III Congresso Consad de Gesto Pblica

MELHORIA CONTNUA NA CONTRATAO DE SERVIOS TERCEIRIZADOS: O CASO DA

IMPRESSO CORPORATIVA

Bruno Borges Rodolfo Victrio Carvalho Guido Horcio Jos Ferragino Hlio Janny Teixeira

Painel 16/062

O modelo de terceirizao com foco em governana e sustentabilidade

MELHORIA CONTNUA NA CONTRATAO DE SERVIOS TERCEIRIZADOS: O CASO

DA IMPRESSO CORPORATIVA
Bruno Borges Rodolfo Victrio Carvalho Guido Horcio Jos Ferragino Hlio Janny Teixeira

RESUMO A boa gesto das contrataes de servios terceirizados pressupe no s o esforo para o estabelecimento de normas e regramentos, mas tambm a busca do aprimoramento contnuo dos modelos que foram estabelecidos, no sentido de acompanhar o desenvolvimento dos mercados comprador e fornecedor. Com o objetivo de fortalecer a sistemtica de contratao dos servios de Impresso Corporativa e aprimor-la, o Estado de So Paulo realizou um estudo para identificar boas prticas e possveis inovaes, buscando no s a reduo de custos mas tambm a melhoria da qualidade dos servios e a governana contratual. O estudo teve como objetivo uma melhor compreenso dos elementos que formavam os custos de impresso, sistemas de gesto e regramentos de controle. Ouviu-se tambm sugestes dos fornecedores e dos contratantes deste servio. Ao final, obteve-se um aprimoramento no Caderno de Impresso Corporativa j existente, induzindo a uma melhoria continuada nas relaes do Estado com os prestadores de servios destes setores.

SUMRIO

1 INTRODUO........................................................................................................ 03 2 OBJETIVOS............................................................................................................ 05 3 METODOLOGIA..................................................................................................... 06 3.1 O modelo de reprografia...................................................................................... 08 3.2 Aprimoramento do modelo de reprografia........................................................... 12 3.3 Estudo do comportamento de preos dos servios de reprografia...................... 21 4 CONCLUSES....................................................................................................... 52 5 REFERNCIAS....................................................................................................... 53

1 INTRODUO

O Governo do Estado de So Paulo, alinhado aos conceitos de Reforma do Estado, vem, desde meados da dcada de 1990, desenvolvendo um Programa de Reforma do Estado, com o objetivo de implantar uma nova gesto pblica. Os pilares estratgicos desse Programa de Reforma do Estado esto focados em duas premissas: o ajuste fiscal e a mudana institucional. Partindo do Programa de Reforma e de suas premissas o governo do Estado de So Paulo, atravs da Secretaria de Estado de Gesto Pblica, vem desenvolvendo ferramentas e metodologias para a utilizao e aprimoramento da contratao e servios terceirizados. O desenvolvimento inovador de mtodos e tcnicas para a contratao de servios terceirizados abarca conceitos importantes na busca de compras mais transparentes e eficazes, eficincia e eficcia no processo de contratao, garantia da qualidade dos servios contratados, a manuteno de princpios constitucionais da isonomia, publicidade, e ampla participao dos fornecedores nos processos licitatrios, bem como, a introduo de prticas de Responsabilidade Socioambiental. Uma das ferramentas que se destacam dentro do Programa de Reforma do Estado so os Estudos Tcnicos dos Servios Terceirizados, publicados atravs dos Cadernos de Servios Terceirizados, por meio do Grupo de Apoio Tcnico Inovao (GATI), vinculado a Secretaria de Gesto Pblica (SGP). Em linhas gerais, os Cadernos contendo os Estudos Tcnicos dos Servios Terceirizados so compostos por: Orientaes Gerais de Contratao Especificao Tcnica dos Servios; Valores Referenciais; Diretrizes e Procedimentos para Contratao dos Servios; e Instrumentos de Gesto dos Contratos Terceirizados Paralelamente implantao dos Estudos dos Cadernos Terceirizados criou-se uma estrutura de banco de dados e informaes capazes de registrar o histrico de contrataes desde o prego at os contratos dele originados, com o respectivo acompanhamento financeiro. Com esta base possvel realizar as anlises que subsidiam a gesto e aperfeioamento dos Estudos de Servios terceirizados.

Os registros peridicos das informaes permitem o monitoramento e a rastreabilidade dos contratos, avaliao dos resultados, consultas consolidadas de situao, prazos e pagamentos, fazendo com que os Estudos Tcnicos Terceirizados sejam um conjunto de aes, mtodos e tecnologias, voltadas para a gesto mais eficaz do processo de contratao de servios terceirizados, atravs da padronizao das especificaes dos servios contratados, da adequao dos preos realidade e da oportunidade de melhoria.

2 OBJETIVOS

O objetivo deste trabalho mostrar, tendo como pano de fundo o caso prtico da reprografia corporativa, a sistemtica de aprimoramento dos estudos de servios terceirizados. Esta etapa assume grande relevncia quando analisada sobre a tica da governana dos contratos celebrados entre Setor Publico e Privado, ao inserir na dinmica deste relacionamento o fator de atualizao contnua do instrumental utilizado permitindo o alcance e a manuteno da eficcia e eficincia nas contrataes pblicas. A anlise dos resultados das contrataes, principal insumo dos aprimoramentos, assume dois espectros principais: o da anlise das bases histricas de dados, da qual a avaliao do comportamento de preos o maior componente; e a coleta de informaes com os atores envolvidos, na qual se destaca o papel canalizador de informaes e identificador de demandas perpetrado pela equipe do GATI. Estas anlises e informaes so condies imprescindveis para o efetivo desenvolvimento e aprimoramento das especificaes, enquadramento jurdico e institucional e modelos de preos. Este trabalho est dividido em duas partes principais: O estudo da modelagem dos servios de reprografia e o estudo do Comportamento dos Preos.

3 METODOLOGIA

O objetivo primordial para a elaborao de qualquer Estudo Tcnico de Servios Terceirizados a busca do aprimoramento do processo de contratao dos servios terceirizados. Ele pode ser alcanado atravs de uma maior padronizao dos servios, visando, assim, diminuir as especificidades dos contratos, resultando em maior eficcia econmica, gerencial e na qualidade dos servios prestados. De maneira geral, a elaborao de um estudo abrange os seguintes passos, sempre permeados por um trabalho conjunto entre o GATI, que lidera o processo, os consultores, especialistas, fornecedores e usurios dos servios: Especificao do escopo de contratao So levantadas especificaes tcnicas de qualidade e nvel de servio para os servios que se deseja contratar. Estudo das formas de precificao So feitos, ento, levantamentos para se elucidar qual a forma mais comum de contratao destes servios, ou seja, como eles so comercializados no mercado (por ex., em reprografia: Se paga um custo fixo por tipo de mquina mais um varivel por folha impressa.). Dentre as opes levantadas, determina-se aquela mais adequada ao atendimento do interesse pblico. Levantamento de custos de composio Com base nestas especificaes, so levantados os custos de cada componente do custo total do servio (Em reprografia, por exemplo: qual o custo das mquinas; quais os custos de manuteno em peas e homens/hora necessrios; o custo dos itens de consumo e demais insumos etc.). Para estes levantamentos h uma equipe dedicada s pesquisas de preos, que so atualizados semestralmente ou anualmente, dependendo do tipo de servio. O mtodo utilizado para o levantamento dos custos a cotao direta no mercado de varejo. Modelagem Os custos so ento modelados como um negcio privado. O objetivo determinar: Para o potencial fornecedor do Estado, qual seria o custo da operao do servio terceirizado?

