SUPERINTENDNCIA DE CONTROLE INTERNO - SCI GERNCIA DE AO PREVENTIVA - GEAP COORDENAO DE AO PREVENTIVA - COAP

MANUAL DE FISCALIZAO DA LIQUIDAO DE DESPESA (MFLD)

GOINIA, JULHO DE 2009 1 EDIO

Manual de Liquidao

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Equipe Tcnica ANDR DA SILVA GOES GILSON GERALDO VALRIO DO AMARAL ANTNIO FBIO JUB RIBEIRO JUSSARA VELOSO SOARES

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APRESENTAO

A Superintendncia de Controle Interno da Secretaria da Fazenda tem como misso proporcionar economicidade, eficincia, eficcia, efetividade e eqidade Gesto Governamental, avaliando o cumprimento das metas, comprovando a legalidade e a legitimidade dos atos, pautando sempre pela tica e transparncia, com o objetivo de garantir a otimizao dos gastos pblicos e, assim, alcanar o desenvolvimento econmico e social. Partindo dessa premissa e considerando que a agilidade dos procedimentos de anlise, fiscalizao, controle e avaliao proporcionam aos Gestores Pblicos uma melhor aplicao dos recursos tornam-se imprescindvel uma maior ateno e cumprimento aos princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade e transparncia. Institudo constitucionalmente, o Sistema de Controle Interno objetiva ainda fiscalizar, acompanhar, orientar e auxiliar os rgos da Administrao Pblica do Poder Executivo Estadual, bem como disponibilizar elementos suficientes para que os atos de gesto oramentria, financeira, contbil e patrimonial sejam desenvolvidos dentro desses princpios. Para consecuo desses objetivos a SCI pautar suas aes em trs vertentes: PREVENO - por meio de orientaes preventivas e expedies e proposies de atos normativos referentes a procedimentos administrativos de planejamento, programao, execuo, fiscalizao, controle e avaliao. FISCALIZAO - por meio de aes de inspees contnuas efetuadas nos rgos e entidades da Administrao Pblica, utilizando-se das tcnicas de acompanhamento e verificao de procedimentos administrativos, com expedio de despachos e manifestaes de carter detectivo e corretivo.

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___________________________________________________________________ AUDITORIA - por meio de aes de auditoria devidamente tipificadas com intuito de verificao da legalidade e regularidade dos atos administrativos em relao ao planejamento, programao, execuo, fiscalizao, controle e avaliao da gesto pblica. Para tanto foi desenvolvido Manual de Fiscalizao da Liquidao de Despesa (MFLD) para utilizao por todos os agentes/servidores que atuam no mbito do Controle Interno do Poder Executivo, em suas aes especficas elementares.

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SUMRIO 1. INTRODUO ........................................................................................................ 6 2. CONCEITO ............................................................................................................. 7 3. PROCEDIMENTOS DA LIQUIDAO ................................................................... 9 4. LIQUIDAO NO SIOFI-NET............................................................................... 12 4.1. Modalidades de Empenho para Liquidao da Despesa ............................. 12 4.2. Empenho Ordinrio ......................................................................................... 12 4.3. Empenho Global .............................................................................................. 12 4.4. Empenho Estimativo ....................................................................................... 13 4.5. Aspectos a serem observados na Liquidao.............................................. 13 4.6. Efetuar a Liquidao no ms de Competncia ............................................. 14 4.7. Liquidao no SiofiNet ................................................................................... 15 4.8. Incluso de Cdigo de Realizao SIGEPLAN no Empenho .................... 21 6. ANULAO DA LIQUIDAO ............................................................................ 23 6.1. Selecionar a opo Liq. Despesa................................................................... 23 6.2. Selecionar a opo Anular Liquidao ......................................................... 24 6.3. Informar a unidade oramentria e o ms do empenho .............................. 25 6.4. Selecionar o seqencial da dotao por exemplo: 001 ............................ 26 6.5. Selecionar o empenho por exemplo: 2008 5301 001 00002 ...................... 27 6.6. Selecionar o documento a ser anulado Total ou Parcialmente................... 28 6.7. Na Liquidao de valor R$ 400,00 Anular R$ 100,00 ................................. 29 6.8. Tela de Confirmao da Validao ................................................................ 29 6.9. Tela de Sucesso da Anulao da Liquidao ............................................... 30 7. DA FISCALIZAO ............................................................................................. 31 8. CONSULTA LIQUIDAO ................................................................................... 32 8.1. Selecionar a opo Liq. Despesa > Consultas Liq.Despesa > Liquidao 32 8.2. Informar dados para consulta da liquidao ................................................ 33 8.3. Selecionar o seqencial da dotao conforme o empenho ........................ 34 8.4. Selecionar o nmero do empenho................................................................. 35 8.5. Selecionar o nmero do documento de liquidao a ser consultado ........ 36 8.6. Finalmente a opo para verificao do Histrico da Liquidao .............. 37

