Access

Centro de E.P.A.
LOS LLANOS ALBACETE
Jos Luis Gonzlez Roldn
[ACCESS XP BSICO]
Centro de Educacin de Personas Adultas de Albacete Los Llanos
Contenido
QU ES ACCESS?............................................................................................................................... 3 Conceptos bsicos: campo, registro, tabla, base de datos................................................................. 3 Inicio de Access y creacin de una base de datos nueva ................................................................... 5 Ventana de Access y Base de datos .................................................................................................. 6 Abrir una base de datos existente..................................................................................................... 7 Borrar una base de datos................................................................................................................. 8 Nombres de campo........................................................................................................................ 12 Tipos de datos ............................................................................................................................... 13 Clave principal.............................................................................................................................. 14 Introduccin de datos .................................................................................................................... 16 Tipos de relaciones e integridad referencial................................................................................... 18 Qu es una consulta de Access?................................................................................................... 21 Creacin de una consulta de seleccin en vista diseo ................................................................... 22 Modificar una consulta.................................................................................................................. 26 Uso de criterios para recuperar registros ...................................................................................... 27 Qu es un formulario?................................................................................................................. 31 Creacin de un formulario con el asistente .................................................................................... 32 Modificacin de un formulario ...................................................................................................... 35 Autoformato de formularios........................................................................................................... 37 Edicin de registros mediante formulario ...................................................................................... 38 Ordenar, buscar/reemplazar y filtrar registros mediante formularios............................................. 40 Creacin de formularios en vista diseo ........................................................................................ 47 Qu son informes?....................................................................................................................... 51 Crear un informe con el asistente para informes ............................................................................ 52 Modificar un informe..................................................................................................................... 57 Imprimir un informe ...................................................................................................................... 58
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CREAR TABLAS................................................................................................................................... 9
RELACIONAR TABLAS .................................................................................................................... 15
CREAR CONSULTAS......................................................................................................................... 21
DISEO DE FORMULARIOS............................................................................................................ 31
CREAR E IMPRIMIR INFORMES.................................................................................................... 51
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Qu es Access?
Microsoft Access es una aplicacin informtica para la implementacin de bases de datos. Como habr ledo y visto en la pantalla correspondiente del programa tutor una base de datos nos permite almacenar todo tipo de informacin (nombre, apellidos, telfono, nmero de seg.social, ) para su almacenamiento y posteriormente someter esa informacin a bsqueda y recuperacin.
Conceptos b sicos: campo, registro, tabla, base de datos
Campo: 1 Un campo es una unidad que almacena determinada informacin (nombre, cdigo, fecha). Cada campo debe tener definido un tipo de informacin para almacenar (texto, nmero, fecha) y no acepta otro tipo de informacin como valor.
Por ejemplo en la figura anterior estos podran ser los campos de una tabla de direcciones de nuestros amigos.
Registro: Un registro es un conjunto de campos con datos relacionados, que pertenecen a un mismo asunto, persona o empresa, por ejemplo.
Tabla:2 Es un conjunto de registros con la misma estructura (los mismos campos).
Nm ero m x im o d e ca m pos por t a bl a 2 55 T am a o m x im o d e t abl a y BD 2 gi ga byt es m enos l os objet os d el si st em a
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Base de datos: Una base de datos consiste en un conjunto de tablas que pueden o no relacionarse entre s y, en general, son utilizadas por uno o varios sistemas de ordenadores que acceden a ellas. Si las tablas de una base de datos estn relacionadas estamos ante una base de datos relacional. Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la informacin ordenada de una forma organizada, Access es una base de datos relacional. En una base de datos de Access adems de tablas podemos trabajar con otros objetos como Consultas, Formularios, Informes
Dado el carcter bsico de este mdulo solo trabajaremos estos cuatro primeros objetos
Antes de seguir, debe de c rea r una ca rpeta en el esc ritorio c on su nom bre, donde gua rda r todos l os ejerc ic ios que ha ga a l o l a rgo de este c urso. De a hora en adela nte yo nom bra r esa ca rpeta c om o SU CAR PET A c ua ndo tenga que indic a rl e que gua rde el traba jo rea l iz ado.
Pa ra cr ear esa c ar p eta siga estos p a sos:
1. Ha ga c lic (D) en c ua lquier par te libr e del esc r itor io 2. Desp la c e el c ur sor y ha ga C lic (I) en 3. Tec lee su nombr e ! p ulse I ntr o
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Inicio de Access y creacin de u na base de datos nue va
" Haga Clic en
" Clic en
" Abra SU CARPETA , que debe encontrarse en el escritorio, y guarde en ella una base de datos con el nombre PRIMER EJEMPLO !
" Clic en Ver ! Panel de tareas (o pulse Ctrl +F1) " Debe de tener en su pantalla una imagen similar a la de la pgina siguiente " Use ese grfico para anotar en l los nombres que le indica la ltima ayuda del captulo primero de este mdulo " Cierre Access
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Centro de Educacin de Personas Adultas de Albacete Los Llanos Ventana de Access y Base de datos
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Abrir una base de dat os existe nte

Vamos a hacer un par de ejercicios para practicar como se abre una base de datos existente (la base de datos de ejemplo creada en el ejercicio anterior).
" Haga Clic en
Primero abriremos Access, y despus la base de datos PRIMER EJEMPLO. ! ! !
Ejercicio
" Haga Clic en ! Archivo ! Abrir (el mismo efectos obtendremos haciendo clic en de la barra de Base de datos) " Busque en el escritorio SU CARPETA y dentro de ella la base de datos creada ! haga clic en su nombre !
" Debe de mostrarse una pantalla como el grfico anterior , con la base de datos abierta en la ventana de Access. " Cierre Access
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Localizaremos la base de datos PRIMER EJEMPLO y la abriremos, en el mismo orden que el ejercicio anterior, pero con solo un par de clic. " Abra SU CARPETA del escritorio, haciendo un doble clic sobre su icono
Ejercicio
"
" Dentro de ella debe de estar la base de datos PRIMER EJEMPLO
" Haga doble clic sobre su icono
" El resultado tiene que ser el mismo que en el ejercicio anterior " Cierre Access
Borrar una base de datos

