El Sistema Organizacional

Ing. Jorge Cassi

En esta bsqueda de definiciones, he aqu otra aproximacin a lo que es un Sistema y un Modelo.

Sistema: Conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos que interactan entre s, con un objetivo determinado.

Modelos
Dada la complejidad de la realidad y su dinmica es conveniente realizar un Modelo. Como recordar un modelo es una abstraccin o aproximacin empleada para representar la realidad. Existen cuatro tipos de modelos de sistemas. Matemtico Narrativo Fsico Esquemtico

Veamos: Matemtico: es una representacin aritmtica de la realidad. Ej. Y = f(x) Narrativo: son descripciones de la realidad, tanto orales como escritas. Ej.: Informes Esquemtico: es una representacin grfica de la realidad. Ej.: mapas, grficas Fsico: es una representacin tangible de la realidad. Ej.: Modelos a Escala de un dique para los ingenieros civiles.

Componentes de los Sistemas

a) b) c) d) e) Contexto Medio Ambiente Lmites Entradas y Salidas Procesos Subsistemas

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-1-

f) Retroalimentacin

Medio Ambiente

PROCESO

Entradas

Salida

Retroalimentacin

Lmites

a) Contexto o Ambiente El contexto o ambiente es el medio que rodea al ambiente, afectndolo y siendo afectado por l. Un sistema no se encuentra solo en el vaco, sino que siempre est en funcin de un contexto o ambiente, donde existe una relacin mutua. b) Lmites Los lmites o fronteras de un sistema demarcan o separan el entorno respecto del sistema. ste existe dentro de sus lmites y todo lo que est fuera de l constituye el ambiente. Las caractersticas particulares de una frontera varan en funcin de que un sistema sea fsico o abstracto. Es decir que en un sistema fsico, el lmite es una demarcacin natural determinada por la estructura bsica del sistema y por los objetivos y fines del mismo.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-2-

Un ejemplo de lmite de un sistema abstracto lo encontramos cuando, al analizar el sistema de un grupo de trabajo de produccin, se puede incluir o no al encargado del grupo, dependiendo de la definicin del observador. Uno puede creer que debe formar parte, en tanto que otro puede considerar que el supervisor queda fuera de los lmites del grupo. Por lo tanto, en los sistemas abstractos, los lmites son definidos por un observador. Este lmite, por lo tanto, es arbitrario. La lnea divisoria ambiental vara de un observador a otro.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-3-

c) Entradas y Salidas Son elementos que permiten que el sistema interacte con su ambiente. Una entrada es cualquier cosa que ingresa al sistema proveniente del entorno. Una salida es cualquier cosa que egresa del sistema, cruzando los lmites hacia el medio circundante. Tanto las entradas como las salidas son filtradas por los lmites o frontera del sistema. d) Procesos Esto supone la transformacin de las entradas en salidas tiles. Esto implica ejecutar clculos, comparaciones, simulaciones, almacenamiento de datos. Los procesos pueden ser simples o sumamente complejos, pero en todos los sistemas existe una modificacin de las entradas, ya sean datos o elementos fsicos. e) Subsistemas En una organizacin vemos que el sistema empresa est compuesto por subsistemas, como son el de comercializacin, produccin, administracin y finanzas; estudiados individualmente constituyes, cada uno, verdaderos sistemas.

Sistema Empresa
Subsistema Comercializacin Subsistema Produccin Subsistema Administracin Subsistema Finanzas

