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Karim BICHA Enseignant ISG Sousse

UNIVERSITE DE SOUSSE INSTITUT SUPERIEUR DE GESTION DE SOUSSE ANNEE UNIVERSITAIRE 2009 -2010
Module : Contrle Interne Niveau dtude : 3me anne Licence Applique en Comptabilit Enseignant : M. Karim BICHA Rsum des procdures de Ventes - Clients On doit sassurer que les commandes reues sont correctement centralises et excutes rapidement, sassurer que toutes les livraisons ou les prestations fournies sont factures rgulirement, enregistrer correctement et intgralement en comptabilit les montants facturs et suivre les rglements (pour viter les retards et relancer en cas de besoin). Gnralement les tches suivantes doivent tre confies des personnes ou des services diffrents : Acceptation des commandes Fixation des prix de vente Fixation des dlais de crdit (accords aux clients) Conservation des articles Facturation Comptabilisation Trsorerie (Encaissement)

Les procdures administratives et comptables relatives aux ventes peuvent tre synthtises de la manire suivante : 1) Acceptation des commandes des clients : Les commandes reues doivent tre enregistres (soit sur un cahier/registre soit sur un logiciel). Dans certains cas, un bon de commande (interne) ou un bon de rception de commande doit tre tabli en autant dexemplaire que de besoin. Une procdure de consultation des stocks doit tre mise en place pour vrifier lexistence des articles commands. Mais gnralement, dans les entreprises industrielles, les services responsables de la production (ou de lordonnancement) doivent tre informs des commandes reues. Les procdures doivent organiser cette information. Un suivi des commandes clients est ncessaire pour contrler le droulement de lopration et viter les retards ventuels (le suivi se fait depuis la rception de la commande en passant par la livraison jusqu la facturation). Remarque : Les personnes qui fixent les prix de vente (et les rductions ventuelles) doivent tre dsignes. 1

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Une procdure dautorisation de crdit est galement ncessaire, dans ce sens un responsable doit autoriser les crdits et fixer les conditions. Il convient alors de consulter le solde du client, examiner lhistorique (seuils atteints, incidents de paiement enregistrs dans le pass), vrifier la solvabilit (en se renseignant auprs des tablissements de crdit, procder une enqute) Un examen et/ou une rvision des conditions de vente (prix, rduction, conditions de crdit) peuvent savrer dans certains cas ncessaires pour les anciens clients. 2) Sorties des articles pour expdition aux clients : Lors de la sortie des articles du magasin, un bon de livraison pr - numrot (ou un bon de sortie) doit tre tabli. Gnralement, 2 exemplaires sont transmis au client (dont un servira la facturation aprs signature du client), un la comptabilit matire et le dernier exemplaire reste sur la souche. Les articles sortis des stocks (figurant sur le BL) doivent tre rapprochs avec la commande. Lorsque les articles sont remis un chauffeur livreur ou un transporteur, un document sign par ce dernier doit tre tabli (comprenant notamment la date, la dsignation des articles, la quantit). La livraison des articles doit tre confirme par la signature du client sur le bon de livraison. Les sorties sont enregistres au niveau de la comptabilit matire sur la base des bons de livraison ou de sortie. Remarque : Dans certaines entreprises, un seul document est prvu pour procder la livraison et la facturation : le bon de livraison facture. 3) Facturation : Sur la base des BL signs par les clients, le service commercial procde la facturation. Les factures doivent tre pr numrotes et de prfrence doivent comporter la rfrence du ou des bons de livraison correspondants. Il faut sassurer que toutes les taxes ncessaires sont factures conformment la loi (TVA, FODEC, droit de timbre). Dans ce sens, une vrification du matricule fiscal du client est ncessaire pour savoir si la TVA doit tre facture avec ou sans majoration. Dailleurs le matricule fiscal du client doit figurer sur la facture de vente. Les factures dites sont envoyes aux clients contre dcharge. Un exemplaire accompagn du ou des BL est transmis la comptabilit. Remarque importante : Les procdures doivent permettre de sassurer que toutes les livraisons dun exercice sont factures durant le mme exercice. 4) Enregistrement des factures en comptabilit : Ds rception des factures, les contrles suivants doivent tre prvus par la comptabilit : vrification des prix pratiqus, vrification de lautorisation de crdit ou de rduction, vrification des calculs arithmtiques, vrification du matricule fiscal du client, vrification des taxes factures, vrification de la suite numrique des factures transmises par 2

