con el desarrollo cientfico y tecnolgico del pas. h) Proponer y coordinar con las instituciones involucradas, la gestin, canalizacin, asignacin y obtencin oportuna de los recursos financieros y tcnicos para la ejecucin de programas y/o proyectos cientfico
tecnolgicos. i) Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos para la contratacin de bienes y servicios. j) Proponer concursos, normas y procedimientos para otorgar premios, reconocimientos y distinciones en Ciencia y Tecnologa.
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k) Levantar actas y acuerdos de las sesiones del Consejo. l) Proponer la formacin de comisiones para el mejor desempeo de las funciones del Consejo y coordinar las actividades de las comisiones del Consejo. m) Proponer fuentes de cooperacin internacional, gestionar los proyectos ante las organizaciones respectivas y supervisar la ejecucin de dichos proyectos con la participacin de las instituciones de estado correspondiente para la gestin de los recursos ante la comunidad donante.
4.1.9. Consejos De xito
El perfeccionamiento del ser humano se obtiene a lo largo de su vida con su educacin, dedicacin y esfuerzo, de esto depender el xito ya sea personal y profesional para esto debe tomar diariamente lo que le ofrece la vida a travs de los consejos de xito que se deben poner en prctica especialmente en el rea secretarial, ya que trabaja con otras personas como clientes y usuarios.8
4.1.10. Actitudes Y Aptitudes Para El Desarrollo Eficiente
Flor G. Secretaria Ejecutiva Moderna. Artculos de Publicacin 2010
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Cada individuo tiene un perfil determinado de personalidad profesional que le hace ms adecuado a un puesto que a otro, la secretaria ejecutiva puede desempear su rol o papel profesional que le corresponde de acuerdo al funcionamiento de la institucin, ser requisito indispensable una actitud personal, una disposicin favorable al trabajo que habitualmente desarrolla. Una secretaria para efectuar su trabajo ser la actitud que tome frente a l, poniendo el mximo inters, en las tareas que realiza, en ciertas ocasiones deber aplicar la psicologa lo que le permitir resolver determinadas situaciones y circunstancias.
Cabe sealar que las aptitudes que una secretaria debe poseer para optimizar su labor, sern, la capacidad de anlisis y de sntesis, la
responsabilidad y, sobre todo, la apelacin constante al sentido comn, gran sentido de organizacin y planificacin de su trabajo, dominio de la reglas bsica de etiqueta y protocolo, un requisito indispensable que una secretaria conozca de forma suficiente las materias que objeto constituyen el
de su institucin y que este familiarizada en el manejo de los y tratar con
conceptos prcticos que las desarrollan, para as ordenar cualquier interlocutor de forma adecuada.
Las relaciones inter-personales que se crean alrededor del trabajo de una institucin obligan a las secretarias a adoptar pautas de comportamiento
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correctas y adecuadas en cada momento, con una perfecta combinacin y equilibrio entre aptitud y actitud lograr el xito profesional.
4.1.11. Organizacin Inteligente
Una organizacin inteligente es una estructura integrada, trabaja como un todo, que es capaz de tejer permanentemente la habilidad de cambiar de su carcter, tiene valores, hbitos, polticas, programas, sistemas u estructuras que apoyan al aprendizaje organizacional.
Caracterstica de la organizacin inteligente es el manejo efectivo de su conocimiento, deteccin oportuna de necesidades y por su capacidad de innovacin9
4.1.11. Relaciones INTERPERSONALES
Las relaciones interpersonales que se crean alrededor del trabajo de una Institucin obligan a una secretaria adoptar unas pautas de comportamiento
9
Cedeo Gardenia, Garay Julia, Garcia Glenda, Modulo de Asistencia Ejecutiva II.
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correcta y adecuadas en cada momento, esto supone un personalidad en la que predominen los rasgos de autodominio, sensibilidad, responsabilidad, etc, debe primar el carcter controlado y equilibrado en el trato: el rector, docentes, administrativos, padres de familia y alumnado con quienes se relaciona en razn de su puesto.
Para mantener buenas relaciones interpersonales son imprescindibles tres cualidades y o requisitos de forma y de fondo: buena presencia, educacin y amabilidad, adems de la vocacin para el ejercicio de la profesin que lo lograr aplicando las aptitudes como: la preparacin con una slida formacin lo que le permitir interpretar y resolver cualquier situacin que se produzca en el mbito de su trabajo, ya que sin ella no es posible ser una profesional competente.
Dentro de las relaciones interpersonales la secretaria est en contacto diario con persona por lo que ha de tener un buen nivel de cultura, lo que implica unos amplios conocimientos de la reglas bsicas de ortografa, gramtica y sintaxis, debiendo serla expresin oral fluida y correcta.10
4.2. Procesos contables
10
Sevilla Quiroz, Mara Antonieta, 1001 Sugerencias para la Secretaria Eficaz
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La informacin contable que presenta una empresa es elaborada a travs de lo que llamamos proceso contable. El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtencin de los Estados Financieros.
Desde el punto de vista del anlisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes: Recepcin de inventarios Ventas de productos Fabricacin de productos Registro de estimaciones Destruccin de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definicin dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.
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Cuando se est realizando el anlisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del anlisis ayudar a determinar e identificar en cules de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
La amortizacin de una plusvala por lo general, representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crtico, el manejo de todos los inventarios, sean stos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de poca importancia en comparacin a lo que representan stos para una empresa manufacturera.11 Periodo Contable
Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se resumen y presentan a los dueos, al final de un periodo determinado que se conoce como periodo contable
El Balance General se presenta para efectos administrativos y toma de decisiones en periodos mensuales, y tambin debe de presentarse en
11
www.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/sistemascontables.
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ejercicios anuales para efectos fiscales y toma de decisiones .Debemos de distinguir el periodo como la fraccin de un ejercicio (un mes) y un ejercicio (actualmente un ao natural) compuesto de doce periodos mensuales.
Etapas
Registrar la Operacin en el Libro Diario
Posteriormente a este proceso de verificacin, comprobacin y anlisis de los documento se procede a registrar las operaciones en un libro de contabilidad conocido como Libro Diario el cual tiene carcter cronolgico es decir se van registrando las operaciones en completo orden de fecha en que van ocurriendo valindose de la teora del cargo y del abono.
Las operaciones deben recogerse en el libro da a da, o bien por periodos no superiores al mes si su detalle aparece en otros libros. Las anotaciones en el libro se harn por medio de asientos. Registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Ser vlida sin, embargo, la anotacin conjunta de los totales de las operaciones por perodos no superiores al mes, a
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condicin de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate."
Libro Mayor
A continuacin el empleo del Libro Mayor donde se agrupan y se clasifican todas las cuenta por separado y determinar su saldo. A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripcin legal o por necesidades de la gestin de la empresa.
Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronolgica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en
recoger estos mismos hechos pero no en atencin a la fecha de realizacin, sino a la cuenta que se ha visto afectada.
Es un libro no obligatorio, a pesar de que en la prctica resulta imprescindible llevarlo. En l se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas. De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor -
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que est representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.
Respecto a la forma de llevar el Libro Mayor, podemos distinguir dos principales:
1. Una de las formas en que se pueden realizar las anotaciones es mediante las cuentas llamadas "en forma de T". De acuerdo a este sistema, se formar una T, de modo, que se irn anotando las operaciones en el lado izquierdo o en el derecho, segn las operaciones que se quiera reflejar sean cargos o abonos. 2. La otra forma en la que podemos registrar las operaciones en el Libro Mayor es por medio de un cuadro, que es como se hace en la vida real, pues cuando se hace una anotacin es necesario saber tambin la fecha y el concepto de la misma.
Balance de Comprobacin
Seguidamente el Balance de Comprobacin el cual consiste en una verificacin matemtica de los registro que sean realizado en el periodo donde es lgico suponer de la suma de los saldo de las cuenta deudora es igual a la suma de cuenta acreedora. Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de
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los debitos y de los crditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen bsico de un estado financiero.
El balance de comprobacin refleja la contabilidad de una empresa u organizacin en un determinado periodo. Por eso, este balance acta como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
El balance de comprobacin tambin permite confirmar que la contabilidad de la empresa est bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sera el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anot dicho pago a otro. El balance sera correcto desde los nmeros, pero no en la prctica.
La elaboracin de un balance de comprobacin comienza con la realizacin de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y el haber). Por ltimo, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.
Por lo general, el balance de comprobacin es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que ste pueda conocer con precisin el estado financiero de su empresa sin
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necesidad de arrastrar errores hasta la elaboracin de las cuentas anuales.
Ajuste y correcciones
Es la etapa que le sigue antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad econmica y financiera de la empresa, adems de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisin al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos hechos econmicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la informacin completa. Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados
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financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace ms difcil el proceso de correccin y ajuste.
De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al iniciar el ao, y es de suma importancia contar con informacin financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso.
Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditora a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnstico profundo de la empresa.
Si no se ajusta la contabilidad al final del ao, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias econmicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administracin de la empresa a tomar decisiones equivocadas.
La utilidad de la informacin contable depende directamente de su fiabilidad, de que est ajustada a la realidad, y esto slo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.
Hoja de Trabajo
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Hoja de trabajo, tambin conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carcter optativo, y adems de ndole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de gua para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de prdidas y ganancias y el cierre del libro diario, as como los Estados financieros: Estado de situacin y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.
El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones.
Preparacin de los Estado Financiero
En Base la Hoja de Trabajo y teniendo la certeza de que todo esta correcto se procede a preparar los dos estados financieros ms importantes de la contabilidad: El Estado de Ganancias y
Prdidas(conformado por las cuentas Nominales de ingresos y Egresos)y el Balance General (Conformado por las cuentas reales de activo, de Pasivo y Capital.)
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Asientos de cierre
Las cuentas nominales son transitorias, es decir , duran el mismo tiempo que el ejercicio de la empresa, en consecuencia terminado el periodo contable, debe procederse a cancelar todas las cuentas nominales y a traspasarse la utilidad o perdida a la cuenta capital a este proceso se le conoce como asientos de cierre. Sirve para separar un ejercicio econmico de otro.
El momento concreto en el que se proceder al cierre de la contabilidad, ser al final del ejercicio. Tambin se cerrar la contabilidad en el momento en que cese la actividad de la empresa. Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelacin de las cuentas de resultado contra la cuenta de prdidas y ganancias
Estas cuentas para su cancelacin se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado. 12
12
Estudio de la contabilidad General , Editorial Felix Varela. la Habana, 2006,p. 57.
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4.2.1. Fases Del ejercicio contable
Tres son las fases que abarca el ciclo contable: A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aqulla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes. B.- Desarrollo o gestin: se extiende a lo largo del ejercicio econmico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa. C.- Conclusin o cierre: consiste en un trabajo de recopilacin y sntesis, por el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas que permitan elaborar una informacin contable de sntesis, los estados financieros, que se ponen a disposicin de todos los usuarios.13
13
instituto.central.mx/index.php/secretaria-ejecutiva
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4.2.2. Importancia de los sistemas de contabilidad Su importancia se deriva de la necesidad de llevar un adecuado control de las operaciones y transacciones financieras. As como la de analizar informacin y emprender alguna accin obtener y en su
basada
interpretacin. La informacin contable debe servir fundamentalmente para: Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores de la empresa. Ejercer control sobre las operaciones de la empresa. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica representa para la comunidad.
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LOS REGISTROS CONTABLES Son las anotaciones de comprobantes, facturas, recibos, vouchers que se hacen en los libros contables y que se registran de manera definitiva. Son libros donde se asientan y resumen las operaciones de la empresa con el fin de cumplir con las obligaciones que impone la ley en el cdigo de comercio (decreto No.2-70) en su artculo No.368 y proporcionar informes financieros a los usuarios para conocer la situacin y resultados de la empresa. Los libros y registros contables bsicamente contienen la historia detallada de la empresa y su finalidad es: Facilitar el control interno de la empresa. Garantizar el correcto registro de las transacciones. Permitir la supervisin a terceros (auditoria externa, administracin tributaria, bancos, proveedores y otros). Crear bases de datos estadsticos para realizar pronsticos y Facilitar las evaluaciones de activos y pasivos.
