Informe de Auditora M-01-17 14 de septiembre de 2000 MUNICIPIO DE RIO GRANDE (Unidad 4061)

Perodo auditado : 13 de enero de 1997 al 30 de junio de 1999

CONTENIDO Pgina Informacin sobre la unidad auditada ................................................................................................ 2 Perodo cubierto y normas aplicables ................................................................................................ 3 Opinin.......................................................................................................................................... 3 Clasificacin y contenido de los hallazgos .........................................................................................10 Informes de la auditora anterior .......................................................................................................11 Otros anejos ....................................................................................................................................11 Recomendaciones ........................................................................................................................ .12 Cartas a la gerencia .........................................................................................................................16 Comentarios de la gerencia ..............................................................................................................17 Reconocimiento ..............................................................................................................................17 Anejo 1 - Hallazgos : 1 - Fondos municipales utilizados para el pago de servicios relacionados con actividades poltico-partidistas .............................................................................18 2 - Conflicto de intereses ...........................................................................................19 3 - Contratacin y facturacin en exceso de servicios relacionados con los daos ocasionados por el Huracn Georges, y otros servicios que no eran elegibles para FEMA ................................................................................... 21 4 - Compras de materiales y adquisicin de servicios sin la celebracin de subastas y sin obtener cotizaciones ...................................................................... 25 5 - Cheques y comprobante de pago no encontrados, falta de certificaciones y de justificantes en los comprobantes, y compras y servicios sin rdenes de compra ni requisiciones previas ........................................................................... 29 6 - Venta de propiedad y contratacin ilegal con dos exfuncionarios municipales........... 34 7 - Contratacin ilegal de un empleado regular del gobierno ......................................... 36

Pgina 8 - Desembolsos incurridos por equipo, obras y servicios profesionales que no haban tenido o estaban sin utilidad ..................................................................... 39 9 - Pago de deudas y obligaciones incurridas ilegalmente .............................................. 43 10 - Deficiencias relacionadas con la construccin del alcantarillado sanitario en las comunidades La Dolores y La Ponderosa.............................................................. 44 11 - Uso indebido de una fotocopiadora arrendada por el Municipio................................. 48 12 - Pagos indebidos y otras deficiencias relacionadas con los desembolsos ...................... 49 13 - Violaciones de ley y de reglamento relacionadas con la contratacin y el pago de obras .............................................................................................................. 55 14 - Falta de clusulas e informacin en los contratos de servicios profesionales y de construccin de obras, crditos no obligados y contratos no enviados a la Oficina del Contralor dentro del trmino requerido .......................................... 57 15 - Deficiencias relacionadas con la administracin de la propiedad y el uso y control de los telfonos celulares, los "beepers" y los vehculos oficiabs ................. 62 16 - Generadores de electricidad no encontrados y otros cuya desaparicin no se inform a las agencias correspondientes ....................................................... 65 17 - Plizas del Fondo del Seguro del Estado no obtenidas por los contratistas cuyas primas fueron retenidas al Municipio por el Departamento de Hacienda y por el Centro de Recaudacin de Ingresos Municipales ................................................ 66 Anejo 2 - Funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado............. 68 Anejo 3 - Funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado......................................................................................................................... 70

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

14 de septiembre de 2000

Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes : Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de Ro Grande (Municipio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes . La misma se efectu a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada. Determinamos emitir varios informes de dicha auditora. Este es el tercer informe y cubre las operaciones del Municipio correspondientes al perodo del 13 de enero de 1997 al 30 de junio de 1999 relacionadas con la adjudicacin de obras, las compras y servicios, las obras, la propiedad y algunas de las operaciones de los desembolsos. El primer informe se emiti el 24 de marzo de 2000 y cubri las operaciones del Municipio correspondientes al perodo del 1 de enero de 1996 al 12 de enero de 1997 (Informe de Auditora M-00-27). El segundo informe se emiti el 11 de septiembre de 2000 y cubri las operaciones del Municipio correspondientes al perodo del 13 de enero de 1997 al 30 de junio de 1999 relacionadas con la administracin del presupuesto, los ingresos, la administracin del personal, la contabilidad y los controles y procedimientos, y algunas de las operaciones de los desembolsos y de la propiedad (Informe de Auditora M-01-13) .

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurdica. Sus operaciones se rigen por la Ley Nm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Nm. 81), y el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 (Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas) . El mismo comenz a regir el 31 de julio de 1995 . Las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por la Ley Nm. 81 y por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas. El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin . Es una entidad jurdica con carcter permanente . Adems, tiene existencia y personalidad legal independiente a la del Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio est compuesto por dos poderes : el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico. La Asamblea Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta por 14 miembros, quienes tambin son electos en dichas elecciones . El Municipio provee servicios a sus habitantes tales como: conservacin y ornato, educacin, desarrollo de obras pblicas y viviendas, control ambiental, programas de recreacin y deportes, seguridad y otros. Para ofrecer dichos servicios el Municipio cuenta con las dependencias correspondientes, entre otras: Obras Pblicas, Recreacin y Deportes, Defensa Civil, Guardia Municipal y la Oficina de Programas Federales. Los presupuestos del Municipio ascendieron a $9,175,859 en el 1996-97, $10,478,106 en el 1997-98 y $10,977,268 en el 1998-99. El Municipio tena preparados los estados financieros auditados hasta el ao fiscal 1997-98.

PERODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditora cubri del 13 de enero de 1997 al 30 de junio de 1999 . En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen se realiz de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias . OPINION Las pruebas efectuadas revelaron la comisin de serias violaciones de ley y de reglamento en las operaciones objeto de este informe. Por ello, en nuestra opinin, las operaciones fiscales del Municipio sobre dichos asuntos no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. A continuacin se resumen los hallazgos clasificados como principales 1 al 11 : 1-a. En noviembre de 1999 el Municipio pag $1,000 a un fotgrafo por servicios prestados en septiembre de 1999 a un comit local en actividades poltico-partidistas que promovan la candidatura a un puesto electivo de un funcionario municipal. b. En enero de 2000 el Municipio pag $2,903 a un hotel por una actividad celebrada en septiembre de 1999 por un funcionario municipal para celebrar su cumpleaos y recaudar fondos para promover su candidatura a un puesto electivo. El costo de la actividad fue de $9,482, de los cuales el comit pag $6,579 y el Municipio los restantes $2,903 . Estas situaciones ocasionaron el uso ilegal de dichos fondos para propsitos ajenos al inters pblico. 2. En septiembre de 1999 un funcionario municipal, en su carcter privado, formaliz un contrato con un hotel para la celebracin de su cumpleaos y recaudar fondos para promover su candidatura a un puesto electivo . Para dicha fecha, el hotel tena relaciones contractuales con el Municipio y ste le 3 Efectuamos las pruebas que

pag $21,223 en septiembre de 1999 y enero de 2000 por el uso de habitaciones y otros servicios para las comparsas y participantes del carnaval celebrado en julio de ese ao. Esta situacin ocasion un conflicto de intereses que tuvo que afectar la buena imagen del Municipio, propici la irregularidad que se comenta en el Hallazgo 1-b y pudo propiciar otras irregularidades . 3 . Por consecuencia de los daos ocasionados por el Huracn Georges en septiembre de 1998 el Alcalde formaliz dos contratos con un contratista a un costo estimado de $14,899,750 para el recogido de escombros, la limpieza de cunetones y registros pluviales, el corte de rboles removidos y trozados, y la transportacin de los escombros al vertedero. Dichos contratos se pagaran de los fondos que aportara la "Federal Emergency Management Administration' (FEMA). A julio de 1999 el

contratista haba facturado al Municipio $8,526,500 mediante certificaciones de trabajos realizados. Para estas certificaciones FEMA aprob fondos al Municipio por $1,954,368 para el recogido de escombros cuya facturacin haba sido de $3,240,000 . Para los otros renglones, que ascendieron a $5,286,500, no aprob fondos porque no eran actividades elegibles . Por esto, hubo una deficiencia de $6,572,132 para dichos trabajos. Por los trabajos facturados el Municipio pag al contratista los $1,954,368 recibidos de FEMA para el recogido de escombros y $1,088,132 de sus fondos operacionales, para un total pagado de $3,042,500 . Por lo que al 30 de junio de 1999 quedaban $5,484,000 pendientes de pago al contratista por dichos trabajos. En relacin con el recogido de escombros FEMA determin que el contratista factur 47,616 yardas cbicas de escombros en exceso . Con relacin a los procesos de supervisin, facturacin y pagos de dichos servicios se determin que: a. En los expedientes examinados no haban documentos originales . En su lugar haba fotocopias de los informes de trabajo realizados. Dichos informes no eran confiables porque los mismos contenan errores matemticos y no estaban certificados por el contratista. 4

b. El Municipio no mantena los controles adecuados para supervisar los trabajos contratados para asegurarse de que se rendan en las fechas y por las cantidades facturadas. c. No se pudo corroborar la correccin del equipo utilizado por el contratista para brindar los servicios, ya que varias de las tablillas indicadas en los informes diarios no aparecan registradas en los archivos del Departamento de Transportacin y Obras Pblicas. Estas situaciones pueden afectar al Municipio, ya que existe la posibilidad de que tenga que asumir los costos no reembolsados por FEMA. Adems, demuestran que no se administraron Tambin pueden

eficientemente los fondos asignados para mitigar los daos del Huracn Georges. propiciar la comisin de irregularidades .

4-a . En los aos fiscales 1997-98 al 1999-00 se ordenaron compras y servicios por $576,728 para la celebracin de carnavales y otras festividades sin celebrar subastas pblicas . b. En mayo de 1997 se formaliz un contrato para el arrendamiento con opcin a compra de una guagua con equipo para detectar drogas, alcohol y explosivos por $204,233, sin celebrar subasta pblica. c. En enero y febrero de 1999 se ordenaron compras de equipo de computadoras por $50,915 sin tampoco celebrar subasta pblica. d. En los aos fiscales 1996-97 al 1999-00 se ordenaron compras y servicios por $83,133 para la celebracin de carnavales y otras actividades, cuyos importes individuales y anuales no excedan de $10,000, sin obtener cotizaciones de precio de, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado. e. En julio de 1997 y junio de 1999 el Alcalde orden la compra de recordatorios por $3,404 en Nebraska, EE. UU., sin obtener cotizaciones de precio de, por lo menos, dos proveedores en el exterior. Las situaciones sealadas en los apartados "a" al "e" impidieron que el Municipio tuviera a su disposicin varias alternativas y seleccionara aqullas que le ofrecieran las condiciones ms ventajosas.

5-a(1) No se encontraron para examen 68 cheques por $466,974 emitidos de abril de 1997 a octubre de 1999. (2) julio de 1998. (3) De enero de 1997 a octubre de 1999 se tramitaron para pago 61 comprobantes de desembolso por $3,581,706 en los cuales no se incluy evidencia de que stos fueran preintervenidos antes de que los directores de finanzas autorizaran el pago de los mismos . (4) De julio de 1997 a julio de 1999 se tramitaron para pago los siguientes Tampoco se encontr un comprobante de pago por $74,400 que fue emitido en

comprobantes de desembolso que carecan de las firmas del Alcalde (3 por $263,482) ; del Director de Finanzas (8 por $238,218) ; y del Jefe de la dependencia (17 por $3,961,557) . (5) De abril de 1997 a agosto de 1999 se autorizaron 144 comprobantes de

desembolso por $1,159,504 que carecan de las facturas de los proveedores que prestaron los servicios o suministraron los materiales . Las facturas incluidas en otros dos comprobantes de desembolso por

$176,200 no estaban firmadas por los proveedores. (6) De enero de 1997 a octubre de 1999 el Director de Finanzas autoriz

69 comprobantes de desembolso por $333,764 que carecan de la certificacin del funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que los materiales o servicios se recibieron de conformidad. (7) De junio de 1997 a junio de 1998 el Alcalde y los directores de finanzas autorizaron pagos por $49,787 a un consultor por servicios relacionados con el cobro de patentes municipales, cuyos comprobantes de desembolso carecan de la certificacin de los recaudos realizados como resultado de los servicios que prest el referido consultor. (8) En 27 comprobantes de desembolso por $134,302 emitidos de febrero de 1997 a marzo de 1999 por servicios profesionales no se incluy el detalle de las horas de servicio prestadas por los consultores .

(9) Los directores de finanzas no marcaron como pagados 375 comprobantes de desembolso y sus justificantes por $5,830,807 emitidos de enero de 1997 a octubre de 1999. Estas situaciones propician la comisin de irregularidades en los desembolsos. Adems, nos impidieron verificar la correccin y propiedad de dichos gastos. b. De julio de 1997 a octubre de 1999 se ordenaron compras y servicios por $15,745,045 sin que se emitieran previamente las rdenes de compra correspondientes, las cuales se emitieron y se registraron de 2 a 218 das despus de recibirse los bienes y los servicios . Esta situacin pudo resultar perjudicial para el Municipio, ya que no permite mantener un control adecuado de las compras y del presupuesto . Adems, propicia la comisin de irregularidades . 6-a. De octubre de 1997 a mayo de 1998 el Alcalde realiz las transacciones que se indican a continuacin con una corporacin en la cual un exfuncionario municipal tena intereses econmicos, sin que transcurrieran los dos aos que se requieren en la ley, desde que dicho funcionario ces en su puesto en el Municipio en septiembre de 1996: (1) En octubre de 1997 el Alcalde vendi un solar a la corporacin mencionada por $90,000 para el desarrollo de un proyecto de viviendas para familias de ingresos moderados . (2) En noviembre de 1997 y mayo de 1998 el Alcalde formaliz dos contratos con la referida corporacin por $290,000 para realizar trabajos relacionados con la tasacin de la propiedad inmueble. De diciembre de 1997 a octubre de 1999 el Municipio haba pagado $184,339 a la corporacin mencionada por dichos servicios . b. En julio de 1998 y julio de 1999 el Alcalde formaliz dos contratos por $86,400 con otro exfuncionario municipal para prestar servicios profesionales, sin que transcurrieran los dos aos que se requieren en la ley desde que dicho funcionario ces en su puesto en febrero de 1998. De julio de 1998 a agosto de 1999 el Municipio le haba efectuado pagos por $33,660 por los servicios prestados hasta julio de 1999.

