AGENDA: FERRAMENTA INDISPENSVEL PARA O SECRETRIO EXECUTIVO

Darielson Macedo Moreira1 Firmina Rodrigues dos Santos2 Gleise Daianne Maciel3 Marasa Pureza Martins4 Silvana Borges Pessoa5 ill!am Silva do "maral# Pro$% Ro&son 'avares ()rientador*+ ,na-ara "manda da Fonseca. /om o intuito de atuar em diversas $un01es de gest2o organizacional como um todo3 o 4ro$issional de Secretariado 56ecutivo3 deve &uscar ca4acita02o 4ara a4er$ei0oar suas 7a&ilidades3 com4et8ncias e atitudes &uscando atingir o 4er$il e6igido 4elo mercado de tra&al7o9 5ste 4ro$issional vem se destacando no mercado de tra&al7o como gestor :ue3 no seu 4rocesso3 controla e assessora a rotina de seus su4eriores3 -untamente com a em4resa :ue3 cada vez mais3 e6ige deste 4ro$issional maior con7ecimento3 treinamento e a4er$ei0oamento nas atividades de administra02o9 ;2o < 4or acaso :ue o secretario e6ecutivo tem como um dos seus 4rinci4ais sm&olos a agenda9 5sta deve ser um instrumento $undamental 4ara as suas atividades di=rias e3 4or isso3 uma $erramenta inse4ar=vel9 Ressalta>se tam&<m :ue3 em 4leno s<culo ??,3 como advento da evolu02o tecnol@gica3 7= o a4rimoramento das $erramentas de gest2o do secret=rio3 4er4assando A agenda3 :ue 4ro4iciaram maior contri&ui02o e agilidade na e6ecu02o das tare$as deste3 contri&uindo 4ara o &om desem4en7o no Bm&ito 4ro$issional9 Da mesma $orma3 encontramos uma diversidade desse o&-eto3 como 4or e6em4lo3 agendas eletrCnicas3 agenda de com4romisso3 agenda de endere0os3 etc9 'oda via3 n2o es:ue0amos a agenda convencional :ue3 al<m dos com4romissos assumidos 4elo sta$$3 < 4ossvel nela registrar in$orma01es re$erentes A em4resa3 como tam&<m in$orma01es de cun7o 4articular (:ue devem ser de con7ecimento do 4ro$issional secretarial*3 mas atentamos3 4ois3 em algum momento 4odemos guard=>las em locais ina4ro4riados ocasionando a 4erda e3 nas $erramentas tecnol@gicas3 tem>se o risco da 4erda das in$orma01es 4or conse:u8ncia de vrus3 erros de sistema3 etc9 Portanto3 este artigo &usca evidenciar3 atrav<s de diversas 4es:uisas &i&liogr=$icas3 o uso da agenda no controle das atividades e6ecutadas no Bm&ito 4ro$issional3 como tam&<m3 a e$ic=cia nas $un01es de a4oio ao e6ecutivo e3 conse:uentemente3 a e$ici8ncia no e6erccio da 4ro$iss2o9 "l<m disso3 < um instrumento com4le6o3 4or:ue 4ossui v=rios ti4os e de$ini01es3 sendo assim3 n2o 4odemos es:uecer :ue cada :ual 4ossui a sua im4ortBncia e < indis4ens=vel 4ara o assessoramento do 4ro$issional de secretariado e6ecutivo3 so&retudo no :ue diz res4eito ao 4lane-amento3 organiza02o e controle3 tanto 4essoal :uanto 4ro$issional
1 2

