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Criar um novo cadastro de Fornecedor

Objetivo Nesse tpico ser coberto o procedimento de criao do cadastro de um Fornecedor (Vendor) no ATLAS Requisitos O procedimento de criao de Fornecedor envolve, alm do registro dos dados no Atlas, a realizao de tarefas adicionais na Extranet do PNUD, pelo endereo https://www.undp.org.br/extranet. A descrio desses procedimentos ser apresentada no prximo tpico. Para a realizao dessas tarefas necessrio o preenchimento e assinatura do formulrio Cadastro de Fornecedor disponvel para impresso em http://www.undp.org.br/atlas. Aps a assinatura e preenchimento do formulrio, este deve ser digitalizado e gravado em formato PDF, ou outro similar que no permita a alterao de dados, e anexado Extranet do PNUD na sesso apropriada. Para agilizar o cadastro de um Fornecedor, tenha sempre em mos as informaes abaixo. Responsvel Usurio Operacional ou Gerente de Projeto

Pessoa Fsica Brasileira: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nome completo CPF Nacionalidade Sexo Endereo completo E-Mail Telefone/Fax/Celular Dados bancrios completos 8a. Banco (nome e nmero) 8b. Agncia (nome e nmero) 8c. Conta Corrente 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Pessoa Jurdica Brasileira: Razo Social Razo Social da Matriz (se aplicvel) CNPJ Endereo completo Nome da pessoa de contato Cargo/Funo da pessoa de contato E-Mail Telefone/Fax/Celular Dados bancrios completos 9a. Banco (nome e nmero) 9b. Agncia (nome e nmero) 9c. Conta Corrente Pessoa Jurdica Estrangeira: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Razo Social Razo Social da Matriz Endereo Contato Cargo E-Mail Telefone/Fax/Celular Dados bancrios completos (para pagamento em USD) 8a. Banco, ACH e/ou ABA Number 8b. Agncia (nome e nmero) /Swift Code 8c. Conta Corrente (Bank account number) 8d. IBAN Code (p/ Bancos da Europa) 8e. Endereo+Telefone+Pessoa de Contato do Banco estrangeiro

Pessoa Fsica Estrangeira: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nome completo Nmero do Passaporte Nacionalidade Sexo Endereo completo E-Mail Telefone/Fax/Celular Dados bancrios completos (para pagamento em USD) 8a. Banco, ACH e/ou ABA Number 8b. Agncia (nome e nmero) /Swift Code 8c. Conta Corrente (Bank account number) 8d. IBAN Code (p/ Bancos da Europa) 8e. Endereo+Telefone+Pessoa de Contato do Banco estrangeiro

OBS. Para os casos de cadastro de empresas e pessoas estrangeiras, contacte seu Assistente no PNUD para receber instrues adicionais. Ser necessrio o preenchimento de um formulrio em ingls com as informaes do fornecedor. Preliminarmente criao de um novo cadastro de fornecedor no Atlas, fortemente recomendado que sejam efetuados os seguintes procedimentos: Verificar a prvia existncia de um cadastro do mesmo fornecedor efetuando pesquisa conforme procedimentos constantes no tpico Localizar Fornecedor contido neste manual. Caso seja constatado que j existe um cadastro para o fornecedor, o usurio dever conferir os dados pr-existentes e, se necessrio, alter-los de acordo com as informaes prestadas e contidas no formulrio Cadastro de Fornecedor, procedendo conforme orientaes do tpico Modificar Fornecedor deste manual; Se localizado cadastro pr-existente com status Arquivar (To Archive), verificar necessidade de atualizao dos dados cadastrais, conforme item anterior. Caso no sejam necessrias alteraes, submeter o Cadastro de Fornecedor como descrito em Desarquivamento de Cadastros no Sistema. Certificar-se quanto a validade do nmero do CPF ou do CNPJ do fornecedor, brasileiro, a ser cadastrado atravs de consulta ao site da Receita Federal do Brasil, no endereo eletrnico www.receita.fazenda.gov.br; Confirmar os dados bancrios do fornecedor, no s junto ao prprio, mas tambm atravs de consultas aos sites das instituies financeiras e, quanto ao cdigo de Bancos brasileiros, no site da Febraban Federao Brasileira de Bancos, no endereo eletrnico www.febraban.org.br.
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Procedimento

1. Na tela principal do Acesso Externo (Minhas Transaes), clique no link Criar novo do Mdulo de Fornecedores.

2. Uma nova janela ser aberta. Clique na aba Adicionar Novo.

3. Certifique-se de que o preenchimento dos campos ID Set e ID Fornecedor est igual ao mostrado na figura abaixo. Clique
em Adicionar.

