10 - 1-10-2013 - Directiva Inventario 2013

Ministerio de Educacin
Unidad de Gestin Educativa Local N 05 San Juan de Lurigancho-El Agustino.
rea de Gestin Administrativa, Infraestructura y Equipamiento Equipo de Abastecimiento Control Patrimonial
Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria
DIRECTIVA N 42 - 2013-UGEL 05AGAIE-ABAST-CP- SJL - EA

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INVENTARIO DE BIENES PATRIMONIALES DE LA SEDE INSTITUCIONAL Y DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA JURISDICCIN DE LA UGEL N 05 EJERCICIO 2013
I.
ASPECTOS GENERALES. 1.1. Finalidad La presente Directiva tiene por finalidad establecer las disposiciones que deben cumplir la Sede Institucional y las Instituciones Educativas de la jurisdiccin de la UGEL N 05, a fin de asegurar el uso correcto, la integridad fsica y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio estatal. Definir los mecanismos y procedimientos mediante los cuales las Instituciones Educativas y la Sede Institucional realicen las acciones relativas a los actos de saneamiento, disposicin y administracin de los bienes patrimoniales; y bienes muebles estatales calificados como residuos de aparatos elctricos y electrnicos RAEE, a fin de prevenir impactos negativos en el medio ambiente y a su vez proteger la salud de la poblacin. Establecer las responsabilidades para el levantamiento y toma de inventario fsico de Bienes Patrimoniales. 1.2. Objetivo - Actualizar, sanear y/o regularizar la situacin administrativa, tcnica y legal de los bienes patrimoniales. - Establecer las condiciones de conservacin, ubicacin, seguridad y valorizacin de los bienes. - Identificar todos los bienes de la Institucin mediante su codificacin respectiva a travs del software de Inventario Mobiliario Institucional de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SIMI-SBN). - Establecer el procedimiento de alta de los bienes patrimoniales. - Regular el procedimiento de baja de los bienes patrimoniales y bienes que se encuentren en calidad de RAEE; el procedimiento de donacin a favor de los operadores de RAEE o de los sistemas de manejo de RAEE, con el propsito que sean procesados en el marco del Reglamento Nacional para la gestin y manejo de los residuos de aparatos elctricos y electrnicos, aprobado por el Decreto Supremo N 001-2012-MINAM. 1.3. Base Legal - Constitucin Poltica del Per de 1993 (Arts. 72, 73). - Cdigo Civil de 1984 (Arts. 886, 1366, 1368). - Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General. - Ley N 27995 Ley que establece procedimientos para asignar bienes dado de baja por las Instituciones pblicas, a favor de los Instituciones Educativas de las Regiones de extrema pobreza. - Ley N 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales - Decreto Supremo N 013-2004 EF, que aprueba el Reglamento de la Ley N 27995.
Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA, que Aprueba Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Decreto Supremo N 009-2008-VIVIENDA, Disponen la ejecucin de acciones tendentes a la baja y enajenacin de bienes muebles de propiedad de las Entidades del Sector Pblico que se encuentren en calidad de chatarra. Decreto Supremo N 007-2010-VIVIENDA, que aprueba la modificacin de los artculos 122 y 1, as como la incorporacin del artculo 133 del Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA que aprueba el Reglamento de la Ley N 29151 que cre el Sistema Nacional de Bienes Muebles. Resolucin Ministerial 126-2007-VIVIENDA, que aprob el Reglamento de Tasaciones del Per. Resolucin N 0212002/SBN, que aprueba la Directiva N 004-2002/SBN: Procedimiento para el Alta y Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepcin por la Superintendencia de Bienes Nacionales. Resolucin N 028-2007/SBN, que aprueba la Directiva N 004-2007/SBN Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal Resolucin N 028-2008/SBN, que aprueba la Directiva N 004-2008/SBN, Procedimiento para la Baja, la Venta por Subaste Pblica y Venta Directa de los bienes muebles de propiedad de las Entidades del Sector Pblico que se encuentren en calidad de chatarra. Resolucin N 047-2009/SBN, que aprueba la Directiva N 001-2009, denominada Procedimientos para la Baja, la Venta por Subasta Pblica y Subasta Restringida de los Bienes Muebles de Propiedad de las Entidades del Sector Publico que se encuentra en Calidad de Chatarra Resolucin N 147-2009/SBN, que aprueba la Directiva N 005-2009/SBN, denominada Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal Resolucin N 031-2002/SBN, que aprueba la Directiva N 009 2002/SBN: Procedimiento para la donacin de bienes muebles del Estado y para la aceptacin de la donacin de bienes muebles a favor del Estado. Resolucin N 158 - 97/SBN, que aprueba el Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y Directiva que norma su aplicacin. Resolucin de Contralora General N 320 2006 CG, que aprueba Norma Tcnica de Control Interno para el Sector Pblico. Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG, que aprueba la Gua para la implementacin del sistema del Control Interno de Entidades del Estado. Resolucin N 027-2013/SBN, que aprueba la Directiva N 003-2013/SBN Procedimiento para la Gestion Adecuada de los Bienes Muebles Estatales Calificados como RESIDUOS DE APARATOS ELECTRICOS Y ELECTRONICOS RAEE.
1.4. Alcances La presente Directiva es de aplicacin obligatoria para la Sede Institucional y las Instituciones Educativas de la jurisdiccin de la Unidad de Gestin Educativa Local N 05. 1.5. Responsabilidad El Jefe del rea de Gestin Administrativa y el encargado de control patrimonial son responsables del correcto registro, administracin y disposicin de los bienes muebles de la institucin.