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le service commercial, rapprochement avec les bons de livraison avec vrification de leur suite numrique (pour sassurer que toutes les livraisons sont factures), rapprochement avec la commande La comptabilit procde alors lenregistrement des factures (constatation du produit et affectation au niveau des comptes clients). Chaque facture comptabilise doit comporter la rfrence de son enregistrement avant son classement. 5) Encaissement des factures et comptabilisation1 : A la rception, lencaissement client doit tre identifi. Il est important que les chques reus soient barrs et portent le nom de lentreprise. Le caissier doit ranger dans un coffre fort toutes les valeurs (espces, chques, traites) en attendant leur affectation. Les fonds et les chques reus doivent tre dposs intgralement la banque la fin de la journe, et dfaut le jour suivant la rception. Une procdure doit prvoir la gestion des traites reues des clients (remise lencaissement lchance ou escompte). Le caissier dlivre en contre partie de lencaissement un reu pr numrot et porte les recettes sur un brouillard ou un livre de caisse. Il peut savrer utile ltablissement dun relev quotidien et dtaill des encaissements clients destin la comptabilit pour mettre jour les comptes clients. Il est dusage que des fiches clients extra - comptables soient tenues, il est alors important dinformer le service concern des diffrents mouvements concernant les comptes clients. Aprs comptabilisation du rglement, la facture paye doit comporter les rfrences du paiement (paye le, par chque N, en espces, reu N).Les factures payes en totalit sont par la suite classes. Un suivi continu des soldes clients permet de dtecter rapidement les retards et les arrirs, et ainsi effectuer les relances ncessaires pour assurer le recouvrement des crances et/ou prendre des dcisions quant aux transactions futures. Un systme dinformation efficace et un service de recouvrement sont ncessaires afin de faire face rapidement aux incidents de rglement, prendre les mesures ncessaires et grer les impays.

La description des procdures relatives lencaissement des produits de la vente nest pas faite dune faon dtaille ce niveau puisque la gestion des recettes fait partie des procdures de trsorerie.

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Les procdures de Ventes - Clients : Cas SOTUDIS SA La Socit Tunisienne de Distribution (SOTUDIS) est une socit anonyme dont lobjet est la commercialisation de divers produits en plastique. Le sige est situ Tunis, il est compos dun point de vente et dun grand dpt de stockage. Le cycle des ventes est comme suit : 1) Commandes : Les commandes des clients sont recueillies par les vendeurs se trouvant au point de vente de la socit ou par les reprsentants. Ils tablissent cet effet des bons de commandes internes pr numrots en 4 exemplaires : Un exemplaire pour le client deux exemplaires pour le service commercial Un exemplaire est conserv sur la souche du carnet des bons de commandes

Le service commercial reoit les bons de commandes, ils sont saisis sur le logiciel commercial. Un exemplaire est conserv et le second est transmis au chef magasinier. 2) Sortie des marchandises : Le chef magasinier rparti les bons de commandes sur son quipe de magasiniers. Ces derniers chargent les marchandises commandes dans des boites destines aux clients. Une fois les boites remplies, elles sont fermes. Enfin, sur la base des informations contenues sur le bon de commande, le chef magasinier tabli une tiquette mentionnant les rfrences du destinataire et un bon de livraison pr - numrot en 4 exemplaires : Un destin au service commercial pour validation de la commande et mise jour du stock (constater la sortie) Deux sont transmis aux clients avec les marchandises, dont un retourne sign au service commercial pour ltablissement de la facture. Un exemplaire est conserv sur la souche du carnet des bons de livraison

