LA COMPRA

CONCEPTO y FUNCIONES Toda empresa, por sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mnimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. En este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones: deteccin de la necesidad solicitud y anlisis de alternativas de compra negociacin con los proveedores colocacin de rdenes de compra. (La orden de compra es un documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de compras, al adjudicar aun proveedor dicha operacin) seguimiento y activacin de rdenes de compra. Se refiere al proceso por el cual, una vez emitida la orden de compra, se sigue la produccin y entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos recepcin de efectos comprados almacenaje y registro entrega de los insumos para su utilizacin al sector que originalmente los requiri. Tambin existen actividades complementarias y derivadas de la accin de " compras que forman parte de las funciones de compras: estudio permanente del mercado de oferta, o sea anlisis de proveedores y productos actuales y potenciales formulacin de pronsticos y presupuestos de necesidades en funcin de los consumos previstos fijacin de parmetros para optimizar las decisiones de compras (lotes ptimos de compras, puntos mximos y mnimos de pedido) mantenimiento de registros de existencia (sistema de informacin de los niveles de stock) control de calidad de bienes comprados o

servicios adquiridos. IMPORTANCIA DE LA FUNCIN DE COMPRAS Cuando se pregunta acerca de cmo medir la competitividad en una empresa, la respuesta ms simple es la de medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar continuamente la competitividad de una empresa es la de producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones de los productos/servicios de los que formarn parte (por ejemplo: para producir prendas de vestir para fiestas, las telas a adquirir deben responder a requerimientos de delicadeza, buen gusto, finura y calidad) en las condiciones lo ms ventajosas posibles. De ah se desprende la importancia de la funcin de compras. Se reconocen como condiciones ventajosas para la compra: el precio de compra el plazo de pago el plazo de entrega el servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador (reposicin rpida de piezas defectuosas, servicio tcnico garantizado, asesoramiento) la calidad obtenida en lo que se compra la estabilidad de ese proveedor como tal (ya que sirve de muy poco aprovisionar una empresa con proveedores de los cuales no se sabe si van a estar funcionando normalmente en el momento de una prxima compra, o de solicitarles servicio de posventa).

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de adquisicin de bienes y servicios necesarios para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de compras y de stock. La idea se sustenta en que cada uno de los materiales y/o servicios que se integran a la cadena de produccin tengan la calidad requerida y adems ingresen en el momento justo en que se necesitan, de manera tal de reducir al mnimo posible los niveles de inventario, es decir, de la existencia en depsito de

estos bienes. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: Asegurar el normal flujo de insumos y materiales para las reas que los transforman en los productos o servicios que la empresa comercializa. La distribucin y entrega de producto terminado a los clientes, hacia el/los mercado/s que fueron definidos como objetivos por la direccin. La eficacia de la gestin de compras se medir en funcin de: El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros a la empresa (es decir, que si una empresa se puede abastecer en las cantidades que necesita a menor costo y/o mejores condiciones de financiacin, podr habilitar recursos monetarios para cubrir otras necesidades de corto plazo ) El manejo de stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas para un perodo y, por lo tanto, el normal aprovisionamiento del mercado (si no va a utilizar determinada cantidad de materiales es una prdida econmica y financiera tener paralizado ese capital de trabajo, que podra utilizarse para atender otras necesidades ms urgentes o importantes de la empresa). La habilidad para encontrar fuentes alternativas de abastecimiento, tanto en el pas como en el extranjero (por cuestiones de precio, de existencias o de alianzas con proveedores, etc.) Su posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado, que puedan cumplir su funcin y a ms bajo precio que los que se puedan disear internamente. Tambin de las novedades que se produzcan en cuanto a avances tecnolgicos, cambios de precios o nuevos usos con respecto a dichos insumos (los proveedores, muchas veces pueden constituirse en una fuente de informacin muy importante para poder estudiar el mercado en cuanto a sus novedades). RELACIONES CON OTRAS REAS DE LA EMPRESA

Como todas las reas, Compras no es un compartimiento estanco en la empresa, sino que se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio. En las empresas, el sector de Compras se relaciona con: La Direccin General, a travs de la fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de las tendencias y cambios en el entorno; en lo que involucra a las compras de la empresa. Produccin, a travs de informacin sobre plazos de entrega, costo de materias primas, calidad disponible, fuentes de aprovisionamiento, para el cumplimiento de los programas productivos del sector. Finanzas, en la fijacin de las polticas financieras con las compras, requerimientos de fondos y presupuesto del reaRecepcin y almacenes, en la administracin de la logstica de movimientos y coordinacin de necesidades de espacio, segn la planificacin de entregas y embarques de mercaderas. Contabilidad, para el control de inventarios, costeo de materiales y valorizaciones y provisiones de las compras de bienes y/o servicios ingresados en un perodo a la empresa.
Cada empresa realiza un tipo particular de compras, ya que tiene insumos especficos. Un teatro, por ejemplo, compra servicios pblicos, seguros, papelera comercial y de boletera, adems de elementos tcnicos de vestuario, iluminacin, asientos, escenografa, etc.

Relaciones del sector de Compras con otras reas de la empresa EL REA DE COMPRAS El rea de Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas. Esto sucede porque es el rea que articula las necesidades de produccin de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y, fundamentalmente, porque es el rea en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Histricamente no se le dio suficiente importancia a la funcin de comprar; en cambio hoy en da hay una tendencia a reconocerla como un rea de la empresa asociada a todas las dems con una articulacin significativa. La ubicacin y el tamao del departamento de Compras estn condicionados por distintos factores como pocos o ningn sector de una empresa lo est. Esto se debe a que es el rea desde donde "sale" el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible.
ORGANIZACIN INTERNA: FACTORES QUE CONDICIONAN SU TIPO DE CONFIGURACIN ESTRUCTURAL Existen varios factores que hacen que el departamento de Compras se site en un determinado nivel jerrquico en

la estructura de la empresa, as como tambin su relacin de dependencia en ella. Estos factores son:

1. La naturaleza del negocio al que se dedica la empresa. Si es una empresa industrial/productora, por lo general el rea de compras es un departamento que depende de una gerencia de Produccin (si el tamao fabril es grande y el proceso requiere de. mltiples y voluminosas compras, estos sectores son importantes, aunque no son autnomos). En ciertos casos de empresas productoras, el rea de Compras es una gerencia que tiene el mismo nivel de responsabilidad asignada a la gerencia de Produccin y tambin depende de la gerencia general. En empresas de servicios o comerciales, Compras suele estar situada en la gerencia de Administracin y su tamao no es considerable. Produccin
Recepcin y almacenes

Marketing Contabilidad Finanzas Direccin

COMPRAS
Los expertos en compras de Siderar, una de las grandes siderrgicas ms grande de la Argentina, realizan actualmente todas las compras exclusivamente por Internet

