UNIVERSIDAD AUTNOMA DE COAHUILA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN, UNIDAD SALTILLO

Implementacin de Software Administrativo en las MIPyMES del Sector Comercial y de Servicios de Saltillo, Coahuila
Presentada por Vctor Manuel Lpez Prez
Para obtener el grado de Licenciado en Administracin de Empresas

Saltillo, Coahuila, Febrero de 2013

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE COAHUILA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN, UNIDAD SALTILLO

TESIS

Implementacin de Software Administrativo en las MIPyMES del Sector Comercial y de Servicios de Saltillo, Coahuila

Presentada por Vctor Manuel Lpez Prez.

Los abajo firmantes, despus de haber revisado esta tesis la aprueban en su contenido y sustentacin

Directora de Tesis: M.A. Rosalva Diamantina Vsquez Mreles

Tribunal de tesis

M.A Juan Bosco Chaparro PRESIDENTE

M.A. Yolanda Meja de Len SECRETARIO

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M.I. Oscar Martnez Gloria VOCAL

RESUMEN La siguiente investigacin trata de comprobar si las MIPyMES del sector comercial y de servicios de la ciudad de Saltillo Coahuila conocen acerca de los software administrativos o tambin llamados sistemas para la planeacin de los recursos de la empresa (ERP); saber si cuentan o no con alguno de ellos en su administracin, darme cuenta de la postura que tienen este tipo de empresas frente a los cambios que tarde o temprano tendrn que realizar, adems de llegar a conocer qu importancia le dan a tecnologa dentro de su compaa e informarme si estaran dispuestos a instaurar un software administrativo en su empresa dndoles a conocer los beneficios y ventajas que obtendran si se deciden a adoptarlo. La metodologa que utilice en este estudio fue no experimental, de diseo mixto ya que se analizaron datos cuantitativos y cualitativos, y el tipo de estudio es descriptivo. Los datos se examinaron por medio de grficos para una interpretacin ms clara, y es ah donde podemos encontrar los resultados del instrumento de investigacin aplicado dentro de los cuales se encuentran los principales impedimentos que tienen las MIPyMES para poder aplicar un software en su empresa.

ABSTRACT The following investigation is to ascertain whether the commercial sector and services MIPyMES Saltillo Coahuila know about administrative software or systems also called for planning of enterprise resources (ERP), whether or not they some of them in his administration to realize the position that these businesses have to changes that sooner or later will have to make, plus you get to know what significance to give technology within your company and inform me if they would to establish a management software in your company by giving awareness of the benefits and advantages they would get if they decide to adopt. The methodology used in this study was not experimental, mixed design and quantitative and qualitative data were analyzed, and the type of study is descriptive. The data were examined by means of graphs for a clearer interpretation, and that is where we find the results of applied research instrument within which are the major impediments that have MIPyMES to apply a software in your company.

DEDICATORIA

Este trabajo est dedicado especialmente a mis padres, Mara Ins Prez y Vctor Hugo Lpez, por todo el apoyo que me han brindado a lo largo de mi vida, el amor incondicional que me demuestran da a da, por todos los sacrificios que han realizado para que yo me encuentre donde estoy ahora, gracias absolutamente por todo. Vctor Manuel Lpez Prez

AGRADECIMIENTOS

Doy gracias a Dios por permitirme llegar a este momento de mi vida, guiarme por el buen camino, estar a mi lado a cada momento y ser un hombre de bien. A todos mis maestros que me han brindado las herramientas para ser todo un profesionista. En especial agradezco a mis amigas por toda la confianza y apoyo que me mostraron a lo largo de mi vida universitaria, gracias por todos esos momentos que vivimos juntos que jams olvidar. Vctor Manuel Lpez Prez

NDICE RESUMEN ....................................................................................................................................... 2 DEDICATORIA............................................................................................................................... 5 AGRADECIMIENTOS ................................................................................................................... 6 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................................................... 10 1.1 OBJETIVO GENERAL. ...................................................................................................... 12 1.1.1 Objetivos Especficos..................................................................................................... 12 1.2 PREGUNTAS DE INVESTIGACIN. ............................................................................... 13 1.2.1 Hiptesis de Trabajo ...................................................................................................... 13 1.3 JUSTIFICACIN. ................................................................................................................ 14 1.4 LIMITACIONES. ................................................................................................................. 15 2. MARCO TERICO O DE REFERENCIA ............................................................................... 16 2.1 ANTECEDENTES HISTRICOS....................................................................................... 16 2.2 SISTEMAS PARA LA PLANEACIN DE RECURSOS DE LA EMPRESA. ................. 18 2.2.1 Definicin. ..................................................................................................................... 18 2.2.2 Objetivos. ....................................................................................................................... 19 2.2.3 Caractersticas. ............................................................................................................... 19 2.3 LA EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS ERP. .................................................................... 22 2.4 CLASIFICACIN DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO. ............................................ 23 2.4.1 Clasificacin de los Sistemas ERP. ............................................................................... 23 2.5 MDULOS DE LOS SISTEMAS ERP. .............................................................................. 27 2.5.1 Mdulos del rea Financiera. ...................................................................................... 27 2.5.2 Mdulos del rea Logstica. ........................................................................................ 28 2.5.3 Mdulos de Recursos Humanos................................................................................... 30 2.6 IMPLEMENTACIN EN LA ORGANIZACIN. ............................................................. 30 2.6.1 Razones para comenzar una implementacin de software administrativo. ................. 30 2.6.2 El papel de la tecnologa en los proyectos empresariales. ............................................ 31 2.6.3 Problemas de la implementacin. .................................................................................. 32 2.6.4 Proceso de cambio en la implementacin. ..................................................................... 33 2.6.5 Necesidades de implementacin. ................................................................................... 34 2.6.7 Coste de un proyecto de implementacin. ..................................................................... 36
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2.6.8 Condiciones para una implementacin eficaz................................................................ 36 2.6.9 Estrategias de implementacin. .................................................................................... 36 2.6.10 Consejos para lograr el xito en la implantacin de un ERP. ...................................... 37 2.7 VENTAJAS, DESVENTAJAS Y BENEFICIOS. ............................................................... 39 2.7.1 Ventajas de un sistema ERP. ......................................................................................... 39 2.7.2 Desventajas de un sistema ERP. .................................................................................... 40 2.7.3 Beneficios de un sistema ERP. ...................................................................................... 42 2.8 IMPACTO Y ACEPTACIN DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO. .......................... 45 2.8.1 Software a la Medida. .................................................................................................... 45 2.8.2 Cmo elegir un Software de Gestin Empresarial? ..................................................... 46 2.8.3 El Fracaso de la Reingeniera Basada en Tecnologa. ................................................... 47 2.8.4 Controla tu Negocio con un Software Administrativo. ................................................. 48 2.8.5 Elija el Software para su Negocio. ................................................................................. 49 3. METODOLOGA ...................................................................................................................... 53 3.1 PARADIGMA DE LA INVESTIGACION (HIPTESIS) ................................................. 53 3.1.2 Hiptesis Adicional ........................................................................................................ 53 3.2 DISEO METODOLGICO .............................................................................................. 53 3.2.1 Enfoque metodolgico. .................................................................................................. 54 3.3 TIPO DE INVESTIGACIN ............................................................................................... 54 3.4 POBLACIN Y MUESTRA ............................................................................................... 54 3.5 VARIABLES DE ESTUDIO ............................................................................................... 55 3.6 TCNICAS E INSTRUMENTOS. ...................................................................................... 55 4- ANLISIS DE RESULTADOS ................................................................................................ 56 4.1 TCNICAS DE ANLISIS ................................................................................................. 56 4.2 BASE DE DATOS ............................................................................................................... 56 4.3 PROCESAMIENTO Y PROCEDIMIENTO ....................................................................... 57 4.3.1 Grficos .......................................................................................................................... 58 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................................... 78 5.1 CONCLUSIONES ................................................................................................................ 78 5.2 RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 81 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................ 82
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ANEXOS ........................................................................................................................................ 84 INSTRUMENTO DE INVESTIGACIN ................................................................................. 84

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Durante la ltima dcada la tecnologa ha ido avanzando a pasos agigantados, da a da hay nuevos adelantos y descubrimientos tecnolgicos, todo esto repercute e influye directamente a las empresas, ya que si quieren sobrevivir tienen que adaptarse a estos cambios. Lo que ha trado como consecuencia que las organizaciones se preocupen por estar a la vanguardia y busquen tener un alto nivel de competitividad. Desde hace ya varios aos, las grandes empresas transnacionales se fueron adecuando al uso de sistemas y programas computacionales que sirven como herramienta fundamental en la administracin de la misma; pero sobretodo facilita la toma de decisiones a los niveles de la alta direccin. Este tipo de sistemas o software administrativos son instrumentos que ayudan a organizar y a procesar la informacin que se genera a lo largo del ciclo de crecimiento de la empresa y gracias a dicha informacin se pueden tomar mejores decisiones. Un software administrativo ayuda a las empresas a tener instrumentos necesarios y aplicaciones personalizadas que se ajusten a sus necesidades para tener un aumento en las ventas, ser ms competitivas, tener un control en sus costos, brindar un mejor servicio o producto al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, as como tambin llegar a ser ms productivas. Muchas de las micro, pequeas y medianas empresas (MIPyMES) de Mxico llevan el control de sus clientes de forma emprica: hacen sus cuentas y control de inventarios en hojas de papel o en paquetera bsica de oficina, lo que las pone en desventaja frente a su competencia, comenta Alejandro Santiago, director comercial de Logical Concept. Opino que esto se debe a que la mayora de los dueos y pequeos empresarios de las MIPyMES consideran que la

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implementacin de un sistema de cmputo administrativo es un lujo exclusivo de las grandes empresas, pero creo que es totalmente falso. En la actualidad la tecnologa al servicio de los negocios es ms accesible y menos costosa. Un sistema de administracin integral requiere de la inversin en recursos tanto humanos como financieros durante su seleccin y puesta en accin, pero los beneficios que proporcionan son rpidos y esenciales si se hace de la manera correcta. Las compaas fracasan por muchas razones. Algunas veces son administradas en forma deficiente, algunas veces simplemente no crean los productos que los clientes quieren. No obstante creo que el mayor asesino de una compaa, especialmente en las industrias de rpido cambio como la nuestra, es el rechazo a adaptarse al cambio (Bill Gates). Teniendo en mente que las micro, pequeas y medianas empresas (MIPyMES) forman la mayor parte del sector productivo en Mxico, considero que la implantacin de un software administrativo en este tipo de organizaciones sera de gran ayuda para el aumento de la efectividad y de la productividad de la misma, pues le concede al empresario la rpida toma de decisiones, as como medir y establecer objetivos de forma ptima. Pero para que todo esto suceda primero se tiene que investigar si las MIPyMES de los sectores que se estudiarn estn preparadas y dispuestas a aceptar este tipo de cambios en su administracin.

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1.1 OBJETIVO GENERAL. Generar informacin sobre las ventajas y desventajas de la implantacin de software

administrativo en las micro, pequeas y medianas empresas del sector comercial y de servicios en la ciudad de Saltillo, Coahuila, y una vez que estn al tanto de los beneficios de dichos programas tratar de incentivar al microempresario para su utilizacin en beneficio de su organizacin y conocer la disposicin para su adaptacin o bien las causas de su rechazo.

