INTRODUCCION

El presente Manual se constituye, para la oficina Asesora de Control Interno en una herramienta bsica y fundamental para el mejoramiento en el cumplimiento de sus funciones, especialmente en las relacionadas con la evaluacin del sistema, contiene las polticas generales y procedimientos para la obtencin de resultados. Contiene criterios para la evaluacin de riesgos generales y especficos, que pueden surgir en este proceso, sus objetivos, pruebas y guas metodolgicas en las diferentes reas auditadas. Esto nos permitir determinar la confiabilidad, calidad y eficiencia del sistema y el nivel de cumplimiento de esta prescripcin constitucional. La evaluacin del sistema de Control Interno permitir emitir conceptos tcnicos respecto a la calidad y eficiencia de las actividades pblicas en la proteccin de activos, registros confiables y oportuno de las transacciones financieras y la existencia de adecuados niveles de autoridad, responsabilidad y delegacin, as como en lo referente a las polticas, planes, programas y proyectos de la Administracin Pblica.

MARCO LEGAL Con la Constitucin Poltica del 4 de julio de 1991 se da un vuelco total en materia de control Fiscal en Colombia. Aboli definitivamente el control previo y perceptivo, determinando que este se ejercer en forma posterior y selectiva. Consagra, igualmente el control financiero, de gestin y de resultados fundado en los principios de eficiencia, eficacia, economa, equidad y valoracin de costos ambientales. La Ley 87 de noviembre 29 de 1993 artculo 9, determin que Las oficinas de coordinacin del control interno son las encargadas de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando a la direccin en la continuidad del proceso administrativo, la revalidacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. La citada ley responde a los principios consagrados en la Constitucin Poltica, la cual dedica los artculos 209 y 269 al Control Interno. Finalmente, el 20 de mayo de 2005 y mediante Decreto 1599 se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 para todas las entidades que contempla el Art. 5 de la Ley 87 de 1.993.

OBJETIVO DEL MANUAL a. Dotar a la Administracin Municipal de Calarc, de un instrumento que describa y unifique los procedimientos utilizados por la oficina Asesora de Control Interno para realizar las auditorias en las diferentes reas, as como la evaluacin al sistema de Control Interno. b. Estandarizar una metodologa gil y eficiente en toda la Administracin para conceptuar sobre la calidad, nivel de confianza, eficacia y eficiencia del sistema de Control Interno establecido en el Municipio. c. Dotar al Municipio de Calarc de un mecanismo que permita hacer una adecuada planificacin cuando se programen visitas para evaluar el sistema de Control Interno.

CAMPO DE APLICACIN Todo sistema de Control Interno se fundamenta en la teora que el control es una funcin que hace parte del proceso administrativo. Se asume que el proceso administrativo est integrado por las etapas de direccin, planeacin, organizacin, ejecucin, evaluacin, seguimiento y control. Todo lo descrito en el presente manual, ser aplicado a las diferentes reas de la administracin central, en sus diferentes aspectos de control tanto administrativos como operativos y sociales, distinguiendo adems, sus funciones de tipo financiero, econmico, presupuestal, de sistemas de informacin y procesamiento electrnico de datos. En la parte administrativa, se considera la Planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y el control. En la parte operativa, se considera el desarrollo y aplicacin de los procedimientos tcnicos en las propias reas de los servicios en cuanto a funciones, procesos y procedimientos en la operacin, mantenimiento y procedimientos. En la parte social, se considera el impacto que los resultados de la gestin del Municipal, este causando en la comunidad con la ejecucin de las obras sociales en razn del programa de gobierno y el plan de desarrollo.

ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

1. DEFINICION: Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones, y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos. 2. MISIN: Trabajar en pro de la calidad, oportunidad y efectividad de todas las actividades, operaciones y actuaciones, dirigidas al cumplimiento de la misin institucional, propendiendo por el mejoramiento continuo de la gestin y sus resultados dentro de las normas que la regulan y fomentando la cultura del autocontrol. 3. VISION: Contar con una cultura del autocontrol en todos los procesos que se desarrollan al interior de la Administracin del Sector Central, para que el municipio de Calarc sea modelo organizacional dentro de las entidades del estado. 4. FUNDAMENTO LEGAL: Constitucin Poltica Colombiana Artculo 209 Inciso 2. La Administracin Pblica, en todas sus ordenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la Ley. Constitucin Poltica Colombiana Artculo 269,... En las Entidades Pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la Ley 87 de 1993, Por lo cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Decreto 2145 de 1999 Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administracin Pblica del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000;2005.

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORIA

1.1.

AUDITORIA: Es la permanente verificacin, revisin, evaluacin, comprobacin y anlisis critico de las operaciones y procedimientos contables, financieros, administrativos y operativos, con el objeto de formular las recomendaciones y ajustes o correctivos pertinentes al nivel directivo y en procura de los objetivos y metas preestablecidas. OBJETIVO GENERAL: El objetivo principal de la auditoria realizada por la oficina de Control Interno es verificar y evaluar el cumplimiento, adecuacin y aplicacin de las normas y procedimientos de Control Interno establecidos por la direccin y sugerir las medidas, correctoras, oportunas para su correccin. ALCANCE Y COBERTURA: La prctica de la auditoria est orientada a determinar si el sistema de Control Interno provee la seguridad y garanta razonables y si los objetivos y metas de la organizacin son factibles en trminos de eficiencia y economa. Se busca constituir si los elementos del sistema son coherentes y estn interrelacionados. CARACTERISTICAS: Es interno, porque surge como un control al interior de la misma administracin a quien compete dicha responsabilidad, debiendo estar intrnseco en todos los procesos, instancias y facetas de la administracin. Es un control de carcter preventivo que ms que represivo es asesor y orientador. Es un sistema de ayuda para la administracin.

1.2.

1.3.

1.4.

Es integral, por cuanto es un examen que incluye estudios, revisiones, evaluaciones, diagnsticos e indagaciones necesarias sobre las operaciones y procedimientos contables, financieros y administrativos, con el fin de obtener evidencia comprobatoria para evaluar el sistema.. Es Sistemtico, porque a travs de una metodologa permite que el auditor interno exprese y sustente una opinin acerca de la gestin administrativa y financiera desarrollada por el Municipio.

Es Profesional, porque cada auditor interno requiere poseer una formacin profesional y colectiva apropiada.

Es Independiente, por cuanto se hace necesario dotar al auditor de la suficiente independencia para llevar a cabo sus labores libre y objetivamente. Esta independencia permite presentar juicios imparciales y sin perjuicios en la ejecucin de las auditorias. Es Objetivo, debido a que los procedimientos de anlisis, interpretacin y evaluacin requieren un alto grado de independencia mental y funcional. Es Consistente, porque la evaluacin se realiza con base en disposiciones legales, polticas administrativas y normas de auditoria generalmente aceptadas. Es productiva, en razn de que solo concluye en un informe de opinin o dictamen, sino que seala recomendaciones y acuerdos de mejoramiento para los nmeros de reas evaluadas.

1.5. -

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES:

Observacin y aplicacin de la metodologa, polticas y procedimientos, establecidos en el presente manual. Verificacin de las operaciones, actividades y las transacciones realizadas por las dependencias del Municipio, las cuales durante la auditoria interna sern objeto de evidencia y sustentacin a travs de los papeles de trabajo. Observacin permanente al cumplimiento de la normatividad aplicable a las dependencias del Municipio en materia de Control Interno. Contribucin al mejoramiento del autocontrol y ejecucin de las actividades y operaciones en la administracin de los recursos pblicos, mediante la evaluacin del Control Interno.

