Recomendaoes para o uso de e-mails

De acordo com o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Isso no nos impede, porm, de seguir algumas recomendaes, pois, enquanto na comunicao presencial voc tem o sorriso, o tom de voz, o modo de vestir e de olhar, entre outras coisas, para auxiliar a passar a mensagem e causar boa impresso, na comunicao por e-mail voc dispe apenas das letras que coloca na tela. Dependendo da maneira como voc escreve, os outros vo imagin-lo como algum simptico, competente e profissional ou algum antiptico, enrolado e distrado. Mais importante ainda: voc pode ser mal interpretado ou at mesmo incompreendido dependendo da maneira como escreve. As recomendaes, portanto, so as seguintes:

Evitar enviar mensagens exclusivamente em maisculas ou com grifos exagerados. Letras maisculas no ambiente virtual significam falar alto ou gritar com o correspondente. Se voc deseja chamar a ateno para uma informao, basta usar um recurso de formatao diferenciado ou o negrito, ou o sublinhado, ou o itlico, ou uma segunda cor. Usar dois ou mais recursos juntos tambm como gritar. Pontuar o texto. Ler um texto sem pontuao, principalmente quando grande, gera desconforto, e, alm disso, as chances de ele ser mal interpretado so muitas. Deixar uma linha em branco entre blocos de texto. Dessa forma, o texto fica organizado e mais fcil de ler, mesmo que a mensagem seja longa. Procurar ser o mais claro possvel. O destinatrio de sua mensagem no est dentro da sua cabea para saber o que voc quis dizer. Ele tem apenas o que voc escreveu para entender a mensagem. Dependendo do destinatrio, evitar o uso de acrnimos, de siglas e do internets. Fazer a verificao gramatical e ortogrfica do texto. Alm de ser desagradvel receber mensagens cheias de erros ou sem pontuao correta, isso pode interferir na comunicao. O Notes conta com verificao ortogrfica instantnea, que sinaliza palavras redigidas incorretamente com um sublinhado vermelho ondulado. Sempre informar o assunto da mensagem de forma clara e especfica (ver abaixo). No deixar perguntas sem respostas. Impreciso gera sempre trabalho dobrado, pois resposta incompleta gera novo e-mail.

Assunto
A linha Assunto deve estar sempre preenchida. Imagine uma pessoa que encontra todo dia, ao chegar ao trabalho, uma mdia de 30 mensagens em sua caixa de entrada. Quais ela ler primeiro? Certamente, aquelas cujo assunto seja de maior interesse (as outras sero lidas mais tarde ou apagadas!). Obviamente, a linha de assunto deve ser relacionada ao assunto tratado na mensagem. Ou

seja, se for utilizar uma mensagem antiga para aproveitar o endereo do destinatrio, no se esquea de atualizar a linha Assunto.

Destinatrio
As mensagens s devem ser copiadas para pessoas diretamente envolvidas no assunto ou que precisam tomar conhecimento do que est acontecendo. Da prxima vez que enviar uma mensagem com cpia para algum, pergunte a si mesmo: essa pessoa ter que tomar alguma providncia com relao ao assunto? Ser afetada pelo assunto? Precisa saber do que est acontecendo? O mesmo vale quando se responde a um e-mail enviado para mais de uma pessoa, ou seja, deve-se considerar se a nossa resposta interessa apenas ao remetente da mensagem original ou a todos que a receberam em cpia. Imagine, por exemplo, algum que, ao se aposentar, envia uma mensagem de despedida a todos os seus colegas e amigos. Aps uma vida dedicada ao IBGE, essa mensagem provavelmente ser enviada a muitas dezenas de pessoas. Se cada uma delas resolver responder a todos, cada uma vai receber muitas dezenas de mensagens que s interessariam ao aposentando.

Assinaturas
possvel criar o que se chama de "assinatura" para suas mensagens de correio eletrnico. As assinaturas so arquivos pequenos, contendo alguma informao sobre voc: nome completo, cargo, telefone, frases (a misso institucional do IBGE, por exemplo). No exagere! Essa assinatura deve se restringir a no mximo seis linhas.

Despedida
Por usarem assinatura automtica no final da mensagem, h pessoas que escrevem o que tm de escrever e s, no se despedem nem agradecem. A mensagem fica seca e antiptica, dando a impresso de que o autor uma pessoa sem educao. Portanto, especialmente nas mensagens que voc escreve para tratar de assuntos de trabalho, lembrese de sempre encerrar com uma despedida, mesmo que use assinatura automtica (neste caso, basta a despedida, no precisa repetir seu nome). Seguem os modos de despedida mais adequados para os relacionamentos de trabalho e a situao em que devem ser usados: Grato/Obrigado: Indispensvel quando solicitamos algo na mensagem. Atenciosamente: Com mensagens informativas ou em que respondemos solicitao de algum. Abrao: Para quem voc tem alguma proximidade. Nos contatos externos ou com superior hierrquico, use algo mais neutro. Saudaes: Despedida neutra, para usar com quem voc no tem nenhuma intimidade. Cordialmente: Despedida mais formal, para usar com quem preciso um pouco de cerimnia.