Cuando un componente es en s mismo un sistema, se lo llama subsistema. Cada subsistema dentro de un sistema, se conecta con otros para lograr un fin determinado, que generalmente es producir una salida hacia otra parte del mismo sistema, o bien hacia otro. La Teora General de los Sistemas establece que todo sistema pertenece a un Sistema Mayor. Es decir, que todo sistema est compuesto por subsistemas que, a su vez, individualmente, constituyen verdaderos sistemas.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-4-

f) Retroalimentacin La retroalimentacin es la salida que se utiliza para efectuar cambios en las entradas o procesamientos. Este proceso consiste en la informacin respecto al funcionamiento de un sistema, que se introduce como entrada para realizar el ajuste de las actividades del mismo. De esta forma se produce el control del sistema. El control es el proceso que mide el funcionamiento actual, y lo gua hacia una meta determinada. Las salidas reales son comparadas con las salidas esperadas y cualquier diferencia origina una entrada al proceso para que se ajusten sus operaciones, logrando as las salidas que se esperan brinde el sistema La retroalimentacin es de gran importancia para los administradores y todos aquellos involucrados en la toma de decisiones. Existen 2 (dos) tipos de retroalimentacin: Retroalimentacin negativa Este tipo de retroalimentacin se efecta mediante un lazo o ciclo de control. Es la del tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema que retroalimenta dentro de un margen crtico de operacin, reduciendo las variaciones de rendimiento respecto de los objetivos o estndares. Un sensor detecta el efecto de la salida sobre el medio exterior; esta informacin es aplicada al sistema como una entrada y se realizan los ajustes necesarios de acuerdo con las metas predeterminadas.

Retroalimentacin positiva Es el caso contrario a la retroalimentacin negativa, ya que refuerza la operacin de un sistema haciendo que contine con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades.

Clasificacin de Sistema
Existen muchas clasificaciones, pero haremos nfasis en aquella que est orientada a los Sistemas de informacin, el control y la toma de decisiones. a) b) c) d) Sistemas Abstractos y Fsicos Sistemas Abiertos y Cerrados Sistemas Determinsticos y Probabilsticos Sistemas Hombre Mquina

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-5-

a) Un Sistema puede ser abstracto o fsico Sistema Abstracto Un sistema abstracto es slo conceptual. Un producto de la mente humana. Sin embargo de hecho existen y pueden ser discutidos, estudiados y analizados. Sistema Fsico Un Sistema Fsico es un conjunto de elementos materiales que opera en relacin con otro para lograr un objetivo o alcanzar una meta en comn.

b) Tambin pueden ser abiertos y cerrados Sistemas abiertos Tenemos como ejemplo de sistema abierto a los organismos vivos, tales como el hombre, las plantas o bien las organizaciones. Se dice que son sistemas abiertos ya que se adaptan en forma permanente a los cambios que se generan en el ambiente donde actan; es decir que son influenciados y producen influencia sobre el medio o contexto. Los seres vivos se adaptan al clima; o las empresas se adecuan a las condiciones del mercado, a las necesidades del consumidor, a la demanda y a los aspectos legales que rigen el desarrollo de las actividades comerciales (preservacin del medio ambiente, rgimen impositivo, laboral, etc.) De acuerdo con lo expresado en el prrafo anterior, podemos decir que los sistemas abiertos son los que intercambian informacin, materiales y energa con su ambiente, ya que de esta forma preservan su existencia. Esta clase de sistema adapta su organizacin a los cambios externos, o sea que son permeables a las influencias del contexto, tomando como base las entradas y la retroalimentacin, de manera que se produzca la homeostasis, que no es otra cosa que el mecanismo de respuesta y adaptacin de los sistemas al medio ambiente, con el fin de lograr que los sistemas funcionen en estado de equilibrio. Si no se produjeran los ajustes dinmicos a los cambios en los sistemas (la homeostasis), se presentara una situacin como la siguiente: la ruptura producida en el bloque socialista en la ex Unin Sovitica que no se adapt a los cambios socio polticos.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-6-

Sistemas Cerrados Podemos decir que los sistemas cerrados son auto contenidos, se bastan por s mismos, no interactan con el medio ambiente. Es de destacar que la tendencia natural de los sistemas cerrados es hacia la entropa, ya que no hay entradas desde el ambiente que propicien o favorezcan la adaptacin. Se dice que son sistemas no permeables.

