Libro Informacion Exogena 2013

Gua para la preparacin y presentacin de la INFORMACIN EXGENA TRIBUTARIA a la DIAN
Ao Gravable 2012
actualicese.com
Fundador y CEO: Jos Hernando Zuluaga M. Lder de Negocios: Juan Fernando Zuluaga C. Lder de Contenidos: Mara Cecilia Zuluaga C. Lder Logstica: Luz Stella Cardona G. Publicacin Gua para la preparacin y presentacin de la Informacin Exgena Tributaria a la DIAN Ao Gravable 2012 ISBN 978-958-8515-15-1 Editora actualicese.com Autor: Diego Hernn Guevara M. Compilador: Diego Hernn Guevara Coordinacin Editorial: Mara Cecilia Zuluaga C. Diseo & Diagramacin: Hctor Mario Piedrahita Z. Correccin de estilo e Impresin: Feriva S.A. Lider de Operaciones: Alex Bachenheimer M. Suscripcin ORO. Ventas y Renovaciones Centro de Atencin al Suscriptor (CAS) Lder CAS: Carolina Barrera Correo Electrnico: cbarrera@actualicese.com Servicio al Cliente Carolina Barrera / Ivonne Liliana Patio / Nerihe Valderrama /Anglica Cisneros / Harold Luna / Edwin Snchez PBX: (092) 485 4646 Fijo: (092) 316 9744 Fax: (092) 680 7551 488 5152 488 5153 682 9911 Celulares: Movistar: 315 578 5668 / 315 579 6104 Comcel: 313 634 6468 / 314 708 5093 Tigo: 300 251 6123 / 300 543 3397 Correo Electrnico: servicioalcliente@actualicese.com actualicese.com/corporativo/contactanos/ Pauta Lder de Medios Publicitarios: Andrs Felipe Merchn Correo Electrnico: pauta@actualicese.com pauta.actualicese.com/pauta/ Oficinas Unicentro, Cali Carrera 100 #5-169/331 Oasis de Unicentro Oficina: 512C - 512D - 513A Cali / Valle del Cauca / Colombia / Sur Amrica
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Esta publicacin fue editada e impresa en Santiago de Cali en marzo 11 de 2013
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Gua para la preparacin y presentacin de la Informacin Exgena Tributaria a la DIAN / Ao Gravable 2012
Contenido
Nota del autor .............................................................................................................................................................................................................. Presentacin y resumen de novedades normativas ................................................................................................................................... Formulario 10006. Presentacin de Informacin por envo de archivos .......................................................................................... Cuadro Sinptico. Resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben utilizar ........................................................................................................................................................................... 8 10 18 19
Captulo 1
Bases normativas sobre las que se sustenta la exigencia de informacin exgena tributaria por parte de la DIAN .......................................................................................... 1.1 Distincin entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales .................................................................... 1.2 Distincin de las distintas categoras de entidades o personas informantes ........................................................................... 1.3 Proceso que rige la expedicin de resoluciones anuales que debe emitir la DIAN antes de finalizar el respectivo ao fiscal ........................................................................................................................................................ 27 28 29 31
Captulo 2
Anlisis de las resoluciones de la DIAN que regulan por el ao gravable 2012 la informacin exgena tributaria exigida a entidades especializadas ............................................ 2.1 Informacin exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (incluidos fondos de valores, fondos de inversin, fondos mutuos de inversin, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y crdito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras (Arts. 623, 623-1, 623.2 (sic) del E.T.; Resolucin 111 de octubre 31 de 2012) ............................ 2.2 Informacin exigida a las cmaras de comercio (Art. 624 del E.T., Resolucin 112 de octubre 31 de 2012) .......................................................................................................................................................... 2.3 Informacin exigida a las bolsas de valores y comisionistas de bolsa (Art. 625 y 628 del E.T., Resolucin 113 de octubre 31 de 2012) .......................................................................................................................................................... 2.4 Informacin exigida a las EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de compensacin (Art. 626 del E.T.; No se expidi Resolucin) ................................................................................................................................................. 2.5 Informacin exigida a Registradura Nacional del Estado Civil (Art. 627 del E.T.; Resolucin 114 de octubre 31 de 2012) .......................................................................................................................................................... 2.6 Informacin exigida a notarios (Art. 629 del E.T., Resolucin 115 de octubre 31 de 2012) ............................................. 2.7 Informacin exigida a tipgrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes (Art. 629-1 del E.T., Resolucin 116 de octubre 31 de 2012) ...................................................................................... 2.8. Informacin exigida a jueces civiles (Art. 630 del E.T.: No se expidi Resolucin) .............................................................. 2.9. Informacin exigida a grupos empresariales (Art. 631 del E.T.; Resolucin 118 de octubre 31 de 2012) .......................................................................................................................................................... 33
34. 38 40 43 43 45 47 49 49
Captulo 3
Anlisis a la informacin exigida por el ao gravable 2012 a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN..................................................... 3.1 Informacin respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012 (Literal a del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 3 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ............................. 3.2 Informacin respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos (Literales b y e del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 4 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ................... 52
61 65
3.3 Informacin respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante (Literal c del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 5 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ............................. 79 3.4. Informacin respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012 Literal f del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 6 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ............................................................................. 82 3.5 Informacin respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en las declaraciones de IVA de los bimestres del 2012 (Literale e y f del Art. 631 del E.T.; Artculos 1, 2 y 7 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ....................................................................................................................... 87 3.6 Informacin respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012 (Literal g del Art. 631 del E.T.; Artculos 1, 2 y 16 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ................................................. 93 3.7 Informacin sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (Literal h del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 8 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ......................................... 93 3.8 Informacin sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (Literal i del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 9 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) .................. 99 3.9 Informacin sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (Literal k del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 10 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ...................................... 102 3.10 Informacin especializada solicitada a algunos informantes especiales (mandatarios, consorcios, operados en contratos de exploracin de hidrocarburos, sociedades fiduciarias; rganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional) (Arts. 11 a 15 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ............ 105
Captulo 4
Suministro de la informacin exgena tributaria del ao gravable 2012 a travs del portal de internet de la DIAN ........................................................................................... 112 4.1 Qu son los servicios informticos electrnicos (SIE) de la DIAN ................................................................................................ 4.2 Pasos a seguir para la utilizacin de la opcin denominada Presentacin de informacin por envo de archivos .............................................................................................................................................................................................. 4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detect errores ...................................................... 4.4 Correccin a los reportes inicialmente enviados .................................................................................................................................. 113 113 116 117
Captulo 5
Prevalidador para la elaboracin o validacin de la informacin exgena tributaria, ao gravable 2012 ............................................................................................ 119 5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseado por la DIAN ............................................................................... 5.2 Requisitos tcnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador ............................................... 5.3 Visualizacin de un caso prctico para la construccin de la informacin que contendra el formato 1001 sobre pagos a terceros y sus retenciones .............................................................................................. 120 121 121
Captulo 6
Formalidades que se deben cumplir en el proceso de entrega de la informacin exgena tributaria .................................................................................. 122
Captulo 7
Rgimen sancionatorio aplicable a dicho proceso ............................................................................ 125 7.1 Anlisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolucin 11774 de diciembre de 2005, que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, o suministren extemporneamente, o con errores, o corrijan, la informacin exgena tributaria solicitada por la DIAN ....................... 126 7.2 Trmino que tiene la DIAN para solicitar la informacin a quienes no la suministren oportunamente y para validar la exactitud de los datos suministrados por quienes s presentan la informacin (firmeza de los reportes) ...................................................................................................... 128
Captulo 8
Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes de informacin exgena tributaria ........................................................................................................ 130 8.1 Sobre las especificaciones tcnicas de la informacin a reportar ................................................................................................. 8.2 Sobre la presentacin de la informacin por envo de archivos ................................................................................................... 8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformacin de archivos ...................................................................................................... 8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la informacin .................................................................................................. 8.5 Identificacin de terceros .............................................................................................................................................................................. 131 133 135 138 138
Captulo 9
Ejemplos prcticos para los reportes exigidos en la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012, artculo631 del E.T. ..................................................................................... 144 9.1 Reporte literal a. - Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012, art. 3 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1010 versin 8 ............................................................................................................... 9.2 Reporte literal c.- Retenciones que le practicaron durante el 2012 a laentidad informante. Art. 5 de la Resolucin 117, Formato 1003 versin 7 ................................................................................................................................ 9.3 Reporte literal e. Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros.; Art. 4 de la Resolucin 117 de 2012. Formato 1001 versin 8; Primera parte: Caso de quienes s podrn reportar a los terceros solo si igualan o superan el lmite mnimo de $500.000 por conceptos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo, o el lmite de $10.000.000 por el concepto de pagos laborales y otras rentas de trabajo .(ver pargrafos 1 y 5 del art. 4) ...................................................................................................................................... 9.4 Reporte literal e. - Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros; Art. 4 de la Resolucin 117 de 2012. Formato 1001 versin 8; Segunda parte: Caso de quienes reportarn a la totalidad de los terceros a quienes realizaron pagos o causaciones por conceptos distintos a pagos laborales (sin importar su cuanta) y pagos laborales y dems rentas de trabajo iguales o superiores a $10.000.000 (ver pargrafos 2 y 5 del art. 4) ................................................................................. 9.5 Reporte literal f. - Ingresos recibidos durante el 2012, Art. 6 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1007, versin 8 ................................................................................................................................... 9.6 Reporte de los literales e y f. IVA descontable e IVA generado del ao 2012. Art. 7 de la Resolucin 117 de 2012, Formatos 1005 versin 7 y 1006 versin 7 ....................................................................... 9.7 Reporte literal g Ingresos recibidos para terceros durante el 2012. Art. 16 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1647, versin 1 .......................................................................................................... 9.8 Reporte literal h - cuentas por pagar a Diciembre 31 de 2012.,Art. 8 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1009 versin 7 ...................................................................................................................................... 9.9 Reporte literal i. - cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012., Art. 9 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1008 versin 7 .............................................................................................................. 9.10 Reporte literal k. - Otros datos de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012.; Art. 10 Resolucin 117 de 2012, formatos 1011 versin 6, y 1012 versin 7 .................................... 9.11 Reportes de personas o entidades que en el 2012 hayan actuado como mandatarias en contratos de mandato; Art. 13, Resolucin 117 de 2012, Formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054, 1055 .........................
145 149
153
162 171 176 181 184 189 194 197
Normatividad .................................................................................................................................... 205
Diego Hernn Guevara M.

Lder de Investigacin Contable y Tributaria, actualicese.com
En lo que respecta al suministro de informacin por el ao gravable 2012, el director de la DIAN, Juan Ricardo Ortega, ha introducido nuevamente bastantes cambios importantes en lo que se refiere a los reportes para cruces de informacin que se exigen anualmente a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (artculo 631 del Estatuto Tributario). En efecto, con su Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 tom la decisin de aumentar notoriamente el universo de personas jurdicas obligadas a entregar el conjunto completo de los casi doce formatos especiales mencionados en la resolucin pues redujo el tope de ingresos brutos en el ao 2011 que obligan a esa tarea y ya no se lee que las responsables sean las que obtuvieron en ese ao anterior ingresos brutos fiscales (de renta ms ganancia ocasional) superiores a $500.000.000 sino las que obtuvieron ingresos brutos fiscales superiores a $100.000.000. Igualmente, modific el grado de detalle con el que se debern elaborar varios de los formatos de dicha resolucin (en algunos de los formatos se tendrn que entregar ms datos mientras que en otros se dejaron de pedir algunos que se venan solicitando en todos los aos anteriores).
Amigo lector: racias por adquirir esta nueva edicin de la obra Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN en la cual se han hecho todas las actualizaciones convenientes y necesarias para estudiar dicho tema en su aplicacin para los reportes del ao gravable 2012, los cuales se deben entregar en los primeros meses del ao calendario 2013.
Al respecto, es importante comentar que si en la informacin exgena del ao gravable 2012 ya no se solicita el reporte de algunos datos (por ejemplo, del detalle de los saldos fiscales a diciembre 31 de 2012 en caja, inventarios y activos fijos) ello se debe a que dicha informacin solo quedar reflejada esta vez en otro de los reportes especiales que solo se empez a pedir por el ao gravable 2011, a saber, el reporte del formato 1732 (ver Art. 631-3 del E.T. y la Resolucin 017 de febrero de 2012). En efecto, por el 2012 ese formato 1732, que pide un alto grado de detalle para la informacin contable y fiscal con que se elabora la declaracin de renta 2012 de las personas naturales y jurdicas obligadas a llevar contabilidad y obligadas a declarar renta en el formulario 110, se solicit otra vez con la Resolucin 0043 de marzo 5 de 2013 y esta vez lo entregarn ms personas jurdicas pues la obligacin recaer en aquellas que sean declarantes de renta por el 2012 (con o sin nimo de lucro pero sin incluir a las que presenten declaracin de ingresos y patrimonio) y que en el ao anterior, 2011, hubieran tenido ingresos brutos o patrimonio superiores a $1.250.000.000. En el caso del 2011, el criterio fue tener en el ao anterior, 2010, un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a $3.000.000.000. La DIAN estima que solo unas 1.210 personas naturales y unas 60.846 sociedades tendrn esta tarea. Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad entregarn ese formato si sucede que sean Grandes contribuyentes, o que habiendo hecho importaciones durante el 2012 hayan tenido ingresos brutos o patrimonio bruto en el ao anterior (2011), superior a $1.250.000.000. Adicionalmente, esta vez el formato 1732 ya no tendr 343 renglones sino 451 y se exige que sea entregado el mismo da de la presentacin de la declaracin y no dentro de los tres meses siguientes a la presentacin de la declaracin que fue lo que sucedi con la declaracin del 2011 (todo el estudio de ese formato 1732 lo hacemos en la Gua para la preparacin y presentacin de la declaracin de renta de personas jurdicas ao gravable 2012). De esa forma entonces no se repetir lo sucedido en los reportes del ao gravable 2011 cuando algunas personas jurdicas y naturales quedaron obligadas a entregar tanto la informacin exgena de la Resolucin 11429 de octubre de 2011 como la informacin
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del formato 1732 y con ambos tipos de reportes le hicieron llegar dos veces una misma informacin a la DIAN.
El resumen de estas y otras novedades importantes contenidas en el paquete de resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012 se destaca unas pginas ms adelante, en la seccin Presentacin y resumen de novedades normativas. Adems, como este tema puede generar novedades durante el periodo comprendido entre la fecha de publicacin de esta obra y la fecha en que se vencern los plazos para la entrega de la informacin, lo animamos a estar pendiente de las novedades que puedan surgir y que publicaremos oportunamente en nuestro portal de internet www.actualicese.com. Vale la pena destacar a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendr que cambiar su estilo para expedir las resoluciones anuales de exgena pues las tendr que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo ao fiscal al que pertenecer la informacin y no como hasta ahora que tena plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respectivo ao gravable al que pertenece la informacin. Por ello en los prximos das se tendrn que conocer tambin las resoluciones con las cuales se pedir la informacin del ao gravable 2013 pues ya no se podr esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo (Recuerde que todos los detalles de los grandes cambios de la Ley 1607 los analizamos en nuestra obra multimedia editada en febrero de 2013: Reforma tributaria Ley 1607 de 2012: Todo un revolcn normativo.) En virtud de lo anterior, esta publicacin pretende mostrar los puntos ms importantes que deben conocer y tener presentes todos aquellos que estn obligados a responder por la informacin del ao gravable 2012 que la DIAN ha solicitado a travs de sus resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012 (quines estn obligados, cunta informacin tiene que entregar cada reportante, la forma de hacerlo, los plazos, las sanciones a que se expone, etc.). La obra se acompaa de varios ejercicios que ilustran de forma prctica cmo elaborar los reportes de la Resolucin 117 e incluye un DVD en el que se recopilan algunas videoconferencias ilustrativas sobre el tema y tambin las normas, herramientas en Excel, prevalidadores, y dems documentos de apoyo (en especial las cartillas instructivas de la DIAN sobre el proceso de presentacin virtual de la informacin), los cuales consideramos de gran ayuda para quienes los consulten.
Teniendo presente que segn el Art. 638 del E.T. la DIAN cuenta con hasta tres aos despus de vencido el calendario de plazos para la entrega de informacin del 2012 y en dicho periodo de tiempo efectuar revisiones de la informacin a quienes la presentaron o exigrsela a quienes no la entregaron estando obligados a hacerlo, es por eso que aconsejo que esta obra sea conservada en sus bibliotecas al menos por ese tiempo, pues podr ser til en caso de controversias con la DIAN o incluso si usted es asesor, para recordar las normas y aplicarlas a los reportantes que no hayan entregado oportunamente la informacin y que requieran de sus servicios para cumplir con esta obligacin en forma extempornea. Esperamos que el estudio de esta publicacin, junto con los materiales complementarios contenidos en el DVD que la acompaa, le sea de utilidad para resolver los interrogantes ms comunes que se pueden tener al momento de cumplir con esta importante obligacin. Si desea hacernos llegar algn comentario sobre esta obra, escrbanos al correo contenidos@actualicese.com.
Con sentido de gratitud, Diego Hernn Guevara Madrid Cali, Marzo 11 de 2013
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1. Advirtase que a lo largo del mismo ao gravable, y por virtud de lo que le permite el artculo 684-2 del Estatuto Tributario, la DIAN tambin recibe informacin exgena tributaria en forma mensual, bimestral o semestral de parte de otras entidades tales como los frigorficos, o los comercializadores de pieles, o los que ejecutan convenios internacionales de cooperacin, o los que expiden y/o aceptan facturacin electrnica. Tales reportes no sern analizados en la presente obra pues la misma solo versa sobre los reportes que se solicitan anualmente en virtud de los artculos 623 a 631-1 del Estatuto Tributario. Vale la pena aclarar que la palabra exgena hace contraste con la palabra endgena, pues la primera se refiere a la informacin que llega hasta la DIAN desde afuera, es decir, de parte de los contribuyentes y dems administrados por la DIAN, mientras que la segunda hace referencia a la informacin que fluye desde las dependencias internas de la entidad. 2. Segn lo dispuso el numeral 11 del artculo 1, y el numeral 9 del art. 3 de la Resolucin DIAN 12761 de diciembre 9 de 2011, el hecho de quedar obligado por primera vez a presentar reportes de informacin exgena tributaria en forma virtual automticamente implica que tambin se queda obligado a presentar del mismo modo todas las declaraciones tributarias a partir del mes siguiente a aquel en el que se venzan los plazos para presentar la informacin exgena.
Presentacin y resumen de novedades normativas

a elaboracin y entrega de la informacin exgena tributaria establecida en los artculos 623 a 631-1 del Estatuto Tributario y que es solicitada anualmente1 por la DIAN a ciertos actores especiales de la economa (como a los Bancos, Notarios, Cmaras de Comercio, entre otros), al igual que a un gran universo de empresas y personas naturales (entre ellas a todas las que hayan practicado retenciones en la fuente de renta, IVA o timbre por cualquier monto durante el ao), se ha convertido en aos recientes en un proceso cada vez ms extenso y tecnificado.
Adicional a lo anterior, hasta los reportes del ao gravable 2004 la informacin se poda recolectar en simples hojas de trabajo de Excel las cuales se convertan a un archivo de extensin .prn. Pero a partir del ao gravable 2005 en adelante, y para que la informacin pueda ser leda por la plataforma conocida como MUISCA (Modelo nico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado que fue estrenada por la DIAN en enero de 2003), se exige que los reportes se elaboren en archivos con el estndar XML los cuales tienen restricciones especiales, tales como que la cantidad de registros que puede contener cada archivo no debe exceder el lmite de 5.000 registros, o que el nombre que se les debe dar ha de cumplir cierto algoritmo especfico, etc. Por ello, y para facilitar la elaboracin de ese tipo de archivos (lo cual sera muy complicado para la mayora de los reportantes que no tienen conocimiento sobre cmo elaborar archivos en el estndar XML), la DIAN permite descargar desde su portal una herramienta gratuita conocida como Prevalidador tributario que trabaja en el ambiente Excel (en su versin 2000 o superior) y facilita que los archivos queden elaborados en el estndar XML, al tiempo que permite hacer verificaciones tiles en el momento de preparacin de la informacin para impedir que contenga errores de forma.
En efecto, estos reportes que anteriormente solo se podan entregar en medios magnticos (disquetes o CD) y deban ser llevados fsicamente hasta las oficinas de la DIAN, desde el ao 2006 son entregados a travs del portal de internet de la DIAN, usando para ello la firma digital emitida por la misma DIAN. Adems, hasta lo que fueron los reportes del ao gravable 2010 se permiti que solo quienes tuvieran que entregar un nico formato de los muchos exigidos por la DIAN, y siempre y cuando a la fecha de la entrega del mismo no estuvieran obligados a cumplir con entregar o presentar virtualmente otras obligaciones administradas por la DIAN, pudieran entregar ese nico formato en un dispositivo magntico (una memoria USB). Sin embargo, a partir de los reportes del ao gravable 2011 se dispuso que sin importar si es uno solo el formato el que se deba entregar, todos se deben entregar nicamente en forma virtual a travs del portal de la DIAN (aunque las resoluciones indican que solo en aquellos casos en que se presenten complicaciones tcnicas con el portal que impidan transmitir la informacin, se permitir que el reportante lleve sus archivos hasta las sedes de la DIAN en algn dispositivo magntico). 2
De otra parte, y por virtud de las facultades especialsimas que se le dieron a los director de la DIAN con el artculo 631-2 del E.T. (creado por la Ley 863 de diciembre de 2003), estos han aprovechado la oportunidad para manejar a su antojo (segn los planes de fiscalizacin que se tracen) los criterios con los cuales se define quines deben ser informantes y qu tanta informacin le deben entregar a la DIAN. Adems, es muy importante destacar a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendr que cambiar su estilo para expedir las resoluciones anuales de exgena, pues las tendr que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo ao fiscal al que corresponder la informacin y no como hasta ahora que tena plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respec-
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tivo ao gravable al que pertenecer la informacin. Por ello, en los prximos das se tendrn que conocer tambin las resoluciones con las cuales se pedir la informacin del ao gravable 2013, pues ya no se podr esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo. Y as de temprano tambin tienen que publicar el respectivo prevalidador tributario. Este gran cambio permitir que las empresas y personas s puedan definir de qu forma tienen que ir registrando todas las operaciones con terceros desde el comienzo el ao y as evitarse la sorpresa de que justo cuando ya iba a finalizar el ao, el director de la DIAN les pida la informacin de una forma que implicaba devolverse a reacomodar los registros contables del ao que ya se estaba cerrando3. Pero ese cambio tambin le va a permitir a los que juegan a la evasin tributaria a conocer con mucha anticipacin de qu forma evitar caer en topes de operaciones con las empresas con las cuales terminaran siendo reportados por ellas al final del ao. As mismo ese cambio permitir que si las resoluciones se conocern desde antes de empezar el respectivo ao fiscal, entonces la DIAN si podr recibir la informacin de las personas jurdicas y sucesiones ilquidas que se vayan liquidando durante el ao pues hasta ahora, como las resoluciones solo salan dos meses antes de acabarse el ao fiscal, entonces todas esas personas jurdicas y sucesiones ilquidas que se liquidaban antes de octubre y cancelaban su RUT se terminaban salvando de entregar la informacin por esa fraccin de ao fiscal en que s haban hecho operaciones. Como sea, aunque el director de la DIAN publique con gran anticipacin las resoluciones de solicitud de informacin exgena tributaria para un determinado ao fiscal, el punto es que siempre se requerir que se acabe el ao fiscal para poder consolidar la informacin fiscal del ao y empezar a armar los reportes y hasta se requerir conocer cmo sern los formularios para la declaracin de renta de ese respectivo ao y as hacer el trabajo completo de que la informacin exgena coincida con los respectivos renglones de ese formulario (pero el problema es que el formulario s lo expiden es cuando ya se haya acabado el ao fiscal). No cabe duda, entonces, de que estos puntos ayudan a que la administracin tributaria realice mejores cruces de informacin, con lo cual se ha logrado fiscalizar mejor los valores declarados por los responsables de presentar declaraciones tributarias de impuestos nacionales, hasta el punto de que municipios como Bogot y Cali, entre otros, han seguido el mismo camino de solicitar anualmente reportes similares para controlar los impuestos locales que ellos administran.
3. Como fue lo que justamente sucedi a finales del 2011, cuando las resoluciones de octubre de ese ao indicaban que el IVA que estuviera sumando con los costos y gastos se tenia que discriminar por separado del respectivo costo o gasto. 4. Para evitar ese tipo de errores, a partir de los reportes del ao gravable 2011 ya no se utiliza el formato 1002, pues toda la informacin sobre pagos a terceros y sus retenciones queda unificada solamente en el formato 1001.
Y unido a la exigencia de los reportes tradicionales de informacin exgena tributaria anual, la DIAN tambin empez a solicitar a partir del ao gravable 2011 en adelante, mediante una resolucin independiente y en virtud de lo dispuesto en el art. 6313 del E.T. (creado con el art. 17 de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), la informacin adicional especial conocida como el reporte de informacin con relevancia tributaria que se entrega en el formato 1732 y que equivale a suministrar un mayor detalle sobre las cifras de la declaracin de renta de algunos de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad (ver resolucin 017 de febrero de 2012 y la Resolucin 0043 de Marzo 5
Incluso ha permitido en especial que la DIAN detectara cada ao, desde el ao 2005 en adelante, una gran cantidad de personas naturales que deban declarar renta pero no lo haban hecho y son perseguidas como omisas (por el ao gravable 2004 se detectaron 400.000; por el 2005, 800.000; por el 2006, 350.000 y por el 2007, 170.000). En todo caso, en relacin con los reportes del ao 2006 hubo evidencia de que muchos de esos omisos no lo eran en realidad, pues la DIAN en ese momento us equivocadamente una parte de la informacin exgena tributaria. El error consisti en que si un mismo informante haba entregado el reporte del formato 1001 con pagos a terceros, y el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas a esos mismos terceros, el sistema de la DIAN sum los valores bases de esos dos reportes como si se tratara de ingresos diferentes recibidos por el mismo tercero, cuando en realidad era un mismo ingreso reportado en dos formatos diferentes.4
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de 2013). Mediante ese formato la DIAN obtiene informacin adicional que no obtiene con los reportes anuales de exgena, pues en l se incluyen las cifras contables del ao fiscal (en los reportes de exgena solo se revelan los saldos fiscales del ao gravable pero no se incluyen saldos contables).
Novedades normativas
En vista de lo anterior, la presente obra se ha preparado para ayudar a entender mejor cules fueron los requerimientos de informacin exgena tributaria que en virtud de lo sealado en los artculos 623 a 631-1 del E.T. fueron definidos por la DIAN para el ao gravable 2012 a travs de sus resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012, publicadas en el Diario Oficial 48.600 de dicha fecha.
En relacin con los reportes de las entidades especializadas (bancos, notarios, cmaras de comercio, registradura y tipgrafos), las resoluciones 111 a 116 de octubre 31 de 2012 no introdujeron novedades importantes en relacin con quines son los obligados a entregar los reportes ni con el tipo de informacin por entregar (todos los reportes se harn al mismo estilo con que se hicieron los del 2011, con los mismos criterios y con los mismos formatos). La nica novedad importante est en el reporte del art. 623-1 (sobre diferencias de ms del 40% entre declaraciones y estados financieros presentados a los bancos cuando se solicitan prstamos), pues a raz de que el art. 2 de la Ley 1555 de julio 9 de 2012 derog el inciso primero del art. 620 del E.T. quedaba claro que desde julio 9 de 2012 en adelante los bancos no podran obtener la informacin sobre las declaraciones de renta de quienes se presentaban a solicitar prstamos y por tanto el pargrafo del art. 7 de la Resolucin 111 estableci que el reporte del art. 623-1 (formato 1025 versin 6) solo se elabora con los datos de quienes presentaron entre enero 1 de 2012 y julio 8 de 2012 los estados financieros acompaados de la declaracin de renta evidencindose diferencias de ms del 40% en algunas cifras de ambos documentos (ver tambin el concepto DIAN 59580 de sep. de 2012). Lo anterior significa que ese reporte especial ser uno de los que desaparecer automticamente en los reportes del prximo ao gravable 2013.
En relacin con la informacin para cruces de informacin solicitada a los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales administrados por la DIAN (art. 631 del E.T.), esta vez las disposiciones de la Resolucin 117, comparadas con las que contena la Resolucin 11429 de 2011 para ese mismo ao gravable, han introducido cambios importantes relacionados con el universo de los informantes que tendrn el deber de entregar informacin del ao 2012, al igual que con el tipo de informacin que se les exige.
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En efecto, esta vez la Resolucin 117 dispone que las personas jurdicas, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio por el 2012, quedarn obligadas a entregar el conjunto completo de los formatos del 2012 si en el ao anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos superiores a $100.000.000. Para definir si se excede o no dicho tope, se deben sumar los ingresos brutos ordinarios ms los que constituan ganancias ocasionales (ver concepto DIAN 13446 febrero 2012 que ratifica al 16455 de febrero 2009). Esa es una disminucin bastante importante en ese criterio generador de la obligacin de entregar los reportes pues la informacin completa del 2011 la entregaron solo las personas jurdicas declarantes de renta o de ingresos y patrimonio que en el ao anterior (2010) hubieran obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000 (ver Resolucin 11429 de octubre de 2011). Incluso, se debe comentar que cuando la DIAN public unos borradores de sus resoluciones del 2012 en fecha octubre 19 de 2012, en ellos se indicaba que la intencin del director de la DIAN era exigir a todas las personas jurdicas declarantes de renta o de ingresos y patrimonio (sin importar el monto de los ingresos brutos del 2011) a entregar el conjunto total de los reportes del 2012. Sin embargo, cuando se expidieron las resoluciones definitivas en
octubre 31 de 2012 la obligacin cubri solo a aquellas que en el 2011 hubieran superado los $100.000.000 de ingresos brutos.
Igualmente, la Resolucin 117 ya no incluye como criterios para quedar obligado a entregar todos los reportes del 2012, el hecho de ser gran contribuyente a la fecha en que se expide la resolucin o el de ser persona jurdica que por el 2012 usar los beneficios de la Ley 1429 de 2010. As mismo, en el caso de las personas naturales y sucesiones ilquidas, la Resolucin 117 dispone esta vez que estarn obligadas a entregar el conjunto completo de los formatos del 2012 las que en el ao anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos superiores a $500.000.000 (el mismo tope usado en los reportes del 2011), pero indicando esta vez que no importa si la persona natural o sucesin ilquida (incluidas las colombianas y extranjeras, residentes o no en Colombia, obligadas o no a llevar contabilidad) estar o no obligada a presentar declaracin de renta por el 2012. Este es un ajuste importante gracias al cual le llegarn a la DIAN ms reportes que en aos anteriores de parte de las personas naturales y de las sucesiones ilquidas, pues hasta los reportes del ao gravable 2011 las personas naturales y sucesiones ilquidas quedaban obligadas a entregar los formatos solo cuando cumplan la doble condicin de tener en el ao anterior el tope de ingresos brutos y al mismo tiempo estar obligadas a presentar la declaracin de renta del nuevo ao. Por tanto, en lo que se refiere a los reportes del 2012, si una persona natural obtuvo en el 2011 ingresos brutos superiores a $500.000.000 y no queda obligada a declarar renta por el ao gravable 2012, en todo caso le tendr que entregar a la DIAN por lo menos el detalle de sus ingresos y gastos del 2012 (algo que no se consegua en aos anteriores). Y en cuanto a las que obtuvieron en el 2011 el tope de ingresos antes mencionado y al mismo tiempo s quedan obligadas a declarar renta por el ao gravable 2012, estas no solo entregarn los reportes sobre sus ingresos y gastos del 2012 (art. 4 y 6 de la Resolucin 117), sino que tambin entregarn el detalle de sus cuentas por cobrar y por pagar a diciembre 31 de 2012, al igual que el de otros datos a diciembre 31 de su declaracin de renta 2012 (ver artculos 8, 9 y 10 de la Resolucin 117). De igual forma, si una persona natural o una sucesin ilquida declarante de renta por el 2012 no obtuvo en el 2011 ingresos superiores a $500.000.000, pero durante el 2012 s recibi ingresos propios ms ingresos facturados para terceros por un monto superior a $500.000.000, deber entregar por lo menos el formato 1647 (literal g del art. 631). En los reportes del ao 2011, en este criterio para quedar obligado a hacer este reporte tambin se inclua a las personas jurdicas pero esta vez solo se mencionan a las naturales. Por tanto, las personas jurdicas que hayan facturado durante el 2012 ingresos para terceros y que tengan la obligacin de entregar el formato 1647, sern esta vez solo las que en el 2011 obtuvieron ingresos propios superiores a $100.000.000 sin importar cuanto sean sus ingresos propios ms los facturados para el tercero durante el 2012.
La Resolucin 117 tambin dispuso que las personas naturales y jurdicas de todo tipo (obligadas o no a presentar declaracin de renta o de ingresos y patrimonio por el 2012), si son personas o entidades que en el 2011 no obtuvieron los topes de ingresos brutos que antes comentamos, pero que durante el 2012 practicaron retenciones en la fuente (de renta o de IVA o de timbre) sin importar el monto de tales retenciones, quedarn obligadas a efectuar por lo menos el reporte de los literales b y e del art. 631 del E.T. (pagos a terceros y sus retenciones en el formato 1001, y detalle de IVA descontables del 2012 en el formato 1005).
En los reportes del 2011 esa obligacin solo se exiga si el total de retenciones practicadas por todos los conceptos (renta, IVA y timbre) superaba los $3.000.000. Por tanto, en el 2012, de esta obligacin solo se salvaran aquellas personas naturales o jurdicas agentes de retencin que no practicaron ni un solo valor por retenciones en la fuente (ni
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5. Hasta el 2011, en dicho reporte solo se incluan a los que tuvieran aportes por valor nominal igual o superior a $5.000.000.
de renta, ni de IVA ni de timbre). Adems, a las personas naturales y jurdicas agentes de retencin durante el 2012 que s deban entregar por lo menos el formato 1001 con el reporte de pagos a terceros, otra vez se les exige que lo deben hacer reportando la totalidad de los terceros por pagos o abonos originados en conceptos diferentes a pagos laborales, y a los terceros por pagos laborales y rentas de trabajo solo si superan los $10.000.000 durante el ao 2012. Esto significa que cuando vayan a reportar los pagos o abonos en cuenta por conceptos diferentes a salarios y rentas de trabajo, no pueden tomar en cuenta el lmite de reportar solo a los terceros con pagos o abonos en cuenta que superen los $500.000, pues ese lmite solo lo pueden utilizar todos los dems reportantes del formato 1001, pero no los que lo entregan por el solo hecho de haber sido agentes de retencin durante el 2012 (ver pargrafos 1 y 2 de art. 4 de la Resolucin 117). En cuanto al tipo de informacin que se exige por el 2012, la Resolucin 117 dispuso que entre los obligados a entregar el formato 1010 con el detalle de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012 tambin figurarn los fondos de empleados (con tal de que todos sean reportantes que en el 2011 obtuvieron ingresos brutos superiores a $100.000.000). Incluso, esta vez el art. 3 de la Resolucin pide que en el formato 1010 queden reportados la totalidad de los socios, accionistas, comuneros, cooperados y asociados a diciembre 31 de 2012 sin importar el valor nominal de sus aportes a dicha fecha.5
En el reporte de los saldos de cuentas por cobrar y por pagar a diciembre 31 de 2012, los artculos 8 y 9 de la Resolucin 117 fijaron nuevas reglas para hacer los reportes de los terceros que componen esas partidas, as: a) si el total global de las cuentas por cobrar (o por pagar) a diciembre 31 de 2012 es superior a $500.000.000, entonces se reportan en forma individualizada a los terceros que tengan saldos superiores a $1.000.000; y b) si el total global de las cuentas por cobrar (o por pagar) a diciembre 31 de 2012 es inferior a $500.000.000, entonces solo se reporta en forma individualizada a los que terceros que tengan saldos superiores a $5.000.000.
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De igual forma, la Resolucin 117 no exigi realizar el formato 1004 con el detalle de los descuentos tributarios que se utilicen en la declaracin de renta 2012. Y en el formato 1011, con los otros datos de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012, ya no se piden datos como el del saldo fiscal a diciembre 31 de 2012 en caja (antiguo concepto 1105), ni el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012 de los activos fijos con sus depreciaciones o amortizaciones (antiguos conceptos 1501 a 1518), ni los datos del juego de inventarios (antiguos conceptos 1401 a 1407), ni los datos del juego de inventarios de semovientes (antiguos conceptos 1408 a 1412), ni los detalles de los conceptos de compensaciones que se utilicen en la declaracin de renta 2012 (antiguos conceptos 8251 a 8252). La razn para no pedir esta vez dicha informacin es porque la misma solo se ver reflejada dentro del formato 1732, formato que esta vez se exigi con la Resolucin 0043 de marzo 5 de 2013 y que debern entregar aquellas personas jurdicas obligadas a llevar contabilidad, con o sin nimo de lucro, que sean declarantes de renta por el 2012 en el formulario 110 (sin incluir las que sean declarantes de ingresos y patrimonio) y que en el ao anterior, 2011, hubieran tenido ingresos brutos o patrimonio superiores a $1.250.000.000. En el caso del reportes del 2011, el criterio fue tener en el ao anterior, 2010, un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a $3.000.000.000. La DIAN estima que solo unas 1.210 personas naturales y unas 60.846 sociedades tendrn esta tarea (todo el estudio de ese formato 1732 lo hacemos en la Gua para la preparacin y presentacin de la declaracin de renta de personas jurdicas ao gravable 2012). Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad entregarn ese formato si sucede que sean Grandes contribuyentes, o que habiendo hecho importaciones durante el 2012 hayan tenido ingresos brutos o patrimonio bruto en el ao anterior (2011), superior a $1.250.000.000. Con esto se evita repetir la experiencia de los reportes
Adicionalmente, alrededor de la utilizacin en el 2012 del saneamiento fiscal incluyendo activos que antes se haban omitido, debe tenerse en claro que esos activos no se van a reportar en el formato 1001 como si hubieran sido compras del 2012 pues el formato 1001 es solo para informar las verdaderas compras del 2012 y rastrearle los ingresos 2012 al respectivo beneficiario de la compra. As que si esos activos que ahora se estn declarando en el 2012 en realidad se haban comprado en aos anteriores al 2012, lo que tocara es corregir los formatos 1001 de aos anteriores si es que aun no les han pasado los tres aos siguientes a su presentacin que es el periodo por el cual la DIAN puede exigir correcciones a un formato de exgena (ver art. 638 del E.T. y el numeral 7.2 de este libro). Los nicos formatos de la Resolucin 117 para reportes del 2012 que sufrieron alguna modificacin en su estructura o listado de conceptos en comparacin con los utilizados en los reportes del 2011, son aquellos que deben utilizar las sociedades fiduciarias para cumplir con los tres reportes que les exige el art. 14 de la Resolucin.6
del ao gravable 2011 cuando sucedi que quienes quedaron obligados a entregar tanto la informacin exgena de la Resolucin 11429 de 2011 como la informacin del formato 1732 (Resolucin 017 de febrero de 2012), le hicieron llegar a la DIAN una misma informacin dos veces, pues la DIAN, al expedir la Resolucin 017 de febrero de 2012 y el formato 1732, volva a pedir informacin fiscal que ya haba exigido en la Resolucin 11429 del 2011. Incluso, se debe destacar que como las resoluciones de solicitud de informacin exgena tributaria fueron expedidas en octubre 31 de 2012, antes de la expedicin de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012, es por ello que los formatos de informacin exgena (en especial el 1008, el 1009 y el 1011) no solicitan ninguna informacin sobre los activos ocultos en aos anteriores y que ahora se estn incluyendo en la declaracin de renta 2012, o sobre los pasivos inexistentes que se venan incluyendo en declaraciones anteriores pero que en el 2012 se dejarn de incluir, y que es algo que permite realizar el art. 163 de la Ley 1607 y para lo cual al formato 1732 s le agregaron los respectivos renglones para informar dicho saneamiento patrimonial (ver los renglones 104,113, 119, 133, 167, 185 y 210 en el nuevo formato 1732). Adems, en el formulario 110 para la declaracin 2012 de los obligados a llevar contabilidad, que tambin fue definido en la misma Resolucin 0043 de marzo 5 de 2013, solo se agregaron el rengln 69 y el 85 para controlar los efectos de la utilizacin de dicho saneamiento fiscal permitido por la ley 1607 (y a la fecha en que editamos este libro no conocemos el formulario 210 para la declaracin de renta 2012 de los no obligados a llevar contabilidad).
6. Ver los nuevos formatos 1013, versin 8, para detallar quines son los fideicomitentes dentro de cada tipo de fideicomiso administrado; formato 1058 versin 9 para reportar los ingresos que se obtuvieron dentro de cada tipo de fideicomiso administrado; y formato 1014 versin 9 para detallar los pagos y sus retenciones que se hicieron por cuenta de cada tipo de fideicomiso administrado.
Adems, la expedicin del Decreto 1159 de junio 1 de 2012 mediante el cual se reglament el art. 376-1 del E.T., permite prever que para el ao gravable 2013 la DIAN va a tener que modificar los formatos 1001 y 1003. Y es que el decreto 1159 dispone que a antes de junio de 2013 la DIAN empezar a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retencin que all se mencionen no practicaran las retenciones por el sistema de causacin sino por el sistema de caja, ya que la retencin se contabilizar en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y ese pago se tendr que hacer exclusivamente a travs de los bancos. Por tanto, en ese caso el formato 1001 podr incluir costos y gastos que son del ao 2013 (ya que el costo o gasto se seguir registrando por causacin), pero la retencin sobre ese costo o gasto puede quedar registrada en el ao 2014 (cuando se pague el respectivo costo o gasto).
As, el formato 1001 de un determinado ao podr quedar con costos, gastos y sin retenciones, y el del ao siguiente quedar sin costos y gastos pero s contendr datos sobre retenciones practicadas. Eso implicar que la DIAN se vea obligada a cambiar el formato 1003 que elabora la persona o entidad que sufre la retencin, pues cuando reporten que sufrieron una retencin, e informen incluso el valor
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base sobre el cual se la practicaron, esos datos del valor base pueden quedarle en un ao mientras que para el agente de retencin los datos en su formato 1001 le quedaron en otro ao anterior. Eso es lo que hoy da viene sucediendo si el pagador son las entidades pblicas que ejecutan el presupuesto general de la nacin ya que esas entidades registran los costos y gastos por causacin pero las retenciones por el sistema de caja (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, es fcil esperar que la DIAN modifique en el futuro los formatos 1001 y 1003. Y para ello fue que en el pargrafo 1 del art. 8 de ese Decreto 1159 de junio de 2012, pensando en que los mismos bancos sern los que diariamente empezarn a hacerle llegar a la DIAN los datos sobre quines ordenaron los pagos, sobre qu bases, qu retenciones se practicaron y quines las sufrieron (y lo harn con los formatos ya definidos en la Resolucin 0076 de agosto 31 de 2012), entonces se dispuso lo siguiente:
Pargrafo 1. La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales determinar si la informacin suministrada frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos que tengan la obligacin de informar sobre estos mismos aspectos conforme al artculo 631 del Estatuto Tributario u otras disposiciones del mismo ordenamiento.
Los plazos para la entrega de los reportes del ao gravable 2012 se vencern entre el 9 de abril y el 22 de abril de 2013 para quienes en esas fechas tengan la categora de grandes contribuyentes; y entre el 24 de abril y el 30 de mayo de 2013 para todos los dems reportantes. Al respecto, debe tomarse en cuenta que la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 modific la lista de grandes contribuyentes agregando a dicha lista nuevas entidades y retirando otras.
Recordemos adems, que en relacin con la informacin del ao 2011, la DIAN aprovech toda la que se le entreg hasta junio de 2012 y con base en ella puso en servicio una nueva seccin en su portal de internet denominada Consulta de informacin para declaracin de renta (https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefInfoEconomica.faces). Este servicio permiti a todas las personas naturales consultar gratuitamente antes de agosto de 2012 (es decir, antes de que se vencieran sus declaraciones de renta del ao gravable 2011), cules fueron las operaciones del 2011 que bajo su NIT fueron reportadas por todos los distintos informantes de exgena (bancos, notarios, empresas). Gracias a ello las personas naturales podran evaluar si esos datos eran ciertos y si quedaban o no obligadas a presentar la declaracin de renta 2011, y en caso positivo tendran informacin ms completa para elaborarla correctamente. Eso mismo se espera que la DIAN haga con los reportes del 2012.
Qu esperar de esta publicacin
Adems, en los artculos que se incluyeron nuevamente en las resoluciones de octubre de 2012, denominados Contingencia, la DIAN indic que si en las fechas en que se vencera la entrega de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, en ese caso el reportante tendr que llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar tambin el archivo de la firma digital para hacer entonces la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Y si all tampoco hay servicios, entonces la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr 8 das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.
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En esta publicacin se har un anlisis bsico del paquete de resoluciones 111 a 116 y tambin de la Resolucin 118 (que regulan la informacin exigida a entidades especializadas como bancos, notarios y cmaras de comercio, entre otros), y se analizar en especial cmo esa informacin tiene el principal propsito de rastrear a las
Nos extenderemos con ejemplos prcticos sobre la forma de hacer los reportes exigidos por la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012, relativos a los datos de los socios y accionistas a diciembre 31 de 2012, o los datos sobres pagos a terceros durante el 2012, etc.8 Incluso, mencionaremos lo que podra pasar si las declaraciones tributarias con las cuales debe coincidir la informacin solicitada por la DIAN (Retenciones en la fuente del 2012, IVA del 2012, Renta del 2012) llegan a ser corregidas despus de haberse entregado la informacin exgena a la DIAN. As mismo, mostraremos los puntos ms importantes que se deben conocer a la hora de utilizar el prevalidador que la DIAN public en su portal de internet para construir todos los formatos de que tratan las resoluciones en su conjunto, e ilustraremos sobre la forma en como se hara la entrega de la informacin virtualmente a travs del portal de la DIAN. Por ltimo, se harn comentarios pertinentes sobre el rgimen sancionatorio que actualmente se aplica para quienes no entreguen, entreguen extemporneamente, entreguen con errores o corrijan la informacin solicitada por la DIAN. Igualmente, destacaremos el plazo que tiene la DIAN para imponer la sancin respectiva ante cualquiera de esos eventos. Los comentarios y apreciaciones contenidos en este material son responsabilidad exclusiva de su autor. No se asume ningn tipo de responsabilidad en relacin con su aplicacin ni con los resultados que se deriven de ello. Este material constituye solo una gua. Es obligacin de los sujetos pasivos de las obligaciones tributarias consultar directamente las normas vigentes y dar cumplimiento a las mismas.
personas naturales que por el monto de sus operaciones quedan obligadas a presentar declaracin de renta por el del ao gravable 2012.7
7. Vase el tipo de datos que se exige, por ejemplo, a los bancos con la Resolucin 111 y comprese con lo indicado en los art. 592 a 594-3 del Estatuto Tributario, artculos que fueron modificados incluso con la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012; Recuerde que todos los detalles de los grandes cambios de la Ley 1607 los analizamos en nuestra obra multimedia editada en febrero de 2013: Reforma tributaria Ley 1607 de 2012: Todo un revolcn normativo. 8. Dichos ejemplos se entregarn en archivos de Excel contenidos en el DVD que acompaa esta obra para que los interesados los estudien con ms detalle o los usen como plantillas para hacer sus propios informes.
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Formulario 10006. Presentacin de Informacin por envo de archivos

Documento que se genera por parte de la DIAN como constancia de la entrega de los reportes. Se deber obtener uno de estos documentos por cada distinto formato que se llegue a reportar.
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Gua detallada que describe cada uno de los formatos que deben utilizar las distintas personas o entidades informantes.
Cuadro Sinptico
Resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben utilizar
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Artculo del Estatuto Tributario que solicita la informacin Informacin que contendr el formato 1019 6 6 No No No No No N.A. No No No N.A. (No aplica) 8 No No Formatos a utilizar ResoluCambio cin que Camla lista aplica bio la de conpara el versin ceptos reporte Nmero Versin para el a usar por el ao reporte dentro gravable de este del for2012 ao? mato? 1020 1021 6 No N.A. N.A. No 7 N.A. No No 7 Informacin de movimientos de consignaciones en cuentas corrientes y de ahorro y el saldo a diciembre 31 Informacin de inversiones en carteras colectivas, fondos mutuos de inversin y dems fondos administrados por sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera Informacin sobre emisin y/o renovaciones de CDTs y/o depsitos similares 111 1024 6 No No 6 No 1023 6 1022 624 625 114 1042 1032 1037 118 1035 1034 1028 7 113, Art. 1 1041 1039 6 No 6 112 1038 1026 6 1025 Gua para la preparacin y presentacin de la Informacin Exgena Tributaria a la DIAN / Ao Gravable 2012 628 629 629-1 631-1 116 115 627 113, Art. 2 No 8 7 6 1036 6 N.A. No No No 7 No N.A. Informacin de las personas o entidades a cuyo nombre efectuaron operaciones por un monto acumulado en el ao 2012 superior a 10.000.000 S la informacin de las cdulas de ciudadana correspondientes a personas fallecidas durante el ao 2012 Informacin de las operaciones que realizaron los comisionistas de Bolsa durante el ao Informacin de las sociedades liquidadas Informacin de las sociedades creadas Informacin de prstamos otorgados por los bancos, dems entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y por los fondos de empleados Informacin a suministrar por diferencias presentadas en los estados financieros y la declaracin de renta y complementarios Informacin de ventas a travs del sistema de tarjetas de crdito Informacin de consumos con tarjetas crdito Informacin sobre ahorros voluntarios en fondos de pensiones N.A. N.A. No N.A. No Informacin de las compaas subordinadas del exterior Informacin de las compaas subordinadas nacionales Informacin de los Estados Financieros consolidados a dic. 31 de 2012 Datos de cada una de las personas o entidades a quienes elaboraron trabajos de impresin de facturas Datos de cada una de las personas o entidades que efectuaron enajenacin de bienes o derechos durante el ao 2012. Los conceptos a usar seran los nuevos conceptos que fij la Superintendencia de Notariado en su Resolucin 7144 de agosto 6 de 2012
(en la informacin sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versin, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para diligenciarlos)
Cuadro Sinptico resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben utilizar
Categora de Persona o entidad informante
1. Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cooperativas de 623, 623-1 y ahorro y crdito, los organismos cooperativos de grado superior, las 623-2 instituciones auxiliares del coo- 623, 623-1 perativismo, las cooperativas multiactivas y integrales y los fondos y 623-2 de empleados que realicen actividades financieras (ver el numeral 2.1 de esta obra)
Cmaras de Comercio (Ver numeral 2.2 de esta obra)
Comisionistas en Bolsas de valores (Ver numeral 2.3 de esta obra)
Registradura Nacional (Ver numeral 2.5 de esta obra)
Bolsas de Valores (Ver numeral 2.3 de esta obra)
Notarios (Ver numeral 2.6 de esta obra)
Tipgrafos elaborados de facturas de venta (Ver numeral 2.7 de esta obra)
Entidad con nimo de lucro o persona natural comerciante, que acta como la Matrz de los Grupos Empresariales reportados en Cmaras de Comercio a diciembre 31 de 2012 (Ver numeral 2.9 de esta obra)
Artculo del Estatuto Tributario que solicita la informacin
Formatos a utilizar ResoluCambio cin que Camla lista aplica bio la de conpara el versin ceptos reporte Nmero Versin para el a usar por el ao reporte dentro gravable de este del for2012 ao? mato? Informacin que contendr el formato
Las siguientes personas y entidades obligadas a entregar informacin de los literales "b)" y "e)" del Art. 631 del E.T. (Ver numerales 3.2 y 3.5 de esta obra): 1001 8 No No
Las siguientes personas y entidades obligadas a entregar informacin del literal a) del Art. 631 del E.T, (Ver numeral 3.1. de esta obra): 1. Personas jurdicas con nimo de lucro, Empresas Comunitarias, 631, literal Cooperativas y Fondos de Empleados, que en el ao gravable antea rior (2011) hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluyendo los constitutivos de renta ordinaria ms los constitutivos de Ganancias Ocasional) superiores a cien millones de pesos ($100.000.000). 117, arts. 1, 2 y 3 1010 8 No N.A.
Informacin de todos los socios, accionistas, comuneros, cooperados y hasta asociados de los fondos de empleados, a dic. 31 de 2012, incluido direcciones, valor intrnseco fiscal del aporte a dic. 31 y porcentaje de participacin (los dividendos y participaciones se reportarn en el formato 1001)
1. Personas naturales y asimiladas (es decir, sucesiones ilquidas), obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o extranjeras, obligadas o no a presentar por el 2012 declaracin de renta, y que en el ao gravable anterior (2011) hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluyendo los constitutivos de renta ordinaria ms los constitutivos de Ganancias Ocasional) superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000).
Pagos efectuados a terceros (en Colombia o en el exterior), sean deducibles o no en renta, y los valores de las retenciones a ttulo de renta, IVA o timbre practicadas a tales terceros (incluyendo las direcciones del tercero). Se reportan en forma individualizada si superan los $10.000.000 por conceptos de salarios y pagos laborales, o si superan los $500.000 por cualquier otro concepto. En el caso de las personas y entidades del tem 3 de este sub grupo de informantes, ellos s reportan la totalidad de los pagos a terceros por conceptos diferentes a salarios y pagos labores, y en los pagos laborales solo si el tercero acumul ms de $10.000.000
2. Personas jurdicas y asimiladas, con o sin nimo de lucro, publicas o privadas, obligadas a presentar por el 2012 declaracin de renta o de ingresos y patrimonio, y que en el ao anterior (2011) hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluyendo los constitutivos de 631, literal renta ordinaria ms los constitutivos de Ganancias Ocasional) b y e superiores a cien millones de pesos ($100.000.000). 117, arts. 1, 2, 4 y 7
3. Todas las entidades de derecho pblico, los fondos de inversin, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversin, carteras colectivas, los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez, fondos de empleado, las comunidades organizadas y las dems personas naturales y jurdicas, sucesiones ilquidas y sociedades de hecho, que hayan efectuado durante el 2012 retenciones en la fuente de todo tipo (renta, IVA, timbre; declaradas o no) sin importar el monto de dichas retenciones.
1005
No
N.A.
Totalidad de los IVA tomados como descontables en las declaraciones de IVA del 2012
4. Los entes pblicos del nivel nacional y territorial de los rdenes central y descentralizado contemplados en el artculo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaracin de ingresos y patrimonio, independientemente del monto de sus ingresos en el ao anterior (2011).
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Artculo del Estatuto Tributario que solicita la informacin Informacin que contendr el formato Formatos a utilizar ResoluCambio cin que Camla lista aplica bio la de conpara el versin ceptos reporte Nmero Versin para el a usar por el ao reporte dentro gravable de este del for2012 ao? mato? 117, Art. 1, 2y5 1003 7 No No Informacin de la totalidad de las retenciones en la fuente que le practicaron durante el 2012 (a ttulo de renta, IVA y timbre) 1006 117, Art. 1, 2, 6 y 7 1007 8 No No 7 No N.A. Gua para la preparacin y presentacin de la Informacin Exgena Tributaria a la DIAN / Ao Gravable 2012 Informacin de los ingresos propios facturados directamente durante el ao. Se reportan en forma individualizada si del tercero se recibieron ingresos iguales o superiores a $1.000.000. Adems, si durante el ao se recibieron ingresos a travs de mandatarios, o consorcios y uniones temporales, o de operaciones en contratos de exploracin, o de intermediarios comerciales, esos ingresos entonces se reportan solo con el ni del mandatario, o el consorcio, o la unin temporal, o el operador del contrato de exploracin, o del intermediario comercial, y digitando la cifra total en alguna de las columnas especiales que para esos casos incluye el formato. Informacin de los IVA generados llevados a las declaraciones de IVA del 2012. Se detallan en forma individualizada solo si la base sobre la cual se gener es una base igual o superior a $1.000.000 631, literal g 1647 117, Art. 1 y 16 1 No No Informacin de la totalidad de los ingresos que recibieron para terceros por desarrollar figuras como la de intermediacin comercial (caso por ejemplo de los comerciantes que reciben mercancas en consignacin y las facturan por cuenta del tercero, etc.,). Se reporta incluido direcciones de quien entreg el ingreso y de quien finalmente es el dueo del ingreso. Si el ingreso se reciba para el tercero pero en virtud de un contrato de mandato, o por ser miembro de un consorcio o unin temporal, o asociado de un contrato de exploracin de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso ese ingreso recibido se reporta en otros formatos (ver art.11, 12 y 13 de la resolucin). 117, Art. 1y8 1009 7 No No Informacin de los saldos fiscales de las cuentas por pagar a diciembre 31 de 2012. Si el total de los pasivos del reportante a dic. 31 de 2012 es superior a 500.000.000, en ese caso se reporta a los terceros con saldos superiores a 1.000.000. Si el total de los pasivos del reportante a dic. 31 de 2012 es inferior a 500.000.000, en ese caso se reporta a los terceros con saldos superiores a 5.000.000.
Las siguientes personas y entidades obligadas a entregar informacin del literal c) del Art. 631 del E.T. (Ver numeral 3.3 de esta obra): 631, literal c 1. Todos los mismos reportantes que enunciamos en los tems 1 y 2 del sub-grupo de reportantes para los literales b y e del Art. 631
Las siguientes personas y entidades obligadas a entregar informacin del literal f) del Art. 631 del E.T. (Ver numerales 3.4 y 3.5 de esta obra): 631, literal f 1. Todos los mismos reportantes que enunciamos en los tems 1 y 2 del sub-grupo de reportantes para los literales b y e del Art. 631
Las siguientes personas y entidades obligadas a entregar informacin del literal g) del Art. 631 (Ver numeral 3.6 de esta obra):
1. Todos los mismos reportantes que enunciamos en los tems 1 y 2 del sub-grupo de reportantes para los literales b y e del Art. 631.
Las siguientes personas y entidades obligadas a entregar informacin del literal h) del Art. 631 del E.T: (ver numeral 3.7 de esta obra): 631, literal h 1. Todos los mismos reportantes que enunciamos en los tems 1 y 2 del sub-grupo de reportantes para los literales b y e del Art. 631.
2. Las personas naturales y asimiladas (colombianas o extranjeras, obligadas o no a llevar contabilidad) que estn obligadas a presentar declaracin del impuesto sobre la renta del ao 2012 y que hayan recibido durante el 2012 ingresos para terceros, cuando la suma de los ingresos propios mas los ingresos recibidos para terceros, en el ao 2012, sea superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000).
Artculo del Estatuto Tributario que solicita la informacin
Formatos a utilizar ResoluCambio cin que Camla lista aplica bio la de conpara el versin ceptos reporte Nmero Versin para el a usar por el ao reporte dentro gravable de este del for2012 ao? mato? Informacin que contendr el formato
Las siguientes personas y entidades obligadas a entregar informacin del literal i) del Art. 631 del E.T. (Ver numeral 3.8 de esta obra): 631, literal i 1008 7 No No 117, Art. 1y9
1. Todos los mismos reportantes que enunciamos en los tems 1 y 2 del sub-grupo de reportantes para los literales b y e del Art. 631 1011 1012 1585 1586 1 No 1 No N.A. N.A. 7 No No 6 No No
Las siguientes personas y entidades obligadas a entregar informacin del literal k) del Art. 631 del E.T. (Ver numeral 3.9 de esta obra): 631, literal k 1. Todos los mismos reportantes que enunciamos en los tems 1 y 2 del sub-grupo de reportantes para los literales b y e del Art. 631. 117, Art. 1, 2, y 10
Informacin de los IVA generados en los ingresos detallando cul miembro lo declar como IVA generado. Se reporta al tercero en forma individualizada si el IVA se gener sobre un ingreso igual o superior a $1.000.000 No No
Informacin de los IVA de los costos y gastos detallando cul miembro lo tom como IVA descontable. Se reporta la totalidad de los IVA descontables
Detalle de los saldos a dic. 31 en Bancos e inversiones financieras, al igual que el saldo a dic. 31 por acciones o cuotas posedas en sociedades (nacionales o del exterior)
Detalle de la totalidad de Otros datos de las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio ao gravable 2012 ( detalle de los ingresos no gravados; detalle de los costos y deducciones especiales tomados en la declaracin; detalle de las rentas exentas tomadas en la declaracin)
Informacin de los saldos fiscales de las cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012. Si el total de las cuentas por cobrar del reportante a dic. 31 de 2012 es superior a 500.000.000, en ese caso se reporta a los terceros con saldos superiores a $1.000.000. Si el total de las cuentas por cobrar del reportante a dic. 31 de 2012 es inferior a $500.000.000, en ese caso se reporta a los terceros con saldos superiores a $5.000.000.
En todos los Consorcios y Uniones Temporales que funcionaron durante el 2012, quien tuvo la obligacin de expedir la factura de los ingresos generados por ese Consorcio o Unin Temporal est obligado a suministrar (sin importar las caractersticas de los miembros del Consorcio o Unin Temporal) la informacin especial mencionada en el art.11 de la Resolucin 117. (Ver numeral 3.10 de esta obra) 631, literales b, e, f, h e i 117, Art. 1, 2 y 11 1588
1587
Informacin de cuentas por cobrar a dic. 31 a favor del consorcio detallando cul miembro es el verdadero dueo de esa cuenta por cobrar. Si el total de las cuentas por cobrar a diciembre 31 es superior a $500.000.000, entonces se reporta en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a 1.000.000. Si el total de las cuentas por cobrar a dic. 31 es inferior a $500.000.000, entonces se reporta a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000 1 No No Informacin de cuentas por pagar a dic. 31 a cargo del consorcio detallando cul miembro es el verdadero responsable de esa deuda. Si el total de las cuentas por pagar a diciembre 31 es superior a $500.000.000, entonces se reporta en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a $1.000.000. Si el total de las cuentas por pagar a dic. 31 es inferior a $500.000.000, entonces se reporta a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000 1043 8 No No
Pagos efectuados a terceros (en Colombia o en el exterior), por cuenta de los miembros, , y los valores de las retenciones a ttulo de renta, IVA o timbre practicadas a tales terceros (incluyendo las direcciones del tercero). Se reportan en forma individualizada si superan los $10.000.000 por conceptos de salarios y pagos laborales, o si superan los $500.000 por cualquier otro concepto.
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Artculo del Estatuto Tributario que solicita la informacin Informacin que contendr el formato Formatos a utilizar ResoluCambio cin que Camla lista aplica bio la de conpara el versin ceptos reporte Nmero Versin para el a usar por el ao reporte dentro gravable de este del for2012 ao? mato? 631, literales b, e, f, h e i 117, Art. 1, 2 y 11 1045 8 No No Informacin de ingresos recibidos para los miembros detallando cul miembro declarar el ingreso. Se reporta al tercero en forma individualizada si el ingreso fue igual o superior a $1.000.000 1046 8 No No Pagos efectuados a terceros (en Colombia o en el exterior), por cuenta de los asociados, , y los valores de las retenciones a ttulo de renta, IVA o timbre practicadas a tales terceros (incluyendo las direcciones del tercero). Se reportan en forma individualizada si superan los $10.000.000 por conceptos de salarios y pagos laborales, o si superan los $500.000 por cualquier otro concepto. Informacin de ingresos recibidos para los asociados detallando cul asociado declarar el ingreso. Se reporta al tercero en forma individualizada si el ingreso fue igual o superior a $1.000.000 No N.A. No N.A. 1048 1049 117, Art. 1, 2 y 12 1050 7 7 No 8 No Gua para la preparacin y presentacin de la Informacin Exgena Tributaria a la DIAN / Ao Gravable 2012 631, literales b, e, f, h e i 1051 8 Informacin de los IVA generados en los ingresos detallando cul asociado lo declar como IVA generado. Se reporta al tercero en forma individualizada si el IVA se gener sobre un ingreso igual o superior a $1.000.000 No No Informacin de los IVA de los costos y gastos detallando cul asociado lo tom como IVA descontable. Se reporta la totalidad de los IVA descontables Informacin de cuentas por cobrar a dic. 31 a favor del contrato detallando cul asociado es el verdadero dueo de esa cuenta por cobrar. Si el total de las cuentas por cobrar a diciembre 31 es superior a $500.000.000, entonces se reporta en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a $1.000.000. Si el total de las cuentas por cobrar a dic. 31 es inferior a $500.000.000, entonces se reporta a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000 1052 8 No No Informacin de cuentas por pagar a dic. 31 a cargo del contrato detallando cul asociado es el verdadero responsable de esa deuda. Si el total de las cuentas por pagar a diciembre 31 es superior a $500.000.000, entonces se reporta en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a $1.000.000. Si el total de las cuentas por pagar a dic. 31 es inferior a $500.000.000, entonces se reporta a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000
En todos los Consorcios y Uniones Temporales que funcionaron durante el 2012, quien tuvo la obligacin de expedir la factura de los ingresos generados por ese Consorcio o Unin Temporal est obligado a suministrar (sin importar las caractersticas de los miembros del Consorcio o Unin Temporal) la informacin especial mencionada en el art.11 de la Resolucin 117 (Ver numeral 3.10 de esta obra)
Todas las personas o entidades que actuaron en condicin de operador en los contratos de exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales, o quien haga sus veces, debern informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta. De igual manera las personas o entidades que actuaron en condicin de solo riesgo y las personas o entidades poseedoras de ttulos mineros
Formatos a utilizar
Categora de Persona o entidad informante Nmero Versin
Artculo del Estatuto Tributario que solicita la informacin Cambio la versin para el reporte de este ao? No No No No No No Cambio la lista de conceptos a usar dentro del formato? Informacin que contendr el formato
Resolucin que aplica para el reporte por el ao gravable 2012
1016 1017 1018 8 8
Informacin de ingresos recibidos para los mandantes detallando cul mandante declarar el ingreso. Se reporta al tercero en forma individualizada si el ingreso fue igual o superior a $1.000.000
Pagos efectuados a terceros (en Colombia o en el exterior), por cuenta de los mandantes y los valores de las retenciones a ttulo de renta, IVA o timbre practicadas a tales terceros (incluyendo las direcciones). Se reportan en forma individualizada si superan los $10.000.000 por conceptos de salarios y pagos laborales, o si superan los $500.000 por algn otro concepto.
Todas las personas o entidades que durante el 2012 hayan llegado a actuar como mandatarios en contratos de mandato o contratistas delegados en contratos de administracin delegada (sin importar los ingresos en el ao anterior, 2011, de ninguna de las partes) (Ver numeral 3.10 de esta obra) 631, literales b, e, f, h e i 117, Art. 1, 2 y 13 1027 1054 8 8 9 1058 631 117, Art. 1, 2 y 15 Total cantidad de formatos 1056 51 9 8 No 8 No N.A. N.A. S 8 No No
1055 1013 631 117, Art. 1, 2 y 14 1014
Informacin del IVA generado en los ingresos detallando cul mandante lo declar como IVA generado. Se reporta al tercero en forma individualizada si el IVA se gener sobre un ingreso igual o superior a $1.000.000
Informacin de los IVA de los costos y gastos detallando cul mandante lo tom como IVA descontable. Se reporta la totalidad de los IVA descontables
Informacin de cuentas por pagar a dic. 31 detallando cul mandante es el verdadero responsable de esa deuda. Si el total de las cuentas por pagar a diciembre 31 es superior a $500.000.000, entonces se reporta en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a $1.000.000. Si el total de las cuentas por pagar a dic. 31 es inferior a $500.000.000, entonces se reporta a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000
Informacin de cuentas por cobrar a dic. 31 detallando cul mandante es el dueo de esa cuenta por cobrar. Si el total de las cuentas por cobrar a dic. 31 es superior a $500.000.000, entonces se reporta en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a $1.000.000. Si el total de las cuentas por cobrar a dic. 31 es inferior a $500.000.000, entonces se reporta a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000
Todas las sociedades fiduciarias que durante el 2012 administraron patrimonios autnomos (Ver numeral 3.10 de esta obra)
La informacin de los fideicomisos (Patrimonios autnomos y encargos fiduciarios) que administran, especificando la identificacin, apellidos y nombres o razn social, direccin, pas de residencia o domicilio del fideicomitente o fiduciante y el nmero de reporte del fideicomiso mediante el cual informa a la Superintendencia Financiera
Los pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del Fideicomiso y las retenciones practicadas durante el 2012. Se reportan en forma individualizada si superan los $10.000.000 por conceptos de salarios y pagos laborales, o si superan los $500.000 por cualquier otro concepto. Los ingresos recibidos con cargo al fideicomiso (Patrimonios autnomos y encargos fiduciarios). Se reporta al tercero en forma individualizada si el ingreso fue igual o superior a $1.000.000 No No
los Secretarios Generales de los rganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, o quienes hagan sus veces (artculo 2 del Decreto 1738 de 1998), si el rgano no tuvo ingresos en el 2011 superiores a $500.000.000, o si a octubre 31 de 2012 no era Grande Contribuyente, o si durante el 2012 no actu como operador en contratos de exploracin de hidrocarburos o gases
Pagos efectuados a terceros (en Colombia o en el exterior) y los valores de las retenciones a ttulo de renta, IVA o timbre practicadas a tales terceros (incluyendo las direcciones del tercero). Se reportan en forma individualizada si superan los $10.000.000 por conceptos de salarios y pagos laborales, o si superan los $500.000 por cualquier otro concepto.
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Nota: En comparacin con los formatos usados en los reportes del ao 2011 (ver resolucin 11429 de octubre 31 de 2011), esta vez ya no se utilizar el formato 1004. Adems, no se dise ningn formato que sea totalmente nuevo
Bases normativas en que se sustenta la exigencia de Informacin Exgena Tributaria por parte de la DIAN
Temario
1.1 Distincin entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales 1.2 Distincin de las distintas categoras de entidades o personas informantes. 1.3 Proceso que rige la expedicin de resoluciones anuales que debe emitir la DIAN antes de finalizar el respectivo ao fiscal
Captulo 1
Clasificacin del deber de entregar informacin exgena en el conjunto de obligaciones que tienen los sujetos pasivos de las obligaciones administradas por la DIAN. Estudio de las normas que rigen la forma y el momento en que se deben expedir las resoluciones
1.1 Distincin entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales

Para entender un poco ms el fundamento jurdico que tiene la DIAN para exigir el suministro de informacin exgena tributaria, es necesario conocer la clasificacin que las normas fiscales hacen de las obligaciones tributarias administradas por la dicha institucin. En efecto, las obligaciones tributarias administradas por la DIAN y a cargo de los distintos sujetos pasivos de las mismas, estn divididas bsicamente en dos grupos:
Los artculos 622 a 633 existen hace mucho tiempo en el Estatuto Tributario (con excepcin del 631-3 que lo cre la Ley 1430 de 2010 y que estableci el reporte de informacin con relevancia tributaria el cual se entreg por primera vez por el ao gravable 2011 en el novedoso formato 1732, formato que por el 2012 se volver a entregar segn lo indicado en la Resolucin 0043 de Marzo 5 de 2013). Por ese motivo dichos artculos contienen la expresin medio magntico. Sin embargo, en vista de que desde el 2006 la DIAN estren sus servicios informticos electrnicos, la informacin exigida ya no se suministra a travs de medios magnticos (como el CD o una USB), sino que hoy da se exige entregarlos por medios electrnicos, es decir, a travs del portal de internet de la DIAN. Adems, la palabra exgena hace contraste con la palabra endgena, pues la primera se refiere a informacin que llega hasta la DIAN desde afuera, es decir, de parte de los contribuyentes y dems administrados por la DIAN, mientras que la segunda hace referencia a informacin que fluye desde las dependencias internas de la entidad.
a. Las obligaciones sustanciales: que se relacionan con la obligacin que tiene cada contribuyente de pagar los impuestos administrados por la DIAN (IVA, renta, retencin, GMF, aranceles, etc.) si incurre en el hecho que los genera. Al respecto, en el artculo 1 del Estatuto Tributario se dispone lo siguiente:
ARTICULO 1o. ORIGEN DE LA OBLIGACIN SUSTANCIAL. La obligacin tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo.
Y en el concepto unificado del IVA 001 de junio de 2003 de la DIAN (en el Ttulo I, Captulo 1, numeral 1.2), se menciona lo siguiente:
En conclusin, la obligacin tributaria sustancial nace de una relacin jurdica que tiene origen en la Ley, y consiste en el pago al Estado del impuesto como consecuencia de la realizacin del presupuesto generador del mismo (subrayado fuera del texto) b. Las obligaciones formales: que son las enunciadas en los artculos 555 a 633 del E.T., dirigidas a que el contribuyente cumpla con la obligacin sustancial. Entre ellas se incluyen:
Inscribirse en el Registro nico Tributario- RUT y mantenerlo actualizado (Art. 555-2 E.T. y Decreto 2788 de 2004 modificado con los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011; ver tambin el Art. 658-3 del E.T.). Expedir factura de venta (Art. 615 y siguientes del E.T.) Elaborar y presentar las declaraciones tributarias (Art. 574 a 611 del E.T.)
Como se ve, los reportes de informacin exgena tributaria califican en el grupo de obligaciones formales. Su ubicacin en ese grupo implica varias particularidades propias de dichas obligaciones tales como, por ejemplo, que se les apliquen sanciones muy especiales (para nuestro caso, la contenida en el art. 651 del E.T. regulado por la Resolucin 11774 de diciembre de 2005); o que la DIAN cuente con un plazo de tiempo especial para imponer tales sanciones (ver captulo 6 de esta publicacin); o que a dichas obligaciones formales no las ampare el beneficio de auditora el cual solo ampara las declaraciones de Renta y de IVA y Retencin en la fuente (Arts. 689-1 y 705-1 del E.T.).
Suministrar la informacin que la autoridad tributaria le exija, ya sea en respuestas a requerimientos ordinarios (Art. 684, literal c) o a travs de los reportes anuales de informacin exgena tributaria (anteriormente conocidos como reportes en medios magnticos; ver Arts. 622 a 633 del E.T.).
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1.2 Distincin de las distintas categoras de entidades o personas informantes.