2. El tipo de negocio al que se dedica la empresa Otro de los factores que condiciona la conformacin del rea de Compras es el tipo de negocio al cual se dedica la empresa. Por ejemplo, si el negocio de la empresa est directamente relacionado con la compra, es probable que Compras sea una gerencia de primer nivel con una estructura importante. Ejemplo de ello son los hipermercados (Coto, Carrefour) o los frigorficos, en los cuales el margen de ganancia entre el precio de venta del proveedor y el precio de venta del hipermercado es bajo, por lo que el negocio est sustantivamente definido en una buena gestin de compras. Si se compra a buenos precios, la diferencia econmica es mejor, pues el precio de venta debe ser bajo o, como dicen en sus publicidades "le devolvemos la diferencia". Se produce as un fenmeno de especializacin en las compras. En los hipermercados hay compradores especializados en bazar, otros en productos de alimentacin, etctera. Un riesgo posible para esta rea (y por extensin para la empresa que representa) es que, en la carrera de la competencia e intentando reducir costos, haga que los proveedores salgan del mercado, es decir, que

desaparezcan. Si negocian precios de compra cada vez ms bajos, sus proveedores no podrn obtener el margen de rentabilidad necesaria para poder sobrevivir, crecer o generar utilidades. Esto es tan as que se han firmado convenios entre proveedores y algunos de los principales hipermercados, con clusulas que prohben vender sus productos a los hipermercados a menos del precio que le entrega el proveedor. 3. La especializacin Un condicionante destacable en el tipo de configuracin del rea de Compras es el nivel de conocimientos tcnicos necesarios para efectuar las compras, en funcin del negocio al que la empresa se dedica. Si se deben comprar insumos, maquinarias u otros materiales sofisticados que requieren de amplios conocimientos tcnicos (por ejemplo de ingeniera, biologa, comunicaciones, electrnica, qumica, etctera), la estructura del rea estar conformada por profesionales que se dedicarn no slo a la negociacin de precios y condiciones, sino al estudio de las especificaciones de funcin y calidad de cada producto o material. Incluso cuando el proceso de compras as lo requiere, en ciertos casos hay un especialista por cada tipo de insumo que se necesite comprar. Tambin puede suceder que el rea de Compras no cuente con especialistas y en el momento de la especificacin tcnica consulte a la persona del rea que requiere la compra. Puede suceder, por ejemplo, que sea necesario consultar a un ingeniero industrial del rea de Produccin sobre la especificacin tcnica de algn insumo de produccin o sobre las condiciones de una maquinaria. Desde un punto de vista de su configuracin estructural, el rea de Compras tiene un gerente o jefe y un grupo de analistas que realizan diferentes tareas. Como se dijo, esto es as cuando la dimensin o el tipo de negocio que realiza la empresa lo justifican tcnica y econmicamente. Por lo general, las PyMES no tienen un rea independiente por lo que los responsables de Produccin y/o Ventas son los encargados de realizar las compras.

INFORMACIN DEL SECTOR DE COMPRAS Desde el punto de vista de los procedimientos administrativos para la compra, en general sta se inicia a partir de los requerimientos de los distintos sectores de la empresa y, en algunos casos, se formaliza con un documento escrito. ste es el momento en el que el rea de Compras inicia su gestin. El responsable de esta gestin por el rea de Compras realiza compulsas de precios (la igualdad de insumo o producto a comprar en cuanto a calidad, tiempo de entrega, etctera) y selecciona al proveedor al cual se decide comprar. Enva faxes, e-mails o llama por telfono y recibe cotizaciones, por lo general, por escrito. Luego genera el formulario denominado "orden de compra" para notificar al proveedor que se le ha adjudicado la compra y adems para notificar a las otras reas de la empresa que tienen que tomar conocimiento. El proceso contina con la recepcin de lo adquirido y de la factura para emitir el pago. Todas estas tareas pueden estar a cargo de distintas personas dentro del departamento de Compras o eventualmente fuera del rea de Compras, como puede ser el rea de Recepcin, que suele a su vez depender de Produccin. Poltica de compras

Se denomina poltica de compras a 1os criterios generados desde la direccin de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etctera, que se aplican para realizar todas las adquisiciones de esa compaa. "Comprar es una ciencia" y "comprar bien es vender bien" son frases que bien pueden resumir la definicin de la funcin de compras. Hasta hace algunos aos atrs, la gestin de compras estaba a cargo de alguna persona cuyo principal mrito era resultar confiable a los ojos de la direccin de la empresa, que en muchos casos no le daba importancia a sus posibles capacidades como comprador. Poco a poco se produjo una evolucin de la funcin de compras dando lugar a la profesionalizacin del cargo y crendose una toma de conciencia en la que cada peso ahorrado en compras pas a tener efecto directo sobre las utilidades de la empresa. Esta profesionalizacin devino en el establecimiento de polticas de compras corporativas , para las cuales la funcin de ventas comenz a ser vista por la direccin como una funcin estratgica y, por lo tanto, merecedora de gran atencin, planeamiento, presupuesto y control. En la actualidad, y para ayudar al establecimiento de polticas de compras corporativas, la direccin requiere del profesional de compras: tener excelente capacidad para negociar, a fin de obtener las materias primas y materiales con la ms alta calidad y al menor precio posible contar con capacidad de liderar al personal a su cargo, motivndolo a fin de que se mantenga informado y comprometido y desarrolle su trabajo con honestidad mantenerse actualizado sobre el mercado de manera que pueda tomar, decisiones que aseguren la provisin de materiales requeridos por su empresa seleccionar adecuadamente los proveedores a fin de lograr que certifiquen la calidad de los productos que fabrican y/o proveen reducir la gestin administrativa de compras a los menores niveles posibles, de manera de

satisfacer las necesidades de los sectores internos de la empresa en tiempo y forma. Para ello ser fundamental una adecuada planificacin de compras para un perodo de tiempo determinado (anual - semestral - etc.), apoyada en datos estadsticos de perodos anteriores y proyectada de acuerdo con las expectativas de crecimiento de la empresa contar con conocimiento tcnico sobre las materias primas y materiales que compra. Es inadmisible que se compre sin conocer caractersticas y especificaciones del material que se est adquiriendo. Es importante destacar el concepto del cliente interno para el rea de Compras de una empresa. Se denomina as a la persona o rea interna de la empresa que recibe los resultados del trabajo de otra. Para sus clientes internos, Compras representa el lazo de unin con los productos y servicios. Por lo tanto, un cliente insatisfecho en sus necesidades no podr cumplir adecuadamente con la prestacin del servicio a los clientes externos y, consecuentemente, la empresa comenzar a perderlos. Este concepto implica que toda poltica de compras debe contemplar no slo los deseos de la direccin de la empresa, sino que debe indagar las opiniones y necesidades de cada sector interno que, en mayor o menor medida, consume materiales necesarios para el cumplimiento de sus propios objetivos. Por esto no debe perderse de vista el concepto de calidad en la prestacin de servicios: slo ofreciendo el producto correcto en tiempo y forma, se asegurar el xito en el proceso de satisfaccin al cliente externo. Otro aspecto clave en la poltica de compras es realizar la adecuada seleccin de proveedores, es decir, establecer como objetivo la contratacin de proveedores que renan los requisitos de calidad adecuados y cumplan con los plazos de entrega originalmente previstos, No se trata de esperar a que el proveedor entregue su producto para detectar si cumple o no con las especificaciones requeridas, sino ir evaluando el proceso de fabricacin durante su ejecucin y en el propio domicilio del proveedor. Ya que el compromiso de una empresa con sus clientes es tener disponible el producto que stos desean, debe

esperarse que los proveedores comprendan las necesidades de la empresa, de forma tal de anticipar y asegurar la entrega de los pedidos con calidad. Actualmente, debido a que el mercado es tan competitivo, los clientes cuentan con muchas opciones para elegir; por lo tanto, los productos que se compran deben representar un verdadero valor y proveer alta satisfaccin al cliente. Este concepto debe estar reflejado en la poltica de compra de la empresa. Planeamiento de compras

