Guas de Ajustes Contables

ASIENTOS DE AJUSTES

Recordemos que el Balance de Comprobacin, slo nos muestra el equilibrio de la ecuacin patrimonial durante el proceso de registro de las transacciones comerciales para un perodo determinado, sin embargo, esta informacin no est acoplada a la realidad administrativa y financiera de la empresa, ni a los principios contables generalmente aceptados. Existen ciertas situaciones contables que no se registran durante el ciclo econmico y que por lo tanto no se reflejan en el Balance de Comprobacin, como estas situaciones inciden en el volumen de ingresos, egresos y valores patrimoniales de la empresa, deben de tomarse en cuenta a fin de sincerar el Balance de Comprobacin. A esta sinceracin se le denomina AJUSTE, donde se obtienen una historia completa de las operaciones del perodo, expresadas en cifras razonables, de conformidad con los principios de la contabilidad

generalmente aceptados. Es comn que los saldos de ciertas cuentas al final del ciclo econmico no muestren los valores exactos en el momento del balance, como por ejemplo la cuenta de BANCO, ya que el estado de cuenta enviado por el banco no coincide con lo registrado en los libros de la empresa. Otro por ejemplo sera que la cuenta ARTCULOS DE ESCRITORIO, ya que en los libros slo registramos el valor a precio de factura, tenemos que determinar la existencia de estos al final del perodo contable.

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PROCEDEMIENTO PARA REALIZAR LOS ASIENTOS DE AJUSTE

Estos asientos son diversos, todo depende del tipo de empresa donde se realicen, vamos a estudiar los siete tipos de ajustes ms comunes, tomando en consideracin que las principales situaciones que requieren un proceso de ajuste son: 1. Amortizacin de Gastos Pagados por Anticipado. 2. Amortizacin de Ingresos Cobrados por Anticipado. 3. Acumulacin de Gastos Causados y no Pagados. 4. Acumulacin de Ingresos Devengados y no Cobrados. 5. Depreciacin del Activo Fijo Tangible. 6. Amortizacin de Activo Fijo Intangible. 7. Creacin y Ajuste de la Provisin para Cuentas Dudosas.

1- ) AMORTIZACIN DE GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO.

En algunas ocasiones, la empresa cancela por adelantado ciertos gastos, como por ejemplo Seguros, Publicidad, Alquiler, Artculos de Escritorio, Mantenimiento, entre otros. Para ello existen dos (2) formas de registrar estas operaciones:

A) B)

Registrar como activo. Registrar como gasto.

Esta decisin recae en el contador de la empresa, sea cual fuere su decisin, al momento del cierre del ciclo econmico debe sincerar el monto real del gasto incurrido durante el perodo.

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PROCESO CONTABLE

Primera situacin. Registro inicial como Activo. Supongamos que el da 01/04/07; la empresa Los Ajustadores, cancela un ao de alquiler por Bs. 1.920.000,00; el asiento al momento de realizar la operacin ser el siguiente:

Fecha 1-4

Descripcin -0Alquiler pagado por adelantado. Banco -0-

Ref.

Debe

Haber

1.920.000,00 1.920.000,00

Al realizar el pase al libro Mayor, esta cuenta tendr un saldo de Bs. 1.920.000,00. Para el 31/12/07 el valor de este activo ha mermado para convertirse en un gasto. En trminos econmicos la cuota mensual del alquiler es de Bs. 160.000,00 (1.920.000,00 / 12). Por lo tanto de Bs. 1.920.000,00 del pago inicial del alquiler, Bs. 1.440.000,00 corresponde a Gastos de Alquiler consumido durante los nueve meses transcurridos, el resto; Bs. 480.000,00es el monto del Alquiler pagado por adelantado, el cual estar vigente durante los siguientes tres meses del prximo perodo econmico.

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El asiento de ajuste correspondiente a este caso ser as:

Fecha 1-4

Descripcin -0Gastos de alquiler Alquiler pagado por adelantado. -0-

Ref.

Debe

Haber

1.440.000,00 1.440.000,00

Segunda situacin. Registro inicial como Gasto: Siguiendo el mismo ejemplo, el asiento al momento de la operacin ser el siguiente

Fecha 1-4

Descripcin -0Gasto de alquiler Banco -0-

Ref.

