ADQUISICIN DE SOFTWARE EN EL SECTOR PBLICO

I. ASPECTOS GENERALES:

El Sector Pblico en nuestro pas utiliza herramientas para ser ms eficiente y lograr sus objetivos, una herramienta muy importante es el Software, lo hace en las distintas entidades como Municipios, empresas de su propiedad, para la seguridad vial y ciudadana, gratin, ahorrar costos, otros. Es muy importante hacer uso de esta herramienta (software) pues va de la mano con el desarrollo de la tecnologa y del mundo entero, pases como Finlandia y Brasil han venido aplicando el uso de software y se puede ver en sus resultados los grandes beneficios que trae. En el Per desde hace ya algn tiempo el Sector Pblico viene usando el software libre para resolver algunas de sus problemticas, en particular aquellas relacionadas con el soporte de infraestructura bsica (servidores web, correo electrnico y otros). Algunas entidades del Sector Pblico que usan en software libre son la Sunat, el ministerio de Educacin, el Poder Judicial, Cofide, el Ministerio del Trabajo, el Mimdes, el Ministerio Pblico, entre otro; lo que nos falta es tomar la decisin poltica, porque ahorra una gran cantidad de costos al Estado y ofrece soluciones muy abiertas que permiten interoperar con distintas soluciones de software propietario. Brasil, Chile, Argentina, han desarrollado muchas iniciativas open source. Finlandia En la pequea ciudad de Oulu, ubicada en el norte de Finlandia la sexta ciudad ms poblada con una poblacin de 130.000 habitantes, su municipio desarroll una herramienta para generar portales municipales, bastante poderosa, la cual disponibliz en un modelo de licenciamiento libre (GPL, ms algunas componentes en licenciamiento MIT). El portal que posee una arquitectura de interaccin con los ciudadanos basado en la herramienta de portales Liferay puede ser utilizada por municipios de diferentes partes del mundo. Brasil El gobierno federal de Brasil cuenta con un portal de Software Pblico , en el cual las instituciones pblicas, pueden disponibilizar en un modelo de software libre (GPL v2) aplicaciones, el portal cuenta con mltiples aplicaciones y se han estructurado comunidades de desarrollo en torno a cada aplicativo, hoy da cuenta con cerca de 30 aplicativos en diferentes mbitos, educacin, atencin de pblico, identificacin y gestin de contenidos ente otros. En algunos casos las comunidades de desarrollo sobrepasan los varios miles, llegando en un caso a ms de 18.000 usuarios. Adicionalmente esto ha logrado establecer un ecosistema de negocios basado en el soporte en torno al algunos de los aplicativos, estos es, empresas que dan servicios de soporte y mantencin de los productos all catalogados, lo que cambia el paradigma del licenciamiento por el de servicios, en el mismo portal se inscriben las empresas/organizaciones que dan servicios relacionados con los aplicativos y quien desee instalar algunos de los productos puede contactarla. Caractersticas de la Nuevas Tecnologas de la Informacin La sociedad del primer tercio del siglo XXI se ha definido como la Sociedad Global de la Informacin, lo que pone de manifiesto la importancia que la informacin tiene para el desarrollo

de cualquier actividad en el mundo actual. Cualquier tipo de organizacin, ya sea, pblica o, privada, grande o pequea, si quiere mejorar su gestin debe, en primer lugar, construir y mantener un sistema de informacin capaz de permitir la actividad productiva de sus recursos humanos. Este hecho hace inevitable que las organizaciones actuales deban mantener un sistema de informacin basado en las computadoras. En este sentido, se puede considerar que un sistema de informacin es un conjunto de elementos informticos y telemticos que da soporte a la captura, depuracin, almacenamiento, recuperacin, actualizacin y tratamiento de datos, as como la transmisin y distribucin de la informacin a los miembros de la organizacin cuando estos la necesitan. II. ASPECTO LEGAL:

En el Per la adquisicin, uso y adecuacin de un software es regida por lo siguiente: LEY N 28612: Ley que norma el uso, adquisicin y adecuacin del software en la administracin publica, vigente desde diciembre del ao 2005. REGLAMENTO DE LA LEY N 28612 DS N 024-2005-PCM DECRETO SUPREMO N 013-2003-PCM Medidas para garantizar la legalidad de la adquisicin de programas de software en entidades y dependencias del sector pblico Decreto Legislativo 822 Ley sobre derechos de Autor

LEY QUE NORMA EL USO, ADQUISICIN Y ADECUACIN DEL SOFTWARE EN LA ADMINISTRACIN PBLICA Objeto de la Ley La presente Ley tiene por objeto establecer las medidas que permitan a la administracin pblica la contratacin de licencias de software y servicios informticos en condiciones de neutralidad, vigencia tecnolgica, libre concurrencia y trato justo e igualitario de proveedores. El ente rector del Sistema Nacional de Informtica La evaluacin tcnica de los recursos de software y hardware requeridos por la administracin pblica se sujetar a las normas dictadas por el ente rector del Sistema Nacional de Informtica. Neutralidad tecnolgica Ninguna entidad de la administracin pblica adquirir soportes fsicos (hardware) que la obliguen a utilizar slo determinado tipo de software o que de alguna manera limiten su autonoma informtica. En caso de no existir soportes fsicos (hardware) requeridos por la administracin pblica que puedan ser utilizados por software de diferentes tipos, tal hecho deber ser certificado por la Oficina de Informtica de la entidad. Estudio, evaluacin e informe previo El uso o adquisicin de licencias de software en la administracin pblica requiere del Informe Previo de Evaluacin de la Oficina de Informtica, que determine el tipo de licencia de software que resulte ms conveniente para atender el requerimiento formulado.