c) Sistemas Determinsticos y Sistemas Probabilsticas Sistemas Determinsticos Decimos que un sistema es determinstico cuando trabaja en forma previsible, cuando la interaccin de sus componentes se conoce con total certeza y cuando su evolucin se puede determinar con precisin conociendo su estado actual y sus operaciones. Sistemas Probabilsticos Un sistema probabilstico es aquel cuyo comportamiento no se conoce con certeza, por lo que hay que estudiarlo en funcin de su actuacin probable. Esto lleva a que se debe asumir un cierto nivel de error. d) Sistemas Hombre Mquina Un sistema Hombre Mquina es un Sistema de Informacin, ya que acta el hombre en forma conjunta con una computadora dotada de programas que al ejecutarlos, producen una salida (informacin) para la toma de decisiones. Otro ejemplo es el caso de una embotelladora de gaseosas, donde se produce la accin conjunta de hombre y mquinas.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-7-

Es por ello que el concepto Hombre Mquina implica que, ante el incumplimiento de un objetivo (el del sistema), algunas actividades son llevadas a cabo por mquinas y otras son realizadas por el hombre.

Datos e Informacin
Reflexione sobre la siguiente frase:

La cantidad de Informacin aumenta pero no su calidad

Para poder comprender por qu no se realizan correctamente los pedidos de reposicin a los proveedores, o por qu tenemos informacin incorrecta de los volmenes de stock planteados en la situacin profesional, es necesario que veamos qu tipos de informacin maneja la empresa y cules son sus caractersticas . Los directivos de las empresas normalmente encuentran problemas cuando requieren informacin: no hay quin la encuentre y cuando lo hacen el listado de informacin es interminable. En otras los directivos se quejan que los sistemas de informacin y sus tecnologas no han aumentado la calidad de su suministro, ya sea interna o externa.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-8-

La informacin en nuestra empresa Puede indicarse que en la empresa existen 2 (dos) tipos de Sistemas de informacin: los sistemas tcticos y los sistemas estratgicos. Cabe destacar que lo que transforma un sistema tctico en un sistema estratgico, consiste bsicamente en aplicarlo a la explotacin inteligente de la informacin que fluye por la empresa.

Empresa

Entorno
Proveedores Clientes Distribuidores Competidores Reguladores

Sistemas Tcticos

Sistemas Estratgicos

Una de las razones por las cuales las tecnologas de informacin no consiguen acelerar la productividad es que cuanto ms se usan ms informacin se genera dentro de la empresa, con lo que aumentan los problemas de embotellamiento y sobrecarga de informacin. Siempre se ha dicho que la informacin es poder. Por qu? Una empresa no depende slo de sus recursos materiales sino tambin de cmo aproveche sus activos intangibles y esto depende de que exista un adecuado flujo de informacin entre la empresa y su entorno por un lado y entre las distintas entidades de la empresa por otro lado.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

-9-

Cabe sealar que las empresas manejan dos tipos muy distintos de recursos. Por un lado estn los recursos o activos visibles (tangibles), como el edificio, los materiales y las maquinarias. Y por otro lado estn los activos invisibles (intangibles), como la imagen de la marca o la habilidad tecnolgica, que constituye la base del xito de la empresa a largo plazo. Los activos visibles son como el hardware de la empresa, es decir, son fundamentales pero resultan estriles si no cuentan con el adecuado software, es decir con los activos invisibles. El crecimiento de los activos visibles depende de flujos de dinero. Una empresa no puede comprar activos invisibles, por ejemplo no puede comprar la imagen de una marca, sino que se consigue con mucho esfuerzo a lo largo del tiempo. Por ejemplo, la capacidad tecnolgica de una empresa crece cuando sus miembros son capaces de procesar informacin recolectada. En la empresa hay tres tipos de flujo de informacin: La entrada de informacin procedente del entorno El movimiento de la informacin dentro de la empresa La salida de informacin desde la empresa hacia el exterior. Aqu se puede observar que el flujo de informacin puede representarse como un sistema:

