Gestão Contratos

GESTO E FISCALIZAO DE CONTRATOS
Sumrio
MANUAL DE GESTO E FISCALIZAO DE CONTRATOS

Objetivos e Diretrizes Legislao Definies Acompanhamento e Fiscalizao Prazos e Competncias Liquidao e Pagamento Alterao Contratual Anexos
Objetivos e Diretrizes
1.1 Objetivo Para definir o objeto da contratao, o administrador deve estar atento s peculiaridades e s diferentes exigncias da Lei n 8.666/93 relativas a licitaes e contratos. A execuo do contrato uma das etapas do processo de contratao que consiste em cumprir as clusulas pactuadas pelas partes em decorrncia do procedimento licitatrio, dispensa ou inexigibilidade de licitao. O acompanhamento e a fiscalizao eficiente e eficaz do contrato so instrumentos imprescindveis ao gestor na defesa do interesse pblico. O no-cumprimento total ou parcial das disposies contratuais pode gerar prejuzos Administrao, podendo ter como consequncia a aplicao de penalidades empresa contratada e apurao de responsabilidade. Pode ainda levar, em ltima instncia, resciso do contrato.
Os contratos administrativos, de que trata a Lei n 8.666, 21 de junho de 1993 e suas alteraes e as demais dispositivos legais, sero acompanhados, e fiscalizados por servidores previamente designados pela autoridade competente, na forma prevista no art. 67 da Lei n 8.666/93 e do art. 6 do Decreto n 2.271/97. O objetivo do presente Manual de Gesto e Fiscalizao de Contratos contribuir para que as reas Requisitantes, o Gestor do Contrato e respectivos Fiscais dos Contratos exeram, com elementos de consistncia, de forma minimamente parametrizada e de maneira transparente, o controle e fiscalizao dos contratos no mbito do INPI, tendo em vista o disposto no Art. 67, da Lei n 8.666/93, de 21 de junho de 1993, Decreto n 2.271/97, de 07 de julho de 1997, Decreto 5.450/05,de 31 de maio de 2005, Instruo Normativa/ MPOG n 02/2008, de 30 de abril de 2008 e suas atualizaes, (alterada pela Instruo Normativa 03, de 16 de outubro de 2009, Instruo Normativa 04, de 11 de novembro de 2009 e Instruo Normativa 05, de 18 de dezembro de 2009), Instruo Normativa/ MPOG n 04/2008, de 19 de maio de 2008, Lei Complementar n 101, de 04 de maio de 2000 e dispositivos contidos no Manual de Licitaes e Contratos do TCU.
Objetivos e Diretrizes
1.2 Diretrizes A gesto de contratos atividade exercida pela Administrao visando ao controle, ao acompanhamento e fiscalizao do fiel cumprimento das obrigaes assumidas pelas partes. Deve pautar-se por princpios de eficincia e eficcia, alm dos demais princpios regedores da atuao administrativa, de forma a se observar que a execuo do contrato ocorra com qualidade e em respeito legislao vigente, assegurando ainda:
a) Segurana para o Gestor e para o Fiscal sobre a execuo do contrato; b) A plena execuo das atividades programadas no Termo de Referncia, Projeto Bsico, Projeto Executivo e congneres, e a garantia da execuo do objeto contratual; c) O atendimento das necessidades do INPI, no momento adequado e no prazo ajustado; d) Adequao das contrataes, por meio do envolvimento das reas de competncia, na elaborao dos Projetos Bsicos ou Termos de Referncia que lhes interessam diretamente; e) O cumprimento das obrigaes do INPI de forma a que os fornecedores considerem o rgo como confivel, com reflexos favorveis nos custos apurados nas licitaes; f) O efetivo cumprimento das clusulas contratuais, assegurando o adimplemento e a excelncia no atendimento aos requisitos tcnicos e de qualidade nas obrigaes contratuais; g) Uma contnua ascenso da qualidade dos procedimentos licitatrios, por meio da incorporao das correes feitas em procedimentos anteriores, tanto em sanes como em exigncias; h) O registro completo e adequado de faltas cometidas pelo fornecedor de forma a facilmente solucionar as suas contestaes quanto inadimplncia; i) A correta aplicao dos recursos financeiros a cargo do INPI, garantindo estar sendo pago o que efetivamente foi recebido em obras, servios, materiais e equipamentos; j) O tratamento de todas as empresas contratadas com igualdade de procedimentos, eliminando qualquer forma de tratamento que possa representar descumprimento dos princpios da isonomia e da legalidade; k) Procedimentos administrativos claros e simples com burocracia reduzida, de forma a facilitar a gesto e a fiscalizao de contratos.
Legislao
A relao da legislao adotada na elaborao do presente manual encontra-se disponvel na pgina eletrnica da Coordenao Geral Administrao e poder ser utilizada para eventuais consultas.
Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988.
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, institui normas para licitaes e contratos da Administrao Pblica e d outras providncias.
Lei n 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui, no mbito da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, modalidade de licitao denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns, e d outras providncias.
Lei n 10.522, de 19 de julho de 2002. Dispe sobre o Cadastro Informativo dos crditos no quitados de rgos e entidades federais e d outras providncias.
Lei n 12.232, de 29 de abril de 2010. Dispe sobre as normas gerais para licitao e contratao pela administrao pblica de servios de publicidade prestados por intermdio de agncias de propaganda e d outras providncias.
Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaborao e controle dos oramentos e balanos da Unio, dos Estados, dos Municpios e do Distrito Federal.
Legislao
Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispe sobre o regime jurdico dos servidores pblicos civis da Unio, das autarquias e das fundaes pblicas federais.
Lei n 9.430, de 27 de dezembro de 1996. Dispe sobre a legislao tributria federal, as contribuies para a seguridade social, o processo administrativo de consulta e d outras providncias.
Lei Complementar n 101, de 04 de maio de 2000. Estabelece normas de finanas pblicas voltadas para a responsabilidade na gesto fiscal e d outras providncias.
Lei Complementar n 123, de 14 de dezembro de 2006. Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte; altera dispositivos das Leis ns 8.212 e 8.213, ambas de 24 de julho de 1991, da Consolidao das Leis do Trabalho CLT, aprovada pelo Decreto-Lei n 5.452, de 1 de maio de 1943, da Lei n 10.189, de 14 de fevereiro de 2001, da Lei Complementar n 63, de 11 de janeiro de 1990; e revoga as Leis ns 9.317, de 5 de dezembro de 1996, e 9.841, de 5 de outubro de 1999.
Decreto n 2.271, de 7 de julho de 1997. Dispe sobre a contratao de servios pela Administrao Pblica Federal direta, autrquica e fundacional e d outras providncias.
Decreto n 3.555, de 8 de agosto de 2000. Aprova o Regulamento para a modalidade de licitao denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns.
Decreto n 3.931, de 19 de setembro de 2001. Regulamenta o Sistema de Registro de Preos previsto no art. 15 da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, e d outras providncias.
Legislao
Decreto n 5.450, de 31 de maio de 2005. Regulamenta o prego, na forma eletrnica, para aquisio de bens e servios comuns, e d outras providncias.
Decreto n 5.504, de 5 de agosto de 2005. Estabelece a exigncia de utilizao do prego, preferencialmente na forma eletrnica, para entes pblicos ou privados, nas contrataes de bens e servios comuns, realizadas em decorrncia de transferncias voluntrias de recursos pblicos da Unio, decorrentes de convnios ou instrumentos congneres, ou consrcios pblicos.
Decreto n 7.174, de 12 de maio de 2010. Regulamenta a contratao de bens e servios de informtica e automao pela administrao pblica federal, direta ou indireta, pelas fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico e pelas demais organizaes sob o controle direto ou indireto da Unio.
Portaria Normativa MPOG/SLTI N 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.
Instruo Normativa MARE n 05, de 21 de julho de 1995. Estabelecer os procedimentos destinados implantao e operacionalizao do SISTEMA DE CADASTRAMENTO UNIFICADO DE SERVIOS GERAIS - SICAF, MDULO DO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAO DE FORNECEDORES- SIASG , nos rgos da Presidncia da Repblica, nos Ministrios, nas Autarquias e nas Fundaes que integram o SISTEMA DE SERVIOS GERAIS - SISG.
Instruo Normativa SRF n 480, de 15 de dezembro de 2004. Dispe sobre a reteno de tributos e contribuies nos pagamentos efetuados pelas pessoas jurdicas que menciona a outras pessoas jurdicas pelo fornecimento de bens e servios.
Legislao
Instruo Normativa MPS/ SRP n 3, de 14 de julho de 2005. Dispe sobre normas gerais de tributao previdenciria e de arrecadao das contribuies sociais administradas pela Secretaria da Receita Previdenciria - SRP e d outras providncias. Instruo Normativa MPOG/ SLTI n 2, de 30 de abril de 2008, alterada pela Instruo Normativa 03, de 16 de outubro de 2009, Instruo Normativa 04, de 11 de novembro de 2009 e Instruo Normativa 05, de 18 de dezembro de 2009. Dispe sobre regras e diretrizes para a contratao de servios, continuados ou no. Instruo Normativa MPOG/SLTI n 4, de 19 de maio de 2008. Dispe sobre o processo de contratao de servios de tecnologia da informao pela administrao pblica federal direta, autrquica e fundacional. Instruo Normativa MPOG/SLTI n 01, de 19 de janeiro de 2010. Dispe sobre os critrios de sustentabilidade ambiental na aquisio de bens, contratao de servios ou obras pela Administrao Pblica Federal direta, autrquica e fundacional e d outras providncias.
Medida Provisria MP 495/2010, de 19 de julho de 2010. Altera as Leis nos 8.666, de 21 de junho de 1993, 8.958, de 20 de dezembro de 1994, e 10.973, de 2 de dezembro de 2004, e revoga o 1o do art. 2o da Lei no 11.273, de 6 de fevereiro de 2006.
Verifique atualizaes da legislao em: http://www.planalto.gov.br e http://www.comprasnet.gov.br
Definies
3.1 Contrato Todo e qualquer ajuste entre rgos ou entidades da Administrao Pblica e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formao de vnculo e a estipulao de obrigaes recprocas, seja qual for a denominao utilizada (Lei n 8.666/93, Art. 2, Pargrafo nico). Contrato administrativo o ajuste que a Administrao Pblica, agindo nessa qualidade, firma com o particular ou outra entidade administrativa para a consecuo de objetivos de interesse pblico, nas condies estabelecidas pela prpria Administrao. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. So Paulo: Ed. Malheiros, 2009, 35 Ed., p. 214. 3.2 Servio Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administrao, tais como: demolio, conserto, instalao, montagem , operao, conservao, reparao, adaptao , manuteno, transporte, locao de bens, publicidade, seguro ou trabalhos tcnico-profissionais (Lei n 8.666/93, art. 6, Inciso II).
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3.3 Obra Toda construo, reforma, fabricao, recuperao ou ampliao, realizada por execuo direta ou indireta (Lei n 8.666/93, art. 6, Inciso I). 3.4 Compra Toda aquisio remunerada de bens para fornecimento de uma s vez ou parceladamente (Lei n 8.666/93, art. 6, Inciso III). 3.5 Projeto Bsico Conjunto de elementos necessrios e suficientes, com nvel de preciso adequado, para caracterizar a obra ou servio, ou complexo de obras ou servios objeto da licitao, elaborado com base nas indicaes dos estudos tcnicos preliminares, que assegurem a viabilidade tcnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliao do custo da obra e a definio dos mtodos e do prazo de execuo (art. 6, inciso IX da Lei n 8.666/93). Nota: a elaborao do Projeto Bsico dever ocorrer nas contrataes realizadas nas modalidades de licitao pertinentes a Lei n 8.666/93 (Convite / Tomada de Preos e Concorrncia).
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termos de referncias. (art.6, 3 da IN n 02/08) 3.8 Projeto Executivo Conjunto de elementos necessrios e suficientes execuo completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT (Lei n 8.666/93, art. 6, Inciso X). Nota: Projeto Executivo exigido nas licitaes para contratao de obras. 3.9 Fiscal do Contrato Representante da Administrao, especialmente designado, na forma dos arts. 67 e 73 da Lei n 8.666/93 e do art. 6 do Decreto n 2.271/97, para exercer o acompanhamento e a fiscalizao da execuo contratual, devendo informar a Administrao sobre eventuais vcios, irregularidades ou baixa qualidade dos servios prestados pela contratada, propor as solues e as sanes que entender cabveis para regularizao das faltas e defeitos observados, conforme o disposto nesta Instruo Normativa (IN MPOG n 02/2008, Anexo I, inciso XVIII). 3.10 Preposto Representante da empresa contratada, na execuo do contrato, sem nus para Administrao.
3.6 Termo de Referncia o documento que dever conter elementos capazes de propiciar avaliao de custo pela administrao diante de oramento detalhado, definio de mtodos, estratgia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preo de mercado, cronograma fsico-financeiro, se for o caso, critrio de aceitao do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalizao e gerenciamento do contrato, prazo de execuo e sanes, de forma clara, concisa e objetiva. (art. 9, 2, do Decreto n 5.450/05). Nota: Do ponto de vista tcnico, a nomenclatura Termo de Referncia dever ser utilizada na modalidade Prego. 3.7 Plano de Trabalho o documento aprovado pela autoridade mxima do rgo ou entidade, ou a quem esta delegar, que consigna a necessidade de contratao dos servios, orientando a caracterizao do objeto, evidenciando as vantagens para a Administrao e sua economicidade, no que couber, e definindo diretrizes para elaborao dos projetos bsicos e
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3.14 Registro de Ocorrncias Documento (livro, arquivo eletrnico, caderno ou folhas) no qual sero anotadas todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato. 3.15 Servios Contnuos ou Continuados Aqueles servios cuja interrupo possa comprometer a continuidade das atividades da Instituio e cuja necessidade de contratao deva estender-se por mais de um exerccio financeiro e continuamente, tais como: vigilncia, limpeza e conservao, copeiragem, manuteno predial, etc. 3.16 Vigncia do Contrato Perodo compreendido entre a data estabelecida para o incio da execuo contratual, que pode coincidir com a data da assinatura, e seu trmino. 3.17 Adimplemento do Contrato Cumprimento de todas as obrigaes ajustadas pelas partes contratantes. 3.18 Inexecuo ou Inadimplncia do Contrato Descumprimento total ou parcial de suas clusulas e condies ajustadas, devido ao ou omisso de qualquer das partes contratantes.
3.11 rea Requisitante Unidade administrativa solicitante, usuria ou responsvel pelos servios/ produtos objeto da contratao celebrada. 3.12 rea Responsvel pelo controle dos contratos Unidade administrativa responsvel pelas atividades inerentes gesto (administrativa) dos contratos, sendo ela responsvel pelas anlises de alteraes contratuais decorrentes de pedidos de reajustes, repactuaes, reequilbrios econmico-financeiros; ampliaes ou redues dos quantitativos contratados; incidentes relativos a pagamentos; correta instruo processual; controle de prazos contratuais; prorrogaes; encaminhamentos das aes relativas aplicao de penalidades; etc. tambm quem tem a responsabilidade pela interlocuo com as diversas reas administrativas e pelas atividades de apoio e orientao fiscalizao exercida pelo fiscal. 3.13 Objeto do Contrato Descrio resumida indicadora finalidade do contrato.
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3.22 Apostila Apostila a anotao ou administrativo que pode ser: registro Feita no termo de contrato ou nos demais instrumentos hbeis que o substituem, normalmente no verso da ltima pgina do contrato; Juntada por meio de outro documento ao termo de contrato ou aos demais instrumentos hbeis. ser utilizada nos
