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MACROS EXCEL

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Cmo se crea una macro: para automatizar una tarea mediante una macrobsicamente se necesitan los siguientes elementos: 1- un espacio de trabajo donde escribir las instrucciones o rutinas que harn esas tareas: el Editor de Macros. A este espacio se accede desde men Herramientas, Macros, Editor o con el atajo de teclado Alt+F11. En versin 2007, activar la opcin Programador de la Cinta de Opciones. Una vez en ese 'espacio', escribiremos o copiaremos las rutinas en: a- alguno de los objetos (hoja o libro) que seleccionemos con doble clic en el panel de Objetos que se encuentra a la izquierda del Editor. b- insertando mdulos c- o insertando formularios personales o Userforms. 2- una accin que har que la tarea programada se ejecute. A esto llamamos 'Eventos' que inician una macro y pueden ser: abrir o cerrar un libro, entrar o salir de una hoja, cambios o seleccin de celdas, antes de imprimir o guardar, el 'clic' en un botn de comando, al presionar un atajo de teclado, y otros ms. 3- un lenguaje de programacin. En Excel utilizamos VBA (Visual Basic para Aplicaciones) 4- Ocasionalmente un formulario donde trabajar para luego volcar los resultados en las hojas: llamados Userforms.

Dnde colocar o escribir la macro: esto depender de lo que deba ejecutar nuestra rutina. Si las instrucciones se deben ejecutar, por ejemplo, al abrir o cerrar un libro, se colocan en el objeto ThisWorkbook (o EsteLibro segn la versin). Si las instrucciones se deben ejecutar al entrar o salir de una hoja o al seleccionar o modificar una celda, se colocan en el objeto Hoja. Estos objetos se encuentran en el margen izquierdo del Editor, en la ventana Proyecto-VBAProyect Si nuestra rutina ser llamada con un botn, atajo de teclado o desde otra rutina, se colocar en un mdulo (estando en el Editor, men Insertar, Mdulo). Las instrucciones para los controles de un formulario o Userforms se colocan en la seccin Cdigo del mismo formulario.

Cmo ejecutar una macro: En el punto anterior se menciona que se necesita una 'accin' que dispare o ejecute una macro grabada. Veamos los distintos casos: 1- Una accin automtica resultado de un evento, ya sea a nivel libro, hoja, rango o celda En este grupo se encuentran las rutinas que se ejecutan en la apertura o cierre de libro, al entrar o salir de una hoja, al

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seleccionar o cambiar valores en celda Son las que se colocan en el objeto HOJA o ThisWorkbook, como se menciona en tema anterior 2- Al presionar un botn dibujado en la hoja. Podemos utilizar botones de la barra 'Cuadro de controles o ActiveX' o de la barra 'Formularios'. En versin 2003 se encuentra en Men Ver, Barras de Herramientas. En versin 2007 desde la fichaProgramador Dibujamos el control en la hoja, ajustamos algunas propiedades como texto, tamao, ubicacin. Al hacer clic derecho sobre el control optamos por 'Ver cdigo' o 'Asignar macro' segn qu barra de herramientas hemos utilizado. aCuadro de controles: al optar por 'Ver cdigo' nos llevar al Editor, al objeto HOJA donde se generar automticamente una rutina con estas 2 instrucciones: Private Sub CommandButton1_click() 'aqu escribiremos nuestras instrucciones End Sub bFormularios: ya debemos tener lista la rutina en un mdulo del Editor y la asignaremos cuando optemos por 'Asignar macro'. Las rutinas para este caso son como el siguiente ejemplo: Sub nombre_rutina() 'nuestras instrucciones End Sub 3- Ejecutar un atajo de teclado: En estos casos tendremos una rutina como la del punto anterior (b) en un mdulo del Editor. Desde la hoja Excel, men Herramientas, Macros, Macros seleccionarla de la lista. Presionar el botn 'Avanzadas' e ingresar una letra, por ejemplo 't' (sin las comillas)

Nota: Si Excel ya tiene asignada esta letra la reemplazar por Ctrl+Maysc +t Esto significa que en el momento que
necesitemos que la macro se ejecute presionaremos juntas las teclas Ctrl + t (o Ctrl+Mayusc+t) 4- Desde el men Herramientas: si no hemos asignado la rutina que se encuentra en un mdulo a ningn botn ni a atajo de teclado, la ejecutaremos desde este men de Excel. En versin 2007, activar la opcin Programador de la Cinta de Opciones.

