Professor Wendell Lo Administrao Recursos Materiais Gesto Patrimonial

Gesto Patrimonial
Seqncia de operaes na Adm. Recursos Materiais: identificao do fornecedor, compra do bem, recebimento, transporte interno e acondicionamento, transporte durante o processo produtivo, armazenagem como produto acabado, distribuio ao consumidor final. Seqncia de operaes na Adm. de Recursos Patrimoniais: identificao do fornecedor, compra e recebimento do bem, conservao, manuteno, alienao. Patrimnio: Conjunto de bens, valores, direitos e obrigaes de uma pessoa fsica ou jurdica eu possa ser avaliado pecuniariamente e eu seja utilizado para o objetivo fim. O que Administrar o patrimnio?: Gerir os direitos e obrigaes (ativos e passivos) da empresa. Quando o passivo maior eu o ativo definese Patrimnio Liquido Negativo. O conceito de "material" e de "patrimnio" pode ser entendido como conjunto e subconjunto, ou seja, material o todo e o patrimnio a parte que preenche determinadas caractersticas, ou seja,os bens necessrios para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfao ao cliente. Exemplo: uma madeira um material. Uma mquina da produo um patrimnio. Material: designao genrica de mveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessrios, utenslios, veculos em geral, matrias-primas e outros bens utilizados ou passveis de utilizao nas atividades da entidade; Material Permanente: de durao superior a dois anos, levando-se em considerao os aspectos de durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade; Carga Patrimonial: conjunto de materiais permanentes sob a responsabilidade do titular de uma unidade administrativa; Em outras palavras: quando o departamento de patrimnio transfere um patrimnio (ex: uma mesa) para voc, a mesa passa a ter "carga patrimonial" no seu nome, ou seja, est sob sua guarda, sua responsabilidade. Tombamento: ato de inscrever o bem no registro patrimonial, com a concomitante afixao do respectivo cdigo numrico mediante plaqueta, gravao, etiqueta ou qualquer outro mtodo adequado s suas caractersticas. Registro Patrimonial: descrio analtica do material permanente, ao qual se atribui um cdigo numrico seqencial, contendo as informaes necessrias sua identificao, localizao e carga patrimonial.
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Conseguiu visualizar a diferena entre Registro e Tombamento? Registrar como se fosse cadastrar o bem em algum tipo de planilha ou programa especfico descrevendo suas caractersticas e todas as informaes sobre o bem. O tombamento inclui registrar no "controle de patrimnio" da entidade colando a etiqueta com o cdigo do bem. Todo e qualquer material permanente, quando da sua aquisio, sob qualquer modalidade, ser recebido pelo Almoxarifado de Material Permanente da Coordenao de Material, e, se aceito, imediatamente tombado ou, quando for o caso, relacionado.1. Assim vemos que o principal objetivo do tombamento dos bens no substitu-lo, no inviabilizar a existncia de controles fsicos e analticos (pelo contrrio, o tombamento auxilia a existncia de Normalmente o material recebe uma plaqueta de patrimnio (tombamento), mas em alguns tipos de material no possvel colocar a plaqueta em face de suas caractersticas (por exemplo um tecido). Neste caso, o material dever ser relacionado, ou melhor, registrado por arrolamento. Assim, os tens que no puderem ser tombados sero relacionados. Entretanto, todos os que puderem ser tombados, devero ser. No promover a inadequao ao sistema contbil (uma vez que a numerao auxilia a contabilidade a identificar o bem) e muito menos preservar a inexistncia de uma poltica de administrao do ativo imobilizado, considerando que o tombamento facilita a identificao dos bens instalados na instituio, fazendo uso de chapas numricas ou de codificao de barras, preservando, assim, a existncia de uma poltica de administrao do ativo imobilizado. Patrimnio das empresas e rgos pblicos: A gesto patrimonial dever obedecer s normas gerais de Direito Financeiro e sobre licitaes e contratos administrativos, em vigor para os trs Poderes, e legislao interna aplicvel. O material permanente ter a seguinte classificao: a) regular - quando estiver em perfeitas condies de uso, funcionamento e aproveitamento pela unidade detentora da carga; b) ocioso - quando, embora em perfeitas condies de uso, no estiver sendo aproveitado; c) recupervel - quando o custo de sua recuperao no ultrapassar cinqenta por cento de seu valor de mercado; d) antieconmico - quando sua manuteno for onerosa, ou seu rendimento precrio, no justificando sua utilizao; e) irrecupervel - quando economicamente inconveniente sua recuperao ou no mais puder ser utilizado para o fim a que se destina. O material permanente, qualquer que seja a forma de aquisio, ser obrigatoriamente incorporado ao Patrimnio da entidade.