Las situaciones comentadas ocasionaron la venta ilegal de la mencionada propiedad por $90,000 y pagos ilegales por $217,999 . Adems, ocasionaron conflictos de intereses que pudieron afectar adversamente al Municipio. 7. En noviembre de 1998 y en mayo de 1999 el Alcalde formaliz dos contratos por $61,500 de servicios de inspeccin de obras ($30,000) y de pintura de una escuela ($31,500) con un ingeniero que era empleado regular de la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados . Dicho ingeniero estaba impedido de prestar servicios al Municipio mediante compensacin, por lo cual los pagos efectuados por los mismos fueron ilegales. 8. De diciembre de 1996 a junio de 1999 se incurri en gastos por $468,333 por equipo, obras y servicios que, segn la evidencia obtenida, no haban tenido o estaban sin utilidad para el Municipio, lo cual constituy una erogacin de fondos innecesaria. incurrieron por lo siguiente: - el arrendamiento con opcin a compra de un vehculo equipado para detectar drogas, alcohol y explosivos que no se haba utilizado porque la Guardia Municipal no estaba autorizada para efectuar esas pruebas ($232,533), - un generador y una subestacin elctrica adquiridos en septiembre de 1998 que estaban abandonados ($130,000), la instalacin del alumbrado al parque de la Segunda Seccin de la Estos gastos innecesarios se

Urbanizacin Ro Grande Estates que estaba sin utilizar porque no se haban gestionado los servicios de energa elctrica para el alumbrado ($35,000), - el arrendamiento de un local para la ubicacin de un museo, el cual no se haba utilizado porque no se haban realizado las mejoras necesarias ($40,800), y por - servicios de consultora relacionados con el cobro de contribuciones sobre la propiedad, las patentes municipales y los arbitrios de construccin para los cuales no se encontr ni se nos mostr evidencia de los beneficios recibidos por los mismos ($30,000). 8

9. De julio de 1997 a agosto de 1999 se autorizaron pagos de 25 deudas y obligaciones por $79,778 contradas con 12 proveedores en aos fiscales anteriores, con cargo a partidas presupuestarias de aos posteriores. Esto tuvo el efecto de mermar los recursos disponibles para atender los asuntos fiscales de los aos a los cuales se cargaron dichas deudas . Adems, dichos pagos resultan ilegales. 10. El examen realizado de la construccin del alcantarillado sanitario de las

comunidades La Dolores y La Ponderosa contratado en marzo de 1995 por $3,032,679 revel lo siguiente : a. El inspector de la obra, contratado por el Municipio, determin que no se realizaron trabajos en la obra por los cuales se haban pagado $59,710 de abril a agosto de 1999. b. A diciembre de 1999 no se haba terminado la obra, la cual debi completarse en enero de 1999 . Esto representaba un atraso de 12 meses y una penalidad de $218,400 . c. En noviembre de 1998 se autoriz una orden de cambio por $164,646, de la cual la agencia federal que aportara los fondos para pagar la misma objet $113,620. Esto, porque los trabajos debieron considerarse al momento de adjudicar la subasta. Dichos trabajos se realizaron de mayo de 1996 a febrero de 1997 . El inspector y el supervisor del proyecto no certificaron para pago dichos trabajos . d. A junio de 1999 el Municipio no haba obtenido los terrenos donde ubicaban dos servidumbres de paso, los cuales eran necesarios para la construccin de la obra, a pesar de que ya se haban realizado trabajos en dichos terrenos . Estas situaciones, entre otras cosas, ocasionaron pagos indebidos por $59,720, y se afectaron las comunidades por no haberse concluido y entregado la obra y por los inconvenientes surgidos en la construccin de la misma . Adems, el Municipio puede verse involucrado en litigios al realizar obras en terrenos ajenos .

11. Nuestros auditores observaron en varias fechas que una fotocopiadora arrendada con opcin a compra por el Municipio por $29,069 estaba ubicada en la residencia de un asesor municipal. Adems, la evidencia obtenida tiende a demostrar que dicha fotocopiadora se utiliz en esa residencia. A junio de 1999 el Municipio adeudaba $6,124 al proveedor del equipo por el arrendamiento ($6,056) y por el mantenimiento y uso del mismo ($68). Esta situacin ocasion el uso ilegal de dicha propiedad para actividades ajenas al inters pblico. En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos resumidos y los hallazgos clasificados como secundarios del 12 al 17 . CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas . Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen

desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada . Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves . En la seccin anterior se ofrece informacin sobre la clasificacin de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe estn presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de esta Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1 . Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma sana de administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor. 10

3 . Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio . 4. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados. En la seccin "Comentarios de la Gerencia" se incluye informacin sobre la contestacin de la gerencia con respecto a los asuntos sealados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreci informacin especfica, sta se incluye al final del hallazgo correspondiente. INFORMES DE LA AUDITORIA ANTERIOR Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 4-a y d, 5, 7, 8-c, 9, 14-a y b, 15-a, b(3) y (4) y d y 17, fueron objeto de recomendaciones en los informes de la auditora anterior M-98-8 y M-98-10 del 18 de diciembre de 1997 y 13 de enero de 1998, respectivamente. Estas no fueron atendidas. El no atender las recomendaciones de los informes de auditora de esta Oficina, sin justa causa, puede constituir una violacin al Artculo 3 .2-B de la Ley Nm . 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental. A estos efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas. OTROS ANEJOS El Anejo 2 contiene una relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado. El Anejo 3 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado .

RECOMENDACIONES Al Secretario de Justicia 1. Considerar las situaciones que se comentan en los hallazgos 1, 2 y 11, para las medidas que estime de lugar. 2. Ver que el Alcalde recobre las cantidades que se indican en los hallazgos 9, 10-a, 12-b, c, d y e, y 17, y ofrecerle cualquier asesoramiento para ello en caso de ser necesario . Al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamenta l 3. Considerar las situaciones que se comentan en los hallazgos 1, 2, 6, 7 y 11, para las medidas que estime de lugar . A la Comisionada de Asuntos Municipales 4. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del Boletn Administrativo 1998-16 aprobado por el Gobernador el 13 de junio de 1998 (hallazgos 1 al 17) . Al Alcalde 5 . Establecer los controles necesarios en las operaciones relacionadas con los desembolsos y con el uso de la propiedad . Ello debe incluir, entre otras medidas, una segregacin de funciones, auditoras peridicas de dichas operaciones, y rotacin y adiestramientos del personal que interviene en las mismas (hallazgos 1 y 11) . 6. Cumplir con las disposiciones de ley y de reglamento respecto a no incurrir ni autorizar

transacciones que conlleven conflicto de intereses (hallazgos 2, 6 y 7). 7 . Ver que se cumpla con los reglamentos, las normas y los procedimientos establecidos por las agencias federales para la administracin y fiscalizacin de los fondos que stas asignan al Municipio (Hallazgo 3). 12

8.

Cumplir con la ley y la reglamentacin en lo referente a no incurrir en gastos que sean

excesivos e innecesarios, de manera que los recursos del Municipio se utilicen en servicios que resulten en beneficio del inters pblico (hallazgos 3 y 8). 9. Celebrar subastas pblicas para las compras, los servicios y los arrendamientos de equipo que excedan de $10,000 anuales (Hallazgo 4-a al c). 10. Ver que se obtengan cotizaciones de precio de, por lo menos, tres proveedores para las

compras y servicios que no excedan de $10,000 anuales (Hallazgo 4-d). 11. Ver que se obtengan cotizaciones de precio de, por lo menos, dos proveedores en el exterior para las compras que se realicen fuera de Puerto Rico (Hallazgo 4-e). 12. Ejercer una supervisin eficaz sobre las funciones de la Directora de Finanzas para

asegurarse de que : a. Establezca un sistema de archivo adecuado para los cheques pagados por el banco y para los comprobantes de desembolso [Hallazgo 5-a(1) y (2)] . b. Procese los comprobantes de desembolso cuando stos contengan: (1) evidencia de que fueron preintervenidos [Hallazgo 5-a(3)], (2) su firma y la firma del Alcalde o su representante autorizado y del jefe de la dependencia [Hallazgo 5-a(4)], (3) las facturas originales firmadas por los proveedores [Hallazgo 5-a(5)], (4) la certificacin del funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que los servicios se recibieron de conformidad [Hallazgo 5-a(6) y (7)], y (5) el detalle [Hallazgo 5-a(8)] . c. Marque como pagados los comprobantes de desembolso y sus justificantes al momento de efectuar los pagos [Hallazgo 5-a(9)] . de las horas de servicio prestadas por los consultores

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d. Autorice los pagos a los proveedores luego de que se hayan recibido los suministros o servicios (Hallazgo 12-g) . e. Retenga el 10 por ciento de cada pago parcial que se efecte a los contratistas que

realizan obras por contrato para el Municipio (Hallazgo 13-a) . f. Obligue los crditos presupuestarios necesarios para el pago de las obras al momento de formalizar los contratos (Hallazgo 14-b). g. Corrija las situaciones relacionadas con la propiedad (Hallazgo 15-a y b). 13. Ver que se emitan las rdenes de compra firmadas por los funcionarios correspondientes antes de que se ordenen las compras y los servicios (Hallazgo 5-b). 14. Recobrar de los contratistas, proveedores y otros, o de las fianzas de los funcionarios

responsables, las cantidades que se indican a continuacin: a. $79,778 por deudas incurridas ilegalmente y pagadas con cargo a presupuestos de aos posteriores (Hallazgo 9). b. $59,710 pagados indebidamente a un contratista (Hallazgo 10-a) . c. $4,184 pagados (Hallazgo 12-b). d. $3,049 por un pago duplicado a un consultor (Hallazgo 12-c) . e. $2,500 pagados en exceso a un consultor (Hallazgo 12-d) . f. $1,500 por un pago duplicado a un consultor (Hallazgo 12-e) . g. $6,430 por primas del Fondo del Seguro del Estado no pagadas por los contratistas que prestaron servicios al Municipio (Hallazgo 17) . 15. Ver que no se repitan situaciones similares a las sealadas en los hallazgos 9, 10-a, 12-b al e, y 17. indebidamente a un fotgrafo por servicios no prestados

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16. Tomar las medidas que correspondan respecto a la construccin del alcantarillado sanitario en las comunidades La Dolores y La Ponderosa, de manera que se concluya la obra de conformidad y se brinden los servicios de alcantarillado que necesitan esas comunidades (Hallazgo 10). 17. Ver que la entidad indicada en el Hallazgo 12-a preste los servicios y suministre los carteles serigrafiados indicados o, en su defecto, reintegre al Municipio los $24,000 que se le pagaron por dichos conceptos . 18. Asegurarse de que los pagos se efecten directamente a los proveedores y contratistas que hayan prestado los servicios o suplido los suministros (Hallazgo 12-f). 19. Obtener previamente la autorizacin de la Asamblea Municipal para la concesin de

donativos a entidades sin fines de lucro [Hallazgo 12-h(1)] . 20. Requerir a la entidad a la cual se le concedi un donativo de fondos, el informe sobre el uso dado a los mismos [Hallazgo 12-h(2)] . 21. Requerir previamente a los contratistas que realicen obras para el Municipio las plizas correspondientes del Fondo del Seguro del Estado y asegurarse de que las mismas estn vigentes hasta que se terminen los trabajos en las obras (Hallazgo 13-b y c). 22. Ver que los contratos de servicios profesionales y para la construccin de obras contengan todas las clusulas e informacin requeridas por la Ley Nm. 5 del 30 de diciembre de 1986, Ley Orgnica de la Administracin para el Sustento de Menores, por el Artculo 8.016(c)(4) de la Ley Nm . 81, y por el Memorando Circular OCAM 92-31 del 28 de octubre de 1992 . Tambin debe considerar incluir clusulas e informacin similares a las que se establecen en el Memorando Circular Nm. 07-93 emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernacin (Hallazgo 14-a). 23. Ver que se sometan a esta Oficina, dentro del tiempo establecido para ello, copia de todos los contratos que se formalicen, segn se requiere por la Ley Nm . 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, y por el Reglamento Nm. 33 promulgado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley (Hallazgo 14-c). 15

24. Asegurarse de que se formalicen contratos por escrito para la prestacin de servicios, antes de que se comiencen a prestar los servicios (Hallazgo 14-d) . 25. Asegurarse de que se corrijan las situaciones relacionadas con : a. el uso de la propiedad municipal por consultores que prestan servicios por contrato al Municipio (Hallazgo 15-c), y b. el uso de vehculos municipales por funcionarios y empleados durante las 24 horas del da (Hallazgo 15-d). 26. Ver que se encuentre la propiedad que se indica en el Hallazgo 16-a o, en su defecto, recobrar el costo de la misma de los funcionarios responsables . 27. Informar al Secretario de Justicia y a la Secretaria de Hacienda, a la Oficina del Contralor y a la Polica, la desaparicin de propiedad (Hallazgo 16-b) . Al Presidente de la Asamblea Municipal 28. Informar a la Asamblea Municipal sobre las situaciones que se comentan en los hallazgos 3, 6-a(1), 8, 10 y 12-h(1), para las medidas correctivas que procedan, y establecer un plan de seguimiento para que stas se atiendan . CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe fueron sometidos al Alcalde, Hon. Csar Mndez Otero y al Presidente de la Asamblea Municipal, Hon. Jos O. Rodrguez Conde, para comentarios .

COMENTARIOS DE LA GERENCIA

El Alcalde sometio sus comentarios sobre nuestros hallazgos por carta del 18 de agosto de 2000 (carta del Alcalde Mendez Otero). Sus observaciones se inc1uyen en los hallazgos del Anejo 1. El Presidente de la Asamblea Municipal sometio sus comentarios por carta del 8 de agosto de 2000. Sus observaciones se consideraron en la revision de los hallazgos de este informe.

RECONOCIMIENTO

Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Municipio por la cooperacion que nos prestaron durante nuestra auditoria.

