Evento Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competicin, una convencin.

Aquella actividad que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un principio y un final previamente conocido, independientemente de que pueda poseer una periodicidad establecida. El evento que esta realizando la seccin E de publicidad y mercadeo es una degustacin de comida mexicana para profesores y alumnos de la institucin. Fases del evento Arrancamos con la planificacin, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando nos trasladamos al sitio elegido para el evento y comenzamos a prepararlo. Las actividades fundamentales durante esta etapa estn ligadas al establecimiento de objetivos y posterior realizacin de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas de las actividades va a ser necesaria la finalizacin de otras. Una actividad fundamental para nuestro evento es la promocin y difusin ya que nos va a permitir conseguir participantes e ir midiendo el inters de los potenciales asistentes. Adems, nos ocuparemos del temario y el programa con la agenda de actividades que brindaremos l o los das del evento. El relevamiento de las posibles sedes para elegir la que se adapte a nuestras necesidades tambin es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa. Es el momento de dar conocer nuestro futuro evento a los sponsors, que nos ayudarn a financiar, junto a otras acciones, nuestro evento. . La bsqueda y seleccin de proveedores tambin se realiza en esta etapa. A medida que nos vamos acercando a fechas crticas (que establecimos en la planificacin, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.

Durante el evento: Comienza cuando la organizacin se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede. Esta etapa es la ms intensa, la que requiere de mayor coordinacin y supervisin, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable, con la logstica bien planificada y con una agenda a seguir.

1. Armado 2. Acreditacin de los asistentes

3. Agenda de actividades del evento 4. Desarme Post evento: Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos El tiempo ideal para realizar la evaluacin es durante la primera semana post congreso o jornada. Adems de la evaluacin interna es importante agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades.

Tipos de eventos 1. Social (Instalacin y protocolo matrimonios, nacimientos, cumpleaos, aniversarios ) 2. Cultural (exposicin, danza, teatro) 3. Acadmico (seminario, conferencia, cientfico) 4. Recreativo (festival, espectculo) 5. Deportivo (prueba, campeonato, juegos) El evento de la seccin E entra en la clasificacin de cultural.

Promocin y divulgacin Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratgicos y con la debida anticipacin los afiches, previamente definidos tambin por este comit. As mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, segn anlisis realizado, folletos con toda la informacin, los cuales deben contener como mnimo los siguientes datos: fecha y sede, objetivos, programa acadmico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y direccin de la inscripcin, fecha mxima de confirmacin e integrantes del comit organizador. Esta promocin debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipacin, hasta la realizacin del evento. Cuando sea necesario, har los contactos con la radio, la prensa y la televisin, para su divulgacin. Es el encargado tambin de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratgicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunin y de la impresin del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitacin, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados, plegable con las fotografas ms destacadas del evento y en general toda la papelera que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilizacin:

Inscripciones En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y gil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trmites son confusos y desordenados, los participantes se formarn, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultar su desarrollo normal. El sitio de las inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen nmero de asistentes. Segn el tipo de evento y su magnitud, se debe ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribucin de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabtico. Hoy da la utilizacin del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripcin.

Escarapelas y materiales La organizacin de esta seccin debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia (empresa, ciudad) y el cargo, Se le debe entregar la carpeta con toda la informacin relativa. Entre otras: circular de bienvenida, carta de organizacin, copia de las conferencias, programacin acadmica y social, tarjetas de invitacin para las actividades sociales, gua turstica y gua de espectculos. Como constancia de entrega del material, adems, debe dejar copia del recibo de inscripcin, el cual servir para la elaboracin del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia. Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y el valor de la inscripcin, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos. Recepcin, alojamiento e informacin. Generalmente el secretario (a) es el encargado (a) de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmacin para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento. Son tambin los integrantes de este subcomit quienes se encargarn de la recepcin de los asistentes en el aeropuerto, si as lo establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones o pases, confirmaron fecha y hora de llegada. Adems, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomit de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles. Cuando los asistentes de otras regiones o pases sean un nmero considerable, es, aconsejable ubicar un puesto de informacin en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepcin, adems de suministrar la primera informacin y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes. Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una

persona de este subcomit, quien se encargar de agilizar lo concerniente a hospedaje y estar en condiciones de dar informacin particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmacin del vuelo de regreso.

Transporte Es el responsable de coordinar la movilizacin de los asistentes, funcionarios y personal en general que forma parte del evento. Debe prever la contratacin de vehculos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organizacin y coordinacin del evento, y transporte colectivo para los asistentes, segn programacin definida. Adems de prever todo lo relacionado con el servicio de estacionamientos. Actos sociales Corresponde a este subcomit la coordinacin del programa social general del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalacin y clausura, actos culturales, visitas a sitios tursticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el mximo de atencin y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo men, contratar la animacin segn el caso y mantenerse en contacto permanente con los dems subcomits. Protocolo Vela por la elaboracin anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentacin necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organizacin de la mesa principal, la ubicacin de las personas y la colocacin de sus nombres, para cada uno de los eventos. Est pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable adems de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesisticas, y de velar por el orden de los oradores en la inauguracin y clausura del evento. Coordinar adems el envi de flores, a la habitacin del hotel para las seoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecucin de recuerdos para los asistentes.

