SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS

METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UNA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL.

WALTER HUMBERTO RODRIGUEZ. Biblioteclogo y Archivista Universidad de la Salle Especialista en Archivstica Universidad Javeriana

30 de septiembre de 2003

2002

Leyes Colombianas Sobre Archivos.

Ley 4 de 1913. Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

Ley 47 de 1920. Sobre la proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 40 de 1932. Sobre el registro reformas civiles de las personas. Ley 14 de 1936. Aprueba el tratado de proteccin sobre el patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Sobre la proteccin del patrimonio cultural.

Leyes Colombianas Sobre Archivos.

Ley 39 de 1981. Sobre la Microfilmacin y certificacin de archivos. Ley 23 de 1981. Regula archivos de las historias clnicas. Ley 23 de 1982. Sobre proteccin de los derechos de autor. Ley 57 de 1982. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Ley 63 de 1986. Aprueba tratado que prohbe la exportacin, importacin y transferencia ilegal de Bienes Culturales.

Leyes Colombianas Sobre Archivos.

Ley 6 de 1992. Ley 80 de 1989. Ley 44 de 1993. Ley 190 de 1995. Ley 200 de 1995. Artculo 74. Da valor probatorio al Disco ptico. Crea el Archivo General de la Nacin. Sobre derechos de autor de funcionarios pblicos. Artculos 27 y 29 Sobre faltas y delitos en archivos. Artculos 40 y 41 Conductas sancionables a Servidores pblicos sobre los archivos. Artculo 95 Sobre uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en los despachos judiciales..

Ley 270 de 1996.

Cdigo Contencioso Administrativo

Artculo 29. Formacin y examen de expedientes. cuando hubiere documentos relacionados con una misma actuacin o con actuaciones que tengan el mismo efecto, se har con todos un solo expediente al cual se acumularn, de oficio o a peticin de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad y tengan relacin intima con l para evitar deciciones contradictorias

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

Acdo 10 de 1995. Reglamenta la presentacin de las tablas de retencin documental al Archivo General de la Nacin. Reglamenta los rganos de direccin, coordinacin y asesora para los departamentos . Reglamenta la interaccin del comit evaluador de documentos del departamento.

Acdo 12 de 1995.

Acdo 02 de 1996.

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

Acdo 06 de 1996. Crea el comit evaluador de documentos del Archivo General de la Nacin. Se establecen criterios de conservacin y evaluacin de documentos.

Acdo 11 de 1996.

ACUERDO No. 038 de Septiembre 20 de 2002. Por el cual se desarrolla el Artculo 15 de la Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

ACUERDO No. 039 de Octubre 31 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000. ACUERDO 041 del 31 de octubre 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000.

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

ACUERDO 042 del 31 de octubre 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Circular Externa 001-2001

Ministerio de Cultura Archivo General de la Nacin ETAPA 2. ELABORACIN Y PRESENTACIN establece ... las entidades pblicas elaborarn y presentarn sus respectivas Tablas de Retencin Documental ante la instancia archivstica que oportunamente se informar y de acuerdo con el siguiente calendario... y en el numeral D indica: Distritos Especiales, Tursticos, Culturales e Histricos fecha lmite noviembre de 2002

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Conceptos Bsicos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona, institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.
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Archivos de Gestin
El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se rene la documentacin en trmite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Importancia de los Archivos de Gestin: Facilitan el control y seguimiento de la documentacin. Fuente de consulta para la toma de decisiones. Iniciador del proceso de normalizacin archivstica (Archivo Total).

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Archivo Central
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general Importancia del Archivo Central: Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las actuaciones de la Administracin: Los de Eficacia y Eficiencia. Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la Administracin.

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Archivo Histrico
Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin, que por decisin del correspondiente Comit de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Importancia del Archivo Histrico: Permiten la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin. Proporcionan un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la informacin. Son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de una Nacin.