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El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde
se
clasifican, se registran e interpretan toda la informacin financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern recibidas. Los informes financieros describen el desempeo histrico de una empresa y proporcionan una base, junto con el anlisis comercial y econmico, para realizar proyecciones y pronsticos a futuro. Por lo tanto, deben cumplir los siguientes puntos: Utilizar un lenguaje comn para toda la comunidad, Demostrar la lgica de las interrelaciones que existen entre los estados financieros, Introducir algunos de los principios fundamentales de finanzas y Establecer la importancia de los flujos futuros de efectivo como la base para medir el valor presente y el valor futuro de una organizacin
4.2.3. SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
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Est definido como un sistema de informacin consistente en un conjunto de cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos, lgicamente organizados e interrelacionados entre s, los cuales mediante accin coordinada conllevan a la obtencin de informacin contable. Este sistema se nutre de los sistemas ya que estos generarn los soportes necesarios para el registro y procesamiento contable de la informacin.
Controla las operaciones y suministra informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan ntimamente ligados, que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el vnculo que mantiene juntas las diversas partes de una organizacin. Ayuda
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a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Los propietarios de negocios que no estn familiarizados con los sistemas de contabilidad son vctimas de esta prctica con una alarmante frecuencia. El Sistema contable puede ser: Sistema contable financiero: Un sistema de informacin contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de informacin, es la combinacin del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de informacin diferentes cada uno usa un sistema de informacin contable distinto. Sistema contable de Costos: Es un sistema de informacin que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeacin y el control administrativo. Los informes de costos son muy tiles tambin para la planeacin y seleccin de alternativas ante una situacin dada. Sistema contable Administrativo: Es bsicamente una estructura de relaciones formales. Implica la definicin del flujo de informacin, el diseo del soporte de los datos y la descripcin de las tareas administrativas en
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cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelacin entre las operaciones de la organizacin, se requiere normalizar el tratamiento de la informacin de manera que el mismo presente un proceso de integracin anlogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones. Sistema contable Tributario: Sistema de informacin orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.
Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concrecin en trminos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organizacin y los que ella misma genera, se conviertan en informacin relevante para la toma de decisiones.
Los Sistemas Administrativos y Contables implican adems, la expresin operativa de los criterios emanados de la Teora de la Administracin. As los procesos de departamentalizacin, programacin, y otros, se conviertan en Manuales de Organizacin y Procedimientos, en los cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.
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4.2.4. Caractersticas Generales De Un Sistema De Informacin Contable
Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de informacin contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular.
Flexibilidad: Es la adaptacin de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados financieros.
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Relacin de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lgica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia tcnica como por motivacin, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan.
4.2.5. La codificacin del Plan de Cuentas
Para la codificacin (asignacin de un nmero referncialo letra referencia), se hace necesario la asignacin para una cuenta contable de sta codificacin, con la finalidad de: Facilitar la localizacin de las cuentas, registros y aportes, as como la informacin de manera rpida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un informe sobre los ingresos del restaurante por rublos del mes de enero 2011, o informe sobre los gastos que involucra a la plantilla de trabajadores que se tiene. Simplificar su denominacin: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02 Bono nocturno, gasto, 6101-03 horas extras, otros.
Permite una mejor visin de un conjunto de cuentas y dar orden racional a la contabilidad, ejemplo:
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1. ACTIVO 1.1 ACTIVO CIRCULANTE 1.1.01 EFECTIVO EN CAJA 1.1.01-001 Caja oficina principal 1.1.01-002 Caja oficina de ventas 1.1.02 BANCOS 1.1.02-001 Banco Mercantil, cuenta corriente 1.1.02-002 Banco Banesco, cuenta corriente 1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES 1.2.01 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 1.2.01-001 Local Principal 1.2.01-002 Maquinaria y equipo Actualmente es imprescindible en los sistemas de contabilidad computarizada, puesto que para cargar y/o abonar a las cuentas, solo puede utilizarse cdigos.14
14
contadoresdelsigloxxi.blogspot.com/
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4.3.
Procesos financieros
Es la fase posterior a la implantacin de los planes financieros; el control trata el proceso de retroalimentacin y ajuste que se requiere, para garantizar la adherencia a los planes y la oportuna modificacin de los mismos, debido a cambios imprevistos.
Tambin se puede decir que la planificacin financiera es un procedimiento en tres fases para decidir qu acciones se deben realizar en lo futuro para lograr los objetivos trazados: planear lo que se quiere hacer, llevar a cabo lo planeado y verificar la eficiencia de cmo se hizo. La planificacin financiera a travs de un presupuesto dar a la empresa una coordinacin general de funcionamiento.
La planificacin financiera es un aspecto que reviste gran importancia para el funcionamiento y, por ende, la supervivencia de la empresa.
Son tres los elementos clave en el proceso de planificacin financiera:
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1. La planificacin del efectivo consiste en la elaboracin de presupuestos de caja. Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las utilidades la empresa est expuesta al fracaso.
2. La planificacin de utilidades, se obtiene por medio de los estados financieros proforma, los cuales muestran niveles anticipados de ingresos, activos, pasivos y capital social.
3. Los presupuestos de caja y los estados proforma son tiles no slo para la planificacin financiera interna; forman parte de la informacin que exigen los prestamistas tanto presentes como futuros
4.3.1. Objetivos de la planificacin financiera Los objetivos fundamentales de la planificacin financiera son: Trascender ms all de lo operativo y acercarse ms a lo estratgico. Ayudar a identificar los objetivos de la empresa. Establecer las acciones necesarias para que la empresa logre sus objetivos financieros.
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Cuantificar las diferentes alternativas estratgicas, a fin de evaluar los impactos que generan en la situacin financiera de la empresa. Promover el anlisis de las diferencias entre los objetivos y la condicin financiera actual de la empresa.
Dinmica del modelo financiero
El modelo financiero se modifica de acuerdo con las decisiones que toma la direccin, las modificaciones que se derivan de la operacin normal de la empresa y el efecto de factores externos.
Los principales motivos de cambio y su repercusin sobre el modelo son:

Aumentos de ventas. Clientes. Inventarios. Proveedores y Acreedores. Crditos a largo plazo, lneas de crdito revolventes. Aumento de capital, prdidas cambiarias, presiones inflacionarias.
4.3.2. El proceso de planificacin financiera
62

El proceso de planificacin financiera expone tcnicas y herramientas para lograr una efectiva y oportuna toma de decisiones, a fin de visualizar como se administra un negocio y su impacto de esta actividad en la empresa, con el propsito de lograr sus objetivos y metas desde el punto de vista integral. De acuerdo con Weston y Brigham 1992 (Fundamentos de Administracin Financiera), el proceso de planificacin financiera "implica la elaboracin de proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias alternativas de produccin y mercadotecnia, as como la determinacin de los recursos que se necesitan para lograr esas proyecciones" Brealey / Myers, 1992 (Principios de Finanzas Corporativas) sobre la planificacin financiera, expone que es un "proceso de anlisis de las influencias mutuas entre las alternativas de inversin y de financiamiento; proyeccin de las consecuencias futuras de las decisiones presentes, decisin de las alternativas a adoptar y por ultimo comparacin del comportamiento posterior con los objetivos establecidos en el plan financiero".
En conclusin el proceso de planificacin financiera es una tcnica que rene un conjunto de mtodos, instrumentos y objetivos, con el fin de
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establecer en una empresa pronsticos y metas econmicas y financieras por alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para lograrlo.15
4.3.3. Partes del proceso de la planificacin financiera
Fines - Establecer en la empresa pronsticos y metas econmicas y financieras por alcanzar. Especificar metas objetivas. Medios - Elegir polticas, programas, procedimientos y prctica con los que habrn de alcanzarse los objetivos. Para llevar a cabo lo planeado se requiere organizacin, ejecucin y direccin. Recursos - Determinar tipos y cantidades de los recursos que se necesitan, definir cmo se habrn de adquirir o generar y cmo se habrn de asignar a las actividades.
Realizacin - Elaboracin de los presupuestos de operacin, de inversiones permanentes y financiero. Delinear los procedimientos para toma de
15
CRDOBA PADILLA, Marcial. Gerencia Financiera Empresarial, 2007, Primera Edicin, ECOE Ediciones, Bogot, Colombia.
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decisiones, as como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse. Control - Para llevar un buen control se requiere evaluar los resultados comparndolos con patrones o modelos establecidos previamente. Delinear un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas, as como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad.
Soporte Y Registro Contable De Documentacin Financiera Contabilidad financiera.- Es el sistema de informacin que expresa en trminos cuantitativos y monetarios, las transacciones realizadas y ciertos acontecimientos econmicos susceptibles de registrarse, y que en su conjunto permite conocer la situacin financiera particularmente de las empresas. Contabilidad Administrativa-. Es el sistema orientado a informar
internamente sobre funciones de planeacin y control y que ser utilizado
por administradores y propietarios para evaluar el cumplimiento de metas y objetivos preestablecidos.
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Normas
de
Informacin
Financiera
(antes
Principios
de
Contabilidad) Las normas de informacin financiera (NIF) regulan la informacin financiera presentada en los estados financieros y sus notas. Es importante mencionar que la utilizacin de las NIF incrementa la calidad de la informacin financiera, asegurando as su mayor aceptacin, no slo a nivel nacional, sino tambin internacional. Por lo anterior las normas de informacin financiera que a continuacin veremos son aquellas que nos permiten conocer el marco general bajo el cual debe operar el sistema de informacin contable. Informacin Financiera
Al hablar de informacin financiera nos tenemos que referir a la informacin externa que se encuentra dirigida a los usuarios del negocio que no estn involucrados en la administracin y pretende cubrir la demanda de
informacin para la toma de decisiones de los distintos usuarios de la
informacin,
como
pueden
ser
accionistas,
bancos,
acreedores,
trabajadores, entre otros
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4.3.4. La secretaria y su nuevo rol contable financiero - Vigilar la elaboracin y expedicin de las convocatorias. - Verificar el contenido de las rdenes del da y los listados de los asuntos que se tratarn incluyendo los soportes documentales necesarios. - Remitir a cada integrante del comit la carpeta correspondiente en tiempo y forma. - Deber vigilar que los acuerdos del comit se asienten correctamente. - Levantar el acta de cada una de las sesiones. - Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia. - Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comit durante las sesiones. Ejemplo: La Nueva Secretaria
Hace algunos aos, cuando me hice cargo de una nueva posicin gerencial, lo primero que hice fue cambiarle a doa Amalia el ttulo de Secretaria, que mantuvo por muchos aos, al de "Asistente Administrativa". Doa Amalia ya
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tena una exitosa carrera en la organizacin. De verdad era ella quien haca la mayora de las funciones administrativas de la empresa y el ttulo no corresponda al trabajo que estaba realizando. Era mucho ms que una "secretaria". Ella tena una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como yo nunca me acostumbr a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefnicas y el caf lo serva la encargada del aseo, o lo haca yo mismo, siempre entend que todos los que estaban a m alrededor eran "asistentes". En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de rea amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y enva sus ofertas. El no hacerlo es una prdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicacin, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la
transferencia de informacin en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros pases no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrnico de Datos entre
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empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.
La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno necesita una completa redefinicin de funciones. Esto conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una capacitacin m completa, a pagarles salarios ms altos. Estos cambios en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean escuchadas. Desgraciadamente esto no est ocurriendo a la velocidad que se requiere en los pases de Latinoamrica, al igual que se producen lentamente en Afganistn y otros lugares donde las doctrinas Talibn siguen vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes
empresas, tambin han trado como consecuencia que la "asistente administrativa" tenga que atender ms de un solo ejecutivo.
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Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fcil, porque muchos de ellos estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre parntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus "secretarias" para que atendieran labores que corresponderan a las amas de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado, hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes" en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la empresa actual no solo debe tener una preparacin completa, que incluya otros idiomas, administracin, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que confronta a diario la empresa de nuestros das. En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que la empresa camine. Esto por cada da existe ms egresados de las Universidades que estn convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie, hijo mo, para que no tenga que trabajar como yo". El xito en cualquier
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empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa. 16
4.3.5. La secretaria ejecutiva del presente en el rea contable De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestin. La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visin, dinmica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar
adecuadamente los trminos, alcance de los tpicos gerenciales modernos, negociacin interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , tica, comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio,
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www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-hacer
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dominio de idiomas, especialmente
ingles, los aspectos bsicos de las
herramientas tecnolgicas de informtica. Ser una secretaria con los conocimientos y aplicacin de las herramientas bsicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el desempeo de las funciones de la gerencia. Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza, le colabore en la minimizacin de problemas con la ayuda de sus comentarios, participacin en todo aquello que beneficie el desempeo del gerente. Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios. Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visin global del negocio de la empresa, asertiva y con autoestima alta. Que sepa planificar su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la informacin adecuadamente, concertar, acoger y atender a las visitas, preparar presentaciones de
productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras funciones.17
4.3.6. Ejemplo: La Nueva Secretaria en el rea administrativa

