ISAD(G):HACIA UN ESTANDAR INTERNACIONAL DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA

Miguel C. Muoz Feliu Biblioteca del IVESP

La normalizacin abarca hoy en da prcticamente la totalidad de nuestra vida; desde los enchufes para tomas de corriente, la definicin de la TV, los mdem o la conduccin automovilstica deben ajustarse a normas precisas para su uso sin problemas por todos. Normas que, dadala naturaleza del mundo en que vivimos, tienen en muchos casos un carcter internacional. El campo de la informacin no ha sido ajeno a esta necesidad de normalizacin internacional. Las ISBD, tras un largo y tortuoso camino desde el lejano 1971, se han convertido en el sistema de descripcin bibliogrfico por excelencia. Hoy existen normas ISBD para la casi totalidad de materiales encontrables en una biblioteca, desde monografas y publicaciones peridicas de cualquier poca hasta materiales cartogrficos, msica impresa o archivos legibles por ordenador. Lo mismo podemos decir de las tareas propias de un centro de documentacin. Las normas ISO tratan aspectos tan diversos como referencias bibliogrficas, abreviaturas, trasliteracin de caracteres, identificacin (ISBN, BIBLID, ISSN, ISRC), anlisis documental o elaboracin de tesauros. Frente a estos avances, la descripcin archivstica careca de normativa tanto internacional, como, en el cas espaol, nacional. Prcticas diversas a la carta segn archivos y profesionales, y el nico soporte terico conocido de las opiniones de estudiosos de prestigio han enmarcado y enmarcan el trabajo del profesional de los archivos. La diversidad de modelos administrativos, variable segn pocas, paises e instituciones, o el propio carcter restring,ido y minoritario de sus usuarios pueden explicar dicho retraso en la confeccin y difusin de una normativa internacional de descripcin archivstica. Es en ese contexto de vaco normativo en el que cobra especial importancia la aprobacin de la Declaracin de Principios relativos a la Descripcin Archivsticas y la elaboracin del

RESUMEN: Frente al avance normalizador en

bibliotecas y centros de documentacin, la descripcin archivstica careca an de normativa internacional que la regulara. El proyecto ISAD(G) promovido por el CIA pretende colmar ese vaco. Dar a conocer sus antecedentes inmediatos, principios, y contenidos, as como animar a su difusin y aplicacin, es el objeto del presente artculo.
DESCRIPTORES: DESCRIPCION ARCHIVISTICA-NORMAS

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METODOSDEINFORh4CIN,VOL2, N"8,NOVIEMBRE 1995,P.263

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Proyecto ISAD (G): Norma Internacional de Descripcin Archivsticad, adoptado por la Comisin Ad Hoc sobre Normas de Descripcin del CI& Los ventajas derivadas de la confeccin y aplicacin de una normativa homognea de carcter internacional son evidentes. Estas son iisibles en la propia definicin de objetivos? -Asegurar la creacin de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por si mismas. -Fcilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre la documentacin de archivo -Hacer posible compartir los encabezamientos autorizados -Hacer posible la integracin de descripciones de diferentes depsitos en un sistema unificado de informacin. Los beneficios econmicos, organizativos y de mejora del servicio no escapan a nadie. Adems, unas normas descriptivas claras son una premisa obligada para cualquier proyecto de automatizacin serio. ANTECEDENTES Su origen se ncuentra en una Reunin de Expertos sobre Normas de Descripcin que tuvo lugar en Ottawa (Canad), del 4 al 7 de octubre de 1988, organizada y patrocinada por los Archivos Nacionales de Canad en colaboracin con el CIA 6 En su resolucin segunda se instaba al CIA a establecer un grupo de trabajo que elaborara unas normas internacionales para la descripcin archivstica. La respuesta fue pos,itiva y el CIA en colaboracin con la UNESCO organiz una reunin consultiva en Pars en diciembre de 1989 para elaborar un plan de accin a largo plazo con dicho fin. En su reunin de Wroclaw (Polonia) se establece la Comisin Ad Hoc sobre Normas de Descripcin, cuya primera reunin se celebr en Hhr-Grenzhausen (Alemania). Aqu se aprob el borrador de la Declaracin de Principios, cuya primera versin corregida fue adoptada en en Madrid en enero de 1992. A su<yez, otro subgrupo de dicha comisin confeccion un proyecto, que fue adoptado por la Comisin Ad Hoc en Madrid en 1992 como Proyecto ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica.7 La aprobaciij definitiva del proyecto se producir probablemente en breve y es dudoso que el texto definitivo difiera sensiblemente del actual. El desarrollo de reglas detalladas para cada uno de los niveles descriptivos se est produciendo ya en estos momentos.