El(la) Director(a) de cada Institucin Educativa es responsable de llevar a cabo las acciones indicadas en la presente directiva, asimismo es directamente responsable por la conservacin, cuidado, seguridad fsica y jurdica de los bienes de propiedad de la Institucin Educativa. El(la) Director(a) de cada Institucin Educativa, debe proporcionar al comit de Inventario las facilidades necesarias para la ejecucin de las disposiciones de la presente directiva El desconocimiento de las normas establecidas en la presente directiva, no exime de responsabilidad administrativa a los docentes y personal administrativo designado mediante Resolucin. II. ORGANOS RESPONSABLES PATRIMONIALES DE LA ADMINISTRACIN DE BIENES
2.1. En la Unidad de Gestin Educativa Local N 05: - Jefe del rea de Gestin Administrativa. - Especialista de Abastecimiento- Control Patrimonial. - Comisin de Inventario 2.2. En la Institucin Educativa: - Director de la Institucin Educativa. - Comisin de Inventario III. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LOS ORGANOS RESPONSABLES 3.1. Jefe del rea de Gestin Administrativa Corresponde al Jefe del rea de Gestin Administrativa: La supervisin de la administracin, registro, control, cautela y fiscalizacin del patrimonio mobiliario de la UGEL N 05, as como proporcionar los documentos y las instrucciones tcnicas y normas necesarias para el cumplimiento de dichos fines. Coordinar con las Instituciones Educativas, la presentacin oportuna del Inventario de Bienes Muebles para un control eficaz del patrimonio estatal. Precisar las instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades, para el levantamiento del inventario fsico del patrimonio mobiliario de la Sede Institucional y de las Instituciones Educativas. Aprobar el alta, la baja, de los actos de adquisicin, los actos de administracin y disposicin de los bienes muebles de propiedad de la entidad. Remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales el Inventario de Bienes Patrimoniales de la UGEL N 05, de acuerdo a las disposiciones tcniconormativas emitidas por esta entidad y las que por ley se dicten. Equipo de Abastecimiento Control Patrimonial Corresponde al Equipo de Abastecimiento Control Patrimonial:
3.2.
Elaborar los informes tcnicos que sustenten los actos de disposicin o administracin de los bienes muebles. Llevar a cabo las acciones necesarias para proceder con los actos de administracin o disposicin de los bienes muebles. Organizar y presidir los actos mediante los cuales se dispone la enajenacin de los bienes muebles dados de baja. Codificar los bienes muebles que ingresen al patrimonio. Realizar el Inventario Patrimonial Anual. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuentes que sustentan el ingreso, baja y transferencia de los bienes, con la finalidad de elaborar los correspondientes estados que servirn como elementos de informacin simplificada del patrimonio de la UGEL N 05.
3.3. Direccin de la Institucin Educativa Corresponde al Director de la Institucin Educativa: La supervisin de la administracin, registro, control, cautela y fiscalizacin del patrimonio mobiliario de la Institucin Educativa, as como proporcionar los documentos y las instrucciones tcnicas y normas necesarias para el cumplimiento de dichos fines. Supervisar la aplicacin de los procedimientos establecidos en la presente directiva, para la administracin de los bienes patrimoniales. Remitir el Inventario de Bienes Patrimoniales as como las Resoluciones Directorales que aprueban conformar los diferentes Comits de la Institucin Educativa a la UGEL N 05, bajo responsabilidad administrativa, en las fechas establecidas. Remitir los informes tcnicos que sustenten los actos administrativos de alta y baja de bienes muebles para ser remitidos a la UGEL05 Equipo de Abastecimiento Control Patrimonial.
IV. INVENTARIO FSICO DE BIENES PATRIMONIALES 4.1. Generalidades El Inventario Fsico de Bienes Patrimoniales, comprende la relacin detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una determinada fecha y de acuerdo al Catlogo Nacional de Bienes Muebles de Estado. 4.2. Toma de Inventario El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar fsicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan. 4.3. Remisin del Inventario La UGEL N 05 remitir bajo responsabilidad, el Inventario Fsico en medio magntico y deber estar acorde con el Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), la que ser acompaada del Informe Final de Inventario y el acta de
conciliacin, entre los meses de enero y marzo de cada ao, teniendo como fecha de cierre de su inventario patrimonial el 31 de diciembre del ao inmediato anterior a su respectiva presentacin. 4.4. Comisin de Inventario La elaboracin del inventario de Bienes Muebles Patrimoniales de la Sede Institucional y las Instituciones Educativas se realizara por una Comisin de Inventario, la cual ser designada mediante una Resolucin Administrativa y estar conformada como mnimo por tres (03) integrantes. 4.5. Funciones de la Comisin de Inventario La Comisin de Inventario tiene las siguientes funciones: Realizar y/o gestionar el inventario de bienes muebles. Elaborar y suscribir el Acta de Inicio y de Cierre de Toma de Inventario. Conformar los equipos de trabajo. Supervisar el trabajo de toma de inventario. Realizar la conciliacin fsico-contable y suscribir la respectiva Acta de Conciliacin. Elaborar el Informe Final del Inventario y sus respectivos anexos. Evaluar los resultados y emitir conformidad al inventario en caso que ste sea realizado por un tercero (persona natural o jurdica). 4.6. Condiciones Previas para la toma de Inventario (Planificacin) Son condiciones previas al Inventario Fsico las siguientes: Establecer Plan de Trabajo y metodologa de inventario. Elaborar cronograma de actividades. Elaborar formatos y/o formularios. Elaborar etiquetas de verificacin a pegar a los bienes. Solicitar a la Oficina de Personal la relacin de trabajadores por local, rea y oficina, as como su modalidad laboral. Identificar y codificar los ambientes (local, rea y oficina) a inventariar, tomando como referencia el organigrama. Comunicar a las oficinas de la institucin (memorando). Determinar los RR.HH y RR.MM (catlogo, wincha, tablero, waipe, espejo, tiles de oficina, etc.). 4.7. Verificacin Fsica del Inventario
La verificacin fsica de los bienes a inventariarse incidir principalmente en los siguientes aspectos: a) b) c) d) e) Comprobacin de la presencia fsica del bien y su ubicacin. Estado de conservacin. Condiciones de utilizacin. Condiciones de seguridad. Funcionarios responsables.
