PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Cuentas por Pagar Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del pago y de firma del cheque para su liquidacin. Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn controles contables, con los de los suministradores. Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de Pagado. Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos. Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por el Consejo de Direccin. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido. Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo. Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por deudores. Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores). Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas). Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das). Verificar los convenios de pagos suscritos. Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para determinar las envejecidas(ms de das). Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago. Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante. Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo. Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores. Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un ao. Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc). Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores. Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

CONTROL INTERNO PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS SUBSISTEMA DE INVENTARIOS 1La persona del almacn debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepcin a ciega). Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar prximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioren las mismas. Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados. Los Submayores de Inventario del rea contable deben estar al da. El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, despus de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con las de los Submayores de Inventario, localizndose inmediatamente las diferencias detectadas

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Cuando el programa automatizado contable y el del Control de Inventarios no estn integrados, se ejecutar el Cuadre Diario en Valores por el Area de Contabilidad. El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos. Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos peridicos del 10% de los productos almacenados, sistemtica y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemticas, realizarse un inventario general anual. El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o prdidas, aplicrseles dicha responsabilidad, de acuerdo con lo regulado por el Decreto-Ley 92-86. Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarn los expedientes correspondientes y se contabilizarn inmediatamente, tramitndose y aprobndose dentro de los trminos establecidos. Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de stas Es preciso controlar a travs de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, as como los productos recibidos o remitidos en consignacin y en depsito. En el caso de detectarse diferencias fsicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes. Debe existir un control eficaz de los tiles y herramientas en uso y stos verificarse sistemticamente; elaborndose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizndose correctamente y aplicndose la responsabilidad material. El personal del almacn no puede tener acceso a los registros contables, ni a los Submayores de Control de Inventarios. El Area Contable tiene que revisar los precios y clculos de los productos recepcionados. Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminacin.

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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS A. INVENTARIO EN BODEGA CONDICIONES INICIALES (PREPARACION) Cuando hacer inventarios:

o De acuerdo a lo establecido en el cronograma o Por rotacin de personal clave en la gestin de inventarios o Cuando causas de fuera mayor lo generen o Cuando la gerencia lo considere oportuno o Inventarios al azar por Control Interno Inventario General: Anual por cierre de balance al 31 de diciembre Parciales: Dos tomas al mes que c/u incluya varios laboratorios. Durante el ao se debe cubrir el 100% de laboratorios. Se requiere el plan que incluya los laboratorios, fechas programadas y ejecutadas (para el control de lo planificado) Con las fechas definidas, se informa va correo a las reas implicadas, quienes respectivamente preparan lo que les corresponde: o Compras debe definir el cierre de ingreso de facturas o Contabilidad debe procesar las compras o RRHH debe definir el personal para la toma fsica de inventarios (una persona de control, una externa a la bodega y una o ms de bodega segn requerimiento) o Bodega debe tener lista la disposicin fsica de toda la mercadera, que no hayan transferencias pendiente ni en trnsito (de los laboratorio a ser intervenidos). o Sistemas debe hacer un corte en transferencias automticas aplicado a los laboratorios sujetos a inventarios Definir el tipo de toma fsica total o por muestreo EJECUCION DE INVENTARIOS o Se requiere que las reas implicadas e informadas, confirmen va correo su participacin para las fechas definidas. En caso contrario, se debe comunicar a Control de Inventarios (Control Interno), lo pertinente, donde se programar la nueva fecha y los cambios necesarios, comunicndose nuevamente a los implicados. o En el sistema se debe cancelar los laboratorios que han sido cargados en tomas de inventarios previas (sistema en cero), y se prepara con los laboratorios a intervenir (la preparacin es requisito en el sistema para la emisin de los formularios de toma fsica) o Imprimir del sistema el stock de los laboratorios a intervenir (Cdigo, nombre, cantidad en el sistema, unidad de medida, espacio para registrar la toma fsica) o Los de bodega no intervienen en el conteo, son observadores y de apoyo necesario o La persona externa a bodega hace el conteo fsico y, la de control, registra el dato.