1.1.1 Objetivos Especficos. Incentivar a las MIPyMES a adoptar un software administrativo. Conocer si las MIPyMES estn dispuestas a hacer cambios en su administracin. Detectar cules son los beneficios de los sistemas computacionales administrativos. Reconocer las ventajas y desventajas de la implementacin de un software. Conocer el punto de vista de las MIPyMES acerca de este tipo de sistemas.

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1.2 PREGUNTAS DE INVESTIGACIN. Qu beneficios obtienen las MIPyMES al implementar un software administrativo? Las MIPyMES estn dispuestas a adoptar algn tipo de sistema computacional administrativo? Cules son los obstculos que se podran presentar al momento de la implantacin del software? Qu conocen las MIPyMES acerca de software administrativos? Cules son los motivos por los cuales los dueos de las MIPyMES no han instalado algn programa administrativo en su organizacin? 1.2.1 Hiptesis de Trabajo

H1: Las MIPyMES del Sector Comercial y de Servicios de la ciudad de Saltillo, Coahuila estn dispuestas a implementar un software administrativo en su organizacin. Ho : Las MIPyMES del Sector Comercial y de Servicios de la ciudad de Saltillo, Coahuila no estn dispuestas a implementar un software administrativo en su organizacin.
1.2.1.1 Hiptesis Adicional

Obstculos que creo que se podran presentar al momento de la implantacin del software en la administracin de los negocios son el rechazo del personal al nuevo sistema, la falta de inters de los trabajadores para capacitarse y aprender sobre el manejo del software; y sobretodo la negacin de los dueos de las MIPyMES en pagar por una consultora antes, durante y despus de la implementacin

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1.3 JUSTIFICACIN. Hoy en da el mercado es cada vez ms exigente y las empresas si quieren seguir en l, necesitan de cambios e innovaciones constantes, de esta manera surge la necesidad de implementar un software administrativo en las pequeas y medianas empresas, ya que ellas son las ms vulnerables a desaparecer si no toman medidas urgentes para ser competitivas. Todo esto con el fin de buscar los mayores beneficios posibles tales como el mejoramiento en la eficacia y eficiencia en los procesos tanto administrativos como operativos, con el objetivo principal de ahorrar tiempo, disminuir costos y aumentar los ingresos. Por lo mencionado anteriormente, considero fuertemente importante dar a conocer a las MIPyMES los beneficios que obtendran si se deciden a adoptar en su administracin algn sistema computacional. Teniendo en mente que las micro, pequeas y medianas empresas (MIPyMES) forman la mayor parte del sector productivo en Mxico, considero que la realizacin de este trabajo de

investigacin consistente en la utilidad del uso de un software administrativo en este tipo de organizaciones sera de gran ayuda para el aumento de la efectividad y de la productividad de la misma, pues le concede al empresario la rpida toma de decisiones, as como medir y establecer objetivos de forma ptima. Con esta investigacin los dueos de las MIPyMES tendrn informacin suficiente para tener en claro que la adaptacin de algn software es ms que beneficioso para la organizacin de la misma, ya que podr realizar funciones con una mayor rapidez, estar ms actualizada en cuanto al mbito tecnolgico, las reas que conforman la empresa tendrn la informacin requerida de manera inmediata, adems de que las empresas dedicadas a la venta de los software podrn

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observar que la ciudad de Saltillo es un mercado muy amplio que se puede explotar al mximo, donde ambas partes de veran beneficiadas, tanto MIPyMES dado que obtendrn una herramienta que es indispensable hoy en da y que facilita mucho el trabajo, como los vendedores de los software ya que aumentarn sus ventas y difundirn ms el uso de esta tecnologa.

1.4 LIMITACIONES. La informacin de esta investigacin le servir nicamente a micro, pequeas y medianas empresas. Inexperiencia del investigador. La investigacin se har en la ciudad de Saltillo, Coahuila. Se obtendr informacin solo de pequeas y medianas empresas. Poco tiempo para la realizacin de la investigacin. Falta de disposicin de las MIPyMES para la realizacin de la investigacin de campo. La propuesta de la implementacin no podra ser aceptada por las MIPyMES.

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2. MARCO TERICO O DE REFERENCIA 2.1 ANTECEDENTES HISTRICOS Sus orgenes se remontan a la Segunda Guerra Mundial. El gobierno estadounidense emple programas especializados que ejecutaban las grandes computadoras de los aos 40 para controlar la logstica y organizacin de sus unidades en acciones blicas. A estas soluciones tecnolgicas se les conoci como los primeros sistemas para la Planeacin de Requerimientos de Materiales (Material Requirements Planning, MPR). Al final de los aos 50 las empresas, en su mayora estadounidenses, adoptaron los sistemas MRP, ya que se dieron cuenta que les permitan llevar un control de diversas actividades con informacin veraz y exacta. A esto se le suma la evolucin de las computadoras, lo que favoreci el crecimiento de estos sistemas en cuanto al nmero de empresas que optaban por ellos. Si bien es cierto que las computadoras en ese entonces eran rudimentarias, contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperacin de datos, de manera que al integrar la operacin, se podan ejecutar acciones en un tiempo ms corto. Avanzando en las dcadas de los 60 y 70, los sistemas ayudaron a las empresas a mejorar sus operaciones, entre estas, la decisin de reducir los niveles de inventario de los materiales utilizados en su operacin, ya que al planear sus requerimientos, con base en las requisiciones establecidas en el tiempo, se redujeron costos y se adquira solamente lo necesario. He aqu por qu en la dcada de los 80 se les conoci como MRP II (Manufacturing Resource Planning) Planeacin de los Recursos de Manufactura. Se agregaron variables, adems del control y manejo de inventarios de materiales, permitan atender factores relacionados con la planeacin de las

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capacidades de manufactura (maquinaria, mano de obra, con base en los tiempos de ejecucin de cada operacin del proceso de manufactura). La moda de los sistemas integrados basados en diseos modulares apareci ya en los aos 80, sin embargo, con frecuencia, el resultado de estos sistemas fueron aplicaciones y mdulos con gran cantidad de interfaces. La informacin generada por estos sistemas sola estar restringida a los responsables de los departamentos para los respectivos procesos empresariales, lo que impeda una integracin real. En los 90 haba dos opciones en sistemas relacionados, MRP y MRP II, los cuales fueron insuficientes para un mercado donde haba todo tipo de organizaciones, adems de manufactureras, las haba de servicio, financieras, comerciales, etc., que necesitaban una solucin para controlar sus procesos, y por ende, ser ms competitivas. Al mismo tiempo, el crecimiento de la industria de programas para computadora proporcion una variedad de soluciones a las empresas, con el objetivo de facilitar el control y acceso a informacin para la toma de decisiones y mejorar la competitividad. Hoy se escucha hablar de CRM (Customer Relationship Management) Administracin del Servicio al Cliente, SCM (Supply Chain Management) administracin de la Cadena de Abastecimiento, e-commerce (Comercio Electrnico), Internet, y muchos acrnimos (3 letras) conocidos como JIT (Just In Time) Justo a Tiempo, TQM (Total Quality Management) Administracin Total de la Calidad, APS (Advanced Planning & Scheduling) Planeacin y Calendarizacin Avanzada, etc., que han hecho de los sistemas ERP una valiosa y poderosa herramienta de manejo y control de informacin atendiendo a cada una de las necesidades de las empresas, de acuerdo a su especialidad. El objetivo que persiguen las empresas al adquirir

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tecnologa de punta y utilizar trminos actuales de control de informacin, es ser ms competitivas y hacer frente, mejor preparados, a los cambios en el comercio actual, utilizando la informacin exacta y actualizada en lnea.

2.2 SISTEMAS PARA LA PLANEACIN DE RECURSOS DE LA EMPRESA. 2.2.1 Definicin. Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa (en ingls ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Es un sistema que busca satisfacer las demandas de gestin empresarial, basado en el concepto de una solucin que permita a las empresas unificar diferentes reas (departamentos) de productividad. Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia

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definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo".

2.2.2 Objetivos. Los objetivos principales de los sistemas ERP son: Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

Pero el propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. 2.2.3 Caractersticas. a) Son Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo
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por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. b) Modularidad. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc. c) Adaptabilidad. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa. d) Arquitectura Cliente /Servidor. La tecnologa de los sistemas ERP se basa en la arquitectura cliente / servidor, en la que un computador central (servidor), tiene capacidad para atender a varios usuarios simultneamente (clientes) e) Elevado nmero de funcionalidades. Los sistemas ERP poseen un elevado nmero de funcionalidades lo que permite abarcar prcticamente la totalidad de los procesos de negocio de la mayora de las empresas.

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f) Grado de abstraccin. El sistema ERP tiene la capacidad para manejar cualquier tipo de circunstancias que pueda tener lugar en la empresa y soporta diversos grupos empresariales sin conexin entre ellos. g) Orientacin a los procesos de negocio. Desde el punto de vista del diseo de los sistemas ERP, todas sus funcionalidades estn organizadas utilizando un modelo de referencia o descripcin a alto nivel de sus funcionalidades de acuerdo a la lgica del negocio mediante alguna herramienta de modelacin de procesos de negocio. h) Universalidad. Al ser un software de tipo World Class, un ERP puede ser usado por cualquier organizacin. Sin embargo, sus proveedores sealan que existen ERP para algunas industrias especficas. (BENVENUTO VERA, 2006)

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2.3 LA EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS ERP. La evolucin de los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) se remonta a la dcada de los 70, cuando se comienza a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar las operaciones de produccin dentro de las compaas. Sin embargo, en la actualidad dentro de los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP) surgen productos que son enfocados especficamente de acuerdo a los negocios de cada compaa comprometidas ya sean en la produccin de bienes o servicios. Por lo que un sistema de planificacin de recursos empresariales constituye la base del desarrollo de los sistemas especializados de gestin. Desde su aparicin a finales de los aos ochenta, los sistemas ERP han evolucionado con los avances de las tecnologas de informacin (HILLEGERSBERG, 2000) As, los primeros sistemas ERP fueron implantados con la arquitectura cliente-servidor, despus evolucionaron a la arquitectura de tres capas (three tier) y, con la aparicin de la Internet, las arquitecturas tecnolgicas evolucionaron al ambiente de Web y sus arquitecturas fueron multicapas (multi tier).

