SUBSECRETARA DE EDUCACIN MEDIA SUPERIOR

SECRETARA DE
EDUCACIN PBLICA

GUA GENERAL DE SUPERVISIN A

PLANTELES FEDERALES DE EDUCACIN
MEDIA SUPERIOR.

JULIO, 2007.
NDICE
Pg.
INTRODUCCIN

OBJETIVO

MARCO NORMATIVO

GUA GENERAL DE SUPERVISIN

1. PLANEACIN DE LA SUPERVISIN

2. INICIO DE LA SUPERVISIN

3. OFICIO DE REQUERIMIENTO

4. ACTA DE INICIO DE SUPERVISIN

5. PLANEACIN DE LA SUPERVISIN

10

6. EJECUCIN DE LA SUPERVISIN

10

7. TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIN

10

8. CARTAS DESCRIPTIVAS

13

9. CARTAS DESCRIPTIVAS DE OBSERVACIONES

15

10. CARTAS DESCRIPTIVAS DE SEGUIMIENTO

16

11. SUPERVISIN DEL TRABAJO

17

12. INFORME DE LA SUPERVISIN

18

13. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

21

14. ACTUACIN DEL SUPERVISOR

21

15. CONTROL DE LA SUPERVISIN

22

ANEXOS
1. CARTA DE PLANEACIN

23

2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR

24

3. ORDEN DE LA SUPERVISIN

26

4. ACTA DE INICIO DE LA SUPERVISIN

26

5. CONCLUSIONES DEL SUPERVISOR

28

6. CARTA DESCRIPTIVA

29

7. CARTA DESCRIPTIVA DE OBSERVACIONES

30

8. CARTA DESCRIPTIVA DE SEGUIMIENTO

32

9. MARCAS DE LA SUPERVISIN

33

10. INFORME DE SUPERVISIONES INTEGRALES,

ESPECFICAS, DE EVALUACIN DE PROGRAMA Y DE
DESEMPEO

34

11. INFORME DE SUPERVISIN DE SEGUIMIENTO

36

12. POLTICAS DE ACTUACIN

40

13. CARTA DESCRIPTIVA NICA DE SUPERVISIN

47

14. EVALUACIN DE LA SUPERVISIN

48

15. REAS Y ASPECTOS QUE EN FORMA MNIMA SE DEBERN

CUBRIR EN SUPERVISIONES INTEGRALES

49

Introduccin
La supervisin educativa tiene mltiples significados, dependiendo de la
persona que la interprete y segn su experiencia, necesidades y propsitos, un
supervisor puede considerarla como una fuerza positiva para mejorar un
programa o proceso dentro de un plantel, el director puede verla como una
asesora a sus resultados y las autoridades superiores al director del plantel la
ven como un acompaamiento institucional que es una fuente de ayuda y
apoyo.
La necesidad de supervisar surge cuando reconocemos la diferencia entre el
modo de cmo son las cosas y el modo como deben ser, uno de los mtodos
ms eficaces para analizar y mejorar las situaciones, es tener una visin clara y
objetiva de lo que est sucediendo y, es esto lo que se busca en la educacin,
ya que el proceso educativo no puede quedar librado a su suerte y a la
expectativa de si es eficiente o no lo es. La supervisin educativa es una accin
interesada en el desempeo de los planteles, para que su eficiencia mejore y
los resultados estn garantizados.
En trminos generales, la supervisin es una ayuda y apoyo, esto funciona
cuando ayuda a los directivos a mejorar el hecho educativo al realizar una
actividad de servicio que apoya a los directores para que realicen mejor su
funcin. Supervisin se deriva de super (sobre) y de visum (ver), significa por lo
tanto ver sobre, revisar o vigilar. En educacin la funcin supervisora supone
ver que las cosas se hagan como fueron ordenadas y conforme a la
normatividad vigente.
La supervisin tiene como fin y eje rector al educando, por esta razn se
instrumenta apuntando a eficientar el proceso enseanza aprendizaje, para lo
cual toma en consideracin toda la estructura de recursos materiales, humanos
y financieros de los planteles.
La moderna supervisin escolar es, pues, la accin positiva y democrtica
destinada a mejorar la enseanza mediante la formacin continua de todos los
interesados: el alumno, el maestro, el supervisor, el directivo y el padre de
familia, adems de las personas en general que se interesen en el problema
(Neagley y Evans). La supervisin escolar puede sintetizarse como asistencia a
las actividades docentes, de manera de darles coordinacin, unidad y
continuidad, para que la escuela alcance con mayor eficiencia sus objetivos
(Imideo Nrici); con estos elementos podemos considerar entonces a la
supervisin escolar como una asesora y asistencia a los actores que
intervienen en el hecho educativo, destinada a mejora continua de los
resultados del proceso enseanza aprendizaje y que atae a todas las
actividades y a todas las personas que participan en el hecho educativo y que
se realiza mediante un trabajo cooperativo.
El primer supervisor escolar es el director, que desde un punto de vista
dinmico la entiende como aquellos esfuerzos realizados por la escuela a
efecto de conducir a todas las personas que se encuentran bajo su cargo, al

desarrollo y a la conduccin del hecho educativo, as como a ejercer un

liderazgo que tienda al perfeccionamiento del mismo.
Es importante indicar en el enfoque y profundidad que se debe dar a las
supervisiones en un ambiente preventivo, deben canalizarse a identificar la
problemtica que ocasiona la recurrencia en observaciones para sugerir
acciones que eliminen de raz la problemtica, en cuanto al mbito correctivo,
deben evidenciarse las deficiencias y, en su caso, indicar las acciones de
mejora continua a que haya lugar.

Objetivo
Servir de instrumento de la Subsecretara de Educacin Media Superior para
verificar que la educacin impartida en los planteles dependientes de la misma,
en las entidades federativas, se a de alta calidad y eficiencia y que cumpla con
lo establecido en el Programa Nacional de Desarrollo 2006 - 2011.

Marco Normativo
La supervisin escolar se enmarca dentro de las facultades que tienen la
Subsecretara de Educacin Media Superior y las Direcciones Generales
dependientes de la misma en trminos de la aplicacin estricta del Artculo 3
Constitucional, de la Ley Federal de Educacin y del Programa Nacional de
Desarrollo.

Gua General de Supervisin.

1. Planeacin de la supervisin
Previo a la ejecucin de la supervisin, el encargado del grupo de trabajo
llevar a cabo una investigacin preliminar que le permita conocer los
antecedentes del centro de trabajo a supervisar, determinar los objetivos y
actividades que realizarn y delimitarlos oportunamente, as como prever los
recursos financieros que se les asignar al grupo de trabajo para realizar la
supervisin. Estos aspectos deben precisarse en la Carta de Planeacin
(anexo 1) y en el Cronograma de Actividades a Desarrollar.
La carta de planeacin debe tener como base el Programa Operativo Anual de
los planteles y, la supervisin se realiza en reas definidas con aspectos
predeterminados.
Esta carta se respalda con el Cronograma de Actividades a Desarrollar, en el
que se detallan las acciones que el grupo de trabajo efectuar, desde el inicio
de la supervisin, hasta su conclusin, con el informe respectivo, tomando en
consideracin los aspectos descritos en el Anexo 2 de esta gua.
2. Inicio de la supervisin
La supervisin inicia con la orden que se emite por escrito, con las
siguientes caractersticas:
1. Dirigirse al servidor pblico responsable del rea de supervisin.
2. Estar fundamentada en la normatividad vigente.
3. Designar a los supervisores que practicarn la supervisin, incluyendo al
responsable del grupo de trabajo.
4. Estar firmada por servidor pblico que ordene la supervisin y que tenga
facultades para emitir este oficio.
5. EL oficio en el que se ordena la supervisin se entregar a quien va
dirigida, quien la recibir de puo y letra, el acuse de recibo en una copia
del mismo, turnando copias a las instancias que lo requieran.
En algunas ocasiones, durante el desahogo de los trabajos de supervisin se
requiere ampliar el grupo de supervisores o sustituir a alguno de sus
elementos, en cualquiera de los casos, la modificacin se har del
conocimiento mediante oficio al servidor pblico al que se envi la orden de
supervisin y se levantar el acta respectiva. En el anexo 3, se puede observar
la forma en como se debe elaborar la orden de supervisin.

3. Oficio de requerimiento
Cuando derivado de la revisin a una rea, sea necesario obtener informacin
y documentacin vinculada con sta y obre en poder de otra rea, a la que no
se le est practicando la supervisin, se proceder a elaborar un requerimiento
de informacin mediante oficio.
4. Acta de inicio de supervisin
En todas las revisiones que practiquen los supervisores, invariablemente se
levantar Acta de inicio de supervisin, pues cabe la posibilidad de determinar
irregularidades con presunta responsabilidad, en la que se harn constar los
siguientes aspectos:
-

Lugar, hora y fecha del acto.

Nombre de los supervisores comisionados, datos de su
identificacin institucional y unidad administrativa de adscripcin.
Orden de supervisin que promovi el levantamiento del acta, su
nmero, fecha, a quin fue dirigida y quin la emiti.
El apartado de hechos del acta, describir la forma en que se
presentaron los supervisores actuantes, con quin se presentaron
y el documento con el que se identificaron los que intervienen en
el acta. Asimismo, se har constar la entrega de la orden de
supervisin a quien va dirigida o a la persona designada para
atenderla, de la que se obtendr el acuse de recibo de su puo y
letra y estampar el sello oficial del rea supervisada en una
copia de la orden de supervisin.
En el levantamiento del acta se requerir a la persona con quien
se entiende la diligencia, el nombramiento de dos testigos de
asistencia; en caso de negativa, los supervisores actuantes
nombrarn a dichos testigos, hecho que quedar asentado en el
acta.
Tambin sern asentados los siguientes datos de los testigos:
Nombre completo.
Domicilio oficial o particular.
Nmero de identificacin que acreditan su personalidad.
Registro Federal de Contribuyentes con homoclave.
Nacionalidad.
Sealamiento de que dichos testigos aceptaron el
nombramiento.
Posteriormente, los supervisores actuantes solicitarn a la
persona con quien se entiende la diligencia, si desea agregar otro
hecho.
Los supervisores actuantes solicitarn a la persona con quien se
entiende la diligencia, si desea agregar algn otro hecho.
En caso positivo se le otorgar la palabra y, en caso negativo, se
proceder al cierre y trmino del acta.

En el anexo 4 se incluyen las especificaciones para el levantamiento del acta

de inicio de supervisin.
5. Planeacin de la supervisin
Es la actividad que ejecutan los supervisores y la realizan sobre el rea
asignada para su anlisis. Esta planeacin se plasma en el documento
denominado Carta Descriptiva, que contiene los siguientes datos:
-

identificacin de la supervisin, programa, rea a supervisar,

objetivo que se persigue,
universo,
muestra por revisar y
procedimientos que se desahogarn durante el desarrollo del
trabajo,
as como las conclusiones a las que lleg el supervisor una vez
concluida la revisin de acuerdo con las especificaciones del
anexo 5.