Tres normas o tradiciones nacionales han influido de modo importante en este proyecto, como la propia Comisin ha reconocidos: -El proyecto britnico, concretado en el Manual of Archiva1 Description (MAD2)9, de Michael, Cook y Margareth Procter. -El proyecto canadiense, reflejado en la publicacin de las Rules of Archiva1 Description (RAD).lo -El proyecto estadounidense, representado por el manual de Steven L.Hensen, Archives, Personal Papers & Manuscripts: A cataloging Manual for Archiva1 Repositories, Historical Societies and Manuscript Librariel, integrado plenamente en las Angloamerican Cataloging Rules (AACR2), de las que dicho manual se considera una revisin del captulo cuarto. En todos ellos se respeta y mantiene el principio de procedencia, principio por el que los documentos creados y acumulados por una persona, familia, o persona jurdica a causa de sus funciones o actividades no deben mezclarse o combinarse con documentos de otro individuo o persona jurdica. 12 Sin embargo, los dos ltimos parten tambin de la idea de que es posible utilizar los caminos creados en la catalogacin bibliogrfica (especialmente las Anglo-ameritan Cataloging Rules, 2 ed.). Amn de sus ventajas per se, ello permitira aprovechar formatos ya existentes (MARC) y utilizar las redes de intercambio de informacin bibliogrfica establecidas. AREAS Y ELEMENTOS DE DESCRIPCION Cada descripcin se compone de un conjunto ordenado de elementos, conjunto que debera permitir la localizacin y extraccin de la informacin y de la procedencia de la unidad descrita. La descripcin se estructurara en cinco reas de informacin, y en veinticinco elementos. nicamente los elementos del primer rea se consideran obligatorios en cualquier descripcin. El uso del resto variar segn la naturaleza de la unidad descriptiva (fondo, seccin, serie, . ..) , y de las necesidades informativas del sistema del que forma parte. Las reas y los elementos seran los siguientes: Area de mencin de identidad. Pretende identificar la unidad de descripcin. Elementos: Signatura. Formada por el pas -segn norma ISO 3166:1988-, seguida del cdigo del depsito de acuerdo con la norma nacional correspondiente, y de la signatura local.

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Ttulo.Se debe identificar la unidad de descripcin, transcribiendo su ttulo formal, o, de no tenerlo, -. componiendo uno. ste incluir el nombre del productor, el tipo documental, y, cuando sea apropiado, una frase que refleje la funcin, actividad, asunto, localizacin y tema. Fechas deproduccin de los documentos que componen la unidad de descripcin, ya sea una fecha simple o un perodo cronolgico. Opcionalmente, se pueden incluir .las fechas predominantes o las lagunas significativas. Niveldedescripcin: Fondo, seccin de fondo, serie, expediente o unidad documental. Volumen de la unidad dedescripcin (cantidad, volumen o tamao) En cifras arbigas se indicar el nmero de unidades fsicas, as como el soporte. Como alternativa se puede suministrar dicha informacin en medidas lineales. Area de contexto y contenido que incluir informacin acerca del origen, organizacin y materias de la unidad descriptiva. Historia administrativa/biogrfica sobre el productor. Fechas deacumulacin de la unidad de descripcin, que no coinciden necesariamente con lasde produccin. Historia delacustodia Se sealarn cambios significativos de propiedad y custodia. Forma deingreso Indica la procedencia, mtodo y fecha de ingreso, salvo que sea confidencial Situacin legal Informacin sobre Valoracin, Seleccin y Eliminacin efectuada en el pasado. Se incluir la autoridad o autoridades bajo las cuales se realizaron dichas acciones si se cree conveniente. Nuevos ingresos que se pudieran producir en el futuro. Sistema deorganizacin interna (Ejemplo: Expedientes ordenados alfabticamente por el ttulo) Notalresumen de alcance y contenido que debe permitir que los usuarios juzguen su inters potencial Area de condiciones de acceso y utilizacin, incluye informacin acerca de la disponibilidad de la unidad de descripcin. Lengua delosdocumentos. Se identificar la lengua o lenguas, tipo de escritura y smbolos utilizados. Caractersticas fsicas. Se dar informacin sobre aqullas que afecten a la utilizacin de la unidad. Opcionalmente se pueden incluir caractersticas diplomticas significativas. Condiciones deaccesibilidad, indicando el perodo de tiempo o fecha lmite de dichas condiciones. Derechos deautor/normas sobre reproduccin
Fig.1. ISAD (G): AREAS Y ELEMENTOS

