C O M P L E J O E D U C A C I O N A L P A D R E N I C O L S C entro de Innovacin Educativa para el Desarrollo Emprendedor Mdulo Gestin em Aprovisionamiento Prof. Doris Caamao Abello 3 Adm.

A y

Proceso de Compras
Como t! bien sabes las "mpresas no son autosufi#ientes$ %stas dependen de ter#eros o elementos e&ternos. Para abaste#er sus opera#iones y a#tividades$ las "mpresas ne#esitan materias prima$ materiales$ m'(uinas$ e(uipos$ servi#ios$ y un sin n!mero de insumos (ue provienen del ambiente e&terior. Como #on#lusin de lo anterior$ puedes observar (ue para (ue las "mpresas ini#ien sus opera#iones$ es ne#esario (ue los materiales e insumos se en#uentren disponibles y su abaste#imiento )aranti*ado.

"#Importanc a de Compras- .e manifiesta prin#ipalmente en ase)urar el abaste#imiento normal de las ne#esidades de insumos y materiales de la empresa. Adem's la #olabora#in en la administra#in de los re#ursos materiales y finan#ieros de la "mpresa$ es de#ir$ saber a (ui%n$ #mo y #u'ndo #omprar$ puede traer #onsi)o mayores e#onom,a y )anan#ias para la "mpresa. c#Or$an %ac !n de Compras - /odas las "mpresas son diferentes por lo tanto sus ne#esidades tambi%n van a ser diferentes$ ya sea por su )iro$ tamao$ or)ani*a#in y situa#in )eo)r'fi#a. Dentro de todas la diferen#ia$ podemos$ estable#er al)unas seme0an*as entre ellas #omo son+a a#tividad de #ompra puede ser #entrali*ada o des#entrali*ada$ las #uales tienen sus venta0as o desventa0as. Para tu mayor #omprensin te e&pli#amos ambos tipos de or)ani*a#in. &# Or$an %ac !n Centra' %ada( "s a(uella en (ue todas las #ompras de la empresa se #on#entran en el departamento$ se##in o en#ar)ado de #ompras.

Concepto de Compra
+a #ompra es a(uella opera#in (ue involu#ra todo el pro#eso de ubi#a#in de proveedor o fuentes de abaste#imiento$ ad(uisi#in de materiales a trav%s de ne)o#ia#iones de pre#io y #ondi#iones de pa)o #on el proveedor ele)ido y la re#ep#in de las mer#ader,as #orrespondientes para #ontrolar y )aranti*ar el suministro de la ad(uisi#in. Para a#larar el #on#epto antes anali*ado$ debes tener presente (ue e&isten #ara#ter,sti#as propias de todo pro#eso de #ompras$ las #uales te detallamos a #ontinua#in-

+as venta0as de este sistema son 1bten#in de mayores venta0as y des#uentos de los proveedores por #ompras en )randes #antidades. Calidad uniforme de los materiales ad(uiridos. Mayor espe#iali*a#in de los #ompradores. 1r)ani*a#in de los pro#edimientos de #ompras. +as desventa0as de este sistema son Po#a fle&ibilidad. 2o siempre atiende a las ne#esidades lo#ales$ #uando los diferentes or)anismos de la empresa se en#uentran )eo)r'fi#amente dispersos. )# Or$an %ac !n Descentra' %ada( "s a(u%lla en (ue #ada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios en#ar)ados de #ompras para atender sus ne#esidades espe#,fi#as y lo#ales.

a.

Func !n de Compras- "s a(uella (ue rela#iona a las distintas 'reas de la "mpresa #on los diferentes proveedores e&ternos$ es de#ir$ el Departamento de Compras o "n#ar)ado de Compras$ es el intermediario para #ubrir las ne#esidades de la "mpresa #on sus proveedores.

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+as venta0as de este sistema son Mayor #ono#imiento de los proveedores lo#ales. Me0or aten#in de las ne#esidades espe#,fi#as de #ada unidad de la "mpresa. A)ilidad en las #ompras. "ntre las desventa0as m's importantes se desta#an Permite un menor volumen de #ompra. 2o permite aprove#4ar las venta0as y des#uentos de los proveedores. 5alta de es(uemati*a#in en los pro#edimientos de #ompra Po#a uniformidad en la #alidad de los materiales #omprados.