Les boites sont soient remises avec les bons de livraisons aux chauffeurs livreurs qui se chargent de leur acheminement aux clients, soient transmises au point de vente o elles seront donnes directement aux clients. 3) Facturation : Ds la rception des bons de livraison signs par les clients, le service commercial dite travers le logiciel commercial les factures de vente (pr-numrotes). Un exemplaire accompagn du BL sign est transmis la comptabilit. Mais si le client lexige, un exemplaire de la facture lui sera adress. Lensemble des produits de la socit est soumis au taux de TVA de 18%, et comme on ne demande pas aux clients leur matricule fiscal, les majorations ne sont appliques quaux particuliers.

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4) Comptabilisation : Le comptable soccupe de lensemble des enregistrements au niveau de la socit, il saisi ainsi quotidiennement les factures de vente. Sur chaque facture comptabilise, il inscrit les rfrences denregistrement. Enfin, il classe les factures accompagnes des bons de livraison. 5) Rglement : La socit exige un paiement au comptant, mais les anciens clients qui ont un volume daffaires important payent par traites 30 jours. Les paiements au comptant se font auprs du caissier gnral : certains clients payent directement lors de la passation de la commande, et pour les autres un chauffeur est charg de rcuprer les rglements aprs la livraison et de les dposer la caisse. En dbut de journe le caissier transmet un tat nominatif des recettes de la veille (Nom du client, montant et mode de paiement : chque ou espce) pour mettre jour les comptes clients, il inscrit en outre les recettes sur le livre de caisse. A la fin de chaque semaine, le total des fonds reus ainsi que les chques sont dposs la banque. Les traites acceptes par les clients sont conserves la caisse et sont remises la banque leur chance pour encaissement. Ds la signature des traites, le caissier informe par le biais dun bordereau la comptabilit pour mettre jour les comptes des clients concerns. 6) Gestion des impays : Lorsque un client ne rgle pas ou si le titre de paiement retourne impay (chque ou traite lchance). Le caissier informe le comptable pour quil classe la crance dans un compte spcifique. Ce dernier informe son tour le service recouvrement qui se charge du rappel et de mettre en place les procdures ncessaires pour la rcupration de la crance. TAF : A partir des procdures dcrites ci-dessus dgager les faiblesses, prsenter les risques ventuels et faites des recommandations.

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Faiblesses Pas de consultation des stocks (pour vrifier lexistence des articles commands)

Risques Engagement de la socit pour livrer des articles dont elle ne dispose pas. Retard de livraison. Problmes et conflits avec les clients.

recommandations Les personnes qui recueillent les commandes doivent sassurer de lexistence des articles en stock. En cas dinsuffisances, une procdure doit tre mise en place pour dclencher lachat ou la production, et on doit adapter le dlai de livraison aux clients en fonction de la disponibilit. On doit vrifier la solvabilit des clients avant tout engagement (vente crdit). Il faut vrifier lhistorique des clients (seuils atteints, incidents passs) et une rvision des conditions peut savrer dans certains cas ncessaire (sur la base de nouvelles informations). Pour les nouveaux clients, il faut essayer de collecter certaines informations et tudier leur situation. Par ailleurs, les conditions de vente doivent tre fixes et rvises par un responsable (DG, directeur commercial). =>La prvention contre les risques de crdit passe par un bon systme dinformation. /

Pas de vrification de la solvabilit des clients (bnficiant de crdits).

Vente des clients insolvables. Multiplication des crances douteuses et des litiges. Pertes pour la socit.

Absence dun exemplaire du BC interne destin Difficult de contrle et de suivi, et donc la comptabilit (en plus lorsquon se rfre non dtection dventuelles fraudes ou aux procdures dcrites on remarque quaucun erreurs. des exemplaires mis ne parvient la comptabilit). Oubli de commandes ou de livraisons. Absence dune procdure de suivi des commandes jusqu la livraison et la facturation Retards. (fichier ou cahier de suivi). Non facturation (pertes pour lentreprise). Problmes avec les clients.

Il faut prvoir une procdure de suivi des commandes reues (de prfrence travers le logiciel commercial).