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www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-el-tiempo-presente-650584.html
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Hace algunos aos, cuando me hice cargo de una nueva posicin gerencial, lo primero que hice fue cambiarle a doa Amalia el ttulo de Secretaria, que mantuvo por muchos aos, al de "Asistente Administrativa". Doa Amalia ya tena una exitosa carrera en la organizacin. De verdad era ella quien haca la mayora de las funciones administrativas de la empresa y el ttulo no corresponda al trabajo que estaba realizando. Era mucho ms que una "secretaria". Ella tena una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como yo nunca me acostumbr a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefnicas y el caf lo serva la encargada del aseo, o lo haca yo mismo, siempre entend que todos los que estaban a m alrededor eran "asistentes". En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de rea amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y enva sus ofertas. El no hacerlo es una prdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicacin, que pueden costar mucho dinero.
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La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de informacin en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros pases no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrnico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas. La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno necesita una completa redefinicin de funciones. Esto conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una capacitacin m completa, a pagarles salarios ms altos. Estos cambios en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean escuchadas. Desgraciadamente esto no est ocurriendo a la velocidad que se requiere en los pases de Latinoamrica, al igual que se producen lentamente en Afganistn y otros lugares donde las doctrinas Talibn siguen vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes
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empresas, tambin han trado como consecuencia que la "asistente administrativa" tenga que atender ms de un solo ejecutivo. Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fcil, porque muchos de ellos estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre parntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus "secretarias" para que atendieran labores que corresponderan a las amas de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado, hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes" en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la empresa actual no solo debe tener una preparacin completa, que incluya otros idiomas, administracin, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que confronta a diario la empresa de nuestros das. En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que la empresa camine. Esto por cada da existe ms egresados de las Universidades que estn convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie, hijo mo, para que no tenga que trabajar como yo". El xito en cualquier
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empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa. 18
4.3.7. Funciones de la secretaria en el rol contable Elaborar la programacin de pagos a proveedores Elaborar la programacin de pagos de nominas, compensaciones y eventos de la propia facultad. Recopilar, verificar y archivar los reportes de ingresos diarios de las cajas. Elaborar plizas de ingresos, capturarlas y archivarlas. Emitir un informe mensual del efectivo cobrado. Girar Cheques y preparar las Fichas de Depsitos. Pagar a proveedores y otros. Realizar las conciliaciones Bancarias. Controlar el fondo de las diferentes cajas chicas. Realizar los Depsitos. Llevar el control de Saldo del banco, para saber con exactitud cuanto disponer en el momento.
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www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-hacer
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Centralizar la informacin en el Depto. de contabilidad, verificar registros, realizar correcciones, actualizar la informacin y cerrar el mes de trabajo. Orientar a las personas que acuden al Depto. de contabilidad con buen trato y calidez Mantener la informacin contable actualizada. Realizar otras funciones que se le asignen.
Manejo
de
las
empresas
basndose
principalmente
en
indicadores financieros Es importante concientizar a los altos directivos, y en general a todos los usuarios, sobre la distorsin de la informacin de costos provocada por los volmenes manejados en cada lnea de producto y por el nmero mismo de ellos, a unida al aumento en significancia y proporcin de los gastos indirectos como elementos del costo. En nuestra opinin, creemos ms til y benfico utilizar los indicadores relevantes que nos muestran los factores crticos para el xito de cada rea del negocio, con los cuales se cuenta actualmente, y slo adecuar la informacin operacional a fin de coadyuvar con los altos niveles administrativos al logro de una mejor actuacin de la empresa.