Debe

Haber

1.920.000,00 1.920.000,00

El libro mayor mostrar un saldo de Bs. 1.920.000,00 en la cuenta de Gastos de Alquiler, sin embargo para el cierre del ciclo econmico se debe determinar el monto exacto del gasto incurrido, ya se determin que el monto mensual es de Bs. 160.000,00, por lo tanto el monto real del Gasto de Alquiler es de Bs. 1.440.000,00 y el monto restante Bs. 480.000,00 representa un activo para la empresa, el asiento de ajuste consiste en cargar a la cuenta de activo pagado por adelantado y abonar a la cuenta de gastos: Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 4 de 17

Fecha 1-4

Descripcin -0Alquiler pagado por adelantado. Gasto de alquiler. -0-

Ref.

Debe

Haber

480.000,00 480.000,00

2- ) AMORTIZACIN DE INGRESOS COBRADOS POR ADELANTADO.

De la misma forma que una empresa cancela por adelantado algunos gastos, igualmente ocurre que ciertas operaciones se cobran en efectivo antes que los bienes y/o servicios entregados al cliente. En este tipo de ajuste el contador tambin tiene dos formas para registrar la operacin.

A) Registro Inicial como Pasivo. B) Registro Inicial como Ingreso.

Sea cual fuere el caso al final del perodo econmico deber realizar el ajuste correspondiente.

PROCESO CONTABLE

Primera situacin. Registro inicial como Pasivo: Tomemos como ejemplo que el da 30/05/07, la empresa Los Especialistas, firmo un contrato de publicidad a razn de Bs. 7 .500.000,00 mensual y cobr por adelantado el equivalente a diez meses, el registro al momento de la operacin ser as:

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Fecha 30-5

Descripcin -0Banco. Publicidad cobrada por adelantado.

Ref.

Debe 7.500.000,00

Haber

7.500.000,00

-0-

El libro Mayor de la cuenta Publicidad cobrada por adelantado, tendr un saldo de Bs. 7.500.000,00 al 31/12/07, pero este saldo no muestra el saldo real del ingreso por este concepto, tampoco el saldo de la cuenta de Publicidad Cobrada por Adelantado es el verdadero, ya que, han transcurrido un tiempo desde el momento en que se hizo la operacin, hasta el cierre del ciclo econmico (exactamente siete (7) meses), el pasivo Publicidad Cobrada por Adelantado ha disminuido en Bs. 5.250.000,00, para convertirse en un ingreso que no ha sido registrado en los libros. El asiento correspondiente ser un cargo a la cuenta de pasivo con abono a una cuenta de ingresos:

Fecha 31-12

Descripcin -0Publicidad cobrada por adelantado. Ingresos por publicidad. -0-

Ref.

Debe

Haber

5.250.000,00 5.250.000,00

30-5

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30-7

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30-10 30-11 31-12

Quedando de esta forma la cuenta de Publicidad Cobrada por Adelantado con un saldo de Bs. 2.250.000,00 para el prximo perodo econmico, es decir, el equivalente a tres meses. Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 6 de 17

Segunda situacin. Registro Inicial como Ingreso: Consiste en registrar de una vez como ingreso, continuando con el anterior ejemplo tendremos:

Fecha 30-5 Banco

Descripcin -0-

Ref.

Debe

Haber

7.500.000,00 7.500.000,00

Ingreso por publicidad -0-

Para el 31/12/07 esta cuenta tendr un saldo de Bs. 7.500.000,00, lo cual no es cierto, pues solamente han transcurrido siete meses, sabiendo que el monto mensual es de Bs. 750.000,00, el monto real del ingreso es de Bs. 5.250.000,00 y el saldo restante representa una obligacin para la empresa, el cual debe ser sincerado de acuerdo a los principios contables generalmente aceptados. El asiento ser el siguiente, cargo a la cuenta de ingresos con abono a la cuenta de pasivo:

Fecha 31-12

Descripcin -0Ingresos por publicidad Publicidad cobrada por adelantado -0-

Ref.