o Se realiza el reconteo, intercambiando sus funciones INGRESO AL SISTEMA o El responsable de control, digita en el sistema los resultados obtenidos (solo digita aquellos tems con diferencias. Esta actividad es inmediata a la toma fsica (antes de ser reactivados los laboratorios en el sistema para su operacin normal) o Se genera un reporte de existencias (diferencias positivas y/o negativas), para el responsable de la bodega, quien debe revisar, analizar y justificar. Si las justificaciones son vlidas, se realizan los reajustes en el sistema, generndose un nuevo reporte. o El sistema genera un reporte que se adjunta al informe a presentar a Gerencia con copia a Contabilidad y RRHH. El reporte es valorado en dlares o Se comunica a los participantes en la toma fsica, la culminacin y los respectivos agradecimientos ACCIONES ANTE DIFERENCIAS Los valores negativos (faltantes de tems), se cobran en partes iguales al personal de bodega y proporcional al tiempo de vinculacin del personal a esa rea. Estas acciones se ejecutan de acuerdo al reglamento de administracin de bienes y a la ley de la contralora. Los valores positivos, Contabilidad los ingresa al sistema a la cuenta respectiva. INVENTARIO ANUAL EN BODEGA La fecha la define Contabilidad y Gerencia, pues exige el cierre total de la bodega. Las farmacias deben surtir al 100% su stock. Las transferencias a realizarse para cada una, deben ser hasta el da anterior a la fecha de inventario La disposicin del personal (equipos de trabajo), lo dispone RRHH. Con la fecha definida, se informa va correo a las reas implicadas, quienes respectivamente preparan lo que les corresponde: o Compras debe definir el cierre de ingreso de facturas o Contabilidad debe procesar las compras o RRHH debe definir el personal para la toma fsica de inventarios. Control Interno revisa y aprueba las participaciones individuales o Bodega debe tener lista la disposicin fsica de toda la mercadera, verificando que no hayan transferencias pendientes ni en trnsito (de los laboratorios a ser intervenidos). o Sistemas debe hacer un corte en transferencias automticas aplicado a todos los laboratorios sujetos a inventarios. o Las Farmacias deben abastecerse de productos especficos, pues la bodega va a estar cerrada por dos das aprox. EJECUCION DE INVENTARIOS

o En el sistema se debe cancelar los laboratorios que estn cargados (por procesos de inventarios anteriores. Preparar en su totalidad los laboratorios). o Imprimir del sistema el stock del total de los laboratorios (Cdigo, nombre, cantidad en el sistema, unidad de medida, espacio para registrar la toma fsica) o Se designan los grupos de trabajo y un responsable por cada grupo. Esto lo hace el responsable de Control. o Los de bodega no intervienen en el conteo, solo participan como observadores y de apoyo necesario. o Se ejecuta el conteo y registro respectivo de acuerdo a los laboratorios y grupos asignados o Se realiza el reconteo, intercambiando los grupos INGRESO AL SISTEMA o Simultneo a la toma fsica y registros respectivos, el responsable de control con apoyo de sistemas y el jefe de bodega, digita en el sistema los resultados obtenidos (solo digita aquellos tems con diferencias). o Se genera un reporte de existencias (diferencias positivas y/o negativas), para el responsable de la bodega, quien debe revisar, analizar y justificar. Si las justificaciones son vlidas, se realizan los reajustes en el sistema, generndose un nuevo reporte. o El sistema genera un reporte que se adjunta al informe a presentar a Gerencia con copia a Contabilidad y RRHH. El reporte es valorado en dlares o Se comunica a los participantes en la toma fsica, la culminacin y los respectivos agradecimientos INVENTARIO EN FARMACIAS (control permanente de inventarios) Control interno establece el inicio de toma fsica de inventarios (para el control permanente de inventaros). La Responsable de farmacia determina quienes hacen la toma fsica, los laboratorios intervenidos, el horario de la toma fsica (horarios de menor afluencia de clientes). Igualmente provee en el sistema la cancelacin de tomas fsicas anteriores para cada laboratorio (en cero), y prepara el laboratorio para la toma fsica Imprimir el listado para la toma fsica Realizar la toma fsica teniendo en cuenta los posibles movimientos sujetos a la toma fsica en esos momentos, pues la farmacia no se cierra Realizar comparativos de la toma fsica con las cantidades que aparecen en el sistema, estableciendo y registrando las diferencias que existan (en el registro fsico) Reunin en Control Interno previa asignacin de cita (da y hora), donde se tratan las diferencias. Control Interno hace los ajustes y se emite un reporte de ajuste por toma fsica, que debe ser firmado por la representante de la farmacia en la reunin. Se debe adjuntar el registro utilizado en la toma fsicas, donde aparecen las diferencias.

