El ciclo Deming de mejora continua El uso del ciclo Deming es para guiar y motivar las actividades de mejora.

El ciclo Deming es una metodologa sencilla para mejorar lo que promovi W. Edwards Deming. En un principio, se llam el ciclo Shewhart por su fundador original, Walter Shewhart, pero en 1950 los japoneses cambiaron su nombre por el de ciclo Deming. El ciclo Deming est integrado por cuatro etapas: planear, hacer, estudiar y actuar (PDSA, por sus siglas en ingls), como se ilustra en la gura (La tercera etapa, estudiar, antes se llamaba revisar, y el ciclo Deming se conoca como el ciclo PDCA [por sus siglas en ingls]. Deming hizo el cambio en 1990. Estudiar es ms apropiado, porque con una revisin solamente podramos pasar algo por alto. Sin embargo, muchas personas siguen utilizando el trmino revisar.)

La etapa de planeacin consiste en estudiar la situacin actual y describir el proceso: sus insumos, resultados, clientes y proveedores; entender las expectativas del cliente; recopilar datos; identicar los problemas; probar las teoras sobre las causas y desarrollar soluciones y planes de accin. En la etapa de hacer, se implementa el plan a manera de prueba, por ejemplo: en un laboratorio, como proceso de produccin piloto o con un pequeo grupo de clientes para evaluar una solucin propuesta y proporcionar datos objetivos. Los datos del experimento se recopilan y registran. La etapa de estudio determina si el plan tentativo funciona en forma correcta mediante la evaluacin de los resultados, el registro del aprendizaje y estableciendo si es necesario tomar en cuenta otros aspectos u oportunidades. A menudo es preciso modicar o desechar la primera solucin; se proponen nuevas soluciones y se evalan regresando a la etapa de hacer. En la ltima etapa, actuar, las mejoras se estandarizan y el plan nal se implementa como una mejor prctica actual y se comunica a toda la organizacin. Posteriormente, este proceso lleva otra vez a la etapa de planeacin para la identicacin de otras oportunidades de mejora. En la siguiente tabla se resumen con mayor detalle los pasos del ciclo Deming. La premisa fundamental es que la mejora proviene de la aplicacin del conocimiento.

Planear 1. Denir el proceso: su inicio, nal y lo que hace. 2. Describir el proceso: mencionar las tareas clave realizadas y la secuencia de los pasos, personas que participan, equipo utilizado, condiciones ambientales, mtodos de trabajo y el material usado. 3. Describir a los participantes: clientes y proveedores internos y externos, y operadores del proceso. 4. Denir las expectativas de los clientes: qu quiere el cliente, cundo y dnde, tanto para clientes externos como internos. 5. Determinar qu datos histricos estn disponibles sobre el desempeo del proceso, o qu datos es necesario recopilar a n de entender mejor el proceso. 6. Describir los problemas percibidos relacionados con el proceso; por ejemplo, el hecho de no satisfacer las expectativas de los clientes, la variacin excesiva, los tiempos de ciclo prolongados, etctera. 7. Identicar las causas principales de los problemas y su impacto en el desempeo del proceso. 8. Desarrollar cambios o soluciones potenciales para el proceso, y evaluar la forma en que estos cambios o soluciones van a manejar las causas principales. 9. Seleccionar la(s) solucin(es) ms prometedora(s). Hacer 1. Realizar un estudio piloto o un experimento para probar el impacto de la(s) solucin(es) potencial(es). 2. Identicar los indicadores para entender la forma en que cualquier cambio o solucin tiene xito al manejar los problemas percibidos. Estudiar 1. Analizar los resultados del estudio piloto o experimento. 2. Determinar si mejor el desempeo del proceso. 3. Identicar otros experimentos que quiz sean necesarios. Actuar 1. Seleccionar el mejor cambio o solucin. 2. Desarrollar un plan de implementacin: qu es necesario hacer, quin debe participar y cundo se debe llevar a cabo el plan. 3. Estandarizar la solucin, por ejemplo, redactando nuevos procedimientos operativos estndar. 4. Establecer un proceso para vigilar y controlar el desempeo del proceso. ste puede ser un conocimiento de ingeniera, administracin o la forma en que opera un proceso que puede facilitar el trabajo, hacerlo ms exacto, ms rpido, menos costoso, ms seguro o que satisfaga mejor las necesidades de los clientes. Tres preguntas fundamentales por considerar son: Qu se trata de lograr? Qu cambios se pueden hacer que den como resultado una mejora? Cmo se sabr que un cambio es una mejora? Atravs de un proceso de aprendizaje se desarrolla el conocimiento. Con esta losofa, se puede ver con facilidad por qu el ciclo Deming es un elemento esencial de los programas japoneses para mejorar la calidad.

El ciclo Deming se enfoca tanto hacia la mejora continua a corto plazo como hacia el aprendizaje organizacional a largo plazo. El siguiente ejemplo demuestra la forma en que el ciclo Deming se puede aplicar en la prctica. Los copropietarios de un restaurante decidieron hacer algo en relacin con las largas las que se formaban todos los das en su negocio. Despus de algunas discusiones con sus empleados, salieron a la luz varios hechos: Los clientes esperaban en la la hasta 15 minutos. Por lo general, haba mesas disponibles. Muchos de sus clientes eran asiduos. Las personas que tomaban los pedidos y preparaban la comida se estorbaban entre s. Para medir la mejora que podra resultar de cualquier cambio que realizaran, decidieron recopilar datos sobre el nmero de clientes en la la, nmero de mesas vacas y el tiempo hasta que el cliente reciba la comida que haba pedido. En la etapa de planeacin, los propietarios queran probar algunos cambios y decidieron hacer la prueba con tres de ellos: 1. Ofrecer una forma en que los clientes enviaran sus pedidos por fax con anticipacin (rentar una mquina de fax durante un mes). 2. Mandar hacer una mesa de preparacin en la cocina con amplio espacio para los pedidos por fax. 3. Dedicar una de sus dos cajas registradoras al manejo de los pedidos por fax. Uno de los dueos meda tanto la longitud de la la como el nmero de mesas vacas cada 15 minutos durante la hora del almuerzo. Adems, al realizar la revisin de la la cada 15 minutos, se anotaba quin era la ltima persona en ella y se meda el tiempo que pasaba hasta que le servan la comida. En la etapa de hacer, los propietarios observaron los resultados de las tres medidas durante tres semanas. En la etapa de estudiar detectaron varias mejoras. El tiempo en la la baj de 15 a un promedio de 5 minutos. La longitud de la la se redujo a un promedio mximo de 12 personas, y el nmero de mesas vacas disminuy ligeramente. En la etapa de actuar, los dueos organizaron una junta con todos los empleados para analizar los resultados. Decidieron comprar la mquina de fax, preparar los pedidos por telfono en la cocina junto con los pedidos por fax y utilizar las dos cajas registradoras para manejar los pedidos hechos en el mostrador y por fax.

Bibliografa. Administracin y Control de calidad. Evans. 7ma Edicin.