3.19 Resciso Encerramento ou cessao da eficcia do contrato antes do encerramento de seu prazo de vigncia. 3.20 Fiscalizao Atividade exercida de modo sistemtico pelo Contratante e seus representantes, objetivando a verificao do cumprimento das disposies contratuais, tcnicas e administrativas, em todos os seus aspectos. a atividade de maior responsabilidade nos procedimentos de Gesto contratual, em que o Fiscal deve exercer um acompanhamento zeloso e dirio sobre as etapas/ fases da execuo contratual, tendo por finalidade verificar se a Contratada vem respeitando a legislao vigente e cumprindo fielmente suas obrigaes contratuais com qualidade. 3.21 Glosa a eventual observao quanto ao cancelamento, parcial ou total, de parcelas ou valores, por ilegais ou indevidos.
A apostila pode seguintes casos:
Variao do valor contratual decorrente de reajuste previsto no contrato; Compensaes ou penalizaes financeiras decorrentes das condies de pagamento; Empenho de dotaes oramentrias suplementares at o limite do seu valor corrigido.
(Manual de Licitaes e Contratos do TCU, p.271)
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A manuteno da condio de equilbrio da equao econmico-financeira durante todo o contrato tem fundamento constitucional, de acordo com o disposto no art. 37, Inciso XXI Constituio da Repblica. O reequlibrio econmico-financeiro pode ser concedido a qualquer tempo, independentemente de previso contratual, desde que verificadas as circunstncias elencadas na letra d do Inc.II do art.65, da Lei n 8.666/93. (Orientao Normativa/ AGU n 22, de 1/04/2009 DOU de 07/04/2009) A repactuao de preos, como espcie de reajuste contratual, dever ser utilizada nas contrataes de servios continuados com dedicao exclusiva de mo de obra, desde que observado o interregno mnimo de um ano das datas dos oramentos aos quais a proposta se referir, conforme estabelece o art. 5 do Decreto n 2.271, de 1997 (art. 37 da IN n 02/08 Redao dada pela IN n 03, SLTI/ MPOG, de 15 de outubro de 2009)
3.23 Termo Aditivo Os contratos administrativos podem ser modificados nos casos permitidos em lei. Essas modificaes so formalizadas por meio de instrumento usualmente denominado termo de aditamento, comumente denominado termo aditivo. O termo aditivo pode ser usado para efetuar acrscimos ou supresses no objeto, prorrogaes, repactuaes, alm de outras modificaes admitidas em lei que possam ser caracterizadas como alteraes do contrato. Os termos aditivos devem ser numerados sequencialmente. (Manual de Licitaes e Contratos do TCU, p.268) 3.24 Equilbrio Econmico Financeiro A equao econmico-financeira do contrato a relao de equivalncia formada entre o encargo definido pela Administrao (objeto) e o preo (proposta) ofertado pelo licitante.
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EQUAO ECONMICA FINANCEIRA REAJUSTE Espcies de reajuste O valor do contrato pode ser reajustado por mais de uma forma/ espcie: . Reajuste ndice financeiro O preo reajustado a partir da aplicao do ndice financeiro setorial ou especfico previsto no edital e no contrato. . Repactuao O preo reajustado tendo em vista os novos valores de mercado praticados para cada um dos insumos envolvidos na sua execuo, com base na efetiva demonstrao analtica da variao de custos desses componentes, devidamente comprovada pela contratada.
MECANISMOS PARA RECOMPOSIO DA PREVISTOS NA LEI n 8.666/93: REVISO E Reviso Recompe o preo contratado em face da supervenincia de eventos imprevisveis ou, se previsveis, de conseqncias incalculveis Risco/ lea extraordinria. Reajuste Lato Sensu Gnero Recompe o preo em face da variao dos custos de produo provocada especialmente pelo processo inflacionrio Risco/ lea ordinria.
Definies
Equilbrio Econmico-Financeiro
Reviso Reajuste/ Repactuao
Finalidade dos institutos: Variao dos custos de produo Processo inflacionrio. Distino: meio de aplicao.
Teoria da impreviso.
Ausncia de periodicidade legal mnima
Procedimento bilateral: comprovao dos fatos extraordinrios, extracontratuais e de seus efeitos.
Periodicidade mnima prevista em lei: doze meses.
Procedimento de ofcio: aplicao das disposies contratuais.
Acompanhamento e Fiscalizao
4 Acompanhamento e Fiscalizao dever da Administrao Pblica acompanhar e fiscalizar a execuo do contrato para verificar o cumprimento das disposies contratuais, tcnicas e administrativas. No se deve confundir gesto com fiscalizao de contrato. A gesto o servio geral de gerenciamento de todos os contratos; a fiscalizao pontual. Na gesto (administrao de contratos), cuida-se, por exemplo, do reequilbrio econmico financeiro, de incidentes relativos a pagamentos, de questes ligadas documentao, ao controle dos prazos de vencimento, de prorrogao, etc. um servio administrativo propriamente dito, que pode ser exercido por uma pessoa ou um setor. J a fiscalizao exercida necessariamente por um representante da Administrao, especialmente designado, como preceitua a lei, que cuidar pontualmente de cada contrato. Os rgos podem implantar um servio especfico de gesto dos contratos, o que permite um melhor acompanhamento da execuo dos mesmos, propiciando a profissionalizao e criando especialistas na rea. Entretanto, essa medida no exclui a responsabilidade da nomeao do fiscal. A lei estabelece o dever de nomear um fiscal especfico para cada contrato. A rea de gesto, ento, ter uma viso macro, far um gerenciamento geral. Mas o acompanhamento pontual ser sempre do fiscal, com responsabilidade prpria e exclusiva.
4.1 Fiscal do Contrato: atribuies Ao Fiscal do Contrato compete zelar pelo efetivo cumprimento das obrigaes contratuais assumidas e pela qualidade dos produtos fornecidos e dos servios prestados ao INPI. Para tanto, o Fiscal dever: acompanhar, fiscalizar e atestar as aquisies, a execuo dos servios e obras contratadas; indicar as eventuais glosas das faturas; providenciar, quando necessrio, o recibo ou termo circunstanciado referente ao recebimento do objeto do contrato e pagamento do preo ajustado, conforme definido no instrumento de contrato.
O servidor designado Fiscal de Contrato dever manter cpia dos seguintes documentos, para que possa dirimir dvidas originrias do cumprimento das obrigaes assumidas pela contratada: contrato; todos os aditivos (se existentes); edital da licitao; projeto bsico ou termo de referncia; proposta da Contratada; relao das faturas recebidas e das pagas; correspondncias entre Fiscal e Contratada.
No caso de ser indicada a necessidade de nova licitao para a continuidade dos servios, o Fiscal de Contrato dever submeter o assunto autoridade competente da rea Requisitante, para que esta promova a elaborao de novo Projeto Bsico ou Termo de Referncia, com a antecedncia mnima (90 dias modalidade de prego) necessria realizao da nova contratao. Cumpre tambm ao Fiscal do Contrato, alm da conferncia do adequado cumprimento das exigncias da prestao das respectivas garantias contratuais, informar rea Responsvel pelo Controle dos Contratos o eventual descumprimento dos compromissos pactuados, que poder ensejar a aplicao de penalidades.
O Fiscal do Contrato, quando da proximidade do encerramento da vigncia contratual, dever consultar todos os setores usurios, os quais devero, em tempo hbil e por intermdio de pesquisa de satisfao, manifestar-se sobre a qualidade do servio prestado, bem como de seu interesse na prorrogao da vigncia contratual. Aps essa manifestao, o Fiscal do Contrato dever consultar o interesse da contratada em continuar a prestar o servio. Ao receber a resposta formal da empresa, dever elaborar uma nota tcnica informando sobre a qualidade da prestao dos servios e eventuais ocorrncias porventura existentes, juntando a mesma ao processo que ser encaminhado rea Responsvel pelo Controle dos Contratos para continuidade nos trmites.
Fiscal substituto designado por portaria e na ausncia do fiscal titular, o substitui.
4.2 Atividades do Fiscal de Contrato 4.2.1 Nos contratos em geral
I.Ter total conhecimento do contrato e suas clusulas; II.Conhecer as obrigaes do contratado em reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, s suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vcios, defeitos ou incorrees resultantes da execuo ou de materiais empregados; III.Conhecer a responsabilidade do contratado pelos danos causados diretamente Administrao ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execuo do contrato, no excluindo ou reduzindo dessa responsabilidade a fiscalizao ou o acompanhamento pelo rgo interessado; IV.Conhecer a responsabilidade do contratado pelas obrigaes tributrias, encargos trabalhistas, previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da execuo do contrato; V.Solicitar a seus superiores, em tempo hbil para adoo das medidas convenientes, decises e providncias que ultrapassarem a sua competncia;
VII.Conferir os dados das faturas antes de atestlas, promovendo as correes devidas e arquivando cpia junto aos demais documentos pertinentes; VIII.Controlar o saldo do empenho em funo do valor da fatura, de modo a possibilitar reforo de novos valores ou anulaes parciais; IX.Anotar todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato, informando ao Gestor do Contrato aquelas que dependam de providncias, com vistas regularizao das faltas ou defeitos observados; X Acompanhar e controlar, quando for o caso, as entregas e o estoque de materiais de reposio, destinados execuo do objeto contratado, principalmente quanto sua quantidade e qualidade; XI.Formalizar, sempre, os entendimentos com a Contratada ou seu Preposto, adotando todas as medidas que permitam compatibilizar as obrigaes bilaterais; XII.Avaliar constantemente a qualidade da execuo contratual, propondo, sempre que cabvel, medidas que visem reduzir gastos e racionalizar os servios; XIII.Observar rigorosamente os princpios legais e ticos em todos os atos inerentes s suas atribuies, agindo com transparncia no desempenho das suas atividades; XIV.Promover os registros pertinentes no mdulo do SIASG destinado fiscalizao do contrato
VI.Zelar pelo bom relacionamento com a contratada, mantendo um comportamento tico, probo e corts, considerando encontrar-se investido na qualidade de representante INPI;
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III.Conferir, por amostragem, as anotaes nas Carteiras de Trabalho e Previdncia Social CTPS dos empregados, de forma a comparar com o que foi efetivamente contratado e as disposies legais vigentes (legislao trabalhista e acordos, convenes e dissdios coletivos de trabalho). Ateno especial para a data de incio do contrato de trabalho, a funo exercida, a remunerao (importante esteja corretamente discriminada em salriobase, adicionais e gratificaes) e todas as eventuais alteraes dos contratos de trabalho; IV.Solicitar Contratada comprovao da entrega, aos seus empregados, de uniformes e Equipamentos de Proteo Individual EPIs, que dever ser acompanhada de uma descrio dos seus itens e periodicidade de sua reposio, devendo ainda, estarem em acordo com o que foi estabelecido no Projeto Bsico ou Termo de Referncia e na legislao vigente;
4.2.2 Nos contratos de prestao de servios continuados que envolverem alocao de pessoal I.Preencher uma planilha contendo informaes relativas ao pessoal contratado e os seguintes dados: nome completo, CPF, funo exercida, respectiva remunerao (salrio e eventuais adicionais, gratificaes e benefcios recebidos), que dever estar de acordo com a legislao vigente e com o constante da proposta de preos apresentada na licitao, programao de frias e demais informaes porventura existentes;
II.Conferir se o quantitativo de pessoal que se encontra prestando o servio est de acordo com o que foi estabelecido no contrato assinado (que dever coincidir com o Projeto Bsico/ Termo de Referncia e proposta apresentada na licitao). Este quantitativo dever ser mantido ao longo da vigncia contratual, admitindose suas variaes somente nos casos em que ocorram alteraes contratuais, por meio de termos aditivos, conforme o contido no art. 57 da Lei n 8.666/93;
V. Solicitar Contratada uma planilha contendo todos os materiais, equipamentos e acessrios que sero utilizados na execuo contratual, contendo ainda seus quantitativos e marcas, bem como previso de seu tempo de durao e reposio, para que seja acompanhado pelo Fiscal do Contrato; VI. Mensalmente, como condio para o pagamento da fatura, atestar o fiel cumprimento das obrigaes contratuais assumidas, no que pertine ao material empregado, procedimentos e qualidade na execuo contratual e ainda o seguinte:
a) Quanto ao aspecto trabalhista, dever ser verificado: o quantitativo correto do pessoal contratado, sua respectiva lotao e atribuies, que devem estar de acordo com o contrato celebrado, verificando ainda o efetivo cumprimento da jornada de trabalho, que poder ser comprovado por meio da apresentao de cpias das folhas de ponto da Contratada. Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura; a comprovao de realizao de exames mdicos admissionais, peridicos e demissionrios, quando de sua ocorrncia; o adequado pagamento de salrios no prazo legal estabelecido; o correto fornecimento de vales transporte e alimentao/ refeio, quando cabveis; a efetiva quitao do 13 salrio, que dever ocorrer at o fim do ms de dezembro de cada ano, em observncia legislao vigente; a concesso de frias e o pagamento do adicional de 1/3 legal devido; a realizao de treinamentos e/ ou reciclagem, quando cabvel; e o cumprimento de eventuais direitos trabalhistas contidos nos Acordos, Convenes ou Dissdios Coletivos de Trabalho. b) Quanto ao aspecto previdencirio, devero ser solicitados da Contratada os seguintes comprovantes: relao dos trabalhadores; resumo do fechamento tomador de servios/ obra; resumo das informaes Previdncia Social; cpia do comprovante de Declarao das Contribuies a Recolher Previdncia Social e a Outras Entidades e Fundos por FPAS; cpia do Protocolo de Envio de Arquivos - Conectividade Social (GFIP); cpia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e INSS (GPS) com autenticao mecnica ou acompanhada de recolhimento bancrio ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet, que dever ser coincidente com os valores contidos na documentao indicada;
VII.Verificar a situao de regularidade da Contratada por meio de consulta junto ao SICAF, quanto a Certido Negativa de Dbito CND do INSS, a Certido Negativa de Dbitos de Tributos e Contribuies Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS; VIII.Verificar se consta da nota fiscal/ fatura a indicao do valor da reteno/ contribuio previdenciria sobre o valor da fatura, tributos e contribuies incidentes sobre a prestao do servio; IX.Verificar se consta da nota fiscal/ fatura a indicao do valor da reteno do ISS, quando exigvel, conforme legislao do municpio do local da prestao do servio;
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X.Mensalmente, quando do encaminhamento da nota fiscal/ fatura para pagamento, esta dever ser a original, atestada em seu verso; XI.Dever ainda acompanhar as notas fiscais/ faturas os comprovantes do cumprimento das obrigaes contratuais assumidas, juntamente com a respectiva nota tcnica resumida e preenchimento dos formulrios/ planilhas de acompanhamento da execuo contratual, devidamente assinados; XII.A documentao encaminhada dever conter ainda o atesto do Fiscal do Contrato indicando que a mesma confere com as especificidades dos servios contratados.
Manter o controle nominal dos empregados da Contratada vinculados ao contrato, bem como exigir que se apresentem uniformizados, caso previsto em contrato, e com crach de identificao, solicitando a substituio daqueles que comprometam a perfeita execuo dos servios