El sistema de compras es responsable por la adquisicin de todos los recursos que la empresa necesite para desarrollar sus operaciones. La funcin de compras es la vinculacin entre la empresa y los proveedores. El planeamiento de compras

es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa. Dicho planeamiento responde a las siguientes preguntas, que llevan a la toma de decisiones y a la ejecucin de acciones de compra. Qu comprar? Calidad respecto de las necesidades Sustitutos de los productos utilizados Precios teniendo en cuenta calidad A partir de las necesidades se determina la lista de bienes y servicios necesarios para la produccin y para la operacin de toda la empresa, y se prevn sus especificaciones. En qu cantidades comprar? Segn las necesidades Segn la cantidad econmica Segn los descuentos y rebajas A partir del anlisis de las necesidades se evala la cantidad econmica (es decir, el monto a que asciende en dinero la operacin) por comprar Cmo comprar? Procedimiento de compra e importancia monetaria Poltica de compra Segn la importancia del valor monetario de las compras se procede a: Investigacin verbal Investigacin escrita Convocatoria a ofertas por invitacin Convocatoria pblica de ofertas Cundo comprar? Necesidades de los consumidores Necesidades de produccin A quin comprar? Eleccin de los proveedores Interpretaciones comerciales Comprar, fabricar o alquilar Presupuesto de compras Del anlisis del presupuesto de produccin, surgen las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras. Luego de prever los saldos de los materiales existentes en los almacenes, al comienzo de cada perodo se calculan los requerimientos que sern indispensables en cada mes del ao, a fin de cubrir las necesidades de fabricacin (si la empresa es fabril) o de prestacin de servicios, y mantener las existencias en los niveles de stock de seguridad. Adems, para proyectar el futuro esquema de deudas

(denominadas pasivos) habrn de asignarse esas partidas a los principales proveedores -independientemente que se decida comprar a otrospudiendo ser estos locales o extranjeros, con diferentes plazos y formas de financiacin, lo cual conduce a volcarlo en el presupuesto financiero, que deber registrar las salidas de fondos correspondientes. PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRAS: ETAPAS Un proceso habitual de compra se inicia con la identificacin de la necesidad de abastecimiento y finaliza con el registro de los bienes y/o servicios recibidos y adquiridos. Las etapas en este proceso son: 1. Deteccin de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios. 2. Seleccin de proveedores. 3. Seguimiento y recepcin de los pedidos. 4. Almacenamiento y registro de las compras.

1. Deteccin de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios Como se expres anteriormente, cualquier rea de la empresa que requiera mercadera puede consultar disponibilidad en Almacn de la mercadera requerida. De no contar con la existencia solicitada, el Almacn identifica la necesidad de reponer los bienes. Si las compras son programadas (y por lo tanto incluidas en el sistema presupuestario de la empresa), el mismo depsito puede anticiparse y detectar esa necesidad en funcin de los niveles de stock disponible y necesario. El rea de Compras, teniendo conocimiento del ciclo productivo y las diferentes necesidades de materias primas, materiales, productos terminados y otros bienes o servicios, elabora un plan de compras anual,

semestral, y as hasta llegar a una planificacin diaria, incluida en el presupuesto de la empresa, como fue mencionado anteriormente. El rea solicitante (que consumir los bienes o servicios) emite un formulario denominado solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadera, como una forma de controlar qu entregas estn cumplidas y cules tiene pendientes. Actualmente hay programas de computacin que cubren todos los requerimientos y pasos del proceso de stock y compras, reduciendo el proceso administrativo de papeleo, acelerando los tiempos y asegurando la calidad de la informacin. Incidencia de las compras en el manejo del stock Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se reciben las mercaderas, transcurre un tiempo considerable en el cual, de no contar con los bienes, se podra llegar aparar la produccin por no disponer de suficientes insumos para realizarla. El stock tiene como propsito conocer las existencias de los productos terminados, materias primas o productos intermedios; y de la disponibilidad para su venta o para seguir con la produccin (en el caso de materias primas o productos intermedios). Siempre ha sido motivo de preocupacin en las empresas la cantidad mnima en las que se debe determinar el momento de la recompra para que no queden desprovistas de materias primas, de productos intermedios y terminados. Tambin se ha indicado que efectuar compras es un proceso que "parte de pedidos de cotizacin a los proveedores, negociacin de las condiciones de compra, confirmacin de sta para finalmente recibir las mercaderas adquiridas. A esto hay que sumarle el control que se efecta en el momento del ingreso para establecer si lo pedido y entregado coinciden en cantidad y calidad. Existen mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento ptimo para realizarlos pedidos. Esto trae aparejado que la influencia de las compras de una empresa sobre su manejo de stocks es importante, ya que un atraso en el circuito de adquisiciones puede llegar a retrasar o incluso paralizar la actividad de una empresa si esto no es debidamente controlado, seguido y perfeccionado. La planificacin de los stocks se debe efectuar

juntamente con la determinacin de la poltica de compras de la empresa, para que los mecanismos internos productivos no se resientan, no se generen ansiedades y se pueda manejar de una mejor forma la negociacin con los proveedores; por ejemplo, si la empresa debe comprar "de urgencia", sus condiciones de negociacin con los proveedores sern menos ventajosas en cuanto a precios y plazos.
Sector: expresa necesidad de abastecimiento Emite solicitud de compra Gerencia: detecta necesidad de reponer mercadera Compras: analiza pedido y contacta proveedores Proveedores: entregan mercadera Compras decepciona el pedido y lo enva a Almacenes registrando la adquisicin de bienes y/o servicios

Asimismo, la gestin dinmica y efectiva de las compras llevar a un manejo ms flexible de los stocks, posibilitando a las empresas efectuar ms detalladamente una administracin de las existencias. Rpidas reposiciones evitarn frenos en los procesos productivos, menor ansiedad ante los faltantes y, en consecuencia, mayor capacidad de decisin. De esta manera, programando el consumo de m sumos en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de stos, fijando un punto de repedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia.
Esquema de punto de pedido de mercadera en un proceso productivo
(1) Lote de compra: cantidad adquirida del bien

2. Seleccin de proveedores La bsqueda, evaluacin y seleccin de proveedores es una tarea que debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Para contactarse con proveedores se puede recurrir a revistas especializadas, a la gua telefnica, a catlogos, a las cmaras de fabricantes, a ex-

posiciones, a bsquedas por Internet, a ferias internacionales, etctera. Se definen los posibles proveedores evaluando los siguientes aspectos: precios y condiciones de pago plazos de entrega capacidad tcnica y real de produccin calidad de los productos controles de calidad que aplican permanencia en el mercado fiabilidad posibilidades futuras de evolucin formas de contratacin lneas de productos que manejan posibilidades de asociacin situacin econmico-financiera El sector de Compras realiza pedidos de cotizaciones a los proveedores que se encuentren en condiciones de cumplir con las especificaciones estipuladas. Luego, en funcin de las cotizaciones que se presenten, selecciona al proveedor que resulte capaz, responsable y con quien se llegue a un acuerdo sobre factores de calidad, garanta, servicio, tiempo de entrega, precio y condiciones financieras. Una vez elegido el proveedor, se emite la orden de compra, documento mediante el cual el proveedor y el comprador se comprometen a cumplir las condiciones pactadas, es decir, el proveedor a cumplir con todos los requerimientos y el cliente apagarle segn las condiciones acordadas. Alianzas estratgicas con proveedores Todas las empresas, y por extensin las organizaciones en general, necesitan diversidad de recursos como materias primas y repuestos para la produccin, fondos (prstamos); energa, gas, equipamientos y servicios variados para fabricar sus productos o realizar sus servicios. Histricamente se consider al proveedor como una unidad separada de la propia empresa, lo que produjo muchos problemas de articulacin entre la planificacin y la operacin de las empresas. Poda suceder que las fechas previstas las condiciones de calidad de fabricacin y/o los estndares a alcanzar no se cumplieran, por lo que ambas empresas se vean perjudicadas, en algn caso
Punto de pedido Lote de compra (1)