"cad8mico do /urso de Secretariado 56ecutivo da Dniversidade Federal do "ma4=9 "cad8mica do /urso de Secretariado 56ecutivo da Dniversidade Federal do "ma4=9 3 "cad8mica do /urso de Secretariado 56ecutivo da Dniversidade Federal do "ma4=9 4 "cad8mica do /urso de Secretariado 56ecutivo da Dniversidade Federal do "ma4=9 5 "cad8mica do /urso de Secretariado 56ecutivo da Dniversidade Federal do "ma4=9 6 "cad8mico do /urso de Secretariado 56ecutivo da Dniversidade Federal do "ma4=9 7 Msc 5conomia 5m4resarial Ro&son 'avares9 8 5s4ecialista em 5duca02o a DistBncia3 4ela Dniversidade Federal do "ma4=9

das atividades :ue l7e s2o atri&udas9 Eogo3 entendemos :ue < de suma im4ortBncia o manuseio ade:uado e correto dessa $erramenta3 como tam&<m3 a utiliza02o de $orma otimizada de seus recursos no am&iente em4resarial9 PALAVRAS-CHAVESF "genda3 /ontrole3 5$ic=cia e Plane-amento9 ABSTRACT ,n order to act in various roles o$ organizational management as a G7ole3 t7e 4ro$essional e6ecutive secretariat s7ould seeH training to im4rove t7eir sHills3 com4etencies and attitudes seeHing to attain t7e 4ro$ile re:uired &! t7e la&or marHet9 '7is 4ro$essional 7as &een increasing in t7e la&or marHet as a manager3 G7ic7 in t7e 4rocess3 manages and advises t7e routine o$ 7is su4eriors3 along Git7 t7e com4an!3 G7ic7 increasingl! re:uires greater HnoGledge o$ t7is 4ro$essional training and im4rovement in management activities9 ,t is no coincidence t7at t7e 56ecutive Secretar! 7as as one o$ its main s!m&ols t7e diar!3 t7is s7ould &e an essential tool $or t7eir ever!da! activities and t7ere$ore a tool inse4ara&le9 e also em47asize t7at in t7e ??, centur!3 Git7 t7e advent o$ tec7nological c7ange3 t7ere is t7e im4rovement o$ management tools secretar!3 4assing t7e diar!3 G7ic7 $ostered a greater contri&ution and agilit! in t7e e6ecution o$ t7is tasH3 contri&uting to t7e good 4er$ormance under 4ro$essional9 EiHeGise3 Ge $ind a diversit! o$ t7at o&-ect3 suc7 as electronic calendars3 a44ointment sc7edule3 address &ooH3 etc9 5ver! Ga!3 do not $orget t7e conventional sc7edule3 t7at &e!ond t7e commitments made &! sta$$3 it is 4ossi&le3 record in$ormation regarding t7e com4an!3 as Gell as in$ormation 4articular $lavor (G7ic7 s7ould &e HnoGn to t7e 4ro$essional secretarial*3 &ut Ge 4a! attention3 &ecause in sometime Ge can save t7em in ina44ro4riate 4laces causing t7e loss3 and t7e tec7nological tools 7as t7e risH o$ loss o$ in$ormation as a result o$ viruses3 s!stem errors3 etc9 '7ere$ore3 t7is 4a4er seeHs to s7oG3 t7roug7 various literature searc7es3 use t7e calendar in control o$ t7e activities 4er$ormed in t7e 4ro$essional as Gell as t7e e$$ectiveness in assisting t7e e6ecutive3 and conse:uentl! e$$icienc! in t7e e6ercise o$ 4ro$ession9 "lso3 is a com4le6 instrument3 &ecause it 7as several t!4es and de$initions3 so Ge can not $orget t7at eac7 7as its im4ortance and it is essential $or t7e 4ro$essional advice o$ t7e 56ecutive Secretariat3 es4eciall! Git7 regard to t7e 4lanning3 organization and control3 &ot7 4ersonal and 4ro$essional activities assigned to it9 '7ere$ore3 Ge &elieve it is o$ 4aramount im4ortance and t7e 4ro4er 7andling o$ t7is tool correctl!3 &ut also to o4timall! use t7eir resources in t7e enter4rise environment9 KEYWORDSF Diar!3 /ontrol3 Planning and 5$$ectiveness9