4.8. Procedimiento de la Verificacin Fsica del Inventario
El personal de la Comisin de Inventario y/o de los equipos de apoyo, se constituye en cada oficina y proceder a inventariar los bienes que se encuentren en cada ambiente. La Comisin de Inventario realizara su labor verificando de extremo, todos y cada uno de los bienes muebles que existan en cada uno de los ambientes visitados. 4.9. Bienes en proceso de Reparacin En caso de constatarse la existencia de bienes en proceso de reparacin o mantenimiento, la Comisin de Inventario, solicitara la documentacin que sustente su salida y sern considerados dentro del ambiente donde se encuentren ubicados. 4.10. Control y Supervisin El encargado de la Oficina de Control Patrimonial de la UGEL N 05, efectuarse inspecciones en base a muestreos en la sede institucional y en todas las Instituciones Educativas, a efectos de verificar la presencia fsica, uso y estado de los bienes muebles consignados en el Inventario. 4.11. Intervencin de rganos de Control Institucional Efectuadas las inspecciones indicadas en el artculo anteriormente y no habiendo cumplido con la entrega de los documentos, la Oficina de Control Patrimonial otorgara un plazo para que las entidades cumplan con proporcionar dicha informacin. En caso de incumplimiento, se remitir la informacin al rgano de Control Institucional a fin de iniciar las acciones correspondientes. 4.12. Diferencias en el Inventario Fsico La Comisin de inventario realizara la Verificacin de la informacin que aparece en el Inventario Fsico del periodo anteriormente con la obtenida en el Inventario Fsico actualizado, a fin de establecer y determinar la conformidad o la existencia de sobrantes y/o faltantes de bienes. Si en el proceso de verificacin se establecen bienes sobrantes y/o faltantes y se comprueba que su origen y/o ausencia legal es desconocido, estos debern ingresar o excluirse del patrimonio de la UGEL N 05 a travs del proceso de saneamiento de bienes muebles patrimoniales. 4.13. Acciones correspondientes al encontrar Bienes Faltantes En caso de comprobarse bienes faltantes por perdida, robo, sustraccin, destruccin total o parcial, la Comisin de Inventario, organizara un expediente administrativo que contenga las investigaciones realizadas tramitando la copia certificada de la denuncia policial respectiva y en caso de bienes faltantes por negligencia, tramitara los antecedentes correspondientes a la Oficina de Personal, a efectos que se promueva el procedimiento correspondiente para determinar la responsabilidad pecuniaria y administrativa segn sea el caso. 4.14. Sustento Contable Los resultados valorizados, obtenidos del Inventario Fsico de Bienes Patrimoniales, debern contrastarse con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorizacin del rea de Gestin Administrativa. 4.15. Salida de Bienes Patrimoniales Los Bienes Patrimoniales de la Sede Institucional y las Instituciones Educativas que por razones de servicios de mantenimiento, reparacin, tengan que salir de donde se
encuentran ubicados, debern de contar con la papeleta de Autorizacin de Salida de Bienes Patrimoniales debidamente autorizada, as como tambin el Personal de Vigilancia deber informar al rea de Gestin Administrativa, en el caso que el bien no haya reingresado en plazo autorizado. 4.16. Inventario de Bienes en los relevos de cargo Todo Funcionario, Director, Jefe, Encargado de una oficina y Servidores, al tomar posesin de cargo, debern levantar un nuevo Inventario de los Bienes Muebles Patrimoniales respectivo; as mismo, debern elaborar un Acta de EntregaRecepcin de Cargo, la cual estar respectivamente suscrita por el personal saliente y entrante. Los servidores de la Sede Institucional o de las Instituciones Educativas que por motivos de vacaciones, desplazamiento interno o externo, cese, renuncia, etc. , tuvieran que ausentarse temporal o definitivamente de su centro laboral, debern entregar mediante una Acta de Entrega-Recepcin, a su jefe inmediato superior o a la persona que este designe, todos los Bienes Patrimoniales; el no hacerlo, da lugar a que el Jefe del rea de Gestin Administrativa o el Director de la Institucin Educativa segn sea el caso, establezca la responsabilidad correspondiente a recuperar los bienes no devueltos o entregados, con la intervencin de la procuradura de ser el caso. 4.17. Codificacin de Bienes Muebles Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrn una codificacin permanente que los diferencie de cualquier otro bien, de acuerdo al Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, aprobado por la Superintendencia de Bienes Nacionales. 4.18. Identificacin de los Bienes Patrimoniales La identificacin es el smbolo material mediante el cual se consigna en un bien el nombre de la entidad a la que pertenece y/o sus siglas y el cdigo correspondiente, el cual debe estar ubicado en un lugar visible del bien. Dicha identificacin podr realizarse de las siguientes formas: a) b) c) d) Escribiendo con tinta indeleble. Grabando directamente en el bien. Adhiriendo placas, laminas o etiquetas. Cualquier otra forma que observe las caractersticas exigidas en las normas vigentes sobre la materia.