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4. Na nova tela, preencha os seguintes campos:

Campo Nome curto Nome 1 Classificao Descrio Nome curto do fornecedor (at 10 caracteres). O nome curto se refere ao(s) primeiro(os) nome(s) do fornecedor, sempre em LETRAS MAISCULAS, para facilitar pesquisas posteriores. Nome por extenso da pessoa ou razo social da empresa. Utilizar sempre LETRAS MAISCULAS, sem sinais grficos como acentos ou cedilha. Escolher a classificao de acordo com o tipo do fornecedor. Observar que, para fornecedores de projetos (tanto pessoas jurdicas quanto fsicas), a classificao que deve ser selecionada TERCEIRO (Outside Party). Outras classificaes so utilizadas somente com autorizao prvia do PNUD.

Nacionalidade Este campo ser habilitado apenas quando a opo de classificao for preenchida com algum tipo de contrato de pessoa fsica. Para selecionar a nacionalidade, clique na lupa e faa a busca pelo nome do pas de origem.

5. Na parte inferior esquerda, clique no cone

que est frente de Nmeros ID Adicionais.

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6. No campo Nosso Nmero do Cliente digite o CPF, CNPJ ou N do Passaporte do Fornecedor (somente nmeros, sem hfen
ou barra). Clique em OK. O preenchimento correto desse campo essencial para futuras buscas pelo CPF ou CNPJ do Fornecedor.

7. Tendo preenchido as informaes de Nmeros ID Adicionais, clique na aba Endereo, na parte superior da tela.

8. Na nova tela, preencha os seguintes campos (o preenchimento de todos os campos abaixo requerido para
aprovao do cadastro do fornecedor): Campo Endereo 1 Endereo 3 Endereo do Fornecedor Digite o CPF, CNPJ ou n do Passaporte do fornecedor sem hfen ou barra, seguindo o modelo abaixo: Pessoa fsica CNPF12345678900 (atentar para o fato de que o CPF contm 11 dgitos, e devem ser informados inclusive os numerais zero (0) que por ventura venham a existir esquerda do nmero do CPF). CNPJ12345678000100 (observar que o CNPJ contm 14 dgitos e, igualmente ao que ocorre com a insero do CPF, devem ser informados inclusive os nmeros zero que ocorram esquerda da numerao do CNPJ). PASS123456789 (nmero do passaporte sem espaos ou hfens, com o prefixo PASS). (deixar o campo em branco) (deixar o campo em branco) Descrio

Pessoa jurdica

Indivduos Estrangeiros sem CPF Empresas Estrangeiras sem CNPJ Indgenas ou Quilombolas sem CPF

obrigatrio o uso dos prefixos CNPF, CNPJ ou PASS, grafados em letras maisculas, para o preenchimento desse campo! Para os casos de indgenas ou quilombolas sem CPF ou pessoas jurdicas estrangeiras, esse campo pode ser
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Programa das Naes Unidas para o Desenvolvimento deixado em branco. ATENO: No se deve utilizar espaamentos ou outros caracteres entre os termos CNPF, CNPJ ou PASS, e os nmeros/cdigos que se seguem. O preenchimento incorreto desse campo impede a concretizao de pagamentos para o fornecedor (pessoa fsica ou jurdica nacional e pessoa fsica estrangeira). Cidade Bairro CEP Estado ID E-Mail Telefone Nome da cidade Nome do bairro N do CEP Estado. Clique na lupa para buscar o Estado. Endereo de correio eletrnico do fornecedor (ex. joao@email.com) Insira os nmeros de contato do fornecedor, pois tal informao de grande importncia para possveis consultas, alm de se tratar de informao que tambm solicitada no momento do preenchimento do formulrio Cadastro de Fornecedor.

