Informatica para La Administracion Unidad 2

Informtica para administracin
Unidad 2. Software de bases de datos
Licenciatura en:
Desarrollo Comunitario 4 cuatrimestre

Programa de la asignatura

Clave
040920514 / 030920414 Unidad 2. Software de bases de datos
Universidad Abierta y a Distancia de Mxico
Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Desarrollo Comunitario

2. SOFTWARE DE BASES DE DATOS .................................................................................... 3 PRESENTACIN DE LA UNIDAD ................................................................................................... 3 PROPSITO ............................................................................................................................. 3 COMPETENCIA ESPECFICA ....................................................................................................... 3 2.1. INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS ............................................................................... 4 2.1.1. Concepto de bases de datos ..................................................................................... 5 2.1.2. Software existente de bases de datos ....................................................................... 7 Actividad 1. Software existente para crear bases de datos ................................................. 8 2.2. OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS....................................................................................... 9 2.2.1. Tablas ....................................................................................................................... 9 2.2.2. Formularios ..............................................................................................................34 2.2.3. Consultas .................................................................................................................41 2.2.4. Relaciones ...............................................................................................................61 2.2.5. Informes ...................................................................................................................72 Actividad 2. Objetos de una base de datos ........................................................................77 AUTOEVALUACIN .................................................................. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. EVIDENCIA DE APRENDIZAJE. APLICACIONES EN MICROSOFT ACCESS ........................................78 AUTORREFLEXIN ...................................................................................................................78 CIERRE DE LA UNIDAD..............................................................................................................79 FUENTES DE CONSULTA ...........................................................................................................79

2. Software de bases de datos Presentacin de la unidad
En esta unidad se estudiar la importancia de la administracin de la informacin a travs de las bases de datos, ya que en las empresas e instituciones se genera conocimiento, que es necesario estructurar para darle sentido a los requerimientos de usuarios internos y externos, as como para preparar informes que apoyen la toma de decisiones. Para esto se debe contar con herramientas que ayuden a almacenar, modificar, eliminar y consultar dicha informacin de tal forma que el tiempo de respuesta ante una solicitud sea cada vez ms rpido. En la primera parte de la unidad se aprender acerca de las bases de datos y del software existente para trabajar con ellas. La segunda parte se enfocar en aprender a utilizar Access como herramienta informtica para la administracin a travs de los objetos de la base de datos.
Propsito
En la unidad dos, el propsito es aprender qu es una base de datos, su uso, los objetos que la integran y la utilizacin del software Microsoft Access como herramienta informtica para almacenar, manipular y relacionar datos, a travs de diversas tablas, formularios, consultas, relaciones e informes; administrando los datos que se generen en el rea laboral.
Competencia especfica
Utilizar el software Microsoft Access para la administracin de datos a travs del diseo de tablas, formularios, consultas, relaciones e informes.

2.1. Introduccin a las bases de datos
La incorporacin de aplicaciones informticas que ayuden a almacenar, organizar y estructurar los datos sobre todo cuando se generan grandes volmenes de ellos, ayuda para posteriormente poder consultarlos, modificarlos, eliminarlos o recuperarlos. El uso de herramientas que ayuden a la administracin e interpretacin de la informacin impacta en las empresas que recurren a ellas porque ayudan a generar informes o consultas de datos que apoyan la toma de decisiones y mejoran los tiempos de respuesta en cuanto al manejo de la informacin. Por ejemplo, las bases de datos fueron utilizadas por primera vez con fines estadsticos en la dcada de 1880 para elaborar el censo de Estados Unidos, lo cual les llev aproximadamente 7 aos. Posteriormente, el censo de 1890 lograron realizarlo en dos aos y medio haciendo uso de tarjetas perforadas para el almacenamiento de los datos y de una mquina automtica de tarjetas perforadas para procesarlas. Como se puede ver, el tiempo de respuesta mejor considerablemente e inici el uso de tecnologa para procesar los datos, as tambin la informacin fue organizada y almacenada en tarjetas perforadas. En 1950 aparecen las cintas magnticas, las cuales ayudaban a almacenar los datos en forma secuencial y ordenada, la informacin se lea de una cinta, se procesaba y se almacenaba el resultado en otra cinta magntica; pero aun as mejor el tiempo de respuesta y la informacin estaba almacenada en forma estructurada. En 1960 aparecen los discos y con ellos las bases de datos de red y jerrquicas, con lo cual fue posible guardar estructuras de datos en forma de listas o rboles, as como almacenar y recuperar datos ms rpidamente; ya no era necesario acomodar la informacin en forma ordenada y secuencial. En 1970 surge el modelo de bases de datos relacionales basadas en tablas. En 1980 aparece el modelo relacional orientado a objetos. En 1990 surgen lenguajes de consulta estructurados. Del ao 2000 en adelante se utilizan todos, pero cada vez se pueden almacenar, consultar eliminar o recuperar grandes volmenes de datos con un tiempo de respuesta menor, lo cual se puede apreciar en las transacciones que realizan los clientes y empleados de una institucin bancaria. O bien todo el sistema de inscripcin, evaluacin, pagos y calificaciones de instituciones educativas (Johnson, 2000). En la actualidad, las empresas generan una gran cantidad de datos, los cuales hay que agrupar en temas por afinidad lgica, por lo que es necesario darles estructura, para ello las personas empiezan a organizar sus datos en archivos de texto sencillo, listas, diagramas de rbol o tablas. Con lo anterior se empiezan a generar bases de datos, ya que stas son un conjunto de datos estructurados sobre un tema. En los siguientes puntos se profundizar ms acerca de las bases de datos. 4

2.1.1. Concepto de bases de datos
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular. Las bases de datos estn formadas por una o ms tablas organizadas en filas y columnas. En la actualidad se pueden usar bases de datos para manejar informacin de: proveedores, cartera de clientes, inventarios, nmina, expedientes mdicos, ventas, calificaciones de alumnos, acervo bibliogrfico, censos poblacionales, etc. Una base de datos es un slo archivo electrnico que incluye objetos como tablas, formularios, consultas, informes, pginas de acceso a datos, macros y relaciones, a continuacin se definen:
Elemento Tablas Formularios Consultas Informes Pginas de acceso a datos Macros Mdulos Definicin Son utilizadas para almacenar los datos. Permiten capturar, modificar o eliminar datos de forma amena haciendo uso de una pantalla. Ayudan a buscar y seleccionar datos utilizando alguna condicin o filtro. Son utilizados para disear el formato en el cual se imprimirn los datos. Permite a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde internet. Una accin o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic (lenguaje de programacin orientado a objetos) para aplicaciones que se almacenan juntas como una unidad. Ayudan a realizar combinaciones con la informacin de las tablas.
Relaciones
Los sistemas de gestin de bases de datos (SGBD o DBMS, por sus siglas en ingls) organizan y estructuran los datos de tal modo que puedan ser recuperados y manipulados por usuarios y programas de aplicacin. Las estructuras de los datos (forma como se organizan los datos ya sea en archivos de texto, listas o tablas) y las tcnicas de acceso (cdigo, tablas, formularios, consultas, relaciones, informes) proporcionadas por un DBMS particular; denomina su modelo de datos. A continuacin se mencionan los modelos existentes, slo se profundizar en el modelo relacional en los siguientes temas (Prez, 2002):