La informacin anterior se obtiene del anlisis del sistema integral de

informacin de la Direccin General que corresponda, que le permite
comprender el ambiente de control y el grado de confianza que debe tener
sobre las operaciones por analizar.
Con esta planeacin se logra identificar el trabajo que ejecutar el supervisor,
permite el seguimiento de los avances que ste va obteniendo; delimita las
responsabilidades, evitando duplicacin de funciones en la supervisin y
establece los procedimientos especficos por desahogar. Su integracin dentro
de los papeles se inserta en los procedimientos ejecutados en cada rea
revisada.
6. Ejecucin de la supervisin
Una vez concluida la planeacin de la supervisin, el supervisor est en
posibilidad de compilar toda la informacin y documentacin que requiera.
El objetivo de la etapa de ejecucin es obtener evidencia suficiente del rea
que se analiza, para contar con los elementos suficientes de juicio que
permitan al supervisor determinar:
-

el grado de razonabilidad de las situaciones observadas,

la veracidad de la documentacin revisada y
la confiabilidad de los sistemas y registros examinados,

Para que con ello emita una opinin slida, sustentada y vlida, motivo por el
que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad.
7. Tcnicas y Procedimientos de la supervisin

10

La ejecucin del trabajo de supervisin son una serie de actividades que se

aplican de manera lgica y sistemtica para que el supervisor se allegue de los
elementos informativos, necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas
selectivas. Las cuatro fases de la ejecucin se describen enseguida.
a) Recopilacin de Datos
Mediante esta actividad el supervisor se allega de la informacin y
documentacin necesarias para su revisin.
La compilacin de documentos debe estar relacionada con el rea o rubro que
se analiza, a fin de alcanzar el objetivo planteado, por ello el supervisor debe
ser muy cuidadoso en su solicitud y explcito en sus requerimientos.
b) Registro de Datos
Se lleva a cabo en documentos denominados cartas descriptivas, en los que se
asientan los datos referentes al anlisis, comprobacin y conclusin sobre las
operaciones examinadas.
Las especificaciones que deben cumplir las cartas descriptivas se detallan en el
anexo correspondiente.
c) Anlisis de la Informacin
El anlisis consiste en la desagregacin de los elementos de un todo para ser
examinados en su detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de
sus partes.
La profundidad del anlisis estar en funcin del objetivo planteado y en
relacin directa con la problemtica determinada; es decir, si el rea muestra
irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades,
el anlisis ser ms extenso; inclusive abarcar la totalidad de las operaciones
que estn relacionadas con la irregularidad.
d) Evaluacin de los Resultados
La evaluacin de los resultados slo es posible si se tomaron como base todos
los elementos de juicio suficientes para emitir una opinin.
Esta opinin estar plasmada en cartas descriptivas donde se describen las
irregularidades apreciadas, sus causas y efectos y las recomendaciones que el
supervisor propone para resolver la problemtica, de acuerdo con las
especificaciones en el anexo correspondiente.
Cuando a juicio del titular del rea de supervisin alguna(s) observacin(es)
determinada(s) conlleve(n) presunta responsabilidad administrativa, civil o
penal, lo comunicar con oficio al titular del rgano Interno de Control de la
Secretara de Educacin Pblica, anexando el soporte documental respectivo.

11

Estos procedimientos son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a

una rea, mediante las que el supervisor obtiene bases para fundamentar su
opinin.
A continuacin se mencionan las tcnicas y procedimientos ms comunes
utilizados en el trabajo de supervisin:
I. Estudio General. Apreciacin sobre las caractersticas generales del
rea, programa, proyectos, objetivos, metas, conceptos o rubros a
revisar, de los presupuestos y/o, en su caso, estados financieros y de las
partes importantes, significativas o extraordinarias que los constituyen.
Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del supervisor
que, basado en su preparacin y experiencia, podr apreciar en los
datos e informacin originales del rea por examinar, las situaciones
importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial.
Esta tcnica sirve de orientacin, por lo que generalmente debe
aplicarse antes de cualquier otra. Una de las tcnicas de investigacin
que se utilizan en correlacin con el estudio general es la entrevista,
misma que se desarrolla para conocer y evaluar el control interno, cuyo
proceso se establece para otorgar una seguridad razonable al logro de
los objetivos; sin embargo, el hecho de que existan polticas y
procedimientos de control, no necesariamente implica una operacin
efectiva, motivo por el que el supervisor debe confirmarla a travs del
examen y evaluacin de control interno.
II. Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos
individuales que forman un rea especfica del plantel o cuenta, partida,
rubro o concepto de tal manera que los grupos constituyan unidades
homogneas y significativas. La utilizacin ms comn de esta tcnica
se da en el anlisis de saldos y en el de movimientos donde stos son
desagregados en los elementos que los constituyen para tener la visin
particular de cada uno de ellos.
III. Inspeccin. Examen fsico del rea o, en su caso, de bienes materiales o
documentos, con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo
o de una operacin registrada en el presupuesto, en la contabilidad o
presentada en los estados financieros, segn sea el caso.
IV. Confirmacin. Obtencin de una comunicacin escrita de una persona
independiente al rea (Direccin General) que se encuentra en
posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del estado actual,
informes, etc., o de la operacin y, por lo tanto, de informar de una
manera vlida sobre ella.
V.

Esta tcnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la

confirmacin que conteste por escrito al supervisor y proporcione la
informacin que se solicita. Puede ser aplicada de diferentes formas:

12

Positiva: Se envan datos a la persona y se le solicita que

confirme la informacin y que emita sus comentarios, en su caso.
Negativa: Se envan datos al confirmante y se le solicita d
respuesta slo si est en desacuerdo con la informacin
presentada.
Nula: No se enva informacin y se solicitan datos, informes, o
sobre saldos, movimientos e informacin necesaria para la
supervisin.

Con esta tcnica el supervisor puede obtener informacin y formarse un

juicio sobre las diferentes reas u operaciones realizadas por el rea
supervisada.
VI. Declaracin. Manifestacin por escrito, con la firma de servidores
pblicos que emiten la declaratoria de informacin o datos solicitados
por el supervisor. Esta tcnica debe ser aplicada a las personas que
directamente conocen de la situacin que se analiza; puede realizarse
mediante una solicitud de informacin o una comparecencia donde la
declaratoria del servidor pblico queda plasmada en un acta.
VII. Certificacin. Obtencin de un documento en el que se asegura la
verdad de un hecho o documento legalizado con la firma de una
autoridad que cuente con tal atribucin.
VIII. Observacin. Presencia fsica de cmo se realiza una operacin o
hecho. Mediante esta tcnica el supervisor se cerciora de la ejecucin
de procesos, mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos
respectivos.
IX.

Clculo (en el caso de recursos financieros). Verificacin matemtica de

alguna operacin. Existen partidas en la contabilidad que son resultado
de procesos computarizados realizados sobre bases predeterminadas;
en este caso, el supervisor puede cerciorarse de la correcta operacin
matemtica de estas partidas mediante el clculo independiente de las
mismas.

El supervisor podr realizar visitas domiciliarias para solicitar documentacin a

terceros y compararla con la presentada por el rea supervisada. En este caso,
el supervisor asiste directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la
visita, o bien realiza una compulsa va telefnica, se recomienda cuando menos
una visita domiciliaria.
8. Cartas descriptivas
La aplicacin de las tcnicas y procedimientos de supervisin se plasma en
cdulas y documentos denominados cartas descriptivas y son base de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado.
Las reglas generales para la elaboracin de las cartas descriptivas son:

13

a. Identificar el programa o rea revisada, la fecha de elaboracin de

la cdula, nombre y firma del supervisor que la elabor y firma del
responsable del grupo de supervisin como evidencia de la
supervisin que realiz.
b. Deben ser completos, exactos y permitir su inmediata
comprensin sin dificultad alguna y sin perder claridad.
c. Contener fuentes de informacin, cruces, marcas y referencias.
d. Ser pulcros, ordenados y legibles.
e. Deben elaborarse en todos los casos con bolgrafo de tinta negra
o generar impresiones en computadora, con el fin de asegurar la
informacin plasmada en ellos.
f. La informacin contenida en las cartas descriptivas es de carcter
confidencial y exclusiva de la instancia de supervisin; no
obstante el supervisor podr proporcionarlos cuando reciba un
requerimiento de la autoridad superior para brindar la informacin
contenida en ellos.
g. La custodia de las cartas descriptivas es responsabilidad del
responsable del rea de supervisin.
Al concluir la revisin, las cartas descriptivas formarn parte del expediente de
la supervisin, por lo que deben integrarse en legajos ordenados de manera
lgica y, ser resguardados en un archivo exprofeso.
Las cartas descriptivas se clasifican de la siguiente manera:

Cartas descriptivas sumarias: son un resumen de los

procedimientos aplicados a un grupo homogneo de conceptos o
datos que estn analizados en otras cartas descriptivas.
Cartas descriptivas analticas: son el desarrollo de un
procedimiento sobre un concepto u operacin o una parte de
ellos, contenido en las cartas descriptivas sumarias.

El nmero de cartas descriptivas a utilizar depender de las reas

supervisadas y de la profundidad con que sean analizadas. Lo importante es el
ordenamiento lgico que se les d dentro de los expedientes de la supervisin
y la anotacin de la conclusin a la que se lleg.
De manera general en el anexo 6 se mencionan las especificaciones que
deben contener las cartas descriptivas.
Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, basta
con dejar marcas en los documentos como evidencia del procedimiento
aplicado o de que fueron analizados, a excepcin de aquellos que sustentan
una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendr toda la
documentacin que soporte la irregularidad y no debern contener ninguna
anotacin, pues sern integrados al expediente que se enve al rea de
responsabilidades o a la autoridad competente.

14

Las cartas descriptivas contienen claves que permiten enlazar datos y localizar
el anlisis de esos datos en otras cartas descriptivas. Estas claves se conocen
como ndices, referencias y marcas de supervisin.
-

ndices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una

carta descriptiva en el o los legajos de papeles de trabajo. Se
sugiere que stos se anoten con lpiz color rojo en la esquina
superior derecha de cada foja.
Referencias. Son el enlace entre cifras o informacin que aparece
en las diferentes cartas descriptivas, que se anotan para cruzar
los datos.
Marcas. Son seales que se anotan junto a la informacin
plasmada por el supervisor para evidenciar las investigaciones
realizadas.