A #ontinua#in podr's identifi#ar las #in#o etapas prin#ipales de un #i#lo de #ompras An'lisis de las .oli#itud de Compras. 6nvesti)a#in y .ele##in de Proveedores. 2e)o#ia#in #on el Proveedor 7sele##ionado8. A#ompaamiento de Pedido 75ollo9:;p8. Control de la <e#ep#in del Material Comprado. <epresentemos el #i#lo de #ompras en el si)uiente es(uema-

A #ontinua#in te invitamos al an'lisis de #ada una de las etapas antes nombradas.

& An*' s s de 'a So' c tud de Compra

Ausen#ia de #ompradores espe#iali*ados. Corresponde a la primera etapa del #i#lo de #ompras y #omien*a #uando el or)anismo en#ar)ado de ad(uisi#iones re#ibe la soli#itud de #ompras$ emitida por el 'rea de punto o se##in (ue re(uiera un determinado produ#to. "l or)anismo de #ompra efe#t!a el an'lisis del pedido$ para #ono#er los ante#edentes del material re(uerido tales #omo- "spe#ifi#a#iones$ #antidades re(ueridas$ %po#a ade#uada para su re#ep#in entre otros. Debes tener muy en #laro (ue en mu#4as empresas$ las soli#itudes de #ompras$ se 4a#en lle)ar al or)anismo en#ar)ado a trav%s de un listado (ue adem's de #ontener los ante#edentes del

E' C c'o de Compras

Como te 4abr's dado #uenta el pro#eso de #ompra de una empresa no es f'#il de reali*ar ya (ue se debe tener una or)ani*a#in ade#uada y a#orde a las ne#esidades propias de ellas.

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material re(uerido$ tambi%n lleva otros datos #omo son- 5i#4a de !ltima #ompra$ 2ombre del proveedor$ Cantidad #omprada y Pre#io de venta. "n esta primera etapa$ el or)anismo de #ompras debe planear sus a#tividades de tal modo (ue pueda atender las soli#itudes de #ompras re#ibidas$ y proveer las #ompras. Como una forma de fa#ilitar esta tarea$ %ste or)anismo mantiene un fi#4ero o blo#> de datos sobre los materiales ne#esarios para la empresa y a la ve* un fi#4ero de proveedores para #ada tipo de material.

"s ne#esario re#ordar (ue Proveedores son las empresas (ue produ#en las materias primas e insumos ne#esarios y (ue los venden. Como ya viste en la etapa anterior$ el or)anismo en#ar)ado de #ompra debe tener un ban#o de datos a#er#a de los proveedores ya re)istrados$ (ue #onten)an ante#edentes de los abaste#imientos reali*ados y las #ondi#iones en (ue se ne)o#io. "ste re)istro fa#ilita enormemente los traba0os de investi)a#in y sele##in de proveedores ya (ue adem's de los datos del proveedor$ el or)anismo de #ompra debe mantener todo te&to posible #omo listas telefni#a$ revistas t%#ni#as$ #at'lo)os$ folletos$ prospe#tos$ #artas$ et#.$ es de#ir todo lo (ue pueda ofre#er informa#in sobre los posibles proveedores. "n el an#o de Datos$ podemos #lasifi#ar a los proveedores #omo- Proveedor <eal$ (ue es a(uel (ue ya efe#tu ventas de materiales o insumos a la "mpresa. Proveedor Poten#ial a(uel (ue puede ser #andidato para futuros abaste#imientos. La Se'ecc !n( Consiste en #omparar las propuestas o #oti*a#iones re#ibidas de los proveedores y ele)ir #ual es el (ue me0or atiende las #onvenien#ias de la empresa. Para una buena sele##in del proveedor se deben #onsiderar diversos #riterios tales #omo- pre#io$ #alidad del material$ #ondi#iones de pa)o$ des#uentos$ pla*os de entre)a$ #onfiabilidad en el #umplimiento de pla*os$ et#. Debes tener presente (ue a pesar de los diversos #riterios$ )eneralmente el Apre#ioA es la referen#ia m's importante en la sele##in de los proveedores. +a investi)a#in de los proveedores b'si#amente es una estad,sti#a del mer#ado (ue permite verifi#ar #uales son las posibles fuentes de suministro de un material re(uerido. +a tarea de sele##in y ele##in de proveedores la 4a#e el or)anismo de #ompras y tiene #omo base la #ompara#in entre los posibles proveedores. De a#uerdo a lo anterior podemos #on#luir (ue la investi)a#in permite una #ompara#in de los diversos proveedores #alifi#ados$ mientras (ue la sele##in es una de#isin sobre #u'l ser' el es#o)ido para proveer el material re(uerido. "l es(uema (ue observar's #orresponde a la #ompara#in de pre#ios y #oti*a#iones de materiales.