Capacitacin neutral El ente rector del Sistema Nacional de Informtica garantiza el principio de especializacin en tecnologas y el desarrollo de programas de capacitacin a funcionarios y administrativos del sector pblico, en condiciones de neutralidad y vigencia tecnolgica. De las responsabilidades La mxima autoridad del Sector o entidad pblica y el jefe de Informtica de cada una de ellas, son administrativa, penal y civilmente responsables por el incumplimiento de esta Ley. NORMATIVAS LEGALIDAD DE SOFTWARE DECRETO LEGISLATIVO 822 - LEY SOBRE EL DERECHO DE AUTOR. Siempre que la Ley no dispusiere expresamente lo contrario, es ilcita toda reproduccin, comunicacin, distribucin, o cualquier otra modalidad de explotacin de la obra, en forma total o parcial, que se realice sin el consentimiento previo y escrito del titular del derecho de autor. DECRETO SUPREMO N 013-2003-PCM. Referido a la Legalidad de la Adquisicin de programas de Software en Entidades y Dependencias del Sector Pblico, menciona: Las entidades y dependencias del sector pblico, debern implementar las medidas necesarias para asegurar que las partidas presupuestales que se elaboren, incluyan recursos suficientes para el pago de las licencias de software por adquirir, en los casos en que proceda dicho pago.

III. DEFINICIONES: 1. Software libre: Es aquel cuya licencia de uso garantiza las facultades de: Uso irrestricto del programa para cualquier propsito; Inspeccin exhaustiva de los mecanismos de funcionamiento del programa; Confeccin y distribucin de copias del programa; y, Modificacin del programa y distribucin libre tanto de las alteraciones como del nuevo programa resultante, bajo estas mismas condiciones. 2. Software propietario: Es aquel cuya licencia de uso no permite ninguna o alguna de las facultades previstas en la definicin anterior. 3. Adquisicin de Software: La adquisicin de un producto de software Incluyen los discos, la documentacin tcnica, los manuales y las licencias de uso del producto. El propietario del software es el autor o productor y la propiedad nunca se Transfiere. 4.El proveedor del producto, es el que vende la licencia del software y goza de la Potestad adquirida bajo un contrato de distribucin, de ceder al usuario el Derecho de uso otorgado por el autor. 5.El distribuidor, en cambio, no transfiere la propiedad intelectual del Software, actuando solamente como intermediario entre el titular y el Consumidor, sin perjuicio de las normas aplicables de proteccin al consumidor.

6.Declaracin de Software: Documento por el cual la Institucin declara los Programas de computadoras o software y licencias de uso con las que cuenta; la misma que debe estar acompaada de las copias de licencias e uso de software y las facturas consignadas en la declaracin. 7.Freeware: Programas de computadoras gratuitos que los desarrolladores Ponen a disposicin de otros usuarios sin ningn costo. 8.Licencia: Documento obtenido por la compra, cuya posesin faculta el uso de software o programa de computadora y establece las reglas bsicas para su utilizacin y sus limitaciones.

IV. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ADQUISICIN DE LICENCIAS DE SOFTWARE Y SERVICIOS INFORMTICOS.

La contratacin de licencias de software y servicios informticos se sustenta fundamentalmente en los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de otros principios reconocidos por la normativa de contrataciones y adquisiciones del Estado, el derecho administrativo y el derecho comn; - Principio de Vigencia Tecnolgica: Los bienes y servicios deben reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnolgica necesarias para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son adquiridos o contratados, por un tiempo de duracin determinado y previsible, y con posibilidad de adecuarse, integrarse y actualizarse si fuera el caso, con los avances cientficos y tecnolgicos. - Principio de Trato Justo e Igualitario: Todo postor de bienes o servicios debe tener participacin y acceso para contratar con las Entidades en condiciones semejantes a las de los dems, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas, salvo las excepciones de ley. -Principio de Libre Concurrencia de Postores: En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones de software y servicios informticos se incluirn regulaciones o tratamientos que fomenten la ms amplia y objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participacin de postores potenciales.

V. PROCESO DE ADQUISICION DE SOFTWARE EN EL SECTOR PBLICO

1.-Requerimiento al rea de informtica: La adquisicin del software responde a la necesidad de automatizar procesos y tareas mediante activos de software los cuales se debern adquirir mediante comunicacin expresa dirigida al jefe de la Oficina Ejecutiva de Desarrollo Institucional e Informtica. 2.-Informe Tcnico Previo de la Evaluacin de Software: Toda adquisicin y uso de licencias de software que pretenda ser llevada a cabo por una Entidad del Estado requerir de un Informe Tcnico Previo de Evaluacin de Software, que debe ser emitido por el rea de informtica, o la que haga sus veces, de la institucin. De ser necesario, se requerir el apoyo de La Oficina de Administracin o la que haga sus veces.

