INSTRUMENTO NORMATIVO

LAIP - 004
Instrumento para el levantamiento del Diagnstico Institucional
Este documento constituye el instructivo normalizador nmero 4 en torno al proceso de implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. El documento como tal constituye el instrumento para el levantamiento del diagnstico institucional en los aspectos de infraestructura, financieros, de recursos humanos, entre otros a fin de establecer el estado de la institucin frente a las implicaciones de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica.

Preparado por:

EQUIPO COORDINADOR DE LA IMPLEMENTACIN DE LA LEY DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

DATOS DE REFERENCIA:
Elaborado por: Equipo coordinador de la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica Subsecretara de Transparencia y Anticorrupcin Varinia Arvalo Miriam Chvez Luis Cruz Juan Escalante Archivo General de la Nacin Claudia Ponce Oscar Campos Margarita Silva Innovacin Tecnolgica e Informtica Fecha de elaboracin Marzo 2011

Contenido del instructivo

Instrumento para el levantamiento del diagnstico institucional en las instituciones pblicas obligadas al cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica.

Este es un documento de carcter pblico y de uso exclusivo para los fines propuestos en la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica en El Salvador, por lo que se autoriza a las o los interesados en sus conceptos, copiarlo, reproducirlo por cualquier medio fsico o digital siempre y cuando se cite su fuente y el documento preserve su espritu.

Instrumento Normativo LAIP No. 4

NDICE

Contenido

Pgina

Introduccin 1. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica y las necesidades de infraestructura en las instituciones pblicas 2. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica y las necesidades de recurso humano 3. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica y las necesidades de recurso financiero 4. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica y los aspectos organizativos - organizacionales PARTE UNO. DIAGNSTICO DE LA INFRAESTRUCTURA PARTE DOS: DIAGNSTICO DEL RECURSO HUMANO PARTE TRES: DIAGNSTICO DEL RECURSO FINANCIERO PARTE CUATRO: DIAGNSTICO DE INSTITUCIONALES

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12 LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS E

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Introduccin
El 8 de abril de 2011 se aprob mediante Decreto Ejecutivo No 534 la Ley de Acceso a la Informacin Pblica, en adelante la Ley. La nueva normativa tiene por objeto garantizar el derecho de acceso de toda persona a la informacin pblica, a fin de contribuir con la transparencia de las actuaciones de las instituciones del Estado.1 Dentro de los entes obligados a su cumplimiento se encuentran las instituciones pblicas lo cual ha obligado a que las mismas desarrollen las condiciones y las capacidades necesarias para efectivamente cumplir con lo que la Ley establece. Para ello, se establece como punto de partida necesario el conocimiento de las condiciones y capacidades con las que actualmente disponen dichas instituciones, por medio del levantamiento de un diagnstico institucional que permita, a los equipos institucionales de implementacin de la Ley y a las mximas autoridades, conocer las condiciones actuales en las que se encuentran y tomar las decisiones necesarias a fin de estar en las condiciones y capacidades que se requieren.

Art. 1, Decreto Legislativo No. 534. Ley de Acceso a la Informacin Pblica. Instrumento Normativo LAIP No. 4

1. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica y las necesidades de Infraestructura en las instituciones pblicas
La Ley de Acceso a la Informacin Pblica obliga a las instituciones pblicas a disponer de una Unidad de Acceso a la Informacin Pblica (Art. 48). Para implementar y ubicar esta Unidad de Acceso a la Informacin Pblica (UAIP), se requiere un lugar fsico adecuado para atender las solicitudes de informacin de parte de la ciudadana regulados en la Ley. Asimismo establece de manera transversal el tema del manejo de los archivos, la delegacin de un responsable de los mismos, as como su ordenamiento. Adicionalmente, a fin de optimizar recursos y establecer la menor cantidad posible de dependencias institucionales, as como con el objeto de avanzar en la relacin Estado Ciudadana, la Subsecretara de Transparencia y Anticorrupcin propone que la UAIP sea tambin la puerta de entrada para escuchar y responder las quejas, denuncias, consultas y propuestas ciudadanas relacionadas con la competencia del Ente obligado. La infraestructura de la Unidad de Acceso a Informacin idealmente debe disponer de: Espacio para la ubicacin del Oficial de Informacin Espacio cmodo de espera Espacio para ubicacin de mostrador o escritorio Tomacorrientes Luz y ventilacin adecuada Acceso para discapacitados Ubicacin para puntos de red informtica Conexin a Internet Lnea telefnica propia Fax / Telfono Computadora desktop Impresora o multifuncin Mobiliario: 1. Escritorios 2. Archivos 3. Sillas ergonmicas 4. Sillas de espera 5. Aire acondicionado 6. Estantes Mesa para reuniones