O mtodo utilizado para a determinao dos Preos Referenciais o bottom up, ou seja, so feitas as estimavas de custo individual dos itens especificados, depois os mesmos so agregados de baixo para cima a fim de se obter o clculo de um custo esperado para aquele servio. Sobre o custo so aplicados todos os impostos e dedues previstos em lei e uma margem de lucro mdia do setor. importante ressaltar que os custos de pessoal so todos obtidos de forma a se obedecer estritamente a legislao trabalhista, com os funcionrios contratados em regime celetista. O objetivo determinar um "preo justo" mximo de contratao dos servios. Um preo que possa remunerar adequadamente o fornecedor e atender adequadamente os nveis de servio e qualidade requeridos pelos rgos pblicos. Formatao do estudo tcnico de servios terceirizados O Caderno ento desenvolvido, contendo as especificaes de servio em conjunto com os principais componentes de custo do mesmo. Estes Cadernos so utilizados ento pelos rgos da Administrao Pblica como base para se construir os editais de licitao. Por esta razo devem prever todos os tipos mais comuns de contratao daquele servio (quais as faixas de volume, tipos de equipamento etc.), atendendo a maior parte das necessidades dos contratantes. Utilizao Quando se lana o edital, a contratao deve ser aberta na forma de prego por menor preo, uma vez que a qualidade desejada j est prevista nas especificaes. O preo do caderno a referncia de preo mximo. Note-se que os fornecedores possuem diversas outras fontes de vantagem competitiva (como maior utilizao de equipamentos mais eficientes do que os padres do mercado, por exemplo), que lhes garante a margem de negociao quando fazem suas ofertas no sistema de leilo. Acompanhamento do comportamento de preos negociados O acompanhamento da evoluo nos descontos mdios das contrataes permite Administrao Publica acompanhar a economia obtida por esta forma de contratao, que pode ser contabilizada e demonstrada aos contribuintes.

Aprimoramento dos estudos de servios terceirizados Uma vez estabelecido o Estudo de Terceirizao, procede-se atualizao contnua, geralmente anual, na data base da conveno coletiva da categoria prevista, dos preos, especificaes e premissas de clculo, de modo a manter a base de preos referenciais atualizada e coerente com o que correntemente observado no mercado e nas contrataes. O acompanhamento da evoluo do comportamento dos resultados gerados pelo caderno, auferidos pelo comportamento de preos praticados e pela interao com os diversos rgos envolvidos, por sua vez, fornecem ricos elementos para a constante atualizao e refinamento dos Estudos. nesta fase que se encontra o modelo de reprografia, e este trabalho tem por objetivo trazer um exemplo prtico deste componente da governana dos servios terceirizados, atravs do estudo do caso do aprimoramento. De incio ser apresentada a construo geral do modelo e depois nos aprofundaremos na sua ltima atualizao.

3.1 O modelo de reprografia

No caso especfico da Impresso e Reprografia Corporativa, o desenvolvimento do estudo teve por objetivo apresentar as solues de impresso e reprografia corporativa disponveis no mercado, em funo do perfil de utilizao no servio pblico do Estado de So Paulo, visando a reduo dos gastos e a gesto do ambiente de impresso, alm de promover a atualizao tecnolgica contnua. O modelo de reprografia corporativa apresenta grande complexidade em razo das inmeras configuraes em que os produtos so apresentados. As variaes so relativas a disponibilidade de cores (Preto e Branco ou Colorido); a velocidade de impresso (que parte de cerca de 8 pginas por minuto (ppm) e alcana 100 ppm nos modelos de larga escala) ao tamanho do papel (A3 e/ou A4 os mais comuns); a capacidade de impresso em frente e verso automaticamente (modo duplex); a presena do mdulo de scanner de documentos; a capacidade de memria; mdulo de fax; alimentadores de papel automticos e diversas outras configuraes introduzidas pelos fabricantes na busca do atendimento das necessidades especficas de cada cliente.

Tendo isto em mente, optou-se pela seleo das caractersticas mais importantes para o usurio final os rgos contratantes do governo que fossem concomitantemente as direcionadoras do custo de impresso, ou seja, as que apresentam maior peso na composio total dos custos. Nesse momento foi tambm definido o padro de mquinas que utilizam a tecnologia laser, cujo custo de impresso significativamente inferior ao das mquinas jato de tinta. Em outras palavras, quais seriam as caractersticas que explicariam melhor a variao de preos verificada entre as diversas opes de modelos existentes no mercado? Por meio de entrevistas com fornecedores, usurios e especialistas no setor foram eleitos sete critrios principais para a modelagem dos custos de impresso. Estas caractersticas exigem diferentes composies mecnicas e programaes de software adicionais e, segundo as anlises conduzidas na fase de elaborao, explicariam boa parte das variaes dos custos de impresso. Como o produto final desejado no processo de impresso a pgina adequadamente impressa, os custos de impresso foram dimensionados utilizandose como unidade de medida pgina impressa. Critrios para a composio dos Custos Fixos Os custos fixos foram determinados pelo clculo da depreciao dos equipamentos, acrescida do custo de capital. As variveis levadas em considerao no estudo foram: Porte das mquinas Esta caracterstica o principal fator que influencia o custo fixo de impresso, uma vez que impressoras de grande porte devem ser mais robustas do que suas congneres de menor porte. O mercado expressa esta robustez por meio do Ciclo Mensal das mquinas. O Ciclo mensal nada mais do que a quantidade mxima de pginas que podem ser impressas por um determinado equipamento, considerando sua utilizao de forma intensa. As mquinas residenciais, por exemplo, apresentam um ciclo mensal de 2 a 5 mil pginas, enquanto as de uso profissional podem apresentar um ciclo mensal que superam as 300 mil pginas por ms. Evidentemente que estas ltimas impressoras apresentam uma mecnica mais sofisticada, fator que se reflete nos preos.

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Velocidade Este atributo expresso pela unidade padro de medida pginas por minuto ou ppm. Quanto maior o ppm, mais rpida a mquina e, igualmente, mais robusta deve ser. interessante notar que, de modo geral, quanto maior o porte das mquinas, mais veloz ela deve ser,de forma a imprimir uma grande quantidade de pginas. Capacidade do Papel o porte das mquinas tambm fortemente determinado pelo tamanho mximo do papel que elas so capazes de imprimir. Os tamanhos mais comuns so o A4 (210 X297 mm) e o A3 (297 X 420 mm),. Scanner Se refere presena do mdulo de digitalizao de textos e imagens, muito comum nas mquinas vendidas atualmente. As mquinas que apresentam este mdulo so denominadas multifuncionais, enquanto as que no o possuem designadas apenas como impressoras. Duplex automtico O mdulo duplex capacita a mquina a imprimir automaticamente nas duas faces de uma folha, gerando economia na utilizao do papel. Manuteno O uso contnuo requer a conduo de um cronograma de manutenes especializados. Critrios para composio dos Custos Variveis Os custos variveis, parcela mais significativa do custo total de impresso, foram modelados levando em considerao as seguintes variveis: Cores Mquinas a cores empregam mais peas em sua composio, alm dos trs compartimentos de tinta adicionais (CMY Ciano (Azul), Magenta, e Yellow (Amarelo)). A tinta armazenada em receptculos determinados toners, que constituem o principal item de consumo da mquina. Por exigir reposio contnua, os toners tornam-se os principais custos de operao, o que ser melhor explorado adiante. Cilindros e reveladores O funcionamento das impressoras a laser baseia-se na criao de um tambor fotossensvel que, por meio de um feixe de raio laser, cria uma imagem eletrosttica de uma pgina completa, que ser impressa. Em seguida, so aplicados no cilindro (ou tambor), os pigmentos ultrafinos de cor (toner), que aderem apenas s corretivas e preventivas, realizadas por tcnicos

