INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESIME ZACATENCO ICE

ADMINISTRACION

RESUMEN UNIDAD II PROCESO ADMINISTRATIVO

PROF. JOSE ARCADIO MANDUJANO ORTEGA ALUMNA. TORRES HERNANDEZ ILSE DANIELA

GRUPO 5CM9

OCTUBRE 2013

PLANEACION

La planeacin proporciona la base para una accin efectiva que resulta de la habilidad de la administracion para anticiparse y prepararse para cambios que podria afectar los objetivos organizacionales, es la base para integrar las fnciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organizacin.

Una empresa es la persona fisica o sociedad mercantil o industrial que se dedica a la produccion de articulos o a proporcionar servicios.

El empresario es la persona que emprende actividades para iniciar, mantener o ampliar un negocio orientado a la produccion de articulos o servicios.

Elementos del concepto de planeacion.

Objetivo. Determinar los resultados Cursos alternos de accin. Ver las alternativas de caminos, formas de accin o strategias para conseguir el objetivo. Eleccin. Determinacin, anlisis y seleccin de la decisicion adecuada. Futuro. Prevenir situaciones futuras y anticipar hechos inciertos.

La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con b ase en la investifacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

Los aspectos principales de la planeacipon son el contribuir al proposito y los objetivos, la supremacia entre las tareas del gerente, su generalizacin y la eficacia de los planes resultantes.

La planeacin es una funcin de todos los gerentes, aunque el caracter y el alcance de la planeacin varan con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las polticas y planes establecidos por los superiores.

Un gerente puede hacer ms planeacion que otro o una planeacion mas importarte. Sin embargo, todos los gerentes hacen panes.

La planeacin es importante porque propicia el desarrollo de la empresa, reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, prepara la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, mantiene una mentalidad futurista, condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea, establece un sistema racional para la toma de decisiones, reduce al minimo los riesgos, las decisiones se basan en hechos y no en emociones, promueve la eficiencia al eliminar la improvisacion, proporciona los elementos para llevar el control, disminuye al minimo los problemas poteniales y proporciona al administrador magnificos rendimientos de su tiempo y permite

al ejecutivo evaluar altrnativas de tomar una decision.

La planeacin tene diversas caracteristicas: es un proceso permanente y continuo, esta siempre orientada hacia el futuro, busca la racionalidad en la toma de decisiones, busca seleccionar un curso de acin entre varias alternativas, es sistematica, es repetitiva, es una tecnica ciclica, una funcin administrativa que interacta con las dems, una tcnica de coordinacin e integracin y una tcnica de cambio e innovacin.

Las ventajas de la planeacin se reflejan en las actividades ya que estan en orden y con un propsito, adems de sealar la necesidad de cambios en un futuro, proporciona una base para el control y ayuda al gerente a obtener status.

Aunque tambin tiene desventajas, porque esta delimitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros, adems de que cuesta mucho y tiene barreras psicolgicas, ahoga la iniciativa, demora las acciones y tiene limitado valor prctico.

Lo principios de la planeacin son la universalidad, la nacionalidad, la precisin, la flexibilidad, la unidad, la factibilidad, el compromiso, el de factor limitante y la inherencia.

Cada empresa tiene metas, las primarias generalment estan relacionadas con una compaia, no con un individuo. Los objetivos secundarios ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economia en el desempeo del trabajo de los miembros organizacionales. Los individuales son los objetivos personales de los miembros individuales de una organizacin sobre una base diaria, semanal, mensual o anual. Los sociales se refieren a las metas de una organizacin para la sociedad.

Las estrategias son programas generales de accin y despliegue de recursos para obtener objetivos generales. El programa de onjetivos de una organizacin y cambios en los recursos usados para lograr estos objetivos y las politicas que gobiernan la adquisicin, uso y disposicn de estos recursos.

Las reglas describen la accin p no accin requerida y especifica y no permite discrecin. Constituyen el tipo ms sencillo del plan.

Los programas son conjuntos de metas, politicas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin, normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos.

Un presupuesto es un estado de los resultados esperados, expresados en tperminos numricos. Se puede denominar programa con expresion numrica.

Los propositos de una buena planeacin es el protector a minimizar el riesgo reduciendo incertidumbres que rodean al entorno de los negocios, el afirmativo que plantea a que se debe elevar el nivel de xito, el de coordinacin se busca un esfuerzo combinado de los miembros de la organizacin.

La tipologa de la planeacin es un conjunto de reglas y clarifica y ubica algunos conceptos acerca del mismo.

Los planes se clasifican en corto plazo que son igual o menor a un ao, las de mediano plazo se proyectan en un tiempo mayor de tres aos. La estratgica establece los lineamientos generales de la planeacin. La tctica determina planes ms especificas. La operativa se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica.

Las partes de la planeacin se rigen en los fines, que es especificar metas y objetivos, los medios a elegir politicas, programas procedimientos y practicas para alcanzar objetivos. Los recursos determinan los tipos y cantidades de recursos necesarios. La realizacin disea los procedimientos para tomar decisiones. El control disea un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.