Modelo Jerrquico Ao 1960 Definicin Se basa en el establecimiento de jerarquas o niveles entre los distintos campos de los registros, basndose en el criterio de que los campos de mayor jerarqua sean los ms genricos, y tiene la estructura de rbol invertido (organigrama), donde los nodos del mismo nivel corresponden a los campos y cada rama a un registro. Es un modelo muy rgido que implica que no puedan establecerse relaciones entre segmentos dentro de un mismo nivel.
Red
1960
Relacional
1970
Objetos
1980
Espaciales OLAP
1990 2000 en adelante
Se genera para resolver el problema de lentitud del modelo jerrquico. El modelo de red est estructurado de tal forma que existe ms de una conexin entre los nodos de diferentes niveles, de forma que puedan recorrerse por distintos caminos sin necesidad de acudir cada vez a la raz, con lo cual la bsqueda es ms flexible, desapareciendo el concepto de jerarqua entre campos, pues un campo puede ser descendiente de su antecesor por un camino de la red y ascendente por otro. Pero se crea redundancia de datos. Se crea para eliminar la redundancia de datos duplicados en las tablas de la base de datos, lo cual dificulta la actualizacin, insercin, modificacin, eliminacin, consulta, etc. Compensa las deficiencias del modelo relacional en cuanto a la construccin de consultas complejas y estructuras de datos sin tener que dividirlas en una estructura relacional de 2 dimensiones. Las bases de datos de objetos son muy complicadas para la mayora de los propsitos y tambin eran (al menos en sus inicios) mucho ms lentas que las bases de datos relacionales. Desarrollado para relacionar datos en el espacio. Tan slo son extensiones de las bases de datos relacionales. Modelo diseado para analizar datos en lugar de actualizarlos. Son usados para manejar procesos de negocios basados en anlisis estadsticos de datos. La principal caracterstica de las bases de datos OLAP (On Line Analytical Processing) es la velocidad de las consultas y la multidimensionalidad.
El modelo relacional es de los ms funcionales y est vigente a la fecha, es la base del modelo de objetos, espacial u OLAP y los software existentes lo utilizan para el procesamiento de datos. En esta unidad se trabajar con este modelo, el mismo est basado en tablas que eliminan la posibilidad de duplicar datos, y mejora el tiempo de respuesta cuando la base de datos ha sido bien diseada.

2.1.2. Software existente de bases de datos
Cada da la tecnologa informtica ofrece mejores opciones en cuanto a software; pero ste a su vez requiere mejores caractersticas de hardware para soportar el procesamiento y almacenamiento de la informacin. stos aspectos son vitales en las bases de datos, cuya funcin principal es el almacenamiento y administracin para responder a los requerimientos de informacin de las empresas e instituciones. A continuacin se presenta una tabla con software de bases de datos que han existido desde que surge este concepto hasta la fecha:
Modelo Red Jerrquico Relacional Ejemplos de software de bases de datos IDS IMS y el DL/I de IBM (1968), System 2000 DBase, Informix, Sybase, Ingres, Postgres, PostgreSQL, DB2, Access, MySql, Oracle, Toad, Paradox, DBManager Standard Edition 3.2.1.0, Interbase/Firebird, SQLite, tablas DBF, FoxPro, Tablas DBF, ODBC, DB2 z/OS, DB2 LUW, Teradata, Progress SQL, Oracle Spatial Features Structured Quero Language SQL, Oracle (On Line Analytical Processing Database) SQL, Oracle
Orientado a objetos Espaciales OLAP
Nota: Elaboracin propia. El software de base de datos es escencial hoy en da para las empresas e instituciones ya que el almacenamiento y administracin de los datos les da la oportunidad de competir y ofrecer un mejor servicio al poder dar pronta respuesta a sus clientes con herramientas informticas que agilicen los procesos y que transformen los datos en diversos documentos, tablas, estadsticas, grficos, informes, etc. Adems que ensean a los usuarios a organizar y estructurar la informacin. Independientemente del software seleccionado, la creacin de una base de datos requiere la estructuracin de los datos a travs de las tablas que servirn para almacenarlos; en los siguientes temas se trabajar en ello.

Actividad 1. Software existente para crear bases de datos
En los siguientes apartados profundizars en el objeto de esta unidad: los programas para la administracin de bases de datos. Realiza esta actividad para identificar distintas alternativas de programas para la administracin de proyectos, considerando que Microsoft Access es un software privado y que tiene un costo elevado, en ocasiones ser difcil que las organizaciones o proyectos en los que te involucres como desarrollador comunitario puedan costearlo, por esta razn esta actividad busca que encuentres distintas opciones que sean ms accesibles y con la misma potencia que tiene Access. Sigue los pasos descritos a continuacin: 1. Investiga sobre los programas de administracin de bases de datos. 2. Elabora un cuadro comparativo de los 5 programas que estn considerados como los mejores para la administracin de proyectos con los siguientes criterios: - Nombre del software - Principales ventajas - Principales desventajas - Precio Puedes incluir otros criterios que consideres necesarios o importantes para seleccionar alguno de estos programas. 3. Enva tu cuadro comparativo en un documento de texto en la seccin Actividad 1. Software existente para crear bases de datos, con la siguiente nomenclatura: IPA_U2_A1_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por la inicial de tu apellido paterno, y la Z, por la inicial de tu apellido materno. 4. Espera los comentarios de tu Facilitador(a) y compaeros(as), mientras, comenta el trabajo de 3 de ellos. Recuerda que tus aportaciones deben realizarse en un sentido constructivo. No olvides revisar el documento Criterios de evaluacin de actividades U2 para considerar los criterios descritos en tu trabajo.

2.2. Objetos de una base de datos
Para construir una base de datos se debe analizar qu datos debe contener para luego poder reflejarlos en la estructura de datos. Para esto se debe tener bien claro la tarea que se desea resolver. Y a partir de los objetos de la base de datos: tablas, formularios, consultas, informes, pginas, macros y mdulos se da solucin a dicha tarea. A partir de este tema se retomarn los objetos de la base de datos, los cuales se revisarn ms a detalle y se ir construyendo una base de datos de ejemplo utilizando el software Microsoft Access versin 2007 (existen en el mercado varias opciones de software para la administracin de informacin a travs de bases de datos, sin embargo las habilidades que se adquieran en Access 2007 sern aplicables a la mayora de ellos). Estas ligas pueden servir para descargar Access 2007 en caso de no tenerlo instalado en tu computadora: http://www.softonic.com/s/descargar-access-2007-gratis http://office.microsoft.com/es-mx/try/?WT.mc_id=ODC_esMX_Office_Try
2.2.1. Tablas
Para que exista una base de datos es necesario crear tablas. Las tablas contienen los datos a almacenar, y es el diseo de las mismas lo que permite que el manejo de los datos se realice con mayor rapidez. Se pueden crear tablas para productos, empleados, clientes, proveedores, etc. Una tabla es una cuadrcula formada por filas y columnas. Las columnas representarn los campos de la tabla, y las filas corresponden a los registros. En la siguiente tabla las palabras Clave , Descripcin y Precio son los encabezados de las columnas y representan los campos. En esta misma tabla se observa que hay informacin de tres productos, los cuales representan los registros de la tabla. El tema es precios de productos. Clave Esc101 Esc190 Esc115 Descripcin Libreta profesional cuadro Mochila Lpiz Precio 8.00 250.00 3.00 Encabezados Registros
En la siguiente tabla Matrcula , Nombre , Materia , Parcial 1 , Parcial 2 , Parcial 3 y Promedio son los encabezados de las columnas y representan los campos. En sta se ve que hay informacin de las calificaciones de cuatro alumnos, los cuales representan los registros de la tabla. El tema es calificaciones.