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1. INTRODUO A Superintendncia de Controle Interno (SCI) da Secretaria da Fazenda disponibiliza para consulta o presente Manual de Liquidao de Despesa (MLD) objetivando consolidar em um nico documento as principais normas pertinentes liquidao da despesa pblica. Os procedimentos aqui definidos, com base nas Leis ns 4.320/64, 8.666/93 e 101/2000, alcanam os rgos da administrao direta e as entidades autrquicas, fundacionais e fundos especiais, no mbito do Poder Executivo Estadual, e devero ser observados pelos servidores que atuam na execuo oramentria, financeira, administrativa, patrimonial, bem assim por aqueles que atuam na fiscalizao.

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___________________________________________________________________ 2. CONCEITO A Lei n 4.320/64, de 17 de maro de 1964, que esta belece normas gerais de Direito Financeiro para elaborao e controle dos oramentos e balanos da Unio, dos Estados, dos Municpios e do Distrito Federal, estabelece em seus artigos 62 e 63 as normas para a regular liquidao da despesa e o respectivo conceito:
Art. 62. O pagamento da despesa s ser efetuado quando ordenado aps sua regular liquidao. Art. 63. A liquidao da despesa consiste na verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito. 1 Essa verificao tem por fim apurar: I - a origem e o objeto do que se deve pagar; II - a importncia exata a pagar; III - a quem se deve pagar a importncia, para extinguir a obrigao. 2 A liquidao da despesa por fornecimentos feitos ou servios prestados ter por base: I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo; II - a nota de empenho; III - os comprovantes da entrega de material ou da prestao efetiva do servio.

Nessa esteira, o prof. Heraldo da Costa Reis, em A Lei n 4.320/64 comentada e a Lei de Responsabilidade Fiscal, 31 edio, p. 149 e 150, leciona:

Trata-se de verificar o direito do credor ao pagamento, isto , verificar se o

implemento de condio foi cumprido. Isto se faz com base em ttulos e documentos. Muito bem, mas h um ponto central a considerar: a verificao objetiva do cumprimento contratual. O documento apenas o aspecto formal da

processualstica. A fase de liquidao deve comportar a verificao in loco do cumprimento da obrigao por parte da contratante. Foi a obra, por exemplo, construda dentro das especificaes contratadas? Foi o material entregue dentro das especificaes estabelecidas no edital de concorrncia ou de outra forma de licitao? Foi o servio executado dentro das especificaes? O mvel entregue corresponde ao pedido? E assim por diante. Trata-se de uma espcie de auditoria de obras e servios fantasmas.