Secretara del evento Es el comit responsable de la recoleccin, elaboracin de originales, correccin, impresin, armada, distribucin y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboracin de las memorias. Atiende adems, envo, recibo y tramitacin de correspondencia (correo, fax) de los asistentes al evento, as como la recepcin y realizacin de llamadas de los participantes. Son sus funciones tambin elaborar circulares de promocin e invitacin al evento,

actualizacin de listas y confrontacin de direcciones, elaborar fichas de inscripcin, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y dems trabajos Mecanogrficos que surjan durante el evento. Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del saln de conferencias, toda la informacin que aparece en los diarios sobre el evento, as como el programa del da y los cambios en la programacin. Segn la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir otros comits como el de prensa, publicaciones y servicios generales. Pagos de impuesto para un evento pblico:

El Impuesto a los Espectculos Pblicos grava el monto que se abona por concepto de ingreso a espectculos pblicos no deportivos en locales y parques cerrados con excepcin de los espectculos en vivo de teatro, , conciertos de msica clsica, pera, opereta, ballet, circo y folclore nacional, calificados como espectculos pblicos culturales por el Instituto Nacional de Cultura. La obligacin tributaria se origina al momento del pago del derecho a presenciar el espectculo. Quines estn obligados al pago del Impuesto? En calidad de contribuyentes:

Son sujetos pasivos del impuesto las personas que adquieran entradas para asistir a los espectculos.

En calidad de responsables tributarios:

Como agentes perceptores del impuesto: las personas que organicen el espectculo. Como responsable solidario: el conductor del local donde se realice el espectculo

Estructura de presupuesto y costo de un evento:. el presupuesto es lo que determinar el rumbo que tomemos a la hora de elegir los distintos proveedores de acuerdo a las necesidades del evento. Un evento siempre comienza a organizarse con una cierta anticipacin ya que no es una actividad espontnea sino que requiere de preparacin. El tiempo va a variar de acuerdo a la magnitud, Por este motivo, hay que tener en cuenta que casi nunca el presupuesto que uno

estima al inicio corresponde al definitivo. Las razones son muchas: uno no decide todos los servicios que contratar desde el comienzo, el ir conociendo la cantidad de pre-inscriptos modificar cantidades de determinados productos; los primeros presupuestos que uno puede pedir si son muy anticipados y, de acuerdo a la estabilidad del pas, sufrirn de una inflacin, entre muchas otras cuestiones. De todas formas es importante tener en cuenta a la hora de planificar tu evento que existen dos tipos de egresos: los fijos y los variables. Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes al evento. En este grupo se encuentran el lugar dnde se har el evento, los gastos de secretara y produccin pre-evento, la difusin y promocin, el equipamiento tcnico para la o las salas (sonido, proyeccin, mobiliario, decoracin, etc), la cartelera y sealctica que se usar en el evento, los gastos y viticos (transporte y alojamiento si se requiere) de los oradores e invitados especiales, traductores si al evento asistirn personas que hablen en distintos idiomas, sistema de inscripcin y acreditacin*, contratacin de un show, si se realizar una actividad extra al evento, seguros del equipamiento y del personal, diseo y envo de invitaciones, honorarios de asesores profesionales: como por ejemplo contadores, abogados, escribanos, arquitectos, etc. Los costos variables, s van a estar determinados segn la cantidad de asistentes. Entre ellos debes tener en cuenta: el material de acreditacin para los asistentes (credenciales, programas, folletera, merchandising, regalos o souvenirs, portafolios, invitaciones, diplomas, etc.), eventos extra como un acto de apertura o un cocktail, almuerzos y cenas, propinas, transporte si hay ms de una sede o si se ofrece servicio de transfer punto a punto a los asistentes, estacionamientos, personal temporario para los das del evento, computadoras y mobiliario para el sector de acreditacin, servicio de coffee break y catering, gastos bancarios, gastos de personal de seguridad y limpieza, etc. Adems de estos costos, es importante tener en cuenta que pueden existir una serie de imprevistos o contingencias durante el evento y por este motivo sera bueno contar con un dinero extra para poder cubrirlos. La teora recomienda que sea entre un 10% y 15% de los posibles ingresos. Que es el comit organizador El "Comit Organizador", pieza clave y principal rgano gestor del congreso. Un comit, es por definicin:

1. Comisin de personas encargadas para un asunto. 2. rgano dirigente de un partido poltico o de una de sus secciones, o de cualquier otro tipo de organizacin. Este equipo de trabajo estar compuesto por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el congreso, as como personas representantes de instituciones afines a estas materias de reconocida capacidad profesional. La estructura bsica de un comit organizador es: - Presidente. - Vicepresidente. - Secretario. - Vocales y Coordinadores. Que son los patrocinadores: Se refiere a aquella persona fsica o moral, que apoya econmicamente a otra para el alcance de sus objetivos. Esto significa que la publicidad est asociada al patrocinio de una forma muy importante Permisos legales: Son los pasos a seguir para poder realizar un evento en este caso utilizaremos como ejemplo a la alcalda de Baruta Solicitud de permiso para presentar espectculos pblicos Requisitos Descargar y llenar planilla de solicitud. Carta solicitando el permiso dirigida al SEMAT, indicando si se efectuar algn expendio eventual o expendio de licores. Fotocopia de la Cdula de Identidad del solicitante y del representante legal de la empresa (legible).