Por lo anterior, los supervisores debern contar con los sistemas de ndices
numricos, alfabticos o alfanumricos que consideren ms adecuados, siendo
de uso obligatorio y homogneo para los auditores.
Para efectos de esta gua, en el anexo 9 se relacionan las marcas ms
comunes en el trabajo de supervisin como un ejemplo: lo importante es que el
supervisor seale al calce de su carta descriptiva el significado de la clave
utilizada y que todos los supervisores la identifiquen plenamente.
9. Cartas descriptivas de Observaciones
Las irregularidades derivadas del anlisis realizado se plasmarn en las
denominadas cartas descriptivas de observaciones las cuales contendrn,
adems de las desviaciones detectadas, las causas, efectos y disposiciones
legales y normativas transgredidas y las recomendaciones sugeridas por el
supervisor para promover la solucin a la problemtica detectada.
La carta descriptiva de observaciones contendr un apartado en donde el
supervisor asentar la fecha compromiso dada por el supervisado para dar
solucin a la problemtica y, en su caso, las acciones que ejecutar para
lograrlo. En este mismo apartado se anotar el nombre y cargo del servidor
pblico responsable del rea u operacin donde surgieron las observaciones,
debiendo plasmar su firma y la fecha del comentario de las mismas con los
supervisores actuantes.
El supervisor comentar las cartas descriptivas de observaciones con los
responsables de la operacin revisada y del rea supervisada, antes de su
presentacin formal en el informe de supervisin. De esa reunin podrn
obtenerse elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen la irregularidad,
as como las causas que las provocan. En cualquiera de los casos, la discusin
permite al supervisor tener plena confianza y solidez en los planteamientos
plasmados en la carta descriptiva de observaciones. Asimismo, concertar con
los servidores pblicos las recomendaciones que incluyan aquellas acciones
que permitan dar solucin, no slo a la desviacin plasmada sino a la
problemtica esencial que est ocasionando las irregularidades.

15

Conviene destacar que si derivado de la supervisin se determinan

irregularidades que conlleven responsabilidades o dao patrimonial, el titular
del rea de supervisin comunicar con oficio la observacin al titular del
rgano Interno de Control de la Secretara de Educacin Pblica, anexando la
documentacin que la sustenta y elaborando el informe correspondiente.
La importancia en la carta descriptiva de observaciones radica en el
planteamiento claro y preciso de la problemtica detectada, del origen de la
misma y de las recomendaciones para su solucin.
La dificultad para ubicar el origen de una desviacin va en proporcin directa
con la profundidad del rea o aspecto revisado; es decir, la revisin superficial
nicamente permite identificar causas inmediatas y, por ende, las
recomendaciones propuestas por el supervisor, podrn mitigar parte de la
problemtica en la que posteriormente se volver a incurrir; por su parte, una
profundidad adecuada en la revisin permite llegar al origen de la desviacin y
posibilita al supervisor para plantear recomendaciones que dan una solucin a
la problemtica.
Para que las recomendaciones incidan favorablemente en la mejora de las
actividades y operaciones y elimine la recurrencia en las desviaciones, en la
elaboracin de las cartas descriptivas de observaciones deban considerarse los
siguientes aspectos:
o Defina la problemtica observada.
o Identifique las causas reales que provocaron las desviaciones originales.
o Visualice las repercusiones a corto y mediano plazo que ocasionan las
desviaciones en procesos, actividades o unidades responsables que se
interrelacionan con el aspecto supervisado.
o Plantee recomendaciones concertadas con el rea supervisada, que
solucionen en un tiempo razonable las causas reales de las
irregularidades y eviten la incidencia en otras unidades relacionadas con
el rea, proceso o aspecto supervisado.
10. Cartas descriptivas de Seguimiento
De la misma manera que las cartas descriptivas de observaciones hacen
referencia a los hallazgos determinados durante la supervisin, las de
seguimiento manifiestan el avance en la atencin de irregularidades.
Estas cartas descriptivas son el resultado de una supervisin de seguimiento,
en la cual se constata que las recomendaciones hechas por el supervisor y las
acciones implantadas por el rea revisada, hayan sido aplicadas y permitieron
la solucin de la problemtica o, en su caso, el avance en su solucin.
Las cartas descriptivas de seguimiento deben contener, adems de la
identificacin de la supervisin, los siguientes datos:

La observacin a la cual se da seguimiento.

16

Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la

problemtica planteada.
El juicio u opinin del supervisor para considerar solventada o no la
irregularidad.
En caso de no estar solventada la observacin, el replanteamiento que
propone el supervisor, mediante medidas correctivas y/o preventivas
para solventarla.
La fecha compromiso en la que el rea supervisada considera resolver
las irregularidades.
Nombre del titular del rea supervisada y su firma.

Al igual que las cartas descriptivas de observaciones, las de seguimiento deben

ser comentadas con el responsable del rea supervisada, antes de quedar
plasmadas en el informe de supervisin.
En los anexos 7 y 8 se incluyen los modelos de cartas descriptivas de
observaciones y de seguimiento que sirven para efectuar la discusin de las
observaciones.
Cuando a juicio del titular del rea de supervisin alguna(s) observacin(es)
que no se ha(n) solventado conlleva(n) la aplicacin de la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos, lo comunicar con oficio al
titular del rgano Interno de Control de la Secretara de Educacin Pblica,
anexando el expediente respectivo.
11. Supervisin del Trabajo
La supervisin del trabajo implica la coordinacin de los recursos durante la
planeacin, ejecucin y comunicacin de resultados de la supervisin, a fin de
vigilar, revisar y verificar el correcto cumplimiento de metas y objetivos
planteados al inicio de la supervisin, as como la debida aplicacin de las
normas y procedimientos establecidos.
El xito de cada supervisin depende en gran medida de la efectividad de la
supervisin en todos los niveles jerrquicos, pues permite controlar las
actividades que realizan en ella.
La supervisin del trabajo persigue los siguientes objetivos:
a) Incrementar la calidad de la supervisin, a travs de la revisin
constante del trabajo del supervisor, en funcin de los objetivos
planteados.
b) Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la mxima
eficiencia, eficacia y economa.
c) Lograr que los supervisores desarrollen la capacidad necesaria para la
prctica de la supervisin.
d) Elaborar las cartas descriptivas de tal forma que stas apoyen
adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen informacin
objetiva, adems de obtener evidencia suficiente, competente, relevante
y pertinente.
17

e) Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la

supervisin.
f) Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos
especficos de supervisin.
La intensidad de la supervisin que se ejerce sobre los supervisores es
inversamente proporcional al nivel de experiencia, conocimientos y capacidad
profesional del supervisor; entre menores sean estos atributos mayor ser la
supervisin. Tambin influye en el grado de supervisin la dificultad y
especialidad del aspecto que se supervisa; ms no se debe coartar la libertad y
se debe ser flexible al aplicar la supervisin. En cualquier caso debe abarcar la
verificacin de:
-

La adecuada planeacin de los trabajos.

La ejecucin del trabajo, observando que el resultado de la aplicacin de
tcnicas y procedimientos sea congruente con los alcances previstos.
La correcta formulacin de las cartas descriptivas.
El debido respaldo de las observaciones y conclusiones.
El adecuado cumplimiento de los objetivos de la supervisin.
Los requisitos de calidad de los informes de supervisin en cuanto a
precisin, claridad y objetividad y que se formulen en trminos
constructivos y convincentes.

Por lo anterior, la funcin de supervisin de los trabajos de supervisin debe

ser aplicada en las etapas de inicio, de ejecucin del trabajo y conclusin de la
supervisin.
12. Informe de Supervisin
Concluida la etapa de ejecucin de la supervisin, el responsable del rea de
supervisin debe comunicar al titular del plantel, al responsable del rea
revisada y a otras instancias que as lo requieran, los resultados determinados
durante su intervencin a travs del documento denominado Informe de
supervisin.
El informe de supervisin debe contener la declaracin formal del supervisor de
haber desarrollado su trabajo de conformidad con lo establecido en la gua de
supervisin.
El informe se constituye de cinco elementos, mismos que se esquematizan en
el anexo 10.
1)
2)
3)
4)
5)

Oficio de Envo (Informe Ejecutivo)

Cartula del Informe
ndice
Cuerpo del Informe
Cartas descriptivas de Observaciones

1. Oficio de Envo (Informe Ejecutivo)

18

Es el documento mediante el cual se oficializa el envo del informe de

resultados al director del plantel y a cualquier otra instancia que as lo requiera,
segn sea el caso.
Su principal caracterstica es que resume la problemtica plasmada en las
observaciones (no es una sntesis de stas). Por ello, como informe ejecutivo
describe de manera clara y precisa los principales problemas que enfrenta el
plantel en las reas supervisadas.
El oficio de envo (informe ejecutivo) tiene dos modalidades:
-

Oficio de envo de una supervisin integral, especfica de evaluacin de

reas sustantivas del plantel.
Oficio de envo de una supervisin de seguimiento.

En los anexos 10 y 11 se presentan, respectivamente, las especificaciones y de

cada uno, as como sus caractersticas.
2. Cartula del Informe
La cartula presenta un resumen de los datos ms importantes de la
supervisin para su fcil e inmediata identificacin; contiene entre otros datos:
el rea evaluada, nmero de control de la revisin, fechas de inicio y trmino y
responsables de la supervisin.
3. ndice
En este punto se enumeran los captulos que integran el informe, sealando el
nmero de la pgina donde se localiza cada apartado.
4. Cuerpo del Informe
Este apartado da a conocer los resultados de los trabajos realizados de manera
sucinta; su estructura se encuentra conformada de la siguiente manera:
a) Antecedentes
En el caso de supervisiones integrales, especficas, de evaluacin de reas y
de desempeo se anotarn las causas que originaron la revisin, las
principales funciones u operaciones del rea o programa por evaluar y
cualquier otro elemento que merezca ser mencionado.
Tratndose de supervisiones de seguimiento, se indicarn el nmero y fecha
de las revisiones en las que se originaron las observaciones objeto del
seguimiento y cantidad de las mismas.
b) Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin
Perodo. Se indica el lapso en que se realizaron los trabajos de supervisin y
el periodo evaluado (en trminos de semestres).

19

 Objetivo. Los logros que se propusieron alcanzar con la revisin.