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2.4 CLASIFICACIN DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO. a) Sistema Descripcin ERP Enterprise Resource Planning: se trata de los sistemas de gestin integrados que permiten dar soporte a la totalidad de los procesos de una empresa: control econmico financiero, logstica, produccin, mantenimiento, Recursos Humanos, etc. b) CRM (Customer Relationship Management): sistemas para gestionar las relaciones con los clientes y el soporte a todos los contactos comerciales. c) Business Intelligence: Sistemas orientados a la explotacin de datos y elaboracin de informacin para el soporte a las decisiones. d) Web corporativo y aplicaciones de comercio electrnico: Conjunto de aplicaciones desplegadas en entorno Web para facilitar la integracin de herramientas y contenidos tanto a nivel interno (Intranet) como el despliegue de aplicaciones de comercio electrnico (e-business) y la publicacin de contenidos pblicos en la red. e) Otras aplicaciones: Se presentarn distintos tipos de aplicaciones como los sistemas PLM (Product Lifecycle Management), herramientas de diseo asistido (CAD), sistemas de gestin documental, herramientas ofimticas, herramientas de comunicacin, sistemas GIS o sistemas de gestin de procesos BPM. 2.4.1 Clasificacin de los Sistemas ERP. 2.4.1.1 MPR (Material Requirement Planning). Los sistemas de planeacin de los requerimientos de material (MPR), son sistemas que surgen de la necesidad de integrar la cantidad de artculos a fabricar con un correcto almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso, materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un Sistema de Control de Inventario y Programacin que responde
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a las interrogantes: Qu orden fabricar o comprar? Cunta cantidad de la orden? Cundo hacer la orden? Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra o fabricacin en el momento adecuado segn los resultados del Programa Maestro de Produccin. Su aplicacin es til donde existan algunas de las condiciones siguientes: El producto final es complejo y requiere de varios niveles de subensamble y ensamble. El producto final es costoso. El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande. El ciclo de produccin del producto final sea largo. Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos. El proceso se caracteriza por tems con demandas dependientes fundamentalmente y la fabricacin sea intermitente (por lotes). 2.4.1.2 SCM (Supply Chain Management). Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM,) es el trmino utilizado para describir el conjunto de operaciones de produccin y logstica cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la gestin de la configuracin de software (SCM) incluye las actividades asociadas desde la obtencin de materiales para la transformacin del producto, hasta su colocacin en el mercado. Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM) utilizan los conceptos de ebusiness y tecnologas Web para coordinar y optimizar los procesos de mbito empresarial en todas y cada una de las reas de su empresa: desde el proveedor hasta el cliente. Los sistemas de gestin de la configuracin de software (SCM) no dejan de tener sus inconvenientes. As, los mercados electrnicos, que haban sido considerados como los
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benefactores de la eficiencia de la gestin de la configuracin de software (SCM), han resultado menos que productivos. Asimismo, las incompatibilidades entre empresas vendedoras complican la bsqueda de una combinacin de soluciones adecuada para integrar de extremo-a-extremo la configuracin de software. Sin embargo, una compaa puede utilizar una solucin SCM para alcanzar una ventaja competitiva y mejorar su margen de beneficio: ofreciendo una mayor visibilidad en la totalidad de la cadena de suministro, las empresas pueden reducir los gastos, mejorar la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a la demanda del cliente. 2.4.1.3 CRM (Customer Realatioship Management). Los sistemas de administracin de la relacin con los clientes (CRM), es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de informacin posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos y as poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atencin. Cuando hablamos de mejorar la oferta nos referimos a poder brindarles soluciones a los clientes que se adecuen perfectamente a sus necesidades. Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada principalmente en la satisfaccin de los clientes, pero tambin a los sistemas informticos que dan soporte a esta estrategia. 2.4.1.4 HRM (Human Resource Management). Los sistemas de administracin de recursos humanos (HRM), son parte de una estrategia entre la gestin de recursos humanos y la tecnologa de informacin. Esto combina los recursos Humanos y en particular sus actividades administrativas con los medios puestos a su disposicin

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por la informtica, y se refieren en particular a las actividades de planificacin y tratamiento de datos para integrarlos en un nico sistema de gestin. En general, la funcin de los recursos humanos incluye siempre una parte importante de tareas administrativas y repetitivas en la mayora de las organizaciones. stas tienen integradas, de forma ms o menos importante, las operaciones de establecimiento y pago de remuneraciones, asistencia de los trabajadores, evaluaciones, contratacin, ascensos... Una gestin eficaz del capital humano se convierte en una operacin necesaria para los profesionales de los recursos humanos. Su funcin consiste primero en recoger los datos para cada trabajador relativos a su historial y caractersticas personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos ms accesibles tales como sus remuneraciones y sus labores en la empresa. La cuantificacin de estos datos y la sistematizacin para su tratamiento permite su manejo posterior por sistemas de administracin de recursos humanos (HRM), reduciendo el tratamiento manual de las operaciones, costosa fuente de errores. 2.4.1.5 FRM (Finance Resource Management). Los sistemas de administracin de recursos financieros (FRM), son sistemas que surgen de la necesidad de integrar todo tipo de datos contables como son las proyeccin de ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de produccin y mercadotecnia as como la determinacin de los recursos que se necesitan para lograr estas proyecciones.

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2.5 MDULOS DE LOS SISTEMAS ERP. La funcionalidad de los ERP se encuentra dividida por mdulos independientes, pero con la facilidad de interactuar entre ellos, segn las necesidades del cliente. De esta forma se ahorra tiempo y se minimizan los errores, al no existir independencia entre las operaciones de la empresa, evitando la transferencia de datos o procesos diferentes de envo de informacin. Un Sistema del tipo ERP, est formado por un conjunto finito de mdulos que pueden adquirirse total o parcialmente. Hay en general tres grandes grupos, el primero correspondiente al rea financiera, un segundo grupo rea logstica y finalmente un grupo del rea Recursos Humanos. Adicionalmente a los anteriores existen soluciones especficas para sectores industriales particulares. Los mdulos segn cada grupo son los siguientes: 2.5.1 Mdulos del rea Financiera. Proporcionan una visin completa de funciones contables y financieras e incluyen un amplio sistema de informacin y de generacin de informes para facilitar a los ejecutivos una mayor rapidez para la toma de decisiones. 1- Mdulo FI. Gestin Financiera. Proporciona las funciones que controlan el aspecto operativo de la contabilidad general y la informacin financiera de la empresa. Se conectan e integran con otros mdulos financieros como la tesorera y la contabilidad de costos, as como con otras aplicaciones de recursos humanos. 2- Mdulo CO. Controlling o Contabilidad de Costos. Es utilizado para presentar las

estructuras de costos de las empresas y los factores que influyen en ellos, lo que

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genricamente se conoce como contabilidad interna de las organizaciones. Es decir, abarca los movimientos de costos e ingresos de la organizacin. 3- Mdulo EC. Controlling Corporativo. Es una importante herramienta para la toma de decisiones, integra los datos proporcionados por el resto de las aplicaciones financieras. Se encarga de monitorear los factores crticos del funcionamiento de una organizacin, as como las cifras claves de la empresa desde el punto de vista del auditor. 4- Mdulo IM. Gestin de Inversiones. Este fue introducido por SAP en la versin 3.0 de R/3, est diseado para planificar y gestionar los presupuestos y proyectos de inversin de capital. Permite realizar una planificacin detallada capaz de monitorear continuamente la evolucin de las inversiones tales como: costos planificados, cifras reales, recursos disponibles, etc. 5- Mdulo TR. Tesorera. Integra las previsiones y gestin de recursos de caja con las aplicaciones financieras y logsticas. Proporciona las herramientas necesarias para analizar presupuestos, proceso de asientos contables electrnicos, anlisis del mercado de divisas, etc. 2.5.2 Mdulos del rea Logstica. Las aplicaciones de logstica forman la mayor rea y concentracin de aplicaciones R/3 las cuales contienen el mayor nmero de mdulos. Estos mdulos son los encargados de gestionar todo el proceso de la cadena de suministros de una organizacin, desde la adquisicin de la materia prima hasta la entrega al cliente y facturacin. 1- Mdulo LO. Logstica General. Proporciona las herramientas e informes necesarios para analizar y gestionar el estado de la logstica de la organizacin y realiza previsiones en la cadena de suministro.
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2- Mdulo MM. Gestin de Materiales. Abarca todas las actividades y funciones logsticas relacionadas con la adquisicin, aprovisionamiento y control de inventarios de la cadena de suministro. 3- Mdulo PM. Mantenimiento. Se encarga del mantenimiento de los sistemas de control de plantas, incluye soporte para la gestin de problemas operativos y de mantenimiento, de los equipos, de los costos y las solicitudes de pedidos de compras. 4- Mdulo PP. Planificacin y Control de la Produccin. Contiene mdulos para las diferentes fases, tareas y metodologas utilizadas en la planificacin de la produccin tales como: cantidades y tipos de productos, tiempo de suministro de materiales, etc., adems del proceso mismo de la produccin. Los componentes del mdulo PP estn igualmente integrados con otras aplicaciones R/3 como SD (ventas y distribucin) MM (gestin de materiales), etc. 5- Mdulo QM. Control de calidad. Se encarga de realizar todas aquellas tareas que implican la planificacin de la calidad, el control, las inspecciones y el cumplimiento de los estndares de calidad normalizados internacionalmente. 6- Mdulo SD. Ventas y distribucin. Permite gestionar todos los aspectos de las actividades comerciales de ventas: pedidos, promociones, competencia, ofertas, seguimiento de llamadas, planificacin, campaas, etc. Otra de sus caractersticas es la habilidad para obtener los productos en forma inmediata. Los clientes se benefician con un mejor y ms rpido servicio, pudiendo recibir confirmacin directa de sus pedidos por fax, correo, etc. 7- Mdulos PS. Sistemas de gestin de proyectos. Permite realizar seguimientos de todas las tareas de un proyecto. Se aplica a todo tipo de proyectos: inversin, marketing, investigacin y desarrollo, construcciones de instalaciones, etc. El sistema de proyectos da soporte a la gestin de un proyecto a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de
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ste. Incorpora herramientas grficas que permiten realizar la estructuracin del proyecto utilizando tcnicas estndar 2.5.3 Mdulos de Recursos Humanos. Incluye todos los procesos de negocio necesarios para controlar y gestionar de 3una manera eficaz las necesidades de recursos humanos de las empresas; desde la gestin de candidatos a puestos de trabajo a la elaboracin de nminas o al desarrollo de personal, as como al control de tiempos. El objetivo de este mdulo es que los usuarios introduzcan los datos una sola vez, con lo que estar disponible de manera inmediata para cualquier otra aplicacin relacionada, como la contabilidad, el mantenimiento de planta, el sistema de proyectos o el workflow.