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Ciclo Vital del Documento

3ra. FASE

Archivo Histrico Permanente Archivo Central (Intermedio)

Conservacin y Eliminacin Utilizacin y Mantenimiento

2da. FASE

1ra. FASE

Archivo De Oficina (Activo)

Nacimiento y Elaboracin de Documentos

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Ciclo Vital del Documento

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

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Ciclo Vital del Documento

Un sistema integral de gestin de documentos se ocupar de todo lo que le suceda a los documentos de una organizacin, a travs de su ciclo vital es decir: Desde su nacimiento. Pasando por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las actividades de su organizacin. Hasta su muerte o destruccin. Las fases bsicas de la gestin de documentos son:

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Principios de organizacin
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Archivo General de la Nacin.
Mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administracin pblica, privada o una persona, respetando la estructura con clasificacin propia de dicha entidad. Cada documento en la dependencia que pertenece. Integridad e independencia de cada Serie. 18

Principios de organizacin
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Conservacin de los documentos dentro del fondo al que naturalmente pertenece. Teora archivistica formulada por Natalis de Wally que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los otros. Es valido tanto para los archivos histricos como para los administrativos. 19

Principios de organizacin
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Archivo General de la Nacin.

Indica el necesario respeto al orden en que originalmente han sido producidos los documentos. Cada documento en la dependencia dentro de cada serie de acuerdo con la secuencia.
Orden

Natural. Causa y efecto: cronolgico. 20

Orden Numrico y

Principios de organizacin
PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL
Ordenacin interna que conserva los documentos de cada serie de acuerdo a la secuencia que origin el expediente y en el orden que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la razn administrativa de un asunto determinado. Se debe respetar el orden de los documentos ya que son producidos en una relacin causaefecto. Teora de Muller, Freith y Fruin. 21

ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD

La estructura interna de una entidad est conformada por las divisiones administrativas creadas para el desempeo de una funcin especfica y de acuerdo a la jerarqua que las divisiones tienen en el organigrama de la entidad. Como quiera que el organigrama es el reflejo de la entidad productora de documentos, debe ser tambin la base fundamental para la organizacin de cada archivo. 22

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, original: Los Las Las Los Fondos. Secciones. Series Documentales. Tipos Documentales.

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Fondo FONDO
Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona.

El Fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es conservada en la Entidad Productora. Sinembargo, cuando la documentacin es transferida a otra Entidad, adquiere una categoria de un Fondo ms de la Entidad que lo recibe.

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Seccin Documental
Secciones Documentales.
Son las divisiones del Fondo identificadas con la produccin documental de una Unidad o Divisin Administrativa Funcional de la institucin que produce el Fondo.

Subseccin.
Es una subdivisin de la seccin, integrada por el conjunto de documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional.

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Nivel Documental
Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerrquicos se descender al nivel documental: SERIE SUB-SERIE UNIDAD SIMPLE (Acuerdo, Resolucin) UNIDAD DOCUMNTAL COMPLEJA (Expediente de Orden de pago, Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurdicos)

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Tipo Documental
TIPO DOCUMENTAL
Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura fsica del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas.

Caractersticas Internas y Externas. Definen las series documentales.

ATRIBUTOS

Posibilitan la clasificacin y posterior inventario. Elementos catalogacin. necesarios para la

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Tipo Documental
TRAMITE ADMINISTRATIVO
Carcter documental

conjunto de documentos

revelan una actividad o una accin

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Caractersticas de los Documentos

TIPO DE ACCIN Documentos de decisin Documentos de transmisin TIPO DE DOCUMENTO CONTENIDO

Leyes, Decretos, 1. Resolucin reconocimiento servicios Resoluciones, 2. Sentencia. Circulares. Comunicaciones, notificaciones publicaciones 1. Oficio de notificacin y 2. Invitacin 3. Comunicado de prensa 1. Acta de Comit. 2. Certificacin. 3. Declaracin 1. Informe de Contralora. 1. Denuncia 2. Alegaciones 3. Recurso ordinario

Actas, certificados Documentos laborales. de constancia Documentos de Juicio. Informes

