Guía de Usuario Del Sistema Único de Información de Trámites

Gua de usuario del Sistema nico de Informacin de Trmites
SUIT 3
Enero de 2014
Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Tramites Oficina de Sistemas de Informacin
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA

Elizabeth Rodrguez Taylor Directora
EQUIPO TCNICO DE TRABAJO

Grupo de racionalizacin de trmites Grupo oficina de sistemas - SUIT 3.0 Programa Nacional de Servicio al Ciudadano - PNSC
TABLA INGRESO DE CONTENIDO AL SISTEMA

Pag. Introduccin CAPITULO No. I Conceptos bsicos
Producto o servicio Ciclo de vida del producto o servicio Roles y responsabilidades Documentos de identificacin vlidos en Colombia Estandarizacin Criterios de fusin Mdulo de Administracin
Pag. 27 27 29 36 24 25 26
Avance institucin Gestionar usuario 8 Gestionar formularios 8 Cambiar claves 10 12 13 13 14 14 Procedimiento para creacin de usuarios de Instituciones Procedimiento de creacin de usuario Administrador de Trmites de la entidad o institucin CAPITULO No. IV
Formato Integrado
Trmites creados a partid de julio 8 de 2005 No son objeto de registro en el SUIT
39
Paso: Descripcin
Nombre
41 42 43 43 44 44 45 45 45 45
CAPITULO No. II Integracin con otros sistemas de informacin

SIGEP
Nombre estandarizado Propsito
21
Se puede realizar por medios electrnicos Nombre del resultado
CAPITULO No. III

Recomendaciones
22
Tambin se conoce como Tiempo de obtencin
CAPITULO No. IV
Ingreso al sistema
Obtencin inmediata
26
Hbil y calendario Observaciones al tiempo de obtencin
TABLA DE CONTENIDO
Paso: Fundamento legal
Ttulos, captulos y artculos Archivo soporte
Registro Basado en Modelo 46 47

Listado de modelos a la fecha Descripcin del registro
54 64
Paso: Informacin de ejecucin

Puntos de atencin Latitud y longitud Fechas de ejecucin
48
50
Paso: Dirigido a
Situaciones de vida
52
53
Paso: Qu se necesita
Momentos Acciones y/o condiciones Tipos de acciones y/o condiciones Esta accin y/o condicin en una excepcin?
54 54 55 55
Paso: Medio de Seguimiento
70
MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0 Paso
A la fecha se encuentran disponibles los siguientes modelos:

Autorizacin para capacitar a manipuladores de alimentos Registro de los sujetos pasivos o responsables del impuesto al consumo Sealizacin de los productos gravados con el impuesto al consumo Impuesto de registro Impuesto sobre vehculos automotores Impuesto al degello de ganado mayor Facilidades o acuerdos de pago para los deudores morosos de impuestos Devolucin y/o compensacin de saldos a favor por conceptos de impuestos Fusin y/o conversin de establecimientos educativos oficiales Ampliacin del servicio educativo Cambio de sede de un establecimiento educativo Cambio de nombre o razn social de un establecimiento educativo oficial o privado Cambio de propietario de un establecimiento educativo Cierre temporal o definitivo de programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano Registro de firmas de rectores, directores y secretarios (a) de establecimientos educativos Clasificacin en el rgimen de educacin a un establecimiento educativo privado Clausura de un establecimiento educativo oficial o privado
Autorizacin de calendario acadmico especial Concesin de reconocimiento de un establecimiento educativo oficial Cambio de propietario o poseedor de un bien inmueble (Mutacin de primera clase) Englobe o desenglobe de dos o ms predios (Mutacin de segunda clase) Incorporacin de obras fsicas en los predios (Mutacin de tercera clase) Revisin de avalo catastral de un predio (Mutacin de cuarta clase) Cambios producidos por la inscripcin de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el proceso de formacin o actualizacin del castro (mutacin de quinta clase) Rectificacin de reas y linderos Auto estimacin del avalo catastral (Autoavalo) Expedicin de la tornagua de reenvos Expedicin de la tornagua de trnsito Expedicin de la tornagua de movilizacin Legalizacin de tornaguas Anulacin de tornagua Aval de funcionamiento de las escuelas de formacin deportiva Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio Modificacin en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros
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MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0
Cancelacin del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio Exencin del impuesto de industria y comercio Impuesto predial unificado Exencin del impuesto predial unificado Impuesto de delineacin urbana Impuesto a la publicidad visual exterior Impuesto de espectculos pblicos Exencin del impuesto de espectculos pblicos Impuesto de rifas Impuesto sobre el servicio de alumbrado pblico Impuesto de casinos y Juegos permitidos Impuesto al degello de ganado menor Impuesto sobre las ventas por el sistema de clubes Contribucin por valorizacin Asignacin de nomenclatura Certificado sanitario Licencia de inhumacin de cadveres Registro de la publicidad exterior visual Permiso para espectculos pblicos Permisos de ocupacin vial Determinantes para la formulacin de planes parciales Formulacin y radicacin del proyecto del plan parcial Determinantes para el ajuste de un plan parcial Ajuste de un Plan Parcial Adoptado Incorporacin y entrega de las reas de cesin a favor del municipio Consulta preliminar para la formulacin de planes de implantacin Formulacin del proyecto de plan de implantacin
Autorizacin para la operacin de juegos de suerte y azar en la modalidad de rifas Prrroga de sorteo de rifas menores Devolucin de elementos retenidos por ocupacin ilegal del espacio pblico Registro de las personas que realicen la actividad de barequeo Certificado de estratificacin socioeconmica Certificado de residencia Concepto del uso del suelo
A partir del mes de septiembre encontrarn disponibles los

modelos que se enuncian a continuacin, razn por lo cual, amablemente se les solicita no hacer estos registros hasta que el DAFP informe su disponibilidad: Licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiaciones ionizantes Renovacin de la licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiaciones ionizantes Carn de proteccin radiolgica Licencia para prestacin de servicios en seguridad y salud en el trabajo Licencia para empresas aplicadoras de plaguicidas Carn de aplicador de plaguicidas Registro de los ttulos en el rea de la salud
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Reporte de novedades al registro especial de prestadores de servicios de salud Habilitacin o renovacin de plazas para el servicio social obligatorio Inscripcin de profesionales para participar en el sorteo de plazas del servicio social obligatorio Habilitacin de servicios farmacuticos a instituciones prestadoras de servicios de salud Credencial de expendedor de drogas Apertura de establecimientos farmacuticos Autorizacin sanitaria favorable de la calidad del agua para consumo humano Carn de manipulador de alimentos Apertura de los centros de esttica y similares Autorizacin sanitaria para el transporte de residuos especiales Inscripcin de dignatarios de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Inscripcin o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Apertura y registro de libros de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Reconocimiento de personera jurdica de los organismos de accin comunal de primero y segundo grado Cancelacin de la personera de jurdica de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Certificacin de la personera jurdica y representacin legal de las organizaciones comunales de primer y segundo grado
Cancelacin de la personera de jurdica de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Certificacin de la personera jurdica y representacin legal de las organizaciones comunales de primer y segundo grado Reconocimiento de personera jurdica a entidades sin nimo de lucro en reas de la salud Reforma de estatutos de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud Inscripcin de dignatarios de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud Registro de libros de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud Cancelacin de personera jurdica de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud Reconocimiento de personeras jurdicas de cuerpos de bomberos voluntarios Reforma de estatutos de cuerpos de bomberos voluntarios Inscripcin de dignatarios de cuerpos de bomberos voluntarios Registro de libros de instituciones de cuerpos de bomberos voluntarios Cancelacin de personeras jurdicas de cuerpos de bomberos voluntarios Reconocimiento de personeras jurdicas de instituciones de educacin Reforma de estatutos de instituciones de educacin Inscripcin de dignatarios de instituciones de educacin
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Registro de libros de instituciones educativas Cancelacin de personeras jurdicas de instituciones de educacin Reconocimiento de personeras jurdicas de ligas y clubes deportivos Reforma de estatutos de ligas y clubes deportivos Inscripcin de dignatarios de ligas y clubes deportivos Registro de libros de ligas y clubes deportivos Cancelacin de personeras jurdica de ligas y clubes deportivos Impuesto al consumo de productos de origen nacional Declaracin del impuesto al consumo de productos extranjeros Condonacin del impuesto de vehculos Sobre tasa a la gasolina motor y al ACPM Impuestos sobre premios de loteras Licencia de funcionamiento para las instituciones promovidas por particulares que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano Registro o renovacin de programas de las instituciones promovidas por particulares que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano Certificado de existencia y representacin legal de las instituciones de educacin para el trabajo y el desarrollo humano Licencia de funcionamiento para establecimientos educativos promovidos por particulares para prestar el servicio pblico educativo en los niveles de preescolar, bsica y media Licencia de funcionamiento de instituciones educativas promovidas por particulares que ofrezcan programas de educacin formal de adultos Seguro por muerte a beneficiarios de docentes oficiales Pensin de jubilacin para docentes oficiales Pensin de jubilacin por aportes para docentes oficiales Pensin de retiro por vejez para docentes oficiales
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Pensin de retiro de invalidez para docentes oficiales Pensin post-mortem para beneficiarios de docentes oficiales Sustitucin pensional para docentes oficiales Reliquidacin pensional para docentes oficiales Cesantas parciales para docentes oficiales Cesantas definitivas para docentes oficiales Cesantas definitivas a beneficiarios de un docente fallecido Ascenso en el escalafn nacional docente Ascenso o reubicacin en el escalafon docente Auxilio funerario para docentes oficiales Duplicaciones de diplomas y modificaciones del registro del ttulo Certificado catastral Auxilio para gastos de sepelio Inscripcin de personas ante el Registro nico Nacional de Trnsito Matrcula de vehculos automotores, remolques y semiremolques Traspaso de propiedad de un vehculo Traslado y radicacin de la matrcula de un vehculo Cancelacin de matrcula de un vehculo Rematrcula de un vehculo automotor Cambio de caractersticas de un vehculo Duplicado de la licencia de trnsito o de la tarjeta de registro y de la placa de un vehculo Renovacin licencia de trnsito de un vehculo de importacin temporal Cambio de un servicio de un vehculo automotor Cambio de placa por clasificacin de vehculo automotor antiguo o clsico y cambio de placa de vigencias anteriores Inscripcin o levantamiento de limitacin o gravamen a la propiedad de un vehculo
MODELOS DISPONIBLES - SUITPaso 3.0