Alcance. Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las
actividades u operaciones revisadas y su proporcin porcentual respecto a sus
universos particulares y, en general, el trabajo realizado y la metodologa
utilizada.
c) Resultados del Trabajo Desarrollado
En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la
supervisin, pero no como una transcripcin o sntesis de las observaciones
determinadas ni la mencin de desviaciones especficas o particulares.
Los resultados asentados deben corresponder a problemas definidos con
precisin y que son el origen de las desviaciones, como qued plasmado en las
cartas descriptivas de observaciones, haciendo hincapi en las repercusiones
dentro de procesos, actividades o reas supervisadas.
Adems, los resultados deben proporcionar informacin valiosa para la toma de
decisiones por parte de los servidores pblicos responsables de atenderlas; por
ello, el supervisor vincular las diferentes desviaciones para mostrar cmo, en
su conjunto, repercuten y afectan la planeacin, programacin y ejecucin de
los programas y consecuentemente el logro de los objetivos.
El objetivo del informe va ms all de evidenciar los errores o deficiencias,
tambin destaca aquellos aciertos que fueron identificados. En este sentido,
debe hacerse referencia a los elementos de xito que permitieron la
consecucin de los objetivos.
d) Conclusin y Recomendacin General.
Como importante es sealar las deficiencias ms significativas, tambin lo es
promover acciones que conlleven su solucin; por ello, dentro del informe de
supervisin se incluir la conclusin y recomendacin general.
Debido a que dentro de las cartas descriptivas de observaciones quedaron
plasmadas recomendaciones especficas concertadas con los servidores
pblicos responsables de atenderlas, la recomendacin general debe estar
planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la
planeacin, programacin, organizacin, ejecucin, control y evaluacin de los
programas asignados al rea supervisada.
Como rea externa a las operaciones del plantel el rea de supervisin deber
emitir una opinin, desde un punto de vista diferente, sobre los aspectos
supervisados, revelando las acciones que estn incidiendo en el buen
desempeo del programa o rea supervisada.
Por lo anterior, la recomendacin general debe encaminarse a dar a conocer
esos elementos y la manera de minimizar su impacto en el desarrollo de las
actividades del plantel.

20

5. Observaciones
En este apartado se incluyen todas las cartas descriptivas de observaciones
comentadas y firmadas por los servidores pblicos responsables de las reas
donde surgieron, tambin deben estar firmadas por el responsable del rea de
supervisin como evidencia de la supervisin que realiz y de la formalizacin
de su envo al rea supervisada.
13. Seguimiento de Recomendaciones
La supervisin no concluye con la emisin del informe; en ste el supervisor
plasma una serie de recomendaciones para que se corrija la problemtica
detectada. A travs de las supervisiones de seguimiento se verifica que con las
acciones adoptadas se subsanen las anomalas y se evite su recurrencia.
Con el fin de que el rea de supervisin pueda orientar sus seguimientos se
recomienda:
a. Comprometer al titular del rea supervisada con la atencin de las
recomendaciones.
b. Promover que el rea supervisada programe acciones oportunas que
aseguren el cumplimiento de las recomendaciones.
c. Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicacin
de las recomendaciones.
d. Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la
aplicacin de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es
adecuado o tiene deficiencias.
El objetivo general de las supervisiones de seguimiento es asegurar acciones
de mejora continua en todas aquellas desviaciones que se encuentren, por lo
que el supervisor deber analizar con detenimiento las acciones llevadas a
cabo por el rea supervisada para evaluar sus resultados.
14. Actuacin del Supervisor
Independientemente de su formacin acadmica, el supervisor debe tener un
comportamiento tico, pues debe garantizar a la sociedad servicios
profesionales de alta calidad. En materia de tica, cada profesin cuenta con
sus propios cdigos, entendidos o formales y, aun cuando en esencia son
similares, existen particularidades en cada uno de ellos.
Considerando la heterogeneidad de las disciplinas de tcnicos y profesionales
que conforman las reas de supervisin, se elaboraron las Polticas de
Actuacin, mismas que se describen en el anexo 12, con el propsito de que el
personal adscrito a dichas instancias de supervisin se desempee con juicio y
criterio profesional uniformes, de tal manera que su desempeo como
supervisor pblico sea inobjetable.
Las disposiciones contenidas en las Polticas de Actuacin son de aplicacin
obligatoria para el personal de las reas de supervisin, por lo que anualmente

21

deben comprometerse a actuar con diligencia, mediante la firma del formato

anexo en dichas polticas.
15. Control de supervisin
Para llevar a cabo el control de las supervisiones se emplearan tres formatos:
Carta Descriptiva nica de Supervisin, Evaluacin de la Supervisin y
Evaluacin del Personal.
a) Carta descriptiva nica de supervisin auditora
Este documento concentra la informacin general que se deriv de la revisin:
datos de identificacin, cantidad de observaciones, personal participante y
observaciones relevantes de la supervisin.
La carta descriptiva ser firmada por el jefe de grupo de supervisin y avalado
por el responsable del rea de supervisin. Adems, quedar incluido en las
cartas descriptivas, inmediatamente despus del ndice del primer legajo.
El anexo 13 incluye el modelo y las especificaciones para el llenado de la Carta
Descriptiva Cdula nica de Supervisin.
b) Evaluacin de la Supervisin
Parte importante de la ejecucin del trabajo de supervisin es alcanzar los
objetivos planteados para la revisin, por ello es conveniente evaluar la
supervisin como tal, de acuerdo con las especificaciones del anexo 14.
En estas especificaciones se destacan las observaciones emitidas.
c) Evaluacin del Personal
Al igual que la evaluacin del trabajo de supervisin, la del personal que
participa en una revisin es de importancia vital, pues a travs de ella se
pueden identificar aquellos aspectos en los que el supervisor requiere apoyo y
capacitacin.
Para efectuar la Evaluacin del Personal adscrito al rea de supervisin, se
requiere la supervisin directa por el responsable del rea de supervisin
cuando los supervisores se encuentren en un centro de trabajo. Por lo que
deber instrumentar el sistema de seguimiento que permita visualizar la
evolucin de la actuacin de los supervisores.

22

Anexo 1
Carta de Planeacin
Instructivo de llenado del modelo de Carta de Planeacin
Identificador
Descripcin
1. Anotar el nombre del rea de supervisin.
2. Asentar el nmero de la supervisin que se practica, de acuerdo con el
Programa Anual de supervisin, o el nmero que le corresponda tratndose de
supervisiones no programadas.
3. Anotar el nombre de las reas sujetas a revisin.
4. Citar la fecha de elaboracin de la Carta de Planeacin.
5. Asentar el tipo de supervisin que se practica.
6. Anotar el perodo en el que se llevar a cabo la supervisin.
7. En este apartado se har mencin a los antecedentes de las reas por
supervisar , describiendo su estructura, marco legal aplicable, principales
polticas y funciones, actividades que realiza, distribucin fsica de las reas de
trabajo, resultados ms importantes en supervisiones anteriores, informacin
financiera y presupuestaria, as como los dems elementos que permitan al
supervisor tener un conocimiento general antes de iniciar la supervisin.
8. Describir el objetivo de la supervisin, el que deber ser congruente con lo
establecido en el Programa Anual de Supervisin, con excepcin de las
supervisiones no programadas. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro,
preciso, medible y alcanzable.
9. Citar de manera general cules sern los alcances de la revisin, mismos
que pueden referirse a ejercicios, perodos, programas y reas.
10. En este apartado se describen los problemas a los que pueden enfrentarse
los supervisores para el desahogo de la supervisin como pueden ser:
especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones,
actitud del personal supervisado, antigedad de las operaciones, falta de
mantenimiento a instalaciones escolares, desviacin de recursos propios, etc.
11. En este punto se indican las acciones que el supervisor promueve para
reducir el efecto de la problemtica que pudiese incidir en los resultados de la
supervisin.

23

La estrategia debe considerar el tiempo asignado a la revisin y el personal con

que se cuenta, debe ser viable y canalizarse a la solucin inmediata de los
problemas que presenta la revisin, inclusive puede ser una justificacin a la
modificacin del tiempo asignado a la revisin o en la cantidad o perfil de los
supervisores.
Identificador
Descripcin
12. Se anotar el nombre completo del personal asignado a la supervisin, y
las iniciales de su nombre, rubrica y firma corta para identificar sus papeles de
trabajo; adems, estar relacionado en el cronograma de las actividades a
desarrollar, en el cual se describirn las actividades especficas de cada
supervisor, de acuerdo con las instrucciones del anexo 2.
13. Anotar el nombre y firma de la persona que elabor el oficio (corresponder
al jefe del grupo comisionado).
14. Anotar el nombre y firma de la persona que da el visto bueno a la carta.
Anexo 2
Cronograma de Actividades a Desarrollar
Instructivo de llenado del Cronograma de Actividades a Desarrollar
Este cronograma se refiere a las acciones que de manera general se
ejecutarn durante el tiempo programado de la revisin, como son: inicio de la
supervisin, levantamiento del acta, entrevistas con servidores pblicos,
solicitud de informacin, visitas fsicas a instalaciones u oficinas, periodo de
anlisis del rea, programa o rubro, comentario de observaciones y elaboracin
del informe, entre otros.
No representa los procedimientos especficos que el supervisor debe aplicar
para su revisin, es un programa general de actividades que permite conocer el
avance en la supervisin.
Identificador
Anotar:
1. Nombre del rea de supervisin.
2. Nmero consecutivo de la hoja.
3. Nombre del rea sujeta a revisin.

24

4. Nmero de la supervisin asignada de acuerdo con el Programa Anual de

Supervisin o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de una
supervisin no programada.
5. Nombre de la Direccin General de la que dependa el plantel a supervisar.
6. Tipo de supervisin que se va a ejecutar de acuerdo con el Programa Anual
de Supervisin o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de
supervisiones no programadas.
7. Mes en el que se desarrollarn las actividades de supervisin.
8. Nmero consecutivo de las actividades.
9. Descripcin de cada una de las actividades que se van a realizar durante el
desarrollo de la supervisin.
10. Porcentaje susceptible de revisar en cada una de las reas, cuando
proceda.
11. Iniciales del o los supervisores a los que se les asign la actividad.
12. Tiempo estimado en que se considera llevar a cabo una actividad y tiempo
en que se realiz.
13. Cantidad de das programados en el desarrollo de la actividad y das
utilizados.
Identificador
Anotar:
14. Iniciales de los supervisores comisionados, mismas que sirven de
referencia para identificar quin realiza la actividad, de acuerdo con el numeral
11 anterior.
15. En seguida de las iniciales de cada supervisor se anota el nombre completo
del mismo.
16. Totalizar la cantidad de das estimados en la revisin por el supervisor.
17. Totalizar la cantidad de das reales invertidos en la revisin por el
supervisor.
18. Nombre y firma de la persona que elabor el cronograma.
19. Nombre y firma de la persona que da el visto bueno al cronograma.