Dado que algunas entidades y personas manejan informacin especializada, en los artculos 623 a 631-1 del Estatuto Tributario se mencionan varias categoras de entidades informantes y a cada uno de ellas se les pide reportar un tipo de informacin especfica (ver el cuadro sinptico resumen en las pginas iniciales de esta publicacin).
As, tenemos que en los Arts. 623, 623-1 y 623-2 (sic) se seala una informacin especial que se exige en forma exclusiva a las entidades del sector financiero (bancos, cooperativas de ahorro y crdito, fondos de empleados, fondos de valores, fondos de pensiones, etc.). Igualmente, existen otros artculos con exigencia de informacin especializada y son: El Art,. 624, que exige informacin especializada a las cmaras de comercio. El Art. 625, que exige informacin especializada a las bolsas de valores;
El Art. 626, que exige informacin especializada a las EPS, fondos de pensiones, ARP, SENA, ICBF y cajas de compensacin; El Art. 627, que exige informacin especializada a la Registradura Nacional del Estado Civil. El Art. 628, que exige informacin especializada los comisionistas de bolsa. El Art. 629, que exige informacin especializada a los notarios.
El Art. 629-1, que exige informacin especializada a los tipgrafos elaboradores de facturas. El Art. 630, que exige informacin especializada a los jueces. El Art. 631-1, que exige informacin especializada a la persona o entidad que tenga la calidad de matriz en los grupos empresariales (ley 222 de 1995).
Pero con el art. 631 (titulado para estudios y cruces de informacin) se le exige informacin a toda persona jurdica, persona natural o sucesin ilquida (contribuyente o no contribuyente de los impuestos nacionales administrados por la DIAN), con tal de que cumpla ciertos requisitos especiales. Esos reportes se exigen sin importar que al mismo tiempo le pueda corresponder presentar una o varias de las otras informaciones especializadas contenidas en los artculos antes citados.
El art. 631-3 (creado con el art. 17 de la Ley 1430 diciembre 29 de 2010), que le permite al director de la DIAN solicitar lo que se conoce como reporte de informacin con relevancia tributaria (formato 1732). El ao gravable 2011 fue el primero en el que se solicit dicho reporte y se utiliz para exigirles a algunos declarantes de renta obligados a llevar contabilidad un mayor detalle en las cifras contables y fiscales con las que se haba elaborado la declaracin de renta de dicho ao. Por el ao gravable 2012, nuevamente se solicit ese mismo reporte del formato 1732 segn la Resolucin 0043 de Marzo 5 de 2013
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En relacin con esos reportes, es importante conocer que el art. 631-2 del E.T., creado con la ley 863 de diciembre de 2003, que le da al director de la DIAN la facultad para manejar a su libre discrecin los valores absolutos objeto de la informacin de que tratan los arts. 623, 623-2 (sic), 628, 629, 629-1 y 631 del E.T.
Adems, junto con todos esos informes definidos en los artculos del Estatuto Tributario., coexisten hoy en da otros reportes exigidos a travs de normas que no estn contenidas en dicho Estatuto y que podramos calificar como pertenecientes al universo de los reportes de informacin exgena tributaria (son exigidos en virtud de las facultades de fiscalizacin que se dan a la DIAN en el artculo 684 y 684-2 del E.T., o por causa de otras normas especiales). Tales reportes son: Los exigidos en el art. 58 de la Ley 863 de diciembre de 2003, y que se entregan mensualmente dentro del mismo ao gravable por parte de cualquier entidad pblica o privada que ejecute convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales (ver el Decreto 4660 Nov. de 2007). Los reportes del ao 2012 se hicieron segn las instrucciones de la Resolucin 11431 de octubre 31 de 2011. Y los reportes del 2013 los realizarn de acuerdo con las instrucciones de la Resolucin 119 de octubre 31 de 2012.
Por ese motivo, los valores objeto de reporte o los valores que fijan el criterio con el que se define quines deben presentar la informacin (por ejemplo, el nivel de ingresos brutos en el ao gravable anterior a aquel que se va a reportar), se pueden dejar igual a los de aos anteriores o modificarlos ya sea para aumentarlos o para disminuirlos (como justamente sucedi con las resoluciones para solicitud de informacin de los aos gravables 2011 y 2012). Eso explica incluso por qu razn los valores absolutos que se mencionaban hasta diciembre de 2003 en esos artculos no tuvieron que quedar convertidos al estndar de la UVT (unidad de valor tributario), tal como s se hizo con todas las dems cifras que estaban contenidas en el Estatuto Tributario y sus normas reglamentarias para cuando fue expedida la ley 1111 de diciembre de 2006, que hizo dicha conversin de valores absolutos a valores en UVT.
Los exigidos por la Resolucin 12889 de noviembre de 2007 (modificada con las Resoluciones 1274 de febrero de 2008, 3460 de abril de 2008 y 0924 de enero de 2009), los cuales se entregan en forma semestral dentro del mismo ao gravable y corren por cuenta de las personas naturales o jurdicas que presten el servicio de frigorficos (sacrificio de animales para el consumo humano).
Sobre esos tres reportes no ahondaremos en la presente obra, nicamente nos referiremos a los reportes que estn regulados en el E. T., art. 623 a 631-1 del E.T.
Los exigidos por la Resolucin 4450 de mayo de 2008, los cuales se entregan semestralmente dentro del mismo ao gravable y corren por cuenta de las personas naturales y jurdicas y sus asimiladas, que procesan y/o comercializan pieles y/o cueros en desarrollo de las actividades de curtido, preparacin y teido de cueros y/o pieles y/o cueros de animales bovinos y bufalinos.
Los exigidos por la Resolucin 14465 de noviembre 28 de 2007, los cuales se entregan en forma bimestral dentro del mismo ao gravable y corren por cuenta de las personas naturales o jurdicas que expidan y/o acepten facturacin electrnica.
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1.3 Proceso que rige la expedicin de resoluciones anuales que debe emitir la DIAN antes de finalizar el respectivo ao fiscal
La informacin a que se refieren los Arts. 623 a 631-1 del E.T debe suministrase por periodos anuales.
En relacin con la informacin que hace referencia el art. 58 de la ley 863 de dic. de 2003, esos reportes son mensualizados y se van entregando en el trascurso del propio ao fiscal utilizando un prevalidador tributario especial diseado por la DIAN; los reportes de los frigorficos y de los procesadores de cuero se entregan por semestres, usando un prevalidador tributario especial para cada uno de ellos.
Por tal razn, para cada una de las categoras de entidades informantes que mencionamos anteriormente, la DIAN expide anualmente una resolucin especial individual en la que se aclara cul es la informacin que se ha de reportar, a quines les corresponde informarla, la forma de reportarla y los plazos para entregarla. Esas resoluciones deben publicarse por lo menos con dos meses de anticipacin a la fecha de finalizacin del respectivo ao fiscal al cual pertenezca la informacin (ver art. 631, pargrafo 3). Adems, si no se emite una nueva resolucin al llegar un nuevo ao, se entiende que se emplear la ms reciente resolucin que se haya expedido.
Sin embargo, es muy importante destacar a esta altura que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendr que cambiar su estilo para expedir las resoluciones de exgena pues las tendr que seguir expidiendo dos meses antes de que empiece el respectivo ao fiscal al que pertenecer la informacin y no como hasta ahora que tena plazo para hacerlo hasta dos meses antes de finalizar el respectivo ao gravable al que corresponde la informacin (Recuerde que todos los detalles de los grandes cambios de la Ley 1607 los analizamos en nuestra obra multimedia editada en febrero de 2013: Reforma tributaria Ley 1607 de 2012: Todo un revolcn normativo). Por ello en los prximos das se tendrn que conocer tambin las resoluciones con las cuales se pedir la informacin del ao gravable 2013 pues ya no se podr esperar hasta octubre de 2013 para hacerlo. Este gran cambio permitir que las empresas y personas s puedan definir de qu forma tienen que ir registrando todas las operaciones con terceros desde el comienzo el ao y as evitarse las sorpresas de que justo cuando ya iba a finalizar el ao el director de la DIAN les pida la informacin de una forma que implicaba devolverse a reacomodar los registros contables del ao que ya se estaba cerrando, como fue lo que justamente sucedi a finales del 2011 cuando las resoluciones de octubre de ese ao indicaban que el IVA que estuviera sumando con los costos y gastos se tenia que discriminar por separado del respectivo costo o gasto.
Pero ese cambio tambin le va a permitir a los que juegan a la evasin tributaria a conocer con mucha anticipacin de qu forma evitar caer en topes de operaciones con las empresas con las cuales terminaran siendo reportados por ellas al final del ao. As mismo ese cambio permitir que si las resoluciones se conocern desde antes de empezar el respectivo ao fiscal, entonces la DIAN si podr recibir la informacin de las personas jurdicas y sucesiones ilquidas que se vayan liquidando durante el ao pues hasta ahora, como las resoluciones solo salan dos meses antes de acabarse el ao fiscal, entonces todas esas personas jurdicas y sucesiones ilquidas que se liquidaban antes de octubre y cancelaban su RUT se terminaban salvando de entregar la informacin por esa fraccin de ao fiscal en que s haban hecho operaciones. Como sea, aunque el director de la DIAN publique con gran anticipacin las resoluciones de solicitud de informacin exgena tributaria para un determinado ao fiscal, el punto es que siempre se requerir que se acabe el ao fiscal para poder consolidar la informacin fiscal del ao y empezar a armar los reportes y hasta se requerir conocer cmo sern los formularios para la declaracin de renta de ese respectivo ao y as hacer el trabajo completo de que la informacin exgena coincida con los respectivos renglones de ese formulario (el problema es que el formulario, de expedirse, lo hacen cuando ya se ha acabado el ao fiscal).
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Se debe resaltar que la informacin y/o sus correcciones de cada ao fiscal, para los informantes que no la hayan presentado oportunamente y les sea exigida por la DIAN dentro del plazo que tiene la DIAN para hacerlo, o para quienes les toque corregirla porque la DIAN les detect errores o el propio informante los detect, se suministraran con las resoluciones y el prevalidador que rigieron para cada ao fiscal. Tenga presente que hasta los reportes del ao gravable 2006 la DIAN deca que los reportes del art.631-1 se aplicaban tambin a los grupos econmicos. Ese exceso de facultades de la DIAN produjo varios fallos del Consejo de Estado, entre ellos el fallo 15626 de septiembre de 2007 y el 17236 de septiembre de 24 de 2009, en los que se dijo que la DIAN no poda hacer extensiva la exigencia de este reporte a los grupos econmicos, pues solo le aplicaba a los grupos empresariales de la Ley 222 de1995, y con ello la DIAN ya no volvi a decir en las resoluciones del ao 2007 y siguientes con las que regula el art. 631-1 del E.T. que la informacin sea exigible tambin a los grupos econmicos.
En relacin con la informacin exgena tributaria correspondiente al ao gravable 2012, la DIAN expidi, en octubre 31 de 2012 (Diario Oficial 48.600 de la misma fecha), un paquete de ocho resoluciones totalmente nuevas (resoluciones 0111 hasta 0118) las cuales remplazan las que se haban expedido en octubre de 2011 (11423 a 11430). Dichas resoluciones expedidas en octubre 31 de 2012 reglamentan la informacin que se va a suministrar por cada categora de entidades y personas informantes as: (ver el cuadro sinptico resumen en las pginas iniciales de esta publicacin): La Resolucin 111 reglamenta la informacin que se va a suministrar por las entidades financieras (art. 623, 623-1 y 623-2(sic) del E.T.)
La Resolucin 112 reglamenta la informacin suministrada por las cmaras de comercio (art. 624 del E.T.). La Resolucin 113 reglamenta la informacin a suministrar por las bolsas de valores (art. 625 del E.T.) al igual que la que suministrarn los comisionistas de bolsa (art. 628 del E.T.).
La Resolucin 114 reglamenta la informacin suministrada por la Registradura Nacional del Estado Civil (art. 627 del E.T.). La Resolucin 115 reglamenta la informacin suministrada por los notarios (art. 629 del E.T.). La Resolucin 116 reglamenta la informacin suministrada por los tipgrafos elaboradores de facturas (art. 629-1 del E.T.).
La Resolucin 117 reglamenta la informacin suministrada por los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales (art. 631 del E.T.). La Resolucin 118 reglamenta la informacin suministrada por los grupos empresariales (art. 631-1 del E.T.).
Advirtase adems que en relacin con la informacin que deben enviar los jueces civiles y las entidades de la seguridad social y parafiscales (art. 626 y 630 del E.T.) desde hace varios aos la DIAN no les ha expedido a los respectivos informantes nuevas resoluciones y por consiguiente esas entidades haran sus reportes segn la ms reciente resolucin emitida.
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Anlisis de las resoluciones de la DIAN que regulan por el ao gravable 2012 la informacin exgena tributaria exigida a entidades especializadas
Temario
2.1 Informacin exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (incluidos fondos de valores, fondos de inversin, fondos mutuos de inversin, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y crdito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras 2.2 Informacin exigida a las Cmaras de Comercio 2.3 Informacin exigida a las Bolsas de Valores y Comisionistas de Bolsa 2.5 Informacin exigida a Registradura Nacional del Estado Civil 2.6 Informacin exigida a notarios
2.4 Informacin exigida a las EPS, Fondos de Pensiones, Sena, ICBF y Cajas de Compensacin
2.7 Informacin exigida a tipgrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes 2.8. Informacin exigida a Jueces Civiles 2.9. Informacin exigida a Grupos Empresariales
Captulo 2
Resoluciones 111 a 116 y 118 de octubre 31 de 2012, que hacen referencia a la informacin mencionada en los artculos 623 a 629-1 y 631-1 del Estatuto Tributario, exigida a entidades especializadas como entidades financieras, notarios, bolsas de valores, Registradura Nacional, cmaras de comercio, tipgrafos y grupos empresariales.
Para todos los efectos, advirtase que las cifras tributarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con estas resoluciones se reportan en pesos, sin decimales, comas o frmulas.
2.1 Informacin exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (incluidos fondos de valores, fondos de inversin, fondos mutuos de inversin, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y crdito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras
Artculos 623, 623-1 y 623-2 (sic) del E.T. Resolucin 111 de octubre 31 de 2012 A quines se exigen los reportes de esta resolucin?
n las pginas siguientes se mencionan los aspectos ms importantes de las resoluciones 111 a 116 y de la 118 de octubre 31 de 2012, las cuales contienen las exigencias de informacin por el ao gravable 2012 a las entidades especializadas mencionadas en los arts. 623 a 629-1 y 631-1 del E.T. El anlisis de la Resolucin 117 se har en el captulo 3.
A los bancos y dems entidades vigiladas por la Superfinanciera, incluidos los fondos de valores, fondos de inversin, fondos de pensiones, fondos mutuos de inversin, sin que se tenga que tomar en cuenta ningn requisito especial sobre nivel de ingresos o patrimonio a diciembre 31 del ao anterior (para nuestro caso, a diciembre 31 de 2011). Es decir, aplica a la totalidad de esas entidades. Tambin aplica para las cooperativas de ahorro y crdito, los organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados sin importar sus niveles de ingresos o patrimonio a diciembre del ao anterior (en este caso, diciembre 31 de 2011), con la condicin de que sean entidades que realicen actividades financieras. Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012? Deben reportar la siguiente informacin:
Entre tales consignaciones se incluyen, los valores provenientes de prstamos otorgados por la entidad financiera reportante pero no se incluyen los cheques consignados y devueltos ni los traslados entre cuentas abiertas en la misma entidad reportante. (Ver pargrafo 1 del numeral 1 del art. 1)
1. Las entidades vigiladas por Superfinanciera, las cooperativas de ahorro y crdito y los fondos de empleados suministrarn los datos de las personas jurdicas y naturales que hayan efectuado consignaciones durante el 2012 en cuentas de ahorro y corrientes, vigentes o canceladas a diciembre 31 de 2012, por valores superiores a $25.000.000.
Es claro que dar a conocer esta informacin desde octubre 31 de 2012 facilit que los evasores jugaran a no dejar esos saldos de ms de $5.000.000 a diciembre 31 de 2012 en sus cuentas para no ser reportados.
En el reporte se debe sealar el tipo de concepto por el cual la cuenta ha merecido estar exonerada del 4 x mil (Art. 879 del E.T.). Al respecto recordemos que en el sistema financiero cada cuentahabiente solo puede tener una nica cuenta exonerada del 4 x mil, aunque los pensionados pueden tener hasta 2; (ver los numerales 1 y 14 del art. 879). Se reportar al titular principal de la cuenta y a los secundarios y/o firmantes autorizados, si los hay. Adicionalmente, se debern reportar las consignaciones, sin importar su monto, para las cuentas corrientes y de ahorro de un mismo cuentahabiente cuando sus saldos consolidados a diciembre 31 de 2012 sean iguales o superiores a $5.000.000. Los topes de referencia antes mencionados fueron los mismos usados en los reportes del ao 2011. Para este reporte se usar el mismo formato 1019 versin 8 que se utiliz en los reportes del 2011.
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2. Las entidades vigiladas por Superfinanciera, las cooperativas de ahorro y crdito y los fondos de empleados suministrarn los datos de quienes constituyeron CDT o inversiones similares durante 2012 por ms de $5.000.000 (por el 2011 el tope fue igual). Se reporta al titular principal de la inversin y a los secundarios si los hay. Adems, si en la misma entidad el inversionista nicamente renovaba un mismo CDT, tales renovaciones no se suman como nuevas inversiones del ao aunque s se reportar por lo menos el inters que el inversionista se haya ganado en dichas renovaciones (ver pargrafo del numeral 2 del art. 1 Resol. 111, y el concepto DIAN 018799 de Mar. 3 de 2006). Para este reporte se usar el mismo formato 1020, versin 6 que se utiliz en los reportes del 2011.
3. Los administradores de carteras colectivas, fondos mutuos de inversin y dems fondos administrados por sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera, debern bajo su propio NIT informar segn lo dispuesto en el literal a del artculo 623 del Estatuto Tributario, los datos de sus inversionistas y/o partcipes, relativos al ao gravable 2012, indicando los datos de quines hicieron operaciones durante el 2012 por montos superiores a $5.000.000 (por el 2011 el tope fue igual). Para este reporte se usar el mismo formato 1021, versin 6 utilizado en los reportes del 2011.
4. Los fondos de pensiones voluntarias informarn los datos de quienes hicieron ahorros voluntarios en dichos fondos durante 2012, sin importar su cuanta (por el 2011 el criterio fue el mismo). Para este reporte se usar el mismo formato 1022, versin 7 utilizado en los reportes del 2011.
5. Los bancos y dems entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera debern informar los datos de quienes hicieron consumos y/o avances con tarjetas de crdito superiores a $20.000.000 (por el 2011 el tope fue igual) Para este reporte se usar el mismo formato 1023, versin 6 utilizado en los reportes del 2011.
6. Los bancos y dems entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera debern informar los datos de quienes hayan recibido ingresos por ventas recaudadas con tarjetas de crdito superiores a $10.00.000 (incluido el IVA). Por el 2011 el tope fue igual.
7. Los bancos, dems entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y los fondos de empleados debern informar los datos de a quines se otorg prstamos por ms de $20.000.000. Por el 2011 el tope fue igual.
Para este reporte se usar el mismo formato 1024 versin 6 utilizado en los reportes del 2011.
Para este reporte se usar el mismo formato 1026 versin 6 que se us en los reportes del 2011.
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8. Los bancos y dems entidades financieras debern informar los datos de quienes presentaron durante el 2012 (al menos entre enero 1 y julio 8 de 2012) unos estados financieros de aos anteriores acompaados de las respectivas declaraciones de renta de esos aos, para un proceso de crdito, pero en los cuales se detectaba que la utilidad contable antes de impuestos exceda en ms de un 40% al valor de la renta lquida de la respectiva declaracin, o que el patrimonio neto contable exceda en ms de un 40% al patrimonio lquido de la declaracin de renta (Art. 623-1 del E.T. y el artculo 7 de la Resolucin). En este punto es necesario comentar que a raz de que el art. 2 de la Ley 1555 de julio 9 de 2012 derog el inciso primero del art. 620 del E.T. quedaba claro que los bancos, desde julio 9 de 2012 en adelante, ya no podan obtener la informacin sobre las declaraciones de renta de quienes se presentaban a solicitar prstamos y por tanto el pargrafo del art. 7 de la Resolucin 111 les dice que el reporte del art. 623-1 (formato 1025 versin 6) solo se elabora con los datos de quienes presentaron entre enero 1 de 2012 y julio 8 de 2012 los estados financieros acompaados de la declaracin de renta y en los que se evidenciaran las diferencias de ms del 40% en algunas cifras de ambos documentos (ver tambin el Concepto DIAN 59580 de sep. de 2012). Lo anterior significa que ese reporte especial ser uno de los que desaparecer automticamente en los reportes del prximo ao gravable 2013. Para este reporte se usar el mismo formato 1025 versin 6 que se us en los reportes del 2011.
La importancia de estos reportes que son entregados por los bancos y entidades financieras, en especial los referentes a montos de consignaciones efectuados durante el ao, o montos de CDT y dems inversiones efectuadas durante el ao, o consumos hechos con tarjetas de crdito durante el ao, radica en que con ellos se podr rastrear a las personas naturales y sucesiones ilquidas que por el ao gravable 2012 quedaran obligadas a declarar renta. En efecto, y de acuerdo con lo contemplado en el artculo 594-3 del E.T., cualquier persona natural, sea asalariada o trabajador independiente o de menores ingresos, quedar obligada a presentar declaracin de renta por el ao gravable 2012 si incumple de un total de seis requisitos, alguno de los tres siguientes. (este ltimo en su momento haba modificado el numeral 3 del art. 593 del E.T.). Esos cambios s aplican a partir del mismo ao 2012 pues las normas de los arts. 593 y 594-1 son normas de procedimiento tributario. Sus consumos con tarjetas de crdito durante el ao 2012 no debieron exceder de $72.937.000 (2.800 UVT x $26.049). Sus compras y consumos totales en el ao 2012 (en efectivo, ms tarjetas de crdito, ms cheques, ms tarjetas dbito, o permutas, etc.) no debieron exceder de $72.937.000 (2.800 UVT x $26.049).
Vase artculo 7 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 el cual se ve afectado con los cambios que los artculos 18 y 198 de la Ley de Reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hicieron al art. 594-1 del E.T. y al Art. 15 de la Ley 1429 de 2010 (este ltimo en su momento haba modificado el numeral 3 del art. 593 del E.T.). Estos cambios aplican a partir del mismo ao 2012 pues las normas de los arts. 593 y 594-1 son normas de procedimiento tributario
De qu manera harn la entrega de los archivos?
El valor total de consignaciones bancarias, depsitos e inversiones financieras efectuadas durante el ao 2012, no debi exceder de $117.221.000 (4.500 UVT x $26.049).
Es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.
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Segn el Art. 10 de la Resolucin 111, el representante legal de la entidad reportante est obligado a hacer el reporte (tanto inicial como de las posibles correcciones) usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN.
Adems, la norma indica que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podra usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com). Para la transmisin virtual no se aceptan excusas como daos en los equipos, o prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital o cambian al representante legal, deben pedir el cambio mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo Art. 11, Resol. 111).
Los reportes no son firmados ni por Contador ni por Revisor Fiscal. Solo los firma el Representante Legal
En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del ao 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 11 de la Resolucin 111) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante tendra que llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar tambin el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Y si all tampoco hay servicios, entonces la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos El plazo para hacer el reporte nmero 8 de los que alistamos anteriormente (sobre estados financieros que mostraban diferencias superiores al 40% con la declaracin de renta respectiva en los procesos de solicitud de crdito, art. 623-1 del E.T.) se vencer, para cualquier nit, en mayo 23 de 2013 (ver Art. 39, Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012). Para los dems reportes, el art. 9 de la Resolucin 111 volvi a fijar dos calendarios que dependern de si la entidad informante, para la fecha en que entregar la informacin, es o no un gran contribuyente (responsabilidad 13 en el RUT).
Debe tenerse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Tales plazos son: Grandes contribuyentes:
ltimo dgito del NIT (sin incluir dgito de verificacin) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Hasta 10 de abril de 2013 11 de abril de 2013 12 de abril de 2013 15 de abril de 2013 16 de abril de 2013 17 de abril de 2013 18 de abril de 2013 19 de abril de 2013 22 de abril de 2013
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9 de abril de 2013
Personas jurdicas (que no sean grandes contribuyentes): ltimos dos Dgitos del NIT (sin incluir dgito de verificacin)
96 a 00 91 a 95 86 a 90 81 a 85 76 a 80 71 a 75 66 a 70 61 a 65 56 a 60 51 a 55 46 a 50 41 a 45 36 a 40 31 a 35 26 a 30 21 a 25 16 a 20 11 a 15 06 a 10 01 a 05
Fecha
24 de abril de 2013 25 de abril de 2013 26 de abril de 2013 29 de abril de 2013 30 de abril de 2013 2 de mayo de 2013 3 de mayo de 2013 6 de mayo de 2013 7 de mayo de 2013 10 de mayo de 2013 14 de mayo de 2013 15 de mayo de 2013 16 de mayo de 2013 17 de mayo de 2013 20 de mayo de 2013 23 de mayo de 2013 21 de mayo de 2013 22 de mayo de 2013 8 de mayo de 2013 9 de mayo de 2013
2.2 Informacin exigida a las Cmaras de Comercio

Art. 624 del E.T.; Resolucin 112 de octubre 31 de 2012 A quines se exigen los reportes de esta resolucin? Cmaras de comercio de toda Colombia, sin importar ningn criterio en especial.
Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Datos de las sociedades (incluidas direccin y cdigo de pas) que se hayan creado o liquidado durante el ao 2012 (sin importar el tipo de sociedad ni su capital social). Cuando se trate del dato de las sociedades creadas durante el ao, se debe identificar a los socios o accionistas con sus respectivos aportes. Si son socios o accionistas del exterior, se les identificar con el NIT con que los mismos se identifican en el exterior para los efectos del impuesto de renta de sus pases. Si no usan NIT en ese pas, entonces se reportarn con los seudo-NIT especiales permitidos por la DIAN para estos casos, los cuales inician en 444444001 y pueden avanzar hasta el 444449000.
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Se debe advertir que en el caso de las sociedades distintas de las annimas, la informacin que le exigen a las Cmaras de Comercio sobre socios de las sociedades creadas y el dato de las sociedades liquidadas, es algo que la DIAN ya tiene dentro del RUT de tales sociedades (ver la pgina 4 del RUT de una persona jurdica). Por tanto, la informacin solo le es til a la DIAN si la sociedad creada fue una annima, pues para ese tipo de sociedades en el RUT solo se consignan los datos de los miembros de la junta directiva. En el caso de las sociedades annimas simplificadas S.A.S., estas a veces no tienen juntas directivas y por tanto el RUT no le figura ningn dato a la DIAN. En relacin con las sociedades por acciones, no importa si el capital suscrito fue pagado o no, pues lo que reporta la Cmara es el dato del capital suscrito sin importar si este se pag o no.
En cuanto al dato de las sociedades que se liquidan durante el ao, esa informacin le servir a la DIAN para enterarse de si estas han cumplido o no con el proceso de cancelar el RUT, ya que antes de cancelarlo deben cumplir con todas las obligaciones tributarias sustanciales y formales que les correspondan. El proceso de cancelacin del RUT se realiza segn lo indicado en el art. 11 del Decreto 2788 de agosto de 2004, modificado con el art. 5 del Decreto 2645 de julio de 2011. Es importante comentar que hasta la fecha no se conoce la forma como las Cmaras de Comercio entregaran a la DIAN otro reporte especial contenido en el art. 15 del Decreto 4910 de diciembre 26 de 2011, el cual se les exige para controlar a las personas naturales y jurdicas que se inscriban en las Cmaras de Comercio diciendo que se acogen a los beneficios de pequeas empresas de la Ley 1429.
ARTCULO 15. Deber suministrar informacin por parte de las Cmaras de Comercio y el Ministerio de Salud y Proteccin Social a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). 1. Por parte de las Cmaras de Comercio en relacin con Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas preexistentes. Las Cmaras de Comercio conformarn el listado de las empresas inscritas en el registro mercantil que cumplan con los requisitos de activos totales y nmero de trabajadores que las identifica como pequeas empresas, segn se definen en el artculo segundo de la Ley 1429 de 2010 en concordancia con el artculo 1 del presente Decreto, e igualmente de las empresas que matriculadas al amparo de la Ley 1429 de 2010 se inscribieron o renovaron su matrcula mercantil antes del 31 de marzo de cada ao. Las Cmaras de Comercio, a travs de Confecmaras o de quien haga sus veces, enviarn la informacin contenida en el registro anterior a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en los trminos y con las especificaciones tcnicas que determine la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
El Art. 15 del Decreto 4910 de 2011 dice:
Formato a utilizar Para este reporte se usar los mismos formatos 1038 (versin 6) y 1039 (versin 6) que se utilizaron en los reportes del 2011. De qu manera harn la entrega de los archivos? Es importante que el RUT de la cmara de comercio refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.
Segn el art. 6 de la Resolucin 112, el representante legal de la Cmara de Comercio queda obligado a hacer el reporte, tanto inicial como las posibles correcciones,
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usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN (esta informacin no requiere ser firmada ni por contador ni por revisor fiscal). Adicionalmente, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podra usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co). Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos, o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo art. 7 Resolucin 112). En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del ao 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 7 en la Resolucin 112) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante tendra que llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y llevar el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Y si all tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos
El plazo para este reporte se vencer, para cualquier nmero de NIT que tenga la cmara de comercio, en mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).
2.3 Informacin exigida a las Bolsas de Valores y Comisionistas de Bolsa

Arts. 625 y 628 del E.T.; Resolucin 113 de 31 de octubre de 2012 A quines se exigen los reportes de esta resolucin?
Bolsas de valores de Colombia y personas jurdicas que funcionan como comisionistas de bolsa, ambos sin importar ningn criterio en especial. Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012? Las bolsas de valores debern reportar los datos (incluidas direcciones) de la totalidad de los comisionistas inscritos en la bolsa y el valor acumulado de las transacciones realizadas por ellos en la bolsa durante el 2012 (sin importar su monto). Se reporta tambin la comisin pagada al comisionista y la retencin que le practic la bolsa. Para este reporte se usar el mismo formato 1041 versin 6 que se utilizaron en los reportes del 2011.
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Las personas jurdicas comisionistas de bolsa reportarn los datos (incluidos direccin y cdigo del pas de residencia) de las personas o entidades que efectuaron durante el 2012, y a travs del respectivo comisionista, enajenaciones o adquisiciones de acciones y dems papeles transados en bolsa cuando el valor acumulado en el ao
en cabeza de una misma persona o entidad sea superior a $10.000.000 (por el 2011 el tope fue igual). Si la comisionista tuviese que reportar a terceros domiciliados en el exterior, en ese caso los identificara con el NIT con que ese tercero se identifica en el exterior para efectos del impuesto de renta de esos pases. Y si no usan NIT en ese pas, entonces se podrn usar los seudonits diseados por la DIAN que empiezan en 444444001 y que pueden avanzar hasta 444449000. Para este reporte se usar el mismo formato 1042 versin 7 que se utilizaron en los reportes del 2011. De qu manera harn la entrega de los archivos?
Segn el art. 5 de la Resolucin 113, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN (esta informacin no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal). Adems, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el representante legal podra usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co). Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos, o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo art. 7 Resolucin 113).
Es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.
En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 6 de la Resolucin 113), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante deber llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos El plazo para el reporte de las bolsas de valores (art. 625 del E.T.) vencer, para cualquier nmero de NIT, en mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).
Para los reportes de las comisionistas de bolsa, el art. 4 de la Resolucin 113 volvi a fijar dos calendarios que dependern de si la entidad informante, para la fecha en que entregar la informacin, es o no un gran contribuyente (responsabilidad 13 en el Rut. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.
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Tales plazos son:
Grandes contribuyentes: ltimo dgito del NIT (sin incluir dgito de verificacin)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
Hasta
10 de abril de 2013 11 de abril de 2013 12 de abril de 2013 15 de abril de 2013 16 de abril de 2013 17 de abril de 2013 18 de abril de 2013 19 de abril de 2013 22 de abril de 2013 9 de abril de 2013
Personas jurdicas (que no sean grandes contribuyentes): ltimos dos Dgitos del NIT (sin incluir dgito de verificacin)
Fecha
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2.4 Informacin exigida a las EPS, Fondos de Pensiones, Sena, ICBF y Cajas de Compensacin
Art. 626 del E.T.; No se expidi resolucin A quines se exigen los reportes de esta resolucin? EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de compensacin.
Relacin de quienes no se encuentren a paz y salvo por concepto de aportes a tales entidades. Por causa de este reporte, se entiende entonces por qu la DIAN, en el reporte del literal e del art. 631 del E.T. (artculo 4 de la Resolucin 117), pidi que la entidad o persona informante reporte el total de pagos a las entidades de seguridad social y parafiscales incluido el aporte del trabajador. Con un reporte en esas condiciones se podr hacer el cruce de informacin con el que entregan directamente las entidades de la seguridad social y parafiscales. Formatos a utilizar No aplica. Plazos
2.5 Informacin exigida a Registradura Nacional del Estado Civil

Art. 627 del E.T.; Resolucin 114 de octubre de 2012 A quines se exigen los reportes de esta resolucin? A la Registradura Nacional del Estado Civil.
En los decretos sobre plazos que el gobierno expide al fin del ao no se fijan plazos para este reporte, pero podra asimilarse a los otros vencimientos que se mencionan en dicho decreto, a saber, en mayo de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).
Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012? Informacin de las cdulas de personas fallecidas durante el 2012. Para entender por qu le es til a la DIAN este dato, es importante conocer lo que establecen los Arts. 650 y 791 del E.T. En esas normas se dice lo siguiente:
ARTICULO 650. SANCIN POR USO FRAUDULENTO DE CEDULAS. El contribuyente o responsable que utilice fraudulentamente en sus informaciones tributarias cdulas de personas fallecidas o inexistentes, ser denunciado como autor de fraude procesal.
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La Administracin Tributaria desconocer los costos, deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la identificacin de los beneficiarios no corresponda a cdulas vigentes, y tal error no podr ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operacin se realiz antes del fallecimiento de la persona cuya cdula fue informada, o con su sucesin. ARTICULO 791. DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS CON PERSONAS FALLECIDAS. La Administracin Tributaria desconocer los costos, deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la identificacin de los beneficiarios no corresponda a cdulas vigentes, y tal error no podr ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operacin se realiz antes del fallecimiento de la persona cuya cdula fue informada, o con su sucesin.
Por consiguiente, si los reportantes de la informacin exgena de la Resolucin 117, donde se informa sobre beneficiarios de costos y gastos del 2012, o de IVA descontables del 2012, o de pasivos a diciembre 31 de 2012, llegaran a reportar datos con cdulas que, segn la Registradura, pertenecen a personas fallecidas, en ese caso se les puede iniciar un proceso por fraude. La nica explicacin aceptable sera que la operacin la hayan hecho con la persona natural antes de fallecer; o que los familiares de la persona fallecida no hicieron la liquidacin de la sucesin y por ello las operaciones, hasta que se liquide la sucesin, se siguen haciendo con la cdula del fallecido (sucesin ilquida). Formatos a utilizar Para este reporte se usar el mismo formato 1028 versin 7 utilizado en los reportes del 2011. De qu manera harn la entrega de los archivos? Es importante que el RUT de la Registradura refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.
Segn el art. 4 de la Resolucin 114, el Registrador Nacional del Estado Civil queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN. Adems, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el Registrador podra usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com)
Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo art. 5 Resolucin 114).
En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 5, Resolucin 114), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante deber llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos De acuerdo con el artculo 3 de la Resolucin 114, el plazo vencera el 1 de marzo de 2013.
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Esa misma fecha est confirmada en el Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 con el que se fijaron algunos vencimientos de obligaciones tributarias para el ao 2013.
2.6 Informacin exigida a notarios
Art. 629 del E.T.; Resolucin 115 de octubre de 2012 A quines se exigen los reportes de esta Resolucin? A todos los notarios de Colombia, sin importar ningn criterio en especial.
Datos de las personas o entidades que durante el ao 2012 hayan efectuado enajenaciones de bienes o derechos ante la notara, sin importar su cuanta (se reporta entonces operaciones desde $1 en adelante).
El notario reporta los datos de todos los que participaron en la operacin (los compradores y vendedores principales y secundarios), el monto de la operacin y la retencin en la fuente que al notario le haya tocado practicar al vendedor o vendedores. Formato a utilizar Usarn el mismo formato 1032 versin 8 que se utiliz para los reportes del 2011. Adicionalmente, en la columna donde se reportan los Cdigos de los actos sujetos a registro, los notarios tendrn que utilizar los cdigos que fueron definidos en la Resolucin 7144 de agosto 6 de 2012 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro. En el formato 1032 el notario solo debe reportar los valores que por retenciones en la fuente a ttulo de renta llevaba cada mes al rengln 37 del formulario 350 para declaraciones mensuales de retenciones en la fuente. Pero todos los dems valores de retencin distintos, ya sea a ttulo de renta o de IVA o de timbre, los reportarn en el formato 1001 a que hace referencia el artculo 4 de la Resolucin 117, pues tambin lo deben presentar todos los que hayan sido agentes de retencin durante el 2012 (entre ellos los notarios). Por tanto, en el formato 1001 se reportarn las dems retenciones que como persona natural haya practicado durante el 2012, pero distintas a las ya reportadas en el formato 1032. De qu manera harn la entrega de los archivos? Es importante que el RUT del notario refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.
Si el Notario tiene que reportar a terceros domiciliados en el exterior, en ese caso la Resolucin 115 da a entender que ese tercero siempre se tendr que reportar con el nit con se identifica en el exterior, pues en el art. 8 de la Resolucin se dice que para reportar a los terceros del exterior solo se usar el tipo de documento 42. Tipo de documento extranjero (cuando se conoce el nit con que ese tercero se identifica en el exterior) y ya no se incluye el tipo de documento 43. Sin identificacin del exterior o para uso definido por la DIAN, el cual se usa cuando no se conoce ese Nit y se permita usar los seudonits 444444001 a 444449000.
Reportara, por ejemplo, las retenciones de IVA al rgimen simplificado pues el notario es un responsable del rgimen comn.
Segn el art. 5 de la Resolucin 115, el notario queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital expedida por la DIAN. Adems, la norma establece que si la DIAN lo autoriza, el notario podra usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co). Tngase presente que si el notario ya tiene firma digital por hallarse obligado a presentar sus declaraciones tributarias virtualmente (art. 1 Resolucin DIAN 12761 de diciembre de 2011), con esa misma firma digital
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deber presentar sus reportes de informacin exgena 2012. Adems, la informacin que entregue el notario solo ser firmada por l, pues no necesita firmas adicionales de contador. Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos, o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo art. 6 Resolucin 115).
En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 6 en la Resolucin 115), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante deber llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos Segn el artculo 4 de la Resolucin 115, los plazos dependen de los dos ltimos dgitos del NIT del notario. Tales plazos son: ltimos dos Dgitos del NIT (sin incluir dgito de verificacin(
Fecha

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2.7 Informacin exigida a tipgrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes

Art. 629-1 del E.T.; Resolucin 116 de octubre de 2012 A quines se exigen los reportes de esta resolucin? A todas las empresas de tipografa (de personas jurdicas o de personas naturales) que sin importar su nivel de ingresos o patrimonio en diciembre del ao anterior (en este caso, a diciembre de 2011) hayan efectuado durante el 2012 trabajos de elaboracin de facturas de venta o documentos equivalentes a factura. Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012? Los datos de sus clientes atendidos durante 2012 (sin incluir direcciones) y los datos de las facturas que les tipografiaron.
Adems, si el trabajo de tipografa de facturacin se le hizo a una persona del rgimen simplificado, la casilla donde se le informara el nmero de resolucin de autorizacin de la numeracin se diligenciara con un cero (ver pargrafo del Art. 2 de la Resolucin 116). Toda esa informacin la debi ir recopilando a lo largo del ao la tipografa, pues as se lo exige el art. 618-2 del E.T.
El rango de numeracin tipografiada, el nmero de la resolucin de autorizacin de facturacin con la que se autoriz por parte de la DIAN dicha numeracin de las facturas, y la fecha en que se hizo el trabajo de impresin.
Con este reporte la DIAN podr confirmar que los clientes de la tipografa solo han mandado a imprimir las facturas en papel con los mismos nmeros de facturacin que solicitaron ante la DIAN cuando diligenciaron el formulario 1302 y que la resolucin de autorizacin de numeracin que le entregaron a la tipografa es la misma que la DIAN les haba emitido. El nmero de la resolucin de autorizacin y los datos del tipgrafo deben ser visibles en el cuerpo de las facturas impresas en papel (Resolucin 3878 de 1996). En las facturas impresas con software de facturacin no se requiere llevar ningn documento ante los tipgrafos, pues el propio software de la empresa debe imprimir el nmero de resolucin de autorizacin de numeracin dentro de las facturas (ver art. 617 del E.T.) Formatos a utilizar Para este reporte se usar el mismo formato 1037 versin 7 utilizado en los reportes del ao 2011. De qu manera harn la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de persona jurdica de la tipografa de persona jurdica, o el RUT del tipgrafo persona natural, reflejen la responsabilidad 14-informante de exgena.
Segn el art. 4 de la Resolucin 116, tanto los representantes legales de las tipografas personas jurdicas como el tipgrafo persona natural, estn de nuevo obligados a entregar el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) nicamente de forma virtual usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital expedida por la DIAN. Esta informacin no es avalada por contador, ni por revisor fiscal. Adems, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el reportante podra usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co).
En el formato 1037 no existe la casilla tipo de documento, pues se entiende que todo cliente tiene que contar con NIT expedido por la DIAN; por tanto, a los terceros incluidos en dicho formato se les deber reportar con ese NIT; sin embargo, no es obligatorio diligenciar el dato del dgito de verificacin de dicho NIT. Por tal razn es un error lo escrito en el pargrafo 5 del art. 5 de la Resolucin cuando insina que todava es posible la presentacin presencial.
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En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 6 en la Resolucin 116), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante deber llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos Segn el art. 3 de la Resolucin 116, los plazos, sin importar si se trata de una tipografa de persona jurdica o una tipografa de persona natural, se vencern segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante, as: ltimos dgitos
Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos, o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo art. 6 Resolucin 116).
Fecha
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2.8. Informacin exigida a Jueces Civiles

Art. 630 del E.T. No se expidi resolucin. A quines les corresponde hacer el reporte? A todos los jueces civiles de Colombia, sin importar ningn criterio en especial.
Tipo de informacin que reportaron por el 2012
Recordemos que el impuesto de timbre solo se gener sobre los documentos firmados hasta diciembre el 2009, pues a partir del 2010 la tarifa del impuesto de timbre qued fijada en 0%. Adems, en el fallo de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443 se determin que la tarifa del 0% se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuanta indeterminada que se firmaron desde antes del 2010 pero que se sigan ejecutando despus del 2010 (ver tambin conceptos DIAN 040374 Jun. de 2011 y 081013 de Oct. de 2011; ver tambin el Decreto 2024 de octubre 2 de 2012 que modific al 1189 de 1988 sobre cmo devolver retenciones de timbre que se hayan practicado indebidamente desde el 2010 en adelante). Formatos a utilizar No aplica. De qu manera hacen la entrega de los archivos? Se entendera que sera en forma nicamente presencial llevando el oficio elaborado por el juez, tal como lo menciona el art. 630 del E.T. (ver Concepto DIAN 048967 de julio 21 de 2005).
Los grupos empresariales son los que cumplen las condiciones mencionadas en los artculos 28 y siguientes de la ley 222 de 1995 y deben hacer figurar la inscripcin de dicho grupo empresarial en el registro mercantil de todas las sociedades que componen dicho grupo. Adems, de acuerdo con las sentencias del Consejo de Estado 15309 de mayo de 2007, 15626 de septiembre de 2007 y 17236 de septiembre de 2009, la DIAN ya no puede exigirles la informacin a los simples grupos econmicos, como pretendi hacerlo hasta los reportes del ao gravable 2006.
Los datos de quienes suscribieron ttulos valores y que hayan sido presentados ante el juez durante el 2012 en un proceso ejecutivos de mayor cuanta (los que superen 90 salarios mnimos mensuales vigentes; ver art. 19 del Cdigo Civil). Esto sirve para que la DIAN rastree la responsabilidad de las partes frente al impuesto de timbre (art. 519 y siguientes del E.T.).
2.9. Informacin exigida a Grupos Empresariales

Art. 631-1 del E.T.; Resolucin 118 de octubre 31 de 2012 A quines se exigen los reportes de esta resolucin?
Plazos El juez hace el reporte cada vez que se inicie el proceso ejecutivo.
A la persona jurdica (con nimo de lucro o sin l) o persona natural comerciante, que al cierre del ao 2012 tenga la condicin de matriz (socio o accionista mayoritario) dentro de cualquier grupo empresarial.
En caso de que la matriz sea una entidad del exterior que no tiene sucursales en Colombia, el art. 2 establece que el informe lo har la subordinada en Colombia que
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tenga mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2012 dentro del grupo empresarial.
Es importante destacar que en el Art. 3 de la Resolucin 118 se dispuso que solo si la matriz del grupo empresarial es una persona jurdica de naturaleza no societaria (por ejemplo, una fundacin o agremiacin), o es una persona natural no comerciante, en esos casos el reporte lo hara la subordinada con mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2012 dentro del grupo empresarial.
En todo caso, si la matriz es una sociedad comercial que a diciembre 31 de 2012 se encuentra en estado de liquidacin, es claro que su nico propsito ser el de vender sus activos lo ms rpido posible para pagar sus pasivos (ver arts. 218 a 222 del Cdigo de Comercio). Por consiguiente, en la contabilidad de esa sociedad matriz sus inversiones en acciones o cuotas ya no se tomaran como inversiones permanentes sino temporales, es decir, que las piensa vender en menos de un ao (ver inciso segundo del art. 61 del Decreto 2649 de 1993). Si ese es el caso, esa sociedad matriz, por aplicacin de lo indicado en el art. 122 del Decreto 2649 de 1993, no est obligada a consolidar los estados financieros del grupo empresarial y por consiguiente queda exonerada de hacer este reporte. Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012? Las personas o entidades matrices de los grupos empresariales deben enviar, a ms tardar el 30 de junio de 2013, los datos de los estados financieros consolidados contables a diciembre 31 de 2012 del grupo empresarial.
A las entidades subordinadas del exterior debe identificrselas con el NIT con que las mismas se identifican en el exterior para efectos del impuesto de renta de sus pases.; si no usan NIT en ese pas, entonces se reportarn con los seudonits especiales permitidos por la DIAN para estos casos los cuales inician en 444444001 y pueden avanzar hasta el 444449000.
Tambin deben detallar quines son las entidades subordinadas nacionales y las subordinadas del exterior. Formatos a utilizar
Se usarn los mismos formatos 1034 (versin 6), 1035 (versin 6) y 1036 (Versin 7) utilizados en los reportes del ao 2011. De qu manera harn la entrega de los archivos? En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona informante refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.
Segn el art. 7 de la Resolucin 118, el representante legal de la entidad reportante o la persona natural comerciante reportante, estn obligados a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN. Esta informacin no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal. Adems, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, se podr usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN, por ejemplo, las que expide Certicamara S.A. (ver www.certicamara.com.co). Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos, o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo art. 8 Resolucin 118). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 8 de la Resolucin 118) en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante deber llevar los archivos fsicamente en una
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USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Plazos Segn el art. 5 de la Resolucin 118, para todos los reportantes, sin importar si es una entidad o una persona natural y sin importar el NIT, el plazo vencera en junio 30 de 2013. Esa misma fecha est ratificada en el Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 en el cual se fijaron plazos para obligaciones tributarias a cumplirse durante el 2013.
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Anlisis a la informacin exigida por el ao gravable 2012 a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN
Artculo 631 del E.T. Resolucin 117 de octubre 31 de 2012.
Captulo 3
Informacin sobre la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio ao gravable 2012, declaraciones de IVA del 2012 y declaraciones de retencin en la fuente del 2012.
Obligacin adicional de entregar informacin del art. 631-3, informacin con relevancia tributaria, formato 1732.
Temario
3.1 Informacin respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012 3.2 Informacin respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos 3.3 Informacin respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante 3.4. Informacin respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012 3.5 Informacin respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en las ddeclaraciones de IVA de los bimestres del 2012 3.6 Informacin respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012 3.7 Informacin sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012
3.8 Informacin sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012
3.9 Informacin sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 3.10 Informacin especializada solicitada a algunos informantes especiales
omo lo establece el ttulo del artculo 631 del E.T., esta informacin es solicitada para hacer cruces de informacin entre los contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos nacionales administrados por la DIAN (renta, retenciones en la fuente, IVA). En la prctica equivale a enviarle a la DIAN los anexos de las declaraciones tributarias del ao gravable 2012 para que dicha entidad efecte todos los cruces de informacin entre los anexos de todos los que terminen siendo informantes o para rastrear la obligacin de declarar renta de las personas naturales y sucesiones ilquidas que pueden o no estar obligadas a declarar al final del ao. Veamos algunos detalles importantes sobre la forma como la DIAN decide qu tanto de la informacin del art. 631 del E.T. es la que solicita cada ao. El art. 631 del E.T. est compuesto de trece literales (desde el a hasta el m), y cada uno de ellos se relaciona con un punto distinto de la informacin tributaria que los contribuyentes y no contribuyentes diligenciaron en sus declaraciones tributarias del ao gravable (literales a hasta k); o se relacionan con la compra de activos fijos durante el ao (literal j); o con asuntos propios de las obligaciones formales de los contribuyentes, como por ejemplo, informar la numeracin de las facturas de venta que emplearon para el registro de sus ventas (literales l y m).
El texto oficial de ese artculo con la versin que tuvo hasta diciembre 26 de 2012 (es decir, hasta antes de ser modificado con el Art. 139 de la Ley de Reforma Tributaria 1607 de esa fecha) mencionaba lo siguiente:
ARTICULO 631. PARA ESTUDIOS Y CRUCES DE INFORMACIN. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 684 y dems normas que regulan las facultades de la Administracin de Impuestos, el Director de Impuestos Nacionales podr solicitar a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios y cruces de informacin necesarios para el debido control de los tributos:
Es importante destacar que la DIAN, a comienzos de agosto de 2012 y luego de haber recibido los reportes de exgena por el ao gravable 2011, public en su pgina un nuevo servicio denominado Consulta de informacin para declaracin de renta (visitar el siguiente enlace: https:// muisca.dian.gov.co/ WebArquitectura/ DefInfoEconomica. faces). Con este servicio gratuito las personas naturales que tuvieran su propio RUT y su cuenta de usuario creada en el portal de la DIAN pudieron conocer antes de agosto de 2012 (es decir, antes de presentar su declaracin de renta del ao gravable 2011) los datos que bajo su Nit haban sido incluidos en los reportes entregados por las empresas por el ao gravable 2011. Las que no tenan RUT ni cuenta de usuario, podan ir a las sedes fsicas de la DIAN para conocer la informacin. Lo mismo se espera que la DIAN realice con la informacin que le entreguen los reportantes por el ao gravable 2012 (ponerla al servicio de las personas naturales antes de las fechas en que se venzan los plazos para la presentacin de su declaracin de renta ao gravable 2012 que segn el art. 14 del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 transcurrirn a partir de agosto 9 de 2013)
a. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva entidad, con indicacin del valor de las acciones, aportes y dems derechos sociales, as como de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles. b. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practic retencin en la fuente, con indicacin del concepto, valor del pago o abono sujeto a retencin, y valor retenido. c. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retencin en la fuente, concepto y valor de la retencin y ciudad donde les fue practicada. d. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada uno de los beneficiarios de los pagos que dan derecho a descuentos tributarios, con indicacin del concepto y valor acumulado por beneficiario. e. <Literal modificado por el artculo 133 de la Ley 223 de 1995>. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deduccin o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo ao gravable sea superior a.; con indicacin del concepto, retencin en la fuente practicada e impuesto descontable. f. <Literal modificado por el artculo 133 de la Ley 223 de 1995>. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso en el respectivo ao gravable sea superior a con indicacin del concepto e impuesto sobre las ventas liquidado cuando fuere el caso. g. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos para terceros y de los terceros a cuyo nombre se recibieron los ingresos, con indicacin de la cuanta de los mismos.
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h. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier ndole, con indicacin de su valor. i. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada uno de los deudores por concepto de crditos activos, con indicacin del valor del crdito. j. Descripcin de los activos fijos adquiridos en el ao, cuyo costo de adquisicin exceda de .., con indicacin del valor patrimonial y del costo fiscal. k. La discriminacin total o parcial de las partidas consignadas en los formularios de las declaraciones tributarias. l. <Literal adicionado por el artculo 14 de la Ley 383 de 1997>. El valor global de las ventas o prestacin de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con indicacin del nmero y tipo de mquina registradora y/o intervalos de numeracin de facturacin de venta utilizada en el ao, ciudad y direccin del establecimiento; m. <Literal adicionado por el artculo 14 de la Ley 383 de 1997>. Cuando el valor de la factura de venta de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos, que constituyan costo, deduccin u otorguen derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, sea superior a ocho millones cien mil pesos ($8.100.000), se deber informar el nmero de la factura de venta, con indicacin de los apellidos y nombres o razn social y el NIT del tercero. PARGRAFO 1o. La solicitud de informacin de que trata este artculo, se formular mediante Resolucin del Director de Impuestos Nacionales, en la cual se establecern, de manera general, los grupos o sectores de personas o entidades que deben suministrar la informacin requerida para cada grupo o sector, los plazos para su entrega, que no podrn ser inferiores a dos (2) meses, y los lugares a donde deber enviarse. PARGRAFO 2o. Cuando se trate de personas o entidades que en el ltimo da del ao inmediatamente anterior a aqul en el cual se solicita la informacin, hubieren posedo un patrimonio bruto superior a, o cuando los ingresos brutos de dicho ao sean superiores a., la informacin a que se refiere el presente artculo, deber presentarse en medios magnticos que sean procesables por la Direccin de Impuestos Nacionales. PARGRAFO 3o. Pargrafo adicionado por el artculo 14 de la Ley 383 de 1997. El nuevo texto es el siguiente:> La informacin a que se refiere el presente artculo, as como la establecida en los artculos 624, 625, 628 y 629 del Estatuto Tributario, deber presentarse en medios magnticos o cualquier otro medio electrnico, para la transmisin de datos, cuyo contenido y caractersticas tcnicas sern definidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, por lo menos con dos meses de anterioridad al ltimo da del ao gravable por el cual se solicita la informacin.
Cada ao entonces la DIAN decide cunta de esa informacin o cuntos de estos trece literales son los que se debern desarrollar o trabajar. No necesariamente pide reportar la informacin de todos a la vez.
Sucede adems que segn el pargrafo 2 del art. 631, la obligatoriedad de reportar la informacin de uno o todos los literales de este artculo deba depender de los topes de patrimonio bruto o de ingresos brutos que tuvieran las personas jurdicas y las personas naturales (obligadas y no obligadas a llevar contabilidad) a diciembre 31 del ao anterior al que pertenece la informacin que se solicita. Esos topes iban subiendo de ao en ao como sucede con todas las cifras absolutas del E.T. (art. 868 y 869 del E.T.). Pero con el art. 23 de la ley 863 de diciembre de 2003 se agreg al E.T. un nuevo artculo, el art. 631-2, y all se indic que los topes a diciembre 31 del ao anterior sern manejados a voluntad del director de la DIAN. Dicho artculo dice lo siguiente:
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ARTCULO 631-2. VALORES DE OPERACIONES OBJETO DE INFORMACIN. <Artculo adicionado por el artculo 23 de la Ley 863 de 2003>. Los valores y datos, de que tratan los artculos 623, 623-2 (sic), 628, 629, 629-1 y 631 del Estatuto Tributario, as como los plazos y los obligados a suministrar la informacin all contemplada, sern determinados mediante Resolucin expedida por el Director General de la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, en forma individual o acumulada respecto de las operaciones objeto de informacin. PARGRAFO. El Director General de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales presentar anualmente un informe al Congreso de la Repblica, dando cuenta de los resultados de gestin obtenidos por la entidad con la informacin reportada por los obligados.
Es a causa de estas normas que cada ao el Director de la DIAN puede jugar con los topes o con el tipo de informacin que quiera solicitar y en consecuencia todos esos valores absolutos que antes estaban contenidos en los Arts. 623 a 631 no se volvieron a actualizar en los aos 2004 y siguientes y mucho menos fueron convertidos al estndar de la UVT con la Ley 1111 de diciembre de 2006.
Podemos hacer a esta altura un repaso histrico sobre los topes de ingresos brutos, aquellos que se han usado para hacer exigible la informacin del art. 631 del E.T., en especial para los aos que todava pueden ser exigidos por la DIAN si no se le han presentado (ver art. 638 del E.T.): Parmetros para presentar la informacin del art. 631 del E.T Resumen de los parmetros que han obligado a personas naturales -obligadas o no a llevar contabilidad- y a personas jurdicas -con nimo de lucro o sin l, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio- a presentar la informacin del art. 631 del E.T. en los aos ms recientes en los cuales todava pueden ser exigidos por la DIAN si no se han sido presentado (ver art. 638 del E.T.) Las operaciones del ao gravable Deban ser reportadas por si los ingresos brutos (renta ms ganancia ocasional) del ao anterior fueron mayores a:
Ver resoluciones
2009
Personas jurdicas y naturales declarantes de renta o de ingresos y patrimonio (obligadas o no a llevar contabilidad)
$1.100.000.000 (requisito para que personas jurdicas y naturales quedaran obligadas a entregar la informacin de la mayora de los literales, pero algunos literales no dependan de este criterio) $1.100.000.000 (requisito para que personas jurdicas y naturales quedaran obligadas a entregar la informacin de la mayora de los literales, pero algunos literales no dependan de este criterio)
7935 de julio 28 de 2009
2010
8660 de agosto 30 de 2010
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Las operaciones del ao gravable
Deban ser reportadas por
si los ingresos brutos (renta ms ganancia ocasional) del ao anterior fueron mayores a: $500.000.000 (requisito para que personas jurdicas y naturales quedaran obligadas a entregar la informacin de la mayora de los literales, pero algunos literales no dependan de este criterio)
Ver resoluciones
2011
11429 de octubre 31 de 2011
2012
$100.000.000 (requisito para que las personas jurdicas queden obligadas a entregar la informacin de la mayora de los literales, pero algunos literales no dependan de este criterio); o $500.000.000 (requisito para que las personas naturales queden obligadas a entregar la informacin de la mayora de los literales, pero algunos literales no dependan de este criterio)
117 de octubre 31 de 2012
Ver Cuadro Sinptico resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben utilizar.
Y de acuerdo con las instrucciones contenidas en los artculos 1 y 2 de dicha Resolucin, se entiende que ciertos reportantes desarrollarn solo algunos de esos literales, por ejemplo, algunos solo tendrn que reportar la informacin de los literales b y e sobre pagos y retenciones practicadas a terceros, junto con el detalle de IVA tomados como descontables en declaraciones de IVA; pero que otros reportantes s tienen que desarrollar la informacin de varios de esos literales. Se debe examinar cada caso en particular. Por eso pasaremos a mirar en detalle quines y de qu forma desarrollarn cada uno de esos nueve literales que la DIAN ha pedido por el ao 2012.
Aclarado lo anterior, se establece que de los 13 literales de los que se compone el art. 631 del E.T. (literales a hasta el m), la DIAN ha pedido, a travs de su Resolucin 117 de octubre 31 de 2012, que por el ao gravable 2012 solo se desarrollen 9 literales, a saber, a, b, c, e, f, g, h, i y k.
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Obligacin adicional de entregar informacin con relevancia tributaria (formato 1732) Es importante destacar que a raz de lo establecido en el art. 631-3 del E.T. (creado con el art. 17 de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), desde el ao gravable 2011 en adelante el director de la DIAN, adicionalmente a la informacin del art. 631, tambin ha solicitado lo que se empez a conocer como el reporte de informacin con relevancia tributaria. Ese 631-3 dice lo siguiente:
ARTCULO 631-3. INFORMACIN PARA EFECTOS DE CONTROL TRIBUTARIO. El Director General de la U.A.E. Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, sealar las especificaciones de la informacin con relevancia tributaria que deben suministrar los contribuyentes y no contribuyentes..
Es claro que el director de la DIAN no tiene que cumplir plazos forzosos para publicar la resolucin con la que pedira esa informacin con relevancia tributaria en cuestin, lo cual s tiene que cumplir cuando expide la resolucin para exigir la informacin tradicional del art. 631, pues en este ltimo caso, la resolucin, hasta antes de que dicho art. 631 fuera modificado con la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012, la deba expedir por lo menos dos meses antes de finalizar el ao fiscal. Fue por esta razn que en relacin con el ao gravable 2011 el director de la DIAN expidi la Resolucin 017 de febrero 27 de 2012, con la cual se dispuso que la informacin con relevancia tributaria del 2011 se exiga solo a ciertos declarantes de renta obligados a llevar contabilidad, los cuales deban usar un formato especial que se empez a conocer como el formato 1732, y en el que tendran que entregar los detalles sobre las cifras contables y fiscales con las que se haban elaborado su declaracin de renta 2011. Por tanto, al haber pedido en febrero de 2012 esa informacin con relevancia tributaria del 2011, y siendo el caso que para esa fecha ya se haban expedido las resoluciones de octubre de 2011 con la informacin exgena tradicional para el art. 631 del E.T, fue claro que las personas y entidades obligadas a entregar ambos tipos de informacin le enviaron a la DIAN en forma duplicada varios datos del ao fiscal 2011.
Para evitar esta duplicidad es que la nueva Resolucin 117 de octubre 31 de 2012, al pedir la informacin exgena del ao 2012, ya no pide ciertos datos que antes s se exigan (por ejemplo, el saldo fiscal a diciembre de 2012 del valor en caja y de los activos fijos), pues esa informacin quedar reportada esta vez en el formato 1732 el cual se volvi a exigir para el ao gravable 2012 con la Resolucin 0043 de Marzo 5 de 2013. Por el ao 2012, sern ms personas jurdicas las que tendrn que entregar ese formato 1732 pues la obligacin recaer en aquellas que sean declarantes de renta por el 2012, con o sin nimo de lucro pero sin incluir a las que presentan declaracin de ingresos y patrimonio, y que en el ao anterior (2011) hubieran tenido ingresos brutos o patrimonio superiores a $1.250.000.000. En el caso del 2011, el criterio fue tener en el ao anterior (2010) un patrimonio o unos ingresos brutos superiores a $3.000.000.000. La DIAN estima que solo unas 1.210 personas naturales y unas 60.846 sociedades tendrn esta tarea. Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad entregarn ese formato si sucede que sean Grandes contribuyentes, o que habiendo hecho importaciones durante el 2012 hayan tenido ingresos brutos o patrimonio bruto en el ao anterior (2011), superior a $1.250.000.000. Adicionalmente, esta vez el formato 1732 ya no tendr 343 renglones sino 451 y se exige que sea entregado el mismo da de la presentacin de la declaracin y no dentro de los tres meses siguientes a la presentacin de la declaracin que fue lo que sucedi con la declaracin del 2011 (todo el estudio de ese formato 1732 lo hacemos en la Gua para la preparacin y presentacin de la declaracin de renta de personas jurdicas ao gravable 2012).
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En la exgena del 2012 no se podr informar sobre el saneamiento patrimonial de la Ley 1607 de 2012 pero s se har en el formato 1732 Se debe destacar que como las resoluciones de solicitud de informacin exgena tributaria fueron expedidas en octubre 31 de 2012, antes de la expedicin de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012, es por ello que los formatos de informacin exgena (en especial el 1008, el 1009 y el 1011) no solicitan ninguna informacin sobre los activos ocultos en aos anteriores y que ahora se estn incluyendo en la declaracin de renta 2012, o sobre los pasivos inexistentes que se venan incluyendo en declaraciones anteriores pero que en el 2012 se dejarn de incluir, y que es algo que permite realizar el art. 163 de la Ley 1607 y para lo cual al formato 1732 s le agregaron los respectivos renglones para informar dicho saneamiento patrimonial (ver los renglones 104, 113, 119, 133, 167, 185 y 210 en el nuevo formato 1732). Adems, en el formulario 110 para la declaracin 2012 de los obligados a llevar contabilidad, que tambin fue definido en la misma Resolucin 0043 de marzo 5 de 2013, solo se agregaron el rengln 69 y el 85 para controlar los efectos de la utilizacin de dicho saneamiento fiscal permitido por la ley 1607. Adicionalmente, alrededor de la utilizacin en el 2012 del saneamiento fiscal incluyendo activos que antes se haban omitido, debe tenerse en claro que esos activos no se van a reportar en el formato 1001 como si hubieran sido compras del 2012 pues el formato 1001 es solo para informar las verdaderas compras del 2012 y rastrearle los ingresos 2012 al respectivo beneficiario de la compra. As que si esos activos que ahora se estn declarando en el 2012 en realidad se haban comprado en aos anteriores al 2012, tocara corregir los formatos 1001 de aos anteriores si es que aun no les han pasado los tres aos siguientes a su presentacin que es el periodo por el cual la DIAN puede exigir correcciones a un formato de exgena (ver art. 638 del E.T. y el numeral 7.2 de este libro) Los siguientes son comentarios que tienen pertinencia para el desarrollo de cualquiera de los reportes exigidos en la Resolucin 117.
1. Quienes tengan que llegar a utilizar los seudo-nits que se mencionan en el texto de la Resolucin 117 con los cuales se identificara a los terceros ubicados en el exterior cuando no manejan NIT para efectos del impuesto de renta en sus pases (seudo-nits que empezaran con el nmero 444444000 y que pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudonit de esos a algn beneficiario, entonces ese mismo beneficiario del exterior se deber identificar en todos los distintos reportes (socio, costo o gasto, cuenta por cobrar, cuenta por pagar, patrimonio, etc.) con ese mismo seudo-nit. 2. Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con la Resolucin 117 se reportan en pesos, sin decimales, ni comas, ni frmulas. 3. En relacin con el monto de los ingresos brutos a diciembre de 2011 superiores a $100.000.000 -caso de las personas jurdicas- o superiores a $500.000.000 -caso de las personas naturales y sucesiones ilquidas- el cual sirve de referencia para saber si la persona jurdica o natural queda obligada a efectuar la mayora de los reportes mencionados en la resolucin, es importante precisar lo siguiente:
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a. Los ingresos brutos que se han de examinar son los ingresos brutos fiscales denunciados en la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio por el ao 2011, involucrando tanto los denunciados en la seccin de rentas ordinarias (rengln 45 del formulario 110 declaracin de renta 2011, o el rengln 39 en el formulario 210 de la declaracin de renta 2011) como los que figuren en la seccin de ganancias ocasionales (rengln 65 del mismo formulario 110, o
b. Del punto anterior se excepta a los distribuidores minoristas de combustibles lquidos y derivados del petrleo, pues para ellos aplica lo dispuesto en el artculo 10 de la ley 26 de 1989 que establece que el nivel de sus ingresos brutos se determina multiplicando el respectivo margen de comercializacin sealado por el gobierno por el nmero de galones vendidos y restndole luego el margen de prdida por evaporacin (ver concepto 039190 de mayo 9 de 1997 y la pregunta No.30 respondida en el concepto 097942 de diciembre 24 de 2010).
el 53 en el formulario 210). Lo anterior, por cuanto as lo dispone el pargrafo del art. 1 de la Resol. 117 (ver tambin el concepto DIAN 016455 de febrero de 2009 ratificado con el 13446 de febrero 28 de 2012).
4. Para la entrega de los reportes en forma virtual, la norma establece (pargrafo 4 del art. 19 de la Resolucin 117) que si la DIAN lo autoriza el representante legal de la entidad reportante, o la persona natural misma obligada a hacer el reporte, podran usar una firma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver www.certicamara.com.co.). En todo caso, si el reportante ya tiene mecanismos de firma digital con los cuales viene presentando declaraciones tributarias en forma virtual, porque lo obligaba alguno de los criterios de la Resolucin 12761 de diciembre de 2011, en ese caso no necesita solicitar nuevos mecanismos, pues con ese mismo se presentar la informacin exgena (ver pargrafo 3 del art. 19 de la Resolucin 117) 5. Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital o cambian a ltima hora de representante legal en las personas jurdicas, en tales casos deben pedir un nuevo mecanismo como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo del art. 20 Resolucin 117). En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 20 de la Resolucin 117), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante deber llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all tampoco se puede recibir los archivos, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.
c. En el caso de las Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA), los $100.000.000 a diciembre de 2011 se examinaran involucrando todo el valor que en ese ao facturaron dichas CTA.; es decir, incluyendo los dineros que eran para el asociado y los que eran para la CTA. (ver el Concepto DIAN 55690 de agosto 16 de 2005 y el Concepto de la Supersolidaria 20091100086401 de mayo 11 de 2009, que confirman que en las CTA el ingreso para el asociado no se contabiliza como ingresos recibidos para terceros, pues si as lo hicieran se estara configurando una intermediacin laboral expresamente prohibida en el Art. 17 del Decreto 4588 de 2006).
6. En el texto del pargrafo del artculo 2 de la Resolucin 117 se repiti la misma instruccin que se haba establecido en las Resolucin 11429 de octubre de 2011, a saber, que las sociedades y las sucesiones ilquidas que se liquidaron antes de la expedicin de la Resolucin, pero sin haber cancelado su RUT, a todas ellas se les va a exigir que antes de poder ir a cancelar su RUT deben entregar entonces la informacin que les corresponda de acuerdo con lo exigido en la Resolucin 117 y
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7. En los casos en los que durante el ao 2012 se haya producido fusin de sociedades, la obligacin de reportar recae en la sociedad absorbente o en la nueva que surge de la fusin. Ellas reportaran todo lo que haya alcanzado a hacer durante la fraccin de ao 2012 la(s) sociedad(s) que desaparecieron en el proceso de fusin (Concepto DIAN 06973 de enero 25 de 2007).
que corresponda a la fraccin del ao 2012 por el cual efectuaron operaciones. Es decir, reportaran las retenciones practicadas a terceros en esa fraccin de ao o el detalle de los IVA descontables y generados declarados en esa fraccin del ao, o los pagos a terceros, etc., pero no reportaran los saldos de deudores a diciembre 31 de 2012, ni de pasivos a diciembre de 2012, ni de socios o accionistas a diciembre de 2012, pues justamente esas entidades y/o sucesiones no alcanzaron a llegar a diciembre 31 de 2012. Las que se hayan liquidado despus de expedida la Resolucin, tambin tendrn que entregar la informacin que les corresponda antes de permitirles cancelar su RUT.
8. En el caso de escisin de sociedades durante el 2012, la obligacin de hacer los reportes del art. 631 recae en las nuevas sociedades producto de la escisin, pero ellas podrn definir cul de esas sociedades nuevas reporta la informacin de las operaciones que por la fraccin del ao 2012 alcanz a realizar la sociedad escindida (Concepto DIAN 06973 de enero 25 de 2007).
En estos casos se podra volver intil para la DIAN el contar con direcciones que ya no serviran, o incluso, es desgastante que los reportantes enven a la DIAN las direcciones de terceros que por tener RUT ya tienen reportada esa direccin a la DIAN; adems, se podra estar violando lo indicado en el artculo 44 de la ley 962 de 2005, Ley anti trmites, que indica que si un sujeto ya le envi informacin a la DIAN, entonces tal entidad no tiene que volvrsela a solicitar; por tanto, si un reportante de exgena ya le mand en aos anteriores las direcciones de ciertos terceros, entonces sobre esos mismos terceros no debera volver a mandarle direcciones; como sea, la DIAN, en el concepto 31198 de mayo de 2012 dijo que al pedir que los informantes entreguen direcciones terceros, eso no es pedir informacin que la DIAN ya tiene
9. En cuanto a las direcciones con las que se reporta a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la direccin que tena tal tercero en la fecha en que se hicieron las operaciones con l. No es obligacin por tanto, estar averiguando si para la fecha en que se entregar el reporte ese tercero ha cambiado de direccin.
10. Si no se conoce el dgito de verificacin de un NIT, o se tienen dudas en los nombres completos y apellidos de un tercero, lo mejor es usar el servicio gratuito del portal de la DIAN conocido como Consulta Estado RUT (ver el siguiente enlace:(https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsultaEstadoRUT.faces). Con esta herramienta, lo nico que se necesita es digitar la cdula de la persona natural o el NIT de la persona jurdica (sin necesidad de digitar el dgito de verificacin), y el servicio de la DIAN, si ese tercero tiene RUT en la DIAN, le dejar conocer los datos completos de sus nombres, apellidos o razn social pero no deja ver la direccin que ese tercero tenga en el RUT. Por tanto, el dato de la direccin de ubicacin del tercero s se tiene que seguir reportando con los datos que internamente tenga el reportante sobre ese tercero. Recurdese que en las instrucciones que traen los formatos diseados por la DIAN se dice que el dgito de verificacin de un NIT solo se reporta si se conoce. Por tanto no es obligatorio. Adems, con ese servicio virtual gratuito de la DIAN que acabamos de comentar se puede salir de las dudas sobre si a una persona natural se le reporta con cdula (tipo de documento 13), o con NIT (tipo de documento 31), pues si la persona no figura en el RUT de la DIAN, entonces solo se le la debe reportar como cdula. Si se comete el error de reportarla como NIT sin figurar en el RUT de la DIAN, entonces luego de entregados los formatos la DIAN dir que los registros son equivocados para esos terceros y la razn ser que el NIT no existe en RUT. Ello llevara a la necesidad de tener que volver a corregir los registros de esos terceros.
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3.1 Informacin respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012