2.6 IMPLEMENTACIN EN LA ORGANIZACIN. Se define implementacin como el proceso que abarca desde la toma de una decisin en el proyecto hasta la entrada en productivo del sistema. (HERNANDEZ, 2000) Sin embargo, tambin cubre todos aquellos temas que se deben tener en cuenta en las operaciones productivas y en el cambio continuo. Los temas que pueden afectar de manera importante la utilidad y la aceptacin de los sistemas son aquellos que, con frecuencia no se muestran en el radar de los directores de proyecto. 2.6.1 Razones para comenzar una implementacin de software administrativo. Cada una de las compaas que decide implementar un software tiene sus propias circunstancias y cuenta con sus propios requisitos y objetivos cuando decidi comenzar este tipo de proyecto empresarial. Un cmulo de circunstancias y requisitos, el cambio implcito en la forma en que se hacen los negocios y cierta visin especial, constituyen el conjunto de directrices
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para comenzar una implementacin. En ltima instancia, estos factores clave son un conjunto de objetivos que proporcionaran a la empresa una serie de beneficios. Existen varios tipos de factores clave: - Factores clave legales y tecnolgicos: Este tipo de factores se incluye el efecto del ao 2000, el euro, la sustitucin de aplicaciones y sistemas antiguos, la bsqueda de una integracin real o la compatibilidad con los estndares. -Factores clave empresariales: Un mejor control de costos, una nueva forma de hacer negocios con socios y clientes, optimizacin y automatizacin de procesos, lucha por la supervivencia y una mxima eficacia. -Factores organizativos: Se busca mejorar la productividad para permitir y poder manejar los continuos cambios en los procesos organizativos y empresariales. Finalmente, tambin resulta interesante conocer el hecho de que ciertas compaas han decidido y han comenzado un proyecto de implementacin sin tener razones o catalizadores del cambio, ni siquiera una justificacin desde el punto de vista econmico. Este tipo de compaas, que actan como punta de lanza de las modas tecnolgicas y que carecen de un factor clave real, suelen fracasar en la implementacin. Sin embargo, existen otras compaas que aun careciendo de la urgencia o de un factor clave real pueden tener xito en el empeo si los beneficios de este tipo de proyectos son claros para la compaa y, por tanto, se pueden administrar los cambios. 2.6.2 El papel de la tecnologa en los proyectos empresariales. Los avances tecnolgicos y servicios se han utilizado mayoritariamente para automatizar procesos, utilizando el tiempo como el eje principal de la eficiencia empresarial. Pero tambin es

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un hecho que esta tecnologa puede convertir los datos en informacin, y la informacin en conocimiento, algo que se est convirtiendo con rapidez en el eje ms venerado. La tecnologa es uno de los factores que ms influyen en la eficiencia y en los beneficios empresariales. Las empresas depende y dependern an ms de la tecnologa para obtener sus ventajas competitivas. 2.6.3 Problemas de la implementacin. Las compaas suelen tener dificultades para definir el punto de partida de la implementacin y encuentran un buen de obstculos en su camino. Personas que estn en contra de este tipo de software utilizaron con agresividad los argumentos del coste y de la dificultad de la implementacin, cuanto tiempo hace falta para realizar con xito una implementacin y cuantos servicios de consultora necesarios. Estos argumentos deben analizarse con cuidado desde una perspectiva global cuando se decide llevar a cabo este tipo de proyectos de negocio y estratgicos. Desde el punto de vista empresarial, otro factor crtico u objetivo de implementacin es la recuperacin esperada de la inversin, que la direccin espera que sea mesurable y tan rpida como sea posible (ROCA, 2000). Este factor se convertir en un autntico desafo para el equipo del proyecto y para la direccin y, en realidad, ser el factor ms significativo para medir el grado de xito de la implementacin. El mercado ha reconocido con rapidez el valor y la importancia que las aplicaciones de software administrativos han tenido, pero tambin han introducido el dedo en la llaga al darse cuenta de que la implementacin es un proceso lento y en ocasiones costoso. Sin embargo, esta afirmacin debe ser contrastada y comparada con otras razones que pueden influir en alargar el
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tiempo implementacin. A menudo, otras razones que actan como freno en el proceso de implementacin son la oposicin de la empresa a los cambios y la carencia de compromiso por parte de la alta direccin. 2.6.4 Proceso de cambio en la implementacin. El cambio, como un proceso continuo implcito, es el resultado de la necesidad de sobrevivir o de mejorar; gracias a l las empresas pueden reaccionar y responder mejor, de una manera ms eficaz y competitiva, a los clientes, accionistas y empleados. Los negocios y la tecnologa se encuentran en un estado de cambio continuo. Existe una frase pronunciada por un director general de una importante compaa que deca el cambio es la nica variable que permanece constante. (ROMERO, 2006) El cambio se traduce con frecuencia en la necesidad para implementar nuevos sistemas y nuevas tecnologas cuyo fin es satisfacer los objetivos de las empresas. Actualmente, la necesidad del cambio y de la mejora sustenta el presupuesto de los proyectos en los que se implementan paquetes de aplicaciones estndar tales como los sistemas para la planificacin de recursos de la empresa. Existen tendencias de mercado, cifras financieras, nuevos productos, nuevas tecnologas, nuevos competidores, nuevas necesidades, etc. En la actualidad, nadie cuestiona que el cambio es importante para el crecimiento empresarial. Las empresas necesitan hoy grandes transformaciones. Tienen que redisear sus procesos para hacerlos ms giles y competitivos, deben acercarse ms a sus clientes y usuarios finales, se esfuerzan y asumen compromisos ms fuertes con la calidad y con sus propios empleados. Para conseguir estos ambiciosos objetivos no es suficiente cambiar los procesos de negocio, de
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trabajo, los sistemas de informacin o sus comunicaciones, ni siquiera basta con tener los cuadros directivos apropiados. Se necesita una verdadera revolucin cultural dentro de cada entidad, un cambio en las personas, su modo de pensar y sobre todo de actuar. Parece bastante frecuente que las compaas que necesiten cambiar con mayor urgencia suelen ser aquellas que presentan una mayor resistencia al cambio. En contrapartida, las compaas ms deseosas de adoptar los cambios con rapidez son, al mismo tiempo, las mejores preparadas para asegurar el xito en sus proyectos de implementacin. Todo proceso de cambio lleva asociado miedo y sufrimiento y algunas empresas carecen de la fortaleza o, mejor an, de la capacidad para llevarlo a cabo. Los cambios son inevitables en una implementacin y el xito slo puede estar garantizado cuando las compaas son capaces de superar los problemas y riesgos asociados con los mismos. Como cualquier otro proceso genrico, el cambio puede afectar a muchos objetos o elementos de las empresas, pero la gestin del cambio se refiere nicamente al punto ms crtico: las personas. 2.6.5 Necesidades de implementacin. No es ninguna novedad revelar que no existen dos empresas con las mismas necesidades y que cada empresa se enfrenta a diferentes objetivos de implementacin cuando decide embarcarse en proyectos empresariales de este tipo. Cualquier proyecto de implementacin, est fuertemente influido por factores de tipo genrico tales como el nmero de usuarios potenciales, el tamao de la compaa, el tiempo, el presupuesto y el retorno esperado de la inversin.

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Una de las necesidades por las que hoy da se exige la adquisicin de un sistema con estas caractersticas, es porque el mercado se hace ms grande, las fronteras se eliminan (globalizacin), interaccin con clientes y proveedores de todas partes del mundo, las barreras comerciales desaparecen y las empresas se ven forzadas a incrementar su catlogo se productos y servicios. Con estos sistemas, se administra de forma eficiente las bases de datos y se obtiene informacin en lnea, actualizada y exacta al momento en que se est realizando cualquier operacin. (SIERRA, 2000) En cualquier caso, satisfacer las necesidades requiere la realizacin de un cierto trabajo para identificar las soluciones ms eficaces y cuyo coste sea asumible por la compaa. 2.6.6 Riesgos de la implementacin. Del mismo modo que se requiere un esfuerzo para identificar los requisitos de implementacin y definir el mbito del proyecto, identificar los riesgos de la implementacin debera requerir un esfuerzo similar. Se trata normalmente de un proceso de anlisis de riesgos que se puede efectuar como parte del proceso de gestin del cambio. De forma genrica, en cualquier implementacin podemos encontrar tres tipos de riesgos: -Aquellos que estn relacionados con factores humanos, como disponibilidad de conocimientos y recursos, impactos del cambio cultural o compromiso de la direccin de la empresa. -Aquellos riesgos que tienen que ver con la infraestructura tcnica y los recursos necesarios para el proyecto. Los riesgos metodolgicos, relacionados con la manera adecuada de llevar a cabo os proyectos de implementacin, modelizacin de procesos, gestin de proyectos, etc.
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2.6.7 Coste de un proyecto de implementacin. El coste de un proyecto de implementacin es, ciertamente, uno de los factores ms importantes a la hora de decidirse por adquirir un paquete integrado de aplicaciones. Los costes son un elemento de muy difcil planificacin, especialmente en lo que respecta a los costes indirectos que difcilmente pueden ser presupuestados. Los costes estarn en funcin del equilibrio que se quiera establecer entre la calidad del proyecto y el tiempo necesario para alcanzar los objetivos con dicha calidad. Sin embargo, una vez que se han analizado los riesgos del proyecto y se han identificado los problemas, estos tres factores (costes, calidad y tiempo) pueden ser notablemente mejorados. 2.6.8 Condiciones para una implementacin eficaz. De acuerdo con la solucin de implementacin ASAP, se tienen que cumplir con ciertos requisitos fundamentales para alcanzar el xito en la ejecucin de una implementacin eficiente. stas son: - Compromiso completo de toda la compaa con el xito del proyecto, y aqu se incluye la necesidad de un proceso rpido de toma de decisiones. - Un mbito del proyecto estable y claramente definido. - La realizacin de una reingeniera bsica de referencia. 2.6.9 Estrategias de implementacin. Existen muchas formas de enfocar una implementacin de software, cada una de las cuales est fuertemente relacionada con los objetivos esperados y dependen mucho de los requisitos del cliente, de los sistemas de IT actuales y de la infraestructura y organizacin del negocio

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(divisiones afectadas, nmero de usuarios, ubicaciones geogrficas, etc.). Estos factores influirn en lo que ser la estrategia de implementacin y afectar fuertemente al plan del proyecto. Comnmente existen tres estrategias genricas de implementacin: Implementacin por fases: esta estrategia significa que algunos procesos o aplicaciones de negocio van a implementarse a la vez que se siguen utilizando sistemas anteriores, bien de forma permanente o bien temporalmente. Este tipo de estrategia tiene la ventaja de suscitar un riesgo menor con los cambios tanto culturales como tcnicos. Implementacin Bing Bang: Este tipo de proyectos se implementan simultneamente un conjunto de mdulos en toda la empresa o en una unidad de negocio. La principal ventaja es que las compaas pueden aprovecharse de la integracin de los procesos de negocio y se necesita desarrollar un menor nmero de interfaces. Implementacin roll-out. Existe una mezcla de las dos interfaces anteriores. Segn esta filosofa, ciertos mdulos se implementan en una parte de la compaa. La gran ventaja es que las consecuencias obtenidas en las primeras implementaciones pueden ayudar, ciertamente a facilitar el proceso de puesta en funcionamiento del sistema en otras partes de la compaa. 2.6.10 Consejos para lograr el xito en la implantacin de un ERP. a) Evaluar en el mercado varias posibilidades de ERP. b) Armar dentro de la empresa el Equipo de Implementacin (usuarios clave), quienes tienen la responsabilidad de conocer el total funcionamiento del sistema a adquirir, as como la necesidad de hardware y software. Dedicados 100% a esta funcin mientras dure el proyecto de implantacin.