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MUNICIPIO DE RIO GRANDE Hallazgos

Anejo 1

Hallazgo 1 - Fondos municipales utilizados para el pago de servicios relacionados con actividades poltico-partidistas a. En noviembre de 1999 el Municipio pag $1,000 a un fotgrafo por servicios de fotografa prestados a un comit local en actividades poltico-partidistas que promovan la candidatura a un puesto electivo de un funcionario municipal. Dicho pago se incluy como parte de otros servicios oficiales prestados por el fotgrafo al Municipio. septiembre de 1999. b. En septiembre de 1999 un funcionario municipal, en su carcter personal, formaliz un Los servicios se prestaron al referido comit local en

contrato con un hotel para reservar 75 habitaciones del 17 al 19 de dicho mes para la celebracin de su cumpleaos . Dicha actividad era para recolectar fondos para promover su candidatura a un puesto electivo . Se determin que dicho hotel factur $9,482 por sus servicios. De este importe, el comit poltico que promova su candidatura al puesto electivo pag $6,579 en septiembre de 1999 . restantes $2,903 los pag el Municipio al hotel en enero de 2000. En el Artculo VI, Seccin 9 de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico se dispone que slo se dispondr de las propiedades y fondos pblicos para fines pblicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley. En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. 18 Los

(Cont. Anejo 1) En el Artculo 3 .2-C de la Ley Nm . 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, se establece que ningn funcionario o empleado pblico utilizar los deberes y las facultades de su cargo ni la propiedad y fondos pblicos para obtener, directa o indirectamente para l, para algn miembro de su unidad familiar, ni para cualquier otra persona, negocio o entidad, ventaja, beneficios o privilegios que no estn permitidos por ley. Estas situaciones ocasionaron el uso ilegal de fondos para propsitos ajenos a la gestin pblica. El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas y actuaron en perjuicio del inters pblico . En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : El Alcalde de Ro Grande, en ningn momento, ha firmado acuerdo o contrato alguno, en su carcter personal con suplidores del Municipio, incluyendo un hotel reservando habitaciones de clase alguna para la celebracin de su cumpleaos . De existir algn documento con la firma del Alcalde, relacionado con lo planteado en este hallazgo, la referida firma no corresponde a ste. Cualquier acuerdo, con relacin a la celebracin de actividades de ndole poltica, para la recoleccin de fondos para promover la candidatura del Alcalde a la reeleccin, fue realizado por un comit independiente, que en su derecho a la libertad de asociacin se organiz a tales fines . Por otra parte, esta actividad por ser una de carcter privado, no tiene ninguna relacin con el Municipio de Ro Grande . Dado lo anterior, hemos procedido a gestionar el recobro del pago de $2,903, que fue facturado indebidamente por el hotel sealado al Municipio de Ro Grande (Apartado b). Consideramos las observaciones del Alcalde respecto al Apartado "b", pero determinamos que el mismo prevalece . Vanse las recomendaciones 1 y 3 a la 5 . Hallazgo 2 - Conflicto de intereses En julio de 1999 el Municipio formaliz un contrato por $47,712 con un hotel para reservar 111 habitaciones para las comparsas y participantes del carnaval de ese ao. En septiembre de 1999 y enero de 2000 el Municipio pag $21,223 al hotel por el uso de las habitaciones en julio de 1999 y otros servicios relacionados . 19

(Cont. Anejo 1) En septiembre de 1999 un funcionario municipal, en su carcter personal, formaliz un contrato con dicho hotel para el uso de 75 habitaciones del 17 al 19 de dicho mes para la celebracin de su cumpleaos (vase el Hallazgo 1-b). Dicha actividad era para recolectar fondos para promover su

candidatura a un puesto electivo. En el contrato se estipul que el hotel obsequiara un bizcocho para la actividad, mantendra los precios que se facturaron en una actividad similar en el 1998 y concedera un precio mdico para una habitacin especial ("suite"). Se determin que dicho hotel factur $9,482 por dichos servicios, los cuales se le pagaron por un comit poltico local y por el Municipio en septiembre de 1999 y enero de 2000, respectivamente. l funcionario aludido estaba impedido de formalizar dicho contrato, en su carcter personal, con el hotel indicado porque para esa fecha ste tena relaciones contractuales con el Municipio. En la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, segn enmendada, Ley de tica Gubernamental, se establece lo siguiente : - Ningn funcionario o empleado aceptar o mantendr un empleo o relaciones contractuales, de negocio o responsabilidades adicionales a las de su empleo o cargo pblico, ya sea en el gobierno o en la esfera privada que, aunque legalmente permitidos, tenga el efecto de menoscabar su independencia de criterio en el desempeo de sus funciones (Artculo 3.3-A) . - Ningn funcionario o empleado pblico aceptar o mantendr relaciones contractuales de negocio con una persona, negocio o entidad que est reglamentada por o que haga negocios con la agencia gubernamental para la cual l trabaja cuando el funcionario o empleado pblico participe de las decisiones institucionales de la agencia o tenga facultad para decidir o influenciar las actuaciones oficiales de la agencia que tenga relacin con dicha persona, negocio o entidad (Artculo 3.3-B) . En el Artculo 12-C y D del Reglamento de tica Gubernamental se establece lo siguiente : - Ningn funcionario o empleado pblico, en su carcter privado, ya sea personalmente o a travs de una sociedad, asociacin, comit, agrupacin o persona jurdica podr celebrar un contrato con una 20

(Cont. Anejo 1) persona natural o jurdica con quien la agencia gubernamental para la cual trabaja mantiene relaciones contractuales de negocio, si dicho funcionario o empleado pblico, como parte de sus funciones oficiales particip sustancialmente en la otorgacin de las mismas . - Ningn funcionario o empleado pblico podr, como parte de sus funciones oficiales y en representacin de la agencia gubernamental para la cual trabaja, llevar a cabo un contrato con cualquier persona, negocio o entidad con la cual, antes de ser servidor pblico, hubiera otorgado un contrato y el mismo estuviera vigente . Slo podr llevarse a cabo la contratacin si se le demuestra al Director que el contrato formalizado por el funcionario o empleado pblico, en su carcter privado, cumpli con todas las normas comunes para el otorgamiento del mismo . Esta situacin ocasion un conflicto de intereses que tuvo que afectar adversamente la buena imagen del Municipio . Adems, constituye una concesin de privilegio. Por otra parte, pudieron haberse utilizado recursos del Municipio para fines ajenos al inters pblico. El funcionario municipal indicado no cumpli con las disposiciones citadas . En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : Este sealamiento debe ser eliminado por los hechos presentados en la contestacin al hallazgo anterior . El Alcalde de Ro Grande nunca ha firmado un acuerdo con el hotel aludido para la celebracin de una fiesta de cumpleaos . Los acuerdos para este evento fueron realizados por personas particulares pertenecientes a un Comit que promovi la candidatura del Primer Ejecutivo . Cualquier contrato o acuerdo que contenga la firma del Alcalde relacionado con este tipo de actividad, no fue firmado por ste. Vanse las recomendaciones 1, 3, 4 y 6. Hallazgo 3 - Contratacin y facturacin en exceso de servicios relacionados con los daos ocasionados por el Huracn Georges, y otros servicios que no eran eleggibles para FEMA En septiembre de 1998 el Alcalde formaliz dos contratos con un contratista a un costo estimado de $14,899,750 para el recogido de escombros, la limpieza de cunetones y registros pluviales, el corte de rboles removidos y trozados, y la transportacin de los escombros al vertedero, como consecuencia de 21

(Cont. Anejo 1) los daos ocasionados por el Huracn Georges. Los contratos se pagaran con fondos provenientes de la "Federal Emergency Management Administration" (FEMA). En los contratos se estimaron los siguientes trabajos : Descripcin Recogido de 240,000 yardas cbicas de escombros Limpieza pluvial de 70,000 pies lineales Limpieza de 1,480 pocetos Limpieza de 8,324,000 pies lineales de cunetones, cunetas y encintados Corte de rboles removidos y trozados (10,542 rboles de 4 a 36 pulgadas de dimetro y 1,992 rbobs de 37 pulgadas o ms de dimetro) Transporte de los escombros al vertedero Importe $6,480,000 1,120,000 185,000 3,329,600 2,585,150

1,200,000 $14,899,750

De diciembre de 1998 a julio de 1999 el contratista factur al Municipio $8,526,500, mediante certificaciones, por los siguientes trabajos : Descripcin Recogido de 120,000 yardas cbicas de escombros Limpieza pluvial de 38,000 pies lineales Limpieza de 6,000,000 pies lineales de cunetones, cunetas y encintados Corte de rboles removidos y trozados (10,542 rboles de 4 a 36 pulgadas de dimetro y 1,992 rboles de 37 pulgadas o ms de dimetro) Importe $3,240,000 608,000 2,400,000 2,278,500

$8,526,500

22

(Cont. Anejo 1) FEMA aprob fondos al Municipio por $1,954,368 para el recogido de escombros, de un total de $3,240,000 facturados por el contratista, los cuales ste pag al referido contratista. Para los otros renglones facturados, que ascendieron a $5,286,500, no aprob fondos porque no eran actividades elegibles conforme a las normas de dicha agencia. Esto represent una diferencia entre lo facturado al Municipio por el contratista y lo aprobado por FEMA de $6,572,132. El Municipio pag tambin de sus fondos $1,088,132 al contratista. Por lo que a junio de 1999 el Municipio haba pagado al contratista $3,042,500 de lo facturado y adeudaba los restantes $5,484,000 . Por otro lado, FEMA estableci que las yardas cbicas de escombros recogidos y depositadas en el Vertedero Municipal ascendieron a 72,384, en lugar de las 120,000 facturadas por el contratista, lo cual represent un total de 47,616 yardas cbicas facturadas en exceso . Con relacin a los procesos de supervisin, facturacin y los pagos de dichos servicios se determin lo siguiente: a. En los expedientes examinados no haban documentos originales . En su lugar, se encontraron fotocopia de los informes de trabajo realizados. Dichos informes no eran confiables porque los mismos contenan errores matemticos y no estaban certificados por el contratista. b. El Municipio no mantena los controles adecuados de supervisin sobre los trabajos contratados para asegurarse de que se haban rendido en las fechas y por las cantidades facturadas . c. No se pudo corroborar la correccin del equipo utilizado por el contratista para brindar los servicios, ya que varias de las tablillas indicadas en los informes diarios no aparecan registradas en los archivos del Departamento de Transportacin y Obras Pblicas. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: - Los municipios pueden aceptar, administrar y cumplir con las condiciones y requisitos respecto a cualquier concesin o donacin que se les entregue o autorice . Pueden, adems, entrar en 23

(Cont. Anejo 1) convenios con el Gobierno Federal y sus dependencias para el desarrollo de obras pblicas municipales o para la prestacin de servicios, conforme con la legislacin federal y estatal vigente (Artculo 2.001) . - El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos . En el Captulo III, Seccin 5(4)-p-2 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que los municipios que administran subvenciones o contratos federales deben seguir las disposiciones de la Carta Circular OMB-A-87 . En dicha Carta Circular se disponen los requisitos a seguir, siendo la intencin de la misma establecer uniformidad y consistencia entre las agencias federales en la administracin de dichos contratos o subvenciones. Las agencias federales que asignan fondos a los municipios establecen reglamentos, polticas y procedimientos para la administracin y fiscalizacin de los distintos programas, los cuales se deben cumplir . Estas situaciones pueden afectar al Municipio, ya que existe la posibilidad de que tenga que asumir los costos no reembolsados por FEMA. Adems, demuestran que no se administraron

eficientemente los fondos asignados para mitigar los daos del Huracn Georges. Tambin propician la comisin de irregularidades. El Alcalde y los dems jefes de las dependencias municipales concernientes no protegieron los intereses del Municipio respecto a la situacin sealada. En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : Es bueno clarificar que las cantidades de los contratos sealados y que fueron registradas en los registros municipales eran estimados mximos aproximados a ser pagados si el contratista evidenciaba que las cantidades de escombros, limpieza de tuberas y otros 24

(Cont. Anejo 1) renglones que fueron estimadas eran recogidas o limpiadas. Al contratista se le pag por trabajos realizados y aprobados por FEMA, segn lo establecan los contratos entre las partes . Los referidos contratos tenan carcter contingente, pues el pago estaba condicionado a que FEMA aprobara los fondos y al pago de trabajo realmente ejecutado por el contratista. Con relacin a la cuanta de los contratos el Municipio se vio obligado a registrar estos por la cantidad mxima, debido a la poltica pblica de la Oficina del Contralor que establece que los contratos deben ser registrados con una cuanta especfica, an cuando eran de ndole contingente. Consideramos las observaciones del Alcalde, pero determinamos que el hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 4, 7, 8 y 28 . Hallazgo 4 - Compras de materiales y adquisicin de servicios sin la celebracin de subastas y sin obtener cotizaciones a. En los aos fiscales 1997-98 al 1999-00 se ordenaron compras y servicios por $576,728 para la celebracin de carnavales y otras festividades sin la celebracin de subastas pblicas, segn se indica : Concepto Compra de materiales y servicios de decoracin Recordatorios Iluminacin y trabajos de electricidad Alquiler de gradas, remolques y tarimas Servicios de "catering" Alquiler de generadores y plantas elctricas Servicios de transportacin Servicios de sonido Fuegos artificiales 1998-99 y 1999-00 1998-99 1998-99 y 1999-00 1998-99
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Aos fiscales 1998-99 y 1999-00 1997-98 al 1999-00

Importe $197,200 107,435 71,064 66,765 39,655 29,200 24,619 20,815 19,975 $576.728

Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10. 25

(Cont. Anejo 1) b. En mayo de 1997 el Alcalde formaliz un contrato para el arrendamiento con opcin a compra de una guagua con equipo para detectar drogas, alcohol y explosivos por $204,233, sin celebrar subasta pblica. c. En enero y febrero de 1999 se ordenaron compras de equipo de computadoras por $50,915 sin tampoco celebrar subastas pblicas . A junio de 1999 el Municipio haba pagado $13,846 de dichas compras. Los restantes $37,069 estaban pendientes de pago. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: - Los municipios debern hacer mediante subasta pblica toda compra de materiales, equipo, medicinas, y comestibles de igual o similar naturaleza, uso o caractersticas que exceda de $10,000 [Artculo 10 .001(a)] . - La Junta de Subastas entender y adjudicar todas las subastas que se requieran por ley, ordenanza o reglamento y en los contratos de arrendamiento de cualquier propiedad mueble e inmueble, y de servicios, tales como: vigilancia, mantenimiento de equipo de refrigeracin y otros (Artculo 10.006). - Todo desembolso de fondos deber ir acompaado de una certificacin del funcionario o empleado municipal responsable de efectuar el mismo. Se prohbe todo desembolso que no est acompaado de los documentos y pliegos de subastas requeridos por ley o reglamento

[Artculo 10.007(b)] . d. En los aos fiscales 1996-97 al 1999-00 se ordenaron compras y servicios por $83,133 para la celebracin del carnaval y otras actividades, cuyos importes individuales y anuales no excedan de $10,000, sin obtener cotizaciones de precio de, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado. A continuacin presentamos el desglose :