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zonas sensibilizadas. Quando o cilindro passa sobre a folha de papel, o p transferido para sua superfcie, formando as letras e imagens da pgina, que passa por um aquecedor chamado de revelador (ou fusor), o qual queima o toner, fixando-o na pgina. H que se notar, entretanto, que existem diversos outros acessrios (como grampeadores e furadores automticos) que tambm tm grande impacto nos custos de fabricao e operao. No caso dos estudos de reprografia esses mdulos adicionais no foram considerados, pois a maior parte das contrataes (80% em 2008) se referiam a uma utilizao mensal de at 15 mil pginas, volume para o qual no h mquinas economicamente vantajosas com essas caractersticas. Agrupamento em categorias Selecionados os principais critrios de formao de custos, procedeu-se ao agrupamento das diferentes classes de mquinas em conjuntos de caractersticas semelhantes, que pudessem expressar adequadamente um custo mdio de impresso por pgina. O resultado inicial foi a criao de um conjunto de servios levando em considerao a combinao das seguintes categorias de especificaes: Quantidade de Cpias/ms at 2.000 (CORES) > 2.000 (CORES) At 5.500 (PB) Tipo de Equipamento Multifuncionais Preto e Branco Multifuncionais em Cores Impressoras Preto e Branco Impressoras em Cores Velocidade Velocidade at 20 ppm Velocidade de 21 a 50ppm Acima de 50ppm Tamanho do Papel A4

A3

> 5.500 (PB) At 12.000 (PB) > 12.000 (PB)

Este modelo inicial se constituiu na base para os aprimoramentos.

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3.2 Aprimoramento do modelo de reprografia

3.2.1 Identificao dos pontos de melhoria possvel observar pela descrio do modelo que sua complexidade maior reside no fato de haver um grande nmero de combinaes de especificaes possvel, resultando em dificuldades para a realizao da pesquisa de preos e, conseqentemente, na observao de padres de precificao passveis de estruturao coerente. Pela anlise dos padres de contratao constatados em 2008, foi possvel observar grande variao no volume de cpias contratadas, com volumes concentrados em contrataes de at 15 mil pginas mensais.

Distribuio das Contrataes - Amostra

120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0%
5.000 10.000 15.000 20.000 25.000 30.000 35.000 40.000 45.000 50.000 55.000 60.000 65.000 70.000 75.000 80.000 85.000 90.000 95.000 100.000 105.000 110.000 115.000 120.000 125.000 130.000 135.000 140.000 145.000 150.000 155.000 160.000 165.000 170.000 175.000 180.000 185.000 190.000 195.000 200.000 205.000 210.000

Nmero de Cpias Contratadas

Concluiu-se que havia um grande nmero de contrataes de mquinas de baixa capacidade, indicando uma grande disperso do parque de impressoras (grande nmero de postos de impresso). Desta forma, uma das principais definies foi a criao de mais faixas, acrescentando-se novos patamares de preos referenciais. O objetivo seria oferecer mais opes para os contratantes que desejassem contratar menos mquinas com maiores capacidades, incentivando a incorporao de ganhos de escala. No bojo desta alterao tambm foi avaliado o benefcio da incluso de um software de Gerenciamento, que permitisse que mais

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estaes de trabalho estivessem ligadas a uma mquina central, alm de permitir acompanhamento sistemtico dos padres e nmero de impresses, com recursos como definio de cotas por usurio, por exemplo. Outra constatao foi a necessidade de se refinar o clculo dos custos variveis (toner, cilindro e revelador), que careciam de maior coerncia intercategorias de mquinas. Definiu-se a mudana da abordagem de custo varivel por categoria de mquina para custo varivel por porte (baseado no ciclo mensal) e por cores (PB), aps as anlises de preos indicarem a correlao entre preo da impresso por pgina e porte da mquina. A presena ou no dos mdulos scanner e duplex pouco influencia esta relao, pois no esto relacionados a impresso da pgina em si, que ocorre em outra etapa do processo. Por fim, por solicitao dos contratantes foi includo s especificaes dos servios de impresso constantes do Caderno de Serviios Terceirizados o fornecimento de papel, o que de fato interessante no auferimento de ganhos de escopo e que foi incorporada ao modelo.

3.2.2 Interao com os atores envolvidos rgo gestor e contratantes dos servios Uma importante fonte para os aprimoramentos dos cadernos so as pesquisas realizadas junto aos atores envolvidos no processo. O ponto de partida o prprio gestor do caderno, no caso o GATI (Grupo de Apoio Tcnico a Inovao), situado na Secretaria de Gesto do Governo do Estado de So Paulo. Ao longo do ano, so eles os responsveis pelas principais interaes com os usurios dos cadernos de servios terceirizados, operando como uma central de relacionamentos para a qual so direcionadas as dvidas e sugestes a respeito dos contratos de terceirizao de servios. Esta rica interao permite a gerao de uma base de percepes registradas pelos usurios ao longo das contrataes. A se incluem os refinamentos e alteraes nas especificaes dos servios, as sugestes sobre aumento ou reduo do escopo dos servios (como a incluso da opo de servio com papel), as dificuldades observadas no relacionamento fornecedores bem como aquelas de operacionalizao do modelo de contrataes.

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A sensibilidade do GATI, conquistada ao longo dos anos a frente do processo, ento utilizada para a identificao dos pontos prioritrios de melhorias que devem ser endereados nas verses posteriores. Atravs de discusses com os coordenadores da Secretria de Gesto, a equipe de consultores da FIA constri um quadro de diretrizes, que nortearo os prximos passos do aprimoramento. Interao com Fornecedores/Entidades Representativas O mercado de toners amplo e diversificado, abrangendo os prprios fabricantes das mquinas, as empresas profissionalizadas de remanufutura e diversas microempresas, formais e informais. Nas ltimas comum observar a ausncia de gesto de processos e grande variao em termos da qualidade final dos produtos. Com o objetivo de melhor compreender a dinmica do mercado de toners, a FIA procurou identificar um agente que pudesse fornecer uma viso geral do mesmo e agendou uma entrevista de coleta de dados. O Instituto Cssio Rodrigues especializado na disseminao de melhores prticas no mercado de impresso corporativa, desenvolvendo servios de capacitao e consultoria. Dentre estes, destaca-se o da elaborao de uma sistemtica de avaliao de processos de remanufatura de toners, com o objetivo de oferecer um laudo tcnico atestando a qualidade destes processos e do produto final. Por meio da entrevista foi possvel compreender as variaes nos processos produtivos empregados pelas fabricantes, remanufaturadoras e carregadoras de toner, que se traduzem nos preos finais destes produtos. As remanufaturadoras, por exemplo, desmontam, limpam, substituem peas desgastadas e recarregam os toners, seguindo padres de qualidade de processos. Os cartuchos assim denominados remanufaturados custam cerca de 70% do preo dos originais. A grande maioria das empresas, notadamente as informais, apenas realizam a recarga da tinta dos toners, razo pela qual seus produtos chegam a custar at 30% dos valor dos toners originais, com substancial reflexo no nvel de confiabilidade e durabilidade dos mesmos. A entrevista com o Sindicato Nacional das Empresas de Reprografia e Auxiliares confirmou a hiptese aventada anteriormente de que o mercado de impresso muito pulverizado e ainda pouco profissionalizado, razo pela qual no

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existem estatsticas significativas do nmero de empresas atuantes. Estima-se que existam 15 mil empresas formais atuando no mercado do Estado de So Paulo, e 40 mil empresas formais no Brasil. Estas interaes foram importante fonte de confirmao de hipteses, refinamento das especificaes de pesquisa de preos e estabelecimento de premissas de modelagem. importante salientar que estas interaes ocorrem ao longo de todo o processo, no se restringindo apenas a fase de atualizao dos cadernos.