4.19. Apoyo a la Comisin de Inventario Teniendo en cuenta el volumen de su patrimonio, el Director de la Institucin Educativa o el Jefe del rea de Gestin Administrativa, dotara a la Comisin de Inventario los recursos fsicos, humanos y tcnicos necesarios para el cumplimiento de lo establecido en la presente directiva. V. ALTA DE BIENES PATRIMONIALES 5.1 Alta de Bienes Patrimoniales-Disposiciones Especificas
5.1.1 El Alta consiste en la incorporacin fsica y contable de bienes muebles al patrimonio y las Instituciones Educativas segn corresponda, dentro de los 30 das de recepcionadas con la documentacin sustentatoria, la que se autoriza mediante Resolucin Administrativa con indicacin expresa de las causales que la originaron. 5.1.2 El Comit de Control Patrimonial es el encargado de realizar la incorporacin y registro documentado del bien mueble a ser dado de alta. 5.1.3 Los Bienes Muebles que no cuenten con documentacin que sustente su valor, deben ser valorizados mediante tasacin, para luego proceder al alta. 5.1.4 Los vehculos y otros bienes muebles inscribibles adquiridos por cualquier modalidad deben ser inscritos en la oficina registral correspondiente a nombre de la Institucin Educativa o Sede Institucional. 5.1.5 Aprobada el Alta de los Bienes Muebles, el Comit de Control Patrimonial asignara el correspondiente Cdigo Patrimonial, el cual estar acorde con el Catalogo Nacional de Bienes Patrimoniales y con el Software SIMI 3.0 aprobado por la Superintendencia de Bienes Nacionales. 5.2 Causales para el Alta El Alta de bienes Muebles procede por las siguientes causales: a) b) Saneamiento de bienes muebles, la causal de saneamiento de bienes muebles es de aplicacin, de acuerdo con la normativilidad que la regula. Permuta, la causal de permuta se aplica cuando la entidad pblica recibe bienes muebles de entidades privadas o particulares, a cambio de la entrega de bienes muebles a los que ha dado de baja. Donacin, la causal de donacin se utiliza cuando la entidad publica recibe bienes muebles, a titulo gratuito, por parte de otras entidades publicas, privadas o particulares. Reposicin, la causal reposicin se usa cuando un bien de caractersticas iguales, similares, mejores o equivalente en valor comercial al bien que ha sido dado de baja por la entidad pblica, es entregado a titulo gratuito a favor de esta por el responsable de la perdida, robo, sustraccin o destruccin del bien; por la compaa aseguradora en el caso de siniestro de bienes aseguradores, o por el proveedor en merito a la garanta del bien adquirido. Fabricacin, elaboracin o manufactura de bienes muebles, se aplica cuando estos son producidos por la entidad pblica. Cualquier otra causal, previa opinin favorable de la SBN.
c)
d)
e) f)
5.3 Procedimiento para dar de Alta El Comit de Control Patrimonial de las Instituciones Educativas es el encargado de elaborar el expediente administrativo que contendr el informe Tcnico-Legal de los bienes muebles a darse de alta, este expediente se elevara a la UGEL.05- AGA Encargado de Control Patrimonial para su revisin, verificacin y elaboracin del proyecto de Resolucin que apruebe dicho procedimiento. La Resolucin que apruebe el Alta deber especificar lo siguiente:
a) b) c) d) VI.
Las causales del Alta. La cantidad de bienes muebles. El total de valor de los bienes muebles. La relacin valorizada de los bienes muebles.
BAJA DE BIENES PATRIMONIALES 6.1. Baja de Bienes Patrimoniales La Baja consiste en la extraccin fsica y contable de bienes muebles y bienes muebles calificados como RAEE del patrimonio de la Entidad pblica, la que se autoriza mediante Resolucin Administrativa con indicacin Expresa de las causales que la originaron. Para los bienes RAEE, en el informe tcnico deber sealarse como causal de baja RAEE. 6.2. Causales para la Baja La Baja de bienes muebles procede por las siguientes: a) Estado de excedencia, recae en los bienes que, encontrndose en condiciones Operativas, no son utilizados por la entidad pblica titular de los mismos y se presume que permanecern en la misma situacin por tiempo indeterminado. Saneamiento de bienes muebles, la causal de saneamiento de bienes muebles es de aplicacin, de acuerdo con la normatividad que la regula.
b)
c) Obsolescencia tcnica, se presenta cuando los bienes a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeo de las funciones inherentes a las entidades propietarias, en comparacin a lo que se obtendra con bienes que cumple las mismas funciones, debido a los cambios y avances tecnolgicos. d) Mantenimiento o reparacin onerosa, procede cuando el costo de mantenimiento, reparacin o repotenciacin de un bien es significativo, en relacin con su valor real. Prdida, robo o sustraccin, debe sustentarse con la denuncia policial y el Informe que emita la entidad pblica.
e)
f) Destruccin o siniestro, recae en el bien que ha sufrido dao, perdida, o destruccin parcial o total, a causa de un incendio o fenmeno de la naturaleza, lo cual deber ser sustentado con la informacin de los daos ocasionados, expedida por organismos competentes, cuando corresponda. g) Reembolso o reposicin, es de aplicacin cuando debido a la garanta otorgada por el proveedor, un bien es reemplazo por otro de caractersticas iguales, similares, mejores o equivalente en valor comercial. h) Cualquier otra causal, previa opinin favorable de la SBN. 6.3. Procedimiento para dar de baja
El Comit de Control Patrimonial de las Instituciones Educativas es el encargado de elaborar el expediente administrativo que contendr el informe Tcnico-Legal de los bienes muebles a darse de baja, este expediente se elevar a la UGEL.05- AGA Encargado de Control Patrimonial para su revisin, verificacin y elaboracin del proyecto de Resolucin que apruebe dicho procedimiento. La Resolucin que apruebe la Baja de los Bienes deber especificar lo siguiente: a) Las causales de baja. b) La cantidad de bienes muebles. c) El total de valor de los bienes muebles. d) La relacin valorizada de los bienes muebles. Para el proceso de baja de los bienes muebles estatales calificados como RAEE se efectuara de acuerdo a la Directiva N 003-2013/SBN 6.4. Custodia de los Bienes Dados de Baja. Los bienes muebles dados de baja quedaran bajo la responsabilidad y custodia de la Direccin de la Institucin Educativa o el rea de Gestin Administrativa, segn sea el caso. Estos bienes no sern objeto de inventario ni podrn ser utilizados para las actividades que realiza la entidad pblica. VII. INCINERACION Y/O DESTRUCCION DE BIENES PATRIMONIALES 7.1. Incineracin y/o Destruccin. La Incineracin y/o Destruccin son acciones administrativas pblicas, mediante la cual se procede a eliminar los Bienes Muebles que la Sede y/o las Instituciones Educativas hayan dado de baja, cuando no es posible realizar ningn otro tipo de acto de disposicin respecto de ellos. 7.2. Autorizacin para la incineracin y/o destruccin El acto de incineracin y/o destruccin ser autorizado mediante resolucin emitida, previa opinin favorable de la Superintendencia de Bienes Nacionales, dicha resolucin deber consignar, la relacin de los bienes, la fecha, hora y lugar del acto pblico. 7.3. Acta de Incineracin y/o Destruccin Culminado el acto de Incineracin y/o Destruccin, se deber elaborar el Acta que baja constancia de lo ocurrido, la cual ser debidamente suscrita por los representantes designados por la sede institucional, y una copia de la misma ser remitida a la Superintendencia de Bienes Nacionales, en un plazo de 10 das contados a partir de la suscripcin de la mencionad acta. VIII. REPOSICION DE BIENES PATRIMONIALES La Reposicin de Bienes Patrimoniales por siniestro, ejecucin de contratos de seguros, transacciones extrajudiciales o arbitrajes, se llevara a cabo con lo dispuesto en el Reglamento General de procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, en lo que fuere de aplicacin.