Vamos a borrar de SU CARPETA la base de datos PRIMER EJEMPLO " Haga doble clic en el icono de SU CARPETA que debe de estar en el Escritorio " Haga clic (D) sobre el icono de PRIMER EJEMPLO
" Haga clic (I) sobre Eliminar del men contextual " Confirme con para borrar
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Crear Tablas
Vamos a crear una Base de datos llamada CLNICA y disear en ella tres tablas imaginarias llamadas MDICOS, PACIENTES e INGRESOS, para posteriormente relacionarlas en el captulo siguiente. Las tablas contendrn los siguientes campos: Tabla MDICOS: cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc. Tabla PACIENTES: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de S.S., Nombre, Apellidos, N de Historial, etc. Tabla INGRESOS: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero de cama, diagnstico, etc.
" Haga Clic en
" Clic en ! " En la ventana del explorador acceda a SU CARPETA y en el apartado Nombre del Archivo Escriba CLNICA !
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" En la ventana Base de datos haga clic en ! (Tambin puede hacer doble clic en el acceso directo ) " En la cuadrcula de diseo teclee los siguientes campos con las caractersticas indicadas en la tabla MDICOS 3
Tabla MDICOS (El apartado Descripcin no hay que copiarlo, solo nos indica las caractersticas de los campos, QUE S deben consignarse en el apartado General de la parte inferior de la cuadrcula de diseo)
Pa ra m s i nform a c i n sobre el nom bre y t i po d e c a m po vea el fi na l d el c a p t ul o

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" Cuando termine haga clic en ! confirme con
" Dle como nombre " De la misma manera debe crear las tablas siguientes llamndolas PACIENTES e INGRESOS respectivamente Tabla PACIENTES
Tabla INGRESOS
" Compruebe que dentro del objeto TABLAS estn las recin creadas " Salga de Access
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Nombres de campo
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Tipos de datos
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Clave principal
Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de manera exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirn a lo largo de la tabla nunca. Una clave principal presenta las siguientes ventajas: ! ! ! ! Acelera las consultas Los registros aparecen inicialmente ordenados por los valores clave principal Impide duplicaciones de registro Las relaciones entra tablas precisan de una clave principal
Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son: 1. Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinacin de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar ms de una fila. 2. Seleccionar la opcin Clave principal del men Edicin, o bien hacer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas. En el selector de las filas seleccionadas se visualizar un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.
Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseo de tabla, se realiza la operacin de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado s sin duplicados, ese puede ser el campo idneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder que s a dicha pregunta, asignar a dicho campo como clave principal: y de no existir ningn campo como indexado s con duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado s sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.
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Relacionar Tablas
Para relacionar las Tablas MDICOS, PACIENTES e INGRESOS deberemos seguir los siguientes pasos:
" Inicie Access ! Abra la BD CLNICA que debe de encontrase en SU CARPETA " En la barra de herramientas Base de datos de Access hacer clic en el icono (Relaciones). Si en la ventana Relaciones no aparecen las tablas debemos de pulsar el icono Agregar. , seleccionar la/las tablas o consultas a relacionar y pulsar
" Arrastraremos el campo CodigoIdentificacin de la Tabla MDICOS hasta CdigoIdentificacin de la tabla INGRESOS y soltaremos el botn del ratn
" A continuacin exigiremos integridad referencial asegurndonos de que el tipo de relacin es uno a varios 4
Pa ra m s i nforma c i n sobre rel ac i ones e int egri d a d referenc i al c onsul t e el fi na l d el c a p t ul o.