Literal a del art. 631 del E.T. Artculos 1, 2 y 3, Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 A quines les corresponde desarrollar dicho literal? Este reporte corre por cuenta solamente de las personas jurdicas con nimo de lucro (ver cdigos 01 a 99 en la casilla 63, y cdigo 01 en la casilla 70, segunda pgina de su RUT), las empresas comunitarias (cdigo 10 en la casilla 69 de la segunda pgina de su RUT), las cooperativas de todo tipo (cdigos 01 hasta 99 en la casilla 66 de la segunda pgina de su RUT) y los fondos de empleados (opcin 15 en la casilla 65 segunda pgina del RUT), pero siempre y cuando hubieran existido en el ao anterior (ao 2011), y en dicho ao anterior hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000. Cul informacin se solicita? Datos (incluidas direcciones y cdigo del pas) de todos los socios, o accionistas, o cooperados, o comuneros, o asociados a diciembre 31 de 2012 sin importar el monto del valor nominal de sus aportes a dicha fecha.
El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el perodo (caso de las sociedades comerciales y las empresas comunitarias), o el valor que del fondo de proteccin de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado o asociado (caso de las cooperativas y fondos de empleados; ver cuenta 3205 en el plan nico de cuentas de esas entidades), no quedarn incluidos en el formato 1010 pues se debern llevar al formato 1001 con los conceptos 5043 (caso de sociedades comerciales) o 5059 (caso de cooperativas y fondos de empleados; ver art. 4 de la Resolucin 117). Con ese ajuste la DIAN logra conocer cul fue el valor de participaciones o dividendos o remanentes que se repartieron a todos los socios, incluidos los socios, o accionistas, o cooperados, o comuneros o asociados que no quedaran incluidos en el formato 1010 (porque a diciembre 31 ya no son miembros de la entidad) pero que s haban alcanzado a recibir dividendos, o participaciones o remanentes antes de vender sus acciones o aportes. Para hacer el reporte se deben seguir los siguientes pasos: 1. Se deben reportar a todos los socios,, o accionistas,, o cooperados, o comuneros, o asociados a diciembre 31 de 2012 incluyendo tanto a los que residen en Colombia como a los que residan en el exterior. A los que residan en el exterior se les identificar con el NIT que usen para efectos del impuesto de renta o su similar en sus pases de residencia. Si no usan NIT en ese pas, se les reportar con los seudo-nits que se mencionan en la Resolucin, los cuales equivalen a un tipo de documento 43 y empiezan con 444444001 pero pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000. 2. Para definir el valor por el cual se reporta el monto de su aporte social a diciembre 31 de 2012, se debe proceder as:
Hasta los reportes del 2011, solo se llevaban al reporte a los socios, accionistas, cooperados o comuneros si el valor nominal de su aporte a diciembre 31 era superior a $5.000.000.
a. El reportante que sea sociedad comercial, o el reportante que sea empresa comunitaria, reportar como valor patrimonial del aporte del socio o accio-
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Al respecto, es importante aclarar que el valor patrimonial por el cual quede reportado en el formato 1010 el aporte social a diciembre 31 de 2012 de un socio, accionista, cooperado o comunero o asociado, no siempre ser igual al valor fiscal por el cual lo reflejara en su propio patrimonio fiscal. En efecto, los aportes en el patrimonio fiscal de los socios, accionistas, cooperados o comuneros o asociados solo se incluyen por lo que haya sido el costo fiscal para cada uno de ellos pero nunca se deben incluir por valores intrnsecos (ni fiscales ni contables) que les lleguen a certificar las entidades donde los poseen (ver Arts. 268 y 272 del ET). Por tanto, la informacin que entregue la entidad en el formato 1010 sobre el valor patrimonial del aporte a diciembre 31 del 2012 del socio, o accionista, o comunero, o cooperado, o asociado, no siempre va a cruzar con el valor que a su turno vayan a incluir ellos en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio o hasta en sus formatos 1012, si les corresponde entregarlos (ver Art. 10 numeral 2 de la Resolucin 117).
b. El reportante que sea cooperativa o fondo de empleados, reportar como valor patrimonial del aporte del cooperado o asociado el valor contable que le figura en las cuentas del PUC, cdigos 3105 (aporte social) y 3110 (fondo de revalorizacin de aportes).
nista o comunero a diciembre 31 de 2012 el resultado que se obtenga de tomar el porcentaje de participacin que el socio o accionista tenga a diciembre 31 de 2012 y multiplicarlo por el patrimonio lquido fiscal de la sociedad o empresa comunitaria a diciembre 31 si es positivo (Rengln 41 de su formulario 110 para declaracin de renta 2012, o el rengln 212, casilla tipo 1, si tambin le corresponde entregar el formato 1732 ). Cuando el valor a reportar del aporte a diciembre 31 sea negativo, el valor patrimonial del aporte deber informarse como cero (0).
La DIAN entonces solo puede usar los datos que le lleguen en el formato 1010 de parte de las entidades como un referente del valor aproximado que el socio, o accionista, o cooperado, o comunero o asociado debe tener reconocido como un activo en su patrimonio fiscal a diciembre de 2012. Y si ese socio, o accionista, o cooperado, o comunero o asociado es una persona natural o una sucesin ilquida, entonces la DIAN puede presumir que segn el valor del aporte que report la entidad en el formato 1010, entonces esa persona natural o sucesin ilquida si puede quedar obligada a declarar, pues ese solo activo (el aporte en las entidades) tiene un valor fiscal alto que sumado a los otros que tambin tenga la persona natural o sucesin ilquida a diciembre 31 de 2012 la hara exceder el monto de patrimonio bruto que la obligara a declarar renta por el 2012 (son 4.500 UVT de patrimonio bruto a diciembre de 2012, unos $117.221.000, lo que obligara a la persona a declarar renta; ver art. 592 y siguientes del E.T.). As mismo, es fcil suponer que si a la DIAN le llegarn esta vez los datos de los aportes de todos los socios o accionistas a diciembre 31 de 2012, eso entonces le permitir detectar que los contribuyenes a los cuales les est haciendo algn tipo de embargos o de cobros coactivos s tienen algo de acciones o aportes con los cuales responder ante las deudas de la DIAN y por tanto la DIAN les podr embargar esas acciones o cuotas Formato a utilizar Usarn el mismo formato 1010 versin 8, utilizado en los reportes del ao 2011.
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En l se exigen las direcciones de todos los terceros (tanto domiciliados en Colombia como domiciliados en el exterior). En todo caso, cuando se trate de los domiciliados en el exterior los datos de direccin, cdigo del departamento. y cdigo del municipio no se diligenciarn pues solo se les reporta el cdigo del pas. El formato adems
tiene dos columnas especiales para reportar el porcentaje de participacin del socio, o accionista, o cooperado, comunero, o asociado a diciembre de 2012 (una columna donde la participacin porcentual se escribir sin separador de cifras decimales, y la otra donde se detallar cuntas eran las cifras decimales para la cifra de la primera columna). Si en vez de cdula se reporta el NIT (tipo de documento 31), en ese caso el dgito de verificacin del Nit se informa solo si se conoce. Manera de hacer la entrega de los reportes
En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad 14-informante de exgena. Y que el representante legal de la entidad tambin tenga su propio RUT y con la responsabilidad 22-Suscribir declaraciones de terceros.
Adicionalmente, el representante legal de la entidad reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles correcciones) usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN (esta informacin no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal). Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la entrega de este reporte dependern de si el reportante, para la fecha en que se entregar el reporte, es un grande contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si es una persona jurdica no grande contribuyente. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Los plazos son: Grandes contribuyentes: ltimo dgito del NIT (sin incluir dgito de verificacin)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
Hasta
10 de abril de 2013 11 de abril de 2013 12 de abril de 2013 15 de abril de 2013 16 de abril de 2013 17 de abril de 2013 18 de abril de 2013 19 de abril de 2013 22 de abril de 2013 9 de abril de 2013
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Personas jurdicas (que no sean Grandes contribuyentes): ltimos dos Dgitos del NIT (sin incluir dgito de verificacin(
Fecha
Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012 la empresa reportante descubre que se hace necesario corregir su declaracin de renta 2012, y con ello cambia el rengln 41 de patrimonio lquido? En ese caso, se dira que el reporte inicial, aunque coincida con el valor inicialmente llevado a la declaracin de renta 2012 en el rengln 41, era entonces un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomara en cuenta el valor de la correccin a la declaracin de renta, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado por Resolucin 11774 de diciembre de 2005; impondr como sancin un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran errneos). Lo triste en este caso es que aunque esa correccin a la declaracin de renta no generara sancin, en todo caso, porque s se hara necesario entrar a corregir el reporte de informacin exgena (y hasta el formato 1732 si tambin estn obligados a entregarlo), la sancin vendra justamente por ese otro lado.
Los datos que se muestran en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Literal a del artculo 631 del E.T , pestaa hojas de trabajo, incluido en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado como plantilla para elaborar sus propios casos particulares.
Como quien dice: quienes presentan informacin exgena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la informacin exgena y hasta el formato 1732 (ver Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo prctico En el Captulo 9, numeral 9.1 de esta publicacin se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal a del artculo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a diciembre 31 de 2012.
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3.2 Informacin respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos
Literales b y e del artculo 631 del E.T Artculos 1, 2 y 4, Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 Por qu se unifican en un solo formato los pagos o abonos en cuenta a terceros y sus respectivas retenciones? Al igual que con los reportes del 2011, la DIAN decidi que en un solo formato, el formato 1001 versin 8, los obligados a hacer este reporte debern entregar la informacin de los pagos o causaciones a terceros por todo concepto durante el 2012 -compra de activos, compra de inventarios, valores tratados como cargos diferidos, distribucin de dividendos y participaciones, costos y gastos- al igual que las retenciones a ttulo de renta, IVA o timbre que hayan practicado o asumido sobre tales pagos o abonos en cuenta.
Cada pago o causacin puede terminar siendo reportado con retencin o sin ella lo cual depende de si el pago estuvo o no sujeto a retenciones en la fuente, pues las normas vigentes indican que hay muchos casos en los cuales no se tienen que practicar retenciones a ttulo de renta, por ejemplo, si un tercero era beneficiario de un pago que constitua para l un ingreso no gravado, o una renta exenta, o era una pequea empresa de la Ley 1429 de 2010, o un autorretenedor de renta, etc. En estos casos, a los pagos o causaciones no se les practican retenciones a ttulo de renta. Lo mismo sucede si el pago o causacin no arrojaba la base mnima en el momento del pago para quedar sujeto a retenciones a ttulo de renta o de IVA, o quizs incluso se pudo haber tratado de pagos a trabajadores independientes prestadores de servicios a los que entre enero y abril de 2012 se les aplic el art. 173 de la Ley 1450 de 2011 (reglamentado con el Decreto 3590 de septiembre de 2011) y entre mayo y diciembre de 2012 se les aplic el art. 13 de la Ley 1527 de 2012 (reglamentado con el decreto 1950 de septiembre de 2012) y por tal motivo el pago no sufri retencin a ttulo de renta, pues eran pagos mensuales que no superaban los 300 UVT con la primera Ley o los 100 UVT con la segunda Ley.
Por consiguiente, al pedir que en el formato 1001 quede reportado el pago total al tercero sin importar si sufri o no retenciones, la DIAN est logrando manejar mayor informacin, pues en el pasado la DIAN, con los que solo entregaban el formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas (formato que dej de usarse desde los reportes del ao 2011) y no entregaban el formato 1001, solo terminaba recibiendo informacin de los pagos o causaciones que se haban hecho a favor de un tercero y que s haban sufrido retenciones, pero dejaba de recibir la informacin de todos los dems pagos que no sufran retenciones.
Adems, al hacer el reporte de los pagos y sus retenciones en un solo formato, la DIAN tambin subsana el problema que tuvo cuando utiliz en el pasado equivocadamente los reportes del ao gravable 2006, ya que en esa ocasin, si un mismo reportante entregaba el formato 1001 y el 1002, el sistema de la DIAN terminaba sumando los dos valores bases de cada formato, creando as equivocadamente un monto total de pagos a un mismo tercero que en realidad no era correcto (el pago que figuraba en el formato 1001 era casi siempre el mismo valor base que le figuraba al mismo tercero en el formato 1002). Por causa de ese error la DIAN envi equivocadamente cartas en el 2008 a personas naturales a las que consider omisas por no haber declarado el ao 2006 creyendo que s haban recibido ingresos que los obligaban a declarar.
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Esto tambin implicar que la DIAN tenga que cambiar el formato 1003 que elabora la persona o entidad que sufre la retencin, pues cuando esa persona o entidad informe que sufri una retencin e informe incluso el valor base sobre el cual se la practicaron, esos datos pueden quedarle en un ao, mientras que para el agente de retencin los datos en su formato 1001 le quedaron en otro ao anterior. Eso es lo que hoy en da ya viene incluso sucediendo cuando el pagador son las entidades pblicas que ejecutan el presupuesto general de la Nacin, ya que stas registran los costos y gastos por causacin, pero las retenciones, por el sistema de caja (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, es fcil prever que la DIAN modificar en el futuro los formatos 1001 y 1003. Y para ello fue que en el pargrafo 1 del art. 8 de ese Decreto 1159 de junio de 2012, pensando que los mismos bancos sern los que diariamente empezarn a hacerle llegar a la DIAN los datos sobre quines ordenaron los pagos, sobre qu bases, qu retenciones se practicaron y quines las sufrieron (y lo harn con los formatos ya definidos en la Resolucin 0076 de agosto 31 de 2012), entonces se dispuso lo siguiente:
Es importante comentar que a partir del ao gravable 2013 cuando se lleven a la prctica las medidas del Decreto 1159 de junio de 2012 (el cual reglament el art. 3761 del E.T), ser necesario que la DIAN termine modificando otra vez su formato 1001. Y es que el decreto 1159 dispone que la DIAN empezar a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retencin que all se mencionen ya no practicaran las retenciones por el sistema de causacin sino por el sistema de caja, ya que la retencin se contabilizar en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y ese pago se tendr que hacer exclusivamente a travs de los bancos. Por tanto, en el caso el formato 1001 podr quedar incluyendo costos y gastos que s son del ao 2013 porque el costo o gasto s se seguir registrando por causacin, pero la retencin sobre ese costo o gasto puede quedar registrada en el ao 2014, cuando se pague el respectivo costo o gasto. As que el formato 1001 de un determinado ao podr quedar con costos y gastos y sin retenciones, y el formato del ao siguiente podr quedar sin costos y gastos pero s contener datos sobre retenciones practicadas.
A quines les corresponde entregar este reporte? El reporte de pagos o abonos en cuenta a terceros y sus posibles retenciones en la fuente corre por cuenta de los siguientes tipos de reportantes:
1. Las personas naturales y asimiladas (incluyendo hasta las sucesiones ilquidas), sean obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o extranjeras, residentes o no, si en el ao anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos declarables al gobierno colombiano por montos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000) y sin importar si por el ao 2012 quedan o no obligadas a declarar renta. 2. Las personas jurdicas y asimiladas (con o sin nimo de lucro, pblicas o privadas), que estn obligadas a presentar por el 2012 declaracin de renta o de ingresos y patrimonio, y que en el ao gravable anterior (2011) hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluidos los constitutivos de renta ordinaria ms los constitutivos de ganancia ocasional) superiores a cien millones de pesos ($100.000.000). 3. Todas las siguientes entidades las cuales en su mayora son no declarantes de renta ni de ingresos y patrimonio, sin importar sus ingresos en el ao anterior (2011),
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pero siempre y cuando hayan practicado algn valor por concepto de retenciones en la fuente a ttulo de renta, o de IVA, o de timbre durante el 2012:
Si las entidades y personas mencionadas en este numeral 3 no practicaron ningn valor de retenciones durante el 2012, entonces no tendran que entregar este reporte.
a. Entidades de derecho pblico (es decir, las que tienen marcada alguna opcin en la casilla 64 de la segunda pgina de su RUT). b. Los fondos de inversin (los que tiene escogida la opcin 07, 08 en la casilla 65 de la segunda pgina de su RUT). c. Los fondos de valores. d. Los fondos mutuos de inversin (los que tienen escogida la opcin 17 en la casilla 65 de la segunda pgina de su RUT). e. Carteras colectivas. f. Fondos de pensiones de jubilacin e invalidez (los que tienen escogida la opcin 10 en la casilla 65 de la segunda pgina de su RUT). g. Todas las dems personas jurdicas y naturales y las sucesiones ilquidas, que no estn mencionadas en ninguno de los numerales 1 y 2 anteriores, ni en los literales anteriores de este numeral 3, pero que durante el 2012 hayan practicado algn valor por concepto de retenciones en la fuente (ya sea a ttulo de renta, o de IVA o de timbre).
4. Todos los entes pblicos del nivel nacional y territorial de los rdenes central y descentralizado contemplados en el artculo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaracin de renta ni de ingresos y patrimonio. Se dice que son todos, pues no importa el monto de los ingresos brutos que les figuren en sus contabilidades del ao anterior (2011) (ver literal h en el art. 1 de la Resolucin 117). Ese art. 22 del E.T. dice lo siguiente:
ARTICULO 22. ENTIDADES QUE NO SON CONTRIBUYENTES. No son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, la Nacin, los Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los Territorios Indgenas, los Municipios y las dems entidades territoriales, las Corporaciones Autnomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las reas Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las Superintendencias, las Unidades Administrativas Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos Indgenas, los establecimientos pblicos y los dems establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se sealen en la ley como contribuyentes. Tampoco ser contribuyente la propiedad colectiva de las comunidades negras conforme a la ley 70 de 1993. El Fondo para la Reconstruccin del Eje Cafetero, Forec, no es contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, y no est obligado a presentar declaracin de ingresos y patrimonio.
5. Todos los que actuaron como mandatarios en contratos de mandato; todos los miembros encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales; todos los operadores en los contratos de exploracin de hidrocarburos, gases y minerales; todas las sociedades fiduciarias administradoras de fideicomisos; y todos los secretarios de los rganos que financian gastos con recursos del tesoro nacional, tambin deben informar los pagos a terceros que realizaron por actuar como ejecutores de los recursos en todas esas figuras especiales, pero que no les constituan costos y gastos propios sino que eran costos y gastos cubiertos por cuenta de los mandantes, o de los miembros del consorcio, o de la unin temporal, o de los asociados del contrato de exploracin, o de los fideicomisos administrados, etc. El reporte de esa clase de pagos especiales no los hacen en el formato 1001 sino en otros formatos especficos que mencionan los art. 11 a 15 de la Resolucin 117.
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Si una sucesin ilquida o una persona natural o jurdica dej de funcionar en algn momento dentro del ao 2012 y no haban ido a cancelar el RUT antes de la expedicin de la Resolucin 117, en ese caso, antes de poder ir a cancelar el RUT, les pedirn que presenten este reporte con los pagos y retenciones que hayan alcanzado a practicar en la fraccin de ao 2012 por la cual funcionaron. Lo mismo pasar con los que se liquidaron despus de la expedicin de la Resolucin (para poder cancelar el RUT tendrn que entregar el reporte).
Adems, el pargrafo 1 del art. 1 de la Resolucin 115 sobre la informacin exigida a notarios (ver numeral 2.6 de este publicacin) hace la precisin de que el notario no debe incluir en el formato 1001 las retenciones que solo deben quedar reportadas en su formato 1032 mencionado en esa otra resolucin (retenciones practicadas por ventas de bienes y derechos ante su notara las cuales se denunciaban en el rengln 37 de sus formularios mensuales de retenciones en la fuente del 2012). Por tanto, el notario entregara el formato 1001 por el solo hecho de que en el ao 2012 haya practicado retenciones, as sea nicamente las que practic sobre venta de bienes o derechos en su notaria (ver concepto DIAN 059040 sep. 2012). Pero al momento de elaborar el formato 1001 con el detalle de sus pagos a terceros en el ao, no se vern en la columna de retenciones a titulo de renta las que ya report en el formato 1032. Cul informacin solicita? Se solicita informar los datos, incluidas las direcciones de correo urbano, de los beneficiarios tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior, por costos y deducciones en que se incurri durante 2012 -incluidas compras netas de activos fijos, compras netas de inventarios, los valores tratados como activos diferidos y hasta los pagos o distribuciones de dividendos, participaciones o remanentes a los socios, accionistas, cooperados o comuneros- sin importar si son o no deducibles fiscalmente en la renta del ao 2012, cuando el valor acumulado en el ao 2012 en cabeza de un mismo beneficiario, sumando todos los posibles conceptos diferentes por los cuales se le hayan hecho pagos o causaciones y sin incluir el IVA que pueda traer acumulado porque dicho IVA se dej como mayor valor del pago o causacin, sea igual o superior a quinientos mil pesos $500.000 (ver pargrafo 1 del art. 4). Si el pago fue por salarios y dems pagos laborales o por otras rentas de trabajo a los independientes tales como honorarios, servicios, comisiones, en ese caso el tope se eleva a $10.000.000 para que el tercero tenga que ser reportado en forma individualizada (ver el pargrafo 5 del art. 4). En todo caso, los reportantes que mencionamos en el numeral 3 de nuestro listado de los que entregarn esta informacin (ver literal c del el art. 1 y el literal c del art. 2, de la Resolucin 117), quedan obligados a entregar el detalle de la totalidad de los pagos o causaciones a terceros por conceptos distintos a pagos laborales, es decir, sin importar que estn por debajo de $500.000. Y en cuanto a pagos laborales y otras rentas de trabajo s les permiten reportar en forma individualizada solamente a los terceros que recibieron pagos por encima de los $10.000.000 (ver art. 4, pargrafos 1, 2 y 5, de la Resolucin 117).
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Adicionalmente, alrededor de la utilizacin en el 2012 del saneamiento fiscal permitido por el art. 163 de la Ley 1607, con el cual se pueden incluir activos que antes se haban omitido, debe tenerse en claro que esos activos no se van a reportar en el formato 1001 como si hubieran sido compras del 2012 pues el formato 1001 es solo para informar las verdaderas compras del 2012 y rastrearle los ingresos 2012 al respectivo beneficiario de la compra. As que si esos activos que ahora se estn declarando en el 2012 en realidad se haban comprado en aos anteriores al 2012,
tocara corregir los formatos 1001 de aos anteriores si es que aun no les han pasado los tres aos siguientes a su presentacin que es el periodo por el cual la DIAN puede exigir correcciones a un formato de exgena (ver art. 638 del E.T. y el numeral 7.2 de este libro) Cuando las operaciones de pagos o abonos en cuenta con un mismo tercero superen los topes antes comentados, entonces cada concepto por el cual acumul pagos o causaciones se reportar con alguno de los 52 posibles conceptos diseados por la DIAN, de forma tal que la suma de los valores reportados en todos esos conceptos arroje el total del pago o causacin efectuada por el 2012 con dicho tercero. Por ejemplo, si un tercero tiene pagos por honorarios de $300.000 y por servicios de $250.000, en ese caso, porque la suma de los dos valores superara los $500.000, el tercero s debe ser detallado en el reporte, pero los $300.000 se le reportaran con el concepto 5004 y los otros $250.000 con el concepto 5002. En columnas aparte se discriminar el IVA acumulado que pueda estar sumando con el pago o causacin al tercero y los tipos de retenciones (de renta o de IVA; no incluye timbre) que se le hayan practicado o asumido. Todos estos campos pueden quedar en ceros si en efecto no haba un IVA sumando con el pago o si no se le hizo ningn tipo de retenciones.
Adems, el primer inciso del artculo 4 de la Resolucin 117 establece que el pago o causacin se reporta segn el concepto a que correspondan. Esa frase es diferente a la que se us hasta los reportes del ao 2010 cuando se lea segn el concepto contable a que corresponda (ver la resolucin 8660 de 2010). Por tanto, al eliminar la palabra contablesignifica que si, por ejemplo, en los inventarios de un reportante (ejemplo de una constructora) se registraron valores por honorarios, por mano de obra o por servicios, esos valores cargados en un inventario y que no corresponden a una compra de mercancas, no se reportaran como compra de inventarioscomo se podra creer a primera vista, sino con el concepto ms exacto que corresponda (honorarios, salarios, servicios, etc.). De esta forma incluso habra mayor coherencia con el monto de la retencin que se le haya practicado al tercero pues la tarifa para una retencin sobre un honorario es muy distinta de la tarifa para una compra de mercanca. Cuando se haya hecho el barrido con todos los terceros y se vea que algunos no alcanzaron el tope para ser reportados en forma individualizada, entonces esos terceros se agruparan dentro de cada uno de los 53 conceptos diseados por la DIAN y se reportan con un nico registro que lleva como NIT el nmero 222222222, razn social cuantas menores y la direccin de la entidad o persona informante. Como quien dice, los registros con el NIT 222222222 solo pueden llegar a ser como mximo 53.
Tenga presente que en el listado de conceptos del formato 1001 figuran esta vez 58 posibles conceptos la mayora de los cuales son para reportar los pagos que s le constituan costo o gasto al reportante (incluso el nuevo concepto 5061 mencionado en el tem 49 no se usara dentro del formato 1001 sino solo en el formato 1014 exclusivo de las fiduciarias; ver art. 14 de la Resolucin). Pero dentro de ese listado se incluyeron 4 conceptos en los que nunca tendra cabida la posibilidad de usar el nit 222222222 de cuantas menores, pues es forzoso identificar al tercero as sea la propia persona o entidad informante. Nos referimos a los conceptos 5049 hasta 5052 por las autorretenciones que el propio reportante se haya autopracticado (ver pargrafos 12 y 13 del art. 4). Por tanto, solo quedan 53 conceptos en los cuales s habra cabida para usar el registro 222222222 cuantas menores.
Si el reportante tiene que detallar la totalidad de los pagos diferentes a pagos laborales y rentas de trabajo (literal c del art. 1 y literal c del art. 2 de la resolucin), entonces los nicos registros con el nit 222222222 que pueden figurar en su reporte seran los que realizara con el concepto 5001-salarios y dems pagos labores o con los conceptos 5002, 5003 y 5004 -si son honorarios, comisiones o servicios con trabajadores independientes- pues esos son los nicos casos en los que se les permiten reportar en forma individualizada solo a los terceros que acumularon ms de $10.000.000 y todos los dems terceros de esos conceptos s pueden reportarlos en el registro de cuantas menores con el nit.222222222. En vista de que esta en esta ocasin la DIAN volvi a pedir que se incluyan hasta los gastos y costos que seran no deducibles fiscalmente, se debe aclarar que estos en todo caso, tienen que ser gastos reales, o sea, reconocidos a su vez como un ingreso por parte del tercero, y no gastos o costos simplemente estimados, como por ejemplo, estimar una indemnizacin de un proceso que est adelantndose ante los jueces.
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Si el reportante es alguna entidad no contribuyente de renta, sea que deba presentar o no declaracin de ingresos y patrimonio 2012 (ver Arts. 598 y 599 del E.T.), en ese caso todos los pagos o causaciones los reporta nicamente en la columna pagos no deducibles y siempre dejar en ceros la columna pagos deducibles (ver el pargrafo 10 del art. 4).
En la segunda, denominada Pago no deducible, irn los costos y gastos no deducibles (por ejemplo, el 75% del 4 x mil).
En la primera, denominada Pago deducible, irn solo los valores deducibles fiscalmente (por ejemplo, el 25% del valor del 4 x mil).
Cuando se est diligenciando el formato 1001, hay dos columnas para reportar el pago:
Hay que comentar que si la DIAN pide hacer el reporte de los pagos que no sean deducibles fiscalmente, eso implicara que si el reportante es una persona natural (obligada o no obligada a llevar contabilidad), tendra que reportar todos sus gastos personales que en efecto son no deducibles (viajes, comidas, ropa, etc.). La DIAN no hizo salvedades al respecto y por ende se vuelve algo utpico creer que una persona natural lleva el registro de esos gastos como para luego poder entrar a reportarlos. El problema es que si no reportan esos gastos y la contraparte s reporta su respectivo ingreso obtenido con la persona natural., entonces la DIAN se quedara sin cmo hacer el respectivo cruce de informacin y tendra la facultad para sancionar a la persona natural por informacin de gastos no suministrados. As que lo mejor ser que las personas naturales obligadas a hacer el reporte de gastos y que no llevaron registros de ellos durante el ao, traten de reportar todo lo que ms puedan.
Adems, en los otros formatos similares al 1001 (como los 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056) que son utilizados solo para reportar los pagos especiales hechos por los tipos de reportantes especiales que mencionamos en el numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar informacin sobre pagos a terceros -mandatarios en contratos de mandato, el encargado de facturar en los consorcios y uniones temporales, etc.- no existe la columna de pagos no deducibles, pues el reportante solo tiene que informar a quin hizo el pago y por cuenta de quin lo hizo, pero sin importar cmo lo utilizar este ltimo.
Adems, en la estructura del formato 1001 (y en la de sus similares, los formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056), se sigue indicando que cuando un reportante tenga que detallar el pago o causacin que haya efectuado a favor de un tercero durante el 2012, en ese caso no solo tendr que distinguir si ese gasto o costo en el que incurri ser o no deducible en su declaracin de renta, sino que tambin tendr que distinguir, en columnas individuales, si ese gasto o costo tiene incluido algn valor por IVA que no fue tomado como descontable en las declaraciones de IVA y que por eso se llevaba como mayor valor del gasto (ver pargrafo 14 del art. 4). Si no se hace esa separacin entre el pago y su IVA, obviamente se alteran para la DIAN los procesos de cruces de informacin con el tercero, pues dicho tercero como contrapartida, en su formato 1007 solo reportar que tuvo un ingreso pero no lo reporta junto con el IVA generado, ya que ste lo reporta en otro formato distinto a aquel en el que reporta sus ingresos (lo hace en el 1006). As que, si la DIAN solo cruza el formato 1001 del comprador con el 1007 del vendedor, entonces se necesita que el IVA s est discriminado. Lo anterior significara que para estos reportes del 2012 no hay posibilidad de que el IVA que est sumando como mayor valor de un costo o gasto se pueda dejar repor-
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tado en la misma columna donde estar el valor bruto del costo o gasto, sino que dicho IVA, en todos los casos, tendr que ser discriminado en las columnas que para tal fin se disearon en el formato 1001. Y si algn reportante controlaba ese IVA por aparte en las cuentas contables del PUC 511570, o 521570, o 731570, sucede que ese control no es el ms efectivo, pues no queda controlado el IVA que qued como mayor valor de los inventarios registrados en la cuenta 14 del PUC, o de los activos fijos registrados en la cuenta 15 del PUC, o de los diferidos registrados en la cuenta 17 del PUC. En consecuencia, si algn reportante no tiene discriminados los IVA que estn sumando en todas las cuentas donde se pudo haber dejado acumulado, una solucin que puede intentar aplicar para conocer esos IVA sera la de fijarse en cul fue el valor base sobre el cual practic la retencin de IVA al tercero y all se descubrira el valor del IVA que haba cobrado ese tercero, o si era un tercero del rgimen simplificado, se descubre el IVA terico sobre el cual se calcula la retencin asumida de IVA. Ahora, si el reportante no fue agente de retencin de IVA pero s fue agente de retencin de renta, en ese caso puede calcular cul fue el valor base de la retencin a ttulo de renta y a ese valor base calcularle la tarifa de IVA respectiva que se generaba sobre el costo o gasto que s era gravado con IVA (ya sea 1,6%, 10%, 16%, etc.). El problema en este ltimo caso es si el pago se haca a alguien que era autorretenedor de renta, o que el pago no daba base para practicar la retencin de renta, o que era un pago que le constitua una renta exenta o un ingreso no gravado, ya que en todos esos casos no se tienen datos de retenciones de renta, pues no se les aplicaba. Y as como en los reportes del 2011 y 2012 ha sido necesario discriminar por aparte el IVA que se quedaba sumando con los costos y gastos, lo mismo nos podemos imaginar que suceder por el 2013 cuando entre los costos y gastos tambin empiece a quedar acumulado el nuevo impuesto al consumo creado con los arts. 71 a 83 de la Ley 1607 de 2012. As que lo mejor ser que desde ya, al momento de ir registrando los costos y gastos del 2013, tambin se empiece a llevar un control que permita al final del ao tener discriminado el valor del impuesto al consumo (el cual solo se cobra en los servicios de alimentacin, en la telefona mvil y en ciertos vehculos). En relacin con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante llegaron a participar durante el ao 2012 como miembros de un consorcio o unin temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar, o si durante el 2012 actuaron como mandantes en contratos de mandato o como asociados en un contrato de exploracin de hidrocarburos o gases, en esos casos no deben reportar los costos y gastos que figuran en sus contabilidades y hasta en sus declaraciones de renta, pero que fueron originados por su participacin en esos consorcios o uniones temporales, en los contratos de exploracin de hidrocarburos o en los contratos de mandato. Este ltimo caso es tpico, por ejemplo, cuando se utiliza a una inmobiliaria para que cubra los costos de administrar un bien raz y practique directamente las retenciones, o se utiliza a una agencia aduanera para que ella cubra los gastos de las importaciones y exportaciones y practique directamente las retenciones. Lo anterior por cuanto tales costos y gastos sern reportados nicamente por el consorcio, o por el mandatario que los represent, o por el operador en los contratos de exploracin de hidrocarburos (ver Pargrafo 1 del art. 11, el pargrafo 2 del art. 12 y el pargrafo 1 del art. 13, en la Resolucin 117). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarn a reportar por su propia cuenta todos los dems costos y gastos que no se hayan originado por su participacin en ese tipo de figuras. Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, el consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, consorcio u operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a los mandantes, a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los miembros de los contratos de hidrocarburos.
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Tambin se puede destacar que si alguien adquiri un activo fijo o unos inventarios y los recibi porque fue beneficiario de la liquidacin de una sucesin ilquida o porque se los dieron en calidad de donacin en especie, en ese caso el activo o inventario adquirido en esa forma no se reporta pues no se efectu ningn pago al tercero. Esto es algo que tendra que reportar solo en el formato 1007, pues fueron ingresos recibidos en especie de terceros Y si pensamos en el caso de los activos adquiridos bajo leasing en modalidad de Leasing financiero (numeral 2 del art. 127-1 del E.T.), all es claro que ese valor registrado en los derechos intangibles de la contabilidad (cuenta 162535), no se debe reportar como compra de activo pues los contratos de Leasing son simples contratos de arrendamiento y por tanto el dueo del activo (la entidad financiera que lo dio en Leasing) no lo ha todava.
De igual forma, en el caso de los dineros que las cooperativas debitan en sus cuentas del pasivo en las que se reflejan las partes pertinentes de los excedentes de ejercicios anteriores que son trasladados a tales cuentas del pasivo, esos dbitos en esa cuenta fueron pagos a terceros para ejecutar los excedentes de aos anteriores tal como lo pide la norma cooperativa, pero no son pagos a los asociados de la cooperativa y por tanto no se puede decir que se informaran como distribucin de excedentes (concepto 5059). Esos dbitos, entonces, se reportan como pagos no deducibles y con los NIT de esos terceros a los que se les hizo el pago. En el desarrollo de este literal e (para el cual se usa el formato 1001) solo se manejarn los costos y gastos que s tengan un beneficiario externo real. Por consiguiente, los dems costos y gastos tales como el gasto depreciacin o la deduccin por activos fijos productivos, por no tener un beneficiario externo real se reportaran solo por quienes deban desarrollar la informacin del literal k y lo haran usando el formato 1011 (ver numeral 5 del art. 11 de la Resolucin 117 y el numeral 3.9 de esta publicacin). Recordemos que la deduccin por activos fijos productivos (art. 158-3 de E.T), es una deduccin especial que luego del ao gravable 2010 solo la pueden seguir utilizando los contribuyentes que hayan incluido ese beneficio en sus contratos de estabilidad jurdica, Ley 963 de 2005, firmados con el Estado.
Sobre el gasto o costo por diferencia en cambio, habra que comentar que ste en realidad nunca es reconocido por el beneficiario del exterior como un ingreso. Piense, por ejemplo, que el beneficiario del exterior tena una cuenta por cobrar de 100 dlares y se le pagan 100 dlares, por tanto l nunca reconoce un mayor ingreso porque a la empresa colombiana, en el momento del pago le toc registrar por efectos de la tasa de cambio, un gasto diferencia en cambio. Incluso a veces el gasto por diferencia en cambio se origina por ajustar a la baja unos dlares que se tienen en efectivo en caja fuerte, y eso tampoco es reconocido por ningn tercero como un ingreso. Entonces, ese gasto o costo por diferencia en cambio, como en verdad no fue pagado al tercero, no se reporta en el formato 1001. Y tampoco se reportara en el 1011 pues en l no hay diseado un concepto especial para ese tipo de gastos. El detalle de esa partida s se quedara viendo en el rengln 327 del formato 1732 para quienes tengan que elaborarlo. As mismo, todo el que est obligado a desarrollar la informacin del literal e (por pagos o causaciones a terceros) queda obligado a elaborar el reporte que se pide en el artculo 7, numeral 1, de la Resolucin 117, es decir, deber reportar en otro formato especial (el formato 1005) la totalidad de los terceros con quienes se originaron los IVA descontables que haya llevado a las seis declaraciones de IVA presentadas durante el 2012 (ver el numeral 3.5 de esta publicacin). En ese otro formato 1005 solo se piden nombres y NIT del tercero y la cifra del IVA descontable (no se piden direcciones). Si no estuvo obligado a presentar declaraciones de IVA, se ahorra este trabajo.
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As mismo, si el costo o gasto fue tomado por ms del 100% del verdadero valor pagado o causado por ejemplo, la donacin a la fundacin Gustavo Matamoros, que se deduce en un 125% del valor pagado (ver art. 126-2 del E.T.). En este caso al tercero, en el formato 1001, solo se le reporta con el 100% del valor pagado (para nuestro ejemplo, con el concepto 5013). Pero luego, si al reportante le corresponde entregar tambin el formato 1011, le pedirn que reporte (sin nombres de terceros) el valor que finalmente s se tom como deducible en la declaracin de renta, en este caso, todo el 125% del pago y con el concepto 8222. Esto servir para que la DIAN controle que lo reportado, por ejemplo, en el formato 1001 con el concepto 5013, al ser multiplicado por un mximo de 125% le arroje lo que figura en el formato 1011 y concepto 8222. Verificaciones similares se deben tener presentes para otros conceptos que se utilicen en el formato 1001, tales como los siguientes:
a. Concepto 5020. Valor de compra del activo sobre el cual el reportante se tomar el beneficio del art. 158-3 (inversin en activos fijos productivos, beneficio que solo lo pueden aplicar en el 2012 los contribuyentes que tengan incluido ese beneficio dentro de sus contratos de estabilidad jurdica de la Ley 963 de 2005 firmados con el Estado): en este caso, en el formato 1011, y con el concepto 8200, se informar como mximo un 30% de lo que est reportado en el 1001 con el concepto 5020.
c. Conceptos 5011 y 5012. Valores pagados (y no los simplemente causados) entre enero 1 y diciembre 31 a las entidades de seguridad social en salud, pensiones y ARP, incluido el aporte del trabajador. En este caso, en el formato 1001, usando las columnas de pago deducible y pago no deducible, se reportarn con cada entidad de la seguridad social la parte que de ese pago era el aporte del empleador -parte deducible- y la parte que era el aporte del trabajador -parte no deducible para el reportante (ver pargrafo 11 del art. 4). Sin embargo, cuando se elabore la decla-
b. Concepto 5010. Valores pagados entre enero 1 y diciembre 31 de 2012 por concepto de pagos parafiscales al ICBF, SENA y caja de compensacin, sin importar de qu nominas fuesen. En este caso, en el formato 1001 se reporta el valor pagado a esas entidades (y no el meramente causado) y que por tanto est sumando entre los costos y gastos laborales deducibles (ver art. 114 del E.T. y el concepto DIAN 42747 de mayo de 2009). Pero como ese mismo valor es el que tambin se reportar luego en los renglones informativos 32 del formulario 110 31 del formulario 210 para declaracin de renta por el ao gravable 2012, lo que suceder es que al hacer el formato 1011 y con los conceptos 8241, 8242 y 8243 se volvern a reportar esos mismos valores, recordemos que el formato 1011 no maneja nombres de terceros; (advirtase a la fecha en que editamos este libro no conocemos el formulario 210 para declaracin de renta 2012 y por eso, cuando mencionamos algn rengln de ese formulario, asumimos que tendrn la misma ubicacin que tuvieron en el formulario del 2011). Adems, si algn empleador gener durante el 2012 nuevos puestos de trabajo y se los otorgaba al tipo de personas especiales mencionadas en los arts. 9 a 13 de la Ley 1429 de 2010 (desplazados, mujeres mayores de 40 aos, etc.), es posible que el empleador quiera usar el 9% de los parafiscales pagados sobre los salarios de ese tipo de trabajadores y llevarlo no como una deduccin, sino como un descuento del impuesto de renta. Por tanto, a ese tipo de empleadores les suceder que en el rengln 32 del formulario 110 el 31 del formulario 210 les queda reportado todo el valor de parafiscales pagados a esos trabajadores especiales durante el ao, pero no todo ese valor de esos renglones se tom como costo o gasto, pues hay una parte que se tom como descuento del impuesto de renta. Por tanto, si ese es el caso, entonces en el formato 1011 se entiende que con los conceptos 8241, 8242 y 8243 solo ir reportada aquella parte que de los valores llevados al rengln 32 del formulario 110 al 31 del 210 s se haya tomado como costo o gasto pero no la parte que se haya tomado como descuento tributario.
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d. Concepto 5001. Pagos laborales. Al momento de hacer el formato 1001, este es el nico concepto en el cual al tercero solo se le reporta valores si los mismos estn efectivamente pagados y no simplemente causados, pues lo que se busca es rastrearle el ingreso que el asalariado s debe reconocer como ingreso en el 2012 y que lo podra obligar a declarar renta, ya que los asalariados, por no estar obligados a llevar contabilidad, solo reconocen como ingresos del ao los efectivamente recibidos en dinero o en especie (ver art. 27 del E.T.). Sin embargo, como al empleador le es posible deducir los gastos laborales a pesar de que solo estn causados, con tal que haya pagado efectivamente los aportes de seguridad social y parafiscales con plazo hasta antes de presentar la respectiva declaracin de renta, (ver art. 664 del E.T.), por esta razn en el formato 1011 y con el concepto 8207, le piden que informe el total de los costos y gastos laborales del ao que se est tomando como deducibles sin importar si estn causados y/o pagados. Esto mismo debe tenerse en cuenta si una cooperativa o precooperativa de trabajo asociado (CTA o PCTA) est obligada a hacer este reporte, pues en tal caso los pagos por compensaciones hechos a sus asociados se reportaran con el mismo criterio con el que se reportarn los pagos por salarios y dems pagos laborales en una empresa normal, es decir, reportando a los asociados cuyas compensaciones hayan sido efectivamente pagadas y que sean iguales o superiores a los $10.000.000. Lo anterior es as por cuanto la DIAN en sus conceptos 4592 de enero 25 de 2001, 91762 de diciembre de 2005 y 43266 de junio de 2007, ha explicado que las CTA mensualmente deben depurar esos pagos por compensaciones, para efectos de la retencin en la fuente, como si fueran pagos por salarios, y hasta les deben dar al final del ao el mismo formulario 220 por certificados de ingresos y retenciones laborales. e. Conceptos 5002, 5003 y 5004. Pagos o causaciones por honorarios, comisiones o servicios. En este punto habra que comentar que al formato 1001 se llevan individualizados los valores pagados y/o causados al tercero -ya sea persona natural o persona jurdica que obtuvo ese tipo de ingresos- si estos pagos o causaciones, junto con los dems pagos o causaciones por diferentes conceptos, le acumularon ms de $500.000. Pero si el tercero beneficiario de estos pagos era una persona trabajadora independiente que solo acumul pagos o causaciones por estos conceptos, solo se le reporta individualmente si tales pagos o causaciones le superaron los $10.000.000 (ver primer inciso del pargrafo 5 del art. 4) f.
racin de renta 2012, en los renglones informativos 31 del formulario 110 30 del formulario 210, solo se pide reportar los aportes pagados durante el ao sin incluir los aportes del trabajador. En todo caso, en el formato 1011 no se dise un cdigo para volver a detallar los pagos efectuados a las entidades de seguridad social y que sean los que finalmente se tomar como deducibles el reportante. Los valores a reportar en los conceptos 5011 y 5012 se tomaran de las planillas integradas de liquidacin de aportes (PILA) pagadas entre enero 1 y diciembre 31 de 2012, pero se tendra que incluir hasta los valores que se hayan cancelado por copagos al sistema de salud cuando el cotizante quiere darle cobertura a personas que no son de su grupo familiar bsico. Sin embargo, en caso de los aportes a pensiones solo se pide el aporte obligatorio y no habra que incluir los aportes voluntarios. La intencin de este reporte es que la DIAN pueda cruzar esta informacin con los reportes que a su vez le hacen llegar las EPS, ARL y los fondos de pensiones, en los que indican quines estn al da o no en sus pagos laborales (ver art. 626 del E.T.).
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Concepto 5028. Devoluciones de pagos de aos anteriores y sus respectivas devoluciones de retenciones de renta o de IVA: Si un contribuyente haba efectuando un pago en un ao anterior y ya haba hecho igualmente la retencin de renta en ese mismo ao anterior, lo que sucede cuando devuelven o anulan la operacin en otro ao fiscal posterior es que para poder reversar la retencin de renta practicada al
g. Conceptos 5053 y 5054. Retenciones a ttulo de timbre y devoluciones de retenciones de timbre: Aqu el principal problema es que en el formato 1001 la DIAN sigue sin incluir la columna en la cual se reportaran este tipo de retenciones, pues el formato solo tiene diseadas las columnas para las retenciones a titulo de Renta o de IVA. Por tanto, se entiende que lo nico que se puede reportar en relacin con este tipo de retenciones son solamente los valores base. Adicionalmente, en el caso de los documentos sin cuanta, pero que generan un impuesto de timbrecomo salvoconductos, visas, etc. (art. 521 del E.T.), el pargrafo 12 del art. 4 establece que el valor base de ese tipo de retenciones quedara reportado en la columna pagos no deducibles. Pero cmo reportar una base cuando en realidad no la haba? Es por eso que se entendera que esas operaciones de retencin de timbre sobre documentos sin cuanta no habra que reportarlas. Solo entonces se reportaran los valores base de las retenciones de timbre que s se hayan practicado sobre documentos con cuanta. Y aqu surge la duda porque durante el 2012 y desde el ao 2010 en adelante, estos documentos no estn generando impuesto de timbre. En relacin con las devoluciones de retenciones de timbre de aos anteriores que se pide detallar con el concepto 5054, hay que comentar que la DIAN misma en concepto 52759 de junio de 2000, dijo que con las retenciones de timbre no es posible hacer devoluciones. En consecuencia, si las retenciones a ttulo de timbre no es posible devolverlas cuando se anulen los documentos que la originaron, la nica manera de aceptar que un agente de retencin haya debitado el pasivo de retenciones de timbre sera cuando el documento estuvo equivocadamente sujeto a impuesto de timbre y alguna norma especial lo exoneraba o cuando la retencin de timbre fue practicada con una tarifa superior a la permitida (ver al respecto el Decreto 2024 de octubre 2 de 2012 con el cual se modific el art. 6 del Decreto 1189 de 1988). Ntese que lo que pide incluso la DIAN en los reportes de exgena 2012 son las devoluciones de retenciones de timbre sobre operaciones del ao anterior. Eso indicara que si un agente de retencin practic la retencin de timbre durante el 2012 y la devuelve durante el mismo ao 2012, este tipo de devolucin no se reporta con el concepto especial 5054. Como sea, no es creble que a la DIAN le sirva de algo que los agentes de retencin de timbre le informen los datos de los terceros a los cuales se les hicieron devoluciones de retenciones de timbre y mucho menos sobre operaciones del ao anterior, pues ningn tercero usa las retenciones de timbre para disminuir el valor a pagar de algn tipo de declaracin tributaria y ms bien todo lo que le retienen se le convierte en un gasto por impuestos no deducible, algo que no sucede con las retenciones de IVA.
sujeto pasivo, ste tiene que cumplir con lo indicado en el art. 5 del Decreto 1189 de 1988 para garantizar que esa retencin de renta que le van a devolver no la us en la declaracin de renta de ese ao anterior. Si ya la haba usado, entonces el agente de retencin no tiene que debitar en el pasivo de retenciones en la fuente de renta por pagar, sino que llevara el dbito a una cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo y as ninguno de los dos -ni el sujeto pasivo ni el agente de retencin- tienen que afectar sus declaraciones de retencin o de renta ya presentadas o por presentar. Si la devolucin origina el tener que devolver retenciones de IVA, en ese caso el sujeto pasivo tiene que cumplir con lo indicado en el art. 11 del Decreto 380 de 1996 para garantizar que no se la haba tomado en ningn formulario de IVA ya presentado. Si ya la haba usado, entonces el agente de retencin no tiene que debitar en el pasivo de retenciones en fuente de IVA por pagar sino que llevara el dbito a una cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo y as ninguno de los dos -ni el sujeto pasivo ni el agente de retencin- tienen que afectar sus declaraciones de retencin o de IVA ya presentadas o por presentar. Para los reportes de estos tipos de devoluciones de retenciones se dice que el valor base debe quedar reportado totalmente en la columna de pagos no deducibles (ver pargrafo 12 del art. 4).
Ver el fallo de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443 donde se dijo que la tarifa del 0% se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuanta indeterminada que se firmaron desde antes del 2010 pero que se sigan ejecutando despus del 2010; ver tambin conceptos DIAN 040374 Jun. de 2011 y 081013 de Oct. de 2011.
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Formatos a utilizar Se usar el mismo formato 1001, versin 8, utilizado en los reportes del 2011.
Si el reportante es alguno de los que mencionamos en el numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar esta informacin de pagos y retenciones a terceros (es decir, los mandatarios en contratos de mandato, o los encargados de facturar en los consorcios y uniones temporales, etc.), usaran el formato 1001 para reportar sus propios costos y gastos. Pero para reportar los pagos especiales que ejecutaron por cuenta de sus mandantes o miembros, deben hacerlo en los otros formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056, que son los mismos usados en los reportes del 2011 (ver artculos 11, 12, 13, 14 y 15 de la Resolucin). El formato el 1001 y sus similares, tienen las siguientes particularidades: Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia. . En el caso de que sea un tercero domiciliado en el exterior, sin importar si por el 2012 el reportante estuvo o no sujeto al rgimen de precios de transferencia (artculos 260-1 a 260-10 del Estatuto Tributario), lo nico que se le reporta es el NIT que usa en ese pas de residencia (o se le asigna uno de los seudo-Nits que estn en el rango de 444444000 a 444449000), pero no se le reporta direccin, cdigo de departamento ni cdigo de municipio (esos campos se le dejan en blanco). S se les reporta el cdigo del pas (Pargrafo 7 del art. 4 de la Resolucin 117). Si en lugar de cdula se reporta el NIT, el dgito de verificacin se reportara solo si se conoce (no es dato obligatorio).
Manera de hacer la entrega de los reportes
La persona jurdica reportante o la persona natural reportante en sus respectivos RUT deben tener figurando la responsabilidad 14-Informante de exgena. Y si an no tienen firmas digitales para el representante legal de la persona jurdica o para la persona natural reportante
Para ms detalles, vanse las cartillas instructivas de la DIAN para obtencin y activacin de mecanismos de firma digital y para utilizacin de los servicios informticos electrnicos del portal de internet de la DIAN, archivos que estn incluido en el DVD que acompaa esta publicacin, pestaa Anexos
Todos los reportantes deben entregar el formato 1001 (as sea su nico formato a entregar) nicamente en forma virtual por el portal de internet de la DIAN. Eso significa que si el representante legal de las personas jurdicas obligadas a hacer los reportes o la persona natural misma obligada a entregar los datos de sus pagos a terceros, son individuos que hasta el momento no tienen asignada una firma digital en la DIAN, deben solicitarla con tiempo -a ms tardar faltando tres das hbiles antes de que se venza el plazo para entregar la informacin- y luego tienen que activarla (tngase presente que estos reportes solo los firma el representante legal o la persona obligada a reportar pero no los tienen que firmar ni sus contadores ni sus revisores fiscales). En el trmite para obtener las firmas digitales debe escoger entre ir personalmente a cualquier sede de la DIAN o enviar a un apoderado, mandar a un simple por tercero autorizado. Este ltimo es el que ira hasta la DIAN con una carta simple autenticada ante notario (ver pargrafo 2 del art. 19 de la Resolucin 117). En ese trmite la DIAN diligenciar un formulario 10036 en el que debe quedar indicada una cuenta de correo electrnico a la cual se har llegar el archivo especial de extensin .epf (junto con una contrasea,) para que el titular de esa cuenta de correo electrnico lo descargue y efecte el proceso de activacin en el portal de internet de la DIAN (en ese proceso es donde se podr autoasignar una nueva contrasea que solo l conocer) y luego s lo pueda usar para firmar los reportes que entregar.
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Para poder obtener los mecanismos de firma digital es necesario que el representante legal (en el caso de las personas jurdicas) tenga su propio RUT y que all le figure la responsabilidad 22-Suscribir declaraciones de terceros. Si el representante legal an no tiene RUT, le tocar empezar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con todos los nuevos requisitos fijados en los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011 que modificaron el Decreto 2788 de 2004, a saber:
Lo mismo aplica si el representante ya tiene RUT y solo necesita actualizarlo para que le figure la responsabilidad 22.
Llevar el original y una fotocopia de la cdula. Llevar el original y una fotocopia del recibo de servicios pblicos o de impuesto predial correspondientes al sitio que va a mantener reportado como direccin en la DIAN. Llevar constancias de tener una cuentas bancarias (si le aplica), y si no puede ir personalmente tiene que mandar a un apoderado (que no tendra que ser obligatoriamente abogado pues as se desprende de lo establecido en los arts. 34 y 68 del Decreto-Ley anti trmites 019 de enero de 2012).
Si el representante legal o la persona natural obligada a reportar, ya tienen asignada firma digital, ya sea que se la asignaron para firmar virtualmente las declaraciones tributarias o para entregar otros tipos de reportes a la DIAN, no deben solicitar una nueva, pues con la ya asignada podrn tambin entregar virtualmente los reportes de la informacin exgena. Adems, si una persona natural acta como representante legal de varias personas jurdicas al mismo tiempo, con la firma que le asignaron la primera vez firmar digitalmente en todos los entes jurdicos donde tenga que hacerlo y con ella misma tambin puede entregar sus propios reportes si a ello est obligado.
Todo el trmite de obtencin y activacin de la firma digital es gratuito y se puede empezar a realizarlo desde ya para no dejarlo para los ltimos das.
Conviene aclarar que si alguien est obligado a entregar estos reportes de informacin exgena de forma virtual, automticamente queda por esa sola razn obligado a presentar en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver art. 1 numeral 11, y art. 3, ambos en la Resolucin 12761 de diciembre de 2011). Eso sera aplicable en especial a las personas naturales que por primera vez les corresponda entregar informacin exgena ya que empezaran a prestar declaraciones tributarias virtuales a partir del mes siguiente a aquel en que se venza el plazo para entregar los reportes de exgena, pues las personas jurdicas, desde julio de 2012 en adelante, estn siempre obligadas a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual por el solo hecho de figurar en el RUT como obligadas a presentar declaraciones de retencin en la fuente (ver art. 1 numeral 12, y art. 2, ambos de la Resolucin 12761 de 2011 la cual fue modificada con la Resolucin 0019 de febrero de 2012). Lo anterior implica que aunque los reportes de exgena solo los firmar el representante legal, suceder que si el reportante es alguien que luego tendr que presentar sus declaraciones en forma virtual, en tal caso para la presentacin de sus declaraciones en forma virtual, si las mismas llevan siempre firma de contador o de revisor fiscal, ser necesario que tambin le consigan firmas digitales a stos si aun no las tienen.
Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento (ver pargrafo art. 20 Resolucin 117). Por eso conviene tener copias del archivo del mecanismo de firma digital en varios sitios.
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En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 20 en la Resolucin 117), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante deber llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para intentar cargarlos directamente en los computadores de la DIAN. Si eso tampoco funciona, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.
Se debe tener presente la restriccin que existe a la hora de construir cualquiera de los formatos de la Resolucin 117, referente a que cada archivo no puede contener ms de 5.000 registros. Por tanto, quienes tengan que detallar los pagos y retenciones practicadas a terceros durante el 2012, y el reporte les exija incluir ms de 5.000 registros, debern elaborar varios formatos 1001, guardando el lmite respectivo en cada uno y diferenciando un archivo de otro con el nmero de consecutivo de envo (vase ms detalles en el captulo 4 y 5 de esta publicacin). Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirn segn si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta publicacin) Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012 la persona jurdica o persona natural reportante descubre que necesita corregir algn valor de su declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial los renglones sobre costos y deducciones, o alguna de las declaraciones de retencin en la fuente de los meses del 2012?
En ese caso, se dira que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, era uno con errores. Por tanto al presentar el nuevo reporte (y hasta la correccin del formato 1732 si tambin se est obligado a ello) en el que ya se tomaran en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio o las correcciones a las declaraciones de retencin en la fuente, la DIAN quedar facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado con Resolucin 11774 de diciembre de 2005; aplicara un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran errneos. Y todo sin importar incluso que el propio reportante los haya corregido voluntariamente antes de que la DIAN lo detectara y lo obligara; ver concepto 80262 de noviembre de 2005). Como quien dice, quienes presentan informacin exgena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias, si ya la haban presentado.
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Ejemplos prcticos En el Captulo 9, numerales 9.3 y 9.4, se presentan dos ejemplos sobre la forma como se puede hacer este reporte. El primero de ellos para los reportantes que s pueden reportar a los terceros por conceptos distintos a salarios y rentas de trabajo en forma individualizada solo si superen los $500.000. El segundo, para aquellos reportantes a quienes les corresponde reportar la totalidad del pago al tercero sin importar su cuanta, cuando se trata de pagos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo.
3.3 Informacin respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante
Literal c del Art. 631 del E.T Artculos 1,2 y 5, Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 A quines les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan las siguientes personas o entidades:
Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Literal e y b del Art.631 del E.T, pestaa hojas de trabajo, incluidos en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado como plantilla para elaborar sus propios casos particulares.
1. Las personas naturales y asimiladas (incluyendo hasta las sucesiones ilquidas), sean obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o extranjeras, residentes o no, si en el ao anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos declarables al gobierno colombiano por montos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000) y sin importar si por el ao 2012 quedan o no obligadas a declarar renta. 2. Las personas jurdicas y asimiladas (con o sin nimo de lucro, pblicas o privadas), que estn obligadas a presentar por el 2012 declaracin de renta o de ingresos y patrimonio, y que en el ao gravable anterior (2011) hayan obtenido ingresos brutos fiscales (incluidos los constitutivos de renta ordinaria ms los constitutivos de ganancia ocasional) superiores a cien millones de pesos. ($100.000.000). Cul informacin solicita? Datos de la totalidad de las retenciones en la fuente a titulo de renta, a ttulo de IVA y a ttulo de timbre que los terceros le hayan practicado durante 2012 a la entidad o persona informante.
A cada tercero que quede incluido en el reporte se le informar el NIT, la razn social o los nombres y apellidos, el concepto de la retencin sufrida y las retenciones que le fueron practicadas por parte de ese tercero. Igualmente como sucedi con los reportes del 2011, a cada tercero tambin habr que incluirle el valor base sobre el cual dicho tercero practic la retencin, y la direccin del tercero.
No se incluyen en este reporte las autorretenciones a ttulo de renta, pues estas se reportan en el desarrollo de los literales b y e, formato 1001, pagos y retenciones. Ver numeral 3.2 de esta publicacin.
Eso significara que cuando se est reportando el valor base de una retencin de IVA que le hayan practicado al informante, habr que reportar tambin el valor de la venta antes de IVA para que haya coherencia con el valor base que a su turno reportar en ese concepto el agente de retencin (los agentes de retencin de IVA reportan en el formato 1001, como valor base de una retencin de IVA practicada al rgimen comn o al rgimen simplificado, el valor de la compra antes de IVA).
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Es importante comentar que a partir del ao gravable 2013 cuando se lleven a la prctica las medidas del Decreto 1159 de junio 1 de 2012 (el cual reglament el art. 376-1 del E.T), este reporte de las retenciones que le practican al informante muy seguramente desaparecer. Y es que el Decreto 1159 dispone que la DIAN empezar a emitir resoluciones con las cuales los agentes de retencin que all se mencionen ya no practicaran las retenciones por el sistema de causacin sino por el sistema de caja, ya que la retencin se contabilizar en el mismo momento en que se haga el pago al tercero y sta se tendr que hacer exclusivamente a travs de los bancos. Si los bancos son quienes quedarn con la informacin sobre quin orden el pago y quin sufri las retenciones, entonces stos sern los encargados de hacer llegar diariamente a la DIAN los reportes sobre esas operaciones (lo harn con los formatos ya definidos en la Resolucin 0076 de agosto 31 de 2012). En consecuencia, en el pargrafo 1 del art 8 del Decreto 1159 de 2012 se dispuso lo siguiente:
En relacin con la retencin sufrida a ttulo de impuesto de timbre -que contablemente se registra en una cuenta de gasto impuestos, cuenta PUC 511510 la cual no es deducible fiscalmente- se debe destacar que durante el 2012 y luego de la sentencia de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443, qued claro que el impuesto de timbre solo se sigue generando sobre los documentos sin cuanta, por ejemplo, salvoconductos, o visas, etc. (ver art. 521 del E.T), pues el fallo el Consejo de Estado determin que en razn a que desde el 2007 la tarifa de impuesto de timbre para los documentos de cuanta determinada qued establecida en cero por ciento (0%), entonces esa misma tarifa se tiene que aplicar a los pagos de los contratos de cuanta indeterminada que se firmaron desde antes del 2007 pero que se sigan ejecutando en la actualidad. Lo anterior significa que si durante el 2012 el impuesto de timbre solo le fue practicado al reportante sobre documentos sin cuanta, entonces el campo valor base debera ser de cero pesos. Pero resulta que el formato 1003, al momento de diligenciarlo en el prevalidador de la DIAN para ao gravable 2012 (que fue publicado por la DIAN en febrero de 2013), exige que haya un valor base superior a cero y que incluso tiene que ser igual o mayor al valor de la retencin de timbre. Ante ese error del prevalidador consideramos que lo nico que se puede hacer entonces es reportar como valor base un valor igual al valor de la retencin de timbre y luego comunicar por escrito a
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Ese mecanismo contemplado en el art. 376-1 del E.T. y el Decreto 1159 de junio de 2012, de que las retenciones de renta y de IVA se practiquen solamente en el momento del pago, es algo que desde el ao 2000 ya vienen haciendo las entidades ejecutoras del presupuesto nacional (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406 de 2001). Por tanto, si por ejemplo durante el 2012 una persona o empresa recibi un pago de parte de una de esas entidades del Estado ejecutoras del presupuesto nacional, entonces en su formato 1003 dir cual fue el valor base sobre el cual la entidad del Estado le hizo las retenciones. Pero la entidad del Estado, en su formato 1001, no necesariamente va a tener el mismo valor base, pues el costo o gasto pudo haber quedado registrado en el 2011 mientras que la retencin la practicaron en el 2012 en el momento del pago. Por eso entonces, para esos casos de los que sufrieron retenciones por caja de parte de entidades ejecutoras del presupuesto nacional, es muy fcil prever que no siempre tiene que existir cruce en los valores base de quien entrega el formato 1003 y los pagos del ao al tercero que se veran en el formato 1001 de la entidad del Estado.
la DIAN de lo que se tuvo que hacer para poder construir el formato 1003 en los casos de esas retenciones de timbre en documentos sin cuanta.
Se entiende adems que el espritu de la norma es que la DIAN estara exigiendo las retenciones a ttulo de renta que el reportante se haya tomado efectivamente en sus declaraciones de renta 2012 (Rengln 79 en el formulario 110 el 64 en el formulario 210). Por tanto, si durante el ao 2012 al reportante s le hicieron, por ejemplo, retenciones en la fuente a ttulo de renta pero no las incluy en su declaracin 2012 (porque no consigui el certificado, por ejemplo), entonces esas retenciones se quedaran sin incluir en el reporte. Sin embargo, lo correcto ser reportar todas las retenciones en la fuente a ttulo de renta que le hayan practicado, as sea que se las haya tomado o no en su declaracin de renta, pues de esa forma la DIAN s podr hacer el cruce respectivo con la informacin que a su vez enviar a la misma DIAN el agente de retencin de renta.
El mismo argumento anterior tambin sera aplicable en cuanto a las retenciones de IVA que le hayan hecho durante el 2012 al reportante. Es decir, reportara todas las retenciones de IVA, sea que las haya incluido o no en los renglones 60 de sus declaraciones de IVA bimestrales del ao 2012. Adems, si alguna retencin de IVA se la practicaron en algn momento del ao 2012, pero las termin registrando contablemente y tomndoselas fiscalmente en alguno de los dos primeros bimestres del 2013 (pues eso lo permite el art. 484-1 del E.T. y el art. 31 del Decreto 3050 de 1997), en ese caso esas retenciones quedaran en el reporte del formato 1003 -para que haya cruce de informacin con el reporte que har el agente de retencin en el formato 1001- pero no coincidira con los valores llevados a las declaraciones de IVA del 2012. Formatos a utilizar Formato 1003, versin 7 (el mismo que se us en los reportes del 2011).
En ese formato 1003 se entiende que no es posible usar el seudo-nit 222222222 pues se deber reportar en forma detallada a la totalidad de los terceros que les hicieron retenciones a las personas o entidad informante (se reportan todas esas retenciones sin importar su cuanta). Se reporta el concepto de la retencin sufrida, el NIT del tercero, la razn social o nombres del tercero, la direccin del tercero, el valor base y la retencin que le practicaron. Si en vez de cdula se reporta el NIT, el dgito de verificacin solo se reporta si se conoce. Manera de hacer la entrega de los reportes En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad 14-informante de exgena. Y que si se trata de una persona jurdica, el representante legal de la entidad tambin tenga debe tener su propio RUT y con la responsabilidad 22-Suscribir declaraciones de terceros.
Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurdica reportante o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte, tanto inicial como las posibles correcciones, usando los servicios informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la DIAN. Esta informacin no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal.
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Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirn segn si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad 13 en el rut) o si no lo es. Al respecto, debe tenerse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.
Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Para los dems, transcurrirn entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta publicacin) Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012 la persona jurdica o persona natural reportante descubre que necesita hacer correcciones a su declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012, o a las declaraciones de IVA del 2012 y tiene que modificar los valores por retenciones a favor de renta o de IVA que inicialmente se haba tomado?
En ese caso, se dira que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la correccin del formato 1732 si tambin se est obligado a ello) en el que ya se tomaran en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de IVA, la DIAN quedar facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado con Resolucin 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran errneos.
Como quien dice, quienes presentan informacin exgena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si ya han presentado la informacin exgena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo prctico En el Captulo 9, numeral 9.2, se presenta un ejemplo sobre la forma en que una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal c del artculo 631, sobre las retenciones a ttulo de renta y de IVA que le practicaron durante el 2012.
Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Literal c del artculo 631 del E.T, pestaa hojas de trabajo, incluidos en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado como plantilla para elaborar sus propios casos particulares.
3.4. Informacin respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012