(Cont. Anejo 1) Concepto Fuegos artificiales' Materiales de decoracin Servicios de transportacin Materiales de construccin Alquiler de carpas Juguetes Alquiler de sillas, mesas y manteles Comestibles para las actividades festivas Mquinas de entretenimiento Iluminacin y trabajos elctricos 2 Placas y trofeos Servicio de sonido Aos fiscales 1996-97 al 1997-98 1997-98 al 1999-00 1997-98 1997-98 y 1998-99 1997-98 1997-98 y 1999-00
11

Importe $19,950 13,325 9,973 7,876 8,000 7,981 5,236 3,713 3,270 1,600 1,209 1,000 $83,133

1997-98 y 1998-99 1998-99 y 1999-00 1996-97 1998-99 y 1999-00 1996-97

Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10 . En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente : - Para las compras anuales hasta la cantidad mxima de $10,000 por materiales, equipo, comestibles, medicinas y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o caractersticas se debern obtener, por lo menos, tres cotizaciones de proveedores acreditados debidamente registrados como negocios bonafides bajo las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico [Artculo 10.002(b)] . En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 4(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece una disposicin similar . - El funcionario o empleado municipal que solicite, reciba y acepte las cotizaciones requeridas por ley o reglamento, deber escribir, en toda la documentacin pertinente, en forma legible y clara, su nombre completo y ttulo, y deber firmar en cada etapa del proceso, incluyendo la verificacin de exactitud y correccin de los estimados de costo. El funcionario o empleado autorizado a adjudicar la compra o servicio, certificar tal hecho escribiendo en forma legible y clara su nombre completo y ttulo, '
Desde enero de 1997 . Desde febrero de 1997 . 27

(Cont. Anejo 1) y estampando su firma. Adems, se prohibe el desembolso de fondos municipales para la compra de bienes, suministros, servicios u obras sin las debidas cotizaciones, excepto cuando se disponga lo contrario por ley o reglamento [Artculo 10 .007(a)] . e. En julio de 1997 y junio de 1999 el Alcalde orden la compra de recordatorios por $2,784 en Nebraska, EE. UU. Adems, el Municipio pag $620 por la transportacin de los mismos hasta

Puerto Rico . Esto aument el costo de adquisicin a $3,404. Los mismos seran repartidos durante la celebracin del carnaval de los aos 1997 al 1999 . Para la compra de estos materiales no se solicitaron cotizaciones de precio a, por lo menos, dos proveedores en el exterior. En el Municipio no se encontr evidencia que demostrara que dichos materiales no pudieran conseguirse en Puerto Rico y que no hubiera representantes autorizados que los pudieran proveer. En el Artculo 10.002(d) de la Ley Nm. 81 se establece que se obtendrn cotizaciones de no menos de dos suplidores o traficantes acreditados y la compra se efectuar en vista de tales precios, de igual modo que si se hiciese por subasta, para la compra de materiales o equipo que no pueda adquirirse en Puerto Rico porque no estn fsicamente disponibles localmente o porque no existe un representante o agente autorizado de la empresa que los provea. En el Captulo VIII, Parte V, Seccin 4 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Las situaciones sealadas en los apartados "a" al "e" impidieron que el Municipio tuviera a su disposicin varias alternativas y seleccionara aqullas que le ofrecieran las condiciones ms ventajosas. El Alcalde y los directores de finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio. En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente: Debemos impugnar la cuantificacin de este hallazgo, pues la misma forma parte de lo sealado en otro hallazgo de esta auditora, dando errneamente la impresin de que fueron gastos adicionales, incurridos en los renglones sealados. Con relacin a que en la 28

(Cont. Anejo 1) contratacin de las transacciones aludidas no se efectu subasta, debemos aclarar que los servicios contratados, eran de ndole especializados, por lo que slo exista un suplidor disponible . Ejemplo de esto lo fue la compra de materiales y servicio de decoracin . Este servicio slo era ofrecido por el artesano que confeccion los materiales para la decoracin del pueblo, quien es el proveedor nico de los mismos (Apartado a). Se ha emitido la directriz correspondiente a los fines de que este tipo de situacin no se repita . Sin embargo, es bueno aclarar que para efectuar la referida compra el Municipio solicit cotizaciones a varios suplidores, siendo adjudicada sta a la que ofreci el precio y las condiciones ms beneficiosas (Apartado c). Consideramos las observaciones del Alcalde, pero determinamos que todos los apartados del hallazgo prevalecen . Vanse las recomendaciones 4 y 9 al 11. Hallazgo 5 - Cheques y comprobante de pago no encontrados, falta de certificaciones y de justificantes en los comprobantes, y compras y servicios sin rdenes de compra ni requisiciones previas a(1) No se encontraron para examen 68 cheques por $466,974 emitidos de abril de 1997 a octubre de 1999 . (2) Tampoco se encontr un comprobante de pago por $74,400 que fue emitido en julio de 1998 . (3) De enero de 1997 a octubre de 1999 se tramitaron para pago 61 comprobantes de desembolso por $3,581,706 en los cuales no se incluy evidencia de que stos fueran preintervenidos antes de que los directores de finanzas autorizaran el pago de los mismos. (4) De julio de 1997 a julio de 1999 se tramitaron para pago los siguientes comprobantes de desembolso que carecan de la firma de los siguientes funcionarios :

(Cont. Anejo 1) Nmero de 3 8 17

Funcionario Alcalde Directores de Finanzas Jefe de la dependencia

bantes pro com

Importe $ 263,482 238,218 3,961,557

(5) De abril de 1997 a agosto de 1999 se autorizaron 144 comprobantes de desembolso por $1,159,504 que carecan de las facturas de los proveedores que prestaron los servicios o suministraron los materiales. Las facturas incluidas en otros dos comprobantes de desembolso por $176,200 no estaban firmadas por los proveedores. (6) De enero de 1997 a octubre de 1999 el Director de Finanzas autoriz 69 comprobantes de desembolso por $333,764 que carecan de la certificacin del funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que los materiales o servicios se recibieron de conformidad. (7) De junio de 1997 a junio de 1998 el Alcalde y los directores de finanzas autorizaron pagos por $49,787 a un consultor por servicios relacionados con el cobro de patentes municipales, cuyos comprobantes de desembolso carecan de la certificacin de los recaudos realizados como resultado de los servicios que prest el referido consultor. (8) En 27 comprobantes de desembolso por $134,302 emitidos de febrero de 1997 a marzo de 1999 por servicios profesionales no se incluy el detalle de las horas de servicio prestadas por los consultores . (9) Los directores de finanzas no marcaron como pagados 375 comprobantes de desembolso y sus justificantes por $5,830,807 emitidos de enero de 1997 a octubre de 1999. Situaciones similares se comentaron en el informe de la auditora anterior M-98-8.

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(Cont. Anejo 1) En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente : - El Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que reciba el municipio [Artculo 3 .009(s)] . - El Director de Finanzas mantendr y custodiar todos los libros, rcords y documentos relacionados con la actividad contable y financiera del municipio [Artculo 6.005(d)]. - El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8.005). En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se

incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. - Los procedimientos para incurrir en gastos y pagarlos, y para recibir y depositar fondos pblicos municipales tendrn los controles adecuados que impidan o dificulten la comisin de irregularidades y que permitan que, de stas cometerse, se puedan fijar responsabilidades

[Artculo 8.010(d)] . En el Captulo IV, secciones 1, 4, 7, 9(2), 12, 13, 21(1) y (2) y en el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 3 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone lo siguiente : - Los documentos que dan base a un pago deben originarse en las distintas unidades administrativas del municipio y debern ser aprobados por los jefes de dichas unidades . - No se deber efectuar desembolso alguno a menos que todas las certificaciones del comprobante de pago hayan sido debidamente efectuadas por los funcionarios autorizados . - El Director de Finanzas no aprobar para pago ningn documento si el mismo no est certificado como correcto por la unidad de preintervencin o el encargado de la preintervencin.

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(Cont. Anejo 1) - El Director de Finanzas efectuar el pago de las obligaciones solamente cuando los gastos estn debidamente comprobados y justificados por los documentos que presente la parte interesada. - Los comprobantes y cheques cancelados y cualquier otro documento que justifique un pago debern ser archivados por el Director de Finanzas Contralor de Puerto Rico . - El Director de Finanzas no aprobar el pago de aquellas cuentas que no estn acompaadas de una factura debidamente firmada por el acreedor que prest los servicios o sirvi los suministros. - El Alcalde, o su representante autorizado, tomar las providencias necesarias para determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y las responsabilidades estipuladas en el contrato . - El Director de Finanzas ordenar los pagos por estos servicios de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificacin de que los servicios o las tareas se rindieron segn los trminos del contrato y en forma aceptable. - El oficial receptor de la mercanca cotejar cuidadosamente la misma y certificar en el informe de recibo que la mercanca recibida concuerda con lo estipulado en el conduce del proveedor y la orden de compra. Es norma de control interno y de sana administracin que los comprobantes de desembolso y sus justificantes contengan la informacin, las firmas y las certificaciones necesarias para que se pueda verificar en todo momento la correccin de los desembolsos efectuados y poder fijar responsabilidades . Adems, que los justificantes se marquen como pagados una vez se efecten los pagos correspondientes . Estas situaciones propician la comisin de irregularidades en los desembolsos. Adems, nos impidieron verificar la correccin y propiedad de dichos gastos . El Alcalde y los directores de finanzas no cumplieron con las disposiciones indicadas. 32 para ser intervenidos por la Oficina del

(Cont. Anejo 1) b. De julio de 1997 a octubre de 1999 se ordenaron compras y servicios por $15,745,045 sin que se emitieran previamente las rdenes de compra correspondientes . Las mismas se emitieron y se registraron de 2 a 218 das despus de recibirse los bienes y los servicios . Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-8. En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) al (4) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que los municipios debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propsito de que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan . Se dispone adems, que no debern obtener materiales, equipo o servicios sin la orden de compra correspondiente y que el Director de Finanzas debe certificar la disponibilidad de fondos antes de procesar cualquier orden. Esta situacin pudo resultar perjudicial para el Municipio, ya que no permite mantener un control adecuado de las compras y del presupuesto . Adems, propicia la comisin de irregularidades . El Alcalde y los directores de finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas y se apartaron de normas de sana administracin. En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : A fin de evitar que estas situaciones de controles internos se repitan, hemos reforzado el Departamento de Finanzas, mediante el nombramiento de personal adicional al rea de pre-intervencin de documentos. Esto crear un ente fiscalizador que evale que todas las transacciones de desembolsos estn debidamente cumplimentadas, previo a la autorizacin o emisin de un pago (Apartado a). Estas situaciones en su mayora surgieron debido a situaciones de emergencia, particularmente en el perodo correspondiente al paso del Huracn Georges. Las mismas no debern prevalecer en el futuro, a tono con lo establecido en nuestra contestacin al hallazgo anterior (Apartado b). Vanse las recomendaciones 4, 12-a al c y 13.

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(Cont. Anejo 1) Hallazgo 6 - Venta de propiedad y contratacin ilegal con dos exfuncionarios municipales a. De octubre de 1997 a mayo de 1998 el Alcalde realiz las transacciones que se indican a continuacin con una corporacin en la cual un exfuncionario municipal tena intereses econmicos, sin que transcurrieran los dos aos que se requieren en la ley, desde que ces en su puesto en el Municipio. El exfuncionario municipal ocup el puesto de Director de Recursos Externos en el Municipio hasta septiembre de 1996 . A continuacin presentamos los detalles de las transacciones : (1) En octubre de 1997 el Alcalde, con la autorizacin de la Asamblea Municipal, vendi un solar a una corporacin por $90,000 para el desarrollo de un proyecto de viviendas para familias de ingresos moderados. (2) En noviembre de 1997 y mayo de 1998 el Alcalde formaliz dos contratos con la referida corporacin por $290,000 para realizar trabajos relacionados con la tasacin de la propiedad inmueble. De diciembre de 1997 a octubre de 1999 el Municipio pag $184,339 a la corporacin mencionada por dichos servicios. El exfuncionario municipal indicado era incorporador de dicha corporacin y tena intereses econmicos en la misma. En febrero de 1999 dicho ex funcionario vendi su participacin en la

corporacin a otros de los incorporadores . b. En julio de 1998 y julio de 1999 el Alcalde formaliz dos contratos por $86,400 con un asesor para prestar servicios profesionales para supervisar la calidad de los servicios y los programas de desarrollo comunitario, y por asesoramiento al personal de confianza. De julio de 1998 a agosto de 1999 el Municipio pag $33,660 por los servicios prestados hasta julio de 1999 . El asesor indicado ocup un puesto en el Municipio, en calidad de destaque, hasta febrero de 1998 . Los contratos se formalizaron y los servicios se prestaron antes de que transcurrieran los dos

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(Cont. Anejo 1) aos que requiere la ley, contados a partir de la fecha en que el empleado ces en sus funciones con el Municipio. Para realizar las transacciones mencionadas en los apartados "a" y "b" el Municipio no obtuvo una dispensa del Director de la Oficina Central de Administracin de Personal, ahora Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administracin de Recursos Humanos (OCALARH), ni del Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental, contrario a lo requerido por ley. Estas situaciones las referimos a la Oficina de Etica Gubernamental mediante carta de febrero de 2000 . En el Artculo 3.7-E de la Ley Nm . 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, se dispone que ninguna agencia ejecutiva contratar con o para beneficio de personas que hayan sido funcionarios o empleados pblicos hasta tanto hayan transcurrido dos aos desde que dicha persona haya cesado en sus funciones como tal. El Gobernador podr expedir dispensa en cuanto a la aplicabilidad de esta disposicin siempre que tal dispensa resulte en beneficio del servicio pblico. En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. Las situaciones comentadas ocasionaron la venta ilegal de la mencionada propiedad por $90,000 y pagos ilegales por $217,999 . adversamente al Municipio . El Alcalde y los ex funcionarios municipales indicados no cumplieron con las disposiciones citadas. 35 Adems, ocasionaron un conflicto de intereses que pudo afectar

(Cont. Anejo 1) En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : En cuanto a la venta de un solar para el desarrollo de vivienda para familias de ingresos moderados, debemos indicar que la transaccin se llev a cabo debido a la necesidad de viviendas a costo accesible para sectores de ingresos moderados en la jurisdiccin municipal de Ro Grande. Adems, el Municipio en este momento no contaba con los recursos para poder llevar a cabo dicho desarrollo por su propia cuenta . En este caso, exista un inters apremiante de poder llevar a cabo proyectos de vivienda a bajo costo en conjunto con la empresa privada . De un anlisis a la situacin planteada surge que la Corporacin Ro Grande Ideas, subscribi varios contratos con el Municipio de Ro Grande . En ninguno de estos comparece el ex-funcionario sealado, el cual ocup el puesto de Director de Recursos Externos en el Municipio hasta septiembre de 1996. Debido a que el ex-funcionario sealado no suscribi y firm dichos contratos, el Municipio no tena constancia de la ilegalidad de la accin. A tenor con lo anterior, hemos impartido instrucciones al Director de Finanzas para que hagan las gestiones necesarias para verificar los pagos a los consultores y a su vez, haga gestiones necesarias para que los asesores legales del Municipio evalen estos hallazgos y proceda conforme a derecho en el recobro de lo pagado (Apartado a). Contrario a lo expuesto en este hallazgo, el ex-funcionario sealado s obtuvo una dispensa del Director de la Oficina Central de Administracin de Personal, fechada el da 30 de marzo de 1998. Copia de la misma fue remitida a la Oficina de Etica Gubernamental. Se debe aclarar que los servicios brindados por el ex-funcionario no constituan un puesto dentro de los planes de clasificacin y retribucin para los Servicios de Carrera y Confianza del Municipio de Ro Grande . Estos fueron extremadamente necesarios y dado a la falta de recursos humanos disponibles y con experiencia en el Municipio, se procedi con la contratacin de ste (Apartado b). Consideramos las observaciones del Alcalde respecto al Apartado "b", pero determinamos que el mismo prevalece . Vanse las recomendaciones 3, 4, 6 y 28. Hallazgo 7 - Contratacin ilegal de un empleado regular del gobierno a. En noviembre de 1998 el Alcalde formaliz un contrato por $25,000 con un ingeniero para la prestacin de servicios de inspeccin en la instalacin de toldos en estructuras afectadas por el Huracn Georges . Dicho contrato fue enmendado en diciembre de 1998 para incluir servicios adicionales por De diciembre de 1998 a mayo de 1999 el

$5,000, lo cual aument el monto del mismo a $30,000 .