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" De la misma manera relacionaremos NumeroHistorial de la tabla PACIENTES con el NumeroHistorial de la tabla INGRESOS.
La relacin Uno a varios nos permitir en ambas relaciones que un paciente pueda tener varios ingresos y que un mdico tambin pueda atender a varios ingresados. " Por ltimo cerraremos la ventana Relaciones, Aceptando para guardar estas relaciones recin creadas
" Cierre Access
Introduccin de dat os
Bien, ya tenemos las tablas creadas y relacionadas, ahora solo falta introducir datos en las tablas. Como hemos definido la relacin uno a varios desde la tabla pacientes a ingresos, primero tendremos que introducir los datos del paciente, y por la misma razn expuesta deberemos de rellenar seguidamente la tabla mdicos , y por ltimo los datos de la tabla ingresos. Si no lo hacemos en este orden Access nos lanzar un mensaje de error. Una manera fcil de introducir los datos es a travs de los formularios, pero como no tenemos ninguno creado (lo haremos mas adelante), utilizaremos la vista de hoja de datos para introducir los siguientes (solo expondr algunos de ejemplo, puede ampliarlos por su cuenta).
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" Abra la BD CLNICA " Clic sobre ! !
Teclee los datos siguientes para cada una de las tablas, siguiendo el orden indicado anteriormente, cerrando la ventana para grabar los datos introducidos para cada tabla. (para cambiar de campo puede pulsar la tecla Tab, para avanzar, o Mysculas + Tab, para retroceder, adems de usar el ratn) Datos para Tabla MDICOS
CdigoIdentific ac in son l a s inic ia l es del nom bre, pero podra ser otro c ua l quiera unvoc o pa ra c ada m dic o. En O bserva c iones introduc im os si a tiende por l a s m a a na s o por l a s ta rdes . Fec ha IngresoMdic o es l a fec ha en que em pez a tra ba ja r el m dic o en l a c nic a .
Datos para Tabla PACIENTES
En Nm eroHistoria l al ser c la ve nica puede ser c ual quier c digo que no se re pita , por ejem pl o l a fec ha seguido de una l etra de m es.
Datos para tabla INGRESOS
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En Nm eroHistoria l debem os introduc ir uno v l ido, es dec ir que tenem os que ha berl e da do de al ta a ntes c om o pa c iente. En CdigoIdentific ac in introduc irem os el cdigo del m dic o, que deberem os ha ber introducido c on anteriorida d.
" Cierre la BD CLNICA .
Tipos de r elacione s e integri dad re ferencial
Las relaciones Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn Los campos que forman parte de una relacin deben ser del mismo tipo en ambas tablas , aunque no con el mismo nombre, y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos en dos, donde una de ellas ser la tabla principal de la que parte la relacin y la otra ser la tabla secundaria destino de la relacin, debiendo arrastrar el campo principal sobre el secundario Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuacin. Relacin uno a uno Cada registro de la tabla A se relaciona slo con un registro de una tabla B y cada registro de la B se relaciona slo con un registro de la tabla A.
Relaciones de este tipo se consiguen relacionando dos campos Clave Principal sin duplicados en ambos campos.
Relacin uno a varios: Cada registro de la tabla A est relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B est relacionado con un slo un registro de la tabla A.
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Relaciones de este tipo se consiguen relacionando un campo Clave Principal (Indexado Sin duplicados), con otro campo Indexado Con duplicados, que no es clave principal.
Un solo registro de la tabla de mdicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes. Pero un registro de la tabla de pacientes slo se relaciona con un registro de la tabla mdicos. Relacin varios a varios: Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con ms de un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con ms de un registro de la tabla A.
Relaciones de este tipo se almacenan creando una tercera tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad,
Si existiera una base de datos con dos tablas: mdicos y pacientes, con una relacin directa entre ellos, un mdico atendera muchos pacientes y un mismo paciente podra ser atendido por varios mdicos. Varios registros de la tabla de mdicos se relacionaran con varios registros de la tabla de pacientes. Cuando definimos un campo Asistente para bsqueda y utilizamos una Tabla, Access crea automticamente un tipo de relacin Indeterminado entre el campo y la tabla que contiene los posibles valores.
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Integridad referencial La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son: 1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estn en la primaria o principal. 2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria. Para poder exigir integridad referencial en una relacin de uno a varios es necesario que: 3. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. 4. Los campos contengan el mismo tipo de datos ( si es autonumriconumrico). 5. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos. Access verificar que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitir que esa relacin tenga integridad referencial. La integridad referencial dispone de dos acciones: Actualizar registros en cascada: Cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si en la tabla Libros cambiamos el cdigo del libro nmero 1 a 100, en la tabla Prstamos tambin cambiar el cdigo del libro a 100. Eliminar registros en cascada: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos en la tabla Libros el libro con cdigo 2, ste tambin desaparecer de la tabla Prstamos.
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Crear Consultas
Qu es u na consulta de Access?
Segn la R.A.E. (Real Academia Espaola) una consulta es Buscar documentacin o datos sobre algn asunto o materia. En Access una consulta, es una herramienta informtica, que nos permite filtrar datos de una tabla o consulta para la recuperacin, creacin, modificacin o eliminacin de informacin en una base de datos. En Access existen dos categoras de consultas: Consultas de seleccin y Consultas de accin.
Las primeras son aquellas que extraen o muestran unos datos a partir de unos filtros que especificamos. Son las consultas ms sencillas, ya que podramos decir que se trata de una bsqueda con parmetros. Las consultas de seleccin son las ms utilizadas y a ellas dedicaremos este captulo.
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Una consulta de seleccin nos permite efectuar una pregunta acerca de la informacin almacenada en las tablas. En una consulta se pueden obtener datos de una tabla, o de varias tablas / consultas o una combinacin de ambas. En las consultas podemos ver los datos de las tablas, analizarlos e incluso realizar cambios en ellos. Los cambios realizados en una consulta se registran en la tabla original correspondiente. Otro uso de las consultas es usarlas para crear formularios e informes. Para realizar una consulta de seleccin podemos utilizar dos mtodos, en vista diseo, o utilizando un asistente de Access para la creacin de la consulta.
Creacin de una consulta de seleccin en vista di seo
" Inicie Access " Clic en
! Busque y abra la BD CLNICA (debe de estar en SU CARPETA)
Para iniciar una consulta de seleccin en vista diseo siga uno de estos dos mtodos:
! "
" Clic en ! " Clic en !
! !
! Vista diseo !
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" Accederemos a la pantalla de diseo de consulta de seleccin, donde deberemos " Haremos clic en la Tabla INGRESOS ! " Terminaremos haciendo clic en
(repetir este proceso por cada una de las restantes tablas, MDICOS y PACIENTES) para obtener la siguiente pantalla
agregarle las tablas que necesitemos (en nuestro caso las tres), si no las tenemos ya anexionadas.
Vamos a hacer una consulta de seleccin a las tres tablas, simultneamente, seleccionando uno o varios campos de cada una de ellas
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" Arrastre desde las ventanas superiores a la parrilla de consulta inferior los campos tal como la figura siguiente (fjese en el nombre de la tabla y el nombre del campo que debe de arrastrar: Tabla Ingresos ! campos : NmeroHistorial y FechaIngreso Tabla Mdicos ! campos: NombreMedico y ApellidosMedico Tabla Pacientes ! campos: Nombre y Apellidos
" Pruebe la consulta haciendo clic en el botn
de la barra de botones
" Debemos de obtener un resultado como el de la figura superior " Haga clic en el botn de cerrar ventana !
" Guarde la consulta Con el nombre HISTORIAL MDICO DEL PACIENTE
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" Compruebe que en la ventana Base de datos y Objetos Consultas, figura una nueva consulta con el nombre mencionado
" Cree y guarde otra consulta llamada MDICOS Y ESPECIALIDADES en la que se nos muestre el nombre y los dos apellidos de todos lo mdicos junto con sus especialidades ordenados alfabticamente por apellidos.
Pa ra ordena rl o al fa btic am ente por a pel lidos despl iegue l a l ista de O rden ba jo Apel l idosMdic o y selec c ione Asc endente
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" Ejecute la consulta y una vez compruebe que funciona, gurdela con el nombre indicado anteriormente
" Cree y guarde otra consulta en la que se muestren los NumeroHistorial , ApellidosMedico y NombreMdico que los llev. " Guarde la consulta como HISTORIAL Y MDICOS
Modi ficar u na consulta