Esto se aplica al total de laboratorios. Terminando el proceso, Control Interno emite un informe a Gerenciaun informe individual por farmacia, con copia a RRHH y a Contabilidad para los trmites en las cuentas Cada farmacia debe realizar como mnimo 4 ciclos de toma de inventarios al ao. NOTA. Control interno ejecuta tomas fsicas aleatorias por cada farmacia en cualquier momento del ao, siempre que no coincida con el perodo de toma programado y ejecutado por cada farmacia. Esta actividad, si se hace a todo un laboratorio, en el sistema se cancela el laboratorio (poner en cero), se prepara, se imprime y se ejecuta la toma. Se deja copia del resultado registrado. La responsable de farmacia firma el registro original. En control interno se hace la comparacin del resultado frente al laboratorio preparado. Si hay diferencias, se comunica al responsable respectivo para que revise y justifique antes de 24 horas. Se realizan los ajustes o reajustes (si son justificados) y se emite el reporte a Gerencia con copia a la Farmacia, a RRHH y Contabilidad. El reporte de ajustes es firmado por la responsable de farmacia Si es un solo tem de algunos laboratorios, se abre el sistema y se ve la existencia de cada uno de los tems a revisar. Se imprime el registro y se procede a la comparacin con la existencia fsica. La responsable de la farmacia puede justificar en ese momento cualquier diferencia. Se hacen los ajustes y el reporte respectivo. La forma de control permanente (al azar y aleatorios), se pueden hacer por laboratorio y por tem, de acuerdo a como Control interno lo determine La poltica para la toma de inventarios en farmacia (aleatoria), se realiza a aquellos laboratorios y/o tems que tiene mayor proporcin en la totalidad de inventarios o por costos CONTROL DE CAJA Se determina la fecha y hora para intervenir las cajas de farmacias. Se buscan horarios de menor impacto en el flujo de clientes. Se preparar formulario de arqueo (formato en blanco, numerado (acta de arqueo). Se prepara informacin de los valores que cada cajero tiene para su caja de sueltos. En la farmacia se define el cajero a ser arqueado.Se espera que el cajero termine la operacin que est ejecutando. Se pide que retire todo el dinero que est en caja. Con el cajero se registra todo lo que tiene en caja, hacindolo por denominaciones de billetes y monedas, cheques y otros documentos valorados. Sumatoria Se entra al sistema del cajero y se revisa y registra el ltimo valor de la factura, nmero de factura, la hora de corte. Se tienen 2 valores: Valor de la venta al contado (que est en el ltimo reporte del sistema), y el valor asignado para caja de sueltos. Se suman los 2 valores y el resultado debe coincidir con el disponible efectivo sumado. Se determina faltante o sobrante en ese instante ante la presencia del cajero. Se firma el acta de arqueo. Si hay excedente, ese valor debe ser depositado junto con

el valor de las ventas. Si hay faltante debe ser depositado ese da junto con el valor de la venta.