Referencias: Veamos los diferentes modos de referirnos a libros, hojas y celdas: Workbook : Libro de trabajo. ActiveWorkbook : Libro activo Workbooks(2) : El segundo libro abierto Workbooks("Libro1.xls") : Llamada al libro de nombre Libro1 Workbooks(milibro)

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*-Si el nombre del libro se encuenta en una variable, NO lleva comillas Previamente asignamos nombre, por ej: milibro=ActiveWorkbook.name WorkSheet : Hoja de trabajo ActiveSheet : Hoja activa Sheets("Enero") : Hoja de nombre 'Enero' Sheets(3) : Nmero de hoja segn el orden de las pestaas. [Hoja2] : La 2da hoja segn orden de las pestaas Range o Cells : rango o celda Activecell : la celda activa Range("A2") : la celda A2 Cells(2,1) : la celda A2 . *-Ntese que mientras en Range se introduce la celda en el orden Col,Fila, en Cells es a la inversa: Cells(fila,col) Range("A5:B10") : rango de celdas desde A5 hasta B10 inclusive Range("E:E") : columna E Range("2:2") : fila 2 [A3] : la celda A3 Range("A" & fila) : celda de la col A y fila segn valor de variable Trabajando con Hojas En esta seccin aparecern algunas de las instrucciones 'bsicas' para utilizar con HOJAS. Una vez copiada en el Editor, colocar el cursor sobre la palabra en negrita y presionar F1 para acceder a la Ayuda Excel. All se encontrarn ms explicaciones y ejemplos para esa instruccin.

1-Seleccionar la hoja anterior o siguiente: ActiveSheet.Previous.Select 'hoja anterior a la activa ActiveSheet.Next.Select 'hoja posterior a la activa

2-Datos de la hoja: ActiveSheet.Name ActiveSheet.Index

'nombre de la hoja 'nmero de hoja

3-Copiar datos de una hoja a la siguiente: Selection.Copy 'previamente se habr seleccionado algo ActiveSheet.Paste Destination:=ActiveSheet.Next.Range("B2")

4- Ocultar filas o columnas: ActiveCell.EntireRow.Hidden=True ' filas ActiveCell.EntireColumn.Hidden= True 'col

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5-Proteger o desproteger una hoja: ActiveSheet.Protect "contrasea" ActiveSheet.Unprotect "contrasea"

'proteger con contrasea 'quitar la proteccin

6-Insertar filas o columnas a partir de cierta ubicacin: 'reemplazar i por el nro de columna ActiveSheet.Column(i).Select Selection.EntireColumn.Insert 'reemplazar Column por Row en caso de filas. 7-Conocer el nro de columna de cierta referencia: Cuando utilizamos la expresin: Cells(fila,col) y queremos hacer referencia a la celda AB5 por ej, necesitamos conocer cul es el nro de columna. Para eso podemos solicitarla en un mensaje con: Sub nrocol() Msgbox Range("AB1").Column End Sub 8-Eliminar filas o columnas: ActiveSheet.Row(n).Select 'reemplazar n por el nro de fila Selection.EntireRow.Delete

9-Insertar una imagen en una hoja: ActiveSheet.Pictures.Insert(ruta).Select 'la ruta va entre comillas, por ej: "C:\Mis docu\Foto1.jpg"

10-Imprimir la hoja seleccionada: ActiveWindow.SelectedSheet.PrintOut Copies:=1, Collate:=True 'o ActiveSheet.PrintOut Reemplazar PrintOut por PrintPreview para realizar solo una vista preliminar. Trabajando con Rangos o Celdas En esta seccin aparecern algunas de las instrucciones 'bsicas' para utilizar con CELDAS o RANGOS. Una vez copiada en el Editor, colocar el cursor sobre la palabra en negrita y presionar F1 para acceder a la Ayuda Excel. All se encontrarn ms explicaciones y ejemplos para esa instruccin.