25

Anexo 3
Orden de la Supervisin
Instructivo de llenado del modelo de Orden de Supervisin
Identificador
Descripcin
1. Anotar el nombre del rea de Supervisin.
2. Anotar el nmero de oficio que corresponda.
3. Citar la localidad y fecha de elaboracin de la orden de supervisin. La fecha
debe corresponder al inicio efectivo de la supervisin, de acuerdo con la
programacin inicial.
4. Mencionar el nombre y cargo de la persona a la cual se dirige la orden y el
domicilio donde se ubica el rea por supervisar.
5. En el caso de las Entidades debe agregarse que en primera instancia deber
presentarse el grupo de supervisin en las oficinas de la Representacin de la
Subsecretara de Educacin Media Superior y de la Subdireccin de Enlace
Operativo de la Direccin General que corresponda.
6. Anotar el nmero de supervisin y tipo, de acuerdo con el asignado en el
Programa Anual de Supervisin, el nmero consecutivo que le corresponda
tratndose de supervisiones no programadas.
7. Relacionar al personal comisionado, incluyendo al responsable del rea de
supervisin.
8. Citar de manera general los alcances de los conceptos a revisar y el periodo
por revisar, para el caso de las supervisiones de seguimiento especificar los
antecedentes de las revisiones donde se determinaron las observaciones.
9. Anotar el nombre y cargo del responsable del rea de supervisin.
10. Citar el nombre del titular del rea de supervisin, para que posteriormente
sea firmada la orden en este espacio.
11. Citar los nombres, cargos y adscripcin de los servidores pblicos a los que
se enviar copia de la orden.
Anexo 4
Acta de Inicio de Supervisin
Aspectos a considerar en la formulacin del Acta de Inicio de una supervisin.

26

El Acta de Inicio es un documento de carcter oficial que narra las

circunstancias especficas del inicio de una supervisin, por lo que en su
elaboracin deben guardarse las formalidades que se mencionan a
continuacin:
1. Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas
que intervienen en el acto.
2. Inicia ubicando el lugar y fecha del acto.
Posteriormente menciona quines intervienen en el acto y el objetivo del
mismo.
El apartado de hechos describe las situaciones bajo las cuales se levanta el
acta y finalmente incluye una salida.
3. El acta se transcribe a rengln continuo y, en caso de que el texto quede a la
mitad del rengln, el resto de ste se testa con guiones hasta el margen
derecho de la hoja.
4. Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de
8 dgitos que identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha:
Primeros 3 dgitos: nmero de la orden de supervisin.
Dos dgitos siguientes los dos ltimos dgitos del ao.
ltimos 3 dgitos: un nmero consecutivo de tres dgitos.
5. Al finalizar una hoja, el ltimo rengln deber hacer referencia a la foja que
contina, con la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente.
La leyenda quedar al centro del ltimo rengln y, tanto a la izquierda como a
la derecha, se utilizarn guiones. Ejemplo:
-----------------------------------------Pasa
20097002-------------------------------------------------

al

folio

De la misma manera, el primer rengln del folio siguiente, contendr la leyenda

Viene del folio... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se
utilizarn guiones. Ejemplo:
----------------------------------------Viene
20097001------------------------------------------------

del

folio

6. El acta se levanta en original y cuatro copias, que sern firmadas

autgrafamente al final y se rubricarn cada una de las fojas que la constituyen,
con la siguiente distribucin:

27

Original: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se

integra en el original del expediente que se enva al rea de responsabilidades.
Cuando no existan casos con presunta responsabilidad, se integra en el
expediente de la supervisin.
Primera copia: Se entrega a la persona con quien se entendi la diligencia.
Segunda copia: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad,
se integra en la copia del expediente que se envi al rea de responsabilidades
y queda en los archivos del rea de supervisin.
Cuando no existen casos con presunta responsabilidad, se integra en el
expediente de la supervisin.
Tercera copia: Se integra en el expediente de la supervisin.
Cuarta Copia: Se integra en el archivo consecutivo de actas de supervisin.
Anexo 5
Conclusiones del Supervisor
Identificador
Descripcin
1. Anotar el nombre del rea de supervisin.
2. Anotar el nmero de la supervisin de acuerdo con el Programa Anual de
Supervisin o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de
supervisiones no programadas.
3. Sealar el rea a la cual se aplica la supervisin.
4. Anotar la fecha de elaboracin de las conclusiones.
5. Mencionar el tipo de supervisin que se practica.
6. Anotar las iniciales del supervisor que elabor las conclusiones.
7. El rubro se refiere al aspecto especfico asignado al supervisor para su
anlisis.
8. Se describir el fin que se persigue al efectuar la revisin del rubro
seleccionado, recuerde siempre que los objetivos deben ser claros, concisos,
medibles y alcanzables.

28

9. Se sealarn de manera especfica las desviaciones detectadas en las

diferentes reas desglosndose, en su caso, las cifras totales de las
operaciones que se analizaron, tanto las financieras como las fsicas, estos
datos son cifras globales que se obtienen de los estados financieros o de los
reportes presupuestarios e informes del Director del plantel. En todos los casos
debe mencionarse la situacin de los datos o cifras que se estn manejando
(indicador de gestin, mantenimiento, ejercido, autorizado, devengado, saldo a
una fecha determinada, etc.).
10. Se indicarn los criterios utilizados para seleccionar la muestra, tambin se
har mencin de las cifras fsico financieras por muestrear en nmeros
relativos y absolutos.
11. Se mencionan las tcnicas especficas a desarrollar y los procedimientos
que llevar a cabo el supervisor para cumplir con su objetivo, el desglose de los
procedimientos debe tener un orden cronolgico y ser congruente con las
operaciones a revisar, se desagregarn tantos procedimientos como sea
necesario, para cubrir el alcance que se previ para la revisin del rea en
cuestin.
12. Una vez concluida la supervisin, se citarn las observaciones
determinadas, en forma resumida.
Anexo 6
Carta descriptiva
La elaboracin de una buena carta descriptiva depende de la experiencia del
supervisor y su capacidad para plasmar en papel, los procedimientos
ejecutados para el anlisis de alguna operacin sin embargo, es necesario
mencionar algunos aspectos comunes que deben contener las cartas
descriptivas.
Identificador
Anotar:
1. Nombre del rea de supervisin.
2. Nombre del rea sujeta a revisin.
3. Fecha de elaboracin de la carta descriptiva.
4. Nombre especfico del rubro, concepto u operacin a revisar.
5. Iniciales del supervisor que elabor la cdula y ante firma.
6. Nombre especfico del procedimiento que se estn realizando y cuyos datos
se plasman en la carta descriptiva.

29

7. Iniciales y rubrica del supervisor que revis la cdula.

8. Tipo de carta descriptiva.
9. El cuerpo de la carta descriptiva debe identificar claramente los datos ah
asentados, haciendo uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor
claridad al contenido.
10. Al calce de la carta descriptiva se incluyen las notas aclaratorias que
procedan.
11. Al calce de la carta descriptiva se define el significado de las marcas
utilizadas.
12. Al calce se menciona la fuente documental de los datos plasmados en la
carta descriptiva.
Recuerde que las cartas descriptivas deben estar firmadas por el supervisor
que las elabor y por quien efectu la supervisin.
Anexo 7
Carta descriptiva de Observaciones
Identificador
Descripcin
1. Nombre del rea de supervisin.
2. Asentar el nmero consecutivo que corresponda a la observacin dentro del
informe y el total de hojas que conforman el mismo. (la paginacin se efectuar
una vez que se cuente con el informe completo).
3. Indicar el nmero asignado a la supervisin, segn el Programa Anual de
Supervisin o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de
supervisiones no programadas.
4. Nmero asignado a la observacin dentro de la supervisin.
5. En su caso, monto total de la partida del gasto ejercido a que se refiere la
observacin, de acuerdo con las cifras presupuestarias, cuando proceda
cuantificar.
6. En su caso, monto de la partida de gasto que se tom como muestra para su
revisin y anlisis, cuando proceda cuantificar.
7. En su caso, Monto determinado como irregular en la observacin, cuando
proceda cuantificar.

30

8. Desviacin detectada, especificando claramente el rea en que se dio esta

desviacin.
9. Clave presupuestaria del plantel.
10. Nombre del rea a la que se practic la supervisin.
11. Tipo de supervisin.
12. Ttulo de la Observacin.
El ttulo debe describir de manera general la irregularidad.
Irregularidad:
Describir pormenorizados los hechos, conductas u omisiones de la
observacin, identificando los elementos que la constituyen y cuantificando, en
su caso, el monto de la irregularidad.
Identificador
Descripcin
Causa:
Sealar el motivo que dio origen a la observacin en este caso, deben
identificarse las causas reales que motivan la irregularidad.
Efecto:
Sealar las posibles deficiencias que en un futuro puedan generarse con la
continuacin de la irregularidad y el impacto en otras actividades u
operaciones.
Principio Legal:
Indicar la normatividad, lineamientos y/o procedimientos transgredidos, por los
actos u omisiones descritos en la observacin.
13. Correctiva:
Determinar acciones inmediatas de solucin a los hechos irregulares.
Preventiva:
Recomendacin que permite evitar la recurrencia en las irregularidades
determinadas y que elimina por completo las causas que la originan.
Las recomendaciones deben estar concertadas con los servidores pblicos
responsables de su aplicacin.

31

14. Fecha compromiso:

En este espacio debe plasmarse la fecha en la que el servidor pblico
responsable del rea donde se determinaron las observaciones se compromete
a resolver la problemtica citada para solventarlas y, cuando proceda, las
acciones de mejora continua que propone para atenderlas. Adems, despus
del comentario de las observaciones debe firmar cada carta descriptiva
sealando nombre, cargo y fecha.
15. Nombre y firma del responsable del rea de supervisin o del servidor
pblico designado para el efecto.
Anexo 8
Carta descriptiva de Seguimiento
Identificador
Descripcin
1. Nombre del rea de supervisin.
2. Asentar el nmero consecutivo que corresponda a la carta descriptiva en el
informe y el total de hojas que conforman la misma (la paginacin se efectuar
una vez que se cuente con el informe completo).
3. Citar el nmero asignado a la supervisin, segn el Programa Anual de
supervisin o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de
supervisiones no programadas.
4. Nmero asignado a la observacin en la supervisin original.
5. Especificacin de la desviacin y/o monto total de la partida de ingresos o de
gasto a que se refiere la observacin original.
6. Especificacin y/o monto de la partida de ingresos o de gasto que se tom
como muestra para su revisin y anlisis en la observacin original.
7. Desviacin original o monto determinado como irregular en la observacin
original.
8. Nmero, nombre y clave del plantel.
9. Nombre del rea a la que se practica la supervisin de seguimiento.
10. Tipo de supervisin.
11. Marcar con una X si la observacin ha sido solventada de acuerdo con al
anlisis practicado.