Licencia de conduccin Duplicado de la licencia de conduccin Certificado de tradicin de un vehculo automotor Adaptacin de vehculos de enseanza automovilstica Tarjeta de operacin para vehculo automotor de transporte terrestre Licencia de intervencin y ocupacin temporal de playas martimas y terrenos de baja mar Encuesta del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Retiro de personas de la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Retiro de un hogar de la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Actualizacin de datos de identificacin de personas registradas en la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Inclusin de personas en la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Impuesto a la sobretasa de la gasolina motor Matrcula de arrendadores Radicacin de documentos para adelantar actividades de construccin y enajenacin de inmuebles destinados a vivienda Afiliacin al rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud Suspensin de la afiliacin al rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud Activacin del cupo de afiliacin al rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud
Licencia de exhumacin Licencia para la cremacin de cadveres Licencia urbanstica Licencia de intervencin y ocupacin del espacio pblico Reconocimiento deportivo a clubes deportivos y clubes promotores Renovacin de reconocimiento a clubes deportivos Inscripcin de la propiedad horizontal Inscripcin o cambio del representante legal y/o revisor fiscal de la propiedad horizontal Registro de extincin de la propiedad horizontal Permiso para espectculos pblicos de artes escnicas en escenarios no habilitados Reconocimiento de escenarios habilitados para la realizacin de espectculos pblicos de las artes escnicas Permiso para demostraciones pblicas de plvora, artculos pirotcnicos o fuegos Permiso para la rotura de vas e intervencin de espacio pblico Permiso para el aprovechamiento de rboles aislados Permiso de circulacin para carga extra pesada y/o extra dimensionada Acreditacin como distribuidor minorista de combustibles lquidos derivados del petrleo Licencia de funcionamiento para estaciones de servicio Registro de perros potencialmente peligrosos Registro de marcas de ganado Certificado permiso de ocupacin
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INTRODUCCIN
Esta gua tiene como propsito orientar a los usuarios del Sistema nico de Informacin de TrmitesSUIT en el registro de la informacin de los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario (Formato Integrado), afianzar los diferentes conceptos, entre los que se contemplan las polticas de creacin de usuarios, gestin de formularios y gestin de inventarios, entre otros.
Est dirigido a:
Difusores y asesores de la Poltica de Racionalizacin de Trmites. Capacitadores del sistema. Responsables de la implementacin de la Poltica de Racionalizacin de Trmites en la institucin frente al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP, en la administracin de los usuarios, de la informacin contenida de los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario, garantizando su totalidad y actualizacin, as como de la implementacin y seguimiento a la Poltica de Racionalizacin de Trmites. Administradores de trmites, quienes son los responsables del ingreso y actualizacin de la informacin de los procedimientos administrativos de su institucin en el Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT.
CONCEPTOS BSICOS
CONCEPTOS BSICOS
Procedimiento administrativo
Conjunto de acciones que se realizan en ejercicio de la funcin administrativa para alcanzar y dar cumplimiento con los fines del Estado, dentro de las reglas y principios que lo rigen. Ejemplos: Tarjeta profesional de contador pblico Inscripcin en el Registro nico Tributario -RUT Declaracin de Ingreso o salida de dinero en efectivo del pas
Debido a que el universo de procedimientos administrativos es amplio, la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, sealan que los procedimientos administrativos a registrar en el SUIT, son aquellos que tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurdicas, as como el cumplimiento de sus obligaciones. Igualmente aquellos procedimientos que faciliten a los usuarios acceder a los bienes o servicios ofrecidos por las autoridades administrativas.
Otros procedimientos administrativos de

cara al usuario
Conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria para obtener un producto o servicio que ofrece una institucin de la administracin pblica o particular que ejerce funciones administrativas dentro del mbito de su competencia, sus caractersticas son la no obligatoriedad para el usuario y no tienen costo para ste.
Trmite
Conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institucin de la administracin pblica o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligacin prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio.
Por lo general estos procedimientos administrativos estn asociados con un trmite, ya que de ste se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trmite. Un ejemplo de esto es:
CONCEPTOS BSICOS
Producto o servicio
Es el resultado que obtiene el usuario por parte de la institucin al ejecutar un procedimiento administrativo. Estos pueden ser tangibles e intangibles.
OTRO PROCEDIMIENTO Consulta de los extractos de cesantas
TRMITE
Afiliacin y/o traslado de cesantas
Ciclo de vida del producto y/o
servicio
TRMITE
Impuesto de Industria y Comercio
El ciclo de vida se refiere a las etapas, que por lo general, surten los productos o servicios que se obtienen de la ejecucin de un procedimiento administrativo. Las etapas que comprenden el ciclo de vida son:
Inicio: Corresponde a los productos o servicios que solicita el usuario a la institucin por primera vez y que sta los expide y/o entrega tambin por primera vez. Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son: Verbos Adquirir Postular Afiliar Registrar Asignar Inscribir
OTRO PROCEDIMIENTO
Certificado de paz y salvo del Impuesto de Industria y Comercio
CONCEPTOS BSICOS
Novedad: Se da cuando el producto o servicio se ve afectado por presentarse una variacin y/o transformacin. Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son: Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son: Verbos Disolver Extinguir Verbos Cambio Renovacin Correccin Ajuste Modificacin Recuperacin Un ejemplo de un trmite que pasa por todo el ciclo de vida es el siguiente. Trmite Cierre: Se da cuando el producto o servicio se cancela por las siguientes razones: Primera: Por solicitud del usuario, el cual debe desarrollar un procedimiento administrativo para dicho fin. Segunda: Por vencimiento del producto o servicio que al momento de obtenerse se encuentra estipulado dentro de sus atributos. Tercera: Por decisin de la Administracin Pblica.
No necesariamente debe existir un trmite para cada ciclo de vida del producto o servicio. Puede darse que en un mismo trmite se establezca el procedimiento que se debe hacer para cada etapa del ciclo.
Cancelar Renunciar
Desvincular
Ciclo Inicio Expedicin
Ciclo Novedad Correccin
Ciclo Cierre Cancelacin
Expedicin cdula
TIP
CONCEPTOS BSICOS
Roles y responsabilidades
El Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT como instrumento de apoyo para la implementacin de la Poltica de Racionalizacin de Trmites, que tiene como propsito final ser la fuente nica y vlida de la informacin de los trmites que las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadana, requiere de los siguientes usuarios para su operacin:
Jefe de Planeacin
Tiene el rol de Administrador de Usuarios. Funcionario de la institucin que se recomienda sea de la Oficina de Planeacin o quien haga sus veces, por el amplio conocimiento de la institucin, la relacin directa entre sus funciones y la Poltica Antitrmites y la existencia de normas que hacen referencia a la Poltica y que involucra a las oficinas de planeacin, como son: Ley 872 de 2003 Artculo 1: El Sistema de Gestin de la Calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas. NTC GP 1000:2009 Numeral 7.2.1: Procesos relacionados con el cliente La entidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o servicio, stos incluyen los relacionados con la Poltica de Racionalizacin de Trmites. Ley 1474 de 2011 - Artculo 73: Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deber elaborar e implementar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcin y de atencin al ciudadano. Dicha estrategia contempla entre otras, la Estrategia Antitramites.
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CONCEPTOS BSICOS
Decreto 2641 de 2012 - Art. 4: La mxima autoridad de la entidad u organismo velar directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de Estrategias para la Construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. La consolidacin del plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano, estar a cargo de la oficina de planeacin de las entidades o quien haga sus veces, quienes adems servirn de facilitadores para todo el proceso de elaboracin del mismo. El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP recomienda que el Administrador de Trmites sea un funcionario de planta, en aras de garantizar la continuidad en los procesos de capacitacin y asesora.
Asesor de Poltica
Funcionario del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica -DAFP que tiene las siguientes funciones: 1. Brindar capacitacin y asesora a los responsables de la implementacin de la Poltica de Racionalizacin de Trmites en las instituciones en el uso y manejo de la herramienta. 2. Validar y aprobar los trmites y otros procedimientos de cara al usuario en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT.
Este funcionario ejerce las siguientes funciones: 1. Gestionar usuarios. 2. Gestionar formularios 3. Gestionar Inventarios de trmite y otros procedimientos
Administrador de Trmites
Funcionario de la institucin que tiene las funciones de registrar, corregir y actualizar los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario en el
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CONCEPTOS BSICOS
Documentos de identificacin vlidos en
Colombia
Los documentos de identificacin vlidos de las personas de carcter natural (Usuario) para la realizacin de trmites en Colombia, son: Las personas de carcter jurdico (Organizaciones, instituciones pblicas) se identifican con el Nmero de Identificacin Tributaria NIT que constituye el nmero de identificacin de los inscritos en el Registro nico Tributario RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. El NIT se puede encontrar en los siguientes documentos que sirven para para la ejecucin de los trmites:
Colombianos
1. Registro civil de nacimiento: Es el nico documento pblico que legalmente prueba la existencia de una persona. Por lo general es utilizado hasta los 7 aos de edad. Tarjeta de identidad Es el documento que identifica a las personas mayores de 7 aos y menores de 18 aos de edad. Cdula de ciudadana: Es el nico documento vlido para probar la identificacin de una persona que cumpla la mayora de edad, 18 aos.
1.
2.
3.
Certificado de existencia y representacin legal demuestra algunos aspectos relevantes de una sociedad comercial, tales como la antigedad, objeto social, domicilio, nmero y nombre de los socios, monto del capital, nombre del representante legal, facultades que ste tiene para comprometer y obligar a la sociedad, fecha de extincin, etc.
Extranjeros
1. Pasaporte: Sirve como identificacin siempre y cuando la permanencia en el pas no supere los 3 meses. Cdula de extranjera: Documento de identidad que se otorga a los extranjeros mayores de 18 aos, que sean titulares de una visa superior a tres (3 meses) o a los beneficiarios de los mismos.
TIP
El Cer ti fi ca do de e xi s tenci a y representacin legal, segn Decreto Ley 019 de 2012, NO DEBE SER SOLICITADO AL USUARIO.
2.
Las personas naturales que actan en representacin de personas jurdicas (Representante legal) en la realizacin de trmites, conservan el perfil de personas jurdicas.
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CONCEPTOS BSICOS
2. Certificado de matrcula mercantil: Identificacin del comerciante y de su establecimiento de comercio, as como medio de prueba de existencia de uno y de otro.
Estandarizacin
Dando cumplimento con el Articulo 41 del Decreto Ley 019 de 2012 es competencia del Departamento Administrativo de la Funcin Publica DAFP, velar por la permanente estandarizacin de los trmites de la Administracin Pblica y verificar su cumplimento cuando se inscriben en el SUIT, por lo que este sistema permite registrar Formatos Integrados - FI, basados en modelos. La estandarizacin corresponde a los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario que son similares o equivalentes y aplican a diferentes instituciones.
3.
Registro nico Tributario - RUT: Constituye el mecanismo nico para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del rgimen comn, los pertenecientes al rgimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y dems usuarios aduaneros; y los dems sujetos de obligaciones administradas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.
Criterios de fusin
Se pueden fusionar trmites u otros procedimientos administrativos de cara al usuario, cuando se cumple con los siguientes criterios: 1. 2. 3. 4. Si la norma que los soporta es la misma Si el resultado que se obtiene es el mismo Si los momentos son iguales Si no existe una excepcin dentro de otra excepcin
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CONCEPTOS BSICOS
Trmites creados a partir de julio 08 de2005
Los trmites creados a partir del 8 de julio de 2005, deben pasar por aprobacin del Departamento Admirativo de la Funcin Pblica - DAFP, quien determina la posibilidad de registro de este en el SUIT, segn lo establecido en la Ley 962 de 2005, Titulo I, Artculo 1, Numeral 2 que dice: Procedimiento para establecer los trmites autorizados por la Ley.
<Numeral modificado por el artculo 39 del Decreto Ley 019 de 2012>
No son objeto de registro en el SUIT Procedimientos