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Todos os bens mveis permanentes sero confiados a agentes responsveis. dever do servidor zelar pela conservao, guarda e uso do material que lhe for confiado, sendo responsabilizado por desaparecimento, bem como por dano que causar ao mesmo, esteja ou no sob sua guarda. Os prejuzos causados entidade, resultantes de extravio, perda ou dano, sero indenizados por quem os tiver dado causa, aps processo regular de apurao de responsabilidade. Isso no quer dizer que o servidor ser responsabilizado tendo culpa ou no. Ele ser responsabilizado por desaparecimento, bem como por dano que causar ao patrimnio que estiver sob sua responsabilidade, esteja ou no sob sua guarda. Ao mesmo tempo, aps processo regular de apurao de responsabilidade, ou seja, aps a apurao de quem realmente causou o prejuzo, este prejuzo ser indenizado pelo culpado. Lembrando que cabe exclusivamente ao Departamento de Material e Patrimnio a guarda do material permanente ocioso, recupervel, irrecupervel ou antieconmico. Depreciao de Bens do Ativo Imobilizado Em que consiste a depreciao de bens do ativo imobilizado? A depreciao de bens do ativo imobilizado corresponde diminuio do valor dos elementos ali classificveis, resultante do desgaste pelo uso, ao da natureza ou obsolescncia normal. Referida perda de valor dos ativos, que tm por objeto bens fsicos do ativo imobilizado das empresas, ser registrada periodicamente nas contas de custo ou despesa (encargos de depreciao do perodo de apurao) que tero como contrapartida contas de registro da depreciao acumulada, classificadas como contas retificadoras do ativo permanente (RIR/1999, art. 305). NOTA: A partir de 1o/01/1996, tendo em vista o fim da correo monetria das demonstraes financeiras, as quotas de depreciao a serem registradas na escriturao como custo ou despesa sero calculadas mediante a aplicao da taxa anual de depreciao sobre o valor em Reais do custo de aquisio registrado contabilmente.

Como deve ser fixada a taxa anual de depreciao? Regra geral, a taxa de depreciao ser fixada em funo do prazo durante o qual se possa esperar a utilizao econmica do bem, pelo contribuinte, na produo dos seus rendimentos (RIR/1999, art. 310). At 31/12/1998, a SRF no havia fixado, para efeitos fiscais, o prazo de vida til para cada espcie de bem. Admitiam-se at ento as taxas anuais de depreciao, resultantes da jurisprudncia administrativa (IN SRF n 2, de 1969). NOTAS:

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Os prazos de vida til admissveis para fins de depreciao dos seguintes veculos automotores, adquiridos novos, foram fixados pela IN SRF no 162, de 1998: Bens Tratores Taxa depreciao de Prazo

25% ao ano 4 anos (Anexo I da IN SRF n 162, de 1998, NCM Posio 8701) 25% ao ano 4 anos (Anexo I da IN SRF n 162, de 1998, Posio 8702) 20% ao ano 5 anos (Anexo I da IN SRF n 162, de 1998, Posio 8703)

Veculos automotores para transporte de 10 pessoas ou mais, includo o motorista Veculos de passageiros e outros veculos automveis principalmente concebidos para transporte de pessoas (exceto os da posio 8702), includos os veculos de uso misto e os automveis de corrida

Veculos automveis 25% ao ano 4 anos para transporte de (Anexo I da IN SRF mercadoria n 162, de 1998, Posio 8704) Caminhes estrada fora-de- 25% ao ano 4 anos (Anexo I da IN SRF n 162, de 1998, usa expresso Veculos Automveis Especiais abrangindo os Caminhes fora-deestrata - Posio 8705)

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Motociclos

25% ao ano 4 anos (Anexo I da IN SRF n 162, de 1998, Posio 8711)

Foram tambm fixados em 5 anos, pela IN SRF n 4, de 1985: - o prazo de vida til para fins de depreciao de computadores e perifricos (hardware), taxa de 20% (vinte por cento) ao ano; - o prazo mnimo admissvel para amortizao de custos e despesas de aquisio e desenvolvimento de logiciais (software) utilizados em processamento de dados, taxa de 20% (vinte por cento) ao ano. A taxa de depreciao aplicvel a cada caso obtida mediante a diviso de 100% (cem por cento) pelo prazo de vida til, em meses, trimestres ou em anos, apurando-se assim a taxa mensal, trimestral ou anual a ser utilizada. A IN SRF n 162, de 1998, estabelece que a quota de depreciao a ser registrada na escriturao da pessoa jurdica, como custo ou despesa operacional, ser determinada com base nos prazos de vida til e nas taxas de depreciao constantes dos seus Anexos I (bens relacionados na Nomenclatura Comum do Mercosul - NCM anexos) e II (demais bens). A IN SRF n 130, de 1999, alterou o Anexo I da IN SRF n 162, de 1998, para incluir no referido Anexo I uma listagem de bens conforme referncia na NCM, fixando para os mesmos o prazo de vida til e a taxa anual de depreciao. Como ser calculada a depreciao de bens adquiridos O prazo de vida til admissvel para fins de depreciao de bem adquirido usado o maior dentre os seguintes (RIR/1999, art. 311): a) metade do prazo de vida til admissvel para o bem adquirido novo; b) restante da vida til do bem, considerada esta em relao primeira instalao ou utilizao desse bem. Qual a condio para que um caminho possa ser considerado "fora-de-estrada", para fins de depreciao no prazo de quatro anos? Sero considerados "fora-de-estrada" os caminhes construdos especialmente para servios pesados, destinados ao transporte de minrios, pedras, terras com pedras e materiais semelhantes, utilizados dentro dos limites das obras ou minas. Como proceder quando a taxa de depreciao efetivamente suportada pelos bens da pessoa jurdica divergir da normalmente admissvel, tenha sido, ou no, fixada, para efeitos fiscais, pela SRF? A legislao do imposto sobre a renda leva em considerao na fixao do prazo de vida til admissvel para cada espcie de bem as condies normais ou mdias de sua utilizao, ficando, todavia, assegurado ao contribuinte o direito de computar a quota efetivamente adequada s condies de depreciao de
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seus bens, desde que faa a prova dessa adequao quando adotar taxa superior usualmente admitida, mediante laudo do Instituto Nacional de Tecnologia ou de outra entidade oficial de pesquisa cientfica ou tecnolgica (RIR/1999, art. 310, 1 e 2). Quem poder registrar o encargo da depreciao dos bens? A depreciao ser deduzida somente pelo contribuinte que suportar o encargo econmico do desgaste ou obsolescncia, de acordo com as condies de propriedade, posse ou uso do bem. O valor no depreciado dos bens sujeitos depreciao e que se tornarem imprestveis ou carem em desuso ser computado, por ocasio da efetiva sada do bem do patrimnio da empresa (baixa fsica), como despesa no operacional. Quando houver valor econmico apurvel o montante da alienao ser computado como receita no operacional da empresa (RIR/1999, art. 305, 1 e 4). NOTA: No so admitidas quotas de depreciao, para fins da apurao do lucro real, de bens que no estejam sendo utilizados na produo dos rendimentos, nem nos destinados revenda.