Flujos Bsicos de Informacin de una empresa

ENTORNO EMPRESA

ENTORNO

informacin
Ambiental

informacin

INTERNA

Corporativa

informacin

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 10 -

Atributos de la Informacin
Son las caractersticas que tienen significado para el usuario de cada elemento de la informacin. Veamos algunos atributos. Exactitud Exacto, verdadero y preciso. Describen si la informacin representa una situacin, nivel o estado de un hecho o suceso exactamente como es. La responsabilidad de asegurar la exactitud, es del emisor de la informacin. Forma Es la estructura real de la informacin. Incluye las siguientes dimensiones: Que sea cuantificable (capacidad de cuantificacin) Nivel de agregacin Medio de presentacin Cuando solicitamos un informe sobre las ventas de cada uno de los vendedores de la empresa durante el mes de enero de los ltimos 4 aos, pretendemos que la informacin est acotada a la cantidad de vendedores de la empresa y el nivel de desagregacin puede ser por productos, por facturas o simplemente por el volumen neto de ventas (nivel de agregacin). Esta informacin puede ser presentada impresa en papel o en medios magnticos (medios de presentacin) para continuar la evaluacin y el cruce con diferentes variables. Tambin podemos solicitar que el volumen de ventas est comprendido en diferentes rangos de valores y se categorice a los vendedores (cualitativo) Entonces, la Forma puede ser clasificada de manera: Cuantitativa o Cualitativa Impresa o Visual Sintetizada o detallada Frecuencia La frecuencia de la informacin es la medida de cun a menudo se la requiere, rene o produce. Se puede originar con frecuencia o en forma espordica. En todos los casos depende de las necesidades del usuario. Alcance El alcance es la amplitud de accin de los acontecimientos, lugares, personas y cosas que representan la informacin.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 11 -

Fuentes de Informacin (origen) La fuente de informacin es el origen de donde se recibe, recopila o produce la informacin. Las fuentes pueden ser internas o externas. Un ejemplo de fuente interna es el caso de un reporte sobre el nivel de inventario de una empresa. Por lo tanto las fuentes internas son aquellas que se originan dentro de la empresa. Un ejemplo de fuente externa lo constituye el estado, la competencia, el mercado. Es decir el origen de la informacin se produce desde afuera de la organizacin.

Temporalidad El concepto de temporalidad se refiere a que la informacin puede estar orientada hacia el pasado (informacin histrica), hacia situaciones presentes o hacia sucesos o actividades futuras. Relevancia La informacin es relevante si una persona la necesita en una situacin particular de toma de decisiones o de resolucin de un problema. La relevancia de la informacin es importante por su aplicabilidad a una situacin actual. Completitud Si un determinado conjunto de informacin indica al usuario todo lo que necesita saber en relacin a una situacin en particular, sin dejar preguntas sin responder, se dice que la informacin es completa. Oportunidad Cuando la informacin est disponible y al alcance del usuario en el momento en que se la necesita y se encuentra actualizada, se puede decir que la informacin es oportuna.

Sistemas de Informacin
Los Sistemas de Informacin son la base de muchas de las actividades que ocurren en las empresas y en la sociedad. Las empresas que han alcanzado el xito han aprendido

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 12 -

el modo de utilizar la informacin como una herramienta eficaz para una correcta administracin.

Para ello han desarrollado Sistemas de Informacin que responden a las necesidades de las personas que integran las organizaciones y la sociedad. La mayor parte del da de un ejecutivo est destinada a la informacin, recibindola, comunicndola y utilizndola. Debido a que la informacin es prcticamente la base de todas las actividades que se realizan en una empresa, deben desarrollarse sistemas que permitan producirla y administrarla. El objetivo que se busca con estos sistemas es asegurar que la informacin sea exacta y confiable y est disponible cuando se la necesite, y que, adems, se la presente en forma fcilmente aprovechable. Es por ello que un sistema de informacin es un sistema integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman datos en informacin a fin de apoyar las actividades de las organizaciones.

