FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN

CTEDRA DE ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS

EXAMEN DE 03 DE FEBRERO DE 2009 PRIMERA PARTE

El tiempo para realizar la prueba de EXAMEN TOTAL es de 3:30 horas. El Examen Total tiene dos partes: cada una tiene 50 puntos. Para aprobar el Examen Total Ud. debe alcanzar como mnimo 50 puntos del total de 100 y adems, el 50% de los puntos asignados a cada parte de la prueba (25 en 50). En esta Primera Parte, Ud. debe elegir una opcin de las tres disponibles y contestar todos los puntos que la integran. Se valorar en la correccin del examen, la presentacin de la prueba, en especial la claridad y prolijidad de la escritura. Evite el uso de los etc.
OPCIN N. 1

1.-DIAGRAMAR la estructura organizativa actual de La Salsera SRL (5 puntos) 2.-ANALIZAR la estructura organizativa actual de La Salsera SRL. y EXPLICAR con claridad los aspectos positivos de dicha estructura as como las fallas o problemas que detecte. (24 puntos) 3.-FORMULAR Y FUNDAMENTAR recomendaciones que le permitan a La Salsera SRL superar las fallas y potenciar las fortalezas analizadas en el punto anterior. (18 puntos). 4.- DIAGRAMAR la nueva estructura organizativa consistente con las recomendaciones formuladas en el punto anterior. (3 puntos)
OPCIN N. 2

1.-ELABORAR el Cuadro de Distribucin del Trabajo de la Seccin Contadura (10 puntos) 2.-ANALIZAR la distribucin del trabajo en dicha Seccin y EXPLICAR con claridad las fallas o problemas que usted detecte as como los aspectos positivos.(25 puntos) 3.-FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones que permitan superar las fallas detectadas y mejorar la distribucin del trabajo en la Seccin Contadura. ELABORAR el nuevo Cuadro de Distribucin del Trabajo basado en las recomendaciones que usted formul . (15 puntos)
OPCIN N 3

1.- DIAGRAMAR el procedimiento Manejo y reposicin de caja chica (5 puntos). 2.-ANALIZAR el procedimiento Manejo y reposicin de caja chica y EXPLICAR las fallas del mismo. (25 puntos) 3.- FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones para un nuevo procedimiento mejorado. (15 puntos) 4.-DISEAR la planilla Excel que completa la Secretaria. (5 puntos) . LA SALSERA SRL CASO DE ESTUDIO La Salsera SRL es una empresa familiar que se dedica actualmente a la produccin y comercializacin de salsas. Fue creada en 1990 y en sus comienzos importaba los productos desde Brasil y los venda solamente en Montevideo. En el ao 2003 la empresa empez a producir las salsas y extendi sus ventas al interior del pas. Actualmente sus clientes son supermercados y comercios mayoristas de todo el pas. Trabajan en La Salsera SRL 54 personas. La distribucin de productos en Montevideo es realizada por personal y camionetas de la empresa, mientras que para el interior del pas dicha distribucin la realiza una empresa contratada. Las ventas en Montevideo representan el 65 % del total. La direccin de la empresa est a cargo de una Gerencia General, apoyada por una unidad de Secretara, integrada por una Secretaria y un Auxiliar. El seor Mauricio Rosas, fundador de la empresa, es el Gerente General de La Salsera SRL. De la Gerencia General dependen: Gerencia Produccin, Gerencia Comercial y