Estudio, evaluacin e informe previo El uso o adquisicin de licencias de software en la administracin pblica requiere del Informe Previo de Evaluacin de la Oficina de Informtica, que determine el tipo de licencia de software que resulte ms conveniente para atender el requerimiento formulado. El Informe deber contener, bajo responsabilidad, un anlisis comparativo de valores de mercado, as como de los costos y beneficios en el corto, mediano y largo plazo de las licencias existentes. En l caso de existir un slo tipo de software, el Informe se limitar a certificar este hecho. El Informe se har de conocimiento pblico en la pgina web de la entidad que corresponda, salvo los casos de reserva por seguridad nacional. La entidad procurar que la adquisicin responda a los principios de vigencia y neutralidad tecnolgica, transparencia, eficiencia y a los criterios de austeridad y ahorro de los recursos pblicos. MTRICAS. Antes de adquirir o usar un producto de software, ste debe ser evaluado usando las mtricas basadas en los objetivos del rea usuaria de la institucin relacionados al uso, explotacin y direccin del producto, considerando la organizacin y el ambiente tcnico. La mtrica externa proporciona a los usuarios, evaluadores, verificadores y desarrolladores, el beneficio de que puedan evaluar la calidad del producto de software durante las pruebas o el funcionamiento. 3.-Requerimiento de compra a la Oficina de Adquisiciones.-El Informe Tcnico Previo de Evaluacin de Software, formar parte del requerimiento a que se refiere el artculo 12 del Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N 083-2004-PCM, y ser remitido a la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad, con carcter vinculante, a los efectos de definir con precisin la cantidad y caractersticas tcnicas del requerimiento. 4.- Publicacin del Informe Tcnico Previo de Evaluacin de Software: El informe ser publicado en la seccin de Transparencia de la Pgina Web institucional, antes de convocarse al proceso de seleccin correspondiente, bajo la responsabilidad del rea competente. Si la institucin no tuviera Pgina Web institucional, ser publicado en el Portal del Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, SEACE. 5.-Seleccin de proveedor. La seleccin se deber realizar de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N 083-2004PCM. (VER ANEXO 1) Proceso De Evaluacin Todo proceso de evaluacin de software deber partir de una evaluacin cualitativa y derivar en una evaluacin cuantitativa, siendo todo el proceso documentado, cumpliendo los siguientes pasos: Establecer el propsito de la evaluacin Decidir sobre la aceptacin de un producto intermedio de un subcontratista o proveedor. Recoger informacin con objeto de controlar y gestionar el proceso. Decidir sobre la aceptacin del producto. Comparar el producto con otros productos competitivos.

Seleccionar un producto entre productos alternativos. Valorar tanto el aspecto positivo, como el negativo, cuando est en uso. Decidir cundo mejorar o reemplazar un producto. Control de costos de adquisicin. Un proceso de administracin eficaz reduce al mnimo los costos de adquisicin de software a identificar y comunicar las necesidades de software actuales y futuras de una institucin, elaborar oportunamente el presupuesto para la adquisicin de software y concretar la compra solamente de aquellos recursos que se consideren necesarios en conformidad con los procedimientos de adquisicin claramente identificados. La preparacin del presupuesto es clave. Deben identificarse los gastos planificados de software como una partida separada dentro del presupuesto para TI y realizar seguimiento de los gastos actuales en comparacin con los proyectados. De esta manera puede evaluarse en forma ms exacta las necesidades, garantizar que el software adquirido sea legal y planificar futuras adquisiciones. Como un dato adicional, cabe anotar que las organizaciones de envergadura a menudo dedican el 25 por ciento de sus presupuestos de TI a software. 6.-Adquisicin del software.- Una vez adquirido el software, personal del rea de soporte tcnico del rea de Informtica en coordinacin con el responsable de manejo y registro de programas de software de la Oficina Ejecutiva de Bienes Regionales y Patrimonio, procedern a revisar, reinstalar o desinstalar el software, eliminando los software que no estn Incluidos en el perfil de usuario, an cuando sean stos legales y de propiedad del usuario. Dentro de los programas que pueden ser instalados, se encuentran los llamados "parches" o "actualizaciones" que los fabricantes distribuyen de forma gratuita para optimizar sus productos; as como tambin, el software gratuito para leer documentos en formato PDF (Adobe Acrobat Reader). La reproduccin de un programa del ordenador inclusive para uso personal, exigir la autorizacin del titular de los derechos, con excepcin de la copia de seguridad. A fin de garantizar la legalidad en la adquisicin de software Las entidades pblicas debern adoptar las siguientes acciones: Otorgar al Jefe de Informtica o al funcionario que cada entidad seale, la responsabilidad de certificar el cumplimiento de las medidas sealadas en el Decreto Supremo. Adoptar la Gua para la Administracin Eficiente del Software Legal en la Administracin Pblica. Desarrollar y mantener un adecuado sistema de actualizacin del inventario de software de la entidad o dependencia segn sea el caso. Incluir expresamente el requerimiento de autorizacin o licencia legalmente emitida de todo proceso de compra estatal de software legal, en tanto dicha autorizacin o licencia se requiera. Desarrollar acciones informativas dirigidas al personal de cada institucin con el objeto de asegurar la correcta administracin del software.