ORGANIZACION

La organizacin determina las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Para poder expresar los elementos de la organizacin se divide en los siguiente: Jerarquizacin. Dispone las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. Departamentalizacin. Divide y agrupa todas las funciones y actividades en unidades especificas. Coordinacin. Es la sincronizacion de los recursos y los esfuerzos de un grupo social.

La organizacin es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deb en sujetarse a todos sus miembros y as, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

El departamento es una o varias divisiones de la organizacion.

TIPOS DE ORGANIZACION.

FORMAL. Determinacion de los estandares de interrelacion entre los organos o cargos, definidos por normas, directrices y reglamentos de la organizacion. COnsta de escalas jerarquicas. Es racional. Su principal caracteristica es la teoria clasica. Distribucion de la autoridad y de la responsabilidad.

LINEAL. Esta basada en la organizacion de los antiguos ejercitos y en la organizacion eclesiastica medieval. Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial. Tiene lineas formales de comunicacion. Centraliza las decisiones. Posee configuracion piramidal.

FUNCIONAL. Es la autoridad funcional o dividida. Tiene linea directa de comunicacion. Descentralizacion de las decisiones. Enfasis en la especializacion.

LINEA-STAFF. Los organos de staff estan orientados hacia dentro para asesorar a los demas organos. El area de staff esta ejercida sobre ideas o planes. Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios especializados. Sus principales funciones son los servicios, consultoria y asesoria, monitoreo y planeacion y control. La jerarquia asegura el mando y la disciplina mientras que provee los servicios de consultoria y asesoria. Las ventajas de esta organizacion, asegura asesoria especializada e innovadora, y a la actividad conjunta y coordinada de losrganos de la lnea y los rganos de staff.

Cuanto mejor sea la capacitacion, menor sera el impacto de las relaciones necesarios entre superior y subordinado.

El ambiente organizacional. Los principales eran Tom Burns y GM Stalker, ellos sealaron las diferencias entre mecanista y orgnico.

Mecanista: la organizacion se descompone en tareas especializadas y separadas.

Orgnico: las personas trabajan en forma de grupo.

La reduccion de tamao es el hombre de reestructuracion y consiste en una disminucin de la organizacin.

La estructura y el proceso es la forma en que se divide, agrupa y coordina las actividades den la organizacion en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados se refiere. La organizacin son los productos/mercadeo y en forma de matriz.

La organizacin es importante tanto para las pequeas y medianas empresas, como lo es para las grandes. Ya que al mejorar obtienen un nivel de competitividad, ya que se coordinan y mejoran sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercadeo, etc. Elevan la productividad en el campo econocmico social, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

INTEGRACION DE PERSONAL.

Se define como un procedimiento para encontrar al hombre que cubre el puesto adecuado.

Para cumplir con la responsanilidad es necesario que las decisiones esten fundamentadas sobre tecnicas logicamente estructuradas, siguiendo un procedimiento cientifico.

PRINCIPIOS DE LA SELECCION DE PERSONAL

La colocacin es tratar de incrementar los recursos humanos de la organizacion por medio del descubrimiento de habilidades como actitudes que puedan aprovechar los candidatos en su propio beneficio y en el de la organizacion.

La orientacin es necesaria, ya que al no ser aceptado un candidato, este sea orientado so bre algun otro lugar en el cual si sea util o apto para el puesto.

La tica profesional es necesaria para el seleccionador, ya que estos afectan en el futuro del candidato, pueden convertirse en frustraciones para el candidato.

ELEMENTOS DE LA SELECCION TECNICA

El VACANTE es un puesto que no tiene titular.

Despues de que exista un vacante, se recurr a un anlisis y evaluacion del puesto. Se revisa el inventario de resursos humanos para ver si algun elemento puede ocupar ese lugar, en caso de que no, se sigue al reclutamiento.

El reclutamiento se vale en una organizacion para atraer candidatos adecuados a sus necesidades. La fuente de abastecimiento mas cercana es la propia organizacion y se refierea las amistades, parientes o familiares del propio personal.

La solicitud de empleo ayuda a seleccionar candidatos aptos para la vacante disponible. Conocer un poco ms las aptitudes el candidato y dar ie a una cita o entrevista de trabajo.

Una entrevista, es una forma de comunicacion interpersonal, que tiene por objeto propocionar o recabar informacion o modificar actitudes y en virtud de las cuales se toman determinadas decisiones. La entrevista de seleccin tiene como objetivo una interrelacin de 2 individuos, el entrevistado y el entrevistador.

El informe de esta entrevista debe ser claro, concreo e intengible paa quien posteriormente tenga necesidad de consultarlo.

PRUEBAS PSICOLOGICAS, en esta parte se hace una valoracion de la habilidad y potencialidad del individuo, asi como de su capacidad de relacion con requerimientos del puesto de las posibilidades del futuro desarrollado.

Las pruebas de trabajo son necesarias para conocer un poco ms de las habilidades y capacidades del interesado.

El examn mdico es necesario para saber si no hay enfermedades o incapacidades de realizar el trabajo, ya que esto hace que la empresa pierda dinero.

La decision final coresponde al jefe u jefes inmediatos del futuro empleado, por ser el directo responsable de trabajo del futuro subordinado.