Literal f del art. 631 del E.T Articulos 1,2 y 6 de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 A quines les corresponde desarrollarlo?
Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (ver numeral 3.3. de esta publicacin).
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Cul informacin solicita? Datos de aquellos terceros -tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior- de quienes se recibieron durante 2012 ingresos netos propios (es decir, despus de devoluciones) cuando el valor acumulado de dicho ingreso neto en cabeza de un mismo tercero, reuniendo todas las cuentas del ingreso en las que le figuren valores, sea igual o superior a $1.000.000. La intencin es que el reporte total de los ingresos coincida con el total de ingresos que se denuncien tanto en la seccin de rentas ordinarias -renglones 42 a 44 en el formulario 110 para declaracin de renta 2012 renglones 35 a 38 del formulario 210 para declaracin de renta 2012- como en la seccin de ganancias ocasionales -rengln 65 del formulario 110, o rengln 53 del formulario 210- de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (advirtase a la fecha en que editamos este libro no conocemos el formulario 210 para declaracin de renta 2012 y por eso, cuando mencionamos algn rengln de ese formulario, asumimos que tendrn la misma ubicacin que tuvieron en el formulario del 2011) Como quien dice, a diferencia del reporte de costos y gastos, en este reporte de ingresos solo se toman en cuenta los valores fiscales y no la informacin de ingresos que sean solamente contables pero que no pasaran a la declaracin de renta, por ejemplo, un ingreso de ejercicios anteriores, un ingreso mtodo de participacino ingreso por recuperacin de provisiones, etc. Esos ingresos que solo son contables pero no fiscales nicamente se quedaran reflejando dentro de los renglones 285 y simiares del formato 1732 para quienes s queden obligados a entregar dicho formato (Vase la Resolucin 0043 de Marzo 5 de 2013)
El criterio se mira desde el punto de vista del ingreso neto y no del ingreso bruto, pues quienes reportarn los costos y gastos tambin reportarn las compras netas superiores a $500.000.
En relacin con este reporte, la DIAN otra vez ha indicado expresamente que si la entidad o persona natural informante particip durante el ao 2012 como miembro de un consorcio o unin temporal en el cual era otro el miembro encargado de facturar; o si fue asociado de un contrato de exploracin de hidrocarburos, gases, y minerales; o si actu como mandante en contratos de mandato o administracin delegada;, o us a otra entidad o persona para que le hiciera intermediacin comercial y por tanto facturara los ingresos por cuenta de ellos; o recibi ingresos por tener participaciones en algn tipo de fideicomisos, en ese caso todos esos valores por ingresos recibidos a travs de esas figuras especiales quedarn reportados en columnas independientes especiales que se disearon al formato 1007, pero se reportan solo con los NIT de esos terceros que lo representaban en la generacin de su ingresos (ver pargrafo 6 del art. 6 de la Resolucin). Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucede que el mandatario, el consorcio, el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012, ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, oconsorcio o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes detallados que a ellos se les piden en los arts. 11 a 13 de la Resolucin 117 -entre ellos el que informa los nombres de los terceros que pagaban los ingresos que le pertenecan al mandante, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados del contrato de hidrocarburos- y se entiende que en ese caso le tocara hacerlo con todo el detalle a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. De otra parte, hay que mencionar que algunos ingresos s figuraran en la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio, pero que no iran al reporte. Tales ingresos son, por ejemplo:
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1. Ingreso por intereses presuntivos en prstamos en dinero a socios: Ese ingreso, por no ser un valor real sino presuntivo, no se reportara. Adems, como dice la norma, de lo que se trata es de informar sobre los terceros de quienes se hayan recibido los ingresos, y ese inters presunto no fue en verdad recibido del socio o accionista. 2. Ingreso por diferencia en cambio: Ese tipo de ingreso tampoco fue recibido de parte de los beneficiarios del exterior. Esto se ratifica en el hecho de que en el pasado (entre 1992 y 2006), cuando existan los ajustes por inflacin fiscales y se formaba el ingreso fiscal del saldo crdito correccin monetaria fiscal, ese tipo de ingreso proveniente de ese tipo de ajustes, tampoco se llevaba a los reportes de exgena de esos aos.
Sobre este tema se debe tener cuidado con la forma en como que se llevan a la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio, algunos ingresos especiales como, por ejemplo, la venta de activos fijos , o las permutas, o las daciones en pago. En todos los casos, el ingreso bruto que se origina de todas esas operaciones, pues todas se asimilan a ventas debe quedar denunciado en el formulario de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio y por ende en el reporte de informacin exgena, as suceda que en las cuentas del ingreso contable no figuren tales ingresos o figuren en forma parcial Por ejemplo, si se usa un activo de la empresa para hacer dacin en pago y con ello cancelar un pasivo, en la contabilidad acreditan el activo y debitan el pasivo pero no afectan el estado de resultados contable. Sin embargo, en la declaracin de renta esa operacin se denunciara y reportara como si hubiese sido una venta, informando el precio de venta del activo -el precio con el cual de una vez quedaba cubierto el pasivo- en los renglones 43 65 del formulario 110, o renglones 38 53 del formulario 210; y en el rengln de otros costos (renglones 50 66 del formulario 110, o renglones 43 54 del formulario 210) se denuncia el costo fiscal de venta del activo. Y si lo que se hizo con el activo no fue darlo como dacin en pago sino una venta normal, tambin en la contabilidad solo quedar reflejada en el estado de resultados la utilidad y/o prdida en venta del activo, pero en la declaracin se debe denunciar como ingreso bruto el precio de venta -en el rengln que le corresponda segn si constituye renta ordinaria o si constituye ganancia ocasional; ver tambin los renglones 292 a 295 en el formato 1732). - y como otros costos el costo fiscal que tena el activo hasta la fecha de venta (ver conceptos 037543 de 2000 y 036641 de mayo 20 de 2011).
3. Ingresos por recuperacin de deducciones. Estos ingresos tampoco se recibieron de algn tercero. Un ejemplo de ellos es el mencionado en los artculos 90 y 196 del E.T., que menciona que si al vender un activo fijo depreciable se obtuvo una utilidad, entonces de sta, la parte que corresponda a la depreciacin acumulada que traa el activo hasta la fecha de venta se considera una renta lquida por recuperacin de deducciones y la DIAN dice que las rentas lquidas por recuperacin de deducciones se denunciaran en el rengln 43 de ingresos brutos no operacionales de la declaracin de renta (ver la Cartilla instructiva para la declaracin de renta y el Concepto DIAN 52752 de agosto 3 de 2005). Por tanto, de la venta de un activo, solo se reporta el precio de venta y se hace con el nombre del comprador. Pero la utilidad llevada a recuperacin de deducciones, aunque sea fiscal, no se lleva a los reportes de exgena.
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Adicionalmente existen otros valores por ingresos que en la contabilidad no pasan por el estado de resultados, pero que deben quedar reflejados como tales en la declaracin de renta y luego en el reporte de informacin exgena. Tales ingresos son el valor acreditado durante el ao en las cuentas de ingreso por prima en colocacin de acciones o cuotas sociales, cuenta 3205 del PUC; o el ingreso por donaciones recibidas, cuenta 3210. Incluso, el primero de esos ingresos (el de prima en colocacin de acciones) se denuncia como ingreso bruto en el rengln 43 del formulario 110 para declaracin de
renta 2012, pero luego se resta en el rengln 47 como ingreso no gravado (artculo 36 del E.T. antes de ser modificado por la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012; ver tambin el rengln 286 en el formato 1732); incluso, advirtase que los valores que se tomen como ingreso no gravado en la declaracin de renta se tienen luego que informar en el formato 1011, y con los conceptos 8001 hasta 8029; ese formato se diligencia en desarrollo del literal k del artculo 631 del ET (ver el numeral 3 del art. 10 de la Resolucin 117; subtema 3.9 de esta publicacin). En relacin con los ingresos que s se reportaran, es importante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en todas ellas debe constar el nombre del cliente (art. 617, literal c del E.T.). En cambio, en los documentos equivalentes a factura de que trata el Art. 616-1 del E.T. (por ejemplo, el tiquete de mquina registradora o las boletas de entradas a espectculos pblicos) no se exige que figure el nombre del cliente (art. 4 Decreto 522 de marzo de 2003). Por consiguiente, solo para quienes usaban documentos equivalentes a factura de venta, o incluso hasta para aquellas empresas que no estn obligadas a expedir factura ni documento equivalente, como los bancos, y las empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y las gasolineras (ver art. 616-2 del E.T. y art. 2 del Decreto 1001 de 1997), se podr aceptar que no era posible identificar al tercero con quien se obtenan los ingresos y por tanto esos ingresos as facturados o contabilizados se reportaran con el seudo-nit 222222222, en el concepto que le corresponda de los cuatro conceptos que dise esta vez la DIAN, y colocando como razn social la frase cuantas menores y la direccin de la entidad informante (ver inciso tercero del pargrafo 1 del art. 6 de la Resol. 117). Los terceros que s son identificables porque se usaba factura de venta, pero que no alcancen a acumular el tope de $1.000.000 en todo el ao 2012, se agruparn en un nico registro, dentro de cada uno de los cuatro conceptos diseados por la DIAN (Ingresos brutos operacionales, Ingresos brutos no operacionales, Ingresos brutos por intereses y rendimientos financieros, Ingresos por intereses correspondientes a crditos hipotecarios), usando para ello el NIT 222222222 cuantas menores, y tipo de documento 43.
As mismo, quienes tengan la obligacin de desarrollar la informacin de este literal f reportando los detalles de sus ingresos fiscales del ao 2012, tambin quedan obligados a detallar los IVA generados llevados a las declaraciones del IVA -si presentaron tales declaraciones de IVA durante el 2012 y tomando como IVA generado hasta los que se forman de las devoluciones en compras- pero solo si el ingreso que gener ese IVA, o la devolucin en compra que dio lugar al IVA generado, fue igual o superior al $1.000.000. El detalle de ese IVA lo harn en otro formato distinto, a saber, el formato 1006 (ver inciso segundo del art. 7 de la Resolucin 117; numeral 3.6 de esta publicacin). En todo caso, ese detalle de los IVA generados no lo tendrn que entregar si los mismos fueron IVA que se generaban por el hecho de que existi un mandatario que facturaba los ingresos y el IVA, un consorcio que facturaba los ingresos y el IVA o un operador de contratos de exploracin que facturaba los ingresos y el IVA. En tales casos, esos IVA generados solo se reportan por parte de ese mandatario, el consorcio o el operador del contrato de exploracin, y ellos usarn los formatos especiales 1586, 1050 y 1055 que se mencionan en los art. 11 a 13 de la Resolucin 117 (ver el pargrafo 1 del art. 11, el pargrafo 2 del art. 12 y el pargrafo 1 del art. 13, en la Resolucin 117) Formatos a utilizar Se usar el mismo Formato 1007, versin 8, que se us para los reportes del 2011. En ese formato se reportan los ingresos operacionales y no operacionales. No se exige
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reportar direcciones de los terceros, sino nicamente el dato del cdigo del pas de residencia. Y si en vez de cdula se reporta el NIT, el dgito de verificacin se reporta solo si se conoce.
Tenga presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato -por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurdica que administran bienes races- sin importar los ingresos brutos a diciembre del ao anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportar en forma especial los ingresos que facturaba por cuenta de sus mandantes. Igualmente lo harn el operador en un contrato de exploracin de hidrocarburos, y el miembro encargado de facturar en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos tienen que reportar los ingresos que facturaban por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban (Arts. 11 a 13 de la Resolucin 117). Lo harn con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 7 de la Resolucin 117, pero usando los formatos especiales que se les indican los artculos 11 a 16 de la Resolucin 117 (formatos 1017, 1045, 1048). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1007, all reportaran solo sus ingresos propios. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicacin). Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirn segn si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un Gran Contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tenerse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades Grandes Contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Para los que sean Grandes Contribuyentes, los plazos se vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra) Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012, la persona jurdica o persona natural reportante descubre que necesita corregir algn valor de su declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial sus renglones de ingresos brutos en renta o en ganancias ocasionales?
En ese caso se dira que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la correccin del formato 1732 si tambin se est obligado a ello), en el que ya se tomaran en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado con Resolucin 11774 de diciembre de 2005; impondr como sancin un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran errneos)
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Quienes presentan informacin exgena deben pensar en todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la informacin exgena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo prctico En el Captulo 9, numeral 9.5 se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal f del artculo 631, sobre los ingresos fiscales obtenidos durante el ao 2012.
3.5 Informacin respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en las ddeclaraciones de IVA de los bimestres del 2012
Literales e y f del art. 631 del E.T Artculos 1,2 y 7 de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 A quines les corresponde desarrollarlo?
Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Literal f del Art.631 del E.T, pestaa Hojas de trabajo, incluido en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.
El reporte sobre los IVA descontables lo realizarn todos aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la informacin sobre pagos a terceros, literal e del art. 631, formato 1001(ver el numeral 3.2 de esta publicacin), siempre y cuando haya sucedido que en el 2012 hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales de IVA solicitando en ellas valores por IVA descontables.
El reporte sobre los IVA generados lo realizarn todos aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la informacin sobre ingresos recibidos en el ao 2012, literal f del art. 631, formato 1007 (ver numeral 3.6 de esta publicacin), siempre y cuando en el 2012 hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales de IVA y en ellas se hayan reportado IVA generados. Cul informacin solicita? Se solicita informar el detalle de la totalidad de terceros con los cuales se originaron la totalidad de los valores por IVA descontable que se llev a las declaraciones del VIA durante el 2012 -incluido el IVA descontable que se originaba de las devoluciones en ventas. Para ello se usar el mismo formato 1005, versin 7 utilizado en los reportes del ao 2011.
Para efectos de ambos reportes, si la entidad o persona natural informante lleg a participar durante el ao 2012 como asociado de un contrato para exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales; si durante el 2012 actu como mandante en contratos de mandato o como miembros de un consorcio o unin temporal, en estos casos no deben reportar los IVA generados y descontables que figuraran en sus contabilidades y en sus declaraciones de IVA del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas a travs de dichas figuras, pues tales IVA generados y descontables sern reportados nicamente por el operador del contrato de exploracin, o
En cuanto al detalle de los terceros con los cuales se origin el IVA llevado como IVA generado a las declaraciones de IVA del 2012 (incluido el IVA generado que surga de las devoluciones en compras), solo se pide reportar a los terceros si el ingreso base que gener ese IVA, o el valor de las devoluciones en compras que dieron lugar a IVA generados, fueron iguales o superiores a $1.000.000.
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por el mandatario que los represent en el contrato de mandato, o por el consorcio o unin temporal. Ellos lo harn usando los formatos especiales 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055 mencionados en los arts. 11, 12 y 13 de la Resolucin 117 (ver pargrafo 1 del art. 11, pargrafo 2 del art. 12 y pargrafo 1 del art. 13 de la Resolucin 117). Por tanto, la persona o empresa solo reportar todos los dems IVA que s generaba o pagaba en forma directa (sin intervencin de su intermediario). La resolucin no aclara lo que pasara si el mandatario, consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo a los mandantes, a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.
Adems, en relacin con el reporte de los IVA descontables, el artculo 7 de la Resolucin vuelve a incluir el inciso que tambin figur en los reportes del 2011 y que dice:
En relacin con el reporte de los IVA descontables que se llevara al formato 1005, se debe comentar que si se tienen IVA descontables que nacan como contrapartida del hecho de que el reportante practic durante el ao 2012 retenciones de IVA a personas no domiciliadas en Colombia, stos se reportarn con el NIT que esa persona o empresa no domiciliada en Colombia emplea en el exterior. Si no usan NIT en el exterior, entonces se les asignara un seudo-nit de los que van en el rango 444444001 a 444449000, y tipo de documento-43. A ninguno de los terceros se les pone direcciones ni cdigos de pases. Recuerde que cuando alguien no domiciliado en Colombia llega a prestar servicios dentro de Colombia, en ese caso el IVA tiene que figurar relacionado en el contrato suscrito con el no domiciliado y dicho contrato hace las veces de factura (ver art. 3 del Dec. 380 de febrero de 1996; el art. 12 del Dec. 1165 de junio de 1996; y el numeral 2 del art. 5 del Decreto 3050 de diciembre de 1997; ver tambin el Concepto Unificado del IVA 001 de junio de 2003, titulo XII, numeral 2.4). Recuerde tambin que sobre ese tipo de IVA descontable con los no domiciliados en Colombia, es obligacin del pagador en Colombia practicar la retencin de IVA del 100% (ver pargrafo del art. 437-1 del E.T.)
El valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al valor del impuesto sobre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas del ao gravable 2012, se informar tal como fue reportado con ocasin del impuesto generado.
Esa instruccin indica que si las empresas generan IVA con documentos equivalentes a factura, como los tiquetes de mquinas registradoras en los cuales no hay nombre del cliente y por tanto reportan tanto el ingreso como el IVA generado con el seudo-nit 222222222, entonces, si tuvieron que registrar una devolucin en ventas y por consiguiente un IVA descontable por devolucin en ventas, ese tipo de IVA descontable s se podra reportar usando el NIT 222222222 y el valor ir en la columna que le disearon al formato 1005, la columna para IVA descontable por devolucin en ventas. Por esta razn ahora el prevalidador tributario de la DIAN permite que en el formato 1005 puedan existir registros con el NIT 222222222, pues hasta los reportes del ao 2010 no lo permita. Igualmente, por el hecho de haber agregado por aparte la columna para reportar los IVA descontables que surgen de una devolucin en ventas, la DIAN podr subsanar tambin el problema que se generaba hasta los reportes del 2010 cuando se tena que reportar una devolucin en ventas y el beneficiario era una persona natural o jurdica que simplemente es cliente de la empresa reportante, pero que nunca figuran en el RUT de la DIAN como un responsable del rgimen comn facultado para generar IVA.
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En efecto, cuando ese IVA de la devolucin en ventas con ese tipo de clientes quedaba reportado en la misma columna normal de los IVA descontables que s son facturados por empresas o personas del rgimen comn, la DIAN, por no conocer que ese IVA se originaba de una devolucin en ventas, poda entonces malinterpretar que esa persona natural o jurdica deba haber declarado esos IVA como IVA generado.
La confusin que se podr seguir presentando es cuando el reportante indique que tiene un IVA descontable en la columna de IVA normal pero con una persona natural que pertenece al rgimen simplificado. Obviamente este es un valor que figura como IVA descontable simplemente por el efecto que tienen las aplicaciones de las retenciones en la fuente a ttulo de IVA asumidas con esas personas del rgimen simplificado, y no porque esa persona lo haya facturado al reportante. En esos casos, como no hay nada que ayude a distinguir esta situacin, cuando la DIAN vea esos IVA descontables tomados por el reportante con esas personas no podr distinguir si fue que la persona natural les factur ese IVA descontable o si simplemente es un IVA descontable producto de la mecnica de las retenciones de IVA asumidas con el rgimen simplificado. Para solucionar esto se necesitara que los registros en el formato 1005 usaran algn concepto diferenciador pero esos conceptos no han sido diseados. O quizs la DIAN sencillamente cruzar la informacin de este formato 1005 con la informacin sobre retenciones de IVA al rgimen simplificado reportadas en el formato 1001, pues en ese formato existe una columna independiente para ese tipo de retenciones de IVA. En este punto conviene aclarar de qu forma se debi haber manejando durante el ao el valor de los IVA que al final de cada bimestre se someta al prorrateo ordenado en el art. 490 del E.T. parar lograr que al final del ao esos IVA se reporten correctamente, ya sea porque se quedaban finalmente formando mayor valor de los gastos y se reflejaran en el formato 1001, o porque se dejaron como IVA descontable y se vern reflejados en el formato 1005.
Los IVA que se deben someter a prorrateo son solo los causados y/o pagados a un tercero y que se relaciona indistintamente con la generacin de los ingresos excluidos, gravados y exentos del periodo. Por esta razn tales IVA son transitoriamente un IVA descontable, pero al final del bimestre luego de hacer el prorrateo ordenado por el artculo 490 del Estatuto Tributario, se tiene que decidir cul parte se deja como IVA descontable y cul parte se reclasifica para registrarlos como mayor valor del costo o gasto. Al momento del prorrateo es cuando muchos deciden hacer un nico registro dentro de la cuenta de IVA acreditando el valor que van a enviar hacia los costos y gastos y utilizando un solo tercer genrico o interno que se crean al interior de cada empresa tales como prorrateo, o DIAN, y otros similares.
Pero aqu es donde radica el error, pues al final del ao, en la cuenta del IVA, no les quedara claro cules son los terceros que s formaron IVA descontables (y que se llevan al formato 1005) y cules son los terceros cuyo IVA fue eliminado de la cuenta de IVA descontable y llevado como mayor valor de los costos y gastos. Adems cuando tengan que hacer el formato 1001, no sabrn a cul(es) tercero(s) su IVA fue transitoriamente descontable pero que finalmente se termin llevando al mayor valor del costo o gasto con dicho tercero. La nica manera de solucionar esos impases es que en cada bimestre, al momento de decidir que un cierto monto de todo ese IVA transitoriamente descontable del bimestre se tena que llevar al costo o gasto, entonces ese monto que all se acreditar se debe hacer justamente con el NIT de uno o varios cualquiera de los terceros que durante el bimestre se registraron como IVA transitorios.
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Para ilustrarlo, pensemos que durante el bimestre noviembre-diciembre de 2012 se hicieron en la cuenta 24080202-IVA descontable transitorio los siguientes dbitos: LA X SA, NIT 890.000.000, $100.000 (por un gasto honorarios) LA Y SA, NIT 890.000.001, $200.000 (por un recibo de telfono) LA Z SA, NIT 890.000.002, $300.000 (por una papelera) Total IVA transitoriamente descontables ........................................................ $600.000 Y al finalizar el bimestre se establece que de esos $600.000, un total de $500.000 se deben enviar a los costos y gastos pues no se pueden tomar como IVA descontable en la declaracin del IVA. En ese caso, el registro crdito de los $500.000 se puede hacer de la siguiente forma: LA X SA, NIT 890.000.000, LA Y SA, NIT 890.000.001, LA Z SA, NIT 890.000.002,
Cuenta
51109501
$100.000 (por un gasto honorarios) $200.000 (por un recibo de telfono) $200.000 (por una papelera)
Tercero
LA X SA, NIT 890.000.000 LA Z SA, NIT 890.000.002
Nombre cuenta
IVA que se queda como mayor valor de los honorarios
Db
100.000
Cr
24080202
24080202
24080202
51959501
51359501
IVA descontable transitorio
IVA que se queda como mayor valor de los gastos diversos
IVA que se queda como mayor valor de los servicios
LA Y SA, NIT 890.000.001 LA X SA, NIT 890.000.000 LA Z SA, NIT 890.000.002
200.000
200.000
LA Y SA, NIT 890.000.001
200.000 200.000
100.000
Ntese que al acreditar la cuenta 24080202-IVa descontable transitorio con los mismos NIT con que inicialmente fue debitada, se logra que al finalizar el ao cada tercero en esa cuenta solo quedara con el saldo de lo que s fue finalmente tomado como IVA descontable en las declaraciones de IVA. En este ejemplo, solo el tercero LA Z S.A. es el que quedara con un saldo de $100.000 que es el que finalmente la empresa se tom como IVA descontable. Al mismo tiempo, al debitar en subcuentas especiales dentro de cada tipo de gasto, se lograr que al hacer el formato 1001 s se pueda conocer el valor del costo o gasto con el tercero -por ejemplo en los honorarios estara entre las subcuentas 511005 hasta 511095- y el valor del IVA que se quedaba como mayor valor del respectivo tipo de gasto -en nuestro ejemplo estar en la subcuenta especial 51109501- pues as es como se exigen hacer los registros en el nuevo formato 1001. Adems, si en el ejemplo anterior, el valor a acreditar en la cuenta del IVA transitorio no fueran $500.000 sino solo $20.000, entonces se puede escoger cualquiera de los tres terceros del bimestre y al elegido se le hara su registro crdito por el valor de $20.000. Siempre lo que se deber cuidar es que al tercero al que se escoja hacerle la acreditacin no vaya a quedar con saldo contrario.
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En cuanto al reporte de los IVA generados que se llevara al formato 1006, es importante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en todas esas facturas es obligatorio tomar el dato del cliente (art. 617, literal c del E.T.) y por consiguiente el IVA que se haya generado tambin debe ser identificable con el nombre del cliente. En cambio, en los documentos equivalentes a factura de que trata el art. 616-1 del E.T. (por ejemplo el tiquete de mquina registradora, o las boletas de entradas a espectculos pblicos), no se exige que figure el nombre del cliente (ver art. 4, Decreto 522 de marzo de 2003).
Por consiguiente, solo para quienes usaban documentos equivalentes a factura de venta, o incluso hasta para aquellas empresas que no estn obligadas a expedir factura ni documento equivalente, como los bancos y las empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y las gasolineras (ver art. 616-2 del E.T. y art. 2 del Decreto 1001 de 1997) se podr aceptar que no fue posible identificar al tercero con quien se obtenan los ingresos y su respectivo IVA generado. Por tanto, esos IVA generados en ese tipo de condiciones se reportaran con el seudo-nit 222222222, y colocando como razn social la frase cuantas menores (ver art. 7, numeral 2 de la Resolucin). Adems, el artculo 7 incluye un inciso donde se lee:
El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el pas, se informar indicando apellidos y nombres o razn social y el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.
Sobre esa instruccin hay que aclarar que cuando se hacen ventas a personas ubicadas en el exterior (es decir, cuando hacemos exportaciones), esas ventas no generan IVA, osea, se toman como ventas exentas. Pero si la venta se hizo a personas extranjeras que s estaban en Colombia cuando se les hizo la venta (por ejemplo, los turistas), all tiene validez la instruccin de la DIAN pues a ellas s se les facturara con IVA y en tales casos a esos extranjeros tocar reportarlos con los NIT con que se identifican tributariamente en el exterior o si no con los seudo-nits que maneja la DIAN en los reportes de informacin exgena.
Esta vez el formato 1006 sigue incluyendo la columna especial para reportar los IVA generados que surgen de una devolucin en compras y as evitar que queden reportados en la misma columna donde s estarn reportados los IVA generados normales. Con eso se logra eliminar la confusin de que a la DIAN se le informaba en el formato 1006 sobre un IVA generado con un determinado tercero, pero en el formato 1007 no le figuraba el ingreso obtenido con ese tercero, todo porque no se poda distinguir que ciertos IVA generados surgen precisamente de una devolucin en compras y no de una venta gravada. Formatos a utilizar Para los IVA tomados como descontables en las declaraciones del IVA del 2012 se utilizar el mismo Formato 1005, versin 7, utilizado en los reportes del ao 2011. Ese formato no exige direcciones y si se usa NIT, el dgito de verificacin solo se reporta si se conoce.
Para el IVA generado se usar el mismo Formato 1006, versin 7, utilizado en los reportes del 2011. No se exige reportar direcciones de los terceros. Si en lugar de cdula se reporta el NIT, el dgito de verificacin solo se reporta si se conoce.
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Tngase presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato, como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurdica que administran bienes races, sin importar los ingresos brutos a diciembre del ao anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportar en forma especial los IVA que generaba sobre los ingresos que facturaba por cuenta de sus mandantes. Tambin los IVA de costos y gastos que cubra por cuenta del mandante y que fueron tomados como descontables solo por este ltimo. Igual tarea le corresponde al operador en un contrato de exploracin de hidrocarburos y al miembro encargado de facturar en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todas ellos tienen que reportar esos IVA generados o descontables que facturaban o pagaban por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harn con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 7 de la Resolucin 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artculos 11 a 13 de la Resolucin 117 (formatos 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055). Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron para cuando examinamos el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicacin). Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117 los plazos para la entrega de este reporte transcurrirn segn si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto debe tenerse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.
Para los grandes contribuyentes, los plazos se vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta publicacin) Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012 la empresa o persona reportante descubre que se necesita hacer correcciones a su declaraciones de IVA del 2012?
En este caso se dira que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el que ya se tomaran en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de IVA, la DIAN quedar facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T. regulado con Resolucin 11774 de diciembre de 2005: un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran errneos (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Quienes presentan informacin exgena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la informacin exgena (Concepto 80262 de noviembre de 2005).
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Ejemplo prctico En el Captulo 9, numeral 9.6, se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte relativo a sus IVA generados e IVA descontables del ao 2012.
3.6 Informacin respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012
Literal g del art. 631 del E.T. Artculos 1, 2 y 16 de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 A quines les corresponde desarrollarlo?
Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T, con las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (ver numeral 3.3. de esta publicacin).
Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Hoja de trabajo IVA generado y desctaobles, lierales e y f del art.631 del E.T, pestaa Hojas de trabajo, incluido en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.
Adicionalmente, este reporte tambin deber ser entregado por las personas naturales y asimiladas -colombianas o extranjeras, residentes o no, obligadas o no a llevar contabilidad- que estn obligadas a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios del ao 2012 y que durante el 2012 facturaron ingresos para terceros durante el 2012, pero solo si la suma de los ingresos propios ms los ingresos fracturados para terceros en el ao 2012, sea superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000). Cul informacin solicita? De acuerdo a lo indicado en el artculo 16 de la Resolucin 117, si alguna persona o entidad reciba (entindase facturaba) ingresos para terceros y lo haca por la ejecucin de figuras diferentes a la decontratos de mandato, consorcios y uniones temporaleso contratos para exploracin de hidrocarburos, en ese caso debe informar los datos de la totalidad de los ingresos netos (antes de IVA) que durante el 2012 recibi (factur) por cuenta de un tercero, indicando tanto los datos completos del tercero que cancelaba los dineros -sin incluir direcciones pero s el cdigo del pas- como los datos del tercero a nombre del cual se reciban (facturaban) los ingresos (indicando para estos ltimos hasta su direccin de correo urbano y su pas).
Este reporte, que se har en el mismo formato 1647 versin 1 utilizado en los reportes del 2011, es el que tendran que efectuar personas o entidades que facturaban ingresos por cuenta de terceros en el desarrollo de figuras especiales tales como la intermediacin comercial, la cual es utilizada, por ejemplo, por las agencias de viaje a favor de las aerolneas comerciales, pues cuando se van a comprar tiquetes areos la agencia de viajes factura la venta del tiquete no bajo la figura de un contrato de mandato actuando como la mandataria, sino bajo la figura de un contrato de intermediacin comercial (ver art. 433 y 455 del E.T. y art. 8 del Decreto 1165 de 1996, y el concepto DIAN 007024 de enero de 2007, que confirman que la agencia de viajes s tiene que expedir la factura). Adems, la aerolnea en su formato 1007 dir que recibi sus ingresos del tercero agencia de viajes XX (que fue la que le ayudaba a facturar el ingreso) y as no tendr que usar los NIT de sus miles de pasajeros compradores de los tiquetes. As mismo en el concepto unificado del IVA 001 de junio de 2003, Ttulo II (hechos generadores del IVA), Captulo II (hecho generador en la venta de bienes) , numeral 1.2.6, se menciona que en la figura de dejar mercanca en consignacin, la entidad
Recurdese que los que facturaban por cuenta de terceros pero por la ejecucin de contratos de mandato, o por la ejecucin de consorcios y uniones temporales o por la ejecucin de contratos de exploracin de hidrocarburos, siempre han tenido la obligacin de reportar el ingreso facturado por cuenta del tercero, al igual que los costos y gastos que cubran por cuenta del tercero y lo hacen con los formatos especiales que estn mencionados esta vez en los arts. 11 a 13 de la Resolucin 117.
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o persona a la que le encargaron dicha mercanca empezar a venderla con su propia facturacin, pero una parte del ingreso es para el tercero dueo de la mercanca que la dej en consignacin y por tanto ambos -el dueo de la mercanca y el que se encarg de venderla- son responsables del IVA (cada uno tiene que declarar la parte del ingreso que le corresponda junto con su IVA), pero uno solo es el que factura (el almacn donde dejaron la mercanca en consignacin). En consecuencia, los que vendan esas mercancas dejadas en consignacin son otros de los que tienen que reportar el formato 1647. Lo mismo pasara en los restaurantes cuando en la factura o tiquete de mquina registradora el restaurante termina incluyendo las propinas, las cuales son un ingreso solo para sus empleados.
Otro caso ms sera el de las empresas personas jurdicas que prestan servicios de transporte de carga o de pasajeros usando vehculos de otras personas o empresas. En ese evento la empresa de transporte tiene que facturar todo el servicio, pero le toca discriminar que una parte era el ingreso para el dueo del vehculo y otra parte s era su ingreso propio (ver art. 102-2 del E.T.). Si ese ingreso facturado por cuenta del dueo del vehculo sufra retenciones en la fuente a ttulo de renta por parte del cliente final, cada una de las partes se toma esa retencin segn la participacin que tenga en el ingreso. En cuanto a las cooperativas de trabajo asociado, recordemos que cuando ellas facturan tienen que registrar todo el valor del servicio como ingreso bruto y luego lo que le pagan a los asociados figurar en la cuenta de gastos. Por tanto, all no existe la cuenta de ingresos recibidos para terceros, pues as lo ha confirmado la propia Superintendencia de la Economa Solidaria en su Concepto 20091100086401 de mayo 11 de 2009. Con ese concepto se dio claridad sobre lo que indica el art. 102-3 del E.T. (ver tambin el Concepto 099 de octubre 31 de 2006 del Consejo Tcnico de la Contadura). En consecuencia, la CTA en el formato 1007 reportar todo el ingreso como propio y en el 1001 reportar el pago a los asociados. En todos los casos en que se hayan facturado ingresos para terceros por causa de intermediacin comercial, es importante comentar que si el sistema para facturar esos ingresos consista en usar tiquetes de mquina registradora (en los cuales nunca se queda viendo el nombre del cliente), entonces en el formato 1647, y aunque el art. 16 de la Resolucin no lo dice expresamente, s es posible usar el NIT 222222222 para identificar al tercero que cancelaba el ingreso as facturado (eso se comprueba al hacer el ejercicio en el prevalidador diseado por la DIAN para elaborar el formato 1647).
Todos los ingresos que se facturaban por cuenta del tercero se pueden haber registrado en la cuenta del PUC de comerciantes 281510-Venta por cuenta de terceros. Si al final del ao 2012 quedaban saldos en esa cuenta, stos se reportaran en el formato 1009 de pasivos a diciembre 31, pero solo con el tercero a cuyo nombre se reciban los ingresos.
As mismo, es importante comentar que si una persona jurdica o natural solo estaba prestando sus cuentas bancarias para movilizar los dineros que otras personas jurdicas o naturales ya haban facturado directamente pero no podan consignar en sus cuentas por tenerlas embargadas (por ejemplo, de los abogados que a veces hacen cobros jurdicos de las carteras morosas de sus clientes pero cuando stas se recaudan terminan llevando esos dineros a sus propias cuentas), es claro entonces que esas otras personas que ya haban facturado el ingreso reportan tales ingresos en su respectivo formato 1007. Pero la persona natural o jurdica que solo prestaba sus cuentas, tendra que decir que esos dineros le constituan un pasivo con el verdadero dueo de los dineros y por tanto no tiene que hacer este reporte del formato 1647, ya que en ese caso no factur esos ingresos (solo los recaudaba).
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Formato a utilizar Se usar el mismo formato 1647, versin 1, utilizado en los reportes del 2011 Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T, con las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicacin). Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirn segn si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras. Para los grandes contribuyentes, los plazos se vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Para los dems, transcurrirn entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra). Ejemplo prctico En el Captulo 9, numeral 9.7 se muestra un ejemplo de la forma como una sociedad comercial que recibi (factur) ingresos para terceros recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte relativo a tales ingresos. Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Literal g del art.631 del E.T , pestaa Hojas de trabajo, incluido en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.
3.7 Informacin sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012
Literal h del art.631 del E.T Artculos 1, 2 y 8 de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 A quines les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (numeral 3.3. de esta publicacin). Cul informacin solicita? Datos de aquellos terceros, tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior, incluidas las direcciones solo para los ubicados en Colombia, con
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Tngase en cuenta que con la modificacin que el artculo 10 de la Ley 1370 de diciembre de 2009 le hizo al artculo 287 del E.T., para las declaraciones de renta 2010 y siguientes ya no se aceptarn como pasivos fiscales ciertos pasivos que las empresas colombianas tengan con vinculados econmicos en el exterior. Adems, para el ao gravable 2013 y siguientes, ese art. 287 del E.T. ya no tendr aplicacin pues fue derogado con el art. 198 de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012 por lo cual esos pasivos s volvern a aceptarse como pasivos fiscales.
quienes se tengan cuentas por pagar aceptadas fiscalmente a diciembre 31 de 2012. Al respecto, esta vez el art. 8 de la Resolucin 117 indica que si el total fiscal de las cuentas por pagar del reportante a diciembre 31 de 2012 es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), en ese caso deber discriminar en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar superiores a $1.000.000. Pero si el saldo total fiscal de las cuentas por pagar es igual o inferior a los $500.000.000, entonces reportar en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar superiores a $5.000.000. Aquellos terceros con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, segn el caso), se agruparn en un nico registro -uniendo tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior- dentro de cada uno de los 8 conceptos diseados por la DIAN, con el NIT 222222222, razn social cuantas menores y Tipo de documento 43.
En cuanto al concepto diseado por la DIAN como 2207-Saldo pasivo por clculo actuarial de provisin para pensiones de jubilacin (y que en el PUC de comerciantes sera el que figure en la cuenta 2620), el saldo de ese pasivo se reportar exclusivamente con el NIT de la entidad informante. Pero el saldo por pasivos laborales de otro tipo (cesantas, intereses sobre cesantas, etc.) s se debe tener discriminado por cada trabajador para poder saber si se le acumulan saldos individuales, junto con otros posibles pasivos de diversa ndole, superiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, segn el caso). En relacin con este reporte lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante lleg a participar durante el ao 2012 como asociado de un contrato para exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales; o si durante el 2012 actu como mandante en contratos de mandato; o si durante el 2012 particip en consorcios y uniones temporales, entonces no deben reportar los pasivos a diciembre 31 de 2012 que figuraran en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploracin, o a travs de los contratos de mandato, o por la participacin en los consorcios y uniones temporales, pues tales pasivos sern reportados nicamente por el operador del contrato de exploracin, o por el mandatario de los contratos de mandato o por el consorcio o unin temporal en el que participaron (ver pargrafo 1 del art. 11, pargrafo 2 del art. 12 y pargrafo 1 del art. 13 de la Resolucin 117). Es decir, las empresas y personas naturales solo entrarn a reportar por su propia cuenta todos sus dems pasivos fiscales que no se hayan originado por su participacin en esos negocios jurdicos especiales. La resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, el consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a los mandantes, a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.
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El total de los pasivos llevados al formato 1009 deber cruzar con el dato llevado a la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (rengln 40 del formulario 110, o rengln 33 en el formulario 210), salvo si se presenta lo comentado en el prrafo anterior. Es decir, que, a diferencia de los reportes de pagos a terceros, ac no se pedirn pasivos que sean solo contables pero que no pasan a la declaracin de renta, como son los pasivos estimados, o los pasivos de una sucursal en Colombia con su casa matriz que est en el exterior, o de una empresa colombiana para con sus vinculados econmicos en el exterior, etc. Esos pasivos que solo son contables pero no fiscales nicamente se quedaran reflejando dentro de los renglones 188 a 209 del formato 1732 para quienes s queden obligados a entregar dicho formato (vase la Resolucin 0043 de Marzo 5 de 2013)
Adems, si el beneficiario de algn pasivo decidi hacer una operacin de factoring con lo que en su contabilidad corresponda a la cartera o cuenta por cobrar (Ley 1231 de 2008), y a la entidad informante la cuenta por pagar le sigue quedando vigente en diciembre 31 de 2012, en ese caso el pasivo se reportara con el NIT original del beneficiario a quien se adquirieron los bienes y servicios a crdito y no con el NIT de la empresa especializada en factoring que adquiri la cartera, pues el pargrafo del artculo 773 del Cdigo de Comercio (modificado por el art. 2 de la Ley 1231 de 2008, y reglamentado por el Decreto 3327 de septiembre de 2009) menciona lo siguiente:
Pargrafo: La factura podr transferirse despus de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) das antes de su vencimiento para el pago, el legtimo tenedor de la factura informar de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio.
Por tanto, puede darse el caso de que a diciembre 31 de 2012 la empresa que tiene el pasivo no se termine dando cuenta de que su acreencia cambi de titular. La DIAN deber aceptar la posible falta de cruce con los terceros que se pueda generar con este reporte de los pasivos.
Sobre los pasivos por sobregiros bancarios es importante que ese pasivo que se declarar fiscalmente y que tambin se llevar al formato 1009 sea en realidad un sobregiro que s figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad -algo que sucede, por ejemplo, por causa de los famosos cheques girados y pendientes de cobro a diciembre 31- pues solo as habr cruce de informacin cuando el banco reporte como su deudor a la empresa que hace este reporte de pasivos. Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables, en ese caso no sera correcto reportar que el tercero de ese tipo de pasivos sera el banco (pues puede ser, incluso, que en el banco el saldo sea positivo). Tampoco sera correcto decir que se reportara con los NIT de los titulares a quienes se dieron los cheques y que estn pendientes de cobro, pues esos terceros ya pudieron haber endosado a otros dichos cheques. Por ello, el art. 268 del E.T. indica que los saldos en bancos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar por el saldo en el ltimo da entendida esa frase como el saldo en extracto (y no por el saldo en libros de contabilidad), pues la norma se aplica por igual tanto al obligado a llevar contabilidad como al que no. En consecuencia, si el saldo es positivo en el extracto, ese mismo saldo debe figurar en la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio como un activo. Y si el saldo en el extracto es negativo, ese mismo saldo se denunciar como pasivo. En cuanto al concepto 2208-Pasivos respaldados en documentos de fecha cierta, se entiende que ese concepto lo usaran solo los reportantes personas naturales no obligados a llevar contabilidad si los pasivos que incluyen en su declaracin de renta 2012 estn soportados de esa forma. Para ello conviene citar lo que dicen actualmente los Arts. 767, 770 y 771 del E.T:
ARTICULO 767. FECHA CIERTA DE LOS DOCUMENTOS PRIVADOS. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o autntica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentacin.
Se tratara solamente de la norma para declarar el valor fiscal del saldo en la entidad bancaria; pero si con los cheques girados y entregados y pendientes de cobro se haba afectado alguna compra de un activo, o una cuenta por cobrar, o una cuenta por pagar, o un costo o gasto, esa parte de la operacin contable s se queda intacta.
ARTICULO 770. PRUEBA DE PASIVOS. Los contribuyentes que no estn obligados a llevar libros de contabilidad, slo podrn solicitar pasivos que estn debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los dems casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad. ARTICULO 771. PRUEBA SUPLETORIA DE LOS PASIVOS. El incumplimiento de lo dispuesto en el artculo anterior, acarrear el desconocimiento de los pasivos, a menos que se pruebe que las cantidades respectivas y sus rendimientos, fueron oportunamente declarados por el beneficiario.
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De otra parte, se debe aclarar que existen tres pasivos especiales a diciembre 31 de 2012 que no necesitan ser depurados para definir quin es su beneficiario:
El saldo a diciembre 31 del pasivo de las Retenciones en la fuente a ttulo de renta, IVA o Timbre (cuentas cdigo PUC 2365, 2367 y 2368). Este pasivo se entiende que le corresponde a un nico beneficiario: la DIAN (NIT 800.197.268-4, y direccin Cra. 8 #6- 64 de Bogot). El saldo a diciembre 31 del pasivo de las Retenciones en la fuente a ttulo de industria y comercio. Este pasivo se entiende que le corresponde a la Secretara de Hacienda Municipal a la que se cancelan tales retenciones. El saldo a diciembre 31 del pasivo del IVA por pagar (cuenta 2408). Este pasivo igualmente se entiende que le corresponde a un beneficiario: la DIAN.
Formatos a utilizar
Se utilizar el mismo Formato 1009, versin 7 utilizado en los reportes del 2011.
En ese formato se reportan los datos del tercero, los conceptos del pasivo y su valor. Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia (a los del exterior solo se les reporta el cdigo de pas). Si en lugar de cdula se reporta el NIT, el dgito de verificacin se reporta solo si se conoce.
Tngase presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato -como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurdica que administran bienes races- sin importar los ingresos brutos a diciembre del ao anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportarn en forma especial los saldos de pasivos que les hayan quedado a diciembre 31 de 2012 pero por causa de cubrir los costos y gastos de sus mandantes. Igualmente lo harn el operador en un contrato de exploracin de hidrocarburos y el miembro encargado de facturar en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos tienen que reportar los pasivos especiales que se generaron al manejar los recursos de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harn con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 8 de la Resolucin 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artculos 11 a 13 de la Resolucin 117 (formatos 1027, 1052 y 1588). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1009, reportaran solo los pasivos que s se originaron en sus operaciones propias. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron para cuando examinamos el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T, con las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicacin). Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirn segn si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 26 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando otras.
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Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra). Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012 la persona jurdica o persona natural reportante descubre que se necesita corregir algn valor de su declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial su rengln de pasivos?
En ese caso se dira que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la correccin del formato 1732 si tambin se est obligado a ello),, en el que ya se tomaran en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN quedar facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado por Resolucin 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran errneos.
Quienes presentan informacin exgena deben analizar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la informacin exgena (concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo prctico En el Captulo 9, numeral 9.8, se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal h del artculo 631, sobre los saldos de sus pasivos fiscales a diciembre 31 de 2012.
3.8 Informacin sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012
Literal i del Art. 631 del E.T Artculos 1, 2 y 9 de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 A quines les corresponde desarrollarlo?
Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Literal h del Art.631 del E.T, pestaa Hojas de trabajo, incluido en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.
Lo desarrollan las mismas personas naturales y jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (numeral 3.3. de esta publicacin). Cul informacin solicita? Datos de los terceros -tanto domiciliados en Colombia como domiciliados en el exterior- con quienes se tengan cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012. Al respecto, esta vez el art. 9 de la Resolucin 117 indica que si el total fiscal de las cuentas por cobrar del reportante a diciembre 31 de 2012 es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), deber discriminar en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a un milln de pesos ($1.000.000). Pero si el saldo total fiscal de las cuentas por cobrar es igual o inferior a los $500.000.000, reportar en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a cinco millones de pesos ($5.000.000).
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Adicionalmente, alrededor de la utilizacin en el 2012 del saneamiento fiscal permitido por el art. 163 de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012, con el cual se pueden inclur activos que antes se haban omitido, como es el caso de pronto de algunas cuentas por cobrar, debe tenerse en claro que esas cuentas por cobrar s se tienen que incuir en este reporte de informacin exgena. Se pide reportar al tercero cuando sus cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012 (antes de provisiones), agrupando todas las cuentas en que figure con saldos, sea igual o superior a $5.000.000 (o superior a $1.000.000, segn el tipo de reportante). Aquellos con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, segn el caso), se agruparn en un nico registro, dentro de cada uno de los 3 conceptos diseados por la DIAN, con el NIT 222222222 y razn social cuantas menores.
En cuanto al saldo de la cuenta de provisin fiscal de deudores a diciembre 31 de 2012 -que se reportar como si fuese un valor positivo a pesar de que en la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio se incluira como un valor negativo- sucede que hasta los reportes del 2007 la DIAN peda que todo el saldo de dicha cuenta a diciembre 31 se reportara con un nico beneficiario, a saber, el NIT del propio reportante de la informacin exgena. Pero en los reportes del 2008, 2009, 2010, 2011 y en estos del 2012, la Resolucin indica que ese saldo total, sin importar si la provisin fue calculada con el mtodo de provisin general o de provisin individual, se debe discriminar por tercero. En consecuencia, el saldo que se tenga por cada tercero dentro de la cuenta de provisiones no se mezclara con los dems saldos que ese mismo tercero tenga en las cuentas por cobrar a diciembre 31, pues si se mezclara y reportramos un saldo neto de la cuenta por cobrar, eso no tendra cruce de informacin con el reporte que a su vez har ese mismo tercero de lo que para l viene siendo un pasivo, ya que ese tercero no les hace provisiones a sus pasivos. Esa cuenta de provisiones se reportar entonces en forma total, discriminando a los que tengan saldos iguales o superiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, segn el caso) y quedando los dems reportados con el NIT 222222222. En relacin con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante lleg a participar durante el ao 2012 como asociada de un contrato para exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales, o actu como mandante en contratos de mandato o como miembro de consorcios y uniones temporales, no debe entonces reportar las cuentas por cobrar a diciembre 31 que le figuraran en su contabilidad y en su declaracin de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploracin, a travs de los contratos de mandato o por la participacin en los consorcios y uniones temporales, pues tales cuentas por cobrar sern reportadas nicamente por el operador del contrato de exploracin, o por el mandatario que lo represent o por el consorcio y/o unin temporal en el que particip (ver pargrafo 1 del art. 11, pargrafo 2 del art. 12 y pargrafo 1 del art. 13 de la Resolucin 117). Como quien dice, las empresas y personas naturales solo entrarn a reportar por su propia cuenta todas sus dems cuentas por cobrar que no se hayan originado por su participacin en esos negocios jurdicos especiales. Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, el consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, consorcio u operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y les tocara hacerlo entonces a los mandantes, a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. El total de las cuentas por cobrar que sean llevadas al formato 1008, salvo si se presenta lo comentado en el prrafo anterior, deber cruzar con el dato llevado a la declaracin de renta 2012 (rengln 34 del formulario 110, o con el dato interno de los anexos
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del formulario 210 con el que se explique lo llevado al rengln 32, patrimonio bruto, de quienes usan ese formulario 210; advirtase a la fecha en que editamos este libro no conocemos el formulario 210 para declaracin de renta 2012 y por eso, cuando mencionamos algn rengln de ese formulario, asumimos que tendrn la misma ubicacin que tuvieron en el formulario del 2011). Formatos a utilizar Se utilizar el mismo formato 1008, versin 7, utilizado en los reportes del 2011. All se reportan los datos del tercero, los conceptos de la cuenta por cobrar y su valor. Se exige reportar direcciones de los terceros solo si estn domiciliados en Colombia. A los domiciliados en el exterior solo se les reporta el cdigo de pas. Cuando se reporten valores correspondientes a la provisin fiscal de deudores el valor se reportar como si fuese un valor positivo, a pesar de que en la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio s se incluira como un valor negativo. Si en lugar de cdula se reporta el NIT, el dgito de verificacin se reporta solo si se conoce.
Tngase presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato, como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurdica que administran bienes races, sin importar los ingresos brutos a diciembre del ao anterior (2011) ni del mandante ni del mandatario, reportar en forma especial los saldos de cuentas por cobrar que les haya quedado a Diciembre 31 pero por causa de administrar los ingresos de sus mandantes.
Igualmente lo harn el operador en un contrato de exploracin de hidrocarburos y el miembro encargado de facturar en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos tienen que reportar esas cuentas por cobrar que se generaron al manejar los ingresos de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harn con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el art. 9 de la Resolucin 117, pero usando los formatos especiales que se les indican en los artculos 11 a 13 de la Resolucin 117 (formatos 1018, 1051 y 1587). Por tanto, si les corresponde elaborar el formato 1008, reportaran solo las cuentas por cobrar que s se originaron en sus propias operaciones. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T. con todo y las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicacin). Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirn segn si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tenerse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.
Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (ver numeral 3.1 de esta publicacin)
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Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012 la persona jurdica o persona natural reportante descubre que necesita corregir algn valor de su declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012, en especial su rengln de cuentas por cobrar? En ese caso se dira que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la correccin del formato 1732 si tambin se est obligado a ello), en el que ya se tomaran en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado por Resolucin 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran errneos).
Por tanto, quienes presentan informacin exgena deben analizar las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la informacin exgena (concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo prctico
Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Literal i del Art.631 del E.T, pestaa Hojas de trabajo, incluido en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.
En el Captulo 9, numeral 9.9, se mostrar un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal i del artculo 631, sobre los saldos de sus cuentas por cobrar fiscales a diciembre 31 de 2012.
3.9 Informacin sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012
Literal k del art. 631 del E.T Artculos 1, 2 y 10 de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012. A quines les corresponde desarrollarlo? Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T, con las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (numeral 3.3. de esta publicacin). Cul informacin solicita? El valor total del saldo fiscal -es decir, sin importar la cuanta- de otros datos de las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012. Por ejemplo, el saldo fiscal a diciembre 31 de los dineros en bancos o el saldo fiscal a diciembre 31 de las acciones y aportes en sociedades, el detalle de los ingresos no gravados o deducciones especiales que no tienen un beneficiario externo real o que la DIAN quiere tener ms controlados y el detalle de las rentas exentas.
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En vista de que algunos de estos datos sera necesario identificarlos completamente, incluido el nombre de su tercero -por ejemplo, un saldo en bancos nacionales o del exterior o el valor de las acciones y aportes en sociedades- mientras que otros datos no tienen ese tercero -por ejemplo, el valor del gasto depreciacin del ao- en este reporte se terminan usando dos formatos: el 1011 para los valores que no tienen un tercero que explique su saldo y el 1012 para los que s cuentan con un tercero que lo explique (a estos terceros no se les reporta direccin sino solo el cdigo de pas).
Los datos que se lleven a ambos formatos debern coincidir solamente con el saldo fiscal llevado a varios renglones de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012. No se involucraran, como s se hace en el reporte de los pagos a terceros (formato 1001), los saldos contables para esas partidas. Al respecto es importante comentar que a diferencia de lo solicitado hasta los reportes del ao 2011, esta vez el art. 10 de la Resolucin 117 indica que en el formato 1011 ya no se incluirn los datos ni del saldo en caja a diciembre 31 (concepto 1105), ni del saldo fiscal a diciembre 31 de los activos fijos con sus depreciaciones o amortizaciones (conceptos 1501 a 1518), ni del juego de inventarios (conceptos 1401 a 1407), ni del juego de inventarios de semovientes (conceptos 1408 a 1412), ni de las compensaciones (conceptos 8251 a 8251). Los valores fiscales de esas partidas solo se terminarn informado esta vez dentro de los renlones 100, 135 a 168 y 318 a 353 del formato 1732 para quienes quedaron obligados a entregar tambin dicho formato (ver la Resolucin 0043 de Marzo 5 de 2013)
Adems, se debe destacar que como las resoluciones de solicitud de informacin exgena tributaria fueron expedidas en octubre 31 de 2012, antes de la expedicin de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012, es por ello que los formatos de informacin exgena (en especial el 1011) no solicitan ninguna informacin sobre los activos ocultos en aos anteriores y que ahora se estn incluyendo en la declaracin de renta 2012 lo cual es algo que permite realizar el art. 163 de la Ley 1607 y para lo cual al formato 1732 s le agregaron los respectivos renglones para informar dicho saneamiento patrimonial (ver los renglones 104,113, 119, 133, 167, 185 en el nuevo formato 1732). Por tanto, debe tenerse claro que esos activos que ahora se hacen figurar en el patrimonio bruto a diciembre 31 de 2012 s se deben incluir tambie en el formato 1011. Es importante destacar que varios de los conceptos que se usarn para detallar informacin en el formato 1011 tienen que guardar estrecha relacin con lo que se tenga reportado en el formato 1001 de pagos a terceros (ver el numeral 5 del art. 10 de la Resolucin, conceptos 8200 a 8256). As, por ejemplo, si se usa el concepto 8200 para reportar el monto de la deduccin especial por inversin en activos fijos que el reportante lleve al rengln 54 de su formulario 110 para declaracin de renta 2012 (o rengln 42 si usa el formulario 210). Ese valor debe ser como mximo el 30% de lo reportado en el formato 1001 con el concepto 5020 (compra de activos fijos sobre los cuales se calcul la deduccin especial). Igualmente, si se hicieron, por ejemplo, donaciones a empresas de cine nacional (ley 814 de 2003) y se tom como deduccin especial el 125% del valor donado, ese valor tomado como deduccin por donacin se detalla en el formato 1011 con el concepto 8217, pero debe ser como mximo el 125% del valor reportado como donacin a la empresa de cine y que figurara en el formato 1001 con los conceptos 5013 y 5014. Adems, con los conceptos 8241, 8242 y 8243 se pide informar los valores pagados durante el 2012 al ICBF, SENA y caja de compensacin, que se tomen como deduccin y no como descuento tributario (ver art. 114 del E.T. y los arts. 9 a 13 de la Ley 1429 de 2010), los cuales figurarn en los renglones informativos 32 del formulario 110 31 del formulario 210.
De otra parte, se debe destacar que la DIAN, en el listado de conceptos con los que se reportaran los diferentes tipos de rentas exentas que el informante llegue a usar en su declaracin de renta 2012 (ver el numeral 4 del art. 10), sigue incluyendo conceptos sobre rentas exentas que ya no estn hoy da vigentes y no se pueden utilizar por los contribuyentes. Ese es el caso de lo indicado en el tem 10 de ese listado donde se menciona que con el concepto 8116 se reportara el Valor de la renta
La modificacin que el art. 195 de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le efecta al Art. 16 de la Ley 814 de 2003, aumentando de 125% a 165% la deduccin fiscal por donaciones a proyectos de cine nacional, es un cambio que solo aplica para los ejercicios 2013 y siguientes.
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exenta en procesos de titularizacin de cartera hipotecaria y de los bonos hipotecarios, artculo 16 de la Ley 546 de 1999, modificado por el artculo 81 de la Ley 964 de 2005. Ese beneficio del art. 16 de la Ley 546 de 1999, modificado con el art. 81 de la Ley 964 de 2005, se entenda que solo duraba durante los 11 aos siguientes a la expedicin de la Ley 546. No son 11 aos contados desde la ley 964 sino 11 aos contados desde la ley 546, pues la ley 546 haba dicho inicialmente que el beneficio durara 5 aos y con la modificacin de la Ley 964 lo que se busc fue alargarlo 6 aos ms para un total de 11 aos pero contados desde la Ley 546 de 1999. Por tanto, eso termin en el ao 2010. Adicionalmente, si en este listado no se incluyen conceptos para reportar otros tipo de rentas exentas que s se siguen utilizando hoy da como sucede a las entidades del rgimen tributario especial, las cuales restan en el rengln de rentas exentas lo que sea el excedente fiscal que s destinarn a sus objetos sociales (ver decreto 4400 de 2004), es porque la DIAN no est interesada en recibir el detalle de esas otras rentas exentas y por tanto no se reportaran, pues en el listado no se indica ningn concepto para reportar las dems rentas exentas. Formatos a utilizar Se utilizarn los mismos formatos 1011 versin 6 y 1012 versin 7 utilizados en los reportes de 2011 (pero tomando en cuenta que ya no se usarn varios de los conceptos que hasta el 2011 se usaron dentro del formato 1011)
En el formato 1011 no se detallan nombres de terceros sino solamente conceptos y saldos a diciembre 31. En cambio, en el formato 1012 s se piden nombres de esos terceros (no se les reportan direcciones sino solamente el cdigo de pas). Y si en vez de cdula se reporta el NIT, el dgito de verificacin se reporta solo si se conoce. Manera de hacer la entrega de los reportes En este caso aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la informacin correspondiente al literal c del art. 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3 de esta publicacin). Plazos Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la entrega de este reporte transcurrirn segn si para la fecha de entrega del reporte la persona o entidad reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en cuenta la Resolucin 10269 de diciembre 21 de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e ingresando otras. Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Para los dems, transcurrirn entre el 24 de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos a esta misma altura cuando analizamos el reporte del formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra).
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Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012 la persona jurdica o persona natural reportante descubre que necesita corregir algn valor de su declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012? En este caso se dira que el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (y hasta la correccin del formato 1732 si tambin se est obligado a ello), en el que se tomaran en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN queda facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado por Resolucin 11774 de diciembre de 2005): un porcentaje del 3% de los valores inicialmente reportados pero que eran errneos).
Por tanto, quienes presentan informacin exgena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que ya han presentado la informacin exgena (Concepto 80262 de noviembre de 2005). Ejemplo prctico En el Captulo 9, numeral, 9.10 se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal k del artculo 631, sobre otros datos de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio ao 2012.
3.10 Informacin especializada solicitada a algunos informantes especiales
Mandatarios, consorcios, operadores en contratos de exploracin de hidrocarburos; sociedades fiduciarias; rganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional Artculos 11 a 15 de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012. Las actividades econmicas en nuestro pas se pueden desarrollar en forma directa por parte de cada empresa o persona que quiera vender o comprar bienes y servicios o mediante ciertas figuras jurdicas permitidas en el Cdigo Civil y otras leyes especiales, en las que intervendra otra entidad o persona diferente y que actuara en representacin de esa empresa o persona que no quiere desarrollar sus actividades de comprar o vender en forma directa.
Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Literal k del art. 631 del E.T, pestaa Hojas de trabajo, incluido en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.
Adicional a lo anterior, tambin existen las figuras jurdicas conocidas como fideicomisos o fiducias (artculo 102 del E.T.), en las cuales una o varias personas naturales o jurdicas (llamadas fideicomitentes o fiduciantes) hacen aportes de dineros o bienes (fijos o movibles) para que una sociedad fiduciaria les administre tales bienes. Se forman as distintos patrimonios autnomos que tienen unos dueos definidos pero que son administrados por la sociedad fiduciaria -todos los patrimonios autnomos que son administrados por una misma sociedad fiduciaria llegan a tener un nico NIT (ver numeral 5 del art. 102 del E.T. antes de ser modificado con el art. 127 de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012). La meta entonces de la sociedad fiduciaria es explotar esos bienes y cubrir los costos que demanden esas operacio-
Ese ltimo caso es el que se presenta cuando se utilizan figuras como contratos de mandato, consorcios y uniones temporales y operaciones conjuntas para ejecutar contratos de exploracin y explotacin de hidrocarburos.
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nes, practicando tambin las retenciones del caso. Pero al final del ao simplemente le informa a los fideicomitentes o fiduciarios sobre la utilidad o prdida que se obtuvo en el ao por la explotacin de los bienes o patrimonios autnomos. Esos dueos de los bienes son los que tienen que seguir denunciando en sus propias declaraciones de renta los bienes que han aportado a los patrimonios autnomos (art. 271-1 del E.T.), al igual que la simple utilidad que les reporte la sociedad fiduciaria (art. 102 numeral 2 del E.T.). Miremos algunos detalles de esas figuras jurdicas: a) Consorcios y uniones temporales En el caso de los consorcios y uniones temporales, esas son figuras definidas en el artculo 7 de la Ley 80 de 1993, donde se lee:
ARTCULO 7o. DE LOS CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Para los efectos de esta ley se entiende por: 1o. Consorcio: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman. 2o. Unin Temporal: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros de la unin temporal. PARGRAFO 1o. Los proponentes indicarn si su participacin es a ttulo de consorcio o unin temporal y, en este ltimo caso, sealarn los trminos y extensin de la participacin en la propuesta y en su ejecucin, los cuales no podrn ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Los miembros del consorcio y de la unin temporal debern designar la persona que, para todos los efectos, representar al consorcio o unin temporal y sealarn las reglas bsicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. PARGRAFO 2o. <Pargrafo derogado por el artculo 285 de la Ley 223 de 1995>. PARGRAFO 3o. En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el nico objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regir por las disposiciones previstas en esta ley para los consorcios.
En el Estatuto Tributario, segn lo indican los arts. 18, 368 y 437 (literal f), el consorcio o la unin temporal (que son entes sin personera jurdica pero con NIT propio pues se inscriben en el RUT de la DIAN identificndose en la pgina 2 de dicho RUT y en la casilla 68 con el cdigo 03 07), acta como agente de retencin en los costos y gastos en que se incurra por el desarrollo de las operaciones del consorcio o unin temporal. Pero no presentar la declaracin de renta denunciando los ingresos y costos respectivos, ni las declaraciones de IVA -mientras solo facture valores que se tomarn los miembros del consorcio- pues el consorcio o la unin temporal como tal es considerado un no contribuyente no declarante (ver art. 18 del E.T.). Para este ltimo efecto, son sus consorciados o miembros de la unin temporal los que bimestralmente
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en las declaraciones de IVA y anualmente en las declaraciones de renta denunciarn su respectivo ingreso y costo de acuerdo con su participacin en el consorcio o unin temporal. Adems, en el artculo 11 del Decreto 3050 de 1997 se menciona tambin lo siguiente:
ARTICULO 11. FACTURACIN DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Sin perjuicio de la obligacin de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que incumben a los miembros del consorcio o unin temporal, para efectos del cumplimiento de la obligacin formal de expedir factura, existir la opcin de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representacin de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unin temporal. Cuando la facturacin la efecte el consorcio o unin temporal bajo su propio NIT, sta, adems de sealar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unin temporal, indicar el nombre o razn social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas debern cumplir los requisitos sealados en las disposiciones legales y reglamentarias. En el evento previsto en el inciso anterior, quien efecte el pago o abono en cuenta deber practicar al consorcio o unin temporal la respectiva retencin en la fuente a ttulo de renta, y corresponder a cada uno de sus miembros asumir la retencin en la fuente a prorrata de su participacin en el ingreso facturado. El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unin temporal, deber ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participacin en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado. La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servir para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efecten los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.
Por todo lo anterior, si el propio consorcio o unin temporal con su NIT expeda la facturacin, y no los consorciados o asociados, ese consorcio o unin temporal deber hacer los reportes exigidos en el artculo 11 de la Resolucin 117 de octubre de 2012.
Para ello usar los 6 distintos formatos mencionados en ese art. 11 (1585, 1586, 1587 1588, 1043 y 1045) con los cuales reportar, por ejemplo, los costos que cubri por cuenta de los miembros del consorcio, junto con las retenciones practicadas a tales costos, o los ingresos que factur por cuenta de los consorciados; etc. En relacin con estos reportes exigidos a los consorcios y uniones temporales, debe tenerse presente lo que dice el pargrafo 1 de dicho art. 11 de la Resolucin 117:
Pargrafo 1. En ningn caso la informacin reportada por el consorcio y/o unin temporal deber ser informada por el consorciado y/o asociado.
En diciembre 23 de 2009 la Supersociedades expidi su Circular 115-006, acompaada de una gua con ejemplos, donde se indican cmo deben ser las contabilizaciones bsicas que se efecten en virtud de la ejecucin de consorcios y uniones temporales; conviene repasarla para entender mejor este tipo de figuras jurdicas.
As se evita que a la DIAN le llegue informacin duplicada respecto de un mismo tercero. Es decir, los terceros que hicieron las operaciones de comprarle o venderle al consorcio o unin temporal usarn como beneficiario al consorcio o unin temporal, y ese mismo consorcio o unin temporal dir que fue con esos terceros con quienes hizo la operacin, solo que en el interior del reporte el consorcio o unin temporal al mismo tiempo debe indicar para cules miembros eran los costos y el IVA descontable y la cuenta por pagar a diciembre 31, al igual que los ingresos y el IVA generado y la cuenta por cobrar a diciembre 31. Pero los miembros del consorcio o unin temporal no tienen que volver a informar lo que ya inform el consorcio o unin temporal.
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La resolucin no aclara lo que pasara si el consorcio o unin temporal ya se haban disuelto antes de octubre 31 de 2012 y ya haban cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese consorcio o unin temporal ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo a los miembros del respectivo consorcio o unin temporal. Adems, en el pargrafo 2 del artculo 11 de la Resolucin 117 se establece lo siguiente:
Pargrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deduccin y la retencin en la fuente practicada por el consorcio o unin temporal, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales, sern reportados por la entidad pblica o privada que celebr el convenio.
Para entender esa disposicin habra que pensar en el hecho que durante el ao 2012 el propio consorcio o unin temporal haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperacin (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de noviembre de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio consorcio o unin temporal cumpli a lo largo de todos los meses del ao 2012 con entregar a la entidad pblica o privada que lo contrat todos los datos sobre la ejecucin de esos recursos y de esa forma la entidad pblica o privada poda hacer mensualmente los reportes que se le exigan por la Resolucin 11431 de octubre 31 de 2011. Por eso en el pargrafo 5 del artculo 1 de la Resolucin 11431 de octubre 31 de 2011 se dijo lo siguiente:
Pargrafo 5. La informacin entregada de acuerdo a lo establecido en el artculo 1 de la presente Resolucin por las Entidades Pblicas o Privadas, que corresponda a pagos o abonos en cuenta, retencin en la fuente practicada e impuestos descontables, en virtud de los contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales, no requiere ser reportada anualmente por las Entidades obligadas, siempre y cuando hayan informado mensualmente.
b) Patrimonios autnomos administrados por sociedades fiduciarias Como ya se explic antes, los patrimonios autnomos, tambin llamados fideicomisos, tienen su propio NIT y son simplemente administrados por una sociedad fiduciaria (a cada patrimonio autnomo o fideicomiso, cuando se inscribe en el RUT para obtener su NIT, en la pgina 2, casilla 68, le asignan el cdigo 06).
As que los consorcios que a lo largo del 2012 ya pasaron la informacin a la entidad pblica o privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma informacin.
Como este patrimonio termina siendo el que incurre en costos (practicando retenciones en la fuente) y tambin genera ingresos, la DIAN solicita que todos esos patrimonios autnomos le presenten el reporte sobre esas operaciones y la que tiene la tarea de entregarlos es la sociedad fiduciaria que administr el patrimonio autnomo (ver art. 14 de la Resolucin 117). Al hacer esos reportes sobre pagos y sus retenciones y sobre los ingresos, deber seleccionar a los terceros con los mismos criterios con que las empresas normales haran los reportes de pagos, retenciones e ingresos (ver numerales 3.2 y 3.4 de esta publicacin). Igualmente, en el reporte que le enviarn a la DIAN se informar sobre la utilidad anual que le haya correspondido a cada fiduciante y que debe ser reconocida como ingreso por parte de l mismo.
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Para hacer esos reportes usarn esta vez las nuevas versiones de los formatos 1013, 1014 y 1058. Los tres formatos mencionados cambiaron de versin, pues esta vez tendrn que manejar una nueva columna adicional para detallar el subtipo de fideicomiso al cual corresponden los datos. Adems, en el pargrafo 3 del artculo 14 de la Resolucin 117 se indica lo siguiente:
Pargrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retencin en la fuente practicada por la sociedad fiduciaria, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales, sern reportados por la entidad pblica o privada que celebr el convenio.
Para entender esa disposicin hay que pensar en el hecho que durante el ao 2012 el propio patrimonio autnomo haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperacin (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de Nov. de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio patrimonio autnomo cumpli a lo largo de todos los meses del ao 2012 con entregar a la entidad pblica o privada que lo contrat todos los datos sobre la ejecucin de esos recursos y de esa forma la entidad pblica o privada poda hacer mensualmente los reportes que se le exigan por la Resolucin 11431 de octubre 31 de 2011. Por eso en el pargrafo 5 del artculo 1 de esa Resolucin 11431 de octubre de 2011 se dijo lo siguiente:
As que los patrimonios autnomos que a lo largo del 2012 ya pasaron la informacin a la entidad pblica o privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma informacin.
c) Contrato de mandato En el contrato de mandato, regulado en los artculos 1.262 y siguientes del Cdigo de Comercio, existe una parte llamada el mandante, que es quien contrata a otra llamada mandataria para que esta ltima acte en representacin de la primera. Como consecuencia de ello, la mandataria es la que facturara, con su propia facturacin, ingresos que no son para ella sino para su mandante. Por ejemplo, si el dueo de un inmueble contrata a una inmobiliaria para que lo represente y le administre sus bienes races, el dueo del inmueble ser el mandante y la inmobiliaria sera la mandataria. En ese caso, y por virtud de lo indicado en el artculo 3 del Decreto 1514 de 1998 y el art. 29 del Decreto 3050 de 1997, es la inmobiliaria (mandataria) la que facturara, con su propia papelera de facturacin, los ingresos que se generan por arrendar las propiedades de su mandante. Y es tambin la inmobiliaria (mandataria) la que incurra en costos y gastos necesarios para el mantenimiento de los bienes races y aunque ella no es la que usara tales costos en su declaracin de renta, pues los usar solo su mandante, sucede que tales costos y gastos s llegaban facturados a nombre de ella y es ella la que incluso actuara como agente de retencin a ttulo de renta y de IVA sobre tales costos y gastos, todo dependiendo de si su mandante es agente de retencin o no por esos conceptos.
Estas retenciones las practica solo si su mandante, de haber hecho l mismo las operaciones, las hubiera practicado. Como quien dice, la mandataria asume las calidades que tenga su mandante; (ver el concepto DIAN 1762 de enero 10 de 2007 y el artculo 8 del Decreto 522 de 2003).
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El mandante registra en su contabilidad los costos y gastos, el IVA de tales costos y gastos, los ingresos con su IVA, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, de acuerdo con todos los beneficiarios que le informe la mandataria. En todo caso, el art. 6 de la Resolucin 117 les dice a los mandantes que los ingresos que recibieron a travs de sus mandatarios los reporten solo con el Nit del mandatario y en la columna especial que para tales efectos le disearon al formato 1007.
Estas retenciones practicadas por la inmobiliaria son declaradas en la declaracin mensual de retenciones en la fuente de la propia inmobiliaria, pero los datos sobre los ingresos que factur para su mandante y su respectivo IVA s deben ser declarados en las declaraciones de IVA que presentara el propio mandante de acuerdo con los informes que peridicamente le enva su mandataria. Los costos y gastos, junto con su IVA descontable sern igualmente tomados como tales solo por el mandante en sus respectivas declaraciones bimestrales de IVA y anual de renta. En vista de lo anterior, es claro que los cruces de informacin exgena tributaria para la DIAN se podran complicar por cuanto las personas y empresas que hicieron las operaciones directamente con la mandataria reportaran como beneficiaria de tales operaciones a dicha mandataria y no a su mandante, pues el dato final del mandante no era conocido por esos terceros (aunque se debe tener presente lo que dice el art. 394 del E.T.). Para que esto no suceda, la DIAN mencion en el artculo 13 de la Resolucin 117, que todo mandatario -que es el que actuaba como intermediario- sin importar si es una persona natural o jurdica y sin importar el monto de los ingresos de l mismo o de su mandante a diciembre del ao anterior (2011), deber presentar la informacin de las operaciones que efectu en desarrollo de todos sus contratos de mandato durante el ao 2012 (y lo debe hacer solo en forma virtual).
Hay que aclarar adems que si ese mandatario es quizs una persona jurdica o persona natural que tena en diciembre de 2011ingresos brutos propios superiores a los $100.000.000 o a los $500.000.000, en ese caso tendra que responder adicionalmente por los otros reportes exigidos en los artculos 3 a 10 de la misma Resolucin 117. Para hacer los reportes de las operaciones que hicieron por cuenta de sus mandantes, los mandatarios usarn los mismos formatos que usaron en los reportes del ao 2011 (formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054 1055).
As mismo, y en razn de que los mismos mandantes tambin terminaran registrando en sus propias contabilidades los datos que les sean informados por sus mandatarios con todo y los mismos beneficiarios con que los registr inicialmente su mandataria -pues el mandante es el que tiene que presentar las declaraciones de IVA y de renta con esos datos, ya que para l s son sus ingresos, o sus costos, o sus IVA generados o sus IVA descontables- es por eso que en el pargrafo 1 de art. 13 de la Resolucin 117 se dispuso lo siguiente:
Pargrafo 1. En ningn caso la informacin reportada por el mandatario o contratista deber ser informada por el mandante.
Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el consorcio o unin temporal ya se haban disuelto antes de octubre 31 de 2012 y ya haban cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese consorcio o unin temporal ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a los miembros del respectivo consorcio o unin temporal. Adems, en el pargrafo 2 del artculo 11 de la Resolucin se lee lo siguiente:
Pargrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deduccin y la retencin en la fuente practicada por el mandatario o contratista, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales, sern reportados por la entidad pblica o privada que celebr el convenio.
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Para entender esa disposicin hay que pensar en el hecho que durante el ao 2012 el propio mandatario haya sido justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperacin (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de noviembre de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio mandatario cumpli a lo largo de todos los meses del ao 2012 con entregar a la entidad pblica o privada que lo contrat todos los datos sobre la ejecucin de esos recursos y de esa forma la entidad pblica o privada poda hacer mensualmente los reportes que se le exigan por la Resolucin 11431 de octubre 31 de 2011. Por eso en el pargrafo 5 del artculo 1 de esa Resolucin 11431 de octubre de 2011 se dijo lo siguiente:
As que los mandatarios que a lo largo del 2012 ya pasaron la informacin a la entidad pblica o privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa misma informacin. Ejemplo prctico En el Captulo 9, numeral 9.11, se presenta un ejemplo sobre la forma como una entidad que actu como mandataria efectuara los reportes que le son exigidos en el art. 13 de la Resolucin 117.
Los datos que se presentan en dicho numeral estn tomados del archivo en Excel titulado Reportes de los mandatarios en contratos de mandato, pestaa Hojas de trabajo, incluido en el DVD que acompaa esta publicacin y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.
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Suministro de la Informacin Exgena Tributaria del ao gravable 2012 a travs del portal de internet de la DIAN
Captulo 4
En vista de que las Resoluciones 111 a 118 de octubre de 2012 han exigido que los reportes con informacin exgena tributaria del ao gravable 2012 sean suministrados en forma virtual utilizando los servicios informticos electrnicos (SIE) de la DIAN, es necesario repasar cules son las caractersticas ms importantes de dichos SIE.
Temario
4.1 Qu son los servicios informticos electrnicos (SIE) de la DIAN. 4.2 Pasos a seguir para la utilizacin de la opcin denominada Presentacin de informacin por envo de archivos . 4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detect errores 4.4 Correccin a los reportes inicialmente enviados
4.1 Qu son los servicios informticos electrnicos (SIE) de la DIAN.

Los SIE sirven para varios propsitos, de los cuales los dos ms importantes son los siguientes: a. Diligenciar o diligenciar y presentar las respectivas declaraciones tributarias administradas por la DIAN. b. Suministrar o suministrar y presentar los archivos con los reportes de informacin exgena (ya sea exgena tributaria o exgena cambiaria).
Para poder usar tales SIE y presentar los archivos que contienen la informacin exgena tributaria se requiere estar conectado a internet desde un computador que rena unos mnimos requisitos tecnolgicos, a saber. a. Tener una memoria RAM de 512 MB (recomendada: 1024 MB). b. Procesador 2 Ghz (recomendado: doble ncleo)
c. Resolucin del monitor: Configuracin mnima: 800 x 600 (recomendada: 1024 x 768). d. Sistema operativo: Windows XP SP2, Windows Vista o Windows 7. Tener el computador con las actualizaciones del sistema operativo al da (Windows update). Tambien se puede hacer desde equipos con sistema operativo Mac OS X. e. Software adicional: Acrobat Reader 8.0 o Superior, Flash 9.0 o superior y se recomienda mquina virtual JAVA ltima versin.
Para ampliar ms sobre los SIE, ver el archivo en PDF incluido en el DVD que acompaa a esta publicacin, pestaa Anexos / induccin a los servicios informticos de la DIAN
f.
g. Impresora para imprimir los formularios: Se recomienda una impresora lser con resolucin mnima de 600 x 600 dpi; de ninguna manera se debe utilizar una impresora de matriz de puntos. Para la impresin de los formularios utilice papel de 75 gramos (papel de fotocopia). h. Contar con una conexin de banda ancha con un mnimo de 2000 Kbps. Las personas jurdicas deben disponer de una conexin de banda ancha a Internetinternet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia (http:// www.nap.com.co/html /integrantes.php). El promedio de utilizacin del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad.
Navegadores: IExplorer (versiones 7,8 y 9), Firefox (versiones 3.5, 3.6, 4.0, 5.0, 6.0, 7.0 y 8.0) o Chrome (versiones 11 o superior). Configuracin del lenguaje: para Firefox es Espaol/Colombia [es-co]; para IExplorer es Espaol(colombia)[esco] y para Chrome es espaol (Latinoamrica); para todos los navegadores se debe dejar como primera opcin de lenguaje. Configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co.
4.2 Pasos a seguir para la utilizacin de la opcin denominada Presentacin de informacin por envo de archivos .
4.2.1. Actualizacin previa del RUT.
Se requiere contar con los RUT actualizados, tanto de la entidad u organizacin (el cual mostrar la responsabilidad 14-informante de exgena), como del representante legal (el cual debe mostrarle la responsabilidad 22-Suscribir declaraciones de terceros).
Aclaracin: la DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de telecomunicaciones, con el propsito de establecer Extranets y ofrecer mejores opciones de conexin a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB, FLYCOM, GLOBAL CROSSING, PEOPLE ON LINE y TELMEX.
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Si el reporte lo hace una persona natural obligada a suministrar los archivos exigidos por la DIAN, solamente necesita tener actualizado su propio RUT y cuando inicie sesin en el portal de la DIAN entrara con la opcin a nombre propio. 4.2.2 Crearse una cuenta de usuario en el portal de la DIAN El representante legal de las personas jurdicas o la persona natural reportante, cuando ya tienen su RUT, debern proceder a crearse en el portal de la DIAN una cuenta de usuario, con la cual podrn acceder a los SIE.
Para ello se utilizan los 13 ltimos nmeros que estn debajo del cdigo de barras que les figura en la primera pgina de su RUT (visitar el siguiente enlace en la DIAN: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefNuevosUsuarios.faces).
Si no se tiene RUT, recurdese que tienen que obtenerlo con todos los nuevos requisitos establecidos por los Decretos 1 de julio de 2012 y 2820 de agosto de 2011 (recibo de servicios pblicos, fotocopia de la cdula, etc.) 4.2.3. Obtener y/o renovar la firma digital Para obtener la firma digital por primera vez (lo cual es un trmite totalmente gratuito), se debe hacer la diligencia personalmente en cualquier sede de la DIAN o a travs de un tercero apoderado, o un tercero autorizado en un simple documento autenticado ante notario (ver pargrafo 2 del art. 19 de la Resolucin 117). En ese trmite la DIAN diligenciar un formulario 10036 en el que quedar indicada una cuenta de correo electrnico a la cual se har llegar el archivo especial de extensin .epf, junto con una contrasea, para que el titular de esa cuenta de correo electrnico lo descargue, ingrese al portal de la DIAN con su cuenta de usuario, haga el proceso de activacin en el portal de internet de la DIAN (sitio donde se autoasignar una nueva contrasea que solo l quedar conociendo) y luego s lo pueda usar para firmar los reportes que entregar.
Ver el archivo en PDF incluido en el DVD que acompaa a esta publicacin, pestaa Anexos / Instrucciones para descargar mecanismo digital.
Para ampliar ms sobre el mecanismo de firma digital, vase el archivo en PDF incluido en el DVD que acompaa a esta publicacin, pestaa Anexos / Mecanismo digital (obtencin de firma digital.
Al archivo con la firma digital, una vez activada, el usuario le podr dar un nombre cualquiera pero quedar siempre con extensin .epf. Esa extensin siempre debe quedar en minsculas pues de lo contrario el archivo no funcionara. Y se recomienda tener varias copias de ese archivo por si se llega a averiar. Si un mismo representante legal firma en varias empresas, siempre usar una nica firma digital para todos los reportes que firme as sean de diferentes empresas. Si se requiere obtener una nueva firma digital, la deben solicitar como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha en que entregaran los reportes. La firma digital se debe renovar cada tres aos, contados desde el momento en que la descargaron del portal de la DIAN. Para ello el propio portal de la DIAN le avisar automticamente si la firma est prxima a vencerse y por el mismo portal se podr renovar (ver Resolucin 12717 de 2005 y la cartilla instructiva de la DIAN sobre mecanismo de firma digital). 4.2.4. Aclaracin de lo que son las solicitudes de envo y la forma como se relacionan con los formatos que contienen la informacin exgena tributaria solicitada
Todos los archivos que deba elaborarse de un mismo formato deben cumplir con una restriccin muy importante, pues cada uno no puede exceder de los 5.000 registros, y todos los archivos de un mismo formato se alistan en una sola Solicitud de envo de archivos.
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De acuerdo con la mecnica del portal de la DIAN, para cada distinto formato que se quiera entregar se deber elaborar una distinta solicitud de informacin por envo de archivos.
Las solicitudes de informacin por envo de archivos son formularios que el propio portal de la DIAN (cuando se presenta virtualmente la informacin), o el funcionario de la DIAN (cuando se llevan los archivos en forma fsica a las sedes de la DIAN) generar automticamente y se distinguen en su parte superior con el nmero 10006 (ver la imagen de un formulario de esos incluida como ejemplo en las primeras pginas de esta obra). Estos formularios 10006 sern la constancia de haber cumplido con la entrega de cada distinto formato.
Las mencionadas solicitudes de informacin por envo de archivos tienen tambin en su parte superior un cdigo de barras y un nmero de varios dgitos debajo de l. Dicho nmero es el que se necesitar diligenciar en los casos en que por alguna razn se deba corregir alguno de los archivos inicialmente entregados (se hara un reemplazo de la solicitud inicial; ver ms detalles en las pginas 31 y siguientes de la cartilla instructiva). 4.2.5. Manera correcta de nombrar los archivos que se entregaran en la DIAN El nombre que se debe dar a cada uno de los archivos con los que se llegue a elaborar cada uno de los formatos de las resoluciones 111 a 118 tiene que guardar una estructura especial.
Supongamos que se tiene que elaborar el Formato 1001 con los datos de los pagos y retenciones practicados a terceros durante el 2012, y que los terceros a reportar son 15.000. En ese caso, para ese formato 1001 habra que elaborar tres distintos archivos que quedaran nombrados as: Dmuisca_010100108201300000001.xml Dmuisca_010100108201300000002.xml Dmuisca_010100108201300000003.xml
Los dos primeros dgitos (01) pueden llegar a ser tambin un (02). Se usa el (01) para identificar que es la primera vez que se entrega el archivo. Pero se cambiara a (02) si es un reemplazo o correccin. No importa si es la segunda, o tercera o cuarta correccin, etc., siempre se usar 02 para las correcciones de un reporte inmediatamente anterior. Los siguientes cinco dgitos (01001) identifican el nmero o tipo de formato. Los siguientes dos dgitos (08) identifican la versin del formato.
Los siguientes cuatro dgitos siempre deben corresponder al ao de la entrega de la informacin y no al ao gravable al que corresponde la informacin.n En ese caso se pone 2013 pues los archivos se estarn entregando durante el 2013. La huella sobre cual es el ao gravable al que pertenece la informacin solo se ve en la parte interna del archivo denominada encabezado y se diligencia cuando se est construyendo el formato con el prevalidador diseado por la DIAN, en los campos donde se pide fecha inicial y fecha final. En esos campos iran esta vez 2012-01-01 y 2012-12-31. Los siguientes ocho dgitos (ejemplo 00000001) son para que el reportante les d una numeracin consecutiva y sin saltos, a todos los distintos archivos que llegue a presentar, sin importar a cuntos formatos distintos corresponden dichos archivos (sin importar si en un mismo ao entrega archivos de exgena tributaria junto con los de exgena aduanera y cambiaria). Al respecto debe tenerse en cuenta, como ya se dijo antes, que por cada formato se deber elaborar una solicitud de informacin por envo de archivos. Aun cuando en el mismo ao de entrega se tengan que estar
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diligenciando distintas solicitudes de informacin por envo de archivos, en ese caso la numeracin del archivo tiene que guardar un estricto orden consecutivo. Un ejemplo de ello sera: Supongamos que durante el 2013 se entregar informacin del ao gravable 2012, as: dos archivos del formato 1001 y tambin dos archivos del formato 1005. En ese caso se tendran que hacer las siguientes solicitudes de envo de archivos y adjuntar los siguientes archivos: a) Solicitud de envo para los archivos del formato 1001: Dmuisca_010100108201300000001.xml Dmuisca_010100108201300000002.xml Dmuisca_010100507201300000003.xml Dmuisca_010100507201300000004.xml
b) Solicitud de envo para los archivos del formato 1005:
Ntese que el nmero del consecutivo de envo para esos dos ltimos archivos son en este caso el 00000003 y el 00000004, pues en la primera solicitud de envo ya se haba utilizado el consecutivo 00000001 y 00000002. El propio portal de la DIAN ayuda a que el usuario no se vaya a equivocar con el nmero del consecutivo de envos dentro de un mismo ao de entrega, pues en la pantalla le ir mostrando un texto automtico pequeo que dira, por ejemplo: Su prximo consecutivo para el envo de archivos a nombre de esta organizacin es: 789.
Debe hacerse la recomendacin de que los archivos que sern trasmitidos a la DIAN estn ubicados en una carpeta del computador del informante cuyo nombre no tenga caracteres especiales tales como la , o * y similares, pues en esos casos, cuando se pretenda cargar los archivos en el portal de la DIAN se presentarn fallas.
Cada archivo que se vaya cagando en el portal de la DIAN se tiene que ir firmando digitalmente, y en ese caso el nombre del archivo, despus de firmado, es cambiado automticamente por el portal de la DIAN y lucira as: signDmuisca_010100108201200000001.xml.xml
4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detect errores
Cuando los archivos son recibidos por la DIAN y tal entidad emite el formulario 10006 como prueba de haber entregado la informacin, hasta este punto la DIAN no le ha hecho ningn tipo de verificacin de fondo a la informacin reportada.
Ver el archivo en PDF incluido en el DVD que acompaa a esta publicacin, pestaa Anexos / Presentaci de informacin por envo de archivos, comunicacin de resultados, pginas 23 a 25.
Cuando la DIAN procese todos esos reportes y detecte inconsistencias o problemas de fondo (por ejemplo, falta el cruce con los dems reportantes o porque un tercero fue reportado como si tuviera NIT pero en la DIAN no le tienen NIT y por tanto haba que reportarlo como una cdula, etc.), el reportante puede saberlo entrando en cualquier momento a los servicios informticos electrnicos de la DIAN y fijarse en el cono que se muestra en la parte de abajo, denominado Tareas. Si aparece algn nmero, es porque hay algn error por corregir.
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Pero tambin se puede hacer uso de la opcin Consultar envos de solicitudes y despus de indicar sobre cul formato de los entregados se quiere averiguar si la DIAN le detect errores o no., los resultados que se podrn desplegar son (ver pginas 26 a 29 de la cartilla): Solicitud recibida: Indica que la informacin reportada cumple con la especificacin tcnica del respectivo formato. Cancelada: Indica que sobre la solicitud actual se aplic una solicitud de cancelacin. Reemplazada parcialmente: Indica que sobre la solicitud actual se aplic una solicitud de reemplazo parcial.
Reemplazada totalmente: Indica que sobre la solicitud actual se aplic una solicitud de reemplazo total. Solicitud con error: Indica que en la solicitud actual se han detectado errores relacionados con la especificacin tcnica requerida para describir el contenido.
Solicitud con error a nivel de archivo(s)- Errores de encabezado o de validacin de datos contra el esquema: Indica que en la solicitud actual se han detectado errores relacionados con la especificacin tcnica requerida para construir los archivos.
Solicitud con error-cantidad de registros en el(los) archivo(s) no coincide con la digitada en la solicitud de envo: Indica que hay una diferencia entre la cantidad de tems o registros informados en la solicitud de envo y los que finalmente se recibieron. Solicitud con error.- La firma no coincide en el (los) archivo (s) que se intent procesar: Indica que la solicitud actual est siendo autorizada mediante una firma digital diferente a la usada para colocar los archivos en la bandeja de entrada.
4.4 Correccin a los reportes inicialmente enviados
Para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo informante con la entrega de los archivos, pensemos que durante el mismo ao de envo (para nuestro caso ser el ao 2013) tenga que reemplazar (entindase corregir) unos archivos que haba enviado en el pasado (por ejemplo, corregir los archivos que tenan informacin del ao gravable 2011 y que fueron entregados durante el 2012). En ese caso, con todos esos archivos (los del ao ms reciente ms los de la correccin de un ao anterior) se debe conservar el consecutivo del nmero de envo. Para ilustrarlo, supngase que en abril del 2012 se haban entregado dos archivos del formato 1001 con la informacin del ao gravable 2011 y sus nombres fueron:
Solicitud de envo nmero: 1000066000000531 (este es el nmero que haba debajo del cdigo de barras de la Solicitud de envo que se gener en ese ao de la primera entrega). Esa solicitud se compona de estos archivos: Dmuisca_010100107201200000001.xml Dmuisca_010100107201200000002.xml
Luego, durante abril del 2013 se entregan dos nuevos archivos para el formato 1009, pero con la informacin del ao gravable 2012, y sus nombres fueron:
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Solicitud de envo nmero: 1000066000000640 Dmuisca_010100907201300000001.xml Dmuisca_010100907201300000002.xml
Pero luego sucede que durante el mismo 2013, en agosto de 2013, se debe corregir uno de los dos archivos con la informacin del ao gravable 2011 y otro de los archivos con la informacin del ao gravable 2012. En ese caso se deber corregir (reemplazar) las dos solicitudes de envo, y aunque sea uno solo el archivo en cada solicitud el que debe ser corregido, en todo caso, a la solicitud que se piensa corregir (o reemplazar) se le tiene que volver a adjuntar la misma cantidad de archivos que tena la solicitud inicial. Eso sera:
Para reemplazar la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenan informacin del ao gravable 2011: Dmuisca_020110107201300000003.xml Dmuisca_020110107201300000004.xml
b) Para reemplazar la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenan informacin del ao gravable 2012: Dmuisca_020110907201300000005.xml Dmuisca_020110907201300000006.xml
Obsrvese entonces, cmo en esas correcciones los nmeros del consecutivo de envo ya son 3, 4, 5 y 6, pues en el mismo ao de entrega 2013 ya existan los nmeros de consecutivo 1 y 2. De todas maneras, el propio portal de la DIAN ayuda a que el usuario no se vaya a equivocar con el nmero del consecutivo de envos dentro de un mismo ao de entrega, pues en la pantalla aparece un texto automtico pequeo que dira, por ejemplo: Su prximo consecutivo para el envo de archivos a nombre de esta organizacin es: 789.
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Prevalidador para la elaboracin o validacin de la Informacin Exgena Tributaria, ao gravable 2012
Temario
5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseado por la DIAN 5.2 Requisitos tcnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador 5.3 Visualizacin de un caso prctico para la construccin de la informacin que contendra el formato 1001 sobre pagos a terceros y sus retenciones
Captulo 5
Utilizacin del prevalidador tributario para la elaboracin o validacin de los formatos a que hacen referencia las resoluciones 111 a 118 del ao 2012 que contendran la informacin exgena tributaria del ao gravable 2012.
5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseado por la DIAN
os comentarios de este captulo se refieren a la versin del prevalidador que la DIAN public en su portal de internet en febrero de 2013 y al que se puede acceder visitando este enlace: http://www.dian.gov.co/descargas/prevalidador/2013/Prevalidador_Tributario_2013_v1.0.exe.
El prevalidador tributario que cada ao publica la DIAN en su portal de internet es una herramienta gratuita construida en el programa Excel y cuyo men de inicio tiene la siguiente presentacin.
Es prevalidador entonces puede ser utilizada para cualquiera de los siguientes propsitos:
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a. Diligenciar cualquiera de los distintos 51 formatos mencionados en las resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de 2012. En este caso primero se captura la informacin como si se estuviera trabajando en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa misma informacin en un archivo con el estndar XML exigido por la norma. La ventaja de usar el propio aplicativo diseado por la DIAN para construir los formatos es que ste cuenta con variados niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se cometan errores de forma, por ejemplo, digitar datos no numricos en espacios que son numricos. El aplicativo de la DIAN no est hecho para verificar si la informacin que le suministran es fiscalmente exacta o no. Esto solo lo detectar la DIAN en los posteriores procesos internos que tal entidad efecte con todos los archivos que le entreguen los distintos informantes. b. Revisar y validar los archivos en el estndar XML que el informante haya construido por su propia cuenta usando otros aplicativos diferentes al diseado por la DIAN. c. Ver archivo de error. Si al consultar va internet alguna solicitud de informacin por envo de archivos en relacin con alguno de los formatos entregados a la DIAN (ver numeral 4.3 de esta publicacin), esta entidad informa que los archivos de ese formato contienen errores de tipo tcnico (por ejemplo, que un tercero fue reportado como si
Una vez se obtiene la copia del aplicativo, el paso siguiente es el de ejecutarlo o instalarlo. Al hacer dicha instalacin el aplicativo generar, en cualquier zona del computador que el usuario haya escogido (preferiblemente no muy alejada de la raz del disco duro), una carpeta llamada Prevalidador_DIAN_Tributario_2013_v1.0. Dentro de esa carpeta se har visible, entre otros, un archivo en Word llamado Manual, que se recomienda sea ledo por usuarios que por primera vez van a usar el aplicativo. Tambin se hace visible una subcarpeta llamada Salida y tambin un archivo de Excel llamado Prevalidador_ Tributario_2013_v1.0.xls, que es el que se deber seleccionar para empezar a hacer los trabajos respectivos. En esa subcarpeta llamada Salida el aplicativo ir guardando automticamente los archivos ya convertidos en estndar xml y son los que se han de entregar a la DIAN.
tuviera NIT pero en la DIAN no le tienen ese Nit y por tanto haba que reportarlo con otro tipo de documento), se permitir entonces al reportante, desde el portal de Internet de la DIAN, descargar un archivo con el informe de esos errores detectados por la DIAN y guardarlo en el equipo. Cuando eso sucede, se podr comparar el archivo original enviado a la DIAN con el archivo que contiene los errores detectados por la DIAN. Para eso se usa la opcin Ver archivo de error en el men principal del prevalidador
5.2 Requisitos tcnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador
La recomendacin es que si un mismo usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de construirle la informacin a distintas empresas, en ese caso, por cada una de estas tendra que hacer una instalacin diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo para todas, entonces en la subcarpeta de Salida suceder que los nuevos archivos que va generando para una segunda empresa reemplazaran a los de la primera empresa trabajada (este aplicativo no es tan sofisticado como s lo es el software STORM USER de la Supersociedades que permite, con un solo aplicativo, construir la informacin para varias empresas).
De acuerdo con el manual que acompaa al prevalidador tributario, el equipo donde se piense usar debe contar con el software de Excel 2000 o superior.
Lo primero que se deber hacer antes de trabajar con el archivo de Excel que se genera en la instalacin del aplicativo (archivo llamado Prevalidador_ Tributario_2013_ v1.0.xls), es abrir un archivo de Excel cualquiera y ajustar la zona de macros para que el nivel de seguridad de las macros sea puesto en la opcin bajo. Para saber cmo se logra hacer esto, ya sea que en el computador se tenga un Excel 2010 o que se tenga un Excel inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual del prevalidador. Adems, ya se ha podido comprobar que ese aplicativo en Excel no corre en los equipos MAC aunque estn dotados con versin de Office para MAC. Por tanto, en esos equipos se hace necesario tener una particin del disco duro y en ella tener instalada una versin de Windows y dentro de esa particin con Windows instalar el Excel y as s funciona el aplicativo de la DIAN. Lo anterior a causa de que el prevalidador es un archivo de Excel elaborado con muchas macros las cuales no corren correctamente en el Excel que se vende normalmente para los equipos MAC y solo funciona en el Excel para Windows.
5.3 Visualizacin de un caso prctico para la construccin de la informacin que contendra el formato 1001 sobre pagos a terceros y sus retenciones
Este punto se podr apreciar en la videoconferencia grabada en el DVD que acompaa esta publicacin.
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Formalidades que se deben cumplir en el proceso de entrega de la informacin exgena tributaria
Actualizaciones del RUT de la persona natural o jurdica reportante y de su representante legal.
Captulo 6
Pasos para conseguir las firmas digitales si aun no se tienen.
Manejo de contingencias si el da de la entrega virtual se presentan problemas en el portal de la DIAN.
Para el trmite de obtener firmas digitales es necesario que el representante legal, en el caso de las personas jurdicas, tenga su propio RUT y que en l le figure la responsabilidad 22-Suscribir declaraciones de terceros. Si el representante legal an no tiene RUT, debe iniciar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con todos los nuevos requisitos fijados en los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011, por los cuales se modific el Decreto 2788 de 2004, a saber: 1. Llevar el original y una fotocopia de la cdula.; 2. Llevar el original y una fotocopia del recibo de servicios pblicos o de impuesto predial correspondientes al sitio que mantendr reportado como direccin en la DIAN.; 3. Llevar constancia de tener una cuenta de ahorros o corriente en una entidad vigilada por la Superfinanciera. Esto ltimo solo se lo exigen a las personas naturales que vayan a figurar en el RUT como responsables del IVA en el rgimen comn como importadores habituales o como exportadores habituales u ocasionales.
omo las resoluciones 111 a 118 indican que todos los reportantes, incluidos quienes solo deban entregar un nico formato, tienen que entregar esa informacin nicamente de manera virtual a travs del portal de la DIAN, hay que asegurarse de que el RUT de la empresa (organizacin) refleje la responsabilidad 14-Informante de exgena y que su representante legal tenga vigente y activada su firma digital. Si el reportante no es una persona jurdica sino una persona natural, dicha persona tambin debe tener su propio RUT con la responsabilidad 14-Informante de exgena y contar con su propia firma digital activada. El RUT de la empresa debe reflejar la responsabilidad 14-Informante de exgena y su representante legal tenga vigente y activada su firma digital.
Si la persona no puede ir personalmente a tramitar su inscripcin en el RUT, tiene que enviar a un apoderado que no requiere ser abogado (ver arts. 34 y 68 del DecretoLey anti trmites 019 de enero de 2012). Lo mismo aplica si el representante ya tiene su RUT y solo necesita actualizarlo para que le figure la responsabilidad 22. Si aun no tiene mecanismo de firma digital, para el trmite de obtenerlo puede escoger entre ir personalmente a cualquier sede de la DIAN o hacerlo mediante apoderado o enviar a un simple tercero autorizado.
El tercero autorizado se presentara con la simple carta autenticada ante notario (ver pargrafo 2 del art. 19 de la Resolucin 117).
En ese trmite la DIAN diligenciar un formulario 10036 en el que queda indicada una cuenta de correo electrnico a la cual se har llegar el archivo especial de extensin .epf junto con una contrasea para que el titular de esa cuenta de correo lo descargue, lo active en el portal de internet de la DIAN (sitio donde se reasignar una nueva contrasea que solo l quedar conociendo) y luego lo pueda usar para firmar los reportes que entregar.
Si el representante legal o la persona natural obligada a reportar ya tiene asignada firma digital, ya sea porque se la asignaron para firmar virtualmente las declaraciones tributarias o para estar entregando otros tipos de reportes a la DIAN, entonces no debe ir a obtener nuevos mecanismos pues con el que ya posee puede tambin entregar virtualmente los reportes de la informacin exgena. Adems, si una persona natural acta como representante legal de varias personas jurdicas al mismo tiempo, en ese caso con la firma que le asignan la primera vez, firmar digitalmente en todos los entes jurdicos donde tenga que hacerlo y tambin puede entregar sus propios reportes si a ello est obligado.
Para ms detalles, ver las cartillas instructivas de la DIAN para obtencin y activacin de mecanismos de firma digital y para utilizacin de los servicios informticos electrnicos del portal de internet de la DIAN, incluidas como archivos adicionales de PDF en la pestaa Anexos del DVD que acompaa esta publicacin.
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Conviene aclarar que si alguien queda obligado a entregar estos reportes de informacin exgena de forma virtual, automticamente queda por esa sola razn obligado a seguir presentando en forma virtual sus declaraciones tributarias (ver numeral 11 del Artculo 1, y el Art.3, ambos de la Resolucin DIAN 12761 de diciembre 9 de 2011). Lo anterior implica que aunque los reportes de exgena solo los firmar el representante legal o la persona natural reportante, suceder que si el reportante es alguien que luego tendr que presentar sus declaraciones en forma virtual,en tal caso para la presentacin de sus declaraciones en forma virtual, si las mismas llevan siempre firma de contador o de revisor fiscal, ser necesario que tambin le consigan firmas digitales al contador o al revisor fiscal si aun no las tienen. As mismo, en el caso de la informacin de personas jurdicas, es muy importante advertir que cuando se est iniciando la sesin en el portal de la DIAN para entregar los archivos, se debe entrar con la opcin Organizacin y no con la opcin A nombre propio. Esa segunda opcin solo la utiliza el reportante persona natural.
Todo el trmite de la obtencin y activacin de la firma digital es gratuito y se puede empezar a tramitar desde ya para no dejarlo para los ltimos das.
Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos o de prdida de la firma digital. Si se pierde dicha firma digital o si cambiaron de representante legal, deben pedir un cambio o asignacin de nueva firma con mnimo tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento. (ver pargrafo del art. 20 Resolucin 117).
En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado contingencia (art. 20 en la Resolucin 117), en el cual se indica que si para la fecha de entrega virtual de los reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de la DIAN, el reportante deber llevar los archivos fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso.
Una vez se reportan los archivos, los cuales se firman digitalmente uno a uno y se agrupan en distintas solicitudes de informacin por envo de archivos segn el tipo de formato a que corresponda, el portal de la DIAN le generar al reportante el formulario 10006 como archivo en PDF descargable y con la leyenda que dice Recibido. Adicionalmente le generar un archivo llamado, por ejemplo, AcuseRecibo100066500003807. xml, el cual se podr descargar al equipo. Este acuse de recibo es el soporte legal de la presentacin de informacin y su fecha ser la que se entienda para todos los fines legales. Adicionalmente, se entrega un nmero de asunto el cual le servir para realizar el seguimiento a sus solicitudes. En caso de que la informacin presentada con la solicitud tenga error, se le crear una tarea relacionada con el asunto asignado para hacer la respectiva correccin. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con la solicitud inicial sern registradas en el asunto asignado para su seguimiento.
Ver pginas 19 a 22 de la Presentacin de informacin por envo de archivos, incluida como un archivo PDF en la pestaa Anexos del DVD que acompaa esta publicacin.
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Rgimen sancionatorio aplicable a dicho proceso
Sanciones que puede aplicar la DIAN y el plazo para hacerlo en caso que no se suministre, se haga extemporneamente o con errores, la informacin exgena solicitada.
Temario
7.1 Anlisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolucin 11774 de diciembre de 2005 que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, suministren extemporneamente, con errores o corrijan la informacin exgena tributaria solicitada por la DIAN 7.2 Trmino que tiene la DIAN para solicitar la informacin a quienes no la suministren oportunamente y para validar la exactitud de los datos suministrados por quienes presentan la informacin. Firmeza de los reportes
Captulo 7
7.1 Anlisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolucin 11774 de diciembre de 2005 que constituyen el marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, suministren extemporneamente, con errores o corrijan la informacin exgena tributaria solicitada por la DIAN
n relacin con la informacin exgena tributaria exigida por la DIAN, a la fecha se encuentran vigentes varias normas que configuran el rgimen sancionatorio aplicable a quienes no la suministren o lo hagan extemporneamente, con errores o la corrijan.
En primer lugar, el artculo 651 del E.T. dispone que la informacin que no se suministre estando obligado, o que se suministre extemporneamente, o que se suministre con errores, es sancionada con alguna de las siguientes dos sanciones: a. Con sanciones en dinero (literal a del Art. 651) que puede llegar a ser de hasta 15.000 UVT (durante el 2013 significara sanciones de hasta $402.615.000)
a. Con el desconocimiento de los pasivos, costos y gastos y rentas exentas de la declaracin de renta y con el desconocimiento de los IVA descontables en las declaraciones de IVA (literal b del Art. 651). Para las sanciones en dinero que trata el literal a del Art. 651, la DIAN expidi en diciembre de 2005 la Resolucin 11774 en la que se establece lo siguiente: Si la falta consiste en informacin exigida sobre cifras que no son suministradas o son suministradas en forma extempornea, se aplicar hasta el 5% de la sumatoria de dicha informacin, sin que en valores absolutos exceda los 15.000 UVT. As por ejemplo, si no se entrega el reporte de las retenciones practicadas, la DIAN podra estimar la sancin tomando los valores de las declaraciones de retenciones en la fuente y aplicarles el 5%.
Si la falta consiste en informacin exigida sobre cifras que es suministrada en forma oportuna y exacta, pero se suministra usando medios tcnicos distintos a los sealados por la DIAN (es decir, no usan los archivos en XML), entonces se impone una sancin del 4% del valor total suministrado en esos medios no aprobados sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT.
Si la falta consiste en informacin exigida sobre cifras, la cual s es presentada en forma oportuna y en el medio tecnolgico diseado por la DIAN, pero sucede que despus de los procesos de cruce de informacin con terceros se le detectan errores de contenido, se aplica una sancin del 3% de la sumatoria de los datos errneos, sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT. Si la falta consiste en informacin exigida sobre otros datos distintos a cifras (por ejemplo NIT, direcciones, conceptos, etc.) que no es suministrada o es suministrada en forma extempornea, se aplicar el 0,5% de los ingresos netos del periodo objeto de la informacin. En caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,5% del patrimonio bruto del ao inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la informacin o el que figure en la ms reciente declaracin de renta o de ingresos y patrimonio presentada. De todas formas, en valores absolutos la sancin no puede exceder los 15.000 UVT. Si la falta consiste en informacin exigida sobre otros datos distintos a cifras (NIT, direcciones, conceptos, etc.) que s es suministrada en forma oportuna y exacta pero