que no se realicen en ejercicio de funciones administrativas
El mbito de aplicacin de las normas antitrmites como son la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, preceptan que las mismas aplican a todos los organismos y entidades de la Administracin Pblica que ejerzan funciones de carcter administrativo y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas.
Las instituciones pblicas y los particulares que ejercen una funcin administrativa expresamente autorizada por la Ley para establecer un trmite, debern previamente someterlo a consideracin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, adjuntando la manifestacin del impacto regulatorio, con la cual, se acreditar su justificacin, eficacia, eficiencia y los costos de implementacin para los obligados a cumplirlo; as mismo, deber acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicacin. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la poltica de simplificacin, racionalizacin y estandarizacin de trmites, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, autorizar su adopcin e implementacin.
De conformidad con el artculo 39 de la Ley 489 de 1998, la administracin pblica est conformada por los organismos de la rama ejecutiva del poder pblico y por todos los dems organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestacin de servicios pblicos del Estado Colombiano.
La regla general es que la rama del Estado Colombiano que ejerce funciones administrativas es la ejecutiva, sin embargo las dems ramas y organismos tambin pueden ejercerlas (Ej. expedicin de tarjeta profesional de abogado a cargo de las salas administrativas del Consejo Superior de la Judicatura, institucin que hace parte de la rama judicial ).
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CONCEPTOS BSICOS
Qu es funcin administrativa?
En un estado unitario como el colombiano, si bien existe una divisin de poderes, es evidente la preeminencia de la Rama Ejecutiva o Administrativa, dado que a travs de sta se disean, implementan y controlan las acciones orientadas a cumplir con los fines esenciales del Estado. El artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia, establece que: La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones.
Qu es entonces la funcin administrativa? Es el conjunto de tareas desempeadas por las autoridades pblicas, y por algunos particulares autorizados por el Estado, que deben propender principalmente por proporcionar servicios y satisfacer las necesidades de toda la poblacin, para lograr el desarrollo fsico, intelectual y moral de todos los colombianos; impulsar y propiciar por el progreso y el crecimiento econmico, social, cultural, educativo y de salubridad, mediante la elaboracin de planes de desarrollo y proyectos especficos de cada municipio y distrito.
La funcin administrativa se desarrolla mediante las siguientes herramientas: desconcentracin, delegacin y descentralizacin.
Fuente: Manual elementos bsicos sobre el Estado Colombiano. Departamento Nacional de Planeacin - DNP . Febrero de 2010. Pgina 23
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CONCEPTOS BSICOS
Teniendo en cuenta lo anterior, se concluye que no son objeto de registro en el SUIT:
1. Procesos Estratgicos (tambin denominados gerenciales):

Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la Direccin.
a. Los procesos, demandas y en general los actos derivados de la

actividad jurisdiccional (Rama Judicial)
b. Las actuaciones desarrolladas en ejercicio de la actividad

legislativa del Estado (Rama legislativa)
2. Procesos de Apoyo (tambin denominados procesos de

soporte): Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin, anlisis y mejora.
c. Procedimiento
disciplinario
fiscal
que
adelantan
la
Procuradura y Contralora respectivamente (Art. 2 de la Ley 962 de 2005 - rganos de control) d. Las actuaciones desarrolladas por particulares que no sean en ejercicio de funciones administrativas.
3. Procesos de evaluacin, anlisis y mejora: Incluyen aquellos

procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin y seguimiento, auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.
Procedimientos
sionales
administrativos que no sean mi-
4. Procesos Misionales (tambin denominados procesos clave,

de prestacin del servicio, procesos esenciales): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser.
Los trmites que se realicen en desarrollo de los procesos estratgicos, de apoyo y de evaluacin de las instituciones, no son objeto de registro en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT. Solo se registran los trmites desarrollados en procesos misionales. Se definen en el Sistema de Gestin de Calidad las diferentes categoras de los procesos de la siguiente manera:
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CONCEPTOS BSICOS
instituciones). Se registran solo los trmites o procedimientos administrativos direccionados a clientes externos.
Peticiones,
PQRD
quejas, reclamos, denuncias -
Fuente: Gua de Diseo para Implementar el Sistema de Gestin de la Calidad bajo la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP. 2007. Pgina 16
De lo anterior se deduce que no son objeto de registro en el SUIT:
a. Los procedimientos administrativos sancionatorios: En ejercicio

de la potestad disciplinaria interna de la administracin pblica.
Teniendo en cuenta que en desarrollo de la fase de interaccin del Programa Gobierno en Lnea, cada entidad en su pgina web, debe habilitar un botn o enlace de contacto que permita el ingreso, identificacin, caractersticas, requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud, de acuerdo con el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, lo que permite facilitar la comunicacin entre las entidades y los ciudadanos, por lo que las PQRDS, no son objeto de inscripcin en el SUIT, sino que stas, son manejadas dentro de la estrategia de Gobierno en Lnea en los portales de cada una de las entidades
b. Los
procedimientos
administrativos
recursivo
de
impugnacin, entendidos estos como los recursos susceptibles de ser interpuestos contra aquellas decisiones de la administracin pblica. c. Procedimientos administrativos internos y los trmites generados por clientes internos de la institucin: En las entidades existen dos tipos de clientes, externos (poblacin y organismos del estado) e internos (trabajadores de las
Procedimientos policivos
Las autoridades de polica ejercen funcin jurisdiccional y las providencias que dicten son actos jurisdiccionales. Esta asignacin especial de atribuciones jurisdiccionales a las autoridades policivas se aviene con el precepto constitucional del artculo 116 inciso 3, segn el cual "excepcionalmente la ley podr atribuir funcin jurisdiccional en materias precisas a determinadas autoridades administrativas".
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CONCEPTOS BSICOS
Aunque las autoridades que ejercen funciones de polica (Ej. Inspectores de Polica) se encuentren dentro de la administracin pblica, no todas sus actuaciones son administrativas. Existen algunas actuaciones que desarrollan en ejercicio de atribuciones jurisdiccionales (ej. querellas policivas para amparar la posesin, la tenencia, las servidumbres y en general todos los derechos reales legalmente constituidos) que se encuentran regidas por los Cdigos de Polica y Cdigo General del Proceso, no por el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. sirve de punto nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes para las entidades estatales y la ciudadana y cuenta con la informacin oficial de la contratacin realizada con dineros pblicos. El Portal nico de Contratacin se constituye como la Fase Informativa del SECOP. Por lo tanto, los actos derivados de la actividad contractual no son objeto de registro, ya que existe un sistema que cumple con sta funcin.
Contravenciones
Entendidas como la infraccin a las normas de menor gravedad que los delitos. Las contravenciones son conductas reprochables que se encuentran descritas en el Cdigo Penal, Nacional de Polica y Nacional de Trnsito. Cuando hablamos de una contravencin estamos hablando siempre de un acto que est tipificado en el derecho y que supone un tipo de castigo o sancin para aquel que la lleva a cabo. Al ser un proceso sancionatorio, no son objeto de registro en el SUIT. Las conductas punibles se dividen en delitos y contravenciones.
Adems, de conformidad con la definicin del contrato establecida por el Cdigo Civil en sus artculos 1494 y 1495, es una fuente de las obligaciones ya que las mismas nacen del concurso real de las voluntades de dos o ms personas y es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Entonces, cada contrato es una situacin particular y propia teniendo en cuenta el acuerdo de voluntad que suscriben las partes.
Procedimientos que se adelanten de oficio o

en revisin
Segn el inciso primero del artculo 34 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los procedimientos administrativos se adelantarn por escrito, verbalmente, o por medios electrnicos. Para que se active la relacin entre el usuario y el Estado, debe existir una solicitud, actuacin o pasos que den inicio al procedimiento administrativo. Por lo tanto, los procedimientos que adelanten las
Procedimientos
cin pblica
adelantados en la contrata-
Los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual, contractual y poscontractual no son objeto de registro en el SUIT, teniendo en cuenta que de conformidad al artculo 3 de la Ley 1150 de 2007, se desarroll el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP que
18
CONCEPTOS BSICOS
autoridades de oficio o en revisin no son objeto de registro en el SUIT. (Ej. Cobro coactivo que adelanta el Fondo Nacional del Ahorro cuando un deudor se atrasa en el pago de las cuotas de su crdito hipotecario de vivienda).
Cumplimiento de orden judicial

El cumplimiento de las decisiones judiciales no es trmite ni otro procedimiento administrativo. Todas las instituciones del estado tienen el deber de acatar los fallos judiciales, sin entrar a evaluar si ellos son convenientes u oportunos. La autoridad judicial ordena directamente a la autoridad administrativa sobre el cumplimiento de la decisin judicial (Ej. Cancelar el Registro Sindical por Orden Judicial - Ministerio del Trabajo).
Conciliaciones en general
Procedimientos con una serie de etapas, a travs de las cuales las personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a travs de un acuerdo satisfactorio para ambas partes con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador. Los conciliadores pueden ser: Jueces de la Repblica, abogados y estudiantes adscritos a los consultorios jurdicos de las facultades de derecho, Superintendente de Industria y Comercio, Notarios, Defensor del Pueblo, Inspectores de trabajo, Defensores y Comisarios de Familia, Agentes del Ministerio Pblico de la jurisdiccin respectiva o rama especializada del derecho y Personeros, para algunos casos. Adems, el Defensor del cliente para los litigios con entidades financieras y bancarias. Puede ser judicial, extrajudicial, en derecho y en equidad. Se concluye que la conciliacin no es objeto de registro en el SUIT por lo siguiente: 1. No se adelanta en ejercicio de funciones administrativas. Es un requisito de procedibilidad para acudir ante la jurisdiccin civil, administrativa y de familia (funciones jurisdiccionales). El resultado no depende del conciliador sino de los acuerdos de las partes intervinientes.
Asesoras, capacitaciones, acompaamiento

y apoyo en asuntos de competencia de las instituciones pblicas
La mayora de instituciones pblicas tienen atribuidas dentro de sus funciones misionales las de asesorar, capacitar, acompaar y apoyar cuando sean requeridas por sus usuarios y funcionarios, en los asuntos propios de su competencia y facultades otorgadas por el ordenamiento jurdico, para lograr una mayor eficiencia y eficacia de la administracin. Por ser funciones inherentes a las instituciones del Estado, no es necesario registrarlas en el SUIT como trmites u otros procedimientos de cara al usuario. Sin embargo, en algunas instituciones como el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, los entes autnomos universitarios y la Escuela Superior de Administracin Pblica - ESAP, la razn de ser de las mismas es ofrecer y realizar programas de capacitacin. En estos casos son objeto de registro en el SUIT los procedimientos
2.
19
CONCEPTOS BSICOS
administrativos de cara al ciudadano para acceder a los programas de capacitacin por ser procesos misionales.
Consulta
cial
bibliotecas ya sea virtual o presen-
Consulta
de informacin pgina web de las instituciones pblicas

Las instituciones del Estado en la implementacin de la estrategia de Gobierno en Lnea, proveen en lnea informacin en sus propias pginas web. El contenido mnimo del sitio Web es acerca de la institucin, normatividad, presupuesto, polticas, planes, programas y proyectos institucionales, trmites y servicios, contratacin, control y rendicin de cuentas y, servicios de informacin. Por otro lado, de acuerdo con las normas antitrmites el Sistema nico de Informacin - SUIT, se define como la fuente nica y vlida de la informacin de los trmites y procedimientos administrativos de cara al ciudadano que las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadana. Por lo anterior, los procedimientos administrativos que no sean objeto de registro en el SUIT, pueden ser divulgados en las pginas web de las instituciones, as como el acceso a la informacin relacionada con enlaces de inters nacional e internacional, revistas electrnicas, boletines, normas, publicaciones, noticias, guas, etc.
En las bibliotecas tradicionales los libros se encuentran realizados en papel y en las virtuales en formatos de textos digitalizados. Dentro de la poltica del DAFP, se considera que los servicios de las bibliotecas ya sean virtuales o presenciales, no deben ser objeto de registro en el SUIT, con la salvedad que aquellas instituciones (Ej. Biblioteca de la Fundacin Gilberto Alzate Avendao, Biblioteca Pblica Virgilio Barco) si deben registrar los procedimientos administrativos que tengan de cara al ciudadano por ser procesos misionales. Ejemplos de procedimientos que no se deben registrar en el SUIT: Librera Virtual Agropecuaria - Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria -CORPOICA Consulta Biblioteca Agropecuaria de Colombia (BAC) Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria CORPOICA Consulta Virtual Centro de Excelencia Fitosanitaria - ICA Consulta Biblioteca Agropecuaria de Colombia ICA Consulta del material bibliogrfico del Centro de Documentacin Arcadio Plazas - Direccin de Derechos de Autor
20
INTEGRACIN CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIN
Sistema de Informacin y Gestin del Empleo