Quais os bens que podem ser depreciados? Podem ser objeto de depreciao todos os bens fsicos sujeitos a desgaste pelo uso, por causas naturais, obsolescncia normal, inclusive edifcios e construes, bem como projetos florestais destinados explorao dos respectivos frutos (para projetos florestais vide PN CST n 18, de 1979). A partir de 1/01/1996, somente ser admitida, para fins de apurao do lucro real, a despesa de depreciao de bens mveis ou imveis que estejam intrinsecamente relacionados com a produo ou comercializao de bens e servios objeto da atividade empresarial (RIR/1999, arts. 305 e 307). Quais os bens que no podem ser objeto de depreciao? De acordo com o RIR/1999, art. 307, pargrafo nico e seus incisos, no ser admitida quota de depreciao relativamente a: - terrenos, salvo em relao aos melhoramentos ou construes; - prdios ou construes no alugados nem utilizados pela pessoa jurdica na produo dos seus rendimentos, bem como aqueles destinados revenda; - bens que normalmente aumentam de valor com o tempo, como obras de arte e antigidades; - bens para os quais seja registrada quota de exausto. A partir de que momento poder a depreciao ser imputada no resultado da pessoa jurdica?

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Qualquer que seja a forma de registro desse encargo, na escriturao trimestral ou mesmo anual, a quota de depreciao somente ser dedutvel como custo ou despesa operacional a partir do ms em que o bem instalado, posto em servio ou em condies de produzir (RIR/1999, art. 305, 2). Um bem que se encontra no depsito aguardando sua instalao pode ser objeto de depreciao? O bem somente poder ser depreciado aps instalado, posto em servio ou em condies de produzir (RIR/1999, art. 305, 2). Empresa que vinha utilizando para determinado bem taxas de depreciao inferiores s admitidas como dedutveis na apurao do lucro real poder utilizar taxas mais elevadas a fim de ajustar a depreciao acumulada taxa normal? Ser admitida quota acima da usualmente utilizada desde que o contribuinte prove adequao das quotas adotadas em funo da utilizao do bem em condies adversas em determinado perodo, e no decorrente de simples "recuperao", respeitados os limites, mnimo de tempo e mximo de taxas, estabelecidos pela legislao fiscal (PN CST n 79, de 1976). Como calcular a quota de depreciao de bens aplicados na explorao mineral ou florestal? A quota de depreciao registrvel em cada perodo de apurao, de bens aplicados exclusivamente na explorao de minas, jazidas e florestas, cujo perodo de explorao total seja inferior ao tempo de vida til desses bens, poder ser determinada, opcionalmente, em funo do prazo da concesso ou do contrato de explorao ou, ainda, do volume da produo de cada perodo de apurao e sua relao com a possana conhecida da mina ou a dimenso da floresta explorada (RIR/1999, art. 309, 3). Como calcular a taxa de depreciao em caso de conjunto de instalao ou equipamentos? Quando o registro do imobilizado for feito por conjunto de instalao ou equipamentos, sem especificao suficiente para permitir aplicar as diferentes taxas de depreciao de acordo com a natureza do bem, e o contribuinte no tiver elementos para justificar as taxas mdias adotadas para o conjunto, ser obrigado a utilizar as taxas aplicveis aos bens de maior vida til que integrem o conjunto (RIR/1999, art. 310, 3). Sabendo-se que no admitida quota de depreciao sobre terrenos, como proceder quando o registro contbil de imvel construdo tiver agregado o valor da construo ao do terreno? Somente os edifcios e construes alugados, quando este for o objeto social, ou utilizados pela pessoa jurdica na produo dos seus rendimentos podem ser objeto de depreciao. Quando o valor do terreno no estiver separado do valor da edificao que sobre ele existir deve ser providenciado o respectivo destaque para que seja admitida deduo da depreciao do valor da construo ou edifcio. Para isso, o contribuinte poder servir-se de laudo pericial para determinar que parcela do valor contabilizado que corresponde ao valor do edifcio ou construo, aplicando, sobre esta, o coeficiente de depreciao