Adems es necesario considerar que en la medida de lo posible el local donde estar ubicada la UAIP debe ser de fcil acceso a la poblacin (cerca de rutas de buses, parqueos, entre otros). Por otra parte, tambin se requiere considerar la infraestructura del rea de archivo institucional que idealmente debe disponer del mobiliario similar al de la UAIP, adems del rea de estantera donde estar ubicada la documentacin de la institucin, es decir el archivo propiamente dicho.

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2. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica y las necesidades de recurso humano

El recurso humano que la Ley obliga a disponer son al menos dos personas: el Oficial de Informacin (Art. 48-50) y el Encargado de Archivos (Art. 43). El Oficial de Informacin debe cumplir con los requisitos establecidos en la LAIP. Adicionalmente la Subsecretara de Transparencia recomienda que cumpla con un perfil especfico, que de manera preliminar se presenta en este documento. a. Requisitos establecidos en la LAIP (Art. 49): Ser salvadoreo, de reconocida honorabilidad, con experiencia en la Administracin Pblica e idoneidad para el cargo. De preferencia con ttulo universitario. No haber sido condenado por la comisin de algn delito o sancionado por infringir la Ley de tica Gubernamental en los cinco aos anteriores al ejercicio del cargo. Estar solvente de responsabilidades administrativas en la Corte de Cuentas de la Repblica, la Procuradura General de la Repblica y la Hacienda Pblica. En caso de profesiones regladas, no haber sido sancionado por el organismo de vigilancia de la profesin en los ltimos cinco aos. Tener cuando menos veintin aos de edad el da de su designacin. Participar en concurso transparente y abierto para acceder al cargo. Recibir un curso preparatorio impartido por el Instituto. b. Perfil sugerido: Habilidad expresiva Rapidez de decisin Coordinacin General Habilidad para manejar personal Emptico Iniciativa Capacidad de juicio Atencin/observador Flexible Saber escuchar Comprensin de lectura Liderazgo Responsable Honestidad Alto espritu de servicio Discreto

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c. Competencias: Generales Poder de convencimiento Desarrollo personal Orientacin hacia resultados Conciencia de igualdad y equidad Especficas: Liderazgo de grupo Planificar y organizar Enfoque hacia los usuarios Cooperar (trabajar en equipo) Anlisis de problemas Enfoque hacia la calidad Capacidad de elaborar informes Amplios conocimientos sobre el quehacer institucional

d. Conocimientos Conocimientos de sistemas de archivo Conocimientos en sistemas informticos Conocimientos en normas internacionales de calidad Conocimientos de la gestin pblica Manejo de aplicaciones de escritorio (ofimtica Word, excel, etc.)

3. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica y las necesidades de recurso financiero

Algunas acciones y recursos necesarios para implementar la Ley de Acceso requerirn de recursos financieros. En el apartado correspondiente al diagnstico del recurso financiero se pretende establecer esta informacin.

4. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica y los aspectos organizativos organizacionales

En el apartado del diagnstico de los aspectos organizativos y organizacionales se pretende analizar cmo se incorporar la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica dentro de los planes institucionales as como la incorporacin de la nueva Unidad de Acceso a Informacin y de la administracin de los archivos dentro de la estructura organizacional.