Pblico SIGEP
El SUIT est integrado con el Subsistema de Organizacin Institucional del Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico - SIGEP. SIGEP sirve de apoyo a las instituciones en los procesos de planificacin, desarrollo y la gestin del recurso humano al servicio del Estado. Adicionalmente, suministra la informacin necesaria para la formulacin de polticas de organizacin institucional y recursos
Si la institucin no se encuentra registrada en el SIGEP, puede solicitar informacin del proceso de inclusin al correo electrnico soportesigep@dafp.gov.co o a los nmeros: En Bogot: Directo: 3360710 Conmutador: 3344080 Ext 176 o 212 A nivel nacional: 018000917770 Entonces, se entiende como sede el edificio o punto geogrfico que la institucin ingres en SIGEP y que comparte con SUIT. Una institucin solo podr tener una nica sede, sta es entendida como ubicacin principal de la institucin. La actualizacin de los datos de la sede se hace directamente en el SIGEP y posteriormente se vern reflejados en el SUIT. Un punto de atencin, es todo lugar propio de la institucin, compartido, alquilado o de un tercero, donde el usuario puede dirigirse a recibir informacin, ejecutar u obtener el producto o servicio del trmite a realizar. La administracin de los puntos de atencin (creacin, edicin y eliminacin) se realiza desde el SUIT, ingresando por la opcin Gestin de puntos de atencin que se encuentra en el men de la aplicacin.
Dicha integracin consta de los mdulos que permiten gestionar los datos que identifican y caracterizan las instituciones y los organismos del Sector Pblico, como son: nombre, sigla, identificacin, clasificacin orgnica, orden, departamento, municipio, sector, nivel, naturaleza jurdica, entre otros, los que son suministrados por el SIGEP al SUIT de forma automtica.
Lo anterior indica que, para que una institucin pblica registre, consulte, gestione o racionalice trmites en el SUIT, debe contar con el pre-requisito de estar registrado en el SIGEP, ya que desde el SUIT no es posible la creacin de instituciones pblicas.
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RECOMENDACIONES
Con el fin de propender por una escritura unificada para el registro de los procedimientos administrativos en el Sistema nico de Informacin de Tramites - SUIT, se establecen los siguientes lineamientos, los cuales deben ser tenidos en cuenta y usados en su totalidad: Cada navegador tiene su forma de activar dicha herramienta. A continuacin se explican los pasos de cmo hacerlo en los navegadores ms comunes:
Activacin ortogrfica para el navegador Google Chrome: 1. 2. Entrar a la configuracin de Google Chrome Hacer clic en la opcin de Configuracin Hacer clic en la opcin de Mostrar opciones avanzadas Buscar la opcin de Idioma y hacer clic en el botn de Configuracin de idiomas y del corrector ortogrfico
Campos obligatorios
Los campos obligatorios se encuentran marcados en el sistema con el smbolo * . En caso de no diligenciar uno de los campos que se encuentre marcado con ste smbolo, el sistema no permitir continuar con el registro del procedimiento administrativo.
3. 4.
Corrector ortogrfico
El SUIT 3.0, al ser un sistema de informacin desarrollado en su totalidad en tecnologa WEB, est en la capacidad de utilizar las funcionalidades que los navegadores como Mozzilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Zafari, entre otros, ponen a disposicin de todas aquellas personas o aplicaciones que utilicen sus navegadores.
5.
En la ventana que abre el navegador, verificar que est activa la opcin de Habilitar la opcin ortogrfica, que se encuentra en la parte inferior de la ventana; de lo contrario actvela.
El SUIT 3.0 utiliza de los navegadores el Corrector ortogrfico, el cual se recomienda activar y usar para que los trmites no muestren errores de ortografa.
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RECOMENDACIONES
Activacin ortogrfica para el navegador Mozilla Firefox: 1. 2. 3. 4. Hacer clic en la opcin de Herramientas Hacer clic en la opcin de Opciones Hacer clic en la opcin de Avanzado En la pestaa General verificar que se encuentre activa la casilla de Comprobar la ortografa mientras se escribe; de lo contrario actvela. Activacin ortogrfica para el navegador Internet Explorer: Este navegador es el nico que no tiene dentro de sus herramientas un corrector ortogrfico incluido. Para poder hacer uso de un corrector ortogrfico, se debe hacer la instalacin de uno.
Se recomienda la descarga e instalacin del software gratuito Speckie , el cual se complementa adecuadamente con este navegador.
Speckie solo trae por defecto el diccionario para Ingls, de modo que cuando escriba cualquier palabra dentro del Formato Integrado del Trmite - FIT la marcar como error. Para instalar el diccionario en Espaol debe realizar los siguientes pasos: 1. Hacer clic sobre cualquier palabra resaltada como error.
23
RECOMENDACIONES
2. Hacer clic sobre la opcin de Configuracin Speckie.
Al momento de escribir
Utilizar verbos en infinitivo: Escriba Firmar el documento No escriba Firmado el documento
3. 4. 5.
De la seccin de Directorios instalados, hacer clic en el botn de Obtener ms diccionarios Seleccionar de la lista el diccionario Spanish (Espaol) Hacer clic en la opcin de Instalar Escriba No escriba Diligenciando el formulario No utilizar gerundios:
Una vez se hayan realizado los pasos descritos, el diccionario quedar configurado y listo para usarse.
Diligenciar el formulario
Evitar el uso de complementos que no agregan valor Escriba Debe acercarse a la oficina No escriba Debe acercarse a la oficina ms cmoda para su desplazamiento
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RECOMENDACIONES
Evitar el uso de extranjerismos Escriba Lista de verificacin No escriba Check list Definicin: Es un mtodo de comunicar informacin que busca garantizar claridad y efectividad en la comunicacin entre los servidores pblicos y los ciudadanos, guiado por los principios de claridad, cercana y estructura de la informacin. La informacin deber ser presentada siempre de tal manera que el lector entender un texto a la primera lectura. Escribir en un lenguaje claro
Evitar escribir siglas Escriba Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP No escriba
Escriba Evitar el uso de adjetivos Escriba Formulario diligenciado No escriba Formulario debida y completamente diligenciado
Solo se recibirn las solicitudes que cumplan con todos los requisitos exigidos en esta convocatoria y con las fechas lmite para recibir los documentos
No escriba
Por ningn motivo, se recibirn solicitudes que no cumplan estrictamente con la totalidad de los requisitos exigidos en esta convocatoria y con las fechas lmite de recepcin de documentos
Evitar escribir en mayscula sostenida Escriba Licencia de conduccin No escriba LICENCIA DE CONDUCCIN
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INGRESO AL SISTEMA
Ingresar a www.suit.gov.co con el usuario y contrasea asignada
por el sistema, a travs de un correo cuyo remitente es Info (info_suit@dafp.gov.co), previa solicitud a la mesa de ayuda SUIT (soportesuit@dafp.gov.co) en el caso de los Jefes Planeacin o la creacin de usuarios realizada por el Jefe Planeacin, en el caso de los Administradores de Trmites. Suit del de de Digitar el usuario, contrasea y el captcha para iniciar sesin:
Dar click sobre la flecha en el men Ingresar al SUIT.
Una vez logeado, el sistema muestra los mdulos de Administracin, Formato Integrado y Reportes, los cuales se describen a continuacin:
MDULO DE ADMINISTRACIN
Mdulo orientado a los Jefes de Planeacin o quien haga sus

veces, el cual comprende las siguientes opciones de men: Avance institucin, Gestionar usuario y Gestionar formularios.
Avance Institucin
(vista del Sistema con el rol Jefe de Planeacin y Administrador de Trmites)
Muestra la informacin bsica de la entidad como nombre, direccin, telfono, sitio web, as como el avance porcentual de la institucin en Gestin de usuarios, Gestin de formularios y Gestin inventarios.
Gestin de usuarios: Muestra los usuarios del sistema que se han creado en la institucin
Por esta misma opcin, tambin se puede consultar la gestin de otra institucin.
Gestin de formularios: Lista los formularios que la institucin tiene disponibles para el registro de los Formatos integrados.
Gestionar Usuario
(vista del Sistema con el rol Jefe de Planeacin)
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica -DAFP, inicialmente crea el nico usuario de cada institucin (Jefe de Planeacin), quien a su vez tiene el rol de Administrador de usuarios (crear los dems usuarios responsables del registro de los Formatos integrados de la institucin) y, la responsabilidad de la administracin de la informacin contenida en el sistema.
El Administrador de usuarios tiene la potestad de crear y desactivar en el sistema los Administradores de Trmites, y si adems requiere permisos para registrar trmites, se debe crear un usuario con el rol de Administrador de trmites, siguiendo las Polticas (archivo pdf) y el procedimiento de creacin de usuarios descrito a continuacin:
Procedimiento para creacin de usuarios de Instituciones

Dar clic en la opcin del men Gestionar usuario - crear usuario
GESTIN DE USUARIOS
Aparece la siguiente pantalla: En el campo Informacin de la Cuenta, digitar el usuario, nmero de la clave, contrasea o password y volver a digitar el nmero de la clave para confirmar la operacin.
Nota: Por seguridad, al utilizar por primera vez el sistema se recomienda cambiar la contrasea, de acuerdo con las Polticas de creacin de usuarios (archivo pdf).
A continuacin, llenar todos los campos de Informacin del usuario, recolectada previamente.
Campos Obligatorios: Para la creacin de usuarios son obligatorios los campos de Identificacin, Nombre, Apellido, Departamento donde domicilia, Municipio donde domicilia, Correo electrnico institucional y telfono.
GESTIN DE USUARIOS
El correo electrnico personal, la extensin y el telfono celular son opcionales.
1. Poltica para los nombres de usuarios

Al crear cualquier usuario, debe tener a mano: Los nombres y apellidos completos de la persona Nmero de documento de identificacin (ejemplo: cdula de ciudadana) Telfono fijo y/o extensin Telfono celular Correo electrnico institucional y el personal
Para crear el usuario con los datos que ya tiene, siga las siguientes indicaciones: En la opcin Roles, seleccionar o marcar el rol de Administrador de trmites para el registro de trmites en el SUIT o Consultante de la entidad, que como su nombre lo indica, le permite a este usuario informarse sobre los contenidos de la institucin en el sistema. Escribir la primera letra del primer nombre en mayscula Luego, escribir el primer apellido completo (*) Y luego, escribir los tres ltimos dgitos del documento de identificacin.
Dar clic en el botn con el smbolo ms
para crear el usuario
En caso de presentarse homnimos, es decir, que el sistema informa que ese usuario ya existe, tener en cuenta: Despus de la primera letra del nombre, escribir la primer letra del segundo nombre, seguido por el primer apellido completo (*). Si sigue existiendo duplicidad, escribir la primera letra del nombre, escribir la primera letra del segundo nombre, seguida por el primer apellido completo(*) y la primera letra del segundo apellido. (*) Nota: Los apellidos que contengan la letra no podrn escribirse con esa letra puesto que hay teclados que son en ingls y no en espaol. Nota: Para la creacin los campos obligatorios son: identificacin, Nombre, Apellido, Departamento, Municipio, Correo institucional y telfono. El responsable de generar los usuarios, crea el usuario de la Oficina de Sistemas siguiendo la poltica de la siguiente manera: Dperalta354 El mes siguiente llega otra solicitud de creacin de usuario para SUIT, el responsable de la Institucin ABC recolecta los datos de la nueva persona de la Oficina de Planeacin, obteniendo en su bitcora la siguiente informacin:
Si la persona slo tiene un nombre y existe duplicidad: Escribir la primera letra del nombre en mayscula, seguido por el primer apellido completo y la primera letra del segundo apellido.
Ejemplo
En la Institucin ABC, se crearn dos usuarios que utilizarn SUIT, para lo cual, el encargado de ello al interior de la Institucin, recolect la informacin y obtuvo los datos de un usuario de la oficina de Sistemas: En este caso, los dos usuarios tienen su nombre que comienza por la letra D, el mismo primer apellido y los tres ltimos nmeros de su documento de identificacin igual, entonces el segundo usuario cmo lo crea? Siguiendo la poltica lo crea de la siguiente manera:
DPperalta354 Adiciona la inicial del segundo nombre
2. Poltica para el manejo de usuarios por parte de la institucin