1 - INTODUO ;os dias atuais3 a :ualidade est= sendo um dos 4rinci4ais -arg1es utilizados 4elas organiza01es no :ue diz res4eito em contratar um 4ro$issional9 Por sua vez3 o 4ro$issional de secretariado e6ecutivo n2o $ica isento desta e6ig8ncia9 Eogo3 dotado de suas 7a&ilidades em 4lane-ar3 controlar e assessorarI3 e tendo em m2os a agenda :ue < o 4rinci4al sm&olo de sua 4ro$iss2o3 o secretario a considera como uma $erramenta indis4ens=vel 4ara seu desem4en7o no dia>a>dia9 De contra4onto3 < im4ortante mencionar :ue e6iste uma diversidade 1J desse o&-eto3 como 4or e6em4lo3 agenda de com4romisso3 agendas eletrCnicas3 agenda de endere0o3 agenda convencional3 etc93 :ue al<m de registrar os com4romissos da cK4ula da organiza02o (sta$$*3 tam&<m registra in$orma02o de cun7o 4articular9 /ontudo3 o 4resente artigo &usca mostrar a real im4ortBncia do manuseio correto da $erramenta agenda3 &em como dito anteriormente3 em 4lane-ar3 organizar e controlar3 de $orma otimizada3 seus recursos no am&iente em4resarial9 2 - O PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO Dentro das organiza01es3 o 4ro$issional de secretariado e6ecutivo desem4en7a diversas $un01es9 Para :ue se-am desem4en7adas com sucesso este 4ro$issional 4recisa estar 4re4arado 4ara e6ecutar as atividades :ue a ele ser2o direcionadas9 "4resentando mKlti4los valores3 este 4ro$issional3 est= a4ito a e6ecutar di$erentes tare$as (em determinados momentos*3 a assessorar e su&stituir eventuais aus8ncias de seu su4erior3 a assumir com4romissos e realiz=>los de maneira satis$at@ria9 ) 4ro$issional3 segundo E,M" (2JJ2*3 mudou sua imagem nas organiza01es ao dei6ar de ser elemento de a4oio do c7e$e e assumir L999M o desa$io de introduzir novas metodologias 11 no tratamento da in$orma02o9 Dessa $orma3 nota>se o valor e a suma im4ortBncia do secretariado e6ecutivo no Bm&ito das organiza01es3 onde3 al<m de en6ergar $uturos 4ro&lemas e mudan0as necess=rias3 age com com4reens2o de acordo com as circunstBncias :ue 4odem vir acontecer9 " dinBmica3 o es4rito em4reendedor3 o $oco3 agir como $acilitador de in$orma01es e colocando>se3 sem4re :ue necess=rio3 a dis4osi02o da organiza02o (4roativo12*3 s2o caracterstica :ue com4letam o 4er$il do secretariado e6ecutivo9 - SECRETARIADO EXECUTIVO: CONTROLE E ASSESSORAMENTO !1 - C"#$%"&' ) dia>a>dia do secretario < com4osto de com4romissos e demandas :ue devem ser 4lane-adas e organizadas9 ;esse conte6to3 entende>se :ue o secretario e6ecutivo deve atentar 4ara tudo9 Sem4re tendo controle de im4revistos :ue 4ossam acontecer9

Dar assist8ncia t<cnica9 5stado ou caracterstica da:uilo :ue < di$erente9 ) :ue < variado9 11 5studo de m<todos a serem em4regadas ao se ensinar uma ci8ncia ou uma arteN con-unto de m<todos em4regados em uma atividade9 12 Oue visa anteci4ar $uturos 4ro&lemas3 necessidades ou mudan0asN anteci4at@rio9
10

Po-e3 a secret=ria atua como uma gestora de 4rocessos e in$orma01es nas em4resas9 Para :ue ela consiga desem4en7ar com e$ici8ncia 13 e e$ic=cia14 suas atri&ui01es3 al<m de manter o controle de tudo :ue est= acontecendo ao seu redor9 (Q5,G"3 2J1J3 49 #2*