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efetivamente suportado, limitado, para efeito tributrio, ao admitido para essa espcie de bem (PN CST n 14, de 1972). INSTRUO NORMATIVA N 205, DE 08 DE ABRIL DE 1988 (sobre o uso de materiais na administrao pblica) O MINISTRO CHEFE DA SECRETARIA DE ADMINISTRAO PBLICA DA PRESIDNCIA DA REPBLICA SEDAP/PR, no uso da competncia delegada pelos Decretos n 91.155, de 18.03.85 e n 93.211, de 03.09.86, e considerando que a SEDAP o rgo Central do Sistema de Servios Gerais SISG (Decreto n 75.657, de 24. 04 .75) , responsvel pela orientao normativa dos rgos setoriais integrantes do referido Sistema, RESOLVE: Baixar a presente Instruo Normativa - I.N., com o objetivo de racionalizar com minimizao de custos o uso de material no mbito do SISG atravs de tcnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gesto com as desejveis condies de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades. Para fins desta Instruo Normativa considera-se: Material - Designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias-primas e outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades das organizaes pblicas federais, Independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolio ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resduos economicamente aproveitveis. DA AQUISIO 2. As compras de material, para reposio de estoques e/ou parra atender necessidade especfica de qualquer unidade, devero, em princpio, ser efetuadas atravs do Departamento de Administrao, ou de unidade com atribuies equivalentes ou ainda, pelas correspondentes reparties que, no territrio nacional, sejam projees dos rgos setoriais ou seccionais, (delegacias, distritos, etc.). RACIONALIZAO 2.1. recomendvel que as unidades supracitadas centralizem as aquisies de material de uso comum, a fim de obter maior economicidade, evitando-se a proliferao. indesejvel de outros setores de compras. 2.2. A descrio do material para o Pedido de Compra dever ser elaborada atravs dos mtodos: 2.2.1. Descritivo, que identifica com clareza o item atravs da enumerao de suas caractersticas fsicas, mecnicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterizao para a boa orientao do processo licitatrio e dever ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possvel; 2.2.2. Referencial, que identifica indiretamente o item, atravs do nome do material, aliado ao seu smbolo ou nmero de referncia estabelecido pelo fabricante, no representando necessariamente preferncia de marca. 2.3. Quando se tratar de descrio de material que exija maiores conhecimentos tcnicos, podero ser juntados ao pedido os elementos necessrios, tais como: modelos, grficos, desenhos, prospectos, amostras, etc.

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2.4. Todo pedido de aquisio s dever ser processado aps verificao da inexistncia, no almoxarifado, do material solicitado ou de similar, ou sucedneo que possa atender s necessidades do usurio. 2.5. Deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espao de tempo, perda de suas caractersticas normais de uso, tambm daqueles propensos ao obsoletismo (por exemplo - gneros alimentcios, esferogrficas, fitas impressoras em geral, corretivos para datilografia, papel carbono e impressos sujeitos a serem alterados ou suprimidos, etc.). DO RECEBIMENTO E ACEITAO 3. Recebimento o ato pelo qual o material encomendado entregue ao rgo pblico no local previamente designado, no implicando em aceitao. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservao do material, do fornecedor ao rgo recebedor. Ocorrer nos almoxarifados, salvo quando o mesmo no possa ou no deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se far nos locais designados. Qual quer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material ser sempre no Almoxarifado. 3.1. O recebimento, rotineiramente, nos rgos sistmicos, decorrer de: a) compra; b) cesso; c) doao; d) permuta; e) transferncia; ou f) produo interna. 3.2. So considerados documentos hbeis para recebimento, em tais casos rotineiros: a) Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura; b) Termo de Cesso/Doao ou Declarao exarada no processo relativo Permuta; c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferncia; ou d) Guia de Produo. 3.2.1.Desses documentos constaro, obrigatoriamente: descrio do material, quantidade, unidade de medida, preos (unitrio e total). 3.3. Aceitao e a operao segundo a qual se declara, na documentao fiscal, que o material recebido satisfaz s especificaes contratadas. 3.3.1. O material recebido ficar dependendo, para sua aceitao, de: a) conferncia; e, quando for o caso; b) exame qualitativo.