CAPITULO II FASES DE LA AUDITORIA INTEGRAL

2.1 FASE DE PLANEACIN: El objetivo de la etapa de planeacin consiste en determinar que procedimientos de auditoria corresponder realizar, como, cuando y donde se ejecutarn de tal forma que garanticen informacin confiable para la elaboracin del informe. La planificacin es un proceso dinmico que si bien se inicia al comienzo de la labor de auditoria, puede modificarse o continuarse a medida que se desarrollan las actividades. El trabajo debe ser planeado en forma estratgica, detallado y sistmica, determinando los procedimientos para llevar a cabo la auditoria, la extensin de pruebas y papeles de trabajo que se van a utilizar. La fase de planeacin debe ser realizada en diferentes niveles as: 2.1.1. PLANEACIN ESTRATGICAS: Esta labor es desarrollada por el Jefe de la oficina y su equipo interdisciplinario y comprende: Analizar y evaluar el Plan de Desarrollo Municipal. Seleccin y distribucin de las reas a evaluar durante la vigencia. Regulacin de actividades no programadas para atender casos especiales, sin desviar el desarrollo de las actividades programadas.

2.1.2. PLANEACIN OPERATIVA: Una vez determinada las reas a evaluar, se elabora el Plan General de Auditorias. 2.1.3. PLANEACIN DE CAMPO: A travs de los lineamientos trazados en la planeacin operativa, se realiza el planteamiento para el desarrollo prctico de la auditoria interna as: Conocimiento de la dependencia que da origen al rea a evaluar. CONOCIMIENTO DE LA DEPENDENCIA: El objetivo de esta etapa es obtener informacin general de la dependencia que permite identificar.

2.1.3.1.

La misin, visin, estructura orgnica, funciones, procesos, procedimientos, controles y actividades. Conocer la estructura y funcionamiento del sector al que pertenece el rea evaluada, reconociendo la normatividad aplicable, plasmando el resumen en papeles de trabajo.

Se deben identificar factores externos que incidan en los resultados, la situacin operativa y financiera.

2.1.3.2. AREAS A AUDITAR: Una vez agotada la etapa del conocimiento general de la dependencia, se procede a determinar las reas a examinar, siendo estas especficas en cada una de las reas auditadas y para realizarlo se debe tener en cuenta: Que tenga relacin directa con la misin de la dependencia. Que el resultado sea relevante para mejorar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Que sea de inters general y que el recurso humano, financiero y fsico sea representativo.

2.1.3.3. DETERMINACIN DE FACTORES DE RIESGO: Representa los aspectos de las actividades claves, los sistemas y controles aplicados que a juicio del auditor resulten crticos para el logro de la misin institucional. La diferencia entre las reas auditadas y los factores de riesgo radica en que las primeras son diseadas para un mejor conocimiento de la dependencia, siendo los segundos los aspectos sobre los cuales se prepara el informe; estos factores de riesgo deben ser lo suficientemente conocidos por el auditor dentro del rea a evaluar, incluyendo el manejo adecuado del recurso humano, fsico y financiero, el cumplimiento de leyes, normas y reglamentos gubernamentales. 2.1.3.4. MEMORANDO DE PLANEACIN: Los profesionales de la oficina de Control Interno deben preparar el presentar el memorando de planeacin al Jefe de la oficina para su revisin y aprobacin, y su objetivo es medir el alcance de la auditoria como producto de la fase de planeacin y contiene: A: A: IDENTIFICACIN DE LA DEPENDENCIA: Misin Naturaleza Jurdica Estructura orgnica y funciones ALCANCE Y COBERTURA DE LA AUDITORIA: Se hace la descripcin detallada sobre las reas a auditar y la determinacin de los factores de riesgo, definidos durante su fase de planeacin. PLAN DE AUDITORIA: Distribucin del recurso humano y elaboracin del cronograma de trabajo, identificando actividades, tiempo y responsables.

B:

2.1.4. PROGRAMA DE AUDITORIA: Preparacin del programa de auditorias, describe pasos y labores al lugar en el trabajo de campo, y comprende determinacin de objetivos especficos, preparacin de procedimientos preestablecidos, teniendo en cuenta lo establecido en la fase de planeacin.

CAPITULO III

3. PROGRAMAS DE AUDITORIA: El propsito de estas guas es servir de herramienta de trabajo a los funcionarios en la ejecucin del programa de auditora integral en las entidades fiscalizadas. La visin del auditor es determinante de la oportunidad y forma del uso de estas guas, de tal manera que afiance sus conocimientos, pudiendo ser ajustados de acuerdo a las necesidades de cada auditora. 3.1. PROGRAMA DE AUDITORIA PARA PLANEACION: 3.1.1. OBJETIVOS: Analizar y evaluar el grado de eficacia y efectividad de los procedimientos desarrollados por la Oficina de Planeacin en la coordinacin, elaboracin, seguimiento y control de los planes, proyectos y programas ejecutados por la Entidad. 3.1.2. CRITERIOS: 1. Debe estar asignada la responsabilidad del proceso de planeacin de tal manera que se fijen los parmetros a seguir para el desarrollo normal de las actividades. 2. Las actividades del proceso de planeacin deben estar basadas en un sistema de informacin administrativo y operativo que fundamente la elaboracin de estrategias apoyando la seleccin de la mejor alternativa y de los programas y proyectos de acuerdo a las normas tcnicas y administrativas vigentes. 3. Deben estar claramente definidos los objetivos y metas a lograr por la organizacin en un perodo de tiempo determinado. 4. Los planes y programas de la entidad deben estar determinados teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal, los recursos fsicos y el personal requerido.

5. Debe contarse con indicadores de gestin y medidores de efectividad que permitan detectar desfases con lo inicialmente programado y establecer correctivos. 6. Se deben disear los sistemas, mtodos y procedimientos que permitan desarrollar las distintas operaciones y funciones de las dependencias de la organizacin. 7. Se deben coordinar y evaluar programas y proyectos que conduzcan a medidas correctivas, oportunas y eficaces para conseguir que dichos programas y proyectos cumplan con los objetivos previstos.

3.1.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Determine la responsabilidad del proceso de planeacin y su relacin con las reas de gestin 2. Evale los mtodos de diagnstico para examinar los aspectos internos y externos, que permitan elaborar estrategias que aprovechen al mximo los aspectos positivos y minimicen los negativos. 3. Evale el mtodo y la fuente de informacin para elaborar el proyecto de presupuesto, en conjunto con las dems dependencias; verifique el sistema de participacin y coordinacin en el proceso y la oportunidad en la entrega de los datos. 4. Verifique la existencia de planes, programas, proyectos y determine: a. Grado de ejecucin. b. Asignacin de los recursos. 5. Establezca la aplicacin de los indicadores de gestin y medidores de efectividad que le permitan a la entidad la toma de correctivos. 6. Verifique en el organigrama de la entidad, la ubicacin de la dependencia de planeacin y elabore un flujograma sobre las actividades desarrolladas. 7. Solicite los manuales de funciones y procedimientos, verifique que estn claramente definidos y actualizados conforme a las necesidades exigidas para el proceso de planeacin.

8. Constate la periodicidad y mecanismos que se utilizan para llevar a cabo el seguimiento, control y evaluacin de los planes, proyectos y programas de la Entidad que permita efectuar los correctivos y ajustes necesarios.