32

12. Marcar con una X si la observacin no ha sido solventada de acuerdo con

el anlisis practicado.
13. Anotar el porcentaje de avance que el supervisor considera que se tiene, de
acuerdo con las acciones implementadas por el rea que fue supervisada y a
esa fecha no se ha solventado la observacin.
14. Recomendacin propuesta, tal como se encuentra en la carta descriptiva
original de observaciones
15. Breve resumen de las acciones implantadas por las reas responsables de
dar atencin a las recomendaciones sealadas en la observacin original, o
que acciones establecieron por no poder cumplir con la recomendacin original
o, en su caso, las omisiones en que se ha incurrido para solventar la
observacin. Asimismo, se debern indicar los motivos por los cuales el
supervisor considera dar por solventada o no la observacin.
16. En caso de que la recomendacin original no permita dar solucin a la
observacin, sta se deber replantear.
17. En caso de aprobarse el replanteamiento, se verificar que no se haya
vencido el plazo para solventar la observacin, bajo ese supuesto, no se
modificar la recomendacin, en caso contrario, se establecer una nueva
fecha en la que el responsable del rea supervisada implementar los
replanteamientos. Asimismo, asentar nombre y cargo del servidor pblico
responsable de dar atencin a la observacin; quin deber firmar lacarta
descriptiva.
18. Nombre y firma del responsable del rea de supervisin o del servidor
pblico designado para el efecto.
Anexo 9
Marcas de Supervisin
Las marcas de supervisin son signos que utiliza el supervisor para sealar el
tipo de procedimiento que est aplicando, simplificando con ello su papel de
trabajo.
Se pueden utilizar cualesquier tipo de marcas, en este anexo se presentan
algunas posibilidades y es necesario que el responsable del rea de
supervisin defina con claridad el tipo de marcas que utilizarn todos los
involucrados en las supervisiones a planteles.
MARCA

*
?

SIGNIFICADO
Clculo verificado
Cifra cuadrada
Aspecto que no debe ser considerado
Documento pendiente por aclarar,
33

=
>
<

revisar o localizar
Punto pendiente por aclarar, revisar o
localizar
Punto que fue aclarado, verificado o
comprobado
Punto confrontado contra registro
Punto confrontado contra evidencia
fsica
Punto confrontado contra documento
original
Irregularidad en la carta descriptiva,
que posteriormente se describir en lo
especfico

Nota: los puntos pendientes solo son temporales, no deben existir puntos pendientes de
verificar, solicitar o revisar en las cartas descriptivas, pues deben estar completos.

Anexo 10
Informe de supervisiones integrales, especficas, de evaluacin de
programa y de desempeo
Identificador
Descripcin
1. Nombre del rea de supervisin.
2. Nombre del plantel.
3. Nmero, nombre y clave del plantel.
4. El oficio de envo (Informe Ejecutivo) lleva una paginacin independiente del
resto del informe, por lo que la paginacin consta de dos partes: una que inicia
en el oficio de envo y otra que inicia a partir de la portada.
5. Nmero total de hojas que integran el Oficio de Envo y el Informe Largo.
6. Nombre del rea supervisada.
7. Tipo de supervisin de acuerdo con el Programa Anual de supervisin.
8. Nmero de la supervisin que corresponda, de acuerdo con el Programa
Anual de supervisin o el consecutivo que le corresponda a la supervisin no
programada.
Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre
parntesis para identificar la informacin que se debe plasmar en cada espacio.

Ejemplo de un informe de supervisin.

34

Informe de supervisin
Nmero de supervisin: (Anotar el nmero de la supervisin segn el Programa
Anual de Supervisin o el que corresponda en caso de una supervisin no
programada).
Direccin General: Anotar el nombre de la Direccin General de la que
dependa el plantel supervisado.
rea supervisada: (Nombre completo del rea revisada).
Tipo de supervisin: (Modalidad de supervisin de que se trate).
Periodo Revisado: (Lapso en que se realizaron las operaciones revisadas).
Fecha de Inicio: (Fecha en que dio inicio la supervisin).
Fecha de Conclusin: (Fecha en que dio trmino la supervisin).
Fecha de Discusin: (Fecha en que se efectu el comentario de las
observaciones con los servidores pblicos de las reas responsables).
Coordinador Encargado: (Nombre del jefe del rea de supervisin).
Jefe de Grupo: (Nombre del jefe de grupo de la supervisin).
ndice
I. Antecedentes.
II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Supervisin.
III. Resultado del Trabajo Desarrollado.
IV. Conclusin y Recomendacin General.
V. Cartas Descriptivas.
I. Antecedentes
Indicar la causa que dio origen a la supervisin, as como el nmero y fecha de
la orden de supervisin, fecha de notificacin y los datos de quien la recibi.
Sealar el rea que se supervis, as como su objetivo primordial.
II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Supervisin
II.1. Perodo
Deber sealarse el lapso en el que se realiz la supervisin.
II.2 Objetivo

35

Debern sealarse los propsitos que se persiguieron con la supervisin

efectuada, mismos que debieron determinarse desde el momento de hacer la
planeacin de la supervisin, dichos objetivos debern presentarse de manera
clara y concisa.
II.3 Alcance
Se puntualizar el perodo que comprendi la revisin y el ejercicio
supervisado, identificando en cada rea los aspectos supervisados.
Deber incluir la declaracin de haberse desarrollado el trabajo de conformidad
con lo establecido en la gua general de supervisin a planteles federales de
educacin media superior.
III. Resultado del Trabajo Desarrollado
Debern resumirse las principales deficiencias u omisiones detectadas en la
revisin con la finalidad de captar la atencin e inters hacia aquellos aspectos
relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolucin.
Por ello, es necesario realizar un anlisis de los resultados obtenidos, a fin de
identificar las causas originales que provocan las deficiencias, efectuando una
interrelacin de las observaciones que permita visualizar la problemtica y las
repercusiones que puede originar en otras reas, programas u operaciones.
IV. Conclusin y Recomendacin General
Deber plasmarse la opinin que como resultado de la revisin practicada tiene
el supervisor sobre los logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos, metas,
normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e informacin
del rea supervisada.
La recomendacin que se plantee debe apoyar a la solucin de la problemtica
detectada, cuidando de mantener congruencia con las recomendaciones
contenidas en las cartas descriptivas de observaciones. Adems, la
recomendacin debe ser objetiva, aplicable, concreta y dirigirse al origen de las
desviaciones, evitando en todo momento textos ambiguos que no fomenten
acciones concretas.
V. Observaciones
(En este apartado se anexa copia de las cartas descriptivas de observaciones
debidamente firmadas tanto por los servidores pblicos responsables de
atenderlas, como del responsable del rea de supervisin).
Anexo 11
Informe de Supervisin de Seguimiento
Identificador

36

Descripcin
1. Nombre del rea de supervisin.
2. Nombre del plantel.
3. Nmero, nombre y clave del plantel.
4. El oficio de envo (Informe Ejecutivo) lleva una paginacin independiente del
resto del informe, por lo que la paginacin consta de dos partes: una que inicia
en el oficio de envo y otra que inicia a partir de la portada.
5. Nmero total de hojas que integran el oficio de envo y el Informe Largo.
6. Nombre del rea supervisada.
7. En todos los casos se anotar seguimiento como tipo de supervisin.
8. Nmero de la supervisin que corresponda, segn el Programa Anual de
Supervisin o el consecutivo en caso de una supervisin no programada.
Nota: Dentro del cuerpo del modelo del Informe de Seguimiento se citan las instrucciones a
seguir, con negritas y entre parntesis, para identificar la informacin que se debe plasmar en
cada espacio.

Informe de supervisin
Nmero de Revisin: (Anotar el Nmero de la Supervisin).
Direccin General: Anotar el nombre de la Direccin General de la que
dependa el plantel supervisado.
rea supervisada: (Nombre completo del rea revisada).
Tipo de Supervisin (Modalidad de supervisin, que en este caso es de
seguimiento).
Periodo Revisado: (Lapso en que se realizaron las operaciones sujetas a
revisin).
Fecha de Inicio: (Fecha en que dio inicio la supervisin).
Fecha de Conclusin: (Fecha en que dio trmino la supervisin).
Fecha de Discusin: (Fecha en que se efectu el comentario de las
observaciones con los servidores pblicos de las reas responsables).
Coordinador Encargado: (Nombre del jefe del rea de supervisin).
Jefe de Grupo: (Nombre del jefe de grupo de la supervisin).
37

ndice
I. Antecedentes.
II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
III. Resultado del Trabajo Desarrollado.
IV. Conclusin y Recomendacin General.
V. Cartas descriptivas de Observaciones.
I. Antecedentes
Sealar el nmero y fecha de la orden de supervisin en atencin a la cual se
realiz el seguimiento, tambin deber indicar el nmero de las supervisiones,
antecedentes y las reas a las que se les aplic la revisin.
II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisin
II.1. Periodo
Sealar el lapso en que se realiz la supervisin de seguimiento.
II.2. Objetivo
Sealar los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, mismos
que debieron determinarse desde el momento de hacer la planeacin de las
supervisin. Dichos objetivos se debern presentar de manera clara y concisa.
II.3. Alcance
Se debern indicar todas las observaciones existentes al momento de la
supervisin de seguimiento, por el ejercicio y el periodo revisado para verificar
la aplicacin de las medidas correctivas y preventivas.
En caso de haberse efectuado pruebas supletorias para verificar recurrencia en
las observaciones, se indicarn las muestras seleccionadas para su revisin y
su proporcin porcentual con los universos correspondientes.
Incluir la declaracin de haber desarrollado el trabajo de conformidad con la
Gua General de Supervisin a Planteles Federales de Educacin Media
Superior.
III. Resultado del Trabajo Desarrollado
Describir las acciones implementadas por el rea supervisada que le
permitieron dar solucin a las observaciones, haciendo nfasis de aquellas que
sean susceptibles de incorporar en otros programas, procesos o reas para su
mejora continua.
Asimismo, realizar una sntesis de aquellas observaciones que no han sido
atendidas, as como de las nuevas desviaciones detectadas en la revisin, con

38

la finalidad de captar la atencin e inters hacia aquellos aspectos relevantes

que requieran mayor cuidado y celeridad para su resolucin.
Lo anterior deber realizarse cuidando que no se vea disminuida la relevancia
de los hechos u omisiones.
Tambin contendr un cuadro resumen de la totalidad de las observaciones a
las que se dio seguimiento, agrupadas por tipo de supervisin, de la siguiente
manera:
Tipo de Supervisin:
Sujetas a Seguimiento
Solventadas No Solventadas
Integrales (Por codificacin)
Especficas
Evaluacin de programas
De desempeo
Seguimiento
Total
La aplicacin de una supervisin de seguimiento puede generar nuevas
observaciones. En tal caso, en este apartado se comentarn las nuevas
observaciones, identificando en el informe los apartados de Seguimiento y
Nuevas observaciones.
IV. Conclusin y recomendacin general
Dar a conocer la opinin que como resultado de la revisin practicada se tiene
sobre las reas supervisadas en la aplicacin de medidas correctivas y
preventivas, as como una evaluacin del grado de solventacin de las
observaciones y la efectividad de las medidas implementadas.
Asimismo, indicar las recomendaciones de la sntesis del resultado del trabajo
desarrollado, manteniendo congruencia entre las recomendaciones contenidas
en las cartas descriptivas de seguimiento y las vertidas en este apartado del
informe.
Recordar que las recomendaciones deben ser objetivas y dirigirse a las causas
que originaron las observaciones, a fin de evitar su recurrencia.
V. Observaciones