AREAS

Y ELEMENTOS

AREA DE MENCION DE IDENTIDAD * 1. Signatura *2. Ttulo *3. Fechas de produccin de los documentos que componen la unidad de descripcin *4. Nivel de descripcin 5. Volumen de la unidad de descripcbn (cantidad, volumen 0 tamao) AREA DE CONTEXTO Y CONTENIDO 6. Historia administrativalbiogrfica 7. Fechas de acumulacin de la unidad de descripcin 8. Historia de la custodia 9. Forma de ingreso I 0. Situacin legal I 1. Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin 12. Nuevos ingresos 13. Sistema de organizacin 14. Notakesumen de alcance y contenido AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACION 15. Lengua de los documentos 16. Caractersticas fsicas 17. Condiciones de accesibilidad 18. Derechos de autorlnormas sobre reproduccin 19. Instrumentos de descripcin AREA DE MATERIALES RELACIONADOS 20. Ubicacin de los originales 2 1. Existencia de copias 22. Unidades de descripcin relacionadas 23. Documentos complementarios 24. Nota de publicacin AREA DE NOTAS

25. Notas

* Elementos

obligatorios

en Cualquier

descripcin

(Elaboracin propia a partir del propio Proyecto ISAD (G) : Norma de Descripcin Archivstica, primera versin revisada, adoptada por la Comisin ad Hoc sobre Normas de Descripcin, Madrid, 1992. Ottawa : Secretara de la
Comisin sobre Normas de Descripcin, 1992, 2 I pp.)

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Mtodos de Informacin,Noviembre 1995

Instrumentos dedescripcin que proporcionen informacin relativa al contenido de la unidad descrita.

Area de materiales relacionados. Se incluye

aqu informacin acerca de documentos que guarden estrecha relacin con la unidad de descripcin. Ubicacin delosoriginales. Deben ser identificados cuando la unidad de descripcin sea una ieproduccin, incluyendo a ser posible la signatura. Si los originales ya no existen debe indicarse. Existencia decopias, indicando su ubicacin y su disponibilidad en otro soporte.
DE

Fig.2: MODELO DE NIVELES DE CLASIFICACIN DE UN FONDO

Y ORDENACIN

MODELO DE NIVELES DE CLASIFICACIN Y ORDENACIN UN FONDO

Unidades dedescripcin relacionadas en el mismo archivo. Documentacin complementaria que identifica la existencia en otros archivos de documentacin asociada.

r-l

Fondo

I
S-fondo

Nota depublicacin que identifica las publicaciones que se hayan basado en la utilizacin, estudio o anlisis de la unidad descrita.

Area de notas. Como en el rea de notas de las

ISBD, aqu se incluir informacin adicional importante que no haya podido aportarse anteriormente.

Serie

Serie

Serie

Dicha descripcin se complementara con la elaboracin de puntos de acceso, cuyo valor se incrementara con el control de encabezamientos autorizados. Dichos lenguajes controlados seran desarrollados por cada pas o cada idioma siguiendo determinadas directrices internacionales.13

DESCRIPCION

MULTINIVEL

Frente a la relativa simplicidad en la definicin del concepto de unidad bibliogrfical4, la descripcin archivstica no parte de una unidad archivstica ntida. Fondos completos, secciones, series, expedientes o unidades ,documentales pueden ser cada uno de ellos el nivel elegido para realizar la descripcin. Y cada uno de stos niveles tena su propio instrumento descriptivo (gua, inventario, catlogo,... ).
(DecJaracin de principios sobre la descripcin archivstica, primera versin revisada, adoptada por la Comisin ad Hoc sobre Normas de Descripcin, Madrid, enero de 1992. Ottawa : Secretara de la Comisin sobre Normas de Descripcin, 1992, p. 12 )

Es en ese marco en el que cobra importancia el concepto de descripcin multinivel, que estara regido por las siguientes reglas? -Descripcin de lo general a lo especfico. Se debe proporcionar informacin sobre el contexto y la estructura jerrquica del fondo y de sus partes. Para ello, en un primer nivel se dar informacin sobre el fondo como un todo. En el prximo y siguientes, se debe dar informacin sobre las partes que se describen. Las