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c) Contratar un asesor externo, de preferencia experto en ERP que tiene la misin de ser nuestro representante ante el proveedor del sistema o nuestro gua si se elabora a la medida. d) Solicitar al proveedor que, en un ambiente de pruebas, arme un ejemplo del funcionamiento de la empresa, con todas las variables posibles, para evaluar de mejor forma el ERP. e) Crear, dentro de la empresa, un experto en aspectos tcnicos del ERP, as como un experto dentro del rea del funcionamiento del ERP, evitando gran porcentaje de dependencia del proveedor. f) No escatimar en costos ni tiempos relacionados a la capacitacin y entrenamiento de los usuarios clave. g) Aseguramiento del personal, es decir, luego de capacitaciones, la completa identificacin con la empresa. h) Negociar licencias de cada usuario y mantenimiento del software anual, antes de cerrar la compra. i) Completo convencimiento y total patrocinio al equipo implementados por parte de los Dueos o Junta Directiva de la empresa. j) Personal convencido de los beneficios de un ERP.

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2.7 VENTAJAS, DESVENTAJAS Y BENEFICIOS. 2.7.1 Ventajas de un sistema ERP. Aumento de productividad de la planta o negocio, esto incluye el incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes, y conocimiento de la demanda. Reduccin de inventarios, comprar slo lo necesario, buscando niveles ptimos de materiales para la operacin de la empresa. Adems de presentar informacin actualizada de inventarios fiables en tiempo real. Las transacciones requieren de menor tiempo, estandariza, simplifica y acelera los procesos de la empresa, reduciendo costos. El departamento financiero puede invertir ms tiempo realizando trabajo con mayor valor agregado, integra y permite acceso a la informacin financiera en el tiempo. Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de prestar mayor atencin a otros aspectos financieros que surjan en cualquier lugar que se presente alguna necesidad. Estandarizar la informacin, entre otras, de Recursos Humanos. Se obtiene una ventaja competitiva a travs de la correcta explotacin de los datos que provee. Incrementa la eficiencia en los tiempos de la organizacin. Informacin disponible para la organizacin, de forma rpida y fcil, mejorando la administracin de la misma. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias Base de datos centralizada, comn.
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 Los datos se ingresan slo una vez y son consistentes, completos y comunes. Calidad de informacin accesible en todos los niveles de la empresa. Acceso a informacin histrica. Posibilidad de utilizar mltiples divisas. Integracin de la cadena de suministros, produccin y procesos administrativos, integrando todas las partes de la organizacin, teniendo ms control. Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial. Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio. Los directivos conocen la situacin de la empresa, como situacin de la planta de produccin, almacn de productos terminados, almacn de materia prima, informacin financiera, en el tiempo. 2.7.2 Desventajas de un sistema ERP. La duracin de la implantacin del sistema se prolongar ms del tiempo inicialmente proyectado. Puede darse el caso de aparicin de vacos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionar deficiencias en su ejecucin. Actualizaciones del software por parte del proveedor, sern difciles debido a que ya est personalizado al cliente y las actualizaciones requerirn trabajo extra y reestructura del cdigo fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versin.

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 Costos agregados al software: entrenamiento y capacitacin a usuarios, adquisicin de equipo de cmputo y software complementario, servicios de consultara, propio paquete de software, costos de mantenimiento, actualizacin y optimizacin, conversin y anlisis de datos, entre otros. Cambio de cultura, hbitos, resistencia al cambio. Modificacin de procesos, cambio de cultura, resistencia al cambio, sensacin de poco control sobre las instalaciones. Alta dependencia del proveedor del sistema. Garantas de confidencialidad y seguridad de los datos. No existe flexibilidad en cuanto a la elaboracin y personalizacin de algunos reportes En algunos casos, se hace lento el proceso de obtencin de informacin. Existe dificultad de para integrar la informacin de otros sistemas independientes o bien que estn en otra ubicacin geogrfica. Consume recursos. Es tan complejo que muchas empresas no pueden ajustarse al sistema. En el mercado, los expertos en ERP son limitados.

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2.7.3 Beneficios de un sistema ERP. 2.7.3.1 Beneficios Tangibles. Reduccin de Inventarios. La implantacin de un sistema ERP generalmente reduce un 20% los inventarios. As mismo genera otros ahorros que no se ven como el costo del manejo de inventarios, reduccin en gastos como: almacenamiento, manejo del inventario, impuestos, desperdicio, entre otras. Esta reduccin se logra gracias a que se tiene en el inventario lo que se necesita, ya sea para ventas o para produccin. De esta forma logramos el librarnos de producto que no tiene rotacin y tenemos producto con mucha rotacin, lo cual eleva las ventas y el servicio al cliente. Reduccin en Costo de Materiales Producto del ERP, la empresa tendr un mejor control y conocimiento de su inventario, lo cual con lleva a mejores negociaciones de precio con los proveedores. Al contar con una mejor planeacin de la produccin o de ventas la empresa podr negociar con los proveedores mejores precios y polticas de pago, ya que podr anticiparle pedidos y contar con fechas ms exactas para la entrega, y de esta forma poder realizar pedidos ms voluminosos. De esta forma el proveedor deja de preocuparse por vender y se concentra en la calidad, y da de entrega. Reduccin en Costos de Mano de Obra Un ERP bien implantado logra una reduccin de costo de mano de obra del orden del 10%. El resultado de un ERP es lograr menores interrupciones en las lneas de produccin y un mejor plan

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de produccin, ya que se cuenta con anticipacin el que se va a produccin, para cuando, y para quien. Mejorar el nivel de atencin al cliente y las ventas. Generalmente se logra un aumento del 10% de las ventas. El uso de un ERP logra que nuestros vendedores cumplan con sus fechas de entrega y negocien precios y condiciones que les convengan a la empresa. Por medio de la informacin que brinda un ERP, el vendedor se concentra en la venta y la atencin al cliente, en lugar de disculparse por entregas tardas y falta de calidad en la entrega y servicio. Mejorar los controles administrativos El principal manejo del ERP es la informacin, un buen manejo de nuestra informacin administrativa logra reduccin de cartera, lo que provoca un aumento en el flujo de efectivo de la empresa y contar con liquidez para solventar las obligaciones de la empresa. As mismo logra un mejor control sobre clientes morosos, lo que nos permite tener polticas de crdito ms estrictas y ms controladas, asegurndonos de liberar crdito a los buenos clientes y evitar los clientes morosos. Razones Financieras Rotacin de Inventarios (Costo de Ventas/Inventario). Al lograr una reduccin del inventario se aumentara la rotacin del mismo. Un nmero pequeo en la rotacin de inventarios indica que tenemos producto que NO se vende y que se vuelve obsoleto dentro de nuestro almacn, por el otro lado, un nmero grande de rotacin quiere decir que tenemos un movimiento muy bueno de

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nuestros productos, que tenemos lo que el cliente pide, y que eso producto est en donde se vende. 2.7.3.2 Beneficios No Tangibles. 1. Contabilidad. Evitar recapturas y mltiples bases de datos. Agilizar la facturacin lo que mejora las Cuentas por cobrar. Como cada evento econmico de la empresa se registra al momento la informacin est ms al da y ms disponible, lo que provoca que el tiempo de cierre mensual se reduzca en gran medida. 2. Produccin y Manejo de Materiales. El contar con un sistema ERP que permite la planeacin de la produccin nos ayuda a minimizar el efecto apaga fuegos ya que la planta en todo momento sabe que est produciendo, que es lo ms importante, para quien es lo ms importante, etc. 3. Ventas. Cumplir con fechas de entrega en pedidos y embarques, as como atender preguntas e inquietudes del cliente con informacin til y confiable. De igual forma mediante un inventario en lnea y confiable, es posible conocer al momento de la venta las existencias disponibles y apartar producto en ese momento, mejorando as los niveles de servicio a clientes, as como el manejo de desabastos.

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2.8 IMPACTO Y ACEPTACIN DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO. Uno de los motivos del xito de este tipo de software, es que a pesar de que son paquetes estndar se puede configurar en mltiples reas y se puede adaptar a las necesidades especficas de cualquier empresa. Para adaptarse a esas necesidades, estos sistemas incluyen gran nmero de funciones empresariales que dejan espacio para posteriores funciones y mejoras, es decir, se puede adaptar a los cambios de las prcticas empresariales. Cada vez con mayor frecuencia, las empresas, deciden utilizar sistemas informticos estndares, altamente flexibles y configurables, capaces de satisfacer la mayora de sus prcticas de negocio y de sus necesidades de informacin. 2.8.1 Software a la Medida. Un comerciante de lcteos y embutidos de la Central de Abastos (DF) tena serios problemas en el control de ventas y seguimientos de los inventarios de sus cuatro tiendas ubicadas en diferentes puntos de la ciudad. Para tal problema, BIT Technoogias desarroll una solucin que le permiti a esta Pyme consolidar las ventas en una sola base de datos que integra las cuatro sucursales, facilitando una mejor toma de decisiones a partir de las comparaciones entre tiendas y obteniendo ahorros de 30%. Con este sistema, la pequea empresa tambin maneja un control escalonado de precios que le permite premiar a sus clientes de mayoreo con mejores precios. Ahora ya puede monitorear los pedidos de mercanca de una sucursal a otra para verificar la cantidad solicitada, la cantidad enviada y la cantidad recibida (con la que se puede detectar fugas de producto). ste es uno de los clientes de BIT Technologies es una firma desarrolladora de soluciones, consultora e implementacin de procesos en la parte de software y desarrollo de negocios
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basados en internet. Estamos enfocados principalmente a la pyme dice el director general, Edgar Arzate. Esta compaa naci dentro de la incubadora de negocios del Tecnolgico. de Monterrey. 2.8.2 Cmo elegir un Software de Gestin Empresarial? Muchos nuevos empresarios creen que slo las grandes empresas pueden integrar a sus negocios software y elementos tecnolgicos en general para su trabajo, lo que es un error. Los sistemas ERP, son un buen ejemplo.

Se trata del Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales, a travs de los cuales se manejan muchos aspectos de un negocio, entre ellos las operaciones de produccin y distribucin de productos y servicios.

Lo que s debes saber es que no puedes tratar implementarlo a la ligera. Para hacerlo del modo correcto, necesitars afinar aquellos factores que intervienen en su implementacin, pues de stos depender su relevancia y, por tanto, el xito o fracaso de tu negocio.