) secretario e6ecutivo deve ser totalmente res4ons=vel 4elos 4rocessos administrativos e 4elas in$orma01es :ue circulam em seu de4artamento3 4recisa ter controle de seus deveres e realiz=>los da mel7or maneira 4ossvel3 4ara :ue n2o 7a-a $al7as9 Portanto3 < necess=rio :ue o 4ro$issional ten7a o controle do :ue est= acontecendo9 !2 ( A))'))"%*+'#$" Para assessorar com e$ici8ncia ele 4recisa con7ecer a em4resa como um todo e3 4ara tanto3 deve 4ossuir con7ecimentos em diversas =reas9 Ressalta>se ainda a multi4licidade 15 de $un01es :ue o 4ro$issional de secretariado e6ecutivo 4ossui em atuar em diversos setores de uma organiza02o3 n2o s@ diretamente ligado A cK4ula3 como tam&<m 4ode atuar em setores di$erentes do $oco de assessoramento3 mais A doc8ncia3 organiza01es de eventos3 entre outros3 $ornecendo o su4orte necess=rio :ue 4oder= 4roduzir mudan0as e6igidas 4elo am&iente interno e e6terno As organiza01es3 contem4lando ainda estrat<gias organizacionais3 e:ui4es de tra&al7o3 cultura organizacional3 gest2o de em4resas3 organiza02o e reorganiza02o interna (la!out3 ar:uivos3 atendimento3 e:ui4es de tra&al7o3 treinamentos3 etc*3 como tam&<m su4orte As rela01es e6ternas3 no :ue diz res4eito3 em negocia01es no Bm&ito nacional e internacional9 Para B)R')EE)') 5 ,EE5RS (2JJ5*3 o 4ro$issional de secretariado e6ecutivo < um 4ro$issional com com4et8ncia 4ara 4romover e 4artici4ar da mel7oria do 4rocesso de gest2o e desenvolvimento das organiza01es9 Su&entende>se ent2o3 :ue este tem o 4oder de assessorar a gest2o da em4resa3 4odendo a4resentar diagn@sticos 4ara mudan0as :ue 4recisam ser $eitas9 , ( AGENDA: UMA COMPANHEIRA INSEPARVEL ,!1 ( O%-.'+ ' F/#01" Dsada desde os 4rim@rdios da sociedade3 a agenda < uma das $erramentas mais e$icientes de controle na 4ro$iss2o de secretariado e6ecutivo9 "credita>se :ue a agenda se-a usada desde a antiguidade3 a 4artir do mesmo momento em :ue a escrita nasceu e se desenvolveu9 5ntretanto3 $oi a 4artir da <4oca do ,m4<rio Romano :ue a agenda 4erdeu seu antigo $ormato de 4ergamin7o1# 4ara 4assar a se 4arecer com um caderno9 R uma $erramenta de tra&al7o e s@ cum4re a sua $un02o :uando < realmente utilizada9 "l<m disso3 as agendas vivem a4enas um anoN elas 4ossuem vida curta3 4or<m 4ode ser
13 14

/a4acidade de o&ter os resultados 4retendidos 4ou4ando tem4o3 es$or0o e din7eiro9 Oualidade da:uilo :ue 4roduz o e$eito :ue se es4era9 15 Oualidade do :ue < variado3 di$erente3 com numerosos as4ectos9 16 Pergamin7o (do grego pergamne e do latim pergamina ou pergamena* < o nome dado a uma 4ele de animal3 geralmente de ca&ra3 carneiro3 cordeiro ou ovel7a3 4re4arada 4ara nela se escrever9