Somente um (1) endereo deve ser cadastrado por fornecedor, pois cada cadastro deve estar relacionado 1(um), e somente 1 (um) CPF, PASSAPORTE ou CNPJ.

9. Aps cadastrar os dados de Endereo, clique na aba Local (Location)

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10. Preencha o campo Local (Location) com o nmero 001 (obrigatoriamente com 3 dgitos). Clique em Ctas a Pagar na
parte inferior esquerda da tela do Atlas.

11. Na nova tela, clique no cone

que est frente de Opes Conta Bancria Fornec.

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12. No campo Qualificador ID Banco (Bank ID), clique na lupa.

13. Na nova tela, selecione a opo 813 BRA NV, quando se tratar de referncia bancria para pagamentos em Reais (BRL).
Para pagamentos em outras moedas deve-se selecionar as opes cadastrais pertinentes.

14. Com o campo Qualificador ID Banco preenchido, prossiga com a digitao dos campos abaixo. Aps concluir, clique em
OK.

PROCEDCIMENTOS PARA PAGAMENTOS EM MOEDA LOCAL (BRL REAIS) Campo Pas Nome do Banco Nome da Descrio Utiliza-se o cdito BRA, para pagamentos em moeda local (Reais) ou via Cheque USD. Nome do banco com LETRAS MAISCULAS. Nome da Agncia bancria
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Programa das Naes Unidas para o Desenvolvimento Agncia Tipo de Conta Sempre ser Conta Corrente. No so feitos pagamentos para Conta Poupana ou Conta Investimento. ID do Banco Inserir o nmero do banco com 3 caracteres. Quando o nmero do banco possuir menos de 3 caracteres, digite nmeros zero esquerda para completar o formato exigido. Abaixo segue relao dos bancos brasileiros mais utilizados. Para demais bancos sugerimos proceder conforme j instrudo no passo 1, item 5, deste tpico. N 237 745 003 001 341 Banco Bradesco Citibank* Bco. da Amaznia Bco. do Brasil Ita N 479 151 356 033 070 Banco BankBoston* Nossa Caixa Real Santander/Banespa BRB Bco. de Braslia N 104 399 409 148 Banco Caixa Econ. Federal HSBC Bank Brasil* Unibanco Bank of America

ID da Agncia Inserir o nmero da agncia com 4 caracteres numricos e o dgito (DV Dgito Verificador) da agncia, quando houver, com somente um caracter, separado por hfen. Quando o nmero da agncia possuir menos de 4 caracteres, digite nmeros zero esquerda para completar o formato exigido. Quando restarem dvidas quanto ao nmero da agncia e ao dgito verificador da mesma, aconselhamos validar os dados junto ao fornecedor e junto ao Banco. Uma boa fonte de informaes acerca da numerao de agncias bancrias so os sites dos prprios Bancos. IMPORTANTE: De acordo com informaes levantadas acerca do SBP Sistema Brasileiro de Pagamentos, junto instituies financeiras nacionais, no existem cdigos de agncias bancrias com mais de 4 (quatro) nmeros e nem dgitos verificadores de agncias com mais de 1(um) caracter. Qualquer variao no cadastramento deste campo divergente das instrues acima ensejar a no aprovao do cadastro do fornecedor. Nmero da Conta Bancria Nmero da conta corrente sem dgito. As contas bancrias cadastradas para um fornecedor devem ser obrigatoriamente vinculadas ao seu CPF ou CNPJ. Esta informao particularmente importante para empresas que tm matriz e filial, uma vez que seus registros no CNPJ so distintos. Ainda, para o caso de conta conjunta de pessoa fsica, o Fornecedor deve ser o titular principal da conta. Dgito verificador da conta corrente, quando houver. Obs.: Este item deve ser validado junto ao fornecedor e, se possvel junto ao Banco, de modo a minimizar as ocorrncias de informaes invlidas que resultam em grande parte das devolues de pagamentos fornecedores.