Matrcula 00001 00002 00003 00004
Nombre Leonardo Molina Ruiz ngel Martnez Lpez Ana Salinas Mndez Juan Luna Prez
Materia Historia Espaol 1 Espaol 1 Historia
Parcial 1 8 5 7 10
Parcial 2 7 10 6 9
Parcial 3 9 9 8 8
Promedio 8 8 7 8
En los ejemplos anteriores se observa la estructura de las tablas y cmo la informacin est organizada de acuerdo al tema. Cada registro contiene los datos correspondientes al campo que indica cada columna. Para poder definir los campos, es necesario comprender qu tipos de datos se desea almacenar en ellos, a continuacin se revisar aquellos que son aceptados por Access (Prez, 2011): Tipos de datos en Access
Tipo de dato Texto Texto Descripcin Acepta todos los caracteres. Se pueden capturar textos, cifras, smbolos. Los campos tipo texto aceptan hasta 255 caracteres. Acepta todos los caracteres, pero se utiliza para textos ms largos pues se pueden capturar hasta 65,535 caracteres. Se utiliza para las cifras entre 0 y 255, no se aceptan decimales. Registran cifras entre -32,768 y 32,768, no acepta decimales. Acepta nmeros entre -2,147,483,648 y 2,147,483,647. Acepta nmeros entre -3.402823E38 y 1.401298E-45 para los valores negativos y 1.401298E-45 y 3.402,823E38 para los valores positivos. Acepta valores entre - 1.79769313486231E308 y -4.94065645841247E-324 para los valores negativos y 4.94065645841247E-324 y 1.79769313486231E308 para los valores positivos. Acepta nmeros entre -10^28 -1 y 10^28 -1 10^28 -1 con un lmite de 28 decimales. Registran fechas y horas para los aos entre 100 y 9999. La fecha debe existir en el calendario para ser aceptada. Ejemplo Nombre, Puesto, Direccin. Expediente mdico, caractersticas tcnicas de un producto. Edad Cantidad a comprar Nmero de celular Un porcentaje de descuento (3% = 0.03). Medida, precio, el IVA, descuento, etc.
Memo
Nmero
Byte Entero Entero largo Simple
Doble
Decimal Fecha / Hora Fecha / Hora
Total a pagar, peso, altura, etc. Fecha de ingreso a un trabajo, fecha de nacimiento, fecha de
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vencimiento de un proyecto, hora de entrada al trabajo, etc. Precio, cantidad a pagar, descuento, I.V.A, etc. Nmero de visitas a una pgina (1, 2, 3 ,etc.). Tiene hijos: S / No. Trabaja: Verdadero / Falso. Fotografa, imagen de un producto, etc. Enlace a la pgina de un proveedor. Seleccionar una ciudad, un Estado, etc.
Dinero
Moneda
Es para valores monetarios y nmeros usados en clculos donde intervengan entre uno y cuatro decimales. Se utiliza para identificar el registro de forma nica. Toma automticamente un nuevo valor cuando se agrega un registro. Se usa para campos booleanos donde la respuesta es falso o verdadero, o s o no. Se utiliza para incrustar en el campo una imagen u otro tipo de objetos como un archivo de Word, Excel u otra aplicacin. Puede contener un vnculo a un texto, un archivo o una direccin de internet. Ayuda a visualizar una lista con valores a elegir.
Autonumera cin Booleanos
Autonumrico
S / No
Objeto
Objeto OLE
Vnculos Bsqueda
Hipervnculo Asistente para bsquedas
Tambin es importante conocer que cuando en un registro un campo queda sin informacin se llama campo vaco o nulo, en muchas ocasiones no importa si un campo queda vaco pero en otras es vital que el campo est lleno, sobre todo si es un campo clave. Un campo principal o campo clave es aquel que no permite que se dupliquen valores al capturar los datos en los registros de la tabla, esto se usa para las matrculas de los estudiantes de una escuela, el nmero de cuenta bancaria, el cdigo de barras de un producto, etc. Ahora se va a poner en prctica lo aprendido acerca de las tablas. En la unidad 1 se trabaj con el ejemplo de una brigada comunitaria, si se desea realizar un inventario de los productos que les donaron se puede hacer una base de datos a la que se nombrar Brigadas, ahora hay que crear la estructura de las tablas: Nombre de la tabla: Producto
Campos Producto Cantidad Estado Tipo de dato Texto (descripcin del producto) Nmero entero Texto
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Nombre de la tabla: Voluntarios
Campos Nombre Edad Direccin Telfono Fecha de ingreso Tipo de dato Texto Nmero entero Texto Nmero largo Fecha corta
Nombre de la tabla: Vehculos

Campos Placas Descripcin el vehculo Color Cantidad de ocupantes Fotografa Tipo de dato Texto Texto Texto Nmero entero Objetos OLE
Si observas las tablas, te dars cuenta que la informacin est organizada por tema, no est revuelta la informacin de los productos con la de los voluntarios o con la de los vehculos; y a esto es a lo que se le llama estructuras de datos en una base de datos, adems se define qu tipo de datos se van a capturar y de qu tipo se van a definir los campos en cada tabla.
1)
Clic en el botn de Inicio > Todos los programas 2 3
2) Clic en la carpeta Microsoft Office 3) Y finalmente clic en Microsoft Office Access .
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4) Aparece la pantalla principal de Access 2007, la cual contiene las opciones para iniciar y grabar una base de datos. 4
Da clic en el cono Nueva base de datos en blanco para iniciar una base de datos en blanco.
1) Se selecciona la ubicacin de almacenamiento de la base de datos (la carpeta donde se guardar el archivo), y se le asigna un nombre a la base de datos (en este ejemplo la base se nombra como Brigada con la extensin .accdb que identifica a Access como la aplicacin que cre el archivo).
Aparece el siguiente cuadro de dilogo para guardar la base de datos, cabe mencionar que la base de datos se guarda al inicio y conforme se vayan creando los objetos se van grabando en el mismo archivo; es decir, las tablas, formularios, consultas y dems elementos que sean generados se guardaran en el archivo Brigada.accdb, este archivo funge como un contenedor de la informacin.
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1) Teclear el nombre del archivo 2) Clic en