4.3 Obrigaes do Fiscal conhecer o inteiro teor do Contrato, inclusive as especificaes contratadas e demais caractersticas do objeto (bem ou servio), e seus eventuais aditivos; conhecer suas atribuies para o exerccio das atividades de fiscalizao; assegurar-se do cumprimento integral das obrigaes contratuais assumidas com qualidade e em respeito legislao vigente; acompanhar rotineiramente a execuo dos servios contratados, de forma a atuar tempestivamente na soluo de eventuais problemas verificados; encaminhar as questes que ultrapassam o mbito das atribuies que lhe foram designadas aos respectivos responsveis; providenciar a obteno de esclarecimentos, auxlio ou suporte tcnico, para aqueles casos em que tiver dvidas sobre a providncia a ser adotada; atuar em tempo hbil na soluo dos problemas que porventura venham a ocorrer ao longo da execuo contratual;
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zelar por uma adequada instruo processual, sobretudo quanto correta juntada de documentos e correspondente numerao das pginas do processo; indicar, em nota tcnica, a necessidade de eventuais descontos a serem realizados no valor mensal dos servios, decorrente de glosas que porventura vierem a ocorrer; verificar se os comprovantes de pagamento e saldo de Nota de Empenho foram juntados aos respectivos processos.
O Fiscal do Contrato dever sempre se reportar ao preposto da Contratada, evitando dar ordens diretamente aos empregados da Contratada. Em qualquer comunicao que se fizer Contratada sobre problemas na execuo do contrato, dever ser fixado um prazo para que ela possa apresentar sua defesa prvia, em observncia ao princpio constitucional do contraditrio e da ampla defesa, que dever ser respeitado em todas as fases do processo de contratao.
4.4 Cuidados Iniciais O contrato deve ser cumprido fielmente conforme as clusulas pactuadas, tanto na qualidade das especificaes quanto nas quantidades previstas. Eventuais falhas verificadas no cumprimento das obrigaes contratuais devero ser imediatamente comunicadas rea Responsvel pelo Controle dos Contratos, para a adoo das providncias cabveis. imprescindvel que o Fiscal Contrato se certifique ainda existncia de: do da
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executar o servio e a respectiva comprovao da regularidade da documentao apresentada; relao de materiais, mquinas e equipamentos necessrios execuo contratual; documento (livro, arquivo eletrnico, pasta/ processo, caderno, folhas) apropriado para Registro das Ocorrncias durante a execuo do contrato, como, por exemplo, falhas, atrasos e interrupes, com termos de abertura e encerramento e com folhas numeradas e rubricadas pelas partes.
prvia emisso da nota de empenho; assinatura do contrato e de outros instrumentos hbeis; publicao do extrato do contrato; publicao da portaria o nomeando como Fiscal; verificao das exigncias contratuais e legais para incio da execuo do objeto, tais como: a correta prestao de garantia; relao do pessoal que ir
Observar atentamente a data de incio e do encerramento da execuo do objeto contratado, comunicando, em prazo hbil, rea Requisitante, o trmino da vigncia do contrato para que esta se manifeste de imediato sobre seu interesse pela renovao e eventuais providncias para quaisquer alteraes que se faam necessrias.
Formalize Verba volant, scripta manent as palavras voam e os escritos permanecem
4.5 Cuidados Permanentes O Fiscal de Contrato dever acompanhar e fiscalizar a execuo do contrato, em especial quanto a: manter planilha atualizada do valor do contrato, com seus aditivos, se houver, e os valores empenhados e j pagos, em especial quanto aos contratos executados por demanda, a exemplo de passagens areas, veculos, eventos etc; identificar as clusulas do contrato que necessitam e permitam acompanhamento; ocorrncia de subcontratao, quando no permitida ou, quando permitida, atentando para seus limites e condies; qualificao dos empregados da Contratada, em conformidade com o contido no edital, proposta ofertada e contrato assinado; qualidade dos materiais empregados e dos servios executados, que devero ser verificados no momento de sua entrega e utilizao nos servios, de forma a se assegurar o cumprimento da qualidade nos servios prestados; quantidades dos materiais empregados e dos servios executados, para evitar acrscimos e supresses desnecessrios e que venham a representar descumprimento das obrigaes contratuais;
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comunicar rea Responsvel pelo Controle dos Contratos as eventuais ocorrncias que podero ensejar a aplicao de penalidades contratuais ou a instaurao de procedimento de Sindicncia, quando constatadas irregularidades. Esta medida deve ser adotada somente depois de esgotadas as medidas administrativas cabveis para solucionar os eventuais problemas detectados; manter entendimentos com os responsveis pelas reas, quando o objeto do contrato for a manuteno preventiva e corretiva em equipamentos, com vistas ao controle de: - peas substitudas, com identificao do equipamento, para fins de garantia; - periodicidade da manuteno; - incluses e excluses de equipamentos, atentando para o limite do 1, art. 65 da Lei n 8.666/93; responsabilizao da Contratada pelos eventuais danos causados ao INPI ou a terceiros;
verificao do recebimento do material, provisrio e/ ou definitivo, e/ ou execuo de obras ou servios, na forma do disposto no artigo 73, da Lei n 8.666/93; efetivao dos procedimentos para envio do processo liquidao, dentre eles a aceitao do servio e a verificao da regularidade da Contratada por meio de consulta ao SICAF; verificao posterior do respectivo pagamento; correta instruo processual quando de seu encaminhamento rea de contratos, depois de cumpridas as obrigaes contratadas e recebimento definitivo do bem ou servio.
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No caso de contratos de prestao de servios, sem prejuzo das demais aes que assegurem o fiel cumprimento das responsabilidades assumidas pela Contratada, dever o Fiscal de Contrato, ao consentir na liberao do pagamento pelos servios pactuados, faz-lo aps comprovao de quitao com o sistema da Previdncia Social e com o Fundo de Garantia por Tempo de Servio, de todos os empregados do prestador de servio que atuem no mbito do INPI, de forma individualizada. A falta da comprovao a que se refere o pargrafo anterior implicar o impedimento do pagamento devido Contratada, devendo o fato ser comunicado, de pronto, rea Responsvel pelo Controle dos Contratos para as providncias que o caso vier a requerer. Igualmente, parcelado, a verificadas estabelecidas cumpridas. em caso de pagamento cada parcela, devem ser se essas condies no contrato esto sendo
Nota: O Fiscal de Contrato dever manter permanente vigilncia sobre as obrigaes da Contratada, definidas nos dispositivos contratuais e condies editalcias e, fundamentalmente, quanto observncia aos princpios e preceitos consubstanciados na Lei n 8.666/93, com suas alteraes.
4.6 Cuidados Adicionais Com a expedio da portaria de designao do Fiscal do Contrato e seu substituto, seus nomes sero registrados no Rol de Responsveis do SIAFI, nos termos dos Artigos 10 e 11, da IN TCU n 57/2008 e as Normas de Execuo da CGU. As reunies realizadas com a Contratada devero ser documentadas por Atas de Reunio, elaboradas pela fiscalizao e devero conter, no mnimo, os seguintes elementos: data; nome e assinatura dos participantes; assuntos tratados; decises; responsveis pelas providncias a serem tomadas e prazo.
ATENO: Observar atentamente a data de incio e do encerramento da execuo do objeto contratado, comunicando, em prazo hbil, rea Requisitante, o trmino da vigncia do contrato para que esta se manifeste de imediato sobre seu interesse pela renovao e eventuais providncias e alteraes que se faam necessrias.
Prazos e Competncias
5.1 Prazos - Fim da vigncia contratual A rea Responsvel pelo Controle dos Contratos dever encaminhar memorando ao Gestor da Unidade e ao Fiscal, informando sobre a proximidade do fim da vigncia contratual nos seguintes prazos:
contratos de prestao de servios continuados, que possibilitem sua prorrogao: 04 meses antes do seu vencimento; contratos de prestao de servios continuados, que no mais sero prorrogados: 06 meses antes do seu vencimento; contratos diversos (prestao de servios no continuados e fornecimentos), que porventura apresentem algum atraso no seu cronograma de execuo e imponham a necessidade de sua prorrogao: 02 meses antes do seu vencimento.
.2 Prazos - Prorrogao de vigncia A rea Responsvel pelo Controle dos Contratos dever comunicar ao Contratado sobre a prorrogao de contrato, nos casos de servios continuados ou quando o contrato admitir a prorrogao de seu prazo de vigncia, nos seguintes prazos:
quando houver alocao de pessoas para prestao de servio: 60 dias antes do encerramento do contrato; nos casos de obras e servios de engenharia: devero ser observados os prazos definidos no cronograma fsico-financeiro; nos demais casos: 30 dias antes do encerramento do contrato.
Nota: Prorrogao do prazo de vigncia, observar os seguintes quesitos: constar sua previso no contrato; houver interesse da Administrao e da empresa contratada; for comprovado que o contratado mantm as condies iniciais de habilitao; for constatada em pesquisa que os preos contratados permanecem vantajosos para a Administrao; estiver justificada e motivada, em processo correspondente; estiver previamente autorizada pela autoridade competente. (Licitaes e Contratos: orientaes bsicas/ Tribunal de Contas da Unio. 3.ed.,ver. atual. e ampl. Braslia: TCU, Secretaria de Controle Interno, 2006.p.331).
Nota: tais prazos so necessrios em funo das diversas providncias a serem tomadas pelo fiscal do contrato e pelo Gestor da rea Requisitante, a exemplo de: anlise de preos e condies de mercado; pesquisa de mercado; interesse da contratada; elaborao e/ ou adequao do Termo de Referncia ou Projeto Bsico; preparao de todos os documentos em tempo hbil para nova licitao, quando for o caso; no caso de encerramento do contrato, tempo e providncias a serem tomadas para desmobilizao da contratada.
Prazos e Competncias
5.3 Prazos - Apresentao de defesa do contratado Os Prazos para o contratado apresentar defesa, quando houver aplicao de penalidade, so: 05 dias teis contados da notificao e abertura de vistas ao processo, nos casos de advertncia, multa e suspenso temporria ( 2 do art. 87 da Lei n 8.666/93).; 10 dias corridos contados da notificao e abertura de vistas do processo, nos casos de declarao de inidoneidade ( 3 do art. 87 da Lei n 8.666/93). Nota: Aplicao da penalidade Suspenso nas contrataes originrias da licitao PREGO de acordo com o disposto no art. 7 da Lei n 10.520/02: a empresa ter seu descredenciamento no SICAF e ficar impedida de licitar e contratar com a Administrao Pblica (Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios), e Aplicao da penalidade Suspenso nas licitaes pertinentes Lei n 8.666/93: a empresa ficar impedida de licitar e contratar com a Administrao, ou seja, o rgo que aplicou a penalidade.
Liquidao e Pagamento
6.1 Liquidao A Liquidao ocorre aps a realizao fornecimento do bem, da execuo obra, da prestao do servio ou encerramento de cada etapa execuo do contrato.
do da do de
Conforme definido no Artigo 63, da Lei n 4.320/64, a Liquidao da despesa consiste na verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito, devendo o Fiscal do Contrato exigir da Contratada toda a documentao discriminada no contrato, em especial em relao s comprovaes relativas s regularidades fiscal, trabalhista e previdenciria. A Liquidao da Despesa se inicia no momento em que o Fiscal do Contrato atesta, no verso da nota fiscal/ fatura, o recebimento do bem, a execuo e/ ou a prestao do servio, ou etapa da obra ou servio, aps a verificao, conferncia e confirmao da documentao exigida e apresentada.
6.2 Pagamento Para pagamento dos contratos celebrados, o Fiscal do Contrato dever encaminhar, alm da documentao comprobatria do atendimento s disposies legais e contratuais, as notas fiscais/ faturas originais, devidamente atestadas, termo de recebimento, formulrio Autorizao de Pagamento, os quais iro instruir o processo de pagamento. O Fiscal do contrato dever ainda verificar se a Nota Fiscal apresentada pela Contratada est dentro de seu prazo de validade. Concluindo o procedimento de liquidao, a rea Responsvel pelo controle dos contratos dever lanar no SIASG, no mdulo Sistema de Gesto de Contrato SICON, os valores referentes execuo contratual liquidados, por intermdio do cronograma fsico-financeiro disponibilizado no COMPRASNET Portal de Compras do Governo Federal, e instruir o processo para encaminh-lo para pagamento.
Alterao Contratual
7 Aditivo O Termo Aditivo visa adaptar o objeto do contrato a uma nova demanda para o interesse pblico. O fiscal e o gestor do contrato no podem alterar o objeto ou onerar a execuo do contrato a pretexto de necessidades do servio, sob pena de alterar a relao inicial, obrigando a formalizao de novo contrato ou a alterao dos preos contratados (reequilbrio econmico-financeiro). Contudo, no decorrer do andamento do contrato, podem haver modificaes nas condies inicialmente pactuadas: no projeto bsico (especificaes tcnicas, quantidade, qualidade, forma de execuo dos servios), no local onde so executados os servios, no prazo de vigncia, nos preos iniciais, na forma de pagamento. Quaisquer modificaes obrigam alterao contratual com vistas adequao do contrato nova situao. Assim, ao fiscal atribudo um poderdever de informar o fato administrao superior, no menor prazo possvel, a fim de que tambm seja examinada a possibilidade jurdica do pedido, disponibilidade oramentria e outros vetores.
Situaes Mais Comuns a. Acrscimo ou supresso de servios - Variaes de quantidades, sem alterao de preos unitrios, mantidas as demais condies do contrato inicial. As quantidades dos servios contratados podem ser acrescidas em decorrncia de mudana das instalaes fsicas da contratante, como por exemplo, a mudana de prdio. Isso pode influenciar na alterao de alguns tipos de contratos de servios como: vigilncia/ portaria (maior ou menor nmero de postos); limpeza (a rea a ser limpa aumenta ou diminui); A consequncia ser o aumento do valor inicial atualizado do contrato em at 25%, ficando a Contratada obrigada a aceitar o aditamento, nos termos do 1 do artigo 65 da Lei n 8.666/93. As quantidades dos servios podem, ainda: Ser reduzidas em at 25% do valor inicial atualizado do contrato, ficando a Contratada obrigada a aceitar o aditamento, conforme 1 do art. 65 da Lei n 8.666/93; Ser reduzidas em percentual maior que 25%, desde que haja acordo entre os contratantes, em conformidade com o 2, II, do artigo 65 da Lei n 8.666/93.
Alterao Contratual
b. Modificao do projeto ou especificaes Por exemplo, em um contrato de alimentao, foi estabelecido no projeto bsico que o fornecimento seria de refeies preparadas. Posteriormente, foi alterada verbalmente a forma para fornecimento de gneros in natura, ou seja, alimentos crus, sem preparao. O contrato deve ser aditado para constar essa alterao, devendo, inclusive ser demonstrado que a relao financeira inicial no ficou mais cara, ou mais barata, mantendo-se o equilbrio econmico financeiro do contrato. c.Tanto as alteraes contratuais quantitativas que modificam a dimenso do objeto quanto as unilaterais qualitativa que mantm intangvel o objeto, em natureza e dimenso, esto sujeitas aos limites preestabelecidos nos 1 e 2 do art. 65 da Lei n 8.666/93, em face do respeito aos direitos do contratado, prescrito no art. 58,I da mesma Lei, do princpio da proporcionalidade e da necessidade de esses limites serem obrigatoriamente fixados em lei. d.Nas hipteses de alteraes contratuais consensuais, qualitativas e excepcionalssimas de contratos de obras e servios, facultado Administrao ultrapassar os limites aludidos no item anterior, observados os princpios da finalidade, da razoabilidade e da proporcionalidade, alm dos direitos
patrimoniais do contratante privado, desde que satisfeitos cumulativamente os seguintes pressupostos:

I no acarretar para a Administrao encargos contratuais superiores aos oriundos de uma eventual resciso contratual por razes de interesse pblico, acrescidos aos custos de elaborao de um novo procedimento licitatrio; II no possibilitar a inexecuo contratual, vista do nvel de capacidade tcnica e econmico-financeira do contratado; III decorrer de fatos supervenientes que impliquem em dificuldades no previstas ou imprevisveis por ocasio da contratao inicial; IV no ocasionar a transfigurao do objeto originalmente contratado em outro de natureza e propsito diversos; V ser necessrias completa execuo do objeto original do contrato, otimizao do cronograma de execuo e antecipao dos benefcios sociais e econmicos decorrentes; VI demonstrar-se na motivao do ato que autorizar o aditamento contratual que extrapole os limites legais mencionados na alnea c, supra que as conseqncias da outra alternativa ( a resciso contratual, seguida de nova licitao e contratao) importam sacrifcio insuportvel ao interesse pblico primrio (interesse coletivo) a ser atendido pela obra ou servio, ou seja gravssimas a esse interesse; inclusive quanto sua urgncia e emergncia. (Deciso n 215/1999 TCU /Plenrio Relator: Jos Antonio B. de Macedo; Data do Julgamento: 12/05/1999)
Alterao Contratual
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Limites
Espcies de Alteraes
Quantitativas / Unilaterais
Acrscimo 25% e 50% (Reforma de edifcio ou equipamento) do valor inicial atualizado do contrato Supresso 25%
Quantitativas / Consensuais
Acrscimo 25% e 50% Supresso No h limite
Qualitativas
No h limites legais expressos na Lei n 8.666/93 Deciso n 215/1999/TCU Qualitativa unilateral 25% do valor inicial atualizado do contrato Qualitativa consensual Pode ultrapassar o limite, desde que em conformidade com os princpios de Direito Administrativo
Anexos
Modelo - Portaria de Designao de Fiscal Procedimento - Atestar Nota Fiscal/ Fatura Modelos Atesto/ Termo de Recebimento e Aceitao Modelos Termo de Recebimento de Servios e de Material Planilha - Relacionar Pagamentos Formulrio Autorizar Pagamento Planilha Relacionar Empregados Planilha Relacionar Equipamentos e Uniformes Modelos Termo de Abertura de Volume de Processo/ Termo de Encerramento de Volume de Processo/ Termo de Juntada Modelos Termo de Abertura Registro de Ocorrncias/ No Conformidade Modelo Pesquisa de Satisfao Perguntas Frequentes
Modelo Portaria
Atestar Nota Fiscal/ Fatura
Assinar, e colocar data e hora, na carta e na cpia que acompanha as faturas. Conferir as notas fiscais/ faturas relacionadas na carta. Verificar o perodo, valor unitrio, valor total e descrio dos servios encontram-se de acordo com o estabelecido no contrato; se as condies de pagamento do contrato foram obedecidas; se o valor cobrado corresponde exatamente medio dos servios pactuados; se a Nota Fiscal tem a validade e se est corretamente preenchida; se est acompanhada das guias de quitao do FGTS/ INSS sobre a mo-deobra empregada, conforme determina o contrato; - se a contratada apresentou toda a documentao prevista. Se houver necessidade de saneamento de matria/ servio ou de documentao, recomendar ao contratado providncias nesse sentido, formalmente (ofcio), somente aps a resoluo do evento poder ocorrer a liquidao e pagamento da despesa. No caso de devoluo de nota fiscal ou de qualquer outro documento ou, ainda, quando houver necessidade de solicitar contratada algum documento (guias, carta de correo, faturamento complementar), formular o pedido por escrito, por meio de ofcio, anexando uma cpia no processo, justificando o motivo da devoluo; Estando a nota fiscal e respectiva documentao de acordo, o fiscal poder atestar o servio ou fornecimento. Caso no tenha em mos o processo, localiz-lo, solicitando-o para a juntada da documentao correspondente ao faturamento. As notas fiscais e respectivos documentos no devero tramitar em separado, evitando-se o extravio. A juntada de documentos dever obedecer seguinte ordem: Nota Fiscal devidamente atestada; Formulrio de Medio/ Relatrios; Autorizao de Pagamento assinada; Certides de Regularidade Fiscal (Certido Negativa, ou Positiva, com efeito de Negativa) atualizadas e vlidas; Recolhimento do ISS e de dbitos previdencirios e trabalhistas, quando for o caso. Os documentos apresentados no processo devero ser numerados com rubrica do servidor que promoveu a juntada. Remeter os autos do processo para a rea responsvel pela liquidao.
Modelos
Modelo de Atesto para Notas Fiscais/ Faturas (carimbo)
Atesto que os servios foram prestados e/ ou os materiais foram recebidos. Em, _____/______/______
___________________________________________ Assinatura do Fiscal Portaria ______/_____
Modelo de Termo de Recebimento