Inventario de seguridad Tiempo Consumo hasta punto de pedido Lapso de reaprovisionamiento

por incremento de costos al tener que volver a hacer lo requerido, en otros casos por problemas con los clientes por mala calidad en los insumos, etctera. Con el transcurso del tiempo y el surgimiento de nuevas herramientas para la gestin empresaria; se comenz a advertir la necesidad de una mejor relacin y articulacin entre proveedores y clientes. Desde entonces se ha buscado disear mecanismos para perfeccionar la relacin entre ambas partes con un beneficio mutuo ya que para el proveedor la empresa es su cliente y necesita "cerrar" negocios con ella para asegurar su supervivencia y/o crecimiento. De una modalidad en la cual el negocio se cerraba en el momento de la venta, se pas a la idea de que el negocio mutuo se cierra en el momento que las condiciones de satisfaccin para ambas partes se realizan cuando ambas cumplen con los requerimientos recprocos en los trminos acordados en la situacin de la compra. As, cualquier episodio que afecte al proveedor "gatilla" situaciones peligrosas en la empresa. Lo mismo sucede cuando hay situaciones problemticas en el cliente: huelgas, problemas de calidad, de economa nacional, con los proveedores, afectan los planes de la empresa, generan mayores costos y devienen en una, disminucin de la competitividad de ambas empresas. Ambas partes tienen, entonces, un inters mutuo. La mejora de la relacin derivar en: aumento de la calidad, ya que ambas partes realizarn todas las diligencias posibles para cumplir con los requerimientos (necesidades) solicitados en la compra disminucin del costo, ya que al ajustar los procesos de produccin bajo mejora continua de ellos, incorporando tecnologa y especializacin y una planificacin

coordinada, tiende a disminuir los costos de los productos y generar mayor competitividad en el mercado reduccin del tiempo de entrega, porque sta se ajusta a las posibilidades y necesidades de ambas partes. Se reduce el costo de almacenamiento y se optimiza el transporte de los productos, lo que nuevamente redunda en menores costos asegurar el negocio para ambas partes. La suma de todos los componentes anteriores permite a proveedor y cliente coordinar buenos negocios para ambos, en el cual ninguno tomar ventajas sustantivas del otro porque considera que lo necesita. Otra forma de relacin proveedor-cliente es el abastecimiento en una sola fuente. Se trata de acuerdos con un solo proveedor cuando los materiales o materias primas que ste proporciona son de alta calidad. El riesgo que tiene la relacin con un solo proveedor es convertirse en "cautivo" de l, con el riesgo de que sea el proveedor quien establezca un tipo de relacin ganarperder en lugar de ganar-ganar. Este riesgo se evala en relacin con la reduccin de costos que se produce al tener un solo proveedor (o pocos de ellos), ya que de esta manera se ahorra un tiempo considerable en consultas. Este modelo de alianza estratgica con el proveedor, que se da a travs de compras garantizadas en las que ambas partes programan en forma acordada sus respectivas producciones, tiende a producir una mejora sustantiva en la operatoria y rentabilidad de ambas empresas y, a la vez, al reducir la cantidad de empresas operando en el mercado, produce en el largo plazo un fenmeno de concentracin empresaria. Con el transcurso del tiempo, las alianzas estratgicas han desdibujado los tradicionales lmites de las empresas y es bastante frecuente encontrar especialistas, tanto del cliente como del proveedor, en la generacin de operatorias que mejoren los negocios entre ambas partes,

conociendo en ambos casos la programacin de produccin, los mtodos e incluso los costos y la rentabilidad de cada uno. Ya no es slo la cuestin de alguien que pide (cliente) y alguien que provee (proveedor), sino que se trata de conjuntos de especialistas que se renen permanentemente para evaluar la operacin como un negocio con- junto y, fundamentalmente, para disear posibilidades y coordinar acciones de negocios para el futuro.
Este caso se da en empresas de gran dimensin que cuentan con proveedores de importancia (un ejemplo es PepsiCo

Argentina, que efectu una alianza estratgica con la embotelladora Baesa, para el diseo y produccin de envases para sus bebidas), o de cooperativas, como es el caso de SanCor, una empresa formada por productores lecheros de Santa Fe y Crdoba, que aportan a la fbrica la materia prima para la elaboracin de sus productos y que son sostenidos por la rentabilidad de empresas cooperativas. En el sistema JIT (just in time) la relacin estratgica cliente-proveedor es de alto valor agregado, ya que de la exactitud de la operatoria del proveedor depende la posibilidad de produccin del cliente. Sin duda este sistema produce un bajo costo de almacenaje y una mejora en los pronsticos de compra por lo que no son necesarios espacios para stocks, el movimiento financiero relacionado con l se ve reducido y la operatoria de la empresa asegurada.
LA INTEGRACIN VERTICAL

Algunas empresas, considerando que es una oportunidad en trminos econmicos o estratgicos, se han convertido en sus propios proveedores, desarrollando una empresa nueva que provea algunas materias primas principales a la empresa cliente, lo que genera un proceso denominado "de integracin vertical", que permite asimismo controlar nivel de calidad, tiempos de entrega y costos. Para algunas compaas esta forma de actuar resulta altamente efectiva en tanto integra procesos en diferentes partes y asegura la entrega prioritariamente a su propia empresa cliente. La comunicacin fluye ms rpido entre las empresas y las necesidades corresponden a la estrategia del grupo empresario

(que comprende a ambas empresas). Un ejemplo sera una empresa de fastfood (comida rpida) que adquiera un campo para criar vacas y siga as el proceso con diversas empresas hasta llegar a la elaboracin de la hamburguesa. De la misma manera se podra pensar en un proceso inverso. Una cadena de venta de hamburguesas que dependa de proveedores que hagan las hamburguesas podra ir "verticalizando" la empresa adquiriendo o desarrollando una fbrica de hamburguesas que priorice las entregas a una empresa del propio grupo y luego continuar con la compra de campos con ganadera para cerrar el ciclo de empresa vertical. Adems de realizar un conglomerado empresario, se produce un proceso de articulacin proveedor-cliente que potencia el ahorro (reduccin de costos) y facilita la coordinacin de acciones entre las partes.
3. Seguimiento y recepcin de los pedidos