Aceptar .
1 2
3) Aparece la siguiente imagen que es parte de la pantalla de inicio. 4) Hay que dar clic en el botn Crear para iniciar a trabajar en la base de datos.
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Esta es la primera pantalla que se ver de la base de datos, se puede considerar como la principal, y a partir de la cual te estars moviendo por los diferentes objetos de la base de datos, y esta presentacin que observas se conoce como Vista de Hoja de datos:
Para crear una tabla, sigue los siguientes pasos: 1.- Clic en el men Crear . 2.- Se despliega la siguiente barra de herramientas para construir los diversos objetos de la base de datos:
2 3
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3.- El primer recuadro muestra las opciones para crear tablas, en esta unidad se revisar una tabla en modo Vista de Hoja de datos y Diseo de tabla . Si en el men Crear se selecciona la opcin Tabla , se muestra la Vista de Hoja de datos:
Esta vista ayudar a construir la tabla y est formada de tres partes principales: a) Barra de herramientas que contiene las herramientas que se pueden utilizar en una tabla:
(1) Si das clic en el cono Ver , se pueden observar las dos opciones ms recomendadas para construir las estructuras de las tablas: Vista de Hoja de datos y Vista Diseo .
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b) Del lado izquierdo aparece la ventana de objetos, donde se muestran los objetos que contiene la base de datos, como apenas se va a realizar la primer tabla, lo nico que aparece es un elemento llamado Tabla1: Tabla.
c) La ltima rea aparece del lado derecho y es donde se construye la tabla o bien donde se muestra la informacin de la tabla.
Cuando se empieza a hacer una tabla, existen dos formas dando clic en el cono Ver (1), en forma de Hoja de datos se ve como una tabla (2) o en forma de Vista Diseo (3).
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Vista Hoja de datos
Para comprender el funcionamiento de la Vista Hoja de datos, construirs la tabla de producto con los campos y tipos de datos que se muestran en la siguiente tabla, sigue las instrucciones:
Tabla. Producto Campos Producto Cantidad Condiciones
Tipo de dato Texto (Descripcin del producto) Nmero entero Texto
1) 2) 3) 4)
Clic en men Crear . Selecciona la opcin Ver , Clic en Vista de Hoja de datos , Teclear el nombre del campo: Producto , dando doble clic en Agregar nuevo campo . En la parte superior se selecciona el Tipo de dato . Y se selecciona Texto .
1 2 4
Repite los pasos 3 y 4 para activar el campo Cantidad . 3) Teclea el nombre Cantidad , donde dice Agregar nuevo campo . 4) Mantn seleccionado el nombre del campo y da clic en Tipo de dato , selecciona Numrico .
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5) Luego clic en Formato , despliega la flecha y selecciona Nmero general . 5
Finalmente vuelve a repetir el paso 3 y 4 para dar de alta el campo Estado . 3) Teclea el nombre del campo donde dice Agregar nuevo campo . 4) Mantn seleccionado el nombre del campo y da clic en Tipo de dato y selecciona Texto .
En este momento se puede ver la estructura de la tabla de la siguiente manera. Si observas, existe el campo Id , que estaba por default y Access lo asigna como campo principal y autonumrico, por lo que se debe eliminar, debido a que no es parte del diseo o estructura de la tabla, lo eliminars un poco ms adelante.
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Para asignarle nombre a la tabla, hay que realizar los siguientes pasos: 1) Hay que cerrarla dando clic a la X como se muestra en la figura (cuando se seale la necesidad de cerrar algn objeto, ser sobre el smbolo X del mismo objeto y no en la ventana principal; puesto que se cerrara el programa). 1 2) Aparece el cuadro de dilogo Guardar como para asignarle el nombre de Producto. 3) Clic en Aceptar . 4) En la seccin de objetos aparece de la siguiente manera y se puede corroborar que se ha grabado la tabla. 2
4
Al dar doble clic en Producto: Tabla , se ve en forma de Vista de Hoja de datos. Ahora la tabla est lista para introducir datos en los registros. Pero antes se va a eliminar el campo Id , para ello selecciona la tabla (dando doble clic en su nombre), en este caso Producto : 1) Dar clic en Ver . 2) Selecciona la Vista Diseo . 1
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3) Aparece la siguiente pantalla:
Modificar la estructura de una tabla En esta pantalla es donde se puede modificar la estructura de una tabla, de preferencia se recomienda hacerlo antes de introducir datos, ya que al modificar los datos se pueden perder. Observa como del lado izquierdo del campo Id aparece una llave de color amarillo, lo que indica que es un campo clave, para quitar este atributo se hace lo siguiente: 1) Dar clic en el cono Clave principal que parece en la barra de herramientas. 2) Se elimina la llave que indicaba que es un campo clave como se muestra en la siguiente imagen: 1
2 3) Estando seleccionado el campo Id , dar clic en Eliminar Filas . 3
. 4) Dar clic en S para confirmar y listo, qued eliminado.
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La siguiente pantalla muestra la estructura de la tabla sin el campo clave Id.
Ya que se est en la pantalla de Vista Diseo, hay que comentar que en los campos de descripcin puedes poner indicaciones o ideas de lo que esperas que las personas capturen en el registro. 5) Al dar clic en la X que aparece arriba de descripcin para cerrar la tabla, aparece un cuadro de dilogo para verificar que se quieren hacer los cambios a la tabla y da clic en S .
Captura de datos 3) Al dar doble clic en el nombre de la tabla se ver como la tabla ha quedado modificada y lista para capturar la informacin en los registros:
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Como puedes ver en la siguiente imagen, han sido capturados los datos de siete registros:
En la parte inferior de la pantalla puedes ver la siguiente imagen, que ayuda a desplazarse al primer registro, al anterior, al siguiente o al ltimo, en ese orden. O si quieres uno en especial das Clic, tecleas en buscar, y tecleas el nmero de registro que deseas ver.
Tambin vers, conforme vayas llenando datos en el registro, que en la parte inferior aparece la idea que escribiste en Descripcin para quien est capturando. Idea
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Vista Diseo
Hasta este momento del curso, ya se sabe cmo crear una tabla en la Vista de Hoja de datos, ahora se va a dar de alta la tabla Voluntarios, usando la Vista Diseo :
Nombre de la tabla: Voluntarios Campos Nombre Edad Direccin Telfono Fecha de ingreso
Tipo de dato Texto Nmero entero Texto Nmero largo Fecha corta
Para crear la tabla, hay que seguir los siguientes pasos: 1) Dar clic en el men Crear . 2) Seleccionar el cono Diseo de tabla . 1
2 3) Aparece la siguiente imagen, que corresponde a la Vista Diseo:
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4) Hay que ir dando de alta cada campo colocando el nombre del campo, el tipo de dato y la descripcin. 5) Observa que esta pantalla tiene un espacio donde puedes modificar las propiedades de cada campo.
3 5
6) En la propiedad Formato de cada campo, estableces la especificacin de cmo se quiere que aparezcan los datos, por ejemplo, si el campo es de tipo nmero puedes darle formato de nmero general, moneda, euro, porcentaje, etc.
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Otro ejemplo es si el dato es de tipo fecha / hora, puedes seleccionar fecha corta, fecha larga, etc.
7) Como se aprecia en la pantalla, al seleccionar cada propiedad, del lado derecho aparece una descripcin de cmo funciona cada una de ellas.
8) Al finalizar de establecer todos los parmetros para definir los campos de la tabla, da clic en el botn X para cerrar. 9) En el cuadro de dilogo, pregunta si deseas guardar la tabla, dar clic en S .
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10) Asignar el nombre Voluntarios en el cuadro de dilogo Guardar como , dar clic en Aceptar .
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11) Al dar, aparece el siguiente cuadro de dilogo donde pregunta si quieres agregar un campo clave, selecciona la opcin No .
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12) Aparece la siguiente pantalla, donde al dar doble clic en la tabla Voluntarios , aparece la siguiente pantalla para iniciar la captura de los datos del registro.
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Si necesitas hacer ms grande el espacio de cada campo, pasa el puntero del mouse por la lnea derecha de cada uno, da clic y estira a la derecha o bien doble clic para que se autoajuste al tamao del dato capturado.
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Observa la pantalla anterior, cmo al introducir la fecha aparece un calendario para que selecciones de ah la fecha. Se pueden capturar tantos registros como voluntarios se tengan para apoyar la brigada. Ahora vas a revisar cuntos objetos lleva la base de datos. Solamente se han construido dos tablas: la de Producto y la de Voluntarios , pero sobra una, la Tabla 1 . Como no es parte de la base de datos, hay que eliminar la tabla; para esto: 1) Seleccionar el nombre de la tabla. 2) Dar clic al botn derecho del mouse y selecciona Eliminar .
Objetos
Ahora quedan como objetos las dos tablas construidas, como se muestra en la siguiente imagen:
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Construye la tabla Vehculos utilizando ya sea la Vista de Hoja de datos, cono Tabla (A) o la Vista Diseo de tabla (B) que aprendiste a utilizar al construir las dos tablas anteriores.
Nombre de la tabla: Vehculos Campos Placas Descripcin el vehculo Color Cantidad de ocupantes Fotografa
Tipo de dato Texto Texto Texto Nmero entero Objetos OLE
1) En esta tabla hay que analizar que el campo Placas debe ser un campo clave, es decir, la informacin de este campo debe ser nica en cada registro, no puede haber dos vehculos con las mismas placas. Para esto da clic en el cono clave principal. 2) Y el campo Fotografa es de tipo de datos: Objeto OLE; ya que se requiere incluir la foto del vehculo.
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3)
Al agregar datos en este campo, se tendr que dar clic al botn derecho del mouse y seleccionar Insertar objetos , como se observa en la siguiente imagen:
4) 5) 5
Aparece la siguiente pantalla, selecciona Crear desde archivo . Y al dar clic en Examinar , cargas el archivo de la foto del vehculo.
La foto, la podrs apreciar en el formulario.
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Formatear tablas
Finalmente, hablando de tablas, se ver cmo dar formato a la tabla y cmo imprimir una tabla. Para ello, se selecciona la tabla de la parte superior izquierda.
Y utiliza el cuadro Fuente del men Inicio para modificar el color, el tamao, la alineacin, apariencia, etc., de la tabla, como se aprecia en la siguiente imagen:
Y para imprimirla, da clic en el botn de Office .
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Aparece la siguiente pantalla:
Se revisan los parmetros de configuracin como tamao de papel, orientacin del papel, mrgenes, y cuando estn de acuerdo a los requerimientos de impresin, se da clic en el cono Imprimir que aparece en la barra de herramientas y listo. Se ha terminado de revisar el objeto ms importante de la base de datos, las tablas, como has visto, es donde se define la estructura de datos y se lleva a cabo el almacenamiento de los mismos.
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2.2.2. Formularios
Los formularios se utilizan para ver, agregar y actualizar datos de las tablas en pantalla de una forma ms amena y vistosa. En este punto se aprender a realizar formularios en Access 2007 utilizando el asistente para formularios. En el men Crear , se presenta un recuadro con las diferentes alternativas para trabajar con formularios en Access 2007, como se aprecia en la siguiente pantalla:
Para crear el primer formulario, sigue los siguientes pasos: 1) 2) Selecciona primero la tabla Producto . Clic en el men Crear y despus en el cono Formulario . 2
3 3) 4) Se crea el formulario como se muestra en la imagen. Da clic en algn campo dentro del formulario. Y se activa la barra de herramientas para darle formato al formulario. 4
34