IX. VENTA POR SUBASTA PBLICA DE BIENES PATRIMONIALES
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9.1. Venta por Subasta Pblica La Superintendencia de Bienes Nacionales autorizara la venta en subasta pblica de los bienes dados de baja por la sede Institucional y las Instituciones Educativas, cuyo precio base superen las 12 UIT. y cuando sea inferior a los indicados anteriormente, ser aprobada mediante Resolucin Directoral de la UGEL N 05, previo informe favorable del Comit de Gestin Patrimonial. 9.2. Modalidad de la Venta por Subasta Pblica La venta por subasta publica puede realizarse mediante sobre cerrado, a viva voz o combinando ambas modalidades. 9.3. Bases Administrativas de la Venta por Subasta Pblica En las bases administrativas de la venta por subasta pblica se determinaran, como mnimo, los siguientes aspectos: a) Modalidad de la Venta por Subasta Pblica. b) Relacin de Bienes a Subastarse. c) Caractersticas de los Bienes. d) Precio base para las ofertas. 9.4. Resolucin para la Venta por Subasta Pblica La UGEL N 05, mediante Resolucin Directoral, aprobara: a) La realizacin de la venta por Subasta Pblica cuando corresponda. b) Las Bases administrativas para la realizacin de la venta por Subasta Publica, en las que se consignara el monto que los postores debern depositar a favor de la Sede Institucional o de la Institucin Educativa segn sea el caso, en calidad de garanta. c) Designara el Martillero Publico ante el cual se llevara a cabo la subasta. d) Sealara la fecha, hora y lugar de realizacin de la venta por Subasta Pblica. 9.5. Convocatoria para la Venta por Subasta Pblica La Convocatoria para la venta por Subasta Publica ser efectuada por la UGEL N 05, mediante publicaciones por una sola vez en el Diario Oficial el Peruano y en el de mayor circulacin local. El mismo procedimiento se utilizara para la segunda convocatoria a la venta por Subasta Publica. 9.6. Designacin de Martillero Pblico El Martillero Publico ser designado por el Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones de la Sede Institucional o de la Institucin Educativa, segn sea el caso, teniendo en cuenta los siguientes requisitos: a) Deber ser inscrito y habilitado en el registro de Martilleros Pblicos de la Superintendencia de los Registro Pblicos. b) No debe haber dirigido mas de dos ventas por subasta pblica consecutivas para la sede Institucional o la Institucin Educativa, durante un mismo ao. 9.7. Contrato de Prestacin de Servicios con el Martillero Pblico
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La Sede Institucional y/o la Institucin Educativa debern celebrar un contrato de prestacin de servicios con el Martillero Publico, en el que se debern considerar las siguientes obligaciones a cargo de este ltimo: 1. 2. Sus Honorarios Profesionales, los que no podrn exceder de los 3% del producto de la Venta efectiva, incluidos los impuestos de Ley. Si por razones de fuerza mayor no pudiese dirigir la venta por Subasta Publica, deber comunicar su renuncia debidamente sustentado a la Sede Institucional o Institucin Educativa con una anticipacin no menor de 48 horas a la realizacin de la subasta. Debe elaborar el Acta de Subasta remitindola a la UGEL N 05, conjuntamente con la liquidacin respectiva, en un plazo no mayor de 5 das contados a partir de la realizacin de la subasta.
3.
En el mismo plazo deber de remitir copia de los documentos sealados en este literal a la Superintendencia de Bienes Nacionales. 9.8. Ausencia del Martillero al acto de Venta por Subasta Pblica De no presentarse al acto publico el Martillero designado, el Presidente del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones dirigir la venta por Subasta Publica en presencia de un Notario Publico. 9.9. Recaudacin del producto de la venta por Subasta Publica El dinero de la Venta por Subasta Publica ser recaudado por el Martillero Publico, quien deber descontar el porcentaje correspondiente a sus honorarios y el 3% correspondiente a la Superintendencia de Bienes Nacionales, debiendo abonar este ultimo monto a la cuenta bancaria que la Superintendencia le indique o hacerle entrega de un cheque de gerencia. Si la venta por Subasta Publica es dirigida por el Presidente del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones, la UGEL N 05 ser responsable de la recaudacin del dinero obtenido. 9.10. Acta de Subasta Publica De la venta por Subasta Publica se elaborara un Acta de Subasta Publica en la que se consignara: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Fecha, hora y lugar de la realizacin de la Subasta Pblica. Caractersticas de los Bienes a Subastarse. Nombres de los Adjudicatarios. Precio por el que fueron adjudicados los bienes. Firma de los intervinientes. Constancia de la designacin del Presidente del Comits de Altas, Bajas y Enajenaciones como director de la venta por Subasta Publica, de ser el caso. Visacion de los miembros del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones.