Municipio pag $29,800 a dicho ingeniero por los servicios prestados . Durante el referido perodo en que 36

(Cont. Anejo 1) dicho ingeniero prest los servicios al Municipio, tambin ocupaba un puesto regular de ingeniero en entrenamiento en la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados . Por ello, estaba impedido legalmente de prestar servicios al Municipio mediante compensacin. b. En mayo de 1999 el Alcalde formaliz otro contrato por $31,500 con el ingeniero mencionado en el Apartado "a" para realizar trabajos de pintura en una escuela . A enero de 2000 el Municipio haba pagado $27,465 al referido ingeniero por los trabajos realizados y le adeudaba los restantes $4,035 . Para realizar dichas contrataciones no se obtuvieron las dispensas requeridas por ley de parte del Comisionado de Asuntos Municipales. Las situaciones sealadas las referimos a la Oficina de Etica Gubernamental mediante carta de febrero de 2000. Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-8. En la Ley Nm . 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, se establece lo siguiente : - Ningn funcionario o empleado que est regularmente empleado en el Gobierno, recibir paga adicional o compensacin extraordinaria de ninguna especie del Gobierno de Puerto Rico o de cualquier municipio, junta, comisin u organismo que dependa del Gobierno, en ninguna forma, por servicio personal u oficial de cualquier gnero, aunque sea prestado en adicin a las funciones ordinarias de dicho funcionario o empleado. Esto, a menos que la referida paga o compensacin extraordinaria est expresamente autorizada por el Artculo 177 del Cdigo Poltico o por alguna otra disposicin de ley (Artculo 3 .2-F). - Ningn funcionario o empleado pblico podr ser parte o tener algn inters en las ganancias o beneficios producto de un contrato con cualquier agencia ejecutiva o dependencia gubernamental a menos que el Gobernador, previa recomendacin del Secretario de Hacienda y del Secretario de Justicia, expresamente lo autorice (Artculo 3.3-E) . 37

(Cont. Anejo 1) En el Artculo 177(a) del Cdigo Poltico se establece una disposicin similar a la del Artculo 3 .2-F de la Ley de Etica Gubernamental. Adems, los servicios prestados por el empleado mencionado no estn incluidos entre las excepciones autorizadas por dicho Artculo del Cdigo Poltico. En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Memorando Especial Nm. 11-87 del 13 de abril de 1987 de la Oficina Central de Administracin de Personal (OCAP), ahora Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administracin de Recursos Humanos (OCALARH), se notific a los municipios la prohibicin de pagar compensacin adicional a funcionarios y empleados pblicos, a menos que una ley expresamente lo autorice . Estas situaciones ocasionaron que a enero de 2000 se efectuaran pagos ilegales por $57,265. El Alcalde, el Director de Finanzas y el empleado contratado no actuaron con el debido cuidado administrativo en este caso, en perjuicio de los mejores intereses del Municipio. Tampoco cumplieron con las disposiciones citadas.

(Cont. Anejo 1) En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente: El contrato suscrito entre el Municipio de Ro Grande y el referido empleado regular de gobierno, provee una clusula en la cual la persona o compaa contratante certifica y garantiza que al contratar los servicios, ste no incurre en violacin a las leyes y reglamentos de la Oficina de Etica Gubernamental y que no hay condicin de conflicto de intereses y/o violacin a la poltica pblica en cuanto a los conflictos de intereses contratados por el Gobierno . Tomando como base esta clusula hemos impartido instrucciones a nuestros asesores legales con el propsito de que se gestione el recurso legal que proceda en derecho. Vanselas recomendaciones 3, 4 y 6. Hallazgo 8 - Desembolsos incurridos por equipo, obras y servicios profesionales que no haban tenido o estaba sin utilidad De diciembre de 1996 a junio de 1999 el Municipio incurri en gastos por $468,333 que no haban tenido o estaban sin utilidad alguna. A continuacin presentamos los detalles : a. En marzo de 1998 el Alcalde formaliz un acuerdo con un proveedor para el

arrendamiento con opcin a compra de una guagua con equipo para detectar drogas, alcohol y explosivos . El costo del equipo fue de $171,146 y los cargos por financiamiento por $61,387, para un total de $232,533 . A junio de 1999 el Municipio haba pagado $46,506 de dicho importe. A esta fecha, dicho equipo no se haba utilizado. La Guardia Municipal no estaba autorizada para efectuar esas pruebas. b. A noviembre de 1999 el Municipio no haba dado uso alguno a un generador de 400 kilovatios y a una subestacin elctrica adquiridos en septiembre de 1998 por $130,000. Dichos equipos se adquirieron para atender la emergencia causada por el Huracn Georges. Nuestros auditores observaron que estos equipos estaban abandonados . c. De diciembre de 1996 a diciembre de 1997 el Municipio incurri en desembolsos por $35,000 por la instalacin del alumbrado al parque de bisbol de la Segunda Seccin de la Urbanizacin Ro Grande Estates. Dicho parque estaba sin utilizar porque al 30 de junio de 1999 el Alcalde no haba 39

(Cont. Anejo 1) hecho las gestiones necesarias para que el Departamento de Recreacin y Deportes Estatal obtuviera los servicios de energa elctrica para el alumbrado de dicho parque. Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10. d. En septiembre de 1998 el Alcalde formaliz un contrato con un proveedor para el arrendamiento de un local por $40,800. El local se utilizara para la ubicacin de un museo. El contrato tiene una vigencia hasta julio de 2001 . A junio de 1999 el Municipio haba pagado $34,000 por el

arrendamiento del local. Sin embargo, el Municipio no haba dado uso alguno al mismo. En una inspeccin realizada por nuestros auditores en dicha fecha se observ que el Municipio no haba realizado las mejoras necesarias para habilitar el local para ubicar el museo. e(1) En julio de 1997 el Alcalde formaliz un contrato con un consultor para planificar y brindar asistencia tcnica para aumentar los ingresos por la contribucin sobre la propiedad mueble e inmueble . De acuerdo con los trminos del contrato, los servicios consistan en asistir al Municipio en las gestiones de cobro de las cuentas atrasadas, en la determinacin de posibles contribuyentes que no radicaran la planilla de contribucin o que la radicaran con deficiencias, en la tasacin de la propiedad inmueble, y para evaluar e investigar las exoneraciones de contribuciones sobre la propiedad inmueble y cambio de uso de dichas propiedades. De agosto de 1997 a febrero de 1998 el Municipio pag $22,500 al contratista por los servicios prestados . Las tareas del consultor consistieron solamente, segn los informes de trabajo sometidos por ste, en la revisin de expedientes en las oficinas de la Administracin de Reglamentos y Permisos y en el Municipio para determinar obligaciones contributivas por arbitrios y patentes municipales. (2) En julio de 1997 el Alcalde formaliz otro contrato con el mismo consultor por servicios de consultora para estudiar, analizar e investigar las declaraciones de volmenes de negocio y los arbitrios de construccin . Los honorarios se estipularon a base de $7,500, ms un 10 por ciento del 40

(Cont. Anejo 1) total de los aumentos registrados en los ingresos por las deficiencias por patentes municipales y arbitrios de construccin detectadas por l. En febrero de 1998 el Municipio pag los $7,500 a dicho consultor . En el Municipio no haba evidencia, ni sta nos fue suministrada para examen, sobre los beneficios recibidos por los servicios contratados con el consultor . El Municipio cuenta con un

Departamento de Finanzas para realizar dichas labores . Por esto, consideramos que dichos gastos por $30,000 constituyeron una erogacin de fondos innecesaria. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente : - El municipio tendr todos los poderes necesarios y convenientes para llevar a cabo todas las facultades correspondientes a un gobierno local y de aqullas incidentales y necesarias para ejercer el poder legislativo y ejecutivo en todo asunto que fuere de naturaleza municipal, que resulte en beneficio de la poblacin y para el fomento y progreso de sta [Artculo 2.001(o)]. - No se podr incurrir en gastos de fondos municipales que se consideren extravagantes, excesivos o innecesarios . Dicha Ley describe el gasto extravagante como uno fuera del orden y de lo comn, contra la razn, la ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento . Describe el gasto innecesario como todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempear las funciones que por ley se le han encomendado (Artculo 8.001) . - El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8.005) . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos .

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(Cont. Anejo 1) Estas situaciones ocasionaron que se incurriera en desembolsos para equipo, obras y servicios que no haban tenido utilidad alguna, lo que representa una erogacin de fondos innecesaria que pudo propiciar la comisin de irregularidades . Adems, denota falta de planificacin y de asesoramiento adecuado por parte del Alcalde . El Alcalde y los funcionarios municipales relacionados con esas transacciones no cumplieron con las disposiciones citadas y se apartaron de normas de sana administracin . En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : El referido equipo fue instalado en la Casa Alcalda para proveer energa elctrica en caso de emergencias . Cuando los auditores observaron el mismo, se estaba en el proceso de realizar la referida instalacin, no obstante el equipo al adquirirse provey energa elctrica a varias facilidades municipales activadas durante la emergencia del Huracn Georges, como lo fueron la Casa Alcalda, Defensa Civil y el Departamento de Obras Pblicas. Dado lo anterior entendemos que es incorrecto concluir que este equipo no tuvo utilidad, por el hecho de pasar y observarlo en varias ocasiones cuando no estaba en uso (Apartado b) . El Alcalde hizo las gestiones correspondientes con el propsito de que las facilidades sealadas obtuviesen los servicios de energa elctrica. No obstante, al esta facilidad ser propiedad del Departamento de Recreacin y Deportes Estatal, la coordinacin y la obtencin de la documentacin necesaria para facilitar la obtencin de los servicios, ha dificultado esto. Entendemos que no es justo concluir que los servicios de energa elctrica no se le han brindado por inaccin del Alcalde, ms an cuando es el Municipio el que provee la construccin del sistema elctrico (Apartado c). El local sealado esta en uso como el Museo del Cartel, el mismo fue mejorado y est brindando servicios a la comunidad como un programa de actividad cultural y cvica (Apartado d) . Los trabajos realizados por el consultor aludido, sirvieron como base para obtener ingresos adicionales por concepto de patentes y arbitrios de construccin de contribuyentes que no haban cumplido con su responsabilidad contributiva. Evidencia de sto se documenta en el aumento en los referidos renglones de ingresos durante los aos 1997-98 y 1998-99. Por lo que concluir que estos servicios no tuvieron utilidad es incorrecto (Apartado e).

(Cont. Anejo 1) Consideramos las observaciones del Alcalde respecto a los apartados "b", "c" y "e", pero determinamos que los mismos prevalecen . Vanse las recomendaciones 4, 8 y 28. Hallazgo 9 - Pago de deudas y obligaciones incurridas ilegalmente De julio de 1997 a agosto de 1999 el Alcalde y los directores de finanzas autorizaron pagos de 25 deudas por $79,778 contradas irregularmente con 12 proveedores en aos anteriores con cargo a las partidas de aos posteriores . Al momento de incurrirse en dichas obligaciones stas no se registraron en los libros del Municipio, por lo que no se obligaron los crditos correspondientes . Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-8. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente : - Los crditos autorizados para las atenciones de un ao fiscal especfico sern aplicados exclusivamente al pago de gastos legtimamente originados e incurridos durante el respectivo ao, o al pago de obligaciones contradas y debidamente registradas en los libros del municipio durante dicho ao [Artculo 8.004(a)] . - La violacin al Artculo 8.004(a) citado constituir causa suficiente para la aplicacin de medidas disciplinarias contra el funcionario o empleado que incurra en la misma [artculos 11 .011(b)(13) y 11 .012(d)]. - El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8.005) . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos .

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(Cont. Anejo 1) En Opinin del 25 de noviembre de 1987 en el caso de Venancio Morales v. Municipio de Toa Baja , 119 D.P.R. 682 (1987), el Tribunal Supremo de Puerto Rico dictamin que son nulos los contratos y las rdenes de compra que se otorguen sin existir asignaciones en el presupuesto del municipio para su pago. El utilizar fondos del presupuesto de un ao fiscal para cubrir gastos incurridos y no registrados en aos anteriores desvirta el propsito legislativo de operar las entidades gubernamentales a base de un presupuesto aprobado . Esto tuvo el efecto de mermar los recursos disponibles para atender los asuntos

fiscales del ao al cual se cargaron dichas deudas . Adems, ocasiona que dichos pagos resulten ilegales . El Alcalde y los funcionarios municipales relacionados con esas transacciones no cumplieron con las disposiciones citadas . Vanse las recomendaciones 2, 4, 14-a y 15. Hallazgo 10 - Deficiencias relacionadas con la construccin del alcantarillado sanitario en las comunidades La Dolores y La Ponderosa En marzo de 1995 el Municipio formaliz un contrato por $2,899,000 con un contratista para la construccin de un sistema de alcantarillado sanitario en las comunidades La Dolores y La Ponderosa, Fase 1. De julio de 1995 a octubre de 1999 el Municipio autoriz cuatro rdenes de cambio por $133,679, las cuales aumentaron el monto del contrato a $3,032,679. Adems, el Alcalde extendi el tiempo de

terminacin del proyecto hasta el 29 de enero de 1999. A abril de 1999 se haban realizado trabajos por $3,022,216 segn las certificaciones de trabajo realizado sometidas por el contratista. De dicho importe, el Municipio pag $2,725,995 de agosto de 1995 a abril de 1999, y le haba retenido $296,221 . El examen del proyecto revel lo siguiente : a. El inspector de la obra, contratado por el Municipio, realiz una evaluacin en agosto de 1999, en la cual determin que no se realizaron trabajos en la obra por los cuales se pagaron $59,710 de abril a agosto de 1999.

(Cont. Anejo 1) b. A diciembre de 1999 no se haban completado los trabajos de construccin del proyecto. Dicha obra debi completarse en enero de 1999, segn la ltima extensin de tiempo aprobada por el Alcalde. Esto representaba un atraso de 12 meses y una penalidad de $218,400. Sobre el particular, el contratista detuvo los trabajos en el proyecto de mayo a agosto de 1998 por falta de pago por parte del Municipio, segn nos indic . Los trabajos se reanudaron en agosto de 1998, segn los informes de inspeccin, pero los mismos fueron interrumpidos por perodos de tiempo extensos hasta diciembre de 1998 . De enero a junio de 1999 el proyecto estuvo detenido. Posteriormente fue reanudado, pero los trabajos se realizaron en forma interrumpida hasta diciembre de 1999 . c. En noviembre de 1998 el Alcalde autoriz una orden de cambio por $164,646 . La misma se pagara con fondos de un programa federal. La agencia federal que asign los fondos para pagar dicha orden de cambio objet los costos por $113,620 correspondientes a los trabajos de un sistema de bombeo para extraccin de agua. Dicha agencia indic que esos trabajos debieron considerarse al momento de adjudicar la subasta. No obstante, el contratista factur dichos trabajos, y en abril de 1999 el Municipio le pag los mismos de sus fondos operacionales, de los cuales le retuvo el 10 por ciento . De acuerdo con los documentos del Municipio, los referidos trabajos se realizaron de mayo de 1996 a febrero de 1997 . Esos trabajos no estaban certificados para pago por el inspector y el supervisor del proyecto . d. A junio de 1999 no se haban adquirido los terrenos donde ubicaban dos servidumbres de paso, los cuales eran necesarios para la construccin de la obra. No obstante, se haban realizado trabajos en dichos terrenos . En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado 45

(Cont. Anejo 1) sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Captulo IV, Seccin 9(1) y (2), y en el Captulo VIII, Seccin 1(3) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece lo siguiente: - El Director de Finanzas no emitir pago alguno hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados . - El Director de Finanzas efectuar el pago de compromisos municipales cuando dicho gasto est debidamente comprobado o justificado por la parte interesada. - En los casos de incumplimiento por parte del vendedor o contratista y si se determina falta de responsabilidad o de otra ndole, dentro de la ejecucin de un contrato, el municipio se reserva el derecho de imponer aquellas penalidades o medidas que estime convenientes para la proteccin del inters municipal . Independientemente de la accin que se tome contra el licitador, el municipio, entre otras medidas, podr confiscar la fianza depositada en garanta. En las especificaciones del proyecto, que forman parte del contrato, se establecen los pasos a seguir en caso de demora en la entrega de la obra. Es norma de sana administracin pblica adquirir, previo a la iniciacin de los proyectos, los terrenos servidumbres de paso en los cuales stos se construirn, para as evitar consecuencias adversas para el Municipio . Estas situaciones ocasionaron lo siguiente : - Se pagaron indebidamente $59,720 por trabajos no realizados. - Se afectaron las comunidades mencionadas por no haberse concluido y entregado la obra y por los inconvenientes surgidos en la construccin de la misma . - El Municipio puede verse involucrado en litigios al realizar obras en terrenos ajenos.

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(Cont. Anejo 1) El Alcalde y los funcionarios municipales relacionados con esas transacciones no cumplieron con las disposiciones citadas y se apartaron de las normas de sana administracin . En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : La obra sealada representa un gran avance en la infraestructura de las comunidades aludidas. Esta construccin vena arrastrando problemas debido a falta de planificacin al momento de disearse y adjudicarse el proyecto por la administracin anterior . Sin embargo, cuando asumimos nuestras funciones tenamos la disyuntiva de penalizar al contratista y envolvernos en un pleito legal que retrasara an ms la culminacin del proyecto o proveer mecanismos que lograran la culminacin del mismo. Debido a esto procedimos a autorizar extensiones adicionales y autorizar cambios de rdenes aditivos a fin de lograr la terminacin del proyecto . ste, finalmente fue concluido para beneficio de la comunidad. Haber actuado de otra forma pudo propiciar que los trabajos se tardaran an ms creando un caos y efectos adversos a la salud y seguridad de los vecinos . El Municipio actu en forma correcta dadas las circunstancias encontradas . En cuanto a la evaluacin del inspector de la obra, contratado por el Municipio, que determin que no se realizaron trabajos por los cuales se pag $59,710, hemos dado instrucciones al Director de Finanzas para que se recobre la referida cantidad del 10% retenido, al contratista del proyecto, hasta que se realicen los trabajos o se aclare la situacin planteada (Apartado a). Se ha dado instrucciones al Director de Finanzas a los fines de que se evalen las extensiones concedidas y cualquier reclamacin por tiempo adicional por causas reconocidas por las partes a fin de que se establezca si el contratista debe ser multado por entrega tarda del proyecto. De esto resultar positivo cualquier deuda por este concepto ser deducida del 10% retenido del proyecto (Apartado b) . An cuando evaluamos la posicin de la agencia federal que asign parte de los fondos para el proyecto, pues el Municipio pare los mismos, exista la necesidad de efectuar los cambios planteados, pues de otra forma el proyecto no se hubiera terminado y el servicio a la ciudadana se afectara. Dado lo anterior, procedimos a autorizar la orden de cambio pagada con fondos ordinarios del Municipio, pues la misma era necesaria y requerida para la complecin del mismo (Apartado c). Los trabajos fueron realizados sin haberse obtenido las servidumbres de paso debido a que los dueos de las propiedades autorizaron la entrada y ocupacin de las mismas. Este tipo de situacin es una corriente en estos casos, por lo que no vemos cul debe ser el efecto negativo sobre el mismo. Se est en el proceso de segregar las mismas cumpliendo con la reglamentacin aplicable (Apartado d). Vanse las recomendaciones 2, 4, 14-b, 15, 16 y 28.

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(Cont. Anejo 1) Hallazgo 11 - Uso indebido de una fotocopiadora arrendada por el Municipio En septiembre de 1998 el Alcalde orden el arrendamiento con opcin a compra de una fotocopiadora por $29,069. En una inspeccin realizada por nuestros auditores en compaa de una

empleada municipal, se observ que dicha fotocopiadora estaba ubicada en la residencia de un asesor por contrato del Municipio. Nuestros auditores observaron en distintas fechas esa situacin. Adems, la

evidencia obtenida tiende a demostrar que ese equipo se utiliz en esa residencia. A junio de 1999 el Municipio adeudaba $6,124 al proveedor correspondiente al canon de arrendamiento ($6,056) y por el mantenimiento y uso de dicho equipo ($68). En el Artculo VI, Seccin 9 de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico se dispone que slo se dispondr de las propiedades y fondos pblicos para fines pblicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley. En el Artculo 3 .2-C de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, se establece que ningn funcionario o empleado pblico utilizar los deberes y las facultades de su cargo ni la propiedad y fondos pblicos para obtener, directa o indirectamente para l, para algn miembro de su unidad familiar, ni para cualquier otra persona, negocio o entidad, ventaja, beneficios o privilegios que no estn permitidos por ley. En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: - El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8 .005). En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. 48

(Cont. Anejo 1) - Los funcionarios o empleados municipales, independientemente del servicio a que pertenezcan o del estado legal que ostenten cumplirn con las disposiciones de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, y no podrn, entre otras cosas, observar conducta incorrecta o lesiva al buen nombre del municipio o del Gobierno Estatal y faltar a los deberes y las obligaciones establecidas por ley y reglamento [Artculo 11.011(b)(1) y (6)]. Esta situacin ocasion el uso ilegal de dicha propiedad para actividades ajenas al inters pblico. El Alcalde no cumpli con las disposiciones citadas. En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente: El hecho de que la referida fotocopiadora, arrendada con opcin a compra, estuviese en la residencia de un asesor municipal, no es base suficiente para teorizar que sta fue utilizada en forma indebida . Del propio hallazgo se establece que la evidencia obtenida, es especulativa y no concluyente. No podemos negar el hecho de que el equipo sealado estaba ubicado en la residencia del asesor, pero esto fue debido a que cuando el suplidor fue a efectuar la entrega del mismo, no encontr personal que lo recibiera, en el Municipio, y que proveyera el espacio para instalar sta. Para no llevarse el equipo se opt por dejar el mismo en la residencia del asesor, quien prest sus facilidades para ubicar el mismo hasta que pudiese instalarse en la dependencia correspondiente. Tan pronto se logr esto, el equipo fue debidamente instalado. Por otra parte, se est en conversaciones con el referido proveedor a los fines de ajustar de la facturacin por el servicio del equipo sealado, el tiempo que este permaneci en la residencia del asesor sin ser utilizada. Consideramos las observaciones del Alcalde, pero determinamos que el hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1 y 3 al 5. Hallazgo 12 - Pagos indebidos y otras deficiencias relacionadas con los desembolsos a. De marzo a junio de 1999 el Municipio pag $24,000 a una entidad por el arrendamiento de 225 carteles serigrafiados y por honorarios de servicios profesionales para el diseo, la confeccin, la planificacin y el montaje para la creacin, preparacin, desarrollo y supervisin de un museo. A junio de 1999 el Municipio no haba recibido los carteles serigrafiados ni se haban prestado los servicios profesionales contratados que haba pagado . 49

(Cont. Anejo 1) En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Captulo IV, secciones 9(1) y 21(1) y (2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece lo siguiente: - El Director de Finanzas no emitir pago alguno, hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados. - El Alcalde, o su representante autorizado, tomar las providencias necesarias para determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y las responsabilidades estipuladas en el contrato . - El Director de Finanzas ordenar los pagos por servicios profesionales de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificacin de que los servicios o la tarea se rindi segn los trminos del contrato y en forma aceptable. Esta situacin ocasion que se pagaran indebidamente $24,000 por servicios no prestados. El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con sus deberes al respecto. b. De enero a diciembre de 1998 el Municipio formaliz tres contratos por $11,050 por los servicios de un fotgrafo para trabajos en actividades oficiales del Alcalde. Los honorarios se estipularon a $16.25 por hora, hasta un mximo de $650 mensuales. De marzo de 1998 a junio de 1999 el Municipio pag $8,257 a dicho fotgrafo por sus servicios. Nuestro examen sobre dichos contratos y pagos revel que se pagaron $4,184 indebidamente a dicho fotgrafo por 257.5 horas de servicio que no prest . En los 50

(Cont. Anejo 1) informes de trabajo realizado sometidos por dicho fotgrafo se indicaba que prest servicios de 9 a 22 horas mensuales. No obstante, se le pagaron los honorarios a razn de 40 horas mensuales. c. En noviembre de 1997 el Municipio efectu un pago duplicado por $3,049 a un consultor. El pago duplicado ocurri porque se pag en esa fecha una factura que ya se haba pagado en agosto de 1997. Se observ que la factura original del consultor se incluy en los justificantes del pago de noviembre de 1997 y una fotocopia de la misma en los justificantes del pago de agosto de 1997. En el pago de agosto de 1997 se indic que la factura original se haba extraviado. d. En agosto de 1998 el Alcalde formaliz un contrato con una compaa para la preparacin, tramitacin y obtencin de financiamientos para el Municipio . Los honorarios se pactaron entre un 2 .5 y 5 por ciento del importe de cada prstamo o financiamiento que se obtuviera . En septiembre de 1998 el Municipio obtuvo un prstamo por $950,000 para el arrendamiento con opcin a compra de propiedad mueble. Como parte de los pagos que se efectuaron de dicho prstamo, se autoriz el pago de honorarios por $50,000 a la compaa mencionada por los servicios prestados en relacin con ese prstamo. Dichos honorarios representaban un 5 .3 por ciento del prstamo obtenido. De acuerdo con los trminos del contrato, los honorarios no deban exceder de $47,500 ($950,000 x 5%), lo cual represent un pago en exceso de $2,500 . e. En mayo de 1998 se efectu un pago duplicado por $1,500 a un consultor por los servicios prestados en febrero de 1998. anteriormente en marzo de 1998. El pago duplicado ocurri porque estos servicios se haban pagado Se determin que en los justificantes del pago duplicado de mayo

de 1998 no se incluy una factura, pero en la orden de compra se indic que se pagaban los servicios de febrero de 1998 . En el Artculo 8.005 de la Ley Nm . 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el 51

(Cont. Anejo 1) pago de cualquier concepto . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Captulo IV, secciones 9(1), (2) y 21(1) y (2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece lo siguiente : - El Director e Finanzas no emitir pago alguno, hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados . - El Director de Finanzas efectuar el pago de compromisos municipales cuando dicho gasto est debidamente comprobado o justificado por la parte interesada. - El Alcalde, o su representante autorizado, tomar las providencias necesarias para determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y las responsabilidades estipuladas en el contrato. - El Director de Finanzas ordenar los pagos por servicios profesionales de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificacin de que los servicios o la tarea se rindi segn los trminos del contrato y en forma aceptable . Las situaciones sealadas en los apartados "b" al "e" ocasionaron pagos indebidos por $11,233 . El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con sus deberes al respecto. f. En octubre y noviembre de 1998 el Municipio pag $426,600 a un proveedor por redimir

4,275 vales de alimento que fueron distribuidos por el Municipio durante la emergencia causada por el paso del Huracn Georges . Se determin que 319 de dichos vales por $31,900 fueron redimidos por otro proveedor que estaba ubicado en otro municipio, por lo cual el Municipio se haba negado a pagar los mismos. No obstante, dicho proveedor factur los vales a nombre del proveedor ubicado en el Municipio, y ste, una vez cobr los mismos, le entreg al otro el importe indicado.