Las personas responsables en la institucin, entidad u organizacin de la creacin de los usuarios con rol de Administrador de Trmites, es decir quienes registrarn los trmites en el SUIT 3.0 debern tener en cuenta: 1. 2. Llevar un control de los usuarios creados del SUIT 3.0. Velar porque los usuarios cambien peridicamente su contrasea, principalmente porque cambien la primera contrasea asignada cuando se crea el usuario. Inactivar los usuarios cuando salgan de vacaciones o cuando se retiren de la Institucin. Llevar un control de los usuarios creados e inactivados. Reportar problemas a la Mesa de Ayuda del SUIT, en caso de tener inconvenientes con su usuario con los que cree. Reportar a la Mesa de Ayuda en caso de vacaciones u otro motivo de ausencia, el reemplazo del rol de Administrador de Usuarios. Esto para que otra persona pueda crear Administradores de trmites durante la ausencia.
A los tres meses llega otra solicitud de creacin de usuario para SUIT, el responsable de la Institucin o Dependencia ABC, recolecta los datos de la nueva persona de la oficina de Servicio al Cliente, obteniendo en su bitcora la siguiente informacin:
3. En este caso, los tres usuarios tienen su nombre que comienza por la letra D, el mismo primer apellido y los tres ltimos nmeros de su documento de identificacin igual. El segundo y tercer usuario tienen su segundo nombre comenzando por la misma letra, la P, entonces cmo lo crea el tercer usuario?. Siguiendo la poltica lo crea de la siguiente manera:
4. 5.
6.
DPperaltaS354
Adiciona la inicial del segundo nombre y apellido
3. Poltica para el manejo de claves

Por primera vez Todo usuario que se cree por primera vez, debe tener una contrasea, password o clave con las siguientes indicaciones: Contener letras y nmeros Ser de mnimo 8 caracteres Esta clave le ser notificada al usuario al correo electrnico institucional, ingresado en el sistema.
Responsabilidades de usuarios y claves Las responsabilidades de los usuarios del SUIT son:
Responsabilizarse de las acciones realizadas en el sistema con el usuario asignado. Debe ser personal e intransferible. Seguir las polticas de manejo de usuarios de la Institucin. Seguir las polticas sugeridas por el DAFP en cuanto a claves y usuarios para el SUIT 3.0. Informar su retiro por vacaciones, incapacidad o cancelacin de contrato, para que el usuario sea inactivado y no entregarlo a la persona que lo reemplace.
Peridicamente Todo usuario debe cambiar su contrasea peridicamente teniendo en cuenta las siguientes indicaciones: Clave de fcil recordacin Clave con letras y nmeros intercalados Clave de mnimo 8 caracteres No anotar la clave en un papel cerca a su escritorio No divulgar o dar a conocer a otros su clave
4. Procedimientos
Para cambiar la clave

Al utilizarse el sistema por primera vez, debe cambiarse la contrasea, password o clave desde la opcin Mi cuenta
Dar clic en Cambiar contrasea
Digitar la clave asignada por el sistema Digitar la nueva clave con las siguientes consideraciones: Clave de fcil recordacin Clave con letras y nmeros intercalados Clave de mnimo 8 caracteres
Gestionar Formularios
Un formulario es un elemento que permite la recoleccin de datos introducidos por un usuario para gestionar un trmite u otro procedimiento. Por tanto, no se considera formulario a los registros que son utilizados nicamente para la validacin de datos del usuario. Este mdulo tiene como propsito indicar el procedimiento para cargar en el SUIT los formularios que se requieren para el registro de los formatos integrados, los cuales estn clasificados en tipo A y tipo B, soportado en el siguiente marco normativo: Decreto 2150 de 1995, artculos 23 y 24 Ley 962 de 2005, artculos 4, 31, 43, 59 y 70 Decreto Ley 019 de 2012, artculos 4, 11, 26 y 37
Formulario tipo B
Formulario nico nacional de solicitud de trmites, definido oficialmente y adoptado mediante norma, el cual es de obligatoria utilizacin y aplicacin en el territorio nacional. Debe estar disponible para el usuario de forma gratuita y oportuna en medio electrnico. Su modificacin solo puede ser realizada mediante otra norma. Este formulario puede ser utilizado por varias instituciones que soliciten informacin de la misma naturaleza y est vinculado con sus trmites.
En la columna Accin, se visualiza la siguiente informacin del formulario: Nombre del formulario Nombre de la institucin que lo crea y su respetivo cdigo Descripcin La norma que crea el formulario
Crear formulario
Para la creacin de los formularios tipo A y B se debe ingresar por la opcin CREAR FORMULARIO y registrar la siguiente informacin solicitada : Cdigo institucin Nombre del formulario Descripcin Anotaciones adicionales Al dar clic en el botn del ms se van adicionando los formularios tipo B al inventario de formularios de la institucin, quedando disponibles para vincularlos con los formatos integrados.
Formulario tipo A
Formulario que crea la institucin para que el usuario realice los trmites u otros procedimientos administrativos de cara al usuario. ste formulario solo aplica a la institucin que lo crea y puede ser modificado por la misma. Debe estar disponible para el usuario de forma gratuita y oportuna en medio electrnico.
Tipos de Formularios
Dependiendo de la disponibilidad del formulario para el usuario, se puede clasificar en descargable, diligenciable y transaccional.
Formulario diligenciable
Es el formulario que se diligencia en lnea a travs de un aplicativo, pero requiere ser impreso por el usuario y entregado en forma presencial a la institucin. Puede estar en archivos tipo Word, Excel o PDF.
Formulario descargable (Forma impresa)

Es el formulario habilitado por las instituciones para ser consultado o descargado por el usuario. Pueden servir como referencia o para ser impreso, diligenciado y presentado ante la institucin solicitante. Puede estar en archivos tipo TIFF, JPG, PNG, Open Office, Word, Excel, Power Point, PDF. El formulario debe corresponder con la versin del formulario fsico que la institucin entrega para la realizacin del trmite o del procedimiento administrativo de cara al usuario de manera presencial.
Formulario Transaccional
Es el formulario que se diligencia a travs de un sistema de informacin o aplicacin en lnea, sin necesidad que el usuario lo imprima y lo lleve a la institucin.
MODULO
Una vez el Jefe de Planeacin o quien haga sus veces en la
Institucin haya creado el Administrador de Trmites, ste ya podr ingresar y registrar los trmites u otros procedimientos de cara al usuario OPA as: Dar clic sobre el botn FORMATO INTEGRADO. En el Inicio se encuentra un semforo con las siguientes opciones que estn dadas por color para hacer su respetiva diferencia
FORMATO INTEGRADO
Inicio
En este mdulo se encuentran las siguientes opciones en men: Inicio Registrar Formato Integrado Gestionar Puntos de Atencin Bsqueda de Formato integrados En creacin (Gris): Trmites u Otro procedimiento -OPA que la Institucin ha iniciado a registrar y no les ha dado finalizar.
Tareas pendientes (Rojo): Trmites u Otro procedimiento OPA que la Institucin tiene para corregir, de acuerdo con las observaciones que realiza el Asesor de Poltica.
MODULO FORMATO INTEGRADO

Enviados para revisin: Trmites u OPA que la Institucin ha enviado al DAFP para verificacin. Inscritos: Trmites u OPA que el DAFP ha aprobado y se visualizan en el Portal del Estado ColombianoPEC. Por medio de la opcin Inscritos se podrn ACTULIZAR los Tramites u Otros procedimiento administrativos .

De acuerdo con los conceptos anteriormente expuestos, dar clic sobre el botn que se desee inscribir segn FORMATO INTEGRADO. A continuacin se describe cada uno de los componentes del Formato Integrado que aplica tanto para trmites como para otros procedimientos administrativos de cara al usuario Se pueden registrar Trmites u Otros Procedimientos- OPAS nicos de la institucin por la opcin REGISTRAR.
Paso 1 DESCRIPCIN
Registro de Formato- nico

En esta seccin se encuentran las recomendaciones para el diligenciamiento de los campos del Formato Integrado - FI que tienen las polticas de uso en la seccin de Descripcin. Tenerlas en cuenta y aplicarlas para un registro exitoso y entendible para el usuario.
Nombre
Escribir aqu el nombre del procedimiento administrativo de la misma forma como es establecido en el fundamento legal que lo crea. En caso que no lo diga de forma expresa, debe ser redactado haciendo un anlisis del fundamento legal.

Permite clasificar el nombre del procedimiento administrativo por uno claro para el usuario, el cual debe estar relacionado con el producto o servicio a obtener. Objeto es una palabra que define o describe el producto o servicio a obtener. Complemento palabras o conjunto de palabras que proveen descripciones o detalles adicionales del producto o servicio.
Escriba Cdula de ciudadana
No escriba Expedicin de documento de identificacin Visa visitante turista
Accin Expedicin Expedicin Cancelacin
Objeto Cdula Visa Matrcula
Complemento De ciudadana Turista De vehculo automotor por destruccin total a causa de un accidente de trnsito
Visa turista
Ejemplo
Nombre estandarizado
El nombre estandarizado elementos que son: est conformado por tres Accin es un verbo que identifica la actuacin del usuario frente al producto o servicio a obtener. El verbo que se utilice debe indicar claramente en qu etapa del ciclo de vida se encuentra el producto o servicio a obtener (inicio, - actualizacin, modificacin, cambio, etc - fin).
Ejemplo

Propsito
La redaccin del propsito debe ser escrita respondindose a la pregunta Cul es el objetivo del procedimiento administrativo?. Debe dar al usuario una idea clara sobre la finalidad del mismo. Debe ser breve y conciso. Escriba Obtener el documento de identificacin a los ciudadanos colombianos que hayan cumplido dieciocho aos de edad Autorizacin de ingreso y permanencia en el pas a extranjeros que vayan a realizar actividades de descanso o esparcimiento No escriba Si usted es mayor de 18 aos de edad debe solicitar la cdula de ciudadana ante cualquier Registradura
Se puede realizar por medios electrnicos