3.2.3 Reviso do modelo de custos A reviso do modelo de custos de reprografia partiu do refinamento do modelo anterior, dadas as novas informaes e requisies priorizadas na fase de identificao dos pontos de melhoria. Os passos descritos a seguir foram levados a cabo sob superviso e constante interao com os Coordenadores da Secretria de Gesto Publica e com os especialistas em modelagem financeira da FIA, o que permitiu um grande enriquecimento das discusses e utilizao de toda a experincia por estes acumulada ao longo da gesto dos estudos tcnicos de servios terceirizados. Passo 1: Base de Dados Foi levantada uma base de dados com todas as caractersticas dos equipamentos e suprimentos de impresso, bem como seus preos e preos dos suprimentos, obtidos nas maiores redes varejistas.

Especificaes

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Passo 2: Agrupamento de mquinas em categorias As mquinas foram ento agrupadas segundo as categorias de interesse, levando em considerao variveis como tipo de mquina (Multifuncional ou Impressora), capacidade de impresso em preto e branco e cores, tamanho de papel (A3 ou A3 e A4) e possibilidade de Duplex Automtico.

Categorias

Passo 3: Determinao dos Custos Fixos Levando-se em considerao os preos dos equipamentos e as premissas de depreciao, custo de capital, manuteno e servios (preventiva, reativa e disponibilizao de suprimentos), apurou-se o custo fixo mensal de cada mquina. Para cada categoria foi traada uma reta de custo fixo, de acordo com as faixas de ciclo mensal das mquinas.

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Ciclo Mensal

Retas do Custo Fixo, de acordo com o ciclo Mensal

Passo 3 Abertura: Determinao dos Custos Fixos A reta de custo fixo formada pela apurao do custo fixo mdio dentro de cada faixa. Os pontos que a formam so definidos pela mdia ponderada do ciclo mensal de acordo com o nmero de mquinas na faixa. O nmero de mquinas para cada Ciclo Mensal nem sempre significativo. A utilizao da reta, no novo modelo, possibilita maior preciso na precificao dentro de cada faixa, pois possvel estabelecer um Custo Fixo para qualquer Ciclo Mensal, respeitados os limites inferiores e superiores da capacidade das mquinas disponveis no mercado.
Categoria
Faixas, para a categoria de mquina Mdia da Faixa

Equao da reta: Mdia do Custo Fixo

CF= (Inclinao)*(Ciclo Mensal)+Constante

Nm. Mquinas

Md ia de preo d as. Mquinas para a md ia ponderada da faixa

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Existe uma correlao entre a velocidade da mquina e seu Ciclo Mensal (ex.: 20 pginas por minuto X 60 minutos X nmero de horas de funcionamento mensal = Ciclo Mensal). Esta correlao, no entanto, nem sempre ntida. De forma conservadora, utilizou-se as variaes mais significativas entre as 3 faixas, coerentes com a correlao PPM X Ciclo Mensal. Como o modelo tem 2 faixas (at 21 ppm e outra que agrupa as duas faixas superiores de 21 a 50 ppm), a variao foi multiplicada por 2. Logo, para determinar a mquina ideal para a faixa de velocidade superiora foi utilizado o custo fixo (proveniente da reta de Custo Fixo) de uma mquina 60% superior em Ciclo Mensal. Assim foi possvel trazer as diferenas de preos a um denominador comum.
Ciclo Mensal de 20.001 50.001 100.001 a 20.000 50.000 100.000 300.000

4 faixas de
Faixas Quant Ciclo Mensal A 37 B 27 C 18 D 16 Total 98

PPMs de 0 22 41 a 21 40 65 Total faixa 1 2 3 Quant % 40 47 11 98 mdia Ciclo/ Faixa 26.035 56.894 202.273 95.067

PPM X Ciclo Mensal

70 60 50 40 30 20 10 y = 0,000x + 19,61 R = 0,550

3 faixas de ppm

41% 48% 11% 100%

Ciclo Mensal X PPM de 0 22 41 0 22 41 0 22 41 0 22 41 a Faixa Ciclo 21 A 40 A 65 A 21 B 40 B 65 B 21 C 40 C 65 C 21 D 40 D 65 D Faixa PPM 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Faixa Combo A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 D1 D2 D3 Total Mdia de Ciclo por Quant % Faixa de PPM 21 21% 11.533 16 16% 14.000 0 0% N/ D 16 16% 37.138 10 10% 42.500 1 1% 50.000 3 3% 68.333 15 15% 74.000 0 0% N/ D 0 0% N/ D 6 6% 152.500 10 10% 217.500 98 Variaes X 2 Mudanas consideradas de faixa Mdia Final 21% 43%

50.000 100.000 150.000 200.000 250.000 300.000 350.000

18%

35%

43%

85%

54%

12 faixas de combinadas

Valor mdio de variao entre a primeira e a terceira faixa

Passo 4: Determinao dos Custos Variveis As curvas de custo varivel, por sua vez, foram formadas utilizando-se os custos de toner, cilindro e revelador de todas as mquinas. Foram obtidas apenas duas curvas de custo: uma para toners Preto e Branco e outra para toners Coloridos. As curvas so decrescentes de acordo com o porte da mquina.

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Ciclo Mensal

O direcionador do custo varivel o porte das mquinas. As mquinas maiores apresentam rendimentos superiores aos das mquinas menores, na mdia. Os outliers de custo varivel foram ento retirados para a construo da curva, tanto PB quanto colorida.
Ex: Toner PB
Faixas, para variaes no porte da mquina

Mdia da Faixa

Equao da curva: Mdia dos Custo Variveis

CV= Constante1*LN*(Quant. de de Cpias)+Constante2

Nm. Mquinas

Passo 5: Consolidao e Determinao dos Preos Finais Para cada quantidade de cpias, determinou-se ento o porte de mquina ideal (com base no que existe no mercado, com as especificaes predeterminadas). O custo desta mquina foi obtido da reta de custo fixo da categoria correspondente. O mesmo foi feito para o custo varivel. A cada um destes custos foi adicionado o B.D.I. (Benefcio e Despesas Indiretas), representativo das despesas com administrao, impostos e a margem de lucro mdio do setor. O valor obtido foi o CUSTO FIXO para cada mquina e o CUSTO VARIVEL para a quantidade de cpias.

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A mquina ideal para uma velocidade superior f oi obtida pela correlao PPM X Ciclo Mensal PPMs superiores exigem mquinas maiores (entre as faixas, cerca de 60%)

3.2.4 Resultados O trabalho de simulao resultou na criao de 150 novos servios de impresso e reprografia que visam atender com maior eficincia econmica as demandas dos diversos rgos pblicos do Estado de So Paulo que se utilizam desse tipo de servio, considerando as seguintes caractersticas de contratao:
Quantidade de Cpias/ms at 5.000 Tipo de Equipamento Multifuncionais Preto e Branco Multifuncionais em Cores Impressoras Preto e Branco Impressoras em Cores Tamanh Velocidade o do Papel Velocidade at 21ppm Velocidade de 22 a 50ppm Acima de 50ppm A4 Fornecimento do Papel Com fornecimento de papel Sem A3 fornecimento de papel Utilizao de Software de Gerenciamento Com Software de Gerenciamento Sem Software de Gerenciamento

de 5.001 a 10.000 de 10.001 a 20.000 de 20.001 a 50.000 acima de 50.000 de 50.000 at 100.000 acima de 100.000

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Com a criao das curvas de custos foi possvel refinar a coerncia interna do modelo, na medida em que se desenvolveram apenas duas curvas de custo varivel (para mquinas PB e coloridas) e oito retas de custos fixos, que refletem o padro de comportamento de preos das categorias de mquinas analisadas.