Documentos Solicitudes, denuncias, de los Alegaciones. ciudadanos

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Clases de Documentos
FACILITATIVOS O COMUNES Definicin: Aquellos que son comunes a toda la administracin, debido a que son producto del ejercicio de las mismas funciones. Ejemplo: Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, etc. ESPECFICOS O SUSTANTIVOS Definicin: Los que se producen en relacin con las funciones misionales de cada entidad. Ejemplo: Documentos Confis Actas del Comit Interparlamentario de Crdito Pblico. Corresponde a un documento o conjunto de documentos con un valor intrnseco porque revelan una actividad o una accin.

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de instalacin fsica de archivo normalmente se trata de cajas o cualquier otro tipo de contenedor.

UNIDAD ARCHIVSTICA

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Serie Documental
Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.

SERIE DOCUMENTAL

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Serie Documental SERIE

S U B S E R I E
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Tablas Retencin Documental

Son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. En otros pases reciben diferentes denominaciones: En Francia Tableaux de tri. En Brasil Temporalidade de documentos y Tabela de temporalidade de documentos da FGV. En Canad Recueil de delais de conservation de ministeres et organismes gouvernementaux. En pases de habla hispana se conocen como Tabla de plazos precaucionales, Tabla de plazos mnimos; Catlogos de seleccin; Calendario de conservacin y Tabla de seleccin.

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Compilacin de informacin
Esta fase debe comprender el levantamiento de la siguiente documentacin: Organigrama actualizado de la Entidad, para determinar su conformacin y estructura actual. Acto administrativo en el que se determinan los cdigos que identifican a cada una de las unidades administrativas. Actos Administrativos y normatividad que incida en las funciones de cada una de las unidades administrativas de la Entidad. Manuales de procedimientos actualizados de la Entidad.

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Estudio de Unidad Documental

Esta fase busca establecer la produccin documental en cada unidad administrativa y su relacin con las funciones que le han sido asignadas Organigrama actualizado de la Entidad, para determinar su conformacin y estructura actual. NOMBRE: Encuesta estudio unidad documental PRESENTACION: tamao carta u oficio DILIGENCIAMIENTO: manuscrito en letra imprenta TRMITE: el original diligenciado debe conservarse en el archivo central hasta que la TRD sea aprobada. Fecha de aplicacin: indicar utilizando nmeros: Da, Mes, Ao en que se aplica, por ejemplo D 23 M 07 A 01 Nombre del encuestador: este campo debe diligenciarse especialmente cuando mas de una persona colabora en la aplicacin de las encuestas.

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Estudio de Unidad Documental

1. Entrevistados: se deben relacionar nombres apellidos y cargos del personal que brinda la informacin, la jefatura y de ser necesario, alguno de sus colaboradores inmediatos. 2. Datos de la unidad administrativa: se debe anotar el nombre y el cdigo que por acto administrativo se le haya asignado a la unidad administrativa a la que se aplica la encuesta. As mismo se debe indicar el tipo, nmero y fecha del acto administrativo vigente, mediante el cual se le fijan funciones. 3. Anlisis unidades documentales : para la aplicacin de esta seccin de la encuesta el entrevistador debe tener claridad sobre la definiciones de unidad documental y tipo documental ya que se debe aplicar una encuesta por cada unidad documental .

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Estudio de Unidad Documental

3.1 Denominacin : nombre con el que se conoce la unidad documental analizada. 3.2 En que funciones de la unidad administrativa incide el documento? Se indicar en razn a que funcin de la unidad administrativa, se produce o se recibe la unidad documental analizada. 3.3 La informacin contenida en este documento se halla registrada en otros documentos?, sealar con X segn corresponda. Si la respuesta fue afirmativa relacione en cul o cuales: se debe indicar el nombre del o los documentos en los que tambin se encuentra la informacin que contiene la unidad documental que se esta analizando.