Por eso, existe una lista de consejos que se deberan tomar en cuenta antes de integrar uno de estos sistemas a tu compaa. Toma nota y apuesta por la tecnologa para hacer ms eficientes tus procesos: a) Conoce al proveedor. No te gues nicamente por las recomendaciones de gente cercana a ti. Una manera de investigar es solicitarle al proveedor que te facilite contactos de otros clientes

para poder entrevistarlos. Ellos no te dirn todo, pero puedes tener un mejor panorama respecto de algunos problemas que podran surgir.

b) Prepralos para el cambio. Los proveedores y los consultores externos deben luchar contra la resistencia al cambio de los empleados, por eso es indispensable que ayudes con esta tarea capacitando especialmente a los lderes y gerentes. Asegrate de que el personal que est

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involucrado

conozca

su

funcionamiento

las

ventajas

que

le

traer

utilizarlo.

c) Hardware compatible. Antes de elegir el sistema de ERP que instalars en la empresa, debes prever que sea soportado por un hardware con suficiente capacidad para soportarlo. Antes de invertir en este programa, debes estar seguro que cuentas con todo lo necesario para echarlo a andar. Conservacin de la informacin. Ten presente que al instalar el nuevo sistema ERP no se pierdan tus antiguos datos. Crea un buen esquema de respaldo de informacin, ya sea de discos duros, cds, USB o cualquier tipo de memoria extrable.

d) Asistencia. La asistencia posterior a la implementacin del sistema es tan importante como la capacitacin. Cuenta el proveedor con gente para capacitar a todos tus empleados? Cunto tiempo durar este proceso? Qu suceder si tiene dudas en algunos meses ms? Verifica a detalle cules son las polticas del proveedor en estos aspectos.

e) Cdigo fuente. Siempre hay que contar con la posibilidad de realizar cambios en el cdigo fuente. Puede que no sea algo necesario en este instante, pero tener la posibilidad abierta es contar con potencialidad en un futuro. 2.8.3 El Fracaso de la Reingeniera Basada en Tecnologa. Una de las empresas de la lista de 1000 de Fortune, dedicada a fabricar y distribuir productos tanto de marcas conocidas como privadas invirti unos 7 millones de dlares en una nueva tecnologa de software para programar sus procesos de pedidos y produccin. Las metas fijadas para el programa eran mejorar el servicio al cliente, acelerar los despachos, reducir el personal y los inventarios y disminuir el ciclo del producto. Inmediatamente despus de adquirir e instalar el software, la empresa consultora de la compaa y el personal de servicios de informacin se lanzaron de lleno a un proyecto
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multimillonario de varios aos para modificar el nuevo software. El objetivo consista en mejorar los programas para un mejor soporte de cmo hacer negocio. A pesar del hecho de que la organizacin tena una estructura de muchos niveles en la cual imperaba la duplicacin de esfuerzos, no se intent una reingeniera de los procesos existentes convencidos de que no era necesario y que solo perturbara a la organizacin. El nuevo software fue modificado para apoyar los procesos que la empresa haba venido utilizando por bastante tiempo. Los inventarios, el nmero de empleados y los ciclos de producto aumentaron en lugar disminuir. El servicio a clientes no mejor; los despachos no se aceleraron. El personal de servicios de informacin de vio enfrentado a una acumulacin de pendientes por sustituir que representaba un retraso de ms de treinta aos y que adems creca cada da. 2.8.4 Controla tu Negocio con un Software Administrativo. Muchas de las pequeas y medianas empresas (Pymes) de Mxico llevan el control de sus clientes de forma emprica: hacen sus cuentas y control de inventarios en hojas de papel o en paquetera bsica de oficina, lo que las pone en desventaja frente a su competencia, comenta Alejandro Santiago, director comercial de Logical Concept. (SANTIAGO, 2010) La principal razn por la que un empresario adquiere un sistema administrativo se debe a la necesidad de controlar su cartera de clientes; la segunda razn es el control de los inventarios, y la tercera, controlar sus costos y eficiencia. (SANTIAGO, 2010)

Contar con un sistema de administracin permite a la Pyme tener ahorros en tiempo y costos de hasta el 85% del total de las ventas.

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El beneficio de contar con un sistema de registro y control de la informacin est en el aumento de la efectividad y de la productividad de la organizacin, pues le permite al empresario la rpida toma de decisiones y tener ms ventas conociendo mejor a sus consumidores, as como establecer y medir objetivos, explica el directivo de una empresa que tiene 50,000 clientes en el pas, en su mayora Pymes. (SANTIAGO, 2010) La inversin inicial para contar con un sistema administrativo va desde los 500 pesos.

Con un sistema administrativo, las empresas podrn:

1) Conocer sus clientes a travs de un software para la administracin de la relacin con los clientes o Customer Relationship Management (CRM por sus siglas en ingls).

2) Control de sus inventarios: Las Pymes entienden por esto el control bsico o inicial de sus productos. Para tener un mejor control es necesario contar con catlogos o un registro formal de sus productos o servicios.

3) Controlar sus costos y eficiencia: Con esto, las empresas obtendrn una medicin real de cules son los productos o servicios que ms rentabilidad general al negocio.

2.8.5 Elija el Software para su Negocio. Qu software usar? Cul ser la solucin tecnolgica para mi empresa? Estos son algunos de los dilemas a los que se enfrentan varios emprendedores cuando se tiene que decidir qu equipo de cmputo es mejor para correr determinados programas, integrar una red, comprar o subcontratar tecnologa, etctera.

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En el mercado se puede encontrar desde paquetes en materia fiscal y contable, hasta procesadores de texto y de bases de datos, sin olvidar las hojas de clculo o el software para disear presentaciones. Actualmente, es posible comprar un software especializado en la solucin de necesidades especficas, con costos que parten de los mil 500 y pueden llegar hasta los 30 mil pesos. Por ejemplo, con mil 100 pesos puede adquirir un software antivirus Panda Platinum para Pyme: en tanto que con dos mil 537 pesos podra comprar el paquete para nmina Aspel NOl. Si hablamos de una empresa ms grande, con necesidades de procesamiento mayores, entonces puede disponer de un paquete integrado con varias aplicaciones por 30 mil pesos, tipo ERP (Enterprise Resource Planning) de Microsoft Business Solutions. Antes de tomar la decisin cheque que el software realmente se ajuste a sus requerimientos. Pero lo ms importante es solicitar la asesora de los especialistas y hacer una investigacin con proveedores de software. (RAMIREZ, 2004) Antonio Jess Gaxiola, investigador del Instituto Tecnolgico de Sonora, seala que si bien el acceso a equipos de cmputo a costos accesibles es ms frecuente, no ocurre lo mismo con el software pues es difcil detectar aquel que cumpla con todas sus necesidades de procesamiento y de precio. Para ello, Gaxiola sugiere elaborar y contestar algunas preguntas sobre sus requerimientos. (GAXIOLA, 2004) Por su parte Ricardo Villate, gerente del Programa de Investigacin en Soluciones Empresariales de IDC Latinoamrica, sugiere hacer el siguiente cuestionario: Determinar en qu parte del ciclo de crecimiento se encuentra su negocio. Analice si la paquetera y equipos PC que utiliza son adecuados para las exigencias de su mercado, o si responden a la expansin que requiere su negocio.

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Enfocar cules son los procesos de negocio que necesita mejorar a partir del software y definir la funcionalidad del mismo. Por ejemplo, considere si le ser til para crecer u optimizar sus procesos de negocio, como el de nmina, atencin a clientes, presencia en Web, o para reducir costos.

Analizar cul ser el impacto que tendr en su productividad, al igual que su potencial de crecimiento, tomando en cuenta el retorno de inversin (ROI, por sus siglas en ingls). Si una solucin de software le resulta costosa al momento de instrumentarla, pero cumple con sus expectativas dentro de sus procesos, la inversin se recuperar y ser rentable, tomando en cuenta que al paso del tiempo lo podr actualizar y renovar, mediante un pago mnimo.

Definir la facilidad que ofrece el software en trminos de: compra, instrumentacin, uso y mantenimiento, pues ste requerir del esfuerzo de personal interno de la compaa. Para los expertos, lo mejor es que sea adaptable, confiable y seguro. Es decir, que no requiera mucho tiempo de desarrollo y no perjudique las operaciones del negocio, cuando se encuentre en fase de adaptacin. Es necesario capacitar al personal que se har cargo de la aplicacin.

Ubique los posibles costos ocultos del mantenimiento, es decir, que el proveedor deje claro lo que incluye el costo final del paquete elegido, el nmero de licencias a las que tiene derecho y el costo de cada una cuando est en necesidad de adicionar alguna otra. Tambin solicite informacin al proveedor sobre la vigencia del soporte y mantenimiento posterior a la compra del producto.

Despus de estos puntos, considere el precio de la solucin. Enliste aquellas que puedan ser acordes a sus estrategias de operacin, analice con sus gerentes y personal involucrado la viabilidad de instrumentar alguna de las soluciones. Tome en cuenta las opiniones de
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expertos en tecnologa y reas afines en las que estar enfocada la solucin (por ejemplo, de un contador, cuando se trate de un software contable administrativo). El consenso determina que la seleccin del producto sea adecuada. Sea especfico lo ms posible, haciendo una lista de todas las tareas que pretende que cumpla el software que seleccion. (VILLATE, 2004).

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3. METODOLOGA 3.1 PARADIGMA DE LA INVESTIGACION (HIPTESIS) H1: Las MIPyMES del Sector Comercial y de Servicios de la ciudad de Saltillo, Coahuila estn dispuestas a implementar un software administrativo en su organizacin. Ho: Las MIPyMES del Sector Comercial y de Servicios de la ciudad de Saltillo, Coahuila no estn dispuestas a implementar un software administrativo en su organizacin.
3.1.2 Hiptesis Adicional

Obstculos que creo que se podran presentar al momento de la implantacin del software en la administracin de los negocios son el rechazo del personal al nuevo sistema, la falta de inters de los trabajadores para capacitarse y aprender sobre el manejo del software; y sobretodo la negacin de los dueos de las MIPyMES en pagar por una consultora antes, durante y despus de la implementacin. 3.2 DISEO METODOLGICO El dise de esta investigacin es No Experimental y de tipo Transeccional, ya que se vern cules son las razones por las cuales las MIPyMES no han establecido en su organizacin algn software administrativo que les ayude en facilitar las actividades diarias que se llevan a cabo en la empresa. Debido a que es No Experimental solamente se observar la situacin actual tal y como es, para despus ser analizado. Asimismo, es Transeccional porque la recoleccin de datos es en un solo momento y su fin es detallar las variables y revisar su incidencia e interrelacin en el momento dado.

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3.2.1 Enfoque metodolgico. Esta investigacin tiene un diseo metodolgico Mixto ya que se analizarn datos tanto cualitativos como cuantitativos; todo esto a causa de que el trabajo est dividido en dos partes, la primera donde se muestran todos los datos obtenidos de las bibliografas para formar el marco terico que a su vez son cualitativos, la segunda parte est formada por el estudio de campo y un anlisis estadstico de los datos recabados gracias al instrumento de medicin empleado para esta investigacin.

3.3 TIPO DE INVESTIGACIN El tipo de estudio de esta investigacin es de carcter descriptivo debido a que la informacin fue recolectada sin cambiar el entorno, es decir, no existe manipulacin alguna. Este tipo de estudio tambin es llamado correlacional o de observacin, adems de que pueden implicar una interaccin en una sola ocasin con un grupo de personas, o puede seguir a algunos de ellos a lo largo de un tiempo; en el caso de este estudio habr una sola interaccin con el grupo de MIPyMES encuestadas y solamente habr seguimiento con las cuales estn interesadas con el tema estudiado.

3.4 POBLACIN Y MUESTRA La poblacin que me servir para que me brinden la informacin necesaria para la investigacin sern las MIPyMES que se dediquen al sector comercial o de servicios en la ciudad de Saltillo, Coahuila; que en su mayora se encuentran ubicados en la zona centro de la ciudad. La muestra se restringi a una cantidad de 50 MIPyMES, debido a la falta de recursos y a la falta de tiempo con la que se contaba para poder recolectar una mayor suma de informacin, adems
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por la poca accesibilidad que mostraban algunos de los dueos o encargados de las organizaciones donde iba a aplicar el instrumento de investigacin. Cabe mencionar que la muestra fue aleatoria estratificada ya que la poblacin de empresas de Saltillo Coahuila se dividieron por su tamao y se clasificaron en micro, pequeas y medianas, posteriormente cada uno de estos grupos fue encuestado aleatoriamente.