39

(En este apartado se anexa copia de las cartas descriptivas de observaciones

debidamente firmadas tanto por los servidores pblicos responsables de
atenderlas, como del responsable del rea de supervisin, en su caso, por el
jefe de grupo de la supervisin de seguimiento).
Anexo 12
Polticas de Actuacin
I. Responsabilidades del Supervisor
a) Actuar con la mxima diligencia, eficacia y eficiencia en las
comisiones y servicios que le sean encomendados,
abstenindose de realizar cualquier acto, conducta u omisin que
cause deficiencias en el trabajo y en consecuencia, suspensin
del mismo o implique abuso o ejercicio indebido del empleo,
cargo o comisin.
Por la importancia que reviste la funcin del supervisor en el
servicio pblico es necesario que en su trabajo fije el cuidado y
esmero necesarios para su mejor desarrollo, as como actuar con
la mxima probidad y responsabilidad profesional, apegndose a
las presentes polticas.
b) Encauzar las facultades atribuidas, la informacin y todo tipo de
recurso asignado, exclusivamente para los fines del servicio en el
desempeo de sus funciones, por lo tanto deber:
1. Abstenerse de aceptar de los servidores pblicos de las
reas supervisadas y/o de la Institucin cualquier
invitacin (comidas, eventos sociales, favores etc.) y de
solicitar, aceptar o recibir por s o por interpsita persona,
cualquier tipo de favor o atencin que pueda constituir o
presuponer un conflicto de intereses y afecte o haga
suponer que se afecta la independencia de juicio que
debe mantener.
Nota: En caso de duda en situaciones especficas relativas a esta
poltica, se deber consultar con el titular del rea de supervisin.

2. Desempear su empleo o comisin sin obtener, ni

pretender beneficios adicionales a la contraprestacin
que su funcin le otorga.
3. Usar la informacin obtenida en el desarrollo de su
trabajo con toda integridad profesional, sin ocultar ni
deformar los hechos o la informacin con el propsito de
obtener algn beneficio personal o beneficiar a terceros.
Asimismo, es responsable de mantener absoluta reserva
y confidencialidad con respecto de los informes, datos y
hechos obtenidos como consecuencia de sus labores.

40

4. Tratar con respeto, diligencia, imparcialidad y rectitud a

las personas con las que tenga relacin con motivo de la
comisin y funcin que desempee.
5. Observar en la direccin y supervisin de sus
subordinados, adecuadas reglas de trato y abstenerse de
incurrir en agravio, desviacin y abuso de autoridad.
6. Observar respeto y subordinacin legtimas con sus
superiores jerrquicos; cumpliendo con las disposiciones
por ellos dictadas en el ejercicio de sus atribuciones.
7. Abstenerse de autorizar a un subordinado a no asistir a
sus labores sin causa justificada, as como de otorgar
licencias y permisos, lo cual slo podr ser autorizado
por el titular del rea de supervisin con la debida
justificacin.
8. Abstenerse de desempear algn otro empleo, cargo o
comisin oficial de otra naturaleza durante el desempeo
de su funcin, que resultaren incompatibles con sta.
9. Abstenerse de coaccionar por s o por interpsita
persona a los servidores pblicos de las reas
supervisadas para obtener a su favor, de un familiar o de
terceras personas, resoluciones favorables sin cumplir
con los requisitos que sealan las leyes respectivas.
10. Abstenerse de promover y gestionar por s o por
interpsita persona la tramitacin y resolucin ilcita de
negocios.
11. Abstenerse de participar indebidamente en la seleccin,
nombramiento, designacin, contratacin, promocin,
suspensin, remocin, cese o sancin de cualquier
servidor pblico o prestador de servicios, cuando exista
inters o pueda derivar alguna ventaja y/o beneficio
personal, familiar o de negocios.
12. Informar al titular del rea de supervisin, todo acto u
omisin de los servidores pblicos que pueda implicar
inobservancia a los puntos anteriores.
13. Comunicar por escrito al titular del rea de supervisin el
conocimiento y cumplimiento de las presentes polticas o
las dudas que suscite la procedencia de las rdenes
recibidas; as como las sugerencias que actualicen y/o
mejoren las presentes polticas.

41

La comunicacin del conocimiento de las polticas, se deber presentar

anualmente por cada supervisor.
II. Polticas de Carcter Particular
Previamente al inicio de cualquier revisin o trabajo se deber formular la
planeacin, la cual contempla la elaboracin de la carta de planeacin, el
cronograma de actividades y el formato de cartas descriptivas que elija de
acuerdo al tipo de supervisin que sea comisionado. La planeacin deber
formularse conjuntamente por el responsable del rea de supervisin y el jefe
de grupo encargado de la revisin. Todos los integrantes del grupo de
supervisin deben conocer y comprender el plan, particularmente en aquellos
aspectos que les sean asignados para su desahogo.
El jefe de grupo a cargo de cualquier supervisin invariablemente deber
permanecer tiempo completo en la misma y ejercer su responsabilidad y
funcin en forma adecuada, a fin de vigilar el avance del trabajo establecido en
la planeacin.
El encargado del rea de supervisin (o quien ste haya designado) ser
responsable de ejercer una adecuada supervisin, estableciendo una
adecuada comunicacin con los supervisores para evaluar su rendimiento,
oportunidad y profundidad en el anlisis, as como estar dispuesto en todo
momento para la atencin y solucin de los problemas que se susciten.
En todas las supervisiones relacionadas con denuncias, investigaciones
especiales y otras similares, as como en reuniones o entrevistas en las que se
requiera levantar actas o minutas debern participar por lo menos dos
supervisores que intervinieron en la supervisin, siendo uno de ellos el jefe de
grupo a cargo de la comisin.
El grupo de supervisores actuantes, en el desarrollo de la supervisin, debern
cerciorarse de haber obtenido la evidencia suficiente, relevante, pertinente y
competente que sustente la opinin que se emite. En este sentido, el jefe de
grupo deber encauzar a los supervisores para que realicen su trabajo con
sentido crtico y profesional asegurndose que sus cartas descriptivas, oficios y
notas informativas estn completos.
Se deber evitar el extravo de los papeles de trabajo y de la documentacin
que le sea suministrada; por lo que durante su estancia en las reas revisadas
deber mantenerlos bajo su estricto control, debiendo documentar mediante
recibos los expedientes que le sean entregados as como conservar la
constancia de su devolucin.
El titular del rea de supervisin deber distribuir el trabajo entre los
supervisores de acuerdo con la capacidad y experiencia de cada uno de ellos,
cuidndose que lleve implcita una responsabilidad mayor a su actual
experiencia, apoyndolos con una supervisin adecuada, con el objeto de
incrementar la productividad de la supervisin y mejorar los procedimientos y
tcnicas que se apliquen en la revisin.

42

El titular del rea de supervisin fomentar la actualizacin y desarrollo

personal de los supervisores proporcionndoles los manuales, guas y
circulares de manera oportuna; adems de los cursos de capacitacin que
conforme al diagnstico de deteccin de necesidades se programen. Por su
parte, los supervisores deben aplicar los conocimientos e instrucciones que se
les transmitan, as como participar con propuestas y sugerencias que permitan
una mayor eficiencia de la operacin.
III. Polticas Relativas al Desempeo de Comisiones Forneas
El personal asignado para realizar la supervisin debe contar con la
disposicin, preparacin tcnica, experiencia y capacitacin necesaria para el
eficiente desarrollo de sus actividades con la adecuada supervisin y
comunicacin.
Las consultas y solicitudes que presenten los supervisores comisionados
debern hacerse de manera planeada y concreta, a fin de reducir el tiempo y
nmero de llamadas de larga distancia.
El titular del rea de supervisin deber programar los viajes, de tal forma que
la salida sea por la maana y el regreso en las noches. En caso de que el
traslado sea por va terrestre, se deber hacer el esfuerzo de viajar en las
horas en que menos se afecte la actividad sustantiva y lograr, en
consecuencia, un mayor tiempo para el desahogo de las pruebas y tcnicas de
supervisin.
El jefe de grupo deber reforzar las acciones en la planeacin y durante el
desarrollo de la supervisin, a fin de que la misma se realice en el menor
tiempo, evitando que el supervisor tenga que regresar al sitio de la comisin
para obtener informacin complementaria o solicitarla cuando ste ya se
encuentre en oficinas centrales.
El jefe de grupo deber mantener una estrecha coordinacin y comunicacin
con los superiores jerrquicos, a fin de mantenerlos informados del avance de
la revisin.
Al inicio de la auditora inmediatamente despus de instalarse, debern
informar los nmeros telefnicos donde puedan ser localizados (oficina y hotel)
y establecer un da para reportar el avance de la revisin, lo anterior
independientemente de que en el caso de situaciones relevantes o urgentes se
establezca la comunicacin inmediata y oportuna.
En el momento en que se determinen hechos que diesen lugar a una
ampliacin del tiempo de la comisin, debern comunicarlo oportunamente por
va telefnica y posteriormente va fax, a fin de autorizarse y tramitarse los
viticos correspondientes y ajustar el Programa Anual de Supervisin y el
cronograma de actividades.

43

Los viticos asignados debern erogarse bajo criterio de economa,

racionalidad y disciplina presupuestaria, cuidando que los documentos
comprobatorios que se recaben, renan los requisitos legales y fiscales
requeridos por la normatividad vigente, con el objeto de que la comprobacin
de pasajes y viticos se realice correctamente.
IV. Polticas de Superacin, Eficiencia y Economa
Con base en la eficiencia probada por los supervisores durante el desempeo
de su funcin, el jefe inmediato poseer los elementos necesarios para efectuar
una evaluacin individual del personal que permita precisar su actuacin,
situacin que quedar plasmada en el formato de evaluacin diseado ex
profeso y que se requisitar invariablemente al final de cada intervencin.
Estas evaluaciones, conjuntamente con el nivel de estudios, antigedad en el
puesto y antigedad en la Dependencia, sern la base para promociones,
estmulos y recompensas que puedan otorgarse.
Los servidores pblicos superiores y de mandos medios del rea de
supervisin debern fomentar en el personal la lealtad a la institucin.
Todo el personal del rea de supervisin deber tomar plena conciencia de las
medidas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal y ser, a la vez,
promotores de las mismas y ejemplo a seguir para el resto del personal de la
Dependencia, cuidando los materiales y equipos asignados para el desarrollo
de su labor.
El equipo encargado de cada actividad o revisin, deber hacer su mejor
esfuerzo para llevar a cabo un trabajo a nivel de excelencia, en el menor
nmero de das factibles.
Los supervisores deben tener plena conciencia de que el elemento ms
importante de su labor lo constituye el informe de supervisin, el cual reflejar
imparcialmente el resultado de las pruebas, anlisis realizados y los hechos
que en l se consignen, adems debe estar debidamente soportado con la
evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.
Asimismo, para que los objetivos de la supervisin se cumplan total y
oportunamente, el informe de supervisin deber emitirse a ms tardar al
quinto da hbil de concluido el plazo programado de revisin, de esto es
responsable solidario el encargado del rea de supervisin.
Se entiende por informe emitido, el que est firmado por el titular del rea de
supervisin, o por quien ste designe, y est en posibilidad de realizar su
distribucin a las diferentes instancias.
Anexo a estas polticas se incluye el Declogo del Supervisor y el modelo de
oficio que anualmente presenta el supervisor al titular del rea de supervisin.
Modelo de Oficio

44

Mxico, D.F., de de 1999.