Debe

Haber

2.250.000,00 2.250.000,00

3- ) ACUMULACIN DE GASTOS CAUSADOS Y NO PAGADOS

Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 7 de 17

Existen varios servicios que no se cancelan, pero que han sido recibidos, estos gastos causados y no pagados deben ser reflejados al finalizar el ciclo econmico para dar cumplimiento a los principios contables generalmente aceptados. Entre estos gastos suelen estar: Intereses, Impuestos, Alquileres, Servicios Pblicos, Retenciones, entre otros. El asiento correspondiente en estos casos consiste en cargar a la cuenta de gastos y abonar a una cuenta de pasivo. Ejemplo: No se han registrado las comisiones de los vendedores, las cuales ascienden a Bs. 250.000,00.
Fecha 31-12 Descripcin -0Comisiones de vendedores Comisiones por pagar -0250.000,00 250.000,00 Ref. Debe Haber

4- ) ACUMULACIN DE INGRESOS DEVENGADOS Y NO COBRADOS

Consiste en recibir el dinero toda vez que se haya prestado un servicio, sin embargo, muchas empresas acumulan estos pagos y los cancelan al final del ejercicio, en este caso tendremos un activo, el cual cargaremos con abono a una cuenta de ingresos. Ejemplo: Se tiene alquilado un galpn por Bs. 375.000,00 mensual y no se han cobrado los ltimos tres meses.

Fecha 31-12

Descripcin -0Alquileres por cobrar Ingresos por alquiler -0-

Ref.

Debe

Haber

1.125.000,00 1.125.000,00

Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 8 de 17

5- ) DEPRECICACIN DE ACTIVO FIJO TANGIBLE

Toda empresa requiere de ciertos bienes tangibles con los cuales realiza sus productos, bienes, para la prestacin de servicios, estos bienes son adquiridos con el fin de darles uso durante un tiempo de acuerdo a la actividad econmica que realiza. A estos bienes se le denomina Activos Fijos, entre los cuales tenemos: Edificios, Vehculos, Maquinarias, Equipos de Reparto, entre otros. Ellos van disminuyendo su valor a medida que transcurre el tiempo, debido al desgaste, uso y abuso, obsolescencia, esta disminucin del activo es conocida como Depreciacin, la cual ser distribuida a lo largo de su vida til estimada. Al final del ciclo se calcula el monto de la depreciacin que corresponde a ese perodo, procediendo a registrar en el libro Diario, mediante de ajuste con cargo a la cuenta Depreciacin del Activo, que se trate y con abono a la cuenta Depreciacin Acumulada de este activo fijo. Para calcular el monto de la depreciacin se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

A) Costo del Activo B) Vida til C) Valor de Desecho, Residual o de Rescate, Salvamento

El costo del activo es el monto pagado al momento de su adquisicin, ms todos los valores que hubiesen invertido (fletes, seguros, entre otros.). La vida til est referida al tiempo estimado que prestar servicios ese activo.

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El Valor de desecho, se entiende por el valor que probablemente tendr ese activo al momento de finalizar su vida til. El clculo de la depreciacin se puede hacer a travs de la aplicacin de los siguientes mtodos: Lnea Recta Horas Trabajo Unidades de Produccin Kilmetros Recorridos Nmeros Dgitos Saldos Decrecientes Sin embargo vamos a utilizar el Mtodo de Lnea Recta, por ser el ms prctico y sencillo para esto. Consiste en aplicar la siguiente formula: Costo del Activo Valor de Desecho Vida til CA VD VU

Depreciacin

Tenemos como ejemplo que se adquiere un equipo de cocina valorado en Bs. 35.500.000,00; el da 01/06/07; se estima que prestar servicios efectivos durante ocho (8) aos, al final de los cuales tendr un valor de desecho de Bs. 3.910.000,00. Apliquemos:

D =

35.500.000,00 - 3.910.000,00 8

31.590.000,00 8

3.948.750,00

El resultado nos dir el monto de la depreciacin anual, debemos tener en cuenta la fecha en que se realiz la compra del activo. De acuerdo al ejemplo Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 10 de 17

debemos determinar la depreciacin correspondiente al primer ao, ya que slo han transcurrido siete (7) meses

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Para ello dividimos el monto de la depreciacin anual entre doce (12) meses: Bs. 3.954.937,50 / 12, el resultado lo multiplicamos por el tiempo transcurrido (siete meses) = Bs. 2.303.437,50. La depreciacin del equipo durante los premios siete meses fue de Bs. 2.303.437,50 y el asiento de ajuste correspondiente ser:

Fecha 31-12

Descripcin -0Depreciacin de equipo de cocina. Depreciacin acumulada de equipo de cocina. -0-

Ref.