VI. GUIA PARA LA ADMINISTRACIN EFICIENTE DEL SOFTWARE LEGAL EN LA ADMINISTRACION PBLICA.- R.M 073-2004-PCM
CARACTERISTICAS. Proporciona lineamientos para el cumplimiento del Decreto Supremo 013-2003-PCM Explica la importancia de realizar el inventario detallado y la forma de elaborarlo Determina como identificar copias ilegales de software. EMPLEO DE LA GUIA 1. Establecimiento del Entorno para alcanzar los objetivos. - Obligatoriedad de formular una poltica de administracin 2. Realizacin del Inventario del Software. -Eliminacin de software sin licencia. 3. Acciones a ser adoptadas por las Entidades. 4. Compromiso de proceso continuo.- Plan efectivo de medidas ininterrumpidas. Acciones correctivas y preventivas. Observancia de poltica. RAZONES PARA ADMINISTRAR EL SOFTWARE - Aseguramiento de utilizacin de software legal - Control de costos asociados con el activo - Mejorar el rendimiento de los activos - Evitar procesos legales, sanciones y multas.-Riesgos - Mejorar rendimiento - Garantizar la calidad y confiabilidad del software - Maximizar la compatibilidad de los recursos de TI - Anticipar y aprovechar el cambio - Aumentar la productividad USO ILEGAL DE SOFTWARE -Adquisicin del software -Alcances de la proteccin -Productor del software -Registro -Reproduccin lcita FORMAS DE USO ILEGAL -Copias de usuario final -Preinstalacin en disco duro -Falsificacin -Distribucin no autorizada -Piratera en Internet SANCIONES.- Hasta 150 U.I.T IMPACTO DE LA PIRATERA

-Derechos de Propiedad Intelectual -Dao al Consumidor -Revendedores.- Prdidas -En la Economa Mundial LINEAMIENTOS DE USO LEGAL DE SOFTWARE APROBADO POR RESOLUCIN 0121-1998-ODA INDECOPI.- (EL PERUANO 17-7-1998) 1.- Es lcito utilizar software trado del extranjero con la licencia correspondiente. - No puede ser comercializado sin autorizacin. 2.- El usuario lcito est facultado a reproducir el software en la memoria interna del computador para su efectiva utilizacin. 3.- Toda reproduccin o utilizacin de software sin tener licencia se considera ilcita y pasible de sancin administrativa y/o judicial. 4.- Las computadoras que se venden con el software incorporado deben ser entregadas con las licencias respectivas, manuales de uso y soportes conteniendo el software incluido en ellas. 5.- El software no puede ser utilizado en un nmero mayor de computadoras que el autorizado en la licencia respectiva. 6.- En el caso de redes, se requiere contar con la licencia para todas las mquinas que utilicen software. 7.- Es ilcito alquilar software sin la autorizacin del titular del derecho de autor. 8.- Es lcita la reproduccin del software encontrado en el INTERNET siempre que el titular del derecho de autor lo autorice expresamente. 9.- Slo el INDECOPI, Poder Judicial, Ministerio Pblico y la Polica Nacional, sta ltima con la orden respectiva, pueden verificar infracciones a los derechos de autor. Ninguna otra entidad pblica o privada puede atribuirse esta facultad. 10.- El INDECOPI y el Poder Judicial son las nicas autoridades que pueden sancionar por reproduccin o uso indebido de software.

ANEXO 1: DETERMINACIN DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS EN GENERAL SUB DIRECCIN DE NORMATIVIDAD DIRECCIN TCNICO NORMATIVA ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE 1. DENOMINACIN DE LA CONTRATACIN Indicar una breve descripcin del requerimiento y sealar la denominacin del bien o servicio a ser contratado.

Ejemplo: Denominacin de la contratacin: Servicio Adquisicin de Software.

2. FINALIDAD PBLICA Describir el inters pblico que se persigue satisfacer con la contratacin.

Ejemplo:
En el caso de Adquisicin de Software, podra considerarse lo siguiente: El presente proceso busca contar con software que permita mejorar el procesamiento de la informacin de las diversas reas de la Institucin, permitiendo una mejor y eficiente atencin a los administrados. 3. ANTECEDENTES Puede consignarse una breve descripcin de los antecedentes considerados por el usuario para la determinacin de la necesidad. Por ejemplo, la sntesis de explicacin de un Programa Social o Proyecto, de la funcin y objetivo que debe cumplirse en la Entidad para lo cual es requerida la contratacin del servicio, etc. En sntesis, se explica de manera general, el motivo por el cual se efecta el requerimiento de contratacin de servicios. De ser el caso, agregar definiciones generales.