Dgito

* Excees ao preenchimento das contas bancrias no Brasil: As contas correntes dos bancos CITIBANK (745), BANK BOSTON (479) e HSBC (399) possuem DOIS DGITOS VERIFICADORES. Nesses casos, colocar o nmero da conta completo no campo N da Conta Bancria, e deixar o campo Dgito em branco. PROCEDIMENTOS PARA PAGAMENTOS ELETRNICOS (EFT) EM USD Campo Pas Descrio Para pagamentos eletrnico em USD ou pagamentos em outras moedas, selecione o pas correspondente.

Tipo de Conta Escolher a conta apropriada.

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Programa das Naes Unidas para o Desenvolvimento ID da Agncia Cdigo de identificao da agncia. Caso este campo no seja informado pelo fornecedor, usar obrigatoriamente o SWIFT Code. No caso de pagamentos em moeda estrangeira, destinados Bancos no exterior, clique nos cones abaixo indicados para inserir endereo e telefone do Banco estrangeiro.

DISPOSIO EM CAIXA Para a realizao de pagamento atravs de disposio em caixa para o beneficirio, os campos abaixo devem ser preenchidos da seguinte forma: Nome do Banco ID do Banco BANCO DO BRASIL 001 Disposio em Caixa feito apenas pelo Banco do Brasil

ID da Agncia O nmero da agncia informado deve ser 3382-0. N da Conta Bancria Dgito Digite 0000 Digite 0 Existem 2 (duas) formas diferentes de pagamentos do tipo Disposio em Caixa, uma efetuada eletronicamente (EFT) e destinada fornecedores nacionais que possuem CPF, e outra feita atravs de cheque (CHK) e utilizada para aqueles que no possuem CPF ou estrangeiros que recebero seus pagamentos em agncias bancrias em territrio nacional. Vale ressaltar que na primeira forma de disposio em caixa acima citada, o recebimento feito diretamente no caixa de qualquer agncia do Banco do Brasil, bastando que para isso o fornecedor apresente, no momento do saque, documento de identidade no qual conste seu CPF. No segundo caso, o fornecedor deve primeiramente se dirigir ao atendimento da agncia, identificar-se e solicitar a confirmao do pagamento junto agncia 3382-0 e, somente aps este procedimento e confirmada a disponibilidade do valor para saque, dirigir-se ao caixa. Vale lembrar que a escolha entre estes dois tipos de disposio em caixa ocorre no momento do cadastramento do voucher no Atlas. possvel cadastrar mais de uma conta bancria para o mesmo fornecedor (sob 1 nico CPF ou CNPJ). Para isso, basta voltar aba Local e clicar no boto + presente no lado direito superior da janela. Depois, siga os passos 10 a 14, preenchendo o campo Local com nmeros seqenciais 002, 003, 004... para cada nova conta cadastrada.

De todas as contas cadastradas, apenas uma identificada como Padro (Default). Ou seja, quando um voucher de
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Programa das Naes Unidas para o Desenvolvimento pagamento for criado, o sistema trar as referncias do local marcado como Padro. Havendo outra referncia bancria (outro Local) cadastrada, o usurio poder escolher entre as opes (locais) disponveis. Note que o nmero de contas cadastradas para um Fornecedor aparece no formato x de y, como acima indicado, sendo x a conta apresentada na tela e y o nmero total de contas cadastradas. Veja figura abaixo.

15. Para finalizar o cadastro clique em

. Note que o nmero de cadastro do Fornecedor aparecer em substituio palavra NEXT. Guarde esse nmero para futura referncia.

Aps salvar o cadastro de um novo fornecedor, este ter status No Aprovado (Unaproved) e no poder ser utilizado para pagamento at que o PNUD faa sua aprovao. Para que o cadastro seja aprovado pelo PNUD necessrio que o Usurio Operacional siga os passos do tpico Criar Fornecedor (Procedimento na Extranet), que se referem ao envio do formulrio de fornecedor pela Extranet do PNUD.

FIM

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Criar Fornecedor (Procedimento na Extranet)

Objetivo Nesse tpico ser coberto o procedimento de submisso do formulrio do Fornecedor pela Extranet do PNUD. Requisitos Ter feito o cadastro do Fornecedor no sistema ATLAS, seguindo os passos descritos no tpico anterior. Ter senha de acesso Extranet do PNUD. Procedimento Responsvel Usurio Operacional ou Gerente de Projeto

1. O fornecedor deve preencher e assinar o formulrio Cadastro Fornecedor disponvel em http://www.undp.org.br/atlas.

Alternativamente, caso no seja possvel o preenchimento do formulrio pelo fornecedor, uma pessoa da equipe do projeto poder faz-lo, devendo entretanto o gerente do Projeto assinar o formulrio.