El rea de Compras debe realizar un seguimiento de los pedidos realizados a los proveedores, constatando el plazo de entrega y la cantidad y calidad de los insumos que recibe. Antes de la entrega de la mercadera, el rea que la recibe debe estar informada del momento y transporte en que va a llegar para poder programar los ingresos de los diferentes proveedores. Una vez arribada la mercadera, el rea que la recibe, que puede denominarse Recepcin, debe certificar que se cumplen las condiciones de entrega acordadas y generar un formulario que se denomina parte de recepcin. La calidad de los insumos es condicin necesaria para garantizar la calidad de los productos/servicios que producir la empresa. Es por esto que se debe asegurar la calidad de la mercadera recibida. Muchas empresas no pueden aguardar hasta el momento de recepcin para asegurar la calidad debido a los tiempos requeridos, de este modo la constatan mientras todava son posesin del proveedor, o durante el proceso de fabricacin del proveedor, concurriendo a su fbrica y constatando la calidad durante el proceso para evitar problemas al finalizar

la fabricacin. Cuando el control se realiza durante el proceso se pueden corregir anticipadamente problemas de calidad.
CONTROL DE INGRESOS y EGRESOS DE LAS COMPRAS

Las principales empresas en el mundo (sobre todo las manufactureras) reconocen que el control de ingresos y egresos de mercaderas es un factor estratgico que otorga ventajas competitivas esenciales. Esto conduce a relacionar coherentemente el inventario, la produccin y los beneficios. En las empresas, el control de ingresos se efecta por lo general en el sector de Recepcin de mercaderas, que suele encontrarse en la gerencia de Produccin. En cuanto a las salidas, el sector encargado del control es conocido como sector de Despacho y tambin pertenece ala gerencia de Produccin. Desarrollar un sistema de control de inventarios que sea eficaz implica: Un s6lido plan de materiales: a travs del cual se controlen las cantidades pedidas, las fechas en que se reciben los pedidos y las fechas en que se vuelven a solicitar, en coordinacin con posibles alteraciones en los planes de produccin. Este plan es la base de todo el sistema. El compromiso para llevar a cabo el plan: se requiere compromiso a fechas especficas para los pedidos ya los tiempos de espera hasta la entrega; a fin de evitar costos innecesarios del inventario que se generan en errores administrativos en la gestin de compras. Una evaluacin constante: hay que revisar permanentemente los sistemas de inventario para prevenir potenciales problemas en ellos. Los tiempos en cuanto a la correccin de errores en el inventario

no siempre son los esperados o necesarios para las empresas y se pueden generar serios inconvenientes en la operatoria. Es preferible prevenir que curar.

La insistencia en mantener registros exactos de inventarios: esto se puede efectuar a travs de fichas de inventario o de sistemas computarizados ms sofisticados. Lo importante es concentrar recursos, energa y tiempo en ajustar constantemente el seguimiento y control de existencias para prevenir errores. Un correcto control de ingresos y egresos de materiales o mercaderas de una empresa le brinda numerosos beneficios, dentro de los cuales se pueden mencionar: a) Favorecer el servicio al cliente: disponer de inventario significa que el producto est disponible cuando los clientes estn dispuestos a comprarlo. Obviamente, si no est disponible, los clientes no reciben el servicio y la empresa pierde esa venta y tambin otras ventas en el futuro. El servicio de entrega es uno de los puntales importantes al momento de definir una venta. b) Facilitar la flexibilidad en la produccin: la mayora de las empresas productoras fabrican ms de un producto con la misma maquinaria y en las mismas instalaciones. c) Promover la certeza en la produccin y en las operaciones: la demanda del producto final y la provisin de materiales siempre contienen algo de incertidumbre cuando se planifican. Los inventarios sirven como una proteccin en contra de los efectos de
la incertidumbre. Muchas empresas mantienen los llamados stocks de seguridad, que actan a modo de reservas para las ocasiones en que se pronostica en forma errnea.

d) Fomentar beneficios a travs de la especulacin de los precios: existen empresas que, en determinados momentos (por ejemplo, en pocas de mayor inflacin), obtienen beneficios comprando productos a bajos precios y almacenndolos hasta que stos aumenten, para luego venderlos y as obtener beneficios. Si bien no es el propsito principal, en algunos contextos es una estrategia ms para sobrevivir a tiempos difciles.
4. Almacenamiento y registro de las compras

Los materiales que se han recibido conformes en Recepcin se entregan al Depsito o Almacn junto con el informe de calidad y el parte de recepcin. Este parte incluye un control cuantitativo, o sea de coincidencia entre lo comprado y lo que lleg.

Una vez ocurrido esto, se le informa al rea de Compras, que a su vez Informa a las reas administrativas correspondientes para que se proceda a liquidar el pago a los proveedores, y luego archiva la documentacin correspondiente. En las empresas que se manejan con centros de costos, la contabilidad le asigna el costo de la compra al sector solicitante. El Almacn acomoda los nuevos bienes y los registra actualizando el inventario de existencias (sistema de stock) para informar a las reas solicitantes sobre su arribo. En el Almacn se custodian fsicamente los bienes hasta tanto sean entregados a las reas solicitantes. Como se explic anteriormente, los sistemas computarizados proveen hoy informacin .en el momento sobre el registro de las entradas y salidas de stock.
MODALIDADES DE COMPRA No todas las empresas compran de la misma manera. Los distintos factores que hacen a su negocio llevan a las empresas a comprar de diferentes formas en funcin de obtener las mejores ventajas y al menor costo posible. Algunas de las principales modalidades de compras son: Compra habitual de pedidos locales: se denominan compras locales alas que se realizan cerca del establecimiento empresario. Es el procedimiento normal de abastecimiento de una empresa para satisfacer las necesidades de aprovisionamiento a largo plazo, a fin de aprovechar la capacidad de produccin de empresas cercanas geogrficamente. Compras en el exterior: en los casos en que los proveedores locales no puedan satisfacer las condiciones se recurre a proveedores de otros pases. Esta prctica es cada vez ms habitual por los bajos costos que esto implica si el precio en el pas de origen es ms conveniente. Para este tipo de compra hay que considerar algunas particularidades, como por ejemplo: clculos de los costos de nacionalizacin de los productos (trmite para ingresar y utilizar un producto en el pas);
Las empresas combinan sus modalidades de compra. Los negocios todo x $2 suelen comprar en el exterior el 90% de los productos que comercializan. Sin embargo, deben comprar en un vivero local para mantener su provisin de plantas

tipo de moneda en que se efectan las operaciones; .caractersticas y efectos jurdicos del contrato; tiempos de fabricacin en el exterior y de transporte. Se debe tener en cuenta que el transporte areo es mucho ms caro que el transporte martimo, pero ste a su vez es mucho ms lento, por lo que si el abastecimiento se hace por barco la empresa incrementar costos porque deber contar con almacenes para conservar los productos y que no falten en existencia. Compra de bienes de uso: se refiere a la adquisicin de aquellos bienes que aumentan el activo fsico* de la empresa. Generalmente, debido ala gran inversin que representan, deben ser autorizadas por niveles jerrquicos superiores. Este tipo de bienes no son de renovacin frecuente y se les asigna un valor de vida til en funcin del desgaste y las innovaciones permanentes, que le van restando valor hasta hacerlo poco significativo. Existen disposiciones impositivas que sugieren cul es el tiempo de vida til que tienen los bienes para su afectacin en la contabilidad de la empresa y que en general son respetados por sta. Compra de servicios: por lo general, si son de una determinada importancia, se instrumenta a travs de contratos por un lapso determinado para que personal externo brinde apoyo puntual en actividades de produccin o administracin. Por ejemplo, la tercerizacin de la reparacin del parque de computadoras de una empresa. Esto elimina la existencia de personal interno afectado ala tarea por lo que reduce costos y tiende, como propsito, a concentrar al personal de la empresa en el desarrollo de los objetivos especficos de sta. Compras por fondo fijo: el fondo fijo es un monto menor que se les otorga a los diferentes sectores para que realicen compras que no requieren la intervencin de personal del rea. Se trata de compras menores o servicios pequeos, que no justifican el costo y el tiempo ni la intervencin del rea de Compras. Las reas tienen as pequeas sumas asignadas presupuestariamente, a las que pueden acudir para el movimiento diario. Por ejemplo: la compras urgentes para reponer artculos de librera, compras de caf' para el sector, pagar algn trmite menor, pagar un remise, etctera.