5) Si selecciona Autoformato , se presentan opciones para darle un diseo ms vistoso.
6) Selecciona el que sea ms de tu agrado y se aplicar al formulario.
En la parte inferior de la pantalla, est la opcin de flechas para desplazarse entre registros, para buscar uno en especial o bien para agregar uno nuevo dando clic en el cono que tiene un asterisco de color amarillo.
7) Para grabar el formulario, se le da clic a la X para cerrarlo y aparece el cuadro de dilogo siguiente preguntado si se desean guardar los cambios, se selecciona S .
35

8) Aparece el cuadro de dilogo Guardar como , para ponerle nombre en este caso, teclea Producto y clic en Aceptar . Cabe mencionar que un formulario puede tener el mismo nombre que una tabla ya que son objetos diferentes. 8
9) Observa que se ha agregado un nuevo objeto a la base de datos pero es un formulario:
36

Asistente de formularios
Ahora aprenders a realizar un formulario usando el asistente de formularios. Para lo cual hay que seguir los siguientes pasos:
1) Seleccionar primero el men Crear . 2) Clic en Ms formularios .

1
2 3
3) Selecciona Asistente para formularios y ve ingresando los datos dndole formato al

formulario.
4) Empieza con la primera pantalla en la cual se debe seleccionar la tabla. 5) Da clic en la doble flecha para agregar todos los campos, o bien con la flecha sencilla
se van escogiendo los campos que se desean ver en el formulario y clic en Siguiente .
37

6) La siguiente ventana que parece es para seleccionar la distribucin del formulario, ya
sea: En columnas, Tabular, Hoja de Datos o Justificado, en este caso se selecciona Justificado y siguiente:
En columna
Tabular
Hoja de Datos
Justificado
Observa los cuatro diseos, puedes ver que lo que cambia es la forma como aparecern distribuidos los campos en la pantalla del formulario.
7) La siguiente ventana es para darle estilo, muestra una lista de ellos (se sugiere verlos
de uno por uno y seleccionar el de su agrado), en este caso se escogi Mirador y se da clic en Siguiente .
38

8) Finalmente se le pone ttulo al formulario, selecciona la opcin de Abrir el formulario para
ver o introducir informacin y clic en Finalizar . Es importante mencionar que como ya existe un formulario, se tiene que utilizar un nombre diferente (al existente) para el objeto que se est construyendo.
9) El formulario queda de la siguiente manera, y sta ser la pantalla que se usar para la
captura de nuevos registros, para modificar, o bien para eliminar un registro.
Ahora has aprendido a construir otro tipo de objetos llamados formularios en una base de datos. Toca tu turno de practicar elaborando un formulario para la tabla de Vehculos . A continuacin se presenta como qued el formulario:
39

Recuerda dar doble clic en el cono de la imagen para que la puedas ver.
40

2.2.3. Consultas
Las consultas ayudan a buscar y recuperar slo los datos que se desean de una o varias tablas, y hacer que aparezcan como una tabla nueva. Una consulta es una descripcin de los registros que se requieren recuperar de una base de datos. La consulta ayuda a responder preguntas especficas sobre la informacin de una base de datos; por ejemplo: Qu voluntarios son mayor de edad y tienen licencia de manejar?, cuntos vehculos son de modelos del 2009 o ms recientes?, la descripcin de los registros que quieras recuperar identificar el nombre de los campos y los valores que pudieran contener; esta descripcin se denomina criterios de seleccin. En bases de datos existen diversas formas de hacer consultas, aunque las ms usada es la consulta de seleccin que es una de las que se revisarn en este curso. A continuacin se hace una breve descripcin de ellas:
Tipo de consulta Seleccin Descripcin Una consulta de seleccin recupera datos de una o ms tablas utilizando los criterios que se especifiquen y despus los muestra en el orden que se desee. Es la que se usa ms frecuentemente. Una consulta de parmetros cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de dilogo que solicita informacin, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Una consulta de tablas de referencia cruzadas muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa segn un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos. Una consulta de accin realiza cambios a muchos registros en una sola operacin. Existen cuatro tipos de consultas de accin: La consulta de eliminacin elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. La consulta de actualizacin realiza cambios globales a un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10% para todos los productos, o bien aumentar un 5% los sueldos al personal de una determinada categora. La consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una u ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supn que se consiguen ms voluntarios y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos voluntarios. Para evitar tener que escribir esta informacin, se selecciona de una y se agrega al final de la tabla de voluntarios. La consulta de creacin de tabla crea una tabla nueva a partir de todos o parte de los datos de una o ms tablas.
Parmetros
De tabla de referencia cruzada
Accin
41

A continuacin se usar la tabla Voluntarios (1), a la cual se le agregarn dos campos ( Maneja , Licencia de Manejo ) como se muestra en la imagen (2).
2 1
Posteriormente, se agregan registros a la tabla voluntarios para contar con ms datos como se muestra a continuacin (3).
Si observas, existe un campo que ayuda a saber si el voluntario sabe manejar y otro para saber que cuenta con licencia de manejar (4).
42

Consulta de seleccin
A partir de estos datos vas a realizar la primera consulta de seleccin en Access 2007, para esto realiza los siguientes pasos: 1) Da clic en el men Crear . 2) Muestra la barra de herramientas y al final de ella aparece el cuadro Otros . 3) Da clic en Asistente para consultas .
2 4) Se muestran cuatro opciones para hacer consultas en Access 2007, selecciona Asistente para consultas sencillas y Aceptar .
5) Aparece una pantalla de donde hay que seleccionar primero la tabla de la cual se desea realizar la consulta.
43

6) Posteriormente, selecciona los campos que se desea incluir, en este caso slo se requieren los siguientes campos: el nombre del voluntario, edad, si sabe manejar y su licencia, al finalizar dar clic en Siguiente .
7) Selecciona que se desea una consulta de Detalle y clic en Siguiente . 8) Asigna nombre a la consulta, en este caso Voluntarios Consulta y Finalizar . 8 7
44