3.2. PROGRAMA DE AUDITORIA DE BIENES Y SEGUROS: 3.2.1. OBJETIVOS: Evaluar el cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos para la adquisicin, enajenacin, manejo, conservacin y proteccin de bienes, determinando si obedecen a las necesidades reales de la entidad. 3.2.2. CRITERIOS: 1. Deben estar claramente establecidas las polticas y programas de arrendamiento, compra, venta , permuta, comodato o disposicin a cualquier ttulo de los bienes de la entidad. 2. Debe existir un manual de procedimientos que describa el proceso de adquisicin y administracin de bienes.

3. Debe existir segregacin de funciones y responsabilidades entre los funcionarios de custodia y los de registro de los bienes.

4. Debe brindarse una efectiva proteccin a los bienes mediante la contratacin de plizas de seguros contra posibles riesgos y eventualidades.

5. Todos los seguros requeridos para una adecuada proteccin de los bienes o intereses patrimoniales de la entidad, deben contratarse con compaas legalmente autorizadas para funcionar en el pas y sujetas a los requisitos y formalidades que exige la ley.

6. Debe existir un inventario actualizado de bienes de la entidad donde se indique su descripcin, ubicacin y avalo.

7. Debe estar claramente determinada la titularidad de los bienes inmuebles para la disposicin de los mismos en un momento determinado.

8. Deben existir programas para el mantenimiento de los bienes que permitan su adecuada conservacin.

9. Debe darse a los bienes el uso acorde con las necesidades que originen su adquisicin. 3.2.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Verifique la existencia de polticas y procedimientos para la disposicin a cualquier ttulo de los bienes, y constate el cumplimiento de las mismas. 2. Verifique la existencia de un manual de procedimientos aprobado y actualizado que describa los pasos a seguir en la adquisicin, administracin, venta o baja de bienes. 3. Compruebe si se realizan inventarios peridicos de los bienes de la entidad, si se elaboran los respectivos informes y si su valoracin se ajusta a la realidad. 4. Compruebe si la valoracin de bienes se hace por personal competente y autorizado y de acuerdo a las reglamentaciones legales.

5. Evale si se han establecido, y se cumplen, programas de mantenimiento de los bienes de la entidad.

6. Verifique la existencia de tarjetas de control donde se indique: Nombre y descripcin del activo, nmero (para fines de identificacin), ubicacin, fecha de compra, construccin o puesta en uso, precio de compra, costo de instalacin y mantenimiento para mantener actualizado el inventario de los bienes de la entidad. 7. Verifique la existencia de seguros que protejan los interese patrimoniales de la entidad y selectivamente constate.

a. Cobertura y amparo b. Cuanta c. Autorizacin de la compaa aseguradora.

3.3. PROGRAMA DE AUDITORIA SOBRE ALMACENES: 3.3.1. OBJETIVO: Determinar si la recepcin, custodia, control y entrega de bienes y existencias garantizan el manejo econmico y efectivo de los artculos depositados. 3.3.2. CRITERIOS: 1. Deben existir normas adecuadas de administracin y control de las existencias de almacn para asegurar su manejo eficiente y econmico. 2. Debe existir segregacin de funciones entre quienes intervengan en el proceso de almacenamiento. 3. Debe existir un manual de procedimientos que regule el proceso de recepcin, almacenamiento y envo de bienes. 4. Debe llevarse un krdex debidamente actualizado para todos los elementos existentes en el almacn. 5. Debe realizarse peridicamente un inventario fsico que permita cuantificar y comprobar las existencias reales. 6. Las existencias deben ser valoradas apropiadamente usando mtodos aceptados y consistentes de un periodo a otro. 7. El responsable debe rendir informes peridicos del movimiento del mismo. 8. Debe realizarse un control de las tarjetas de krdex, para determinar el momento en que las existencias lleguen a cantidades mnimas, a fin de realizar los pedidos correspondientes. 9. Las instalaciones deben ser adecuadas y proveer la seguridad suficiente para proteger, preservar y custodiar los bienes que han ingresado a la misma. 10. El acceso a las reas de bodegas, almacenes y depsitos debe ser restringido al personal ajeno a estas dependencias. 11. Los bienes y existencias custodiados deben estar amparados en forma suficiente mediante los correspondientes seguros, contra todo tipo y posibles eventualidades. 12. Debe llevarse un control de los contratos de suministros y compraventa de los bienes muebles suscritos por la entidad, a fin de velar por el cumplimiento de

las fechas pactadas dentro de estos, cantidades, calidades y dems especificaciones tcnicas. 13. El responsable del almacn debe verificar que se atiendan oportunamente los pedidos y se despachen exactamente las cantidades solicitadas. 14. Los Documentos que soportan el ingreso y retiro de elementos del almacn deben estar debidamente prenumerados y llevar firma y sello del funcionario responsable. 3.3.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Determine la organizacin interna de la dependencia constatando: Nmero de funcionarios, cobertura y vigilancia de su afianzamiento; conocimiento de manuales, funciones, distribucin del trabajo y responsabilidades. 2. Constate que existe una adecuada segregacin de funciones entre los funcionarios que manejan compras, krdex, facturas y quienes recepcionan o entregan mercancas. 3. Constate la existencia de un manual de funciones claro y un manual de procedimientos que regule el proceso de recepcin, custodia, control y entrega de bienes, verificando su cumplimiento por los funcionarios encargados. 4. Verifique selectivamente que todos los integrantes de una muestra representativa de elementos existentes en el almacn, bodega, depsitos etc, tengan tarjeta individual de krdex actualizada con saldos que coincidan con la existencia real. 5. Verifique selectivamente si se mantienen actualizados los registros de cantidad, mnimo y mximo punto de pedido, localizacin, precio unitario, importe total, unidad de medida, entrada y salidas con identificacin de comprobantes y fechas.

6. Verifique si se hacen inventarios peridicos, discriminando inventario daado u obsoleto, por personal independiente a estas dependencias.

7. Constate y analice el ajuste en libros con el ajuste de inventarios. Verifique la comprobacin efectuada por los funcionarios encargados de la correccin aritmtica de los inventarios permanentes y que justifiquen las diferencias y las causas debidamente documentadas.

8. Analice el mtodo de valoracin de inventarios y ratifique la aprobacin. Constate la uniformidad con inventarios de periodos anteriores.

9. Analice si los documentos de entrada y salida estn correctamente diseados y prenumerados. Verifique que estn bien diligenciados.

10. Compruebe selectivamente que los despachos llegaron a su destino.

11. Compruebe que los bienes en inventario de almacn estn debidamente asegurados.

12. Verifique y analice los seguros existentes, su suficiencia y vigencia. . 13. Constate la existencia de un control de los contratos suscritos que permita determinar el cumplimiento de las fechas pactadas para entrega y las especificaciones de los mismos.

14. Verifique que se revisen en forma continua las cantidades en existencia de bienes y elementos y que con base en ellas se programen las adquisiciones con la debida anticipacin.

3.4. PROGRAMA DE AUDITORIA A LA CONTRATACION: 3.4.1. OBJETIVO: Establecer el cumplimiento de los objetivos, ejecucin, liquidacin y pago de las obligaciones contradas en el proceso contractual; considerando los parmetros de economa, eficacia, equidad, eficiencia y costos ambientales. 3.4.2. CRITERIOS: 1. La finalidad primordial de las polticas, reglamentos y procedimientos seguidos por la administracin debe ser que los contratos que se celebren, consulten las mejores condiciones de precio, calidad, oportunidad y necesidades reales, con el propsito de que stos se ejecuten con la mayor eficacia, eficiencia y el menor costo posible.