Debe

Haber

2.303.437,50 2.303.437,50

6- ) AMORTIZACIN DE ACTIVO FIJO INTANGIBLE

Son todos aquellos gastos que realiza la empresa pero que han de beneficiar por varios aos, como por ejemplo: los Gastos de Organizacin, Instalaciones y Arreglos, Marcas de Fbricas, entre otros. La amortizacin consiste en la reduccin peridica del activo, el clculo se hace a travs de un porcentaje o dividir el gasto entre un nmero de perodos. Las cuentas a intervenir son: cargo a la cuenta de amortizacin, con abono a la cuenta Amortizacin Acumulada de Activo. Ejemplo: Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 11 de 17

Una empresa cancel por concepto de asesora legal, registro, publicidad y otros gastos necesarios, para el inicio de sus operaciones, la cantidad de Bs. 7.650.000,00, considerando que ese gasto se amortizar en los primeros cuatro perodos contables.

PROCESO CONTABLE

Se divide al monto Bs. 7.650.000,00 / 4 = 1.912.500,00, este resultado ser el monto correspondiente a la amortizacin de cada ciclo y el asiento quedar:

Fecha 31-12

Descripcin -0Amortizacin gasto de organizacin. Amortizacin acumulada gasto de organizacin. -0-

Ref.

Debe

Haber

1.912.500,00 1.912.500,00

7- ) CREACIN Y AJUSTE DE LA PROVICIN PARA CUENTAS DUDOSAS Finalizado el ciclo econmico, el Balance de Comprobacin, muestra un saldo de las cuentas por cobrar, lo que representa el monto que los clientes adeudan por concepto de las ventas a crdito, la experiencia nos dice que siempre habr algunas prdidas, ya que algunos cobros no han sido posibles, motivados a diversos factores: fallecimiento, cambio de domicilio, quiebra, entre otros.

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Ante esta situacin se recomienda tomar un parte del saldo de las Cuentas por Cobrar, para aproximarse en lo posible a la realidad. Existen varios procedimientos para determinar la posible prdida por cuentas de cobro dudoso, aplicaremos las ms usuales: A) Aplicar un porcentaje sobre saldo de las Cuentas por Cobrar. B) Aplicar un porcentaje sobre el saldo de las Ventas. En el primer procedimiento se determina el porcentaje de prdidas comprobadas en perodos anteriores, basta dividir el importe de las prdidas reales por cuentas incobrables de los ltimos cuatro o cinco perodos entre el saldo de las cuentas por cobrar de los mismos perodos, ejemplo: Cierta empresa durante los ltimos cinco aos tuvo las siguientes cuentas y sus respectivas prdidas:
PRDIDAS CUENTAS INCOBRABLES 1.340.000,00 1.780.000,00 1.344.000,00 2.002.000,00 2.304.000,00 8.770.000,00

AO 2002 2003 2004 2005 2006

CUENTA POR COBRAR 15.000.000,00 17.800.000,00 168.00.000,00 18.200.000,00 19.200.000,00 87.000.000,00

El saldo de las cuentas por cobrar para el ao 2007 ser de Bs. 22.500.000,00; se procede a determinar la posible prdida por cuentas Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 13 de 17

incobrables del ltimo perodo, calculando el primer porcentaje de prdidas de perodos anteriores y se divide entre la suma de los saldos de las cuentas por cobrar. 8.770.000,00 / 87.000.000,00 = 0,10 Lo que representa el 10% de prdida, este porcentaje se aplica al saldo de la cuentas por cobrar y obtendremos la prdida para el ao 2007. 22.500.000,00 X 0,10 = 2.250.000,00 El asiento de ajuste se har de la siguiente forma:
Fecha 31-12 Descripcin -0Cuentas incobrables. Fondo de cuentas incobrables. -02.250.000,00 2.250.000,00 Ref. Debe Haber