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se usan para ello medios tcnicos distintos de los sealados por la DIAN (es decir, no se suministra en archivos en XML), se aplicar el 0,4% de los ingresos netos del periodo objeto de la informacin. En caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,4% del patrimonio bruto del ao inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la informacin o el que figure en la ms reciente declaracin de renta o de ingresos y patrimonio presentada. De todas formas, en valores absolutos la sancin no puede exceder los 15.000 UVT.
Advirtase que si a un reportante lo sancionan por no presentar la informacin, para que le reduzcan la sancin inicialmente propuesta por la DIAN, el obligado debe entregar la informacin que no haba entregado (ver artculo 2 de la Resolucin 11774 de diciembre de 2005). Pero si despus de hacerlo sta contiene errores, le abrirn otro proceso sancionatorio por haberla entregado con errores (ver fallo del Consejo de Estado 9216 de febrero 12 de 1999). Adems, si antes de que la DIAN detecte errores en los archivos, el reportante efecta correcciones voluntarias a la informacin, stas son sancionables por la DIAN (concepto 80262 de Nov. de 2005). Entindase que en todos los casos en que la DIAN imponga sanciones por estos procesos, tales sanciones no las autoliquida el propio informante. Para el efecto, DIAN emite un documento denominado resolucin sancin para definirla e imponerla.
Si la falta es por informacin exigida sobre otros datos distintos a cifras (NIT, direcciones, conceptos, etc.), la cual s es presentada en forma oportuna y en el medio tecnolgico diseado por la DIAN, pero despus de los procesos de cruce de informacin con terceros se detectan errores, se aplicar el 0,3% de los ingresos netos del periodo objeto de la informacin. En caso de no existir ingresos netos en el periodo, se aplica el 0,3% del patrimonio bruto del ao inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la informacin, o que figure en la ms reciente declaracin de renta o de ingresos y patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos la sancin no puede exceder los 15.000 UVT.
De otra parte, puede decirse que si los reportes de informacin exgena tributaria son como los anexos de la declaracin tributaria (renta, IVA, retencin en la fuente), entonces en la prctica es como si quedara prohibido equivocarse con la declaracin tributaria. Lo anterior por cuanto si una declaracin ya fue presentada y tambin lo fue su reporte de informacin exgena tributaria, al hacerle entonces una correccin a la declaracin tributaria tambin habra que hacerla a los reportes de informacin exgena tributaria y ah vendran las respectivas sanciones por haber entregado inicialmente informacin que era errnea As mismo, existe la norma del artculo 658-2 que establece:
Artculo 658-2. Sancin por evasin pasiva. <Artculo adicionado por el artculo 27 de la Ley 863 de 2003.> Las personas o entidades que realicen pagos a contribuyentes y no relacionen el correspondiente costo o gasto dentro de su contabilidad, o estos no hayan sido informados a la administracin tributaria existiendo obligacin de hacerlo, o cuando esta lo hubiere requerido, sern sancionados con una multa equivalente al valor del impuesto terico que hubiera generado tal pago, siempre y cuando el contribuyente beneficiario de los pagos haya omitido dicho ingreso en su declaracin tributaria. Sin perjuicio de la competencia general para aplicar sanciones administrativas y de las acciones penales que se deriven por tales hechos, la sancin prevista en este artculo se podr proponer, determinar y discutir dentro del mismo proceso de imposicin de sancin o de determinacin oficial que se adelante contra el contribuyente que no declar el ingreso. En este ltimo caso, las depen-
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dencias competentes para adelantar la actuacin frente a dicho contribuyente sern igualmente competentes para decidir frente a la persona o entidad que hizo el pago.
Por consiguiente, esa norma castigara el hecho de no informar los pagos que s constituyan ingresos gravables para el tercero (los cuales iran en el formato 1001), pero siempre y cuando ste no haya declarado el ingreso. Si ese tercero no declar lo que para l era un ingreso, y la entidad o persona informante tampoco lo haba informado entre sus pagos, se le impondr como multa a la entidad informante el mayor valor por impuesto de renta que al tercero le tocar calcular cuando la DIAN le haga corregir su declaracin de renta.
7.2 Trmino que tiene la DIAN para solicitar la informacin a quienes no la suministren oportunamente y para validar la exactitud de los datos suministrados por quienes presentan la informacin. Firmeza de los reportes
Por ltimo, responderemos a las siguientes preguntas:
a. Si no se ha presentado la informacin estando obligado cunto tiempo tiene la DIAN para detectar esa omisin y exigir que se la presenten?
b. Si se entreg la informacin en forma oportuna, cul es el periodo de firmeza de tales reportes, es decir, el periodo que tiene la DIAN para detectarle errores de forma o de fondo?
En ambos casos, como el suministro de informacin exgena es otra de las obligaciones formales de los sujetos administrados por la DIAN (tal como lo es la de inscribirse en el RUT o la de expedir factura de venta o documento equivalente a factura de venta), la norma contenida en el artculo 638 del E.T. es la que determina el plazo que tiene la DIAN para detectar el incumplimiento de esas obligaciones formales o para sancionar a quienes las presenten con errores. En esa norma leemos lo siguiente:
Articulo 638. Prescripcin de la facultad para imponer sanciones. Cuando las sanciones se impongan en liquidaciones oficiales, la facultad para imponerlas prescribe en el mismo trmino que existe para practicar la respectiva liquidacin oficial. Cuando las sanciones se impongan en Resolucin independiente, deber formularse el pliego de cargos correspondiente, dentro de los dos aos siguientes a la fecha en que se present la declaracin de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, del perodo durante el cual ocurri la irregularidad sancionable o ces la irregularidad, para el caso de las infracciones continuadas. Salvo en el caso de la sancin por no declarar, de los intereses de mora, y de las sanciones previstas en los artculos 659, 659-1 y 660 del Estatuto Tributario, las cuales prescriben en el trmino de cinco aos. Vencido el trmino de respuesta del pliego de cargos, la Administracin Tributaria tendr un plazo de seis meses para aplicar la sancin correspondiente, previa la prctica de las pruebas a que hubiere lugar. (Subrayado fuera del texto)
De acuerdo con esa norma se interpretara que si alguien no ha presentado la informacin de un determinado ao o la present con errores, la DIAN tiene plazo para imponerle la sancin por no enviarla o por los errores que le detecten, hasta dos aos posteriores a la fecha en que se deba presentar la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio del periodo en el que se deba haber presentado el reporte de informacin exgena (o se present con errores).
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Por tanto, si los reportes de informacin exgena tributaria del ao gravable 2012 se presentarn en abril de 2013, entonces al presentar las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio por el ao gravable 2013 (que se presentaran en abril de 2014) la DIAN contar con dos aos (hasta abril de 2016) para iniciar sus procesos. En consecuencia, si esa informacin exgena del ao gravable 2012 tiene errores o no se presenta, la DIAN tiene hasta abril de 2016 (tres aos en total contados desde el plazo en que se venca la entrega de los reportes) para detectar los errores o la no entrega de los reportes e imponer la sancin respectiva. Esta interpretacin fue ratificada por la DIAN en su concepto 96801 de noviembre 23 de 2009. Adems, si el reportante es alguien no obligado a presentar declaracin de renta ni de ingresos y patrimonio -caso de algunas de las entidades pblicas del Art. 22 del E.T. que deben entregar la informacin de pagos y retenciones a terceros, pero que segn el Art. 598 del E.T. no presentan declaracin de renta ni de ingresos y patrimonio- la DIAN ha dicho, en sus conceptos 039199 de 1997 y el 22797 de abril 5 de 2010, que tambin se contara con tres aos para imponer la sancin por aplicacin del artculo 38 del Cdigo Contencioso Administrativo, en el cual se lee lo siguiente:
Artculo 38. Caducidad respecto de las sanciones. Salvo disposicin especial en contrario, la facultad que tienen las autoridades administrativas para imponer sanciones caduca a los tres (3) aos de producido el acto que pueda ocasionarlas (...)
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Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes de informacin exgena tributaria
Respuestas que la DIAN tiene publicadas en su portal de internet desde el ao 2009 en relacin con los aspectos tcnicos ms importantes en las solicitudes anuales de informacin exgena tributaria. Se han recopilado las respuestas que la misma DIAN ha dado a varias preguntas relacionadas con el proceso de preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria. El listado de respuestas fue actualizado en mayo de 2009 y por ello, cuando alude a las normas de informacin exgena, menciona las resoluciones 3841 a 3848 que en ese momento regan la informacin del ao gravable 2008. Varias de estas respuestas siguen siendo tiles para el proceso de presentacin de la informacin exgena tributaria del ao gravable 2012 y por ello las hemos transcrito en este punto. Fuente: http://www.dian.gov.co/dian/20dian-virtual.nsf/46e8bcb2eaecce4705256 ed100565a1d/823cb9b852982d9e052572ed0079d5e8?OpenDocument
Captulo 8
Temario
8.1 Sobre las especificaciones tcnicas de la informacin a reportar 8.2 Sobre la presentacin de la informacin por envo de archivos 8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformacin de archivos 8.5 Identificacin de terceros
8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la informacin
8.1 Sobre las especificaciones tcnicas de la informacin a reportar

1. Qu es un archivo XML? Un archivo XML es un conjunto de registros magnticos en un estndar especfico. Se basan en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los elementos de un documento. XML define estas etiquetas en funcin del tipo de datos que est describiendo y no de la apariencia final que tendrn en pantalla o en la copia impresa, adems de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes Estos archivos al estar en este estndar permiten fcil intercambio entre los sistemas informticos. El prevalidador que pone a disposicin la DIAN, en forma gratuita, le permitir la conversin de los archivos a XML.
La validez del contenido solamente se conocer luego de ser procesados por la DIAN. 7. Los esquemas de validacin sern entregados a los usuarios? Los esquemas XSD hacen parte integral de las especificaciones tcnicas de cada uno de los formatos establecidos de acuerdo a la normatividad que los refiera. 8. Existe algn lmite en el tamao de los archivos a transmitir? Dado que cada archivo no puede contener ms de 5.000 registros, el tamao del archivo no debe ser superior a 5 MB (mega bytes), que corresponde a los formatos ms grandes.
2. Qu es un esquema XSD? Un esquema XSD es la descripcin de la estructura de la informacin contenida en un archivo XML y de sus reglas, por ejemplo longitud, tipo, obligatoriedad. Se requiere para que los sistemas que transmiten o reciben archivos XML puedan validar la conformacin de estos archivos. 3. Qu especificaciones concretas de XML se deben seguir y en dnde encontrarlas? Se debe utilizar la especificacin XML 1.0 Tercera edicin, la cual se puede encontrar en la direccin http://www.w3.org/tr/rec-xml.
9. Cmo se deben nombrar los archivos de los anexos en caso de que tengan que partirse por tener ms de 5.000 registros? En los anexos de cada una de las resoluciones se sealan las especificaciones tcnicas para cada formato. En el numeral uno de cada anexo se encuentra el estndar del nombre de los archivos de las especificaciones tcnicas de cada formato. Es as como el nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde: cc : concepto (Insercin 01, Reemplazo 02) mmmmm : formato vv : versin del formato (versin 06) aaaa : ao de envo ccccccc : consecutivo de envo por ao
4. Qu caracteres especiales pueden contener los archivos XML? Solamente se recibirn caracteres que formen parte del conjunto de caracteres ISO-8859-1; los caracteres que por alguna razn no formen parte de este conjunto no deben ser incluidos en los archivos.
5. Cmo se identifica que un esquema corresponde a una determinada versin y tipo de archivo XML? El nombre y el encabezado del archivo contienen la versin y el tipo de archivo; adicionalmente la solicitud de presentacin de informacin por envo de archivos tambin la incluye. El esquema, por su parte, incorpora un elemento de documentacin que indica el formato que describe.
Los archivos que correspondan a un mismo formato conservan el mismo nombre, pero varan los dgitos correspondientes al nmero de envo, el cual debe asignarse en forma consecutiva sin que puedan existir saltos ni repeticiones en el consecutivo. 10. De qu manera se garantiza que un grupo de archivos corresponde a un formato? Por el nombre de los archivos, por ejemplo: Dmuisca_01100206200600000050.xml Dmuisca_01100206200600000051.xml Dmuisca_01100206200600000052.xml Dmuisca_01100206200600000053.xml
6. Cmo se puede estar seguro de que los archivos XML estn bien formados y son vlidos antes de ser enviados a la DIAN? Al validarlos con el esquema XSD correspondiente se garantiza que los archivos estn bien formados.
Dentro del nombre del archivo se evidencia el formato, ya que se identifica su nmero, que para el caso del ejemplo es el 1002.
Si existen ms de cinco mil registros a ser reportados por el mismo formato, automticamente se
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fraccionan en ms de un archivo, pero en todo caso el segundo o ms archivos siempre se identificarn con el mismo formato, en este caso el 1002. No deben existir saltos ni repeticiones en el consecutivo de este grupo de archivos y todos deben corresponder al mismo formato de la solicitud de presentacin de informacin por envo de archivos. En caso de que exista algn error en los nombres de los archivos o falte uno de ellos, no se podr presentar la informacin.
11. El nmero de envo siempre es 1, o es 1 para el mes de enero, 2 para el mes de febrero y as sucesivamente? El nmero de envo es un consecutivo general del ao para todos los archivos que el contribuyente enva a la DIAN. No es especfico por formato o por mes o por tipo de informacin. El nmero de envo debe coincidir con el nmero de envo especificado en el nombre del archivo; por tanto, la casilla Numenvio, en el contenido de los datos del encabezado del archivo, y el nmero de envo cuando se colocan los archivos en la bandeja de entrada en la presentacin de informacin por envo de archivos, deben coincidir. El informante debe llevar el control del consecutivo de envos. 12. El campo nmero de envo debe iniciar en 1 para cada formato o se va incrementando de un formato a otro, es decir, el formato 1001 es nmero de envo 1, el formato 1002 es nmero de envo 2 y as? No. El nmero de envo es un consecutivo general para todos los archivos enviados a la DIAN en un perodo de ao. No es especfico por cada uno de los formatos. Dicha numeracin no debe contener saltos ni repeticiones cuando los archivos hacen parte de un solo formato. Debe coincidir tanto en la conformacin del nombre del archivo como en el encabezado del contenido del archivo. Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el nmero de los archivos; por tanto, debe ser diligenciada directamente por los usuarios. Adems, un formato puede tener ms de un archivo, lo que implica que el inicial ser el nmero 1 hasta el ltimo por el mismo formato. Si se genera otro formato diferente, este consecutivo continuar en forma ascendente por el nmero de archivos que correspondan. 13. Cmo se diligencian los campos fecha inicial y final? En estos campos se debe diligenciar la fecha inicial y la fecha final correspondiente al periodo de la informacin que se est generando para enviar a la DIAN de acuerdo con la normatividad vigente.
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14. Quin debe poner la informacin en archivos XML? Es de absoluta responsabilidad del informante. 15. La fecha de envo en el XML corresponde a la fecha de presentacin de la informacin? No. La fecha de envo registrada en el encabezado de los archivos se utilizar solamente para las validaciones de forma en los archivos. La fecha de envo corresponde a las fechas inicial y final de la informacin enviada, diferente de la fecha de presentacin de la informacin, la cual corresponde al momento en que tenga lugar este hecho. 16. Qu seguridad tiene la presentacin virtual? Cuando se realiza la presentacin virtual, este servicio tiene las siguientes caractersticas de seguridad:
a. Las conexiones a los servidores utilizan el protocolo HTTP sobre SSL (https) que permite cifrar la comunicacin. b. Autogestin de sus mecanismos de seguridad, es decir, de su usuario y contrasea y/o de su mecanismo de firma respaldada con certificado digital. c. Presentacin virtual para el poseedor de firma y certificado digital, archivo firmado digitalmente que garantiza no alteracin en la recepcin. 17. Qu mecanismos de seguridad se implementarn sobre los discos compactos, disquetes o memoria flash USB entregados a la DIAN? La DIAN no se quedar con los medios en los cuales viene la informacin En caso de presentacin presencial dichos medios se utilizarn para traerla a los puntos autorizados por la DIAN, evento en el cual el funcionario de la DIAN la ingresar a travs del servicio de presentacin de informacin por envo de archivos y devolver el medio.
18. Cul es la razn por la cual solo se pueden enviar 5.000 registros? Por la facilidad de transmisin (o retransmisin en caso de fallas), ya que esto reduce el tamao de los archivos y facilita la correccin de los errores. 19. Qu sucede si se envan ms de 5.000 registros en un mismo archivo? El archivo ser rechazado en el proceso de carga.
20. Se debe diligenciar una solicitud de envo por cada archivo de 5.000 registros? No. Una solicitud de presentacin de informacin por envo de archivos cubre todos los archivos que contengan informacin de un mismo formato. Si la informacin relativa a un formato tiene 5 mil registros o menos, se diligenciar una solicitud, pero si la
informacin supera los cinco mil registros se conformarn varios archivos teniendo en cuenta en la denominacin referir el mismo formato y se tramitar una solicitud de presentacin. Si se debe entregar informacin relacionada con varios formatos se diligenciarn tantas solicitudes como formatos deban entregarse.
8.2 Sobre la presentacin de la informacin por envo de archivos

25. La informacin tributaria de aos anteriores puede presentarse con las nuevas especificaciones tcnicas? No. La informacin tributaria de aos anteriores se debe conformar y presentar de acuerdo con la normatividad y especificaciones tcnicas establecidas para cada ao gravable. Si ese es el caso, la informacin puede ser entregada en la administracin correspondiente a su jurisdiccin, almacenando los archivos en un medio magntico y acompaados del formato de entrega. O puede enviarla por correo certificado al Grupo de Informacin Exgena Tributaria de la Subdireccin de Gestin de Fiscalizacin Tributaria, ubicado en Bogot en la direccin carrera 7 No. 6 54 Piso 13.
21. Si voy a enviar en 10 archivos informacin que corresponde a 10 formatos diferentes puedo diligenciar una sola solicitud? No. Todos los archivos, numerados consecutivamente, pueden ser colocados en la bandeja de entrada. Ahora bien, debe diligenciarse una solicitud de envo por cada formato que deba entregarse. A su vez, respecto de cada formato puede haber uno o varios archivos conformados cada uno por mximo 5 mil registros.
22. Qu significado tiene el campo CodCpt (insercin, reemplazo) del encabezado? El cdigo de concepto indica si la carga se realiza como 01 insercin, para archivos nuevos 02 reemplazo para correccin de la informacin. Cabe anotar que todos los archivos de una misma solicitud de presentacin de informacin por envo de archivos deben corresponder al mismo concepto, es decir, a insercin o reemplazo. 23. En algunos formatos existe un campo denominado Concepto, tiene este campo relacin con el campo Concepto del encabezado? No existe relacin entre los campos concepto del encabezado y los que se encuentran en los registros. El campo concepto que se encuentra en el encabezado y en el nombre de los archivos est relacionado con el campo concepto de la solicitud de presentacin de informacin por envo de informacin y se utiliza para identificar la operacin de carga que se realizar con la informacin recibida. Puede tener valores: 1 Insercin / Nuevo 2 Reemplazo
26. Cuando se habla de informacin tributaria o de informacin por envo de archivos se hace referencia a lo mismo y qu comprende? Tradicionalmente se ha hablado de informacin exgena como aqulla que los obligados informan a la DIAN, en general, por operaciones de terceros y/o realizadas con terceros. Atendiendo a los nuevos servicios informticos electrnicos implementados por la DIAN, se hace referencia al mismo tema solo que bajo la denominacin de presentacin de informacin por envo de archivos. El servicio de informacin por envo de archivos tambin tiene aplicacin, con sus propias especificaciones, en materia aduanera y prximamente en materia cambiaria. 27. Cul es la forma para presentar la informacin? Hay dos formas: Presentacin virtual: Es la transmisin electrnica y segura de informacin a la DIAN, mediante el servicio presentacin de informacin por envo de archivos, lo que garantiza el origen y proteccin de la informacin utilizando el mecanismo de firma digital, a travs de los cuales el interesado realiza el trmite virtualmente ante la DIAN, que confirma la presentacin con una acuse de recibo igualmente firmado digitalmente. Presentacin presencial: en Puntos de Contacto de la DIAN donde funcionarios de la entidad atienden personalmente al interesado, quien lleva la informacin a travs de disquete, CD, o USB. En este caso el funcionario de la DIAN ingresa la informacin a travs del servicio de presentacin de informacin por envo de archivos y entrega constancia fsica de recibo.
Los campos concepto de los registros se refieren a la informacin contenida en cada registro.
24. Cul es la razn del campo Valor Total? El campo Valor Total del encabezado se utiliza como campo de control de los archivos y refleja la sumatoria de un campo numrico de los registros de cada archivo. Debido a que todos los formatos no tienen la misma conformacin, el campo utilizado para cada formato debe ser uno de los campos con valores numricos del mismo.
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29. Quin debe cumplir el deber legal de presentar la informacin, el representante legal, el revisor fiscal? Conforme a la ley deben cumplir con el deber legal de presentar la informacin por envo de archivos los contribuyentes, responsables o informantes directos, personalmente o por medio de sus representantes.
30. Quin debe firmar la solicitud de envo de archivos, el representante legal, el revisor fiscal o ambos? Los obligados a presentar la informacin en forma virtual deben diligenciar la solicitud de presentacin de informacin por envo de archivos, la cual a su vez debe ser firmada digitalmente; para tal efecto deben poseer mecanismo de firma digital que la DIAN asigna en forma gratuita. La solicitud de presentacin de informacin por envo de archivos debe ser firmada por quien tiene el deber legal de presentar la informacin, esto es, el informante persona natural y en el caso de las entidades o personas jurdicas el representante legal. 31. Cuando se realiza el trmite en forma presencial quin debe adelantarlo? Tratndose de la presentacin presencial, el trmite puede adelantarlo directamente el obligado (informante), o mediante apoderado debidamente constituido o a travs de tercero debidamente autorizado, con firma autenticada de quien autoriza, sealando nombres, apellidos y documento de identificacin de la persona autorizada. 32. Por qu correo o en qu direccin acceso para remitir la informacin? Las personas obligadas a presentar la informacin en forma virtual deben ingresar al portal de la DIAN: www.dian.gov.co, y luego utilizar el servicio informtico electrnico de DIAN virtual. Previamente a la utilizacin del servicio ha debido agotarse la verificacin del equipo, la habilitacin de la cuenta y la activacin del mecanismo digital.
34. Cmo se obtiene la firma digital para presentacin virtual de la informacin? El informante en forma personal, o a travs de apoderado para adelantar en su nombre el trmite, podr acercarse a los puntos habilitados de la DIAN y solicitar la emisin del mecanismo de firma digital, para lo cual deber tener actualizado previamente el RUT de la persona o entidad informante y el del representante legal con las responsabilidades correspondientes.
35. El representante legal a quien le fue otorgada la firma digital, para presentar virtualmente las declaraciones, necesita otra firma para la presentacin de informacin? No. El representante legal, con la firma digital otorgada por la DIAN para declarar virtualmente, puede presentar virtualmente la informacin. 36. La firma digital tiene algn costo? No. La emisin de la firma digital no tiene ningn costo.
33. Para realizar la presentacin de informacin es necesario actualizar el RUT de la entidad o persona natural informante y del representante legal? Antes de efectuar la presentacin de la informacin debe actualizarse el RUT de la entidad o persona natural informante con la obligacin 14 (Informante) y del representante legal, obligacin 22 (Suscribir Declaraciones a nombre de terceros, presentar informacin), de ser necesario.
37. Puede un interesado sin firma ni certificado digital presentar la informacin virtualmente? No. Para cumplir con su obligacin en forma virtual el interesado debe contar con el mecanismo de firma digital. Si se trata de un informante que no est obligado a presentar la informacin virtualmente, la presentar en forma presencial allegando la informacin en disquetes, CD o unidades extrables (USB) a los puntos habilitados donde un funcionario lo atender para ingresar la presentacin a travs de los servicios informticos de la DIAN. No obstante, los informantes que pueden presentar la informacin en forma presencial, por estar inscritos en el RUT, pueden habilitar una cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos conformados en XML en un espacio virtual llamado bandeja de entrada, que es un recurso que facilita poner archivos en un medio diferente a disquete, CD o USB, y que de ninguna manera implica el cumplimiento de la obligacin. As mismo, al habilitar cuenta es posible diligenciar la solicitud de presentacin, la cual queda en trmite, debiendo imprimirla y firmarla para su presentacin en la DIAN, donde igualmente un funcionario lo atender para efectuar el ingreso de la informacin a travs de los servicios informticos de la DIAN. Es decir, que en todo caso se requiere para cumplir con la obligacin agotar dicho trmite, despus del cual recibir la constancia correspondiente firmada por el funcionario.
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38. La presentacin presencial dnde se debe realizar? La presentacin presencial de la informacin se debe realizar en las Direcciones Seccionales o puntos habilitados por la entidad para el efecto. 39. Puedo presentar la informacin en cualquier administracin del pas, o necesariamente en la jurisdiccin conforme con el domicilio registrado en el RUT? La informacin se puede presentar en cualquier Direccin Seccional del pas, siguiendo los mismos parmetros establecidos para el RUT.
43. Habr algn cobro adicional al usuario por la utilizacin del servicio virtual o presencial? No existe ningn costo por el uso de este servicio. Los servicios que dispone la DIAN son de carcter gratuito.
40. En qu momento se entiende cumplida la obligacin de presentar la informacin? Se entiende cumplido el deber legal de presentar la informacin de acuerdo con la forma de presentacin: Presentacin virtual: mediante acuse de recibo electrnico y el Formulario 10006 marcado PRESENTADO firmado digitalmente por la DIAN, generados por los servicios informticos.
44. Se permite hacer retransmisiones de los mismos archivos por errores y/o inconsistencias? S. En caso de encontrar errores o inconsistencias en la informacin se deben corregir los archivos y realizar un nuevo envo, para lo cual se debe utilizar el concepto de reemplazo (concepto 02) para identificar que se est corrigiendo una informacin ya presentada. 45. Para efectos de control de trminos qu fecha se tiene en cuenta? Para efectos del control de trminos en lo que se refiere a oportunidad en el cumplimiento de la obligacin de informar se cuenta:
Para la firma de la solicitud de envo los servicios informticos de la DIAN generan una pantalla adicional del navegador, la cual debe utilizarse. El usuario que posee mecanismo de firma digital debe asegurarse de firmar digitalmente la solicitud antes de proceder a su envo virtual. Presentacin presencial en puntos autorizados: mediante entrega fsica del Formulario 10006 Presentacin de informacin por envo de Archivos firmada por el funcionario competente de la DIAN y marcado con la leyenda FORMALIZADO.
8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformacin de archivos
Para presentacin virtual, a partir de la fecha de acuse electrnico digital de la DIAN. Para presentacin presencial, en sitios autorizados: a partir de la fecha de la expedicin de la constancia fsica de recibo firmada por la DIAN.
Con el fin de recibir sus opiniones y sugerencias sobre esta herramienta se ha habilitado la siguiente direccin electrnica: asistencia@dian.gov.co
41. Cules son los tiempos definidos para la validacin de los archivos? El tiempo definido para este procesamiento depender del volumen de informacin que est siendo procesado por la DIAN.
42. La informacin que contenga errores genera sanciones? Cuando la DIAN establece que la informacin presentada contiene errores o que la informacin no corresponde a lo solicitado, procede la aplicacin de sanciones conforme al artculo 651 del Estatuto Tributario en concordancia con la Resolucin No. 11774 de diciembre 7 de 2005.
46. Qu tipo de apoyo o ayudas tiene el usuario final, para la generacin de su informacin en los formatos establecidos? La DIAN ha desarrollado una herramienta llamada Prevalidador de datos para presentacin de informacin por envo de archivos, la cual tiene por objeto facilitar el proceso de la captura de la informacin, conformar los archivos XML y fraccionarlos en archivos hasta de 5.000 registros. Adicionalmente podr utilizarla para validar archivos XML generados a travs de otras herramientas. Esta herramienta es gratuita. Para conocer ms sobre la misma o descargarla ingrese por www.dian. gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todos los prevalidadores que hay disponibles. 47. Es el prevalidador un programa o software? El prevalidador es una herramienta construida sobre Excel para facilitar la presentacin de la informacin y la conformacin de los archivos cumpliendo con las especificaciones tcnicas dispuestas para los formatos establecidos.
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48. Qu informacin valida el prevalidador de datos? El prevalidador de datos para presentar informacin por envo de archivos valida y genera archivos xml de la informacin de acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008 nicamente. 49. El prevalidador funciona nicamente en Excel? Si. El prevalidador funciona nicamente con Excel. 50. El prevalidador requiere licencia de software? No. El prevalidador es de distribucin gratuita y la DIAN tiene derechos reservados sobre la herramienta.
55. Dnde se pueden descargar los prevalidadores? Los prevalidadores se encuentran en el men izquierdo del portal, opcin Otros servicios informticos / Descarga prevalidadores. Tambin los encuentra por el botn superior Ayuda / Prevalidadores. 56. El Prevalidador carga un archivo plano? No. El prevalidador solo carga archivos Excel. 57. De una base de datos se puede pasar la informacin al prevalidador? Se hace necesario convertir la informacin a formato Excel y luego pegarla en el prevalidador. 58. El prevalidador valida archivos Excel? S. Para tal efecto se debe seguir el siguiente procedimiento:
51. Qu versin de Excel debo tener instalada en mi equipo? En versiones anteriores puede instalarse? De acuerdo con los requerimientos tcnicos de los servicios informticos electrnicos DIAN incluido el prevalidador, la versin mnima es Windows 2000 y Excel 2000, para que la herramienta funcione correctamente. 52. Cunto espacio ocupa en disco el prevalidador? El programa instalador y la herramienta instalada ocupan en disco aproximadamente 9.5 MB.
53. Para utilizar el prevalidador de datos para presentar informacin por envo de archivos, debo instalarlo en el computador personal o puedo trabajarlo directamente en la pgina de la DIAN? Debe ser instalado en el computador personal o en el que se vaya a diligenciar la informacin. 54. Qu se debe hacer antes de instalar el prevalidador? Antes de instalar el prevalidador siga los siguientes pasos: 1. Abra el programa Microsoft Excel Ruta: botn Inicio Programas Microsoft Excel (esta ruta puede variar de acuerdo con la configuracin de su computador). 2. D clic sobre el men Herramientas, baje hasta Macro, y seleccione la opcin Seguridad. 3. En el cuadro de dilogo Seguridad, seleccione la opcin Bajo. 4. Cierre el programa Microsoft Excel , Ruta: men Archivo opcin Salir: 5. Proceda a realizar la descarga del prevalidador. Previamente lea el artculo Lame en www.dian. gov.co / Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todo lo relacionado con los prevalidadores.
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El archivo Excel donde est la informacin debe estar conformado de acuerdo con las especificaciones tcnicas del formato que se va a diligenciar. Determinar el nmero de registros o lneas del archivo Excel. En el prevalidador ir al formato en el cual se ingresar la informacin. Agregar el nmero de lneas o registros, seleccionando en el men del prevalidador la opcin Agregar, digitar el nmero de lneas a diligenciar, dar enter y luego clic en Agregar. Dar clic en la opcin Ocultar ayuda en el men del prevalidador. En el archivo Excel seleccionar, nicamente, la informacin correspondiente. Copiar la informacin seleccionada. En el prevalidador, ubicado el cursor en la primera posicin del registro donde se desea copiar la informacin utilizar la opcin Pegar. Si el nmero de casillas y registros copiados del archivo Excel no coincide con las casillas y nmero de registros agregados y no se oculta la ayuda del prevalidador, no se podr realizar el pegado. Una vez pegada la informacin verificarla con la ayuda lnea a lnea utilizando la opcin Mostrar ayuda Utilizar la opcin Generar XML para diligenciar la informacin del encabezado y nombre del archivo. En este momento, si el archivo contiene errores, la herramienta le dar aviso y generar un archivo plano de errores globales, le permitir guardarlo en el equipo y con cualquier editor de texto podr ver el contenido del archivo de errores. Una vez superados los errores confirmar los datos del encabezado.
59. Descargado e instalado el prevalidador, al ingresar advierte que se deben habilitar o deshabilitar las macros, o no funciona el botn Siguiente, o en la opcin Diligenciar seleccionando un formato, al dar clic en el botn Ir al formato, genera Error en la definicin del formato, qu se debe hacer en estos casos? Para superar estos errores, se debe desinstalar el programa prevalidador de datos. Verificar que la versin del Excel sea 2000 o superior. Ingresar al Excel, seleccionar en men opcin Herramientas, indicar Macro, seleccionar Seguridad, marcar nivel de seguridad BAJO y cerrar Excel. Esto para que las macros del prevalidador de datos funcionen correctamente. En este momento ya puede descargar e instalar el prevalidador.
Generar los archivos XML. La herramienta dar aviso en qu ubicacin quedar el archivo generado.
60. Por qu cuando se genera el XML, la herramienta advierte que no puede generar el archivo o no genera el archivo y no responde nada? Esto debido a que se guard el prevalidador en una ubicacin diferente a la original de la instalacin, donde no estn las carpetas y archivos necesarios para la validacin y generacin de los archivos. Se recomienda que el prevalidador sea instalado y no copiado. Igualmente, que cuando se guarde la informacin no hacerlo en ubicacin diferente a la original de la instalacin. 61. Despus de haber trabajado en el prevalidador, el Excel no est trabajando correctamente Qu se debe hacer? Se debe abrir el prevalidador, luego cerrarlo adecuadamente e ingresar al Excel.
64. Cmo se remite la informacin a la DIAN, cuando se hace uso del prevalidador de datos para presentacin de informacin para envo de archivos? El prevalidador de datos permite hasta la conformacin de archivos XML de cada formato. Una vez generados estos archivos deben realizarse los procedimientos de presentacin virtual o presencial, segn corresponda. Presentacin virtual: para los obligados a entregar la informacin en forma virtual, deben poseer mecanismo de firma digital y utilizar el servicio de presentacin de informacin por envo de archivos, dispuesto en DIAN virtual, ingresando por www.dian. gov.co. Presentacin presencial: en este caso se debe guardar o almacenar los archivos XML generados en un disquete, CD o USB y acercarse personalmente, o mediante apoderado o tercero debidamente autorizado, a los puntos habilitados por la DIAN para realizar la presentacin.
65. Cul es la forma adecuada de regresar al prevalidador despus de generar un archivo XM?, Es necesario salir del prevalidador y volver a ingresar a l? Oprimir el botn Regresar, y el prevalidador regresa al formato que se estaba diligenciando. Y estando all, en la barra de men del prevalidador oprimir Inicio y l regresar a la pantalla de Diligenciar, donde se puede seleccionar otro formato. 66. Al volver a generar un archivo XML, correspondiente a un formato que ya ha sido generado con anterioridad y que ser guardado en la misma carpeta Salida, qu pasa con el archivo anterior, es reemplazado o el nuevo se genera con nombre diferente? Si el archivo a generar corresponde al mismo concepto (insercin o reemplazo) y mismo nmero de envo, este reemplazar el archivo. Por eso en la generacin de los archivos es importante tener en cuenta el concepto y el manejo consecutivo del nmero de envo de los datos del encabezado. 67. En dnde puedo acceder a cada formato XML? Me pueden facilitar los formatos? Formatos como tales no existen. En cuanto a la literatura de las especificaciones tcnicas de los formatos para conformar los archivos XML, se puede descargar del portal de la DIAN: www.dian.gov.co / Servicios / Informticos Electrnicos / Presentacin de informacin por envo de archivos (exgena) / Especificaciones tcnicas de las resoluciones. Otra opcin es descargar e instalar el prevalidador de datos. Este programa le permitir conocer la especificacin tcnica de cada formato, validar la informacin y conformar los archivos XML.
62. El prevalidador de datos para presentacin de informacin por envo de archivos contiene ayudas? S. Cada una de las casillas contiene un mensaje de ayuda que orienta acerca del diligenciamiento de la informacin segn el tipo de formato a utilizar y de los requisitos que debe cumplir cada registro conforme las especificaciones tcnicas establecidas. 63. Para cada formato hay un prevalidador de datos para presentacin de informacin por envo de archivos? Se publican tres prevalidadores, uno para la informacin tributaria, otro para la aduanera y el tercero para la cambiaria. Cada prevalidador contiene todos los formatos relacionados con el tipo de informacin que se deba presentar o que se desee diligenciar.
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8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la informacin

68. La informacin se suma la de todo el ao o se coloca un total mes a mes? De acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de 2008, la informacin es anual, acumulada por formato, tercero y por concepto, segn corresponda. 69. Se pueden incluir los nombres y apellidos en una sola casilla? Los apellidos y nombres deben informarse uno a uno en la casilla correspondiente, en la misma forma en que aparecen en el RUT. 70. Qu posibilidades hay de que la DIAN permita reportar a las personas naturales con sus apellidos y nombres en un slo campo? Las resoluciones de informacin tributaria 003841 a 003848 de 2008 con sus correspondientes especificaciones tcnicas disponen que la informacin debe ser enviada detallando el primer y segundo apellido, el primer y segundo nombre y/o la razn social, segn se trate de personas naturales o jurdicas. 71. Como los campos de nombres, apellidos y razn social no son obligatorios, segn las especificaciones tcnicas es posible no informarlos? Las especificaciones tcnicas indican que no es obligatorio informar los nombres y apellidos cuando el informado es una persona jurdica, ya que en este caso el campo a diligenciar obligatoriamente es razn social. En consecuencia, si el reportado es una persona natural deber diligenciarse los campos de apellidos y nombres, si la informacin se refiere a una persona jurdica, deber informarse la Razn social.
75. Una persona jurdica que no hizo ninguna retencin est obligada a presentar la informacin? Una persona jurdica que no realiz ninguna clase de retenciones (ni a ttulo de renta ni a ttulo de ventas), no debe presentar informacin de retenciones en la fuente practicadas; sin embargo, debe verificar si se trata o no de un gran contribuyente, o si supera o no los topes de ingresos brutos que le obligaran a la entrega de informacin adicional. As mismo, debe verificar los distintos tipos de informacin contemplados en la Resolucin de 2008; por ejemplo, es posible que deba presentar informacin de contratos de mandato o administracin delegada, de consorcios o uniones temporales o contratos de exploracin y explotacin minera, si se encuentra el alguno de estos grupos. Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin de informar que pueda tener lugar en virtud de resoluciones diferentes a la Resolucin 03847 de 2008. 76. El tope de ingresos para presentar informacin es la suma de los ingresos operacionales y no operacionales, sin incluir la correccin monetaria? El tope de ingresos brutos para determinar la obligacin de presentar informacin incluye todos los ingresos obtenidos por cualquier concepto.
13, Cdula de ciudadana En este caso no se diligencia el campo dgito de verificacin.
8.5 Identificacin de terceros
77. Las cooperativas de ahorro y crdito se rigen por la Resolucin 003841 o 3847 de 2008? Las cooperativas deben entregar, con base en la Resolucin 003841 de 2008, la informacin pertinente sin perjuicio de la que deban entregar en virtud de la Resolucin 003847. En consecuencia debe revisarse la informacin que se pide segn cada Resolucin, los topes y conceptos a reportar. 78. Tratndose de empresas en liquidacin, quin puede firmar la presentacin de la informacin? La representacin de las empresas en liquidacin la tiene el liquidador en consecuencia, la presentacin de la informacin en este evento debe realizarla el liquidador. 79. En la fusin de entidades, quin est obligado a presentar informacin? En la fusin de entidades debe presentar la informacin la entidad absorbente o la nueva que surge de la fusin.
72. Cmo se deben reportar los documentos NUIP, que tienen 10 dgitos? Los documentos NUIP se deben reportar como tipo de documento 13 Cdula de Ciudadana y debe existir en la base de datos de la Registradura Nacional del Estado Civil. 73. Las personas naturales se deben reportar obligatoriamente con el dgito de verificacin y tipo de documento 31 (NIT)? Cuando no se cuente con el dgito de verificacin se pueden reportar con tipo de identificacin 13- Cdula? Si se trata de una persona natural y tiene RUT se reporta con tipo de documento 31 y con el dgito de verificacin correspondiente. Si se trata de una persona natural sin RUT se informa con tipo de documento
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80. En la escisin de entidades, quin est obligado a presentar informacin? La obligacin de reportar la informacin recae sobre las nuevas entidades que surgen de la escisin.
Las nuevas entidades pueden definir quin presenta la informacin.
Socios y accionistas
81. Si una sociedad no reparti dividendos durante el ao 2008, el formato 1010 se omite y no se presenta informacin sobre el valor patrimonial? El prevalidador no acepta que slo se reporte la informacin sobre acciones o aportes. En el formato 1010 se debe reportar el valor patrimonial a 31 de diciembre de 2008 de las acciones o aportes y de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles en dicho perodo. Si no hay valor de participaciones o dividendos este campo debe ir en cero.
84. Las personas naturales a las cuales se les paga pensin de jubilacin se incluyen en el concepto de pagos laborales (5001) o en el concepto de otros pagos (5016)? Los pagos por pensin de jubilacin se deben reportar en el FORMATO 1001, con el concepto 5001 que corresponde a salarios, prestaciones sociales y dems pagos laborales efectivamente efectuados al trabajador. 85. Los pagos efectuados a los estudiantes en prcticas se reportan en el concepto 5001 o 5016? Si los pagos se efectan bajo el concepto de salarios con los pagos adicionales que del mismo se derivan, tales como aportes parafiscales y otros, se llevarn al concepto 5001; en caso diferente se registrarn segn el contrato y concepto bajo el cual se haga el respectivo pago. 86. Para el caso de los trabajadores que hubiesen recibido ingresos por concepto de honorarios, comisiones y dems pagos, se deben acumular dichos ingresos junto con el concepto de salarios y dems pagos laborales para determinar la cuanta de $10.000.000? S, y se deben reportar en el concepto correspondiente de acuerdo con lo establecido en el pargrafo 1 del artculo 4 de la Resolucin 3847/08. A los asalariados a quienes no se les hubieren efectuado pagos por otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a 10 millones de pesos, se reportarn con NIT 222222222 y razn social cuantas menores, en el concepto correspondiente. 87. En el formato 1001, concepto 5008 Compra de activos fijos, se deben reportar todas las compras de esta clase que hice en el ao o se refiere a la informacin del rengln 57 Deduccin inversiones en activos fijos del formulario 110? Se debe reportar el valor acumulado pagado o abonado en cuenta por compras de activos fijos durante el ao 2008.
Pagos o abonos en cuenta
82. Segn el Artculo 4 de la Resolucin de 2008, los pagos a reportar corresponden a valor bruto o valor neto? Los pagos o abonos en cuenta que deben reportarse segn el artculo 4 de la Resolucin 0011429 de 2008, corresponden al valor bruto del pago.
Nota: Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 85, pues para decidir si se reporta o no un pago a un tercero, y pensando en que durante el ao las compras a terceros pudieron haber sido sujetas a devoluciones, anulaciones y rescisiones, solo habra que reportar el valor neto de las compras y no los valores brutos. Recurdese que en el formato 1001 donde se reportan estos costos y gastos no hay columna para devoluciones, columna que s existe en el formato 1007 de Ingresos 83. Si el informante incurri en un gasto que a la luz de las normas legales constituye ingreso fiscal para su beneficiario en el ao 2008, y por alguna circunstancia (legal o de criterio) el informante no hizo deducible este gasto en su declaracin de renta del ao 2008, para efectos de la presentacin de informacin se debe reportar este pago? Conforme al artculo 4 de la Resolucin 003847 de 2008, los informantes deben suministrar los apellidos y nombres o razn social, identificacin y direccin de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deduccin o den derecho a impuesto descontable.
88. Para el sector financiero, la compra de inversiones se puede considerar como compra de activos movibles? Segn la Resolucin 003847 de 2008 se deben reportar los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo o deduccin o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, clasificacin que para el caso del sector financiero debe efectuarse segn la naturaleza que corresponda de acuerdo con el plan de cuentas financiero.
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89. De acuerdo con la Resolucin 003847 de 2008, en el concepto 5011 del formato 1001, se deben reportar los pagos o abonos correspondientes al ao gravable de 2008 por concepto de aportes a EPS incluidos los aportes del trabajador. En dicho concepto deben incluirse las deducciones por incapacidades? No. En el concepto 5011 del formato 1001 se deben incluir los aportes a las EPS, ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador. Las deducciones por incapacidad se reportan en el concepto Los dems costos y deducciones (concepto 5016). 90. En el formato 1001, concepto 5011 se deben reportar las cuentas AFC (de ahorro de trabajadores) al igual que los aportes voluntarios? No. En el formato 1001, concepto 5012, se reportan los aportes obligatorios a las EPS, ISS y al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador. No comprende aportes voluntarios.
93. Se deben informar las retenciones practicadas solamente a los responsables del rgimen comn o tambin a los de rgimen simplificado? De acuerdo con el numeral 1 del artculo 5 de la Resolucin 003847 de 2008 se deben reportar la totalidad de las retenciones en la fuente a ttulo de renta efectuadas a personas o entidades sin distincin. Luego, tratndose de la retencin a ttulo de renta es indiferente si se practic a un sujeto que en lo que se refiere a ventas pertenece al rgimen comn o simplificado. De otra parte, conforme con el numeral 3 del artculo 5 de la Resolucin 0011429 de 2008, se deben reportar la totalidad de las retenciones en la fuente a ttulo de IVA efectuadas en este caso a entidades o personas del rgimen comn. Nota: La respuesta de la DIAN a esa pregunta 96 qued incompleta pues en los reportes del 2008 tambin se pidi reportar las retenciones de IVA asumidas con personas del rgimen simplificado (concepto 2319).
Retenciones
91. Las depreciaciones en el gasto no tienen beneficiario y superan el milln de pesos, cmo se incluyen en el formato 1001, en cuantas menores? Las depreciaciones no se informan en el formato 1001. Se reporta el valor total en el formato 1011 con el concepto 8206.
92. En el artculo 5 de la Resolucin 003847 de 2008, relativo a informacin de retenciones en la fuente practicadas, aplica la cuanta mnima para informar? Todas las entidades de derecho pblico, los fondos de inversin, los fondos mutuos de inversin, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las dems personas naturales o jurdicas, sucesiones ilquidas y sociedades de hecho que hubieren efectuado retenciones en la fuente durante el ao gravable 2008, deben informar, independientemente del monto de los ingresos obtenidos. As mismo, no aplica cuanta mnima en lo que se refiere al monto a reportar, se deben informar todos y cada uno de los pagos efectuados a terceros a quienes se les practic retencin en la fuente en el ao 2008 sin que exista tope alguno en cuanto al valor a informar.
1. Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 86, pues en los reportes del ao 2008 s se pidi reportar hasta los costos y gastos que no se haya deducido fiscalmente el reportante.
94. A una persona se le practic retencin por honorarios y por salarios. Se debe reportar independiente cada concepto? Se puede repetir el NIT dentro del mismo formato? Se debe reportar tanto la retencin efectuada por honorarios (concepto 2304) como por salarios (concepto 2301) en el formato 1002, especificando el valor de la base y valor de retencin por cada uno de los conceptos. En consecuencia, se puede repetir el nmero de identificacin en un mismo formato pero en diferente concepto
95. El monto a reportar en medios magnticos por el concepto retenciones en la fuente, debe ser el realmente descontado al beneficiario del pago, o el total liquidado y pagado por la empresa a la DIAN? Se debe reportar al tercero, indicando el concepto del pago, el valor del pago o abono en cuenta sujeto a retencin y el valor retenido, suma sta que resulta de la tarifa aplicada al pago efectuado segn el concepto de retencin de que se trate.
96. En el formato de retencin en la fuente que se practic, en la casilla de departamento y municipio se describe la ciudad donde se realiz el pago o es el municipio o departamento donde el proveedor tiene el domicilio principal? La direccin, departamento y municipio que se debe informar son los correspondientes a la del tercero a quien se le efectu la retencin en la fuente, es decir, al beneficiario del pago.
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97. En el formato 1002 Retenciones en la fuente practicadas del prevalidador tributario versin 7, aparece el campo Direccin como obligatorio, por lo que se requiere saber qu datos se colocan en este campo para el caso de las escrituras pblicas, ya que en stas no se anota la direccin del vendedor sino nicamente la ubicacin del inmueble enajenado. Si no se cuenta con la direccin del sujeto a quien se practic la retencin en la fuente, reporte la direccin de la Notara informante. 98. Para los notarios en el formato 1002 Retenciones en la fuente practicadas, el campo Valor del pago o abono sujeto a retencin, se refiere al monto de la venta de inmueble? Se refiere al valor base sobre el cual se aplic la retencin.
103. Cmo se reportan las devoluciones que son mayores al ingreso? Se debe diligenciar el ingreso y la devolucin en las casillas correspondientes del formato que corresponda: 1007, 1017, 1045 o 1048.
operacional; por lo tanto, se reportan en el formato 1007 con el concepto 4002 que corresponde a ingresos no operacionales. Para este caso, por la suma de $300.000.000.
Cargos diferidos
99. En el formato 1002 Retenciones en la fuente practicadas, en el caso de que haya un usuario con ms de una enajenacin, tendr varias retenciones en la fuente. Este usuario va en un solo registro y se informa la suma para los campos Valor del pago o abono sujeto a retencin y Valor de la retencin en la fuente practicada a ttulo de renta y a ttulo de IVA? O qu se hace? La informacin se debe acumular por concepto informado y por NIT del tercero.
IVA descontable
100. Como la informacin va reportada en miles de pesos, los IVA inferiores a $500 se reportan en cuantas menores o no se reportan? Las cifras deben reportarse en valores enteros; por consiguiente, es posible registrar valores inferiores a mil pesos, ejemplos: 900, 20570, 160480. La informacin correspondiente al IVA descontable, formato 1005, no tiene tope de cuanta mnima. 101. Cuando se realizan importaciones el IVA se paga con la nacionalizacin. A qu beneficiario se lleva: a OPERACIONES DEL EXTERIOR? No. Se reporta con el NitNIT de la DIAN: 800197268-4.
104. En el concepto 5009, formato 1001, cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe identificar el pago o abono en cuenta. Siendo as, qu se debe informar exactamente en el concepto 8206, formato 1011: el gasto del ao de amortizacin y depreciacin para activos fijos y cargos diferidos, respectivamente? Por tercero, o en qu forma y formato? Tratndose de pagos por cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor acumulado del pago o abono en cuenta registrado en dichas cuentas durante el ao gravable 2008, suministrando los apellidos y nombres o razn social, identificacin y direccin de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta en el formato 1001, concepto 5009. En cuanto a las amortizaciones de los cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe reportar el valor total acumulado tomado como costo o deduccin en el ao 2008, en el formato 1011 en el concepto 8206, sin la discriminacin del tercero. 105. Bajo el concepto 1508, formato 1011, se debe reportar slo el saldo de la cuenta Depreciacin acumulada y la amortizacin acumulada, sin identificacin del tercero? Efectivamente. En el formato 1011, concepto 1508, se reporta el valor de la depreciacin, amortizacin y agotamiento acumulado a 31 de diciembre, sin identificacin del tercero.
Fiduciarias
Ingresos
102. Cmo se deben reportar los ingresos recibidos por indemnizaciones de compaas de seguros, por ejemplo, si el bien estaba registrado por $500.000.000 y el valor de la indemnizacin fue por $300.000.000? Los ingresos recibidos por indemnizaciones de compaas de seguro constituyen un ingreso no
106. En el formato 1013, al identificar el fideicomiso qu se debe informar en el campo Cdigo interno? Este nmero corresponde al nmero interno que le asigne la fiduciaria a cada fideicomiso. 107. En el caso que algn fideicomiso genere prdida, se debe reportar? No, por cuanto la norma no lo exige. Tratndose
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de fideicomisos, a travs del formato 1013 se solicita informacin sobre rendimientos y/o utilidades causadas en el ao o perodo gravable y el valor patrimonial del fideicomiso.
108. Qu se entiende por valor patrimonial del fideicomiso o encargo fiduciario? El valor patrimonial de los derechos fiduciarios para los beneficiarios es el que corresponda, de acuerdo con su participacin, en el patrimonio lquido del fideicomiso al final del ejercicio o en la fecha de la declaracin. Para los fines de la determinacin del impuesto de renta y complementarios, los fiduciarios deben expedir cada ao, a cada uno de los beneficiarios de los fideicomisos a su cargo, un certificado indicando el valor de los derechos, los rendimientos acumulados hasta el 31 de diciembre del respectivo ejercicio, aunque no hayan sido liquidados en forma definitiva, y los rendimientos del ltimo ejercicio gravable. En caso de que las cifras incorporen ajustes por inflacin se deben hacer las aclaraciones de rigor. 109. Qu se debe reportar con respecto a los ingresos, pasivos y cuentas por cobrar con cargo a los patrimonios autnomos?Si es as, en qu anexo y formato se debe reportar? La Resolucin 0011429 de 2008 no establece la obligacin de informar estos conceptos por cada patrimonio autnomo.
111. Los giros que se realizan a travs de los patrimonios o las restituciones fiduciarias a terceros y que son a nombre del fideicomitente se deben reportar como un pago? Se deben reportar todos los pagos o abonos en cuenta que den derecho a costo, deduccin o impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles.
Consorcios
112. Para consorcio y uniones temporales dnde se informa la retencin de IVA? Independientemente de otro tipo de informacin que deban entregar los consorcios y uniones temporales, para efectos de reportar la informacin relativa a la retencin en la fuente a ttulo de renta como de IVA deben utilizar el formato 1044 con los mismos conceptos sealados en el artculo 5 de la Resolucin 0011429 de 2008.
Mandato
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110. En un fideicomiso se realizan pagos a diferentes personas. Se debe reportar por tercero con su correspondiente NIT o un solo total en cabeza del fideicomitente? Atendiendo a los diferentes beneficiarios del pago, se efectan distinciones. As, en el formato 1013 que identifica al fideicomitente, se informa el valor patrimonial del fideicomiso y el valor de los rendimientos o utilidades causadas, sealando los conceptos 1010,1020, 1030 o 1040 segn el tipo de fideicomiso. No obstante, cuando el beneficiario de los rendimientos y/o utilidades o pagos abonados en cuenta es diferente del fideicomitente se informan con el concepto 1050. Por otra parte, se utiliza el formato 1014 para informar los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso, incluyendo la informacin del fideicomiso, debiendo en todo caso suministrar la informacin de identificacin de los beneficiarios de los pagos, teniendo en cuenta los conceptos del artculo 4 de la Resolucin 0011429 de 2008. En el formato 1015 se informan las retenciones practicadas durante el ao 2008, atendiendo a los conceptos fijados en el artculo 5 de la misma Resolucin.
113. Las inmobiliarias que manejan contratos de administracin para inmuebles en arriendo deben presentar informacin segn lo establecido en el artculo 15 de la Resolucin 003847 de 2008? En caso afirmativo deben tener en cuenta los topes de ingresos? Los mandatarios deben reportar todas las operaciones inherentes al contrato de mandato sin tener en cuenta los topes de ingresos ni la obligacin de reportar del mandante. 114. Los contribuyentes que ejecutan contratos de mandato, mandatarios por cuenta del mandante, informan teniendo en cuenta los topes de cuanta mnima? Los mandatarios deben informar la totalidad de la informacin solicitada sin tener en cuenta los topes mnimos.
Titulares secundarios y autorizados
115. Tratndose de personas jurdicas, se deben reportar las personas naturales que figuran como autorizadas para realizar operaciones en relacin con las respectivas cuentas, donde dicha autorizacin surge por efectos administrativos y polticas de las empresas? En efecto, tratndose de cuentas a nombre de personas jurdicas, las personas que figuren como autorizadas para realizar operaciones en relacin con la respectiva cuenta se deben reportar como titulares secundarios.
116. En las cuentas que los titulares figuran como Y/O se deben reportar como titulares secundarios? Uno de los titulares se debe reportar como principal y los dems como secundarios. 117. Los sobregiros de cuentas corrientes se deben reportar como prstamos otorgados durante el ao? S. Deben ser reportados como prstamos.
Notarios
122. Si en la Notara hay cambio de notario, quin debe cumplir con el deber de presentar la informacin? De acuerdo con el artculo 629 del Estatuto Tributario, los notarios deben reportar anualmente, dentro de los plazos que fije el gobierno nacional, la informacin a que se refiere dicha norma; en consecuencia, la informacin debe ser entregada por el perodo sealado, es decir, anual, por el notario que se encuentre en ejercicio del cargo.
Cooperativas
118. Siendo cooperativa de ahorro y crdito manejamos un ahorro contractual que es una modalidad de ahorro en la que se pactan cuotas mensuales a un tiempo determinado. La inquietud es: en qu formato debe informarse: en el 1019 o en el 1020? En el formato 1019 se informa el movimiento de las cuentas corrientes o de ahorro y en el formato 1020, los certificados a trmino fijo o cualquier otro depsito.
Tipgrafos
119. Los Certificados de depsito de ahorro a trmino (CDAT) son una modalidad de ahorro. Se deben reportar como otro depsito de acuerdo con las especificaciones del formato 1020? S. Se debe reportar de acuerdo con el formato 1020.
Diferencias contables y fiscales
120. Para el reporte de informacin del artculo 623-1 Informacin a suministrar por diferencias presentadas en los estados financieros y la declaracin de renta en un 40%, no indica el monto de las operaciones de crdito durante el ao 2005 a reportar. Debe entenderse que se deben evaluar todas las operaciones de crdito durante el ao? Este concepto en la Resolucin no tiene tope y se deben acumular todas las operaciones por cada titular efectuadas durante el ao.
Cmara de Comercio
121. Con qu documento se deben reportar los socios del exterior? Con el documento que posean conforme el tipo de documento descrito. Si solo poseen pasaporte, podr indicarse este nmero.
123. Los tipgrafos pueden presentar la informacin en papel? No. De acuerdo con la Resolucin 003846 de 2008, la informacin que tienen que presentar las personas o entidades que elaboren facturas debe ser conformada segn las especificaciones tcnicas del formato 1037. Es decir, deber ser presentada en archivos XML. Adicionalmente, de acuerdo con la Resolucin 3859 de 2006, las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes a quienes la DIAN les otorg firma digital por estar obligados a la presentacin virtual de declaraciones, deben realizar la presentacin de la informacin virtualmente, de lo contrario debern presentar la informacin en forma presencial en los puntos habilitados de la DIAN, previo diligenciamiento de la informacin en el prevalidador de datos y almacenando los archivos XML generados en un disquete, CD o USB. Las personas que no disponen del mecanismo de firma digital pueden habilitar cuenta con la DIAN, lo que les permite colocar los archivos XML en la bandeja de entrada y diligenciar la solicitud de presentacin de informacin, la cual queda en trmite, debiendo acercarse igualmente a los puntos habilitados por la DIAN para realizar a travs de funcionarios de la entidad la presentacin de la informacin usando el respectivo servicio informtico electrnico y recibir la constancia respectiva.
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Ejemplos prcticos para los reportes exigidos en la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012, artculo 631 del E.T.
Captulo 9
Desarrollo de casos prcticos sobre la forma en que se recolectara la informacin contable y/o fiscal de un reportante para luego depurarla y convertirla en reportes con el estndar XML destacando los puntos ms importantes de tipo contable o fiscal que se deben revisar en cada reporte.
Todos los ejercicios de este captulo estn incluidos como material de Excel en el DVD que acompaa esta publicacin, en la carpeta hojas de trabajo.
Temario
9.1 Reporte literal a: Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012. 9.2 Reporte literal c: Retenciones que le practicaron durante el 2012 a la entidad informante. 9.3 Reporte literal e: Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros. 9.4 Reporte literal e: Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros 9.5 Reporte literal f: Ingresos recibidos durante el 2012. 9.6 Reporte literales e y f: IVA descontables e IVA generados del ao 2012. 9.7 Reporte literal g: Ingresos recibidos para terceros durante el 2012. 9.8 Reporte literal h: Cuentas por pagar a diciembre 31 de 2012. 9.9 Reporte literal i: Cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012.
9.10 Reporte literal k: Otros datos de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012. 9.11 Reportes de personas o entidades que en el 2012 hayan actuado como mandatarias en contratos de mandato.
9.1 Reporte literal a Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012

A continuacin se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal a del artculo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a diciembre 31 de 2012. Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Ejemplo Reportes de socios, accionistas, cooperados, comuneros y asociados a diciembre 31 de 2012 Literal a del art. 631 del E.T. Formato 1010, versin 8 (Art. 3 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) Artculo 3 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1010 versin 8
Hoja de Trabajo contable para recolectar la informacin bsica que luego ha de llevarse al formato 1010, para generacin del reporte a que hace referencia el literal a del artculo 631 del E.T., informacin sobre socios o accionistas, cooperados, comuneros y asociados a diciembre 31 de 2012, segn el Art. 3 de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 Sociedad: Direccin de la empresa: 1. Participacin en el capital social a diciembre 31 de 2012
Pas de domicilio En Colombia
EJEMPLO S.A.S. (Sociedad Comercial) Cra. 50 80-10 de Cali