3.5 VARIABLES DE ESTUDIO Entre las variables de la investigacin que fueron estudiadas se encuentran la tecnologa en las MIPyMES hoy en da, los beneficios que ofrecen los software administrativos, los impedimentos que tienen las empresas para instalar un software en su administracin, el impacto que tendra la implantacin de un sistema ERP en la organizacin, el punto de vista y los conocimientos que tienen las MIPyMES acerca de los software administrativos. 3.6 TCNICAS E INSTRUMENTOS. Para la obtencin de los datos necesarios para el estudio se realiz una investigacin de campo apoyados con el instrumento de medicin seleccionado que fue la encuesta; ests a su vez fueron aplicadas directamente a los dueos o gerentes de las MIPyMES del sector comercial y de servicios de la ciudad de Saltillo, Coahuila. El instrumento de investigacin fue la encuesta, que est conformada por 20 preguntas de opcin mltiple.

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4- ANLISIS DE RESULTADOS 4.1 TCNICAS DE ANLISIS Una vez finalizada la recoleccin de la informacin gracias al instrumento de investigacin aplicado, los datos debern de ser analizados y procesados de manera cuantitativa y que vaya ligada a la comprobacin de la hiptesis. Dichos datos sern sometidos a su clasificacin con respecto a las respuestas que nos proporcionaron los encuestados, y posteriormente registrados y tabulados en la base de datos. Todo lo anterior nos ayudar a continuar con un anlisis estadstico descriptivo, en tal anlisis se vern los resultados obtenidos en forma de grficas y tablas; con el fin de que tenga una mayor comprensin toda la informacin de las variables del estudio. Para consumar con la comprobacin o el rechazo de las hiptesis planteadas, contestar las preguntas de investigacin hechas al inicio del estudio y darnos cuenta si se cumplieron los objetivos determinados.

4.2 BASE DE DATOS La base de datos es el acomodo de la informacin que se obtuvo anteriormente gracias a la encuesta aplicada en la ciudad, en forma de filas y columnas, en las cuales van registradas las variables estudiadas. Dicha base se realiz en una hoja de clculo de Excel y est conformada por las veinte preguntas que constituyen el instrumento de investigacin, colocando cada pregunta en una columna y cada variable en una fila, todo esto con el fin de tener una mayor rapidez al acceso de la informacin y que posteriormente nos sirva para un manejo ms fcil al momento de realizar el anlisis estadstico descriptivo.
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4.3 PROCESAMIENTO Y PROCEDIMIENTO Los datos adquiridos fueron utilizados de la siguiente manera: Tuvieron una revisin para tener la seguridad de que no hubieran datos incompletos o contradictorios, se tabularon en una base de datos, posteriormente se realiz la representacin grfica de ellos y un anlisis de dichos grficos, para continuar con la interpretacin de los resultados, la comprobacin y verificacin de las hiptesis; para concluir estableciendo las conclusiones del estudio. A la informacin que se obtuvo a travs del instrumento de investigacin se le proceso mediante un anlisis estadstico descriptivo con porcentajes que representan a la poblacin que fue encuestada, con el propsito de conocer las respuestas dadas por cada una de las micro, pequeas y medianas empresas; mismos resultados que fueron representados con grficas donde se orden la informacin para poder interpretar las respuestas dadas a las interrogantes. Los resultados obtenidos y contrastados con las hiptesis reflejan lo siguiente:

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4.3.1 RESULTADOS CONFORME LAS HIPOTESIS Grfico no. 1

Qu grado de importancia considera que tiene la tecnologa en las empresas en la actualidad?

Nivel alto Nivel medio
12%

Nivel bajo

32%

56%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Ms de la mitad de la poblacin encuestada, un 56%, opin que la tecnologa tiene un alto nivel de importancia en las compaas hoy en da, mientras que solo un 12% dijo que tiene un nivel bajo, y el resto dijo que est en un nivel medio,

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Grfica no. 2

Con cules de los siguientes aparatos cuenta su negocio?

Computadora, 39

Telefono, 48

Modem, 26 Laptop, 18

Impresora, 29 Scanner, 14 Copiadora, 16

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Los equipos con los que ms cuentan las empresas son computadoras y laptops, con un total de 49 empresas encuestadas, y el telfono con 48 empresas; mientras que los aparatos escasos son el scanner y la copiadora con 14 y 16 empresas respectivamente.

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Grfica no. 3

Tiene algn conocimiento sobre qu son los sistemas para la planeacin de recursos de la empresa (ERP) o tambin llamados software administrativo?
Si No

48% 52%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Ms de la mitad de la muestra encuestada respondi que desconocen que son los sistemas para la planeacin de recursos de la empresa (ERP) con un porcentaje del 52%, mientras que el 48% restante dijo conocer algo acerca del tema.

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Grfica no. 4

Utiliza algn tipo de software en la administracin de su empresa hoy en da?

Si No

40%

60%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. En esta pregunta, 20 empresas contestaron que en la actualidad estn utilizando algn tipo de software administrativo en su organizacin, mientras que las 30 faltantes que equivalen el 60% respondieron que no cuentan con ningn sistema.

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Grfica no. 5

Conoce cules son los beneficios que le brindan a su empresa los sistemas ERP?

Si 42%

No 58%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Menos de la mitad de las empresas con un 42% conocen cuales son los beneficios que ofrecen los sistemas ERP, por otro lado, el 58% no saben cules las ventajas que bridan el software en la administracin de la empresa.

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Grfica no. 6

Si en la actualidad no dispone de algn software administrativo, estara dispuesto a implementar uno en su negocio una vez conociendo los beneficios que estos le traeran?
No contesto 30% Si 40%

No lo s 28%

No 2%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Solo el 2% de la poblacin respondi que no implantara ningn software en su empresa, mientras que el 40% asegur que si le interesa aplicar uno en sus actividades organizacionales y un 14% est indeciso debido a que desconocen acerca del tema pero mostraron un inters positivo acerca del tema.

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Grfica no. 7

Reducir los costos de operacin 16%

Cul de los siguientes beneficios que le brindan los sistemas ERP, considera el de mayor importancia?
Reduccin de inventarios 20%

Incrementar la eficiencia del tiempo 24%

Acceso rapido a la informacin 40%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Uno de los beneficios que ofrecen los software y que la poblacin consider el ms importante con un 40% fue el acceso rpido a la informacin de la empresa, en segundo lugar fue incrementar la eficiencia del tiempo en las actividades de la organizacin con un 24% de las respuestas obtenidas, con un 20% qued en tercer lugar la reduccin de inventarios y el beneficio que se consider menos importante para las empresas encuestadas fue la reduccin de los costos de operacin.

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Grfica no. 8

En caso de que llegara a implantar un software en su negocio, a qu plazo cree que ver resultados?
A corto plazo A mediano plazo A largo plazo

16% 38%

46%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. La mayor parte de la poblacin que se encuest creen que veran a mediano plazo los resultados que traen consigo los software, mientras que solo el 16% consideran que ser a largo plazo cuando se vean alcanzadas las metas que conllevan la implantacin de un sistema computacional. Por ltimo, el 38% que resta opin que sera a corto plazo cuando sean palpables los beneficios del software.

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Grfico no. 9

En qu departamento de su empresa considera que un software administrativo le facilitara el trabajo?

Compras 4% Produccin 14%

Ventas 44%

Finanzas 38%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. En cuanto a los departamentos que se veran beneficiados gracias a la implantacin de algn software administrativo, las empresas que se encuestaron consideraron que el departamento de ventas sera el que sacara ms provecho de ese tipo de sistemas con un 44% de las respuestas obtenidas, en segundo lugar qued el departamento de finanzas con el 38% de los resultados, el departamento de produccin con un 14%, mientras que el de compras con solo el 4%, pero lo que ms me sorprendi fue que el departamento de recursos humanos no obtuvo ninguna respuesta a favor.
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Grfica no. 10

Considera que tendra un impacto positivo la implementacin de algn software en su negocio?

Me es indiferente 16% Estoy de acuerdo 84%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Con una gran diferencia entre respuestas en esta pregunta, la mayor parte de los resultados arrojados con un 84% afirman que las empresas estn de acuerdo a que la implementacin de un software en su organizacin tendra un gran impacto positivo dentro de las actividades que se realizan diariamente, mientras que el 16% que resta opino que le es indiferente el impacto que se reflejara en la empresa.

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Grfica no. 11

Un sistema para la planeacin de los recursos de la empresa, usted lo considera como:

14%

16% 70%

Una necesidad Un lujo Un gasto

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. El 70% de las empresas que contestaron las encuestas consideran a los sistemas para la planeacin de la empresa como una necesidad, mientras que un 16% los ven como un lujo y el 14% faltante opin que seran un gasto de su administracin.

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Grfica no. 12

Cree que un sistema ERP es una inversin para su negocio?

8%

Si

No

92%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Casi la totalidad de las respuestas obtenidas en esta pregunta afirman que las empresas consideran que un software sera una inversin para su negocio, estas empresas equivalen al 92% de la muestra, y el 8% restante opino lo contrario.

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Grfica no. 13

Piensa que los sistemas ERP tienen un alto costo de inversin?

No 38% Si 62%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Ms de la mitad de las MIPyMES encuestadas respondieron que consideran que los sistemas ERP tienen un costo alto de adquisicin con un 62% de las respuestas a favor, por otro lado el 38% creen que no son costosos estos tipos de software.

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Grfica no. 14

4%

Cunto estara usted dispuesto a invertir en un sistema ERP?

28%

De $1,000 a $5,000 De $5,000 a $7,000

68%

De $7,000 a $10,000

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Solo el 4% de la muestra dijo que estaran dispuestos a invertir una cantidad entre $7,000 a $10,000 para adquirir un software, la segunda opcin elegida fue una inversin entre $5,000 y $7,000 con un total del 28% de las respuestas a su favor, pero la mayora con un 68% solo est en posicin de adquirir algn software administrativo si invierten entre $1,000 y $5,000.

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Grfica no. 15

Estara conforme en pagar por la consultora e implantacin de un sistema ERP en su empresa?

Si No

38%

62%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. El 62% de las empresas que respondieron la encuesta dijeron que si estaran conformes en pagar alguna consultora para facilitar la implantacin de un sistema ERP en su organizacin, y el 38% no pagaran por una ayuda externa.

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Grfica no. 16

Cul cree que es el principal impedimento de la utilizacin de los sistemas ERP en las MIPyMES?
No lo necesita, 2 Desconocimient o, 16 Falta de interes, 13

Desconfianza, 7

Falta de recursos, 12

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Una gran cantidad de las MIPyMES consideraron que el desconocimiento acerca del tema es el principal impedimento para que los negocios no utilicen algn software, en segundo lugar quedo la falta de inters de ellas hacia este tipo de sistemas, por un punto de diferencia qued en tercer lugar la falta de recursos para adquirirlos, en cuarto lugar con un 14% fue la desconfianza que se tiene hacia los software, y por ltimo lugar con un 4% consideran que no los necesitan.