Este campo contiene tres valores que son: Totalmente, Parcialmente y No disponible. Si un procedimiento administrativo es desarrollado por el usuario nicamente usando medios electrnicos, este debe ser clasificado como Totalmente. Aqu el usuario NO TIENE desplazamientos a algn punto de atencin de la Institucin. Si un procedimiento administrativo es desarrollado por el usuario nicamente de forma presencial, este debe ser clasificado como No disponible Si parte de un procedimiento administrativo lo desarrolla el usuario utilizando medios electrnicos y tambin de forma presencial, este debe ser clasificado como Parcialmente. Se considera que es parcialmente en lnea si el usuario realiza alguna de estas acciones: Parcialmente en lnea Diligenciamiento en lnea de un formulario Pago electrnico Consulta en lnea de la respuesta del trmite Envo de requisitos por correo electrnico Recibo de respuesta telefnicamente
Ejemplo
Autorizacin de ingreso y permanencia en el pas que se otorgar al extranjero que pretenda ingresar al pas para realizar actividades de descanso o esparcimiento y que requiera visa de turista para ingresar y permanecer temporalmente en Colombia. La primera visa visitante turista deber tramitarse siempre en los Consulados de Colombia en el exterior.
Ejemplo

Nombre del resultado
El nombre del resultado del procedimiento administrativo es el producto o servicio que obtiene el usuario y debe ser escrito teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Respondindose a la pregunta Qu obtiene el usuario al finalizar el desarrollo del procedimiento administrativo? El resultado debe ser coherente con el nombre del procedimiento administrativo Evitar denominarlo con la palabra documento Evitar negarlo y aceptarlo en la misma frase Escriba Cdula de ciudadana No escriba Documento de identificacin Trmite Licencia de conduccin Tarjeta de reservista de segunda clase Visa turista Visa visitante turista en oficina de visas en inmigracin Colombia Aprobacin o negacin de la validez del examen
Ejemplo
Tambin se conoce como

Aqu la institucin debe registrar las Palabras o Frases que permita al usuario relacionarse o identificarse con el nombre del trmite que desea realizar. Estas Palabras o Frases son generalmente regionalismos, adaptaciones culturales, o simplemente una forma mas fcil de identificar el trmite. Estas palabras son utilizadas por el sistema en el momento en que el usuario hace la bsqueda del trmite desde un buscador WEB (Ejemplo: google). Tambin se conoce como Pase Libreta militar Jubilacin por vejez
Pensin de vejez
Examen reconocido

Tiempo de obtencin
Este debe ser el tiempo que toma la institucin para la ejecucin del procedimiento administrativo en condiciones normales y sin la consideracin de excepciones.
Hbil y calendario
Se especifica solo en el momento en que el tiempo de obtencin del producto o servicio es dado en Das. Si el fundamento legal que soporta la adopcin del procedimiento administrativo NO hace referencia a que la ejecucin se realizar en das Calendario, se debe tomar como das Hbiles. Cuando el tiempo de obtencin del producto o servicio es dado en Meses y Aos los das sern tomados como Calendario
Obtencin inmediata
Tenga en cuenta las siguientes caractersticas para identificar si la obtencin del resultado del desarrollo del procedimiento administrativo es inmediato: Sucede enseguida y sin tardanza1 El usuario obtiene el resultado (producto o servicio) una vez termina de desarrollar el procedimiento administrativo No hay tiempos de espera por parte del usuario, ni cortos ni largos para obtener el resultado.
Observaciones al tiempo de obtencin

Aqu se ingresa informacin complementaria al tiempo de obtencin cuando existen excepciones o condiciones particulares en la ejecucin del procedimiento administrativo por parte de la Institucin.
Escriba Si la expedicin de la visa de turista se realiza en las oficinas de inmigracin en Colombia, el tiempo de obtencin es de un (1) da.
Ejemplo
1 Definicin de www.rae.es

Paso 2 FUNDAMENTO LEGAL
El fundamento legal que debe ingresarse, es todo aquel que hace referencia al trmite en lo concerniente a su: creacin, vigencia, caractersticas, requisitos (acciones y/o condiciones), costo, aplicacin, cobertura, etc NO deben incluirse normas que no tienen relacin directa con el trmite.
Todos los procedimientos administrativos y las acciones y/o condiciones que le son solicitadas al usuario deben estar regulados mediante un fundamento legal, es decir, deben estar claramente identificadas en alguno de los siguientes tipos de normas:
Escriba Tipos de normas Acuerdo Circular Cdigo Decreto Decreto Ley Directiva Documento Tcnico Estatuto Ley Norma Internacional Ordenanza Resolucin Decreto Ley 19 2012
No escriba Constitucin Colombia

Ejemplo
Poltica de
Ttulos, captulos o artculos

Si la norma que va a relacionar hace referencia al trmite en una parte de su contenido, es necesario hacer la indicacin exacta de esta, ya que es de orientacin y ayuda para el usuario al momento de la consulta del fundamento legal. La escritura adecuada de este campo debe tener la siguiente estructura:

Escribir completa la palabra a la que se va a hacer referencia (Titulo, Capitulo, Articulo) Hacer la separacin de los ttulos, captulos y/o artculos con una coma. El orden de ingreso es primero Ttulos, despus captulos, artculos, numerales, literales y por ltimo pargrafos La primera letra debe ir en Mayscula El soporte documental puede ser: Adjuntar archivo soporte: Aqu el usuario carga el archivo que corresponde al fundamento legal que ingres; el archivo debe estar en formato PDF .
El tamao que debe tener el archivo que se adjunte como soporte no debe exceder las 10 Megas. URL de la norma: Aqu el usuario puede asociar la URL (direccin WEB) en donde se encuentra en forma directa, el texto del fundamento legal que se ingresa. La URL que se ingresa para hacer referencia a la visualizacin del fundamento legal, NO puede ser de pginas WEB diferentes a las siguientes:
Escriba Ttulo 1, Captulo 1, Artculos
No escriba T 1, C 1, Art 4, 5 y 6
Ejemplo
Institucin
Pginas WEB
Archivo soporte
Todo fundamento legal, sin excepcin del tipo de norma, debe tener un soporte documental de forma que, tanto el usuario como las personas encargadas de la revisin y aprobacin del trmite, puedan acceder al texto del fundamento legal.
Presidencia de la Repblica www.presidencia.gov.co Senado de la Republica de Ministerios Diario oficial Pginas institucionales de las instituciones www.imprenta.gov.co Alcaldas, Gobernaciones, descentralizadas y adscritas, o instituciones dueas del tema www.senado.gov.co

NO es obligatorio el ingreso de las dos formas presentadas para el soporte documental, pero S es obligatorio el ingreso de mnimo una de las formas.
TIP
Puntos de atencin
Se debe seleccionar una nica opcin para indicar al usuario en Dnde se puede realizar el trmite. Las opciones disponibles son: Cualquier punto de atencin de la institucin : Se selecciona esta opcin cuando el usuario DEBE acercarse a CUALQUIER punto de atencin de la Institucin para ejecutar el trmite, sin importar su ubicacin o capacidad de atencin. En un punto de atencin especfico de la institucin : Se selecciona esta opcin cuando el usuario DEBE acercarse a un punto ESPECFICO de la institucin para la ejecucin del trmite.
Si la norma que va a relacionar hace referencia al trmite en todo su contenido, debe escribir la palabra Todos.
Se recomienda que los documentos escaneados se realicen a baja resolucin. En caso de que el documento ya escaneado supere las 10 megas, se puede utilizar el acrobat profesional para bajar la resolucin del archivo.
TIP
Paso 3 INFORMACIN EJECUCIN
Si selecciona la ltima opcin En un punto de atencin especfico de la institucin debe seleccionar, de la lista desplegable que ofrece el sistema, el punto de atencin especfico en forma obligatoria. En esta seccin se encuentra la informacin necesaria para indicar al usuario Dnde y Cundo puede realizar el trmite frente a la institucin.

Latitud y longitud
A continuacin se describen los pasos que se deben realizar para obtener los datos de Latitud y Longitud, utilizando aplicaciones gratis y de fcil uso. Los pasos a seguir son: 1. 2. Ingrese a http://maps.google.com/ En la barra blanca de bsqueda ingrese la direccin del punto de atencin. 5. De las opciones que se presentan en el men que se desglosa, seleccionar la opcin de Whats here? o Que hay aqu? Men en ingls Men en espaol
Una vez seleccionada la opcin, en la barra blanca de bsqueda donde se ingresa la direccin, aparecern los valores en el siguiente orden: El primer valor indica la Latitud y el segundo indica la Longitud.
3.
Si la direccin ingresada fue encontrada, identificar en el mapa el icono que representa la ubicacin del punto. Si no, navegar sobre el mapa y ubicar la direccin deseada. Hacer clic derecho sobre el punto
4.

Fecha de ejecucin
Se debe seleccionar una nica opcin para indicarle al usuario Cundo se debe realizar el trmite. Las opciones disponibles son: Cualquier fecha: Se selecciona esta opcin cuando el usuario puede ejecutar el trmite en CUALQUIER MOMENTO sin restriccin de fecha. Fechas especficasPublicadas en su pgina WEB: Se selecciona esta opcin cuando para la ejecucin del trmite, el usuario DEBE cumplir con un calendario de fechas especfico. Si la institucin tiene publicado el calendario de fechas para el trmite que se est ingresando en su pgina WEB institucional y oficial, debe ingresar la URL (Direccin WEB) que lleve de forma directa al calendario de fechas. Fechas especficasPara ingresar manualmente: Se leccionar esta opcin cuando para la ejecucin del trmite el usuario DEBE cumplir con un calendario de fechas especfico. La institucin ingresa en forma manual cada una de las fechas con la siguiente informacin: Fecha inicial Fecha final Observaciones Fechas especiales: Se selecciona esta opcin cuando las fechas de ejecucin del trmite son irregulares y no estn compuestas por una fecha inicial y una final
TIP
Las Fechas especiales son una ayuda para que el usuario con sus palabras escriba el comportamiento de las fechas irregulares, pero es posible que estas fechas sean ingresadas, en su mayora, tambin por la opcin de Fechas especficasPara ingresar manualmente

Paso 3 INFORMACIN EJECUCIN
Ciudadano: Es toda persona natural, que tenga nacionalidad colombiana ya sea por nacimiento o por que fue adquirida y pueden ser menores o mayores de edad. Con el fin de precisar esta clasificacin y en beneficio de reflejar estadsticas detalladas, se crearon grupos que al momento de identificar que el trmite va dirigido a alguno o muchos de estos, debe ser seleccionado.
En esta seccin el usuario debe indicar la Audiencia a la cual le aplica o beneficia la ejecucin del trmite.
. Es muy importante la clasificacin y la seleccin de los valores de forma correcta ya que esta seccin hace parte fundamental de los criterios de bsqueda que utiliza el usuario para acceder a la informacin del trmite y de las estadsticas que se generen para la alta gerencia
Grupos para Ciudadano Infancia Juventud Adulto mayor
Hay cuatro grupos de audiencias que presenta el sistema, las cuales pueden ser combinadas entre s: Instituciones pblicas: La seleccin de esta opcin indica que el trmite lo pueden ejecutar instituciones que hacen parte del sector pblico, las cuales se convertiran en usuario del trmite.
Grupos tnicos Cabeza de familia Personas en condicin de discapacidad Miembros Fuerzas militares y Polica Desplazado Vctima Adulto