NOMINA DE SUELDOS Control interno La revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno deber dirigirse principalmente a los siguientes aspectos: a) Autorizacin de la contratacin de personal y aprobacin de las remuneraciones por parte de la administracin de la empresa. Es responsabilidad de la administracin de la empresa, el designar los empleados autorizados para la contratacin de personal, aprobacin de sus remuneraciones y modificaciones de las mismas. Una buena medida de control interno en este aspecto, es la existencia de un departamento de personal, en el que se mantengan expedientes individuales que contengan por lo menos: solicitud de empleo, autorizacin de la contratacin, aviso de modificacin de salario, aviso de alta y baja ante los organismos oficiales correspondientes, en cumplimiento de las disposiciones legales, etc. b) Segregacin de funciones, con relacin a registro de tiempo, preparacin, aprobacin, revisin, pago y registro contable de remuneraciones al personal. Las medidas que adopte la empresa, debern estar encaminadas a lograr una adecuada separacin de funciones y asignacin de responsabilidades, en tal forma que se evite el que una sola persona lleve a cabo la autorizacin, registro y pago de la nmina. c)Adecuada proteccin a la entidad mediante contratos de seguros para cubrir posibles responsabilidades de aquellos empleados que intervienen en la preparacin y pago de remuneraciones al personal, as como medidas de seguridad y contratacin de seguros para el manejo del efectivo. d) Existencia de un sistema de informacin que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones al personal y sus deducciones (Seguridad Social, I.R.P.F., etc). Es indispensable que se mantengan registros que permitan corroborar las bases de las remuneraciones en cuanto a: tiempo trabajado, destajo, tiempo extra, autorizacin de los cambios de salario, clculo de vacaciones, etc. Cuando se hacen deducciones para dar cumplimiento a disposiciones legales o contractuales, es necesario hacer una separacin por conceptos que permita conocer su correccin.

e) Adecuada distribucin contable Debe existir un sistema que permita una correcta distribucin contable de las remuneraciones al personal con objeto de reflejar adecuadamente en las cuentas anuales, los costes y gastos de explotacin, as como las partidas capitalizadas. f) Existencia de controles en los sistemas mecanizados. Si se tienen sistemas mecanizados, deben existir controles que aseguren que la nformacin se proces correctamente. Procedimientos recomendados 01 Obtencin de un resumen de los totales de las nminas clasificadas por perodos de pago. El resumen de sueldos y salarios clasificados por perodos de pago, permite apreciar las variaciones que ocurren durante el ejercicio, facilitando al auditor la seleccin de las partidas a revisar. 02 Comprobar la base para el pago de las nminas. El examen de la comprobacin de las bases debe dirigirse a lo siguiente: a) Examen de los registros de asistencia, tarjetas de control de tiempo, partes de produccin en el caso de pagos a destajo, comprobando las horas trabajadas por los empleados, cotejando las tarjetas de tiempo y documentacin que se utilice para este tipo de control, cerciorndose que estn debidamente aprobados por las personas autorizadas. b) Comprobar que el sueldo y otras prestaciones hayan sido aprobadas. Esta verificacin puede llevarse a cabo mediante la revisin de contrato de trabajo, partes o autorizacin correspondiente. c) Cerciorarse de que cualquier pago adicional al tiempo normal de trabajo, haya sido aprobado y que exista documentacin que lo respalde (tarjetas de tiempo, memorandum de autorizacin M tiempo extra, etc.) d) Verificar que los sueldos y compensaciones de los empleados sean aprobados por el consejo de administracin. 03 Comprobar la existencia de empleado o trabajador y asegurarse que efectivamente haya prestado su servicio a la empresa en el perodo correspondiente. El auditor puede cerciorarse de la existencia fsica de los empleados y trabajadores y de que stos estn prestando sus servicios a la empresa, mediante su identificacin en sus visitas a

las oficinas y plantas, inspeccin de sus credenciales o bien al presenciar el pago de una nmina. 04 Verificar la correccin de las deducciones sobre las remuneraciones devengadas. En la mayora de los casos, las deducciones sobre las remuneraciones consisten en aquellas de naturaleza legal o contractual y que generan responsabilidades para las empresas por lo que el auditor debe comprobar su clculo o determinacin. 05 Verificar la correcta distribucin contable de las nminas. Mediante la aplicacin de las pruebas de cumplimiento tendentes a evaluar la efectividad de los sistemas de control, el auditor estar en condiciones de cerciorarse de la correcta distribucin contable a que dan lugar las nminas. 06 Verificar los clculos aritmticos y comprobar el registro contable 07 Comprobar la correcta determinacin de pasivos por remuneraciones al personal. Para que el auditor cumpla con el principio de revelacin suficiente, deber corroborar la correcta determinacin de los pasivos generados por las remuneraciones al personal y verificar que las prestaciones y obligaciones a cargo de la empresa estn correctamente determinadas y registradas.