Comunicamos-lhe que o recebimento provisrio do objeto relativo ao contrato n.____ /____ ocorreu em ____/____/____, conforme cpia anexa. Salientamos que o recebimento definitivo ocorrer em prazo no superior a 90 (noventa) dias, desde que no haja pendncias tcnicas e/ ou administrativas. Rio de janeiro, _____ de _____________ de _______. ____________________________________________ Assinatura do Fiscal Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Modelo de Termo de Recebimento e Aceitao

Empresa: ______________________________________________________ Processo:____________ Contrato:_____________ Empenho: ____________ Ao _______ dias de _________ do ano _____, reuniram-se no __________ desse INPI, os senhores __________, __________ e __________, a fim de proceder verificao ESPECFICA, QUALITATIVA E QUANTITATIVA PERMANENTE dos materiais, objeto contratual do processo acima mencionado. Aps anlise, conclumos que os materiais, descritos na Nota Fiscal n __________, encontram-se de acordo com as especificaes, e em condies de aceitao e recebimento. Para constar, lavramos o presente TERMO em 02 (duas) vias, devidamente assinadas para que possam produzir os efeitos legais. Rio de janeiro, _____ de _____________ de _______. ____________________________________________ Assinatura do Fiscal Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Modelos
Modelo de Atesto de Servios (carimbo)