DIRECCION

Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones. Es el proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo.

La direccin es guiar a un grupo de individuos para lograr los objetivos de la empresa. La comunicacin es una de las facilidades de las actividades administrativas.

TIPOS DE COMUNICACION. Informal. Formal Ascendente Descendente Verbal

La importancia de la direccin es la parte esencial y central de la administracin, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los dems elementos.

ELEMENTOS Jefe Dirigidos Situacin Importancia

TEORIAS

X: A las personas que les disgustan el trabajo son perezosas y erutarn el trabajo si es posible. Es necesario que esta gente este vigilada, controlada para lograr los objetivos.

Y: Las personas que le gusta el tabajo y que se desempean buscan responsabilidades y se muestran muy criticos en sus labores.

Z: se basa en la cultura de la region en donde se encuentra la empresa y en la organizacion de la misma.

COMUNICACION Un gerente transmite ideas e informacion de su mente hacia otras mentes, lo que piensa de otra persona estimula la comunicacion. La comiunicacion capacita al gerente para obtener datos para la toma de decisiones, para ayudarse a identificar problemas y saber que acciones son necesarias.

TIPOS Formal. Reuniones, juntas, entrevistas, etc. Informal. Caracter personal. Descendiente. Va desde los niveles mas altos a los mas bajos Verbal. A travez de palabras Escrita. A travez de cartas. Eficiente. Intenta minimizar el tiempo y el costo. Efectivo. Comprende la mejor forma de envio y recibo de la informacin.

PROCESO

Lasswell present 5 preguntas para ayudar a entender lo esencial del proceso de la comunicacin. El Quien, la fuente del mensaje. El Quien dice simbolos verbales y no verbales. El Canal, la transimision de la informacion. El A quin, el receptor del mensaje El Afecto a qu, el mensaje debe ser interpretado con exactitud.

LIDERAZGO.

Es la iluminacion de la vision del hombre haciaperspectivas ms altas, el surgimiento del rendimiento del hombre a estandares mas elevados, la construccin de la personalidad del hombre ms all de sus limitaciones normales.

El lider es el que emerge de un grupo y que es percibido por este como el mas capaz de satisfacer

las necesidades del mismo.

Las cualidades de un buen lider son la honestidad, la veracidad, la imparcialidad, el vaor, la perseverancia.

CONTROL

El control es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en buen camino.

La palabra control ha sido utilizada como funcin coercitiva y restrictiva, como verificacin de alguna cosa, como comparacin con algn estndar de referencia y como funcin adminisitrativa.

Los factores que se deben de considrear al aplicar el proceso de control son: Cantidad Tiempo Costo Calidad

La importancia del control establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Determina y analiza rapidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administracin. Proporciona informacion acera de la situacion de la ejecucion de los planes. Reduce costos y ahorra tiempo. Su aplicacion incide directamente en la racionalizacion de la

adminisitracion.

Los tipos de control son el preliminar, que tiene lugar antes de principar operciones e incluye la creacion de politicas, procedimientos y reglas; y el control concurrente que tiene luhar durante la fase de la accion de ejecutar los planes e incluye la direccion, vigilancia y organizacon de las actividades; control de retroalimentacion es el que se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores.

AREAS. Produccin, calidad, inventarios, compras, mercadotecnia, ventas, finanzas, recursos humanos.

TECNICAS. La tcnica es un conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Asi que son todos los procedimientos o mtodos usados en una organizacin para controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad humana.

El presupuesto es un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo. La presupuestacin es la formulacin de planes para un determinado periodo futuro en trminos numricos. Los presupuestos obligan a la planeacin y permiten que la autoridad sea delegada sin perdida de control.

El balance general comparativo es especialmente til en el control del funcionamiento general de la empresa. En el puede obsrvarse los cambios que se efectuan y analizarse los desarrollos generales.

El estado de ganancias y perdidas muestran en forma breve el monto del ingreso, las deducciones y el ingreso neto.

Una auditoria financiera es la inspeccion periodica de los registros contables, para verificar que estos hayan sido adecuadamente preparados y esten correctos, ademas ayuda al control general de

la empresa.

Una auditoria administrativa es la confrontacion periodica de la planeacion, organizacion, ejecucion y control administrativo de una compaa.

Los reportes son aquellos que facilitan el proceso de control.

ANALISIS ESTADISTICO. Es importante para un buen control ya que los innumerables aspectos de la operacion de un negocio o empresa, asi como la presentacin clara de stos, ya sean historicos o de pronostico.

La grfica de punto de equilibrio es un interesante mtodo de control, porque en ella se ilusttra la relacion entre las ventas y los gastos de manera que indica que volumen de ingresos cubre en forma exacta los gastos.

La grfica de gantt muestra la relacion de tiempo entre los eventos de un programa de produccion, se ha considerado como la innovacin revolucionaria de la administracin.

PERT Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas. Se utiliza en forma amplia en muchas operaciones y en particular en proyectos de construccin. Capacita a los administradores para saber que tendrn problemas en reas como costos o entregas a tiempo a menos que tomen acciones en el momento.