Para modificar una consulta (u otro tipo de objeto de base de datos, tabla, formulario o informe), basta con hacer clic(I) en el nombre del objeto base de datos y hacer clic en , para acceder de nuevo a la ventana de diseo.
" Haga clic(I) sobre la consulta HISTORIAL Y MDICOS ! " Modifique esta consulta, basada en la anterior, agregando en la fila Criterios lo siguiente: ! Como Antonio
" Ejecute la consulta (solo debe de mostrarse los registros con nombre Antonio) Ahora, si queremos que esta modificacin se guarde con el mismo nombre que la consulta anterior, con lo que la anterior ser sustituida por la actual, cierre la ventana de la consulta y acepte el cambio. Si por el contrario, quiere conservar la consulta anterior tal como estaba, y guardar esta con otro nuevo nombre, siga estos pasos: " Clic en Archivo ! Guardar como " Dle como nombre HISTORIAL DE ANTONIO " Clic !
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Uso de cr iterios para recuperar reg istros
Los criterios son lmites impuestos en una consulta o en un filtro avanzado para identificar los registros especficos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los mdicos podemos ver los que se llamen Antonio o Carmen. Para ello, establezca en la misma lnea de Criterios y bajo el campo NombreMdico: Como Antonio o Como Carmen Todo lo que se coloque en la misma fila de criterios se tratan con el operador Y, si se colocan en la fila inferior se tratan con operador O
Algunos ejemplos de Criterios >4000 y < 10000 Entre 4000 y 10000 >=4000 Como B* Como M????D Criterio Resultado Mayor que 4000 y menor que 10000 Entre 4000 y 10000, incluidos Mayor o igual que 4000 Todo lo que comience por B Todo lo que empiece por M seguido de 4 letras y que termine en D Que comiencen por B y terminen en O Todo lo que contenga una A Fecha comprendida entre las expresiones Fecha Actual Desde la N a la Z , Z incluida
Como B*O Como *A* Entre #02.02.99# Y #01.12.99# Fecha() >=N
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En la carpeta Ficheros de Ejemplo\Access del Escritorio hay una BD llamada EJEMPLOS BASE DE DATOS que contiene tres tablas, Datos de Libros, Datos de Humedales y Pases del mundo. Usaremos esta BD para los siguientes ejercicios. " Abra Ejemplos base de Datos ! Clic en Consultas ! " Agregue la tabla Datos de Libros a la ventana de Diseo ! Cierre la ventana Mostrar Tabla " Agregue el campo Autor a la primera cuadrcula de diseo y despus todos los campos restantes.
" En Criterios del campo AUTOR introduzca Como * & [TECLEE EL NOMBRE DEL AUTOR] & * " Archivo ! Guardar como ! SELECCIN DE LIBROS POR AUTOR ! Aceptar
" Cierre la ventana de diseo de Consultas " Haga clic en la consulta recin creada ! " Pruebe la consulta introduciendo por ejemplo GALLEGO o CHAMORRO
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" Compruebe que solo se deben mostrar los registros que contengan en el nombre del autor el texto tecleado.
" Cree una nueva consulta usando la tabla DATOS HUMEDALES en la podamos seleccionar los humedales comprendidos entre una tasa mnima y una tasa mxima. " Gurdela con el nombre SELECCIN POR TASA
Crear una consulta de seleccin de la tabla PAISES DEL MUNDO en la que se muestren solo los de Europa u Oceana, ordenados alfabticamente por Continente y Pas.
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Solucin
Crear una consulta para la tabla PAISES DEL MUNDO, en la que nos muestre los pases del mundo de religin anglicana y la lengua que se habla en dicho pas. (8 seleccionados)
Crear una consulta (con parmetros) para la tabla PAISES DEL MUNDO que nos permita seleccionar los registros por el idioma que se hable.
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Diseo de Formularios
Qu es u n formulario?
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para introducir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con slo esos campos, les ser ms fcil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes. Considere los formularios como ventanas o mscaras de pantalla, por las que los usuarios ven y modifican las bases de datos. Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos. En Access 2003 estas son las distintas formas de crear un formulario, (para acceder a esta ventana debemos de estar en el objeto formularios y pulsar pudiendo crearse a partir de una tabla u una consulta) ,
Vista Diseo abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l.
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Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Autoformulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. Segn el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentar los datos de manera diferente. Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico. Asistente para tablas dinmicos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la tabla dinmica.
Creacin de un formulari o con el asistente
Vamos a crear un formulario a partir de la tabla MDICOS de la base de datos CLNICA que debe encontrarse en SU CARPETA. " Inicie Access " Clic en ! Busque y abra la BD CLNICA (debe de estar en SU CARPETA)
" Clic en ! ! Asistente para formularios " Despliegue la lista de tablas/consultas y seleccione la tabla MDICOS
" Clic en
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" En la ventana siguiente haga clic en mdicos figuren en el formulario. para que todos los campos de la tabla
" Clic !
" Clic ! " Seleccione Pintura Sumi
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" Clic !
" Dle como nombre FORMULARIO MDICOS ! para que se nos muestre el formulario mdicos listo para ver, modificar o actualizar los registros de la tabla mdicos.
Para desplazarnos por los registros de un formulario podemos usar el ratn y los botones inferiores que Access incluye por defecto.
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Si queremos usar el teclado para movernos por los registros podemos utilizar las siguientes teclas o combinaciones de teclas.
Tecla/as F5 Tab o Intro May + Tab Tab en el ltimo campo de un registro May + Tab en el primer campo Av. Pg (Pg. Siguiente) Re. Pg. (Pg. Anterior) Tab en el lt imo campo del ltimo registro
Accin Mueve el puntero al cuadro nmero de registro; teclear un nmero ! Intro Campo siguiente del actual registro Campo anterior del actual registro Registro siguiente Registro anterior Registro siguiente Registro anterior Registro nuevo
" Cierre el formulario y Access guardando los cambios si se lo solicita.
Modi ficacin de u n formulari o
" Inicie Access " Clic en
! Busque y abra la BD CLNICA (debe de estar en SU CARPETA) ! !
" Clic !
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" Haga los siguientes cambios en el diseo de este formulario para que quede como la siguiente figura: Todos las modificaciones se explican en el segundo vdeo de ayuda, si es necesario vuelva a repasarlos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Desplace los campos hacia la derecha igualndolos por su borde izquierdo, dndoles el efecto especial de sombra Cambie las etiquetas de los campo hacindolas ms legibles, alinendolas de igual modo por la izquierda Cambie de posicin la etiqueta y campo nmero de colegiado Cambie de posicin el campo Observaciones Agregue como Encabezado del formulario FORMULARIO NMERO UNO (MDICOS) Agregue en el Encabezado la fecha y la hora actual Agregue como pi del formulario REALIZADO POR; (escriba su nombre) Inserte el grfico Mdico que encontrar en la carpeta C:\FICHEROS DE EJEMPLO \ ACCESS y dle efecto especial sombra y color de fondo gris (el grfico debe de ser menor que el rectngulo que lo contiene para que se aprecie el color de fondo) ! guarde los cambios ! y compruebe los
" Cierre la ventana de diseo !
" Seleccione el formulario FORMULARIO MDICOS ! cambios
" Cierre el formulario !
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Centro de Educacin de Personas Adultas de Albacete Los Llanos Autoformato de formulari os
Access permite modificar un formulario mediante el uso de plantillas preestablecidas. Vamos a cambiar el aspecto del formulario creado anteriormente. (Partiremos de que tenemos abierta la base de datos CLNICA y que tenemos a la vista el formulario FORMULARIO MDICOS) " Haga clic(D) en ! " Clic ! ! ! ! ponerle de nombre como en la sig. figura
" Clic !
En la ventana base de datos se debe de haber creado otro formulario (con idntico formato por ahora) a FORMULARIO DE MDICOS pero con otro nombre.
" Haga clic en ! " Clic en ! !
" En la siguiente ventana haga clic en para mostrar el resto de opciones de la ventana (parte inferior) " Haga Clic sucesivamente en las distintas opciones de Autoformatos (plantillas) para ver como quedara el formulario en la parte derecha de la ventana de Autoformato.
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" Cuando encuentre una a su gusto haga clic en " Abra el formulario para comprobar los efectos del nuevo formato del formulario " Cierre Access
Edici n de r egistros media nte form ulario
Los registros que vemos en un formulario, adems de ser una manera amigable de ver los datos de una tabla o consulta, se corresponden realmente con las tablas que los contienen, por lo que cualquier modificacin (edicin que hagamos con los campos o registros de un formulario), afectarn a los datos reales de las tablas que los contienen.
Vamos utilizar para este ejercicio el FORMULARIO MDICOS creado con anterioridad en la base de datos CLNICA. Agregar registros " Inicie Access " Clic en ! ! Busque y abra la BD CLNICA (debe de estar en SU CARPETA) ! !
" Haga Clic en ! " " Clic en ! registro
(nuevo registro) ! Teclee los siguientes datos para el nuevo
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" Muvase por los registros con los botones comprobar que la tabla mdicos tiene un nuevo registro Modificar registros " " " " Muestre en el formulario el registro recin creado (cdigo JGR) Cambie en Observaciones el valor actual por MAANA Cambie el n de colegiado por 98765 Muvase por los registros para ver que los valores han sido cambiados Alternar Vistas " Estando en vista formulario haga Clic en ! Ver ! Vista hoja de datos para
" Compruebe que el registro se ha agregado a la tabla " Cambie a vista formulario con Clic en ! Ver ! Vista formulario Eliminar registros " Muestre en el formulario el registro recin creado (cdigo JGR) " Haga Clic en el selector de registro (debe de colorearse en negro)
" Haga Clic en !
(barra de formulario) o pulse la tecla Supr.
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" Confirme ! " Muvase por los registros para comprobar que el registro ha sido borrado o cambie de modo de visin para comprobarlo en modo hoja de datos. " Cierre Access
Ordenar, bu scar/reemplazar formular ios
filtrar
registros
media nte
Para este ejemplo vamos utilizar la tabla PAISES DEL MUNDO Esta tabla se encuentra en C:\FICHEROS DE EJEMPLO \ ACCESS \ EJEMPLOS BASE DE DATOS Lo haremos en dos pasos; primero crearemos un formulario y despus usaremos ese formulario para realizar los ejercicios. Paso I " Inicie Access " Clic en DATOS ! ! Busque y abra la BD EJEMPLOS BASE DE
" Clic en !
" Doble Clic en ! " Seleccione la tabla PAISES DEL MUNDO ! Agregue todos los campos
" Clic en !
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Clic en !
" Clic !
Podemos apreciar que hay 209 registros en la tabla, mostrndonos el primero