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3.4. O material que apenas depender de conferncia com os termos do pedido e do documento de entrega, ser recebido e aceito pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor designado para esse fim. 3.5. Se o material depender, tambm, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicar esta condio no documento de entrega do fornecedor e solicitar ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente esse exame, para a respectiva aceitao. 3.6. O exame qualitativo poder ser feito por tcnico especializado ou por comisso especial, da qual, em princpio, far parte o encarregado do almoxarifado. 3.7. Quando o material no corresponder com exatido ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do recebimento providenciar junto ao fornecedor a regularizao da entrega para efeito de aceitao. DA ARMAZENAGEM 4 A armazenagem compreende a guarda, localizao, segurana preservao do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do rgo ou entidade. 4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ao dos perigos mecnicos e das ameaas climticas, bem como de animais daninhos; b) os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque; c) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fcil inspeo e um rpido inventrio; d) os materiais que possuem grande movimentao devem ser estocados em lugar de fcil acesso e prximo das reas de expedio e o material que possui pequena movimentao deve ser estocado na parte mais afastada das reas de expedio; e) os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. preciso utilizar corretamente os acessrios de estocagem para os proteger; f) a arrumao dos materiais no deve prejudicar o acesso s partes de emergncia, aos extintores de incndio ou circulao de pessoal especializado para combater a incndio (Corpo de Bombeiros); g) os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentao e inventrio; h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e portaestrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentao; i) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasio da utilizao; j) a arrumao dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcao do item, permitindo a fcil e rpida leitura de identificao e das demais informaes registradas;
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l) quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurana e altura das pilhas, de modo a no afetar sua qualidade pelo efeito da presso decorrente, o arejamento (distncia de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes). DA REQUISIO E DISTRIBUIO 5. As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos rgos e entidades sero supridas exclusivamente pelo seu almoxarifado. 5.1. Distribuio o processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condies ao usurio. 5.1.1. So dois os processos de fornecimento: a) por Presso; b) por Requisio. 5.1.2 O fornecimento por Presso o processo, de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao usurio mediante tabelas de proviso previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas pocas fixadas, independentemente de qualquer solicitao posterior do usurio. Essas tabelas so preparadas normalmente, para: a) material de limpeza e conservao; b) material de expediente de uso rotineiro; c) gneros alimentcios. 5.1.3 O fornecimento por Requisio o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usurio mediante apresentao de uma requisio (pedido de material) de uso interno no rgo ou entidade. 5.2. As requisies/fornecimentos devero ser feitos de acordo com: a) as tabelas de proviso; e b) catalogo de material, em uso no rgo ou entidade. 5.3. As quantidades de materiais a serem fornecidos devero ser controladas, levando-se, em conta o consumo mdio mensal dessas unidades usurias, nos 12 (doze) ltimos meses. 5.4. Nas remessas de material para unidades de outras localidades, o setor remetente, quando utilizar transporte de terceiros, dever atentar para o seguinte: a) grau de fragilidade ou perecibilidade do material; b) meio de transporte mais apropriado; c) valor do material, para fins de seguro pela transportadora; e d) nome e endereo detalhado do destinatrio de forma a facilitar o desembarao da mercadoria ou a entrega direta a esse destinatrio. 5.5. A guia de remessa de material (ou nota de transferncia), alm de outros dados informativos julgados necessrios, dever conter: a) descrio padronizada do material; b) quantidade; c) unidade de medida; d) preos (unitrio e total); e) numero de volumes; f) peso; 9) acondicionamento e embalagem; e
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h) grau de fragilidade ou perecibilidade do material. 5.6. O remetente comunicar, pela via mais rpida, a remessa de qualquer material, e o destinatrio, da mesma forma, acusar o recebimento. 5.7. Para atendimento das requisies de material cujo estoque j se tenha exaurido, caber ao setor de controle de estoques encaminhar o respectivo pedido de compra ao setor competente para as devidas providncias. DA CARGA E DESCARGA 6. Para fins desta I.N., considera-se: a) carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatrio; b) descarga - a transferncia desta responsabilidade. 6.1. Toda movimentao de entrada e salda de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente. Em ambos os casos, a ocorrncia de tais registros est condicionada apresentao de documentos que os justifiquem. 6.2. O material ser considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, aps o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitao. 6.3. Quando obtido atravs de doao, cesso ou permuta, o material ser includo em carga, a vista do respectivo termo ou processo. 6.4. A incluso em carga do material produzido pelo rgo sistmico ser realizada vista de processo regular, com base na apropriao de custos feita pela unidade produtora ou, falta destes, na valorao efetuada por comisso especial, designada para este fim. 6.5.1. O valor do bem produzido pelo rgo sistmico ser igual soma dos custos estimados para matria-prima, mo-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida na produo, etc. 6.5. A descarga, que se efetivara com a transferncia de responsabilidade pela guarda do material: a) dever, quando vivel, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comisso especial; b) ser, como regra geral, baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrio, estado de conservao, preo, data de incluso em carga, destino da matria-prima eventualmente aproveitvel e demais informaes);e c) decorrer, no caso de material de consumo, pelo atendimento s requisies internas, e em qualquer caso), por cesso, venda, permuta, doao, inutilizao, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econmico) e furto ou roubo. 6.5.1. Face ao resultado do exame mencionado na alnea a deste subitem, o dirigente do Departamento de Administrao ou da "idade equivalente aquilatar da necessidade de autorizar a descarga do material ou a sua recuperao, ou, ainda, se houver indcio de irregularidade na avaria ou desaparecimento desse material, mandar proceder a Sindicncia e/ou Inqurito para apurao de responsabilidades, ressalvado o que dispe, item 3.1.1. da 142/83. 6.6. Em princpio, no dever ser feita descarga isolada das peas ou partes de material que, para efeito de carga tenham sido registradas com a unidade jogo, conjunto, "coleo, mas sim providenciada a sua recuperao ou substituio por outras com as mesmas caractersticas, de modo que fique assegurada, satisfatoriamente, a reconstituio da mencionada unidade.
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6.6.1. Na impossibilidade dessa recuperao ou substituio dever ser feita, no registro do instrumento de controle do material, a observao de que ficou incompleto(a) o(a) jogo, conjunto, coleo", anotando-se as faltas e os documentos que as consignaram. SANEAMENTO DE MATERIAL 7 Esta atividade visa a otimizao fsica dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificao de variedades, reutilizao, recuperao e movimentao daqueles considerados ociosos ou recuperveis, bem como a alienao dos antieconmicos e irrecuperveis. 7.1. Os estoques devem ser objeto de constantes Revises e Anlises. Estas atividades so responsveis pela identificao dos itens ativos e inativos. 7.1.1. Consideram-se itens ativos - aqueles requisitados regularmente em um dado perodo estipulado pelo rgo ou entidade. 7.1.2. Consideram-se itens inativos - aqueles no movimentados em um certo perodo estipulado pelo rgo ou entidade e comprovadamente desnecessrios para utilizao nestes. 7.2. O setor de controle de estoques, com base nos resulta dos obtidos em face da Reviso e Anlise efetuadas promovero levantamento dos itens, realizando pesquisas junto s unidades integrantes da estrutura do rgo ou entidade, com a finalidade de constatar se h ou no a necessidade desses itens naqueles setores. 7.2.1. Estas atividades tambm so responsveis pelo registro sistemtico de todas as informaes que envolvem um item de material. Este registro dever ser feito de modo a permitir um fcil acesso aos dados pretendidos, bem como, dever conter dispositivos de Alerta para situaes no desejadas. 7.3. O controle dever sempre satisfazer s seguintes condies: a) fcil acesso s informaes; b) atualizao num menor tempo possvel entre a ocorrncia do fato e o registro. 7.3.1. Compete ao setor de Controle de Estoques: a) determinar o mtodo e grau de controles a serem adotados para cada item; b) manter os instrumentos de registros de entra das e saldas atualizados; c) promover consistncias peridicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depsitos (fichas de prateleira) e a conseqente existncia fsica do material na quantidade registrada; d) identificar o intervalo de aquisio para cada item e a quantidade de ressuprimento; e) emitir os pedidos de compra do material rotineirarnente adquirido e estocvel; f) manter os itens de material estocados em nveis compatveis com a poltica traada pelo rgo ou Entidade; g) identificar e recomendar ao Setor de Almoxarifado a retirada fsica dos itens inativos devido a obsolescncia, danificao ou a perda das caractersticas normais de uso e comprovadamente inservveis, dos depsitos subordinados a esse setor. TIPOS DE CONTROLES