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Estudio de Unidad Documental

3.4 En caso de que el documento este acompaado de anexos relacinelos: se debe anotar la denominacin de los documentos que sirvan como soporte a la unidad documental que se este analizando. 3.5 Trmite del documento: a fin de hacer seguimiento de la unidad documental analizada y poder compararla con el trmite aprobado en el manual de procedimientos correspondiente se debe indicar la ruta del original y sus copias. 3.6 Otras unidades administrativas tienen relacin con el trmite del documento? Se debe marcar X segn corresponda y en caso afirmativo identificar las unidades administrativas indicando brevemente la actividad que cumplen en relacin con la produccin y/o trmite de la unidad documental analizada.

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Estudio de Unidad Documental

3.7 Seale las normas que inciden en la produccin, trmite y conservacin del documento: debe tomarse en cuenta relacionar tanto normas generadas en actos administrativos producidos por la entidad ( por ejemplo resoluciones, etc.) como normas genricas (por ejemplo leyes, etc.). Es frecuente que algunas de estas normas por ser de consulta constante se encuentren en la unidad administrativa en la que se aplique la encuesta, caso en el cual se debe solicitar copia y anexarla a la misma. 3.8 Observaciones: se debe relacionar informacin que aclare porque no se diligenci algn campo o alguna situacin especfica que deba tenerse en cuenta en la elaboracin de la TRD, por ejemplo que la unidad administrativa se encuentra en proceso de reestructuracin.

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Estudio Unidad Documental

Aplicacin Encuesta Estudio Unidad Documental. Oficina Unidad Documental
Trmite Frecuencia de Produccin Consulta Volumen de Produccin Transferencias

Ubicacin

Funciones

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Construccin de Series
En esta fase del proceso se deben integrar las funciones sealadas por norma a cada unidad administrativa, con las encuestas de unidad documental y el manual de procedimientos correspondientes, se busca determinar el nombre con que se deben agrupar los expedientes que contienen documentacin generada con relacin a un tramite especifico. La denominacin de las series y subseries debe tener relacin con la funcin o funciones que les dan vida, para facilitar la labor tanto a quienes deben conformar los expedientes, como a quienes deben cotejar las transferencias de documentos y quienes deseen consultar la documentacin

ta s e u c n E
Pr

s ne io nc Fu

TRD
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Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Regin del Sumapaz. Denominacin CONTROL. Propuesta: VISITAS DE INSPECCIN Y

orienta sobre las funciones que dan origen a los expedientes, ya que diferentes dependencias de acuerdo con sus competencias en una misma entidad pueden mantener una relacin con determinadas zonas de influencia.

Comentario: Utilizar la denominacin de un sitio geogrfico no

Denominacin Incorrecta: Contralora Distrital. Denominacin Propuesta: INFORMES DE CONTROL. Comentario: Denominar una serie con el nombre de una entidad no es correcto ya que de acuerdo con las funciones que cumpla cada unidad administrativa pueden generarse diversos tipos de relacin con la misma entidad (entregar informes, brindar asesora, solicitud de conceptos)

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Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Planillas. Denominacin Propuesta: CONTROL DISTRIBUCIN DE CORRESPONDENCIA. RECEPCIN Y

Comentario: La denominacin genrica de un formato no es correcta

ya que en el caso de las planillas, pueden utilizarse para adelantar diferentes tipos de trmites relacionados con funciones diversas (contables, control de inventarios, controles de ingreso y salida de elementos).

Denominacin Incorrecta: Comits. Denominacin SALUD. Propuesta: ACTAS COMIT PARITARIO DE

Comentario: De acuerdo con los requerimientos propios de cada Administracin se crean diferentes comits, cuyas actas son elaboradas y conservadas en la unidad que ejerza su secretara debe distinguirse al asignar las series debe identificarse con claridad que tipo de actas le corresponde generar a cada dependencia

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Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Computadores Denominacin HARDWARE Propuesta: INVENTARIO DE SOFTWARE Y

Comentario: La denominacin de series utilizando nombres de elementos facilita que se presenten equivocaciones al conformar los expedientes ya que sobre un elemento pueden surtirse diferentes trmites, su adquisicin, su facturacin, su ingreso, asignacin, mantenimiento,

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Valoracin Documental
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoracin documental como: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. La documentacin de archivo pasa tres momentos: Momento de la tramitacin: los expedientes, desde el momento en que se inician debido a necesidades propias de la Administracin o por solicitud de un tercero, se encuentran en formacin y frecuente consulta, debido a la constante recepcin y produccin de los documentos que los deben integrar en razn de los diferentes pasos procedimentales que se adelantan.