En el caso de adquisicin de Software, podra considerarse lo siguiente: :

La Entidad actualmente cuenta con un Software informtico obsoleto, que fueron adquiridas en el ao 2003, las cuales requieren ser renovadas, con el fin de que dichos Software puedan servir como soporte a los procesos y actividades que desarrollan las dependencias en el marco de las funciones asignadas. 4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIN Puede consignarse el (los) objetivos generales y el (los) objetivo(s) especfico(s) de la contratacin. Si tiene ms de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. Objetivo General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos relacionados a la necesidad de la contratacin. El objetivo debe responder a la pregunta "qu" y "para qu".

Objetivo Especfico: Expresar un propsito particular. Se diferencia del objetivo general por su nivel de detalle y complementariedad. La caracterstica principal de ste, es que debe ser cuantificable para poder expresarse en metas.

En el caso de Adquisicin de Licencias de antivirus, podra considerarse lo siguiente: : Adquirir licencias de software antivirus, a fin de brindar seguridad a los equipos de cmputo ante las amenazas de virus informticos, minimizando as las interrupciones por cadas del servicio.

- Proveer seguridad a las estaciones de cualquier tipo de ambiente corporativo. - Proteger los distintos puntos de la red informtica. - Bloquear y eliminar virus, spyware, hadware, rootkits, bots. - Proteccin y bloqueo de virus, de manera independiente, proveniente de medios extrables, tales como dispositivos de almacenamiento USB.

5. ALCANCES Y DESCRIPCIN DEL SERVICIO Deber especificarse detalladamente el alcance de la informacin relacionada con las EETT que corresponda de acuerdo a la naturaleza de los bienes o servicios a ser contratados, precisando la cantidad exacta o aproximada de bienes a requerirse. Se deber indicar que todos los bienes o servicios sean nuevos, sin uso, a menos que la Entidad haya previsto aceptar bienes usados, en cuyo caso deber verificarse que esta decisin no trasgreda los principios de Eficiencia, Vigencia Tecnolgica o Razonabilidad, y que adems, maximice el valor de los fondos a ser utilizados. En los casos que corresponda, deber indicarse expresamente si la prestacin principal consistente en la entrega o suministro de bienes, conlleva la ejecucin de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparacin, soporte tcnico, capacitacin, garanta comercial, o actividades afines. En caso el rea usuaria establezca que la entrega de los bienes incluye su acondicionamiento, montaje, instalacin y/o puesta en funcionamiento, todas estas prestaciones sern consideradas como integrantes de la prestacin principal.

5.1. Actividades Indicar el conjunto de actividades, acciones o tareas que llevar a cabo el proveedor mediante la utilizacin de recursos humanos (personas que intervienen en la prestacin del servicio), materiales, equipos o instalaciones utilizadas durante el proceso de prestacin del servicio, los mtodos y procedimientos utilizados al prestar el servicio; y, las medidas de control. En tal sentido, corresponde detallar las actividades generales y especficas del servicio, de acuerdo a su naturaleza.

Es conveniente utilizar un lenguaje preciso con verbos tales como: Elaborar, describir, definir, redactar, presentar, supervisar, etc.

5.2. Reglamentos Tcnicos, Normas Metrolgicas y/o Sanitarias En caso que corresponda y si las hubiere, los TDR debern cumplir con los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales.

5.3. Normas tcnicas Dependiendo de la naturaleza del servicio, podr consignarse las normas tcnicas que resulten aplicables. De optarse por considerar las Normas Tcnicas, corresponde indicar el ttulo o nombre, campo de aplicacin u objeto, cdigo y la descripcin de la norma tcnica requerida. 5.4. Requerimiento del proveedor y de su personal Requisitos del Proveedor De ser el caso, deber indicarse si el desarrollo de las actividades requiere de autorizacin, registro u otros documentos similares, emitidos por el organismo competente. Perfil del Proveedor Corresponde a las caractersticas o condiciones mnimas que debe cumplir el proveedor, tal como se indica a continuacin: Nivel de formacin: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formacin de una persona para asumir en condiciones ptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formacin acadmica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratacin, debe obedecer a criterios objetivos y razonables en funcin al servicio que se pretende contratar. De corresponder, se debe precisar el nivel de formacin acadmica mnima (tcnica o profesional). Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteracin de una conducta en el tiempo. De acuerdo al objeto de la contratacin, se debe precisar la cantidad mnima de servicios prestados y/o el tiempo mnimo de experiencia en nmero de meses o aos, ya sea en la actividad y/o en la especialidad. Asimismo, podr solicitarse contratos, certificados, constancias de trabajo u otros documentos que demuestren el tiempo de experiencia requerida. Capacitacin y/o entrenamiento: De acuerdo a la naturaleza del servicio requerido, se podr exigir que el proveedor cuente con capacitacin y/o entrenamiento relacionado al servicio objeto de la contratacin. Al respecto, deber precisarse los temas materia de capacitacin y/o entrenamiento, el tiempo mnimo de duracin, entre otros. Perfil del Personal Deber indicarse la cantidad mnima de personas que necesitar el proveedor para prestar el servicio, as como los cargos, puestos, roles y responsabilidades que asumir cada integrante del personal solicitado.