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Grfica no. 17

Implementar un sistema ERP en algn negocio es un cambio en la administracin de la misma, usted piensa que el rechazo al cambio es uno de los impedimentos por los cuales las MIPyMES no adoptan algn software administrativo?
No 2%

Si 98%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. Casi la totalidad de los negocios (el 98%) estn de acuerdo que el rechazo al cambio es uno de los mayores impedimentos para que las MIPyMES no adopten algn software administrativo, mientras que solo el 2% considera lo contrario.

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Grfica no. 18

En caso de que implemente un software en su negocio, cmo cree que reaccione el personal a ese cambio?
Rechazarn el cambio rotundamente 12%

Aceptarn el cambio rapidamente 60%

Les ser indiferente 28%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. El 12% de las organizaciones creen que su personal rechazara la implementacin de un software en la empresa, mientras que un 28% consideran que a sus trabajadores del sera indiferente el cambio, mientras que el 60% concuerdan que los empleados aceptaran el cambio si se llegara a dar.

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Grfica no. 19

Cree que su personal este dispuesto a tomar un curso de capacitacin para el manejo de software?
Si No

18%

82%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. El 82% de las personas encuestadas coinciden en que su personal si tendra la disposicin de tomar algn curso de capacitacin para aprender el manejo de un software administrativo, y por el contrario el 18% piensa que a sus trabajadores no le interesaran alguna capacitacin.

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Grfica no. 20

Est interesado en saber un poco ms sobre los sistemas ERP?

No gracias 12%

Si me interesa 88%

Fuente: Elaboracin propia con base en informacin de campo levantada en el 2013. En la ltima pregunta nos damos cuenta que a la mayora de las MIPyMES donde se aplic el instrumento de investigacin que equivalen a un 88%, estn dispuestas e interesadas en saber ms acerca del tema de estudio que son los software administrativos, y solo el 12% no se sienten atrados hacia el tema.

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5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 CONCLUSIONES Despus de realizar una consulta terica acerca del tema investigado con la finalidad de adquirir los conocimientos suficientes para proseguir con el estudio de campo, y gracias al instrumento de investigacin que ayudo a la obtencin de la informacin necesaria para que pudiera llegar a las siguientes conclusiones: Los dueos o gerentes de la mayora de las MIPyMES de la ciudad de Saltillo Coahuila no conocen que son los sistemas para la planeacin de los recursos de la empresa, por lo tanto el desconocimiento acerca del tema es la principal razn por la cual los pequeos negocios no adoptan algn tipo de estos sistemas a su administracin. Otro de los mayores impedimentos con los que se enfrentan los software en las empresas es la falta de recursos, ya que estos negocios tienen poco tiempo en el mercado y van creciendo poco a poco, consideran que no cuentan con el capital suficiente para poder invertir en un software debido a que los tienen en un concepto de que estos tienen un alto costo y es todo lo contrario, hay de todo tipo de software, pero en el marcado hay unos realmente muy accesibles para las MIPyMES. El 98% de los empresarios encuestados concuerdan en que el rechazo al cambio por parte de ellos y de los encargados de los negocios es un factor importante para no decidirse a adoptar un software administrativo en su organizacin, debido a que ya cuentan con una manera de trabajar especfica y tienen definidas las funciones a realizar, y no se atreven a experimentar nuevas formas de administrar los recursos con los que cuenta su negocio al no querer arriesgarse a modificar el modo de trabajar que hasta el momento les ha ido funcionando bien, pero cabe
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mencionar que las empresas, independientemente de su tamao, si no van adaptndose a las actualizaciones y a las exigencias del mercado actual, tarde o temprano desaparecen. Las empresas coinciden en que si llegaran a implantar algn sistema de este tipo, lo consideraran como una inversin y no como un gasto, debido a que les traern beneficios con el tiempo y creen que los departamentos de su organizacin que se veran mayormente beneficiados seran el de ventas y posteriormente el de finanzas, ya que facilitara las actividades que se realizan en cada una de esas reas. Adems de que piensan que los beneficios que traen consigo los software los veran reflejados en su organizacin de un corto a mediano plazo. Mencionan que cada vez ms estos sistemas se van convirtiendo en una necesidad ms que en un lujo, porque como ellos mismos sealan, la tecnologa juega un papel muy importante dentro de las organizaciones en la actualidad, y en muchas ocasiones es un factor determinante del xito o fracaso de una empresa. Algunos de los obstculos que se crean que se podran presentar al momento de la

implantacin del software en la administracin de los negocios son el rechazo del personal al nuevo sistema, la falta de inters de los trabajadores para capacitarse y aprender sobre el manejo del software; y sobretodo la negacin de los dueos de las MIPyMES en pagar por una consultora antes, durante y despus de la implementacin. Pero una vez analizados los resultados de las encuestas referentes a los puntos mencionados anteriormente, me di cuenta que estaba equivocado, ya que la informacin arroja que los empresarios estn confiados en que su personal aceptara rpidamente y no solo eso, sino que tambin estaran dispuestos en tomar capacitacin para conocer el funcionamiento del software; pero sobre todo, dejando muy en claro que si

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pagaran para que los orienten en el proceso que implica la instalacin del software en su negocio. Entre las preguntas que se encuentran en el instrumento de investigacin, se dieron a conocer algunos de los muchos beneficios que poseen los software administrativos para que los empresarios de las MIPyMES se vayan familiarizando y conociendo dichos trminos, de los diferentes beneficios que se mencionaron, ellos eligieron que al acceso rpido a la informacin de la empresa como el beneficio ms significativo para ellos, siguiendo con el incremento de la eficiencia en el tiempo y la reduccin en los inventarios. Pero esta investigacin ms que nada fue realizada para saber si las MIPyMES estn en la mayor disposicin de adoptar un software administrativo en su empresa, y gracias a los negocios que me hicieron el favor de contestar la encuesta llegue al resultado de que si estaran dispuestas a implementar un sistema para la planeacin de los recursos de la empresa en su organizacin, siempre y cuando lleguen a conocer profundamente acerca de las ventajas y desventajas que traen consigo este tipo de sistemas y se les brinde todo tipo de informacin sobre ellos.

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5.2 RECOMENDACIONES Debido a la buena respuesta por parte de las MIPyMES acerca del tema de estudio y por el inters que se tiene, se recomienda lo siguiente: Para que una empresa siga siendo competitiva en el mercado tiene que irse adecuando a los requerimientos que se van definiendo, y uno de los ms significativos es la tecnologa, por ese motivo hay que invertir un poco ms en este rango porque a la larga nos traer muchos beneficios que no se contemplaban. Tener una aceptacin rpida a los cambios, ya que si no se actualizan las organizaciones con el paso del tiempo quedaran obsoletas y terminaran en el olvido. A las empresas que se dedican a proveer los software, ofrezcan mayor informacin acerca de estos sistemas, ya que como este estudio demostr, las MIPyMES no tienen conocimiento sobre ellos, adems de que son un gran mercado potencial para las empresas que se dedican a la venta de software, ya que el mayor nmero de empresas que existen son MIPyMES. Se recomienda ampliamente la implementacin de un software en cualquier organizacin ya que ofrecen innumerables beneficios, entre los que considero ms importantes son el aumento en la productividad, la reduccin de inventarios, mayor rapidez en la toma de decisiones, eliminacin de actividades innecesarias, ayuda a la integracin de los departamentos, entre muchos otros.

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ANEXOS INSTRUMENTO DE INVESTIGACIN

Universidad Autnoma de Coahuila Facultad de Ciencias de la Administracin Implementacin de Software Administrativo en las MIPyMES del Sector Comercial y de Servicios en Saltillo, Coahuila. Nombre de la empresa: Nombre de la persona que responde: Puesto: Fecha:

Objetivo: Recabar informacin que me ayude a saber si las MIPyMES cuentan con sistemas computacionales que los ayuden en la administracin de las tareas de la empresa; y las que no cuenten con ellos saber si estn dispuestas a obtenerlos. Instrucciones: Seleccione la opcin que considere ms adecuada con respecto a su negocio. 1- Qu grado de importancia considera que tiene la tecnologa en las empresas en la actualidad? a) Nivel alto b) Nivel medio c) Nivel bajo 2- Con cules de los siguientes aparatos cuenta su negocio? a) Computadora b) Laptop c) Impresora d) Copiadora e) Scanner f) Modem g) Telfono 3- Tiene algn conocimiento sobre qu son los sistemas para la planeacin de recursos de la empresa (ERP) o tambin llamados software administrativo? a) Si b) No
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4- Utiliza algn tipo de software en la administracin de su empresa hoy en da? a) Si b) No 5- Conoce cules son los beneficios que le brindan a su empresa los sistemas ERP? a) Si b) No 6- Si en la actualidad no dispone de algn software administrativo, estara dispuesto a implementar uno en su negocio una vez conociendo los beneficios que estos le traeran? a) Si b) No c) No lo s 7- Cul de los siguientes beneficios que le brindan los sistemas ERP, considera el de mayor importancia? a) Reduccin de inventarios b) Acceso rpido a la informacin de la empresa c) Incrementar la eficiencia del tiempo en la organizacin d) Reducir los costos de operacin 8- En caso de que llegara a implantar un software en su negocio, a qu plazo cree que ver resultados? a) A corto plazo b) A mediano plazo c) A largo plazo 9- En qu departamento de su empresa considera que un software administrativo le facilitara el trabajo? a) Recursos humanos b) Produccin c) Finanzas d) Ventas e) Compras

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10- Considera que tendra un impacto positivo la implementacin de algn software en su negocio? a) Estoy de acuerdo b) Me es indiferente c) Estoy en desacuerdo 11- Un sistema para la planeacin de los recursos de la empresa, usted lo considera como: a) Una necesidad b) Un lujo c) Algo innecesario d) Un gasto 12- Cree que un sistema ERP es una inversin para su negocio? a) Si b) No 13- Piensa que los sistemas ERP tienen un alto costo de inversin? a) Si b) No 14- Cunto estara usted dispuesto a invertir en un sistema ERP? a) De $1,000 a $5,000 b) De $5,000 a $7,000 c) De $7,000 a $10,000 15- Estara conforme en pagar por la consultora e implantacin de un sistema ERP en su empresa? a) Si b) No 16- Cul cree que es el principal impedimento de la utilizacin de los sistemas ERP en las MIPyMES? a) Desconocimiento b) Falta de recursos c) Desconfianza d) Falta de inters e) No lo necesita
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17- Implementar un sistema ERP en algn negocio es un cambio en la administracin de la misma, usted piensa que el rechazo al cambio es uno de los impedimentos por los cuales las MIPyMES no adoptan algn software administrativo? a) Si b) No 18- En caso de que implemente un software en su negocio, cmo cree que reaccione el personal a ese cambio? a) Aceptarn el cambio rpidamente b) Les ser indiferente el cambio c) Rechazarn el cambio rotundamente 19- Cree que su personal est dispuesto a tomar un curso de capacitacin para el manejo de software? a) Si b) No 20- Est interesado en saber un poco ms sobre los sistemas ERP? a) Si me interesa b) No gracias

Gracias por su tiempo y su colaboracin.

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