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___________________________________________________________________ O 1 demonstra claramente a finalidade da liquidao, que tem por objetivo:

1.

apurar a origem e o objeto do que se deve pagar, ou seja, a razo ou a

necessidade do gasto e o objetivo que deveria ter sido alcanado. O simples fato de o oramento autorizar despesas, ou seja, a utilizao de recursos ou insumos alocados aos vrios projetos e atividades, no implica realizaes sem obedincia s prioridades estabelecidas. A finalidade precpua da liquidao da despesa , pois, a verificao com bastante rigor da origem e do objetivo do gasto;

2.

apurar a importncia exata a pagar ou contratada. Essa apurao deve ser

feita por meio de documentao prpria, exigida no 2 retro transcrito. E quando constatada e comprovada a inadimplncia contratual, dever ser aplicada a multa que todo contrato perfeito deve estabelecer;

3.

apurar a quem se deve pagar a importncia para extinguir a obrigao, o que

tambm dever ser feito por meio da documentao exigida.

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___________________________________________________________________ 3. PROCEDIMENTOS DA LIQUIDAO 3.1. A liquidao da despesa, considerada a segunda fase de processamento dos gastos pblicos, dar-se- em observncia aos seguintes procedimentos, mormente, com a identificao processual e in loco: a) da origem e do objeto que se deve pagar; b) da importncia exata a ser paga; c) a quem se deve pagar a importncia para extino da obrigao.

3.1.1. A identificao da origem e do objeto que se deve pagar, ou seja, a razo ou a necessidade do gasto e o objetivo que deveria ter sido alcanado, ser realizada por meio da verificao objetiva do cumprimento contratual, conforme citado no captulo conceitual da liquidao; consiste na verificao, in loco, pelo contratante, da obrigao executada pelo contratado. Assim, dever ser observado, por exemplo, se: a) a obra foi construda dentro das especificaes contratadas; b) o material foi entregue dentro das especificaes estabelecidas no contrato; c) o servio foi executado de acordo com as especificaes contratadas.

3.1.2. Para a identificao da exata importncia a ser paga, bem como do respectivo credor, devero ser observados os seguintes documentos, consistentes entre si:

a) contrato, ajuste, acordo ou instrumento congnere; b) nota de empenho; c) comprovante de entrega do bem ou da prestao do servio (nota fiscal/fatura/recibo/freqncia de servidores/termo definitivo/outros).

3.1.3 Os comprovantes de despesa/entrega de que trata a alnea c do subitem anterior contero obrigatoriamente:

a) razo social e endereo do fornecedor do bem ou prestador do servio; b) data de emisso; c) natureza da operao; _______________________________________________________________9
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___________________________________________________________________ d) razo social completa do contratante (rgo e/ou entidade); e) especificao detalhada do bem entregue ou do servio prestado; f) valores unitrios e globais da despesa; g) destaque dos impostos devidos e, quando aplicvel, do valor da reteno para a Previdncia Social nos termos do Art. 154 da Instruo Normativa n 3/2005; h) data da entrega do bem ou do servio prestado; i) prazo de validade; j) cdigo fiscal de operaes e prestaes (CFOP) nas notas fiscais de venda de produtos e/ou equipamentos com incidncia do ICMS; h) em se tratando de documentos fiscais sujeitos a desonerao do ICMS, dever ser verificado o devido destaque e desconto do valor no documento fiscal.

Observaes: a especificao da despesa no deve limitar-se a atestar que o bem foi entregue ou o servio foi prestado, mas sim referir-se sua realidade, seguindo as especificaes constantes no contrato e na nota de empenho; no caso de realizao de obras e servios de engenharia, a contratada deve ser instruda a anexar ao documento de despesa, com referncia ao nmero da nota fiscal, todos os documentos exigidos pelo contrato, e quais os servios executados so decorrentes da medio efetuada, no se limitando a caracterizar que a despesa refere-se a pagamento, por exemplo, da parcela 3/10 ou da 3 medio.

3.2 A identificao, no documento comprobatrio da despesa, de que o bem foi entregue ou o servio foi prestado, ser realizada mediante aposio de carimbo contendo a data do recebimento e a assinatura e identificao do (s) responsvel (eis); deve-se observar com rigor o disposto na Lei n 8.666/93, art.15, 8, para os casos nela previstos, ou seja, obrigatoriedade de instituio de comisso de recebimento composta por, no mnimo, 3 (trs) membros, nas aquisies cujos valores superem o limite estabelecido no art. 23, para a modalidade convite.