Paso II Para este paso utilizaremos los siguientes botones de la barra de formulario, o el men contextual, y el formulario recin creado.
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Ordenar registros Los registros de las tablas aparecen generalmente en el orden en el que han sido introducidos aunque tambin pueden aparecer ordenados por el campo que es la clave principal. Este orden no tiene por qu quedar as, los registros se pueden ordenar de formas muy distintas segn el contenido de los campos.(desde la vista formulario solo se puede ordenar por un solo campo, desde la vista hoja de datos se pueden ordenar por ms de un campo, siempre que estos estn juntos) Partimos para los siguientes ejercicios con el FORMULARIO PAISES DEL MUNDO en pantalla " Haga clic en el campo CONTINENTE ! (orden descendente) " Clic en Ver ! Vista Hoja de datos y compruebe que los registros estn ordenados alfabticamente, en orden inverso (de esta manera se ve ms claramente la ordenacin)
" Clic en ! Ver ! Vista formulario
" Clic en el campo PAIS ! (orden ascendente) " Compruebe, como en el caso anterior la nueva ordenacin de los registros
" Cierre el formulario ! actual.
para que Access guarde los registros en el orden
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Buscar / reemplazar datos
En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta forma de bsqueda localiza un registro conociendo uno de sus datos. Reemplazar es muy similar, slo que no slo busca los datos de registro en registro sino que adems los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones. Ambas funciones son muy similares. Partimos para los siguientes ejercicios con el FORMULARIO PAISES DEL MUNDO en pantalla " Haga Clic en el campo PAIS ! Clic ! " Teclee CAMERN en el campo buscar !
En esta ventana tambin podemos especificar otras particularidades de la bsqueda, el sentido de bsqueda, si coincide todo el campo, si deben coincidir maysculas y minsculas
" Cierre la ventana buscar " Compruebe que el puntero de registro se encuentra en el registro cuyo pas es CAMERN. Vamos a buscar el valor Peseta (la base est anticuada), por su valor actual Euro " Clic en el campo moneda " Clic ! !
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" Teclee en la siguiente ventana el cambio que deseamos hacer
" Haga clic en ! " Cierre la ventana de bsqueda y compruebe que el valor se ha sustituido Filtrar registros Un filtro es un seleccin de algunos registros de una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla slo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, slo estn ocultos. Vamos a ver dos tipos de filtros Filtro por seleccin
Partimos para los siguientes ejercicios con el FORMULARIO PAISES DEL MUNDO en pantalla " Busque, por ejemplo, en el campo pas uno por el que quiera seleccionar los registros de la tabla , por ejemplo Europa (observe que hay 209 registros)
" Haga Clic en !
(filtro por seleccin de la barra de formularios)
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" Observe que ahora solo hay 44 registros (solo los de Europa) " Si quiere cambie de Vista a Hoja de datos para comprobarlo
" Para volver a mostrar todos los registros (los 209) haga Clic en ! filtro)
(anular
Si cerramos la ventana con el filtro activo, la prxima vez que abramos el formulario se mostrarn la totalidad de los registros Filtro por formulario Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran nmero de registros. Este filtro, al contrario que el anterior, permite el filtro por ms de un campo. Partimos para los siguientes ejercicios con el FORMULARIO PAISES DEL MUNDO en pantalla " Haga Clic en ! (filtro por formulario, de la barra de formulario) Se nos debe de mostrar una mscara del formulario vaca en la que al hacer clic en un campo, se nos mostrar una pequea flecha a su derecha, donde al hacer clic sobre ella, podemos seleccionar los posibles valores por los que queremos filtrar los registros. " Seleccione lo siguiente (Religin Musulmana ; Continente frica)
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" Haga Clic !
(aplicar filtro)
Deben de mostrarse 17 filtrados Para este filtro todos los campos son AND (y), si queremos utilizar OR (O)
tendremos que usar la pestaa inferior del formulario Como ejemplo de OR vamos a filtrar pases de frica con Religin Musulmana O Religin Animista " Haga Clic de nuevo en " Haga Clic ! (filtro por formulario) " Establezca los mismos valores que antes para Continente frica y para Religin Mahometana (quitar filtro)
" " " " "
Haga Clic ! Debe de aparecer una nueva mscara de formulario Establezca en ella En Continente de nuevo frica En Religin Animista
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" Haga Clic en !
(aplicar filtro)
" El filtro ha cambiado deben de mostrarse 32 registros " Cierre el formulario " Cierre Access
Creacin de formularios en vista di seo