Valor nominal del Capital Suscrito y pagado a dic. 31 de 2012 100.000
Nombre Accionistas Juan Reyes Garca
Nit o CC 31234456
DV
Direccin Calle 13 20-45 Cali
Porcentaje respecto al Total de la cuenta 0,00830%
Reyes SA
Roger Smith Magos SA
Octavio Reyes Garca
800456321
47348
16432345
890341333
Calle 14 3-20 Bogot En Colombia Calle 13 3-23 Cali Totales
Wall Stret-New York
Calle 13 20-45 Cali
En EEUU
En Colombia
En Colombia
500.000.000 1.205.300.000
5.100.000
100.000
0,00830% 0,42313%
700.000.000
41,48345% 100%
58,07683%
2. Utilidades distribuidas durante el 2012 a los socios o accionistas o cooperados o comuneros o asociados
El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el 2012, y el valor que del fondo de proteccin de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado en el caso de las cooperativas y/o asociados en el caso de los fondos de empleados, no se reportan en el formato 1010 sino en formato 1001 (pagos y retenciones a terceros). En ese formato 1001 se reportan todos los pagos a terceros (incluido entonces hasta dividendos o participaciones o remanentes) cuando tales pagos hayan superado en el 2012 la cifra de $500.000 (quinientos mil pesos) . Pero si el reportante del formato 1001 es alguno de los mencionados en el literal c del art. 1 de la Resolucin 117 (por ejemplo las empresas que en el 2011 no tenan el tope de ingresos pero durante el 2012 s practicaron retenciones en la fuente por cualquier monto y por cualquier concepto),en ese caso reportan la totalidad de los pagos a terceros y no solo a los que superen los $500.000 (vase los pargrafos 1 y 2 del art. 4 de la Resolucin 117).
Cuando se est llevando esta informacin al formato 1010, el porcentaje de participacin se tendr que informar en una primer columna como una cifra entera sin usar separaciones decimales (por ejemplo ese valor de 0,42313% se reportar como 1 pues est por debajo del 1%). Y luego, en otra columna siguiente, se indicar el nmero de posiciones decimales para esa primera cifra reportada en la columna anterior. En este caso, en la segunda columna se colocara 5. En el siguiente socio, si su porcentaje es 41,48345%, entonces en la primera columna se reporta 4148345 (sin ningn punto de separacin decimal), pero en la siguiente columna, para indicar cuantos decimales tena la primera cifra, se colocar entonces la cifra 5
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3. Determinacin del valor patrimonial del aporte del socio o accionista a diciembre 31 de 2012 En este caso, es importante aclarar que en el inciso tercero del artculo 3 de la Resolucin 117 se indica lo siguiente:
El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrnseco fiscal, esto es, patrimonio lquido sobre nmero de acciones en circulacin, o el patrimonio lquido sobre el nmero de cuotas o partes de inters social. Cuando el valor a reportar resulte negativo, debe informarse con valor cero (0).Tratndose de aportes a cooperativas y fondos de empleados, el monto a reportar ser el valor del aporte ms su revalorizacin. Para los comuneros, el valor patrimonial de sus derechos se establece de acuerdo con el porcentaje de participacin dentro del patrimonio lquido. En vista de lo anterior, la sociedad EJEMPLO S.A.S tomar el valor que figure como patrimonio lquido (fiscal) en su declaracin de renta 2012 (que a esta fecha en que hacemos el libro no conocemos su estructura pero que imaginamos seguir siendo el rengln 41 del formulario 110) y de all obtendr el valor patrimonial del aporte de los accionistas que sern informados en el formato 1010. Supngase que ese patrimonio lquido arroja un valor de: $1.110.025.000
Una Empresa comunitaria, son aquellas que en el RUT son distinguidas con el cdigo 10 en la casilla 69 de la segunda pagina de su RUT).
4. Con todos los datos anteriores, se concluye:
Pero en el caso de las cooperativas y fondos de empleados, el valor patrimonial a reportarle a cada asociado ser el que les figure en las cuentas del Plan de cooperativas identificadas con los cdigos 3105-Aporte social ms 3310-Revalorizacin de aportes
El tercer accionista, por ser extranjero, se reporta con su nit del extranjero pues en su pas s se usan cdigos de identificacin fiscal para efectos del impuesto de renta de ese pas. (Si en su pas no se usaran cdigos para esos fines, entonces se reportara con NIT. 444.444.001 y tipo de documento 43). El valor que se reportara en el formato 1010 para todos los accionistas (colombianos y/o extranjeros), saldra de tomar los: $1.110.025.000 y multiplicarlos por su porcentaje de participacin. Eso dara:
Esta vez, segn lo indicado en el art. 3 de la Resolucin 117, se reportar la informacin de todos los accionistas sin importar el monto de sus aportes sociales a diciembre 31/12. Hasta los reportes del ao 2011 solo se reportaba a aquellos que en diciembre 31 tuvieran aportes sociales superiores a $5.000.000.
Nombre Accionistas Juan Reyes G. Octavio Reyes Roger Smith Reyes SA Magos SA Totales
Valor a reportar del aporte 92.095 92.095 4.696.862 460.476.645 644.667.303 1.110.025.000
Al reporte se llevan las cifras enteras, sin ningn tipo de aproximaciones a miles o millones, y sin usar puntos separadores de miles o millones. En este caso, este valor total s sumar igual al valor total del patrimonio liquido fiscal a diciembre 31 de 2012 llevado al formulario de la declaracin de renta 2012 pues esta vez s se est reportando a todos los socios o accionistas. Adems, este valor que aqu se arroja ser el mismo valor total de control que se formar en los datos del Encabezado cuando ya se tenga generado el respectivo archivo XML. Por tanto, se recomienda hacer visualmente la respectiva verificacin.
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Al llevar la informacin anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1010 se vera as:
Siempre debe diligenciarse. Para valores con parte decimal, se debe diligenciar el valor sin separacin decimal. Ejemplo: - Para el valor 12.78915, diligencie 1278915. - Para el valor 0.000001 diligencie 1. - Para el valor 100% diligencie 100. El porcentaje de participacin mximo es 100%. Siempre debe diligenciarse. Diligencie el nmero de posiciones decimales para el valor de la casilla anterior, contada desde la derecha del valor de la casilla. El valor de esta casilla puede ser mximo 20.
Ejemplo: - Para el valor 12.78915, diligencie 5. - Para el valor 0.000001 diligencie 6. - Para el valor 100% diligencie 0. En caso de no tener valor decimal diligencie 0 (Cero).
Nmero de Otros Razn Tipo de identificacin Primer Segundo Primer nombres Dv social del documento socio o apellido Apellido Nombre del informado accionistas informado Direccin Smith Reyes Magos S.A. Reyes SA Calle 13 3-23 Calle 14 3-20 Reyes Garcia Octavio Calle 13 20-45 Garcia Jorge Calle 13 20-45 76 76 11 Roger
Pas de Cdigo Cdigo residencia D/pto M/pio o domicilio 249 001 76 001 001
Valor Porcentaje de patrimonial Porcentaje participacin acciones o de (participacin aportes a participacin decimal) diciembre 31 4696862 169 169 169 92095 92095 1 1 1 460476645 5 5 5 4148345
42
31
31
13
13
890341333
800456321
16432345
31234456
47348
001
Totales:
169
1.110.025.000
644667303
5807683
Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la informacin. Pero s se genera cuando la informacin se convierte a un archivo en el estndar XML. Por tanto, solo lo colocamos para que quien estudie en forma completa el ejemplo se entere entonces de dnde saldra ese valor total que se muestra en el archivo XML.
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Y al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML que se llamara Dmuisca_010101008201300000001.xml, los datos se veran as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin).
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1010.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1010</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>1110025000</ValorTotal> <CantReg>5</CantReg> </Cab> <socios tdoc=42 nid=47348 apl1=Smith nom1=Roger pais=249 val=4696862 por=1 dec=5 /> <socios tdoc=13 nid=31234456 apl1=Reyes apl2=Garcia nom1=Jorge dir=Calle 13 20-45 Cali dpto=76 mun=001 pais=169 val=92095 por=1 dec=5 /> <socios tdoc=13 nid=16432345 apl1=Reyes apl2=Garcia nom1=Octavio dir=Calle 13 20-45 Cali dpto=76 mun=001 pais=169 val=92095 por=1 dec=5 /> <socios tdoc=31 nid=800456321 dv=9 raz=Reyes SA dir=Calle 14 3-20 Bogot dpto=11 mun=001 pais=169 val=460476645 por=4148345 dec=5 /> <socios tdoc=31 nid=890341333 dv=1 raz=Magos S.A. dir=Calle 13 3-23 Medelln dpto=76 mun=001 pais=169 val=644667303 por=5807683 dec=5 /> </mas>
9.2 Reporte literal c Retenciones que le practicaron durante el 2012 a la entidad informante.
Artculo 5 de la Resolucin 117, Formato 1003 versin 7
A continuacin se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal c del artculo 631, sobre las retenciones a ttulo de renta y de IVA que le practicaron durante el 2012.
Hoja de Trabajo contable para recolectar la informacin bsica que luego ha de llevarse al formato 1003, para generacin del reporte a que hace referencia el literal c del artculo 631 del E.T., informacin sobre retenciones en la fuente que le practicaron a la entidad o persona informante (ver art. 5 de la resolucin 117 de Octubre de 2012). Supngase que la empresa EJEMPLO S.A.S, en sus cuentas contables 135515-Retenciones a favor a ttulo de renta y ganancia ocasional, 135517-Retenciones a favor Impuesto a las ventas retenido y 511510-Gasto impuesto de timbre registr a lo largo del ao 2012 los siguientes valores:
Movimiento neto durante enero 2012 Movimiento neto durante febrero 2012 Movimiento neto durante marzo 2012 Movimiento neto durante abril 2012 Movimiento neto durante mayo 2012 Movimiento neto durante junio 2012 Valor sujeto a retencin Valor Valor sujeto Valor Valor sujeto Valor Valor sujeto Valor Valor sujeto Valor Valor sujeto Retencin a retencin Retencin a retencin Retencin a retencin Retencin a retencin Retencin a retencin Valor Retencin
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de las retenciones que le practicaron (renta, IVA y timbre) en el 2012-Literal c del art. 631 del E.T. Formato 1003, versin 7 (art. 5 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012)
Cdigo PUC/Nit
Nombre cuenta
1355 135515 13551501 800.410.560-1 890.311.420-4 16.793.238-6 890.543.235-3 114.285.714 30.000.000 0 30.000.000 2.400.000 5.714.286 42.857 0 4.000.000 0 0 0 0 0 0 1.050.000 0 0 200.000 0 3.000 0
13551502 834.560.210-8
Anticipo de impuestos y retenciones Retencin en la Fuente. Por ventas Ejemplo SAS (autorretenciones) La J S.A. Juan Ruiz Gomez La X S.A.
3.714.286 (857.143)
Por intereses Banco Bogot
130.000 (30.000) 0 0 0 0 1.000.000 1.000.000
7.142.857
250.000 0 0 0 0 0
4.457.143
156.000 0 0 0 0 0
En consecuencia, a todos los terceros, sin importar el monto del total de retenciones que le practicaron a la empresa EJEMPLO S.A.S., se les debe reportar dentro del formato 1003
135517 IVA retenido 890.543.235-3 La X S.A. Subtotal renta e IVA (sin incluir las autorretenciones) 511510 Gasto impuesto de timbre 890.543.235-3 La X S.A.
Cuando se est definiendo este valor base de una retencin de IVA que le hayan practicado a la persona o entidad informante, habr que tomar el valor de la venta ANTES DE IVA (y no el valor del IVA facturado), pues solo as habra cruce de informacin con el valor base que a su turno reportar en ese concepto el agente de retencin. Y es que segn el art.4 de la resolucin 117, los agentes de retencin reportarn en el formato 1001 el valor total del pago y luego en columnas independientes el valor de la retencin de renta y de IVA al rgimen comn que hayan practicado. Pero en ese formato 1001 el agente de retencin no siempre detallar el valor del IVA facturado por el vendedor y sobre el cual practic la retencin de IVA (en ese formato 1001 el IVA facturado por el vendedor solo se queda viendo si fue un IVA que el comprador tuvo que dejar como mayor valor del gasto y que no poda tomar como Iva descontable en sus declaraciones de IVA). Por consiguiente, lo nico que se quedar viendo siempre en ese formato 1001 que entregar el agente de retencin es el valor del pago antes de IVA. En consecuencia, para que haya cruces de informacin, los que elaboren este formato 1003 les tocar tambin reportar como valor base de la retencin de IVA que le practicaron el mismo valor de la venta antes de IVA.
Durante el 2012, y segn la sentencia de marzo 3 de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443, el impuesto de timbre solo se sigue generando sobre los documentos sin cuanta (ejemplo salvoconductos, o visas, etc. Ver art. 521 del E.T.). Por tanto, para este tipo de retenciones (que se pide reportar con el concepto 1314) no debera pedir reportarse ningn valor base. Sin embargo, resulta que el formato 1003, al menos cuando se diligenciaba en el prevalidador de la DIAN para ao gravable 2011, exiga que hubiera un valor base superior a cero y que incluso tena que ser igual o mayor al valor de la retencin de timbre. Si en el prevalidador para 2012 (que aun no lo hemos trabajado) se sigue exigiendo lo mismo, consideramos que es un error grande del prevalidador de la DIAN y que lo nico que se puede hacer es entonces reportar como valor base un valor igual al valor de la retencin de timbre y luego comunicar por escrito a la DIAN de lo que se tuvo que hacer para poder construir el formato 1003 en los casos de esas retenciones de timbre en documentos sin cuanta.
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Las autorrretenciones no se reportan en este formato 1003. Se reportan en el 1001
Movimiento neto durante julio 2012 Valor Retencin Valor sujeto a retencin Valor Retencin Valor sujeto a retencin Valor Retencin Valor sujeto a retencin Valor Retencin Valor sujeto a retencin Valor Retencin Total valores sujetos a retencin
Movimiento neto durante agosto 2012
Movimiento neto durante septiembre 2012
Movimiento neto durante octubre 2012
Movimiento neto durante noviembre 2012
Movimiento neto durante diciembre 2012
Total ao 2012 Total Retenciones
Valor sujeto a retencin
Valor Valor sujeto a Retencin retencin
7.342.857 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
257.000
0 0
10.000.000
350.000
7.342.857
257.000
2.857.143
100.000
8.571.429
300.000
5.714.286
200.000 0 0
113.428.571 0
57.142.858 5.714.286
3.970.000 30.000.000
2.000.000 200.000
1.050.000
42.857
3.000
179.185.714
30.000.000
7.623.000
2.400.000
Gran Total
1.000.000
8.623.000
1.000.000
Concepto
Tipo de documento Direccin
Numero de Primer Segundo Primer Otros Razn Social identificacin Dv apellido Apellido Nombre Nombres del informado 890311420 4 890543235 3 834560210 8 890543235 3 890543235 3 La X S.A. La X S.A. Banco Bogot Cra 75 80-10 Cra 78 90-20 Cra 78 90-20 16793238 6 Ruiz La X S.A. Cra 78 90-20 Gmez Juan Calle 15 40-10 76 11 11 11 11 La J S.A. Cra 45 20-10 76 001 001 001 001 001 001
Vr de la Valor acumulado retencin a titulo de Cdigo Cdigo del pago renta o de Dpto. Municipio o abono IVA que le sujeto a retencin practicaron 113428571 30000000 30000000 1000000 42857 5714286 3970000 1050000 2400000 1000000 Totales 3000 200000
1302
1302
1302
1306
31
31
31
1309
31
1314
31
31
8.623.000
Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la informacin. Pero s se genera cuando la informacin se convierte a un archivo en el estndar XML. Por tanto, solo lo ponemos ac para que quien estudie en forma completa el ejemplo se de cuenta entonces de dnde saldra ese valor total que se muestra en el archivo XML.
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Y al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML, y que se llamara Dmuisca_010100307201300000001.xml , los datos se veran as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin).
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1003.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1003</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>8623000</ValorTotal> <CantReg>6</CantReg> </Cab> <rets cpt=1302 tdoc=31 nid=890311420 dv=4 raz=La J S.A. dir=Cra 45 20-10 dpto=76 mcpo=001 valor=113428571 ret=3970000 /> <rets cpt=1302 tdoc=31 nid=16793238 dv=6 apl1=Ruiz apl2=Gomez nom1=Juan dir=Calle 15 40-10 dpto=76 mcpo=1 valor=5714286 ret=200000 /> <rets cpt=1302 tdoc=31 nid=890543235 dv=3 raz=La X S.A. dir=Cra 78 90-20 dpto=11 mcpo=001 valor=30000000 ret= 1050000 /> <rets cpt=1306 tdoc=31 nid=834560210 dv=8 raz=Banco Bogot dir=Cra 75 80-10 dpto=11 mcpo=1 valor=42857 ret=3000 /> <rets cpt=1309 tdoc=31 nid=890543235 dv=3 raz=La X S.A. dir=Cra 78 90-20 dpto=11 mcpo=001 valor=30000000 ret= 2400000 /> <rets cpt=1314 tdoc=31 nid=890543235 dv=3 raz=La X S.A. dir=Cra 78 90-20 dpto=11 mcpo=001 valor=1000000 ret=1000000 /> </mas>
9.3 Reporte literal e Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros
Art. 4 de la Resolucin 117 de 2012. Formato 1001 versin 8. Primera parte: Caso de quienes podrn reportar a los terceros solo si igualan o superan el lmite mnimo de $500.000 por conceptos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo o el lmite de $10.000.000 por el concepto de pagos laborales y otras rentas de trabajo.(ver pargrafos 1 y 5 del Art. 4). A continuacin se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal e del artculo 631 sobre las pagos a terceros durante el ao 2012, incluidas las retenciones a ttulo de renta, IVA o timbre que haya practicado sobre tales pagos (literal b del Art. 631). En este primer ejemplo se examina el caso de aquellos reportantes que no estn obligados a discriminar en forma individualizada el detalle de la totalidad de los pagos a terceros, sino que solamente tienen que hacerlo con aquellos terceros que recibieron pagos o causaciones que s hayan sido iguales o superiores a $500.000, si son por concepto distinto a salarios o rentas de trabajo, y los que hayan sido iguales o superiores a $10.000.000, si son por concepto de salarios y pagos laborales o rentas de trabajo. Los pagos y/o causaciones que no superan esos topes los pueden agrupar bajo el Nit 222.222.222 cuantas menores segn el concepto a que correspondan (ver pargrafos 1 y 5 del Art. 4 de la Resolucin 117). En el siguiente ejemplo, en el numeral 9.4 de esta publicacin, se examinar el caso de los dems reportantes (los expresamente mencionados en el literal c del Art. 1 del a Resolucin 117), los cuales tienen que reportar en forma individualizada a todos los terceros que hayan recibido pagos y/o causaciones por conceptos distintos a salarios o rentas de trabajo sin importar su cuanta, pero que en relacin con los pagos laborales y las rentas de trabajo s tienen autorizacin para reportar en forma individualizada solo a los terceros que hayan recibido pagos iguales o superiores a $10.000.000. Estos reportantes no pueden usar, entonces, el Nit 222.222.222 cuantas menores para reportar los pagos por conceptos distintos a salarios o rentas de trabajo y solo podran usar ese Nit especial para agrupar a los terceros que por pagos laborales o rentas de trabajo no recibieron pagos iguales o superiores a $10.000.000 (ver pargrafos 2 y 5 del Art. 4 de la Resolucin 117). En este primer ejemplo los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la informacin antes de llevarla al formato 1001 fueron: 1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el Balance de prueba periodo enero a diciembre de 2012 donde estn involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (activos fijos incluyendo acciones o cuotas compradas a terceros, inventarios, diferidos, distribucin de utilidades o participaciones, costos y gastos). En ese balance tambin se incluyen las cuentas del pasivo por retenciones practicadas a terceros a ttulo de renta, IVA y timbre para extractar de tales pasivos el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Tratndose de las cuentas de costos y gastos solo se toman en cuenta las que s se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan beneficiarios externos tales como gasto depreciaciones, gasto provisiones, etc, pues estos ltimos irn en otro formato distinto, a saber, el formato 1011 (ver art.10 de la Resolucin 117). Adems, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de un IVA que no se poda llevar como descontable a las declaraciones de IVA como es el caso de las compras de activos fijos), en tal caso se debe tener detallado por aparte cunto es el valor del pago y cunto es el valor del IVA que se dej como mayor valor del pago. Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero donde se vean sus movimientos dbitos de todo el ao 2012, sus movimientos crdito de todo el ao 2012, sus saldos contables a diciembre 31 de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales a diciembre de 2012, pues de nuevo se pidi reportar los gastos contables, sean o no deducibles, y los saldos fiscales a diciembre de 2012. En todo caso, esos gastos que se tomaran como no deducibles en la declaracin de renta pero que s se llevaran al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente estimados (por ejemplo estimar una indemnizacin de un proceso que est ante los jueces). Adicionalmente, en el caso de los pagos laborales, se debe adicionar una columna donde se vea cual fue el valor efectivamente pagado al trabajador pues por el concepto de salarios y pagos labores no se tomarn en cuenta valores que estn simplemente causados (aunque los causados s son deducibles con tal que se hayan pagado oportunamente los aportes parafiscales y de seguridad social). De esos valores efectivamente pagados al trabajador, el valor por Cesantas deben ser las entre153
gadas al trabajador y no las enviadas a los Fondos de Cesantas en febrero de 2012. Adems, junto a la columna de los pagos laborales se puede colocar otra con el valor de los pagos hechos a EPS, Fondos de Pensiones, ARL, ICBF, SENA y Cajas de Compensacin durante el periodo enero 1 a diciembre 31 de 2012 (sin importar a qu periodos de nmina mensual pertenecan). En el caso de los pagos a EPS y fondos de pensiones, el dato se debe manejar incluyendo los aportes del trabajador y teniendo presente que el aporte del empleador se reportar en la columna pagos deducibles mientras que el aporte del trabajador ir en la columna pagos no deducibles. En los pagos a EPS se reportara todo incluidos hasta los copagos para atencin de beneficiarios diferentes a los del grupo bsico del cotizante. En los pagos a fondos de pensiones se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir aportes voluntarios. Para todos esos pagos se puede tomar la informacin de las Planillas Integradas (PILAS) presentadas durante el ao 2012. 2. Si la entidad o persona natural informante lleg a participar durante el ao 2012 como miembro de un consorcio o unin temporal, o si durante el 2012 actu como mandante en contratos de mandato, o si particip con cuentas conjuntas en contratos de exploracin de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso eliminara del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus contabilidades pero que fueron originados a travs de esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato, o en los contratos de exploracin de hidrocarburos, gases y minerales, pues tales costos y gastos sern reportados nicamente por el consorcio, o por el mandatario que los represent, o por el operador del contrato de exploracin (ver pargrafo 1 del Art. 11, pargrafo 2 del Art. 12 y pargrafo 1 del Art. 13, todos de la Resolucin 117). Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012, ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del Art. 2 Resolucin 117). En tal caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes, y s le tocara hacerlo a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. 3. Luego, tratar de convertir dicho balance de prueba en una base de datos, donde, para cada registro se vea el cdigo contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero, los movimientos dbitos y crdito del ao, su saldo contable a diciembre de 2012, los ajustes
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4.
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6.
7.
8.
para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a diciembre de 2012 y los valores pagados en caso de salarios, aportes a seguridad social y aportes parafiscales. Del anterior cuadro general se pueden extractar por aparte lo que sera la sub-base de datos con los pagos labores, de seguridad social y de parafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda as tambin formada la otra sub-base de datos para las dems cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales. Luego, al trabajar en cada una de esas sub-bases de datos, se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el Nit, sin importar que se mezclen nits de beneficiarios ubicados en el exterior con nits de beneficiarios ubicados en Colombia, y como segundo criterio el Cdigo PUC de la cuenta. Recordemos que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estn sujetos o no al rgimen de precios de transferencia, debern informar detalladamente, segn el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior que igualen o superen los $500.000. Seguidamente hacer con Excel el clculo de subtotales de tal forma que por cada cambio en el Nit se haga una suma en la columna saldo contable a diciembre de 2012 (pues esa columna que involucra lo deducible y lo no deducible). Con eso se descubre cules terceros acumularon montos iguales o superiores a los $500.000 involucrndoles todos los distintos conceptos en que tuvieron operaciones durante el ao 2012. En el caso de los pagos laborales y dems rentas de trabajo pagadas a los asalariados, trabajadores y cooperados, se reportan no cuando igualen o superen los $500.000, sino cuando igualen o superen los $10.000.000. Luego, a esos terceros que s deben ser llevados al reporte en forma individualizada porque sus pagos acumulados igualan o superan los $500.000 (o $10.000.000 si son asalariados, pensionados, trabajadores o cooperados), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna saldo contable a diciembre de 2012 y/o salarios pagados durante 2012).. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna saldo contable a diciembre de 2012 queden sin color de relleno, sern los que integraran las ollitas con registro nico 222.222.222 cuantas menores. Y para poder armar la ollita por cada concepto (la ollita de honorarios, la de servicios, etc.), lo que se hace es remover los subtotales hechos con Excel, y volver a hacer el ordenamiento de toda la base de datos usando esta vez como criterio el Cdigo PUC de la cuenta.
Ejemplo de cmo lucira el balance de prueba del ao 2012 con las valores registrados en cuentas de inventarios, activos fijos (incluyendo acciones y aportes compradas), cargos diferidos, dividendos distribuidos, costos y gastos, y del cual se extraeran los valores a llevar al formato 1001 (por tener todos un beneficiario externo real), para la Sociedad EJEMPLO S.A.S, NIT. 890.000.000-1, ubicada en la Cra 45 # 45-45 de Bogot.
Cuenta Nombre cuenta/nombre del Tercero Saldo Contable a diciembre de 2011 Movimientos debitos de enero a diciembre Movimiento crditos de enero a diciembe Saldo contable a diciembre de 2012 Ajustes para llegar a saldos fiscales Db Cr Saldos fiscales a diciembe de 2012
(Caso de quienes reportarn a los terceros que s superen $500.000 o $10.000.000; ver pargrafos 1 y 5 del art. 4 de la Resolucin)
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Pagos y retenciones a Terceros-Literal e y b del art. 631 del E.T. Formato 1001 versin 8
El saldo inicial para los inventarios y dems cuentas del activo que participarn en este proceso (porque acumulan pagos a terceros) siempre debera verse con un nico beneficiario para que esos valores del ao 2011 no se mezclen con las operaciones del solo ao 2012 que son las que se necesita reportar.
Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (incluido aportes del trabajador) y por Parafiscales Parte del Parte del empleador trabajador
Salarios y dems rentas de trabajo efectivamente pagadas a los asalariados
12050501 SI 16793233 13551501 SI 890.000.000 140501 SI 999.999 999.998 890.222.333 890.222.833 152001 SI 890.777.999 890.999.000 45.678.920 15209901 SI 890.999.000 145.678.920 170505 SI 890.245.675 890.211.333 17102001 SI 900145321-7 17109501 SI 800197268-4 236505 SI Pag 14.325.567 13.456.789 236510 SI Pag 47.348 800456321-9 890.341.333 236510 SI Pag 7.493.444 236540 SI Pag 890.222.333 900145321 145.678.920 236575 SI Pag 890.000.000 236702 SI Pag 7.493.444 145.678.920
Acciones y cuotas en la Empresa La V Ltda Saldo Inicial Juan Miguel Prez Retenciones en la fuente a titulo de renta a favorAutorretenciones Saldo Inicial EJEMPLO S.A.S. Materia Prima Saldo Inicial 20.000.000 La Z INC. Esta maquinaria era exLa LLLL Inc. cluida de IVA La X S.A. La T SA Maquinaria y Equipo Saldo Inicial 30.000.000 La R S.A. La W S.A. German Prez IVA mayor valor de las maquinarias compradas Saldo Inicial 4.800.000 La W S.A. German Prez Inters. Saldo Inicial 4.000.000 Banco Bogot. Banco BVBA Cargos diferidos-tiles y papelera Saldo Inicial Papelera Fina Ltda Cargos diferidos-impuesto al patrimonio 2011 Saldo Inicial 6.000.000 DIAN Retencin a ttulo de rentaSalarios Saldo Inicial 500.000 Pagos Juan Ruiz Ral Paz Retencin a ttulo de rentaDividendos Saldo Inicial Pagos Roger Smith Reyes SA Magos SA Retencin a ttulo de rentaHonorarios Saldo Inicial 100.000 Pagos Jos H. Zuluaga Retencin a ttulo de rentaCompras Saldo Inicial Pagos La X S.A. Papelera Fina Ltda German Prez Autorretenciones a ttulo de renta Saldo Inicial Pagos EJEMPLO S.A.S. Retencin de Iva al rgimen simplificado Saldo Inicial Pagos Jos H. Zuluaga German Prez Subtotal Retenciones (sin incluir los movimientos de "saldo inicial" ni "pagos", ni las "autorretenciones" Valor neto retenciones 2012
500.000
500.000
500.000
2.000.000
2.000.000 20.000.000 920.000 2.000.000 800.000 10.000.000 30.000.000 900.000 4.500.000 100.000 4.800.000 720.000 8.000 4.000.000 3.000.000 6.000.000 2.000.000 6.000.000 -2.000.000 (400.000) 450.000 300.000 (5.130.000) 330.000 2.000.000 2.800.000 0 0 (136.500) 28.000 105.000 3.500 (1.800.000) 2.000.000 (488.000) 480.000 8.000
1.000.000 2.000.000 2.000.000 10.000.000
80.000 1.200.000
No se le practic retencin a ttulo de renta pues la compra de acciones no est sujeta a retencin (ver literal d del artculo 5 del decreto 1512 de 1985 y concepto DIAN 064696 de 2008
2.000.000 20.000.000 920.000 2.000.000 800.000 10.000.000 30.000.000 900.000 4.500.000 100.000 4.800.000 720.000 8.000 4.000.000 3.000.000 6.000.000 2.000.000
Este valor ir en la columna pagos deducibles (ver pargrafo 11 del art. 4 de la resolucin) Este valor ir en la columna pagos no deducibles (ver pargrafo 11 del art. 4 de la resolucin)
900.000 4.500.000 100.000
A las importaciones no se les hace retenciones en la fuente
Estos valores se tomaran de las Planillas integradas para liquidacin de aportes (PILAS) presentadas entre enero 1 y dic.31 de 2012 sin importar de qu periodos eran. Es decir que si durante el 2012 se llegaron a presentar y pagar PILAS de otros periodos distintos al 2012 (por ejemplo la de diciembre de 2011 o la de meses anteriores a ese que se tenan pendientes de pago), esas PILAS tambin se toman en cuenta pues todo lo que efectivamente se pague dentro del ao por estos conceptos (sin incluir la parte del trabajador) es lo que se termina constituyendo en el gasto deducible para el empleador (ver art.108 y 114 del E.T.)
720.000 8.000 15.000.000 17.000.000 3.000.000 500.000 400.000
12.000.000 11.000.000 1.000.000 2.000.000 450.000 300.000
Esta empresa es autorretendora, al igual que la empresa LA R S.A. y La W S.A.
6.000.000 -2.000.000
(400.000) 450.000 300.000 (5.130.000) 330.000 2.000.000 2.800.000 0 0 (136.500) 28.000 105.000 3.500 (1.800.000) 2.000.000 (488.000) 480.000 8.000
5.130.000
330.000 2.000.000 2.800.000
Supngase que este reportante es un contribuyente con un contrato de estabilidad jurdica (Ley 963 de 2005) y que en dicho contrato tiene incluida la estabilidad de la norma del art. 158-3 del E.T. Por tanto, durante el 2012, sobre la compra de este activo, se tomar el beneficio del 30% como deduccin especial por inversin en activos fijos.
Este tipo de activos contables no se toman como activos fiscales a dic.31 pues no representan ningn valor que luego pueda dar derecho a formar un gasto deducible. Por tanto, no se consideran un bien apreciable en dinero (ver art. 261 del E.T.) y en consecuencia no hacen parte del patrimonio fiscal.
100.000 -
136.500 42.000
70.000 105.000 3.500 2.000.000 480.000 8.000 6.546.500 6.504.500
1.800.000
No se le hicieron retenciones pues es un trabajador independiente del rgimen simplificado del IVA a quien se le aplic la tabla de la Ley 1527 de abril 27 de 2012 (sus pagos mensuales no superaban 100 UVT)
488.000
42.000
Se reportarn con el NIT. y direccin de la propia empresa reportante y reportando todo el valor en la columna de pagos no deducibles (ver pargrafo 13 del art. 4 de la resolucin)
155
Cuenta
Nombre cuenta/nombre del Tercero Resultados de ejercicios anteriores Saldo Inicial Roger Smith Reyes SA Magos SA Sueldos Juan Ruiz Ral Paz Cesantas Juan Ruiz Ral Paz Intereses de cesantas Juan Ruiz Ral Paz Prima Juan Ruiz Ral Paz Vacaciones Juan Ruiz Ral Paz Aportes a ARP Suramericana Aportes a EPS S.O.S. Comfandi Aportes a Pensiones Porvenir Aportes Cajas Compensacin Comfandi Aportes a ICBF ICBF Aportes a SENA SENA Honorarios-Revisora Fiscal Jos H. Zuluaga Impuesto industria y comercio Secretara Hacienda Bogot Gasto impuestos 4 x mil DIAN Mantenimientos. La R S.A. La Z INC. Amortizaciones Cargos Diferidos-Intereses Banco Bogot Banco BVBA Amortizaciones Cargos Diferidos-tiles y papelera Papelera Fina Ltda Amortizaciones Cargos Diferidos-Impuesto al patrimonio DIAN Inters. DIAN Donaciones Los Cineastas SA (ley del cine) Sueldos Eliana Gmez Mara Gmez Cesantas Eliana Gmez Mara Gmez Intereses de cesantas Eliana Gmez Mara Gmez Prima Eliana Gmez Mara Gmez Vacaciones Eliana Gmez Mara Gmez Aportes a ARP Suramericana Aportes a EPS S.O.S. Comfandi Aportes a Pensiones Porvenir Aportes Cajas Compensacin Comfandi Aportes a ICBF ICBF Aportes a SENA SENA Servicio publico Emcali
Saldo Contable Movimientos a diciembre de dbitos de enero a 2011 diciembre
Movimiento crditos de enero a diciembre
Saldo Contable a diciembre de 2012
Ajustes para llegar a saldos fiscales Db Cr
Saldos fiscales a diciembre de 2012
370505 SI 47348 800456321 890341333 510506 14.325.567 13.456.789 510530 14.325.567 13.456.789 510533 14.325.567 13.456.789 510536 14.325.567 13.456.789 510539 14.325.567 13.456.789 510568 890.789.310 510569 890.890.900 510570 800144331-2 510572 890.303.208 510575 899999239-2 510578 899.999.034-1 511010 7493444-7 511505 899.999.061 51159501 800197268-4 514540 890.777.999 999.999 51651501 890.245.675 890.211.333 51651502 900145321-7 51651503 800197268-4 530520 800197268-4 539525 800198920-2 720101 66.325.587 61.456.719 720130 66.325.587 61.456.719 720133 66.325.587 61.456.719 720136 66.325.587 61.456.719 720139 66.325.587 61.456.719 720168 890.789.310 720169 890.890.900 720170 800144331-2 720172 890.303.208 720175 899999239-2 720178 899.999.034-1 730101 890.399.003-4
25.000.000 -
1.000.000 10.000.000 14.000.000 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 4.284.000 6.048.000 2.016.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 2.000.000
25.000.000 (1.000.000) (10.000.000) (14.000.000) 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 4.284.000 6.048.000 2.016.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 2.000.000 1.900.000 3.750.000 1.156.000 2.952.000
25.000.000 (1.000.000) (10.000.000) (14.000.000) 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 5.440.000 9.000.000 2.016.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 100.000 1.250.000 2.000.000 3.000.000 12.000.000 11.000.000 1.000.000 9.000.000 33.000.000 1.200.000 3.000.000 252.000 5.440.000 9.000.000 2.016.000 1.512.000 1.008.000 2.560.000 3.000.000
Entindase que durante el 2012 la empresa hizo el pago de aportes de aos anteriores que tena atrasados a esa EPS (y al fondo de pensiones que figura ms abajo) y por tanto, como los pag durante el ao 2012,son deducibles en el 2012. Con este ajuste entonces se llega al saldo fiscal de 5.440.000 que ser el que podr deducir y que al mismo tiempo coincide con el que aparece discriminado en la penltima columna como aporte del empleador
5.000.000 2.000.000 3.000.000 12.000.000 11.000.000 1.000.000
5.000.000 2.000.000 3.000.000 12.000.000 11.000.000 1.000.000
Como solo se puede deducir el impuesto de industria y comercio pagado, entonces con este ajuste crdito de 1.900.000 se logra llegar al valor del impuesto de industria y comercio que s fue pagado (100.000) y que es el que se refleja en la columna saldo fiscal a diciembre de 2012
Esos valores resaltados con verde, y registrados en las subcuentas de la cuenta 516515 (amortizaciones), son claramente los valores que primero pasaron por las cuentas del activo de Cargos diferidos
2.000.000 2.000.000 3.000.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.020.000 1.440.000 480.000 360.000 240.000
2.000.000 2.000.000 3.000.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.020.000 1.440.000 480.000 360.000 240.000 340.000 285.000 750.000
2.000.000 2.000.000
3.750.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.360.000 1.725.000 480.000 360.000 240.000 7.000.000 205.085.000 59.200.000 23.513.000 6.775.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 120.000 1.360.000 1.725.000 480.000 360.000 240.000 640.000 575.000
En el formato 1001, se reportaran todos los $5.000.000, usando las dos columnas (pago deducible por 1.250.000 y pago no deducible los otros $3.750.000). Y luego, en el formato 1011 todo el valor del impuesto deducible se reportar con el concepto 8211 (ver art.10 numeral 5, tem 31, de la resolucin 117)
Aunque la Ley 814 de 2003 permite que fiscalmente se pueda deducir no el 100% de la donacin sino el 125%, en todo caso en el formato 1001 solo se reportar el 100% pues fue lo que efectivamente recibi la entidad que recibi la donacin. Y en cuanto al otro 25% llevado como mayor valor fiscal, ese valor terminar quedando reflejado en otro formato, el formato 1011, y con concepto 8217 (ver art. 10, numeral 5, tem 10, de la resolucin 117)
7.000.000
7.000.000 205.252.000
Totales (sin incluir los movimientos de las cuentas 13551501 ni las cuentas del grupo 2365 y 2367, Retenciones practicadas, ni los saldos iniciales en las cuentas de activos y del patrimonio, y tomando como positivos los saldos auxiliares en la cuenta 370505)
156
Del anterior cuadro General se pueden extractar por aparte los pagos laborales de seguridad social y de parafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Los valores resaltados indican que a ese tercero se le report sus datos en forma individualizada dentro del formato 1001 (porque siendo pagos laborales fueron iguales o superiores a $10.000.000, o siendo pagos parafiscales o de seguridad social fueron iguales o superiores a $500.000). Los datos que no quedaron resaltados fueron entonces reportados como cuantas menores dentro de cada concepto.
Beneficiario Saldo Contable a diciembre de 2011 Saldo Contable a diciembre de 2012 Ajustes para llegar a saldos fiscales Saldos fiscales a diciembre de 2012 Movimientos dbitos de enero a diciembre Movimiento crditos de enero a diciembre Salarios y dems rentas de trabajo efectivamente pagadas a los asalariados Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (parte del empleador) Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (parte del trabajador)
Cdigo PUC
Nombre cuenta
Nit
510506 510506 510530 510530 Juan Ruiz Ral Paz Juan Ruiz Ral Paz Juan Ruiz 6.048.000 2.016.000 6.048.000 1.156.000 2.952.000 360.000 360.000 Ral Paz 144.000 144.000 144.000 360.000 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000
510533
14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789
510533
14.325.567
9.000.000 33.000.000 -
510536 510536 510539 510539 510568 510569 Juan Ruiz Ral Paz Juan Ruiz Ral Paz Suramericana S.O.S. Comfandi Porvenir 2.016.000 Comfandi 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 4.284.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 4.284.000
13.456.789
1.200.000 3.000.000 9.000.000 2.016.000
510570
14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 890.789.310 890.890.900
510572
800144331-2
1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 5.440.000
252.000 5.440.000
510575 510578 720101 720101 720130 720130 ICBF SENA Eliana Gmez Mara Gmez Eliana Gmez Mara Gmez 60.000 60.000 60.000 60.000 Eliana Gmez 1.440.000 480.000 360.000 240.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000
890.303.208
9.000.000
2.560.000 2.016.000 3.000.000 1.512.000 1.008.000
720133 Mara Gmez
899999239-2 899.999.034-1 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719
720133
720136 720136 720139 720139 720168 720169 Eliana Gmez Mara Gmez Eliana Gmez Mara Gmez Suramericana S.O.S. Comfandi Porvenir Comfandi 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.020.000
61.456.719
66.325.587
1.512.000 1.008.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000
6.000.000 6.000.000 -
500.000 500.000 1.440.000 480.000 360.000 240.000 Totales 94.804.000 285.000 340.000 1.725.000
720170
66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 890.789.310 890.890.900
720172 ICBF SENA
800144331-2
500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.020.000
500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.360.000 480.000
120.000 1.360.000 1.725.000 360.000 240.000 99.537.000 480.000
640.000
720175 720178
Sueldos Sueldos Cesantas Cesantas Intereses de cesantas Intereses de cesantas Prima Prima Vacaciones Vacaciones Aportes a ARP Aportes a EPS Aportes a Pensiones Aportes a Cajas Compensacin Aportes a ICBF Aportes a SENA Sueldos Sueldos Cesantas Cesantas Intereses de cesantas Intereses de cesantas Prima Prima Vacaciones Vacaciones Aportes a ARP Aportes a EPS Aportes a Pensiones Aportes a Cajas Compensacin Aportes a ICBF Aportes a SENA
890.303.208
575.000 360.000 240.000 59.200.000 23.513.000
899999239-2 899.999.034-1
6.775.000 30.288.000 Este valor ser luego reportado con el cdigo 8207, pero en el formato 1011 (vase el numeral 5 del artculo 10 de la resolucin 117)
157
Independientemente se pueden extractar las otras cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales, pues para ellas entonces se aplican otros criterios. Los valores resaltados en el siguiente cuadro indican que a ese tercero se le report sus datos en forma individualizada dentro del reporte 1001 (por ser iguales o superiores a los $500.000). Los datos que no quedaron resaltados fueron entonces reportados como cuantas menores dentro de cada concepto.
Cdigo PUC Nombre cuenta Nit Beneficiario Saldo Contable a diciembre de 2011 Movimientos dbitos de enero a diciembre Movimiento crditos de enero a diciembre Saldo Contable a diciembre de 2012 Ajustes para llegar a saldos fiscales Saldos fiscales a diciembre de 2012
12050501 140501 140501 140501 140501 152001 152001 152001
Materia Prima Materia Prima Materia Prima Materia Prima Maquinaria y Equipo Maquinaria y Equipo Maquinaria y Equipo IVA mayor valor de las maquinarias compradas IVA mayor valor de las maquinarias compradas Inters. Inters.
Acciones y cuotas en la Empresa La 16793233 V Ltda 890.222.833 999.999 890.222.333 999.998
La T SA
La LLLL Inc.
Juan Miguel Prez -
145.678.920 890.777.999 890.999.000 145.678.920 890.999.000 890.211.333 890.245.675
La Z INC. La R S.A.
La X S.A.
10.000.000 1.000.000 100.000 900.000 2.000.000
2.000.000 1.200.000 80.000 -
500.000
10.000.000 800.000 920.000 900.000
2.000.000
500.000
10.000.000 800.000 920.000 100.000 900.000
2.000.000
500.000
German Prez
100.000
La W S.A. German Prez La W S.A. Banco BVBA Banco Bogot
4.500.000 8.000 720.000 17.000.000 3.000.000 15.000.000
4.500.000 8.000 720.000
4.500.000 8.000
15209901
15209901 170505 170505 17102001
17109501
Cargos diferidosimpuesto al patrimonio 2011 Resultados de ejercicios anteriores Resultados de ejercicios anteriores Resultados de ejercicios anteriores HonorariosRevisora Fiscal
Cargos diferidos900145321-7 tiles y papelera 800197268-4 890.341.333 800.456.321 47.348 7493444-7
Papelera Fina Ltda DIAN Magos SA Reyes SA Roger Smith Jos H. Zuluaga
11.000.000 1.000.000
12.000.000
2.000.000 -2.000.000 14.000.000 10.000.000 1.000.000 6.000.000
6.000.000
3.000.000
2.000.000 -2.000.000 -
6.000.000
3.000.000
2.000.000
3705005
14.000.000 10.000.000 1.000.000 6.000.000
14.000.000 10.000.000 1.000.000 6.000.000
3705005
3705005
511010 511505 51159501 514540 514540 51651501
Gasto impuestos 4 x mil
Impuesto de 899.999.061 industria y comercio
Mantenimientos. Mantenimientos.
Amortizaciones Cargos Diferidos- 890.245.675 Intereses Amortizaciones Cargos Diferidos- 890.211.333 Intereses Amortizaciones Cargos Diferidos- 900145321-7 tiles y papelera Amortizaciones Cargos Diferidos800197268-4 Impuesto al patrimonio Inters. Donaciones 800197268-4
999.999
890.777.999
800197268-4
Banco Bogot Banco BVBA Papelera Fina Ltda DIAN DIAN
La Z INC.
La R S.A.
DIAN
Secretara de Hacienda Bogot
12.000.000
3.000.000
2.000.000
5.000.000
2.000.000
12.000.000 11.000.000
3.000.000
2.000.000
5.000.000
2.000.000
51651501
11.000.000 1.000.000 2.000.000 2.000.000 -
51651502
1.000.000 2.000.000 2.000.000
Este es un honorario percibido por una persona natural (es decir, una renta de trabajo) y que sumados a sus dems pagos o causaciones no le termina superando los $10.000.000. Por consiguiente, no es necesario llevarlo en forma individualizada al reporte y en consecuencia quedar incluido en el registro de las cuantas menores del concepto 5002-Honorarios
3.750.000
1.900.000
12.000.000 11.000.000 1.000.000 -
3.000.000
2.000.000
1.250.000
100.000
51651503
2.000.000 2.000.000
530520 539525 730101
Servicios Pblicos 890.399.003-4
800198920-2
Emcali
Los Cineastas SA (ley del cine)
7.000.000
3.000.000
Totales
110.448.000
7.000.000
3.000.000
750.000
7.000.000
3.750.000
158
Segundo Primer Otros Apellido Nombre Nombres Razn Social Direccin Cod. Dpto. Ral Juan Pas de Cod. residencia Mcipio. o domicilio Pago o abono en cuenta deducible Iva mayor Iva mayor Pago o abono valor del valor del costo en cuent NO costo o gasto o gasto NO deducible deducible deducible Retencin en la fuente practicada Renta Retencin en la fuente asumida Renta
Concepto
Tipo de documento
Numero de identificacin del informado
Dv
Primer apellido
Paz Ruiz
4 4
Calle 45 30-10 Cra 38 50-25 Cra 45 #45 45 Cra 45 #45 45 Cra 45 65-20 Cra 8 6 64
76 76 11 11 76 11
001 001 001 001 001 001
1 0 Juan Miguel
Prez
Cuantas Menores Cuantas Menores Emcali DIAN La LLL Inc. La Z Inc. La X SA La T SA
6 5
0 3 3 4 Cra 7 9-20 Cra 8 50-20 Calle 56 78-45 Cra 33 #23-56 Cra 50 45-10 Cra 33 #23-56 Cra 8 50-20 Calle 56 78-45 Calle 14 3-20 Bogot Calle 13 3-23 Cali Cra 45 45-45 Cra 8 6 64 Totales 11 76 11 11 001 001 001 001 05 11 11 76 11 76 11 11 001 001 001 001 001 001 001 001
Cra 78 90-20 Cra 89 45-60 Cra 40 45-66 Cra 45 #45 45 Cra 7 9-20 Calle10 44-50 Av 68 64-01 Calle 57 8 69 Cra 45 #45 45 Calle10 44-50 Cra 78 90-20 Cra 45 65-20 Cra 8 6 64 Cra 30 24-90
11 11 76 11 05 76 11 11 11 76 11 11 11 11
001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001
5001 5001 5001 5002 5004 5006 5007 5007 5007 5007 5008 5008 5008 5010 5010 5010 5011 5011 5012 5013 5015 5015 5016 5016 5019 5019 5019 5020 5029 5034 5034 5043 5043 5043 5049 5057 Roger Reyes SA Magos S.A. EJEMPLO S.A.S. DIAN Cuantas Menores La R S.A. Comfandi ICBF Sena Cuantas Menores S.O.S Comfandi Porvenir SA Los Cineastas S.A. DIAN Secreta Haci de Bogot La Z Inc. La R S.A. Banco BVBA Banco de Bogot Papelera Fina Ltda La W S.A. Papelera Fina Ltda Banco BVBA Banco de Bogot 183.783.000 43.425.000 728.000 0 6.016.500 227.936.000 0 Totales para "gastos con sus IVA" Totales para Retenciones Conciliacin: Valor de la columna Saldo Contable a dic de 2012 sin incluir las cuentas de Nomina. 110.448.000 Esta conciliacin no se efecta dentro del formato 1001 cuando se diligencia en el prevalidador de la DIAN. Solo la mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que servira para confirmar que los datos que se llevaran hasta el formato 1001 s estn completos y correctos
13 13 43 43 31 31 42 42 31 31 13 43 31 31 31 31 43 31 31 31 31 31 42 31 31 31 31 31 31 31 31 42 31 31 31 31
13456789 14325567 222222222 222222222 890399003 800197268 999998 999999 890222333 890222833 16793233 222222222 890777999 890303208 890999239 899999034 222222222 890890900 800144331 899198920 800197268 899999061 999999 890777999 890211333 890245675 900145321 890999000 900145321 890211333 890245675 47348 800456321 890341333 890000000 800197268
6 2 2 7 7 7 2 2
9 1 1 4
Smith
169 169 169 169 169 169 249 249 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 249 169 169 169 169 169 169 169 169 249 169 169 169 169
36000000 10200000 13000000 6000000 7000000 0 2000000 920000 800000 10000000 500000 100000 900000 2496000 1872000 1248000 372000 6800000 10725000 3000000 1250000 100000 3000000 2000000 11000000 12000000 1000000 4500000 3000000 17000000 15000000 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 2000000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3200000 3575000 0 3750000 1900000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1000000 10000000 14000000 2000000 2000000
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 720000 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
300000 450000 0 0 0 0 0 0 28000 0 0 3500 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 105000 0 0 330000 2000000 2800000 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Retencin Retencin en la Retencin en la fuente fuente asumida en la fuente practicada practicada IVA IVA rgimen IVA rgimen Simplificado no domiciliados comn 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 480000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 488.000 0 6.504.500
180.615
Este total no se calcula dentro del formato 1001 cuando se diligencia la informacin en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dnde sale ese dato de Control que se quedar reflejando en la parte del encabezado en el formato 1001 cuando quede generado en el estndar XML
Mas: Valor que se acredit en las cuentas del cargo diferido, y que por tanto afect el saldo a dic. de 2012 para esas cuentas (se suman pues es claro que lo que se report con cdigos 5029, 5035 y 5034 fueron los dbitos hechos a esas cuentas del cargo diferido y no sus saldos a dic. 31) Mas: Valor de las autorretenciones las cuales estn reportadas como gasto no deducible (concepto 5059) pero no son un gasto Mas: Valor de la columna de Salarios pagados Mas: Valor de la columna de pagos parafiscales Diferencia para las celdas resaltadas en amarillo
26.000.000
2.000.000 59.200.000 30.288.000 227.936.000 0
159
160
Al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML que se llamara Dmuisca_010100108201300000001,.xml, los datos se veran as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin)
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1?> <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1001.xsd> <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1001</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2012-02-01T18:47:18</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>180615</ValorTotal> <CantReg>36</CantReg> </Cab> <pagos cpt=5001 tdoc=13 nid=13456789 apl1=Paz nom1=Ral dir=Calle 45 30-10 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=36000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=300000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5001 tdoc=13 nid=14325567 apl1=Ruiz nom1=Juan dir=Cra 38 50-25 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=10200000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=450000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5001 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=13000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5002 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=6000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=480000 ndom=0/> <pagos cpt=5004 tdoc=31 nid=890399003 dv=4 raz=Emcali dir=Cra 45 65-20 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=7000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5006 tdoc=31 nid=800197268 dv=4 raz=DIAN dir=Cra 8 6 64 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=2000000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5007 tdoc=42 nid=999998 raz=La LLL Inc. pais=249 pago=2000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5007 tdoc=42 nid=999999 raz=La Z Inc. pais=249 pago=920000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5007 tdoc=31 nid=890222333 dv=1 raz=La X SA dir=Cra 78 90-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=800000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=28000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5007 tdoc=31 nid=890222833 dv=0 raz=La T SA dir=Cra 89 45-60 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=10000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5008 tdoc=13 nid=16793233 apl1=Prez nom1=Juan nom2=Miguel dir=Cra 40 45-66 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=500000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5008 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=100000 pnded=0 ided=8000 inded=0 retp=3500 reta=0 comun=0 simp=8000 ndom=0/> <pagos cpt=5008 tdoc=31 nid=890777999 dv=6 raz=La R S.A. dir=Cra 7 9-20 dpto=05 mun=001 pais=169 pago=900000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5010 tdoc=31 nid=890303208 dv=5 raz=Comfandi dir=Calle10 44-50 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=2496000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5010 tdoc=31 nid=890999239 raz=ICBF dir=Av 68 64-01 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=1872000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/>
<pagos cpt=5010 tdoc=31 nid=899999034 dv=1 raz=Sena dir=Calle 57 8 69 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=1248000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5011 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=372000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5011 tdoc=31 nid=890890900 dv=0 raz=S.O.S Comfandi dir=Calle10 44-50 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=6800000 pnded=3200000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5012 tdoc=31 nid=800144331 dv=3 raz=Porvenir SA dir=Cra 78 90-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=10725000 pnded=3575000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5013 tdoc=31 nid=899198920 dv=3 raz=Los Cineastas S.A. dir=Cra 45 65-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=3000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5015 tdoc=31 nid=800197268 dv=4 raz=DIAN dir=Cra 8 6 64 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=1250000 pnded=3750000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5015 tdoc=31 nid=899999061 raz=Secreta Haci de Bogot dir=Cra 30 24-90 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=100000 pnded=1900000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5016 tdoc=42 nid=999999 raz=La Z Inc. pais=249 pago=3000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5016 tdoc=31 nid=890777999 dv=6 raz=La R S.A. dir=Cra 7 9-20 dpto=05 mun=001 pais=169 pago=2000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5019 tdoc=31 nid=890211333 dv=2 raz=Banco BVBA dir=Cra 8 50-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=11000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5019 tdoc=31 nid=890245675 dv=2 raz=Banco de Bogot dir=Calle 56 78-45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=12000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5019 tdoc=31 nid=900145321 dv=7 raz=Papelera Fina Ltda dir=Cra 33 #23-56 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=1000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5020 tdoc=31 nid=890999000 dv=7 raz=La W S.A. dir=Cra 50 45-10 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=4500000 pnded=0 ided=720000 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5029 tdoc=31 nid=900145321 dv=7 raz=Papelera Fina Ltda dir=Cra 33 #23-56 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=3000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=105000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5034 tdoc=31 nid=890211333 dv=2 raz=Banco BVBA dir=Cra 8 50-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=17000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5034 tdoc=31 nid=890245675 dv=2 raz=Banco de Bogot dir=Calle 56 78-45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=15000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5043 tdoc=42 nid=47348 apl1=Smith nom1=Roger pais=249 pago=0 pnded=1000000 ided=0 inded=0 retp=330000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5043 tdoc=31 nid=800456321 dv=9 raz=Reyes SA dir=Calle 14 3-20 Bogot dpto=11 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=10000000 ided=0 inded=0 retp=2000000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5043 tdoc=31 nid=890341333 dv=1 raz=Magos S.A. dir=Calle 13 3-23 Cali dpto=76 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=14000000 ided=0 inded=0 retp=2800000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5049 tdoc=31 nid=890000000 dv=1 raz=EJEMPLO S.A.S. dir=Cra 45 45-45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=2000000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5057 tdoc=31 nid=800197268 dv=4 raz=DIAN dir=Cra 8 6 64 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=2000000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> </mas>
161
9.4 Reporte literal e Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros Art. 4 de la Resolucin 117 de 2012. Formato 1001 versin 8
Segunda parte Caso de quienes reportarn a la totalidad de los terceros a quienes realizaron pagos o causaciones por conceptos distintos a pagos laborales (sin importar su cuanta) y pagos laborales y dems rentas de trabajo iguales o superiores a $10.000.000 (ver pargrafos 2 y 5 del Art. 4) A continuacin se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal e del artculo 631 sobre las pagos a terceros durante el ao 2012, incluidas las retenciones a ttulo de renta, IVA o timbre que haya practicado sobre tales pagos (literal b del Art. 631). a ttulo de renta, IVA y timbre para extractar de tales pasivos el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero. Tratndose de las cuentas de costos y gastos solo se toman en cuenta las que s se registran con un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas de gastos que no manejan beneficiarios externos tales como gasto depreciaciones, gasto provisiones, etc, pues estos ltimos irn en otro formato distinto, a saber, el formato 1011 (literal k del art.631; ver art.10 de la Resolucin 117) el cual no les corresponde entregar a este tipo de reportantes (ver el literal c del art. 1 y 2 de la Resolucin 117 donde se indica que a este tipo de reportantes no les corresponde entregar la informacin del literal k del art. 631 del E.T.). Adems, si el pago se registraba junto con su valor de IVA (porque se trataba de un IVA que no se poda llevar como descontable a las declaraciones de IVA como es el caso de las compras de activos fijos), en tal caso se debe tener detallado por aparte cunto es el valor del pago y cunto es el valor del IVA que se dej como mayor valor del pago o causacin.
En este ejemplo se examinar el caso de los reportantes expresamente mencionados en el literal c del Art. 1 de la Resolucin 117, los cuales s tienen que reportar en forma individualizada a todos los terceros que hayan recibido pagos y/o causaciones por conceptos distintos a salarios o rentas de trabajo sin importar su cuanta, pero que en relacin con los pagos laborales o las rentas de trabajo s tienen autorizacin para reportar en forma individualizada solo a los terceros que hayan recibido pagos iguales o superiores a $10.000.000. Estos reportantes no pueden usar el Nit 222.222.222 cuantas menorespara reportar los pagos por conceptos distintos a salarios y dems rentas de trabajo. Solo podran usar ese Nit especial para agrupar a los terceros personas naturales que por pagos laborales y otras rentas de trabajo (honorarios, comisiones, servicios) no recibieron pagos iguales o superiores a $10.000.000 (ver pargrafos 2 y 5 del Art. 4 de la Resolucin 117). Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la informacin antes de llevarla al formato 1001 fueron:
162
1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el Balance de prueba periodo enero a diciembre de 2012 donde estn involucradas todas las cuentas que acumulan pagos y/o causaciones a terceros (activos fijos incluyendo acciones o cuotas compradas a terceros, inventarios, diferidos, distribucin de utilidades o participaciones, costos y gastos). En ese balance tambin se incluyen las cuentas del pasivo por retenciones practicadas a terceros
Las cuentas de ese balance de prueba deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero donde se vean sus movimientos dbitos de todo el ao 2012, sus movimientos crdito de todo el ao 2012, sus saldos contables a diciembre 31 de 2012, los ajustes para llevar estos saldos hasta saldos fiscales (pues de nuevo se pidi reportar los gastos contables, sean o no deducibles) y los saldos fiscales a diciembre de 2012. En todo caso, esos gastos que se tomaran como no deducibles en la declaracin de renta, pero que s se llevaran al formato 1001, tienen que ser gastos reales y no simplemente estimados (por ejemplo, estimar una indemnizacin de un proceso que est ante los jueces). Adicionalmente, en el caso de los pagos laborales, se debe adicionar una columna donde se vea cul fue el valor efectivamente pagado al trabajador pues por el concepto de salarios y pagos labores no se tomarn en cuenta valores que estn simplemente causados (aunque los causados s son deducibles con tal que se hayan pagado oportunamente los aportes parafiscales y de seguridad social). De esos valores efectivamente pagados al trabajador, el valor por Cesantas deben ser las entregadas al trabajador y no las enviadas a los Fondos de Cesantas en febrero de 2012.
2. Si la entidad o persona natural informante lleg a participar durante el ao 2012 como miembro de un consorcio o unin temporal, o si durante el 2012 actu como mandante en contratos de mandato, o si particip con cuentas conjuntas en contratos de exploracin de hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso eliminara del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus contabilidades pero que fueron originados en esos consorcios o uniones temporales, o en los contratos de mandato, o en los contratos de exploracin de hidrocarburos, gases y minerales, pues tales costos y gastos sern reportados nicamente por el consorcio, o por el mandatario que los represent, o por el operador del contrato de exploracin (ver pargrafo 1 del art.12, el pargrafo 2 del art. 13 y el pargrafo 1 del Art.14, todos en la resolucin 117). Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del Art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y le tocara hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos. 3. Luego, tratar de convertir dicho Balance de Prueba en una base de datos donde para cada registro se vea el cdigo contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero, los movimientos dbitos y crdito
Adems, junto a la columna de los pagos laborales se puede colocar otra con el valor de los pagos hechos a EPS, Fondos de Pensiones, ARP, ICBF, SENA y Cajas de Compensacin durante el periodo enero 1 a diciembre 31 de 2012 (sin importar a qu periodos de nmina mensual pertenecan). En el caso de los pagos a EPS y fondos de pensiones, el dato se debe manejar incluyendo los aportes del trabajador y teniendo presente que el aporte del empleador se reportar en la columna pagos deducibles mientras que el aporte del trabajador ir en la columna pagos no deducibles. En los pagos a EPS se reportara todo incluidos hasta los copagos para atencin de beneficiarios diferentes a los del grupo bsico del cotizante. En los pagos a Fondos de Pensiones se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir aportes voluntarios. Para todos esos pagos se puede tomar la informacin de las Planillas Integradas (PILAS) presentadas durante el ao 2012.
4. Del anterior cuadro general se pueden extractar por aparte lo que sera la sub-base de datos con los pagos labores, de seguridad social y de parafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda as tambin formada la otra sub-base de datos para las dems cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales,
del ao, su saldo contable a diciembre de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a diciembre de 2012 y los valores pagados en caso de salarios, aportes a seguridad social y aportes parafiscales.
5. Luego, al trabajar con la sub-base de datos de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales, hacer con Excel el clculo de subtotales de tal forma que por cada cambio en el Nit se haga una suma en la columna salarios y dems rentas de trabajo efectivamente pagadas. Con eso se podr descubrir a los asalariados que recibieron pagos efectivos iguales o superiores a $10.000.000 los cuales se llevarn en forma individualizada al reporte. A aquellos que s deben ser llevados al reporte en forma individualizada porque sus pagos acumulados igualan o superan los $10.000.000 se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna salarios y dems rentas de trabajo efectivamente pagadas). A los que no acumularon ese valor de pagos, y que quedaran sin color en la columna de salarios efectivamente pagados, se les reporta en un solo registro y con el nit 222.222.222 cuantas menores. 6. Luego, al trabajar con la sub-base de datos de los pagos por conceptos diferentes a pagos laborales, solamente se les hace un ordenamiento usando como primer criterio el Nit (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el Cdigo PUC de la cuenta. Recordemos que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estn sujetos o no al Rgimen de precios de Transferencia, debern informar detalladamente, segn el gasto contable al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior sin importar el monto de lo pagado y/o causado. Todos los valores, sin importar cuanto sumen, que haya acumulado un mismo tercero en las distintas cuentas y en la columna saldo contable a diciembre de 2012 (que es la que rene lo deducible y lo no deducible), sern llevados en forma individualizada al reporte segn el concepto del pago y/o causacin.
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Ejemplo de cmo lucira el balance de prueba del ao 2012 con las valores registrados en cuentas de inventarios, activos fijos (incluyendo acciones y aportes compradas), cargos diferidos, dividendos distribuidos y costos y gastos, y del cual se extraeran los valores a llevar al formato 1001 (por tener todos un beneficiario externo real), para la Sociedad EJEMPLO S.A.S, NIT. 890.000.000-1, ubicada en la Cra 45 # 45-45 de Bogot.
Cuenta Nombre cuenta/nombre del Tercero Saldo Conta. A diciembre de 2011 Movimientos Movimiento dbitos de enero a crditos de ene a diciembre diciembre Saldo Contable a diciembre de 2012 Ajustes para llegar a saldos fiscales Db 500.000 Cr
(Caso de quienes reportarn a todos los terceros por conceptos diferentes a pagos laborales sin importar su cuanta, y en el caso de pagos por rentas de trabajo solo a los que igualen o superen los $10.000.000 (ver pargrafos 2 y 5 del art. 4 de la Resolucin)
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Pagos y retenciones a Terceros-Literal e y b del art. 631 del E.T. Formato 1001 versin 8
El saldo inicial para los inventarios y dems cuentas del activo que participarn en este proceso (porque acumulan pagos a terceros) siempre debera verse con un nico beneficiario para que esos valores del ao 2011 no se mezclen con las operaciones del solo ao 2012 que son las que se necesita reportar
Salarios y dems Saldos fiscales a rentas de trabajo diciembre de 2012 efectivamente pagadas a los asalariados
12050501 SI 16793233 13551501 SI 890.000.000 140501 SI 999.999 999.998 890.222.333 890.222.833 152001 SI 890.777.999 890.999.000 45.678.920 15209901 SI 890.999.000 45.678.920 170505 SI 890.245.675 890.211.333 17102001 SI 900145321-7 17109501 SI 800197268-4 236505 SI Pag 14.325.567 13.456.789 236510 SI Pag 47.348 800.456.321 890.341.333 236510 SI Pag 7.493.444 236540 SI Pag 890.222.333 900145321 45.678.920 236575 SI Pag 890.000.000 236702 SI Pag 7.493.444 45678920-5
Acciones y cuotas en la Empresa La V Ltda Saldo Inicial Juan Miguel Perez Retenciones en la fuente a titulo de renta a favorAutorretenciones Saldo Inicial EJEMPLO S.A.S. Matera Prima Saldo Inicial 20.000.000 La Z INC. Esta maquinaria era La LLLL Inc. cluida de IVA La X S.A. La T SA Maquinaria y Equipo Saldo Inicial 30.000.000 La R S.A. La W S.A. German Perez IVA mayor valor de las maquinarias compradas Saldo Inicial 4.800.000 La W S.A. German Perez Interes. Saldo Inicial 4.000.000 Banco Bogot Banco BVBA Cargos diferidos-Utilies y papelera Saldo Inicial Papelera Fina Ltda Cargos diferidos-impuesto al patrimonio 2012 Saldo Inicial 6.000.000 DIAN Retencin a ttulo de rentaSalarios Saldo Inicial 500.000 Pagos Juan Ruiz Raul Paz Retencin a ttulo de rentaDividendos Saldo Inicial Pagos Roger Smith Reyes SA Magos SA Retencin a ttulo de rentaHonorarios Saldo Inicial 100.000 Pagos Jose H. Zuluaga Retencin a ttulo de rentaCompras Saldo Inicial Pagos La X S.A. Papelera Fina Ltda German Perez Autorretenciones a ttulo de renta Saldo Inicial Pagos EJEMPLO S.A.S. Retencin de Iva al rgimen simplificado Saldo Inicial Pagos Jose H. Zuluaga German Perez Subtotal Retenciones (sin incluir los movimientos de "saldo inicial" ni "pagos", ni las "autorretenciones" Valor neto retenciones 2012
500.000
500.000
2.000.000
2.000.000 20.000.000 920.000 2.000.000 800.000 10.000.000 30.000.000 900.000 4.500.000 100.000 4.800.000 720.000 8.000 4.000.000 3.000.000 6.000.000 2.000.000 6.000.000 -2.000.000 (400.000) 450.000 300.000 (5.130.000) 330.000 2.000.000 2.800.000 0 0 (136.500) 28.000 105.000 3.500 (1.800.000) 2.000.000
ex-
1.000.000 2.000.000 2.000.000 10.000.000
80.000 1.200.000
No se le practic retencin pues la compra de acciones est exonerada (ver el literal d del artculo 5 del decreto 1512 de 1985) y concepto DIAN 064696 de 2008 A las importaciones no se les hace retenciones en la fuente Esta empresa es autorretendora, al igual que la empresa LA R S.A. y La W S.A.
2.000.000 20.000.000 920.000 2.000.000 800.000 10.000.000 30.000.000 900.000 4.500.000 100.000 4.800.000 720.000 8.000 4.000.000 3.000.000 6.000.000 2.000.000
Este valor ir en la columna pagos deducibles (ver pargrafo 11 del art. 4 de la resolucin) Este valor ir en la columna pagos no deducibles (ver pargrafo 11 del art. 4 de la resolucin)
900.000 4.500.000 100.000
Estos valores se tomaran de las Planillas integradas para liquidacin de aportes (PILAS) presentadas entre enero 1 y dic.31 de 2011 sin importar de qu periodos eran. Es decir que si durante el 2011 se llegaron a presentar y pagar PILAS de otros periodos distintos al 2011 (por ejemplo la de diciembre de 2010 o la de meses anteriores a ese que se tenan pendientes de pago), esas PILAS tambin se toman en cuenta pues todo lo que efectivamente se pague dentro del ao por estos conceptos (sin incluir la parte del trabajador) es lo que se termina constituyendo en el gasto deducible para el empleador (ver art.108 y 114 del E.T.)
720.000 8.000 15.000.000 17.000.000 3.000.000 500.000 400.000
12.000.000 11.000.000 1.000.000 2.000.000 450.000 300.000
6.000.000 -2.000.000
(400.000) 450.000 300.000 (5.130.000) 330.000 2.000.000 2.800.000 0 0 (136.500) 28.000 105.000 3.500 (1.800.000) 2.000.000
5.130.000
330.000 2.000.000 2.800.000
Este tipo de activos contables no se toman como activos fiscales a dic.31 pues no representan ningn valor que luego pueda dar derecho a formar un gasto deducible. Por tanto, no se consideran un bien apreciable en dinero (ver art.261 del E.T.) y en consecuencia no hacen parte del patrimonio fiscal
100.000 -
136.500 42.000
70.000 105.000 3.500 2.000.000
No se le hicieron retenciones pues es un trabajador independiente a quien se le aplic la Ley 1527 de 2012 (sus pagos mensuales no superaban 100 UVT). Adems, es un independiente que pertenece al rgimen simplificado
1.800.000
8.000
480.000 8.000 6.546.500
(8.000) 480.000 8.000
(8.000) 480.000 8.000
Se reportarn con el nit y direccin de la propia empresa reportante y reportando todo el valor en la columna de pagos no deducibles (ver pargrafo 13 del art. 4 de la resolucin)
42.000
6.504.500
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Cuenta
Nombre cuenta/nombre del Tercero
Saldo Contable Movimientos a diciembre de dbitos de enero a 2011 diciembre
Movimiento crditos de enero a diciembre
Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (incluido aportes del trabajador) y por Parafiscales Parte del empleador Parte del trabajador
370505 SI 47348 800456321 890341333 510506 14.325.567 13.456.789 510530 14.325.567 13.456.789 510533 14.325.567 13.456.789 510536 14.325.567 13.456.789 510539 14.325.567 13.456.789 510568 890789310-4 510569 890.890.900 510570 800144331-2 510572 890.303.208 510575 899999239-2 510578 899.999.034-1 511010 7493444-7 511505 899.999.061 51159501 800197268-4 514540 890.777.999 999.999 51651501 890.245.675 890.211.333 51651502 900145321-7 51651503 800197268-4 530520 800197268-4 539525 800198920-2 720111 66.325.587 61.456.719 720130 66.325.587 61.456.719 720133 66.325.587 61.456.719 720136 66.325.587 61.456.719 720139 66.325.587 61.456.719 720168 890789310-4 720169 890.890.900 720170 800144331-2 720172 890.303.208 720175 899999239-2 720178 899.999.034-1 730101 890.399.003-4
Resultados de ejercicios anteriores Saldo Inicial Roger Smith Reyes SA Magos SA Sueldos Juan Ruiz Raul Paz Cesantas Juan Ruiz Raul Paz Intereses de cesantas Juan Ruiz Raul Paz Prima Juan Ruiz Raul Paz Vacaciones Juan Ruiz Raul Paz Aportes a ARP Suramericana Aportes a EPS S.O.S. Comfandi Aportes a Pensiones Porvenir Aportes Cajas Compensacin Comfandi Aportes a ICBF ICBF Aportes a SENA SENA Honorarios-Revisora Fiscal Jose H. Zuluaga Impuesto industria y comercio Secretara Hacienda Bogota Gasto impuestos 4 x mil DIAN Mantenimientos. La R S.A. La Z INC. Amortizaciones Cargos Diferidos-Intereses Banco Bogot Banco BVBA Amortizaciones Cargos Diferidos-Utiles y papelera Papelera Fina Ltda Amortizaciones Cargos Diferidos-Impuesto al patrimonio DIAN Interes. DIAN Donaciones Los Cineastas SA (ley del cine) Sueldos Eliana Gomez Mara Gmez Cesantas Eliana Gomez Mara Gmez Intereses de cesantas Eliana Gomez Mara Gmez Prima Eliana Gomez Mara Gmez Vacaciones Eliana Gomez Mara Gmez Aportes a ARP Suramericana Aportes a EPS S.O.S. Comfandi Aportes a Pensiones Porvenir Aportes Cajas Compensacin Comfandi Aportes a ICBF ICBF Aportes a SENA SENA Servicio publico Emcali
25.000.000 -
1.000.000 10.000.000 14.000.000 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 4.284.000 6.048.000 2.016.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 2.000.000
25.000.000 (1.000.000) (10.000.000) (14.000.000) 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 4.284.000 6.048.000 2.016.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 2.000.000 1.900.000 3.750.000 1.156.000 2.952.000
25.000.000 (1.000.000) (10.000.000) (14.000.000) 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 5.440.000 9.000.000 2.016.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 100.000 1.250.000 2.000.000 3.000.000 12.000.000 11.000.000 1.000.000 9.000.000 33.000.000 1.200.000 3.000.000 252.000 5.440.000 9.000.000 2.016.000 1.512.000 1.008.000 2.560.000 3.000.000
Entindase que durante el 2012 la empresa hizo el pago de aportes de aos anteriores que tena atrasados a esa EPS (y al fondo de pensiones que figura ms abajo) y por tanto, como los pag durante el ao 2012, son deducibles en el 2021. Con este ajuste entonces se llega al saldo fiscal de 5.440.000 que ser el que podr deducir y que al mismo tiempo coincide con el que aparece en la penltima columna aporte del empleador
5.000.000 2.000.000 3.000.000 12.000.000 11.000.000 1.000.000
5.000.000 2.000.000 3.000.000 12.000.000 11.000.000 1.000.000
Como solo se puede deducir el impuesto de industria y comercio pagado, entonces con este ajuste crdito de 1.900.000 se logra llegar al valor del impuesto de industria y comercio que s fue pagado (100.000) y que es el que se refleja en la columna saldo fiscal a diciembre de 2012
2.000.000 2.000.000 3.000.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.020.000 1.440.000 480.000 360.000 240.000
2.000.000 2.000.000 3.000.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.020.000 1.440.000 480.000 360.000 240.000 340.000 285.000 750.000
2.000.000 2.000.000
3.750.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.360.000 1.725.000 480.000 360.000 240.000 7.000.000 205.085.000 59.200.000 23.513.000 6.775.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 120.000 1.360.000 1.725.000 480.000 360.000 240.000 640.000 575.000
En el formato 1001, se reportaran todos los $5.000.000, usando las dos columnas (pago deducible por 1.250.000 y pago no deducible los otros $3.750.000). Y luego, si les hubiera tocado entregar tambin el formato 1011, entonces todo el valor del impuesto deducible se reportara conel concepto 8211(ver art. 10 numeral 5, tem 31 de la resolucin 117)
Esos valores resaltados con verde, y registrados en las subcuentas de la cuenta 516515 (amortizaciones), son claramente los valores que primero pasaron por las cuentas del activo de Cargos diferidos
7.000.000
7.000.000 205.252.000
Totales (sin incluir los movimientos de las cuentas 13551501 ni las cuentas del grupo 2365 y 2367, Retenciones practicadas, ni los saldos iniciales en las cuentas de activos y del patrimonio, y tomando como positivos los saldos auxiliares en la cuenta 370505)
Aunque la Ley 814 de 2003 permite que fiscalmente se puede deducir no el 100% de la donacin sino el 125%, en todo caso en el formato 1001 solo se reportar el 100% pues fue lo que efectivamente recibi la entidad que recibi la donacin. Y en cuanto al otro 25% llevado como mayor valor fiscal, ese valor terminara quedando reflejado en otro formato, el formato 1011, y con concepto 8217 (ver literal k del art.631 del E.T y el art. 10, numeral 5, tem 10, de la resolucin 117). Pero ese formato 1011 no lo entregan este tipo de reportantes.
165
166
Nit Beneficiario Saldo Contable a diciembre de 2011 Saldo Contable a diciembre de 2012 Ajustes para llegar a saldos fiscales Saldos fiscales a diciembre de 2012 Movimientos dbitos de enero a diciembre Movimiento crditos de enero a diciembre Salarios y dems rentas de trabajo efectivamente pagadas a los asalariados Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (parte del empleador) Valores totales pagados en aportes a Salud y Pensiones (parte del trabajador) 2.016.000 480.000 2.016.000 1.156.000 2.952.000 2.016.000 9.000.000 33.000.000 1.200.000 3.000.000 Juan Ruiz Raul Paz Juan Ruiz Raul Paz Juan Ruiz Raul Paz Juan Ruiz Raul Paz Juan Ruiz Raul Paz Suramericana S.O.S. Comfandi Porvenir Comfandi 480.000 Totales 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 4.284.000 6.048.000 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 4.284.000 6.048.000 14.400.000 36.000.000 1.200.000 3.000.000 144.000 360.000 1.200.000 3.000.000 600.000 1.500.000 252.000 5.440.000 9.000.000 252.000 5.440.000 9.000.000 2.016.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 340.000 285.000 360.000 240.000 94.804.000 480.000 2.560.000 3.000.000 1.512.000 1.008.000
Del anterior cuadro general se pueden extractar por aparte los pagos labores, de seguridad social y de parafiscales, pues ellos tienen criterios especiales para ser seleccionados. Los valores resaltados indican que a ese tercero se le report sus datos en forma individualizada dentro del formato 1001 (porque siendo pagos laborales fueron iguales o superiores a $10.000.000). En el caso de pagos parafiscales o de seguridad social se reportan todos en forma individualizada sin importar su cuanta. Los datos de pagos laborales que no quedaron resaltados fueron entonces reportados como cuantas menores dentro del concepto 5001.
Cdigo PUC
Nombre cuenta
510506 510506 510530 510530 510533 510533 510536 510536 510539 510539 510568 510569 510570
510572
14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 14.325.567 13.456.789 890.789.310 890.890.900 800144331-2
510575 510578 720111 720111 720130 720130 720133 720133 720136 720136 720139 720139 720168 720169 720170 ICBF SENA Eliana Gomez Mara Gmez Eliana Gomez Mara Gmez Eliana Gomez Mara Gmez Eliana Gomez Mara Gmez Eliana Gomez Mara Gmez Suramericana S.O.S. Comfandi Porvenir Comfandi 360.000 240.000 ICBF SENA 1.512.000 1.008.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.020.000 1.440.000 1.512.000 1.008.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.020.000 1.440.000
890.303.208
720172
899999239-2 899.999.034-1 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 66.325.587 61.456.719 890.789.310 890.890.900 800144331-2
720175 720178
Sueldos Sueldos Cesantas Cesantas Intereses de cesantas Intereses de cesantas Prima Prima Vacaciones Vacaciones Aportes a ARP Aportes a EPS Aportes a Pensiones Aportes a Cajas Compensacin Aportes a ICBF Aportes a SENA Sueldos Sueldos Cesantas Cesantas Intereses de cesantas Intereses de cesantas Prima Prima Vacaciones Vacaciones Aportes a ARP Aportes a EPS Aportes a Pensiones Aportes a Cajas Compensacin Aportes a ICBF Aportes a SENA 1.512.000 1.008.000 6.000.000 6.000.000 500.000 500.000 60.000 60.000 500.000 500.000 250.000 250.000 120.000 1.360.000 1.725.000 360.000 240.000 99.537.000
890.303.208
120.000 1.360.000 1.725.000
899999239-2 899.999.034-1
480.000 59.200.000
640.000 575.000 360.000 240.000 23.513.000
6.775.000 30.288.000
Este valor sera luego reportado con el cdigo 8207, pero en el formato 1011 (vase literal k del art. 631 del E.T y el numeral 5 del artculo 10 de la resolucin 117). En todo caso ese formato 1011 no le corresponde entregarlo a este tipo de reportantes
Independientemente se pueden extractar las otras cuentas distintas de los pagos laborales, de seguridad social y de parafiscales, pues para ellas entonces se aplican otros criterios. En este caso todos los terceros deben quedar reportados en forma individualizada dentro del formato 1001 con el valor que les figura en la columna saldo contable a diciembre 31 de 2012 sin importar su cuanta y segn el concepto por el cual se les realizaron pagos o causaciones. Por eso no es necesario discriminar con colores. En el caso particular de los terceros que acumularon pagos en la cuenta de cargos diferidos, lo que se les reporta no es el saldo contable a diciembre 31 de 2012, sino el dbito total hecho durante el 2012 en esas cuentas el cual corresponde al verdadero valor del pago antes de ser amortizado y las amortizaciones son reportadas con otro concepto (5019).
Cdigo PUC Nombre cuenta Nit Beneficiario Saldo Movimientos Movimiento Saldo Contable a dbitos de crditos Contable a diciembre de enero a de enero a diciembre de 2011 diciembre diciembre 2012 Ajustes para llegar a saldos fiscales Saldos fiscales a diciembre de 2012
51651501 170505 170505 51651501
Amortizaciones Cargos DiferidosIntereses Interes. Interes. Amortizaciones Cargos DiferidosIntereses Amortizaciones Cargos DiferidosImpuesto al patrimonio Cargos diferidosimpuesto al patrimonio 2012 Gasto impuestos 4 x mil Amortizaciones Cargos DiferidosImpuesto al patrimonio Servicios Pblicos IVA mayor valor de las maquinarias compradas
890.245.675 890.211.333 890.245.675
Banco Bogot Banco BVBA Banco Bgta.
12.000.000 17.000.000 15.000.000
890.211.333
Banco BVBA
11.000.000 2.000.000
11.000.000
12.000.000
12.000.000 6.000.000 3.000.000
12.000.000 6.000.000 3.000.000
11.000.000 2.000.000 -2.000.000 5.000.000 2.000.000 -2.000.000 3.750.000
11.000.000 -
51651503
800197268-4 DIAN 800197268-4 DIAN
2.000.000 -
17109501 51159501
800197268-4 DIAN 800197268-4 DIAN
5.000.000 2.000.000 7.000.000 100.000 8.000
1.250.000 7.000.000 100.000 8.000
51651503 730101 152001 15209901 511010 12050501 140501 152001 514540 140501 152001 15209901 140501 140501 514540 539525 370505 17102001 51651502 370505 370505 511505
2.000.000 7.000.000 100.000 8.000
2.000.000
Maquinaria y Equipo 145.678.920 145.678.920
890.399.003-4 Emcali
Materia Prima
Acciones y cuotas en 16793233 la Empresa La V Ltda 999.998
Honorarios-Revisora 7493444-7 Fiscal
German Perez Juan Miguel Perez
German Perez
Jose H. Zuluaga
6.000.000 2.000.000 10.000.000 4.500.000 720.000 2.000.000 900.000 500.000 -
6.000.000 2.000.000 10.000.000 4.500.000 720.000 2.000.000
Mantenimientos. Materia Prima
Maquinaria y Equipo 890.777.999 890.222.833 890.777.999
IVA mayor valor de las maquinarias compradas Materia Prima Materia Prima Mantenimientos. Donaciones
Maquinaria y Equipo 890.999.000 890.999.000
Amortizaciones Cargos DiferidosUtiles y papelera
Cargos diferidosPapelera Fina 900145321-7 Utilidades y papelera Ltda 900145321-7 Papelera Fina Ltda
Resultados de 890.341.333 ejercicios anteriores
800198920-2
999.999
999.999
890.222.333
Magos SA
Los Cineastas SA (ley del cine)
La Z INC.
La Z INC.
La X S.A.
La W S.A.
La W S.A.
La T S.A.
La R S.A.
La R S.A.
La LLLL Inc.
500.000
900.000
Este es un honorario percibido por una persona natural (es decir, una renta de trabajo) y que sumados a sus dems pagos o causaciones no le termina superando los $10.000.000. Por consiguiente, no es necesario llevarlo en forma individualizada al reporte y en consecuencia quedar incluido en el registro de las cuantas menores dl concepto 5002-Honorarios (ver par. 5 del art. 4 de la Res. 117)
6.000.000 2.000.000 10.000.000 4.500.000 2.000.000 900.000 500.000
14.000.000 3.000.000
3.000.000
3.000.000
1.000.000
2.000.000
1.200.000 80.000 -
1.000.000 -
14.000.000 2.000.000
3.000.000
3.000.000
920.000
800.000
750.000
14.000.000 2.000.000 1.000.000 10.000.000 1.900.000 1.000.000 100.000
3.750.000
3.000.000
920.000
800.000
Impuesto de 899.999.061 industria y comercio
Resultados de 47.348 ejercicios anteriores
Resultados de 800.456.321 ejercicios anteriores
1.000.000 10.000.000 2.000.000 1.000.000
1.000.000 10.000.000 2.000.000 1.000.000
Secretara de Hacienda Bogota
Roger Smith
Reyes SA
Totales
110.448.000
167
168
Segundo Primer Otros Apellido Nombre Nombres Razn Social Direccin Cod. Dpto. Raul Juan Pas de Cod. residencia Mcipio. o domicilio Pago o abono en cuenta deducible IVA mayor IVA mayor Pago o abono valor del valor del costo en cuenta NO costo o gasto o gasto NO deducible deducible deducible Retencin en la fuente practicada Renta Retencin en la fuente asumida Renta Calle 45 30-10 Cra 38 50-25 Cra 45 #45 45 Cra 45 #45 45 Cra 45 65-20 Cra 8 6 64 76 76 11 11 76 11 001 001 001 001 001 001 Juan Miguel Germn Cuantas Menores Cuantas Menores Emcali DIAN La LLL Inc. La Z Inc. La X SA La T SA 11 11 76 11 05 11 76 11 11 11 76 11 11 11 11 05 11 11 76 76 11 11 11 76 11 11 Totales 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 Roger Reyes SA Magos S.A. EJEMPLO S.A.S. DIAN Calle 14 3-20 Bogot Calle 13 3-23 Cali Cra 45 45-45 Cra 8 6 64 Cra 78 90-20 Cra 89 45-60 Cra 40 45-66 Cra 20 #30-10 La R S.A. Cra 7 9-20 La W S.A. Cra 50 45-10 Comfandi Calle10 44-50 ICBF Av 68 64-01 Sena Calle 57 8 69 Suramericana Cra 76 # 45-24 S.O.S Comfandi Calle10 44-50 Porvenir SA Cra 78 90-20 Los Cineastas S.A. Cra 45 65-20 DIAN Cra 8 6 64 Secretara Hacienda Bogot Cra 30 24-90 La Z Inc. La R S.A. Cra 7 9-20 Banco BVBA Cra 8 50-20 Banco de Bogot Calle 56 78-45 Papelera Fina Ltda Cra 33 #23-56 Papelera Fina Ltda Cra 33 #23-56 Banco BVBA Cra 8 50-20 Banco de Bogot Calle 56 78-45 169 169 169 169 169 169 249 249 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 169 249 169 169 169 169 169 169 169 249 169 169 169 169 183.783.000 43.425.000 728.000 0 6.016.500 227.936.000 6.504.500 110.448.000 0 0 36000000 10200000 13000000 6000000 7000000 0 2000000 920000 800000 10000000 500000 100000 900000 4500000 2496000 1872000 1248000 372000 6800000 10725000 3000000 1250000 100000 3000000 2000000 11000000 12000000 1000000 3000000 17000000 15000000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2000000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3200000 3575000 0 3750000 1900000 0 0 0 0 0 0 0 0 1000000 10000000 14000000 2000000 2000000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8000 0 720000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 300000 450000 0 0 0 0 0 0 28000 0 0 3500 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 105000 0 0 330000 2000000 2800000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Retencin Retencin en la Retencin en la fuente fuente asumida en la fuente practicada IVA rgimen practicada IVA no IVA rgimen Simplificado domiciliados comn 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 480000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 488.000 0 Totales para "gastos con sus IVA" Totales para Retenciones Conciliacin: Valor de la columna Saldo Contable a diciembre de 2012 sin incluir las cuentas de Nomina. Esta conciliacin no se efecta dentro del formato 1001 cuando se diligencia en el prevalidador de la DIAN. Solo la mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que servira para confirmar que los datos que se llevaran hasta el formato 1001 s estn completos y correctos
Concepto
Tipo de documento
Numero de identificacin del informado
Dv
Primer apellido
Paz Ruiz
4 4
Prez 5 Prez 6 7 5
1 0
1 4 0 3 3 4
5001 5001 5001 5002 5004 5006 5007 5007 5007 5007 5008 5008 5008 5008 5010 5010 5010 5011 5011 5012 5013 5015 5015 5016 5016 5019 5019 5019 5029 5034 5034 5043 5043 5043 5049 5057
13 13 43 43 31 31 42 42 31 31 13 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 42 31 31 31 31 31 31 31 42 31 31 31 31
13456789 14325567 222222222 222222222 890399003 800197268 999998 999999 890222333 890222833 16793233 45678920 890777999 890999000 890303208 890999239 899999034 890789310 890890900 800144331 899198920 800197268 899999061 999999 890777999 890211333 890245675 900145321 900145321 890211333 890245675 47348 800456321 890341333 890000000 800197268
6 2 2 7 7 2 2
9 1 1 4
Smith
180.603
Este total no se calcula dentro del formato 1001 cuando se diligencia la informacin en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dnde sale ese dato de Control que esta vez se quedar reflejando en la parte del encabezado en el formato 1001 cuando quede generado en el estndar XML
Mas: Valor que se acredit en las cuentas del cargo diferido, y que por tanto afect el saldo a diciembre de 2012 para esas cuentas (se suman pues es claro que lo que se report con cdigos 5029, 5035 y 5034 fueron los dbitos hechos a esas cuentas del cargo diferido y no sus saldos a diciembre 31) Mas: Valor de las autorretenciones las cuales estn reportadas como gasto no deducible (concepto 5059) pero no son un gasto Mas: Valor de la columna de Salarios pagados Mas: Valor de la columna de pagos parafiscales Diferencia para las celdas resaltadas
26.000.000
2.000.000 59.200.000 30.288.000 227.936.000 0
Y al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML, y que se llamara Dmuisca_010100108201300000001.xml, los datos se veran as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin)
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169
170
<pagos cpt=5011 tdoc=31 nid=890789310 dv=4 raz=Suramericana dir=Cra 76 # 45-24 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=372000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5011 tdoc=31 nid=890890900 dv=0 raz=S.O.S Comfandi dir=Calle10 44-50 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=6800000 pnded=3200000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5012 tdoc=31 nid=800144331 dv=3 raz=Porvenir SA dir=Cra 78 90-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=10725000 pnded=3575000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5013 tdoc=31 nid=899198920 dv=3 raz=Los Cineastas S.A. dir=Cra 45 65-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=3000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5015 tdoc=31 nid=800197268 dv=4 raz=DIAN dir=Cra 8 6 64 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=1250000 pnded=3750000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5015 tdoc=31 nid=899999061 raz=Secreta Haci de Bogot dir=Cra 30 24-90 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=100000 pnded=1900000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5016 tdoc=42 nid=999999 raz=La Z Inc. pais=249 pago=3000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5016 tdoc=31 nid=890777999 dv=6 raz=La R S.A. dir=Cra 7 9-20 dpto=05 mun=001 pais=169 pago=2000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5019 tdoc=31 nid=890211333 dv=2 raz=Banco BVBA dir=Cra 8 50-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=11000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5019 tdoc=31 nid=890245675 dv=2 raz=Banco de Bogot dir=Calle 56 78-45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=12000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5019 tdoc=31 nid=900145321 dv=7 raz=Papelera Fina Ltda dir=Cra 33 #23-56 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=1000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5029 tdoc=31 nid=900145321 dv=7 raz=Papelera Fina Ltda dir=Cra 33 #23-56 dpto=76 mun=001 pais=169 pago=3000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=105000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5034 tdoc=31 nid=890211333 dv=2 raz=Banco BVBA dir=Cra 8 50-20 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=17000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5034 tdoc=31 nid=890245675 dv=2 raz=Banco de Bogot dir=Calle 56 78-45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=15000000 pnded=0 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5043 tdoc=42 nid=47348 apl1=Smith nom1=Roger pais=249 pago=0 pnded=1000000 ided=0 inded=0 retp=330000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5043 tdoc=31 nid=800456321 dv=9 raz=Reyes SA dir=Calle 14 3-20 Bogot dpto=11 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=10000000 ided=0 inded=0 retp=2000000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5043 tdoc=31 nid=890341333 dv=1 raz=Magos S.A. dir=Calle 13 3-23 Cali dpto=76 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=14000000 ided=0 inded=0 retp=2800000 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5049 tdoc=31 nid=890000000 dv=1 raz=EJEMPLO S.A.S. dir=Cra 45 45-45 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=2000000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> <pagos cpt=5057 tdoc=31 nid=800197268 dv=4 raz=DIAN dir=Cra 8 6 64 dpto=11 mun=001 pais=169 pago=0 pnded=2000000 ided=0 inded=0 retp=0 reta=0 comun=0 simp=0 ndom=0/> </mas>
9.5 Reporte literal f