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___________________________________________________________________ 3.3 O pagamento decorrente da parcela referente a contratao de obras, servios e aquisio de bens somente poder ocorrer aps a verificao do cumprimento do objeto contratual pelo fornecedor de bens ou prestador de servios, tomando por base as obrigaes que deveriam ser realizadas por ele.

3.4 Para as obras e servios, o documento referente a ltima parcela somente poder ser liquidado com a incluso nos autos do termo definitivo, em atendimento ao art. 73 da Lei n 8.666/93.

3.5 Em se tratando de mercadoria fornecida por meio de Nota Fiscal Eletrnica, acompanha a mesma o DANF no qual consta a chave de acesso (seqncia de numrica) que digitada no endereo nfe.sefaz.go.gov.br gerar o documento eletrnico para verificao, ou atravs do Suporte da Nota Fiscal Eletrnica no telefone 0300-210-1994 podero ser obtidas maiores informaes.

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4. LIQUIDAO NO SIOFI-NET 4.1. Modalidades de Empenho para Liquidao da Despesa

A liquidao da despesa, no SIOFI-NET, ser realizada de acordo com as seguintes modalidades de empenho: a) ordinrio; b) global; c) por estimativa.

4.2.

Empenho Ordinrio

Considerando que uma das caractersticas dos empenhos ordinrios de que o valor total da despesa previamente conhecido, a liquidao das despesas decorrentes desses empenhos dever ser realizada de uma s vez, registrando-se o valor total do ttulo/documento comprobatrio. Entretanto, suponha-se uma liquidao em que tenha sido oferecido um desconto pelo contratado: nesse caso, a liquidao ser realizada pelo valor lquido. Eventuais saldos de empenho, no utilizados aps a liquidao, devero ser anulados, pois no ser permitida sua utilizao para outro fim.

4.3.

Empenho Global

Nos empenhos globais a liquidao ser efetivada de forma parcial, desde que o montante a ser pago esteja em conformidade com as parcelas estabelecidas no contrato, ajuste, acordo ou instrumento congnere e com a especificao contida na nota de empenho. O valor da parcela liquidada ser equivalente ao montante escriturado no documento comprobatrio, isto , a liquidao parcelada se dar pelo efetivo valor registrado na nota fiscal ou fatura.

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4.4.

Empenho Estimativo

A liquidao da despesa decorrente de empenhos efetivados por estimativa, cujo valor a ser pago pelo bem ou pela prestao do servio desconhecido, dever ser processada aps a verificao: a) do bem fornecido ou do servio prestado, devendo estar em conformidade com o estabelecido contratualmente; b) da importncia exata a ser paga, o que ser determinante para identificar a necessidade, se for o caso, da realizao de empenho complementar.

4.5.

Aspectos a serem observados na Liquidao

Para todos os casos ainda devero ser observados os seguintes aspectos: a) cumprimento s exigncias estabelecidas no contrato, convnio, acordo, ajuste ou instrumento congnere; b) conformidade do documento comprobatrio de despesa com a nota de empenho e com a legislao pertinente; c) se a primeira via da nota fiscal/fatura consta do processo e no contm rasuras, emendas e entrelinhas; d) se a entrega do material ou a execuo do servio foi realizada dentro do prazo e de acordo com as especificaes, quantidades e preos contratados; e) se o CNPJ constante da nota fiscal o mesmo utilizado no empenho/contrato; f) se o cdigo fiscal da operao e prestao - CFOP constante na nota fiscal de mercadorias est em conformidade com a natureza da operao realizada (conforme tabela obtida no endereo www.sefaz.go.gov.br/legislacao/consulta.asp,

selecionando o anexo IV do RCTE). Por exemplo, se uma nota fiscal com o cdigo 5.922 - Lanamento efetuado a ttulo de simples faturamento decorrente de venda para entrega futura for apensada a processo de despesa, esta no poder ser aceita por no se tratar de nota fiscal de entrega de mercadoria; g) se foram aplicadas as multas previstas em caso de descumprimento contratual ou se sua no cobrana fora justificada e/ou ratificada por autoridade superior.