9) Al dar clic en finalizar, sta es la informacin que recupera de la tabla Voluntarios:
Esta informacin podra ayudar a quien est organizando la brigada a analizar a quin asigna para manejar los vehculos el da de la brigada, si te das cuenta, no fue necesario volver a capturar los datos, stos se recuperaron de una tabla ya existente, en pocos minutos. 10) Para imprimir la informacin de la consulta, da clic en botn de Office, imprimir Vista preliminar y se muestra de la siguiente manera; en caso de ser correcto, da clic en imprimir y listo.
10
45

Consulta por parmetros Ahora realizars otro ejemplo de consulta por parmetros con los siguientes pasos: 1) Clic en el men Crear . 2) Del cuadro Otros seleccionar Diseo de consulta . 3) De la siguiente pantalla, selecciona las tablas y/o consultas de donde se recuperarn los datos:
1 2
46

4) En este caso selecciona la tabla Productos , clic en Agregar . 5) Aparece la tabla Producto con sus respectivos campos:
47

6) En la parte inferior aparece una cuadrcula donde hay que ir seleccionando el campo, la tabla y el criterio que se establecer como parmetro para la recuperacin de datos de la tabla Productos . 7) Si el criterio es numrico, se coloca el nmero despus del signo de igual; por ejemplo: =5, si el dato es tipo texto se coloca entre comillas, por ejemplo: =Seminuevas. En el campo Estado , coloca el criterio = Nuevas; como se observa en la siguiente pantalla. Observa que la condicin qued en la opcin criterio del campo.
6 7
8) Al cerrar la consulta pide nombrarla, asigna el nombre Productos nuevos y Aceptar . 9) Te entrega el siguiente resultado al dar doble clic sobre el nombre de la consulta:
8 9
Como ves, slo regresan los dos registros que cumplan el criterio de que el Estado de los productos seas Nuevas .
48

Se har una consulta ms usando la tabla Vehculos , a la cual le debes agregar previamente varios registros como se muestra en la imagen (1).
A partir de este momento, realizars la consulta usando Crear > Diseo de consultas por lo que tendrs que repasar los pasos del 1 al 3 que se mostraron en el ejemplo anterior. Posteriormente, selecciona la tabla Vehculos de la pantalla Mostrar tabla , clic en Agregar y clic en Cerrar . Ahora se activarn los campos que se desea ver, y la informacin a recuperar es la que tenga color=Blanco y ordenados ascendentemente por el campo placas (observa la siguiente imagen):
49

Le das clic en cerrar X , y grabas con el nombre Consulta color.
Al dar doble clic sobre el nombre de la consulta, observa la informacin que se est recuperando:
50

Observa ahora otro ejemplo de Consulta por parmetros, para ello realizar los siguientes pasos: 1) 2) 3) 4) Dar clic en el men Crear . Seleccionar la opcin Diseo de consulta . Seleccionar la tabla Producto , clic en Agregar y despus en cerrar X . Se muestra la tabla Producto con sus respectivos campos.
5) En el campo Cantidad en Criterio , escribe el mensaje que aparecer para introducir el parmetro para recuperar la informacin de la tabla, debe ir entre corchetes, en este caso se escribi Escriba la cantidad: 5
51

6) Dar clic en cerrar X .
7) Pregunta si deseas grabar los cambios, da clic en S y aparece el cuadro de dilogo Guardar como para introducir el nombre, nmbrala Productos por parmetros y clic en Aceptar . 7
8) Dar doble clic sobre el nombre de la consulta Productos por parmetros . 9) En la pantalla puedes observar los registros capturados, y aparece el cuadro para introducir el valor, en este caso teclea 5 y Aceptar .
52

10) En el cuadro, recupera los registros cuya cantidad es igual a cinco:
10
Como ves, al realizar los pasos 1 al 10 anteriores se logr la consulta por parmetros, fue fcil verdad? Ahora practica otra consulta por parmetros usando la tabla de Voluntarios : 1) Clic en Crear . 2) Seleccionar la opcin Diseo de consultas . 3) Seleccionar la tabla Voluntarios , dar clic en Agregar , clic en cerrar X y se muestra la tabla con sus respectivos campos. 1 2
53

4) Ahora selecciona los campos que quieres que aparezcan, y el parmetro de seleccin se colocar en criterio en el campo Edad: [Escriba la edad].
5) Al dar clic en cerrar X pide el nombre, se le pondr Voluntarios por parmetro . 6) Regresa el cuadro de dilogo para introducir la edad, en este ejemplo coloca 35 y aceptar:
54

7) Recupera la siguiente informacin:
Consulta por eliminacin

Antes de iniciar, se te solicita capturar los siguientes datos en la tabla Voluntarios (1) antes de realizar la consulta.
Vers ahora un ejemplo de una consulta de eliminacin, que como recordars elimina uno o varios registros de una o varias tablas, para este ejemplo usars ahora la tabla Vehculos. Realiza los siguientes pasos: 1) Dar clic en Crear . 2) Selecciona Diseo de consultas y aparece una pantalla, de la cual se analizarn primero los conos contenidos en el recuadro Tipo de consulta . 1
2
55

Si observas el recuadro Tipos de consultas , encontrars un cono para cada tipo de las consultas de accin: Consulta de eliminacin
Consulta de actualizacin
Consulta de datos anexados Consultas de creacin de tablas
Consulta de referencias cruzadas
Al aparecer la siguiente pantalla, selecciona la tabla Voluntarios y clic en Agregar .
3) Si la consulta que se har es de eliminacin, da clic en el cono Eliminar y aparece la siguiente pantalla. 4) En la pantalla que se muestra posteriormente, selecciona los campos: Nombre , Edad , Direccin , Telfono , Fecha , Maneja , Licencia de manejo , de la tabla Voluntarios , como se muestra en la imagen:
56

3 6
5) En eliminar aparecen dos opciones Dnde y Desde , si se selecciona Dnde har que coincida con lo que se coloque en criterio, en este caso se quiere eliminar a los voluntarios cuya fecha de ingreso sea 16/01/2012 por lo que se selecciona Dnde en el campo Fecha de ingreso .
6) Al dar clic en cerrar X , pregunta si se quieren grabar los cambios, selecciona S y asigna el nombre Elimina voluntarios 2012 . 7) Para iniciar la consulta hay que dar clic en ejecutar 8) En ocasiones se protege la informacin de la base de datos deshabilitando las macros, y aparece un mensaje en la pantalla en color amarillo, dar clic en opciones y habilitar las macros para que deje continuar con la ejecucin de la consulta por eliminacin. Da clic en S y aparece otro mensaje de seguridad debido a que se eliminarn datos que no podrn ser recuperados al dar clic en S .
57

9) Ahora, da doble clic en el nombre de la tabla Voluntarios y ve cmo el registro que tena como fecha de ingreso 16/01/2012 ha sido eliminado, la pantalla muestra los datos de la tabla despus de la consulta. 9
Consulta de actualizacin
Finalmente realizars un ejemplo de una consulta de actualizacin usando la tabla de Productos . Mediante la consulta incrementars 7 unidades en el campo cantidad a todos los registros donde la existencia sea menor a 10. A continuacin se muestra la tabla con los datos antes de la consulta, obsrvalos, posteriormente se te invita a seguir los siguientes pasos. stos son los datos de la tabla Producto antes de la actualizacin:
58