2009 2010 http://kb.foot-trader.com La suite numrique des bons de commande nest pas vrifie ni par le service commercial ni le chef magasinier. Le chef magasinier ne contrle pas les boites (leur contenu) avant leur fermeture et ne rapproche pas les articles avec les BC. Oubli dune commande. Litiges avec les clients.

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Risque derreurs de la part des magasiniers : Oubli darticles ou chargement darticles diffrents de la commande (litiges avec les clients). Chargement de quantits suprieures la commande (pertes pour la socit). Risque de dtournements et de vols de la part des magasiniers suite des collusions avec les clients. Risque fiscal.

Avant la fermeture des boites, le chef magasinier doit vrifier leur contenu (nature des articles et quantits) en faisant le rapprochement avec les BC. Une tierce personne (contrleur) devrait assister lors de la fermeture des boites et apporter son visa (ce qui rduit le risque de collusion et de dtournement). Enfin, lexemplaire du BC interne aprs vrification et visa devrait tre remis au service commercial pour valider lopration et tablir le BL.

Le chef magasinier tabli les bons de livraison.

Risque de collusion entre le chef magasinier, les magasiniers et les clients : Etablissement dun BL diffrent de la commande (principalement en termes de quantit) -> Pertes pour la socit (puisque le BL servira ltablissement de la facture). Risque fiscal.

Sur la base des recommandations de la faiblesse prcdente, le chef magasinier ne doit pas tablir le BL. Il doit transmettre aprs vrification, lexemplaire du BC interne sign au service commercial qui tablira le BL. Il faut signaler ce niveau que le service commercial doit vrifier la suite numrique des BC internes pour sassurer que toutes les commandes sont excutes, et quelles doivent tre livres et factures. Un responsable de la comptabilit matire doit tre prvu. La constatation de la sortie doit tre faite ds le chargement et la fermeture des boites (sur la base des BL dfinitifs qui doivent tre rapprochs aux BC internes -> Contrle supplmentaire). On doit prvoir un cahier comportant les informations juges ncessaires (Client, adresse, date de livraison, nature des articles, quantits, nom du chauffeur,). La remise des

Le service commercial met jours les stocks (comptabilit matire).

Risque derreurs vu le cumul des tches. Risque de fraudes. Risque fiscal.

Absence de dcharge lors de la remise des boites aux chauffeurs-livreurs.

Risque de pertes ou de dtournements durant le trajet. Risque de collusion avec les clients (dtournement dune partie des articles et

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boites doit se faire contre dcharge, aprs que tous les contrles soient effectus. Ce cahier permettra notamment le suivi des livraisons, de responsabiliser les chauffeurs et dviter les retards.

rclamation auprs de la socit). Conflits avec les clients. Conflits entres les membres du personnel. Impossibilit de suivre et contrler le travail des chauffeurs (principalement les retards de livraison). Le service commercial ne vrifie pas la suite Risque doublis ou derreurs au niveau numrique des BL qui retournent signs par les des livraisons (de la part des chauffeurs) clients. -> Conflits avec les clients. Risque de collusions entre le chauffeur et les clients qui paient crdit (aprs livraison le BL nest pas transmis) : Non facturation dune partie des livraisons et donc pertes pour la socit. Risque fiscal.

En plus de la mise en place dun cahier de suivi des livraisons, on doit vrifier au retour des chauffeurs la suite numrique des BL signs.

Les factures ne sont pas dlivres systmatiquement aux clients.

Risque fiscal.