+os si)uientes es(uemas te muestran e0emplos de pro)rama#in de materiales para #ompra y fi#4a de 4istoria de #ada material.

) In+est $ac !n , Se'ecc !n de Pro+eedores(

?sta es la se)unda etapa del #i#lo de #ompras la (ue podemos dividir en dos partesLa In+est $ac !n , La Se'ecc !n de 'os Pro+eedores# La In+est $ac !n- Consiste en investi)ar y estudiar los posibles proveedores de los materiales re(ueridos. "sta investi)a#in la reali*a el or)anismo en#ar)ado de #ompras y parte #on la verifi#a#in de los proveedores ya re)istrados. Debes tener #laro (ue mu#4os proveedores bus#an las empresas a trav%s de sus e0e#utivos de ventas #orrespondientes y en la a#tualidad$ v,a 6nternet 7e:mail$ #orreo ele#trni#o8@ estos para ser #alifi#ados para posibles #onsultas$ env,an datos para su re)istro$ #omo nombre$ dire##in$ #apital so#ial$ produ#tos o servi#ios ofre#idos$ referen#ias de los #lientes$ et#.

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/e presentamos un es(uema de una orden de #ompra

A4ora bien$ antes de #ontinuar #on el estudio de las si)uientes etapas te proponemos (ue reali#es la a#tividad-

- Ne$oc ac !n con e' Pro+eedor(

;na ve* (ue se 4a es#o)ido el proveedor m's ade#uado$ el or)anismo de #ompras empie*a a ne)o#iar #on %l la ad(uisi#in del material re(uerido$ dentro de las #ondi#iones m's ade#uadas de pre#ios y pa)o. +a aten#in y #umplimiento de las espe#ifi#a#iones e&i)idas de material y el estable#imiento de pla*os de entre)a$ deben ser ase)urados en la ne)o#ia#in. +a ne)o#ia#in es la ter#era etapa del pro#eso y sirve para definir #mo se 4ar' la emisin de la orden de #ompra al proveedor. +a 1rden de Compra es un #ontrato formal entre la "mpresa y el Proveedor$ en ella se detallan las #ondi#iones en (ue se reali* la ne)o#ia#in$ ya (ue tiene la fuer*a de un #ontrato. .u a#epta#in impli#a #umplir #on todas las #ondi#iones estipuladas. "l #omprador por una parte es el responsable de las #ondi#iones y espe#ifi#a#iones #ontenida en la orden de #ompra$ mientras (ue el proveedor debe estar plenamente informado de todas las #l'usulas$ pre:re(uisitos y #riterios e&i)idos por la "mpresa$ los pro#edimientos de re#ep#in del material$ los #ontroles y espe#ifi#a#iones de #alidad$ et#.$ para (ue el pedido de la #ompra sea le)almente valido. ./u0 es 'a Ne$oc ac !n12 .e le da este nombre a los #onta#tos entre el or)anismo de #ompra y el proveedor para redu#ir las diferen#ias y lle)ar a un termino medio@ #ada parte #ede un po#o para (ue ambos se benefi#ien.

3 Acompa4am ento de' Ped do 5Fo''o67Up8(

Be#4a la orden de #ompra$ el or)anismo de #ompras ne#esita ase)urarse (ue la entre)a del material se 4ar' de a#uerdo a los pla*os estable#idos$ #alidad y #antidad ne)o#iada y por lo tanto debe 4aber un se)uimiento del pedido$ a trav%s de #onstantes #onta#tos personales o telefni#os #on el proveedor. "sto si)nifi#a (ue el or)anismo de #ompras no abandona al proveedor despu%s de 4aber emitido la orden de #ompra. "l se)uimiento o a#ompaamiento representa una #onstante supervisin del pedido y una #obran*a permanente de resultados. Cuando la #ompra es de )ran volumen$ al)unas "mpresas reali*an el se)uimiento en fe#4as y pla*os preestable#idos. De a(u, la denomina#in 5ollo9:;p$ t%rmino en in)les (ue si)nifi#a se)uir$ a#ompaar$ fe#4ar. +a etapa de 5ollo9:;p permite lo#ali*ar en forma anti#ipada los problemas y %&itos$ sorpresas desa)radables@ a trav%s de %l$ el or)anismo de #ompras puede apurar el pedido$ e&i)ir la entre)a en los pla*os estable#idos yCo intentar #omplementar el atraso #on otros proveedores.