1) Clic en el men Crear . 2) Selecciona Diseo de consultas . 3) Selecciona la tabla Producto , clic en Agregar y clic en cerrar X . Y se muestra la tabla Producto con sus respectivos campos. 2
4) Da clic en Actualizar para indicar que es una consulta de actualizacin. 5) En Campo seleccionar Cantidad , y modifica los parmetros Actualizar a [Cantidad] + 7 y Criterio <10. 4 6
6) Da clic en cerrar X . 7) Aparece el cuadro de dilogo Guardar como para teclear el nombre de la consulta, asigna Actualizacin de Cantidad de Productos y da clic en Aceptar .
59

8) Para ver los datos recuperados, selecciona el nombre de la consulta, doble clic y se ejecuta, no sin antes notificar que se harn cambios que no podrn revertirse, confirma dando clic en S . 8
9) Al dar clic nuevamente sobre la tabla Productos aparecen los datos recuperados, puedes validar que donde la cantidad era menor a 10, se increment en 7 unidades.
60

2.2.4. Relaciones
Una relacin es un vnculo entre dos tablas. Dicho vnculo es necesario si se desean extraer datos de dos tablas simultneamente y los datos dependen los unos de los otros. Una relacin se usa para gestionar la eliminacin y la actualizacin de registros de una tabla en la que los datos procedan de otra tabla. Las tablas deben tener un campo en comn por el cual sern relacionadas; y cmo puedes observar, si revisas las tablas que se tienen en este momento, no cumplen con este requisito, por lo que se generar la tabla Bitcora de vehculos, para luego trabajar con las relaciones. 1) La estructura de la tabla Bitcora de vehculos es la siguiente.
Campo Placas Chofer Kilometraje inicial Fecha de salida Hora de salida Tipo de dato Texto Texto Numrico (entero largo) Fecha / Hora (formato de fecha corta) Fecha / Hora
2) Se puede crear usando la Vista Diseo revisada previamente en esta unidad.
61

3) Guardar con el nombre Bitcora de vehculos.
4) El software va a preguntar si quieres usar clave principal, elegir la opcin No , ya que un mismo vehculo puede usarse varias veces en un da. Dar clic en Aceptar . 5) Ingresa los siguientes registros de los cuales se har coincidir campos con la tabla de vehculos para posteriormente relacionarlos, al terminar queda de la siguiente manera:
Crear y modificar relaciones

Para crear y modificar relaciones en Access 2007, hay que seguir los siguientes pasos: 1) Dar clic en el men Herramientas de bases de datos . 2) Seleccionar la opcin Relaciones . 1 2
3) Aparece la siguiente pantalla del cuadro de dilogo Mostrar tabla , se agregan las tablas que se desean relacionar, se selecciona el nombre y se da clic en Agregar . En este caso selecciona Bitcora de vehculos > Agregar ; Despus seleccionar Vehculos > Agregar ; y luego dar clic en Cerrar .
62

4) Se ven las tablas con sus respectivos campos.
3 4
5) Dar clic en el campo Placas de la tabla Vehculos y arrastrar hasta el campo Placas de la tabla Bitcora de vehculos. 6) Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones , activar la casilla Exigir integridad referencial . Despus clic en el botn Tipo de combinacin .
Nota: Debes saber que el propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las referencias de las relaciones de tabla sincronizadas. Suponga que tiene una relacin de uno a varios entre las tablas Bitcora de vehculos y Vehculos, y desea eliminar un vehculo. Si el vehculo que desea quitar tiene registros en la tabla Bitcora de vehculos, dichos registros quedarn "hurfanos" si elimina el registro de ese vehculo. La
63

integridad referencial se aplica habilitndola para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relacin de tabla.
7) Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin , selecciona la opcin 1 , dar clic en Aceptar .
8) Regresa al cuadro de dilogo Modificar relaciones y luego clic en el botn Crear .
64

9) Se ha creado la primera relacin como se aprecia en la pantalla: 9
10) Al dar clic en cerrar pregunta, si se quiere grabar la relacin, dar clic en S .
10
11) Al dar clic en la tabla Vehculos, se puede ver la relacin entre las tablas, si observas aparece un signo de + al inicio de cada registro en el campo Placas, lo que indica que hay tablas relacionadas.
11
65

12) Si das clic en el signo de + , vers los datos de la tabla Bitcora de vehculos relacionados por el campo Placas.
12
Se trabajar ahora con una segunda relacin, se va a agregar la tabla voluntarios. 1) Dar clic en el men Herramientas de bases de datos . 2) Seleccionar la opcin Relaciones . 1 2
3) Aparece la pantalla del cuadro de dilogo Mostrar tabla , se agregan las tablas que se desean relacionar, se selecciona el nombre y clic en Agregar . En este caso selecciona Bitcora de vehculos > Agregar ; despus seleccionar Vehculos > Agregar ; Voluntarios > Agregar y luego dar clic en Cerrar .
66

4) Se ven las tablas con sus respectivos campos. 5) Selecciona el campo Nombre de la tabla Voluntarios y arrastrarlo al campo Chofer de la tabla Bitcora de vehculos y aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones . 6) En el cuadro de dilogo Modificar relaciones , activa la casilla Exigir integridad referencial . 7) Despus clic en el botn Tipo de combinacin . 8) Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin , selecciona la opcin 1 , dar clic en Aceptar . 9) Regresa al cuadro de dilogo Modificar relaciones y luego clic en el botn Crear .
67

6
4
10.- Aparece el mensaje de que al menos un campo de una de las tablas debe ser nico, por lo que no se puede realizar la segunda relacin como se aprecia en la pantalla, dar clic en Aceptar , luego Cancelar . En seguida da clic en cerrar X y dile que No deseas guardar la relacin. 10
Como puedes leer, en el paso 10, debido a que la tabla Voluntarios y la tabla Bitcora de vehculo no poseen una clave principal, no fue posible realizar la relacin entre tablas. A continuacin se te pide que realices los siguientes pasos para asignar un campo como clave principal a las tablas, para posteriormente poder realizar la relacin entre ellas. 1) Selecciona la tabla Voluntarios e ir a Ver > Vista Diseo . 2) Dar clic en el campo Nombre .
68

3) Dar clic en el cono Clave principal . 1 3 4 2
4) Dar clic en cerrar X y guardar los cambios en la tabla. 5) Ahora la tabla Voluntarios, tiene como campo nico el campo clave Nombre . Trabaja nuevamente para construir el segundo ejemplo de una relacin en Access 2007. 1) Dar clic en el men Herramientas de bases de datos . 2) Seleccionar la opcin Relaciones . 1 2
3) Aparece la pantalla del cuadro de dilogo Mostrar tabla , se agregan las tablas que se desean relacionar, se selecciona el nombre y clic en Agregar . En este caso selecciona Bitcora de vehculos > Agregar ; despus seleccionar Vehculos > Agregar ; luego da clic en Cerrar . 4) Selecciona el campo Nombre de la tabla Voluntarios y arrastra hasta el campo Chofer de la tabla Bitcora de vehculos.
69

3
4
5) Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones, activar la casilla Exigir integridad referencial . 6) Despus clic en el botn Tipo de combinacin . 7) Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin , selecciona la opcin 1 , da clic en Aceptar . 8) Regresa al cuadro de dilogo Modificar relaciones y luego clic en el botn Crear .
8 6 5
70

9) La pantalla muestra que se ha creado la segunda relacin como se aprecia en la siguiente imagen. 10) Dar clic en cerrar X .
1 0
11.- Confirma que vas a guardar los cambios en el diseo de relaciones, dando clic en S . 11
12.- Para ver la relacin que se ha generado, se debe abrir la tabla Voluntarios y se ver la siguiente pantalla con el signo de + al inicio del campo Nombre de cada registro, lo que muestra que hay datos de otra tabla vinculados:
12 13.- Al dar clic en el signo de + se observan los datos vinculados por el nombre:
71