Compras por licitaciones: este tipo de compras puede realizarse en un mbito pblico (empresa, institucin pblica) o privado (empresas u organizaciones no gubernamentales) a travs de un concurso competitivo abierto. Los requisitos formales establecen que estas compras constan de un pliego de condiciones que estipula: detalle de las especificaciones de los bienes a

adquirir; condiciones de la adquisicin (plazo, lugar, modalidad de pago, etctera); condiciones con las que deben contar las empresas oferentes de los bienes; precios, descuentos, plazo, garanta, etctera, que presentar el licitador.
Las compras por licitacin implican un proceso que se extiende desde el llamado a concurso hasta el anlisis y la posterior adjudicacin al ganador; bajo las mismas condiciones conocidas y aceptadas en los pliegos.

1. Deteccin de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios Como se expres anteriormente, cualquier rea de la empresa que requiera mercadera puede consultar disponibilidad en Almacn de la mercadera requerida. De no contar con la existencia solicitada, el Almacn identifica la necesidad de reponer los bienes. Si las compras son programadas (y por lo tanto incluidas en el sistema presupuestario de la empresa), el mismo depsito puede anticiparse y detectar esa necesidad en funcin de los niveles de stock disponible y necesario. El rea de Compras, teniendo conocimiento del ciclo productivo y las diferentes necesidades de materias primas, materiales, productos terminados y otros bienes o servicios, elabora un plan de compras anual, semestral, y as hasta llegar a una planificacin diaria, incluida en el presupuesto de la empresa, como fue mencionado anteriormente. El rea solicitante (que consumir los bienes o servicios) emite un formulario denominado solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadera, como una forma de controlar qu entregas estn cumplidas y cules tiene pendientes. Actualmente hay programas de computacin que cubren todos los requerimientos y pasos del proceso de stock y compras, reduciendo el proceso administrativo de papeleo, acelerando los tiempos y asegurando la calidad de la informacin. Incidencia de las compras en el manejo del stock Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se reciben las mercaderas, transcurre un tiempo considerable en el cual, de no contar con los bienes, se podra llegar aparar la produccin por no disponer de suficientes insumos para realizarla. El stock tiene como propsito conocer las existencias de los productos terminados, materias primas o productos intermedios; y de la disponibilidad para su venta o para seguir con la produccin (en el caso de materias primas o productos intermedios). Siempre ha sido motivo de preocupacin en las

empresas la cantidad mnima en las que se debe determinar el momento de la recompra para que no queden desprovistas de materias primas, de productos intermedios y terminados. Tambin se ha indicado que efectuar compras es un proceso que "parte de pedidos de cotizacin a los proveedores, negociacin de las condiciones de compra, confirmacin de sta para finalmente recibir las mercaderas adquiridas. A esto hay que sumarle el control que se efecta en el momento del ingreso para establecer si lo pedido y entregado coinciden en cantidad y calidad. Existen mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento ptimo para realizarlos pedidos. Esto trae aparejado que la influencia de las compras de una empresa sobre su manejo de stocks es importante, ya que un atraso en el circuito de adquisiciones puede llegar a retrasar o incluso paralizar la actividad de una empresa si esto no es debidamente controlado, seguido y perfeccionado. La planificacin de los stocks se debe efectuar juntamente con la determinacin de la poltica de compras de la empresa, para que los mecanismos internos productivos no se resientan, no se generen ansiedades y se pueda manejar de una mejor forma la negociacin con los proveedores; por ejemplo, si la empresa debe comprar "de urgencia", sus condiciones de negociacin con los proveedores sern menos ventajosas en cuanto a precios y plazos.
Sector: expresa necesidad de abastecimiento Emite solicitud de compra Gerencia: detecta necesidad de reponer mercadera Compras: analiza pedido y contacta proveedores Proveedores: entregan mercadera Compras decepciona el pedido y lo enva a Almacenes registrando la adquisicin de bienes y/o servicios

Asimismo, la gestin dinmica y efectiva de las compras llevar a un manejo ms flexible de los

stocks, posibilitando a las empresas efectuar ms detalladamente una administracin de las existencias. Rpidas reposiciones evitarn frenos en los procesos productivos, menor ansiedad ante los faltantes y, en consecuencia, mayor capacidad de decisin. De esta manera, programando el consumo de m sumos en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de stos, fijando un punto de repedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia.
Esquema de punto de pedido de mercadera en un proceso productivo
(1) Lote de compra: cantidad adquirida del bien

2. Seleccin de proveedores La bsqueda, evaluacin y seleccin de proveedores es una tarea que debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Para contactarse con proveedores se puede recurrir a revistas especializadas, a la gua telefnica, a catlogos, a las cmaras de fabricantes, a exposiciones, a bsquedas por Internet, a ferias internacionales, etctera. Se definen los posibles proveedores evaluando los siguientes aspectos: precios y condiciones de pago plazos de entrega capacidad tcnica y real de produccin calidad de los productos controles de calidad que aplican permanencia en el mercado fiabilidad posibilidades futuras de evolucin formas de contratacin lneas de productos que manejan posibilidades de asociacin situacin econmico-financiera El sector de Compras realiza pedidos de cotizaciones a los proveedores que se encuentren en condiciones de cumplir con las especificaciones estipuladas. Luego, en funcin de las cotizaciones que se presenten, selecciona al proveedor que resulte capaz, responsable y con quien se llegue a un acuerdo sobre factores de calidad, garanta, servicio, tiempo de entrega, precio y condiciones financieras. Una vez elegido el proveedor, se emite la orden de compra, documento mediante el cual el proveedor y el comprador se comprometen a cumplir las condiciones pactadas, es decir, el proveedor a

cumplir con todos los requerimientos y el cliente apagarle segn las condiciones acordadas. Alianzas estratgicas con proveedores Todas las empresas, y por extensin las organizaciones en general, necesitan diversidad de recursos como materias primas y repuestos para la produccin, fondos (prstamos); energa, gas, equipamientos y servicios variados para fabricar sus productos o realizar sus servicios. Histricamente se consider al proveedor como una unidad separada de la propia empresa, lo que produjo muchos problemas de articulacin entre la planificacin y la operacin de las empresas. Poda suceder que las fechas previstas las condiciones de calidad de fabricacin y/o los estndares a alcanzar no se cumplieran, por lo que ambas empresas se vean perjudicadas, en algn caso
Punto de pedido Lote de compra (1) Inventario de seguridad Tiempo Consumo hasta punto de pedido Lapso de reaprovisionamiento

por incremento de costos al tener que volver a hacer lo requerido, en otros casos por problemas con los clientes por mala calidad en los insumos, etctera. Con el transcurso del tiempo y el surgimiento de