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empresas 7proveedores8. Produ#to de este #i#lo na#e el pro#eso de ventas@ el #ual lo podemos distribuir en las si)uientes etapas <e#ep#in y <evisin de la 1rden de Compra o 2ota de Pedido$ emitida por el #liente. Despa#4o de Mer#ader,as o Materiales <e(ueridos. <evisin Posterior al Despa#4o <eali*ado 7s, #orresponde emisin de la do#umenta#in para re)ulari*ar errores8. <e#ep#in de 6n)resos de Ealores 6nvolu#rados en la venta. A #ontinua#in anali*aremos #ada una de las etapas del Pro#eso de Eentas$ sin antes de (ue respondas la si)uiente pre)unta-

9 Contro' de 'a Recepc !n de' Mater a' Comprado(

"s la (uinta etapa del #i#lo de #ompras y se da #uando el or)anismo de #ompras re#ibe del proveedor el material soli#itado en la orden de #ompra. "n la re#ep#in del material$ el or)anismo de #ompras verifi#a si las #antidades est'n #orre#tas y$ 0unto #on el or)anismo de #ontrol de #alidad$ reali*a la inspe##in para #omparar el material #on las espe#ifi#a#iones determinadas en la orden de #ompra$ esta opera#in es la (ue se llama 6nspe##in de #alidad en la re#ep#in del material. Confirmada la #antidad y #alidad del material$ el 1r)anismo de Compras autori*a a la bode)a o alma#%n$ re#ibir el material y en#omienda al 1r)anismo de /esorer,a o Cuentas por Pa)ar$ la autori*a#in para el pa)o de la fa#tura al proveedor$ dentro de las #ondi#iones de pre#io y pla*o de pa)o estipulado. "l #i#lo de #ompras en #ontinuo e ininterrumpido$ por lo tanto el )ran volumen de traba0o (ue reali*a un or)anismo de #ompras e&i)e una a)enda de se)uimiento y #obran*a muy intensa$ prin#ipalmente$ en empresas donde puedan o#urrir #ambios en el plan de produ##in (ue impli(uen anti#ipa#iones o atrasos en las entre)as de materiales.

E;p' ca ./u0 es :enta1 Para #omplementar tu respuesta te entre)amos una defini#in de venta"s un #ontrato en virtud del #ual una de las partes 7vendedor8$ se obli)a a entre)ar una #osa de terminada a otro 7#omprador8$ obli)'ndose este !ltimo a pa)ar una #antidad de dinero.

& Recepc !n , Re+ s !n de 'a Orden de Compra o Nota de Ped do em t da por e' c' ente
Corresponde a la 3F etapa del #i#lo de venta la #ual la podemos des#ribir de la si)uiente manera<e#ep#in de la 1rden de Compra o 2ota de Pedido- ?sta #onsiste en la opera#in (ue reali*a el Departamento de Eentas de una "mpresa. Posteriormente se verifi#an todos los ante#edentes #ontenidos en ella$ #omo- 2ombre del #liente$ <.;./$ Domi#ilio$ Giro$ Des#rip#in y Cantidad de los Materiales .oli#itados$ Ealores ;nitarios y /otales$ 5irma Autori*ada del Cliente.

) Despac<o de Mercader=as o Mater a'es Re>uer dos(

"s la =F etapa del #i#lo de Eenta y #orresponde a la #lasifi#a#in de las mer#ader,as #ontenidas en #ada uno de los ,tems de la 1rden de Compra o 2ota de Pedido. ;na ve* #lasifi#adas y separadas las mer#ader,as$ #orresponde la emisin de la do#umenta#in respe#tiva 7Gu,a de Despa#4o$ 5a#turas8$ para su posterior env,o a las bode)as del #liente.