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4.6.

Efetuar a Liquidao no ms de Competncia

Aps a confirmao da entrega dos servios e/ou produtos, estando o documento comprobatrio devidamente atestado, com o cumprimento das orientaes previstas nos itens anteriores, a data da liquidao no SIOFI-NET dever ser efetuada

observando o respectivo ms de competncia.

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4.7.

Liquidao no SiofiNet

No Sistema de Programao e Execuo Oramentria e Financeira (SiofiNet), essa fase processada com o preenchimento dos campos a seguir arrolados: a) selecionar a opo Liq. Despesa > Liquidar Despesa conforme figura abaixo;

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b) Na prxima tela (abaixo) preencher os campos exerccio, rgo/unidade, dotao e n empenho, selecionando a opo incluir;

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___________________________________________________________________ c) selecionar o tipo de documento em conformidade com aquele apresentado nos respectivos processos de despesa;

d) caso o documento selecionado seja nota fiscal, alm das informaes relacionadas nos itens seguintes dever ser informada a srie, modelo e sua data de validade; e) o nmero do documento dever ser preenchido somente com o nmero deste; no devero ser apostas informaes adicionais tais como: parte 1, total etc. f) a data do documento refere-se data constante no documento comprobatrio e no data da liquidao no sistema; g) no campo valor dever ser colocado o valor total do documento comprobatrio liquidado (j deduzidos os possveis descontos concedidos, desonerao do ICMS e multas aplicadas); h) o cdigo de realizao/obra (SIGEPLAN) dever constar da nota de empenho; poder ser includo no empenho outros cdigos de realizao, desde que compatvel com o programa/ao em execuo e com o empenho emitido; _______________________________________________________________17
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___________________________________________________________________ i) o histrico dever ser preenchido relacionando o tipo de servio, produto e/ou equipamento a que se refere e, em caso de despesa de natureza

continuada/mensal, o perodo correspondente, e aps o preenchimento de todos os campos selecione a opo continuar.

Observao: No caso de obras o histrico deve relacionar o objeto do contrato, a parcela do cronograma ou a medio e o perodo a que se refere, e a fonte de recursos que ser utilizada para pagamento.

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___________________________________________________________________ j) estando todos os dados preenchidos de forma correta conforme relacionados na tela seguinte/abaixo confirme a incluso da liquidao selecionando a opo sim.

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___________________________________________________________________ 4.8. Incluso de Cdigo de Realizao SIGEPLAN no Empenho

Para Incluso de um Cdigo de Realizao SIGEPLAN no Empenho Validado ou no, a fim de se apropriar a despesa corretamente em cdigo que no foi informado no momento da incluso do empenho, acesse o mdulo Execuo Oramentria, no submenu Incluir Realizao no Empenho.

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5. PRINCIPAIS OCORRNCIAS NA LIQUIDAO

A ttulo de exemplificao seguem as principais ocorrncias verificadas na fase de liquidao da despesa, j abordados neste manual, e que devem ser objeto de verificao e fiscalizao: a) material ou servio entregue em desacordo com o contrato, ajuste, acordo e/ou nota de empenho; b) comprovante sem preenchimento correto de todos os campos relacionados no item 3.1.3. deste manual; c) despesas com valores superiores ao limite de convite, recebidas por comisso inferior a 03 (trs) membros; d) comprovante entregue com rasuras, emendas ou entrelinhas; e) ausncia da primeira via original da nota fiscal/fatura; f) liquidao parcial do comprovante apresentado; g) preenchimento incorreto no SIOFI-NET dos campos referentes a liquidao de despesa (vide item 4.4); h) CNPJ/CPF registrado no empenho divergente do documento comprobatrio; i) Cdigo Fiscal da Operao CFOP, do documento fiscal incompatvel com a aquisio/prestao efetuada; (vide item 4.2, f)