En este ltimo ejercicio vamos a utilizar la base de datos EJEMPLOS BASE DE DATOS que se encuentra en: C:\FICHEROS DE EJEMPLO \ ACCESS La estrategia para el ejemplo es la siguiente: I. Crear una consulta con parmetros llamada SELECCIN POR EDITORIAL de la tabla DATOS DE LIBROS (si es necesario repase el captulo de creacin de consultas) II. Basar el diseo del formulario en esa consulta, que como es interactiva, nos permite especificar todas las Editoriales o la que indiquemos.
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Paso I " Inicie Access
" Clic en ! ! Busque y abra la BD EJEMPLOS BASE DE DATOS (C:\FICHEROS DE EJEMPLO \ ACCESS) " Cree la consulta SELECCIN POR EDITORIAL, solo debe de seleccionar los campos, Referencia, Editorial, Ttulo, Autor y precio, ordenando alfabticamente los Ttulos. " Pruebe exhaustivamente la consulta escribiendo el nombre de una Editorial, parte de su nombre, o deje en blanco el parmetro para seleccionar todas. Este es el aspecto que debe de tener la cuadrcula de la Consulta.
Paso II
" Haga clic en el objeto de la ventana base de datos " Clic en el botn ! " Seleccione Vista Diseo ! Despliegue la lista de tablas/Consultas y seleccione la consulta recin creada ! Aceptar
" Redimensione la ventana e inserte los campos para crear el siguiente formulario El grfico lo encontrar en la carpeta ficheros de ejemplo (Book.jpg). Para insertarlo seleccione Insertar ! Imagen y busque el mencionado fichero
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Vista diseo
Vista formulario
" Guarde el formulario como LIBROS POR EDITORIAL " Pruebe el formulario recin creado " Cierre Access
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Crear e imprimir Informes