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PARTE UNO DIAGNSTICO DE LA INFRAESTRUCTURA

A continuacin se presentan tres tems con diferentes situaciones en las que puede encontrarse la institucin en relacin a sus condiciones de infraestructura para la implementacin de la Ley. En los numerales 1 y 2 se podr escoger un solo literal como respuesta. En el numeral 3 pueden seleccionarse varios. Adicionalmente se plantea a cada institucin se plantee lo siguiente: Qu otros aspectos de infraestructura deberan diagnosticarse para garantizar que se est en condiciones de cumplir con la Ley? Qu otras posibles situaciones pueden darse en la institucin en torno a los tems presentados? 1. Disponibilidad de infraestructura para la ubicacin de las Unidades de Acceso a Informacin a. La institucin cuenta con un rea apropiada para implementar la UAIP y no se requiere de hacer ninguna modificacin (el rea est desocupada). b. Es posible disponer de un rea para implementar la UAIP pero hay que realizar modificaciones de infraestructura (modificar accesos, instalar lneas telefnicas, instalar puntos de red, etc.). c. Es posible disponer de un rea para implementar la UAIP reubicando una dependencia interna. d. No es posible ubicar la UAIP dentro de las instalaciones fsicas principales de la institucin pero se dispone de espacio para construir un mdulo externo (en el parqueo o similares). e. No es posible ubicar la UAIP dentro de las instalaciones fsicas principales de la institucin pero si en instalaciones fsicas donde funcionan otras dependencias. f. NO hay ninguna posibilidad de ubicar la UAIP al interior de la dependencia, se requiere el arrendamiento de un espacio independiente. 2. Disponibilidad de mobiliario para las Unidades de Acceso a Informacin a. Se dispone de todo el mobiliario. b. Es posible disponer de todo el mobiliario reubicndolo de otras unidades. c. Es posible disponer de parte del mobiliario reubicndolo de otras unidades y adquiriendo el restante. d. No se dispone de ningn mobiliario por lo que ste debe adquirirse. 3. Adecuaciones necesarias para el funcionamiento de la UAIP a. b. c. d. e. f. Se requiere instalar lnea telefnica. Se requiere instalar punto de red. Se requiere instalar ms tomacorrientes. Se requiere instalar aire acondicionado. Se requiere adaptar la infraestructura (puertas, ventanas o divisiones internas). Se requiere adaptar el acceso para discapacitados.

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4. Infraestructura del archivo a. La institucin cuenta con un rea especfica para el archivo con condiciones ptimas de acceso, espacio de consulta, estantes suficientes y adecuados y mobiliario requerido para sus funciones. b. La institucin cuenta con un rea especfica para el archivo pero ste no dispone de las condiciones ptimas (acceso, espacio de consulta, estantes suficientes y adecuados o mobiliario requerido para sus funciones). Especificar las condiciones que no estn ptimas. c. La institucin no dispone de un rea especfica de archivo y s se requiere de la misma. d. La institucin no dispone de un rea especfica de archivo porque no se requiere. La institucin no genera tanta informacin para esto y cada rea dispone de sus propios documentos.

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PARTE DOS DIAGNSTICO DEL RECURSO HUMANO

Por cada numeral se presentan diferentes situaciones en las que puede encontrarse la institucin con el objeto que se analice este estado en relacin al recurso humano y se seleccione la opcin que ms se me asemeja. Adicionalmente, se solicita que la institucin responda las siguientes preguntas Qu otros aspectos de recurso humano deberan diagnosticarse para garantizar que stas estn en capacidad de cumplir con la Ley? Qu otras posibles situaciones pueden darse en la institucin en torno a los tems presentados? 1. Disponibilidad de recurso humano para el Oficial de Informacin a. La institucin ya dispone de un Oficial de Informacin y ste cumple con los requisitos de Ley y con el perfil y competencias propuestos. b. La institucin ya dispone de un Oficial de Informacin pero ste no cumple con los requisitos de Ley o con el perfil propuesto. c. La institucin cuenta con recurso humano disponible para ser nombrado como Oficial de Informacin y este recurso humano cumple con los requisitos que la Ley establece y el perfil y las competencias sugeridas. d. La institucin cuenta con recurso humano disponible para ser nombrado como Oficial de Informacin y ste cumple con los requisitos que la Ley establece pero no con el perfil y las competencias sugeridas. e. La institucin cuenta con recurso humano que cumple con los requisitos que la Ley exige y adems con la propuesta de perfil y competencias y ste puede ser reasignado del rea en la cual se desempea. f. La institucin no dispone de recurso humano ni puede reasignarlo de otra rea por lo que debe contratar personal totalmente nuevo. 2. Disponibilidad de Recurso Humano para el Encargado de Archivos La institucin ya dispone de un Responsable de Archivo. La institucin cuenta con recurso humano disponible para ser nombrado como Responsable de Archivo. c. La institucin cuenta con recurso humano que puede ser reasignado del rea en la cual se desempea para fungir como encargado de archivo. d. La institucin no dispone de recurso humano ni puede reasignarlo de otra rea por lo que debe contratar personal totalmente nuevo.
a. b.