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___________________________________________________________________ 6. ANULAO DA LIQUIDAO O SIOFI-NET permitir eventuais anulaes de liquidao. Os eventos a seguir relacionados so exemplos de aes que ensejam anulaes de modo a evitar pagamentos de despesas sem que haja o efetivo e regular processamento: a) lanamento a maior no SIOFI-NET; b) erro de operao e/ou digitao; c) aplicao do desconto do ICMS sobre mercadorias e prestao de servios destinados Administrao Estadual, Direta, Autrquica e Fundacional, para os casos previstos na legislao; d) devoluo de mercadorias e/ou recusa no recebimento de prestao de servios, sendo que as devolues de mercadorias tero que ser feitas por intermdio de nota fiscal (avulsa se for o caso) que tero que ser formalizadas no processo de despesa.

6.1.

Selecionar a opo Liq. Despesa

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___________________________________________________________________ 6.2. Selecionar a opo Anular Liquidao

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___________________________________________________________________ 6.3. Informar a unidade oramentria e o ms do empenho

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6.4.

Selecionar o seqencial da dotao por exemplo: 001

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6.5.

Selecionar o empenho por exemplo: 2008 5301 001 00002

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___________________________________________________________________ 6.6. Selecionar o documento a ser anulado Total ou Parcialmente

Nmero do Documento - 12345678912345678912

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___________________________________________________________________ 6.7. Na Liquidao de valor R$ 400,00 Anular R$ 100,00

6.8.

Tela de Confirmao da Validao

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___________________________________________________________________ 6.9. Tela de Sucesso da Anulao da Liquidao

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___________________________________________________________________ 7. DA FISCALIZAO 7.1. No momento da validao do rascunho da OP, o agente de controle interno dever:

7.1.1. verificar se as recomendaes constantes neste manual foram cumpridas;

7.1.2. proceder, por amostragem, visitas in loco nos almoxarifados setoriais com vistas a confrontar os registros de entrada com o respectivo documento de recebimento;

7.1.2.1 verificar, tambm, os dados de sada daqueles setores objetivando apurar o saldo final em estoque;

7.1.3. no caso de prestao de servios terceirizados, verificar junto ao gestor do contrato, periodicamente, se a quantidade de empregados postos disposio da administrao equivalente ao disposto no instrumento contratual; 7.1.4. checar os procedimentos efetuados no SIOFI-NET, acessando a tela relativa consulta da liquidao conforme item seguinte. 7.1.5. constatado o descumprimento de alguma das orientaes contidas neste manual dever ser solicitado a devida correo pela unidade administrativa por meio de diligncia, sem prejuzo dos registros nos sistemas prprios de inspeo (SRI).

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___________________________________________________________________ 8. CONSULTA LIQUIDAO 8.1. Selecionar a opo Liq. Despesa > Consultas Liq.Despesa > Liquidao

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___________________________________________________________________ 8.2. Informar dados para consulta da liquidao

Na prxima tela seguinte preencher os campos exerccio, rgo/unidade, ms do empenho (a ser verificado no empenho), selecionando a opo consultar;

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8.3.

Selecionar o seqencial da dotao conforme o empenho

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8.4.

Selecionar o nmero do empenho

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8.5.

Selecionar o nmero do documento de liquidao a ser consultado

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___________________________________________________________________ 8.6. Finalmente a opo para verificao do Histrico da Liquidao

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O dia em que todos tiverem VOCAO PARA O PROGRESSO, e ganharem seu sustento por meio de sua prpria capacidade, teremos uma sociedade mais justa, equilibrada e feliz. (Jussara Veloso Soares - 2006)

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