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(Cont. Anejo 1) En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: - Todos los desembolsos que efecte el municipio se harn directamente a las personas o entidades que hayan prestado los servicios o suplido los suministros o materiales [Artculo 8.004(d)] . En el Captulo IV, Seccin 9(4) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a los desembolsos de fondos . El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier

representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8.005). En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. Esta situacin pudo propiciar la comisin de irregularidades. El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas. g. De junio de 1997 a julio de 1999 se efectuaron pagos por adelantado por $93,652 por suministros y servicios. Los mismos se recibieron de 2 a 107 das despus de efectuarse los pagos. En el Captulo IV, Seccin 15 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establecen los requisitos para efectuar pagos por adelantado . Las compras y los servicios que se efectuaron con dichos pagos no cumplan con dichos requisitos . Esta situacin pudo resultar perjudicial al Municipio . El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con la disposicin citada . h(1) En marzo de 1999 el Alcalde concedi un donativo de fondos por $1,637 a una entidad sin fines de lucro sin la autorizacin de la Asamblea Municipal. (2) El Municipio tampoco requiri a esa entidad un informe detallado del uso dado a los fondos cedidos . 53

(Cont. Anejo 1) En los artculos 5.006(c) y 9.014 de la Ley Nm. 81 se dispone que toda cesin de bienes o donativo de fondos deber aprobarse por la Asamblea Municipal, mediante resolucin al efecto aprobada por no menos de dos terceras partes del total de miembros de la misma. En la Ordenanza Nm . 3 del 3 de agosto de 1995 se requiere que toda entidad beneficiada con algn donativo rinda un informe por escrito donde especifique el uso dado al mismo. Adems, deber incluir copia de recibos, facturas, cheques cancelados y cualquier otro documento que se estime necesario . Esta situacin impidi a la Asamblea Municipal ejercer su funcin fiscalizadora . impidi verificar en todos sus detalles la correccin y propiedad de dicho donativo . El Alcalde no cumpli con las disposiciones citadas . En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : Los 225 carteles serigrafiados no se entregaron al Municipio en el perodo sealado por acuerdo entre las partes, debido principalmente a que el lugar donde se expondran estos no haba sido habilitado. El retraso en la rehabilitacin del mismo se debi a la emergencia causada por el paso del Huracn Georges, que cambi las prioridades inmediatas del Municipio durante ese perodo de tiempo. Sin embargo, el suplidor sealado cumpli con parte en el diseo, confeccin, planificacin y montaje para la creacin, preparacin, desarrollo del museo, adems de tener disponibles los trabajos artsticos de serigrafa requeridos por el Municipio en el tiempo requerido. El Museo de Serigrafa fue inaugurado el pasado mes de julio de 2000 para el disfrute de nuestra ciudadana (Apartado a). Se ha procedido a someter toda la informacin relacionada con estos hallazgos ante la consideracin de los asesores legales para la evaluacin y gestar cualquier accin que corresponda en derecho. Por otra parte, se ha dado instrucciones al Director de Finanzas a los fines de retener de cualquier pago adeudado a los referidos suplidores las cantidades pagadas indebidamente (apartados b al e). El hecho de que se haya hecho el cheque previo a que el servicio se haya ofrecido, no constituye una violacin al Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas . De la relacin provista por la Oficina del Contralor, marcada como anejo 8, y revisada por nosotros, no se desprende que los pagos efectuados fueron entregados, a los suplidores antes de efectuarse los servicios . Podemos concluir, a base de sta, que los cheques fueron preparados antes del servicio ser ofrecido, esto es una prctica normal en la industria . Como es el caso del pago de los servicios artsticos en fiestas patronales durante los fines de semana o das feriados. En este tipo de actividad el cheque se hace previo a la realizacin del acto, con el 54 Adems, nos

(Cont. Anejo 1) propsito de que una vez el artista concluya su presentacin pueda cobrar sus servicios (Apartado g). Todos los donativos de fondos otorgados por el Municipio son aprobados por la Asamblea Municipal en la aprobacin del presupuesto de gastos . Los mismos son incluidos en las partidas de presupuesto que se someten a la Asamblea para su evaluacin, incluyendo el nombre de la entidad y la cantidad a ser donada . Entendemos que no es necesario una segunda autorizacin, ms an cuando el presupuesto para el ao 1998-99, fue aprobado por unanimidad de los miembros de la Asamblea (Apartado h). Consideramos las observaciones del Alcalde respecto a los apartados "a", "g" y "h", pero determinamos que los mismos prevalecen . Vanse las recomendaciones 2, 4, 12-d, 14-c al f, 15, 17 al 20 y 28 . Hallazgo 13 - Violaciones de ley y de reglamento relacionadas con la contratacin y el pago de obras a. De noviembre de 1998 a julio de 1999 el Alcalde y el Director de Finanzas autorizaron pagos parciales por $2,197,328 a contratistas sin retenerle el 10 por ciento del importe de cada pago. En el Artculo 8.016(d) de la Ley Nm . 81 se establece que todo contrato de construccin de obra o de mejora pblica proveer para la retencin de un diez por ciento de cada pago parcial, hasta que se termine la obra, sta sea inspeccionada y aceptada por el municipio y hasta tanto el contratista evidencie que ha sido relevado de toda obligacin como patrono. Esta omisin pudo resultar perjudicial al Municipio en caso de que los contratistas entregaran dichas obras con atrasos . El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con la disposicin citada. b. En abril de 1998 el Alcalde formaliz un contrato para reparar y pintar el Centro de Usos Mltiples y la Plaza de Recreo Palmer por $29,825 sin que el contratista obtuviera previamente la pliza correspondiente del Fondo del Seguro del Estado . Dichos trabajos se pagaron en su totalidad en mayo de 1998 . El contratista no obtuvo dicha pliza . 55

(Cont. Anejo 1) c(1) De marzo de 1995 a octubre de 1999 el Municipio formaliz un contrato y cuatro rdenes de cambio con un contratista por $3,032,679 para la construccin de un alcantarillado sanitario en las comunidades La Dolores y La Ponderosa. La pliza del Fondo del Seguro del Estado presentada por dicho contratista para esa obra venci en septiembre de 1996 y no se renov la misma, a pesar de que los trabajos se continuaron en la obra. A diciembre de 1999 los trabajos no se haban terminado y el contratista no haba renovado la pliza. (2) A un contratista con quien el Municipio formaliz dos contratos en octubre de 1996 por $149,301 para la remodelacin de las escuelas en los sectores Hong Kong y Jimnez, se le vencieron las plizas del Fondo del Seguro del Estado alrededor de 9 meses antes de terminar los proyectos. Las referidas plizas se vencieron en junio de 1997 y los proyectos se terminaron en marzo de 1998 . En el Artculo 8.016(c) de la Ley Nm. 81 se establece que los contratos para la construccin de obras y mejoras pblicas no se suscribirn hasta tanto el contratista evidencie ante el municipio el pago de la pliza correspondiente del Fondo del Seguro del Estado y haga entrega de la fianza prestada para garantizar el pago de jornales y materiales utilizados en la obra. Estas situaciones dejaron sin garantas al Municipio para responder por los accidentes que pudieron ocurrir en las obras. Las mismas ocasionan que el Municipio tenga que responder con sus fondos en tales casos. El Alcalde y los funcionarios municipales relacionados con esas transacciones no cumplieron con las disposiciones indicadas y se apartaron de normas de sana administracin.

(Cont. Anejo 1) En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente: Hemos dado instrucciones al Director de Finanzas a los fines de que se establezca un procedimiento de control con la Junta de Subastas y Secretara Municipal, a los efectos de que en cualquier cambio de orden de proyectos, sea por extensin de tiempo u obra adicional, se incluya en los documentos para pago, copia de la Pliza del Fondo de Seguro del Estado y de cualquier enmienda a la misma. Esto se establece a los fines de mantener un control adecuado de este rengln de contratacin . Vanse las recomendaciones 4, 12-e y 21 . Hallazgo 14 - Falta de clusulas e informacin en los contratos de servicios profesionales y de construccin de obras, crditos no obligados y contratos no enviados a la Oficina del Contralor dentro del trmino requerido a. El examen de 57 contratos por $19,687,557 por servicios profesionales ($1,048,350) y obras municipales ($18,639,207) formalizados de enero de 1997 a junio de 1999 revel que los mismos carecan de informacin y de clusulas importantes para proteger los intereses del Municipio, segn se indica : (1) En 28 contratos (49 por ciento) por $4,493,457 no se incluy una certificacin en la que se indicara que el contratista no tena deudas con el Centro de Recaudacin de Ingresos Municipales (CRIM). (2) En 26 contratos (46 por ciento) por $3,507,059 no se requiri una certificacin que indicara si los contratistas haban rendido planillas de contribucin sobre ingresos y de patentes municipales durante los cinco aos previos al ao en que se formalizaron los contratos, y que haban efectuado los pagos correspondientes y no tenan deudas pendientes por dichos conceptos. (3) En 22 contratos (39 por ciento) por $811,800 no se requiri una certificacin de los contratistas en la cual stos indicaran si estaban al da en el pago de cualquier pensin alimentaria que tuvieran obligacin de pagar o estaban acogidos a un plan de pagos cuyos trminos cumplan fielmente. 57

(Cont. Anejo 1) (4) En 13 contratos (23 por ciento) por $625,400 no se incluy una clusula en la que los contratistas certificaran que ningn funcionario o empleado pblico tena inters pecuniario directo o indirecto en el contrato, o ningn otro inters que afectara adversamente al mismo. (5) En ocho contratos (14 por ciento) por $601,000 no se incluy una clusula en la que los contratistas certificaran que no entraran en relaciones contractuales o llevara a cabo actos que configuraran un conflicto de intereses para el Municipio. (6) En 21 contratos (37 por ciento) por $768,450 no se incluy una clusula en la que los contratistas certificaran que no reciban compensacin alguna por servicios regulares prestados bajo nombramiento con otra entidad pblica. (7) En cinco contratos (9 por ciento) por $438,000 no se incluy una clusula que indicara las fechas de terminacin de los contratos. (8) En seis contratos (11 por ciento) por $113,250 no se indic el nmero de licencia profesional de los contratistas . Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10. En la Ley Nm. 5, segn enmendada, Ley Orgnica de la Administracin para el Sustento de Menores (ASUME) del 30 de diciembre de 1986 se establece, que para el empleo de cualquier persona por el Gobierno se requerir que la persona certifique que est al da en el pago de cualquier pensin alimentaria que tenga la obligacin de pagar o que se encuentra acogido a un plan de pagos cuyos trminos cumple fielmente. Esta certificacin es necesaria independientemente de que el empleo sea de naturaleza regular o por contrato . En el Artculo 8.016(c) (4) de la Ley Nm. 81 se establece que los contratos para la construccin de obras no se suscribirn hasta tanto el contratista evidencie y entregue al municipio correspondiente, una certificacin del Departamento de Hacienda y del Centro de Recaudacin de Ingresos Municipales, de los ltimos cinco aos contributivos previos al ao en que se interesa formalizar el contrato con el 58

(Cont. Anejo 1) municipio acreditativa de que no posee deuda alguna con ninguna de estas entidades . Si el contratista

tuviera deudas contributivas, dicho contrato no se suscribir hasta tanto muestre evidencia de que dichas deudas fueron pagadas o, en su lugar, que muestre evidencia de que tiene aprobado un plan de pagos que se mantiene al da . En el Memorando Circular Nm . 07-93 emitido por el Secretario de la Gobernacin el 8 de marzo de 1993 se requiere que en los contratos de servicios profesionales se incluyan dichas clusulas e informacin. En el Memorando Circular OCAM 92-31 emitido por el Comisionado de Asuntos Municipales el 28 de octubre de 1992 se establece que en todo contrato que los municipios otorguen se requerir al contratista una certificacin de que ha radicado sus planillas de contribucin sobre ingresos y de patentes municipales, para los cinco aos previos y para el ao corriente en que se formaliza el contrato, y que ha efectuado los pagos correspondientes y no tiene deudas pendientes por tales conceptos, por contribucin sobre la propiedad o por cualquier otro tipo de contribucin, arbitrio o licencia estatal o municipal, o que se ha acogido a algn plan de pago. La omisin de las clusulas e informacin sobre los asuntos mencionados puede resultar perjudicial para el Municipio y al erario . administracin pblica sana y eficiente. b. Los directores de finanzas no obligaron los crditos necesarios para el pago de 26 contratos al momento de stos formalizarse . Estos se formalizaron de enero de 1997 a diciembre de 1998 por Las mismas son indispensables para llevar a cabo una

$1,075,200 por servicios profesionales . Dichos funcionarios registraban las obligaciones de los contratos al momento de efectuar los pagos parciales . A junio de 1999 se haban efectuado pagos por $764,759. Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10 .

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(Cont. Anejo 1) En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone que los municipios debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propsito de que haya balance disponible para cubrir los desembolsos cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan. Esta omisin impide mantener un control efectivo de las partidas destinadas al pago de servicios profesionales y propicia sobregiros en stas. Los directores de finanzas no cumplieron con la disposicin citada. c. De julio de 1997 a julio de 1999 el Municipio remiti a esta Oficina copia de 18 contratos y dos enmiendas por $26,332,121 con tardanzas que fluctuaron de 2 a 279 das laborables. d. De septiembre de 1997 a agosto de 1998 se formalizaron dos contratos de servicios profesionales y consultivos por $27,000 con vigencia retroactiva. Dichos contratos se formalizaron de 73 a 117 das despus de haberse comenzado a prestar los servicios. Se determin, adems, que a la fecha de formalizar los contratos los servicios ya se haban prestado . En los expedientes de los contratos mencionados no se indicaban las razones, si alguna, para justificar esa situacin. En la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, y el Reglamento Nm. 33 promulgado por el Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley, se dispone que los municipios debern remitir a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de todos los contratos otorgados, inclusive las enmiendas a stos, dentro de los 15 das siguientes a la fecha de su otorgamiento . En el Artculo 8.004(d) de la Ley Nm. 81 se establece que no se autorizar desembolso alguno relacionado con contratos sin la constancia de haberse enviado el contrato a la Oficina del Contralor de Puerto Rico .