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7.4. Generalizar o controle seria, alm, de dispendioso, s vezes impossvel quando a quantidade e diversidade so elevadas. Deste modo, o controle deve ser feito de maneira diferente para cada item de acordo com o grau de importncia, valor relativo, dificuldades no ressuprimento. 7.4.1 Estes controles podem ser: a) registro de pedidos de fornecimento (requisies); b) acompanhamento peridico; c) acompanhamento a cada movimentao. 7.4.2 Em se tratando de itens que envolvem valores elevados ou de importncia vital para a organizao, medida que so requisitados deve-se observar o Intervalo de Aquisio para que no ocorram faltas e conseqente ruptura do estoque. RENOVAO DE ESTOQUE 7.5. O acompanhamento dos nveis de estoque e as decises de quando e quanto comprar devero ocorrer em funo da aplicao das frmulas constantes do subitem 7.7. 7.6. Os fatores de Ressuprimento so definidos: a) Consumo Mdio Mensal (C) mdia aritmtica do consumo nos ltimos 12 meses; b) Tempo de Aquisio (T) - perodo decorrido entre a emisso do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, unidade ms); c) Intervalo de Aquisio (I) - perodo compreendido entre duas aquisies normais e sucessivas; d) Estoque Mnimo ou de Segurana (Em) - a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo perodo ou para atender demanda normal em caso de atraso da entrega da nova aquisio. aplicvel to-somente aos itens indispensveis aos servios do rgo ou entidade. Obtm-se multiplicando o consumo mdio mensal por uma frao (f) do tempo de aquisio que deve, em princpio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T; e) Estoque Mximo (Em) - a maior quantidade de material admissvel em estoque, suficiente para o consumo em certo perodo, devendo-se considerar a rea de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilizao de recursos, intervalo e tempo de aquisio, perecimento, obsoletismo etc. Obtm-se somando ao Estoque Mnimo o produto do Consumo Mdio Mensal pelo Intervalo de Aquisio; f) Ponto de Pedido (Pp) - Nvel de Estoque que, ao ser atingido, determina imediata emisso de um pedido de compra, visando a recompletar o Estoque Mximo. Obtm-se somando ao Estoque Mnimo o produto do Consumo Mdio Mensal pelo Tempo de Aquisio; g) Quantidade a Ressuprir (Q) - nmero de unidades a adquirir para recompor o Estoque Mximo. Obtmse multiplicando o Consumo Mdio Mensal pelo Intervalo de Aquisio. 7.7. As frmulas aplicveis gerncia de Estoques so: a) Consumo Mdio Mensal C = Consumo Anual / 12 b) Estoque Mnimo Em = E x f c) Estoque Mximo EM = Em + C x I d) Ponto de Pedido Pp = Em + x T e) Quantidade a Ressuprir Q= C x I 7.7.1. Com a finalidade de demonstrar a aplicao dessas frmulas segue um, exemplo meramente elucidativo, constante do Anexo I desta I.N., e uma demonstrao grfica constante do Anexo II.
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7.8. Os parmetros de reviso podero ser redimensionados vista dos resultados do controle e corrigidas as distores porventura existentes nos estoques. DA MOVIMENTAO E CONTROLE 7.9. A movimentao de material entre o almoxarifado e outro depsito ou unidade requisitante devera ser precedida sempre de registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens processadas em computador) vista de guia de transferncia, nota de requisio ou de outros documentos de descarga. 7.10. Ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente compete ainda: supervisionar e controlar a distribuio racional do material requisitado, promovendo os cortes necessrios nos pedidos de fornecimento das unidades usurias, em funo do consumo mdio apurado em srie histrica anterior que tenha servido de suporte para a projeo de estoque vigente com finalidade de evitar, sempre que possvel, a demanda reprimida e a conseqente ruptura de estoque. 7.11. Nenhum equipamento ou material permanente poder ser distribudo unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatrio, ressalvados aqueles de pequeno valor econmico, que devero ser relacionados (relao carga), consoante dispe a I.N./SEDAP n 142/83. 7.12. Cumpre ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente no que concerne ao material distribudo, cuidar da sua localizao, recolhimento, manuteno e redistribuio, assim como da emisso dos competentes Termos de Responsabilidade que devero conter os elementos necessrios perfeita caracterizao do mesmo. 7.13. Para efeito de identificao e inventrio os equipamentos e materiais permanentes recebero nmeros seqenciais de registro patrimonial. 7.13.1. O nmero de registro patrimonial dever ser aposto ao material, mediante gravao, fixao de plaqueta ou etiqueta apropriada. 7.13.2. Para o material bibliogrfico, o nmero de registro, patrimonial poder ser aposto mediante carimbo. 7.13.3. Em caso de redistribuio de equipamento ou material permanente, o termo de responsabilidade dever ser atualizado fazendo-se dele constar a nova localizao, e seu estado de conservao e a assinatura do novo consignatrio. 7.13.4 Nenhum equipamento ou material permanente poder ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatrio, sem prvia cincia do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente. 7.13.5. Todo equipamento ou material permanente somente poder ser movimentado de uma unidade organizacional para outra atravs do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente. 7.13.6. Compete ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente promover previamente o levantamento dos equipamentos e materiais permanentes em uso junto aos seus consignatrios, com a finalidade de constatar os aspectos quantitativos e qualitativos desses. 7.13.7. O consignatrio, independentemente de levantamento, dever comunicar ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente qualquer irregularidade de funcionamento ou danificao nos materiais sob sua responsabilidade.
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7.13.8. O Departamento de Administrao ou unidade equivalente providenciara a recuperao do material danificado sempre que verificar a sua viabilidade econmica e oportunidade. DOS INVENTRIOS FSICOS 8. Inventrio fsico o instrumento de controle para a verificao. de estoques nos almoxarifados e depsitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no rgo ou entidade, que ir permitir, dentre outros: a) o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentaes dos estoques com o saldo fsico real nas instalaes de armazenagem; b) a anlise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado atravs dos resultados obtidos no levantamento fsico; c) o levantamento da situao dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques; d) o levantamento da situao dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manuteno e reparos; e e) a constatao de que o bem mvel no necessrio naquela unidade. 8.1. Os tipos de Inventrios Fsicos so: a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exerccio constitudo do inventrio anterior e das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio; b) inicial - realizado quando da criao de uma unida de gestora, para identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade; c) de transferncia de responsabilidade - realizado quando da mudana do dirigente de uma unidade gestora; d) de extino e transformao - realizado quando da extino ou transformao da unidade gestora; e) eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do rgo fiscalizador. 8.1.1. Nos inventrios destinados a atender s exigncias do rgo fiscalizador (SISTEMA DE CONTROLE INTERNO), os bens mveis (material de consumo, equipamento, material permanente e semoventes) sero agrupados segundo as categorias patrimoniais constantes do plano de Contas nico (I.N./STN n 23/86). 8.2. No inventrio analtico, para a perfeita caracterizao do material, figuraro: a) descrio padronizada; b) nmero de registro; c) valor (preo de aquisio, custo de produo, valor arbitrado ou preo de avaliao); d) estado (bom, ocioso, recupervel, antieconmico ou irrecupervel); e) outros elementos julgados necessrios.

