Toute entreprise dtient nombre de documents : livres lgaux comptables, comptes annuels, documents sociaux (procs verbaux des

assembles), factures clients, bons de commande, dclarations sociales (Scurit sociale, Assedic ...) et fiscales (IS, T A, taxe professionnelle ...), contrats, correspondance commerciale, ou encore double des bulletins de paie. !"entreprise se doit de les conserver pendant des dures variables, fonctions de la nature m#me des documents, et fixes par le $ode de commerce, le !ivre des procdures fiscales, le $ode du travail ou encore le $ode civil.

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!es temps lgaux de conservation des documents sont gnralement de : - ans : dclarations fiscales et sociales, . ans : solde de tout compte, double des bulletins de paie, / ans : registre des procs verbaux, 01 ans : documents comptables (article ! 02-%22 du $ode de commerce), pices 3ustificatives, -1 ans : titres de proprit et actes de vente, fic4es individuelles de rpartition de la participation et de l"intressement.

Il faut souligner 5ue les dlais de conservation peuvent diffrer d"un domaine 6 un autre : par exemple l"article ! 02-%22 du $ode de commerce prescrit un dlai de conservation de 01 ans pour les documents comptables alors 5ue le !ivre des procdures fiscales (article ! 012 7, I), dispose 5ue les livres, registres, documents ou pices sur les5uels peuvent s"exercer les droits de communication ou d"en5u#te et de contr8le de l"administration, doivent #tre conservs pendant un dlai de six ans 6 compter de la date de la dernire opration mentionne sur les livres ou registres ou de la date 6 la5uelle les documents ou pices ont t tablis. &ans ce cas, il est ncessaire de conserver les documents pendant le dlai le plus long prvu par les textes. !e $ode gnral des imp8ts sanctionne le non respect de l"obligation de conservation. *n effet, l"absence de tenue des documents soumis au droit de communication de l"administration fiscale, ou leur destruction avant les dlais prescrits entra9ne l"application d"une sanction de 0 .11 :.

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&iffrentes sortes de supports de conservation sont possibles. !es documents peuvent ainsi #tre conservs : soit sur le support d"origine (par exemple la facture mise par le fournisseur), soit sur support informati5ue, ou sur tout autre support tel 5ue microfic4es, microfilms ou bandes magnti5ues 6 condition de mettre 6 disposition des agents de l"administration toutes les facilits leur permettant de les consulter.

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0 % +utre l"obligation lgale pour l"entreprise d"arc4iver tous ces documents, l"arc4ivage constitue la 3ustification notamment d"un droit 6 dduction en matire de T A. 2 % *n cas de vrification de comptabilit, l"agent de l"administration fiscale contr8le la sincrit des dclarations souscrites et les compare avec la comptabilit. Si une entreprise a procd aux enregistrements comptables des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise de manire c4ronologi5ue et selon les rgles prescrites (c"est%6%dire 6 l"appui des pices 3ustificatives), sa comptabilit rgulire en la forme a un caractre probant. - % Il convient galement de souligner 5u"en cas de c4angement de la lgislation, comme cela a t le cas lors de la condamnation de la >rance par la $our de ?ustice des $ommunauts *uropennes, refusant 3us5u"alors la rcupration de la T A sur les dpenses de restauration, il a t opportun pour les entreprises de pouvoir produire les 3ustificatifs des dpenses de restaurant, de rception et de spectacles engages au profit des dirigeants et des salaris depuis le 0er 3anvier 0@@/.