Qu son inform es?
Los informes son objetos de Access que sirven para presentar los datos de una tabla o consulta y generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos. el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botn ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con se abre una
Vista Diseo abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. Asistente para informes: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Autoinforme: consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. Asistente para grficos: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico. Asistente para etiquetas: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin etiquetas.
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Crear un inform e con el asi stente p ara informes
Usaremos en la creacin de este informe, la consulta SELECCIN POR EDITORIAL, que debemos tener almacenada del ejercicio anterior. " Abra la BD EJEMPLOS BASE DE DATOS Se encuentra en (C:\FICHEROS DE EJEMPLO \ ACCESS) " Clic en ! " Doble clic en ! " En la ventana de dilogo siguiente, especificar la consulta a utilizar y que solo vamos a necesitar los campos, Editorial, Ttulo y Autor (para agregarlos, seleccinelos en el cuadro izquierdo y pulse
" Clic en ! " En la siguiente ventana especifique que vamos a agruparlos por Editorial (clic en Editorial a la izquierda !
" Clic !
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" En la siguiente ventana especificaremos que nos los ordene por Autor (despliegue la lista nmero 1 y seleccione Autor)
" Clic ! " En la siguiente ventana especificaremos la distribucin (en pasos), y la orientacin (horizontal tal como muestra el grfico siguiente)
" Clic ! " En la siguiente indicaremos el estilo (gris claro)
" Clic !
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" En la pantalla siguientes estableceremos el nombre del informe INFORME SELECCIN POR EDITORIAL
" Clic ! " Al pulsar finalizar, se ejecuta el informe recin creado, por lo que lo primero que veremos es la ventana donde tenemos que indicar la Editorial, por ejemplo ANAYA
" Clic ! " El resultado deber ser como el grfico siguiente
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Centro de Educacin de Personas Adultas de Albacete Los Llanos " Cierre la ventana Vista preliminar haciendo clic en ! o clic en ! " Pruebe el informe recin creado con otras editoriales, para ello haga clic en el
nombre del informe y clic en
o doble clic en el nombre del Informe
R ec uerde que si no dam os ninguna Editoria l el inform e se ba sa en toda s y que puede tener m s de una hoja.
Hagamos ahora un nuevo ejemplo con la tabla PAISES DEL MUNDO de la misma base de datos del ejemplo anterior. En este ejemplo vamos a crear un informe en el que se muestre , ordenados alfabticamente por continente y pas, la suma de los campos superficie y poblacin. " Clic en !
" Doble clic en ! " Seleccione la tabla PASES DEL MUNDO y los campos Continente, Pas, Superficie y poblacin !
" Seleccione nivel de agrupamiento Continente !
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Establezca Pas como orden alfabtico Ascendente ! Clic !
" Establezca las opciones de esa ventana como la siguiente figura
" Clic en ! ! " Establezca la siguiente distribucin para el informe
" Clic ! ! " Establezca el estilo para el informe como en la siguiente figura
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" Clic !
" Dle como nombre INFORME PASES DEL MUNDO !
" Compruebe en Vista previa que el informe que tiene aprox. 8 pginas y que cumple los requisitos que establecimos al principio. " Cierre la ventana de vista previa y revise que el formulario se ha creado
Modi ficar u n informe
La modificacin de un informe es igual que la modificacin de un formulario, solo tenemos que acceder al informe en vista diseo y realizar los cambios deseados con las mismas herramienta que ya conocemos de la edicin de formularios.
Supongamos que en el INFORME SELECCIN POR EDITORIAL creado con anterioridad, queremos cambiar el orden de Autor y Ttulo y queremos darle sombra a los campos Editorial, Autor y Ttulo " Haga clic en el nombre del INFORME SELECCIN POR EDITORIAL " Clic en ! " Alterne el orden Autor y Ttulo del Encabezado de Pgina y Detalle
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" Dle sombra a los campos Editorial, Autor y Ttulo de los encabezados
" Cierre la ventana !
" Confirme que quiere guardar los cambios ! " Haga clic en el nombre del Informe " Clic en ! " Cierre la ventana de Vista previa
Imprimir un i nforme
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access: imprimir directamente desde la ventana Base de datos , abrir el cuadro de dilogo Imprimir del men archivo, abrir el informe en Vista previa y hacer clic en el botn imprimir o clic derecho para mostrar su men contextual) Como son muchas las maneras de acceder a la accin de imprimir, vamos a seguir unas pautas bsicas y un mtodo fijo a seguir para evitar duplicidades en las explicaciones, clarificando y simplificando la accin de imprimir un informe. Para imprimir un informe debemos de seguir los siguientes pasos: 1.- Crear el Informe ( ya lo hemos hecho en el apartado anterior) 2.-Mostrar el informe en Vista previa. (Haga doble clic sobre el nombre del .
informe en la ventana Base de datos o haga clic en su nombre y clic en
Este modo de Vista es tremendamente til ya que podemos ver en pantalla el informe tal como se mostrar en papel, pudiendo hacer las modificaciones pertinentes antes de lanzarnos a imprimir. 3.- Dentro de la ventana de Vista previa, y cuando estemos plenamente satisfechos con el diseo creado, haremos clic derecho dentro de ella para que se nos muestre su men contextual
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Las opciones de este men contextual tambin son accesibles desde otros puntos de Access, (comprubelo viendo la barra de Vista previa o el men Archivo), pero como las ms importantes las tenemos resumidas en l, es que vamos a utilizar para unificar criterios.
4.- Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que compruebe los mrgenes, la orientacin de la pgina y otras opciones de configuracin haciendo clic en. resultado de los cambios en y en sus distintas pestaas, viendo el
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Podemos tambin variar el tamao de presentacin del informe en la ventana con el Zoom (desde 10% al 1000%) o mostrar una/varias pginas o acceder a la ventana de diseo para hacer modificaciones.
5.- Por ltimo clic en Imprimir para acceder a la siguiente ventana y realizar la salida en papel del informe.
En Impresora despliegue la lista y seleccione una impresora. Si lo desea puede acceder a sus propiedades (las propiedades dependen de la impresora instalada En Intervalo de impresin, especifique todas las pginas , su intervalo o los registros seleccionados En Copias, especifique el nmero de copias y si desea que se intercalen. Revisar que la impresora est en lnea y con papel Finalmente hacer clic en !
Sugerencia: Un informe se guarda junto a sus especificaciones de formato (mrgenes, orientacin) si quiere imprimir un informe sin pasar por los cuadros de dilogo, haga clic en Imprimir directamente en la barra de herramientas.
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Como ejercicio final del captulo Informes y como final del mdulo Access, le propongo que disee e imprima en papel este informe:
(26 registros) Para conseguirlo, en la pgina siguiente, tiene las indicaciones pertinentes.
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BASE DE DATOS Y TABLA A UTILIZAR o o Base de datos : C:\FICHEROS DE EJEMPLO \ ACCESS \ EJEMPLO BASE DE DATOS Tabla : DATOS HUMEDALES (no actualizada) SELECCIN DE REGISTROS DE LA TABLA (Crear consulta) o Registros que deben formar el informe: TODOS LOS CAMPOS DE TODOS LOS REGISTROS EN CUYO CAMPO PROVINCIA FIGURE : LUGO, ORENSE o STA. CRUZ DE TENERIFE (Para seleccionar los registros debe de crear la consulta de seleccin adecuada. Decida como lo hace, en vista diseo directamente, o mediante el asistente y despus modificar en la parrilla de diseo los criterios de seleccin. Llame a esa consulta lo desee, es un paso intermedio para conseguir el informe.) DISEO DEL INFORME (Use el asistente) o o o o o o Base el informe para crearlo en la consulta creada anteriormente Agrupamiento y orden: AGRUPADOS POR COMUNIDAD Y ORDENADOS ALFABTICAMENTE (en orden ascendente) POR PROVINCIA . Opciones de resumen: EL INFORME DEBE DE PRESENTAR LA SUMA RESUMEN DE LAS TASAS POR COMUNIDADES Y TOTALES. Distribucin del informe: EN PASOS Y ORIENTACIN VERTICAL Estilo: COMPACTO Nombre del informe: HUMEDALES LUGO ORENSE Y STA CRUZ DE TENERIFE IMPRIMIR INFORME Configuracin de pgina: Tamao del papel : A4 VERTICAL, MRGENES POR DEFECTO Imprimir: TODO, NMERO DE COPIAS 1 Impresora : PREGUNTE AL PROFESOR
o o o
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LOS LLANOS ALBACETE