9.11. Bienes Adjudicados Los Bienes Adjudicados cuyo precio a sido debidamente cancelado, sern entregados en el plazo sealado e las bases administrativas de la venta pos Subasta Pblica.
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9.12 Abandono de Bienes Si el adjudicado no retira los bienes en un plazo anteriormente sealado, perder su derecho a reclamarlo, as como el monto depositado a favor de la Sede Institucional o las Instituciones Educativas, quedando el bien bajo la administracin de la Sede Institucional o la Institucin Educativa segn sea el caso, quien se encargara de determinar su destino final. 9.13 Segunda Convocatoria Para la realizacin de la segunda venta por Subasta Publica los bienes cuya adjudicacin fue declarada desierta por falta de postores, sern castigados en un 20% respecto del precio base de la primera convocatoria. X. VENTA DIRECTA DE BIENES NACIONALES 10.1. Autorizacin para la Venta Directa La UGEL N 05, puede ser exonerada de la obligacin de vender sus bienes en Subasta Publica y ser autorizadas para venderlos directamente mediante resolucin de la Superintendencia de Bienes Nacionales, de conformidad con la normalidad vigente. 10.2. Venta Directa de Bienes Muebles La Venta Directa de los Bienes Patrimoniales, dados de baja del patrimonio de la escuela podr efectuarse, cuando realizada por segunda vez una Subasta Publica, determinados bienes no hubieran sido adjudicados a postor alguno. La UGEL N 05, aprobara mediante Resolucin, la realizacin de la Venta Directa de bienes muebles cuando se presente el supuesto previsto en el prrafo precedente. La UGEL N 05, deber de reunir a la Superintendencia, copia de la mencionada Resolucin, 20 das antes de la apertura de los sobre. 10.3. Aprobacin de las Bases Administrativas Las Bases Administrativas para la realizacin de la Venta Directa sern aprobadas por Resolucin Administrativa de la UGEL N 05. 10.4. Convocatoria La UGEL N 05 publicara en el Diario El Peruano y en uno de mayor circulacin local, por una vez, la convocatoria a Venta Directa de bienes muebles dados de baja. 10.5. Invitacin a Ofrecer La UGEL N 05 deber invitar a ofrecer, a por lo menos, cinco postores. 10.6. Presentacin de las Ofertas Las ofertas se realizaran en sobre cerrado, las mismas que sern recepcionadas por el Notario Publico designado por la Sede Institucional, hasta 24 horas antes de la fecha sealada para la apertura de los sobre, a fin de determinar la fecha cierta de su recepcin. 10.7. Acto de Adjudicacin
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El Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones se encargara, en la fecha fijada, de abrir los sobres y otorgara la buena Pro al postor que haya presentado la mejo fecha. De presentarse dos o ms ofertas con el mismo monto, se adjudicara el bien a la primera oferta recepcionada. El Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones elabora un Acta donde conste el resultado de las adjudicaciones realizadas mediante el procedimiento de Venta Directa, la misma que ser suscrita por sus miembros, debiendo publicarse el resultado de las adjudicaciones en un lugar visible. 10.8. Producto de la Venta Del precio de la venta se descontaran los gastos en que hubiese incurrido la Sede Institucional o la Institucin Educativa, para su realizacin; y efectuada la deduccin, el producto se distribuir de la siguiente manera: - 97 % constituirn recursos propios de la Sede Institucional o de las Instituciones Educativas segn sea el caso de la ubicacin de los bienes. - 03 % a la Superintendencia de Bienes Nacionales. XI. DONACION DE BIENES PATRIMONIALES 11.1 Donacin de Bienes Patrimoniales Toda Donacin de Bienes Patrimoniales por entidades particulares a favor de la Sede Institucional o las Instituciones Educativas, segn sea el caso, deber ser aceptada por una Resolucin Administrativa. Las Donaciones provenientes del exterior, con destino a la Sede Institucional o las Instituciones Educativas, sern aceptadas mediante Resolucin Ministerial, del organismo central Ministerio de Educacin. 11.2 Aceptacin de Donacin Las resoluciones de aceptacin de donacin de bienes patrimoniales debern especificar lo siguiente: . . . . . . Entidad Donante. Clase de bienes. Cantidad de bienes. Caractersticas y especificaciones tcnicas del bien. Valor del Bien. Lugar y fecha;
Adems se deber acompaar los documentos sustentatorios correspondientes, as como el Acta de Entrega-Recepcin respectiva, suscrita como mnimo por un representante de la entidad donante y el Director de la Sede Institucional o la Institucin Educativa de ser el caso. 11.3 Ingreso de Donaciones a travs de Almacn Toda Donacin de Bienes Patrimoniales a favor de la UGEL N 05, deber ingresar necesariamente por el Almacn, generndose el documento de ingreso correspondiente. Si no fuera posible, por razones circunstanciales de fuerza mayor,
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se regularizara su ingreso documento de salida para los efectos de su debida regularizacin. 11.4 Codificacin de Bienes Donados El ingreso de un bien donado ingresara al Patrimonio Mobiliario de la Sede Institucional o la Institucin Educativa, segn sea el caso; lo cual implica la codificacin del mismo de acuerdo al Catalogo de Bienes Muebles del Estado y la Valorizacin del bien mediante tasacin en el caso que no se hubiera asignado el valor correspondiente. 11.5 Procedimientos para la Donacin . La solicitud de donacin se presentara ante la Institucin Educativa propietaria de los Bienes muebles dados de baja, adjuntando lo siguiente: a) Copia de DNI del titular o representante de la entidad solicitante. b) Informe sustentando la necesidad de uso de los bienes y los beneficios que reportara. . Recibida la solicitud, el Comit de Control Patrimonial deber evaluar, calificar y emitir un Informe Tcnico-Legal. . Una vez calificada como positiva dicha solicitud, se comunicara al peticionante la admisin de su solicitud. En caso de las Instituciones Educativas, comunicara este proceso de donacin a la sede institucional, para que se designe un representante y participe en este proceso. . Si la calificacin es negativa, se comunicara la denegatoria al peticionante, archivndose su solicitud. . El titular de la Sede Institucional o el Director de la Institucin Educativa donante suscribir con el peticionante y el representante de la UGEL N 05, un Acta de Entrega-Recepcin de los bienes. . Los Bienes Muebles donados sern dados de alta por la entidad donataria en merito a la Resolucin que aprueba dicha donacin.