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 13 -

El nfasis en sistemas significa que los elementos buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la empresa. Estas actividades incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicacin de los datos y el informe, la administracin de las actividades y la toma de decisiones.

En definitiva las actividades generales se pueden resumir de la siguiente manera: 1- Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa, como elementos de entrada. 2- Acta sobre los datos captados para producir informacin 3- Produce informacin para el usuario

Razones por las cuales son necesarios los Sistemas de Informacin:

Los gerentes, los administradores y los planificadores gerenciales que han alcanzado el xito son aquellos que estn mejor capacitados para administrar y utilizar la informacin con el fin de tomar decisiones oportunas y eficientes. Los Sistemas de Informacin facilitan el aprovechamiento de dos componentes claves en una organizacin actual: la informacin y los Recursos Humanos. La gerencia necesita informacin por las siguientes razones: La Explosin de la Informacin El ritmo rpido del cambio

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 14 -

La creciente complejidad de la administracin El mejoramiento de la produccin La disponibilidad de tecnologa para los usuarios finales Actividades organizativas interdependientes El reconocimiento de la informacin como recurso Todo lo desarrollado se complementa con los siguientes conceptos: Extensin Integracin Coordinacin Transformacin de los Datos en Informacin Apoyo a las actividades Aumento de la eficiencia Procesamiento electrnico de datos

Extensin Adems de sus elementos, un sistema de informacin incluye muchos subsistemas orientados a funciones especficas, tales como procesamiento de transacciones y otros, que veremos ms adelante. Integracin Este concepto est relacionado con la Teora General de Sistemas cuando se dice Que todo sistema est compuesto por subsistemas2 Un Sistema de informacin se compone, en muchas empresas, de varios subsistemas que a pesar de formar un sistema unificado, pueden considerarse en forma individual como verdaderos sistemas. Esta integracin hace ms eficiente el procesamiento de la informacin en los sistemas.

Aumente la imagen a 150% para ver lo detalles

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 15 -

Coordinacin Los elementos de un sistema se encuentran distribuidos en toda la organizacin, por lo que se hace necesario la existencia de una coordinacin centralizada, para asegurar que funcione como un todo organizado. Transformacin de los datos en informacin El dato se convierte en informacin cuando ste, despus de pasar por un proceso llamado Interfase Hombre Mquina, resulte de utilidad para n administrador.

Apoyo a las actividades de la organizacin Este concepto abarca todas las actividades desarrolladas en la empresa. Desde el procesamiento de transacciones hasta la toma de decisiones. Es decir, que las actividades organizativas, se ven respaldadas por los sistemas de informacin. Aumento de la eficiencia Este concepto est relacionado con la relevancia que debe tener la informacin. Para hacer a la empresa ms eficiente, entre otras cosas, se debe hacer un ptimo uso de la informacin. Y como a un Sistema de Informacin se lo puede considerar una usina generadora de informacin: sta debe ser relevante

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 16 -

Procesamiento electrnico de datos Los sistemas de Informacin no necesitan estar basados en las computadoras, pero con frecuencia lo estn. El factor determinante es si un sistema puede ser mejorado incluyendo en l la capacidad de procesamiento electrnico de datos. Cuando los sistemas del tipo manual de procedimientos y personas funcionan correctamente, la necesidad de computarizarlos surge cuando existe un aumento del volumen de trabajo, ya que los procedimientos incrementan su complejidad o las actividades llegan a estar ms interrelacionadas, logrndose grandes mejoras al introducir la ayuda de n sistema computarizado. Cabe aclarar que el uso de computadoras complementa a las personas; no las reemplaza.