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Valoracin Documental
Momento de la Vigencia: es aquel en el que la informacin registrada en los expedientes que se conformaron, sirve como medio para obligar, testimoniar o informar. La vigencia puede terminar por varias razones: Se vence el plazo establecido (caducidad del plazo para reclamar un derecho) Desaparece el objeto fsico que origin el documento (pliza de seguros que amparaba un vehculo al que se le declaro prdida total). En ausencia de las razones expuestas la vigencia se puede establecer convencionalmente (en las historias clnicas 20 aos despus de haberse producido el ltimo acto mdico) Momento del plazo precaucional: este plazo se establece en razn a que agotada la vigencia, sigue existiendo la necesidad de conservar la documentacin para atender posibles requerimientos o para que sirvan como antecedente.

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Valores Primarios
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define valor primario como: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir a los involucrados en el asunto. Valor administrativo: aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica. Valor legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

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Valores Secundarios
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define valor secundario como: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiv. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los docuemntos que tienen este valor se conservan permanentemente. Los valores secundarios pueden ser: Predecibles o evidnciales: son aquellos que se pueden advertir desde el momento mismo de la produccin de los documentos, por ejemplo el acta del Consejo Directivo de una entidad, Un Decreto, un Acuerdo de Consejo Directivo. No predecibles: como lo indica su nombre no se pueden sealar desde el momento de la produccin de los documentos sino que pueden surgir con la ocurrencia de situaciones impredecibles

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Seleccin Documental
Es el proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total Seleccin natural: Esta es aplicada por los diferentes productores, en los archivos de gestin analizando cada uno de los expedientes, a fin de eliminar copias, borradores, notas marginales o documentos sin suscribir, antes de proceder a transferirlos al archivo central. Seleccin cualitativa: Consiste en determinar previamente un criterio mediante el que se determine cuales son los expedientes que se conservaran, este tipo de seleccin puede ser extrnseca o intrnseca. concepto de quienes han conocido el contenido de cada uno de los expedientes se aplica acordando a priori un criterio que obedece a una caracterstica interna de los expedientes, por ejemplo conservar los expedientes de los pacientes que hayan presentado hepatitis B.
Seleccin cualitativa intrnseca: Requiere del anlisis y

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Seleccin Documental
Seleccin

cualitativa intrnseca: Requiere del anlisis y concepto de quienes han conocido el contenido de cada uno de los expedientes se aplica acordando a priori un criterio que obedece a una caracterstica interna de los expedientes, por ejemplo conservar los expedientes de los pacientes que hayan presentado hepatitis B.
Seleccin cualitativa extrnseca: Se basa en la determinacin

de una caracterstica relacionada con la identificacin de los expedientes: con apellidos, determinando que se correspondientes a determinadas iniciales.
Cronolgica: en este Alfabtica: usado para seleccionar expedientes encabezados

conservaran

los

caso se determina la seleccin de expedientes correspondientes a determinados das, meses o aos. Geogrfica: aplicada a expedientes correspondientes a asuntos relacionados con zonas geogrficas.