3. Se requerir asignar ms personal de apoyo para la recepcin de solicitudes, y/o envo de informacin?

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PARTE TRES DIAGNSTICO DEL RECURSO FINANCIERO

En base a los diagnsticos de los puntos anteriores, que permitirn conocer los recursos necesarios, procedemos a calcular los costos de aquellos requerimientos que obligatoriamente requerirn de recursos financieros. En la siguiente tabla puede vaciarse esta informacin.

Recurso necesario

Monto financiero (segn estndares institucionales)

Recursos financieros destinados a recursos humanos

Recursos financieros para solventar requerimientos de infraestructura

Salario del oficial de Informacin Prestaciones del Oficial de Informacin Salario(s) del resto de personal Prestacin(es) del resto de personal Adecuaciones fsicas Mobiliario Equipo Servicios bsicos

Recursos financieros para solventar requerimientos tecnolgicos

Equipo informtico Conexiones Aplicaciones especficas Papelera Cartuchos de tinta Manuales de puestos y funciones

Recursos financieros para consumibles Otros posibles TOTAL

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PARTE CUATRO DIAGNSTICO DE LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS E INSTITUCIONALES

1. De acuerdo a la estructura organizacional ya existente en la institucin, dnde se ubicara la Unidad de Acceso a Informacin? Quin desarrollar el manual de puestos y funciones del personal de la misma? Quin describir o elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos? Cunto tiempo estiman que el desarrollo de estos manuales ser necesario? Cmo se incorporar la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica en los planes institucionales? Quien se encargar de esto? Qu mecanismo de coordinacin habr con la instancia responsable de incorporar la implementacin de la Ley en los planes institucionales? Cunto tiempo requerir esto? Ser necesario definir el Plan Operativo de la Oficina (Unidad de Acceso a Informacin) acorde a los objetivos estratgicos de la Institucin? Quin o quienes lo desarrollarn? Cunto tiempo requerir esto? Se incorporar en el presupuesto anual de la Institucin, el funcionamiento de esta Unidad? Ser necesario solicitar al Ministerio de Hacienda, que facilite la asignacin de presupuesto para las nuevas plazas? Es necesario capacitar internamente a nuestro personal? A qu tipo de personal? De cuantas personas hablamos? Qu mecanismo se utilizar para capacitar a nuestro personal? Quines podran encargarse de esto? En cunto tiempo? Requerir costos? Aproximadamente cunto? Cul es el nivel de involucramiento del titular o mxima autoridad de la institucin en el proceso de de implantacin de la Ley, para obtener su apoyo en la ejecucin de la misma? Se requiere ms apoyo de parte de las autoridades? Qu podra hacer las autoridades para respaldar las acciones de implementacin de la Ley? Tiene la institucin dependencias territorializadas? Se requerir de un enlace en todas las dependencias para enviar la informacin a la Oficina (UAIP)? Quines pueden ser esas personas enlace? Qu capacidad tiene la institucin para digitalizar la informacin oficiosa del ao en curso? Se dispone del equipo? Qu mecanismo es el mejor para este proceso, desarrollarlo al interior de la institucin o subcontratar esta labor? Quin ser el encargado en la institucin de digitalizar? Si se subcontrata que elementos, debera contemplar el contrato con la

2.

3.

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empresa? Qu mecanismo habra que establecer para garantizar que no se extravi un documento? 9. Segn la naturaleza de la institucin es posible que se requieran habilitar ventanillas de la UAIP en otros departamentos? Tiene la institucin capacidad para abrirlas este ao o a inicios del otro? En base a qu criterios considera que ser necesario habilitar ventanillas? De qu manera podemos determinar esta necesidad?

10. En el artculo 49 inciso f) se establece que se debe hacer un proceso de seleccin transparente sin embargo, en algunos casos habr una readecuacin interna del personal. Qu proceso puede desarrollarse a fin de dar cumplimiento a este literal?

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