(Cont. Anejo 1) En Opinin del 19 de marzo de 1999 en el caso Fernndez & Gutirrez, Inc . v. Municipio de San Juan, el Tribunal Supremo de Puerto Rico dictamin que son nulos los contratos de los cuales no se radiquen copia en la Oficina del Contralor . En ste se establecen los siguientes requisitos formales que debern seguir rigurosamente los municipios al formalizar acuerdos : - que sean por escrito, - se mantenga un registro de contratos que permita corroborar los mismos, - se emita copia a la Oficina del Contralor como medio de una doble constancia de su otorgamiento, trminos y existencia, y que - se acredite la certeza de tiempo, esto es, haber sido realizado y otorgado 15 das antes . Estas omisiones impidieron que esta Oficina incluyera dichos contratos, a su debido tiempo, en su sistema computadorizado establecido para el registro de los contratos otorgados por las entidades gubernamentales y que los mismos estuvieran accesibles a la ciudadana en su calidad de documentos pblicos. Adems, la ausencia de contratos escritos previo a la prestacin de los servicios, puede ser perjudicial para el Municipio, ya que no hay documentos legales que obliguen al contratista . El Alcalde y el Secretario Municipal no cumplieron con las disposiciones citadas . En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente : Objetamos la cuanta de los contratos sealados debido a que en stos se incluye varios contratos de ndole contingente, cuyo costo no es uno real y que presume una actividad financiera incorrecta para el perodo auditado. Esto crea una impresin negativa con hechos irreales, en un informe de auditora que debe presentar en forma objetiva los hallazgos encontrados . No obstante lo anterior, hemos dado instrucciones a la Oficina de Secretara Municipal a los fines de que se incluyan las clusulas sealadas en los diferentes contratos, con el propsito de evitar que esto se repita en el futuro (Apartado a). Se han dado instrucciones al Director de Finanzas de evitar en lo sucesivo esta prctica a fin de que se cumpla cabalmente con la reglamentacin aplicable (Apartado b). Hemos impartido instrucciones al Director de Finanzas y al Secretario Municipal a fin de que esta prctica aunque mnima sea evitada en el futuro (Apartado d). 61

(Cont. Anejo 1) Consideramos las observaciones del Alcalde respecto al Apartado "a", pero determinamos que el mismo prevalece . Vanse las recomendaciones 4, 12-f y 22 a124. Hallazgo 15 - Deficiencias relacionadas con la administracin de la propiedad y el uso y control de los telfonos celulares, los "beepers" y los vehculos oficiales a. En septiembre de 1998 el Municipio adquiri 19 generadores de electricidad por

$333,384 para utilizarse durante la emergencia causada por el Huracn Georges. A diciembre de 1999 haba 11 de dichos generadores y una subestacin de electricidad adquiridos por $207,182 que no estaban rotulados o numerados para fines de identificacin . Adems, dos de los generadores no estaban incluidos en el inventario de la propiedad del Municipio (vase el Hallazgo 8-b). Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10 . En el Captulo VII, Seccin 14 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se requiere que toda propiedad no fungible perteneciente al municipio se marque en un sitio visible y permanente. Esta situacin puede propiciar el uso indebido y la prdida de la propiedad mencionada, y otras irregularidades . El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con la disposicin citada. b(1) No se mantenan rcords adecuados de la propiedad adquirida . (2) No se haba preparado el inventario anual de la propiedad mueble de los aos 1996 al 1999. (3) Treinta unidades de propiedad valoradas en $50,915 y 19 unidades a las que no se pudo determinar su valor, que estaban en uso por los funcionarios y empleados municipales, no estaban cubiertas por recibos (Modelo OCAM FA-03) firmados por ellos. (4) No se marcaron ni se numeraron para fines de identificacin 61 unidades de propiedad.

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(Cont. Anejo 1) Situaciones similares a las sealadas en los incisos (3) y (4) se comentaron en el informe de la auditora anterior M-98-10. (5) La propiedad no estaba contabilizada en las cuentas o tarjetas correspondientes, Modelo OCAM FA-01 (antes Modelo 33) . En el Artculo 8.013 de la Ley Nm. 81 se dispone que la custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso por las ramas Ejecutiva y Legislativa municipales ser responsabilidad del Alcalde y de la Asamblea Municipal, respectivamente, o sus representantes autorizados. En el Captulo VII del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establecen los controles que se deben ejercer sobre la propiedad. c. El Alcalde asign vehculos oficiales durante 24 horas los siete das de la semana y celulares y "beepers" a tres asesores que prestaron servicios por contrato al Municipio de abril de 1998 a julio de 1999 . En los contratos formalizados se estipul que el Municipio proveera de oficinas, transportacin y medios de comunicacin a los consultores para la prestacin de los servicios contratados. Es norma de sana administracin asignar vehculos y equipos a los funcionarios cuyos deberes y responsabilidades requieran estar disponibles en todo momento, no as a los consultores cuyos servicios son a tiempo parcial. Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "c" propician el uso indebido de los vehculos municipales, los telfonos celulares y los "beepers" pagados por el Municipio, y evitan que se tenga un control adecuado de stos y de sus respectivos desembolsos. El Alcalde se apart de normas de sana administracin . Adems, no protegi los intereses del Municipio . d. El Alcalde Mndez Otero autoriz a 19 jefes de la dependencia y empleados municipales a utilizar los vehculos oficiales durante las 24 horas los 7 das de la semana . 63

(Cont. Anejo 1) Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10. En la Ordenanza Nm. 26 del 7 de julio de 1983 se autoriza el uso de los vehculos oficiales fuera de horas laborables solamente para atender situaciones de emergencia o extraordinarias. Esta situacin propicia el uso de bs vehculos municipales para propsitos ajenos a la gestin pblica. El Alcalde no protegi los intereses del Municipio. En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente: Se ha dado instrucciones al Director de Finanzas a los fines de establecer los mecanismos adecuados con el fin de que la Divisin de Propiedad Municipal cumpla con implementar las funciones que por reglamento le son requeridas y que han sido sealadas en este hallazgo (apartados a y b). Las estipulaciones contractuales sealadas, se realizaron debido a que al momento de contratarse los referidos asesores era necesario para el Municipio el proveer a varios consultores los beneficios sealados. Esta prctica fue descontinuada por instrucciones del Alcalde (Apartado c). Segn lo dispuesto en el Artculo 8.013 de la Ley 81, segn enmendada, el Alcalde es responsable de la custodia, cuidado, control y contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso de la Rama Ejecutiva. De igual forma es responsabilidad de la Asamblea Municipal o su representate autorizado, todo lo relacionado con la propiedad municipal adquirida y asignada para uso de la Rama Legislativa. Debido a lo anterior, el Alcalde es quien tiene la facultad en Ley de establecer la asignacin de vehculos adscritos a la Rama Ejecutiva. Haciendo uso de esta facultad legal fue que el Alcalde autoriz el uso de vehculos a los 19 jefes de agencia fuera de horas laborables (Apartado d) . Consideramos las observaciones del Alcalde respecto a los apartados "c" y 'd", pero determinamos que los mismos prevalecen. Vanse las recomendaciones 4, 12-g y 25 .

(Cont. Anejo 1) Hallazgo 16 - Generadores de electricidad no encontrados para examen y otros cuya desaparicin no se inform a las agencias correspondientes a. No se encontraron para examen dos generadores de electricidad adquiridos por $5,814 en

septiembre de 1998. b. Funcionarios del Municipio nos informaron que otros tres generadores que no se encontraron para examen, los cuales fueron adquiridos por $79,314 en septiembre de 1998, haban desaparecido en octubre de 1998 y noviembre de 1999. Esta situacin no se inform a los secretarios de Hacienda y de Justicia ni a la Oficina del Contralor . Por otra parte, tampoco se inform a la Polica de Puerto Rico la desaparicin de dos de dichos generadores . En el Artculo 8.013 de la Ley Nm . 81 se dispone que la custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso por las ramas Ejecutiva y Legislativa municipales ser responsabilidad del Alcalde y de la Asamblea Municipal, respectivamente, o sus representantes autorizados . En el Captulo VII del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establecen los controles que se deben ejercer sobre la propiedad. En la Ley Nm. 96 del 26 de junio de 1964, segn enmendada por la Ley Nm . 86 del 13 de julio de 1988, se requiere que los municipios notifiquen prontamente los casos de prdida de bienes al Secretario de Justicia y al Contralor de Puerto Rico y que realicen una investigacin administrativa sobre el particular. Esta responsabilidad recae en los jefes de agencias, en este caso el Alcalde . En el Memorando 18-69 emitido por el Departamento de Hacienda el 17 de diciembre de 1968 tambin se requiere la notificacin al Secretario de Hacienda. En junio de 1994 la oficina del Contralor de Puerto Rico emiti la Carta Circular OC-94-03, mediante la cual inform a los municipios, presidentes de corporaciones y dems entidades gubernamentales que a partir de julio de 1994 se utilizar el Formulario OC-10-4 para notificar a la 65

(Cont. Anejo 1) Oficina del Contralor la prdida de propiedad, bienes o fondos pblicos, a tono con lo establecido por la Ley Nm. 96 mencionada . La Carta Circular OC-2000-04 emitida por la Oficina del Contralor de Puerto Rico el 10 de noviembre de 1999 contiene una disposicin similar. Las situaciones sealadas no permiten mantener un control adecuado sobre la propiedad, lo cual puede propiciar el uso indebido o la prdida de sta . Adems, dejar de notificar a las agencias

correspondientes la prdida o desaparicin de propiedad impide al Municipio recobrar el valor de la misma, y a las agencias tomar las medidas que correspondan . El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas. Vanse las recomendaciones 4, 26 y 27 . Hallazgo 17 - Plizas del Fondo del Seguro del Estado no obtenidas por los contratistas cuyas primas fueron retenidas al Municipio por el Departamento de Hacienda y por el Centro de Recaudacin de Ingresos Municipales La Corporacin del Fondo del Seguro del Estado (FSE) realiz auditoras sobre las plizas pagadas por el Municipio y sus contratistas en los aos fiscales del 1993-94 al 1997-98. En dichas auditoras se determin que 120 contratistas que realizaron obras o prestaron servicios al Municipio por $473,035 en esos aos fiscales no obtuvieron del FSE las plizas correspondientes . A solicitud de ste, el Departamento de Hacienda y el Centro de Recaudacin de Ingresos Municipales retuvieron al Municipio $6,430 por las primas correspondientes . El Municipio no cobr dichas primas a los contratistas de los pagos que les efectu. Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10. En el Artculo 8.016(c)(1) de la Ley Nm. 81 se establece que los contratos para la construccin de obras y mejoras pblicas no se suscribirn hasta tanto el contratista evidencie ante el municipio el pago de la pliza correspondiente al FSE. 66

(Cont. Anejo 1) En la Ley Nm. 45 del 18 de abril de 1935, segn enmendada, Ley de Compensaciones por Accidentes del Trabajo, se establecen las clasificaciones de oficios e industrias y los tipos de primas que deben ser pagadas al FSE por cada contrato estatal o municipal. Esta situacin result perjudicial para el Municipio, ya que tuvo que asumir la responsabilidad de las personas contratadas. Ello merm los recursos econmicos que tena disponibles para atender su funcionamiento . El Alcalde y los directores de finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas. En la carta del Alcalde ste indic lo siguiente: Se ha instruido al Director de Finanzas a los fines de que evale la relacin de 120 contratistas que realizaron obras o prestaron servicios al Municipio, durante los aos fiscales 1993-94 al 1997-98, para determinar la correccin de la determinacin del FSE, con relacin a las plizas correspondientes. De determinarse que esto es correcto, que se proceda con el recobro de las mismas a los contratistas aludidos y de encontrarse que existen diferencias se proceda a solicitar el recobro o crdito correspondiente al FSE. Esto, debido a que en ningn momento la Divisin de Auditora del Fondo del Seguro del Estado discuti las referidas auditoras o someti borradores de las mismas al Municipio para su evaluacin y comentarios. Vanse las recomendaciones 2, 4, 14-g y 15.

MUNICIPIO DE RIO GRANDE Funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado Perodo

Anejo 2

Nombre Hon. Csar Mndez Otero Sra. Jeannette Gonzlez Negrn Sra. Carmen Salgado Rodrguez Sr . Juan A. Prez Mercado Sr . Ricardo Martnez Lpez Sr. Gabriel Daz Rivera Sr. Luis Ortiz Cirilo Sr. Juan A. Prez Mercado Sra. Karen Martnez Lpez Sr. Alfredo Correa Montes Sr. Damaso Cruz Coln Sr . Edgardo Dvila Quiones Sr. Angel Alvarez Rivera Alcalde

Cargo

Desde

Hasta

13 ene 97 3 ago 98 4 mayo 98 11 nov 97 16 ene 97 13 ene 97 28 sep 98 10 nov 97 30 abr 98 3 feb 97 22 ene 97 10 nov 97 20 ago 97 13 ene 97 23 ene 98

30 jun 99 15 jun 99 2 ago 98 29 abr 98 10 nov 97 30 jun 99 4 dic 98 29 abr 98 30 jun 98 9 nov 97 30 jun 99 30 jun 99 7 nov 97 8 ago 97 30 jun 99

Directora de Finanzas Directora de Finanzas Interina Director de Finanzas Interino Director de Finanzas Secretario Municipal Auditor Interno Interino Auditor Interno Directora de Recursos Humanos Director de Obras Pblicas Municipal
11

11

Director de la Oficina de Programas Federales

3 No se incluyen interinatos menores de 30 das .

68

(Cont . Anejo 2) Perodo

Nombre Sra. Irma M. Miranda Sanfeliz Sra. Carmen S . Santiago Rodrguez Sr. Rubn Gmez Rosario Sr. David Rosario Rexach Directora de la Oficina de Programas Federales
11

Cargo

Desde

Hasta

3 feb 97 13 ene 97 14 ene 97 19 oct 98

16 ene 98 2 feb 97 30 jun 99 11 die 98

Director de la Defensa Civil Director de la Defensa Civil Interino

MUNICIPIO DE RIO GRANDE Funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado `` Perodo

Anejo 3

Nombre Hon. Jos O. Rodrguez Conde Sra. Vivian Julin Camacho Sra. Evelisse Piero Roldn Sra. Elis A. Morales Quintero

Cargo Presidente de la Asamblea Municipal Secretaria de la Asamblea Municipal Secretaria de la Asamblea Municipal Interina
11

Desde 13 ene 97 13 ene 97 4 mar 99 3 sep 97 20 ene 98

Hasta

30 jun 99 30 jun 99 20 abr 99 23 oct 97 3 mar 98

No se incluyen interinatos menores de 30 das .

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