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Guia de Leitura de
Agosto de 2013
Superintendncia de Avaliao e Desenvolvimento Institucional Universidade Federal da Bahia - UFBA 1
Sumrio
Orientaes Gerais O que um PO? Estrutura Bsica de um PO Cabealho Glossrio de Termos Objetivo Documentos de Referncia Responsabilidades Procedimentos Formulrios e Modelos Correlatos Controle de Registros Fluxograma Rodap Contato
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Orientaes Gerais
Este guia tem como objetivo orientar a leitura e correta compreenso das informaes dispostas nos procedimentos operacionais (POs) da UFBA. Deve-se evitar a impresso dos POs. Eles podem ser alterados, por isso deve-se sempre verificar a ltima verso disponvel no site (www.ufba.br/manualprocedimentos).
O que um PO?
Procedimento Operacional (PO) uma descrio detalhada de todas as operaes necessrias para a realizao de uma atividade, ou seja, um roteiro padronizado para realizar uma atividade. Eles so a base da gesto cotidiana; eles so estveis, mas podem ser aperfeioados em funo das necessidades de trabalho. O objetivo bsico de um PO o de garantir, mediante uma padronizao, os resultados esperados por cada tarefa executada.
A padronizao importante, pois minimiza a ocorrncia de desvios na execuo de tarefas dentro da Universidade, independente de quem as realize.
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Estrutura Bsica de um PO
Um PO composto por:
1. Cabealho 6. Procedimentos 7. Formulrios e Modelos Correlatos 8. Controle de Registros
2. Glossrio de Termos
3. Objetivo 4. Documentos de Referncia 5. Responsabilidades
9. Fluxograma
10. Rodap
Importante
Alguns elementos mencionados nesta apresentao podem no estar presentes em certos POs por motivos, como: Inexistncia (temporria) da informao; ou
Dificuldade de controle. Estas informaes sero acrescidas em novas verses ao longo do tempo.
Cabealho
Aqui voc encontra todos as informaes necessrias correta identificao do PO.
Unidade: Refere-se a um rgo da Administrao Central ou a uma Unidade Acadmica onde o PO foi descrito.
Cabealho
Processo: Nome dado a rotina que est sendo descrita/padronizada.
Cabealho
Identificao: Codifica o PO de modo a ser individualizado e facilmente localizado entre os documentos da Universidade. a denominao que deve ser utilizada toda vez que se fizer referncia ao Procedimento. A identificao seguir sempre a ordem:
PO/Unidade/Coordenao/Numerao.
Cabealho
Verso: Identifica a verso do PO, permitindo saber quantas alteraes ocorreram desde a sua padronizao inicial. IMPORTANTE: Antes de usar um PO, verifique qual a verso mais atualizada no site (www.ufba.br/manualprocedimentos).
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Cabealho
N de folhas: Indica a numerao parcial e total de folhas do PO, garantindo a leitura completa do documento e na ordem adequada. IMPORTANTE: Verifique, antes da leitura, se a quantidade de folhas do documento est compatvel com o indicado no cabealho.
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Glossrio de Termos
Estabelece o significado exato dos termos (siglas, abreviaturas e definies) utilizados no PO.
Exemplo:
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I. Objetivo
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III. Responsabilidades
Explicita as principais atribuies por setor (ou funo) nas unidades/rgos para o cumprimento da rotina apresentada.
Exemplo:
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IV. Procedimentos
Descrio detalhada das diversas etapas a serem realizadas e dos requisitos a serem produzidos para a execuo da rotina.
Exemplo:
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IV. Procedimentos
Ao longo do PO, podem existir comentrios que ajudam a compreender a forma como a etapa deve ser realizada.
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IV. Procedimentos
Podem, ainda, existir etapas de deciso, cuja sequncia de ao se dar em funo do evento que ocorrer.
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IV. Procedimentos
Aps a ltima etapa, h a indicao da finalizao da rotina.
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V. Formulrios e Modelos Correlatos Identifica documentos padronizados que so utilizados e/ou gerados durante a rotina.
As primeiras verses dos POs publicados no apresentam indicaes de formulrios e modelos correlatos, mas essas informaes podero ser acrescidas em novas verses.
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As primeiras verses dos POs publicados no apresentam controle de registros, mas essas informaes sero acrescidas em novas verses.
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Fluxograma
Consiste em uma representao grfica do PO descrito, mantendo as suas caractersticas (etapas, sequncia, responsveis).
No caso de rotinas longas e complexas, o fluxograma ser apresentado como um documento separado em anexo.
Para maiores informaes, confira o Guia de Leitura de Fluxogramas, que ser disponibilizado em www.ufba.br/manual-procedimentos.
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Rodap
Identifica os rgos, e seus respectivos responsveis, envolvidos na construo do PO.
Exemplo:
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Rodap
Elaborado: Identifica o(s) responsvel(is) da SUPAD por elaborar o PO.
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Rodap
Revisado: Identifica o(s) responsvel(is) do(s) rgo(s) envolvido(s) por revisar o PO elaborado.
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Rodap
Aprovado para uso: Identifica o(a) responsvel pela aprovao e vigncia do PO.
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Rodap
Data: Especifica a data de elaborao, reviso ou aprovao e incio da vigncia do PO.
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Ateno:
Dvidas, esclarecimentos ou sugestes de aperfeioamento acerca das rotinas descritas devero ser encaminhados ao rgo responsvel pela aprovao e vigncia do Procedimento Operacional e Coordenao de Desenvolvimento Institucional da SUPAD.
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Contato:
Superintendncia de Avaliao e Desenvolvimento Institucional / Coordenao de Desenvolvimento Institucional Endereo: Av. Adhemar de Barros, s/n - Campus Universitrio de Ondina Pavilho 04 - Salvador/BA - CEP: 40170-110
Obrigado!
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