ar:uivadas e utilizadas 4ara consulta de dados3 4ois a agenda $oi $eita 4ara rece&er anota01es3 registros e in$orma01es9 Segundo S5;"/ (1II4*3 a agenda < uma im4ortante $erramenta de tra&al7o do(a* secret=rio(a* Le6ecutivoM9 Sua $inalidade < $uncionar como Smem@riaT na sua dinBmica de tra&al7o9 Portanto3 a agenda < um livro onde se anotam recados3 viagens3 des4esas3 tare$as do dia a dia3 datas3 7or=rios3 etc9 De contra4onto3 aumenta a e$ici8ncia3 4ois 4ossi&ilita organizar e lem&rar com4romissos9 ;esta $erramenta 4ode>se ainda anotar todos os ti4os de assuntos3 des4esas3 atividades3 datas3 7or=rios3 etc9 ) o&-etivo maior do seu uso < aumentar a e$ici8ncia e3 conse:uentemente3 a e$ic=cia 1+ no e6erccio de :ual:uer 4ro$iss2o9 Sendo uma aliada inse4ar=vel do secretariado e6ecutivo ela $acilita :ue com4romissos n2o se-am es:uecidos3 tanto em curto3 :uanto em m<dio 4razo9 ,!2 ( S-+2"&".-* "ssim como a 4ena so&re o livro e a ser4ente enrolada no &ast2o s2o os sm&olos do secretariado e6ecutivo3 cu-a atua02o est= vinculada ao ato de escrever3 o livro associa>se A agenda3 4ois est= vinculada a 4ro$iss2o de secretario e6ecutivo e 4or sua utilidade no dia>a>dia deste 4ro$issional9 ,! - A.'#3*: T-4"&".-* "tualmente3 :uando $alamos em agenda encontramos uma variedade desta $erramenta :ue veio se modernizando de acordo com a necessidade do 4ro$issional secretarial9 Dessa $orma3 a4resentamos os seguintes ti4os de agendaF A.'#3* 3' C"+4%"+-))" R a:uela convencional3 utilizada no dia>a>dia3 mas :ue 4ossui algumas 4e:uenas di$eren0as entre si3 :ue v2o ao encontro das necessidades de sua utiliza02o9 "genda com $ol7as de anota01es di=rias S2o a:uelas cu-as anota01es s2o $eitas em uma Knica$ol7a 4ara cada dia da semana9 ;ecessita de manuseio das $ol7as 4ara consultar os com4romissos registrados no dia anterior e 4osterior de maneira a n2o es:uecer nen7um assunto 4endente e $uturo9 "genda com $ol7as de anota01es com 4anoramaUvisualiza02o semanal S2o a:uelas cu-as anota01es s2o $eitas em 4e:uenas colunas9 Pro4orciona maior agilidade e 4lane-amento3 -= :ue torna clara a visualiza02o dos com4romissos assumidos durante a semana toda9 "genda 5letrCnica
17

"lcan0ar os resultados 4lane-ados9 "lcan0ar os o&-etivos3 alcan0ar a meta9

R 4ossvel o 4lane-amento3 a organiza02o e o controle dos com4romissos de mais de um e6ecutivo com muita agilidade e e$ic=cia9 Possi&ilita aos usu=rios3 no mnimo3 os mesmos recursos das agendas convencionais9 5la 4ossui recursos comoF a sua visualiza02o 4or mais de um usu=rioN sistema de alarme :ue avisa con$orme 4rograma02o anteci4ada os com4romissos assumidos9 56em4loF Google "genda9 /ontudo3 7= uma grande desvantagem no uso das agendas eletrCnicas3 4ois se tem o risco da 4erda das in$orma01es 4or conse:u8ncia de vrus3 erros de sistema3 etc9 /aderno SRis:ue>ra&is:ueT ou /aderno de "nota01es Possi&ilita o registro e anota01es de todos os com4romissos do dia>a>dia3 tais comoF liga01es rece&idas3 liga01es solicitadas3 delega01es do e6ecutivo3 visitas ines4eradas3 inclusive com o 7or=rio do atendimento9 5n$im3 tudo o :ue acontece no transcorrer do dia 4ode e deve ser anotado nesse Scaderno agendaT :ue serve como se $osse um di=rio de &ordo do escrit@rio9 Dma dica im4ortanteF dei6e uma $ol7a do caderno 4ara cada dia de uso3 escrevendo no to4o da $ol7a em letras manuscritas e grandes o dia3 m8s e ano9 "ssim3 $acilita a 4rocura 4or algum ti4o de in$orma02o9 5 ( PLANE6AMENTO E ORGANI7AO 591 V Plane-amento Se-a na vida 4essoal ou 4ro$issional3 um &om 4lane-amento < $undamental9 ) 4lane-amento vinculado A agenda < uma $erramenta administrativa :ue visa tra0ar o&-etivos e metas3 &uscando mel7or camin7o 4ara o desenvolvimento das atividades de curto3 m<dio e em longo 4razo9
Plane-ar consiste em 4rograma ou decidir3 anteci4adamente3 o :ue deve ser $eito3 determinando como e :uando3 ou se-a3 os crit<rios3 a $orma e os 4razos a serem o&servados9 Dm(a* secret=rio(a* organizado(a* deve esta&elecer sua rotina de tra&al7o com o 4ro4@sito de mel7or a4roveitar seu tem4o e de realizar com e$ici8ncia suas tare$as9 "lgumas tare$as s2o mais urgentes :ue outrasN 4ortanto3 ca&e a voc8 de$inir as 4rioridades3 organizar o cronograma 4ara a realiza02o de suas atri&ui01es e res4onsa&ilidades9 Dm 4lane-amento criterioso e cuidadoso < $undamental 4ara o &om andamento da sua rotina de tra&al7o9 (S5;"/3 1II43 49 1+*