Gerencia Administracin. De la Gerencia Produccin, a cargo de Silvana Mansilla (esposa de Mauricio), dependen: - Departamento de Fbrica, integrado por un Jefe y 10 Operarios, - Departamento de Envasado, integrado por un Jefe y 6 Operarios, - Seccin Depsito, en el que se controlan las materias primas recibidas y adems se conservan, custodian y controlan las existencias de materias primas y productos terminados; est integrada por un Jefe y un Operario; - Seccin Control de Calidad, a cargo del Jefe de Seccin (un ingeniero qumico) y dos Auxiliares (estudiantes de ingeniera). - 4 Operarios que realizan las tareas inherentes a la preparacin de los pedidos, tanto de Montevideo (entregados por la propia empresa) como del interior (entregados por la empresa externa), - 2 Operarios que realizan mantenimiento y limpieza general de la empresa. En el Departamento de Fbrica se preparan todas las salsas a partir de las diferentes materias primas (tomate, ajo, cebolla, aceite, vinagre, condimentos y especies, huevo lquido, conservantes, estabilizantes) las que luego pasan al Departamento de Envasado. Aqu se fracciona, de acuerdo a un plan semanal de envasado, en potes y sachets, y a su vez en la cantidad de producto que contiene cada tipo de envase. El plan semanal de envasado lo realiza el Jefe de Departamento en base a datos histricos. Las compras de materias primas son realizadas directamente por el Jefe de Fbrica, que recibe autoridad funcional del Gerente de Administracin en cuanto a fechas y formas de pago. Cuando compra las materias primas le indica a los Choferes cundo y dnde deben retirarlas.El resto de las compras (que representan un 5 % del total), son realizadas directamente por quienes necesitan la compra, que piden previamente el cheque o dinero a la Secretaria de Seccin Finanzas. De la Gerencia Comercial, a cargo de Alvaro Rosas (hijo de Mauricio), dependen: - 10 vendedores, todos ellos bien conocedores de su trabajo y con mucha experiencia en ventas, que se ocupan de visitar a los clientes y tomar los pedidos que estos formulan. Los 10 se encargan, indistintamente, de las ventas de Montevideo y del interior. Tambin realizan la cobranza de la mercadera vendida en el interior. - 4 Choferes, cada uno asignado a una camioneta, que se encargan de ir a buscar las materias primas y de distribuir los productos vendidos en Montevideo. Las actividades relacionadas con publicidad y promocin las realiza directamente Alvaro, asesorado por Ral Fuentes, integrante de la empresa Foco &Asociados. Alvaro ha dicho que las actividades de ventas y distribucin le insumen mucho tiempo, lo que le impide dedicarse adecuadamente a conseguir nuevos clientes. De la Gerencia Administracin, a cargo de Pablo Hernndez, dependen: - Seccin Finanzas, integrada por 1 Secretaria y 1 Auxiliar Administrativo, que actualmente reportan directamente al Gerente de Administracin, ya que la Jefa de Seccin renunci hace un mes. Esta Seccin se encarga de los pagos (proveedores, sueldos, organismos pblicos), de la cobranza de las ventas de Montevideo, de la recepcin de la cobranza del interior hecha por los vendedores y la gestin de la caja chica. - Seccin Contadura, integrada por 1 Jefe y 4 Auxiliares, que se encargan de las registraciones contables y balancetes, las cuentas corrientes de clientes y proveedores, las conciliaciones bancarias, los clculos de costos y algunas tareas correspondientes a administracin de personal (controlar asistencia, registrar licencias, liquidar sueldos y jornales). Las liquidaciones de impuestos y los clculos de aportes al BPS, as como los respectivos trmites ante organismos de contralor, son realizados por la Cra. Alicia Paiva, externa a La Salsera SRL. ltimamente tanto Mauricio como su Secretaria han recibido reclamos de varios clientes, por incumplimiento de las fechas de entregas de los pedidos. Mauricio consult a Alvaro, quien le dijo:

A menudo los choferes salen en las camionetas a buscar las materias primas sin siquiera avisarme y muchas veces dejan los pedidos sin entregar. Tambin los vendedores han recibido reiterados reclamos. Yo tendra que saber cuando el Jefe de Fbrica compra e indica a los choferes cuando y donde retirar las materias primas, y no enterarme cuando los clientes se quejan porque no recibieron sus pedidos!!. Por su parte, la Cra. Paiva hizo saber a Pablo Hernndez, Gerente de Administracin, que la informacin para efectuar la liquidacin de impuestos mensuales la recibe apenas dos das antes de los vencimientos y en ocasiones con errores. Le manifest la necesidad de contar con dicha informacin por lo menos una semana antes. Pablo traslad la inquietud al Jefe de Contadura quien explic que las tareas relacionadas con administracin de personal se han incrementado, tanto en variedad como en volumen, y ello insume mucho tiempo a sus empleados. Asimismo tambin han aumentado significativamente las compras realizadas a travs de caja chica, lo que implica mayor cantidad de boletas a registrar. Mauricio record que la Cra. Paiva con frecuencia le haba sealado una gran cantidad de carencias en la empresa, como ser la falta de procedimientos estandarizados, problemas en la estructura organizativa y en la distribucin de trabajo, y decidi contratar a Bruno, un estudiante del ltimo ao de la Licenciatura en Administracin, sobrino de Silvana que estaba buscando trabajo. Bruno se reuni con Mauricio y los Gerentes para conocer la empresa y sus problemas, y luego decidi relevar las actividades y tareas de la Seccin Contadura, y el procedimiento de manejo y reposicin de caja chica. El Jefe de Seccin Contadura entreg la siguiente lista de actividades y las listas de tareas por puestos de trabajo: 1. Efectuar registraciones contables en un sistema contable informatizado. 2. Preparar balancetes de saldos mensuales. 3. Llevar y controlar las cuentas corrientes de los clientes y de los proveedores. 4. Efectuar conciliaciones bancarias. 5. Realizar el clculo de costos. 6. Controlar la asistencia del personal mediante relojes automticos. 7. Llevar un registro permanente de licencias de todo el personal. 8. Realizar liquidaciones de sueldos y jornales. 9. Efectuar estadsticas de ausentismo. 10. Elaborar informacin contable. Listas de tareas: Jefe: 1234567Supervisa el personal (30 %) Controla los balancetes de saldos mensuales (10 %) Realiza liquidaciones de jornales (20 %) Controla las conciliaciones bancarias (10 %) Realiza informes sobre ausentismo laboral (10 %) Controla las cuentas corrientes de clientes y proveedores (20 %) Elabora informacin contable.