13
Como se observa en la pantalla anterior, se puede ver qu vehculos fueron usados por cada uno de los voluntarios. Y con esto se concluye el segundo ejemplo. Hacer relaciones es cuestin de prctica y ayuda para no generar datos repetidos, que es una de las caractersticas de las bases de datos relacionales.
2.2.5. Informes
Los informes se crean con el objetivo de reunir los datos de una base de datos. Se utilizan para producir una copia en papel, en la impresora, pero es posible definir un informe para su visualizacin en pantalla. Ahora vers cmo se crean informes en Access 2007 usando el asistente. Para esto se debe dar clic en Crear y aparece la siguiente barra de herramientas que contiene un recuadro para la creacin de informes utilizando como fuentes de datos las tablas o consultas que se han elaborado previamente, los informes tienen conos en forma de libros de color verde:
Los informes se utilizan para analizar o imprimir datos de las tablas o consultas con un diseo especfico. Para realizar el primer informe se te invita a realizar los siguientes pasos:
72

1) Da clic en el men Crear . 2) Del recuadro Informes, selecciona Asistente para informes .
1 2
3) Aparece el cuadro de dilogo Asistente para informes , para seleccionar la tabla o consulta a utilizar. 4) Selecciona los campos que quieres que aparezcan en el informe, y da clic en Siguiente .
5) Selecciona un campo que quieras que resalte en el informe, en este caso se resalta Producto y dar clic en Siguiente .
73

6) En la siguiente pantalla se establece si se desea ordenar los datos en forma ascendente o descendente, por alguno de los campos restantes de la tabla, en este caso pueden ser Cantidad o Estado, los cuales aparecen al desplegar la flecha y dar clic en Siguiente .
7) En esta pantalla se establece la Distribucin (En pasos, Bloque o Esquema) que quieres que tenga la informacin al imprimirse o al ver el informe en pantalla (haz pruebas con estos tres tipos de presentacin para que identifiques sus diferencias), despus dar clic en Siguiente .
8) Posteriormente aparecen varios estilos para asignar al informe, selecciona uno para mejorar su apariencia, da clic en Siguiente .
74

9) Aparece la siguiente pantalla para nombrar el informe, selecciona Vista previa del informe , y da clic en Finalizar .
10) Aparece el primer informe, si quieres imprimirlo da clic en el cono de impresora y listo.
10
75

Si se repiten los pasos que usados para el primer informe, se podr elaborar uno para cada tabla o consulta que existe en la base de datos, se te invita a practicarlos. Al finalizar la base datos, te puedes dar cuenta que est toda la informacin almacenada en un slo archivo electrnico que fue nombrado, desde el inicio, Brigada.accdb, al inicio no tena objetos, y al final puedes apreciar todos los objetos que se han ido construyendo a lo largo de este ejercicio:
Administrar informacin a travs de bases de datos es sencillo, slo se requiere practicar para hacer diseos de estructuras de datos bien definidas desde el inicio, y as resolver la tarea que se te haya encomendado. Y a partir de ellas crear consultas e informes para dar respuesta rpida de informacin que se solicite respecto al contenido de esa base de datos.
76

Actividad 2. Objetos de una base de datos
Las bases de datos proporcionan muchas facilidades en la gestin y administracin de informacin, por eso es necesario que practiques el uso y creacin de sus principales componentes y herramientas. Continuando con el proyecto de Brigada comunitaria, crears una serie de objetos en Access, con informacin ficticia pero coherente con las tablas que se te solicitarn. Sigue los pasos descritos a continuacin:
1. Construye una base de datos que incluya: - Nombre de la base de datos: Brigadas - Tablas: Producto, Voluntarios, Vehculos - Formularios: Producto, Voluntarios, Vehculos - Consultas: Producto, Voluntarios, Vehculos - Relaciones - Informes: Producto, Voluntarios, Vehculos 2. Enva tu archivo en la seccin Actividad 2. Objetos de una base de
datos, con la siguiente nomenclatura: IPA_U2_A2_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por la inicial de tu apellido paterno y la Z por la inicial de tu apellido materno.
3. Espera la retroalimentacin de tu Facilitador(a).
No olvides revisar el documento Criterios de evaluacin de actividades U2 para considerar los criterios descritos en tu trabajo.
Autoevaluacin
Antes elaborar tu evidencia de aprendizaje, realiza la actividad de autoevaluacin, recuerda que esta actividad no se pondera en el esquema de evaluacin de la asignatura, sin embargo te permitir identificar tus fortalezas y debilidades respecto a esta unidad.
77

Evidencia de aprendizaje. Aplicaciones en Microsoft Access
Ahora que has finalizado el estudio de esta unidad, construye como evidencia de aprendizaje una aplicacin a partir del proyecto seleccionado en la primera
unidad, sigue los pasos descritos a continuacin:

1. Retoma el proyecto que seleccionaste en la evidencia de aprendizaje de
la primera unidad y construye una base de datos en Microsoft Access con los siguientes objetos:
4 Tablas 4 Formularios 1 Consulta de cada tipo 3 Relaciones 5 informes
2. Enva tu archivo a la seccin Evidencia de aprendizaje. Aplicaciones en
Microsoft Access con la siguiente nomenclatura IPA_U2_EA_XXYZ, sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por la inicial de tu apellido paterno y la Z por la inicial de tu apellido materno.
3. Espera la retroalimentacin de tu Facilitador(a). 4. Finalmente modifica y sustituye tu documento (en caso de ser
necesario) retomando los comentarios hechos por tu Facilitador(a). No olvides revisar el documento EA. Escala de evaluacin U2 para considerar los criterios descritos en tu trabajo.
Autorreflexin
No olvides consultar el foro Preguntas de autorreflexin para realizar el ejercicio y enviarlo a travs de la herramienta Autorreflexiones, recuerda que esta actividad es considerada en el esquema de evaluacin.
78

Cierre de la unidad
En esta unidad has aprendido que existe software que ayuda a organizar y estructurar los datos que se generan con las actividades que se realizan en las empresas o instituciones. Para lograrlo se requiere utilizar software de bases de datos que ayudan a administrar la informacin a travs de objetos como tablas, formularios, consultas e informes; y utilizando relaciones entre las diversas tablas que contiene la base de datos. Las bases de datos ayudan a almacenar informacin, y al organizar sta se proporcionan herramientas que apoyan la toma de decisiones y disminuyen el tiempo de respuesta. Finalmente, esta unidad se apoy en el software Access 2007 para aprender a realizar una base de datos y conocer el entorno de trabajo del software.
Fuentes de consulta
Prez Csar. (2011). Access 2010: curso prctico. Mxico: Alfa Omega, RA-MA Editoriales. Johnson James. (2000). Bases de datos: Modelos, lenguajes, diseo. Mxico. Editorial Oxford. Vaquero Snchez Antonio. (2000). Microsoft Access 2000 referencia rpida visual. Mxico. McGraw Hill.
79

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Unidad 2. Software de bases de datos

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Matrcula 00001 00002 00003 00004

Materia Historia Espaol 1 Espaol 1 Historia

Byte Entero Entero largo Simple

Decimal Fecha / Hora Fecha / Hora

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Autonumera cin Booleanos

Hipervnculo Asistente para bsquedas

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Nombre de la tabla: Vehculos

Clic en el botn de Inicio > Todos los programas 2 3

2) Clic en la carpeta Microsoft Office 3) Y finalmente clic en Microsoft Office Access .

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1) Teclear el nombre del archivo 2) Clic en

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Tipo de dato Texto (Descripcin del producto) Nmero entero Texto

Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Desarrollo Comunitario

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2 3) Estando seleccionado el campo Id , dar clic en Eliminar Filas . 3

. 4) Dar clic en S para confirmar y listo, qued eliminado.

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La siguiente pantalla muestra la estructura de la tabla sin el campo clave Id.