Asimismo, de corresponder, se deber precisar si se requiere personal con formacin tcnica o profesional, profesional especializado, con estudios de post grado, etc. Del mismo modo, indicar que la experiencia mnima debe corresponder a la especialidad, para lo cual se establecer el tiempo mnimo de experiencia, as como la respectiva forma de acreditacin, de acuerdo a lo indicado para el perfil del proveedor. Se deber precisar si es necesario requerir que el personal cuente con capacitacin y/o entrenamiento. En ese caso, se observar lo sealado para el perfil del proveedor. 5.5. Materiales, equipos e instalaciones De ser el caso, sealar si para la prestacin del servicio se requerir determinados equipos, instalaciones, infraestructura fsica, suministro de mobiliario, hardware, sistemas informticos, software e instalacin de red, etc., para la realizacin de las tareas o actividades del servicio, en qu cantidad, detallando sus caractersticas tcnicas, trminos y condiciones. 5.6. Plan de trabajo Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar informacin relevante para realizar un trabajo. Puede incluir un cronograma, designa a los responsables de las diferentes actividades; asimismo, determina las metas y objetivos. Al respecto, de acuerdo a la naturaleza del servicio, se podr requerir la presentacin de un plan de trabajo, para lo cual deber delimitarse el contenido, condiciones y la oportunidad de su entrega. 5.7. Procedimiento De acuerdo a la naturaleza del servicio, la Entidad podr sealar el procedimiento que debe emplear el proveedor para la realizacin del servicio. 5.8. Prestaciones accesorias a la prestacin principal 5.8.1. Mantenimiento preventivo De ser el caso, la Entidad deber indicar el tipo de mantenimiento preventivo, la programacin, el procedimiento, materiales a emplear, en dnde se va a realizar, la frecuencia, entre otros. En el caso de contratacin del servicio de desarrollo de sistemas, se podr requerir el mantenimiento preventivo del software, realizndose labores tales como desfragmentar peridicamente el disco duro, depurar archivos, detectar errores del disco, entre otros.

5.8.2. Soporte tcnico De corresponder, debe precisarse el tipo de soporte tcnico requerido, el procedimiento, el lugar donde se brindar el soporte, el tiempo mximo de respuesta, el perfil mnimo del personal que brindar dicho soporte, entre otros.

5.8.3. Capacitacin y/o entrenamiento En caso la prestacin incluya capacitacin y/o entrenamiento al personal de la Entidad para alcanzar el objeto del contrato, deber indicarse el tema especfico, el nmero de personas a quienes estar dirigido, el tiempo (horas), el lugar, el perfil del expositor, el tipo de certificacin que otorgar el proveedor, entre otros.

En el caso de contratacin del servicio de desarrollo de software de gestin, se podr requerir capacitacin al personal de la Entidad en la operatividad de dicho sistema, por un tiempo de duracin de 72 horas.

5.9. Medidas de control De corresponder, debe considerarse aspectos relativos a la coordinacin y supervisin, para lo cual se indicar con claridad: reas que supervisan: Sealar el rea o unidad orgnica responsable de la supervisin tcnica del servicio, y de ser el caso, de la supervisin de las pruebas, de las inspecciones, entre otros. En los casos de contrataciones de ejecucin peridica, se debe precisar que el rea usuaria es responsable de la existencia, estado y condiciones de utilizacin de los servicios, de acuerdo con la Norma General del Sistema Nacional de Abastecimiento (SA.07). reas que coordinarn con el proveedor: Sealar las reas o unidades orgnicas con las que el proveedor coordinar sus actividades. Los aspectos del servicio que van a ser objeto de coordinacin y/o supervisin. rea que brindar la conformidad: Sealar al rea o unidad orgnica responsable de emitir la conformidad: el rea usuaria del servicio y/o rea tcnica, de ser el caso. En el caso de contratacin del servicio de desarrollo de software de gestin, se podr establecer que el rea usuaria otorgar la conformidad de recepcin de la prestacin, contando previamente con el informe tcnico de verificacin emitido por la Oficina de Informtica de la Entidad.

5.10. Seguros aplicables Indicar de ser procedente, el tipo de seguro que se exigir al proveedor, el plazo, el monto de la cobertura y la fecha de su presentacin (a la suscripcin del contrato, al inicio de la prestacin, entre otros), tales como el seguro de accidentes personales, seguro de deshonestidad, seguro de responsabilidad civil, seguro complementario de trabajo de riesgo, entre otros. 5.11. Lugar y plazo de ejecucin de la prestacin Lugar

Sealar la direccin exacta donde se ejecutarn las prestaciones, debiendo sealar el distrito, provincia y departamento, as como alguna referencia adicional que permita su ubicacin geogrfica. En caso se establezca que las prestaciones se van a realizar en distintos lugares, se recomienda incorporar un cuadro con las direcciones exactas de cada lugar. En caso el servicio sea ejecutado en las instalaciones del contratista o en otro lugar podr sealarse las caractersticas mnimas y condiciones de la infraestructura donde se ejecutaran las prestaciones, si requieren de alguna autorizacin, entre otros. Plazo Sealar el plazo mximo de duracin del servicio (expresado en das calendario), pudiendo indicar, adems, el plazo mnimo para realizar la prestacin o parte de ella. Para establecer el plazo mnimo y mximo de ejecucin de las prestaciones se podr tomar como referencia la informacin de mercado. En el caso de servicios que se ejecuten en forma peridica 21 y/o conlleven prestaciones parciales, adems En el caso de servicios de ejecucin nica22, podr establecerse plazos al interior del plazo mximo de duracin con la finalidad que la Entidad pueda ejercer control del cumplimiento y/o avance del servicio. En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deber precisar por separado el plazo de la prestacin principal y el de las prestaciones accesorias.