Auxiliar (Marisa): 1- Controla la asistencia del personal (15 %) 2- Registra los comprobantes de ingresos (boletas y recibos de ventas) (40 %) 3- Realiza liquidaciones de sueldos (15 %) 4- Efecta conciliaciones bancarias (10 %) Auxiliar (Juan) 1- Registra los comprobantes de compras (boletas, facturas y recibos) (40 %)

2- Efecta conciliaciones bancarias (10 %) 3- Controla las cuentas corrientes de los proveedores (25 %) 4- Registra las facturas de venta (20 %) Auxiliar (Romina): 1- Supervisa las registraciones contables (30 %). 2- Registra las inasistencias del personal y efecta cuadros de ausentismo laboral.(10 %) 3- Prepara balancetes de saldos (20 %) 4- Controla cuentas corrientes de clientes que se actualizan automticamente (15 %) 5- Registra los comprobantes de caja chica (25 %) Auxiliar ( Daro) 1- Recibe y controla la documentacin de ingresos y egresos que proviene de Seccin Finanzas (40 %). 2- Controla las cuentas corrientes de los proveedores (30 %). 3- Registra las licencias de todo el personal (10 %) 4- Realiza liquidaciones de sueldos (20 %). Del relevamiento del procedimiento Manejo y reposicin de caja chica, Bruno efectu la siguiente descripcin: La Secretaria de Finanzas tiene a su cargo el manejo de la caja chica. Dicha caja chica asciende a $ 10.000 y est destinada al pago de gastos por importes menores a $ 1.000. Como norma general est autorizado el pago de transportes (mnibus y taxis), cafetera, papelera y correo. Excepcionalmente, y previa autorizacin del Jefe de Finanzas (actualmente el Gerente de Administracin), se abonan otros gastos que no pueden esperar la preparacin del cheque (los cheques se confeccionan los das mircoles). Los $ 10.000 no se gastan en una semana. Procedimiento Manejo y reposicin de caja chica 1) La Secretaria de Finanzas recibe el comprobante ( c), para ser abonado con fondos de la caja chica. 2) Si se trata de un gasto con autorizacin genrica (transporte, cafetera, papelera y correo) lo paga y guarda el comprobante en una caja con llave destinada a tales efectos , donde tambin se guarda el dinero correspondiente a la caja chica.

3) Si se trata de un gasto que requiere autorizacin del Jefe de Finanzas, la Secretaria se lo comunica al Gerente de Administracin, quien lo autoriza verbalmente. La Secretaria verifica que el nombre de la empresa, RUT, valor y descripcin de la mercadera estn correctos y procede a pagarlo. Guarda el comprobante en la caja. Si hay errores, devuelve el comprobante. 4) Todos los martes toma de la caja los comprobantes y los registra en una planilla excel. Suma el total de los importes de comprobantes. 5) Si dicho total es igual o superior al 50 % de la caja chica (es decir $5.000), pone a cada comprobante el sello pagado, imprime la planilla, la firma, y adjunta los comprobantes a la misma. Entrega la planilla y los comprobantes al Gerente de Administracin.

6) El Gerente de Administracin firma la planilla, emite un cheque por el importe total de la planilla, para la reposicin de la caja chica, y lo enva al Gerente General para su firma. Enva planilla firmada y comprobantes a Seccin Contadura para su registracin. 7) La Secretaria recibe del Gerente General el cheque firmado para cobrar en el banco y reponer los fondos utilizados de la caja chica.