1- Formas de seleccionar una celda o un rango de celdas:

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Range("B7").Select Range("B:B").Select 'selecciona la celda B7 'selecciona toda la columna B

Range("A4:A10, D10, B5:B20").Select 'selecciona rangos discontinuos Range("A" & variable).Select 'selecciona la celda cuya fila ser el valor de la variable Si definimos una variable que contiene la ltima fila a considerar: rango=("B2:E" & variable) , entonces la siguiente instruccin selecciona el rango B2:E hasta la fila indicada en la variable. Range(rango).Select De igual manera puede establecerse el rango de inicio: rango = "B" & ini & ":E" & fini Range(rango).Select

*- Ntese que las variables NO llevan comillas


Range("A:A, D:F").Select Range("2:2, 4:7").Select 'selecciona las columnas A, D, E y F 'selecciona las filas 2 y desde 4 hasta la 7

Nota: al inicio de la seccin Macros se encuentran otras instrucciones de seleccin

2- Seleccionar celdas a cierta distancia de la celda activa: Sheets(1).Range("A1").Offset(2,3).Select 'selecciona 2 filas hacia abajo y 3 col a derecha de A1 = D3 ActiveCell.Offset(-10,1).Select 'selecciona la celda que se encuentra 10 filas por encima y 1 columna a la derecha de la celda activa.

3- Asignar Formato a celdas o rangos: Range("B2:D10").Select 'selecciona el rango y le aplica los siguientes formatos With Selection .Font.Bold=True 'formato negrita .Font.Italic=True 'formato cursiva .Font.Underline=xlUnderlineStyleSingle 'subrayado simple .Font.Color = RGB(255,0,0) 'color de fuente (para estos valores ser rojo) .HorizontalAlignment=xlCenter

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'alineacin central (Right=derecha, Left=izquierda) End With

4- Guardar la direccin de una celda en una variable: lugar= ActiveCell.Address 'guarda la referencia absoluta, por ej: $E$2 lugar= ActiveCell.Address(False, False) 'guarda la referencia relativa, por ej: E2

5- Copiar un comentario en otra celda: ActiveCell.Offset(0,1).Value = ActiveCell.Comment.Text 'copia el comentario de la celda activa en la celda que se encuentra en la columna siguiente.

6-Seleccionar celdas y borrarlas: Range(rango). Select 'previamente se asign a la variable rango una ref Selection.ClearContents La expresin Cells.Clearcontents borrar el contenido del total de celdas de la hoja activa Utilizando solamente Clear se borrarn formatos tambin.

7- Ampliar un rango seleccionado Selection.Resize(10,4).Select ' (10 filas, 4 columnas) ' si el rango seleccionado fue A1:B5 ahora ser: A1:D10

8- Combinar celdas selecccionadas: Range("B1:E1").Select Selection.Merge Para quitar la combinacin: Unmerge

9- Seleccionar el rango donde se encuenra la celda activa: Range("B2").CurrentRegion.Select

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10- Seleccionar hasta la ltima celda no vaca: Range("A2", Range("A2").End(xlDown)).Select 'seleciona desde A2 hacia abajo Range("A2", Range("A2").End(xlToRight)).Select 'selecciona desde A2 hacia la derecha Range("D2", Range("D2").End(xlToLeft)).Select 'selecciona desde D2 hacia la izquierda Range("A20", Range("A20").End(xlUp)).Select 'selecciona desde A20 hacia arriba En cambio, para seleccionar solo la ltima celda con datos ser: Range("A2").End(xlDown).Select

Nota: Esta instruccin dar error si la celda A3 se encuentra vaca. Es preferible en ese caso realizar la bsqueda de
'abajo hacia arriba', con: Range("A65536").End(xlup).Select

11- Obtener la primer celda vaca, en col A: Range("A2").End(xlDown).Row + 1 'o Range("A65536").End(xlup).Row + 1

Trabajando con Colecciones En esta seccin aparecern algunas de las instrucciones 'bsicas' para utilizar con COLECCIONES. Una vez copiada en el Editor, colocar el cursor sobre la palabra en negrita y presionar F1 para acceder a la Ayuda Excel. All se encontrarn ms explicaciones y ejemplos para esa instruccin. Una coleccin es un conjunto de objetos del mismo tipo: hojas, celdas, controles o Shapes, imgenes. Para trabajar con una coleccin se programa un bucle: es decir repetir la misma instruccin para cada elemento de la coleccin. A continuacin algunos ejemplos del bucle: For Each....Next

Ejemplo1: introducir un nombre para cada hoja del libro activo. Esta rutina se coloca en un mdulo:

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Sub nombraHojas() Dim MiNombre As String Dim hoja As Worksheet For Each hoja In Worksheets MiNombre = InputBox("Ingrese nombre de hoja: ") hoja.Name = MiNombre Next hoja End Sub Ejemplo2: introducir valores para cada celda de un rango (se coloca en un mdulo) Sub colocaValores() Dim celdita as Range For Each celdita in ActiveSheet.Range("A1:B10") celdita.Value = InputBox("Ingrese valor: ") Next celdita End Sub Ejemplo3: introducir los mismos valores en celdas de todas las hojas (se coloca en un mdulo) Sub valoresHoja() Dim hoja as Sheets For Each hoja in Sheets hoja.Range("E3").Value = Date hoja.Range("F3").Value = Time Next hoja End Sub OTRO TIPO DE BUCLES: Ejemplo1: realizar una accin por cada valor que tome una variable i (se coloca en un mdulo) Sub muestraNombre() Dim i as Byte Dim hoja as Worksheet For i=1 to 5 Msgbox WorkSheets(i).Name Next End Sub En este ejemplo se muestra el nombre de cada hoja, desde la nro 1 a la 5 Ejemplo2: realizar una accin mientras se cumpla una condicin (se coloca en un mdulo) Sub recorreRango() 'Se recorre la col A a partir de la fila 2 hasta encontrar una celda vaca.

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'El valor de cada celda se incrementa en 1 Range("A2").Select While Activecell.Value <> "" ActiveCell.Value = ActiveCell.Value + 1 Wend End Sub

Trabajando con Objetos A continuacin algunos ejemplos de cmo llamar a objetos insertados en hoja, como ser Cuadros de texto, Listas o Cuadros combinados y tambin un Userform. 1- Llamando a un Userform, desde un botn: En una hoja de Excel, los botones que lanzan una accin, pueden ser colocados con la barra de Formularios o Cuadro de Controles. a. Botn de formulario: se asigna una macro, como la del ejemplo, que previamente se escribi en un mdulo en el Editor de Visual Basic.Ejemplo: Sub mostrando () UserForm1.Show 'nombre del Userform que se desea mostrar End Sub b. Botn del Cuadro de controles: una vez dibujado en la hoja, clic derecho, opcin Ver cdigo y escribir la rutina (sta se habilita en la hoja donde aparecer el control). Ejemplo: Private Sub CommandButton1_Click() UserForm1.Show End Sub 2- Asignando valores a los Cuadros de texto: Ejemplos de cmo registrar datos en los textbox dibujados en hoja con la barra 'Cuadro de controles'.

Nota: Estas instrucciones como las del punto 3 y 4, se colocan dentro de alguna rutina general, como puede ser un
botn para guardar o aceptar. TextBox1.Value = "CANCELADO" TextBox2 = Sheets("Hoja3").Range("A5").Value TextBox2 = Range("C1").Value + Range("C2").Value

Notese que en Textbox2 se omiti la expresin 'value' ya que esa es su propiedad predeterminada. Puede colocarse o no.

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3- Volcar datos de un control Textbox y Combobox a la hoja: Estos controles han sido dibujados con la barra 'Cuadro de controles' 'pasar datos de un control Textbox a la celda indicada en Cells(fila,col) Cells(fila, col).Value = TextBox1.Value 'pasar el valor de un combo a la fila siguiente de la indicada en Cells(fil, col) Sheets("Hoja1").Cells(fila, col).Offset(1, 0).Value = Combobox1.Value

4- Asignar rango a un control Listbox y Combobox: Estos controles han sido dibujados en la hoja con la barra 'Formularios' 'asignar rango de entrada al control Lista ActiveSheet.Shapes("List Box 1").Select With Selection .ListFillRange = "$F$1:$F$4" End With 'asignar rango de entrada al control Combobox ActiveSheet.Shapes("Drop Down 1").Select With Selection .ListFillRange = "$K$1:$K$7" End With * Otra manera de asignar rango. En este caso el control se dibuj con la barra ActiveX o Cuadro de Controles: ActiveSheet.ListBox1.ListFillRange = "$F$1:$F$4"

5- Cargar datos a un control ListBox de un UserForm: Private Sub UserForm_Activate() Dim item As Variant For Each item In Range("F1:F6") ListBox1.AddItem item.Value Next item End Sub