nuevas herramientas para la gestin empresaria; se comenz a advertir la necesidad de una mejor relacin y articulacin entre proveedores y clientes. Desde entonces se ha buscado disear mecanismos para perfeccionar la relacin entre ambas partes con un beneficio mutuo ya que para el proveedor la empresa es su cliente y necesita "cerrar" negocios con ella para asegurar su supervivencia y/o crecimiento. De una modalidad en la cual el negocio se cerraba en el momento de la venta, se pas a la idea de que el negocio mutuo se cierra en el momento que las condiciones de satisfaccin para ambas partes se realizan cuando ambas cumplen con los requerimientos recprocos en los trminos acordados en la situacin de la compra. As, cualquier episodio que afecte al proveedor "gatilla" situaciones peligrosas en la empresa. Lo mismo sucede cuando hay situaciones problemticas en el cliente: huelgas, problemas de calidad, de economa nacional, con los proveedores, afectan los planes de la empresa, generan mayores costos y devienen en una, disminucin de la competitividad de ambas empresas. Ambas partes tienen, entonces, un inters mutuo. La mejora de la relacin derivar en: aumento de la calidad, ya que ambas partes realizarn todas las diligencias posibles para cumplir con los requerimientos (necesidades) solicitados en la compra disminucin del costo, ya que al ajustar los procesos de produccin bajo mejora continua de ellos, incorporando tecnologa y especializacin y una planificacin coordinada, tiende a disminuir los costos de los productos y generar mayor competitividad en el mercado reduccin del tiempo de entrega, porque sta se ajusta a las posibilidades y necesidades de ambas partes. Se reduce el costo de almacenamiento y se optimiza el transporte de los productos, lo que nuevamente redunda en menores costos asegurar el negocio para ambas partes. La suma de todos los componentes anteriores permite a proveedor y cliente coordinar

buenos negocios para ambos, en el cual ninguno tomar ventajas sustantivas del otro porque considera que lo necesita. Otra forma de relacin proveedor-cliente es el abastecimiento en una sola fuente. Se trata de acuerdos con un solo proveedor cuando los materiales o materias primas que ste proporciona son de alta calidad. El riesgo que tiene la relacin con un solo proveedor es convertirse en "cautivo" de l, con el riesgo de que sea el proveedor quien establezca un tipo de relacin ganarperder en lugar de ganar-ganar. Este riesgo se evala en relacin con la reduccin de costos que se produce al tener un solo proveedor (o pocos de ellos), ya que de esta manera se ahorra un tiempo considerable en consultas. Este modelo de alianza estratgica con el proveedor, que se da a travs de compras garantizadas en las que ambas partes programan en forma acordada sus respectivas producciones, tiende a producir una mejora sustantiva en la operatoria y rentabilidad de ambas empresas y, a la vez, al reducir la cantidad de empresas operando en el mercado, produce en el largo plazo un fenmeno de concentracin empresaria. Con el transcurso del tiempo, las alianzas estratgicas han desdibujado los tradicionales lmites de las empresas y es bastante frecuente encontrar especialistas, tanto del cliente como del proveedor, en la generacin de operatorias que mejoren los negocios entre ambas partes, conociendo en ambos casos la programacin de produccin, los mtodos e incluso los costos y la rentabilidad de cada uno. Ya no es slo la cuestin de alguien que pide (cliente) y alguien que provee (proveedor), sino que se trata de conjuntos de especialistas que se renen permanentemente para evaluar la operacin como un negocio con- junto y, fundamentalmente, para disear posibilidades y coordinar acciones de negocios para el futuro.
Este caso se da en empresas de gran dimensin que cuentan con proveedores de importancia (un ejemplo es PepsiCo

Argentina, que efectu una alianza estratgica con la embotelladora Baesa, para el diseo y produccin de envases para sus bebidas), o de cooperativas, como es el caso de SanCor, una empresa formada por productores lecheros de Santa Fe y Crdoba, que aportan a la fbrica la materia prima para la elaboracin de sus productos y que son sostenidos por la rentabilidad de empresas cooperativas. En el sistema JIT (just in time) la relacin estratgica cliente-proveedor es de alto valor agregado, ya que de la exactitud de la operatoria del proveedor depende la posibilidad de produccin del cliente. Sin duda este sistema produce un bajo costo de almacenaje y una mejora en los pronsticos de compra por lo que no son necesarios espacios para stocks, el movimiento financiero relacionado con l se ve reducido y la operatoria de la empresa asegurada.
LA INTEGRACIN VERTICAL

Algunas empresas, considerando que es una oportunidad en trminos econmicos o estratgicos, se han convertido en sus propios proveedores, desarrollando una empresa nueva que provea algunas materias primas principales a la empresa cliente, lo que genera un proceso denominado "de integracin vertical", que permite asimismo controlar nivel de calidad, tiempos de entrega y costos. Para algunas compaas esta forma de actuar resulta altamente efectiva en tanto integra procesos en diferentes partes y asegura la entrega prioritariamente a su propia empresa cliente. La comunicacin fluye ms rpido entre las empresas y las necesidades corresponden a la estrategia del grupo empresario (que comprende a ambas empresas). Un ejemplo sera una empresa de fastfood (comida rpida) que adquiera un campo para criar vacas y siga as el proceso con diversas empresas hasta llegar a la elaboracin de la hamburguesa. De la misma manera se podra pensar en un proceso inverso. Una cadena de venta de hamburguesas que dependa de proveedores que hagan las hamburguesas podra ir "verticalizando" la empresa adquiriendo o desarrollando una fbrica de hamburguesas que priorice las entregas a una empresa del propio grupo y

luego continuar con la compra de campos con ganadera para cerrar el ciclo de empresa vertical. Adems de realizar un conglomerado empresario, se produce un proceso de articulacin proveedor-cliente que potencia el ahorro (reduccin de costos) y facilita la coordinacin de acciones entre las partes.
3. Seguimiento y recepcin de los pedidos

El rea de Compras debe realizar un seguimiento de los pedidos realizados a los proveedores, constatando el plazo de entrega y la cantidad y calidad de los insumos que recibe. Antes de la entrega de la mercadera, el rea que la recibe debe estar informada del momento y transporte en que va a llegar para poder programar los ingresos de los diferentes proveedores. Una vez arribada la mercadera, el rea que la recibe, que puede denominarse Recepcin, debe certificar que se cumplen las condiciones de entrega acordadas y generar un formulario que se denomina parte de recepcin. La calidad de los insumos es condicin necesaria para garantizar la calidad de los productos/servicios que producir la empresa. Es por esto que se debe asegurar la calidad de la mercadera recibida. Muchas empresas no pueden aguardar hasta el momento de recepcin para asegurar la calidad debido a los tiempos requeridos, de este modo la constatan mientras todava son posesin del proveedor, o durante el proceso de fabricacin del proveedor, concurriendo a su fbrica y constatando la calidad durante el proceso para evitar problemas al finalizar la fabricacin. Cuando el control se realiza durante el proceso se pueden corregir anticipadamente problemas de calidad.
CONTROL DE INGRESOS y EGRESOS DE LAS COMPRAS

Las principales empresas en el mundo (sobre todo las manufactureras) reconocen que el control de ingresos y egresos de mercaderas es un factor estratgico que otorga ventajas competitivas esenciales. Esto conduce a relacionar coherentemente el inventario, la produccin y los beneficios. En las empresas, el control de ingresos se efecta por lo general en el sector de Recepcin de mercaderas, que suele encontrarse en la gerencia de Produccin.