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Muestreo
Es la operacin por la cual se conservan ciertos expedientes de carcter representativo o especial durante la seleccin, con criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente. Muestreo aleatorio: para aplicarse es necesario determinan al azar nmeros aleatorios, siendo el resultado, por ejemplo, que luego de numerar consecutivamente 300 expedientes se determina conservar los que correspondan a los nmeros 5,20, 45. 82, 120 . 135. 202, 267 y 300. Muestreo numrico: Similar al anterior, se delimita una poblacin pero a cambio de nmeros aleatorios se determina un intervalo entre los expedientes que se van a seleccionar sobre dicha poblacin por ejemplo un intervalo sobre 10, resultando as elegidos los expedientes correspondientes a los nmeros 10, 20, 30, 40,50, 60, 70, 80...

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Muestreo
Muestreo sistemtico: En este caso tambin es necesario numerar todos los expedientes y escoger un numero aleatorio relacionado con la muestra que se quiere conservar, por ejemplo, se desea conservar una muestra correspondiente a un octavo (1/8), se escoge al azar un nmero entre 1 y 8, supongamos 4, entonces se aplicar una progresin aritmtica con base en 4 y se conservar el expediente N 4, a este nmero se sumar 4+8= 12, dando como resultado que el siguiente expediente elegido ser el N 12, se sumara 12+8=20, se conservar el expediente N 20 y as, sucesivamente.

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Muestreo
Muestreo estratificado: En este caso es necesario dividir la poblacin escogida en varias subpoblaciones, sobre cada una de las cuales se aplica la determinacin de la muestra y la seleccin aleatoria de los expedientes, por ejemplo del total de los expedientes de historias laborales producidos entre los aos 1970 a 1999 se determina la conformacin de subpoblaciones del 20% de los correspondientes a lapsos de 5 aos y cada subpoblacin se determinar de acuerdo con los nmeros aleatorios escogidos los expedientes a seleccionar.

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Muestreo
Muestreo por eleccin al azar: En este mtodo sin tener en cuenta el volumen de la serie se determina al azar, el nmero total de expedientes que se conservaran. Este mtodo se puede utilizar cuando el inters que prima es seleccionar muestras que sirvan para analizar el tipo de formatos utilizados en el adelanto de determinados asuntos. Dada la importancia de la aplicacin objetiva de un proceso de seleccin documental, convendr un anlisis del contenido de cada serie para determinar la oportunidad de aplicar tcnicas de tipo cualitativo o cuantitativo y en todo caso para garantizar la permanencia de fuentes vlidas para la investigacin.

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Disposicin Final
El Reglamento General de Archivos para Colombia, la define como la que hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin con miras a su conservacin permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin. Para definir la disposicin final se recomienda tener en cuenta: Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la posibilidad de aplicar conjuntamente una tcnica de reprografa, cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. Cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos

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Conceptos Bsicos
OFICINA PRODUCTORA DIRECCIN DE CONTRATACIN

NORMAS

Ley 80 de 1993, Artculo 65, Control previo administrativo de los contratos. Cdigos Decretos Resoluciones

FUNCIN

TRMITE Manuales de procedimientos

* * * * * * *

Formato Solicitud de Contratacin Copia Disponibilidad Presupuestal Justificacin Certificado de Inexistencia de Personal Especificaciones Tcnicas Pliegos de Condiciones Comparacin con el Mercado

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Grupo de Contratos
Oficina productora:
Cdigo
D 35300 35300 S 053 053 01 Sb
Contratacin Estatal

Grupo de Contratos
Retencin en aos
AG 1 AC 19

Series y Tipos Documentales

Tradicin documental
Org. Cop.

Disposicin final
CT E I S

Proced.

Contrato Comodato
* Memorando Solicitud rea de Origen. * Formato Solicitud de Contratacin. * Copia Disponibilidad Presupuestal. * Justificacin . * Certificado de Inexistencia de Personal. * Especificaciones Tcnicas. * Pliegos de Condiciones. * Comparacin con el Mercado. * Hoja de vida nica con antecedentes Certificada.

x x x x x x

X X Seleccionar muestra 5% para transferir Archivo histrico

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Disposicin final
CONSERVACION TOTAL ELIMINACION DE DOCUMENTOS

TECNOLOGIA DE IMAGEN

SELECCIN DOCUMENTAL

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Codificacin de Series y Subseries