Original y copia de carta o autorizacin emitida por el propietario del establecimiento donde se efectuar el evento o espectculo.

Copia del documento Constitutivo Estatutario de la empresa organizadora del espectculo.

Copia legible del Registro de Informacin Fiscal (RIF).

Copia de la inscripcin y/o renovacin del Registro de Promotores y Organizadores de Espectculos Pblicos del Municipio (vigente).

Copia del programa del espectculo y contrato del artista, de ser el caso.

Croquis de la organizacin del evento, mostrando salidas de emergencia, escenario, puestos de comida, etc.

Cheque de Gerencia por un monto equivalente al 10% del valor total de las entradas que se destinarn a la venta, as como de las entradas de cortesa a nombre de Alcalda del Municipio Baruta.

Original y copia del pago de la Tasa Administrativa, por un monto equivalente a cuatro (4) Unidades Tributarias, por concepto de solicitud del permiso.

Consignar toda la boletera que pondrn a la venta y los tickets de cortesa para ser sellados. Anexar original y copia del pago de la Tasa Administrativa por un monto equivalente a cuatro (4) Unidades Tributarias, por concepto de Sellado.

Realizar los respectivos depsitos en Cuenta N 15-03-47-0000000001-00014-54, a nombre de la Alcalda de Baruta en los bancos recaudadores ubicados en el Municipio (Banesco, Fondo Comn, BOD / Corp Banca, Bancaribe, BNC, Provincial, Exterior y Venezuela este ltimo solo en las agencias de Plaza Las Amricas, Vizcaya, La Trinidad y Las Mercedes).

Original y copia del Certificado de Riesgo Controlado para el evento emitida por Proteccin Civil Baruta.

Original y copia de la Licencia otorgada por la Sociedad de Autores y Compositores de Venezuela (SACVEN).

En caso de que el evento no tenga venta de ninguna ndole, deber anexar comunicacin indicando esto.

En caso de personas autorizadas debern consignar autorizacin original simple y copia de Cdula de Identidad del solicitante y del autorizado.

Para el caso en que se solicite la Exoneracin de los Impuestos deber consignar:

Carta dirigida al ciudadano alcalde solicitando Exoneracin.

Copia del Acta Constitutiva y/o Estatutos de la fundacin o institucin.

Copia legible del Registro de Informacin Fiscal (RIF) de la fundacin o institucin.

Copia de los ejemplares de las obras benficas realizadas por la fundacin.

Cheque de gerencia a nombre de Alcalda del Municipio Baruta, por el monto equivalente a los impuestos que solicitan exonerar.

Nota: Unidad Tributaria a ciento siete bolvares (Bs. 107,00).

- Todos los requisitos debern ser consignados en una carpeta con sus respectivos ganchos y separadores.

- Recuerde que debe retirar su solicitud en los cinco (5) das hbiles.

- Esta planilla debe ser llenada a mquina o letra de molde legible.

- Estimado Contribuyente a solicitud de los bancos recaudadores NO ENDOSE LOS CHEQUES PERSONALES NI DE GERENCIA, el banco lo har automticamente por usted.

Dnde y cundo se tramita? SEDE SERVICIO AUTNOMO MUNICIPAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA (SEMAT)

Direccin: Av. Ro Caura, Centro Empresarial Torre Humboldt, nivel acceso, locales ac-7 / ac-8, Urb. Parque Humboldt.

La seccin E organizo una degustacin de comida mexicana

Motivados por acercar un poco ms la cocina tradicional del pas a los arageos , para dar a conocer los Antojitos Mexicanos en este caso traemos la oportunidad de degustar de una novedosa forma los mticos tacos mexicanos adems de los ya conocidos burritos y los infaltables Nachos por eso les decimos Vengan a disfrutar del sabor de Mxico con nuestro men degustacin.

Contbamos con un presupuesto de: 2300 bs f De los cuales nuestros gastos fueron los siguientes Ingredientes para los burritos, tacos y nachos: Aguacate Carne molida Burritos Tacos Doritos Refrescos Queso fundido Queso Tomates Platos Vasos Servilletas Total: 1700Bsf Gastos de Decoracin: Mesn: 180Bsf Mantelera: 70Bsf Afiches: 100Bsf Volantes: 250Bsf

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA ANTONIO RICAURTE

FASES PARA LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO

Maracay,Febrero 2014

Integrantes Seccion E Publicidad y mercadeo: Brayin perdomo Katherine Gonzales Moises Rojas Yorguelis Moreno Paola Duran Victor Blanco Maikel Rocca Marvin Quiroz Julio Gonzales Izrracel fuentes Jean paul Guevara Yuliana Lorca Nelson Rojas Daniel Carrasco Jaqueline Realza Andrea Montesinos Sherany cutrone