Atesto que o(s) servio(s) relativo(s) ao presente Recibo/ Fatura foi (ram) devidamente prestado (s). Em, ______/_____/_____ ____________________________________________ Assinatura do Fiscal Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Modelo de Termo de Recebimento de Servios

Contrato N _____/_____ - Processo N ________/________ Informamos que a execuo dos servios prestados pela empresa __________ foi satisfatria. Nmero da Fatura R$ R$ Total R$ Valor
Rio de janeiro, _____ de _____________ de _______. ____________________________________________ Assinatura do Fiscal Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Modelo de Termo de Recebimento de Material
(fornecimento contnuo)
Declaro (amos) que o (s) fornecimento(s) de _____________________, pela empresa _________________________________, por meio da Nota Fiscal n _____________ de ____/_____/ _____, referente ao ms de __________/______(indicar o ano), esto de acordo com as condies estabelecidas no contrato n ______/ ______. Para constar, lavramos o presente termo devidamente assinado para que possa produzir seus efeitos legais. Rio de janeiro, _____ de _____________ de _______. ____________________________________________ Assinatura do Fiscal Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Relacionar Pagamentos
Autorizar Pagamentos
Relacionar Empregados
Relacionar Uniformes e EPIs
Modelos
Termo de Abertura de Volume de Processo

Aos ________ dias do ms de ___________ do ano de ______, procedemos abertura deste volume n ___ do processo n ________, que se inicia com a folha n _____. Para constar, eu, (nome do servidor)_______________, (cargo do servidor) _____________, subscrevo e assino. Rio de janeiro, _____ de _____________ de _______. ____________________________________________ Assinatura do Fiscal Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Termo de Encerramento de Volume de Processo

Aos ________ dias do ms de ___________ do ano de ______, procedemos ao encerramento deste volume, n _____ do processo n _______________, contendo _____ folhas, abrindo-se em seguida o volume n ____.
Termo de Juntada
Aos ________ dias do ms de _______________ do ano de ______, JUNTEI aos presentes autos os seguintes documentos: XXXXXXXXXXXXX; YYYYYYYYYYYYYYY.
Com este fim e para constar, eu, xxxxxxxxx, (Cargo do Servidor), Mat. SIAPE n XXXX, lavrei o presente Termo, que vai por mim assinado. Rio de janeiro, _____ de _____________ de _______. ____________________________________________ Assinatura do Fiscal Matrcula SIAPE n: ________ Portaria ______/_____
Modelos
Termo de Abertura
Este livro, que contm 100 pginas, todas numeradas sequencialmente de 01 a 100, destinase ao registro das ocorrncias verificadas ao longo do contrato n ____________________, ____________________, ____________________, objeto do processo n __________________ e firmado com a empresa ___________________. Neste livro sero firmados os registros de vistoria, diligncias, comunicaes com o preposto e eventuais providncias necessrias ao fiel cumprimento do objeto pactuado. Os documentos originais referidos no presente livro sero mantidos em arquivo prprio, resguardada a publicidade inerente ao servio pblico.
No Conformidade
Nesta data, registro que, em diligncia ao local ________________ onde prestado o servio objeto do contrato ora fiscalizado, constatei que a empresa, embora descrito no projeto bsico (ou na proposta, ou no contrato, dependendo da situao) que desempenharia a tarefa _________________ da maneira _______________, no vem cumprindo suas obrigaes contratuais, infringindo os dispositivos ______________ (relacionar os dispositivos violados na proposta, projeto bsico ou contrato). Sendo assim, atravs do documento n ________ estou notificando ao preposto as irregularidades cometidas, fixando o prazo de ________________ dias para a sua correo.
Modelos
Manifestao acerca da satisfao