Modelo anterior

At 250k At 50k At 10k Ciclo Mensal

Novo Modelo

A compilao de todo Estudo resultou na publicao, em Setembro de 2009, do novo Estudo de Servios de Impresso e Reprografia Corporativa, por meio do Grupo de Apoio Tcnico Inovao GATI, vinculado a Secretaria de Gesto Pblica (SGP), estudo esse que contou com o apoio tcnico da Fundao Instituto de Administrao (FIA).

3.3 Estudo do comportamento de preos dos servios de reprografia

O objetivo desta etapa do trabalho produzir informaes que auxiliem no aprimoramento dos estudos tcnicos dos servios terceirizados, atravs de uma metodologia de monitoramento e avaliao. Segundo (TEXEIRA, H. J.; SALOMO S. M.; TEXEIRA C. J., 2010) o desempenho avaliado e um feedback (informao de acompanhamento de resultados ou de comportamento de um indicador) fornecido para as reas, visando a sua melhoria e permitindo que se coloquem em prtica aes destinadas a solucionar possveis lacunas identificadas. O acompanhamento das contrataes atravs dos ferramentais de TI, ou seja, bases de dados contendo os registros dos processos de contratao e de gerenciamento dos contratos, permite a Administrao Publica avaliar a evoluo nos descontos mdios e acompanhar a economia obtida pela contratao dos servios terceirizados especificados Estudos Tcnicos.

22

No caso da Impresso e Reprografia Corporativa o estudo de comportamento de preos do caderno teve a funo de auxiliar no levantamento das necessidades de alteraes dos servios, alm de apontar o comportamento na fase de contratao dos servios, observando os descontos mdios obtidos nos preges dos servios de impresso e reprografia e os preos ofertados durante pelos fornecedores que venceram os preges do ltimo ano. Alm do estudo do comportamento de preos, foi realizado no incio do ano de 2010 um estudo detalhado do comportamento dos preges e contratos celebrados, aps a publicao do novo Estudo dos Servios Terceirizados de Impresso e Reprografia Corporativa, para monitorar e avaliar a adeso do novo modelo, pelos rgos contratantes, bem como, a aceitao por parte dos fornecedores desse tipo de servios.

3.3.1 Viso geral da avaliao dos servios de impresso e reprografia

Partindo da premissa do aprimoramento contnuo o primeiro passo da avaliao dos servios de impresso e reprografia foi verificar as bases de dados referentes s contrataes dos diversos tipos de servios de impresso corporativa executado pelos rgos da administrao pblica do Estado de So Paulo. A consulta a base de dados foi composta da verificao nas duas bases oficiais, alocadas nos servidores da PRODESP, Companhia de Processamento de Dados do Estado de So Paulo, sendo elas, a saber: Base de Dados dos Preges, disponibilizado atravs do site www.pregao.sp.gov.br

23

Pgina Inicial do site www.pregao.sp.gov.br

Base de Dados dos Servios Terceirizados, disponibilizado atravs do site www.tercerizados.sp.gov.br

Pgina Inicial do site www.terceirizados.sp.gov.br

24

Viso da Consulta dos Contratos Terceirizados

A partir do levantamento uma srie de dados registrados foi extrada de ambas as bases (Prego e Terceirizados) com o intuito de identificar quais dos servios de impresso e reprografia mais contratados, mediante a modalidade do prego, foram executados ao longo do perodo de 2008 e 2009. De posse dos dados referentes aos preges e aos contratos iniciou-se a anlise dos dados a fim de se entender qual o comportamento do processo de contratao dos servios, realizado atravs de licitaes no formato de preges de dois tipos presenciais e eletrnicos, bem como, verificar o comportamento dos preos dos servios contrato, a partir dos registros de monitoramento da execuo dos contratos de servios terceirizados. Dessa maneira o estudo foi dividido em duas partes: a primeira que estuda o comportamento do processo de contratao e a segunda que avalia o comportamento dos preos dos servios contratados. O Estudo do Comportamento de Preos tem ainda como foco, a verificao dos preos referenciais e dos preos contratados, parametrizados atravs da especificao detalhada dos servios em termos de volume contratado.

3.3.2 Estudo do comportamento do processo de contratao

A anlise do comportamento do processo de contratao teve como objetivo identificar quais foram os descontos obtidos nos valores referenciais, os prazos envolvidos durante a realizao dos preges, o nmero de credenciadas e a sua correlao com os descontos apurados e por fim a recomendao quanto aos prazos dos futuros contratos.

25

Relao entre o preo negociado e o preo referencial

O Parmetro central do estudo do comportamento dos preges esta representado na relao matemtica existente entre o preo negociado, ou seja, aquele que ser pago a partir da contratao do servio, com o preo referencial oriundo do Estudo Tcnico dos Servios Terceirizados. Assim, a relao preo negociado pelo preo referencial, que no presente estudo chamada de N/R, a premissa para a anlise do comportamento dos preges. Com base do resultado da relao N/R, verificou-se quais foram os preges cujo, resultados encontravam-se dentro da faixa considerada pelo GATI como satisfatria (8% a 13% de desconto sobre o preo referencial), ou seja, os preges com relao N/R de valores entre 0,87 e 0,92.

Classificao dos Preges

Abaixo da Faixa Ideal Faixa Ideal de Desconto Acima da Faixa Ideal 55 7 23 65% 8% 27%

Total Preges 2008

85

100%

26

O mesmo estudo da distribuio das relao N/R foi realizado para o ano de 2009, contudo foi dividido em duas partes; uma at o ms de Agosto de 2009 e outra a aps o ms de Agosto de 2009, data da publicao do Estudo de aprimoramento.

Classificao dos Preges Jan. a Ago. 2009

Abaixo da Faixa Ideal Faixa Ideal de Desconto Acima da Faixa Ideal 58 4 22 69% 5% 26%

Total Preges 2009

84

100%

O comportamento da distribuio da relao N/R, apurando-se assim, descontos similares de um ano para outro, fato que pode ser explicado devido a manuteno do Estudo durante a maior parte do ano de 2009, posto que o Estudo aprimorado foi publicado no ms de Agosto de 2009, resultando em apenas 4 meses de aplicao.

27

Classificao dos Preges Set. a Dez. 2009

Abaixo da Faixa Ideal Faixa Ideal de Desconto Acima da Faixa Ideal 17 3 8 61% 11% 28%

Total Preges 2009

28

100%

Em linhas gerais observou-se pouca variao no comportamento da relao N/R nas trs abordagens de estudos dos preges, contudo destacou-se o fato do aumento em termos percentuais dos Preges, dentro da Faixa considerada ideal de descontos, uma vez que a partir da adoo do Estudo aprimorado dos servios de impresso tal ndice passou de 5% para 11%.

Prazos de execuo dos preges

Outro ponto importante do processo de contratao dos servios a ser avaliado com relao aos prazos mdios de durao do pleito licitatrio, principalmente quanto a comparao dos dois tipos de preges praticados no Estado de So Paulo, ou seja, preges eletrnicos e presenciais. Tal anlise importante por se tratar de um objetivo legal e estratgico da administrao pblica paulista a realizao de 100% dos preges do tipo eletrnico, a fim de se garantir maior agilidade, segurana e economicidade.