Una vez definidas y asignadas las series, adelantado su proceso de valoracin, determinada su disposicin final y los procedimientos para su aplicacin puede procederse a codificar las series y subseries a fin de establecer su relacin orgnico-funcional.
Codificacin Dependencias

100. 20. 1 Dependencia Serie Clasificacin Numrica Subserie Ordenacin Alfabtica

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Definicin y responsabilidad
RESPONSABILIDAD
FUNCIONARIO ASIGNADO Almacenamiento. Conservacin. Recuperacin. Organizacin. Localizacin, prstamo y devolucin de la documentacin. EL JEFE DE LA DEPENDENCIA

Autoriza la depuracin de los archivos. Firma las transferencias al Archivo Central.

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Beneficios
Con la implementacin de las Tablas de Retencin Documental (TRD) se pretende agilizar los procedimientos de produccin, trmite y consulta de los documentos, permitir a la administracin logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna en el servicio al ciudadano
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Beneficios para la administracin

Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen documental. a la racionalizacin de la produccin

Posibilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin estipulados en ella. Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Adems sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

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Aplicacin
DIFUSIN ACTO ADMINISTRATIVO. CAPACITACIN INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIN. NORMAS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

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Comit de Archivo
Debe conformarse segn con lo estipulado en el artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin.

Es el grupo asesor interno de la alta direccin, cuyo objetivo es el de coordinar y controlar las actividades de la gestin de documentos y administracin de archivos de la institucin, fijando polticas para su manejo.

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Comit de Archivo
Tiene la funcin de analizar las propuestas de tablas de retencin de cada unidad administrativa y aprobarlas en primera instancia. El Comit de Archivo debe estar presidido por el Secretario General, o el funcionario que haga sus veces, el Jefe de la Oficina Jurdica, el jefe de la Oficina de Planeacin, el jefe de la Unidad de Archivo, quien actuar como Secretario del Comit y para el caso de la evaluacin de tablas de retencin documental, por el jefe de la Unidad a la que corresponda la tabla que se deba analizar.

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Expedientes
Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.

CARACATERISTICAS EXTERNAS INTERNAS

Estn relacionadas con los Obedecen a la clasificacin, aspectos materiales, la forma y ordenacin y descripcin de la sus clases. documentacin.

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Expedientes
Expedientes Administrativos. En las administraciones publicas las funciones administrativas se materializan, por regla general, en expedientes administrativos, independientemente de su soporte.
CLASES REGLAMENTADOS NO REGLAMENTADOS

Se forman de acuerdo a un procedimiento administrativo, definido por las funciones que debe cumplir una dependencia: Expediente Historias laborales. Expediente Contratacin Estatal. Expediente de Procesos Disciplinarios.

Obedecen al desarrollo de actividades realizadas por las dependencias que no corresponden a procedimientos administrativos regulados aunque sean fruto de las funciones de las oficinas.

Informes Gestin. Interventora de Contratos.

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Expedientes
Formacin de Expedientes. Los expedientes se forman mediante la agregacin sucesiva de documentos. Un expediente, normalmente, esta conformado por: La cartula exterior: Lleva el cdigo de la serie documental, el nmero del expediente, el nombre de la oficina que lo ha tramitado, el titulo del expediente, la fecha inicial, la fecha final, el nmero de folios. El contenido: Una breve descripcin del asunto que trata el expediente, elaborado por el funcionario que lo ha tramitado. La documentacin original: Son los diversos tipos documentales que conforman una serie documental

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Conformacin de series
Dependencia: Grupo de Contratos

Se debe identificar la unidad administrativa u oficina que genera el expediente, con el fin de sealar la procedencia. No se recomienda especificar la dependencia jerrquica superior de la oficina que genera el expediente.

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Conformacin de series
Nombre del Expediente: Administracin Postal Nacional ADPOSTAL

Debe ser claro y especifico. El titulo por s mismo, debe permitir conocer la documentacin que contiene el expediente.