2. Debe darse cumplimiento a las disposiciones constitucionales, legales y a las normas especficas de cada entidad segn su naturaleza, durante el proceso de adjudicacin, legalizacin, ejecucin, liquidacin y pago de los contratos que celebren las entidades sometidas al control y vigilancia de la Contralora respectiva. 3. Deben estar claramente determinados los funcionarios facultados para contratar, as como su competencia y autorizacin.

4. La adjudicacin de los contratos debe efectuarse de acuerdo a lo dispuesto en las normas que rigen la contratacin. 5. Deben pactarse todas las clusulas correspondientes, en los contratos que se celebren. 6. Debe constituirse la pliza de garanta nica en los contratos que celebre la administracin Municipal de Quimbaya. 7. El contrato debe estar firmado por el representante legal de la entidad contratante y por el contratista, debidamente autorizados. 8. La legalidad de los contratos debe ser sometida a revisin de la autoridad competente, de conformidad con las cuantas y las normas vigentes. 9. Debe ser publicado en la Gaceta Municipal dentro de los treinta (30) das siguientes a su legalizacin, a costa del interesado, lo mismo que las reformas y adiciones que se le efectuaren. 10. Slo despus de su legalizacin, debe iniciarse la ejecucin de los contratos, salvo las excepciones establecidas en las normas vigentes. 11. Debe existir adecuada segregacin de funciones entre las personas que intervienen en el proceso de adjudicacin, legalizacin, control de la ejecucin, liquidacin y pago de los contratos. 12. Los contratos deben ejecutarse, dentro de los trminos de plazo, cuanta y condiciones pactadas en el mismo. 13. Debe llevarse el registro y control de la ejecucin de los contratos que celebra la entidad. 14. Debe darse estricto cumplimiento a las clusulas del contrato en relacin con la amortizacin de los anticipos.

15. Debe existir correspondencia entre las inversiones efectuadas y la obra ejecutada, de conformidad con la programacin y los trminos del contrato. 16. La liquidacin definitiva de los contratos debe ajustarse a las normas generales y especficas relativas a la contratacin. 17. El contratista debe estar inscrito en el registro de la Cmara de Comercio. 3.4.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Tome una muestra representativa de los contratos por ejecutar, en ejecucin o ejecutados correspondientes a un determinado perodo y con base en ellos, constate: Revise el certificado y registro presupuestal. Si durante el proceso de contratacin se dio cumplimiento a las leyes, ordenanzas, acuerdos y normas especficas de la entidad, en relacin con los requisitos previos, concomitantes y posteriores de los contratos. S se dio cumplimiento a los procedimientos de adjudicacin de los contratos sujetos a licitacin o concurso de mritos, de conformidad con las exigencias legales y fiscales vigentes. Si la licitacin, adjudicacin o celebracin de los contratos de la muestra, se efectu con personas naturales o jurdicas debidamente inscritas, calificadas en el registro de proponentes de la Cmara de Comercio. Competencia del funcionario contratante y autorizacin para contratar. 2. Determine si existen polticas a corto, mediano y largo plazo para la contratacin, y si los contratos celebrados en ejecucin o ejecutados, obedecieron y consultaron los planes y programas de la entidad, as como las necesidades reales de sta. 3. Establezca si fue compatible la programacin de los contratos celebrados con las partidas presupuestales asignadas. 4. Selectivamente verifique en los contratos la estipulacin de todas las clusulas que segn la ley, ordenanzas, acuerdos y normas fiscales, debieron pactarse. 5. Examine que se hubiere constituido la garanta nica 6. Establezca que el contratista pag los impuestos de timbre en la cuanta y trminos sealados por la ley, ordenanzas o acuerdos. 7. Verifique que los contratos se encuentren debidamente firmados por el representante legal de la entidad contratante y por los contratistas debidamente autorizados.

8. Establezca que los contratos hubieran sido revisados en su legalidad, por la autoridad competente, segn las normas generales y especficas vigentes. 9. Compruebe que los contratos se hubieren publicado en la gaceta municipal, a costa del interesado dentro de los trminos establecidos en normas vigentes. 10. Verifique que la ejecucin de los contratos se inici slo despus de su legalizacin, salvo las excepciones previstas en la ley. 11. Determine si existe adecuada segregacin de funciones entre las personas que intervienen en el proceso de adjudicacin y legalizacin, con las que efectan supervisin y vigilancia en las etapas de ejecucin, liquidacin y pago de los contratos. 12. Compruebe que el contrato se haya ejecutado dentro del tiempo previsto y que el objeto se hubiere cumplido dentro de los plazos pactados. 13. Evale el control interno con relacin al proceso de contratacin y ejecucin de los contratos, en cuanto a calidad, nivel de confiabilidad, eficacia y eficiencia. 14. Compruebe que el anticipo haya sido amortizado de conformidad y en cumplimiento de los trminos pactados en el contrato. 15. Determine la economa en la ejecucin del contrato, medidos en cantidad y calidad al menor costo. 16. Determine si la seleccin del contratista fue la ms econmica y conveniente dentro de las ofertas presentadas. 17. Verificar que la liquidacin definitiva de los contratos, se ajusten a las normas legales, y fiscales vigentes.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO RESOLUCIN No 55 DE 2009. (Manual de evaluacin de Control Interno) 3.5. PROGRAMA DE AUDITORIA A COMPRAS Y SUMINISTROS: 3.5.1. OBJETIVO: Verificar que el proceso de adquisicin y suministro de bienes y servicios cumpla con las polticas trazadas por la entidad, observando las normas y procedimientos establecidos y considerando en la evaluacin los parmetros de economa, eficiencia y efectividad. 3.5.2. CRITERIOS: 1. El proceso de adquisicin y suministro de bienes y servicios debe cumplir con las disposiciones vigentes al respecto. 2. Las funciones y responsabilidades de los funcionarios asignados en las reas involucradas en el proceso de compras y suministros de bienes y servicios, deben estar claramente establecidas y normatizadas. 3. El fundamento primordial de las polticas, reglamentos y procedimientos de las compras, debe radicar en que las adquisiciones de bienes y servicios se efecten en las mejores alternativas de precios, calidad, oportunidad basados en un anlisis costo beneficio y justificadas en la necesidad real y se deben programar con el fin de que los planes y proyectos se realicen con la mayor eficiencia, eficacia y al menor costo posible. 4. Debe existir una clara definicin y comunicacin de las responsabilidades con el fin de determinar: Anlisis de las necesidades por dependencia Formulacin de un plan general de compras de cumplimiento anual. Adecuada distribucin del presupuesto para suplir las necesidades, de acuerdo con un orden priorizado y los objetivos de la entidad. Competencia para la autorizacin de las compras. Rendicin de informes peridicos. 5. Debe existir comunicacin, coordinacin permanente y autonoma entre las dependencias de compras y suministros de almacn y las unidades operativas de la entidad, con el fin de adquirir los bienes indispensables de acuerdo con las necesidades preestablecidas, evitando la compra de cantidades inadecuadas, o superiores a las necesidades.