28

Prazo Mdio Preges 2008 Modo de Execuo Quantidade Preges % Publicao at Abertura (dias)
Eletrnico Presencial 123 35 78% 22% 16 14

Abertura at Homologao (dias)

9 7

TOTAL

158

100%

29

Modo de Execuo

Quantidade Preges
101 14

Prazo Mdio Preges 2009 % Publicao at Abertura Abertura at Homologao

11 8

Eletrnico Presencial

88% 12%

16 14

TOTAL

115

100%

30

Do estudo dos prazos do processo de contratao dos servios de Impresso, o que se pode observar o aumento do uso do Prego Eletrnico do ano de 2008 para 2009 da ordem de 10%, consolidando o uso desse instrumento, conforme diretriz do Governo do Estado, contudo observa-se que os prazos mdios dos preges presenciais so mais expeditos quando comparados com os prazos dos preges eletrnicos. Tal fenmeno pode ser explicado devido a transio para ferramenta eletrnica, aliado ao fato da migrao do modo presencial para o eletrnico, ainda, no ter chegado a completude.

Recomendao de prazos contratuais

Um parmetro importante para a gesto dos contratos terceirizados a durao que os mesmos devem ter, o Governo do Estado de So Paulo possui uma diretriz para que sejam executados contratos com 15 meses de durao. O objetivo de fixar um prazo padro de 15 meses para os contratos se explica pois, nesse caso ser possvel a sua prorrogao, desde que previsto em clusula especfica, por iguais e sucessivos perodos at o limite legal de 60 (sessenta) meses, prazo este que ainda poder ser excepcionalmente prorrogado em at mais um perodo de 12 (doze) meses desde devidamente justificada sua necessidade e com autorizao expressa da autoridade superior (GATI, 2010). Frente a tal recomendao jurdica a verificao dos prazos previstos nos editais dos preges dos servios de impresso foram verificados para os Preges do ano de 2008 e repetido para o ano de 2009. Em ambos os anos o que observa que na maioria dos preges foi respeitado o prazo contratual de 15 meses, ademais nos casos onde os prazos foram superiores, todos foram feitos com valores mltiplos de 12 ou 15 meses, seguindo as recomendaes jurdicas para a contratao de servios terceirizados.

31

32

3.3.3 Estudo da concorrncia entre fornecedores e os descontos mdios apurados no preges

O objetivo dessa correlao tridimensional verificar em termos mdios a hiptese de que quanto maior o nmero de empresas credenciadas maiores so os descontos apurados dos preos negociados em relao aos preos referenciais. Para tanto o grfico abaixo apresenta trs variveis, sendo elas: No eixo Horizontal Nmero de credenciadas por prego No eixo vertical principal ( esquerda) Freqncia de recorrncia de preges com determinado nmero de credenciadas No eixo vertical secundrio ( direita) Mdia da relao Preo Negociado/Preo Referencial, apurada para cada grupo de preges em funo do nmero de credenciadas.

33

Atravs da anlise tridimensional dos Preges de Servios de Impressoras e Reprografia observa-se atravs da reta mdia que a medida que se aumenta o nmero de empresas concorrente maiores foram os descontos em termos mdios. Tal comportamento da reta mdia ocorreu nos dois anos em que se aplicou ou estudo, contudo, ainda no foi possvel medir o impacto do aprimoramento do estudo no comportamento da concorrncia.

3.3.4 Estudo do comportamento dos contratos

O aprimoramento do estudo dos servios de impressa acabou por gerar 150 novos servios com parmetros mais prximos das prticas dos mercados, tais servios passaram a ser contratados a partir de agosto de 2009, data da publicao do caderno, assim foi elaborado, com base nos novos parmetros tcnicos, uma anlise detalhada dos servios de impresso e reprografia contratados aps a publicao do caderno.

34

Viso geral dos contratos e servios celebrados aps a publicao do aprimoramento do estudo de impresso e reprografia
A partir da publicao do novo estudo todos os contratos dos servios de impresso passaram a obedecer as especificaes e preos referenciais estabelecidos nos novos servios. O primeiro passo foi identificar na base de dados quantos foram os contratos e servios celebrados. Foram identificados 13 novos contratos e 41 servios celebrados, dos quais 5 contratos foram reclassificados, ou seja, tiveram os seus preos e especificaes adaptadas ao novo estudo, em especial quanto os preos referenciais, e 8 contratos celebrados j totalmente baseados no novo modelo estabelecido pelo estudo aprimorado.

No bojo dos 5 contratos reclassificados foram identificados a contratao de 21 servios especificados, enquanto que nos 8 contratos celebrados no novo modelo foram identificados 20 servios de impresso e reprografia. Da anlise dos 41 servios contratados entre os meses de setembro e dezembro de 2009, verificou que 30 dos 150 servios especificados foram contratados pelos rgos da administrao pblica um ndice de utilizao de 20% dos novos servios especificados

35

Dentre os novos servios aqueles que mais vezes contratados foram: cod-20003002 Impresso e Reprografia Corporativa sem papel Multifuncionais Preto e Branco (Velocidade at 21ppm) at 5.000 cpias/ms mquina A4 [VALOR VARIVEL] cod-20003001 Impresso e Reprografia Corporativa sem papel Multifuncionais Preto e Branco (Velocidade at 21ppm) at 5.000 cpias/ms mquina A4 [VALOR FIXO] Outra anlise feita foi quanto a classificao dos 41 servios identificados, ou seja, qual a quantidade de servios cujo critrio de medio varivel (cpias/ms) e quantos o critrio de medio um valor fixo (mquinas/ms)

Em termos de valores totais os 13 contratos celebrados nos 3 primeiros meses aps a publicao do Aprimoramento do Estudo de Impresso e reprografia resultou nos seguintes valores:

36

Quantidade Totais
Valor Varivel (Cpias/ms) Valor Fixo (Mquinas/ms) 323.058 558

Utilizao do estudo aprimorado quanto as suas especificaes

O objetivo dessa anlise foi verificar dentre os parmetros tcnicos que compe o Estudo aprimorado, como eles foram utilizados nos primeiros contratos baseados no novo modelo.

Dentre as especificaes tcnicas bsicas constantes do estudo, verificou-se que as multifuncionais Preto e Branco foram as mquinas mais vezes contratadas.

37

Em termos de velocidade os rgos pblicos contratantes escolheram mquinas de menor ou de velocidade intermediria, no sendo identificadas contrataes de mquinas com velocidade acima de 50 ppm.

Da escolha do tamanho de papel, observa-se a maior contratao de papel do formato A4, contudo o uso de papel A3 est presente mesmo com o nmero reduzido de contratos

38

Em termos da contratao das faixas de cpias observou-se a utilizao de faixas com acima de 50.000 Cpias/ms, porm as menores faixas foram aquelas utilizadas com maior freqncia.

Quanto a possibilidade do fornecimento de papel, novidade incorporada no aprimoramento do estudo, apesar da maioria dos servios serem contratados sem o fornecimento de papel, nos primeiros 3 meses de utilizao do novo modelo observa-se o uso de servios que incluem o fornecimento de papel como responsabilidade da empresa contratada.

39

Finalmente

da

verificao

dos

41

servios

contratado

com

as

especificaes do estudo aprimorado, observou-se a existncia dentro desse grupo analisado de 13 servios que alm dos servios conforme a especificao do caderno foram contratados os servios de operador de mquinas de reprografia. No caso de ser percebida atravs do monitoramento dos contratos a existncia de mais casos como esse, onde operadores so contratados, tal novidade poder ser incorporada nos prximos estudos.

3.3.5 Estudo do comportamento dos preos dos servios mais significativos

O estudo do comportamento dos preos tem a funo de refletir a execuo dos contratos tendo como foco d anlise a comparao dos preos executados em comparao com os preos referenciais estabelecidos pelo Caderno de Servios Terceirizados de Impresso e Reprografia Corporativa.

Descrio do estudo do comportamento de preos dos servios de impresso e reprografia

O presente estudo visa verificar a distribuio dos preos atravs do tratamento estatstico das informaes referentes aos contratos dos servios terceirizados de impresso e reprografia celebrados entre os fornecedores desses tipos de servios e os diversos rgos do Governo do Estado de So Paulo.