En el caso del servicio de desarrollo de sistemas que incluye soporte tcnico, se puede establecer adicionalmente un plazo para el soporte tcnico, constituyendo ste el plazo de ejecucin de la prestacin accesoria, de acuerdo al siguiente detalle: - Plazo para el desarrollo del sistema (prestacin principal): Ciento ochenta (180) das calendario.

- Plazo para el soporte tcnico (prestacin accesoria): Sesenta (60) das calendario.
5.12. Resultados esperados (entregables) De ser el caso, en este punto debe responderse lo siguiente: Qu se espera recibir del servicio? y Cul es el grado de detalle a entregarse? Los entregables son el resultado de los trabajos parciales o el trabajo concluido por el proveedor, para cuya elaboracin se emple el procedimiento previamente establecido. Todo entregable o producto debe satisfacer la necesidad para la cual se contrat el servicio. Se recomienda incluir una seccin que contenga la lista de los entregables que debe presentar el proveedor, detallando el contenido de cada entregable, los plazos de presentacin, y de ser el caso, sealar cantidades, calidad, caractersticas y/o condiciones relevantes para cumplir con los objetivos del servicio. Asimismo, en caso de que el proveedor presente informes o documentos como parte de los entregables, se podr sealar el medio en que sern presentados, as por ejemplo podrn ser presentados fsicamente o en medios magnticos (CD, USB, etc).

De ser el caso, tratndose de entregables sucesivos que requieran la aprobacin del entregable anterior para su aprobacin, se recomienda que se precise el plazo con el que contar la Entidad para verificar o revisar los mismos y otorgar su aprobacin. 5.13. Forma de pago Deber precisarse que el pago se realizar despus de ejecutada la prestacin y otorgada la conformidad, salvo que, por razones de mercado, el pago sea condicin para la prestacin del servicio. En el caso de servicios de ejecucin continuada25 se debe indicar la periodicidad en que se efectuar el pago. En el caso de servicios de ejecucin nicase recomienda establecer el pago en una sola oportunidad (sin considerar pagos parciales) despus de ejecutada la prestacin, es decir, de efectuada la entrega del producto o entregable que satisface la necesidad. Cuando existan entregables o productos, la forma de pago debe sealar el porcentaje del monto total del contrato que corresponder cancelar luego que se otorgue la conformidad correspondiente a cada entregable. 5.14. Frmula de reajuste Deber indicar, de ser necesario, la frmula de reajuste, para lo cual se deber tener en cuenta lo siguiente: En los casos de contratos de tracto sucesivo o de ejecucin peridica o continuada, pactados en moneda nacional, se podrn considerar frmulas de reajuste de los pagos que corresponden al contratista, conforme a la variacin del ndice de Precios al Consumidor que establece el Instituto Nacional de Estadstica e Informtica - INEI, correspondiente al mes en que debe efectuarse el pago. No son de aplicacin las frmulas de reajuste cuando el valor referencial se exprese en moneda extranjera.

5.15. Adelantos De ser necesario, se podr indicar si la Entidad otorgar adelantos y el porcentaje del mismo, el cual no deber exceder del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original. El adelanto puede establecerse en servicios de ejecucin continuada, peridica o nica, en tanto la finalidad del adelanto es otorgar liquidez al contratista para facilitar la ejecucin de las prestaciones en las condiciones y oportunidad pactadas en el contrato. En el caso de servicios de ejecucin nica en los que no amerita establecer pagos parciales debido a que la satisfaccin de la necesidad se produce con la recepcin del entregable, los trabajos, labores o actividades que se prevn para obtener dicho entregable, y que formarn parte del contrato, pueden financiarse con la entrega de un adelanto al contratista.