11.6 Remitir Informacin La Institucin Educativa remitir a la Sede Institucional, la Resolucin Directoral de aprobacin de la Donacin de Bienes Patrimoniales con la documentacin sustentara, dentro de los 10 das de aprobada la misma. XII. PERMUTA DE BIENES PATRIMONIALES 12.1 Permuta de Bienes Patrimoniales Es el acto disposicin de los Bienes Muebles Patrimoniales en la cual la Sede Institucional o las Instituciones Educativas podrn intercambiar bienes muebles con otras entidades pblicas o privadas. 12.2 Objeto de la Permuta El objetivo de la permuta es maximizar la realizacin de los activos dados de baja por la Sede Institucional o las Instituciones Educativas en la adquisicin de los bienes
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muebles que econmica o tecnolgicamente beneficien al Estado en el desarrollo de sus actividades; as como tambin reducir costos de almacenamiento y custodia de bienes muebles dados de baja en la Sede Institucional o las Instituciones Educativas. 12.3 rgano Responsable El Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones de la Sede Institucional o de las Instituciones Educativas, segn corresponda, es el encargado de la organizacin y realizacin de la permuta de los bienes muebles. 12.4 Aprobacin del Acto de Permuto Mobiliaria El acto de Permuta de Bienes Patrimoniales, sea estatal-privada, ser aprobada por Resolucin de la Sede Institucional o de la Institucin Educativa segn sea el caso. Previamente se deber contar con un Informe favorable del Comit de Gestin Patrimonial sobre el beneficio tecnolgico y/ o econmico de la permuta del Estado. 12.5 Valorizacin de los Bienes El Comit de Gestin Patrimonial ser responsable de la valorizacin de los bienes muebles objetivo de la permuta. Dicha tasacin deber ser efectuada por profesionales competentes en la materia y de acuerdo a los procedimientos valuatorios vigentes. 12.6 Obligacin de Informar a la Superintendencia La UGEL N 05, tendr la obligacin de Informar, mediante oficio dirigido a la Jefatura de Patrimonio Mobiliario de la Superintendencia de Bienes Nacionales, del proceso de permuta de bienes muebles realzado, para lo cual deber adjuntarse copia de la Resolucin de la Entidad que aprueba la permuta de sus bienes muebles.
XIII. SANEAMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES 13.1 Saneamiento de Bienes Muebles Sobrantes 13.1.1 Condiciones Previas al Saneamiento a) Que el bien se encuentre no menos de un ao en poder de la Institucin Educativa. b) Que no se cuente con la documentacin sustentatoria tales como: PECOSA, BOLETA, FACTURA, ACTA DE TRANSFERENCIA, ACTA DE ENTREGA-RECEPCION u otro documento que acredite su existencias para realizar el Alta al Patrimonio de la Sede Institucional o de la Institucin Educativa. 13.1.2 Procedimiento para el Saneamiento a) La Comisin de Inventario identifica los Bienes que se encuentre en calidad de sobrantes. b) El Comit de Control Patrimonial elaborara un Informe Tcnico-Legal, sustentando la tenencia del bien en donde se estimara el tiempo de ingreso, valor similar nuevo, estado de conversacin, coeficiente de depreciacin y la respectiva denominacin del bien. Dicho informe deber contener el Acta de Tasacin de los Bienes a Sanear.
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c) El Comit de Control Patrimonial elabora el expediente administrativo , para la aprobacin respectiva, quienes despus de suscribir el acta respetiva lo elevaran al Director de la Sede Institucional o la Institucin Educativa, para emitir la Resolucin aprobatoria del Alta de los bienes por causal del saneamiento en merito a la presente directiva. d) La Resolucin que aprueba el Alta, deber ser remitida a la UGEL N 05, dentro de los 10 das de emitida. 13.2 Saneamiento de Bienes Muebles Faltantes 13.2.1 Condiciones Previas al Saneamiento a) Que no se encuentre con la documentacin sustentatoria para la aprobacin de la baja del bien mueble o que dicha documentacin este incompleta. b) Que el bien se encuentre en poder de otra Institucin Publica. Segn Documentacin que as lo acredite indubitablemente y cuando no sea posible regularizar la transferencia de propiedad a favor de la entidad poseedora. 13.2.2 Procedimiento para el Saneamiento a) La Comisin de Inventario identifica los Bienes que se encuentran en calidad de sobrantes. b) El Comit de Control Patrimonial elabora un informe Tcnico-Legal, conteniendo las investigaciones realizadas respecto del bien. c) El comit de Control Patrimonial elabora el expediente administrativo para la aprobacin respectiva, quienes despus de suscribir el acta respectiva lo elevaran al Director de la Sede Institucional o a la Institucin Educativa, para emitir la Resolucin aprobatoria de Baja de los bienes por causal de saneamiento en merito a la presente Directiva. d) La Resolucin que aprueba de Baja, deber ser remitida a la UGEL N 05, dentro de los10 das de emitida. XIV. TASACION DE BIENES PATRIMONIALES 14.1 Tasaciones Todos los bienes patrimoniales que se encuentren de ser tasados cuando se realicen los procedimientos contemplados en el presente reglamento, por el Comit de Control Patrimonial. 14.2 Procedimiento para realizar una tasacin comercial de bienes 14.2.1 Verificacin fsica del bien mueble anotando sus caractersticas tcnicas, en algunos casos desperfectos, estado de conversacin y una apreciacin general del bien, el grado de operatividad, posible duracin, etc. 14.2.2 Realizar el estudio de precios asignados por el mercado al bien analizado, con el objeto de valorizarlo.