40

O referido tratamento estatstico corresponde ao Clculo da Mediana, 1o e 3o Quartil, o qual permite a primeira anlise do Comportamento dos Preos Contratados. Onde:

Mediana: o nmero no centro de um grupo de nmeros, isto , uma

metade dos nmeros possui valores maiores do que a mediana e a outra metade possui valores menores.

Quartil: Na estatstica descritiva, um quartil qualquer um dos trs

valores que divide o conjunto ordenado de dados em quatro partes iguais, e assim cada parte representa 1/4 da amostra ou populao. Assim, no caso de uma amostra ordenada:

1o Quartil: o valor referente aos primeiros 25% da amostra ordenada,

ou seja, o 25 percentil;

2o Quartil (mediana): o valor at ao qual se encontra 50% da

amostra ordenada (numericamente igual mediana), ou seja, o 50 percentil;

3o Quartil: valor a partir do qual se encontram 25% dos valores mais

elevados da amostra, ou ainda, 75% da amostra ordenada, ou seja, o 75 percentil A segunda anlise do estudo apresenta a comparao dos valores de servios contratados, com valores os valores referenciais de cada tipo de servios, a qual permite verificar de forma agregada qual foi a margem negociada nos contratados da cada tipo de servio analisado. A comparao dos preos praticados com os preos referenciais permite tambm se fazer projees de economia ou despesas a serem alcanadas com a situao contratual de cada tipo de servio. A projeo de economia ou despesas funciona como um indicador de desempenho que serve para a avaliao do uso dos servios, cujo resultado pode apontar a economicidade alcanada com uso da especificao do servio, indicar a necessidade de aprimoramentos a fim de corrigir eventuais distores ou gerar economias mais efetivas na contratao do servio terceirizados ou ainda indicar a necessidade de renegociao dos contratos com os fornecedores.

41

a) Apresentao do Estudo de Comportamento de Preos dos Servios de Impresso e reprografia Mais Significativos do ano de 2008.
Dentre os servios de impresso e reprografia contratados durante o ano de 2008 o mais significativo em termos de nmero de contratos foi o servio de impresso e reprografia corporativa multifuncionais preto e branco (velocidade at 20ppm) acima 5.500 cpias/ms papel A4, Of.II e A3, tanto para o valor fixo como para os valores variveis. O estudo do comportamento dos preos elaborado para tal servio foi composto dos seguintes elementos: Diagrama de Disperso dos Valores Contratados. Margem de Desconto em relao ao Preo Referencial (Preo x Contratos); Resultado Financeiro Consolidado em funo do Total Contratado (em Reais)

Anlise

do

comportamento

do

servio

de

impresso

reprografia

multifuncionais preto e branco (velocidade at 20ppm) acima 5.500 cpias/ms papel A4, Of.II e A3 valor varivel

42

Dados Descritivos Valor Referencial Mediana 1o Quartil 3o Quartil Mximo Mnimo Unidade de Medida

Em R$ 0,04 0,07 0,06 0,08 0,08 0,04 cpia/ms

Distribuio dos Contratos Acima 3o Quartil Entre o 1o e 3 o Quartil Abaixo 1o Quartil Total 31 contratos 45 contratos 44 contratos 120 contratos

Dessa anlise, verificam-se aqueles preos acima do terceiro quartil, que devero passar por uma anlise mais criteriosa, bem como, aqueles abaixo do primeiro quartil, a fim de constatar se no existem distores evidentes, quanto ao preo praticado e a qualidade dos servios prestados.

A margem negociada para o servio de Impresso e Reprografia Corporativa Multifuncionais Preto e Branco Velocidade at 20ppm acima 5.500 cpias/ms Papel A4, Of.II e A3, s aparece efetivamente a partir do valor de R$ 0,04, demonstrando assim um nmero considervel de contratos com valores variveis de impresso acima do preo referencial estabelecido pelo caderno de servios terceirizados. Apesar do nmero de contratos acima do preo referencial a anlise da projeo do resultado financeiro para o servio foi positiva, posto que os descontos conquistados para os contratos abaixo do 3. quartil superam os valores acima do preo referencial observados na anlise da margem de desconto, conforme pode ser observado a seguir:

43

Projeo de Resultado Financeiro

Quantidade. Estimada (Preo Referencial) Quantidade. Efetivamente Medida

Ms
R$ 151.601,64 R$ 136.219,53

Ano
R$ 1.819.219,68

%
100%

R$ 1.634.634,36 89,85%

Resultado Financeiro (Projetado)

R$ 15.382,11

R$ 184.585,32

10,15%

Para este servio observa-se a projeo de uma economia de 10,15%, ou seja, com o uso dos cadernos para determinar o preo mximo a ser pago, aliada a eficincia da negociao, observa-se uma projeo de economia no valor de R$ 184.585,32 por ano para os cofres do Estado, com o pode ser observado no grfico abaixo.

44

Anlise

do

comportamento

do

servio

de

impresso

reprografia

multifuncionais preto e branco (velocidade at 20ppm) acima 5.500 cpias/ms papel A4, Of.II e A3 valor fixo

Dados Descritivos Valor Referencial Mediana 1o Quartil 3o Quartil Mximo Mnimo Unidade de Medida

Em R$ 247,07 240,00 180,00 247,00 247,07 78,50 Mq./ms

Distribuio dos Contratos Acima 3. Quartil Entre o 1. e 3. Quartil Abaixo 1o Quartil Total 14 contratos 47 contratos 20 contratos 81 contratos

Da anlise da disperso dos valores contratados apesar da existncia de valores acima do 3o quartil, no foram observados valores acima do preo referencial, fato que indica a economicidade na contratao dos servios.

45

A margem negociada para os valores fixos do servio de Impresso e Reprografia Corporativa Multifuncionais Preto e Branco Velocidade at 20ppm acima 5.500 cpias/ms Papel A4, Of.II e A3, encontra-se representada pela parte em azul mais claro do grfico, pode-se notar tambm a no existncia de valores superiores ao valor referencial do servio Pode-se notar tambm que os contratos entre o 1. e 3. quartil so responsveis por gerar uma economia da ordem 23,18% sobre o preo referencial, como pode ser observado na projeo apresentada logo abaixo.

Projeo de Resultado Financeiro

Quantidade. Estimada (Preo Referencial) Quantidade. Efetivamente Medida

Ms
R$ 77.827,05 R$ 59.789,49

Ano
R$ 933.924,60 R$ 717.473,88

%
100% 76,82%

Resultado Financeiro (Projetado)

R$ 18.037,56

R$ 216.450,72

23,18%

46

a) Apresentao do estudo de comportamento de preos dos servios de impresso e reprografia mais significativos do ano de 2009
Para a manuteno da sistemtica do aprimoramento contguo adotada para o desenvolvimento dos Estudos dos servios terceirizados elaborou-se o estudo com a anlise do comportamento dos preos dos servios mais contratados 3 meses aps a publicao do caderno com o estudo aprimorado.

Anlise do comportamento do servio de impresso e reprografia impresso e reprografia corporativa sem papel multifuncionais preto e branco (velocidade at 21ppm) at 5.000 cpias/ms mquina a4 valor varivel

47

Dados Descritivos Valor Referencial Mediana 1o Quartil 3o Quartil Mximo Mnimo Unidade de Medida

Em R$ 0,08 0,07 0,06 0,08 0,08 0,04 Cpia/ms

Distribuio dos Contratos Acima 3 Quartil Entre o 1 e 3 Quartil Abaixo 1o Quartil Total 2 contratos 2 contratos 2 contratos 6 contratos

Da primeira verificao do comportamento de preos dos servios aps o aprimoramento dos estudos verificou-se a no existncia de preos acima do preo referencial e preos contratados com significativo desconto de 50%.