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Conformacin de series
Fecha Inicial: Fecha Final: 28/12/2000 15/03/2002

Las fechas extremas corresponden al primer documento que inicia el expediente y el ultimo documento que finaliza la tramitacin del expediente.

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Conformacin de series
Folios:
150

Corresponde al nmero total de folios que componen el expediente.

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Conformacin de series
Contenido:
CONTRATANTE: Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. CONTRATISTA: ADMINISTRACION POSTAL NACIONAL ADPOSTAL OBJETO: Prestar el servicio de mensajera especializada para las diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico ubicadas en el Edificio San Agustn carrera 8 No. 6-60

Es un resumen del contenido del expediente.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
ES LA REMISIN DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIN AL CENTRAL Y DE ESTE AL HISTRICO DE CONFORMIDAD CON LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL ADOPTADAS POR CADA ENTIDAD.
Se debe establecer un cronograma para realizar las transferencias desde los archivos de gestin al archivo central. Cada Entidad debe establecer un periodo de tiempo precaucional en el cual la documentacin permanecer en el archivo de gestin despus haberse culminado el tramite administrativo de los expedientes.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES VENTAJAS

1.Descongestiona las oficinas donde se han tramitado los expedientes, dejando un espacio libre para aquella documentacin en trmite. 2.Al transferir la documentacin al deposito del archivo se le aplica un tratamiento documental/archivstico que asegura tanto la conservacin como la consulta. 75

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

Acondicionar la documentacin a transferir. Revisar si falta algn documento. Ordenarlos segn la sucesin de cada una de las fases de la tramitacin. Diligenciar el formato de transferencia. 76

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIN
1. Se deber identificar la documentacin con la Serie Documental concerniente a cada oficina. 2. Los expedientes debern ser ingresados en cajas de archivo, las cuales solo podrn contener expedientes u otros documentos de la misma dependencia. Es decir, no se podrn mezclar expedientes de diferentes oficinas.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIN
3. No se debe admitir documentacin fragmentada ni suelta, ni tampoco documentacin depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plsticas o costales).

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIN
4. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES. 5. Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se regirn por aos consecutivos. 6. Se deber diligenciar un formato de transferencia para cada serie documental que se transfiera. En ningn caso se utilizara el mismo formulario para mas de un ao.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIN
4. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES. 5. Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se regirn por aos consecutivos. 6. Se deber diligenciar un formato de transferencia para cada serie documental que se transfiera. En ningn caso se utilizara el mismo formulario para mas de un ao.

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Gracias por su Atencin !

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Identificacin Unidad Documental

Caja: Expedientes: Solo se diligencia en
el momento de la transferencia Cdigo Serie Documental

8 Carpetas 34300 101 00

Titulo Serie Documental : Fecha inicial:

Solo se diligencia en el momento de la Fecha final: transferencia

Historias laborales
DD / MM / AAAA

Folios:

50

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Metodologa de Elaboracin TRD

Levantamiento de la informacin Funciones Tipos Documentales Cuadro de Clasificacion

T TD D
Identificacin Resoluciones, Actas, Inventarios. Inventario Muestreo

Producto
Actualizacin TRD

Cdigo+Serie+Subserie

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Sistemas de Ordenacin
A,B,C,D,E

1,2,3,4,5...
NUMRICO SIMPLE A L F A B E T I C O CRONOLGICO

Acosta, Cesar Barrera, Luis Castro, Omar Zea, Oliver

ALFABETICO GENERAL

ONOMSTICO

Actas Calificaciones Cotizaciones Hojas de vida

ASUNTO O MATERIAS

N U M E R I C O

01-Ene. 1999 27-Mar. 1999 15 May. 2000 10 Jul. 2000

METODO

TOPOGRAFICO

GEOGRAFICO

DECIMAL

Armenia Bogota Cali Medelln

1 1.1 1.2 2 2.1 2.1.1

Sala 1 Seccin b Estante 6 Archivador 1a Gaveta 3

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