6. Debe existir un registro de proveedores debidamente calificado, clasificado y actualizado, al cual debe sujetarse todo el proceso de adquisicin de bienes y servicios. 7. Debe existir una adecuada segregacin de tareas de tal modo que las funciones de solicitar, enviar, recibir y aprobar el pago de mercancas en un proceso de compras, no deben corresponder a una misma persona. 8. Debe existir un comit de compras u organismo equivalente que fije las polticas generales de compras y asesore a la administracin en las recomendaciones para las adquisiciones. 3.5.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Verifique selectivamente si en las compras que se efectan durante un determinado perodo se procede de conformidad con las disposiciones legales al respecto. 2. Determine la organizacin interna de la dependencia encargada de las compras y con base en ellas verifique: Nmero de funcionarios Nivel jerrquico Instalacin y distribucin fsica Recursos tcnicos utilizados Conocimiento y cumplimiento de las responsabilidades asignadas, Cmo se delegan las responsabilidades de compras y se coordinan con las dems actividades de la entidad. 1. Determine si existe Manual de Funciones y Procedimientos, verifique su cumplimiento y si las responsabilidades de la funcin de compras esta segregada de las actividades de solicitud, recepcin y envo. 2. Determine si existen planes y polticas definidas a corto, mediano y largo plazo para compras y si stas son conocidas por los funcionarios encargados de las mismas. 3. Verifique si el rea de Recursos Materiales solicita informacin oportuna a las diferentes dependencias, acerca de sus necesidades. 4. Verifique si en la elaboracin del plan general de compras participan las distintas dependencias de la entidad y si dichos planes son compatibles con la disponibilidad presupuestal.

5. Verifique si la dependencia encargada de las compras prepara informes peridicos y oportunos para la administracin y el organismo superior de control. 6. Verifique si existen o se mantienen estadsticas actualizadas que proporcionen informacin cuando fuese necesario, sobre: Registro de proveedores debidamente calificado y clasificado; Evaluacin del cumplimiento de cada proveedor, de modo continuo y sistemtico. Experiencia obtenida con los proveedores respecto a la calidad, precio, oportunidad y seguridad: *Sistema de oferta para conseguir el precio ms bajo posible. 1. Analice y justifique las excepciones contra los programas de compras establecidas en la entidad. 2. Verifique la existencia y eficacia de un comit de compras u otro organismo asesor que cumpla sus funciones y determine: Composicin Funciones y competencias Frecuencia de las reuniones Que est aprobado por la junta u otro organismo competente Que las actas se encuentren firmadas por todos los integrantes.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO RESOLUCIN No. 55 DE 2009. (Manual de evaluacin de Control Interno) 3.6. PROGRAMA DE AUDITORIA A TESORERIA: 3.6.1. OBJETIVO: Verificar que las operaciones generadas en tesorera, cumplan con las disposiciones administrativas, fiscales y legales, comprobando la veracidad de los documentos, la eficiencia con que se efectuaron las transacciones y la exactitud y oportunidad con que se registran y se reportan al municipio. 3.6.2. CRITERIOS: 1. Deben estar claramente definidas la lnea de autoridad y responsabilidad, al igual que las funciones asignadas a cada empleado que interviene en el recibo, entrega y registro de los documentos que se manejan en la tesorera, mediante manuales de funciones. 2. Debe existir una adecuada segregacin de funciones entre los empleados que elaboran los documentos y los empleados encargados del registro de los mismos. 3. Deben existir controles administrativos y operativos en el manejo y custodia del efectivo que permitan confiabilidad en la destinacin del mismo, plasmados en un manual de procedimientos. 4. Los empleados que tengan bajo su responsabilidad el recibo, manejo y custodia de dineros y ttulos valores deben estar amparados por plizas de manejo. 5. Deben estar autorizados y registrados los nombres, firmas y sellos de los funcionarios que realizan transferencias bancarias que comprometan los dineros pblicos. 6. Deben existir un sistema confiable para registrar las transferencias tanto de ingresos como de pagos de las operaciones realizadas a fin de obtener informacin actualizada, real y oportuna. 7. Debe llevarse los libros necesarios para el manejo de tesorera, en concordancia con las disposiciones legales. 8. Los ttulos valores deben estar debidamente amparados por documentos que garanticen el derecho de propiedad de la entidad sobre los mismos.

3.6.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Evale el control interno y verifique el cumplimiento de los procedimientos administrativos, normas legales y fiscales vigentes. 2. Determine la estructura organizacional de la dependencia constatando: Nmero de funcionarios, nivel tcnico y profesional, funciones, distribucin del trabajo, responsabilidades, instalaciones fsicas, recursos tcnicos y niveles jerrquicos. 3. Verifique la elaboracin de boletines diarios de ingresos y egresos de fondos, analizando la razonabilidad y confiabilidad de los mismos, constatando la revisin por un empleado diferente a quien los prepara. 4. Verifique la existencia de una adecuada segregacin de funciones entre los funcionarios que intervienen en los procesos de tesorera. 5. Verifique la autenticidad de los ttulos valores en las limitaciones a la propiedad de los mismos. 6. Determine la periodicidad, oportunidad y efectividad con que se realizan los arqueos y evale los sistemas utilizados para el control de recaudos y salidas de efectivo. 7. Analice los procedimientos de apertura, cancelacin de cuentas bancarias y compruebe que stos se hayan realizado de conformidad con las disposiciones vigentes. 8. Analice que la papelera utilizada para respaldar las operaciones realizadas por la tesorera cumpla con los requisitos administrativos y legales de la entidad que est debidamente autorizada y aprobada. 9. Verifique si en la Tesorera se realizan transacciones y operaciones de fondos con autorizacin del Jefe inmediato. 10. Verifique que los funcionarios responsables de las transacciones y operaciones que comprometen dineros, bienes y valores de la entidad estn debidamente autorizados y actualizados en el registro de nombres, firmas, y sellos de los bancos. 11. Evale la efectividad de las medidas de seguridad utilizadas por la entidad para el control y custodia de los ttulos valores, chequeras, dineros. Entre otros.

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3.7. PROGRAMA DE AUDITORIA A LA CONTABILIDAD: 3.7.1. OBJETIVO: Determinar la veracidad y oportunidad en el registro de las transacciones realizadas por la entidad, la confiabilidad de los estados financieros y la eficacia de los controles internos en estas dependencias, as como la aplicacin y cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados. 3.7.2. CRITERIOS: 1. Debe existir un manual de procedimientos contables que contenga controles operativos en el funcionamiento de la dependencia. 2. Debe existir una adecuada coordinacin del rea contable con las dems reas de la entidad, que permita el correcto flujo de informacin y la recopilacin de documentos fuentes para el oportuno registro de las transacciones. 3. Debe existir una estructura organizacional en el rea de contabilidad que establezca escalas de autorizacin para la elaboracin de los registros y la responsabilidad sobre el mismo. 4. Deben existir planes de cuentas que unifiquen las respectivas imputaciones contables. 5. Las cifras presentadas en los estados financieros deben ser extradas de la informacin contenida en los libros, reflejando fielmente la situacin financiera de la entidad. 6. Debe existir un adecuado procesamiento de datos para agilizar la presentacin de la informacin financiera, evitando la prdida de documentacin o el deterioro de la misma. 7. Los registros contables deben estar debidamente soportados por los documentos que acrediten su autenticidad y veracidad. 8. Debe controlarse el consecutivo de la documentacin prenumerada y llevarse formatos preestablecidos para comprobantes y ajustes de contabilidad.