Empresa : Objeto: Contrato: Processo: Previso de trmino do Contrato : ___/____/____. Com base no Art. 7 da Resoluo INPI N 101/ 2003, solicitamos sua manifestao acerca da satisfao quanto aos servios prestados pela Empresa acima mencionada, para fins de continuidade ou no do contrato. Informe o seu grau de satisfao para o referido servio: timo Bom Regular Ruim Pssimo Obs:
As respostas devem ser encaminhadas para o e-mail do fiscal, com cpia para ___________________at o dia ___/____/____. O Fiscal se coloca disposio para esclarecer eventuais dvidas. Fiscal: E-mail:
Aps
o prazo para recebimento das respostas, Imprimir todas as respostas. Separar por grau de satisfao. Juntar as respostas ao processo com um resumo, por porcentagem de cada grau de satisfao dos usurios, indicando o grau da maioria. Pode ser confeccionado adicionalmente um grfico com as porcentagens.
Perguntas Frequentes
Perguntas Freqentes
1. Por que fiscalizar contratos administrativos? 2. A fiscalizao obrigatria? 3. Como realizada a designao do fiscal? 4. Quem o agente fiscalizador ? 5. Qual o perfil do fiscal? 6. Quais as atribuies do agente fiscalizador? 7. O fiscal pode alterar o objeto? 8. O agente fiscalizador pode recusar-se ao encargo? 9. O que o agente fiscalizador pode e deve fazer? 10. Qual a diferena entre Gestor e Fiscal ? 11. Os atestados podem ser emitidos parcialmente ou s podem ser emitidos em carter definitivo ? 12. Qual o procedimento ao receber uma Fatura/ NF ? 13. Como feito o pagamento das Faturas/ NF ? 14. O que responsabilidade subsidiria? 15. O que significa Responsabilidade Solidria com Relao aos Encargos Previdencirios ? 16. Existem penalidades aplicveis? 17. Onde encontro modelos de formulrios para me auxiliar na fiscalizao? 18. Onde posso tirar dvidas?
1. Por que fiscalizar contratos administrativos? Tal questionamento pode ser suficientemente respondido se nos reportarmos a um exemplo trazido por Maryberg Braga Neto em seu Manual Gesto de Contratos Terceirizados, 2001, p.24, quando faz um breve relato de sua experincia no servio pblico: Em um prdio de determinado rgo, foi verificada a desativao de quatro andares, que passaram a ser ocupados por rgo diverso do contratante, mas cujos servios de limpeza continuaram a ser pagos indevidamente. A Contratada recebia sem prestar os servios. O rgo que passou a ocupar os andares contratou outra empresa limpadora e passou a pagar pelos servios de limpeza. Portanto, o pagamento do mesmo local era ilegalmente pago duas vezes por rgos e para empresas diferentes... O Tribunal de Contas da Unio em seu Manual Licitaes e Contratos, (3. Edio Revista, Atualizada e Ampliada, Braslia:TCU, Secretaria de Controle Interno, 2006, p. 346) salienta com muita propriedade que: O acompanhamento e fiscalizao do contrato instrumento poderoso que o gestor dispe para a defesa do interesse pblico. dever da Administrao acompanhar e fiscalizar o contrato para verificar o cumprimento das disposies contratuais, tcnicas e administrativas, em todos os seus aspectos. So inmeras as decises que corroboram a relevncia de fiscalizar a execuo dos contratos, dentre essas destacamos: Deve a Administrao acompanhar a execuo do contrato, e de seus aditivos, atentando para qualidade, as medies e os pagamentos das obras. (Deciso TCU 1069/2001 Plenrio). Designe formalmente para acompanhar e fiscalizar a execuo de todo e qualquer contrato firmado, representante da Administrao, o qual dever anotar em registro prprio todas as ocorrncias relativas ao contrato, bem como adotar medidas com vistas regularizao das falhas ou defeitos observados, em cumprimento ao que dispe o art. 67, caput e seus pargrafos, da Lei n 8.666/93. (Acrdo TCU 1412/2004 Segunda Cmara). Proceda designao de representante da Administrao para fins de acompanhamento e fiscalizao da execuo de seus contratos, conforme capitulado no art. 67 da Lei n 8.666/1993, no art. 6 do Decreto n 2.271/97 e no item 6 da IN/MARE N 18/97. (Acrdo TCU 595/2001 Segunda Cmara). Isto se justifica porque a etapa de execuo do contrato a das mais complexas enfrentadas pela Administrao, podendo surgir a irregularidades e ilegalidades que justificam uma srie de providncias extrajudiciais e judiciais contra a Administrao contratante, o contratado e o prprio agente fiscalizador do contrato. na implementao das medidas administrativas na fase de execuo que a Administrao Pblica apresenta vcios e imperfeies, pois na fase precedente (licitao), h disputa e, de certa forma, os prprios concorrentes se fiscalizam, evitando irregularidades.
2. A fiscalizao obrigatria? A determinao legal decorre do artigo 67 da Lei n 8.666/93. O Artigo 58, inciso III do citado Diploma assegura Administrao a prerrogativa de fiscalizar os contratos. A execuo do contrato ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administrao, designado por meio de portaria exarada pelo presidente do INPI. O fiscal dever adotar as providncias necessrias ao fiel cumprimento do ajuste, tendo por parmetro os resultados previstos no contrato. As decises e providncias que ultrapassarem a sua competncia devero ser encaminhadas a seus superiores, em tempo hbil, para a adoo das medidas convenientes. 3. Como realizada a designao do fiscal ? O agente fiscalizador (ou comisso fiscalizadora) do contrato o servidor da Administrao Pblica, a quem incumbe o dever de acompanhar a execuo do contrato. (ver artigo 67, caput, da Lei Federal n 8.666/93). A designao do fiscal recair sobre o titular da unidade que tenha conhecimento tcnico do objeto do contrato. A Lei n 8.666/93 atribui ao fiscal autoridade para acompanhar sistematicamente o desenvolvimento do contrato, o que lhe possibilita corrigir, no mbito da sua esfera de ao e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distores existentes. Sua designao pode estar prevista no prprio instrumento contratual ou formalizada em portaria expedida pelo presidente do INPI.
4. Quem o agente fiscalizador ? O fiscal o representante da Administrao para acompanhar a execuo do contrato. Deve agir preventivamente, observando se a contratada d cumprimento s regras previstas no instrumento contratual, buscando alcanar os resultados esperados no ajuste e trazer benefcios e economia para a Administrao. O acompanhamento pelo FISCAL DO CONTRATO, no divide, nem tampouco retira do CONTRATADO suas obrigaes. O acompanhamento do AGENTE FISCALIZADOR se presta a situar a Administrao quanto correta execuo do contrato pelo CONTRATADO, permitindo que seja exigido deste a implementao do objeto no prazo, entre outras tarefas. A funo do FISCAL DE CONTRATOS de ser um facilitador para o ADMINISTRADOR PBLICO, pois permite que seja acompanhado de perto o respeito aos direitos das partes e o cumprimento das obrigaes de contratante e contratado. NOTA: O art. 67 da Lei n 8.666/93 determina que a execuo do contrato seja acompanhada e fiscalizada por um representante da Administrao especialmente designado, sendo ainda permitida a contratao de terceiros para assisti-lo e subsidi-lo de informaes pertinentes a essa atribuio.
5. Qual o perfil do fiscal? A Lei n 8.666/93 no faz referncia expressa ao perfil do fiscal do contrato. Todavia, em face da relevncia do encargo, importante que o servidor designado seja dotado de certas qualificaes, tais como: Gozar de boa reputao tica-profissional; Possuir conhecimentos especficos do objeto a ser fiscalizado; No estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicncia ou processo administrativo disciplinar; No possuir, em seus registros funcionais, punies em decorrncia da prtica de atos lesivos ao patrimnio pblico, em qualquer esfera do governo; No haver sido responsabilizado por irregularidades junto ao Tribunal de Contas da Unio ou junto a Tribunais de Contas de Estado, do Distrito Federal ou de Municpio; No haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administrao Pblica. 6. Quais as atribuies do agente fiscalizador? A eficincia de um contrato est diretamente relacionada com o acompanhamento de sua execuo. O fiscal do contrato tem grande responsabilidade pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento, pela contratada, das regras tcnicas, cientficas ou artsticas previstas no instrumento contratual. Conforme preconiza o art. 66 da Lei n 8.666/93, o contrato dever ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as clusulas estabelecidas e as normas constantes da citada lei, respondendo cada qual pelas consequncias de sua inexecuo total ou parcial. Adiante, esto relacionadas algumas das atribuies inerentes ao fiscal de contratos do INPI: Acompanhar a execuo dos servios, verificando a correta utilizao dos materiais, equipamentos, contingente em quantidades suficientes para que seja mantida a qualidade dos mesmos; Solicitar, quando for o caso, ou pedir a substituio dos servios por inadequao ou vcios que apresentem; efetuar glosas de medio por servios mal executados ou no executados; Sugerir a aplicao de penalidades ao contratado em face do inadimplemento das obrigaes, aps ter registrado a no conformidade dos servios prestados com o que foi pactuado; Controlar o prazo de vigncia do instrumento contratual sob sua responsabilidade; Verificar se a entrega de materiais, execuo de obras ou a prestao de servios ser cumprida integral ou parceladamente; Anotar em formulrio prprio todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato, determinando o que for necessrio regularizao das faltas ou defeitos observados, conforme modelo sugeridos no banco de formulrios; Atestar as notas fiscais e encaminh-las unidade competente para pagamento, se estas no precisarem de nenhum saneamento; Comunicar unidade competente, formalmente, irregularidades cometidas passveis de penalidade, aps os contatos prvios com a contratada conforme modelo sugerido no banco de formulrios;
Abrir pasta para cada contrato com respectivo Projeto Bsico, visando arquivar eventuais termos aditivos; Recomendar, se for o caso, quando do trmino da vigncia do contrato, a liberao da garantia contratual em favor da contratada formalmente; Receber, provisria e definitivamente, as aquisies, obras ou servios sob sua responsabilidade, mediante termo circunstanciado, quando no for designada Comisso de Recebimento ou outro servidor; Comunicar unidade competente eventuais atrasos nos prazos de entrega e/ou execuo do objeto, bem como os pedidos de prorrogao, se for o caso; Zelar pela fiel execuo da obra, sobretudo no que concerne qualidade dos materiais utilizados e dos servios prestados; Acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma fsico-financeiro; Receber as etapas de obra mediante medies precisas e de acordo com as regras contratuais; Apresentar, mensalmente ou quando solicitado, relatrio circunstanciado de acompanhamento de execuo da obra; Manter, no local da obra, Livro-Dirio, e registrar todas as ocorrncias relevantes; Encaminhar gerncia de gesto de contratos pedido de alterao em projeto, servio ou de acrscimos (quantitativos e qualitativos) ao contrato, acompanhado das devidas justificativas e observadas as disposies do artigo 65 da Lei n. 8.666/1993; Estabelecer prazo para correo de eventuais pendncias na execuo do contrato e informar autoridade competente ocorrncias que possam gerar dificuldades concluso da obra ou em relao a terceiros; Encaminhar autoridade competente, eventuais pedidos de modificaes no cronograma fsico-financeiro, substituies de materiais e equipamentos, formulados pela contratada; Cientificar autoridade competente, com antecedncia mnima de sessenta dias, da possibilidade de no concluso do objeto na data aprazada, com as devidas justificativas; Realizar, juntamente com a contratada, as medies dos servios nas datas estabelecidas, antes de atestar as respectivas notas fiscais.
7. O fiscal pode alterar o objeto ? O fiscal e o gestor do contrato no podem alterar o objeto ou onerar a execuo do contrato a pretexto de necessidades do servio, sob pena de alterar a relao inicial, obrigando a formalizao de novo contrato ou a alterao dos preos contratados (reequilbrio econmicofinanceiro). Contudo, no decorrer do andamento do contrato, podem haver modificaes nas condies inicialmente pactuadas no projeto bsico (especificaes tcnicas, quantidade, qualidade, forma de execuo dos servios), no local onde so executados os servios, no prazo de vigncia, nos preos iniciais, na forma de pagamento. Quaisquer modificaes obrigam alterao contratual com vistas adequao do contrato nova situao. Assim, ao fiscal atribudo um poder-dever de informar o fato administrao superior, no menor prazo possvel, a fim de que tambm seja examinada a possibilidade jurdica do pedido, disponibilidade oramentria e outros vetores.
Situaes Mais Comuns a. Acrscimo ou supresso de servios -Variaes de quantidades, sem alterao de preos unitrios, mantidas as demais condies do contrato inicial. As quantidades dos servios contratados podem ser acrescidas em decorrncia de mudana das instalaes fsicas da contratante, como por exemplo, a mudana de prdio. Isso pode influenciar na alterao de alguns tipos de contratos de servios como: vigilncia/ portaria (maior ou menor nmero de postos); limpeza (a rea a ser limpa aumenta ou diminui); lavanderia de hospital (maior ou menor nmero de leitos, portanto mais quilos de roupa para lavar). A consequncia ser o aumento do valor inicial atualizado do contrato em at 25%, ficando a Contratada obrigada a aceitar o aditamento, nos termos do 1 do artigo 65 da Lei n 8666/93. As quantidades dos servios podem, ainda: Ser reduzidas em at 25% do valor inicial atualizado do contrato, ficando a Contratada obrigada a aceitar o aditamento, conforme 1 do art. 65 da Lei n 8666/93; Ser reduzidas em percentual maior que 25%, desde que haja acordo entre os contratantes, em conformidade com o 2, II, do artigo 65 da Lei n 8666/93. b. Modificao do projeto ou especificaes Em um contrato de alimentao, foi estabelecido no projeto bsico que o fornecimento seria de refeies preparadas. Posteriormente, foi alterada verbalmente a forma para fornecimento de gneros in natura, ou seja, alimentos crus, sem preparao. O contrato deve ser aditado para constar essa alterao, devendo, inclusive ser demonstrado que a relao financeira inicial no ficou mais cara, ou mais barata, mantendo-se o equilbrio econmico financeiro do contrato. 8. O agente fiscalizador pode recusar-se ao encargo? Administrao incumbe, por lei, nomear funcionrio para o exerccio da tarefa de acompanhar e fiscalizar a execuo do contrato, bem assim como do recebimento do objeto do contrato. Deriva da a obrigatoriedade legal de ser indicado um servidor para o exerccio da misso de bem acompanhar e fiscalizar um contrato firmado pela Administrao com o particular. Tambm deriva dessa nomeao a responsabilidade conferida ao agente, que poder ensejar inclusive responsabilidades de ordem administrativa, civil e penal. Ningum quer correr risco e natural que servidores questionem a legitimidade do encargo, muitas vezes alegando que no prestou concurso para ser fiscal de contrato. Ledo engano: as designaes advindas da Administrao Pblica, em decorrncia de dispositivo legal, no conferem ao servidor atribuio que no estava prevista por ocasio do concurso de ingresso ao cargo. So deveres do funcionrio, cumprir as ordens superiores, exceto quando forem manifestamente ilegais. O raciocnio empregado para a designao de fiscal de contrato o mesmo aplicvel para o caso de nomeaes para comisses sindicantes, estando tambm incumbido de realizar este mister. Trata-se de obrigao adicional, indicada entre os compromissos dos agentes pblicos, no havendo, portanto, possibilidade de ser recusado o encargo. A recusa somente poder ocorrer, segundo a doutrina, nas seguintes hipteses:
quando for impedido ou suspeito o agente (por ser parente, cnjuge, companheiro, ou por amigo ntimo ou inimigo, por ter recebido presentes, ter relao de dbito ou crdito com o contratado ou qualquer outro tipo de interesse, direto ou indireto, plenamente justificado); por no deter conhecimento tcnico especfico quando a lei ou o objeto do contrato o exigir. 9. O que o agente fiscalizador pode e deve fazer? Solicitar cpia do edital, do contrato, do empenho e da proposta da contratada formando um expediente de acompanhamento; Ler atenciosamente o contrato e transferir para o check-list todas as informaes necessrias ao bom e fiel cumprimento de sua funo; Observar especialmente o que dispem os artigos 54, 57, 58, 59, 60, 65 e outros relativos matria contratual; Observar as responsabilidades de contratante e contratada, o dia de incio e o dia do fim da vigncia do contrato; Registrar toda e qualquer ocorrncia relativamente ao acompanhamento e fiscalizao do contrato; Manter um arquivo prprio, para o fim exclusivo de acompanhamento da execuo do contrato, onde possa guardar: cpia do contrato, proposta da contratada e edital completos; anexos; cpia do projeto bsico, quando o caso; pasta de comunicaes realizadas com o preposto (cartas, notificaes, etc); pasta de resposta de comunicaes feitas pelo preposto da contratada; pasta de comunicaes internas; Manter um livro prprio de registro para as anotaes e listas de verificao (check-list). Providenciar a identificao na capa, da qual dever constar obrigatoriamente: identificao do contrato; Anotar as irregularidades encontradas, as providncias que adotou, os incidentes verificados e o resultado dessas medidas, na forma acima sugerida; Em caso de dvidas, solicitar assessoramento tcnico necessrio. 10. Qual a diferena entre Gestor e Fiscal ? Durante a vigncia do contrato, cabe Administrao Pblica acompanhar a sua execuo, zelando para que o CONTRATADO observe ou realize tudo o que foi pactuado. Normalmente, o acompanhamento feito por um FISCAL indicado pela Administrao. No confunda GESTO com FISCALIZAO de contrato. A gesto o servio geral de gerenciamento de todos os contratos; a fiscalizao pontual. Na gesto, cuida-se, por exemplo, do reequilbrio econmico-financeiro, dos incidentes relativos a pagamentos, de questes ligadas documentao, ao controle de prazos de vencimento, de prorrogao etc. um servio administrativo propriamente dito, que pode ser exercido por uma pessoa ou por um setor. J a fiscalizao exercida necessariamente por um representante da Administrao, especialmente designado, como preceitua a lei, que cuidar pontualmente de cada contrato. Cabe quele que acompanha e fiscaliza a execuo do contrato: ORIENTAR:estabelecer diretrizes, dar e receber informaes sobre a execuo do contrato; FISCALIZAR:verificar o material utilizado e a forma de execuo do objeto do contrato,
confirmar o cumprimento das obrigaes; INTERDITAR:paralisar a execuo do contrato por estar em desacordo com o pactuado; INTERVIR:assumir a execuo do contrato; INFORMAR:os agentes fiscalizadores do contrato, titular ou suplente que devem comunicar Diretoria Administrativa as irregularidades detectadas, de acordo com o grau de repercusso no contrato, bem como noticiar os casos de afastamento em virtude de frias, licenas ou outros motivos, para que o substituto possa assumir a gesto do contrato, evitando prejuzos, interrupes, suspenso das atividades de fiscalizao. NOTA:A execuo est a cargo do CONTRATADO, que por ela deve responder, inteira e pessoalmente, j que o ajuste foi celebrado em razo de sua pessoa. 11. Os atestados podem ser emitidos parcialmente ou s podem ser emitidos em carter definitivo ? Durante a vigncia contratual, alm da fiscalizao quanto ao cumprimento das obrigaes contratuais, a contratante dever avaliar a qualidade dos servios prestados, mediante mecanismos que atestem periodicamente o andamento da execuo dos servios. A avaliao dos servios deve, sempre que possvel, ser feita tambm pelos usurios, para verificar se os termos contratados so adequados e se esto sendo cumpridos. Aps a avaliao dos servios prestados, atestando a qualidade dos servios executados, a Administrao dever emitir Atestado de Realizao dos Servios - Parcial ou Definitivo (final). Os Atestados de Realizao dos Servios Parciais Podem ser emitidos concomitantemente aprovao da medio mensal dos servios, atestando a nota de qualidade dos servios prestados. O Atestado de Realizao dos Servios Definitivo Pode ser emitido ao trmino da vigncia contratual, e servir, tambm para liberao da garantia contratual. Ressalta-se que a liberao da fatura de prestao de servios sem a devida avaliao e medio dos servios prestados, mesmo registradas as ocorrncias de descumprimento contratual, e o no desconto dos valores relativos que poderiam resultar em glosas, constituise omisso por parte do fiscal. 12. Qual o procedimento ao receber uma Fatura/ NF ?
1 2 Assinar, e colocar data e hora, na carta e na cpia que acompanha as faturas. Conferir as notas fiscais/ faturas relacionadas na carta. Verificar o perodo, valor unitrio, valor total e descrio dos servios encontram-se de acordo com o estabelecido no contrato; se as condies de pagamento do contrato foram obedecidas; se o valor cobrado corresponde exatamente medio dos servios pactuados; se a Nota Fiscal tem a validade e se est corretamente preenchida; se est acompanhada das guias de quitao do FGTS/ INSS sobre a mo-de-obra empregada, conforme determina o contrato; - se a contratada apresentou toda a documentao prevista.
3 Se houver necessidade de saneamento de matria/ servio ou de documentao, recomendar ao contratado providncias nesse sentido, formalmente (ofcio), somente aps a resoluo do evento poder ocorrer a liquidao e pagamento da despesa. No caso de devoluo de nota fiscal ou de qualquer outro documento ou, ainda, quando houver necessidade de solicitar contratada algum documento (guias, carta de correo, faturamento complementar), formular o pedido por escrito, por meio de ofcio, anexando uma cpia no processo, justificando o motivo da devoluo; 4 Estando a nota fiscal e respectiva documentao de acordo, o fiscal poder atestar o servio ou fornecimento. 5 Caso no tenha em mos o processo, localiz-lo, solicitando-o para a juntada da documentao correspondente ao faturamento. As notas fiscais e respectivos documentos no devero tramitar em separado, evitando-se o extravio. 6 A juntada de documentos dever obedecer seguinte ordem: Nota Fiscal devidamente atestada; Formulrio de Medio/ Relatrios; Autorizao de Pagamento assinada; Certides de Regularidade Fiscal (Certido Negativa, ou Positiva, com efeito de Negativa) atualizadas e vlidas; Recolhimento do ISS e de dbitos previdencirios e trabalhistas, quando for o caso. Os documentos apresentados no processo devero ser numerados com rubrica do servidor que promoveu a juntada. Remeter os autos do processo para a rea responsvel pela liquidao.
13. Como feito o pagamento das Faturas/ NF ? As condies de pagamento sero aquelas constantes do contrato, devendo ser observada tramitao adequada para liberao, em tempo hbil para pagamento pelo Fiscal. A documentao que permite a liberao do pagamento Contratada composta de notas fiscais/ faturas, medies aprovadas pelo gestor, formulrio para autorizao de pagamento assinado, comprovante de recolhimento de encargos e comprovao/ atestado de realizao dos servios. NOTA! Constitui-se como OBRIGAO E RESPONSABILIDADE DA CONTRATADA o recolhimento dos encargos trabalhistas, previdencirios, fiscais e comerciais resultantes da execuo do contrato e apresentar, por ocasio da entrega da fatura, os respectivos comprovantes de pagamento/ recolhimento Contratante. 14. O que responsabilidade subsidiria? A fim de tentar reduzir as suas dimenses, a Administrao Pblica celebra acordos de vrios tipos, buscando a colaborao do setor privado. Dentre eles, est a terceirizao de servios. Na terceirizao de servios, h a figura do tomador de servios (empresa que contrata servios especializados), do prestador de servios e do empregado terceirizado. Juridicamente, o trabalhador tem vnculo empregatcio com o prestador de servios, pois tem
seu contrato firmado diretamente com este. No entanto, est subordinado tecnicamente ao tomador de servios, uma vez que presta servios, geralmente, no local onde funciona a empresa deste ltimo. Por no estar explicitamente regulada, a terceirizao suscita controvrsias na doutrina e jurisprudncia no tocante responsabilizao pelos encargos trabalhistas devidos ao empregado terceirizado. Quem seria o responsvel? O prestador ou o tomador de servios? Seriam responsveis solidrios ou haveria uma responsabilidade subsidiria por parte do tomador de servios? Muito embora o Tribunal Superior do Trabalho tenha sumulado sobre o assunto (Enunciado 331), atribuindo a responsabilidade subsidiria ao tomador de servios, as discusses continuam acirradas. O fundamento para a atribuio de responsabilidade subsidiria entidade tomadora de servios baseia-se na teoria da culpa in eligendo e in vigilando. Destarte, por ser beneficiria imediata da fora laboral dos empregados, deve arcar com o nus da m escolha da empresa responsvel pela prestao de servios. Por outro lado, em nenhuma hiptese deve o trabalhador ser apenado pelo descumprimento das obrigaes oriundas de uma relao laboral intermediria, j que despendeu sua fora de trabalho em favor das entidades reclamadas. 15. O que significa Responsabilidade Solidria com Relao aos Encargos Previdencirios ? A contratante dos servios antecipa o recolhimento da contribuio devida pela empresa contratada, nas hipteses previstas na legislao. Este valor equivale a onze por cento do valor bruto da nota fiscal, fatura ou recibo de prestao de servios. O valor retido dever ser destacado na nota fiscal, fatura ou recibo de prestao de servios, sendo compensado quando do recolhimento das contribuies destinadas seguridade social devidas sobre a folha de pagamento dos segurados. O contratado dever elaborar folha de pagamento, Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio, Informaes Previdncia Social e Guia da Previdncia Social, distintas para cada estabelecimento ou obra de construo civil da empresa contratante do servio. A empresa contratante dever exigir cpias dessa documentao quando da quitao da nota fiscal ou fatura. Em se verificando omisso de sua parte no cumprimento dessa obrigao que podero ser tambm responsabilizadas determinadas pessoas, fsicas ou jurdicas, de alguma forma relacionadas ao fato gerador do tributo, os chamados responsveis solidrios. Nesse caso, o dbito poder ser cobrado de qualquer desses sujeitos, o devedor originrio ou o responsvel solidrio, no podendo este se furtar cobrana sob a alegao de que deve ser acionado primeiro aquele. No h benefcio de ordem. 16. Existem penalidades aplicveis? Verifique as clusulas no contrato. 17. Onde encontro modelos de formulrios para me auxiliar na fiscalizao? Na pgina eletrnica da CGA, na Intranet. 18. Onde posso tirar dvidas? Escreva para cga@inpi.gov.br mencionando no assunto "Fiscalizao de Contratos"