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Ahora bien, una propuesta es desarticular los costos de la contabilidad financiera para adecuarlos a los distintos tipos de toma de decisiones. Muchas empresas tienen ligada su contabilidad de costos a la contabilidad financiera y las disposiciones fiscales. Y justamente sa es la razn de no contar con informacin razonable, ya que sta es adecuada a los distintos propsitos, fundamentalmente a los fiscales, provocando la distorsin en la informacin de costos para la toma de decisiones. Sin ir ms lejos, a partir de 1989, para propsitos fiscales, desaparece el concepto de costo de ventas, de esta manera en las empresas ahora priva ms la relevancia que la verificabilidad a detalle de la valuacin de inventarios. Es importante hacer ciertos puentes entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa. El fundamento de la aseveracin lo encontramos en uno de los objetivos de la contabilidad financiera: la salvaguarda de los intereses de los 34 usuarios externos, aspecto que no podemos supeditar a la contabilidad administrativa eminentemente orientada a los usuarios internos; sin embargo, podemos ir estableciendo partidas comunes de conciliacin. Concretamente, debemos partir del concepto de utilidad visto como un cambio patrimonial y desprender de l un estado de resultados que muestre
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las actividades que agregan valor, las que no lo agregan, las realizadas de esa entidad con otras entidades, las realizadas por transformaciones internas y aquellas realizadas por eventos y circunstancias del entorno; lo anterior, con el propsito de presentar a los usuarios externos la actuacin de la empresa.
El Ejercicio Contable Econmico. Etapas
El ejercicio econmico es cada uno de los perodos contables en el que se divide la vida de la empresa. Generalmente la contabilidad financiera, ese perodo es anual y en el caso de Espaa suele ir de 1 de enero a 31 de diciembre, lo cual no impide que se tomen perodos de tiempo ms pequeos si la empresa as lo necesita u otras fechas diferentes si la empresa as lo requiere.
Las etapas son:
Al inicio del ejercicio:
Libro de Inventarios y Cuentas AnualesBalancee Inicial e Inventario Inicial
Libro DiarioAsiento de Apertura
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Libro MayorApertura de Cuentas
Durante el ejercicio:
Libro de Inventarios y Cuentas AnualesPasar el Balance de Sumas y Saldos, al menos, una vez cada trimestre. Libro DiarioAsientos de Gestin Libro MayorPasar los asientos de gestin del Diario
Al cierre del ejercicio:
Libro de Inventarios y Cuentas AnualesInventario Extracontable y Cuentas Anuales Libro DiarioAsientos de Periodificacin, Regulacin y Cierre Libro MayorPasar los asientos de periodificacin, regulacin y cierre. Se cierran automticamente los mayores
LA CONTABILIDAD AL INICIO DEL EJERCICIO
LOS INVENTARIOS
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Estado contable
esttico,
es el que
representa
cuantitativa
cualitativamente los elementos del patrimonio. Es decir, es un recuento detallado y sistematizado de los elementos que componen el patrimonio.
Un inventario contable es aquel que est expresado en unidades monetarias y se elabora a partir de los datos que suministra la contabilidad. Un inventario extracontable es el que se elabora con independencia de los datos contables, despus de haber realizado una inspeccin fsica del patrimonio, hay dos tipos:
De almacncomo mnimo hay que hacer 1 al ao De cajase realiza diariamente
Otros inventarios son:
De Gestincualquiera de los que se hacen durante el ejercicio De Liquidacincuando la empresa se va a liquidar y va a desaparecer
De Intervencin o Judicialcomo consecuencia de un mandato judicial
Formato del inventario:
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ENCABEZAMIENTO: son datos de identificacin y tiene que figurar obligatoriamente el N de inventario y el nombre del titular de la entidad
CUERPO O PARTE CENTRAL: se expone la relacin de los elementos generalmente en este orden:
Elementos de Activoordenados de ms a menos disponibilidad Elementos de Pasivoordenados de ms a menos exigibilidad
CERTIFICACIN Y FIRMA: una forma de certificacin puede ser:
D/Da. Certifica que el presente inventario asciende a......pts. para que as conste
Fecha
Firma
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V. MATERIALES Y MTODOS
5.1. MATERIALES
Los materiales e insumos utilizados en este trabajo de investigacin fueron:
Cuaderno de notas, Lpiz Carpetas Transportes Plumas, papel bond Marcadores textos, fotocopias computadora tinta de impresin cd rum perforadora, otros.
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5.2. MTODOS
Se utilizaron para la recoleccin de la informacin los siguientes mtodos: el mtodo bibliogrfico-documental y el mtodo cientfico.
El mtodo bibliogrfico-documental, se utiliz para seleccionar la informacin realizada a travs de folletos, revistas, libros y textos muy significativos del tema.
El mtodo Cientfico, sirvi para recolectar la informacin en base a la parte terica del contenido.
Recursos Humanos
- Investigadora - Tutor
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PRESUPUESTO
NUMERO DE CONCEPTO Copias de Libros Pen driver Cd Hojas de Impresin Alquiler de Computador Originales de Monografa Correccin de Monografa Copias de Monografas Empastado de Monografa Otros Imprevistos TOTAL 1 102 102 102 UNIDADES 40 1 3 3
COSTO UNITARIO US $ 0.03 35.0 1,50 12,00
COSTO TOTAL US $ 1.20 35.0 4.50 36.00 25.00
0.25
25.50
0.25
25.50
0.03
3.06
10.00
10.00
70.00 $ 235.76
85