(Nombre del jefe del rea de supervisin)
Cargo
Presente
Hago de su conocimiento que conozco las Polticas de Actuacin de los
supervisores y que durante el ao en curso, en los trabajos que me han
encomendado no he incurrido en algn conflicto de inters personal que
pudiera estar en contravencin con el carcter de servidor pblico adscrito a
esta rea de supervisin, ni en los supuestos que se mencionan a
continuacin:
a. Poseer algn otro empleo incompatible con el cargo que desempeo.
b. Tener algn inters personal, familiar y/o de negocios enla Secretara de
Educacin Pblica, incompatibles con el desarrollo de mi funcin, del
que pueda resultar un beneficio propio, para mi cnyuge, parientes
consanguneos hasta el cuarto grado, por afinidad o civiles o para
terceros con los que tenga relaciones profesionales, laborales o de
negocios, o para socios o sociedades de las que su servidor o las
personas antes referidas hayamos formado parte.
c. Aceptar invitaciones (comidas, eventos sociales, etc.) o solicitar favores
o atenciones de los servidores pblicos de la SEP.
d. Desempear mi trabajo o comisiones, tratando de obtener beneficios
adicionales a los que, como contraprestacin a mi funcin, se me
otorgan.
e. Utilizar la informacin obtenida en el desarrollo de mi trabajo, con el
propsito de lograr algn beneficio personal y/o a favor de terceros.
En cumplimiento de las polticas, protesto bajo palabra de decir verdad que no
me encuentro en ninguno de los supuestos limitativos anteriores,
comprometindome a que mi actuacin como profesional de la supervisin es,
ha sido y ser con estricto apego a las disposiciones legales y normativas
aplicables y fidelidad institucional.
Atentamente
Nombre y firma del supervisor
Declogo del Supervisor
S ntegro
Mantn t independencia mental cuando expreses una opinin, s objetivo y
mesurado al actuar frente a los asuntos bajo tu responsabilidad.
Sirve

45

T eres el servidor pblico en el que los supervisados confan en que

propondrs soluciones adecuadas a los problemas. Las deficiencias cualquiera
las comenta, pero proponer acciones de mejora debe ser tu objetivo de
excelencia.
S Honesto
T eres el primero que debe estar dentro de la legalidad y promover su
cumplimiento. No aceptes favores que impliquen o aparenten corromper tu
funcin.
S Prudente
Tu profesionalismo empieza con tu discrecin; recuerda que la informacin que
obtienes es nicamente para formarte una opinin y emitir un juicio.
S Humilde
Preguntar es la mejor manera de conocer el porqu de las cosas, ten la
modestia de reconocer que no lo sabes todo; adems, la calidad de tu trabajo
se incrementa encontrando explicaciones de las personas que realizan la
funcin, enriquecindola con la opinin de la gente con experiencia.
Actualzate y Compite
Estimula tu desarrollo profesional con la educacin continua y date la
oportunidad de no ser un supervisor obsoleto. En los lmites de la cortesa y el
respeto mutuo, la competencia leal entre compaeros y supervisados te
impulsar a obtener trabajos que representen un reto mayor.
Coopera
Intersate por el trabajo en grupo. Intercambia opiniones con tus compaeros
de trabajo, esto enriquece la supervisin.
Planea
Antes que todo, establece los puntos de control, las actividades, las relaciones
de grupo y las estimaciones de tiempo: ese es tu proyecto.
Convncete y Convence
La evidencia es tu nica arma. Obtn la necesaria para formarte un juicio y
soportar tu opinin ante terceros, ya que la funcin de supervisin implica
convencer para mejorar y no vencer para que prevalezca tu opinin.
Ama tu Funcin
Slo as logrars la excelencia en tu profesin y dignificar al auditor pblico.

46

Anexo 13
Carta Descriptiva nica de Auditora
Identificador
Descripcin
1. Anotar el nombre completo del rea de supervisin.
2. Citar el nombre completo del rea a supervisada.
3. Anotar el tipo de supervisin practicada.
4. Anotar el nmero de la revisin que corresponda, de acuerdo al Programa
Anual de Supervisin o el nmero consecutivo que le corresponda a la
supervisin no programada.
5. Anotar la fecha en que dio inicio la revisin.
6. Anotar la fecha en que concluy la revisin.
7. Citar el tiempo real empleado en la revisin (das).
8. Anotar el perodo que abarcaron los rubros revisados.
9. Anotar el nombre del responsable del grupo de la supervisin.
10. Anotar la cantidad de supervisores que participaron en la revisin, sin
considerar al jefe de grupo.
11. Cuantificar los das-hombre utilizados en la supervisin de la supervisin
por el coordinador de la misma.
12. Anotar la cantidad de observaciones determinadas en la revisin, para las
supervisiones integrales deber anotarse la cantidad de stas por cada cdigo
(rea, aspecto y, en su caso, especificar montos desviados).
13. Anotar la cantidad total de observaciones derivadas de la revisin.
14. En caso de una supervisin de seguimiento se anotar la cantidad de
observaciones de acuerdo con cada concepto.
15. Cantidad total de observaciones a las cuales se dio seguimiento.
16. Anotar la cantidad de observaciones a las que se dio solucin.
17. Anotar la cantidad de observaciones que aunque estn siendo atendidas no
se encuentran solventadas en su totalidad.

47

18. Sealar la cantidad de reas susceptible de supervisar.

19. Anotar el importe total que representaron los rubros revisados, en el caso
de que se supervisen reas con manejo de recursos financieros o materiales.
20. Anotar los aspectos con desviacin en las diferentes reas o, en su caso,
anotar el monto de las operaciones irregulares.
21. Anotar, en su caso, el importe de los montos que fueron recuperados.
22. Anotar, en su caso, el importe de los montos susceptibles de ser
recuperados.
23. Anotar el importe de las irregularidades o montos que el rea logr aclarar y
no un monto por recuperar, depositar o irregular.
24. Nombre y firma del servidor pblico que elabor la Carta Descriptiva nica
de Supervisin.
25. Nombre y firma del servidor pblico que da el Visto Bueno.
Anexo 14
Evaluacin de la Supervisin
Identificador
Descripcin
1. Anotar el nombre del rea de supervisin.
2. Anotar el nombre completo del rea supervisada.
3. Anotar el tipo de supervisin practicada (integral, especfica, de evaluacin
de programas, de desempeo o de seguimiento).
4. Anotar el nmero de revisin, de acuerdo con el Programa Anual de
Supervisin o el nmero consecutivo que le corresponda a la supervisin no
programada.
5. Anotar la fecha en que se inici la supervisin.
6. Anotar la fecha en que concluy la supervisin.
7. Sealar el periodo en que se llevaron a cabo los rubros, objeto de la revisin.
8. Citar a los supervisores que participaron en la revisin.

48

3. Considerar un espacio para hacer comentarios u observaciones que aclaren

alguna situacin.
11. Nombre y firma del supervisor que elabor el formato.
12. Nombre y firma del servidor pblico que da el Visto Bueno al formato.
Anexo 15
reas y aspectos que en forma mnima se debern cubrir en
supervisiones integrales
REA

ASPECTO

Organizacin

Elaboracin del POA

Capacidad instalada vs. captacin alumnado
Mantenimiento exterior de instalaciones
Sanitarios
Laboratorios
Talleres
Almacn
Equipo de cmputo para labores administrativas, docentes y alumnos
Programa semestral de tutoras
Verificacin de la participacin de la comunidad escolar en el desarrollo del
POA y del Programa Acadmico del Plantel
Disciplina y limpieza de todos los espacios educativos
N de docentes asignados a funciones de vinculacin, asesores de tesis, y
SAE
Programa de actualizacin y capacitacin administrativa, docente y directiva
Elaboracin y aplicacin del Programa Acadmico del Plantel
Acciones comprometidas de mejora continua administrativas, docentes y
directivas
Libros por alumno en biblioteca
Computadoras conectadas a internet en biblioteca
Seguimiento de egresados
Material didctico
Avance programtico
Programacin y supervisin y asesora de docentes frente a grupo
Criterios de evaluacin de los alumnos
Planeacin docente
Programa de visitas a empresas
Acuerdos de juntas de academia
Resultados del programa de vinculacin
Seguimiento de prcticas de los alumnos y del servicio social
Actividades productivas e investigacin realizadas con el sector productivo
Eficiencia terminal
Desercin semestral (1, 3, 5 o 2, 4, 6)
Porcentaje de alumnos titulados
Asuntos pendientes con las diferentes reas de la Direccin General
Horarios de grupo
Mantenimiento del equipo de los talleres
Equipamiento de los laboratorios
Programa de ingresos y egresos
Resultados de la aplicacin de los recursos propios de los ltimos seis
semestres
Informes rendidos a los padres de familia de la aplicacin de los recursos
propios

Tcnico
Pedaggica

Recursos
financieros

49

Recursos
Humanos

Directivos

Padres de
familia

Informes rendidos a los docentes de la aplicacin de los recursos propios

Aplicacin de recursos asignados por la DGETI
Aplicacin de recursos asignados por las autoridades estatal y municipal
Expedientes de docentes y personal directivo
Incidencias de personal pendientes en los dos ltimos semestres
Nmina de personal
Control de asistencia del personal
Compulsa de cinco expedientes
Archivos de control escolar
Asignacin actualizada de los recurso materiales a cada rea
Conocimiento de todas las reas del plantel
Acciones programadas de participacin del plantel con la comunidad
Acciones programadas de participacin del plantel con la DGETI
Actividades conjuntas con la Representacin de la SEMS
Actividades conjuntas con el gobierno estatal, particularmente con la SEE
Actividades conjuntas con las autoridades municipales
Difusin de los resultados y actividades escolares al entorno social, estatal y
nacional
Agenda de trabajo diario
Opinin de cinco padres de familia de los directivos escolares
Opinin de cinco padres de familia del personal administrativo y docente
Opinin de cinco padres de familia de la organizacin y calidad del servicio
educativo

50