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GESTO E FISCALIZAO DE CONTRATOS

MANUAL DE GESTO E FISCALIZAO DE CONTRATOS

Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988.

Verifique atualizaes da legislao em: http://www.planalto.gov.br e http://www.comprasnet.gov.br

A apostila pode seguintes casos:

(Manual de Licitaes e Contratos do TCU, p.271)

Ausncia de periodicidade legal mnima

Procedimento bilateral: comprovao dos fatos extraordinrios, extracontratuais e de seus efeitos.

Periodicidade mnima prevista em lei: doze meses.

Procedimento de ofcio: aplicao das disposies contratuais.

Fiscal substituto designado por portaria e na ausncia do fiscal titular, o substitui.

Formalize Verba volant, scripta manent as palavras voam e os escritos permanecem

patrimoniais do contratante privado, desde que satisfeitos cumulativamente os seguintes pressupostos:

Acrscimo 25% e 50% Supresso No h limite

Atestar Nota Fiscal/ Fatura

___________________________________________ Assinatura do Fiscal Portaria ______/_____

Modelo de Termo de Recebimento

Modelo de Termo de Recebimento e Aceitao

Modelo de Atesto de Servios (carimbo)

Modelo de Termo de Recebimento de Servios

Modelo de Termo de Recebimento de Material

Relacionar Uniformes e EPIs

Termo de Abertura de Volume de Processo

Termo de Encerramento de Volume de Processo

Manifestao acerca da satisfao

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_____________________________________ Assinatura do Fiscal Portaria /_