Outras dicas importantes para melhorar a comunicao ao escrever e-mails

Tema do e-mail (campo Assunto)
Utilize ttulos que identifiquem claramente o assunto a ser tratado na mensagem. Use um e-mail para cada assunto, o que permitir um melhor acompanhamento do que se est discutindo.

Destinatrios (campos Para, Cc e Cco e opo Responder a todos)

Envie o e-mail para o menor nmero possvel de pessoas. Lembre-se de que um e-mail enviado para usurios desnecessrios consumir o servio de correio e reduzir sua qualidade. Lembre-se de que, para os usurios do campo Para, espera-se uma ao. O campo Cc, por sua vez, para dar cincia. Por razes de fundo tico, no utilize o campo Cco (cpia oculta). Cuidado com o uso do recurso Responder a todos. Verifique caso a caso se conveniente que sua mensagem seja enviada para todos os destinatrios copiados na mensagem original. Sempre que desejar saber se o destinatrio recebeu seu e-mail, ative o Aviso de recebimento, mas somente o faa se for realmente necessrio.

Formatao do texto
No escreva mensagens longas nem grandes blocos de texto. Use pargrafos, e espaos entre eles, para garantir uma boa leitura e o entendimento do que comunicado. Para listas, itens numricos ou tpicos, use o recurso de marcadores. Nunca utilize letras de vrios tipos, tamanhos e cores (exceo feita necessidade de nfase), pois esse procedimento torna a leitura mais difcil.

Anexos
Anexe apenas arquivos que sejam relevantes para o contedo do e-mail. Verifique o tamanho dos arquivos anexados, pois arquivos muito grandes podem ser bloqueados pelos sistemas de e-mail. Sempre comprima os arquivos grandes antes de anex-los mensagem. Ao encaminhar um e-mail ou ao responder a um e-mail, no use a opo com anexos se os arquivos no forem realmente necessrios ou se j tiverem sido enviados.

Lngua Portuguesa e redao adequada

Sempre verifique a ortografia de sua mensagem. Lembre-se de que mensagens com erros passam a sensao de pouco apreo, ou mesmo desrespeito, pelo destinatrio. Lembre-se de que o correio eletrnico um veculo formal de comunicao, em que se deve sempre utilizar o portugus correto. Evite abreviaes e no use os smbolos e as carinhas (emoticons) que voc usa no Facebook e no MSN. Na utilizao do correio eletrnico, o tratamento e linguagem utilizados devem ser compatveis com o destinatrio e o assunto, de acordo com o Cdigo de tica do Servidor Pblico.

Recursos do Notes
Crie uma assinatura automtica com informaes que facilitem o contato com voc. Preferencialmente, use somente texto na assinatura, sem imagens ou cdigo HTML. Crie pastas diferenciadas, por assunto ou por origem, para reter e-mails ainda em trabalho, facilitando o acesso a eles. Efetue a manuteno da sua caixa postal, utilizando-se do servio de arquivamento local de mensagens. Evite o acmulo de e-mails e arquivos antigos e mantenha a caixa em condies de receber novas mensagens. Crie regras de passagem automtica de e-mails antigos para sua caixa local. Com isso, sua caixa de entrada no ficar cheia. Utilize a agenda para marcar todos os seus compromissos e evitar superposies. Ao marcar uma reunio, verifique a disponibilidade das pessoas em suas agendas. Ao ser convocado para uma reunio, responda o mais breve possvel, aceitando ou recusando o convite. Prefira marcar reunies pela agenda a enviar e-mails para marc-las. Assim as agendas de seus convidados sero alteradas automaticamente. Crie regras no antispam ou no Notes para evitar o recebimento de e-mails que no so bloqueados automaticamente e que voc no deseja receber.

Envio de mensagens para fora do IBGE

Ao enviar e-mails para fora do IBGE, tome cuidado redobrado principalmente com opinies, dados ou avaliaes tcnicas, pois voc est, de alguma maneira, representando a Instituio. Se voc gosta de enviar arquivos de piadas, textos interessantes, vdeos etc., utilize seu e-mail pessoal e nunca o faa a partir de uma caixa, ou para uma caixa, do correio institucional do IBGE.

Segurana
Zele pela correta utilizao do correio eletrnico, adote medidas de segurana sobre seus dados de acesso e resguarde a inviolabilidade de sua caixa postal. No permita que terceiros, utilizando-se da sua identificao e senha, tenham acesso ao seu correio eletrnico. Observe o cumprimento da Norma Tcnica relativa Utilizao do Correio Eletrnico no IBGE.

Fontes pesquisadas
Manual de Redao da Presidncia da Repblica www.icmc.usp.br/manuals/BigDummy/netiqueta.html www.safernet.org.br/site/prevencao/glossarios/netiqueta http://reginagiannetti.wordpress.com/2009/09/17/os-10-erros-mais-comuns-em-e-mails/ www.pensareweb.com.br/artigos/comunicacao_email.htm www1.folha.uol.com.br/folha/informatica/ult124u12090.shtml