9. Deben existir polticas de personal que determinen la actuacin de los empleados en caso de ausencia temporal o definitiva de un funcionario de la dependencia, con el fin de no paralizar el funcionamiento de la misma. 10. Deben conciliarse mensualmente las cuentas de bancos con el respectivo extracto bancario y analizar oportunamente los rubros pendientes. 11. Deben hacerse ajustes por inflacin a los estados financieros acordes con la ley. 12. Deben existir mecanismos adecuados para el archivo y salvaguarda de los documentos, libros y registros de contabilidad tanto manuales como sistematizados. 13. Debe existir un adecuado control interno en la dependencia. 3.7.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Verifique la existencia de manuales de funciones y procedimientos contables. 2. Observe el funcionamiento de la dependencia y constate: Nivel jerrquico Nmero de funcionarios Funciones y responsabilidades Instalaciones fsicas Control Interno 3. Evale los sistemas contables que maneja la dependencia y determine aplicabilidad y funcionalidad de los mismos. 4. Examine el plan de cuentas con que opera la contabilidad y determine si es acorde con las necesidades y tamao de la entidad. 5. Selectivamente escoja algunas cuentas y constate si la cifra extrada de los libros corresponde a los movimientos reales de la cuenta y la informacin presentada en los estados financieros. 6. Inspeccione el procesamiento de la informacin y determine la contabilidad de la misma. 7. Revise selectivamente los soportes de los registros contables determinando la autenticidad y veracidad de la informacin extrada y su correcta imputacin contable.

8. Determine si las conciliaciones bancarias se elaboran mensualmente en forma oportuna y si se analizan los rubros pendientes corrigiendo las diferencias. 9. Revise la papelera que maneja la dependencia y determine la operatividad en el proceso contable y los controles internos en la misma. 10. Evale la oportunidad y veracidad en la presentacin de los estados financieros. 11. Verifique aplicabilidad de ajustes por inflacin a los estados financieros y el sistema utilizado. 12. Verifique los procedimientos operativos y la uniformidad en la aplicacin de los mismos. 13. Verifique la existencia de mecanismos adecuados de archivo y salvaguarda de documentos y libros de la dependencia y la proteccin de los registros contables.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO RESOLUCIN No 55 DE 2009. (Manual de evaluacin de Control Interno) 3.8. PROGRAMA DE AUDITORIA A PRESUPUESTO: 3.8.1. OBJETIVO: Evaluar la forma como la dependencia correspondiente elabora, aplica, ejecuta y controla el presupuesto general de la entidad y verifica el cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas y fiscales. 3.8.2. CRITERIOS: 1. El presupuesto debe elaborarse para un perodo de un (1) ao y de acuerdo con los procedimientos consagrados en las normas legales vigentes. 2. Deben llevarse sistemas estandarizados para los registros presupuestales. 3. El proyecto anual de presupuesto debe ser preparado en coordinacin con las dependencias respectivas. 4. Los traslados y dems modificaciones presupuestales deben efectuarse de acuerdo con los disposiciones legales, administrativas y fiscales. 5. La contabilidad presupuestal debe llevarse y mantenerse actualizada de acuerdo con disposiciones legales, produciendo los informes a que haya lugar. 6. Debe llevarse un control estricto de la ejecucin del presupuesto y elaborar los respectivos estados presupuestales consolidados. 7. Deben expedirse los certificados de disponibilidad presupuestal. 8. Debe llevarse el registro y control de la ejecucin de los contratos suscritos por la entidad. 9. Debe existir manual de funciones y procedimientos.

3.8.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Elabore un flujograma sobre las actividades desarrolladas por la entidad para elaborar y ejecutar el presupuesto; describa los controles aplicados por la entidad a los dos procesos descritos. 2. Verifique que los sistemas de registros estn actualizados y auditados y que los registros y modificaciones se encuentren autorizados y soportados. 3. Constate la presentacin de informes consolidados a los niveles de decisin correspondiente. 4. Determine el grado de participacin y coordinacin de las dependencias en la elaboracin del proyecto anual de presupuesto y en los traslados y modificaciones. 5. Determine el control ejercido sobre la ejecucin activa y pasiva del presupuesto de la entidad. 6. Solicite y examine selectivamente certificados de disponibilidad presupuestal expedida por la dependencia. 7. Solicite las reservas de apropiaciones constituidas para el ao anterior y el vigente y verifique que estn legalmente constituidas y debidamente soportados; adems, examine el control ejercido para su ejecucin. 8. Verifique que la dependencia produzca los informes presupuestales al final del ejercicio fiscal. 9. Verifique la elaboracin del programa anual de caja PAC. 10. Solicite los traslados presupuestales y verifique el cumplimiento de sus objetivos. 11. Verifique los procedimientos seguidos para ejecutar el presupuesto de gastos. 12. Verifique la ejecucin presupuestal de las unidades de dependencias respectivas y constate la consolidacin de las mismas. 13. Compare el incremento de presupuesto aprobado con la tasa de crecimiento promedio de ejecucin de tres vigencias anteriores. 14. Constate que el presupuesto se ajuste a la estructura presupuestal de ingresos y gastos del estatuto presupuestal municipal.

15. Establezca indicadores de composicin y variacin. 16. Establezca indicadores de financiacin del gasto. 17. Analice la capacidad de autosostenimiento de la entidad teniendo en cuenta el ahorro corriente.

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3.9.

PROGRAMA DE AUDITORIA AL CONTROL AMBIENTAL:

3.9.1. OBJETIVO: Verifique el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y de las polticas ambientales tanto nacionales como territoriales, en cuanto a preservacin de los recursos naturales y el medio ambiente por parte de la entidad auditada, con el fin de evaluar la efectividad de las acciones y medidas de prevencin, mitigacin, control y seguimiento asumidas por la administracin municipal para impedir el deterioro de la calidad del ambiente, causada por la ejecucin de obras de infraestructura fsica y sanitaria en las reas urbana y rural del Municipio de Quimbaya. 3.9.2. CRITERIO: 1. La entidad auditada deber tener claramente definidos los planes, programas y proyectos de carcter ambiental que permitan dar cumplimiento a las metas establecidas en el Plan de Desarrollo Municipal. 2. Deben estar claramente definidas las asignaciones presupuestales para hacer posible la ejecucin de los planes, programas y proyectos ambientales definidos en el plan de accin de la entidad. 3. Los manuales de funciones y procedimientos de la entidad, deben contemplar lo relacionado con la correcta ejecucin de programas y proyectos ambientales y el control ambiental en los proyectos civiles que comprometan variables ambientales. 4. Los funcionarios encargados de disear y ejecutar las polticas ambientales de la entidad, deben ser profesionales en el rea ambiental o con capacidad en la temtica ambiental. 5. Las obras o proyectos que adelante la administracin en los cuales se utilicen y/o deterioren el recurso natural debern disponer de un plan de manejo ambiental previamente diseado por el ejecutor del proyecto. 6. Los programas y proyectos de proteccin, fomento y recuperacin ambiental, liderados por la administracin municipal, debern realizarse de manera concertada y coordinada entre aquellas instituciones que dispongan de

recursos financieros para programas comunes, con el fin de optimizar recursos y obtener mejores resultados. 7. La planeacin del desarrollo ambiental municipal deber realizarse con base en un diagnstico ambiental municipal o regional actualizado, que permita priorizar necesidades y orientar las inversiones. 8. La ejecucin de proyectos de asistencia tcnica agropecuaria, deber disponer de una asesora grupal que garantice el cabal cumplimiento de las normas vigentes.