Plane-ando3 administramos mel7or nosso tem4o3 nossa $amlia9 Portanto o 4lane-amento < essencial tam&<m 4ara mel7orar cada vez mais sua :ualidade de vida3 4ois :uem se organiza mel7or com certeza reduz os incCmodos9 Mais di$cil e mais im4ortante do :ue 4lane-ar < cum4rir o esta&elecido ou o 4revisto3 mas3 se o 4lane-amento estiver $eito3 -= < meio camin7o andando9 59191 V /omo 4lane-ar corretamenteW R uma atividade muito com4le6a3 as realidades s2o di$erentes3 os 4ro$issionais e a imensa lista de tare$as tam&<m9 Portanto3 o 4lane-amento < de cun7o 4articular e e6istem dicas universais e elas sem4re $uncionamF

1* R'8&-$*F 5ncontre a mel7or $orma 4ara organizar a01es visando alcan0ar seus o&-etivos9 Qoc8 4recisa t8>los e 4recisam ser claros signi$icativos 4ra voc8N

2* E94&-:/'F 5m algum momento voc8 4ode n2o se lem&rar da re$le62o inicial9 5nt2o3 4rocure colocar uma descri02o 4ara cada o&-etivo3 4ode ser em t@4icos 4ara $acilitar3 mas dei6e claro 4ara voc8 mesmo o :ue a:uele o&-etivo :uer dizer3 o :ue inclui e o :ue n2o incluiN

3* V-)/*&-;'F 5screva seus o&-etivos em 4e:uenos 4a4<is e em um 4a4el maior trace uma lin7a de tem4o de 7o-e at< o $inal do ano 4ara ir colocando os o&-etivos e a01es de acordo com a meta de conclus2o9 /ontudo3 este ser= um Sma4aT :ue ir= a-udar a visualizar mel7or seus 4assosN

4* I#8"%+'-)'F Buscar in$orma01es 4ara em&asar a de$ini02o das mel7ores a01es a tomar < $undamental 4ara dar consist8ncia ao seu 4lano e torna>lo mais e6ecut=velN

5* R'<-)'F Revisar o 4lano 4eriodicamente < arti$cio $undamental 4ara :ue o 4lano aconte0a da mel7or $orma9 Dma revis2o trimestral < su$iciente na maioria dos casosN