Toutes les livraisons doivent tre factures temps et les factures transmises aux clients (Comme les clients nexigent pas dans tous les cas leurs factures, un modle de BL-facture devrait tre utilis) Ds la rception de la commande on doit demander aux clients leur situation vis--vis de la TVA et exiger pour les clients autres que les particuliers de dlivrer une copie de la carte didentification fiscale (Le Matricule fiscal du client doit figurer sur la facture de vente). Et ainsi, seules les ventes aux assujettis seront factures sans majoration. La tenue de comptes clients extra-comptables peut savrer utile non seulement pour le service commercial (pour les diffrentes actions de promotion et de fidlisation, la fixation des conditions de vente, information sur les seuils atteints, les incidents de paiement,), mais

La socit facture toutes les ventes aux taux de Risque fiscal (ventes factures 18% la TVA de 18% et les majorations ne sont alors quune majoration doit tre appliques quaux particuliers. applique)

Daprs les procdures dcrites, le service commercial ne gre pas des comptes clients (extra - comptables) travers des fiches clients ou un logiciel commercial.

Difficult de suivre temps la situation des clients, de procder aux contrles ventuels et de mener les diffrentes actions commerciales dusage.

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aussi pour les auditeurs (recoupement des informations et rapprochement avec les donnes comptables), le service recouvrement, le service comptable

Le comptable ne procde pas aux contrles ncessaires avant la comptabilisation des factures.

Risque de non dtection derreurs ou de Fraudes

La comptabilit entant que service centralisateur doit disposer de lensemble des documents suivants : BC interne, BL et factures, et doit rapprocher les informations. On doit en plus procder la vrification de la suite numrique de ces pices. Enfin, les factures doivent tre contrles (calculs, MF du client, TVA, Autres taxes factures, date). Comme le rglement est sous la responsabilit du caissier, ce dernier doit prvoir des tournes avec le chauffeur pour rcuprer les espces et les chques auprs des clients. Pour chaque valeur reue, il doit fournir un reu ou une quittance pr - numrot et garder un exemplaire sur la souche.

Mauvaise gestion des rglements clients (un Chauffeur rcupre les chques et les espces) Et Absence de reus de caisse pr numrots en contre partie du paiement (dont les exemplaires serviront postrieurement aux contrles)

Risque de dtournements et de fraudes. Risque de perte ou de vols des valeurs. Conflits avec les clients.

Le livre de caisse nest pas transmis au service Non dtection des erreurs, des comptabilit (pour rapprochement avec ltat dtournements des fraudes. des recettes).

Comme le livre de caisse est le document de rfrence chez le caissier, il doit tre transmis la comptabilit pour justifier et enregistrer les mouvements de caisse. En plus le comptable doit contrler les exemplaires des reus de caisse (faire le rapprochement entre les recettes enregistres sur le livre de caisse, ltat des recettes et le total des reus). Tous les chques et les espces reus doivent tre dposs la banque en fin de journe et dfaut au plus tard le lendemain. Un systme dinformation efficace doit tre mis en place pour que tous les services disposent des nouvelles informations rapidement et

Les fonds et les chques reus ne sont pas dposs quotidiennement la banque.
me

Pertes pour lentreprise Risque de vols, de dtournements et de pertes des valeurs.

Consquence de la 13 faiblesse : Le caissier Impossibilit pour le service commercial ninforme pas le service commercial des de mener les diffrentes actions mouvements de trsorerie et des incidents de commerciales dusage

2009 2010 http://kb.foot-trader.com paiement pour mettre jours les comptes clients extra comptables.

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partagent les donnes ncessaires lexploitation. En particulier, linformation concernant les clients douteux et litigieux doit tre diffuse au niveau de lentreprise.

Risque de traiter nouveau avec des clients douteux et insolvables (surtout que le service commercial ne procde pas la vrification de la solvabilit des clients avant de sengager -> Faiblesse 2)

Daprs les procdures dcrites le caissier ne Risque de dtournement en cas de vol ou / vrifie pas si les chques reus sont barrs ou de perte des chques. pas et si le nom de la socit figure dans la Risque de fraudes. partie Bnficiaire (pour procder ventuellement leur barrement et la saisie du nom de la socit) Absence de procdure permettant de classer les factures payes en totalit avec mention des rfrences de paiement. Exiger le paiement nouveau de factures dj rgle et donc risque de conflit avec les clients. Difficults de suivi et de contrle au niveau de la comptabilit. Mentionner les rfrences de paiement sur les factures (date, nature du titre de paiement) avant leur classement.

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