Pela anlise da margem consolidada observa-se que os servios geram economia para administrao pblica, contudo, o tamanho reduzido da amostra indica apenas uma tendncia, a contratao de mais servios ao longo do ano poder trazer anlises mais consistentes.

48

Projeo de Resultado Financeiro

Quantidade. Estimada (Preo Referencial) Quantidade. Efetivamente Medida

Ms
R$ 4.360,00 R$ 2.585,00

Ano
R$ 52.320,00 R$ 31.020,00

%
100% 59,29%

Resultado Financeiro (Projetado)

R$ 1.775,00

R$ 21.300,00

40,71%

Para esses 6 contratos com base no estudo aprimorado a economia projetada ao longo do ano ser de R$ 21.300,00.

3.3.6 Estudo das curvas de fornecedores

Com base na viso Servio Estado do site www.terceirizados.sp.gov.br, pode-se observar as distribuies dos valores contratados dos servios de Impresso e Reprografia, verificando assim o comportamento desse mercado com foco nos fornecedores. O objetivo dessa anlise verificar se existe concentrao do mercado, podendo auxiliar no processo de gesto da contratao de servios terceirizados.

49

a) Apresentao do estudo da curva de fornecedores dos servios de impresso e reprografia ano base 2008
A consulta a base de dados utilizada para a construo da curva de fornecedores, tem como base o valor atualizado dos contratos de todos os servios de impresso e reprografia. Desta maneira, no caso do fornecedor possuir um ou diversos contratos, o valor contratado corresponde ao valor agregado que um determinado fornecedor de servios de impresso e reprografia tem com a administrao pblica.

A adoo de tal mtodo possibilita verificar com preciso a real participao do fornecedor no mercado de prestao dos servios terceirizados de impresso e reprografia ofertada pelo governo do estado de So Paulo. Na tabela a seguir so apresentadas as empresas do Grupo A da Curva ABC de Valores Contratados Ano base 2008 dos Servios de Reprografia.

50

Fornecedor
Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Empresa 4 Empresa 5 Empresa 6 Empresa 7 Empresa 8 Empresa 9

Valor Acumulado dos Contratos

19.525.230,95 12.243.569,14 7.341.376,75 6.652.420,90 4.115.895,44 3.716.533,67 3.262.231,68 2.492.761,53 2.086.015,52

% Quantidade Acumulada
23,86% 38,82% 47,79% 55,92% 60,95% 65,49% 69,47% 72,52% 75,07%

Para os valores contratados em servios de impresso e reprografia durante o ano de 2008, o que se verificou foi que 11,84% das empresas fornecedoras detm 75,07% dos valores contratados.

b) Apresentao do estudo da curva de fornecedores dos servios de impresso e reprografia ano base 2009

51

Na tabela a seguir so apresentadas as empresas do Grupo A da Curva ABC de Valores Contratados Ano base 2009 dos Servios de Reprografia,

Fornecedor
Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Empresa 4 Empresa 5 Empresa 6 Empresa 7 Empresa 8 Empresa 9

Valor Acumulado dos Contratos

19.645.869,43 13.650.927,24 8.811.468,97 7.153.844,89 4.115.895,44 3.913.251,80 3.038.059,17 2.900.075,34 2.086.015,52

% Quantidade Acumulada
23,14% 39,23% 49,61% 58,04% 62,88% 67,49% 71,07% 74,49% 76,95%

Para os valores contratados em servios de impresso e reprografia durante o ano de 2009, o que se verificou foi que 11,69% das empresas fornecedoras detm 76,95% dos valores contratados.

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4 CONCLUSES

A iniciativa de contratao de servios terceirizados por parte da administrao pblica visa atender as demandas de um estado mais eficiente no atendimento dos anseios da sociedade. Ao lanar mo de um processo participativo no estudo de especificaes e modelagem de custos, o poder pblico se insere numa tica pluralista de busca de consenso, o que s traz vantagens para o aperfeioamento da gesto pblica. Os estudos, por sua vez, so importantes indutores do desenvolvimento de novas tecnologias de gesto administrativa, capitaneando as iniciativas de inovao tcnica e gerencial no mbito de todo o aparato de governo. O resultado o melhor atendimento do interesse pblico, revelado nas economias e no aumento de qualidade verificados nas contrataes pblicas. A padronizao advinda dos estudos, por sua vez, permite a ampliao do corpo de servios terceirizados passveis de serem pregoados eletronicamente, reduzindo os custos de transao totais imputados ao processo de contratao. O uso da Gesto do Conhecimento e das ferramentas de TI na gesto do processo de contratao de servios terceirizados promove a participao dos contratantes e fornecedores, bem como a identificao de tendncias e a anlise de comportamentos que constituem importante insumo para o aprimoramento contnuo, resultando em mais agilidade, segurana e economicidade para a administrao pblica. O estudo de impresso e reprografia fruto deste processo, trazendo novidades importantes como o refinamento das especificaes dos equipamentos, redimensionamento das faixas de impresso e introduo de novos servios (como o fornecimento de papel), todos estes visando a ampliao das opes de servios e reduo dos nveis de gastos. No obstante, devemos voltar nossa ateno para a importncia que assume o aprimoramento contnuo. Sem o mesmo, corre-se o risco de, com o passar do tempo, termos em mos um modelo anacrnico, com premissas desatualizadas, originando deficincia no atendimento dos contratantes e ausncia de ganhos incrementais. evidente que a isso se deve contrapor a necessidade de estabilizao dos estudos, sem a qual a gesto do processo de contratao tambm prejudicada. A boa gesto, portanto, deve ser capaz de balancear estes dois aspectos, criando um ambiente estvel mas sempre inovador.

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5 REFERNCIAS

GATI Grupo de Apoio Tcnico Inovao Secretaria de Gesto Pblica [Online] Disponvel na Internet via WWW URL: <http://www.cadterc.sp.gov.br/estudos/estudo. php?c=14>. Acesso em: 26 jan. 2010. GATI Grupo de Apoio Tcnico Inovao Secretaria de Gesto Pblica [Online] Disponvel na Internet via WWW URL: <http://www.cadterc.sp.gov.br/portal.php/ cadastro_recomendacoes_juridicas>. Acesso em: 29 jan. 2010. TEXEIRA, H. J.; SALOMO S. M.; TEXEIRA C. J. Fundamentos da administrao: a busca do essencial. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. VOLUME 14 PRESTAO DE SERVIOS DE IMPRESSO E REPROGRAFIA CORPORATIVA. Verso Jul/09 Rev. 02 Ago/09. So Paulo: GATI Grupo de Apoio Tcnico Inovao Secretaria de Gesto Pblica, 2009.

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AUTORIA Bruno Borges Consultor de projeto na Fundao Instituto de Administrao (FIA). Endereo eletrnico: no disponibilizou e-mail Rodolfo Victrio Carvalho Guido Consultor de projeto na Fundao Instituto de Administrao (FIA). Endereo eletrnico: rodolfov@fia.com.br; rvcguido@hotmail.com Horcio Jos Ferragino Coordenador de Projetos do Grupo de Apoio Tcnico a Inovao (GATI) da Secretaria de Gesto Pblica do Governo do Estado de So Paulo. Endereo eletrnico: no disponibilizou e-mail Hlio Janny Teixeira Professor da Faculdade de Economia e Administrao da Universidade de So Paulo (FEA/USP) e coordenador de equipe de consultoria da Fundao Instituto de Administrao (FIA). Endereo eletrnico: no disponibilizou e-mail