Organizaciones: La seleccin de esta opcin indica que el trmite est dirigido a organizaciones privadas o mixtas. Al igual que la categora de Ciudadano, esta tambin cuenta con grupos de clasificacin donde al ser identificada su participacin en el trmite debe ser seleccionada la opcin. Grupos para Organizaciones Micro, pequeo y mediana empresa Grandes empresas Organizaciones sin nimo de lucro
Situaciones de vida
En las Situaciones de vida se describen algunas de las etapas ms representativas del ciclo de vida de una persona sea esta ciudadano o extranjero, segn los grupos de audiencia que posee el sistema.
Aunque no todos los trmites encajan en alguna de las etapas listadas, es fundamental hacer la clasificacin en forma correcta porque esta hace parte de cmo el sistema agrupa los trmites para optimizar las consultas por parte del usuario. Si el trmite ingresado no se asocia a ninguna situacin de vida, debe ser seleccionado el valor de Ninguno.
Extranjeros: Son todas aquellas personas, empresas o instituciones que se encuentran dentro del territorio nacional y que no poseen la ciudadana colombiana o un documento que los identifique como persona jurdica en Colombia. Si el trmite puede ser desarrollado por este tipo de personas, debe seleccionar sta opcin
Las situaciones de vida que se representan son: Situaciones de vida Me identifico Me educo Quiero vivienda Pago impuestos Me pensiono Fallecimiento

Paso 4 CLASIFICACIN TEMATICA
Los temas con los que cuenta el sistema son: Temas Agropecuario Arte y cultura Ciencia y tecnologa Deporte Escriba Tema 1: Vivienda Tema 2: Subsidios Tema 1: Familia Tema 2: Salud No escriba Tema 1: Vivienda Tema 2: Deporte Tema 1: Impuesto Tema 2: Turismo
Ejemplo Una forma de identificar los temas con los cuales asociar el trmite es el sector al que pertenece la institucin duea del trmite (para el caso que sta sea nacional)
TODO procedimiento administrativo debe estar relacionado con mnimo uno y mximo dos temas. Los temas seleccionados deben tener entre ellos alguna relacin como se muestra:
Educacin Familia Financiero Impuestos Medio ambiente Migracin e inmigracin Minas y energa
TIP
Movilidad y transporte Salud Seguridad y justicia Servicios pblicos
TIP
Si tiene varios temas con los que pueda asociar el trmite, orintese por el que el usuario tenga ms relacin.
Subsidios Turismo Urbanismo Vivienda Identificacin

Paso 6 QUE SE NECESITA
Escriba No escriba Reunir los siguientes docu- Lleve los documentos mentos Realizar el pago Cancelar los derechos en el Banco Agrario
Ejemplo Tenga en cuenta que la sumatoria de todos los momentos da como resultado lo que el usuario debe hacer para obtener su producto o servicio.
Esta seccin contiene todo lo necesario para escribir en forma clara y estandarizada lo que el usuario debe cumplir, aportar, mostrar, acreditar, etc.. para la correcta ejecucin del trmite ante la institucin. La definicin de los siguientes conceptos son bsicos para el correcto ingreso de la informacin:
Momentos
La mejor forma de entender esta definicin, es la respuesta a la pregunta Qu actividades generales debe realizar el usuario para ejecutar el trmite?. Cada momento que identifique, va a ser la entrada a la descripcin detallada de cada una de las acciones y/o condiciones que van a conformar el momento. El trmite debe tener por lo menos un momento y este a su vez debe tener por lo menos una accin y/o condicin. Ahora, la forma en que se redacta el momento es fundamental para darle idea al usuario de la actividad que va a tener que realizar, por esto debe tener una estructura estandarizada que es la siguiente:
TIP
Acciones y/o condiciones

Son la descripcin detallada de cada uno de los requisitos que necesita la institucin para poder desarrollar el trmite solicitado por el usuario. Las acciones, hacen referencia a una actividad que debe hacer y/o presentar el usuario de manera fsica o virtual (como presentar un documento, realizar un pago, pedir una cita, etc.) para obtener el producto o servicio que espera de la institucin.
Verbo en infinitivo
Sustantivo

Las condiciones, indican que el usuario debe cumplir con un estado (Ej: estar constituido legalmente, estar a paz y salvo, estar inscrito en el RUNT), pero no es necesaria la presentacin de algn soporte fsico o digital, dado que la condicin de verificacin debe ser realizada por la institucin que desarrolla el trmite.
Esta accin y/o condicin es una Excepcin?

Las Acciones y/o condiciones se escriben para que apliquen de forma general a quienes vayan a ejecutar el trmite; sin embargo, para algunos trmites es necesario especificar Acciones y/o condiciones que permitan el cubrimiento de caractersticas propias del trmite. A estas Acciones y/o condiciones se les llama Excepciones. Cada tipo de Acciones y/o condiciones contiene un campo para indicar si ese registro es una Excepcin, de ser as, se debe describir claramente cul es.
Tipos de acciones y/o condiciones

Existen cinco tipos de Acciones y/o Condiciones que pueden utilizar para describir el requisito que se le solicitar al usuario. Cada tipo contiene datos propios y nicos para este, por lo que es necesario que clasifique de forma adecuada el tipo con el cual va a asociar el requisito. Los tipos de Acciones y/o Condiciones con los que se cuentan son: Tipos de Acciones y/o Condiciones Pago Documento soporte Formulario Canal de atencin Verificacin de condiciones
Escriba Si es trabajador independiente Si es menor de edad En caso que el arma sea de dotacin personal Si va a solicitar crdito para remodelacin
Las Excepciones hacen inclusin de acciones y/o condiciones , no se debe utilizar para hacer exclusin de estas. No est bien crear una excepcin para: Excepto para carros de 5 ejes
TIP
Trmite
Qu se necesita
Momentos
Acciones y/o
condiciones
Representacin grfica de los Momentos y de las Acciones y/o Condiciones

Uso del tipo de accin y/o condicin DOCUMENTO SOPORTE
Aqu la institucin describe detalladamente, uno a uno, los Documentos que el usuario debe aportar a la institucin como parte de los requisitos que debe cumplir para desarrollar el trmite. Los Documentos se encuentran clasificados en dos categoras , que son:
Documentos especficos
Estos documentos son todos aquellos que no se encuentran dentro de los Documentos comunes y que se solicitan solo para el trmite que se est ingresando. Para escribir el Documento utilice un nombre que sea entendible para el usuario. No haga la descripcin de este en el nombre ya que esto lo puede hacer en otro campo.
Anotaciones adicionales
Este campo permite detallar especificaciones o caractersticas adicionales que debe tener el documento que se est solicitando con el fin de brindar mayor informacin al usuario. Escriba Debe estar firmado por el representante legal con tinta negra No escriba Solo si usted es empleado independiente
Documentos comunes
Son aquellos documentos que son usados de forma frecuente en muchos trmites. Siempre se debe verificar la lista de documentos que contiene este campo antes de ingresar uno nuevo. Documentos comunes Licencia de conduccin Libreta militar Tarjeta de institucin Cdula de ciudadana Cdula de extranjera Certificado de tradicin y libertad
Ejemplo
Este campo tambin lo puede utilizar cuando el documento que se est solicitando se puede suplir con otro documento que cumple la misma funcin para el trmite.

Escriba No escriba Atributo del documento Copia Descripcin
Este documento lo puede suplir Licencia de ventas vigentes con la presentacin del documento de: Licencia de ventas vigente Este documento no es requerido si tiene un vehculo de 5 ejes
Ejemplo
Es cuando se hace la solicitud al ente que expidi o emiti el documento original por primera vez. Es cuando el usuario saca una reproduccin del documento original, de una copia o de otra fotocopia. No requiere que sea expedida por la institucin origen del documento. Es el documento primario o inicial expedido
Fotocopia
Original
Atributos del documento

Al usuario se le debe informar claramente la forma en que debe presentar los documentos a la Institucin. Se puede adicionar muchas formas de presentacin del mismo documento, pero cada registro que adicione debe estar acompaado por los siguientes datos: Cantidad: Numero de veces documento. que debe presentar el Al 150% 3x3 fondo azul
Ejemplo
Observacin: Este campo permite a la institucin ampliar la informacin para el usuario de la forma en que debe presentar el documento.
Escriba
No escriba Copia ntida
Caracterstica: Seleccione una de las siguientes formas en la que el usuario debe presentar el documento:
Uso del tipo de accin y/o condicin FORMULARIO

Los formularios deben ser suministrados al usuario por la institucin solicitante. Para el ingreso del formulario, debe escribir la siguiente informacin:
Adjuntar el formulario soporte: Indica que el formulario se encuentra en un archivo digital y la institucin debe adjuntarlo al sistema en cualquier formato. El usuario deber: descargarlo, diligenciarlo y entregarlo a la Institucin junto con los dems documentos.
Nombre del formulario

El nombre del formulario debe ser claro para el usuario y no debe contener especificaciones o caractersticas, estas van descritas en otro campo.
TIP
Cuando el formulario se encuentre en formato PDF, DOC, XLS, PPT, etc.. y est cargado en la pgina WEB de la institucin para ser descargado y diligenciado por el usuario, NO ES equivalente a un formulario diligenciado directamente en medio electrnico
Formulario disponible para

Aqu se le indica al usuario cmo puede acceder al formulario, es decir, el medio por el cual la institucin pone a disposicin del usuario el formulario para poder ser diligenciado: Diligenciamiento directo en medio electrnico: Indica que el formulario est expuesto por la institucin en una pgina WEB para que el usuario realice el diligenciamiento en lnea. Si selecciona esta opcin, debe ingresar la URL (Direccin WEB) donde se encuentra el formulario.
Reclamar en los puntos de atencin de la institucin: Indica que el formulario se encuentra en forma anloga (fsico o impreso) y es entregado de forma presencial; es decir, el usuario deber desplazarse a algn punto de atencin de la institucin para poder acceder al formulario. Si selecciona esta opcin, debe indicar los puntos de atencin donde el usuario puede ir a reclamar el formulario.

Anotaciones adicionales
Este campo permite detallar especificaciones o caractersticas adicionales que debe tener el formulario que se est solicitando, con el fin de brindar mayor informacin al usuario. A diferencia de los Documentos este campo en Formularios no permite suplir el formulario que se solicita con algn otro. Es decir, no hay formularios que suplan otros formularios. La institucin hace una verificacin por las siguientes razones: Verificaciones Porque la institucin posee la informacin fsica o digital Porque la institucin tiene acceso a sistemas de informacin, propios o de terceros, que provean la informacin Porque por ley no debe ser solicitado
Uso del tipo de accin y/o condicin VERIFICACIN

Una Verificacin se da cuando el usuario debe cumplir con una condicin, accin, o requisito que es descrita por la institucin, pero el usuario NO DEBE presentar ningn soporte para constatarlo. Es responsabilidad de la institucin realizar la verificacin del cumplimiento del requisito. Cuando existe una verificacin, el SUIT incorpora un pie de nota a la redaccin del requisito que dice: La accin que
est describiendo ser verificada por la institucin y el usuario deber cumplirla mas no la tendr que soportar con ningn documento
Uso del tipo de accin y/o condicin PAGO

Un Pago es usado para cuando existe un requisito dentro del trmite correspondiente al aporte econmico del usuario para poder obtener el producto o el servicio esperado. Se debe tener en cuenta que existen trmites que pueden tener ms de un pago durante la ejecucin del trmite, o que un mismo pago puede tener varios valores dependiendo si cumple algn criterio, variable o condicin dada. Si un trmite tiene ms de un pago que se dan en Momentos diferentes durante la ejecucin del trmite, se debe ingresar, para cada pago, un registro independiente.