Artculo 6 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1007, versin 8 A continuacin se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal f del artculo 631, sobre los ingresos fiscales obtenidos durante el ao 2012. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la informacin antes de llevarla al formato 1007 fueron: 2. Retirar los ingresos que aunque s figuraran en la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 son ingresos que no se llevan al formato 1007 porque corresponden a conceptos que no se recibieron en verdad de ningn tercero (tales como el ingreso por intereses presuntivos en prestamos a socios, o el ingreso por diferencia en cambio). 3. Con los registros que queden se arma entonces una base de datos donde para cada registro se vea el cdigo contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2012.
Ingresos recibidos durante el 2012
1. Tener a la mano una hoja de trabajo en excel, con los nombres y cdigos de las cuentas contables, y con el detalle de todos los terceros y sus saldos fiscales a diciembre de 2012 para todas los ingresos brutos y sus respectivas devoluciones, rebajas y descuentos en ventas. El valor total de esos saldos fiscales debe coincidir con el valor que la entidad reportante haya llevado a los renglones 42, 43, 44 y 65 del formulario 110 para declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012. Si el reportante es una persona natural que usar el formulario 210 para su declaracin de renta 2012, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendra que mostrar el total respectivo de ingresos y devoluciones que la persona incluir dentro de los renglones 35 a 38, y el 53, de su formulario 210.
4. A dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el Nit (sin importar que se mezclen Nits de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el Cdigo PUC de la cuenta. Recordemos que todos los reportantes, aun si por el 2012 estuvieron sujetos o no al Rgimen de precios de Transferencia, debern informar detalladamente, segn el ingreso a que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior.
Importante: Si la entidad o persona natural informante lleg a participar durante el ao 2012 como miembro de un consorcio o unin temporal, o actu como mandante en contratos de mandato, o como miembro en un contrato de exploracin de hidrocarburos, o utiliz a otra persona o entidad a para que le recibiera ingresos propios, en ese caso los ingresos que recibi a travs de tales figuras los debe reportar solo con el Nit del consorcio, o el Nit de su mandatario, o el Nit del operador del contrato de exploracin, o con el Nit del que le recaudaba los ingresos y hacerlo en las columnas especiales que para tales fines contiene el formato 1007 v.8; ver pargrafo 6 del art. 6 de la Resolucin 117. Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del Art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.
5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la suma en la columna saldo fiscal a diciembre de 2012, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cules acumularon $1.000.000 o ms de ingresos netos involucrndoles todos los conceptos en que reflejen saldos a dic. 31 de 2012. 6. Luego, a aquellos que s deben ser llevados en forma individualizada al reporte, porque sus saldos fiscales acumulados, reuniendo todos sus ingresos netos en que figuran, son iguales o superan el $1.000.000, se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna saldo fiscal a diciembre 31 de 2012). 7. Una vez hecho lo anterior, los terceros cuyas celdas en la columna saldo fiscal a diciembre de 2012 queden sin color de relleno, sern los que integraran las cuantas menores con registro nico 222.222.222. Y para poder armar ese registro especial de las cuantas menores (cuantas menores de los ingresos operacionales, las cuantas menores de ingresos no operacionales, etc.), lo que se hace es hacer el ordenamiento usando como criterio el el Cdigo PUC de la cuenta.
171
Ejemplo de cmo lucira el balance de prueba del ao 2012 con los valores registrados en cuentas de todo tipo de ingresos para la Sociedad EJEMPLO S.A.S, ubicada en la Cra 45 #45-45 de Bogot
Saldo Contable Ajustes para llegar a Nombre cuenta/nombre del saldos fiscales a diciembre de Tercero 2012 Saldos fiscales a diciembre de 2012
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Ingresos propios del ao 2012-Literal f del art. 631 del E.T. Formato 1007 versin 8 (Art. 6 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012)
Cdigo PUC
Db Ingreso operacional-Industria 412016 manufact.-Elaboracion vinos 16.793.233 Juan Miguel Perez 890.456.783 La Q S.A. 834.567.908 La N S.A. 18.904.567 Miguel Herndez Gomez 890.567.345 La F S.A. 417501 Devoluciones en ventas 834.567.908 La N S.A. 18.904.567 Miguel Herndez Gomez Ingreso No operacional421005 Intereses 890.456.783 La Q S.A. 890.245.675 Banco de Bogot 16.793.230 Juan Gmez Gmez Ingreso No operacional421020 Diferencia en Cambio 999.998 La LLLL Inc. Ingreso No operacional4218005 Ingresos mtodo de participacin patrimonial 890.457.783 La V Ltda. Ingreso No operacional-454504 utilidad en venta de terrenos 890.777.999 La R S.A. Ingreso No operacional426505 Ingresos de ejercicios anterior 890.222.833 La T SA Ingreso No operacional429505 Diversos-CERTS 899.999.090-2 Ministerio de Hacienda
Esos ingresos que son de ejercicios anteriores, se deben es denunciar en el ejercicio al que correspondan aunque contablemente se hayan reconocido en el ao 2012.Por tanto, no se llevarn a la declaracin de renta 2012 y por ende tampoco al formato 1007.
Cr
(4.800.000) (2.100.000) 200.000 3.000.000 5.670.000 2.000.000 900.000 10.000.000 10.000.000 3.000.000 2.000.000 2.100.000
100.000 900.000 5.800.000 3.000.000 3.459.000
(4.800.000) (2.100.000) 200.000 3.000.000 2.000.000 5.670.000 3.000.000 3.000.000
100.000 900.000 5.800.000 3.000.000 3.459.000
En la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio, y hasta en el formato 1007, estos valores de las devoluciones en ventas se reportan en forma positiva. Sin embargo, en esta hoja de trabajo los mostramos como valor negativo pues nos ayudar a totalizar si el ingreso neto para un determinado tercero le super o no el $1.000.000
2.000.000
Ese inters es solo el inters presuntivo y que se calcul solo fiscalmente por haberle hecho prestamos en dinero a ese accionista. Ese tipo de ingreso por intereses no se reporta pues si se reportara con el nit del accionista se pensara que ese ingreso se recibi en verdad del accionista y eso no es cierto. Adems, el accionista no lo va a reportar como gasto. Este ingreso, aunque es fiscal, no se llevara al formato 1007 pues naci de una simple actualizacin de una cuenta por cobrar en moneda extranjera a dic. 31. Eso significa que es un ingreso pero que no se recibi de nadie y por eso no se reporta. Es lo mismo que sucedi en los reportes de exgena hasta el ao gravable 2006 cuando tampoco se reportaba el saldo crdito de la cuenta correccin monetaria fiscal la cual era una partida del ingreso fiscal pero que se originaba con los ajustes por inflacin a los activos no monetarios, pasivos monetarios y patrimonio.
Fiscalmente estos ingresos no se declaran
Este total de esta hoja de trabajo, en esta columna, deber coincidir con el total llevado a los renglones 42, 43, 44, y 65 del formulario 110 para declaracin de renta 2012 (Nota: a la fecha en que lo hacemos)
Fiscalmente no se reporta ni la utilidad ni la perdida en venta que es el dato que queda en la contabilidad cuando se vende el activo fijo. Cuando se vende el activo, entonces entre los ingresos brutos va el precio de venta (que en este caso fue de 3.000.000) y en el rengln de otros costos va el costo fiscal de venta (as incluso habr cruce con la informacin que el tercero que compr el activo presentar y en la que dir que el activo lo compr por $3.000.000). Este criterio se aplica tanto si el activo fijo vendido se debe denunciar en la seccin de rentas ordinarias (por haber sido posedo por menos de dos aos) como si se debe denunciar en la seccin de ganancias ocasiones (por haber sido posedo por ms de dos aos)
Total 37.029.000 (tomando como positivos los valores de las devoluciones en ventas)
172
A partir de esa hoja de trabajo anterior, se har una organizacin de las cuentas de los ingresos (sin incluir la cuenta de ingresos por intereses presuntivos a socios y el ingreso por diferencia en cambio), y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012. As se podr saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las cuentas del ingreso, superan o no el $1.000.000. Los que cumplen con esa condicin son aquellos que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1007. Los datos que no quedaron resaltados fueron reportados como cuantas menores dentro de cada concepto.
Cdigo PUC
Nombre cuenta
Nit
Nombre del Tercero
412016
412016
417501
Ingreso operacional-industria manufactura-Elaboracin vinos Ingreso operacional-industria manufactura-elaboracin vinos Devoluciones en ventas
Ingreso operacional-industria manufactura-Elaboracin vinos
18.904.567
16.793.233
412016
421005
417501
412016 421005
Ingreso no operacional-intereses Ingreso operacional-industria manufactura-elaboracin vinos
Devoluciones en ventas
834.567.908
834.567.908
18.904.567
Miguel Hernndez Gmez Miguel Hernndez Gmez La N S.A.
Juan Miguel Prez
(2.100.000) 5.800.000
3.000.000
100.000
890.245.675
412016
Ingreso no operacional-intereses Ingreso no operacional-utilidad en venta de terrenos Ingreso operacional-industria manufactura-elaboracin vinos
890.456.783 890.456.783
Banco de Bogot La Q S.A. La Q S.A. La F S.A.
La N S.A.
(4.800.000) 3.000.000 900.000
454504 429505
890.567.345 890.777.999
Ingreso no operacional-diversosCERT
899.999.090-2
Ministerio de Hacienda
La R S.A.
3.459.000
200.000
3.000.000
3.000.000
173
174
6 2 La Q S.A. 22.459.000 Banco de Bogot 169 169 200000 3000000 0 0 0 169 3000000 0 Ministerio de Hacienda Cuantas Menores 169 3100000 0 0 0 5 La R S.A. 169 3000000 0 0 1 La Q S.A. 169 900000 0 0 9 La N S.A 169 5800000 0 0 0 0 La F s.a. 169 3459000 0 0 0 5 Totales consolidados Totales columnas 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4800000 0 0 0 2100000 0 0 6.900.000 0 37.029.000 (2.000.000) - Ingreso por diferencia en cambio (5.670.000) Diferencia 29.359.000 0 Gua para la preparacin y presentacin de la Informacin Exgena Tributaria a la DIAN / Ao Gravable 2012
Esta conciliacin no se efecta dentro del formato 1007 cuando se diligencia en el prevalidador de la DIAN. Solo la mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que servira para confirmar que los datos que se llevaran hasta el formato 1007 s estn completos y correctos
Ingresos Ingresos a Ingresos a Ingresos a Pas de brutos travs de Ingresos Numero de travs de travs de Ingresos devoluciones Tipo de Primer Segundo Primer Otros residencia recibidos contratos de recibidos Concepto identificacin Dv Razn Social consorcios exploracin a travs rebajas y documento apellido Apellido Nombre Nombres o por mandato o a travs de del informado y uniones y explotacin de fiducia descuentos domicilio operaciones administracin terceros temporales de minerales propias delegada
4001
4001
4001
4001
4001
32.013
4003
4003
4002
43
31
31
31
31
31
31
31
222222222
890777999
890456783
834567908
890567345
890456783
890245675
899999090
Este total no se calcula dentro del formato 1007 cuando se diligencia la informacin en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dnde sale ese dato de Control que se quedar reflejando en la parte del encabezado en el formato 1007 cuando quede generado en el estndar XML
Conciliacin Totales de los ingresos fiscales llevados a la declaracin, sumando como positivos las devoluciones en ventas Menos: Valores no llevados al formato 1007 - Ingresos presuntivos en prestamos en dinero a socios
29.359.000
Al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML que se llamara Dmuisca_010100708201300000001.xml, los datos se veran as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin)
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1007.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1007</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>32013</ValorTotal> <CantReg>8</CantReg> </Cab> <ingresos cpt=4001 tdoc=31 nid=890567345 dv=9 raz=La F s.a. pais=169 ipro=3459000 icon=0 iman=0 iexp=0 ifid=0 iter=0 dev=0 /> <ingresos cpt=4001 tdoc=31 nid=834567908 dv=1 raz=La N S.A pais=169 ipro=5800000 icon=0 iman=0 iexp=0 ifid=0 iter=0 dev=4800000 /> <ingresos cpt=4001 tdoc=31 nid=890456783 dv=5 raz=La Q S.A. pais=169 ipro=900000 icon=0 iman=0 iexp=0 ifid=0 iter=0 dev=0 /> <ingresos cpt=4001 tdoc=31 nid=890777999 dv=6 raz=La R S.A. pais=169 ipro=3000000 icon=0 iman=0 iexp=0 ifid=0 iter=0 dev=0 /> <ingresos cpt=4001 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores pais=169 ipro=3100000 icon=0 iman=0 iexp=0 ifid=0 iter=0 dev=2100000 /> <ingresos cpt=4002 tdoc=31 nid=899999090 dv=2 raz=Ministerio de Hacienda pais=169 ipro=3000000 icon=0 iman=0 iexp=0 ifid=0 iter=0 dev=0 /> <ingresos cpt=4003 tdoc=31 nid=890245675 dv=2 raz=Banco de Bogot pais=169 ipro=3000000 icon=0 iman=0 iexp=0 ifid=0 iter=0 dev=0 /> <ingresos cpt=4003 tdoc=31 nid=890456783 dv=5 raz=La Q S.A. pais=169 ipro=200000 icon=0 iman=0 iexp=0 ifid=0 iter=0 dev=0 /> </mas>
175
9.6 Reporte literales e y f IVA descontables e IVA generados del ao 2012 Artculo 7 de la Resolucin 117 de 2012, Formatos 1005 versin 7 y 1006 versin 7
A continuacin se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer los reportes relativos a sus IVA descontables e IVA generados del ao 2012. rante el 2012 actu como mandante en contratos de mandato, o si fue miembro de consorcios o uniones temporales, en ese caso no debe reportar los IVA generados e IVA descontables que figuraran en su contabilidad y en sus declaraciones de IVA del 2012 pero que fueron originados a travs de las operaciones hechas con ese contrato de exploracin, o a travs de los contratos de mandato (este ltimo caso, por ejemplo, cuando se utiliza a una inmobiliaria para que administre un bien raz), o a travs de la participacin en el consorcio o unin temporal, pues tales IVA generados y descontables sern reportados nicamente por el operador del contrato de exploracin, o por el mandatario que los represent en el contrato de mandato, o por el consorcio o unin temporal (ver pargrafo 1 del Art. 11, pargrafo 2 del Art. 12 y el pargrafo 1 del Art. 13, todos de la Resolucin 117).
Aunque lo que se reportara en los formatos 1005 y 1006 es el dato consolidado de todos los IVA generados y/o descontables pertenecientes a un mismo tercero, en el ejemplo se muestra que la empresa debera hacer un trabajo detallado con la informacin que a lo largo de cada bimestre se fue llevando a las declaraciones de IVA y con ello tener ms evidencia de que las cifras finales a reportar en los formatos s cruzaran luego con los valores que bimestralmente se llevaron a las declaraciones de IVA.
Esa especie de consolidacin de los valores llevados a las declaraciones de IVA es una consolidacin que incluso puede llegar a ser solicitada algn da por la DIAN, pues en el numeral 4 del artculo 574 del E.T. se dice lo siguiente: Igualmente la Administracin podr exigir una declaracin resumen de retenciones y del impuesto sobre las ventas. Importante: Si la entidad o persona natural informante lleg a participar durante el ao 2012 como asociado de un contrato para exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales, o si du-
La resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del Art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.
176
Hoja de Trabajo contable para recolectar la informacin bsica que luego ha de llevarse al formato 1005 y formato 1006, para generacin del reporte a que hace referencia el literal e y f del artculo 631 del E.T., informacin sobre IVA descontables y generados de las declaraciones de IVA ao 2012, segn el artculo 7 de la resolucin 117 de 2012. Supngase que la empresa EJEMPLO S.A.S, en sus cuentas contables del grupo 2408-IVA por pagar, registr a lo largo del ao 2012, los siguientes valores:
A raz de lo indicado en el Art.7 de la resolucin, ser solo en el caso de los IVA generados donde se necesite conocer la base, para de esa forma reportar solo los detalles de los IVA generados cuya base haya excedido acumuladamente el 1.000.000. Pero en el caso de los IVA descontables, all no importa conocer la base pues se tendrn que reportar los detalles de la totalidad de los IVA descontables.
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de IVA descontables y generados ao 2012 - Literal e y f del art. 631 del E.T. Formatos 1005 versin 7, y 1006 versin 7 (art. 7 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012)
Cdigo Puc/nit Valor base IVA Valor base IVA
Nombre
Movimiento Bimestre 1 de 2012
Movimiento Bimestre 2 de 2012
Movimiento Bimestre 3 de 2012 Valor base IVA
Total ao de 2012 Valor base IVA
2.820.000 13.567.890 159.000 601.500 0 100000 1.345.000 1.200.000 1.375.701 10000 10.000 71.470 0 1.109.100 60.150 0 15.900 1.356.789 9.991.000 999.100
451.200 0 0
7.500.000 -
1.200.000 0 0
77.156 15.350
0 12345 2456
8.250
0 0 1320
687.500 -
0 110000 0
84.100 96.669 132.200
13.456 15467 0 13.220
2408 240801 24080101 800.411.560-9 890.325.430-9 17.567.456 24080102 800.411.560-9 890.325.430-9 17.567.456 64.100 0 10.256 1.818.245 10.256 0 8.406.250 1.345.000
10.404.100 861.325 23.600 23.558.890 291.200 601.500 0 8.470.350 100000 0 42.143
1.664.656 137812 3776 2.355.889 29.120 60.150 1.355.256 10000 1.365.256 5.616.659
De este total del ao, se tomar entonces los datos de la seccin de IVA generados para hacer con ellos una mini-base de datos y descubrir a los terceros cuyas bases s igualan o superan el $1.000.000 (a los que s alcancen ese tope, entonces se les reporta solo sus IVA generados acumulados; ver esa minibase de datos abajo)
24080103
890.543.235-3
24080103
895.657.456-2
IVA por pagar IVA Generado Por ventas al 16% La Y S.A La Q S.A. Juan Gmez Por ventas al 10% La Y S.A La Q S.A. Juan Gmez Por devolucin de compras gravadas al 16% La M S.A. Por devolucin de compras gravadas al 10% La P S.A. Subtotal de los IVA generados en Devoluciones en compras
Total IVA Generado
240802 24080201 890.543.235-3 895.657.456-2 800.411.560-9 24080202 800197268-4 2.456.000 1.530 456.000 3.145 1.280 1.678 0 1.439 13.896 0 0 0 0 1.320 1.560 14.320 0
2.700 1.499 0 2.346 1.370 1.567
4.100 2.456 0 0 0 1.345
12.890 4.679 0 0 0 1.134
2.491.146 24.484 456.000 5.491 2.650 8.483
24080203
Estos totales bimestrales deben coincidir con lo llevado al rengln 51 del formulario usado durante el 2012
Este subtotal tendra que coincidir con lo llevado a los renglones 50 de los formularios de IVA presentados durante el 2012 y ser tambin el dato que se arroje en la segunda nueva columna que esta vez le agregaron a la estructura del formato 1006
900145321-7 890.399.003-4
24080204 1.300 0 2.000 2000 2.922.933
45678920-5 24080205 17.567.456 800.411.560-9
1.300 0 0 0 16.635
1.300 0 0 0 18.500
1.300 0 0 0 10.782
1.300 4000 0 4000 13.201
1.300 0 0 0 20.003
7.800 4000 2.000 6000 3.002.054
IVA descontable Por compras La M S.A. La P S.A. La Y S.A Por importaciones DIAN IVA comun sometido a prorrateo bimestralmente Papelera Fina Ltda Emcali IVA descontable por retenciones de IVA al rgimen simplificado German Perez Por devolucin de ventas Juan Gomez La Y S.A Subtotal del IVA generado en devoluciones en compras
Total IVA Descontado
Solo para efectos de poder ilustrar una situacin particular que se podra presentar en algunas empresas, y que va a quedar reflejada en el formato 1005, vamos a entender que este es un tercero a quien se le hacen ventas (y por eso figura en la zona de los IVA generados), pero al mismo tiempo tambin se le hacen compras y por tanto, en esta zona de los IVA descontables terminar apareciendo dos veces: la primera en la subcuenta 24080201-IVa descontable por compras y la segunda en la sub-cuenta 24080205-IVA descontable por devoluciones de ventas. Esto implicar que en el formato 1005 ese mismo tercero tendr valores tanto en la columna del IVA des contable por compras como en la columna de IVA descontable por devolucin en ventas Estos totales bimestrales deben coincidir con lo llevado al rengln 56 del formulario usado durante el 2012
Este subtotal tendra que coincidir con lo llevado a los renglones 55 de los formularios de IVA presentados durante el 2012 y ser tambin el dato que se arroje en la segunda nueva columna que esta vez le agregaron a la estructura del formato 1005 Al cerrar cada bimestre y efectuarse el denominado prorrateo, en esta empresa tomaban uno o varios cualquiera de estos beneficiarios donde se acumularon los IVA comunes transitorios, y a esos que escogan les hacan el respectivo movimiento crdito de la parte que no se poda dejar como IVA descontable en la declaracin de IVA y la mandaban a la cuenta del respectivo costo o gasto. De esa forma se logra que al cerrar el bimestre estos terceros quedaban solo con el saldo neto de lo que s se poda dejar como IVA descontable en las declaraciones de IVA y estos saldos netos tambin se reportaban en el rengln 53 del formulario bimestral en el cual se reportan los IVA descontables normales.
177
Los datos resaltados corresponden a los IVA generados de los terceros que cumplieron con el hecho de que sus valores bases igualaron o superaron el $1.000.000, y por tanto, a estos se les reporta en forma individualizada en el formato 1006. El valor del registro con Nit 222222222 cuantas menores se hara por la diferencia que haga falta para completar el total de 5.616.659 como IVAs totales generados del ao, pero repartiendo ese valor entre la columna IVAs generados directos e IVAs generados en devolucin en compras, pues cada columna dentro del formato 1006 tendra que coincidir con las sumas de ciertos renglones de los formularios bimestrales del IVA presentados durante el 2012 (la primera de esas columnas tiene que coincidir con la suma de los valores llevados a los renglones 42 hasta 49 del formulario, y la segunda columna tendra que coincidir con los valores llevados al rengln 50 del formulario).
Cdigo PUC Nombre Cuenta Nit Nombre Base 24080101 24080102 24080101 24080102 24080101 24080102 24080103 24080103 Por ventas al 16% Por ventas al 10% Por ventas al 16% Por ventas al 10% Por ventas al 16% Por ventas al 10% Por devolucin de compras gravadas al 16% Por devolucin de compras gravadas al 10% 17.567.456 17.567.456 Juan Gmez La Y S.A Juan Gmez La Y S.A 601.500 23.600 IVA generado 3.776 63.926 60.150
Total 17.567.456 800.411.560-9 800.411.560-9
625.100
Total 800.411.560-9 890.325.430-9 890.325.430-9
33.962.990
23.558.890 861.325 1.152.525 291.200
10.404.100
4.020.545
2.355.889 137.812 29.120
1.664.656
La Q S.A.
Total 890.325.430-9 890.543.235-3
La Q S.A. La M S.A.
Total 890.543.235-3 895.657.456-2 Total general
Total 895.657.456-2
La P S.A.
8.470.350
8.470.350 100.000
1.355.256
1.355.256 10.000
166.932
100.000
10.000 5.616.659
Con los datos de los IVA descontables tambin se puede armar otra base de datos como la que se ilustra a continuacin y que al organizarla por tercero nos servira simplemente para ver si un mismo tercero, tiene valores al mismo tiempo en los IVAs descontables directos y en los IVAs descontables por devoluciones en ventas. En nuestro caso, esta situacin se dio con el tercero LA Y S.A. y por tanto el valor del IVA descontable por devolucin en ventas se tiene que reportar en la columna especial p que para tales efectos tiene diseado el formato 1005. En el formato 1005 no es posible usar el Nit 222.222.222 Cuantas menores, excepto en el caso de las empresas que cuando hacen sus ventas utilizan tiquetes de maquina registradora, y por tanto el IVA generado en el formato 1006 y el IVA descontable de la devolucin de esas ventas en el formato 1005, se pueden reportar con ese mismo Nit 222.222.222 (ver inciso segundo en el numeral 1 y el inciso segundo en el numeral 2, ambos numerales del art. 7 de la resolucin 117).
Cdigo PUC Nombre Cuenta Nit Nombre IVA descontable 24080205 24080204 24080201 24080205 24080202 24080203 24080201 24080201 24080203 Por devolucin de ventas IVA descontable por retenciones de IVA al rgimen simplificado Por compras Por devolucin de ventas Por importaciones IVA comun sometido a prorrateo bimestralmente Por compras Por compras IVA comun sometido a prorrateo bimestralmente 17.567.456 Juan Gomez La Y S.A DIAN 4.000 456.000 7.800
45678920-5
800.411.560-9 800.411.560-9 890.399.003-4 895.657.456-2 900145321-7 890.543.235-3 800197268-4
German Perez La Y S.A Emcali La M S.A.
2.000 5.491 2.491.146 24.484 2.650 8.483
La P S.A.
Papelera Fina Ltda
178
Al llevar las informaciones anteriores hasta el archivo del prevalidador tributario, los archivos para construir los formatos 1006 (IVA generados) y 1005 (IVA descontables) se veran as: 1006-IVA Generado:
Tipo de documento 31 Nmero de identificacin del informado Dv Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razn Social La Y SA impuesto generado 4020545 0 IVA generado por devoluciones en compras 0 0
31
800411560 9 222222222
136
43
31
890325430 9
890543235 3
La Q SA
La M SA CUANTIAS MENORES Total

Estos totales no se calculan dentro del formato 1006 cuando se diligencia el prevalidador tributario de la DIAN. Solo los mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que servira para confirmar que los datos que se llevaran hasta el formato 1006 s estn completos y correctos.
166932 63926
1355256 1.365.256 5.616.659 10000
4.251.403
Este total no se calcula dentro del formato 1006 cuando se diligencia la informacin en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dnde sale ese dato de Control que esta vez se quedar reflejando en la parte del encabezado en el formato 1006 cuando quede generado en el estandar XML
Total las dos columnas

Este dato total de esta primer columna tendra que coincidir con la cifra total de sumar los renglones 42 hasta 49 de los formularios bimestrales del IVA del 2012
Este total tendra que coincidir con la cifra total de sumar el rengln 50 en todas las declaraciones de IVA presentadas durante el 2012
1005-IVA descontable:
Tipo de documento 31 31 31 13 31 31 31 Nmero de identificacin del informado 890543235 895657456 800411560 17567456 45678920 80197268 890399003 Dv 3 2 9 Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razn Social La M SA La P SA La Y SA IVA descontable Impuesto por devoluciones descontable en ventas 2491146 24484 456000 0 7800 5491 8483 0 0 2000 4000
230
31
900145321 7
Gomez 5 Prez 4 4
Juan Germn
Este total no se calcula dentro del formato 1005 cuando se diligencia la informacin en el prevalidador tributario de la DIAN. Pero lo colocamos en esta hoja de trabajo para visualizar de dnde sale ese dato de Control que esta vez se quedar reflejando en la parte del encabezado en el formato 1005 cuando quede generado en el estndar XML
Estos totales no se calculan dentro del formato 1005 cuando la informacin se diligencia en el prevalidador tributario de la DIAN. Solo los mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que servira para confirmar que los datos que se llevaran hasta el formato 1005 s estn completos y correctos.
DIAN EMCALI Papelera 2650 Fina Ltda. Total 2.996.054 Total de las dos columnas
Este dato total de esta primer columna tendra que coincidir con la cifra total de sumar los renglones 52 hasta 54 de los formularios bimestrales del IVA del 2012
0 0
6.000 3.002.054
Este total tendra que coincidir con la cifra total de sumar el rengln 55 en todas las declaraciones de IVA presentadas durante el 2012
179
Al convertir esas mismas informaciones en archivos con el estndar XML, se obtendran dos archivos as: Para el formato 1006 un archivo titulado Dmuisca_010100607201300000001.xml, que se vera as : (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin)
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../ xsd/1006.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1006</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>136</ValorTotal> <CantReg>4</CantReg> </Cab> <impoventas tdoc=31 nid=800411560 dv=9 raz=La Y SA imp=4020545 iva=0 /> <impoventas tdoc=31 nid=890325430 dv=9 raz=La Q SA imp=166932 iva=0 /> <impoventas tdoc=31 nid=890543235 dv=3 raz=La M SA imp=0 iva=1355256 /> <impoventas tdoc=43 nid=222222222 raz=CUANTIAS MENORES imp=63926 iva=10000 /> </mas>
Para el formato 1005 un archivo titulado Dmuisca_010100507201300000001-xml, y que se vera as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin.)
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../ xsd/1005.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1005</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>230</ValorTotal> <CantReg>8</CantReg> </Cab> <impventas tdoc=31 nid=890543235 dv=3 raz=La M SA vimp=2491146 ivade=0 /> <impventas tdoc=31 nid=895657456 dv=2 raz=La P SA vimp=24484 ivade=0 /> <impventas tdoc=31 nid=800411560 dv=9 raz=La Y SA vimp=456000 ivade=2000 /> <impventas tdoc=13 nid=17567456 apl1=Gomez nom1=Juan vimp=0 ivade=4000 /> <impventas tdoc=31 nid=45678920 dv=5 apl1=Prez nom1=Germn vimp=7800 ivade= /> <impventas tdoc=31 nid=80197268 dv=4 raz=DIAN vimp=5491 ivade=0 /> <impventas tdoc=31 nid=890399003 dv=4 raz=EMCALI vimp=8483 ivade=0 /> <impventas tdoc=31 nid=900145321 dv=7 raz=Papelera Fina Ltda vimp=2650 ivade=0 /> </mas>
180
9.7 Reporte literal g Ingresos recibidos para terceros durante el 2012 Artculo 16 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1647, versin 1
A continuacin se presentar un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal g del artculo 631, sobre los dineros que durante el ao 2012 reciba en calidad de ingresos para terceros. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la informacin antes de llevarla al formato 1647 fueron: en los consorcios y uniones temporales, ni con los operadores de contratos de exploracin, ni con las sociedades fiduciarias administradoras de patrimonios autnomos, pues todos ellos tiene otros reportes especiales para elaborar con los ingresos que reciban para terceros segn lo indicado en los Arts. 11 a 14de la Resolucin, y en esos reportes se debe detallar hasta el IVA generado que se originaba sobre tales ingresos. Por tanto, este reporte lo entregan personas o entidades tales como las agencias de viajes que trabajan para las aerolneas o los concesionarios que trabajan para las fbricas de autos, pues ellos actan bajo la figura de un contrato de intermediacin comercial facturando el ingreso, pero entendiendo que todo el ingreso (o una gran parte de l) era para el tercero que les encomend la tarea de facturar sus ingresos. Ese tercero, entonces (la aerolnea o la fbrica de carros), en su formato 1007 dir que sus ingresos lo obtuvo con la agencia de viajes o con el concesionario (ver Art. 433 y 455 del E.T. el Art. 8 del Decreto 1165 de 1996 y la pregunta No. 2 en el concepto DIAN 007024 de enero de 2007).
1. Tener a la mano una hoja de trabajo en excel en la cual se muestre el movimiento total del ao 2012 para las cuentas auxiliares del pasivo donde se registraban los ingresos recibidos para terceros, asegurndose de que exista suficiente detalle sobre cules eran los terceros a cuyo nombre se reciban los ingresos y cules eran las personas o entidades que entregaban los dineros con destino a cada uno de esos terceros. Los datos de los ingresos recibidos por cuenta de un tercero se deben reportar sin importar que a diciembre 31 de 2012 ya se le hayan entregado al tercero todos los valores que se le recaudaron durante el 2012 y que por tanto el pasivo con ese tercero est en ceros. Importante: Quienes entregan este reporte en el formato 1647, no se deben confundir con los que hayan sido mandatarios en contratos de mandato, ni con los miembros encargados de facturar
2. De esa relacin anterior se tendr que reportar a la totalidad de las personas o entidades que entregaban los dineros para el tercero, sin importar su monto.
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Ejemplo de cmo lucira el detalle de las cuentas del pasivo en las cuales se manejaron los dineros de ingresos recibidos para terceros durante el ao 2012 en la contabilidad de la empresa EL EJEMPLO S.A.S, NIT. 890.000.0001, ubicada en la Cra 45 #45-45 de Bogot, la cual es una agencia de viajes que en el 2011 tuvo ingresos brutos propios superiores a $100.000.000 y que durante el 2012 factur ingresos para las aerolneas bajo la figura de un contrato de intermediacin comercial (ver art. 433 y 455 del E.T., el art. 8 del decreto 1165 de 1996 y la pregunta No. 2 en el concepto DIAN 007024 de enero de 2007).
Si el ingreso recibido para el tercero era un ingreso que se reciba junto con IVA, en este caso la DIAN solo pidi reportar los ingresos sin ese IVA pues cada uno de esos terceros para quienes se recibi el ingreso har lo mismo en su formato 1007 (reportar el ingreso antes de IVA que fue facturado mediante este reportante intermediario; ver art 6 de la resolucin). Por tanto, debemos asumir que estos valores registrados en estas cuentas del grupo 281505 son los valores facturados por cuenta del tercero antes de IVA y que el IVA est reconocido en otra cuenta tambin del pasivo
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Ingresos recibidos para terceros durante el 2012-Literal g del art. 631 del E.T. Formato 1647, versin 1 (art. 16 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012)
Cdigo PUC
Nombre cuenta/nombre del Tercero
Saldo Movimientos Movimiento Contable a dbitos de crditos diciembre enero a de enero a de 2011 diciembre diciembre
281505 28150501
ingresos recibidos para terceros A Favor de Avianca, NIT 890.100.577-6 Pag Pagos SI Saldo Inicial 1.450.000 1.450.000 600.000 500.000 300.000 ($600.000) 200.000 500.000 300.000 ($600.000) $200.000 $500.000 $300.000
800456321-9 Reyes SA 890.777.999 La R S.A. Subtotal saldo Avianca A Favor de Aires S.A., NIT 890.794.196-6 Pag Pagos SI Saldo Inicial
28150502
2.345.000 -
2.345.000
890.341.333-1 Magos S.A.
7.456.000
7.493.444 Jose H. Zuluaga
Subtotal saldo Aires
4.567.099
3.456.000
($7.456.000) 4.567.099 567.099 3.456.000
($7.456.000) $4.567.099 $567.099 $3.456.000
28150503
A Favor de Copa Airlines Colombia, NIT 800.185.781-1 SI Saldo Inicial 3.456.000 3.456.000
66.325.587 Eliana Gomez
13.456.789 Raul Paz
Pag Pagos
1.134.679
Subtotal saldo Copa Airlines
345.679
789.000
($1.134.679) 345.679 $0 789.000
($1.134.679) $345.679 $0 $789.000
Todos los datos resaltados son los que se deben llevar hasta el formato 1647. (Ver literal g, en las hojas de trabajo en el DVD que acompaa esta publicacin).
No importa que a diciembre 31 de 2012 no se tengan valores adeudados a Copa Airlines, pues lo que se va a reportar es a los terceros a los que durante el 2012 se facturaron ingresos que pertenecan a Copa Airlines
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Razn social del informado Direccin Cdigo Departamento Pas de residencia o domicilio Ingresos recibidos para tercero Razn social del tercero beneficiario del ingreso Tipo de Numero de documento identificacin del tercero del tercero beneficiario beneficiario del del ingreso ingreso AV CL. 26 NO. 59-15 AV CL. 26 NO. 59-15 Av CL. 26 NO. 46-15 Av CL. 26 NO. 46-15 CRA. 103 NO. 25F-12 CRA. 103 NO. 25F-12 11 11 11 11 11 11 Primer apellido del tercero beneficiario del ingreso Segundo apellido del tercero beneficiario del ingreso Primer nombre del tercero beneficiario del ingreso Segundo nombre del tercero beneficiario del ingreso Cdigo municipio Pas de residencia o domicilio
Concepto
Tipo de Numero de Dgito de Documento Identificacin Verificacin
Primer Segundo Primer Otros apellido apellido del nombre del nombres del del Informado informado informado informado
4070 La R S.A. Magos S.A. Marn Ral Eliana Total 9.957.778 169 345679 13 800185781 Copa Airlines 169 789000 13 800185781 Copa Airlines Jos Hernando 169 4567099 31 890794196 Aires S.A. 169 3456000 31 890794196 Aires S.A. 169 500000 31 890100577 Avianca S.A.
31
800456321
Reyes S.A.
169
300000
31
890100577
Avianca S.A.
001 001 001 001 001 001
169 169 169 169 169 169
4070
31
890777999
4070
31
890341333
4070
31
7493444
Zuluaga
4070
13
13456789
Paz
4070
13
66325587
Gmez
Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la informacin. Pero s se genera cuando la informacin se convierte a un archivo en el estndar XML. Por tanto, solo lo colocamos para que quien estudie en forma completa el ejemplo se entere entonces de dnde saldra ese valor total que se muestra en el archivo XML.
Y al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML que se llamara Dmuisca_010164701201300000001.xml, se vera as : (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin.)
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<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1647.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1647</Formato> <Version>1</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>9957778</ValorTotal> <CantReg>6</CantReg> </Cab> <ingresos con=4070 tdoc=31 nid=800456321 dv=9 raz=Reyes S.A. pais=169 ing=300000 tdoc2=31 nid2=890100577 razi=Avianca S.A. dir=AV CL. 26 NO. 59-15 cdpt=11 cmcp=001 paist=169 /> <ingresos con=4070 tdoc=31 nid=890777999 dv=6 raz=La R S.A. pais=169 ing=500000 tdoc2=31 nid2=890100577 razi=Avianca S.A. dir=AV CL. 26 NO. 59-15 cdpt=11 cmcp=001 paist=169 /> <ingresos con=4070 tdoc=31 nid=890341333 dv=1 raz=Magos S.A. pais=169 ing=3456000 tdoc2=31 nid2=890794196 razi=Aires S.A. dir=Av CL. 26 NO. 46-15 cdpt=11 cmcp=001 paist=169 /> <ingresos con=4070 tdoc=31 nid=7493444 dv=7 apl1=Zuluaga apl2=Marn nom1=Jos nom2=Hernando pais=169 ing=4567099 tdoc2=31 nid2=890794196 razi=Aires S.A. dir=Av CL. 26 NO. 46-15 cdpt=11 cmcp=001 paist=169 /> <ingresos con=4070 tdoc=13 nid=13456789 apl1=Paz nom1=Raul pais=169 ing=789000 tdoc2=13 nid2=800185781 razi=Copa Airlines dir=CRA. 103 NO. 25F-12 cdpt=11 cmcp=001 paist=169 /> <ingresos con=4070 tdoc=13 nid=66325587 apl1=Gomez nom1=Eliana pais=169 ing=345679 tdoc2=13 nid2=800185781 razi=Copa Airlines dir=CRA. 103 NO. 25F-12 cdpt=11 cmcp=001 paist=169 /> </mas>
9.8 Reporte literal h

Artculo 8 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1009 versin 7 A continuacin se presentar un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectara los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal h del artculo 631, sobre saldos de sus pasivos fiscales a diciembre 31 de 2012. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la informacin antes de llevarla al formato 1009 fueron: 3. Con los pasivos que queden, y sin incluir la cuenta de pasivo del clculo actuarial (ya que ese pasivo se reportar en su totalidad con el nit del informante), se necesitar convertir dicha hoja de trabajo en una Base de datos donde para cada registro se vea el cdigo contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2012.
Cuentas por pagar a diciembre 31 de 2012
1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los cdigos contables y nombres de las cuentas del pasivo, sus beneficiarios y los saldos fiscales a diciembre de 2012 para todas las cuentas por pagar (incluido hasta el pasivo del calculo actuarial si la entidad lo maneja), y que el valor total de esos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad o persona reportante haya llevado al rengln de total pasivos de su formulario para declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012.
184
2. Luego, si la entidad o persona natural informante particip durante el ao 2012 como mandante en contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploracin de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unin temporal, en ese caso se retiraran esos pasivos existentes fiscalmente a diciembre 31 de 2012 pero que fueron originados en las operaciones desarrolladas a travs de los contratos de mandato o los contratos de exploracin, o los consorcios y uniones temporales pues tales cuentas por pagar sern reportadas nicamente por el mandatario que los represent en el contrato de mandato, o por el operador del contrato de exploracin, o por el consorcio en el cual participaron (ver pargrafo 1 del art.11, el pargrafo 2 del art. 12 y el pargrafo 1 del Art.13, todos en la resolucin 117). Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del Art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.
5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la suma en la columna saldo fiscal por cada cambio en el Nit. Con esto se descubre cuales acumularon saldos superiores a $1.000.000 (o iguales o superiores a $5.000.000, segn le toque hacer el reporte a cada informante) involucrndoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2012.
4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el nit (sin importar que se mezclen nits de beneficiarios ubicados en el exterior con nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el Cdigo PUC de la cuenta. Recurdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estuvieron sujetos o no al Rgimen de precios de Transferencia, debern informar detalladamente, segn la cuenta por pagar al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior.
6. Luego, a aquellos que deben ser llevados en forma individualizada al reporte, porque sus saldos acumulados reuniendo todas las cuentas por pagar en que figuran s fueron superiores $1.000.000, o superiores a los $5.000.000, se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna saldo fiscal a diciembre 31 de 2012) 7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna saldo fiscal a diciembre de 2012 queden sin color de relleno, sern los que integraran las cuantas menores con registro nico 222.222.222. Para poder armar ese registro especial de las cuantas menores dentro de cada concepto (es decir, las cuantas menores de proveedores, o las cuantas menores de obligaciones financieras, etc.), se realiza de nuevo el ordenamiento de la base de datos pero usando como criterio el el Cdigo PUC de la cuenta.
Ejemplo de cmo lucira el balance de prueba del ao 2012 con las valores registrados en todo tipo de cuentas por pagar a diciembre 31, para la Sociedad EL EJEMPLO S.A.S, NIT 890.000.000-1, ubicada en la Cra 45 #45-45 de Bogot
Cdigo PUC Nombre cuenta/nombre del Tercero Saldo Contable a diciembre de 2012 Ajustes para llegar a saldos fiscales Db 1.000.000 5.670.000 3.670.000 3.200.000 5.467.000 3.200.000 2.000.000 5.000.000 2.567.900 3.245.000 3.200.000 2.567.000 3.900.000 2.800.000 5.000.000 2.300.000 1.234.000 900.000 1.900.000 5.100.000 3.700.000 4.568.000 2.300.000 1.200.000 5.000.000 500.000 500.000 1.200.000 3.000.000 500.000 500.000 600.000 1.500.000 250.000 250.000 250.000 1.500.000 1.500.000 4.309.000 2.456.000 Total 1.500.000 250.000 2.000.000 Cr 1.000.000 5.670.000 3.670.000 3.200.000 5.467.000 3.200.000 5.000.000 2.567.900 3.245.000 3.200.000 2.567.000 3.900.000 2.800.000 5.000.000 2.300.000 1.234.000 900.000 1.900.000 5.100.000 3.700.000 4.568.000 2.300.000 1.200.000 5.000.000 500.000 500.000 1.200.000 3.000.000 500.000 500.000 600.000 2.500.000 250.000 250.000 1.500.000 4.309.000 2.456.000 96.753.900 Tratndose de la declaracin de sucursales de sociedades extranjeras, los pasivos con la casa matriz en el exterior no se aceptan fiscalmente (aunque el costo o gasto s se acepte; ver art.287 del ET). Saldos fiscales a diciembre de 2012 210505 890.245.675 Aunque en la contabilidad estas cuentas del pasivo de retenciones en la fuente por pagar (cuentas 2365 y 2367) se manejan con muchos terceros, para efectos de este reporte el saldo de esas cuentas a dic. 31 de 2012 en esta hoja de trabajo se manejar con un nico beneficio (DIAN), pues es a la DIAN a la que se debe ese valor que en esas cuentas figure como saldo por pagar a dic.31 de 2012. Y si es el pasivo de la cuenta 2368 (por retenciones de ICA por pagar) se usar tambin un nico beneficiario(la secretara de hacienda del municipio al que se deba pagar ese pasivo). Advirtase adems que estos tipos de pasivos por retenciones por pagar no se reporta en el formato 1009 como si fuese un pasivo por impuestos (concepto 2204) sino como los dems pasivos (concepto 2226) 211505 890.234.567 219520 890.777.999 220505 890.222.333 890.222.833 222505 890.777.999 231001 999.999 231501 890.999.000 233525 890.310.420-1 16.890.320 235505 890.777.999 236505 800197268-4 236515 800197268-4 236701 800197268-4 236801 899.999.061 237005 890.890.900 237010 899999239-2 899.999.034-1 890.303.208 238095 16.788.889 240405 800197268-4 2408 800197268-4 2412 899.999.061 251005 14.325.567 13.456.789 66.325.587 61.456.719 251505 14.325.567 13.456.789 66.325.587 61.456.719 252505 14.325.567 13.456.789 66.325.587 61.456.719 260505 16.788.889 2620 890.000.000 272505 890.000.000 281505 18.904.567 291501 18.904.567 Obligaciones Financieras-Bancos nacionalesSobregiros Banco de Bogot. Obligaciones Financieras-Corporaciones Financieras-Pagars Su financiamiento Otras obligaciones financieras-Socios y accionistas La R S.A. Proveedores-Nacionales La X S.A. La T SA Proveedores-Compaias Vinculadas-Nacionales La R S.A. Cuentas corrientes comerciales-Casa matriz en el exterior La Z INC. Cuentas por pagar-Compaias vinculadas La W S.A. Costos y gastos por pagar-Honorarios Consultores SA Jorge Vives Deudas con accionistas La R S.A. Retefuente por pagar-Salarios DIAN Retefuente por pagar-Honorarios DIAN ReteIVA por pagar-Al rgimen comn DIAN Rete ICA por pagar Secretara de Hacienda Bogot Aportes a EPS S.O.S. Comfandi Aportes a ICBF, Sena y Caja ICBF SENA Comfandi Acreedores Varios-Otros Juan Valdez Prez Impuesto de renta por pagar-Vigencia Cte. DIAN Iva por pagar DIAN Industria y comercio por pagar Secretara de Hacienda Bogot Cesantas por pagar Juan Ruiz Raul Paz Eliana Gomez Mara Gmez Intereses sobre Cesantas por pagar Juan Ruiz Raul Paz Eliana Gomez Mara Gmez Vacaciones consolidadas Juan Ruiz Raul Paz Eliana Gomez Mara Gmez Pasivo estimado-Intereses Juan Valdez Prez Pensiones de Jubilacin El Ejemplo S.A.S Impuestos diferidos-Depreciacin flexible El Ejemplo S.A.S Valores recibidos para terceros Miguel Herndez Gomez Papeles comerciales Miguel Herndez Gomez Sobre los pasivos por sobregiros bancarios es importante que ese pasivo que se declarar fiscalmente y que tambin se llevar al formato 1009 sea en realidad un sobregiro que s figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad pues solo as habr cruce de informacin cuando el banco reporte a esta entidad como su deudor. Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables (y que surgen por causa de los cheques girados y pendientes de cobro), en ese caso no sera correcto reportar que el tercero de ese tipo de pasivos sera el banco (pues puede que incluso en el banco el saldo sea hasta positivo). Ni tampoco sera correcto decir que se reportara con los NIT de los titulares a quienes se dieron los cheques y que estn pendientes de cobro pues esos terceros ya no tienen en sus contabilidades ninguna cuenta por cobrar y hasta incluso pudieron haber endosado a otros dichos cheques. Es por ello que el art. 268 del E.T. indica que los saldos en bancos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar fiscalmente por el saldo en bancos (extracto) y no por el saldo en libros de contabilidad. Si el saldo es positivo en el extracto, ese mismo saldo del extracto se declar en la renta como un activo. Y si el saldo es negativo en el extracto, ese mismo saldo se denunciar en la renta como pasivo.
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Cuentas por pagar a diciembre 31 de 2011-Literal h del art. 631 del E.T. Formato 1009 versin 7 (art. 8 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012)
El pasivo del impuesto de IVA por pagar se manejar aqu con un nico beneficiario (DIAN) pues es a la DIAN a quien en verdad se debe ese pasivo.
El total de este pasivo (que es el nico pasivo que siendo simplemente estimado se acepta fiscalmente) se informar con el NIT de la entidad informante (concepto 2207)
Para efectos fiscales, ningn pasivo estimado (cuentas del grupo26 en el PUC de comerciantes) es aceptado fiscalmente. La nica excepcin sera el pasivo del calculo actuarial, cuenta PUC 2620
Este saldo tiene que coincidir con el llevado al rengln de total pasivos de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012 de la entidad o persona informante. En este ejemplo, como el total de pasivos fiscales a dic. 31 de 2012 no supera $500.000.000, en ese caso la empresa solo tendr que detallar en forma individualizada dentro del formato 1009 a los terceros con saldos iguales o superiores a $5.000.000. Si el total de pasivos hubiera sido superior a $500.000.000, en ese caso se tendra que haber reportado en forma individualizada a los terceros con saldos superiores a $1.000.000.
Este pasivo no es un pasivo real con un beneficiario externo real. Por tanto no se acepta fiscalmente
En el formato 1009 solo se reportar el saldo final que a dic.31 se est debiendo a esos terceros bajo cuyo nombre se recibieron dineros durante el ao. Pero en el formato 1647 (mencionado en el art. 16 de la resolucin 117) se reportar el detalle sobre cules personas entregaban los dineros a lo largo de todo el 2012 y para quin eran esos dineros, sin importar que a dic. 31 este pasivo haya podido quedar en ceros
185
A partir de la hoja de trabajo anterior se har una organizacin de las cuentas por pagar sin incluir la cuenta de provisin para pensiones de jubilacin y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012. As se podr saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las distintas cuentas por pagar, termina acumulando saldos superiores a $1.000.000, o a $5.000.000, segn lo que le corresponda informar a cada reportante, o ms. Los que cumplen con esa condicin son aquellos que se muestran resaltados y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1009. Los datos que no quedaron resaltados fueron reportados como cuantas menores dentro de cada concepto diseado por la DIAN.
Cdigo PUC Nombre cuenta Nit Nombre del Tercero Saldos fiscales a diciembre de 2012 210505 211505 219520 220505 220505 222505 231501 233525 233525 235505 236505 236515 236701 236801 237005 237010 237010 237010 238095 240405 2408 2412 251005 251005 251005 251005 251505 251505 251505 251505 252505 252505 252505 252505 281505 291501 Obligaciones Financieras-Bancos nacionales-Sobregiros Obligaciones Financieras-Corporaciones Financieras-Pagars Otras obligaciones financieras-Socios y accionistas Proveedores-Nacionales Proveedores-Nacionales Proveedores-Compaas VinculadasNacionales 890.245.675 Banco Bogot 1.000.000
Costos y gastos por pagar-Honorarios Costos y gastos por pagar-Honorarios Deudas con accionistas Rete fuente por pagar-Salarios Rete fuente por pagar-Honorarios ReteIVA por pagar-Al rgimen comn Rete ICA por pagar Aportes a EPS Aportes a ICBF, Sena y Caja Aportes a ICBF, Sena y Caja Aportes a ICBF, Sena y Caja Acreedores Varios-Otros
Cuentas por pagar-Compaias vinculadas 890.999.000 16.890.320
890.777.999
890.222.833
890.222.333
890.777.999
890.234.567
899.999.034-1 16.788.889 899999239-2
890.303.208
890.890.900
899.999.061
800197268-4
800197268-4
800197268-4
890.777.999
890.310.420-1
SENA ICBF
Comfandi
S.O.S. Comfandi
DIAN
DIAN
DIAN
La R S.A.
Consultores S.A.
Jorge Vives
La W S.A.
La R S.A.
La T SA
La X S.A.
La R S.A.
Su financiamiento
1.900.000 1.234.000 900.000
2.300.000
5.000.000
2.800.000
3.900.000
2.567.000
3.200.000
2.567.900
3.245.000
5.000.000
3.200.000
5.467.000
3.200.000
3.670.000
5.670.000
Impuesto de renta por pagar-Vigencia Corriente. IVA por pagar Industria y comercio por pagar Cesantas por pagar Cesantas por pagar Cesantas por pagar Cesantas por pagar Intereses sobre Cesantas por pagar Intereses sobre Cesantas por pagar Intereses sobre Cesantas por pagar Intereses sobre Cesantas por pagar Vacaciones consolidadas Vacaciones consolidadas Vacaciones consolidadas Vacaciones consolidadas Valores recibidos para terceros Papeles comerciales
61.456.719 66.325.587 14.325.567 13.456.789
14.325.567
13.456.789
899.999.061
800197268-4
800197268-4
Mara Gmez Ral Paz
Juan Ruiz
Ral Paz
DIAN
DIAN
Juan Valdez Prez
1.200.000 500.000 500.000
5.000.000
2.300.000
4.568.000
3.700.000
5.100.000
Eliana Gmez Juan Ruiz
61.456.719 66.325.587 14.325.567 61.456.719 66.325.587 13.456.789
Mara Gmez Ral Paz
1.200.000 500.000 500.000
3.000.000
Eliana Gmez Juan Ruiz
2.500.000 600.000 250.000 4.309.000 250.000
Mara Gmez
18.904.567
18.904.567
Eliana Gmez
Miguel Hernndez Gmez
Miguel Hernndez Gmez
2.456.000
186
Primer Apellido Razn Social Direccin Cdigo Dpto. Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Pas de Saldo de Cdigo residencia cuentas Mcipio. o por pagar a domicilio diciembre 31 001 001 11 11 001 169 169 001 11 Calle 45 30-10 Cuantas Menores DIAN Cra 45 #45 45 Cra 70 34-34 11 Cra 8 6 64 11 11 Cra 8 6 64 Cra 56 78-90
Secretara de Cra 30 24-90 Hacienda Bogot
Concepto
Numero de Tipo de identificacin Dv documento del informado La T SA Cra 7 9-20 Cra 45 #45 45 05 11 Cra 89 45-60 11
2203 DIAN Paz Hernndez Valdez Prez Juan Gmez Miguel Ral Cuantas Menores Cra 45 #45 45
2202 Su Financiamiento Cra 90 67-30 SA
2202 La W S.A. Cra 50 45-10
2201 La R S.A.
2201 Cuantas Menores
31
31
31
43
31
890234567 8
890999000 7
890777999 6
222222222
890222833 0
169 001
169 001 76 001 001 001 11 11 76 11 001 001 001 001 001
169
10070000
3200000
5467000
5670000 169 169 169 169 169 169
5000000
2204
2204
2203
2206
2205
2205
31
31
43
13
899999061
800197268 4
222222222
2206
13
43
222222222
13456789
Secretara de Cra 30 24-90 Hacienda Bogot
8268000
1000000 2300000 10500000 5500000 169 169 169 6765000 9267000 5100000 5000000
2206
2206
13
18904567
31
2207
2206
31
43
899999061
800197268 4
16788889
31
890000000 1
222222222
Cuantas Menores
El Ejemplo S.A.S.
Cra 45 #45 45
Cra 45 #45 45
11
11
001
001
Totales
169
169
12146900 96.753.900 1500000
Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la informacin. Pero s se genera cuando la informacin se convierte a un archivo en el estndar XML. Por tanto, solo lo ponemos ac para que quien estudie en forma completa el ejemplo se de cuenta entonces de dnde saldra ese valor total que se muestra en el archivo XML.
187
188
Al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML que se llamara Dmuisca_010100907201300000001.xml, los datos se veran as (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin.)
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1009.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1009</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>96753900</ValorTotal> <CantReg>16</CantReg> </Cab> <saldoscp cpt=2201 tdoc=31 nid=890222833 dv=0 raz=La T SA dir=Cra 89 45-60 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=5467000 /> <saldoscp cpt=2201 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=3200000 /> <saldoscp cpt=2202 tdoc=31 nid=890777999 dv=6 raz=La R S.A. dir=Cra 7 9-20 dpto=5 mun=001 pais=169 sal=10070000 /> <saldoscp cpt=2202 tdoc=31 nid=890999000 dv=7 raz=La W S.A. dir=Cra 50 45-10 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=5000000 /> <saldoscp cpt=2203 tdoc=31 nid=890234567 dv=8 raz=Su Financiamiento SA dir=Cra 90 67-30 dpto=11 mun=1 pais=169 sal=5670000 /> <saldoscp cpt=2203 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=1000000 /> <saldoscp cpt=2204 tdoc=31 nid=800197268 dv=4 raz=DIAN dir=Cra 8 6 64 dpto=11 mun=1 pais=169 sal=8268000 /> <saldoscp cpt=2204 tdoc=31 nid=899999061 raz=Secreta Haci de Bogota dir=Cra 30 24-90 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=2300000 /> <saldoscp cpt=2205 tdoc=13 nid=13456789 apl1=Paz nom1=Raul dir=Calle 45 30-10 dpto=76 mun=001 pais=169 sal=10500000 /> <saldoscp cpt=2205 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=5500000 /> <saldoscp cpt=2206 tdoc=13 nid=18904567 apl1=Hernndez apl2=Gomez nom1=Miguel dir=Cra 70 34-34 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=6765000 /> <saldoscp cpt=2206 tdoc=13 nid=16788889 apl1=Valdez apl2=Prez nom1=Juan dir=Cra 56 78-90 dpto=76 mun=001 pais=169 sal=5100000 /> <saldoscp cpt=2206 tdoc=31 nid=800197268 dv=4 raz=DIAN dir=Cra 8 6 64 dpto=11 mun=1 pais=169 sal=9267000 /> <saldoscp cpt=2206 tdoc=31 nid=899999061 raz=Secreta Haci de Bogota dir=Cra 30 24-90 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=5000000 /> <saldoscp cpt=2206 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=12146900 /> <saldoscp cpt=2207 tdoc=31 nid=890000000 dv=1 raz=El Ejemplo S.A.S. dir=Cra 45 #45 45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=1500000 /> </mas>
9.9 Reporte literal i

Artculo 9 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1008 versin 7 Se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal i del artculo 631, sobre las saldos de sus cuentas por cobrar fiscales a Diciembre 31 de 2012. Los pasos que se siguieron en el proceso de examinar y organizar la informacin antes de llevarla al formato 1008 fueron: 3. Con las cuentas por cobrar que quedan, y sin incluir la cuenta de provisin fiscal de deudores a diciembre 31 (pues ella se reportar detallada con sus terceros pero sin que los saldos de ellos en esta cuenta se mezclen con los saldos que tengan en las dems cuentas) se necesitar convertir dicha hoja de trabajo en una base de datos donde para cada registro se vea el cdigo contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2012.
Cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012
1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los saldos fiscales a diciembre de 2012 para todas las cuentas por cobrar, incluida la provisin sobre cuentas por cobrar, y que el valor total de esos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado al rengln 34 de su formulario para declaracin de renta por el ao gravable 2012. Si el reportante es una persona natural que usar el formulario 210 para su declaracin de renta 2012, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada tendra que mostrar el total respectivo de cuentas por cobrar que la persona incluir dentro del rengln 32 de su formulario 210. 2. Luego, si la entidad o persona natural informante particip durante el ao 2012 como mandante en contratos de mandato, o como asociado en un contrato de exploracin de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unin temporal, en ese caso se retiraran esas cuentas por cobrar que le figuran a diciembre 31 de 2012 pero que fueron originadas en las operaciones desarrolladas a travs de los contratos de mandato o los de exploracin, o los consorcios y uniones temporales pues tales cuentas por pagar sern reportados nicamente por el mandatario que los represent en el contrato de mandato o por el operador del contrato de exploracin, o por el consorcio en el cual participaron (ver pargrafo 1 del Art. 11, pargrafo 2 del Art. 12 y pargrafo 1 del Art. 13, todos en la Resolucin 117). Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del Art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.
4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el Nit (sin importar que se mezclen Nit de beneficiarios ubicados en el exterior con Nits de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio el Cdigo PUC de la cuenta. Recordemos que todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estn sujetos o no al rgimen de precios de transferencia, debern informar detalladamente, segn la cuenta por cobrar a que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior. 5. Hacer subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la suma en la columna saldo fiscal, por cada cambio en el Nit. Con eso se descubre cuales acumularon $5.000.000 o ms, involucrndoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2012.
6. Luego, a esos que s deben ser llevados en forma individualizada al reporte porque sus saldos acumulados, reuniendo todas las cuentas por cobrar en que figuran, s fueron iguales o superiores a $1.000.000 (o a $5.000.000, segn la tarea que tenga el reportante ), se les coloca un color de relleno cualquiera a la celda (en todas las celdas de su columna saldo fiscal a diciembre 31 de 2012). 7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna saldo fiscal a diciembre de 2012 queden sin color de relleno, sern los que integraran las cuantas menores con registro nico 222.222.222. Y para poder armar ese registro especial de las cuantas menores (las cuantas menores de cuentas por cobrar clientes, las cuantas menores de las cuentas por cobrar a socios y vinculados, etc.), se ordena usando como criterio el Cdigo PUC de la cuenta.
189
Ejemplo de cmo lucira el balance de prueba del ao 2012 con las valores registrados todo tipo de cuentas por cobrar a diciembre 31, para la Sociedad EJEMPLO S.A.S, ubicada en la Cra 45 #45-45 de Bogot
Cdigo PUC/NIT 130505 16.793.233 890.456.783 18.904.567 131015 999.998 Nombre cuenta/nombre del Tercero Clientes Juan Miguel Prez La Q S.A. La F S.A. La N S.A. Miguel Hernndez Gmez 1.000.000 2.000.000 3.450.000 3.459.087 5.670.000 800.000 1.000.000 2.000.000 Saldo Contable a diciembre de 2012 Ajustes para llegar a saldos fiscales Db Cr Saldos fiscales a diciembre de 2012
Normalmente las cuentas 135515 y 135517 quedan en ceros a dic. 31 pues su saldo se cruza contra los pasivos por impuestos. Pero si no lo hicieran, y esas cuentas estn reflejando saldos por todos esos distintos terceros que le hicieron las retenciones a la empresa, en ese caso todos esos terceros, para efectos del reporte de cuentas por cobrar, se agruparan con un solo tercero, a saber, la DIAN
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012-Literal i del art. 631 del E.T. Formato 1008, versin 7 (Art. 9 Resolucin 117 de Octubre 31 de 2012)
834.567.908 890.567.345
Cuentas Corrientes Comerciales-Accionistas La LLLL Inc. La X S.A. La T SA Cuentas por cobrar-A Casa Matriz-Por ventas La Z INC. La R S.A. Vinculados econmicos La W S.A.
7.309.000
3.450.000 7.309.000 3.459.087 5.670.000 800.000
890.222.333 131505 999.999
890.222.833
10.000.000 920.000
10.000.000 920.000
En aos anteriores, la DIAN peda que todo el saldo de la cuenta de provisiones sobre cuentas por cobrar se reportara con un nico beneficiario, a saber, el NIT del propio reportante de la informacin exgena. Pero esta vez ha vuelto a pedir que ese saldo total (sin importar si la provisin fue estimada con el mtodo de provisin general o de provisin individual) se debe discriminar con el NIT de los diferentes deudores. En consecuencia, este saldo que se tenga por cada tercero en esta cuenta de provisiones no se mezclara con los dems saldos que ese mismo tercero tenga en las cuentas por cobrar a dic. 31 (pues si se mezclara, y reportramos un saldo neto de la cuenta por cobrar, eso no tendra cruce de informacin con el reporte que a su vez har ese mismo tercero de lo que para l viene siendo un pasivo; ese tercero no le hace provisiones a sus pasivos). Esta cuenta de provisiones se reportar entonces en forma total, discriminando a los que tengan saldos superiores a 1.000.000 (o a $5.000.000 segn el tipo de reportante) y quedando los dems reportados con el NIT 222222222
132005 890.777.999 890.999.000 132510 890.245.675 890.211.333 133005 14.325.567 133510
Cuentas por cobrar a socios y accionistas Banco de Bogot Banco BVBA Juan Ruiz Ral Paz
4.500.000 3.000.000
900.000
4.500.000 3.000.000
900.000
Anticipos y Avances-A proveedores
6.000.000
6.000.000
13.456.789
Depsitos-Para servicios Juan Ruiz
14.400.000
13.456.789 134510 135515
14.325.567 18.904.567 800197268-4 136095 137005 14.325.567 138095 139905
36.000.000
14.400.000
Ral Paz
Ingresos por cobrar-Intereses Miguel Hernndez Gmez DIAN Anticipos de impuestosRetefuentes Reclamaciones-Otras Juan Ruiz La N S.A. La Q S.A. La F S.A. Prestamos a particulares-con garanta real Deudores Varios-Otros Provisin-Clientes Miguel Hernndez Gmez Provisin-CxC socios Banco de Bogot
3.000.000 1.309.000
1.200.000
36.000.000 1.200.000 3.000.000 1.309.000 2.000.000
2.000.000
1.200.000 2.400.000 4.000.000
1.200.000 2.400.000 4.000.000
834.567.908
El art.145 del E.T. indica que fiscalmente no se aceptan provisiones sobre cuentas por cobrar con socios o vinculados econmicos
890.456.783 18.904.567 139925 890.567.345
(5.309.000)
890.245.675
(3.459.087)
(250.000)
300.000
150.000 250.000
(5.159.000)
(3.159.087) 0
Como en este ejemplo la reportante es una empresa, entonces este total de esta hoja de trabajo en esta columna, deber coincidir con el total llevado al rengln 34 de la declaracin de renta 2012
Total
106.199.000
190
A partir de la hoja de trabajo anterior, se har una organizacin de las cuentas por cobrar (sin incluir la cuenta de provisiones) y trabajando solo con el saldo fiscal a diciembre 31 de 2012. As se podr saber si cada tercero, sumando los saldos que le figuren en todas las distintas cuentas por cobrar, termina acumulando saldos superiores a $1.000.000 (o a $5.000.000, segn como le corresponda la tarea a cada reportante). Los que cumplen con esa condicin son aquellos que se muestran resaltados en color amarillo y por tanto fueron reportados individualmente dentro del formato 1008. Los datos que no quedaron resaltados fueron reportados como cuantas menores dentro de cada concepto diseado por la DIAN.
Cdigo PUC 130505 130505 130505 130505 130505 131015 131015 131015 131505 132005 132005 132510 132510 133005 133005 133510 133510 134510 135515 136095 137005 138095 Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Cuentas Corrientes ComercialesAccionistas Cuentas Corrientes ComercialesAccionistas Cuentas Corrientes ComercialesAccionistas Cuentas por cobrar-A Casa MatrizPor ventas Vinculados econmicos Vinculados econmicos Cuentas por cobrar a socios y accionistas Cuentas por cobrar a socios y accionistas Anticipos y Avances-A proveedores Anticipos y Avances-A proveedores Depsitos-Para servicios Depsitos-Para servicios Ingresos por cobrar-Intereses Anticipos de impuestosRetefuentes Reclamaciones-Otras Prestamos a particulares-con garanta real Deudores Varios-Otros Nombre cuenta Nit Nombre del Tercero Saldos fiscales a diciembre de 2012
890.567.345 La F S.A.
890.456.783 La Q S.A.
834.567.908 La N S.A.
18.904.567 Miguel Herndez Gomez
16.793.233 Juan Miguel Perez
999.998 La LLLL Inc.
5.670.000 800.000 10.000.000 920.000
3.459.087
2.000.000
3.450.000
7.309.000
1.000.000
890.222.333 La X S.A. 890.222.833 La T SA 999.999 La Z INC.
890.211.333 Banco BVBA 890.245.675 Banco de Bogot 14.325.567 Juan Ruiz 13.456.789 Raul Paz
890.999.000 La W S.A.
890.777.999 La R S.A.
6.000.000 3.000.000
4.500.000
900.000
800197268-4 DIAN
18.904.567 Miguel Herndez Gomez 14.325.567 Juan Ruiz
14.325.567 Juan Ruiz
13.456.789 Raul Paz
14.400.000 1.200.000 3.000.000
36.000.000
890.456.783 La Q S.A.
834.567.908 La N S.A.
4.000.000
2.400.000
1.200.000
2.000.000
1.309.000
191
192 Primer Apellido Razn Social Cra 70 34-34 11 001 001 11 76 76 11 11 Cra 70 34-34 Cra 45 45-45 11 Cra 45 45-45 11 Cra 90 90-90 001 11 001 11 001 169 169 169 001 169 11 001 169 Direccin Cdigo Dpto. Cdigo Mcipio. Hernndez La Q S.A. Cra 45 45-45 Cra 89 45-60 Cra 45 45-45 Calle 45 30-10 Cra 38 50-25 11 11 Banco BVBA Cra 90 90-90 La N S.A Cra 8 50-20 Cra 71 35-35 Gmez Miguel Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Pas de residencia o domicilio Saldo de cuentas por cobrar a diciembre 31 3450000 7309000 2000000 169 001 001 249 169 001 001 11 11 001 001 169 6000000 La T SA Paz Ruiz Gmez Cuantas Menores Cuantas Menores La Q S.A. La N S.A Miguel Cra 71 35-35 Cra 70 34-34 Hernndez Juan Ral Cuantas Menores La LLLL Inc. Cuantas Menores 4459087 10000000 10120000 169 169 169 001 001 169 169 39000000 16800000 4000000 169 Totales Conciliacin Valor de las cuentas por cobrar segn la declaracin de renta Mas: el valor de las provisiones, que en la declaracin restan pero en el formato se muestran sumando
Esta conciliacin no se efecta dentro del formato 1008 cuando se diligencia en el prevalidador de la DIAN. Solo la mostramos en esta hoja de trabajo como un dato adicional que servira para confirmar que los datos que se llevaran hasta el formato 1008 s estn completos y correctos
Nmero de Tipo de Concepto identificacin Dv documento del informado
1315
1316
1315
1315
1315
1315
13
1316
42
43
31
31
31
222222222
890456783 5
890211333 2
834567908 1
18904567
1316
31
1317
43
890222833 0
999998
5670000
1317
13
222222222
1317
13
13456789
1318
1317 Hernndez Gmez Miguel
1317
1317
13
14325567
13
43
31
31
222222222
890456783 5
834567908 1
18904567
2400000
1309000 2000000 169
18904567
5159000 122.835.174 3159087
1318
43
222222222
106.199.000 8.318.087 Subtotal, cuentas por cobrar antes de provisiones que deben quedar reportadas totalmente en el formato 114.517.087 8.318.087 Total del formato 1008 122.835.174 Ms: El valor de la provisin cartera, que se reporta totalmente, y como valor positivo, en el formato 1008
Al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML que se llamara Dmuisca_010100807201300000001.xml, los datos se veran as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin)
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1008.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1008</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>122835174</ValorTotal> <CantReg>16</CantReg> </Cab> <saldoscc cpt=1315 tdoc=13 nid=18904567 apl1=Hernndez apl2=Gomez nom1=Miguel dir=Cra 70 34-34 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=7309000 /> <saldoscc cpt=1315 tdoc=31 nid=834567908 dv=1 raz=La N S.A dir=Cra 71 35-35 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=3450000 /> <saldoscc cpt=1315 tdoc=31 nid=890211333 dv=2 raz=Banco BVBA dir=Cra 8 50-20 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=6000000 /> <saldoscc cpt=1315 tdoc=31 nid=890456783 dv=5 raz=La Q S.A. dir=Cra 90 90-90 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=2000000 /> <saldoscc cpt=1315 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 45-45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=4459087 /> <saldoscc cpt=1316 tdoc=42 nid=999998 raz=La LLLL Inc. pais=249 sal=5670000 /> <saldoscc cpt=1316 tdoc=31 nid=890222833 dv=0 raz=La T SA dir=Cra 89 45-60 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=10000000 /> <saldoscc cpt=1316 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 45-45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=10120000 /> <saldoscc cpt=1317 tdoc=13 nid=13456789 apl1=Paz nom1=Raul dir=Calle 45 30-10 dpto=76 mun=001 pais=169 sal=39000000 /> <saldoscc cpt=1317 tdoc=13 nid=14325567 apl1=Ruiz nom1=Juan dir=Cra 38 50-25 dpto=76 mun=001 pais=169 sal=16800000 /> <saldoscc cpt=1317 tdoc=13 nid=18904567 apl1=Hernndez apl2=Gomez nom1=Miguel dir=Cra 70 34-34 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=1309000 /> <saldoscc cpt=1317 tdoc=31 nid=834567908 dv=1 raz=La N S.A dir=Cra 71 35-35 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=2400000 /> <saldoscc cpt=1317 tdoc=31 nid=890456783 dv=5 raz=La Q S.A. dir=Cra 90 90-90 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=4000000 /> <saldoscc cpt=1317 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 45-45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=2000000 /> <saldoscc cpt=1318 tdoc=13 nid=18904567 apl1=Hernndez apl2=Gomez nom1=Miguel dir=Cra 70 34-34 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=5159000 /> <saldoscc cpt=1318 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantas Menores dir=Cra 45 45-45 dpto=11 mun=001 pais=169 sal=3159087 /> </mas>
193
9.10 Reporte literal k Otros datos de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012 Artculo 10 Resolucin 117 de 2012, formatos 1011 versin 6, y 1012 versin 7
A continuacin se presenta un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal k del artculo 631, sobre otros datos de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio ao 2012.
Reportes de otros datos de la Declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012-Literal k del art. 631 del E.T.
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Formatos 1011 y 1012 (Art. 10 Resolucin 117 de Octubre 31 de 2012)
Hoja de Trabajo contable para recolectar la informacin bsica que luego ha de llevarse a los formatos 1011 y/o 1012, para generacin de los reportes a que hace referencia el literal k del artculo 631 del E.T, informacin sobre otros datos de la Declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (ver el artculo 10 de la resolucin de 117 de 2012). Supngamos que en la declaracin de renta ao gravable 2012 de la sociedad EJEMPLO S.A.S , los anexos de dicha declaracin contienen la siguiente informacin que fue llevada al formulario 110:
Rengln del formulario de la DR 2012 (formulario 110) Nombre Rengln Detalle Valor fiscal a dic.31 de 2012 y que se llevara al formato 1011 459.000 688.000 917.000 Valor fiscal a dic.31 de 2012 y que se llevara al formato 1012 0 0 0 Valor total fiscal declarado a dic.31 de 2012 en el respectivo rengln de la DR
A la fecha en que hacemos este libro no conocemos la estructura que tendr el formulario 110 para la Declaracin de renta 2012 y por tanto suponemos que tendr la misma estructura que tuvieron los formularios utilizados en las declaraciones del ao gravable 2011 Estos valores llevados al rengln informativo 32 son valores que deben haber sido pagados durante el ao 2012 y por tanto son valores que la empresa puede tomar como deducibles (ya sea dentro de los gastos de los renglones 52 y 53, o sino, en las empresas industriales quedan sumando en el costo de los inventarios finales o el costo de la mercanca vendida). Estos valores entonces la DIAN pidi que quedaran reportados en el formato 1011 con los conceptos 8241, 8242 y 8243 Los valores que se tomarn de la declaracin de renta y complementarios 2012, y que se llevaran al formato 1011 y 1012, no tienen ningn lmite mnimo para seleccionarlos. Por tanto, se llevar cualquier valor que supere el $1= en adelante Esta vez ya no se pide reportar este dato de los inventarios Esta vez ya no se pide reportar este dato de los inventarios
32
Aportes al ICBF Aportes al ICBF, Aportes al SENA SENA y CAJA de Aportes a Cajas de compensacin compensacin Efectivo Acciones y aportes
Total rengln
2.064.000
2.064.000
459.000 688.000 917.000
33 35
Banco de Colombia ,Cta. cte 00100, , Nit 800.000.001-1, C.D.T en el Banco Davivienda, Nit 830.510.999-1, Sociedad la X INC, nit AF-400-090, en Chile Sociedad la V Ltda, NIT. 890.900.850, en Colombia
Total rengln
1.500.000
500.000 1.000.000 2.000.000 100.000
1.500.000
500.000 1.000.000 2.000.000 100.000
Total rengln
2.100.000
2.100.000
36
Inventarios
La empresa posee Inventarios de mercancas y los maneja con el Sistema Permanente. Los detalles de ese inventario son: Inventario de Mercancas Saldo a diciembre de 2011... 1.000.000.000 Mas: Compras netas del ao 13.720.000 Ms: costo de mano de obra 25.280.000 Mas: Costos indirectos 3.000.000 Mas: otros costos Menos: Costo de venta (200.000.000) Inventario Final Total rengln Dividendos recibidos de la sociedad XXX S.A. Nit 856.999.009-3.
842.000.000
842.000.000 90.000.000 60.000.000
842.000.000
842.000.000 90.000.000 60.000.000
Esta vez ya no se pide reportar este dato de los inventarios Este dato corresponde a los valores que contablemente se controlaban transitoriamente en la cuenta PUC 73-Costos indirectos y que luego se trasladaban a los inventarios. Esos costos indirectos quedan involucrados, si manejaban terceros, dentro del formato 1001. Pero supngase que la depreciacin de las mquinas est sumando dentro de este valor por un monto de 500.000. En ese caso, esa depreciacin, junto con la depreciacin de los dems activos administrativos que pueda estar reflejada en los renglones 52 y 53 de la declaracin, se terminar reportando toda en el concepto 8206 Este dato ya no se pide
47
Ingresos no gravados
Prima en Colocacin de acciones, por las acciones vendidas al nuevo accionista Jose Reyes, cc 45.675.450, Calle45 #4456 de Cali, quien pag el valor nominal de 10.000.000 y adicionalmente 60.000.000 de prima Costo fiscal de activo fijo vendido durante el 2012 y que constitua renta por haber sido posedo por menos de dos aos
Total rengln
150.000.000 30.000.000
150.000.000 30.000.000
50
Otros costos
Total rengln
30.000.000
30.000.000
52
Gastos operacionales de ventas
Adicional a todos los valores que s tienen terceros y que van en este rengln, la empresa tambin incluy en este rengln el valor del gasto fiscal por provisin sobre cartera incobrable En este rengln tambin qued reportada la depreciacin de los equipos de oficina y vehculos y computadores por un monto de 300.000. Pero la otra depreciacin, la de las mquinas, est sumando por 500.000 dentro de los 3.000.000 de costos indirectos que ya detallamos en el renglon 36 del formulario de la declaracin de renta. Por tanto, al formato 1011, con el concepto 8206, se terminar reportando un total de 800.000
1.567.890
300.000
Tenga presente que estos valores que se incluyen en el rengln 47 de la declaracin de renta tambin debieron ser al mismo tiempo reportados en alguno de los renglones 42 a 44 del mismo formulario y por consiguiente, cuando se elabore el formato 1007 sobre el detalle de los ingresos operacionales y no operacionales, en ese formato 1007 s se vera el tercero de estos mismos ingresos que van a ir al formato 1011 y es por eso que en el 1011 no tienen que pedir el nombre del tercero. En el formato 1011 solo importa conocer cul fue el concepto por el cual se tomaron el ingreso no gravado.
1.567.890
194
54
Activo fijo productivo comprado por un valor de 6.000.000 y que le da derecho a la empresa a tomarse en el 2012 un Deduccin 30% de dicho costo como deduccin especial del art. 158-3 inversiones en pues esta empresa tiene vigente un contrato de estabilidad activos fijos jurdica tributaria (Ley 963 de 2005) Donacin en dinero a la empresa de cine Colombiano Los cineastas SA, NIT. 899.198-920-3 (Ley 814 de 2003). El valor de la donacin fueron 1.000.000 pero la Ley 814 de 2003 permite deducir el 125% de la donacin
1.800.000 1.800.000 1.250.000 1.250.000 1.934.000 0 0 0
1.800.000 1.800.000 1.250.000 1.250.000 1.934.000
Total rengln
Este valor, que se reportar en el formato 1011 con el concepto 8200, tendra que corresponder no solamente con el valor total del rengln 54 de la declaracin de renta, sino que tambin deber corresponder al 30% de lo que se reporte en el formato 1001 con el concepto 5020 Este tipo de gasto se entiende que ya fue reportado en el formato 1001 y con el concepto 5013 y all en ese formato, con todo y los datos del tercero, se indic que el pago al tercero fue solo de $1.000.000. Pero para el formato 1011 nos piden volver a reportar ya no el valor pagado al tercero sino el valor que fiscalmente fue tomado como deduccin, a saber, $1.250.000 y se har con el concepto 8217. De esa forma entonces la DIAN podr cruzar la informacin de los dos formatos y darse cuenta de que en verdad, a la declaracin de renta, solo se haya llevado como gasto deducible hasta un 125% del valor reportado en el formato 1001 Si la resolucin no hace distincin, entonces este costo de activo fijo vendido, aunque est en la zona de las ganancias ocasionales del formulario de la Declaracin de Renta, sera un costo que tambin se reportar bajo el concepto 8210, es decir, en el mismo concepto con el cual tambin se informar la partida que tenemos en el rengln 50 (costo de activo fijo vendido que se denunci en la seccin de rentas ordinarias)
55
Otras deducciones
Total rengln
62
La empresa se tom en este rengln un nico valor por rentas exentas, por vender predios destinados a fines de Rentas Exentas utilidad pblica (Art. 58 Ley 388 de 1997) Costos por ganancias ocasionales
Total rengln
1.934.000
1.934.000
66
Costo fiscal de activo fijo vendido durante el 2012 y que constitua ganancia ocasional por haber sido posedo por ms de dos aos
Total rengln
7.000.000
7.000.000
7.000.000
7.000.000
Adems, el valor de los salarios y prestaciones sociales en que se incurri en el ao (y que se tom como deducible entre los renglones de gastos operacionales de administracin y los de ventas, o que se capitalizaba en el inventario de mercanca que se fue fabricando y vendiendo) ascendo a $94.804.000 (ese valor es el causado y que por tener los pagos de seguridad social y parafiscales realizados, por tanto termina siendo aceptado fiscalmente; no tiene que ser el de los salarios y prestaciones sociales pagados que es el que se reporta el formato 1001).
Conciliacin Totales de los valores positivos de la columna 4 de esta hoja de trabajo, sin incluir el valor del saldo final fiscal de los inventarios 195.915.890 500.000 94.804.000 291.219.890 3.600.000
Mas: Valor del costo depreciacin de maquinarias el cual no est sumando en la columna 4 (est involucrado dentro de los 3.000.000 que se explicaron como "costos indirectos de fabricacin detallados en el rengln 36 de la declaracin), pero que nos piden reportarla en el concepto 8206
Mas: valor final comentado al final del cuadro, por el total de costos y gastos laborales Gran total de control que debern sumar los valores llevados al formato 1011 Total que quedar en el formato 1012 por los valores de la columna 5 de esta hoja de trabajo
Concepto 8001 8004 8111 8200 8205 8206 8207 8210 8217 8241 8242 8243 Saldo a diciembre 31 90000000 60000000 1934000 1800000 1567890 800000 94804000 37000000 1250000 459000 917000 688000 291.219.890
Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la informacin. Pero s se genera cuando la informacin se convierte a un archivo en el estndar XML. Por tanto, solo lo mostramos para que quien estudie en forma completa el ejemplo se entere de dnde saldra ese valor total que se muestra en el archivo XML.
Total
195
Y al llevar la informacin que ira al formato 1012, el mismo se vera as:

Concepto 1110 1201 1205 1205 Tipo de documento 31 31 42 31 800000001 830510999 AF-400-090 890900850 1 1
Nmero de Primer Segundo Primer Otros identificacin Dv Apellido Apellido Nombre Nombres del informado
Razn Social Bancolombia S.A. Banco Davivienda S.A. La X inc. La V Ltda.
Pas
Saldo a dic. 31
169 500000 169 1000000 211 2000000 169 100000 Total 3600000
Este total no se muestra en el prevalidador en la zona donde se captura la informacin. Pero s se genera cuando la informacin se convierte a un archivo en el estndar XML. Por tanto, solo lo mostramos para que quien estudie en forma completa el ejemplo, se entere de dnde saldra ese valor total que se muestra en el archivo XML.
Y al convertir esas mismas informaciones en archivos con el estndar XML, se obtendran dos archivos de esta manera: Para el formato 1011, un archivo titulado Dmuisca_0101011062013000001.xml que se vera as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin) <?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1011.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1011</Formato> <Version>6</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>291219890</ValorTotal> <CantReg>12</CantReg> </Cab> <decl cpt=8001 sal=90000000 /> <decl cpt=8004 sal=60000000 /> <decl cpt=8111 sal=1934000 /> <decl cpt=8200 sal=1800000 /> <decl cpt=8205 sal=1567890 /> <decl cpt=8206 sal=800000 /> <decl cpt=8207 sal=94804000 /> <decl cpt=8210 sal=37000000 /> <decl cpt=8217 sal=1250000 /> <decl cpt=8241 sal=459000 /> <decl cpt=8242 sal=917000 /> <decl cpt=8243 sal=688000 /> </mas>
Para el formato 1012 un archivo titulado Dmuisca_0101012072013000001.xml que se vera as: (El dato ao siempre ser en el que se entrega la informacin; vase ms detallaes al respecto en el captulo 4 de esta publicacin): <?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1012.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1012</Formato> <Version>7</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>3600000</ValorTotal> <CantReg>4</CantReg> </Cab> <dectri cpt=1110 tdoc=31 nid=800000001 dv=1 raz=Bancolombia S.A. pais=169 val=500000 /> <dectri cpt=1201 tdoc=31 nid=830510999 dv=1 raz=Banco Davivienda S.A. pais=169 val=1000000 /> <dectri cpt=1205 tdoc=42 nid=AF-400-090 raz=La X inc. pais=211 val=2000000 /> <dectri cpt=1205 tdoc=31 nid=890900850 dv=5 raz=La V Ltda pais=169 val=100000 /> </mas>
196
9.11 Reportes de personas o entidades que en el 2012 hayan actuado como mandatarias en contratos de mandato
Art. 13, Resolucin 117 de 2012, Formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054, 1055
A continuacin se muestra un ejemplo sobre la forma en que un entidad que actu como mandataria efectuara los reportes que le son exigidos en el Art. 13 de la Resolucin 117. Para ilustrar los tipos de reportes que deben hacer esos mandatarios o representantes, supngase que la empresa Inmobiliaria Uno A actu como mandataria durante el ao 2012 para administrar un bien raz que es propiedad de la empresa La poderosa SA, identificada con el Nit 891.891.891. Esta ltima es, entonces, la entidad mandante. El contrato de mandato entre La poderosa SA y la Inmobiliaria UNO A S.A se firm en diciembre 1 de 2012, y por tanto, en el transcurso del mes de diciembre de 2012 la Inmobiliaria UNO A efectu las siguientes operaciones de facturar ingresos y cubrir costos que eran para su mandante La Poderosa SA (supongamos que el ingreso y el costo respectivo quedaron pendientes de cobro y de pago a diciembre 31 de 2012, respectivamente). Adems, se aclara que las contabilizaciones que
Cdigo PUC/Nit del tercero 949501 94950101 9495010101 16.793.988 919501
se ilustran utilizando cuentas de orden para llevar los registros de las operaciones derivadas del contrato de mandato se realizan siguiendo las instrucciones que dio la propia Supersociedades en el numeral 4 de su Circular Externa 115-0006 de diciembre 23 de 2009 cuando ilustr que los Contratistas Delegados en el sector de la construccin son un ejemplo de lo que es un contrato de mandato y que por tanto los que reciben encargos bajo mandato registraran las operaciones de dichos contratos en cuentas de orden Acreedoras de Control para que no queden reflejadas en sus balances generales como si fueran operaciones propias. a. Factur un ingreso por cuenta de su mandante as: Le factur al inquilino Alberto Prez, identificado con C.C.16.793.988, y con domicilio en la Calle 20 40-10 de Cali, por 10.000.000 ms IVA de 1.600.000. El registro que se efecta en la contabilidad de Inmobiliaria UNO A S.A. fue:
Db Cr
Nombre cuenta/ o del Tercero Responsabilidades contingentes por contra-Por contratos de mandato Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa S.A. Cuentas por cobrar a terceros por cuenta del mandante Inquilino Alberto Prez
Otras Responsabilidades Contingentes-Por contratos de mandato Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa S.A. Valor del Ingreso facturado antes de IVA Inquilino Alberto Prez Valor del IVA
11.600.000
91950101 9195010101 16.793.988
9195010102 16.793.988
10.000.000
Inquilino Alberto Prez
1.600.000
197
b. Cubri costos y gastos que son de su mandante as: Compr a la Ferretera El Paisa, Nit 890.000.000, ubicada en la calle 20 30-10 de Cali, unas pinturas
Cdigo PUC/Nit del tercero
Nombre cuenta/ o del Tercero
que costaron $2.000.000 ms IVA de $320.000. El registro que se efecta en la contabilidad de Inmobiliaria UNO A S.A. fue:
Db Cr
919501 91950101 9195010103 890000000-1
Otras Responsabilidades Contingentes-Por contratos de mandato Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa S.A Retenciones practicadas a terceros por cuenta del mandante Ferretera el Paisa
9195010104 890.000.000
Pasivos por pagar por cuenta del mandante Ferretera el Paisa
949501
Responsabilidades contingentes por contra-Por contratos de mandato Por el contrato de mandato con el mandante La Poderosa S.A Valor del costo o gasto cubierto antes del IVA Ferretera el Paisa
94950101 9495010102 890.000.000
2.250.000
70.000
2.000.000
9495010103 890.000.000
Valor del IVA cubierto Ferretera el Paisa
198
Al final del mes, Inmobiliaria UNO A le dio el reporte a La Poderosa S.A para que esta ltima incluyera en su propia contabilidad, y con todos esos mismos beneficiarios antes mencionados, los valores del costo, IVA descontable, Ingreso, IVA generado, cuenta por cobrar y cuenta por pagar. Lo nico que no registr La Poderosa S.A fue el pasivo de retencin en la fuente, pues ese pasivo lo cubrir directamente Inmobiliaria UNO A involucrando esa retencin hecha en el contrato de mandato junto con sus dems retenciones normales hechas en sus propios costos y gastos. Por tanto, La Poderosa S.A (que para nuestro ejemplo podemos suponer que es una entidad que est obligada a hacer los reportes del Art..631 del ET sobre pagos, ingresos, IVA generados e IVA descontables, Cuentas por cobrar a dic. 31, Cuentas por pagar a dic. 31), sabe que esos registros que hizo en su contabilidad, como sern reportados por Inmobiliaria
UNO A, entonces no los reportarn a la DIAN, ya que a la DIAN se le duplicara la informacin sobre unos mismos beneficiarios (ver pargrafo 1 del Art. 14 de la Resolucin). Esto ltimo en todo caso tiene una excepcin, pues en el artculo 6 de la resolucin, se indica que si la entidad mandante de nuestro ejemplo (La Poderosa S.A) va a contabilizar los ingresos que se gan a travs de su mandataria, en ese caso los debe registrar es con el Nit de su mandataria y no con el Nit de los inquilinos. Y que ese ingreso que le qued en sus cuentas del ingreso lo llevara al formato 1007 reportndolo en la columna ingresos recibidos a travs de contratos de mandato. En las hojas de trabajo adjuntas se vera entonces como ese ingreso, costo, IVA generado, IVA descontable, Cuenta por cobrar y Cuenta por pagar que se formaron en la contabilidad de la Inmobiliaria UNO A S.A por hacer operaciones en nombre de La Poderosa S.A seran reportados a la DIAN.
320.000
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de los mandatarios-Pagos y retenciones hechos por cuenta del mandante Formato 1016, versin 9
Al momento de construir el Formato 1016, el mandatario deber seguir las mismas instrucciones que se dan en el artculo 4 de la resolucin 117, como, por ejemplo, que solo reportar en forma individualizada a los terceros a los cuales les hizo pagos por cuenta de su mandante y que acumulados esos pagos por todos los conceptos los mismos sean iguales o superiores a los $500.000. O que si le cubri pagos laborales, entonces solo reporta los que estn efectivamente pagados y que hayan superado los $10.000.000, etc., y todos los conceptos que se mencionan en el art. 4 para hacer el formato 1001, son los mismos que debe usar en este formato 1016.
Concepto
Tipo de Documento Cdigo municipio
Primer Segundo Dgito de Primer Otros Nmero de apellido apellido Verificanombre del nombres del Identificacin del infor- del Inforcin informado informado mado mado Cdigo Razn social Direccin Departadel informado mento Pago o abono en cuenta
Pas de residencia o domicilio
Retencin en la Retencin Retencin IVA Retencin fuente en la en la fuente mayor en al fuente asumidavalor fuente practicada practicada da a ttulo asumida a ttulo de del a ttulo de de IVA a ttulo de IVA rgimen costo o renta rgimen renta comn gasto simplificado
Retencin en la fuente Tipo de doPrimer Segundo Primer Otros nomidentificacin practicada cumento del apellido del apellido del nombre del bres del del mandante a ttulo de mandante o mandante o mandante o mandante o mandante o o contratante IVA a no contratante contratante contratante contratante contratante domiciliados
Razn social del mandante o contratante
5016 76 001 169 2000000 0 70000 0 0 0
31 890000000
Ferretera el Calle 20 Paisa Ltda 30-10
31 891891891
La Poderosa S.A
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Los mandatarios-Ingresos facturados por cuenta del mandante Formato 1017 versin 8
Al momento de construir el Formato 1017, el mandatario deber seguir las mismas instrucciones que se dan en el artculo 6 de la resolucin 117, por ejemplo, que reportar a los terceros a quienes se hizo facturacin por cuenta del mandante pero solo si el ingreso facturado es igual o superior al $1.000.000. Los que no superen ese valor se reportaran en un nico registro consolidado, con el NIT. 222222222 y razn social cuantas menores. En este formato 1017 todos los registros se hacen con un mismo nmero de concepto, el 4040 (ver art. 13 Resolucin 117)
Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razn Social Pas de residencia o domicilio Ingreso bruto recibido Devoluciones, rebajas y descuentos Tipo del documento del Mandante Nit del Mandante DV Primer apellido Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razn Social
Concepto
Nmero de Tipo de docuidentificacin del mento informado
Dv
Primer apellido
4040
13
16793988
Prez
Alberto
169
10000000
31
891891891
La Poderosa S.A.
199
200
Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razn Social Direccin Cod. Dpto. Nit del Mandante DV Cod. Mcipio. Pas de residencia o domicilio Saldo de la CXC a dic.31 Primer apellido Tipo del documento del Mandante Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razon Social
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Los mandatarios-Cuentas por cobrar a diciembre 31 que se forman por facturar ingresos por cuenta del mandante Formato 1018 versin 8
Al momento de construir el Formato 1018, el mandatario deber seguir las mismas instrucciones que se dan en el artculo 9 de la resolucin 117. Por ejemplo, que solo reportar en forma individualizada a los terceros de las CxC que nacieron de facturar ingresos por cuenta del mandante, pero solo si tales CXC a diciembre 31 de 2012 son iguales o superiores al $1.000.000 (cuando el total de CXC originadas por el mandato son superiores a $500.000.000) o superiores a los $5.000.000 (cuando el total de CXC originadas por el mandato sean inferiores a $500.000.000) . A los que no superen ese tope, los reporta un nico registro consolidado con el NIT. 222222222 y razn social cuantas menores En este formato 1018 todos los registros se hacen con un mismo concepto, el 1340
Concepto
Tipo de documento
Nmero de identificacin del informado
Dv
Primer apellido
1340 76 001 169 11600000 31 891891891
43
222222222
Cuantas Menores
Calle 20 40-10
La Poderosa S.A.
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Los mandatarios-Cuentas por pagar a diciembre 31 que se forman por cubrir costos por cuenta del mandante Formato 1027
Al momento de construir el Formato 1027, el mandatario deber seguir las mismas instrucciones que se dan en el artculo 8 de la resolucin 117. Por ejemplo, que solo reportar en forma individualizada a los terceros de las CxP que nacieron de cubrir costos o gastos por cuenta del mandante, pero solo si tales CxP a diciembre 31 de 2012 son iguales o superiores al 1.000.000 (cuando el total de CXP originadas por el mandato son superiores a $500.000.000) o superiores a los $5.000.000 (cuando el total de CXP originadas por el mandato sean inferiores a $500.000.000) . A los que no superen ese tope, los reporta un nico registro consolidado con el NIT. 222222222 y razn social cuantas menores En este formato 1027 todos los registros se hacen con un mismo concepto, el 2240.
Primer apellido Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razn Social Direccin Cod. Dpto. Cod. Mcipio. Pas de residencia o domicilio Saldo de la CXP a diciembre 31 Tipo del documento del Mandante Nit del Mandante DV Primer apellido Segundo Apellido Primer Nombre Otros Nombres Razn Social
Concepto
Tipo de documento
Nmero de identificacin del informado
Dv
2240
43
222222222
Cuantas Menores
Calle 20 40-10
76
001
169
2250000
31
891891891
La Poderosa S.A.
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de los mandatarios-IVA pagado en los costos del mandante Formato 1054, versin 8
Al momento de construir el Formato 1054, el mandatario deber seguir las mismas instrucciones que se dan en el artculo 7 de la resolucin 117; por ejemplo, que reportar la totalidad de los IVAs pagados en los costos del mandante y que por tanto son tomados como descontables en las declaraciones de IVA que presenta el mandante.
Tipo de Documento
Nmero de Identificacin
Dgito de Verificacin
Primer apellido del informado
Segundo apellido del Informado
Primer nombre del informado
Otros nombres del informado
Razn social del informado
Impuesto descontable
IVA descontable por devoluciones en ventas Tipo de documento del mandante o contratante
identificacin del mandante o contratante
Primer apellido del mandante o contratante
Segundo apellido del mandante o contratante
Primer nombre del mandante o contratante
Otros nombres del mandante o contratante
Razn social del mandante o contratante
31 320000 0 31 891891891
890000000
Ferretera el Paisa Ltda.
La Poderosa S.A.
Reportes de Informacin Exgena Tributaria a la DIAN, Ao Gravable 2012 Reportes de Los mandatarios-IVA generado en las facturas hechas por cuenta del mandante Formato 1055, versin 8
Al momento de construir el Formato 1055, el mandatario deber seguir las mismas instrucciones que se dan en el artculo 7 de la resolucin 117; por ejemplo, que reportar el detalle del tercero con el cual se gener el IVA pero solo si el ingreso base superaba el 1.000.000. A los dems IVAs generados en las facturaciones hechas por cuenta del mandante, los reportara en un nico registro consolidado con el Nit. 222222222 y razn social cuantas menores.
Tipo de Documento
Nmero de Identificacin
Dgito de Verificacin
Primer apellido del informado Segundo apellido del Informado Primer nombre del informado
Otros nombres del informado
Razn social del informado
Impuesto Generado
IVA generado por devoluciones en compras
Tipo de documento del mandante o contratante
identificacin del mandante o contratante
Primer apellido del mandante o contratante
Segundo apellido del mandante o contratante
Primer nombre del mandante o contratante
Otros nombres Razn social del del mandante o mandante o contratante contratante
13
16793988
Prez
Alberto
1600000
31
891891891
La Poderosa S.A.
201
202
Los archivos correspondientes en el estndar XML seran:
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Para el formato 1016 (Dmuisca_010101609201300000001.xml)
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<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1027.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1027</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>2320000</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <salcp cpt=2240 tdoc=43 nid=222222222 raz=Cuantias menores dir=Calle 20 30-10 dpto=76 mun=001 pais=169 sal=2320000 tdocm=31 nitm=891891891 razm=La Poderosa S.A. /> </mas>
203
204
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1054.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1054</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>0</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <impoventas tdoc=31 nid=890000000 raz=Ferreteria el Paisa Ltda impd=320000 ivar=0 tdocm=31 nitm=891891891 razm=La Poderosa S.A. /> </mas>
<?xml version=1.0 encoding=ISO-8859-1 ?> - <mas xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance xsi:noNamespaceSchemaLocation=../xsd/1055.xsd> - <Cab> <Ano>2013</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1055</Formato> <Version>8</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio> <FecInicial>2012-01-01</FecInicial> <FecFinal>2012-12-31</FecFinal> <ValorTotal>0</ValorTotal> <CantReg>1</CantReg> </Cab> <impoventas tdoc=13 nid=16793988 apl1=Prez nom1=Alberto igen=1600000 irec=0 tdocm=31 nitm=891891891 razm=La Poderosa S.A. /> </mas>
Resolucin 117 (Octubre 31 de 2012)
Por la cual se establece para el ao gravable 2012, el grupo de personas naturales, personas jurdicas, sociedades y asimiladas, y dems entidades, que deben suministrar la informacin a que se refieren los literales a), b), c), e), f), g), h), i) y k) del artculo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales; se seala el contenido y caractersticas tcnicas para la presentacin y se fijan los plazos para la entrega
Normatividad
Por la cual se establece para el ao gravable 2012, el grupo de personas naturales, personas jurdicas, sociedades y asimiladas, y dems entidades, que deben suministrar la informacin a que se refieren los literales a), b), c), e), f), g), h), i) y k) del artculo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales; se seala el contenido y caractersticas tcnicas para la presentacin y se fijan los plazos para la entrega EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artculo 6 numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008, en los artculos 631, 631-2, 631-3, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario y lo sealado en el artculo 2 del Decreto 1738 de 1998 ARTCULO 1. Sujetos obligados a presentar informacin por el ao gravable 2012. a) Las personas naturales y asimiladas, que en el ao gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000). b) Las personas jurdicas, sociedades y asimiladas y dems entidades pblicas y privadas obligadas a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el ao gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000). RESUELVE
Resolucin 117 (Octubre 31 de 2012)
d) Los consorcios y uniones temporales que durante el ao gravable 2012 hubieren efectuado transacciones econmicas, sin perjuicio de la informacin que deban suministrar los consorciados de las operaciones inherentes a su actividad econmica ejecutadas por ellos. e) Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, durante el ao gravable 2012, en relacin con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administracin delegada. f) Las personas o entidades que actuaron en condicin de operador o quien haga sus veces, en condicin de solo riesgo o poseedoras del ttulo minero, en los contratos de exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales, independientemente del monto de sus ingresos.
g) Las sociedades fiduciarias que durante el ao gravable 2012 administraron patrimonios autnomos y/o encargos fiduciarios.
h) Los entes pblicos del nivel nacional y territorial de los rdenes central ydescentralizado contemplados en el artculo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaracin de ingresos y patrimonio. i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los rganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales b), o h) del presente artculo, independiente de la cuanta de ingresos obtenidos.
c) Todas las entidades de derecho pblico, los fondos de inversin, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversin, carteras colectivas, (para los fondos y carteras colectivas, tngase en cuenta el Decreto 2555 de 2010, que recogi y reexpidi las normas del sector financiero, asegurador y del mercado de valores), los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez, los fondos de empleados, las comunidades organizadas y las dems personas naturales y jurdicas, sucesiones ilquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente, durante el ao gravable 2012, independientemente del monto de los ingresos obtenidos
206
j) Las personas naturales y asimiladas, obligadas a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios, que hayan recibido ingresos para terceros, cuando la suma de los ingresos propios ms los ingresos recibidos para terceros, en el ao 2012, sea superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000). Pargrafo. Para efectos de establecer la obligacin de informar prevista en la presente Resolucin, los Ingresos Brutos incluyen todos los ingresos ordinarios y extraordinarios, de conformidad con lo establecido en el artculo 26 del Estatuto Tributario. ARTCULO 2. Informacin a suministrar por parte de los obligados.
a) Las personas naturales y asimiladas, que en el ao gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000).
estn obligadas a suministrar la informacin de que tratan los literales b), c), e), f), g), h), i) y k) del artculo 631 del Estatuto Tributario.
b) Las personas jurdicas, sociedades y asimiladas y dems entidades pblicas y privadas obligadas a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el ao gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($100.000.000), estn obligadas a suministrar la informacin de que tratan los literales b), c), e), f), g), h), i) y k) del artculo 631 del Estatuto Tributario Las personas jurdicas, sociedades y asimiladas con nimo de lucro, las cooperativas y los fondos de empleados, obligadas a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios, adicionalmente, deben suministrar la informacin de que trata el literal a) del artculo 631 del Estatuto Tributario. c) Las personas o entidades enunciadas en el literal c) del artculo 1 de la presente Resolucin, estn obligadas a suministrar la informacin de que trata el literal b) y e) del artculo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artculo 4 de esta Resolucin.
f) Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, estn obligadas a suministrar la informacin de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artculo 631 del Estatuto Tributario, relacionada con las operaciones inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administracin delegada, de conformidad con lo establecido en el artculo 13 de la presente Resolucin. Lo anterior sin perjuicio de la informacin que deba suministrar el mandatario o administrador si cumple los topes establecidos en el artculo 1 de la presente Resolucin, de las operaciones inherentes a su actividad econmica.
g) Las sociedades fiduciarias que durante el ao 2012 administraron patrimonios autnomos y/o encargos fiduciarios, debern informar bajo su propio NIT y razn social el valor patrimonial de los derechos fiduciarios, las utilidades causadas, el valor de los ingresos recibidos con cargo a cada uno de los fideicomisos, los pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del fideicomiso y las retenciones practicadas y/o asumidas, de conformidad con lo establecido en el artculo 14 de la presente Resolucin. Lo anterior sin perjuicio de la informacin que deba suministrar la fiduciaria, en relacin con operaciones propias. h) Los entes pblicos del nivel nacional y territorial, de los rdenes central y descentralizado, sealados en el literal h) del artculo 1 de la presente Resolucin, estn obligados a suministrar la informacin de que tratan los literales b) y e) del artculo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artculo 4 de la presente Resolucin.
d) Las entidades enunciadas en el literal d) del artculo 1 de la presente Resolucin, Consorcios y Uniones Temporales, estn obligadas a suministrar la informacin de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artculo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artculo 11 de esta Resolucin. Lo anterior sin perjuicio de la informacin que deban suministrar los consorciados o asociados, si cumplen los topes establecidos en el artculo 1 de la presente Resolucin, de las operaciones inherentes a su actividad econmica.
e) En los contratos de exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales, las personas o entidades que actuaron en condicin de operador o quien haga sus veces, debern informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta, de igual manera las personas o entidades que actuaron en condicin de solo riesgo y las personas o entidades poseedoras de ttulos mineros, debern informar el valor total de las operaciones, suministrando la informacin de que tratan los literales b), e), f), h) e i) del artculo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artculo 12 de la presente Resolucin.
i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los rganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, no enunciados en los literales b) o h) del presente artculo, debern suministrar la informacin de que tratan los literales b) y e) del artculo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en el artculo 15 de la presente Resolucin. j) Las personas naturales y asimiladas, obligadas a presentar declaracin del impuesto sobre la renta y complementarios, sealadas en el literal j) del artculo 1 de la presente Resolucin, estn obligadas a suministrar la informacin de que trata el literal g) del artculo 631 del Estatuto Tributario, de conformidad con lo establecido en artculo 16 de la presente Resolucin.
207
Pargrafo. Informacin a reportar por la fraccin del ao gravable. Las personas naturales que cancelen su registro mercantil o terminen sus actividades y las personas jurdicas y asimiladas y dems entidades que se liquiden durante el ao y que para la fecha de expedicin de la presente Resolucin no hayan cancelado el Registro nico Tributario y cumplan los requisitos para estar obligados a reportar la informacin de que trata el artculo 631 del Estatuto Tributario, debern informar antes de la cancelacin del Registro nico Tributario, por la fraccin de ao, con el contenido y las caractersticas tcnicas sealados en esta Resolucin. ARTICULO 3. Informacin de socios, accionistas, comuneros y/o cooperados.
Pargrafo. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el perodo, y el valor que del fondo de proteccin de aportes creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado en el caso de las cooperativas y/o asociados en el caso de los fondos de empleados, deben ser reportados en el FORMATO 1001 versin 8 Pagos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas. ARTICULO 4. Informacin de pagos o abonos en cuenta y de retenciones en la fuente practicadas.
De acuerdo con lo establecido en el literal a) del artculo 631 del Estatuto Tributario, deber suministrarse:
Los apellidos y nombres o razn social, identificacin, direccin, pas de residencia o domicilio y porcentaje de participacin de cada una de las personas o entidades que sean socias, accionistas, comuneros, asociados y/o cooperadas de la respectiva entidad, que posean acciones y/o aportes, con indicacin del valor patrimonial a 31 de diciembre de 2012 de las acciones o aportes y el valor porcentual de participacin. Esta informacin deber ser reportada en el FORMATO 1010, Versin 8.
El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrnseco fiscal, esto es, patrimonio lquido sobre nmero de acciones en circulacin, o el patrimonio lquido sobre el nmero de cuotas o partes de inters social. Cuando el valor a reportar resulte negativo, debe informarse con valor cero (0).Tratndose de aportes a cooperativas y fondos de empleados, el monto a reportar ser el valor del aporte ms su revalorizacin. Para los comuneros, el valor patrimonial de sus derechos se establece de acuerdo con el porcentaje de participacin dentro del patrimonio lquido. Para los socios, accionistas, comuneros y/o cooperados del exterior, en el campo de identificacin se reporta el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de direccin, departamento y municipio no se deben registrar.
De acuerdo con lo establecido en los literales b) y e) del artculo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar informacin, por el ao gravable 2012, debern suministrar los apellidos y nombres o razn social, identificacin, direccin y pas de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades beneficiarias de los pagos o abonos en cuenta (causacin) que constituyan costo o deduccin o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles y los pagos o abonos en cuenta (causacin) no solicitados fiscalmente como costo o deduccin, indicando del valor de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a ttulo de renta e IVA, autorretenciones y timbre, segn el concepto a que corresponda en el FORMATO 1001 versin 8 Pagos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas, de la siguiente manera:
1.
Salarios, prestaciones sociales y dems pagos laborales: El valor acumulado efectivamente pagado al trabajador, en el concepto 5001. 2. Viticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5055. 3. Gastos de representacin: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5056. 4. Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto 5022. 5. Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5002. 6. Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5003. 7. Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5004. 8. Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5005. 9. Intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5006. 10. Compra de activos movibles: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5007. 11. Compra de activos fijos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5008. 12. Los pagos efectuados en el ao gravable 2012 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensacin Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el concepto 5010.
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13. Los pagos efectuados en el ao gravable 2012 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Laborales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011. 14. Los pagos efectuados en el ao gravable 2012 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012. 15. Las donaciones en dinero efectuadas durante el ao gravable 2012, a las entidades sealadas en los artculos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artculo 16 de la Ley 814 de 2003, y dems que determine la ley ,en el concepto 5013. 16. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el ao gravable 2012 a las entidades sealadas en los artculos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artculo 16 de la Ley 814 de 2003, y dems que determine la ley ,en el concepto 5014. 17. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el ao gravable 2012 solicitados como deduccin, en el concepto 5015. 18. El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el ao gravable 2012, solicitados como deduccin, en el concepto 5058. 19. Redencin de inversiones en lo que corresponde al reembolso del capital, en el concepto 5060. 20. Los dems costos y deducciones, en el concepto 5016. 21. Compra de activos fijos sobre los cuales solicit deduccin segn el pargrafo, del artculo 158-3 del Estatuto Tributario: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5020. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008. 22. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios tcnicos, en el concepto 5027. Este valor no debe incluirse en el concepto 5004. 23. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia tcnica, en el concepto 5023. 24. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto 5024. 25. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto 5025. 26. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalas, en el concepto 5026. 27. El valor acumulado de la devolucin de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de aos anteriores debe reportarse en el concepto 5028. 28. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5029. 29. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5030. 30. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5031. 31. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5032. 32. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5033.
Autorretenciones:
1. 2. 3. 4. 1. 2.
33. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5034. 34. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5035. 35 El monto de las amortizaciones realizadas durante el ao se debe reportar en el concepto 5019, excepto el valor del concepto 5057. 36. El monto de las amortizaciones realizadas durante el ao relativo a los Cargos diferidos por el impuesto al patrimonio, en el concepto 5057. 37. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5036. 38. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5037. 39. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5038. 40. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5039. 41. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5040. 42. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Intereses y Rendimientos financieros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5041. 43. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por otros conceptos pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5042. 44. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el ao 2012, en el concepto 5043. 45. El pago por loteras, rifas, apuestas y similares, en el concepto 5044. 46. Retencin sobre ingresos de tarjetas dbito y crdito, en el concepto 5045. 47. Enajenacin de activos fijos de personas naturales ante oficinas de trnsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 5046. 48. El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo de proteccin de aportes creado con el remanente, en el concepto 5059. 49. Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente, se informar en el FORMATO 1014 en el concepto 5061. Autorretenciones por ventas, en el concepto 5049. Autorretenciones por servicios, en el concepto 5050. Autorretenciones por rendimientos financieros, en el concepto 5051. Otras autorretenciones, en el concepto 5052.
Timbre:
Retenciones practicadas a ttulo de timbre, en el concepto 5053. La devolucin de retenciones a ttulo de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de aos anteriores, en el concepto 5054.
209
Las compaas de seguros debern informar adicionalmente los pagos o abonos en cuenta efectuados por los siguientes conceptos:
1. 2. 3.
El importe de las primas de reaseguros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5018. El importe de los siniestros por lucro cesante pagados o abonados en cuenta en el concepto 5047. El importe de los siniestros por dao emergente pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5048.
gn el concepto contable a que correspondan, deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles.
Pargrafo 1. El valor mnimo a reportar por cada beneficiario de un pago o abono en cuenta es de quinientos mil pesos ($500.000), no obstante que al discriminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores. Sin embargo, a opcin del informante, podrn reportarse pagos o abonos en cuenta menores a dicha cuanta, cumpliendo con las especificaciones tcnicas establecidas.
Pargrafo 5. Los trabajadores a quienes durante el ao gravable 2012 se les hubieren realizado pagos o abonos en cuenta por conceptos de salarios y dems remuneraciones laborales, honorarios, comisiones, servicios y otros pagos, cuyo valor acumulado sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000), deben ser reportados en los conceptos correspondientes. En el caso de salarios, prestaciones sociales y dems pagos laborales devengados por el trabajador, se debe reportar el valor efectivamente pagado en el ao gravable 2012.
Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto, sean menores a quinientos mil pesos ($500.000), se informarn acumulados en un solo registro, con identificacin 222222222, razn social CUANTAS MENORES y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la direccin del informante. Pargrafo 2. Las personas o entidades enunciadas en el literal c) de los artculos 1y 2 de la presente Resolucin, agentes de retencin, debern informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mnimo a reportar sealado en el Pargrafo 1 del presente artculo.
Los asalariados a quienes se les hubiese efectuado pagos por salarios, honorarios, comisiones, servicios y otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a diez millones de pesos ($10.000.000), se reportaran acumulados en un solo registro con identificacin 222222222, razn social CUANTAS MENORES y tipo documento 43, en el concepto correspondiente, reportando la direccin del informante. Pargrafo 6. Cuando se trate de erogaciones efectuadas por el informante que tengan el carcter de cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor del pago o abono registrado en dichas cuentas.
Pargrafo 3. El valor de Retencin en la fuente practicada por Renta, Retencin en la fuente asumida por Renta, Retencin en la fuente practicada a responsables del Rgimen comn, Retencin en la fuente por concepto de IVA asumida Rgimen Simplificado y Retencin en la fuente practicada por IVA a no domiciliados, son de obligatorio diligenciamiento con el valor correspondiente, en caso de no tener ningn valor, diligenciar cero (0).
Pargrafo 7. Para los pagos o abonos en cuenta efectuados a personas o entidades del exterior, en el campo de identificacin, se reporta el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de direccin, departamento y municipio no se deben diligenciar. Pargrafo 8. Las entidades del Rgimen Tributario Especial, debern reportar los egresos efectuados en el ao gravable 2012, de conformidad con los conceptos y montos establecidos en el presente artculo, respecto de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social, los cuales deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles. Los que no sean de su objeto social deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles
Pargrafo 4. Los pagos o abonos en cuenta (causacin) que constituyan costo o deduccin o den derecho a impuesto descontable, deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles, y los pagos o abonos en cuenta (causacin) no solicitados fiscalmente como costo o deduccin, se210
Pargrafo 9. Las entidades pblicas que celebren contratos de construccin y de obra, suministro, consultora, prestacin de servicios y concesin, debern informar el valor de los pagos o abonos en cuenta que correspondan al avance del contrato efectivamente ejecutado durante el ao gravable 2012, independientemente del ao de su celebracin, en el concepto correspondiente. Pargrafo 10. Las entidades no contribuyentes obligadas o no a presentar declaracin de ingresos y patrimonio, debern informar el valor total de los egresos diligencindolos en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles
social, identificacin y direccin de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retencin en la fuente en el ao gravable 2012, con indicacin del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retencin, y el valor de la retencin que le practicaron, en el FORMATO 1003 Versin 7, segn el concepto que corresponda, de la siguiente manera:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Pargrafo 11. Los pagos correspondientes a los aportes parafiscales y fondos de pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autorizadas para recaudar estos rubros. Debern reportarse los valores deducibles del empleador en la columna pagos o abonos en cuenta deducibles y los aportes correspondientes al empleado, se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles, segn correspondan. Pargrafo 12. El valor base de retencin sobre ingresos de tarjetas dbito y crdito, el valor de enajenacin de activos fijos de personas naturales ante oficinas de trnsito y otras autoridades, el valor acumulado de la devolucin de pagos o abonos en cuenta correspondientes a operaciones de aos anteriores que fueron anuladas rescindidas o resueltas, el valor base de las retenciones practicadas a ttulo de impuesto de timbre y el valor base de las devoluciones de retenciones a ttulo de impuesto de timbre, se deben reportar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles. Pargrafo 13. Las autorretenciones debern ser reportadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles.
10. 11. 12. 13. 14.
Retencin por salarios prestaciones y dems pagos laborales, en el concepto 1301. Retencin por ventas, en el concepto 1302. Retencin por servicios, en el concepto 1303. Retencin por honorarios, en el concepto 1304. Retencin por comisiones, en el concepto 1305. Retencin por intereses y rendimientos financieros, en el concepto 1306. Retencin por arrendamientos, en el concepto 1307. Retencin por otros conceptos, en el concepto 1308. Retencin en la fuente en el impuesto sobre las ventas, en el concepto 1309. Retencin por dividendos y participaciones, en el concepto 1310. Retencin por enajenacin de activos fijos de personas naturales ante oficinas de trnsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 1311. Retencin por ingresos de tarjetas dbito y crdito, en el concepto 1312. Retencin por loteras, rifas, apuestas y similares, en el concepto 1313. Retencin por impuesto de timbre, en el concepto 1314.
Pargrafo 14. El valor correspondiente al impuesto sobre las ventas llevado como mayor valor del costo o gasto, se debe informar en el FORMATO 1001 versin 8. ARTCULO 5. Informacin de retenciones en la fuente que le practicaron. De acuerdo con lo establecido en el literal c) del artculo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar informacin, debern suministrar los apellidos y nombres o razn
ARTCULO 6. Informacin de ingresos recibidos en el ao. Conforme con lo dispuesto en el literal f) del artculo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar informacin, debern suministrar apellidos y nombres o razn social, identificacin y pas de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades, nacionales o extranjeras, de quienes se recibieron ingresos, cuando el valor acumulado del ingreso obtenido por el ao gravable 2012 hubiese sido igual o superior a un milln de pesos ($1.000.000) indicando el valor total de los ingresos brutos recibidos, el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos, especificando el origen de los ingresos recibidos por operaciones de Consorcios o Uniones Temporales, o en Contratos de Mandato y/ o Administracin Delegada, o en Contratos de Exploracin y Explotacin de Minerales, o en Contratos de Fiducia y los ingresos recibidos a travs de terceros.
La informacin deber ser suministrada en el FORMATO 1007, Versin 8, segn el concepto a que corresponda, de la siguiente manera:
1. 2. 3. 4.
Ingresos brutos operacionales, en el concepto 4001. Ingresos no operacionales, en el concepto 4002. Ingresos por intereses y rendimientos financieros, en el concepto 4003. Ingresos por intereses correspondientes a crditos hipotecarios, en el concepto 4004.
211
Pargrafo 1. El valor mnimo a reportar por cada persona de quien se recibieron ingresos es de un milln de pesos ($1.000.000), no obstante que al discriminar por concepto los valores a reportar, estos sean menores. Sin embargo a opcin del informante podrn reportarse los ingresos menores a dicha cuanta, cumpliendo con las especificaciones tcnicas establecidas.
Los ingresos obtenidos en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturacin que se utilice y los ingresos menores a un milln de pesos ($1.000.000), se informarn acumulados en un solo registro con identificacin 222222222, razn social CUANTIAS MENORES y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando el pas del informante. Pargrafo 2. Para los ingresos obtenidos del exterior, en el campo de identificacin, se reporta el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Pargrafo 3. Diligenciar en la columna de Ingresos brutos recibidos por operaciones propias la totalidad de los ingresos sin incluir los Ingresos a travs de Consorcios o Uniones Temporales, Ingresos a travs de contratos de mandato o administracin delegada, Ingresos a travs de contratos de exploracin y explotacin de minerales, Ingresos a travs de Contratos de Fiducia e Ingresos recibidos a travs de terceros. Pargrafo 4. Diligenciar en la columna de Devoluciones, rebajas y descuentos, el valor correspondiente a la totalidad de las Devoluciones, rebajas y descuentos.
Pargrafo 6. En la informacin de los ingresos recibidos a travs de Consorcios o Uniones temporales, Contratos de mandato o administracin delegada, Contratos de Exploracin y Explotacin de Minerales, Contratos de Fiducia y los recibidos a travs de terceros, se debe reportar la identificacin, nombres y apellidos, razn social y pas de los terceros que administraron el contrato. ARTCULO 7. Informacin del impuesto sobre las ventas descontable y del impuesto sobre las ventas generado.
1. El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas, correspondientes al ao gravable 2012, indicando los apellidos y nombres o razn social e identificacin de cada uno de los terceros en el FORMATO 1005 Versin 7. El valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al valor del impuesto sobre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas del ao gravable 2012, se informar tal como fue reportado con ocasin del impuesto generado.
De conformidad con lo sealado en los literales e) y f) del artculo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar informacin, debern suministrar:
Pargrafo 5. Las columnas de Ingresos brutos recibidos por operaciones propias, Ingresos a travs de Consorcio o Uniones temporales, Ingresos a travs de contratos de mandato o administracin delegada, Ingresos a travs de contratos de exploracin y explotacin de minerales, Ingresos a travs de contratos de Fiducia, Ingresos recibidos a travs de terceros y Devoluciones, rebajas y descuentos, son de obligatorio diligenciamiento con el valor correspondiente, en caso de no tener ningn valor, diligenciar cero (0).
212
El impuesto sobre las ventas descontable correspondiente a servicios prestados por personas o entidades sin residencia o domicilio en el pas, se informar indicando los apellidos y nombres o razn social y el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y tipo documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444449000 y tipo de documento 43.
2. El valor del impuesto generado de operaciones donde el valor acumulado del ingreso hubiese sido igual o superior a un milln de pesos ($1.000.000) y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas, correspondientes al ao gravable 2012, indicando los apellidos y nombres o razn social e identificacin de cada uno de los terceros en el FORMATO 1006 versin 7. El Impuesto sobre las Ventas generado en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios por el sistema de facturacin
que se utilice o el que corresponda a operaciones acumuladas por terceros inferiores a un milln de pesos ($1.000.000), se informar acumulado en un solo registro con identificacin 222222222, razn social CUANTIAS MENORES y tipo de documento 43.
El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el pas, se informar indicando apellidos y nombres o razn social y el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. ARTCULO 8. Informacin del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012. Conforme con lo establecido en el literal h) del artculo 631 del Estatuto Tributario los obligados a presentar informacin, debern suministrar los apellidos y nombres o razn social, identificacin, direccin y pas de residencia o domicilio de cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier ndole, cuando: 1. El saldo acumulado por acreedor a 31 de diciembre del ao gravable 2012 sea igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000)
El saldo de los pasivos del exterior, deber ser relacionado por cada una de las personas o entidades, informando en el campo de identificacin, el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de direccin, departamento, y municipio no se deben diligenciar. Pargrafo. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artculo, a opcin del informante podrn reportarse los pasivos menores a la cuanta que est obligado.
9.
El valor del saldo de los dems pasivos, en el concepto 2206.
Los saldos de los pasivos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000) o a un milln ($1.000.000), se informarn acumulados en un solo registro con identificacin 222222222, razn social CUANTIAS MENORES y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la direccin del informante. ARTCULO 9. Informacin de los deudores de crditos activos a 31 de diciembre de 2012.
2. Si, el saldo total de los pasivos a 31 de diciembre de 2012, es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000) deber informarse cada uno de los acreedores con saldos acumulados superiores a un milln de pesos ($1.000.000). En el FORMATO 1009 Versin 7, segn el concepto a que corresponda, de la siguiente manera:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. El valor del saldo de los pasivos con proveedores, en el concepto 2201. El valor del saldo de los pasivos con compaas vinculadas accionistas y socios, en el concepto 2202. El valor del saldo de las obligaciones financieras, en el concepto 2203. El valor del saldo de los pasivos por impuestos, gravmenes y tasas, en el concepto 2204. El valor del saldo de los pasivos laborales, en el concepto 2205. El valor del saldo del pasivo determinado por el clculo actuarial, en el concepto 2207, con el NIT del informante. El valor de los pasivos exclusivos de las compaas de seguros, en el concepto 2209. El valor de los pasivos respaldados en documento de fecha cierta, en el concepto 2208.
Conforme con lo establecido por el literal i) del artculo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a presentar informacin, debern suministrar apellidos y nombres o razn social, identificacin, direccin y pas de residencia o domicilio de cada uno de los deudores por concepto de crditos activos, cuando: 1. El saldo acumulado por deudor a 31 de diciembre del ao gravable 2012, sea igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000).
2. Si, el saldo total de los crditos a 31 de diciembre de 2012, es superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000) deber informarse cada uno de los deudores con saldos acumulados superiores a un milln de pesos ($1.000.000). En el FORMATO 1009 Versin 7, de la siguiente manera:
1.
El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a clientes, en el concepto 1315.
213
2. 3. 4.
El valor total del saldo de las cuentas por cobrar a accionistas, socios, comuneros, cooperados y compaas vinculadas, en el concepto 1316. El valor total de otras cuentas por cobrar, en el concepto 1317. El valor total del saldo fiscal de la provisin de cartera, en el concepto 1318, identificndolo con el NIT del deudor.
El saldo de los deudores por concepto de crditos activos del exterior, deber ser relacionado por cada una de las personas o entidades, informando en el campo de identificacin, el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de direccin, departamento y municipio no se deben diligenciar. Pargrafo. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artculo, a opcin del informante podrn reportarse los crditos menores a la cuanta que est obligado. Los saldos de los crditos menores a cinco millones de pesos ($5.000.000) o a un milln ($1.000.000), se informarn acumulados en un solo registro con identificacin 222222222, razn social CUANTIAS MENORES y tipo documento 43, en el concepto a que correspondan, reportando la direccin del informante. ARTCULO 10. Informacin de las declaraciones tributarias.
b) El valor total del saldo de las cuentas corrientes y/o ahorro posedas en el exterior se informar, relacionando la identificacin, razn social de la entidad financiera del exterior y pas al cual corresponde dicha cuenta. En el campo nmero de identificacin del informado, se registrar el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria de la entidad financiera del exterior, tal como figura en el registro fiscal, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas y con tipo de documento 42, en el FORMATO 1012, Versin 7, en el concepto 1115. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. a) Valor patrimonial a 31 de diciembre de 2012 de las inversiones representadas en bonos, certificados a trmino, ttulos, derechos fiduciarios y dems inversiones indicando la entidad emisora del ttulo, pas de residencia o domicilio y el NIT en el FORMATO 1012, Versin 7, de la siguiente manera:
1. 2. 3. 4. 5. Valor patrimonial de los bonos, en el concepto 1200. Valor patrimonial de los certificados de depsito, en el concepto 1201. Valor patrimonial de los ttulos, en el concepto 1202. Valor patrimonial de los derechos fiduciarios, en el concepto 1203. Valor patrimonial de las dems inversiones posedas, en el concepto 1204.
2. Inversiones
De acuerdo con lo establecido en el literal k) del artculo 631 del Estatuto Tributario, los obligados a informar, debern suministrar los valores correspondientes a la declaracin de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio del ao gravable 2012, de saldos cuentas corrientes y/o ahorro posedas en el pas o en el exterior, inversiones y rentas exentas de la siguiente manera:: 1. Informacin de los saldos de cuentas a) Saldo a 31 de diciembre de 2012 de las cuentas corrientes y/o ahorro que posea en el pas, indicando el saldo acumulado por entidad financiera, la razn social y NIT de la entidad financiera, en el concepto 1110 en el FORMATO 1012 Versin 7.
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Cuando la entidad emisora del ttulo sea una persona del exterior, en el campo nmero de identificacin del informado se registrar el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.
b) Razn social, NIT y pas de residencia o domicilio de las sociedades de las cuales es socio, accionista, comunero y/o cooperado, con indicacin del valor patrimonial de las acciones o aportes posedos a 31 de diciembre de 2012 en el FORMATO 1012 Versin 7, en el concepto 1205. Para las sociedades del exterior, el campo nmero de identificacin del informado, debe-
r reportarse con el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. 3. Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional. Los obligados a presentar informacin, debern suministrar los siguientes datos, en el FORMATO 1011 Versin 6:
1. 2 3. 4. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 5.
Valor solicitado por dividendos y participaciones, en el concepto 8001. Valor solicitado por rendimientos financieros, en el concepto 8002. Valor solicitado de la prima por colocacin de acciones, cuotas o partes de inters social, en el concepto 8004. Valor solicitado por la utilidad en la enajenacin de acciones, en el concepto 8005. Valor solicitado por la utilidad en la enajenacin de derivados que sean valores, en el concepto 8006. Valor solicitado por la capitalizacin de la cuenta de Revalorizacin del Patrimonio, en el concepto 8007. Valor solicitado por las indemnizaciones en virtud de seguros de dao, en el concepto 8008. Valor solicitado por las indemnizaciones por destruccin o renovacin de cultivos o por control de plagas, en el concepto 8009. Valor solicitado por los aportes de entidades estatales, sobretasas e impuestos para financiamiento de sistemas de servicio pblico de transporte masivo de pasajeros, en el concepto 8010. Valor solicitado por los ingresos percibidos por las organizaciones regionales de televisin y audiovisuales provenientes de la Comisin Nacional de Televisin, en el concepto 8011. Valor solicitado por la distribucin de utilidades o reservas en acciones o cuotas de inters social, en el concepto 8012. Valor solicitado por los ingresos recibidos por la liberacin de la reserva, constituida por deduccin de cuotas de depreciacin superiores al valor contabilizado, en el concepto 8013. Valor solicitado proveniente del incentivo a la capitalizacin rural, (ICR), en el concepto 8014. Valor solicitado por la utilidad en la venta de casa o apartamento de habitacin, en el concepto 8015 Valor solicitado por la retribucin como recompensa, en el concepto 8016. Valor solicitado por la utilidad en la enajenacin voluntaria de bienes expropiados, en el concepto 8017 Valor solicitado por la utilidad en las primas de localizacin y vivienda, en el concepto 8018.
18. Valor solicitado por los aportes obligatorios a los fondos de pensiones, en el concepto 8019. 19. Valor solicitado por los aportes voluntarios a los fondos de pensiones, en el concepto 8020. 20. Valor solicitado por los ahorros a largo plazo para el fomento de la construccin, en el concepto 8021. 21. Valor solicitado por los aportes a fondos de cesantas, en el concepto 8022. 22. Valor solicitado por los subsidios y ayudas otorgadas por el programa Agro Ingreso Seguro- AIS en el concepto 8023. 23. Valor solicitado por los dividendos y participaciones percibidos por socios o accionistas o asociados de empresas editoriales, en el concepto 8024. 24. Valor solicitado por Distribucin de utilidades por liquidacin de sociedades limitadas, en el concepto 8025. 25. Valor solicitado por Donaciones recibidas para partidos, movimientos y campaas polticas, en el concepto 8026. 26. Valor solicitado por la utilidad obtenida en la enajenacin de bienes inmuebles, en el concepto 8027. 27. Valor solicitado por la utilidad en procesos de capitalizacin, en el concepto 8028. 28. Valor solicitado por los ingresos recibidos para ser destinados al desarrollo de proyectos calificados como de carcter cientfico, tecnolgico o de inversin, en el concepto 8029.
4. Rentas exentas. Los obligados a presentar informacin, debern suministrar el valor total solicitado como renta exenta en el ao gravable 2012, en el FORMATO 1011 Versin 6, de la siguiente manera:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Valor de las rentas exentas Ley Pez, en el concepto 8102. Valor de las rentas exentas Eje Cafetero, en el concepto 8103. Valor de las rentas exentas por venta de energa elctrica generada con recursos elicos, biomasa o residuos agrcolas, en el concepto 8104. Valor de las rentas exentas por servicios de ecoturismo, en el concepto 8105. Valor de las rentas exentas por el aprovechamiento de nuevas plantaciones forestales, en el concepto 8106. Valor de las rentas exentas por la prestacin del servicio de transporte fluvial con embarcaciones y planchones de bajo calado, en el concepto 8109. Valor de las rentas exentas por los nuevos contratos de arrendamiento financiero con opcin de compra (leasing), de inmuebles construidos para vivienda, en el concepto 8110. Valor de las rentas exentas por la utilidad en la enajenacin de predios destinados a fines de utilidad pblica a que se refieren los literales b) y c) del artculo 58 de la Ley 388 de 1997 que hayan sido aportados a patrimonios autnomos que se creen con esta finalidad exclusiva, en el concepto 8111.
215
9.
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.
25. 26
27. 28. 29.
Valor de rentas exentas de empresas editoriales, en el concepto 8115. Valor de la renta exenta en procesos de titularizacin de cartera hipotecaria y de los bonos hipotecarios, artculo 16 de la Ley 546 de 1999, modificado por el artculo 81 de la Ley 964 de 2005, en el concepto 8116. Valor de la renta exenta por incentivos a la financiacin de viviendas de inters social, artculo 56 de la Ley 546 de 1999, modificada por la Ley 964 de 2005, en el concepto 8117. Valor de la renta exenta por asfaltos, artculo 5 de la Ley 30 de 1982, en el concepto 8118. Valor de la renta exenta por aplicacin de algn convenio para evitar la doble tributacin, en el concepto 8120. Valor de la renta exenta por derechos de autor, artculo 28 Ley 98 de 1993, en el concepto 8121. Valor de la renta exenta por dividendos y participaciones de socios y accionistas, Ley Pez, Inc. 2, artculo 228 Estatuto Tributario, en el concepto 8123. Valor de la renta exenta por Incentivo para la construccin de vivienda para arrendar, artculo 41 Ley 820 de 2003, en el concepto 8124. Valor de la renta exenta por Intereses, comisiones y pagos por deuda pblica externa, artculo 218 Estatuto Tributario, en el concepto 8125. Valor de la renta exenta por las donaciones que reciban las personas naturales o jurdicas que participen en la ejecucin y desarrollo de proyectos aprobados por el Fondo Multilateral del Protocolo de Montreal, artculo 32, Ley 488 de 1998, en el concepto 8126. Valor de la renta exenta por inversin en reforestacin, aserros y rboles maderables, en el concepto, en el concepto 8127. Valor de renta exenta en proyectos de infraestructura en Zonas Especiales Econmicas de Exportacin, en el concepto 8128. Valor de la renta exenta por renta lquida generada por el aprovechamiento de nuevos cultivos de tardo rendimiento, en el concepto 8129. Valor de la renta exenta por empresas asociativas de trabajo, Ley 10 de 1991, en el concepto 8130 Valor de las rentas exentas por nuevos productos medicinales elaborados en Colombia, en el concepto 8131. Valor de las rentas exentas por nuevo software elaborados en Colombia, en el concepto 8132. Valor de las rentas exentas por servicios prestados en hoteles nuevos, en el concepto 8133. Valor de las rentas exentas por servicios prestados en hoteles remodelado y/o ampliados, en el concepto 8134. Valor de las rentas exentas por juegos de suerte y azar, en el concepto 8135. Valor de las rentas exentas por licores y alcoholes, en el concepto .8136. Valor de la renta exenta por pagos laborales, en el concepto 8137.
30. Valor de renta exenta por ingresos obtenidos por la venta de certificados de emisin de bixido de carbono de acuerdo a los trminos del Protocolo de Kyoto, en el concepto 8138.
5. Costos y deducciones. Los obligados a presentar informacin, debern suministrar el valor total de los costos y deducciones solicitados en la declaracin ao gravable 2012 en el FORMATO 1011 Versin 6, de la siguiente manera:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Valor solicitado como deduccin en la declaracin de renta por las inversiones realizadas en activos fijos reales productivos, en el concepto 8200. Valor solicitado como deduccin por las inversiones realizadas en control y mejoramiento del medio ambiente, en el concepto 8202. Valor solicitado como deduccin por las inversiones realizadas en nuevas plantaciones, riegos, pozos y silos, en el concepto 8203. Valor solicitado como deduccin por las inversiones realizadas en investigaciones cientficas, tecnolgicas o de innovacin, en el concepto 8229. Valor solicitado como deduccin por las inversin realizada en libreras, en el concepto 8230 Valor solicitado como deduccin por la inversin realizada en centros de reclusin, en el concepto 8231. Valor solicitado como deduccin por las inversiones realizadas para adelantar proyectos agroindustriales, en el concepto 8232. Valor solicitado como deduccin por las inversiones realizadas para el transporte areo en zonas apartadas del pas, en el concepto 8264. Valor solicitado como deduccin por las donaciones realizadas en proyectos de desarrollo cientfico y tecnolgico, en el concepto 8204. Valor solicitado como deduccin por donacin o inversin en produccin cinematogrfica artculo.16 Ley 814 de 2003, en el concepto 8217. Valor solicitado como deduccin por donacin a entidades no contribuyentes, numeral 1, artculo 125 del Estatuto Tributario, en el concepto 8219. Valor solicitado como deduccin por donacin a asociaciones, corporaciones y fundaciones sin nimo de lucro, numeral 2, artculo 125 del Estatuto Tributario, en el concepto 8220. Valor solicitado como deduccin por donacin a fondos mixtos de la promocin de cultura, deporte, artes, al ICBF, numeral 2, artculo 125 del Estatuto Tributario, en el concepto 8221. Valor solicitado como deduccin por donacin a la Corporacin General Gustavo Matamoros D Costa y dems fundaciones dedicadas a la defensa, proteccin de derechos humanos, en el concepto 8222. Valor solicitado como deduccin por donacin a organismos de deporte aficionado, Inciso 2, artculo 1262 del Estatuto Tributario, en el concepto 8223.
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16. Valor solicitado como deduccin por donacin a organismos deportivos y recreativos o culturales personas jurdicas sin nimo de lucro, Inciso 3, artculo 1262 del Estatuto Tributario, en el concepto 8224. 17. Valor solicitado como deduccin por donacin a la Red Nacional de Bibliotecas Pblicas y Biblioteca Nacional, pargrafo, artculo 125 Estatuto Tributario, en el concepto 8225. 18. Valor solicitado como deduccin por donacin al Fondo de Seguro de Obligatorio Accidentes de Trnsito FONSAT, en el concepto 8226. 19. Valor solicitado por concepto de regalas en el pas, en el concepto 8227. 20. Valor solicitado como deduccin correspondiente a la provisin para deudas de dudoso o difcil cobro, en el concepto 8205. 21. Valor solicitado como costo o deduccin por depreciacin, amortizacin y agotamiento, en el concepto 8206. 22. Valor solicitado como deduccin por agotamiento en explotacin de hidrocarburos, artculo 161 del Estatuto Tributario en el concepto 8212. 23. Valor solicitado como deduccin por factor especial de agotamiento en explotacin de hidrocarburos, artculo 166 del Estatuto Tributario, en el concepto 8257. 24. Valor solicitado como deduccin por amortizacin de inversiones en exploracin de gases, y minerales distintos de hidrocarburos, en el concepto 8258 25. Valor solicitado como deduccin por amortizacin en el sector agropecuario, artculo 158 Estatuto Tributario, en el concepto 8214. 26. Valor solicitado como deduccin por pagos efectuados a la casa matriz, en el concepto 8208. 27. Valor total solicitado como deduccin por gastos en el exterior, en el concepto 8209. 28. Valor solicitado como costo en la enajenacin de activos fijos, en el concepto 8210. 29. Valor solicitado como proteccin, mantenimiento y conservacin muebles e inmuebles de inters cultural, artculo 14 Ley 1185 de 2008, en el concepto 8218. 30. Valor solicitado como costo o deduccin por las reparaciones locativas realizadas sobre inmuebles, en el concepto 8228. 31 Valor solicitado como deduccin por concepto del gravamen a los movimientos financieros, en el concepto 8211. 32. Valor solicitado como deduccin por intereses prstamos vivienda, artculo 119 Estatuto Tributario, en el concepto 8215. 33. Valor solicitado como deduccin de impuestos pagados, en el concepto 8233. 34. Valor solicitado como deduccin por tasas y contribuciones fiscales pagadas, en el concepto 8259. 35. Valor solicitado como deduccin por impuestos, regalas y contribuciones pagados por organismos descentralizados, en el concepto 8260. 36. Valor solicitado como costo o deduccin de intereses, artculo 117 Estatuto Tributario, en el concepto 8234. 37. Valor solicitado como deduccin por las contribuciones a carteras colectivas, en el concepto 8235.
38. Valor solicitado como costo o deduccin por contratos de leasing, artculo 127-1 Estatuto Tributario, en el concepto 8236. 39. Valor solicitado como costo o deduccin por concepto de publicidad y propaganda, en el concepto 8237. 40. Valor solicitado como deduccin correspondiente a la provisin individual de cartera de crditos y provisin de coeficiente de riesgo, Pargrafo del artculo 145 Estatuto Tributario, en el concepto 8238. 41. Valor solicitado como deduccin correspondiente a deudas manifiestamente prdidas o sin valor, en el concepto 8239. 42. Valor solicitado como deduccin por prdida de activos, en el concepto 8240. 43. Valor solicitado como costo o deduccin por aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, (ICBF), en el concepto 8241. 44. Valor solicitado como costo o deduccin por aportes a Cajas de Compensacin Familiar, en el concepto 8242. 45. Valor solicitado como costo o deduccin por aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje, (SENA) en el concepto 8243. 46. Valor solicitado como deduccin por concepto de contribuciones a fondos de pensiones de jubilacin e invalidez, en el concepto 8244. 47. Valor solicitado como deduccin de la provisin para el pago de futuras pensiones, en el concepto 8261. 48. Valor solicitado como deduccin de sumas pagadas de renta vitalicia, en el concepto 8262. 49. Valor solicitado como deduccin por concepto de cesantas efectivamente pagadas y o reconocidas irrevocablemente al trabajador, en el concepto 8245. 50. Valor solicitado como deduccin por concepto de aportes a cesantas por los trabajadores independientes, en el concepto 8246. 51. Valor solicitado como deduccin por concepto de contribuciones parafiscales agropecuarias efectuadas por los productores a los fondos de estabilizacin de la ley 101 de 1993, en el concepto 8247. 52. Valor solicitado como costo o deduccin por salarios, y dems pagos laborales, en el concepto 8207. 53. Valor solicitado como costo o deduccin por salarios y prestaciones sociales a trabajadores con discapacidad no inferior al 25%, Ley 361 de 1997, en el concepto 8263. 54. Valor solicitado como costo o deduccin por salarios, prestaciones sociales y dems pagos laborales, pagados a viudas y hurfanos de miembros de las Fuerzas Armadas muertos en combate, secuestrados o desaparecidos, Hroes de la Nacin, y/o mujeres vctimas de violencia comprobada, en el concepto 8248. 55. Valor solicitado como costo o deduccin por apoyo de sostenimiento mensual de los trabajadores contratados como aprendices, Art. 189, Ley 115 de 1994, en el concepto 8249. 56. Valor solicitado como costo o deduccin por salarios pagados, durante el cautiverio, a sus empleados vctimas de secuestros, en el concepto 8250.
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ARTCULO 11. Informacin de consorcios y uniones temporales.
57. Valor solicitado como costo o deduccin por concepto de alimentacin del trabajador y su familia o suministro de alimentacin para los mismos, en el concepto 8255. 58. Valor solicitado como costo o deduccin por el pago de estudios a trabajadores en instituciones de educacin superior, en el concepto 8256.
Pargrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta y la retencin en la fuente practicada por el consorcio o unin temporal, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales, sern reportados por la entidad pblica o privada que celebr el convenio. ARTICULO 12. Informacin de contratos para exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales.
La totalidad de las operaciones ejecutadas a travs de consorcios o uniones temporales, sern informadas por quien deba cumplir con la obligacin de expedir factura, conforme con lo sealado en el artculo 66 de la Ley 488 de 1998 y las opciones establecidas en el artculo 11 del Decreto 3050 de 1997, con indicacin de los apellidos y nombres o razn social, identificacin, direccin y pas de residencia o domicilio de cada uno de los terceros y la identificacin de cada uno de los consorciados y asociados por operacin, por cada una de las transacciones econmicas, de la siguiente manera:
1. 2. 3.
4.
5. 6.
Pargrafo 1. En ningn caso la informacin que deba ser reportada por el consorcio y/o unin temporal deber ser informada por el consorciado y/o asociado.
218
Los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas durante el ao gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1043 Versin 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 4 de la presente Resolucin. El valor de los ingresos brutos recibidos y las devoluciones, rebajas y descuentos, se informar en el FORMATO 1045 Versin 8, en el concepto 4010, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 6 de la presente Resolucin. El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones, en compras anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al ao gravable 2012, se informar en el FORMATO 1585 Versin 1, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 7 de la presente Resolucin. El valor del impuesto generado y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al ao gravable 2012, se informar en el FORMATO 1586 Versin 1, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 7 de la presente Resolucin. El valor del saldo de los deudores por concepto de crditos activos a 31 de diciembre de 2012 se informar en el FORMATO 1587 Versin 1, en el concepto 1370, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 9 de la presente Resolucin. El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 se informar en el FORMATO 1588 Versin 1, en el concepto 2270, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 8 de la presente Resolucin.
En los contratos de exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales, las personas o entidades que actuaron en condicin de operador o quien haga sus veces, debern informar el valor total de las operaciones inherentes a la cuenta conjunta, de igual manera las personas o entidades que actuaron en condicin de solo riesgo, debern informar el valor total de las operaciones, y las personas o entidades poseedoras de un ttulo minero debern informar el valor total de las operaciones, con indicacin de los apellidos y nombres o razn social, identificacin, direccin y pas de residencia o domicilio de cada uno de los terceros y la identificacin y apellidos y nombres o razn social de los asociados o poseedores, de la siguiente manera: Los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el ao gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1046 Versin 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 4 de la presente Resolucin.
El valor de los ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos se informar en el FORMATO 1048 Versin 8, en el concepto 4050, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 6 de la presente Resolucin. El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones, en compras anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al ao gravable 2012, se informar en el FORMATO 1049 Versin 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 7 de la presente Resolucin.
El valor del impuesto generado y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al ao gravable 2012, se informar en el FORMATO 1050 Versin 7, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 7 de la presente Resolucin. El valor del saldo de los deudores por concepto de crditos activos a 31 de diciembre de 2012 se informar en el FORMATO 1051 Versin 8, en el concepto
1350, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 9 de la presente Resolucin.
El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 se informar en el FORMATO 1052 Versin 8 en el concepto 2250, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 8 de la presente Resolucin.
Pargrafo 1. Las operaciones donde el operador se reporta como asociado o en la condicin de solo riesgo, deber diligenciar el tipo de documento y nmero de identificacin del operador en las casillas correspondientes a la informacin de los asociados para cada operacin.
El valor del impuesto sobre las ventas descontable y el valor del impuesto sobre las ventas resultante en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al ao gravable 2012, se informarn en el FORMATO 1054 Versin 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 7 de la presente Resolucin. El valor del impuesto generado y el valor del impuesto sobre las compras recuperado en devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas correspondientes al ao gravable 2012 se informar en el FORMATO 1055 Versin 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 7 de la presente Resolucin.
Pargrafo 2. Tanto el operador o quien haga sus veces como el asociado, informarn las operaciones propias de su actividad econmica diferentes a las de la cuenta conjunta, de acuerdo con las dems obligaciones establecidas en los artculos 1 y 2 de la presente Resolucin. Pargrafo 3. De igual manera las personas o entidades que actuaron en condicin de solo riesgo y las personas o entidades poseedoras de un ttulo minero, informarn las operaciones propias de su actividad econmica diferentes a las informadas en el presente artculo, de acuerdo con las dems obligaciones establecidas en los artculos 1 y 2 de la presente Resolucin. ARTICULO 13. Informacin de contratos de mandato o de administracin delegada.
El valor del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2012 respectivamente se informar en el FORMATO 1027 Versin 8, en el concepto 2240, de acuerdo con lo establecido en el artculo 8 de la presente Resolucin.
El valor del saldo de los deudores por concepto de crditos activos a 31 de diciembre de 2012 se informar en el FORMATO 1018 Versin 8, en el concepto 1340, de acuerdo con lo establecido en el artculo 9 de la presente Resolucin. Pargrafo 1. En ningn caso la informacin que deba ser reportada por el mandatario o contratista deber ser informada por el mandante.
En los contratos de mandato o de administracin delegada, las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, debern informar el valor total de las operaciones realizadas en el ao gravable 2012, inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administracin delegada, con indicacin de los apellidos y nombres o razn social, identificacin, direccin, y pas de residencia o domicilio de cada uno de los terceros, identificacin y apellidos y nombres o razn social del mandante o contratante de la siguiente manera: Los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas durante el ao gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1016 Versin 9, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 4 de la presente Resolucin.
Pargrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retencin en la fuente practicada por el mandatario o contratista, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales, sern reportados por la entidad pblica o privada que celebr el convenio. ARTICULO 14. Informacin adicional de las sociedades fiduciarias. Las sociedades fiduciarias debern informar bajo su propio NIT y razn social, la totalidad de los patrimonios autnomos y/o encargos fiduciarios administrados durante el ao 2012, con los siguientes datos:
El valor de los ingresos brutos recibidos, devoluciones, rebajas y descuentos se informar en el FORMATO 1017 Versin 8, en el concepto 4040, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 6 de la presente Resolucin.
1. La informacin de los fideicomisos (Patrimonios autnomos y encargos fiduciarios) que administran, especificando la identificacin, apellidos y nombres o razn social, direccin, pas de residencia o domicilio del fideicomitente o fiduciante y el nmero de reporte del fideicomiso por tipos y subtipos, de acuerdo a la clasificacin de negocios fiduciarios, mediante el cual informa a la Superintendencia Financiera, informando el valor total de las utilidades causadas en el ao
219
gravable y el valor patrimonial de los derechos fiduciarios en el FORMATO 1013 Versin 8, de la siguiente manera: a) TIPO 1- FIDEICOMISO DE INVERSIN. Subtipo 1- Fideicomisos de Inversin con destinacin especfica. b) TIPO 2- FIDEICOMISO INMOBILIARIO Subtipo 1- Administracin y pagos Subtipo 2- Tesorera Subtipo 3- Preventas
Subtipo 2- Administracin de inversiones de fondos mutuos de inversin
indicando nmero de identificacin, apellidos y nombres o razn social, pas y direccin. En el nmero de identificacin, deber informarse el nmero, cdigo o clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe informar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43. Los campos de direccin, departamento y municipio no se deben diligenciar.
c) TIPO 3- FIDUCIA DE ADMINISTRACION Subtipo 1- Administracin y pagos Subtipo 2- Administracin de procesos de titularizacin Subtipo 3- Administracin de cartera d) TIPO 4- FIDUCIA EN GARANTIA Fiducia en garanta Subtipo 4- Administracin de procesos concursales
2. Los ingresos recibidos con cargo al fideicomiso (Patrimonios autnomos y encargos fiduciarios), se deben informar en el concepto 4060 del FORMATO 1058 Versin 8, para lo cual debe tenerse en cuenta lo establecido en el artculo 6 de la presente resolucin. 3. Informacin de los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso y las retenciones practicadas, identificando al fideicomitente: Los pagos o abonos en cuenta realizados con recursos del Fideicomiso y las retenciones practicadas durante el ao 2012 se deben informar en el FORMATO 1014 Versin 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 4 de la presente Resolucin. Pargrafo 1. En el caso de que haya ms de un fideicomitente, se debe identificar el fideicomiso con el nmero de reporte mediante el cual se informa a la Superintendencia Financiera.
Fiducia en garanta y fuentes de pago e) TIPO 5- CESANTIAS Subtipo 1- Cesantas
f) TIPO 6- RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y OTROS RELACIONADOS Subtipo 1- Obligatorios Subtipo 2- Fondos de Pensiones de Jubilacin e invalidez ( Fondos de Pensiones Voluntarias) Subtipo 3- Pasivos pensionales Subtipo 4- Recursos de seguridad social
Pargrafo 2. En el caso de los fideicomisos, la obligacin de reportar recae en la sociedad fiduciaria. Por lo tanto los fideicomitentes o fiduciantes no deben reportar los pagos efectuados por los fiduciarios. Pargrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, y la retencin en la fuente practicada por la sociedad fiduciaria, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales, sern reportados por la entidad pblica o privada que celebr el convenio.
Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente, se informarn en el FORMATO 1014 en el cconcepto 5061. Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta a personas o entidades del exterior, debern ser informadas,
ARTCULO 15. Informacin de los rganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional. De acuerdo con lo establecido en el artculo 2 del Decreto 1738 de 1998, los Secretarios Generales de los rganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional, o quienes hagan sus veces, debern informar los pagos efectuados y las retenciones practicadas en el ao gravable 2012, as:
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a) Los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el ao gravable 2012 se deben informar en el FORMATO 1056 Versin 8, teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 4 de la presente Resolucin.
b) Los terceros que administren los recursos recibidos del organismo estatal deben enviar la relacin de los beneficiarios de los pagos para que las entidades estatales los reporten a la DIAN en los trminos previstos por esta Resolucin. Pargrafo. Corresponde a las sociedades fiduciarias reportar la informacin relacionada con los fideicomisos que ella administre, de conformidad con los trminos previstos en el artculo 14 de esta Resolucin.
5 6 7 8 9 0
15 de Abril de 2013 16 de Abril de 2013 17 de Abril de 2013 18 de Abril de 2013 19 de Abril de 2013 22 de Abril de 2013
PERSONAS JURDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES:

LTIMOS DGITOS 96 a 00 91 a 95 86 a 90 81 a 85 76 a 80 71 a 75 66 a 70 61 a 65 56 a 60 51 a 55 46 a 50 41 a 45 36 a 40 31 a 35 26 a 30 21 a 25 16 a 20 11 a 15 06 a 10 01 a 05 FECHA 24 de Abril de 2013 25 de Abril de 2013 26 de Abril de 2013 29 de Abril de 2013 30 de Abril de 2013 2 de Mayo de 2013 3 de Mayo de 2013 6 de Mayo de 2013 7 de Mayo de 2013 8 de Mayo de 2013 9 de Mayo de 2013 10 de Mayo de 2013 14 de Mayo de 2013 15 de Mayo de 2013 16 de Mayo de 2013 17 de Mayo de 2013 20 de Mayo de 2013 21 de Mayo de 2013 22 de Mayo de 2013 23 de Mayo de 2013
ARTCULO 16. Informacin de Ingresos recibidos para terceros. Conforme a lo dispuesto en el literal g) del artculo 631 del Estatuto Tributario, las personas o entidades que recibieron ingresos para terceros, debern suministrar apellidos y nombres o razn social, identificacin y pas de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades nacionales o extranjeras, de quienes recibieron ingresos para terceros y los apellidos y nombres o razn social, identificacin, direccin y pas de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades nacionales o extranjeras a cuyo nombre se recibieron los ingresos de la siguiente manera: La informacin deber ser suministrada en el FORMATO 1647, Versin 1, con el concepto 4070. Pargrafo. La informacin aqu sealada no debe ser suministrada por el beneficiario del ingreso, quien nicamente reportara la informacin del intermediario a travs del cual recibi el ingreso. ARTCULO 17. Plazos para presentar la informacin. Para la entrega de la informacin solicitada en la presente Resolucin, deber tenerse en cuenta el ltimo dgito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos ltimos dgitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurdica y asimilada o de una persona natural, y suministrarse a ms tardar en las siguientes fechas: GRANDES CONTRIBUYENTES:
LTIMO DGITO 1 2 3 4 FECHA 09 de Abril de 2013 10 de Abril de 2013 11 de Abril de 2013 12 de Abril de 2013
ARTCULO 18. Forma de presentacin de la informacin. La informacin a que se refiere la presente Resolucin debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informticos electrnicos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN, incluyendo los obligados del literal c) del artculo 1 de la presente resolucin. ARTCULO 19. Procedimiento previo a la presentacin de la informacin a travs de los servicios informticos electrnicos.
Los responsables de presentar la informacin en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, debern cumplir en forma previa el siguiente procedimiento: a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro
221
nico Tributario del informante incluyendo la responsabilidad Informante de exgena, y su correo electrnico. Las personas jurdicas o dems entidades deben actualizar el Registro nico Tributario, incluyendo al representante legal a quien se le asignar el mecanismo de firma con certificado digital. b) El representante legal deber inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro nico Tributario personal, conforme al artculo 2 de la Resolucin 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrnico e incluyendo la responsabilidad 22, Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros.
tculo 2 de la Resolucin 1767 de 2006 y la responsabilidad como informante de exgena.
c) Adelantar, de ser necesario, el trmite de emisin y activacin del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mnimo con tres das hbiles de antelacin al vencimiento del trmino para informar y siguiendo el procedimiento sealado en la Resolucin 12717 de 2005 de la DIAN.
ARTCULO 20. Contingencia. Cuando por inconvenientes tcnicos no haya disponibilidad de los servicios informticos electrnicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentacin de la informacin a que se refiere la presente Resolucin en forma virtual, deber acercarse a la Direccin Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la informacin en unidades extrables USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentacin.
Pargrafo 1. La DIAN emitir el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representacin del contribuyente, responsable, agente retenedor, o declarante, deba cumplir con la obligacin de presentar informacin de manera virtual. Para tal efecto deber darse cumplimiento al procedimiento sealado en la Resolucin 12717 de 2005. Pargrafo 2. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a travs de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorizacin autenticada, presentada ante las respectivas Direcciones Seccionales de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurdicas o las dems entidades debe sealarse expresamente la persona a quien se le har entrega del mecanismo de firma digital.
Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentacin virtual por el obligado y la Subdireccin de Gestin de Tecnologa y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informticos electrnicos, impide cumplir efectivamente con la obligacin de informar, as lo dar a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podr cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a la finalizacin de los vencimientos establecidos para la presentacin de la respectiva informacin, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Direccin General podr habilitar trminos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.
Pargrafo 3. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurdicas y dems entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolucin, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisin de un nuevo mecanismo. Pargrafo 4. Cuando la DIAN lo autorice, podr utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.
En ningn caso constituirn causales de justificacin de la extemporaneidad en la presentacin de la informacin. Los daos en los sistemas, conexiones y/o equipos informticos del informante.
Pargrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolucin, el obligado a presentar virtualmente la informacin, deber prever con suficiente antelacin el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.
Los daos en el mecanismo de firma con certificado digital. El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar.
222
Pargrafo 5. Las personas naturales o jurdicas que deban cumplir la obligacin de presentar la informacin de manera presencial deben tambin, de ser necesario, actualizar el Registro nico Tributario con la responsabilidad 22, Cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, conforme al ar-
El no agotar los procedimientos previos a la presentacin de la informacin, como el trmite de Inscripcin o actualizacin en el Registro nico Tributario y/o de la activacin del mecanismo de firma digital o asignacin
de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtencin de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligacin de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignacin con una antelacin inferior a tres (3) das hbiles al vencimiento. ARTCULO 21 Sanciones. Cuando no se suministre la informacin dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habr lugar a la aplicacin de las sanciones contempladas en el artculo 651 del Estatuto Tributario.
22. Cdula de extranjera. 31. Nit. 41. Pasaporte. 42. Tipo de documento extranjero. 43. Sin identificacin del exterior o para uso definido por la DIAN. Para diligenciar la casilla pas de residencia o domicilio, se deben utilizar los cdigos de la tabla Pases, los cuales se encuentran para su consulta en el portal de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la direccin www.dian.gov.co
ARTCULO 22. Formatos y especificaciones tcnicas. La informacin a que se refiere la presente Resolucin, deber enviarse teniendo en cuenta las especificaciones tcnicas contenidas en los formatos establecidos en los Anexos del 1 al 33, que hacen parte integral de la presente resolucin.
Para diligenciar la casilla de tipo de documento del tercero, se debe utilizar la siguiente codificacin: 11. Registro civil de nacimiento. 12. Tarjeta de identidad. 13. Cdula de ciudadana. 21. Tarjeta de extranjera.
ARTICULO 23. Unidad monetaria para la presentacin de la informacin. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni frmulas. ARTICULO 24. Vigencia y derogatorias. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot D. C., a los
bajo la opcin: Servicios \ Formularios \ Formularios e Instructivos \ Cdigos complementarios diligenciamiento formularios \ Pases.
223

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Gua para la preparacin y presentacin de la INFORMACIN EXGENA TRIBUTARIA a la DIAN

Esta publicacin fue editada e impresa en Santiago de Cali en marzo 11 de 2013

162 171 176 181 184 189 194 197

Normatividad .................................................................................................................................... 205

Diego Hernn Guevara M.

Presentacin y resumen de novedades normativas

Qu esperar de esta publicacin

Formulario 10006. Presentacin de Informacin por envo de archivos

Categora de Persona o entidad informante

Cmaras de Comercio (Ver numeral 2.2 de esta obra)

Comisionistas en Bolsas de valores (Ver numeral 2.3 de esta obra)

Registradura Nacional (Ver numeral 2.5 de esta obra)

Bolsas de Valores (Ver numeral 2.3 de esta obra)

Notarios (Ver numeral 2.6 de esta obra)

Tipgrafos elaborados de facturas de venta (Ver numeral 2.7 de esta obra)

Categora de Persona o entidad informante

Artculo del Estatuto Tributario que solicita la informacin

Categora de Persona o entidad informante

Categora de Persona o entidad informante

Artculo del Estatuto Tributario que solicita la informacin

Categora de Persona o entidad informante

Categora de Persona o entidad informante Nmero Versin

Resolucin que aplica para el reporte por el ao gravable 2012

1016 1017 1018 8 8

1055 1013 631 117, Art. 1, 2 y 14 1014

1.1 Distincin entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales

1.2 Distincin de las distintas categoras de entidades o personas informantes.

De qu manera harn la entrega de los archivos?

Es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.

2.2 Informacin exigida a las Cmaras de Comercio

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?

El Art. 15 del Decreto 4910 de 2011 dice:

2.3 Informacin exigida a las Bolsas de Valores y Comisionistas de Bolsa

Es importante que el RUT de la entidad informante refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.

Tales plazos son:

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?

2.5 Informacin exigida a Registradura Nacional del Estado Civil

2.6 Informacin exigida a notarios

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?

2.7 Informacin exigida a tipgrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes

2.8. Informacin exigida a Jueces Civiles

Tipo de informacin que reportaron por el 2012

2.9. Informacin exigida a Grupos Empresariales

Artculo 631 del E.T. Resolucin 117 de octubre 31 de 2012.

7935 de julio 28 de 2009

8660 de agosto 30 de 2010

Las operaciones del ao gravable

Deban ser reportadas por

11429 de octubre 31 de 2011

117 de octubre 31 de 2012

3.1 Informacin respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012

Manera de hacer la entrega de los reportes

3.4. Informacin respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012

IVA descontable transitorio

IVA descontable transitorio

IVA descontable transitorio

IVA que se queda como mayor valor de los gastos diversos

IVA que se queda como mayor valor de los servicios

LA Y SA, NIT 890.000.001 LA X SA, NIT 890.000.000 LA Z SA, NIT 890.000.002

LA Y SA, NIT 890.000.001

3.10 Informacin especializada solicitada a algunos informantes especiales

4.1 Qu son los servicios informticos electrnicos (SIE) de la DIAN.

b) Solicitud de envo para los archivos del formato 1005:

4.4 Correccin a los reportes inicialmente enviados