Jos Luis Gonzlez Roldn

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RELACIONAR TABLAS .................................................................................................................... 15

CREAR E IMPRIMIR INFORMES.................................................................................................... 51

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Conceptos b sicos: campo, registro, tabla, base de datos

Tabla:2 Es un conjunto de registros con la misma estructura (los mismos campos).

Nm ero m x im o d e ca m pos por t a bl a 2 55 T am a o m x im o d e t abl a y BD 2 gi ga byt es m enos l os objet os d el si st em a

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Pa ra cr ear esa c ar p eta siga estos p a sos:

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Inicio de Access y creacin de u na base de datos nue va

" Haga Clic en

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Abrir una base de dat os existe nte

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Primero abriremos Access, y despus la base de datos PRIMER EJEMPLO. ! ! !

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" Dentro de ella debe de estar la base de datos PRIMER EJEMPLO

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Borrar una base de datos

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Pa ra m s i nform a c i n sobre el nom bre y t i po d e c a m po vea el fi na l d el c a p t ul o

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Pa ra m s i nforma c i n sobre rel ac i ones e int egri d a d referenc i al c onsul t e el fi na l d el c a p t ul o.

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" Cierre Access

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" Abra la BD CLNICA " Clic sobre ! !

Datos para Tabla PACIENTES

Datos para tabla INGRESOS

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" Cierre la BD CLNICA .

Tipos de r elacione s e integri dad re ferencial

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Creacin de una consulta de seleccin en vista di seo

" Inicie Access " Clic en

! Busque y abra la BD CLNICA (debe de estar en SU CARPETA)

" Clic en ! " Clic en !

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" Pruebe la consulta haciendo clic en el botn

" Guarde la consulta Con el nombre HISTORIAL MDICO DEL PACIENTE

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Modi ficar u na consulta

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Uso de cr iterios para recuperar reg istros

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