Un ejemplo de este tipo de pagos son: Trmite Pago Pagos en Momentos diferentes Estudio de la visa Aprobacin de la visa Pagar el valor de la publicacin del acto administrativo que da inicio al tramite Evaluacin del trmite Publicacin de la Resolucin por la cual se aprueba o niega el permiso
Ejemplo
Ingresar informacin del pago

La informacin que se debe diligenciar en esta seccin corresponde a: Descripcin del pago: Aqu se hace una pequea descripcin del pago, con sus caractersticas particulares de ser necesario. Tipo de moneda: Se debe seleccionar de la lista el tipo de la moneda que debe utilizar el usuario para realizar el pago. Valor expresado en: La institucin identifica y selecciona la forma de cmo va a ingresar el valor, para que de esta forma se le presente al usuario. El objetivo de ingresar el valor en SMLMV y SMLDV es para que el SUIT realice la actualizacin del valor de forma automtica cada ao. Solo se ingresa en SMLMV o SMLDV si la norma as lo expresa. Valor expresado en Fijo SMLMV SMLDV Avalo y/o liquidacin
Expedicin de visa Pago 1 turista Pago 2 Pago 1 Autorizacin aprovechamiento forestal Pago 2 Pago 3
Si un trmite tiene un pago donde su valor vara dependiendo de algn criterio, variable o condicin, el registro del pago es uno solo pero contiene mas de un sub registro. Un ejemplo de este tipo de pagos son: Trmite Cambio de caractersticas de un vehculo motor Pago Descripciones para un mismo pago Si es carro (El valor sera diferente) Si es moto (El valor sera diferente)
Pago 1
Ejemplo

El pago se puede realizar en
El SUIT ofrece tres formas para que la institucin indique al usuario el medio que debe utilizar para realizar el pago. Mnimo debe ser seleccionada una opcin. En lnea: Se selecciona esta opcin cuando el usuario puede realizar el pago utilizando un medio electrnico y no requiere de desplazamientos a un punto fsico. Si selecciona esta opcin, debe ingresar la URL desde donde el usuario empieza a ingresar los datos para el pago electrnico. Pago directo a la institucin: Se selecciona esta opcin cuando el usuario debe realizar el pago en un punto de atencin de la institucin. Puede ingresar informacin adicional del medio de pago utilizando el campo de Descripcin Institucin recaudadora: Se selecciona esta opcin cuando el usuario debe realizar el pago en una institucin recaudadora. Los datos que se deben ingresar cuando es usada esta opcin son:
Recuerde los procedimientos administrativos de cara al usuario no llevan pago.
Nombre del campo Institucin
Descripcin Lista desplegable con las instituciones bancarias, Debe indicar si la cuenta es de Ahorros, Corriente o Otro. En Otro puede ingresar valores como: Cdigos de barras, Formato propio de recaudo, etc..
Tipo de cuenta
Nmero de cuenta
Uso del tipo de accin y/o condicin CANAL DE ATENCIN

Este canal es utilizado para cuando el usuario debe hacer uso de un canal de atencin ofrecido por la institucin para ponerse en contacto con ella para el cumplimiento de un requisito. Si hace uso de este canal, debe por lo menos hacer el ingreso de un registro en cualquiera de los canales de atencin que ofrece el SUIT. Los canales de atencin de los que puede hacer uso son:
TIP

Canales de atencin Telefnico WEB Correo electrnico Presencial WEB: Para el ingreso de la informacin de una URL (Direccin WEB) debe ingresar primero un Nombre que se relacione a la URL. Este nombre ser el link que abra la URL que se ingrese para uso por parte del usuario. Correo electrnico: Si selecciona esta opcin, debe ingresar la informacin del correo electrnico que el usuario deber usar para comunicarse con la institucin con el fin de cumplir el requisito.
Telefnico: Si selecciona esta opcin, debe ingresarse informacin de: horario de atencin y tipo de telfono que pueden ser: Tipos de telfonos Fijo Celular Call center Lnea gratuita
Presencial: Si selecciona este canal, el SUIT muestra los puntos de atencin que fueron seleccionados en la seccin de Informacin de ejecucin si fue utilizada la opcin En un punto de atencin especfico de la institucin. Si no fue seleccionada esta ultima opcin, aqu puede seleccionar de la lista desplegable que ofrece el sistema, el punto de atencin especifico de forma obligatoria.

Paso 7 MEDIO DE SEGUIMIENTO
Aqu
se deben relacionar los puntos de atencin o
canales a travs de los cuales el usuario puede realizar seguimiento. Canales de atencin Telefnico WEB Correo electrnico Presencial
FIN
MODULO FORMATO INTEGRADO Registro de Formato Integrado Basado en un modelo

Una vez seleccionado registrar formato integrado. Deber observar en el centro de pantalla los dos cuadros del men Seleccin la opcin para registrar trmite y seleccionar la opcin: Registrar basado en un modelo entonces al registrar estas plantillas, habrn campos que aparecern sombreados en gris que no puede diligenciar el municipio porque ya lo hizo el DAFP y lo que diligenciar el municipio son los otros campos: puntos de atencin, momentos, medios de seguimiento, tiempo de obtencin; entre otros.
Una vez seleccionada el sistema pregunta: Est seguro de proceder a registrar un hijo de Plantilla Trmite? y se debe marcar:
S.
En la actualidad SUIT 3.0 est habilitado en este momento para registrar trmites plantilla; esto es, trmites que son creados por ley nacional pero que su regulacin de procedimiento se encuentra en normas locales; ejemplo los impuestos, si bien hay un estatuto nacional, las tarifas, pagos y como tal el proceso del trmite est regulado por normas locales como el estatuto tributario o cdigo de rentas municipales.

Al seleccionar palabra SI, se despliega el listado de los trmites plantillas que ya el DAFP habilit en el SUIT 3. Las plantillas mas recientes cargadas a parecen con una etiqueta que dice NUEVO. Una vez resuelta la pregunta afirmativa al sistema, se despliega el formato integrado para diligenciar. La primera hoja se denomina DESCRIPCIN, en ella la institucin (municipio) solo deber diligenciar los siguientes campos: Tambin se conoce como. Se puede realizar por medios electrnicos. Tiempo de obtencin Observaciones y excepciones al tiempo de obtencin (si aplica) Medio por donde se obtiene el resultado
Se debe seleccionar la plantilla que se va a trabajar dando click en el botn azul de Acciones al frente de cada una de las plantillas y el sistema pregunta: Est seguro(a) de proceder a crear un formato integrado con la plantilla seleccionada? Respuesta: S
MODULO
Paso
FORMATO INTEGRADO
La segunda hoja del formato integrado es FUNDAMENTO LEGAL. En este campo aparecern ya registradas por parte del DAFP, normas de carcter nacional que aplican al trmite y la institucin (municipio) deber diligenciar cada una de las normas locales (acuerdos, decretos resoluciones y dems) del municipio que apliquen al trmite. La tercera hoja del formato integrado se denomina INFORMACIN DE EJECUCIN este campo deber ser diligenciado en su totalidad por el municipio , se refiere a los puntos de atencin y fechas de ejecucin del trmite plantilla .
MODULO
Paso
FORMATO INTEGRADO
La cuarta hoja del formato integrado se denomina DIRIGIDO A Este campo ya est diligenciado en su totalidad por el DAFP, entonces se observar que est deshabilitada. La institucin (municipio) solo deber dar clic en la flecha azul para continuar a la siguiente hoja. La quinta hoja del formato integrado se denomina CLASIFICACIN TEMTICA, este campo tampoco lo debe diligenciar la institucin porque ya se encuentra diligenciado por parte del DAFP. El municipio deber solo dar click en la flecha azul para continuar a la siguiente pestaa.
MODULO
Paso
FORMATO INTEGRADO
. . Continuacin de la hoja Dirigido a: La quinta hoja del formato integrado se denomina Clasificacin temtica , este campo tampoco lo debe diligenciar la institucin porque ya se encuentra diligenciado por parte del DAFP. El municipio deber solo dar click en la flecha azul para continuar a la siguiente pestaa.
MODULO REGISTRA BASADO EN UN MODELO Paso FORMATO INTEGRADO
La sexta hoja del formato integrado se denomina QUE SE NECESITA, est comprendido por los MOMENTOS en se realizan en un trmite.
Ejemplo de cmo se visualiza el formato integrado al interior de cada MOMENTO cuando se est diligenciando; en este caso el momento es Reunir los documentos
Este es el ejemplo de cmo se visualiza el formato integrado una vez se diligencian los momentos en su totalidad
La sptima hoja del formato integrado del trmite se denomina MEDIO DE SEGUIMIENTO que debe diligenciar en su totalidad la institucin (municipio) se relaciona en la informacin donde el usuario puede tener informacin de seguimiento del trmite.
Esta es la ltima hoja del formato integrado que es el resumen de lo registrado en el formato integrado y se denomina FIN.
Una vez se encuentra seguro de lo diligenciado en el formato integrado, el AT de la institucin (municipio) debe dar click en Finalizar, lo que permite que el DAFP pueda entrar a ver y revisar el trmite plantilla.

Guía de Usuario Del Sistema Único de Información de Trámites

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Guía de Usuario Del Sistema Único de Información de Trámites

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Gua de usuario del Sistema nico de Informacin de Trmites

Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Tramites Oficina de Sistemas de Informacin

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA

EQUIPO TCNICO DE TRABAJO

TABLA INGRESO DE CONTENIDO AL SISTEMA

Trmites creados a partid de julio 8 de 2005 No son objeto de registro en el SUIT

CAPITULO No. II Integracin con otros sistemas de informacin

Nombre estandarizado Propsito

Se puede realizar por medios electrnicos Nombre del resultado

CAPITULO No. III

Tambin se conoce como Tiempo de obtencin

Hbil y calendario Observaciones al tiempo de obtencin

Registro Basado en Modelo 46 47

Paso: Informacin de ejecucin

Paso: Medio de Seguimiento

MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0 Paso

A la fecha se encuentran disponibles los siguientes modelos:

MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0

A partir del mes de septiembre encontrarn disponibles los

MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0

MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0

MODELOS DISPONIBLES - SUITPaso 3.0

Otros procedimientos administrativos de

Ciclo de vida del producto y/o

Certificado de paz y salvo del Impuesto de Industria y Comercio

Ciclo Inicio Expedicin

Ciclo Novedad Correccin

Ciclo Cierre Cancelacin

No son objeto de registro en el SUIT Procedimientos

1. Procesos Estratgicos (tambin denominados gerenciales):

a. Los procesos, demandas y en general los actos derivados de la

b. Las actuaciones desarrolladas en ejercicio de la actividad

2. Procesos de Apoyo (tambin denominados procesos de

3. Procesos de evaluacin, anlisis y mejora: Incluyen aquellos

administrativos que no sean mi-

4. Procesos Misionales (tambin denominados procesos clave,

quejas, reclamos, denuncias -

De lo anterior se deduce que no son objeto de registro en el SUIT:

a. Los procedimientos administrativos sancionatorios: En ejercicio

Procedimientos que se adelanten de oficio o

Cumplimiento de orden judicial

Asesoras, capacitaciones, acompaamiento

bibliotecas ya sea virtual o presen-

de informacin pgina web de las instituciones pblicas

INTEGRACIN CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIN

Sistema de Informacin y Gestin del Empleo

Dar click sobre la flecha en el men Ingresar al SUIT.

Mdulo orientado a los Jefes de Planeacin o quien haga sus

(vista del Sistema con el rol Jefe de Planeacin y Administrador de Trmites)

(vista del Sistema con el rol Jefe de Planeacin)

Procedimiento para creacin de usuarios de Instituciones

1. Poltica para los nombres de usuarios

Dar clic en el botn con el smbolo ms

para crear el usuario

2. Poltica para el manejo de usuarios por parte de la institucin

Adiciona la inicial del segundo nombre y apellido

3. Poltica para el manejo de claves

Para cambiar la clave

Dar clic en Cambiar contrasea

Formulario descargable (Forma impresa)

MODULO FORMATO INTEGRADO

MODULO FORMATO INTEGRADO

Registro de Formato- nico