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8.2.1. O material de pequeno valor econmico que tiver seu custo de controle evidentemente superior ao risco da perda poder ser controlado atravs do simples relacionamento de material (relao carga), de acordo com o estabelecido no item 3 da I.N./DASP n 142/83. 8.2.2. O bem mvel cujo valor de aquisio ou custo de produo for desconhecido ser avaliado tomando como referncia o valor de outro, semelhante ou sucedneo, no mesmo estado de conservao e a preo de mercado. 8.3. Sem prejuzo de outras normas de controle dos sistemas competentes, o Departamento de Administrao ou unidade equivalente poder utilizar como instrumento gerencial o Inventrio Rotativo, que consiste no levantamento rotativo, continuo e seletivo dos materiais existentes em estoque ou daqueles permanentes distribudos para uso, feito de acordo com uma programao de forma a que todos os itens sejam recenseados ao longo do exerccio. 8.3.1. Poder tambm ser utilizado o Inventrio por Amostragens para um acervo de grande porte. Esta modalidade alternativa consiste no levantamento em bases mensais, de amostras de itens de material de um determinado grupo ou classe, e inferir os resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe. 8.4. Os inventrios fsicos de cunho gerencial, no mbito do SISG devero ser efetuados por Comisso designada pelo Diretor do Departamento de Administrao ou unidade equivalente, ressalvados aqueles de prestao de contas, que devero se subordinar s normas do Sistema de Controle Interno. DA CONSERVAO E RECUPERAO 9. obrigao de todos a quem tenha sido confiado material para a guarda ou uso, pela sua boa conservao e diligenciar no sentido da recuperao daquele que se avariar. 9.1. Com o objetivo de minimizar os curso com a reposio de bens mveis do acervo, compete ao Departamento de Administrao, ou unidade equivalente organizar, planejar e operacionalizar um plano integrado de manuteno e recuperao para todos os equipamentos e materiais permanentes em uso no rgo ou entidade, objetivando o melhor desempenho possvel e uma maior longevidade desses. 9.2. A manuteno peridica deve obedecer s exigncias dos manuais tcnicos de cada equipamento ou material permanente, de forma mais racional e econmica possvel para o rgo ou entidade. 9.3. A recuperao somente ser considerada vivel se a despesa envolvida com o bem mvel orar no mximo a 5O% (cinqenta por cento) do seu valor estimado no mercado; se considerado antieconmico ou irrecupervel, o material ser alienado, de conformidade com o disposto na legislao vigente. DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAO

10. Todo servidor pblico poder ser chamado responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou no sob sua guarda.
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10.1. dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados. 10.2. o documento bsico para ensejar exame do material e/ou averiguao de causas da irregularidade havida com o mesmo, ser a comunicao do responsvel pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuzo de participaes verbais, que, informalmente, antecipam a cincia, pelo administrador, dos fatos ocorridos. 10.2.1. Recebida a comunicao o dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente, aps a avaliao da ocorrncias poder: a) concluir que a perda das caractersticas ou avaria do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ao do consignatrio ou usurio; b) identificar, desde logo, o(s)responsvel(eis) pelo dano causado ao material, sujeitando-o(s) s providncias constantes do subitem 10.3.; c) designar comisso especial para apurao da irregularidade, cujo relatrio dever abordar os seguintes tpicos, orientando, assim, o julgamento quanto responsabilidade do(s) envolvidos no evento: - ocorrncia e suas circunstncias; - estado em que se encontra o material; - valor do material, de aquisio, arbitra do e valor de avaliao; - possibilidade de recuperao do material e, em caso negativo, se h matria-prima a aproveitar; - sugesto sobre o destino a ser dado ao material; e, - grau de responsabilidade da(s) pessoa(s) envolvida(s). 10.3. Caracterizada a existncia de responsvel(eis) pela avaria ou desaparecimento do material (alneas b e c do subitem 1.2.1.), ficar (o) esse (s) responsvel(eis) sujeito(s), conforme o caso e alm de outras penas que forem julgadas cabveis, a: a) arcar com as despesas de recuperao do material; ou b) substituir o material por outro com as mesmas caractersticas; ou c) indenizar, em dinheiro, esse material, a preo de mercado, valor que dever ser apurado em processo regular atravs de comisso especial designada pelo dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente. 10.3.1. Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja jogo, conjunto, coleo, suas peas ou partes danificadas devero ser recuperadas ou substitudas por outras com as mesmas caractersticas, ou na impossibilidade dessa recuperao ou substituio, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem 10.3. (alnea c). 10.4. Quando se tratar de material de procedncia estrangeira, a indenizao ser feita com base no valor da reposio (considerando-se a converso ao cmbio vigente na data da indenizao). 10.5. Quando no for (em), de pronto, identificados responsvel(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o detentor da carga solicitar ao chefe imediato providncias para abertura de sindicncia, por comisso incumbida de apurar a responsabilidade pelo fato e comunicao ao rgo de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento Fazenda Pblica (art. 84, do Decreto-Lei n 200/67).
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10.6. No dever ser objeto de sindicncia, nos casos de extravio, etc., o material de pequeno valor econmico, nos termos do subitem 3.1.1. da I.N./DASP n 142/ 83. 10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, funo ou emprego, dever passar a responsabilidade o material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de fora maior, quando: a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poder o servidor delegar a terceiros essa incumbncia; ou b) no tendo esse procedido na forma da alnea anterior, poder ser designado servidor do rgo ou instituda comisso especial pelo dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferncia e passagem do material. 10.7.1. Caber ao rgo cujo servidor estiver deixando o cargo, funo ou emprego, tomar as providncias preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente. 10.7.2. A passagem de responsabilidade dever ser feita, obrigatoriamente, vista da verificao fsica de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade. 10.8. Na hiptese de ocorrer qualquer pendncia ou irregularidade, caber ao dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente adotar as providncias cabveis necessrias apurao e imputao de responsabilidade. DA CESSO E ALIENAO 11. A cesso consiste na movimentao de material do Acervo, com transferncia de posse, gratuita, com troca de responsabilidade, de um rgo para outro, dentro do mbito da Administrao Federal Direta. 11.1. A Alienao consiste na operao que transfere o direito de propriedade do material mediante, venda, permuta ou doao. 11.2. Compete ao Departamento de Administrao ou a unidade equivalente, sem prejuzo de outras orientaes que possam advir do rgo central do Sistema de Servios Gerais - SISG; 11.2.1. Colocar disposio, para cesso, o material identificado como inativo nos almoxarifados e os outros bens mveis distribudos, considera dos ociosos. 11.2.2. Providenciar a alienao do material considerado antieconmico e irrecupervel. DISPOSIES FINAIS 12. Nenhum material dever ser liberado aos usurios, antes de cumpridas as formalidades de recebimento, aceitao e registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens). 13. O Departamento de Administrao ou a unidade equivalente de ver acompanhar a movimentao de material ocorrida no mbito do rgo ou entidade, registrando os elementos indispensveis ao respectivo controle fsico peridico com a finalidade de constatar as reais necessidades dos usurios e evitar os eventuais desperdcios. 14. As comisses especiais de que trata esta I.N., devero ser constitudas de, no mnimo, trs servidores do rgo ou entidade, e sero institudas pelo Diretor do Departamento de Administrao ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade Administrativa a que ele estiver subordinado.
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15. As disposies desta I.N. aplicam-se, no que couber, aos Semoventes. 16. Fica revogada a I.N./SEDAP n 184, de 08 de setembro de 1986 (D.O.U. de 10/09/86), bem como as demais disposies em contrrio. 17. Esta Instruo entrar em vigor na data de sua publicao.

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