#* F"="F Foco 4ara 4lane-ar e 4ara e6ecutar9 Eem&re>se de :ue tudo :ue 4lane-ou $oi &aseado em o&-etivos signi$icativos 4ara voc8 e3 mesmo :ue alguns as4ectos mudem ou novas a01es sur-am3 a ideia central continua a mesmaF alcan0ar &ons resultados9 5!2 ( O%.*#-;*01" 5m sentido geral3 organiza02o < o modo em :ue se organiza um sistema9 " organiza02o 4ara o secret=rio e6ecutivo envolve tudo o :ue se diz res4eito ao secret=rio e6ecutivo9 'odos 4recisam ela&orar 4ara :ue 7a-a o 4er$eito andamento das atividades9 Para M,/P5E5 (2J11*3 a secret=ria organiza o escrit@rio3 sua mesa3 seus 4a4<is e a agenda de seu e6ecutivo9 5la deve ser e6em4lo de organiza02o9 )rganizar uma agenda n2o < uma tare$a $=cil como 4arece9 R 4reciso :ue as 4artes envolvidas tra&al7em em con-unto 4ara :ue ela $uncione corretamente9 56igi>se tam&<m3 :ue o secret=rio e6ecutivo este-a organizado no :ue diz res4eito A sua vestimenta3 em sua 7igiene 4essoal e3 vale ressaltar :ue3 < im4rescindvel a organiza02o no am&iente de tra&al7oF mesa3 com4utador3 agenda3 ar:uivos3 etc93 uma vez :ue3 se de4arar com a $alta de organiza02o gerar= 4erda de tem4o3 estresse e causar transtornos 4ara as 4essoas :ue vivem em um am&iente 4oludo9

" e6ecu02o de suas tare$as inicia>se com a organiza02o de suas $erramentas de tra&al7o9 Se voc8 n2o conseguir encontrar 4rontamente em seu ar:uivo o nKmero do tele$one da nova o4eradora de turismo conveniada3 4erder= minutos 4reciosos3 :ue3 com4utados3 o $ar2o 4erder 7oras de tra&al7o e anos de vida3 devido ao stress9 (BR,')3 2J123 49 5#*

Portanto a organiza02o < e6igida em :ual:uer Bm&ito 4ro$issional3 ca&e a ele ter controle3 sa&er administrar e tra&al7ar 4ara o &om $uncionamento e desem4en7o das suas atividades9 > ( AGENDA: COMO MANUSE-LA " agenda < uma im4ortante $erramenta de tra&al7o3 4ois 4ossi&ilita organizar3 4lane-ar e lem&rar com4romissos assumidos3 e at< mesmo as atividades di=rias de seu c7e$e9 Por isso3 a agenda deve estar constantemente atualizada e organizada3 sem4re id8nticas3 tanto a do secret=rio :uanto a do c7e$e3 e se-am :uais:uer altera01es3 estas 4recisam ser avisadas9 ;a agenda3 4or e6em4lo3 de contatos3 de endere0os e a de cun7o 4articular do secret=rio3 de4aramos com o registro de in$orma01es tanto de em4resas3 como de cola&oradores3 $iliais3 como tam&<m de dados 4essoais do em4res=rio3 4or e6em4lo3 dados &anc=rios3 e este re:uer sigilo e devem ser de con7ecimento do 4ro$issional de secretariado e6ecutivo9 Para um 4ro$issional :ue3 no dia>a>dia se de4ara com um variado $lu6o de in$orma01es e :ue 4recisam ser $i6adas3 4ois devido ao es:uecimento de :ual:uer assunto3 inde4endentemente da situa02o3 4ode gerar 4ontos negativos 4ara a em4resa e 4ara o 4ro$issional9
" secret=ria deve 4ossuir uma agenda de endere0os e tele$ones3 na :ual anotar= os contatos 4ro$issionais do c7e$eF nome do 4ro$issional3 cargo3 nome da em4resa3 nome da secret=ria3 endere0o3 tele$one3 e-mail, e nome da secret=ria3 se $or o caso9 Devem ser colocados os dados cadastrais relativos A sua em4resa3 tais como raz2o social3 endere0o com4leto3 /;PX3 inscri01es munici4al e estadual3 se 7ouver9 Pode ser Ktil manter na agenda contatos com livrarias t<cnicas3 4a4elarias3 restaurantes3 4re$erencialmente a:ueles :ue t8m es4a0o 4ara a realiza02o de reuni1es3 m<dicos3 ag8ncias de viagens3 $loriculturas e tele$ones dos $amiliares 4r@6imos ao c7e$e9 (Q5,G"3 2J113 49 #5*