E' Proceso de :enta

"n el Pro#eso de Compras$ determinaremos (ue %ste es un #i#lo #onstante de a(uellas empresas$ (ue re(uieren de la obten#in de bienes y servi#ios de otras

- Re+ s !n Poster or a' Despac<o Rea' %ado

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"s la esta 3F etapa y en el or)anismo de despa#4o de la "mpresa proveedora$ se pro#ede a revisar los despa#4os reali*ados y la do#umenta#in emitida a #ada #liente. A ve#es se #ometen errores (ue por los vol!menes de ventas y tiempo de despa#4o$ no se pueden dete#tar al momento$ tales #omo- "nv,o de #antidades indebidas$ #obro de mayor o menor pre#io de #iertos produ#tos$ no #onsidera#in de des#uentos involu#rados. +os errores deben ser #orre)idos y para ello se 4a#e ne#esario utili*ar do#umentos espa#ialmente diseados para %stos$ #omo 2ota de D%bito y 2ota de Cr%dito. +a #orre##in de los errores en el Pro#eso de Eenta$ reviste )ran importan#ia en los sistemas de #ontrol e informa#in de la "mpresa.

3=. 33. 3D. 3G. 3K. 3L. 3M.

HJu% es investi)a#in y sele##in de proveedoresI HCu'les #on los prin#ipales #riterios de sele##in de los proveedoresI HJu% es pedido de #ompraI "&pli(ue es t%rmino 5ollo9:;p. HJu% es #ontrol de la re#ep#in del material #ompradoI HCu'les son las etapas del pro#eso de ventasI Defina #ada una de ellas. HJu% es ventaI

EJERCICIOS
3. Disee una fi#4a de proveedores (ue #onten)a las prin#ipales informa#iones (ue 0u*)ue ne#esarias para montar un ban#o de datos sobre proveedores. =. .i tuviese (ue estable#er #riterios para la investi)a#in y sele##in de proveedores$ H#mo los definir,aI 3. .i tuviese (ue estable#er #riterios para ne)o#iar #on los proveedores$ H#mo los definir,aI

3 Recepc !n de In$resos de :a'ores In+o'ucrados en 'a :enta(

"sta es la DF y !ltima etapa del #i#lo de ventas y #onsiste en re#ibir los valores #orrespondientes a las fa#turas$ por parte de los #lientes. "l #liente #uando #an#ela una 5a#tura de a#uerdo a lo pa#tado$ suele 4a#erlo en efe#tivo$ #on #4e(ue o vales a la vista$ estos valores deben ser in)resados por Ca0a y a la ve* el 1r)anismo de Cuentas$ Cuentas de Clientes o Por Cobrar$ debe re)istrar di#4o pa)o$ a ob0eto de mantener los ar#4ivos respe#tivos al d,a y #on la informa#in en forma oportuna.

PRE?UN@AS PARA RE:ISION

3. =. 3. D. G. K. L. M. N. 3O. 33. HPor (u% las empresas no son autosufi#ientesI HJu% son insumosI Defina #ompras. "&pli(ue las fun#iones de #ompras. "&pli(ue la importan#ia de #ompras. HCmo puede or)ani*arse el or)anismo de #omprasI Des#riba el sistema #entrali*ado$ sus venta0as y desventa0as. Des#riba es sistema des#entrali*ado$ sus venta0as y desventa0as. "&pli(ue el #i#lo de #ompras. "&pli(ue el an'lisis de rdenes de #ompras re#ibidas. Defina Proveedor.

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AC@I:IDAD PRC@ICA
3. 5ormar )rupos de L alumnos7as8. =. Cada )rupo debe subdividirse en los si)uientes roles de empresa: 5'bri#a : Mayorista : Distribuidor : Minimar>et : +o#al de Abarrotes Doa Puanita 3. Cada alumno7a8 debe 4a#erse #ar)o de investi)ar respe#to del listado$ #di)os y pre#ios de #ada rol (ue le #orresponda. D. <e#ordar (ue en el Ci#lo de Compras 4ay varios do#umentos (ue ya anali*aron en el Mdulo Gestin de Compraventas$ tales #omoCoti*a#in$ 1rden de #ompra$ Gu,a de despa#4o$ 5a#tura$ oleta$ 2ota de Cr%dito$ 2ota de D%bito. "stos do#umentos deben ser apli#ados en este #i#lo de #ompras. G. Cada )rupo debe entre)ar una #arpeta #on todo el #i#lo de #ompras en #ada uno de los niveles$ de a#uerdo a )u,a revisada y anali*ada #on anterioridad. K. .e evaluar': Diseo de Do#umentos : +lenado de Do#umentos : Ci#lo de #ompras #ompleto : 1rden y limpie*a de sus do#umentos. L. "n el #i#lo de #ompras deben utili*ar todos los do#umentos antes men#ionados en el punto D.