VI.
RESULTADOS
Una vez realizada la investigacin de lleg a los siguientes resultados: Las empresas modernas han originado grandes cambios en pro de su participacin eficaz en los actuales escenarios econmicos, que se caracterizan por ser dinmicos, cambiantes, retadores, competitivos, en donde solamente pueden actuar aquellas empresas que se han preparado de acuerdo a las exigencia del presente en el mbito contable y financiero. La cultura organizacional de la Secretaria tiene que disearse a partir de lo que somos como personas y de nuestras particulares actitudes y valores hacia el trabajo productivo, eliminando aquellos factores distractores que pudieran entorpecer las posibilidades de transformacin. El surgimiento de dicha cultura debe propiciar mejor conocimiento y mayor comprensin de las caractersticas de los participantes en la correspondiente praxis laboral. Cabe destacar que la cultura y principios institucionales no estn bien impartidos entre los que laboran, debido a que se evidenci diferencias entre los mismos, a raz de los nuevos lineamientos administrativos ya que estos trajeron como consecuencia la reestructuracin de los cargos y nuevos esquemas de trabajo a los que no se estaba acostumbrado.
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VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. CONCLUSIONES
De acuerdo a esto y para dar respuesta se pudo notar que la cultura de la Secretaria es dbil ya que las normas establecidas por la organizacin no estn bien inculcadas, sabiendo que se debe educar a los miembros que all laboran para la internalizacin de la cultura organizacional y sobre todo en la parte contable y financiera.
Cabe destacar que no cumplen ni se rigen normas de cultura siendo est una de las caractersticas principales para poder tener una cultura bien arraigada, y la labor se hace ms pesada por no haber participacin de todas las personas involucradas para la toma de decisiones, es decir, no existe nfasis en el grupo, para existir se debe orientar al personal con fines de logros colectivos facultando al individuo para que tenga mayor poder de accin y decisin en la institucin.
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7.2. RECOMEDACIONES
Una vez realizada la investigacin y presentadas las respectivas conclusiones se recomienda: Fomentar programas de sensibilizacin a la colectiva organizacin, con la finalidad de educar a la Secretaria la cultura organizacional, como para que internalicen competitiva en
ventaja
la gestin gerencial.
Promover el autodesarrollo para que la secretaria y todo el personal est en capacidad de construir nuevos esquemas, a fin de; lograr la identificacin y el compromiso y la consistencia gerencial entre lo que se dice y lo que se practica en las organizaciones, estimular la orientacin al logro de todos sus miembros, a travs de a creacin de conciencia y el diseo e implantacin de programas que estimulen nuevas ideas para llevar a cabo el incremento de la efectividad contable y financiera que estn dispuesta al cambio.
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Fortalecer el poder personal con fines de logros colectivo. De esta manera se faculta al individuo para que tenga mayor poder de accin decisin.
.Analizar adecuadamente la informacin para la toma de decisin coadyuvar en la conformacin de una cultura organizacional que concientice la necesidad del personal y haga participar a todos los trabajadores involucrados directa e indirectamente en el proceso correspondiente.
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VIII BIBLIOGRAFA Artculo: Arbes Verduzco, Luis Ignacio y Gonzlez Santos Reina J., "Cutura y trabajo en el contexto de la globalizacin", Revista Mexicana del Trabajo, no. 2, 2001.
Cedeo Gardenia, Garay Julia, Garcia Glenda, Modulo de Asistencia Ejecutiva II.
CRDOBA PADILLA, Marcial. Gerencia Financiera Empresarial, 2007, Primera Edicin, ECOE Ediciones, Bogot, Colombia.
Estrategia Internacional de Mxico en el mundo del trabajo, Secretaria del Trabajo y Previsin Social, Mxico, dic. 2002.
Felcman, I., Blutman G. y Mndez S. (2002). Cultura organizacional en la administracin pblica. Ediciones cooperativas.
Flor G. Secretaria Ejecutiva Moderna. Artculos de Publicacin 2010
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Sevilla Quiroz, Mara Antonieta, 1001 Sugerencias para la Secretaria Eficaz
www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-enla-empresa-moderna-408925.html
www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-enel-tiempo-presente-650584.html
www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debehacer
www.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/sistemascontabl es.
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Los registros contables y estados financieros son dos componentes bsicos dentro de la contabilidad de una empresa como parte fundamental y rol de la secretaria.
La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematizacin de libros, es decir, a la compilacin y registro sistemticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La informacin contenida en estos documentos se traslada a los
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libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras.
Primer paso. El registro de cada transaccin en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organizacin tomando en cuenta el doble efecto que toda transaccin tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero tambin refleja una disminucin del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transaccin tiene una doble dimensin; la primera, el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensin afecta de distinta forma a la estructura financiera. En funcin de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (dbito) y disminuye la cuenta de caja (crdito). Sin embargo, si el bien se compra a crdito se crear una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecer una nueva partida, incrementndose la cuenta de bienes (dbito) y aumentndose la partida que refleja el pasivo (crdito). El reconocimiento de la obligacin de pagar a los empleados aumentar la
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partida contable de salarios (dbito) y aumentar el pasivo (crdito). Cuando se paguen los salarios se producir una disminucin en la cuenta de caja (crdito) y disminuir el pasivo (dbito).
Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los dbitos a la izquierda y los crditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el crdito o el dbito neto de cada cuenta, puede calcularse con facilidad.
Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cunto ha comprado cada uno de ellos. Por analoga, la cuenta de salarios se puede desglosar en funcin de cada trabajador.
Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transaccin que genera un crdito provoca, al mismo tiempo, un dbito de la misma cuanta. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el ao fiscal. En cuanto se
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han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematizacin de libros del ciclo contable.
Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la tenedura de libros, el contable o contador pblico procede a ajustar una serie de cuentas con el propsito de destacar hechos econmicos que; aunque no se han producido de forma convencional, s representan transacciones finiquitadas. A continuacin destacamos algunos de los casos ms comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todava no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todava no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelacin (por ejemplo, cuando se recibe la cuanta de una suscripcin por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciacin (reconocimiento de que el coste de una mquina debe amortizarse a lo largo de los aos de su vida til); inventarios (valoracin de los bienes almacenados y verificacin de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro).
Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador pblico realiza un primer balance de comprobacin de saldos, adaptndolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han
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actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de prdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa.
Sptimo paso. El ltimo paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfirindolas a la cuenta de prdidas y ganancias con el propsito de que las cuentas que corresponden tan slo a la actividad anual se anulan unas a otras, para que los crditos y dbitos del siguiente ao fiscal reflejen en particular la actividad fiscal de ese ao.
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Estados financieros
Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar informacin financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, la informacin financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente en la:
a. Evaluacin de la rentabilidad;
b. Evaluacin de la posicin financiera, que incluye su solvencia y liquidez;
c. Evaluacin de la capacidad financiera de crecimiento;
d. Evaluacin del flujo de fondos.
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De acuerdo con estas necesidades los estados financieros bsicos son: Estado de situacin financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Est integrado por: Activo Pasivo Capital Contable
El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificacin de los activos se realiza de la siguiente manera: Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de. Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos, bienes inmuebles. Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la empresa que no son fsicamente medibles a saber los gastos de instalacin, rentas pagadas por anticipado.
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Los pasivos estn integrados por todas las deudas que se tienen en la empresa y estn integrados por: Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un ao como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas por pagar. Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a ms de un ao como son los crditos hipotecarios.
El capital contable est integrado por las aportaciones de los socios, las utilidades generadas en aos anteriores y las reservas legales.
Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o prdida resultante en el perodo. Los elementos que integran este estado financiero son: Ventas Devoluciones y rebajas sobre ventas Costos y gastos Utilidad bruta
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Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la inversin de los propietarios durante el perodo. El presente estado financiero se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual de una empresa.
Estado de cambios en la situacin financiera. Muestra la forma en que se modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el perodo; se elabora tomando los balances generales de dos perodos, y comparndolos para determinar los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la empresa durante esos aos.
Otros registros contables
Comprende una serie de registros que se sealan a continuacin: Bienes de produccin Registro de nmina Registro de las devoluciones y rebajas en ventas
101