En cuanto a las salidas, el sector encargado del control es conocido como sector de Despacho y tambin pertenece ala gerencia de Produccin. Desarrollar un sistema de control de inventarios que sea eficaz implica: Un s6lido plan de materiales: a travs del cual se controlen las cantidades pedidas, las fechas en que se reciben los pedidos y las fechas en que se vuelven a solicitar, en coordinacin con posibles alteraciones en los planes de produccin. Este plan es la base de todo el sistema. El compromiso para llevar a cabo el plan: se requiere compromiso a fechas especficas para los pedidos ya los tiempos de espera hasta la entrega; a fin de evitar costos innecesarios del inventario que se generan en errores administrativos en la gestin de compras. Una evaluacin constante: hay que revisar permanentemente los sistemas de inventario para prevenir potenciales problemas en ellos. Los tiempos en cuanto a la correccin de errores en el inventario

no siempre son los esperados o necesarios para las empresas y se pueden generar serios inconvenientes en la operatoria. Es preferible prevenir que curar. La insistencia en mantener registros exactos de inventarios: esto se puede efectuar a travs de fichas de inventario o de sistemas computarizados ms sofisticados. Lo importante es concentrar recursos, energa y tiempo en ajustar constantemente el seguimiento y control de existencias para prevenir errores. Un correcto control de ingresos y egresos de materiales o mercaderas de una empresa le brinda numerosos beneficios, dentro de los cuales se pueden mencionar: a) Favorecer el servicio al cliente: disponer de inventario significa que el producto est disponible

cuando los clientes estn dispuestos a comprarlo. Obviamente, si no est disponible, los clientes no reciben el servicio y la empresa pierde esa venta y tambin otras ventas en el futuro. El servicio de entrega es uno de los puntales importantes al momento de definir una venta. b) Facilitar la flexibilidad en la produccin: la mayora de las empresas productoras fabrican ms de un producto con la misma maquinaria y en las mismas instalaciones. c) Promover la certeza en la produccin y en las operaciones: la demanda del producto final y la provisin de materiales siempre contienen algo de incertidumbre cuando se planifican. Los inventarios sirven como una proteccin en contra de los efectos de
la incertidumbre. Muchas empresas mantienen los llamados stocks de seguridad, que actan a modo de reservas para las ocasiones en que se pronostica en forma errnea.

d) Fomentar beneficios a travs de la especulacin de los precios: existen empresas que, en determinados momentos (por ejemplo, en pocas de mayor inflacin), obtienen beneficios comprando productos a bajos precios y almacenndolos hasta que stos aumenten, para luego venderlos y as obtener beneficios. Si bien no es el propsito principal, en algunos contextos es una estrategia ms para sobrevivir a tiempos difciles.
4. Almacenamiento y registro de las compras

Los materiales que se han recibido conformes en Recepcin se entregan al Depsito o Almacn junto con el informe de calidad y el parte de recepcin. Este parte incluye un control cuantitativo, o sea de coincidencia entre lo comprado y lo que lleg. Una vez ocurrido esto, se le informa al rea de Compras, que a su vez Informa a las reas administrativas correspondientes para que se proceda a liquidar el pago a los proveedores, y luego archiva la documentacin correspondiente. En las empresas que se manejan con centros de costos, la contabilidad le asigna el costo de la compra al sector solicitante. El Almacn acomoda los nuevos bienes y los registra actualizando el inventario de existencias (sistema de stock) para informar a las reas solicitantes sobre su arribo. En el Almacn se custodian fsicamente los bienes hasta tanto sean entregados a las reas

solicitantes. Como se explic anteriormente, los sistemas computarizados proveen hoy informacin .en el momento sobre el registro de las entradas y salidas de stock.
MODALIDADES DE COMPRA No todas las empresas compran de la misma manera. Los distintos factores que hacen a su negocio llevan a las empresas a comprar de diferentes formas en funcin de obtener las mejores ventajas y al menor costo posible. Algunas de las principales modalidades de compras son: Compra habitual de pedidos locales: se denominan compras locales alas que se realizan cerca del establecimiento empresario. Es el procedimiento normal de abastecimiento de una empresa para satisfacer las necesidades de aprovisionamiento a largo plazo, a fin de aprovechar la capacidad de produccin de empresas cercanas geogrficamente. Compras en el exterior: en los casos en que los proveedores locales no puedan satisfacer las condiciones se recurre a proveedores de otros pases. Esta prctica es cada vez ms habitual por los bajos costos que esto implica si el precio en el pas de origen es ms conveniente. Para este tipo de compra hay que considerar algunas particularidades, como por ejemplo: clculos de los costos de nacionalizacin de los productos (trmite para ingresar y utilizar un producto en el pas);
Las empresas combinan sus modalidades de compra. Los negocios todo x $2 suelen comprar en el exterior el 90% de los productos que comercializan. Sin embargo, deben comprar en un vivero local para mantener su provisin de plantas

tipo de moneda en que se efectan las operaciones; .caractersticas y efectos jurdicos del contrato; tiempos de fabricacin en el exterior y de transporte. Se debe tener en cuenta que el transporte areo es mucho ms caro que el transporte martimo, pero ste a su vez es mucho ms lento, por lo que si el abastecimiento se hace por barco la empresa incrementar costos porque deber contar con almacenes para conservar los productos y que no falten en existencia. Compra de bienes de uso: se refiere a la adquisicin de aquellos bienes que aumentan el activo fsico* de la empresa. Generalmente, debido ala gran inversin que representan, deben ser autorizadas por niveles jerrquicos

superiores. Este tipo de bienes no son de renovacin frecuente y se les asigna un valor de vida til en funcin del desgaste y las innovaciones permanentes, que le van restando valor hasta hacerlo poco significativo. Existen disposiciones impositivas que sugieren cul es el tiempo de vida til que tienen los bienes para su afectacin en la contabilidad de la empresa y que en general son respetados por sta. Compra de servicios: por lo general, si son de una determinada importancia, se instrumenta a travs de contratos por un lapso determinado para que personal externo brinde apoyo puntual en actividades de produccin o administracin. Por ejemplo, la tercerizacin de la reparacin del parque de computadoras de una empresa. Esto elimina la existencia de personal interno afectado ala tarea por lo que reduce costos y tiende, como propsito, a concentrar al personal de la empresa en el desarrollo de los objetivos especficos de sta. Compras por fondo fijo: el fondo fijo es un monto menor que se les otorga a los diferentes sectores para que realicen compras que no requieren la intervencin de personal del rea. Se trata de compras menores o servicios pequeos, que no justifican el costo y el tiempo ni la intervencin del rea de Compras. Las reas tienen as pequeas sumas asignadas presupuestariamente, a las que pueden acudir para el movimiento diario. Por ejemplo: la compras urgentes para reponer artculos de librera, compras de caf' para el sector, pagar algn trmite menor, pagar un remise, etctera.

Compras por licitaciones: este tipo de compras puede realizarse en un mbito pblico (empresa, institucin pblica) o privado (empresas u organizaciones no gubernamentales) a travs de un concurso competitivo abierto. Los requisitos formales establecen que estas compras constan de un pliego de condiciones que estipula: detalle de las especificaciones de los bienes a adquirir; condiciones de la adquisicin (plazo, lugar, modalidad de pago, etctera); condiciones con las que deben contar las empresas oferentes de los bienes; precios, descuentos, plazo, garanta, etctera, que presentar el licitador.
Las compras por licitacin implican un proceso que se extiende desde el llamado a concurso hasta el anlisis y la posterior adjudicacin al ganador; bajo las mismas condiciones conocidas y aceptadas en los pliegos.