Portanto3 a agenda deve conter in$orma01es 4recisas 4ara evitar a&orrecimentos comoF atraso em reuni1es ou 7or=rios cruzados9 Deve estar sem4re ao alcance da m2o do secret=rio e6ecutivo 4ara :ue 4ossa ser consultada ou usada 4ara eventuais anota01es sem4re :ue $or 4reciso9 Dessa $orma3 atentamos 4ara os cuidados em seu manuseio 4r@6imo de l:uidos3 uma vez :ue3 mol7ada 4odemos 4erder as in$orma01es nela contidas3 ou mesmo 4erto de outros 4rodutos :ue 4ossam l7e causar danos de 4erda de dados9

CONCLUSO ;o momento em :ue o mercado de tra&al7o se torna mais com4etitivo3 constatamos neste artigo :uais as 7a&ilidades :ue um 4ro$issional de secretariado e6ecutivo deve 4ossuir 4ara se destacar no Bm&ito das e6ig8ncias deste mercado9 " mudan0a < veloz e o 4a4el do secret=rio e6ecutivo esta se tornando uma alavanca 4ara :ue as mudan0as ocorram9 Dessa $orma3 destacando o uso da agenda3 :ue 4or sua vez3 < uma $erramenta indis4ens=vel 4ara o controle e assessoramento do 4ro$issional -unto ao sta$$ da organiza02o3 a4resentamos os m<todos de manuseio e as caractersticas :ue a com41em3 como organiza02o e o 4lane-amento9 Ressaltando sem4re o &om uso dessas atri&ui01es o secret=rio e6ecutivo3 4ossuidor destas 7a&ilidades3 deve estar atento 4ara :ual:uer im4revisto :ue 4ossa vir acontecer9 /om a agenda se tem controle das a01es3 das in$orma01es e dos dadosN organiza02o3 tanto no am&iente de tra&al7o3 :uando na coleta e ar:uivamento de dadosN 4lane-amento3 tra0ar os o&-etivos e as metas3 $azer sem4re &om uso do 4oder da mente em 4ensar e tentar 4recaver $uturos incidentes9 Portanto3 4odemos a$irmar :ue a $erramenta agenda < um item de suma im4ortBncia 4ara o secret=rio e6ecutivo3 4or<m < &om lem&ramos :ue ela3 com uso inade:uado3 torna>se a4enas uma $erramenta de en$eite9 Por isso3 atentamos sem4re 4ara o manuseio ade:uado e correto3 como tam&<m 4ara a utiliza02o de $orma otimizada de seus recursos nas organiza01es9 REFER?NCIAS BIBLIOGRFICAS
B)R')E)'')3 M=rcia Fernanda PasaN ,EE5RS3 5dnilse Maria9 Profissional de Secretariado Executivo BilngueF e64lana02o das 4rinci4ais caractersticas :ue com41em o 4er$il9 Revista 564ectativa9 'oledoF edunioeste3 v943 n943 2JJ53 49 45>5#

BR,')3 Euizel Sim1es deN Secretariado ExecutivoF da Pist@ria A 5m4rega&ilidade9 Maca4=F Dni$a43 2J129 5# 49 E,M"3 Solange Ferrari deN /"RQ"EP) Pires deN GR,SS);3 Diller (orgs*9 V Manual do Secretariado Executivo9 5Y ed9 Qer9 e atual9 S2o PauloF DZlivros editora3 2JJ29
P5DR)S)3 Mic7ele 'esser9 LS9l9MF Su4er Secret=ria 56ecutiva3 2J1J9 Dis4onvel emF 7tt4FUUGGG9su4ersecretariae6ecutiva9com9&rU&logU4ostsUorganizando>uma>agendaU9 "cesso emF 1J Set9 2J133 1#F25F3J9 S5;"/9 DR9 MG9 Noes de SecretariadoU"da49 Mariles Qieira SalgadoN Simone Guimar2es Mat7eusF S5;"/UMGU/'5"D3 1II.9 1+ 49 1v9 Q5,G"3 Denize Rac7el9 uia de secretariadoF t<cnicas e com4ortamento9 39 5d9 Qer9 e atual9 S2o PauloF Rrica3 2J1J9 #2>#5 49 ,nclui ndice9 ,SB; I+.>.5>3#5>J1#1>1