3.9.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Verifique y evale la concordancia entre el Plan de Accin de la entidad con el Plan de Desarrollo Municipal en lo relacionado con la estrategia ambiental y las metas definidas. 2. Verifique la existencia de polticas, planes, programas y proyectos de manejo, utilizacin y conservacin de los recursos naturales y del medio ambiente al interior de la institucin auditada. 3. Identifique el componente ambiental y de asistencia agropecuaria en la misin, visin, objetivos, estrategias y metas institucionales. 4. Verifique la existencia de manuales de funciones en los cuales se definan los responsables de la ejecucin de las polticas, planes, programas y proyectos ambientales o de aquellos que por su naturaleza involucren variables ambientales. 5. Determine la efectividad y eficacia de los procedimientos para obtener un adecuado control ambiental, agropecuario y proteccin del recurso natural. 6. Verifique que la entidad ejecutora de un proyecto de desarrollo que intervenga positiva o negativamente variables ambientales o que generen impactos ambientales, cuente con las debidas autorizaciones, permisos o licencias, segn el caso, otorgadas por las autoridades competentes. 7. Determine y evale el alcance de los convenios con las dems entidades de la administracin, con el fin de determinar programas de recuperacin, conservacin y preservacin de los recursos naturales y el ambiente en general.

8. Verifique y evale la relacin de la entidad con otras entidades de control y de manejo ambiental, los servicios de asesora prestada en materia de proteccin y manejo de los recursos naturales y del ambiente. 9. Evale el costo econmico de los programas y proyectos de proteccin de los recursos naturales y del ambiente ejecutados por la entidad y determine el grado de efectividad alcanzado. 10. Verifique y evale el sistema de gestin medio ambiental diseado e implementado por cada institucin.

3.10. PROGRAMA DE AUDITORIA A LA CONTRATACION DE OBRAS CIVILES: 3.10.1. OBJETIVO: Evaluar en trminos de calidad y oportunidad, los resultados de las actuaciones relativas a la planeacin, construccin, servicio y mantenimiento de los proyectos de obra pblica. 3.10.2. CRITERIOS: 1. La entidad debe contar con las normas y especificaciones tcnicas requeridas para la planeacin, ejecucin y control de los proyectos de obras pblicas. 2. Debe disponer del personal especializado en la planeacin, diseo, ejecucin y evaluacin de las obras civiles. 3. Contar con los parmetros, mtodos y procedimientos dentro del sistema de control, que permitan evaluar la planeacin y ejecucin de los proyectos de obra pblica. 4. Conservar un sistema de informacin para el proceso de obras que contenga como mnimo: a. b. c. d. La estructuracin de las actividades constructivas. Determinacin de los insumos y proveedores. Anlisis y establecimiento de los precios unitarios . Sistema de reportes e informes.

5. La entidad debe contar con un sistema de planeacin de proyectos de obra, que contemple: a. b. c. d. Determinacin e identificacin de los proyectos de obra. Estudio y anlisis de las necesidades y conveniencia de los proyectos. Evaluacin tcnica, econmica y financiera. Seleccin, clasificacin y programacin de los proyectos de obra.

3.10.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Mediante una muestra representativa de los contratos de obra pblica, evale los contratos, terminados, vigentes sin ejecutar y en ejecucin, que incluya la siguiente informacin: a. b. c. d. Nmero del contrato principal Contratos complementarios por proyecto Objeto Contratista

e. f. g. h.

Fecha de perfeccionamiento y plazo de vencimiento. Valor del contrato principal Nmero y valor de los contratos adicionales Observaciones generales

2. Para los contratos terminados y en ejecucin, evale los estudios de prefactibilidad y factibilidad de los proyectos seleccionados y con base en los resultados, prepare un cuadro resumen que contenga: a. Cantidades de obras contratadas y especificaciones. b. Divergencia en el porcentaje de la programacin propuesta la ejecutada, soportada en las actas. c. Causas que generaron los contratos adicionales, obras no previstas, cambios de especificaciones e imprevistos. d. Observaciones del interventor. e. Existencia o no de estudios sobre impacto ambiental. f. Existencia o no de estudios de impacto socioeconmico en la regin. g. Existencia o no de estudios de vulnerabilidad y de falla estructural o funcional. 3. Compruebe en las obras, el cumplimiento de las especificaciones tcnicas generales y particulares,, teniendo en cuenta: Lo diseado, licitado, contratado, ejecutado y lo cancelado por actas de avance. Lo anterior,, con el objeto de establecer el real estado en que se encuentra la obra, efectuar la valoracin tcnica y determinar si los tems cobrados estn comprendidos dentro del contrato y si los precios son los ofrecidos en la propuesta financiera.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO RESOLUCIN No 55 DE 2009. (Manual de evaluacin de Control Interno) 3.11. PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL ANALISIS DE LOS ESTADOS CONTABLES: 3.11.1. OBJETIVOS: 1. Verificar las operaciones, que hayan dado lugar a los estados contables, seleccionadas mediante una muestra representativa. 2. Observar que los registros contables de la muestra seleccionada se encuentren acordes con el Plan General de Contabilidad Pblica. 3. Evaluar los controles internos existentes en las reas criticas del resultado de sta evaluacin y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. 4. Determine la consistencia de la informacin presentada en el rubro Rentas por Cobrar. 5. Conceptuar sobre el mtodo de provisin llevado a cabo para las rentas por cobrar. 6. Evaluar la razonabilidad de las cifras presentadas en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo. 7. Determinar y evaluar el mtodo de depreciacin aplicado a los activos. 8. Analizar el procedimiento utilizado para el registro de proveedores, avances y anticipos recibidos y depsitos recibidos de terceros. 9. Establecer la correcta liquidacin de deducciones y provisiones efectuadas con base en la nmina. 10. Comprobar si se lleva a cabo el mtodo de causacin para el registro de operaciones. 11. Verificar que los saldos presentados en las cuentas auxiliares de bancos, sean consecuentes con los saldos segn extractos.

12. Determinar si las inversiones reflejadas en las cuentas de activo, se encuentran debidamente custodiadas y se tiene un registro adecuado de las mismas. 13. Evaluar si los pasivos, se encuentran debidamente contabilizados a nivel de cuenta. 14. Establecer la eficiencia en el registro de los ingresos y egresos.

3.11.2. CRITERIOS: 1. La informacin contable debe observar los principios de equidad, universalidad, esencia sobre la forma, control y cumplimiento de las normas legales consagradas en el Plan General de la Contabilidad Pblica. 2. Las operaciones contables deben estar amparadas con documentos soportes y libros de contabilidad, que permitan que la informacin contable se convierta en una herramienta para el anlisis y control por parte de los distintos usuarios. 3. El sistema contable llevado a cabo debe ser de causacin. 4. Las propiedades, planta y equipo deben identificarse y clasificarse de acuerdo con su naturaleza, en bienes depreciables y no depreciables. 5. Cuando se estime conveniente el castigo de activos, es necesario evaluar las posibles responsabilidades a cargo de los funcionarios o ex funcionarios como resultados de la prdida o faltante de fondos, bienes fiscales o derechos por cobrar. 6. Los bienes de arte y cultura no son objeto de depreciacin ni amortizacin, dado que por su caracterstica y naturaleza carecen de un vnculo directo al desarrollo de su cometido estatal. 7. Desde el punto de vista contable deben manejarse como activos los bienes devolutivos, cuyo costo sea inferior al valor de un salario mnimo legal vigente o cuya vida til sea inferior a un ao, deben depreciarse totalmente durante el periodo contable en que se ponga en uso . 9. En relacin con las cuentas por cobrar, consideradas de difcil cobro es conveniente la creacin de la provisin correspondiente de acuerdo con la contingencia de prdida, como resultado del grado de antigedad, incumplimiento, incobrabilidad y prescripcin.