De acuerdo al segundo procedimiento, se aplica un porcentaje al saldo de las ventas y se dividen el importe de las prdidas de los ltimos cuatro o cinco aos entre el saldo de las ventas.
AO 2002 2003 2004 2005 2006 CUENTA POR COBRAR 35.000.000,00 37.800.000,00 36.800.000,00 38.200.000,00 39.200.000,00 187.000.000,00 PRDIDAS CUENTAS INCOBRABLES 1.340.000,00 1.780.000,00 1.344.000,00 2.002.000,00 2.304.000,00 8.770.000,00

8.770.000,00 / 187.000.000,00 = 0,047 Lo que representa el 4,6% de prdida. Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 14 de 17

El saldo de las ventas para el ao 2007 ser de Bs. 50.000.000,00.

50.000.000,00 X 0,47 = 235.000,00 El asiento quedar de la siguiente manera: el monto total de las prdidas contra cuentas incobrables.
Fecha 31-12 Descripcin -0Cuentas Incobrables. Fondo de Cuentas Incobrables. -02.350.000,00 2.350.000,00 Ref. Debe Haber

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EJERCICIOS PRCTICOS

A continuacin se presentan varias transacciones, para que usted las analice y elabore los respectivos asientos de ajuste: A) En la empresa LO MEJOR DE MI PAS, C.A., una vez finalizado el ciclo econmico y revisado los saldos del libro mayor, se observaron las siguientes situaciones. 1La cuenta Seguros Pagados por Adelantado presenta un saldo de Bs. 4.600.000; de los cuales Bs. 1.000.000, corresponde al prximo ao. 2El saldo de la cuenta Alquiler Prepagado es de Bs. 370.000,00 y corresponde en su totalidad al mes de Diciembre. 3La cuenta Artculos de Escritorio, presenta un saldo de Bs. 3.000.000,00; quedando en existencia slo el 20%. 4La cuenta Publicidad Pagada por Adelantado, presenta saldo de Bs. 3.676.000; el contrato de publicidad es por cuatro (4) meses y rige a partir del 15/10/XX. 5El saldo de la cuenta Gastos de Publicidad es de Bs. 3.160.000; el valor vigente de la publicidad es de Bs. 328.000. 6La cuenta Gastos de Suministros tiene saldo de Bs. 769.000; el inventario final de los mismos es de Bs. 498.000.

B) En la empresa VENEZUELA CONFI EN TI, al finalizar el perodo econmico se observaron las siguientes situaciones:

1- El saldo de cuenta Ingresos por Alquiler es de Bs. 1.360; de los cuales Bs. 180corresponde al mes de enero del ao siguiente. Elaborado Por: Profesor Ismael G. Gonzlez Lenini Pgina 16 de 17

2- La cuenta Ingresos por Comisiones presenta saldo de Bs. 1.680, el 30% no ha sido devengado. 3- La Patente de Industria y Comercio de los ltimos trimestres no se ha cancelado, el pago anual por este concepto es de Bs. 245. 4- Las comisiones a los vendedores no se han cancelado y ascienden a Bs. 120. 5- Una factura de compra de mercanca a crdito, por Bs. 764 no se ha registrado. 6- Los ingresos correspondientes al alquiler de un local son de Bs. 876; no se han registrado. 7- Adquiri una gra telescpica por Bs. 98.500; el da 15 de septiembre, adicionalmente cancel por gastos de flete Bs. 450; se cancel a un tcnico para la instalacin de la misma la cantidad de Bs. 2.345; se le estimo una vida til de 15 aos y un valor de desecho de Bs. 9.870. 8- Los Gastos de Organizacin fueron de Bs. 4.769; estim que se amortizar en 10 aos. 9- Cre un Fondo para Cuentas Incobrables, calculando el 4,5% de la Ventas, las cuales fueron de Bs. 234. 10- No ha cancelado los sueldos correspondientes al personal

administrativo y ascienden a Bs. 6.785. 11- No se ha registrado Bs. 74.; por concepto de intereses ganados. 12- Compr una pliza de seguros por Bs. 1.879el da 15/04/07 y tiene vigencia de un ao. 13- Carg a la cuenta Gastos Generales Bs. 1.657; correspondientes a Artculos de Escritorios, de los cueles Bs. 345; an no se han consumido.

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