Registro de comprobantes Registro de Cheques
102

103

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DR. ALFONSO AGUILAR RUILOVA

CULTURA LABORAL DE LA SECRETARIA ACTUAL EN LOS PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS

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es definida como el conjunto de valores, creencias,

organizacional positivo en su ejercicio, que garantice el manejo de conflictos,

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de competencia, dando una en donde la cultura laboral frente a las diversas

de la secretaria actual toma mucha importancia

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III. Delimitacin del ejercicio de investigacin

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Como problema central tenemos:

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Aplicar tcnicas de cultura laboral en un proceso contable.

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El clima laboral es el ambiente de trabajo que existe en un rea, un departamento de la empresa.

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4.1.1. Objetivos Centrales de la Cultural Laboral

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4.1.2. Nueva Cultura Laboral es un cambio de paradigma.

Felcman, I., Blutman Ediciones cooperativas.

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responsabilidades y funciones, as como habilidad para coordinarlas.

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4.1.5. El perfil de la secretaria ejecutiva

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La Secretaria Ejecutiva Proactiva

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colabore en administrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones, reuniones, organizacin de actividades prioritarias.

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especialmente sus gerentes deben estar ms atento en definir un perfil

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de una nueva secretaria ejecutiva, ms adaptada a las

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acuerdo a los requerimientos del lenguaje, comunicacin organizacional del presente.

Cambios que se han generado

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La secretaria ejecutiva del presente

tica, comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su

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4.1.8. La Secretaria eficiente Y Su Rol Frente AL Siglo XXI.

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Funciones de la Secretara Ejecutiva

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4.1.9. Consejos De xito

4.1.10. Actitudes Y Aptitudes Para El Desarrollo Eficiente

Flor G. Secretaria Ejecutiva Moderna. Artculos de Publicacin 2010