10. La causacin de los gastos por concepto de nmina, deben efectuarse en el mes correspondiente a la prestacin de los servicios. 11. Las conciliaciones bancarias deben realizarse mensualmente, con el propsito de reflejar una informacin contable real.

12. Las inversiones deben clasificarse de acuerdo a la naturaleza de su rendimiento y deben salvaguardarse debidamente.

3.11.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Prepare una cdula sumaria donde se indique los saldos de todas las cuentas clasificadas como cuenta y documentos por pagar. 2. Seleccione un grupo de partidas representativas, confrntelas con los documentos y facturas que los sustentan. 3. Confronte y concilie los estados de cuenta mensuales de los acreedores con los saldos que figura en los registros auxiliares. 4. Investigue partidas antiguas pendientes de pago. 5. Verificar que exista contratos de arrendamiento y otros documentos que se le haya asignado un cdigo contable. 6. Elaboracin de comprobante de cuentas por cobrar de corto y largo plazo. 7. Que se lleven libros donde se especifiquen nombre del arrendatario, perodo de pago y el nmero de recibo de pago. 8. Verificar los actos administrativos por medio de los cuales se cancelaron las cuentas bancarias y corporaciones pertenecientes al Municipio. 9. Verifique el pago reflejados en las cuentas auxiliares de bancos y corporaciones con los extractos bancarios. 10. Compruebe el pago de los cheques pendientes de cobro al 31 de diciembre anterior en los meses de enero y febrero siguientes.

11. Totalice los aportes que se encuentren adjuntos al comprobante de contabilidad de los 12 meses por concepto de avances y anticipos en contratos o en compra de bienes y servicios, luego comprelos con el valor registrado en los comprobantes de diario.

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3.12. PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA REALIZACION DE ARQUEO DE CAJA MENOR: 3.12.1. OBJETIVOS: 1. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente. 2. Verificar que las operaciones generales con relacin al recibo, manejo y custodia de los fondos asignados a las cajas menores, cumplan con las disposiciones administrativas, fiscales y legales. 3. Determinar si los gastos asociados tienen el carcter de imprescindibles, urgentes y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad, de acuerdo con la relacin existente en la Resolucin de Caja Menor. 3.12.2. CRITERIOS 1. El fondo de la caja menor debe estar legalmente constituido y en poder de una persona distinta al Tesorero, por lo tanto debe estar claramente definido el funcionario responsable del manejo y de la autorizacin del gasto. 2. Debe utilizarse caja de seguridad para mantener el efectivo de la caja menor o si se maneja mediante cuenta, se debe consignar.

3. Debe existir relacin detallada de los gastos y cuantas en las que se pueden incurrir.

4. Debe estar definido el cdigo presupuestal al cual se imputaran estos gastos.

5. Para la apertura de las cuentas debe darse cumplimiento a las disposiciones legales y administrativas de la entidad.

6. Debe llevarse libro auxiliar de contabilidad, conservando las disposiciones legales y contables generalmente aceptadas.

7. Debe existir porcentaje de ejecucin limite para solicitar el reembolso de la caja menor. 12. Debe constituirse pliza, para el responsable del manejo de la caja menor. 13. Debe existir comprobantes de caja menor numerados en forma consecutiva. 14. Debe realizarse arqueos peridicos. 15. La informacin preliminar como resoluciones y reembolsos de las cajas menores deben solicitarse con anterioridad. 16. Los papeles de trabajo deben ser elaborados previamente.

3.12.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Solicite la Resolucin General de creacin de la caja menor, resmala en el papel de trabajo. 2. Determine el monto, responsable del manejo, ordenador del gasto y ubicacin para que cuando elabore el formato de acta de arqueo lo incluya. Plsmelo en papeles de trabajo. 3. Solicite la pliza de manejo y verifique vigencia, suficiencia del valor asegurado y amparos. 4. Consulte en la Seccin de Contabilidad los reembolsos y verifique soportes, cuantas, legalidad, plsmelo los hallazgos en papeles de trabajo. 5. Practique arqueo a: Efectivo: Solicite el efectivo que se encuentre en la caja, proceda a verificar monedas, billetes y determine nmero y cantidad, regstrelo en papel de trabajo en presencia de la persona responsable del manejo. Soportes: * Verifique que los comprobantes presentados sean originales y se encuentren firmados por los receptores, con clara identificacin del nombre o razn social y el nmero de documento de identidad. Revise que la fecha de los comprobantes corresponda con el perodo que se este legalizando.

Compruebe que el gasto se haya efectuado, habindose constituido a caja menor y existiendo la disponibilidad de fondos de la misma. Que se hayan efectuado los descuentos de Ley como Retencin en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio e IVA. Que el gasto este autorizado por la persona encargada y que a su vez se encuentre dentro de los gastos fijados en la Resolucin de caja menor. 6. Verifique que los comprobantes sin legalizar posean numeracin, fecha, valor, objeto, nombre y cdula del tercero a quien se le entreg el dinero, el cual debe entrar a legalizar en el tiempo que tiene estipulada la resolucin de caja menor de la entidad. 7. Sume el efectivo ms los comprobantes legalizados y por legalizar, con el fin de determinar el estado de la caja menor y corrobore si existen faltantes o sobrantes, plsmelo en el acta de arqueo o papel de trabajo. 8. Verifique que el libro auxiliar cumpla con las normas contables generalmente aceptadas, y que los registros asentados refleje los saldos encontrados. 9. Identifique los controles que ha ejercido la entidad sobre el manejo de la caja menor. 10. Verifique el adecuado registro contable y presupuestal.

3.13. PROGRAMA DE AUDITORIA PROGRAMAS Y PROYECTOS: 3.13.1. OBJETIVOS:

EVALUACIN

AL

BANCO

DE

1. Establecer la eficiencia, eficacia, economa y conveniencia del desarrollo y funcionamiento del el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal. 2. Establecer el cumplimiento de los principios establecidos en la Ley 152/94. 3. Evaluar el grado de eficacia y efectividad de la planeacin, coordinacin, seguimiento y control de los proyectos. 3.13.2. CRITERIOS: 1. El principal fin de las polticas, reglamentos y procedimientos seguidos por la Secretara debe ser que los contratos se celebren con las mejores condiciones de precio, calidad, oportunidad y de acuerdo con las necesidades reales, con el propsito que sean ejecutados con la mayor eficacia, eficiencia y el menor costo posible. 2. Los proyectos de la dependencia deben formularse de acuerdo a las necesidades reales. 3. Deben evaluarse los proyectos, para verificar su cumplimiento y tomar las acciones correctivas que sean necesarias. 4. Debe verificarse el contenido de los proyectos registrados, y si cumple con los requisitos necesarios para su posterior evaluacin. 3.13.3. PROCEDIMIENTOS: 1. Defina indicadores para la medicin de la eficiencia y eficacia. 2. Identifique los contratos que se desprenden del proyecto y verifique si se ajustan a las necesidades reales. 3. Realice control fsico y lgico al objetivo de los contratos. 4. Verifique la ejecucin del proyecto y la asignacin de los recursos. 5. Aplique cuestionario sobre conocimiento general del sistema de informacin Banco de Programas y Proyectos.

6. Identifique controles y riesgos existentes en la aplicacin. 7. Examine las entradas, procesos y los resultados del sistema de informacin. 8. Verifique el conocimiento que los usuarios tienen del sistema de informacin del Banco de Programas y Proyectos de inversin municipal y determine el uso que le dan. 9. Revise la documentacin del sistema de informacin.