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14.2.3 El valor de tasacin de los bienes ser el producto de valor similar nuevo (VSN) por el coeficiente de depreciacin (CD), segn el estado de conversacin. Este mtodo de conversacin se aplica cuando se desconoce la antigedad del bien y no se tiene informacin adicional. 14.3 Cuadro de Coeficiente de Depreciacin ESTADO DEL BIEN NUEVO BUENO REGULAR MALO ABREVIATURA N B R M DEPRECIACIN (%) ) COEFICIENTE DEPRECIACION (%) 00 1.00 01 A 34 DE 0.66 A 0.99 35 A 69 DE 0.31 A 0.65 70 A 99 DE 0.01 A 0.30
Calculo del valor de tasacin: VT=VSN X CD Donde: VT VSN CD : : : Valor de Tasacin Valor Similar Nuevo Coeficiente de Depreciacin
Ejemplo: Nombre del Bien Mueble: Descripcin Tcnica: Estado de conversacin: Calculo del valor de tasacin: VSN: CD: VT: XV. SANCIONES 15.1 Disposicin de Sanciones La UGEL N 05, esta obligada a imponer sanciones a los funcionarios y personal que incumplan las disposiciones emitidas por el presente reglamento y la Superintendencia de Bienes Nacionales, de acuerdo con las encomendadas, por esta ultima, sin prejuicio de las acciones penales que se tomen a raz de la denuncia sobre los actos indebidos de disposicin de los Bienes Muebles Patrimoniales y el desconocimiento de las normas establecidas en la presente directiva, no exime de responsabilidad administrativa a los docentes y personal administrativo designado, mediante acto resolutivo. S/. 200.00 Nuevos Soles (Aprox. Valor del Mercado) 0.65 (por se su estado de conservacin regular) 200.00 x 0.65 = 130.00 Nuevos soles Carpeta bipersonal de Madera Cedro Forrado la base con formica blanca para nios Regular
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
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PRIMERA.- Cualquier aspecto no contemplados en la presente directiva sern resueltos, por el rea de Gestin Administrativa de la UGEL N 05. SEGUNDA.- Sobre la presentacin del Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2013, El Inventario Fsico correspondiente al Ejercicio 2013, debe hacerse con oficio dirigido al Director de la UGEL.05, con atencin al rea de Gestin Administrativa-Equipo de Abastecimiento-Control Patrimonial, siendo recepcionado a partir del 04 de Noviembre al 22 de Noviembre de 2013. (se adjunta cronograma de recepcin de Inventarios). Las Instituciones Educativas que no cumplieran con presentar la informacin integral o su informacin fuera calificada como inconsistente por la UGEL.05, ser considerada como OMISA A LA PRESENTACIN. DISPOSICIONES FINALES PRIMERA.- Djense sin efecto las disposiciones legales que se opongan a lo dispuesto en la presente directiva. SEGUNDA.- La presente Directiva entrara en vigencia a partir del da siguiente de su publicacin y difusin. TERCERA.- El rgano de Control Institucional de la UGEL.05, tendr la responsabilidad de velar por el estricto cumplimiento de la presente directiva.
San Juan de Lurigancho, 18 de setiembre de 2013
ORIGINAL FIRMADO
LIC. ROQUE BLAS DEL VILLAR GALVEZ DIRECTOR DEL PROGRAMA SECTORIAL II UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL N 05
RBDG/DUGEL.05 IDLCS/J.AGA ILCM/ESP.ABASTEC DNRS/TEC.
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CRONOGRAMA PARA VERIFICACIN Y ENTREGA DE INVENTARIO 2013 - UGEL.05
DAS 04 DE NOVIEMBRE 05 DE NOVIEMBRE 06 DE NOVIEMBRE 07 DE NOVIEMBRE 08 DE NOVIEMBRE 11 DE NOVIEMBRE 12 DE NOVIEMBRE 13 DE NOVIEMBRE 14 DE NOVIEMBRE 15 DE NOVIEMBRE 18 DE NOVIEMBRE 19 DE NOVIEMBRE 20 DE NOVIEMBRE 21 DE NOVIEMBRE 22 DE NOVIEMBRE
RED 01
RED 02
RED 03
RED 04
RED 05
RED 06
RED 07
RED 08
RED 09
RED 10
RED 11
RED 12
RED 13
RED 14
RED 15
X X X X X X X X X X X X X X X
1.-
OBSERVACIONES: La informacin del inventario deber ser revisado por la oficina de Control Patrimonial en CD ROM, previo a la presentacin de mesa de partes antes de su impresin, para las correcciones que el caso amerite DOCUMENTOS: Los documentos sustentatorios de control fsico de bienes sern: 2.1 VALOR EN LIBROS: * Facturas * Boletas de venta * Pecosas * Actas * Documento de origen y/o procedencia del bien. 2.2 VALOR DE TASACIN * Actas elaboradas y visadas por el comit de altas y bajas * Resolucin de altas y bajas precisando la cantidad de tems saneados y valor de la tasacin.
2.-
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ANEXOS FORMATO DE INVENTARIO (MODELO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (MODELO)
21
ACTA DE INICIO DE INVENTARIO
ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO
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10 - 1-10-2013 - Directiva Inventario 2013

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Unidad de Gestin Educativa Local N 05 San Juan de Lurigancho-El Agustino.

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4.8. Procedimiento de la Verificacin Fsica del Inventario

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IX. VENTA POR SUBASTA PBLICA DE BIENES PATRIMONIALES

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