Lo invito a leer el siguiente artculo

Microsoft da el salto al software de gobierno 2.0 http://www.idg.es/cio/Microsoft-da-el-salto-al-software-de-gobierno2.0/doc79039-tecnologias.htm

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 17 -

Microsoft ha introducido un conjunto de soluciones bajo demanda segn el modelo de pago por suscripcin compuesto por seis nuevas aplicaciones que abarcan desde el seguimiento de registros pblicos hasta la gestin de casos y sistemas de informacin para estudiantes. Public Sector On-Demand Solutions se construye sobre Dynamics CRM e, inicialmente, estn destinadas a agencias gubernamentales y organizaciones educativas de Estados Unidos. Segn manifiesta la propia compaa, estas aplicaciones pretenden claramente capitalizar el inters de Barack Obama en la promocin del uso de tecnologa y herramientas web 2.0 en el sector pblico, o siendo ms precisos, gobierno 2.0. La nueva suite est disponible en Microsoft Public Sector Idea Bank. Hay seis aplicaciones, como un registro de documentos pblicos que ayuda a las administraciones a hacer un seguimiento de las peticiones de documentos pblicos realizadas en virtud de la Ley de Libertad de Informacin (FOIA). Los empleados pueden responder a esas peticiones a travs de este tracker y suscribirse a las alertas de recordatorio cuando una peticin se aproxima a su fecha de entrega. Otra aplicacin es Constituent Issue Manager, que ayuda a los funcionarios electorales a recibir y responder a las peticiones y preguntas de los electores de forma oportuna. Las soluciones para agencias gubernamentales se completan con FastTrackGov Citizen Service, que proporciona aplicaciones para el desarrollo automatizado de comunidades que mejoran el control de los procesos; Agenda Builder; e Inspection Manager, para la gestin de casos. Para el segmento de educacin, Microsoft proporciona Backpack 2008 Student Information System, compuesto por dos elementos. El primero es Backback SIS, una herramienta para que las escuelas gestionen la asistencia, calificaciones, exmenes de evaluacin y horarios usando una nica interfaz. El software tiene una apariencia similar a Facebook y permite a los directores y profesores administrar fcilmente los perfiles y datos de los estudiantes. El segundo componente es Backpack Community, un portal web que facilita a padres y alumnos el comunicarse e interactuar en tiempo real con el profesorado. Los productos estn basados en navegador y siguen el principio del cloud computing, permitiendo a las organizaciones procesar y mantener ms datos sin tener que pagar un servicio de almacenamiento Premium o haciendo que los usuarios tengan que instalar clientes de software dedicados. Esta pila de soluciones ha sido creada junto con cuatro partners: Eskel Porter Consulting, Mitchell Humphrey, Information Strategies y Metaphor Software. Una parcela de alto inters Otras empresas tambin quieren hacerse con una parte de este mercado. Google, por ejemplo, abri recientemente una oficina en Reston (Virginia) para vender aplicaciones Google como la versin corporativa de Google Docs a las agencias federales, y hace

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 18 -

varios meses el diario The Standard informaba de que el repositorio central de datos pblicos de Amazon.com estaba disponible a travs de Amazon Web Services. No obstante, hay bastantes cuestiones de seguridad que afectan al sector pblico a la hora de utilizar software que almacena datos en la nube, segn apunt Jimmy Lin, profesor asistente de estudios de informacin de la Universidad de Maryland a The Washington Post. El gobierno puede externalizar funciones pero esto nos lleva a un nuevo nivel. Qu pasara si Google es hackeado? La respuesta es: nadie lo sabe. Con todo, muchos creen que las aplicaciones de informtica en la nube tienen un gran potencial en la administracin pblica. En vez de rechazar el cloud computing por los riesgos inherentes que implica, deberamos trabajar para superarlos y hacer que el gobierno pueda adoptarlo rpidamente, apuntaba Andy Blumenthal, director de arquitectura empresarial y gobierno TI de la Guardia Costera de Estados Unidos el pasado ao en una entrevista con Government Technology. 06/04/2009 Arancha Asenjo

El auge de los sistemas Informticos ya prcticamente no tiene lmites

Bibliografa de la Lectura 13 Stair, R. y Reynolds, G. (obra citada): captulo 1

Materia : Organizacin y Sistemas Profesor: Susana Daleoso

- 19 -