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descripciones resultantes se presentarn en una relacin jerrquica de parte-todo que va del nivel ms amplio al ms especfico. -Informacin pertinente al nivel de descripcin: Se debe proporcionar slo la informacin que sea adecuada al nivel en el que se est describiendo. -1nterconexin de descripciones: Se debe dejar clara la posicin de la unidad de descripcin en la jerarqua. -Repeticin de informacin: Para evitar la redundancia la informacin comn se incluir en el nivel adecuado ms alto, no repitindose en los inferiores. DESCRIPCION Y CICLO DE VIDA Cualquier pieza archivstica de cualquier archivo puede ser objeto de estas reglas; pero estos principios van dirigidas especialmente a los fondos de conservacin permanente. En un futuro se preve la elaboracin de normas concretas para dicho tipo de documentacin de conservacin no permanente. l6 DOCUMENTOS ESPECIALES De modo parecido a las ISBD(G), las ISAD(G) son slo el comienzo del esfuerzo normalizador. Reglas adicionales y especficas regularn la descripcin de materiales especiales (materiales cartogrficos, pelculas o ficheros electrnicos). 7

NOTAS 1. Adems de las ISBD(G), existen normas especficas para: libros antiguos (A), materiales cartogrficos (CM), publicaciones monograficas (M), materiales no libraros (NBM), msica impresa (PM), publicaciones seriadas(S), partes de obras (CP), archivos legibles por ordenador (CF).
2. Recueil de Nortnes ISO: Documentation et information 3me ed., Genve: 1.80, 1988 3. Declaracin de principios sobre la descripcin archivistica primera edicin revisada, adoptada por la

Comisin Ad Hoc sobre Normas de Descripcin, Madrid, enero de 1992 Ottawa: Secretarade la Comisin sobre Normas de Descripcin, 1992, 12 pp.

4. Proyecto ISAD (G): Norma Internacional de Descripcin Archivtstica, primera versin revisada, adoptada por la Comisin AD Hoc sobre Normas de

La imagen del archivo como un lugar de accesodifcil o imposible, y la del archivero como un meticuloso erudito que hace uso de su particular entender y de las artes manuales para hacer su trabajo, son y deben ~610 ser un reflejo del pasado. Sin renunciar al conocimiento de disciplinas de antao como la Cronologa o la Diplomtica, el archivero debe jugar un papel mas activo como difusor de la informacin, y no slo como un mero conservador de sta. Del mismo modo que la biblioteca virtual es cada vez ms una realidad, el archivo virtual espera su concrecin prctica, una concrecin que pasa, inicialmente, por la normalizacin en la descripcin archivstica de sus fondos. Esperemosque la archivstica espaola,de tan brillante tradioin, pueda aportar su contribucin en tan loable empeho. Est en manos de todos nosotros que as sea.

Descripcin, Madrid, 21-24 de enero de 1992 Ottawa: Secretarade la Comisin sobre Normas de Descripcin, 1992, 21 pp. 5. Declaracin de Principios..., p.8 6. IBIDEM, p. 1 7. Proyecto ISAD (G)..., p.1 8. Declaracin de principios..., p.10, nota 2
9. COOK, M. ; PROCTER, M. A manual ofarchival description 2nd ed. Aldershot: Gower Publishing

Company Limited, 1989,291 p. El nombre de MAD2 viene de ser esta segunda edicin corregida y ampliada, la que definelealmente por sus novedadesy difusin, la verdadera esenciadel proyecto. 10. Rulesfor archiva1 description Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, 1993 ll, HENSEN, S.L. Archives, personal papers and

manuscripts: A cataloguing manual for archiva1 repositories, historical societies and manuscripts librarles Chicago: Society of Ameritan Archivist,

1983 12. Proyecto ISAD (G)..., p.7

13. Declaracin de Principios..., p.1 I 14. Reglas de Catalogacin: I. Monografias Publicaciones Seriadas, Regla 4.0.3 15. Proyecto ISAD (G)..., pp.-8 16. Declaracin de principios..., p.9 17. Proyecto ISAD (Cl..., p.3 y

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Mlodos de Informacin,

Noviembre

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BIBLIOGRAFIA CHABOT, V. Las normas de descripcin en Canad IRARGI IV 1991, pp.lOl-106 \ COOK, M., PROCTER, M. A manual ofarchivul description 2nd ed. Aldershot: Gower Publishing

Company Limited, 1989,291 pp.

CRUZ MUNDET, J.R. Manual de Archivisticu

Madrid: Fundacin Germn SnchezRuiprez, D.L. 1994, pp.255-297 primera versin revisada, adoptada por la Comisin ad Hoc sobre Normas de Descripcin, Madrid, enero de 1992. Ottawa: Secretarade la Comisin sobre Normas de Descripcin, 1992, 12 pp.
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