5.16. Declaratoria de viabilidad Si el servicio requerido proviene de un Proyecto de Inversin Pblica, el rea usuaria deber tener en consideracin que la declaratoria de viabilidad se otorga a aquellos proyectos que se encuentra enmarcados en el SNIP. La Declaratoria de Viabilidad de un proyecto es requisito previo a la fase de inversin. Se aplica a un proyecto de inversin pblica que a travs de sus estudios de preinversin ha evidenciado ser socialmente rentable, sostenible y compatible con los Lineamientos de Poltica y con los Planes de Desarrollo respectivos. Asimismo, debe tomarse las previsiones necesarias para que el servicio a ser ejecutado respete los parmetros, bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, incluyendo los costos, cronograma, diseo u otros factores que pudieran afectar la viabilidad del mismo. Los documentos que sustentan la declaracin de viabilidad y/o que permiten verificar que se respeten los parmetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, son los siguientes: Declaratoria de Viabilidad - Formatos SNIP 09, 10 u 11, segn corresponda. Informe de Consistencia del Estudio Definitivo o Expediente Tcnico detallado de PIP viable - Formato SNIP 15. 5.17. Otras penalidades aplicables Indicar de ser necesario, penalidades distintas a la mora, las cuales debern ser objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la contratacin, hasta por un monto mximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del tem que debi ejecutarse. Tener en cuenta lo establecido en el artculo 166 del Reglamento. Se recomienda elaborar un listado detallado de las penalidades, describiendo las situaciones, condiciones, etc., que deben ser objeto de penalidad, as como tambin, los montos o porcentajes que le corresponderan aplicar. 5.18. Subcontratacin De ser el caso, se deber indicar si resulta procedente que el proveedor subcontrate parte de las prestaciones a su cargo, de ser as, deber sealar el respectivo porcentaje, el cual no podr exceder del 40% del monto total del contrato original. De resultar procedente la subcontratacin, se deber sealar que el contratista es el nico responsable de la ejecucin total de las prestaciones frente a la Entidad, y que las obligaciones y responsabilidades derivadas de la subcontratacin son ajenas a la Entidad. Asimismo, se deber precisar que el subcontratista debe estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores y no debe estar suspendido o inhabilitado para contratar con el Estado. 5.19. Otras Obligaciones Obligaciones del contratista Se deber precisar que el contratista es el responsable directo y absoluto de las actividades que realizar directamente y aquellas que desarrollar su personal, debiendo responder por el servicio brindado, en lo que corresponda. Adems, se podr consignar otras obligaciones vinculadas al objeto de la contratacin

Obligaciones de la Entidad Indicar, de ser necesario, las obligaciones atribuibles a la Entidad en la ejecucin de la prestacin. 5.20. Confidencialidad De ser procedente, indicar la confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de informacin y documentacin a la que se tenga acceso relacionada con la prestacin, pudiendo quedar expresamente prohibido revelar dicha informacin a terceros. El contratista, deber dar cumplimiento a todas las polticas y estndares definidos por la Entidad, en materia de seguridad de la informacin. Dicha obligacin comprende la informacin que se entrega, como tambin la que se genera durante la realizacin de las actividades y la informacin producida una vez que se haya concluido el servicio. Dicha informacin puede consistir en mapas, dibujos, fotografas, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, clculos, documentos y dems datos compilados o recibidos por el contratista. 5.21. Responsabilidad por vicios ocultos Indicar el plazo mximo de responsabilidad del contratista por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los servicios ofertados (expresado en aos), el cual no deber ser menor de un (1) ao contado a partir de la conformidad otorgada.

En el caso de contratacin del servicio de desarrollo de software, se podr establecer que el plazo mximo de responsabilidad del contratista es por un (1) ao.
5.22. Normativa especfica De ser el caso, indicar las normas legales que regulan o est vinculadas al objeto de la contratacin. 5.23. Propiedad Intelectual De corresponder, se deber precisar que la Entidad tendr todos los derechos de propiedad intelectual, incluidos sin limitacin, las patentes, derechos de autor, nombres comerciales y marcas registradas respecto a los productos o documentos y otros materiales que guarden una relacin directa con la ejecucin del servicio o que se hubieren creado o producido como consecuencia o en el curso de la ejecucin del servicio. De ser el caso, a solicitud de la Entidad, el contratista tomar todas las medidas necesarias, y en general, asistir a la Entidad para obtener esos derechos. En el caso de contratacin del servicio de desarrollo de software, se podr establecer que los derechos de propiedad, derechos de autor y otros derechos de cualquier naturaleza, sobre todo material producido bajo las estipulaciones de los Trminos de Referencia, sern concedidos exclusivamente a la Entidad. 6. ANEXOS En esta seccin se deber adjuntar la informacin adicional que se considere relevante para la elaboracin de los TDR y que no haya sido posible incluirla dentro de los mismos. Por ejemplo: cuadros, estadsticas, formatos, diagramas, etc.

CONCLUSIONES
El Ente rector es el sistema nacional de informtica, creado por Decreto legislativo N 604, con el fin de organizar las actividades y proyectos que en materia de informtica realizan las instituciones pblicas del Estado, as como su relacin con otros sistemas y reas de la Administracin Pblica. El ente rector del Sistema Nacional de Informtica garantiza el principio de especializacin en tecnologas y el desarrollo de programas de capacitacin a funcionarios y administrativos del sector pblico.

La contratacin de licencias de software y servicios informticos se sustenta fundamentalmente en los siguientes principios, Principio de Vigencia Tecnolgica,

Principio de Trato Justo e Igualitario, Principio de Libre Concurrencia de Postores. La adquisicin de un producto de software Incluyen los discos, la documentacin tcnica, los manuales y las licencias de uso del producto. El propietario del software es el autor o productor y la propiedad nunca se Transfiere.

Toda adquisicin y uso de licencias de software que pretenda ser llevada a cabo por una Entidad del Estado requerir de un Informe Tcnico Previo de Evaluacin de Software, que debe ser emitido por el rea de informtica.

Para garantizar la legalidad en la adquisicin de software Las entidades pblicas debern adoptar las siguientes acciones detalladas en el DECRETO SUPREMO N 013-2003-PCM