2. Digitalize o documento em um scanner, salvando-o em arquivo cujo formato no possibilite a alterao dos dados do
formulrio (por exemplo PDF).

3. Acesse o sistema da Extranet do PNUD pelo endereo https://www.undp.org.br/extranet. 4. Na seo Atividades da Extranet, siga os links: Documentao de suporte-ATLAS > Documentao de Fornecedor
(Atlas).

5. A nova tela apresenta um resumo dos documentos de fornecedor enviados pelo projeto no ms corrente. Para enviar um
novo documento, desa at o final da pgina e clique no boto Enviar Arquivo.

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6. Preencha os dados do documento e clique em Upload.

Campo Descrio

Vendor (N do Digite o nmero do Fornecedor, conforme informado pelo sistema ATLAS quando da criao do fornecedor (ver passo Fornecedor) 15 do tpico Criar Fornecedor) Projeto Descrio Arquivo Informe o nmero do projeto no formato BRA/xx/xxx Insira alguns dados para fcil localizao do fornecedor pela equipe de Finanas do PNUD (ex. Nome Completo, CPF e CNPJ) O arquivo digitalizado que dever ser disponibilizado ao PNUD. Utilize o boto Browse (navegar) para localizar o arquivo em seu computador. Note que o tamanho do arquivo no pode ultrapassar 1MB (1.024 kB). Para tanto, sugerimos que os arquivos sejam digitalizados nos formatos JPEG, GIF, TIFF ou PDF. No utilizar o formato BMP, que produz arquivos muito grandes.

7. Depois de enviar o arquivo, aguarde aprovao do cadastro do Fornecedor pelo PNUD. A aprovao pode levar at 05 dias
teis, a partir da data em que o cadastro foi inserido na Extranet. Caso queira verificar se um Fornecedor est aprovado, siga os passos descritos no tpico Localizar Fornecedor. Aps a solicitao de cadastro do fornecedor, a equipe do projeto deve acompanhar o status do pedido na Extranet. Caso haja algum problema para a realizao do cadastro, as informaes necessrias sero disponibilizadas nesse local (no h envio de e-mail). Aps atender a qualquer pedido de complementao/correo de dados publicado na Estranet, a equipe do projeto deve informar ao PNUD por meio do endereo vendors@undp.org.br. FIM

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Desarquivamento de cadastros no sistema (fornecedores na situao ARQUIVAR)

Objetivo Restaurar o status de um fornecedor de ARQUIVAR para APROVADO. Requisitos O Fornecedor deve ter sido classificado como ARQUIVAR (TO ARCHIVE) pelo sistema. Periodicamente o sistema verifica, em nvel global, a base de dados dos cadastros ativos e arquiva (status do fornecedor em ARQUIVAR ou TO ARCHIVE) aquele que no tenha sofrido qualquer atualizao nos ltimos 36 meses, ou seja, cadastros que possuam datas efetivas de registro de endereo e dados bancrios anteriores a 36 meses a partir da data que a checagem feita, pela rotina do sistema. Quando h a necessidade de reativar um cadastro deve-se seguir os passos abaixo Responsvel Usurio Operacional ou Gerente de Projeto

Procedimento

1. Atualizar dados de endereo e bancrios, de modo que as datas efetivas (Eff. Date) sejam atualizadas, mesmo que no
tenham ocorrido variaes nos dados.

2. Se houver alterao no cadastro de um fornecedor arquivado, necessrio o preenchimento de novo formulrio Cadastro
de Fornecedor (Vendor form), submetendo-o para aprovao via Extranet.

3. Caso no tenham ocorrido alteraes, aplica-se somente a atualizao das datas e a submisso da informao atravs da
insero do n do fornecedor, n do projeto e descrio Alterar de Arquivado para Aprovado na Extranet.

FIM

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